Popolnoma avtomatizirani in prijazni opomini namesto staromodnih standardnih dopisov.
PREDNOSTI:
- bolj točna plačila,
- prihrani stroške izterjav,
- zmanjša administrativne obremenitve,
- manjša možnost napak (človeški faktor).
Čeprav je računovodstvo v oblaku zdaj večinoma že standard, mnoga podjetja še vedno nimajo učinkovitega sistema izterjav. Zato smo za uporabnike pripravili opcijo avtomatskega kreiranja in pošiljanja opominov po elektronski pošti in v obliki SMS sporočila.
Modul omogoča podjetjem, da se na zamude plačil odzivajo hitreje, bolj učinkovito in osebno. Dober sistem izterjave povečuje likvidnost podjetja, hkrati pa vam prihrani denar zaradi potencialnega osipa strank.
Podjetja večinoma pošiljajo sporočila z opomini v neprijaznem tonu. Zato modul omogoča oblikovanje sporočila s prijaznimi besedami. V email sporočilu se tudi nahaja povezava na samopostrežno stran (shared doc) za prevzem zapadlega računa, kar za uporabnike pomeni tudi manj administrativnega dela. Transakcije potekajo hitreje in ceneje, število uspešnih plačil pa se poveča.
Nastavitve za samodejno pošiljanje opominov:
Namesto ročnega preverjanja stanja zapadlih in odprtih terjatev ter pošiljanja opominov kupcem za zapadle račune, lahko program e-računi ta postopek za vas avtomatizira.
V osnovnih nastavitvah vklopite avtomatsko opominjanje in označite ali boste stranke opominjali preko elektronske pošte in/ali boste opominjali v obliki SMS sporočil. Za vsak način pošiljanja lahko izberete uro ob kateri se bodo pošiljali opomini ter določite ali se opomini naj pošiljajo samo ob delovnikih kot prikazuje spodnja slika.
Pri pošiljanju preko elektronske pošte lahko vnesete e-mail naslov pošiljatelja opomina. Pri pošiljanju preko SMS trenutno ni možno izbrati imena pošiljatelja zato se vsa SMS sporočila pošiljajo v imenu pošiljatelja “racuni.com”. Odgovarjanje na SMS sporočila v tem primeru ni mogoče.
Opomine je možno istočasno pošiljati preko elektronske pošte in v obliki SMS sporočila. Če želite, da se vsak opomin pošlje na elektronsko pošto in SMS istočasno potem mora biti za oba načina pošiljanja vnesena do sekunde natančno ista ura pošiljanja opominov, prav tako pa je tudi na kupcu potrebno vnesti oba kontaktna podatka.
V nastavitvah opominjanja določimo tudi kriterije kdaj se pošlje prvi in kdaj opomini, ki sledijo. Ta pravila veljajo kot privzeta na nivoju podjetja.
Ko bo naslednjič račun vaše stranke zapadel, bo prejela samodejni opomin s stroški opominjanja ali brez, v skladu z nastavitvami, ki ste jih predhodno določili. Svojih kupcev tako več ne boste pozabili opomniti na plačilo. Funkcija samodejnega opominjanja za zamude pri plačilih je še en način več, s katerim vam program e-racuni.com poenostavi in izboljša poslovanje vašega podjetja.
Prilagajanje besedil za opomin
Besedila vseh opominov, ki se pošljejo kupcem, so v programu že prednastavljena in na voljo v 10 različnih jezikovnih variantah. Ker je pri pošiljanju opominov veliko pozornosti potrebno posvetiti besedilu, imajo uporabniki možnost spremeniti in oblikovati besedila emailov in SMS-ov po želji.
Pregled nad poslanimi opomini
Program sproti tudi šteje kolikokrat je za posamezni dokument že bil poslan opomin kupcu. Vsi poslani opomini se shranijo v podatkovno bazo in so dosegljivi v meniju ”Finance – Opomini in izterjava”, kot prikazuje spodnja slika.
Evidenco opominov poslanih preko elektronske pošte lahko vidimo tudi na pregledu elektronske pošte poslane iz programa.
Nastavitve opominjanja na kupcih
Na kupcih, ki jih boste avtomatsko opominjali, je potrebno to tudi označiti. Če želite, da se opomini pošiljajo na posebne e-mail naslove ali več naslovov hkrati, potem te naslove vpišete ločeno z vejico v polje namenjeno
e-mail naslovom za opominjanje. Če email naslova v to polje ne vpišemo, se bo opomin kljub temu poslal ampak na email naslov, ki je vpisan v kontaktnih podatkih partnerja/kupca.
Avtomatizacija pošiljanja opominov vam pomaga hitreje prejemati plačila in preostalo vam bo več časa, da se osredotočite na pomembnejše stvari, kot je rast vašega podjetja. Z zmogljivimi orodji za avtomatizacijo opominjanja boste imeli nadzor nad terjatvami do svojih kupcev in nad svojim denarnim tokom.
Opis postopka aktivacije avtomatskega opominjanja lahko preberete tudi v naših online navodilih:
https://e-racuni.com/WikiDoc/WikiPage-10027F1
ali si ogledate video: