Kadrovska evidenca

V meniju |Partnerji |Kadrovska evidenca lahko dostopamo do kompletne kadrovske evidence.

Zaposlenega v kadrovsko dodamo z gumbom Vnos novega, kot kaže slika:

  
Vnos podatkov zaposlenega
  
  Slika 1: Vnos podatkov zaposlenega

Po kliku na gumb za vnos novega zaposlenega se nam odpre "čarovnik" za pomoč pri vnosu obveznih in ostalih podatkov po korakih:

  
Vnos matičnih podatkov zaposlenega
  
  Slika 2: Vnos matičnih podatkov zaposlenega

Ko smo vnesli zahtevane oz. obvezne matične podatke lahko nadaljujemo z vnosom ostalih podatkov s klikom na gumb Naprej> ali pa vnos podatkov takoj zaključimo s klikom na gumb Dokončaj.

  
Vnos podatkov lahko kadarkoli tudi preskočimo ali dokončamo in jih bomo vnesli kasneje
  
  Slika 3: Vnos podatkov lahko kadarkoli tudi preskočimo ali dokončamo in jih bomo vnesli kasneje

V kolikor smo vnos matičnih podatkov potrdili s klikom na gumb Naprej> se nam odpre vnosna maska za vnos podatkov o bančnem računu zaposlenega, na katerega želi prejemati plačo:

  
Vnos bančnega računa zaposlenega za izplačilo plače
  
  Slika 4: Vnos bančnega računa zaposlenega za izplačilo plače

V kolikor ima zaposleni več bančnih računov, lahko dodatnega vnesemo naknadno tako, da po končanem vnosu podatkov zaposlenega kliknemo na rubriko Bančni računi in vnesemo še enega [11] preden podatke shranimo.

Po potrditvi nadaljujemo na vnos podatkov o zaposlitvi zaposlenega, pri čemer je mogoče vnesti tudi podatke o pretekli zaposlitvi za pravilen izračuna dodatka na minulo delo:

  
Vnos podatkov o zaposlitvi
  
  Slika 5: Vnos podatkov o zaposlitvi

V kolikor smo zaključili z vnosom podatkov o zaposlitvi nadaljujemo na naslednji korak za vnos dodatnih podatkov o zaposlenem, pri čemer lahko vpišemo tudi podatke, kot je geslo za odpiranje oz. pregled plačilne liste v datoteki PDF in email naslov, na katerega bomo zaposlenemu plačilne liste tudi pošiljali:

  
Vnos dodatnih podatkov zaposlenega
  
  Slika 6: Vnos dodatnih podatkov zaposlenega

Na koncu lahko vnesemo še podatke o dopustu ter vnos zaključimo s klikom na gumb Dokončaj:

  
Vnos podatkov za evidenco dopusta
  
  Slika 7: Vnos podatkov za evidenco dopusta

Pri vnosu zaposlenega v kadrovsko evidenco je potrebno vnesti vsaj obvezne matične podatke tako, da 1. koraka pri vnosu podatkov ni mogoče preskočiti, vsak nadaljni korak pa lahko tudi preskočimo s klikom na gumb Preskoči, kot prikazano na sliki:

  
Vnos določenih manj pomembnih podatkov lahko tudi preskočimo
  
  Slika 8: Vnos določenih manj pomembnih podatkov lahko tudi preskočimo

Ko smo zaključili z vnosom podatkov zaposlenega se nam odpre predogled vnesenih podatkov, ki jih je potrebno le še shraniti:

  
Predogled vnesenih podatkov
  
  Slika 9: Predogled vnesenih podatkov

Če smo pri vnosu podatkov preskočili določen korak, ker bomo podatke vnesli kasneje, lahko to storimo kadarkoli tako, da v meniju |Partnerji |Kadrovska evidenca kliknemo na naziv zaposlenega ter popravimo ali dopolnimo naslednje podatke s klikom na posamezno rubriko, kot prikazano na sliki:

GumbMaticni1.gifS klikom na vrstico urejamo matične podatke [1] zaposlenega.
GumbZacasni11.gifS klikom na vrstico urejamo začasni naslov [2] zaposlenega.
GumbIzobrazba1.gifS klikom na vrstico urejamo izobrazbo/poklic [3] zaposlenega.
GumbDopust1.gifS klikom na vrstico urejamo dopust [4] zaposlenega.
GumbZaposlitve1.gifS klikom na ikono urejamo podatke o zaposlitvi [5] zaposlenega.
GumbOstaloZap1.gifS klikom na vrstico urejamo ostale podatke [6] zaposlenega.
GumbVzdrzevani1.gifS klikom na vrstico urejamo vzdrževane člane [7] zaposlenega.
GumbKrediti1.gifS klikom na vrstico urejamo kredite [8] in odtegljaje zaposlenega.
GumbOsebneListine1.gifS klikom na vrstico urejamo osebne listine [9] zaposlenega.
GumbDokumenti1.gifS klikom na vrstico urejamo dokumente [10] zaposlenega.
GumbBARacuni1.gifS klikom na vrstico urejamo bančne račune za izplačilo plače [11] zaposlenega.
GumbBolniska1.gifS klikom na vrstico urejamo beleženje bolniške [12] zaposlenega.
GumbVarnost1.gifS klikom na vrstico urejamo varnost pri delu [13] zaposlenega.
GumbZdravniski1.gifS klikom na vrstico urejamo zdravniške preglede [14] zaposlenega.
GumbTecaji1.gifS klikom na vrstico urejamo obvezne tečaje [15] zaposlenega.
GumbLetRaz1.gifS klikom na vrstico urejamo letne razgovore [16] zaposlenega.
GumbUpor1.gifS klikom na vrstico urejamo uporabniški dostop [17] za zaposlenega.
GumbEvidencaPrisot1.gifS klikom na vrstico urejamo evidenco prisotnosti [18] zaposlenega.

Vse spremembe in novi vnosi v kadrovski evidenci so nato vidni tudi pod |Partnerji |Zaposleni in pa upoštevani v prihodnjih obračunih plač pod |Plače.

 

1. Matični podatki

S klikom na matične podatke v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o zaposlenemu kot so npr. ime, priimek, datum rojstva itd.

  
Pregled matičnih podatkov
  
  Slika 10: Pregled matičnih podatkov

V kolikor pa izbiramo gumb Spremeni lahko te podatke tudi urejamo:

  
Urejanje matičnih podatkov
  
  Slika 11: Urejanje matičnih podatkov

 

2. Začasni naslov

S klikom na urejanje začasnega naslova v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o naslovu kot so naslov, občina, država, telefon.

  
Pregled in urejanje začasnega naslova
  
  Slika 12: Pregled in urejanje začasnega naslova

 

3. Izobrazba / Poklic

S klikom na urejanje podatkov o izobrazbi v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o pridobljeni izobrazbi, mogoče pa je dodati tudi podalke o šolanju in morebitnih dodatnih izobraževanjih.

  
Pregled in urejanje izobrazbe in poklica
  
  Slika 13: Pregled in urejanje izobrazbe in poklica

 

4. Dopust

S klikom na urejanje podatkov o dopustih v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o dopustu, ki zaposlenemu še ostane iz preteklega leta in pa tudi saldo novega dopusta.

  
Pregled in urejanje dopusta
  
  Slika 14: Pregled in urejanje dopusta

Dnevi dopusta se nato vidni tudi na uvodni strani kadrovske evidence za zaposlenega in so v povezavi z obračunom plače oz. evidenco in obračunom delovnih ur.

V kolikor za zaposlenega vodimo evidenco prisotnosti in vpišemo porabo dopusta in ga obračunamo na plači, se nam ta zniža tudi na začetni strani kadrovske evidence.

  
Pregled nad porabo dopusta za zaposlenega
  
  Slika 15: Pregled nad porabo dopusta za zaposlenega

 

5. Zaposlitve (pogodbe o delu)

S klikom na urejanje podatkov zaposlitve v kadrovski evidenci lahko:

  
Pregled zaposlitve
  
  Slika 16: Pregled zaposlitve

Ob kliku na novo zaposlitev ali urejanje obstoječe, pa se nam ponudijo še dodatne možnosti kot so:

  

V kolikor gre za napotenega delavca v drugo državo je potrebno pri vnosu zaposlitve izbrati državo napotitve in zanj pripraviti ločen obračun plače pod vrsto dohodka 1091

  

  

  

Pri vnosu predhodne delovne dobe vnašamo tudi dodatek na delovno dobo, ki pa velja v temu podjetju:

delovnaDoba.gif

V kolikor ta dodatek na delovno dobo ni "polni" oz. 0,5% kot velja za polni delovni čas 40 urni delavnik in je zaposleni delal pred zaposlitvijo v temu podjetju pa polni delovni čas, bo potrebno vnesti še dodatek za preteklo delovno dobo. Tega vnašamo na prvi strani podatkov o zaposlitvi:

delovnaDoba2.gif

V kolikor je zaposleni pred tem imel 0,5% dodatka na delovno dobo, sedaj pa ima 0,25%, je potrebno vnesti "100". 100 predstavlja celotni dodatek na delovno dobo, ki je 0,5%. V primeru, da je tudi prej delal vedno polovični delovni čas pa lahko pustimo prazno in se dodatek upošteva enak, kot je vnesen za trenutno zaposlitev 0,25%.

  

  

  

Novo vnešeni ali spremenjeni podatki v zaposlitvi so nato upoštevani v naslednjemu obračunu plače.

Podatki o zaposlitvah so na voljo v pregled tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

  
Pregled zaposlitve na začetnih podatkih zaposlenega v kadrovski evidenci
  
  Slika 24: Pregled zaposlitve na začetnih podatkih zaposlenega v kadrovski evidenci

 

6. Ostali podatki zaposlenega

S klikom na ostale podatke v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o zaposlenemu kot so npr. stroškovno mesto, poslovna enota na kateri zaposleni dela, državljanstvo, država rezidenta itd.

Na temu mestu lahko zaposlenemu tudi ročno vpišemo šifro za generiranje PDF dokumenta [20].

  
Pregled ostalih podatkov zaposlenega
  
  Slika 25: Pregled ostalih podatkov zaposlenega

Pregled podatka o prevozu na delo je na voljo na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

  
Pregled prevoznih stroškov na začetni strani kadrovske evidence
  
  Slika 26: Pregled prevoznih stroškov na začetni strani kadrovske evidence

 

7. Vzdrževani družinski člani

S klikom na vzdrževane družinske člane imamo možnost izbrati gumb Dodaj preko katerega vnašamo podatke o vzdrževanemu članu.

Za naknadno urejanje vzdrževanega člana pa kliknemo kar na ime člana v tabeli:

  
Pregled vzdrževanega člana
  
  Slika 27: Pregled vzdrževanega člana

Vnešeni vzdrževani člani se prenesejo na obračun plače pod zavihek Bonitete in olajšave.

Pregled podatkov o vzdrževanih članih je na voljo tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

  
Pregled podatkov o vzdrževanih članih na začetni strani kadrovske evidence
  
  Slika 28: Pregled podatkov o vzdrževanih članih na začetni strani kadrovske evidence

 

8. Krediti in odtegljaji

S klikom na možnost krediti in odtegljaji lahko izberemo gumb Dodaj preko katerega vnašamo nove podatke o kreditih in odtegljajih. S klikom na kredit pa lahko urejamo že obstoječe podatke.

  
Pregled krediti in odtegljaji
  
  Slika 29: Pregled krediti in odtegljaji

Podatki o kreditih in odtegljajih se prenesejo na obračun plače pod zavihek Krediti in odtegljaji.

Pregled podatkov o kreditih in odtegljajih je na voljo tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

  
Pregled krediti in odtegljaji na začetni strani kadrovske evidence
  
  Slika 30: Pregled krediti in odtegljaji na začetni strani kadrovske evidence

 

9. Osebne listine

S klikom na osebne listine v kadrovski evidenci lahko urejamo ali dodajamo dokumente kot so:

  
Pregled in urejanje osebnih listin
  
  Slika 31: Pregled in urejanje osebnih listin

 

10. Dokumenti

S klikom na dokumente v kadrovski evidenci lahko urejamo ali dodajamo dokument kot je:

  
Pregled in urejanje dokuemntov
  
  Slika 32: Pregled in urejanje dokuemntov

 

11. Bančni računi za izplačilo plače

S klikom na bančne račune v kadrovski evidenci lahko urejamo ali dodajamo račun za nakazilo oz. izplačilo plače.

  
Dodajanje bančnega računa
  
  Slika 33: Dodajanje bančnega računa

Bančni račun, ki je na vrhu tabele, se nam na obračunu plače v zavihku Povračila in način nakazila prikaže kot prvi (privzeti).

Podatki o bančnih računih pa so vidni tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega:

  
Pregled podatkov o bančnih računih na začetni strani kadrovske evidence
  
  Slika 34: Pregled podatkov o bančnih računih na začetni strani kadrovske evidence

 

12. Beleženje bolniške odsotnosti

S klikom na beleženje bolniške odsotnosti v kadrovski evidenci lahko urejamo ali dodajamo bolniško odsotnost.

  
Urejanje bolniške odsotnosti
  
  Slika 35: Urejanje bolniške odsotnosti

Bolniška odsotnost, ki je vpisana vpliva na števec bolniških dni na prvi strani kadrovske evidence, za zaposlenega.

  
Prikaz dni bolovanja na prvi strani kadrovske, za zaposlenega
  
  Slika 36: Prikaz dni bolovanja na prvi strani kadrovske, za zaposlenega

 

13. Varnost pri delu

S klikom na varnost pri delu v kadrovski evidenci lahko vnašamo prihajajoče termine za opravljanje varnosti pri delu za zaposlenega.

  
Pregled in urejanje varnost pri delu
  
  Slika 37: Pregled in urejanje varnost pri delu

 

14. Zdravniški pregledi

S klikom na zdravniške preglede v kadrovski evidenci lahko vnašamo prihajajoče termine za opravljanje le teh za zaposlenega.

  
Pregled in urejanje zdravniški pregledi
  
  Slika 38: Pregled in urejanje zdravniški pregledi

 

15. Obvezni tečaji

S klikom na obvezne tečaje v kadrovski evidenci lahko vnašamo prihajajoče termine za opravljanje le teh za zaposlenega.

  
Pregled in urejanje obveznih tečajev
  
  Slika 39: Pregled in urejanje obveznih tečajev

 

16. Letni razgovori

S klikom na letne razgovore v kadrovski evidenci lahko vnašamo prihajajoče termine za opravljanje razgovorov za zaposlenega.

  
Pregled in urejanje letnih razgovorov
  
  Slika 40: Pregled in urejanje letnih razgovorov

Vnešeni letni razgovori so nato vidni tudi na začetni strani kadrovske evidence za zaposlenega.

  
Pregled začetnih podatkov zaposlenega v kadrovski evidenci
  
  Slika 41: Pregled začetnih podatkov zaposlenega v kadrovski evidenci

 

17. Uporabniški dostop

S klikom na uporabniški dostop v kadrovski evidenci lahko zaposlenemu bodisi:

  
Pregled uporabniškega dostopa
  
  Slika 42: Pregled uporabniškega dostopa

V kolikor izberemo prvo možnost - ustvarjanje novega uporabniškega dostopa, vnesemo vse potrebne podatke o uporabniku, ki je vezan na zaposlenega.

  
Vnos novega uporabnika
  
  Slika 43: Vnos novega uporabnika

Lahko pa že imamo uporabnika, katerega želimo, da je vezan na zaposlitev in izberemo drugo možnost.

Končni rezultat je uporabnik, ki je zaposleni in lahko na temu mestu pregledamo njegove privilegije v programu:

  
Pregled uporabnika, ki je zaposleni v kadrovski evidenci
  
  Slika 44: Pregled uporabnika, ki je zaposleni v kadrovski evidenci

Uporabnik, ki je zaposleni lahko za razliko uporabnika, ki nima veze na zaposlenega pregleduje, ureja in izpisuje lastne potne naloge. Več o pravicah s klikom tukaj.

 

18. Evidenca prisotnosti na delu

S klikom na evidenco prisotnosti na delo v kadrovski evidenci lahko urejamo podatke o beleženju delovnega časa za zaposlenega.

  
Pregled evidence prisotnosti na delo v kadrovski
  
  Slika 45: Pregled evidence prisotnosti na delo v kadrovski

Za spremljanje evidence je potrebno sprva:

Nato pa v evidenci prisotnosti lahko:

 

19. Uvoz kadrovskih podatkov zaposlenih iz datoteke

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o zaposlenih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o zaposlenih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

1.Matična številka zaposlenega oz. šifra partnerja (ime kolone mora biti obvezno "Šifra").
2.Ime zaposlenega.
3.Priimek zaposlenega.
4.Ulica in hišna številka bivališča.
5.Poštna številka.
6.Kraj.
7.Država prebivališča.
8.Občina prebivališča.
9.Datum rojstva.
10.Kraj rojstva.
11.Državljanstvo.
12.Spol, kjer vpišemo moški, ženska ali neznan. Če podatek ne obstaja, je lahko prazno pri čemer se bodo podatki uvozili s statusom neznan.
13.Zakonski stan kjer lahko vpišemo poročen, samski, vdova/vdovec, izvenzak. skupnost ali neznan.
14.EMŠO zaposlenega.
15.Davčna številka zaposlenega.
16.Davčna izpostava.
17.Telefonska številka.
18.Mobilna telefonska številka.
19.E-mail naslov.
20.Oznaka stroškovnega mesta.
21.Uporabniško ime, ki se dodeli zaposlenemu za uporabo programa (opcijsko).
22.Status - vpišemo akiven, če gre za aktivno zaposlitev ali neaktiven.
23.Število dni dopusta za tekoče leto.
24.Število dni dopusta za prenos iz preteklega poslovnega leta.
25.Število ur dopusta za prenos iz preteklega poslovnega leta.
26.Razdalja od doma v km (v eno smer).
27.Relacija prevoza na delo (vpišemo npr. Celje-Maribor).
28.Znamka lastnega vozila.
29.Reg. št. vozila lastnega vozila.
30....

Za pravilno in aktualno strukturo excel datoteke za uvoz podatkov zaposlenih v kadrovsko evidenco priporočamo, da predhodno izvozite šifrant zaposlenih iz kadrovske evidence preko menja, kot kaže slika:

  
Izvoz podatkov zaposlenih iz kadrovske evidence
  
  Slika 46: Izvoz podatkov zaposlenih iz kadrovske evidence

Do evidence zaposlenih pridemo preko menija |Partnerji |Zaposleni. Ko kliknemo na ta meni se nam odpre maska za Pregled in iskanje zaposlenih kot je prikazano na spodnji sliki:

  
Maska za pregled in iskanje zaposlenih v kadrosvki evidenci
  
  Slika 47: Maska za pregled in iskanje zaposlenih v kadrosvki evidenci

Kot vidimo na zgornji sliki imamo po vzoru na ostale sezname podatkov v programu na voljo tudi meni z dodatnimi možnostmi Več..., v katerem se poleg ostalih obdelav podatkov nahaja tudi funkcija za uvoz zaposlenih iz datoteke, kar nam lepo jasno prikazuje spodnja slika:

  
Meni z dodatnimi možnostmi
  
  Slika 48: Meni z dodatnimi možnostmi

Ko smo izbrali možnost |Dodatne možnosti |Uvoz zaposlenih iz datoteke se nam odpre maska, za uvoz zaposlenih iz Excela. Maska izgleda takole:

  
Maska za uvoz zaposlenih iz datoteke
  
  Slika 49: Maska za uvoz zaposlenih iz datoteke

Kot vidimo na zgornji sliki, lahko preden uvozimo zaposlene iz datoteke označimo kaj se naj zgodi, če zaposleni iz datoteke še ne obstaja v programu, če v programu že obstajajo podatki o zaposlenem z enako šifro. To enostavno naredimo tako, da poklikamo vse možnosti, ki jih naj program upošteva pri uvozu podatkov iz datoteke.

  
Izberemo datoteko za uvoz podatkov o zaposlenih
  
  Slika 50: Izberemo datoteko za uvoz podatkov o zaposlenih

Datoteko smo piskali in sedaj je potrebno le klikniti na gumbUvozi podatke in začel se bo prenos podatkov. Po konačni obdelavi se prikaže obvestilo o uspešnosti izvedenega uvoza podatkov:

  
Obvestilo o izvedenem uvozu podatkov
  
  Slika 51: Obvestilo o izvedenem uvozu podatkov

Kadar uvažamo podatke iz excel datoteke je priporočljivo narediti najprej uvoz na manjšem številu vrstic oz. podatkov. V kolikor se podatki ne bi uvozili, kot smo pričakovali, se lahko hitro pobrišejo, če pa je teh podatkov veliko pa je brisanje bolj zamudno. V kolikor pa bo uvoz podatkov uspešen nato uvozimo še preostale.

Uvoz dodatnih podatkov za potrebe ceoltne kadrovske evidence je na voljo na strani Uvoz podatkov zaposlenih (kadrovska evidenca) [19]

 

20. Generiranje gesla za PDF dokumente

V kadrovski evidenci pod opcijo ostali podatki zaposlenega se lahko vnese podatek geslo za generiranje PDF dokumentov.

Le ta nam potem služi za kreiranje pdf dokumenta za pošiljanje plačilne liste po mailu.

  
Vnos gesla za generiranje PDF dokumentov
  
  Slika 52: Vnos gesla za generiranje PDF dokumentov


V meniju za več možnosti na pregledu in iskanju zaposlenih v kadrovski evidenci imamo možnost avtomatskega generiranja PDF gesel za vse zaposlene, izpis PDF gesel in pošiljanje PDF gesel zaposlenim na mail ali pa na SMS.

  
Dodaten možnosti glede PDF gesel za dokumente
  
  Slika 53: Dodaten možnosti glede PDF gesel za dokumente
Za vnos gesel zaposlenim lahko uporabimo tudi možnost "Generiranja gesel za PDF dokumente", ki se nahaja na predogledu zaposlenih, kot je prikazano na zgornji sliki. Po izbiri te opcije imamo možnost oznalit za katere zaposlene se nastavijo nova gesla (vse zaposlene ali samo zaposleni, ki še nimajo vpisane gesla). Nastavimo lahko tudi na kakšnen način se naj gesla kreirajo (iz davčne številke + zadnje + šifre iz EMŠO ali naključno generirana gesla).

  
Možnosti izbire pri avtomatskem generiranju PDF gesla
  
  Slika 54: Možnosti izbire pri avtomatskem generiranju PDF gesla


Pri izbiri možnosti generiranja gesla iz davčne in EMŠO-ta moramo paziti, da sta tako davčna kot EMŠO vpisana na zaposlenem, kajti če nista vpisana potem se geslo ne bo generiralo. Po končanem postopku sem nam izpišejo podatki, za katere zaposlene se je geslo generiralo in za katere se ni generiralo in zakaj se ni generiralo.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2022