Kadrovska evidenca

V meniju |Partnerji |Kadrovska evidenca lahko dostopamo do kompletne kadrovske evidence.

Zaposlenega v kadrovsko dodamo z gumbom Vnos novega, kot kaže slika:

Slika 1: Vnos podatkov zaposlenega

Po kliku na gumb za vnos novega zaposlenega se nam odpre "čarovnik" za pomoč pri vnosu obveznih in ostalih podatkov po korakih:

Slika 2: Vnos matičnih podatkov zaposlenega

Ko smo vnesli zahtevane oz. obvezne matične podatke lahko nadaljujemo z vnosom ostalih podatkov s klikom na gumb Naprej> ali pa vnos podatkov takoj zaključimo s klikom na gumb Dokončaj.

Slika 3: Vnos podatkov lahko kadarkoli tudi preskočimo ali dokončamo in jih bomo vnesli kasneje

V kolikor smo vnos matičnih podatkov potrdili s klikom na gumb Naprej> se nam odpre vnosna maska za vnos podatkov o bančnem računu zaposlenega, na katerega želi prejemati plačo:

Slika 4: Vnos bančnega računa zaposlenega za izplačilo plače

V kolikor ima zaposleni več bančnih računov, lahko dodatnega vnesemo naknadno tako, da po končanem vnosu podatkov zaposlenega kliknemo na rubriko Bančni računi in vnesemo še enega [11] preden podatke shranimo.

Po potrditvi nadaljujemo na vnos podatkov o zaposlitvi zaposlenega, pri čemer je mogoče vnesti tudi podatke o pretekli zaposlitvi za pravilen izračuna dodatka na minulo delo:

Slika 5: Vnos podatkov o zaposlitvi

V kolikor smo zaključili z vnosom podatkov o zaposlitvi nadaljujemo na naslednji korak za vnos dodatnih podatkov o zaposlenem, pri čemer lahko vpišemo tudi podatke, kot je geslo za odpiranje oz. pregled plačilne liste v datoteki PDF in email naslov, na katerega bomo zaposlenemu plačilne liste tudi pošiljali:

Slika 6: Vnos dodatnih podatkov zaposlenega

Na koncu lahko vnesemo še podatke o dopustu ter vnos zaključimo s klikom na gumb Dokončaj:

Slika 7: Vnos podatkov za evidenco dopusta

Pri vnosu zaposlenega v kadrovsko evidenco je potrebno vnesti vsaj obvezne matične podatke tako, da 1. koraka pri vnosu podatkov ni mogoče preskočiti, vsak nadaljni korak pa lahko tudi preskočimo s klikom na gumb Preskoči, kot prikazano na sliki:

Slika 8: Vnos določenih manj pomembnih podatkov lahko tudi preskočimo

Ko smo zaključili z vnosom podatkov zaposlenega se nam odpre predogled vnesenih podatkov, ki jih je potrebno le še shraniti:

Slika 9: Predogled vnesenih podatkov

Če smo pri vnosu podatkov preskočili določen korak, ker bomo podatke vnesli kasneje, lahko to storimo kadarkoli tako, da v meniju |Partnerji |Kadrovska evidenca kliknemo na naziv zaposlenega ter popravimo ali dopolnimo naslednje podatke s klikom na posamezno rubriko, kot prikazano na sliki:

	S klikom na vrstico urejamo matične podatke [1] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo začasni naslov [2] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo izobrazbo/poklic [3] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo dopust [4] zaposlenega.
	S klikom na ikono urejamo podatke o zaposlitvi [5] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo ostale podatke [6] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo vzdrževane člane [7] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo kredite [8] in odtegljaje zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo osebne listine [9] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo dokumente [10] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo bančne račune za izplačilo plače [11] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo beleženje bolniške [12] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo varnost pri delu [13] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo zdravniške preglede [14] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo obvezne tečaje [15] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo letne razgovore [16] zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo uporabniški dostop [17] za zaposlenega.
	S klikom na vrstico urejamo evidenco prisotnosti [18] zaposlenega.

Vse spremembe in novi vnosi v kadrovski evidenci so nato vidni tudi pod |Partnerji |Zaposleni in pa upoštevani v prihodnjih obračunih plač pod |Plače.

1. Matični podatki

S klikom na matične podatke v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o zaposlenemu kot so npr. ime, priimek, datum rojstva itd.

Slika 10: Pregled matičnih podatkov

V kolikor pa izbiramo gumb Spremeni lahko te podatke tudi urejamo:

Slika 11: Urejanje matičnih podatkov

2. Začasni naslov

S klikom na urejanje začasnega naslova v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o naslovu kot so naslov, občina, država, telefon.

Slika 12: Pregled in urejanje začasnega naslova

3. Izobrazba / Poklic

S klikom na urejanje podatkov o izobrazbi v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o pridobljeni izobrazbi, mogoče pa je dodati tudi podalke o šolanju in morebitnih dodatnih izobraževanjih.

Slika 13: Pregled in urejanje izobrazbe in poklica

4. Dopust

S klikom na urejanje podatkov o dopustih v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o dopustu, ki zaposlenemu še ostane iz preteklega leta in pa tudi saldo novega dopusta.

Slika 14: Pregled in urejanje dopusta

Dnevi dopusta se nato vidni tudi na uvodni strani kadrovske evidence za zaposlenega in so v povezavi z obračunom plače oz. evidenco in obračunom delovnih ur.

V kolikor za zaposlenega vodimo evidenco prisotnosti in vpišemo porabo dopusta in ga obračunamo na plači, se nam ta zniža tudi na začetni strani kadrovske evidence.

Slika 15: Pregled nad porabo dopusta za zaposlenega

5. Zaposlitve (pogodbe o delu)

S klikom na urejanje podatkov zaposlitve v kadrovski evidenci lahko:

dodamo novo zaposlitev
urejamo obstoječo zaposlitev
vpišemo prekinitev zaposlitve

Slika 16: Pregled zaposlitve

Ob kliku na novo zaposlitev ali urejanje obstoječe, pa se nam ponudijo še dodatne možnosti kot so:

podatki o zaposlitvi

V kolikor gre za napotenega delavca v drugo državo je potrebno pri vnosu zaposlitve izbrati državo napotitve in zanj pripraviti ločen obračun plače pod vrsto dohodka 1091

dodajanje morebitnih olajšav

vnos druge zaposlitve

vnos podatkov predhodne delovne dobe

Pri vnosu predhodne delovne dobe vnašamo tudi dodatek na delovno dobo, ki pa velja v temu podjetju:

V kolikor ta dodatek na delovno dobo ni "polni" oz. 0,5% kot velja za polni delovni čas 40 urni delavnik in je zaposleni delal pred zaposlitvijo v temu podjetju pa polni delovni čas, bo potrebno vnesti še dodatek za preteklo delovno dobo. Tega vnašamo na prvi strani podatkov o zaposlitvi:

V kolikor je zaposleni pred tem imel 0,5% dodatka na delovno dobo, sedaj pa ima 0,25%, je potrebno vnesti "100". 100 predstavlja celotni dodatek na delovno dobo, ki je 0,5%. V primeru, da je tudi prej delal vedno polovični delovni čas pa lahko pustimo prazno in se dodatek upošteva enak, kot je vnesen za trenutno zaposlitev 0,25%.

vnos podatkov o invalidnosti in socialnemu statusu

vnos podatkov o dodatnemu pokojninskemu zavarovanju

Ostale opombe in opisi

Novo vnešeni ali spremenjeni podatki v zaposlitvi so nato upoštevani v naslednjemu obračunu plače.

Podatki o zaposlitvah so na voljo v pregled tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

Slika 24: Pregled zaposlitve na začetnih podatkih zaposlenega v kadrovski evidenci

6. Ostali podatki zaposlenega

S klikom na ostale podatke v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o zaposlenemu kot so npr. stroškovno mesto, poslovna enota na kateri zaposleni dela, državljanstvo, država rezidenta itd.

Na temu mestu lahko zaposlenemu tudi ročno vpišemo šifro za generiranje PDF dokumenta [20].

Slika 25: Pregled ostalih podatkov zaposlenega

Pregled podatka o prevozu na delo je na voljo na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

Slika 26: Pregled prevoznih stroškov na začetni strani kadrovske evidence

7. Vzdrževani družinski člani

S klikom na vzdrževane družinske člane imamo možnost izbrati gumb Dodaj preko katerega vnašamo podatke o vzdrževanemu članu.

Za naknadno urejanje vzdrževanega člana pa kliknemo kar na ime člana v tabeli:

Slika 27: Pregled vzdrževanega člana

Vnešeni vzdrževani člani se prenesejo na obračun plače pod zavihek Bonitete in olajšave.

Pregled podatkov o vzdrževanih članih je na voljo tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

Slika 28: Pregled podatkov o vzdrževanih članih na začetni strani kadrovske evidence

8. Krediti in odtegljaji

S klikom na možnost krediti in odtegljaji lahko izberemo gumb Dodaj preko katerega vnašamo nove podatke o kreditih in odtegljajih. S klikom na kredit pa lahko urejamo že obstoječe podatke.

Slika 29: Pregled krediti in odtegljaji

Podatki o kreditih in odtegljajih se prenesejo na obračun plače pod zavihek Krediti in odtegljaji.

Pregled podatkov o kreditih in odtegljajih je na voljo tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

Slika 30: Pregled krediti in odtegljaji na začetni strani kadrovske evidence

9. Osebne listine

S klikom na osebne listine v kadrovski evidenci lahko urejamo ali dodajamo dokumente kot so:

osebna izkaznica
potni list
vozniško dovoljenje
delavska knjižica

Slika 31: Pregled in urejanje osebnih listin

10. Dokumenti

S klikom na dokumente v kadrovski evidenci lahko urejamo ali dodajamo dokument kot je:

pogodba
ankes k pogodbi

Slika 32: Pregled in urejanje dokuemntov

11. Bančni računi za izplačilo plače

S klikom na bančne račune v kadrovski evidenci lahko urejamo ali dodajamo račun za nakazilo oz. izplačilo plače.

Slika 33: Dodajanje bančnega računa

Bančni račun, ki je na vrhu tabele, se nam na obračunu plače v zavihku Povračila in način nakazila prikaže kot prvi (privzeti).

Podatki o bančnih računih pa so vidni tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

Slika 34: Pregled podatkov o bančnih računih na začetni strani kadrovske evidence

12. Beleženje bolniške odsotnosti

S klikom na beleženje bolniške odsotnosti v kadrovski evidenci lahko urejamo ali dodajamo bolniško odsotnost.

Slika 35: Urejanje bolniške odsotnosti

Bolniška odsotnost, ki je vpisana vpliva na števec bolniških dni na prvi strani kadrovske evidence, za zaposlenega.

Slika 36: Prikaz dni bolovanja na prvi strani kadrovske, za zaposlenega

13. Varnost pri delu

S klikom na varnost pri delu v kadrovski evidenci lahko vnašamo prihajajoče termine za opravljanje varnosti pri delu za zaposlenega.

Slika 37: Pregled in urejanje varnost pri delu

14. Zdravniški pregledi

S klikom na zdravniške preglede v kadrovski evidenci lahko vnašamo prihajajoče termine za opravljanje le teh za zaposlenega.

Slika 38: Pregled in urejanje zdravniški pregledi

15. Obvezni tečaji

S klikom na obvezne tečaje v kadrovski evidenci lahko vnašamo prihajajoče termine za opravljanje le teh za zaposlenega.

Slika 39: Pregled in urejanje obveznih tečajev

16. Letni razgovori

S klikom na letne razgovore v kadrovski evidenci lahko vnašamo prihajajoče termine za opravljanje razgovorov za zaposlenega.

Slika 40: Pregled in urejanje letnih razgovorov

Vnešeni letni razgovori so nato vidni tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega.

Slika 41: Pregled začetnih podatkov zaposlenega v kadrovski evidenci

17. Uporabniški dostop

S klikom na uporabniški dostop v kadrovski evidenci lahko zaposlenemu bodisi:

ustvarimo nov uporabniški dostop
vežemo na že obstoječ uporabniški dostop

Slika 42: Pregled uporabniškega dostopa

V kolikor izberemo prvo možnost - ustvarjanje novega uporabniškega dostopa, vnesemo vse potrebne podatke o uporabniku, ki je vezan na zaposlenega.

Slika 43: Vnos novega uporabnika

Lahko pa že imamo uporabnika, katerega želimo, da je vezan na zaposlitev in izberemo drugo možnost.

Končni rezultat je uporabnik, ki je zaposleni in lahko na temu mestu pregledamo njegove privilegije v programu:

Slika 44: Pregled uporabnika, ki je zaposleni v kadrovski evidenci

Uporabnik, ki je zaposleni lahko za razliko uporabnika, ki nima veze na zaposlenega pregleduje, ureja in izpisuje lastne potne naloge. Več o pravicah s klikom tukaj.

18. Evidenca prisotnosti na delu

S klikom na evidenco prisotnosti na delo v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o beleženju delovnega časa za zaposlenega.

Slika 45: Pregled evidence prisotnosti na delo v kadrovski

Za spremljanje evidence je potrebno sprva:

zaposlenemu poslati link za aktivacijo in
zaposleni po prejemu link-a aktivira napravo.

Nato pa v evidenci prisotnosti lahko:

pregledujemo delovni čas zaposlenega (prihod na delo, malica, odmor, odhod itd.),
urejamo dodatne dogodke za zaposlenega,
prenesemo čas iz evidence prisotnosti v obračun delovnih ur in nato v obračun plače.

19. Uvoz kadrovskih podatkov zaposlenih iz datoteke

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o zaposlenih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o zaposlenih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

1.	Matična številka zaposlenega oz. šifra partnerja (ime kolone mora biti obvezno "Šifra").
2.	Ime zaposlenega.
3.	Priimek zaposlenega.
4.	Ulica in hišna številka bivališča.
5.	Poštna številka.
6.	Kraj.
7.	Država prebivališča.
8.	Občina prebivališča.
9.	Datum rojstva.
10.	Kraj rojstva.
11.	Državljanstvo.
12.	Spol, kjer vpišemo moški, ženska ali neznan. Če podatek ne obstaja, je lahko prazno pri čemer se bodo podatki uvozili s statusom neznan.
13.	Zakonski stan kjer lahko vpišemo poročen, samski, vdova/vdovec, izvenzak. skupnost ali neznan.
14.	EMŠO zaposlenega.
15.	Davčna številka zaposlenega.
16.	Davčna izpostava.
17.	Telefonska številka.
18.	Mobilna telefonska številka.
19.	E-mail naslov.
20.	Oznaka stroškovnega mesta.
21.	Uporabniško ime, ki se dodeli zaposlenemu za uporabo programa (opcijsko).
22.	Status - vpišemo akiven, če gre za aktivno zaposlitev ali neaktiven.
23.	Število dni dopusta za tekoče leto.
24.	Število dni dopusta za prenos iz preteklega poslovnega leta.
25.	Število ur dopusta za prenos iz preteklega poslovnega leta.
26.	Razdalja od doma v km (v eno smer).
27.	Relacija prevoza na delo (vpišemo npr. Celje-Maribor).
28.	Znamka lastnega vozila.
29.	Reg. št. vozila lastnega vozila.
30.	...

Za pravilno in aktualno strukturo excel datoteke za uvoz podatkov zaposlenih v kadrovsko evidenco priporočamo, da predhodno izvozite šifrant zaposlenih iz kadrovske evidence preko menja, kot kaže slika:

Slika 46: Izvoz podatkov zaposlenih iz kadrovske evidence

Do evidence zaposlenih pridemo preko menija |Partnerji |Zaposleni. Ko kliknemo na ta meni se nam odpre maska za Pregled in iskanje zaposlenih kot je prikazano na spodnji sliki:

Slika 47: Maska za pregled in iskanje zaposlenih v kadrosvki evidenci

Kot vidimo na zgornji sliki imamo po vzoru na ostale sezname podatkov v programu na voljo tudi meni z dodatnimi možnostmi Več..., v katerem se poleg ostalih obdelav podatkov nahaja tudi funkcija za uvoz zaposlenih iz datoteke, kar nam lepo jasno prikazuje spodnja slika:

Slika 48: Meni z dodatnimi možnostmi

Ko smo izbrali možnost |Dodatne možnosti |Uvoz zaposlenih iz datoteke se nam odpre maska, za uvoz zaposlenih iz Excela. Maska izgleda takole:

Slika 49: Maska za uvoz zaposlenih iz datoteke

Kot vidimo na zgornji sliki, lahko preden uvozimo zaposlene iz datoteke označimo kaj se naj zgodi, če zaposleni iz datoteke še ne obstaja v programu, če v programu že obstajajo podatki o zaposlenem z enako šifro. To enostavno naredimo tako, da poklikamo vse možnosti, ki jih naj program upošteva pri uvozu podatkov iz datoteke.

Ko smo nastavili vse potrebno za uvoz podatkov(možnosti pri uvozu) je potrebno le poiskati datoteko s podatki o zaposlenih, ki jih želimo uvoziti. To pa storimo tako, da s pritiskom na gumb Browse oz. Prebrskaj poiščemo datoteko, jo izberemo in kliknemo gumb Open oz. Odpri.

Slika 50: Izberemo datoteko za uvoz podatkov o zaposlenih

Datoteko smo piskali in sedaj je potrebno le klikniti na gumbUvozi podatke in začel se bo prenos podatkov. Po konačni obdelavi se prikaže obvestilo o uspešnosti izvedenega uvoza podatkov:

Slika 51: Obvestilo o izvedenem uvozu podatkov

Kadar uvažamo podatke iz excel datoteke je priporočljivo narediti najprej uvoz na manjšem številu vrstic oz. podatkov. V kolikor se podatki ne bi uvozili, kot smo pričakovali, se lahko hitro pobrišejo, če pa je teh podatkov veliko pa je brisanje bolj zamudno. V kolikor pa bo uvoz podatkov uspešen nato uvozimo še preostale.

Uvoz dodatnih podatkov za potrebe ceoltne kadrovske evidence je na voljo na strani Uvoz podatkov zaposlenih (kadrovska evidenca) [19]

20. Generiranje gesla za PDF dokumente

V kadrovski evidenci pod opcijo ostali podatki zaposlenega se lahko vnese podatek geslo za generiranje PDF dokumentov.

Le ta nam potem služi za kreiranje pdf dokumenta za pošiljanje plačilne liste po mailu.

Slika 52: Vnos gesla za generiranje PDF dokumentov

V meniju za več možnosti na pregledu in iskanju zaposlenih v kadrovski evidenci imamo možnost avtomatskega generiranja PDF gesel za vse zaposlene, izpis PDF gesel in pošiljanje PDF gesel zaposlenim na mail ali pa na SMS.

Slika 53: Dodaten možnosti glede PDF gesel za dokumente

Za vnos gesel zaposlenim lahko uporabimo tudi možnost "Generiranja gesel za PDF dokumente", ki se nahaja na predogledu zaposlenih, kot je prikazano na zgornji sliki. Po izbiri te opcije imamo možnost oznalit za katere zaposlene se nastavijo nova gesla (vse zaposlene ali samo zaposleni, ki še nimajo vpisane gesla). Nastavimo lahko tudi na kakšnen način se naj gesla kreirajo (iz davčne številke + zadnje + šifre iz EMŠO ali naključno generirana gesla).

Slika 54: Možnosti izbire pri avtomatskem generiranju PDF gesla

Pri izbiri možnosti generiranja gesla iz davčne in EMŠO-ta moramo paziti, da sta tako davčna kot EMŠO vpisana na zaposlenem, kajti če nista vpisana potem se geslo ne bo generiralo. Po končanem postopku sem nam izpišejo podatki, za katere zaposlene se je geslo generiralo in za katere se ni generiralo in zakaj se ni generiralo.