Evidenca prisotnosti na delu - beleženje delovnega časa

Evidenca prisotnosti za beleženje delovnega časa je namenjena enostavnemu beleženju in spremljanju prisotnosti delavcev na delovnem mestu s pomočjo povezave, katero delavec odpre na napravi.

Povezava do kratkega predstavitvenega youtube posnetka uporabe modula na to temo: https://youtu.be/D3HJ8SW1vbY .

Za aktivacijo beleženja prisotnosti na delo je potrebno, da za osebo vključeno v delovni proces (zaposleni v podjetju, direktor, študent...) v meniju |Partnerji |Kadrovska evidenca vpišemo kontaktni e-mail naslov ali mobilni telefon na katerega bomo kasneje poslali povezavo - link za beleženje časa.

	Slika 1: Vnos kontakta na delavca

Povezavo za aktivacijo beleženja delovnega časa lahko pošljemo masovno več zaposlenim hkrati ali vsakemu zaposlenemu posebej v meniju |Partnerji |Kadrovska evidenca.

Navodila, kako delavcem poslati povezavo za beleženje delovnega časa so na voljo na strani Pošiljanje povezave za beleženje delovnega časa.

Navodila, kako si delavec lahko aktivira svojo napravo in evidentira prisotnost so na voljo na strani Aktivacija naprave in beleženje iz mobilne naprave.

Uporaba povezave za beleženje delovnega časa

Povezavo za beleženje delovnega časa uporablja vsaka oseba vključena v delovni proces (direktor, zaposleni v podjetju, študenti v podjetju, upokojenci, vajenci...).

Na povezavi si delavec beleži prihode/odhode in vse spremembe znotraj delovnega časa, za lažji dostop pa si lahko tako na Android napravi, kot tudi iPhone napravi doda povezavo kot bližnjico na domači zaslon za lažji dostop do evidence.

Več o sami uporabi povezave pa si je mogoče prebrati s klikom na naslednja navodila.

Pregled in urejanje evidence

Delavci preko mobilnih naprav vodijo ure dela, malice, premora, mi pa jih lahko nato spremljamo v meniju|Partnerji |Kadrovska evidenca |Evidenca prisotnosti na delu po delavcih posebej ali pa v meniju |Plače |Evidenca prisotnosti na delu skupaj za vse delavce.

	Slika 2: Pregled prenešenih ur dela iz mobilne naprave in urejanje podatkov

Planirano prikazuje dnevni oz. tedenski plan, ki je odvisen od delovnega časa v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Kadri, obračun plač in letno poročanje in dodatno od podatkov v zaposlitvi, kjer vnašamo število delovnih ur na teden in števila dni v tednu. V primeru, da podatka o delovnem času nimamo vpisanega v nastavitvah podjetja, se plan izračunava le iz delovnih ur v tednu in števila delovnih dni vnesenih v zaposlitvi.

Ročno lahko ure delovnega časa urejamo tako, da dodajamo nove vhode in odhode v pregled s pomočjo gumba Novi vhod/izhod.

	Slika 3: Dodajanje vhoda, izhoda v evidenco

Dodatno pa lahko podatke o prisotnosti urejamo tudi preko urejevalnika za vsak dan posebej:

	Slika 4: Dodajanje vhoda, izhoda v evidenco za vsak dan posebej

Izpis in pošiljanje evidence prisotnosti za delavca

Za delavca je mogoče v meniju |Poročanje izpisati poročilo: "Poročilo iz evidence delovnega časa za delavca", ki je rezultat vsakodnevnega beleženje delovnega časa delavca v evidenci prisotnosti.

Navodilo za pripravo tega poročila najdemo tukaj.

Dodatno pa je mogoče masovno pošiljanje evidence delovnega časa delavcem na e-mail naslov. Omenjena obdelava je ravno tako na voljo v meniju |Poročanje in jo najdemo med vsemi obdelavami pod nazivom "Masovno pošiljanje evidence delovnega časa za delavca".

Navodila za pripravo obdelave pošiljanja najdemo tukaj.

Na ta način bomo izpolnili zakonsko dolžnost in s pomočjo obdelave pošiljanja evidence delovnega časa na e-mail naslov, delavce redno obveščali o prisotnosti na delo.

Obdelavo pošiljanja delovnih evidenc na e-mail naslov je mogoče izvajati ročno ali avtomatsko in tako nastaviti avtomatsko izvajanje obdelave na osnovi prednastavljenega urnika podobno, kot je to na voljo za ostala poročila in obdelave. Tako bi program avtomatsko pošiljal delavcem na mail evidenco delovnega časa za načrtovani interval (dnevno, vsak delovni dan, vsak petek, mesečno itd.).

Kopiranje podatkov v evidenco za obračun delovnih ur

Urejeno evidenco prisotnosti lahko nato prenašamo v evidenco in obračun delovnih ur, ki se nahaja v meniju |Plače |Evidenca in obračun delovnih ur.

	Slika 6: Prenos ur v evidenco za obračun delovnih ur

Več o samem prenosu podatkov v evidenco za obračun delovnih ur, kar je osnova za obračun plače si lahko preberemo v naslednjih navodilih.

Upravljanje naprav za vodenje delovnega časa

Za vsakega delavca večkrat srečamo naslednjo ikono:

Ikona nam ponuja možnosti, da upravljamo z napravami delavca. Lahko jih bodisi deaktiviramo ali ponovno aktiviramo, aktiviramo nove.

	Slika 8: Urejanje naprav za beleženje časa

Reference na stran

• Evidenca prisotnosti na delu (kadrovska evidenca)