Nastavitve uporabniškega vmesnika in dostopa

Za lažje delo v programu ta omogoča določene prilagoditve uporabniškega vmesnika po meri uporabnika. V meniju |Nastavitve |Moje nastavitve lahko tako spreminjamo nastavitve, ki so vezane na posamezen up. dostop. Med temi nastavitvami najdemo:

Dodatno omogočajo te nastavitve tudi pregled in urejanje podatkov vezanih za up. dostop:

Na voljo je tudi pregled poslane elektronske pošte, ki jo je iz programa poslal trenutno prijavljen uporabnik in pa Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte [16], ki veljajo samo za prijavljenega uporabnika.

Določene nastavitve lahko nastavimo samo za trenutno sejo kar pomeni, da veljajo tako dolgo dokler se ne odjavimo iz programa.

Program omogoča tudi začasno prilagoditev določenih nastavitev, ki veljajo le dokler smo prijavljeni v programu. S ponovno prijavo v program se te nastavitve ponastavijo nazaj na privzete nastavitve, ki smo jih nastavili v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve.

Hitri dostop do urejanja nastavitev uporabniškega vmesnika je na voljo s klikom na uporabniško ime desno zgoraj:

  
Izbira nastavitev upor. vmesnika
  
  Slika 1: Izbira nastavitev upor. vmesnika

Nastavimo lahko hitre privzete nastavitve uporabnika, ki nam veljajo le v trenutni seji, v kateri se nahajamo. S pomočjo le teh lahko prednastavimo že določene parametre na vseh dokumentih, katere bomo v tej seji ustvarili.Uredimo lahko:

Poleg urejanja privzetih nastavitev za trenutno sejo pa lahko uredimo še uporabniške nastavitve:

Pregled in urejanje uporabniških privilegijev v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve ali hitrem urejanju s klikom na uporabnika je na voljo le za parametre za katere ima uporabnik privilegije za delo v programu.

 

1. Jezikovne nastavitve

Tukaj izbirate med sedmimi jeziki v katerih imamo preveden celotni program. Te nastavitve se vežejo na uporabnika, zato si lahko izberete, da vam jih upošteva pri vseh podjetjih do katerih dostopate.

Jeziki, ki so na voljo so:

 

2. Pregledovanje in urejanje izpisov

Vse glede izpisov (tiska) dokumentov si nastavite tukaj.

slika0.jpg

Vrsta aplikacije Izbirate si izpis DOC dokumentov med aplikacijama OpenOffice in pa Microsoft office. Odločite se glede na to, katero imate nameščeno na svojem računalniku.
Privzeti format za izpis poslovnih dokumentov in poročil Tu si izberete kateri format vam bo privzeto izbralo ob kliku na tiskanje: bt-print.gif
Dokumenti tipa MS Word Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)
Dokumenti Adobe PDF Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)
Dokumenti tipa OpenOffice Write Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)

Enake nastavitve za vsa podjetja do katerih dostopam si izberete v primeru, da imate dostop do več podjetij in ne želite za vsako podjetje posebej nastavljati. Nastavitve se vežejo na samega uporabnika, zato imate to možnost izbire.

 

3. Orodna vrstica

Orodna vrstica v programu je vrstica, ki se nahaja pod menijsko vrstico in vam omogoča hitrejši dostop do fukcionalnosti, katere uporabljate najbolj pogosto. Lahko ji rečemo z eno besedo - "bližnjice v programu".

Tukaj je mogoče izbrati položaj same orodne vrstice (zgoraj, levo, desno). Pod Vrsto gumba s spustnega menija izberete funkcionalnost v programu ali pa separator, kateri tematsko ločuje sklope: "|".Stolpec Besedilo na gumbu pa vam omogoča poimenovanje teh funkcionalnosti po vaši želji.

Spodaj je prikazana slika za lažjo predstavo izgleda orodne vrstice. Prikazuje nastavitve orodne vrstice, ki so opisane zgoraj. Modro obrobljen kvadrat pa označuje orodno vrstico:

  
Orodna vrstica
  
  Slika 2: Orodna vrstica

 

4. Nastavitve prve strani

Tukaj izbrane nastavitve se navezujejo na prikaz prve strani - torej na pokazatelje, okvirje na prvi strani, takoj ko se prijavite v program. Nastavitve so na voljo v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Prva stran

Imate možnost, da lahko v programu vidite stanja o poslovnih rezultatih, stroških, izdanih fakturah na obdobje... Izbirate lahko med mnogo možnostmi, katere se vam grafično prikažejo na prvi strani.

V stolpcu Opis pokazatelja/okvirčka izberete eno izmed možnosti in v stolpcu Položaj na strani izberete kje na strani se to nahaja.

Spodaj prikazana slika prikazuje primer samih nastavitev:

  
Izgled nastavitev
  
  Slika 3: Izgled nastavitev

Spodaj prikazana slika prikazuje izgled prve strani po nastavitvah:

  
Izgled rezultata po nastavitvah
  
  Slika 4: Izgled rezultata po nastavitvah

 

5. Uporaba tipkovnice za hitrejše delo

5.1 Standardne hitre tipke

Večino funkcij v programu je mogoče uporabljati samo s tipkovnico brez zamudnega preklapljanja med miško in tipkovnico. V spodnji tabeli so naštete hitre tipke, ki delujejo povsod v programu.

EnterUporabljamo za potrditev vnosnega formularja ali dialoga. Na dokumentih je s tipko Enter mogoč tudi vnos postavk dokumenta. Enter na vnosnih poljih sproži izvedbo privzete akcije. Enter na kontrolnih elementih ali menu opcijah sproži izvedbo menu opcije. Enter na izbirnih seznamih potrdi izbiro.
Ctrl+EnterUporabljamo takrat, ko imamo v nastavitvah izbrano tipko Enter za pomikanje med vnosnimi polji. Na urejanju dokumentov uporabimo za alternativni vnos postavk (npr. izbiranje artiklov preko iskalnika).
InsertNa pregledu oz. seznamu dokumentov lahko s tipko Insert vnesemo nov dokument oz. vrstico. Na računih lahko s tipko Insert vnašamo prosto besedilne postavke.
TabUporabljamo za pomik naprej na naslednje vnosno polje oz. kontrolni element na strani (ali na dialogu/obrazcu)
Shift+TabUporabljamo za pomik nazaj na prejšnje vnosno polje oz. kontrolni element na strani (ali na dialogu/obrazcu).
EscUporabimo za izhod iz dialoga ali vnosnega obrazca oz. za vrnitev na prejšnje opravilo.
SpaceUporabimo za vklop/izklop opcije na  poljih s kljukico 
F2S to tipko shranimi dokument oz. izstavimo že shranjen dokument.
F8Spreminjanje podatkov v glavi dokumenta (npr. račun).
F9Tiskanje dokumenta.
Ctrl+Levo/DesnoS to kombinacijo tipk se premikamo med dokumenti iz seznama rezultatov iskanja.
Ctrl+HomePrikaz prve strani (dashboard)
Alt+1,Alt+2,Alt+3,...Bližnjica do prve, druge, tretje, ... funkcije v orodni vrstici. Glej nastavitve orodne vrstice [3]
Ctrl+SpaceOdpri vrstico za izbiro opcij v glavnem meniju
Ctrl+EscPreklop med uporabniškimi profili oz. preklop med organizacijami
Alt+MOdpri menu za izbiro opcij v orodni vrstici
Alt+QFokus na gumbe za hitro iskanje (shranjeni iskalni kriteriji)
Alt+SFokus na iskalno formo
Ctrl+Shift+AVklopi/izklopi napredno iskanje na straneh za pregled in iskanje dokumentov
Alt+NDodaj beležko

5.2 Vnos datumov

Datumska polja nudijo dodatne možnosti za uporabo tipkovnice. Če je datumsko polje prazno, lahko s pritiskom na + ali - vnesemo današnji datum (na numeričnem delu tipkovnice takoj nad tipko ENTER). Z nadaljnjim pritiskanjem na + ali - pa se lahko premikamo po dnevih naprej in nazaj. Če pritisnemo smerno tipko za levo ali desno pa se lahko premikamo za en mesec naprej ali nazaj. Trenutno izbrani datum se vpiše v datumsko polje in prikaže na koledarčku pod vnosnim poljem.

Datume lahko vnašamo tudi samo z numerično tipkovnico. Če želimo npr. vnesti datum 1.4.2022 lahko vtipkamo 01042022 ali samo 0104, če gre za dan v tekočem letu. Ali pa samo 10, če gre recimo za 10. dan v tekočem mesecu. Vedno pa lahko datum povečamo ali zmanjšamo z uporabo tipk +, -, ter smernimi tipkami za levo in desno. Vnos potrdimo z Enter.

5.3 Uporaba izbirnih seznamov

Na vseh vnosnih poljih z izbirnimi seznami lahko kliknemo na smerno tipko za dol, da se nam prikaže izbirni seznam. Po seznamu se premikamo s smernimi tipkami za dol in gor. Izbiro potrdimo z Enter. Če seznam omogoča več izbir, potem jih označimo ali odznačimo s tipko Space (presledek).

5.4 Uporaba menijev

Po opcijah v menijih se sprehajamo s smernimi tipkami. Opcijo na kateri se nahajamo potrdimo oz. izberemo s tipko Enter.

 

6. Pomen barv številk dokumentov

V programu se za različne statuse določenih dokumentov uporabljajo tudi različne barve ozadja zaporednih številk. Različne barve za posamezne statuse v programu uporabljamo za naslednje dokumente:

 

6.1. Barvne oznake na ponudbah/ predračunih

Na pregledu ponudb/predračunov so zaporedne številke dokumentov različno obarvane. Barve, ki se pri tem uporabljajo imajo naslednji pomen:

  
Barvne oznake na pregledu ponudb
  
  Slika 5: Barvne oznake na pregledu ponudb

Pomen barv ponudb/ predračunov:

zeleno ozadjeObračunana ponudba- iz ponudbe je bil izstavljen račun ali naročilo kupca s statusom izvedeno.
oranžno ozadjeDelno obračunana ponudba- Iz ponudbe je bil izstavljen avansni račun in/ali naročilo kupca s statusom v izvedbi.
rdeče ozadjeOdprta ponudba.

 

6.2. Barvne oznake na naročilih kupca

Na pregledu naročil kupca so zaporedne številke dokumentov različno obarvane. Barve, ki se pri tem uporabljajo imajo naslednji pomen:

  
Barvne oznake na pregledu naročil kupcev
  
  Slika 6: Barvne oznake na pregledu naročil kupcev

Seznam in pomen vseh statusov:

Možnost spreminjanja statusov:

Statusi se večinoma nastavijo samodejno glede na izstavljene dokumente iz naročila kuca oz. se nastavijo samodejno tudi po uvozu naročila iz spletne trgovine, ki smo jo povezali s programom e-racuni.com. Vse statuse na naročilu lahko spremenimo ali nastavimo tudi ročno s klikom neposredno na prikazan status na dokumentu, kot kaže slika:

izbiraStatusaNarocilo.gif

 

6.3. Barvne oznake na naročilih dobavitelju

Na pregledu naročil dobavitelju so zaporedne številke dokumentov različno obarvane. Barve, ki se pri tem uporabljajo imajo naslednji pomen:

  
Barvne oznake na pregledu naročil dobavitelju
  
  Slika 7: Barvne oznake na pregledu naročil dobavitelju

Pomen barv naročil dobavitelju v povezavi s statusom dokumenta:

zeleno ozadjeObračunano naročilo - iz naročila je bil kreiran prejeti račun ali prevzemnica.
oranžno ozadjeDelno obračunano naročilo dobavitelju- iz naročila dobavitelju je bil izstavljen prevzem za delno prevzeto količino.
rdeče ozadjeOdprto naročilo dobavitelju.

 

6.4. Barvne oznake na pregledu statusa pošiljk

Na pregledu statusa pošiljk so zaporedne številke dokumentov različno obarvane. Barve, ki se pri tem uporabljajo imajo naslednji pomen:

  
Barvne oznake na pregledu statusa pošiljk
  
  Slika 8: Barvne oznake na pregledu statusa pošiljk

Pomen barv pregleda pošiljk:

zeleno ozadjePaket dostavljen,
sivo ozadjePaket ustvarjen,
rdeče ozadjeNeznan status, Paket zavrnjen ali Paket preklican.
rumeno ozadjePaket na carini, Poskus dostave, Paket predan prevozniku, Paket je na poti do prejemnika, Paket čaka na predajo prevozniku, Paket je na poti nazaj do pošiljatelja, Paket pripravljen za prevzem, Zahteva v teku, Paket prevzet, Paket predan podizvajalcu, Paket vrnjen, Paket poslan, Paket poslan nazaj do pošiljatelja ali Čakanje na prevzem.

 

7. Ostale nastavitve uporabniškega vmesnika

Vsak uporabnik lahko določene nastavitve up. vmesnika nastavi le za svoj uporabniški profil. Te nastavitve najdemo v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Ostalo. Vse te nastavitve so nastavljene na "Privzeto", lahko pa samo nastavitev spremenimo glede na to ali je izrecno želimo ali ne:

  
  
Primer: Če želimo, da nas program pri vnosu novega partnerja opozori, da z isto DŠ partner že obstaja, izberemo "Da"
  
  Slika 10: Primer: Če želimo, da nas program pri vnosu novega partnerja opozori, da z isto DŠ partner že obstaja, izberemo "Da"

Uporaba naprednih tabel V kolikor izberemo "DA" program posodobi izgled pregleda dokumentov na modernejši izgled.
Po prijavi v program povečaj okno čez celoten zaslon Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Odpri najdene dokumente v novem oknu Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Uporabi tipko Enter za pomikanje med vnosnimi polji V kolikor izberemo "DA", se lahko z uporabo tipke Enter, pomikamo med vnosnimi polji navzdol.
Pri tiskanju poročil naj bo ozadje vsake druge vrstice zasenčeno (boljša preglednost za ceno večje porabe tonerja oz. črnila) V kolikor izberemo "DA", nam sledeča nastavitev, natisnjene dokumente naredi bolj pregledne. Izbiri "NE" in "PRIVZETO", to funkcionalnost onemogočita.
Pri tiskanju poročil naj bo vsaka vrstica podčrtana V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO" bodo natisnjena poročila, pod vsako vrstico podčrtana. Izbira "NE" sledeče onemogoča.
Pri izpisu poročila izriši robove med celicami V kolikor izberemo "DA" se robovi med celicami izrišejo. Izbiri "NE" in "PRIVZETO" sledeče onemogočita.
Označi prejeti račun, kot plačan takoj po izdelavi plačilnega naloga (pred knjiženjem plačila) Izbirate med: DA / NE / Privzeto
V uporabniški vmesnik vključi drevesni prikaz za navigacijo po dokumentih V kolikor smo izbrali "DA", je drevesni prikaz vključen. Izbiri "NE" in "PRIVZETO" onemogočita drevesni prikaz.
Pri izdanih dokumentih v iskalnih kriterijih zamenjaj dostavni naslov z naročilnico V kolikor smo izbrali "DA", naročilnica zamenja dostavni naslov. Izbiri "NE" in "PRIVZETO" onemogočita sledeče.
Prikaži nabavno ceno artikla na seznamu pri dodajanju artikla na dokument V kolikor izberemo "DA", bo nabavna cena, pri dodajanju artikla na dokument vidna. Izbiri "NE", ter "PRIVZETO" sledeče onemogočita.
Na izpis potnega naloga za službena vozila dodaj podatek o začetnem stanju števca km Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Opozorilo ob ponovnem dodajanju artikla, ki je že dodan na dokumentu V kolikor izberemo “DA” nas program opozori ob ponovnem dodajanju artikla, kateri je že dodan. V kolikor izberemo “NE” oz. “PRIVZETO”, se opozorilo ne prikaže.
Pri izdanih računih v iskalnih kriterijih zamenjaj skladišče s št. rezervacije V kolikor izberemo “PRIVZETO”, imamo iskalni kriterij “skladišče”. Izbira “DA” zamenja sledeči kriterij za “rezervacije”. Ob izbiri “NE”, skladišče ostane iskalni kriterij.
Vedno sortiraj rezervacije po zaporedni številki Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Vedno sortiraj prejete račune po zaporedni številki in ne po datumu Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži priponke na dokumentu po človeško berljivih formatih (najprej slike in pdfji in nato ostalo) Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Ne prikaži opozorila, če je obdobje opravljene storitve/dobave izven poslovnega leta Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Ne prikaži opozorila na prejetih dokumentih, če je obdobje opravljene storitve/dobave izven poslovnega leta Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Ne prikaži opozorila, če je datum dobave dobavnice izven poslovnega leta Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izstavljanju prodajnih dokumentov ne prikazuj obvestila o ustreznosti vrste prodaje glede na tip registracije kupca in državo kupca Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Vedno sortiraj naročila dobavitelju po zaporedni številki Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izdanih dokumentih v iskalnih kriterijih zamenjaj poslovno enoto z državo kupca V kolikor izberemo “PRIVZETO”, lahko izdane dokumente filtriramo po poslovni enoti. Izbira “DA” zamenja iskalni kriterij “poslovna enota”, na “država”. V kolikor izberemo “NE”, poslovna enota ostane iskalni kriterij.
Če obstaja na temeljnici knjižba z opisom, ki je edinstven, ga kopiraj pri ročnem knjiženju na temeljico Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izdaji prodajnih dokumentov ne prikazuj obvestila za kreiranje delovnih nalogov Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri kreiranju računa iz dobavnice, kopiraj cene artikla iz cenika če so cene spremenjene (privzeto program prikaže potrditveno okno) V kolikor izberemo “PRIVZETO”, se nam ob izstavljanju računa iz dobavnice, prikaže potrditveno okno, za prenos cen artikla iz cenika. V kolikor izberemo “DA”, program izvede kopiranje brez opozorila. Izbira “NE” sledeče kopiranje onemogoči.
Pri izdaji računov ne prikazuj obvestila o vstopu v sistem DDV
Ustvari plačilo na naročilu v znesku avansnega računa (privzeto program prikaže potrditveno okno) V kolikor izberemo “PRIVZETO”, nam program prikaže potrditveno okno, z namenom ustvarjanja plačila na naročilu kupca v znesku avansnega računa. V kolikor izberemo “DA”, se bo plačilo ustvarilo avtomatsko. V kolikor izberemo “NE”, se plačilo ne ustvari.
Ustvari plačilo na naročilu v znesku računa (privzeto program prikaže potrditveno okno) V kolikor izberemo “PRIVZETO”, nam program prikaže potrditveno okno, z namenom ustvarjanja plačila na naročilu kupca, v znesku izdanega računa. V kolikor izberemo “DA”, se bo plačilo ustvarilo avtomatsko. V kolikor izberemo “NE”, se plačilo ne ustvari.
Prikaži opozorilo v kolikor partner z isto davčno št. že obstaja V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO", nas program ob vnešeni podvojeni davčni št. partnerja opozori.
Prikaži opozorilo v kolikor partner z istim nazivom že obstaja V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO", nas program ob vnešenem podvojenem nazivu partnerja opozori.
Prikaži opozorilo v kolikor partner z isto šifro že obstaja V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO", nas program ob vnešeni podvojeni šifri partnerja opozori.
Prikaži opozorilo v kolikor partner z istim e-mailom že obstaja V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO", nas program ob vnešenem podvojenem e-mailu opozori.
Prikaži opozorilo v kolikor partner z isto telefonsko št. že obstaja V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO", nas program ob podvojeni tel. številki opozori.
Prikaži opozorilo za preverjanje naslova za račun v primeru spremembe privzetega naslova partnerja/kupca V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO", nas program opozori na neskladje naslova za račun in privzetega naslova partnerja/kupca.
Prikaži opozorilo v kolikor partner z istim ID za DDV že obstaja V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO", nas program opozori na podvojen ID za DDV.
Prikaži opozorilo v kolikor artikel z istim nazivom že obstaja V kolikor izberemo "DA" ali "PRIVZETO", nas program ob podvojenem nazivu artikla opozori.
Pri izdaji računov ne prikazuj obvestila o vstopu v sistem DDV OSS

Z klikom v spodnji checkbox, lahko nastavimo zgornje nastavitve, kot privzete za vsa podjetja, do katerih dostopamo z našim uporabniškim dostopom:

SmalltalkBaloon.gif

 

8. Osnove dela z dokumenti: pregled in iskanje dokumentov

Ko delamo z različnimi dokumenti (računi, potni nalogi, ...) se v programu vseskozi ponavlja enak vzorec uporabe programa. Pri dostopanju do dokumentov vedno najprej dokument poiščemo, ga izberemo, in ga šele nato spreminjamo oz. izvedemo druge funkcije, ki so dovoljene na izbranem dokumentu. Opisan vzorec uporabe je prikazan na naslednji sliki:

  
Pregled in iskanje dokumentov
  
  Slika 11: Pregled in iskanje dokumentov

  
detajlni prikaz dokumenta
  
  Slika 12: detajlni prikaz dokumenta

Iskanje, izbira in urejanje dokumentov poteka v 3 korakih.

  1. V vnosnih poljih za iskalne kriterije ( ) vnesemo kriterije iskanja dokumentov (npr. številko dokumenta ali datumsko obdobje). Po vnosu kriterijev kliknemo na gumb Iskanje.
  2. Po kliku na gumb za iskanje nam program izpiše seznam najdenih dokumentov ( ). S klikom na željen dokument klikprejet1.gif se prikaže stran z detajlnim prikazom dokumenta ( ).
  3. Ko se prikaže stran z detajlnimi podatki dokumenta ( ), lahko dokument urejamo ali pa na njem izvajamo druge funkcije, ki so relevantne za prikazani dokument.

Ob gumbu Iskanje je na strani za pregled dokumentov uporabnikom z ustreznimi privilegiji na voljo tudi gumb za vnos novih dokumentov. S klikom na gumb za vnos novega dokumenta se vam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesete nove dokumente, ki jih še nimate v računalniku.

Na strani za pregled in iskanje dokumentov ja večkrat dostopen gumb dodatne01. Po kliku na ta gumb se vam odpre meni, kjer so dostopne funkcije s katerimi lahko izvajate masovne operacije nad najdenimi dokumenti (npr. knjiženje ali masovni izpis najdenih dokumentov,ipd.). Seznam funkcij, ki so na voljo v meniju |Dodatne možnosti se prilagaja prikazanemu seznamu dokumentov ter privilegijem trenutno prijavljenega uporabnika.

Program omogoča tudi uporabo naprednih tabel. Vsi podatki v naprednih tabelah so zbrani v eni tabeli, kar pomeni, da se podatki s pomikanjem navzdol avtomatsko nalagajo. Dokumente v tabeli pa lahko tudi sortiramo, kar pri navadnih tabelah ni mogoče.

Novi dokument lahko ustvarimo tudi tako, da pritisnemo tipko Insert  brez uporabe miške.


Uporaba naprednih tabel se vklopi v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Ostalo kot kaže spodnja slika:

  
Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel
  
  Slika 13: Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel

Bližnjice s katerimi boste lahko hitreje dostopali do najpogostejših funkcij in bodo prikazane v orodni vrstici [3], lahko nastavite v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Orodna vrstica kot kaže spodnja slika:

  
Nastavitve bližnjic v orodni vrstici
  
  Slika 14: Nastavitve bližnjic v orodni vrstici

Z nastavitvami prve strani [4] lahko določite katere podatke/grafe/tabele želite imeti prikazane na prvi strani:

  
Nastavitve izgleda prve strani
  
  Slika 15: Nastavitve izgleda prve strani

Primer napredne tabele:

  
Primer napredne tabele
  
  Slika 16: Primer napredne tabele

 

9. Orodna vrstica dokumenta

V celotnem programu se na skoraj vsaki strani uporablja standardna orodna vrstica programa z gumbi s katerimi sprožimo najbolj pogosto uporabljane funkcije. S pomikom miške na posamezni gumb se nam prikaže namig z daljšim opisom namena določenega gumba v orodni vrstice ter z navedbo tipke oz. kombinacije tipk s katero lahko najhitreje sprožimo te funkcije brez potrebe po uporabi miške.

  
Izgled standardne orodne vrstice.
  
  Slika 17: Izgled standardne orodne vrstice.

Pomen posameznih ikon v orodni vrstici ter tudi na drugih mestih v programu je naslednji:

GumbNazaj.gifS klikom na to ikono se vrnemo nazaj na prejšne opravilo. To ni nujno prejšna stran. Če smo npr. iz potnega naloga prišli na knjiženje temeljnice potnega naloga, se lahko s pritiskom na ta gumb vrnemo na prikaz potnega naloga. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Esc .
GumbNoviDokument.gifS klikom na to ikono se prikaže vnosna maska za novi dokument. Novi dokument je istega tipa, kot dokument na katerem smo se nazadnje nahajali. Če npr. na prikazu potnega naloga, kliknete na to ikono, se bo prikazala vnosna maska za vnos novega potnega naloga.
GumbKopiranje1.gifS klikom na to ikono lahko kopiramo trenutno prikazani dokument. Po kliku se nam prikaže vnosna maska za novi dokument v katero so skopirani podatki iz trenutno prikazanega dokumenta.
GumbLupa.gifS klikom na to ikono se nam prikaže maska za pregled in iskanje dokumentov. Če smo npr. na prikazu potnega naloga, bomo s klikom na to ikono prišli v obrazec za pregled in iskanje potnih nalogov. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Shift+Home .
GumbPrejsnjiDokument.gifIkona omogoča hitro listanje po najdenih dokumentih. Če smo npr. v pregledu in iskanju dokumentov izbrali določen dokument iz seznama, lahko s pritiskom na to ikono prikažemo dokument, ki se je v seznamu nahajal pred prikazanim dokumentom. Na ta način se nam ni potrebno vračati nazaj v rezultat iskanja ter izbrati prejšni dokument, temveč samo pritisnemo na to ikono. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Ctrl+<- .
GumbNaslednjiDokument.gifPodobno, kot prejšna ikona le-ta omogoča, da se premaknemo na naslednji dokument iz seznama v pregledu in iskanju dokumentov. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Ctrl+-> .
GumbSpremeni1.gifS pritiskom na to ikono lahko spreminjamo podatke na prikazanem dokumentu. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko F8 .
GumbShrani.gifS pritiskom na to ikono shranimo spremembe na dokumentu. Ko je dokument spremenjen bo ta gumb utripal saj nas s tem opozarja, da je potrebno shraniti spremembe. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko F2 .
GumbTiskanje2.gifS pritiskom na ta gumb se odpre nova stran z dokumentom pripravljenim za tiskanje. Odvisno od vrste dokumenta se dokument pripravi v formatih HTML [13], RTF ali PDF. Če je na podlagi prikazanih podatkov možen izpis več različnih obrazcev, lahko format in vrsto dokumenta izberemo tudi s klikom na desno stran gumba button-rightEndDown01.gif tako, da se nam prikaže meni iz katerega izberemo željen izpis.
GumbIzmenjavaPodatkov.gifS klikom na to ikono lahko vidimo možnosti izmenjave podatkov (v kolikor jo omgoča vrsta dokumenta na kateri se nahajamo). Tukaj najdemo možne izmenjave z npr. davčno upravo ali pa različne izvoze, ki so na voljo na trenutnem dokumentu.
GumbPoslji.gifS klikom na to ikono lahko vidimo vse načine pošiljanja, ki jih dokument omogoča.
GumbVec2.gifS klikom na to ikono lahko vidimo kakšne so še dodatne možnosti na obstoječemu dokumentu.
GumbPriponka.gifS klikom na to ikono lahko k dokumentu pripnemo razne priponke, ki se shranijo na dokumentu in jih lahko prenesemo nekje lokalno iz spletne aplikacije, kadarkoli.
GumbZgodovinaSprememb.gifS klikom na to ikono lahko vidimo kdo je kdaj spreminjal dokument. Vsakič, ko dokument spreminjamo se to zabeleži tako, da lahko kontroliramo zgodovino vnosa podatkov.
GumbDodajBelezko.gifS klikom na to ikono lahko na dokument dodamo beležko [19], ki nosi informacijo in se zabeleži z datumom in časom vnosa. Beležke so različno obarvane, v kolikor jih vnaša več različnih uporabnikov. Ni jih možno spreminjati, kar nam omogoča verodostojnost vnosa na dan in čas, ki je zabeležen. Beležke se lahko skrije.

Če je posamezni gumb prikazan v sivi barvi t.j. je neaktiven, potem to pomeni, da določena funkcija na trenutni strani ni na voljo oz. je onemogočena. Do tega lahko pride tako zaradi manjkajočih uporabniških privilegijev, kot tudi zaradi tega, ker stanje v katerem se nahaja dokument ne dovoljuje izvedbe funkcionalnosti na katero se nanaša gumb.

 

10. Na splošno o vnosu podatkov

10.1 Vnosna polja, kjer je vnos obvezen

V primeru, da se pri vnosu podatkov zahteva, da se nek podatek vedno vnese, je vnosno polje označeno z zvezdico *. Primer:

  
Vnosno polje z obveznim vnosom
  
  Slika 18: Vnosno polje z obveznim vnosom

V primeru, da potrdimo obrazec brez vnosa obveznega podatka nas program na to opozori z ustreznim sporočilom.

10.2 Vnos denarnih zneskov

Številke vnašamo z uporabo decimalne vejice. Primer: 100,2.

Če vnesemo številko, ki vsebuje piko, se le-ta razume kot pika, ki ločuje tisoč in se ignorira. Primer: 100.000,22.

Pri vnosu denarnih zneskov lahko uporabimo tudi aritmetična operatorja za seštevanje + in odštevanje -. Če v vnosno polje vnesemo npr. 100,24+25, bo program to razumel, kot vnos zneska 125,24.

10.3 Vnosna polja za vnos datumov

Datume lahko vnašate tako, da kliknete na gumb calendar01.gif in le-tega izberete iz prikazanega koledarčka.

Datume pa lahko vpisujete tudi v skrajšani obliki, npr. vnos števila 3 pomeni tretji dan tekočega meseca v tekočem letu. Lahko pa vpišete celoten datum, kot npr. 1.4.2004. Program pravilno spozna tudi datume, ki so zapisani v formatu 0104 ali pa tudi 01042004. Takšne vnose bo program avtomatsko razumel kot 1.4.2004. Preverite tudi možnosti uporabe tipkovnice za hiter vnos podatkov [5].

10.4 Izbor vnaprej določenih vrednosti

Podatke v opisni oblikiIzbiraPodatkov.gif določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko podatka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo ali s tipko Enter.

 

11. Pregled vseh prijav v program

Fukcija, ki vam omogoča vpogled prijav. Seznanjeni ste z informacijo kdo se je prijavil v program (IP številka in ime računalnika) in kdaj je bila ta prijava (datum in ura).

  
Pregled prijav v program
  
  Slika 19: Pregled prijav v program

 

12. Tiskanje dokumentov in obrazcev v formatu PDF (Adobe Acrobat Reader)

V programu se za ustrezni izgled tiskanih dokumentov generirajo dokumenti v računalniškem formatu PDF. Za prikaz in tiskanje tovrstnih dokumentov je nujno, da si na računalniku na katerem uporabljate program namestite program Adobe Acrobat Reader (velja za računalnike z operacijskim sistemom Windows).

Kot alternativo programu Adobe Acrobat Reader priporočamo program FoxIt Reader, ki omogoča tudi dodajanje poljubnega besedila v dokumente PDF.

Program FoxIt Reader najdete na naslovu http://www.foxitsoftware.com/pdf/rd_intro.php

Namestitev programa Adobe Acrobat Reader in reševanje najpogostejših problemov z uporabo Adobe Acrobat Readerja je opisana v nadaljevanju.

12.1 Namestitev programa Adobe Acrobat Reader

Program Adobe Acrobat Reader si lahko brezplačno prenesete z internetne strani http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Stran, na kateri si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja izgleda približno takole:

  
Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja
  
  Slika 20: Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja

Kliknemo na gumb Install now kot prikazuje zgornja slika in prenos namestitvenega programa se bo pričel. Po končanem prenosu program namestimo tako, da sledimo navodilom v okviru namestitvenega programa.

12.2 Kaj narediti, če se dokumenti ne izpisujejo pravilno?

Izpis obrazcev iz programa Adobe Acrobat Reader je načeloma enak prikazu obrazcev na zaslonu. Na določenih tiskalnikih pa lahko zaradi nekompatibilnosti gonilnikov s programom Adobe Acrobat Reader pri do sledečih napak:

Obe zgoraj omenjeni težavi rešimo tako, da v oknu, kjer je prikazan dokument v Acrobat Reader-ju kliknemo na ikono printAdobe01.gif in prikažejo se nam nastavitve tiskanja, kot vidimo na spodnji sliki:

  
Nastavitve tiskanja dokumenta
  
  Slika 21: Nastavitve tiskanja dokumenta


Na temu mestu obkljukamo  Print as image .

Sedaj potrdimo spremenjene nastavitvem in lahko natisnemo dokument.

12.3 Kaj narediti, če se Adobe Acrobat Reader sploh ne odpre?

Program Adobe Acrobat Reader predvsem rad blokira in tako onemogoči nadaljne prikazovanje dokumentov v formatu PDF.

V primeru, da se zgodi, da se dokumenti PDF ne dajo več odpreti odprite seznam programov (Windows Task Manager) in zaustavite proces Adobe Acrobat Reader DC (32 bit) (glej spodnjo sliko).

  
Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)
  
  Slika 22: Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)

 

13. Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika

Program e-obračuni generira dokumente v formatu HTML, ki jih lahko natisnemo z brskalniki Internet Explorer 11.0.9600.18666 in brskalniki Mozilla/Firefox. Dokumente je možno natisniti tudi z brskalnikom Opera vendar ta podpore za izpis dokumentov z brskalnikom Opera ne zagotavljamo.

13.1 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Internet Explorer

Pri tiskanju dokumentov iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v nastavitvah tiskanja nastavite izpis brez glave in noge strani. V nasprotnem primeru vam bi brskalnik avtomatsko na spodnjem delu strani izpisal tudi naslov internetne strani in datum ter uro izpisa.

Izpis glave in noge strani izklopimo v meniju |File |Page setup oz. |Datoteka |Priprava strani.

  
Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer
  
  Slika 23: Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer

Kot je razvidno iz slike je potrebno izbrati "-Prazno-" Glava  in Noga  ter nato pritisnete V redu.

13.2 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Mozilla Firefox

Podobno, kot pri tiskanju iz brskalnika Internet Explorer tudi tukaj priporočamo, da si nastavite izpis brez glave in noge strani. To naredite tako, da v meniju |File izberete opcijo |Page setup....

  
Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla
  
  Slika 24: Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla

V brskalniku Mozilla je potrebno vse nastavitve postaviti na vrednost -blank-.

 

14. Google Cloud print

Google Cloud print je možno izbrati pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print, kjer si lahko nastavite tiskanje preko Google Cloud tiska oz. tiskalnikov, ki jih uporabljamo na Google Cloud print spletni aplikaciji.

14.1 V kolikor želimo tiskati preko Google Cloud je potrebno pred tem urediti spodnje nastavitve:

14.2 Povezava e-racuni.com s Google Cloud print

Potrebno je, da si na spletni strani uredimo Google račun [http://tinyurl.com/zd25573] v kolikor ga še nismo ustvarili v preteklosti.

v Google Cloud Print je potrebno imeti nastavljene tiskalnike za tisk. V kolikor si še to nismo uredili, si lahko kar po naslednjih navodilih [15].

Ta isti Google račun vnesemo v spodnjo masko pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print in izberete gumb Prijava na Google print.

  
Prijava na Google print
  
  Slika 25: Prijava na Google print

Izbira gumba nas preusmeri na izbiro google računa ali vpis Google računa, v kolikor nimamo shranjenih prijav na brskalniku.

  
Prijava v Google račun
  
  Slika 26: Prijava v Google račun

Po vnosu našega Google računa, je potrebno dovoliti spletni aplikaciji e-racuni.com, da upravlja s tiskalniki shranjenimi na Google Cloud print.


  
Varnostno opozorilo
  
  Slika 27: Varnostno opozorilo

Povezava spletne aplikacije e-racuni.com s Google Cloud printom je uspela in lahko zapremo okno.

  
Dodajanje Google računa je uspešno
  
  Slika 28: Dodajanje Google računa je uspešno

Po uspešnih nastavitvah dobimo v naši spletni aplikaciji spodnjo masko, kjer si lahko izberemo privzeti tiskalnik za tisk dokumentov.

  
Izbira privzetega tiskalnika za tisk
  
  Slika 29: Izbira privzetega tiskalnika za tisk

 

15. Google Cloud Print dodajanje tiskalnikov za tisk

Za dodajanje tiskalnikov v Google Cloud Print spletne aplikacije, je potrebno imeti že ustvarjen Google račun in pa nameščen brskalnik Google Chrome.

  
Prijava na Google Cloud print
  
  Slika 30: Prijava na Google Cloud print

  
Spletna aplikacije Google Cloud Print
  
  Slika 31: Spletna aplikacije Google Cloud Print

  
Dodajanje tiskalnikov
  
  Slika 32: Dodajanje tiskalnikov

Izberemo gumb Add printers.

  
Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print
  
  Slika 33: Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print

 

16. Nastavitve elektronske pošte

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte in v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte lahko uredimo nastavitve izhodne pošte na nivoju podjetja ali na nivoju uporabnika.

Privzeto se za pošiljanje izhodne pošte uporablja privzeti SMTP strežnik smtp.amis.net in elektronska pošta se pošilja neposredno z e-mail naslovom pošiljatelja v glavi sporočila.

V kolikor želimo uporabiti privzete nastavitve za pošiljanje e-pošte iz lastne domene preko privzetega SMTP strežnika smtp.amis.net, je potrebno v SPF zapis lastne domene dodati tale zapis: include:_spf.amis.net

Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte uporabimo v primeru, ko imamo elektronsko pošto na domeni oz. strežniku, ki ne dovoli pošiljanja elektronske pošte iz drugih SMTP strežnikov. V tem primeru gremo ali na nastavitve uporabnika (veljajo samo za uporabnika) ali na nastavitve podjetja (veljajo za vse uporabnike na podjetju) in odpre se nam naslednja stran:

  
Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte
  
  Slika 34: Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte

V kolikor obkljukamo dodatno funkcijo "Izhodna sporočila se pošljejo iz naslova outbox@e-racuni.com. Naslov pošiljatelja se vstavi v polje "Reply-To" Lako vso elektronsko pošto pošiljamo tako, da se namesto pošiljatelja uporabi e-mail naslov outbox@e-racuni.com, v dodatno polje "Reply-To:" pa se bo avtomatsko vpisal vaš e-mail naslov. To pomeni, da ko bo prejemnik sporočila odgovarjal na vaš mail se ta ne bo poslal na outbox@e-racuni.com temveč na vaš pravi e-mail naslov. Na tak način lahko za pošiljanje elektronske pošte še vedno uporabljate privzeti strežnik SMTP.

V nastavitvah imamo razen privzetega načina pošiljanja, dve dodatni možnosti za nastavitev pošiljanja elektronske pošte iz programa:

1. Vaša elektronska pošta se pošilja preko vašega SMTP strežnika. V primeru te izbire morate vnesti naslov vašega SMTP strežnika, ki mora dovoliti pošiljanje elektronske pošte iz IP naslovov strežnikov e-racuni.com (kontaktirajte podporo). Namesto omejitve na IP naslov lahko vnesete tudi uporabniško ime in geslo za vaš poštni predal tako, da se bo program pred pošiljanjem elektronske pošte prijavil v strežnik SMTP. Vnos številke porta ni obvezen, vnesite samo v primeru ne-standardnih portov. Če želite, da se povezava vzpostavi preko šifriranega protokola SSL, potem pred naslovom strežnika vnestite besedilo ssl:, primer ssl:smtp.moja-domena.si oz. za TLS protokol primer: tls:smtp.moja-domena.si.

Na spustnem seznamu lahko izberemo našega ponudnika e-pošte, kot je prikazano na spodnji sliki:

  

Ko smo izbrali našega ponudnika, če je ta na voljo, se bodo podatki o SMTP strežniku in portu samodejno izpolnili po prednastavljenih nastavitvah. Potrebujemo pa še sami vnesti uporabniško ime in geslo za naš poštni predal:

  

V spodnjih povezavah opisani najbolj pogosti primeri uporabe lastnega SMTP strežnika:


2. Uporabljate Gmail poštni odjemalec in se vaša izhodna pošta pošilja preko nastavitev za Gmail tako, da našo spletno aplikacijo povežemo z Gmail računov. Več s klikom tukaj [16.3].

 

16.1. Nastavitve elektronske pošte za odjemalec Yahoo

V kolikor imamo elektronski naslov odprt pri Yahoo si lahko nastavimo nastavitve smtp izhodnega strežnika za pošto v meniju:

Naslov strežnika: ssl:smtp.mail.yahoo.com
Port: 465
Up. ime: vaš email naslov na yahoo mailu, npr. test.eracuni@yahoo.com
Geslo: vaše aktivno geslo za prijavo v yahoo mail

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu pa je potrebno v yahoo mailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v yahoo mail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.yahoo.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:https://login.yahoo.com/account/security#other-apps in vključiti opcijo "Allow apps that use less secure sign in", kot kaže spodnja slika:

smtpYahoo.gif

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.

 

16.2. Nastavitve elektronske pošte za odjemalec Gmail

V kolikor imamo elektronski naslov odprt pri ponudniku Gmail si lahko v programu nastavimo pošiljanje e-pošte iz programa preko njihovega strežnika smtp za izhodno pošto. Za pošiljanje vseh e-poštnih sporočil iz programa preko istega e-poštnega naslova si lahko to nastavimo na nivoju podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte. V kolikor pa bi želeli, da vsak uporabnik iz programa pošilja e-pošto s svojega email računa odprtega pri ponudniku Gmail pa si te nastavitve uredi vsak uporabnik programa zase v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte

Za pravilno pošiljanje e-pošte iz programa preko smtp strežnika od Gmaila je potrebno najprej ustrezno nastaviti e-poštni račun, da bo ta to dejansko omogočal. V ta namen je v nadaljevanju opisan postopek za pravilne nastavitve v vašem Gmail računu.


16.2.1 1.) Omogočitev POP za vso pošto

V nastavitvah Gmail računa je potrebno najprej aktivirati POP za vso pošto. To uredimo v meniju "Nastavitve -> Pokaži vse nastavitve -> Posredovanje in POP/IMAP -> Prenos POP", kot kaže slika:

  
Kliknemo zgoraj desno na ikonico Nastavitve, ter omogočimo POP za vso pošto
  
  Slika 37: Kliknemo zgoraj desno na ikonico Nastavitve, ter omogočimo POP za vso pošto


16.2.2 2.) Aktivacija preverjanja v dveh korakih

30.5.2022 je Google spremenil varnostni protokol. Tako več ne omogoča nastavitve "Dostop za manj varne aplikacije".
To nastavitev je nadomestilo Preverjanje v dveh korakih, ter ustvarjanje gesla za dostop do manj varnih aplikacij

Za vzpostavitev unikatnega gesla za manj varne aplikacije, se prijavimo v svoj "Gmail workspace" preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.google.com in po prijavi kliknemo na meni za izbiro aplikacije:

  
 Med Google aplikacijami izberemo naš e-poštni račun
  
  Slika 38:  Med Google aplikacijami izberemo naš e-poštni račun

Pod menijem VARNOST - Prijava v Google, imamo možnost vklopa "preverjanja v dveh korakih". Torej geslo za prijavo + geslo, katero Google pošlje na telefonsko številko, katero zavedemo ob vzpostavitvi takšnega preverjanja
Po aktiviranju "Preverjanja v dveh korakih", nam Google omogoči ustvariti "Geslo za dostop do aplikacij".

  
Aktivacija preverjanja v dveh korakih
  
  Slika 39: Aktivacija preverjanja v dveh korakih

  
Začnemo postopek aktivacije preverjanja v dveh korakih
  
  Slika 40: Začnemo postopek aktivacije preverjanja v dveh korakih

  
Vrnemo se nazaj na pregled varnostnih nastavitev
  
  Slika 41: Vrnemo se nazaj na pregled varnostnih nastavitev

  
Kliknemo na pregled preverjanja v dveh korakih, kje bo viden naslednji korak
  
  Slika 42: Kliknemo na pregled preverjanja v dveh korakih, kje bo viden naslednji korak

16.2.3 3.) Ustvarjanje gesla za dostop do aplikacije

  
geslo za manj varne aplikacije
  
  Slika 43: geslo za manj varne aplikacije
  
Vnesemo naziv aplikacije, npr. www.e-racuni.com
  
  Slika 44: Vnesemo naziv aplikacije, npr. www.e-racuni.com

  
Gmail bo generiral naključno geslo za dostop programa e-racuni do našega gmail računa
  
  Slika 45: Gmail bo generiral naključno geslo za dostop programa e-racuni do našega gmail računa

  
Naključno generirano geslo, ki ga bomo uporabili v nastavitvah pošiljanja epošte v programu e-racuni
  
  Slika 46: Naključno generirano geslo, ki ga bomo uporabili v nastavitvah pošiljanja epošte v programu e-racuni


V primeru, da ne najdemo nastavitev Gesla za aplikacije v našem Google Računu si lahko pomagamo z iskalnikom, kot prikazuje slika spodaj:

gmailGesla.gif

16.2.4 4.) Vpis gesla v nastavitve lastnega SMTP strežnika

Enkratno geslo, ki ga je generiral Gmail nato vpišemo v nastavitvah smtp strežnika za pošiljanje epošte v programu e-racuni:

  
uporabimo enkratno geslo, ki smo ga po zgornjem postopku generirali v nastavitvah Gmail računa
  
  Slika 47: uporabimo enkratno geslo, ki smo ga po zgornjem postopku generirali v nastavitvah Gmail računa

 

16.3. Povezava z računom Gmail

V kolikor uporabljamo Gmail naslov za pošiljanje izhodne pošte iz sistema e-racuni.com, si lahko naš račun kar samodejno povežemo z e-racuni.com.

To lahko uredimo pod:

Povezavo si uredimo po naslednjih korakih:

  
Izbira povezave z Gmail računom
  
  Slika 48: Izbira povezave z Gmail računom

  
Prijava v naš Gmail račun
  
  Slika 49: Prijava v naš Gmail račun

  
Nadaljevanje kljub opozorilu za ne preverjeno aplikacijo
  
  Slika 50: Nadaljevanje kljub opozorilu za ne preverjeno aplikacijo

  
Odobritev za pošiljanje pošte v vašem imenu
  
  Slika 51: Odobritev za pošiljanje pošte v vašem imenu

  
Odobritev za upravljanje osnutkov in pošiljanje v vašem imenu
  
  Slika 52: Odobritev za upravljanje osnutkov in pošiljanje v vašem imenu

  
Končna potrditev vseh dovoljenj
  
  Slika 53: Končna potrditev vseh dovoljenj

Sedaj imamo povezavo z Gmail računom urejeno in jo lahko naknadno prekličemo. Uspešno urejana povezava je vidna na naslednji način:

  
Gmail račun je uspešno povezan
  
  Slika 54: Gmail račun je uspešno povezan

 

17. Nastavitve privzetih besedil za e-mail sporočila

Iz programa je mogoče pošiljati dokumente tudi po e-pošti pri čemer je mogoče spremno besedilo e-pošte prednastaviti po želji. Besedila lahko urejamo z urejavalnikom besedil HTML s čimer lahko v besedila dodamo tudi logotip in druge grafične elemente. Urejevalnik besedil za e-pošto je na voljo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Privzeta besedila emailov. V nastavitvah se nam bo tako prikazal urejevalnik besedil HTML, kot prikazano na sliki:

  
Urejevalnik besedil za e-pošto
  
  Slika 55: Urejevalnik besedil za e-pošto

Besedila za e-pošto za posamezne vrste dokumentov so že prednastavljena, jih pa lahko preoblikujemo po želji.

Opis posameznih elementov urejevalnika besedil

Najprej določimo za katero vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto želimo urediti besedilo:

  
Izberemo vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto za katere želimo nastaviti izgled besedila
  
  Slika 56: Izberemo vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto za katere želimo nastaviti izgled besedila

Spremenimo lahko tudi besedilo v nazivu zadeve našega email sporočila:

  
Vpišemo besedilo ali uporabimo simbole za izpis spremenljivih podatkov v zadevi sporočila
  
  Slika 57: Vpišemo besedilo ali uporabimo simbole za izpis spremenljivih podatkov v zadevi sporočila

Vpišemo lahko fiksno besedilo, ki se bo vedno izpisalo, vključimo pa lahko tudi simbole za izpis podatkov, ki se spreminjajo z vsakim novim dokumentom.

Simbole zapišemo med dvema znakoma $

Vnesemo besedilo, ki ga želimo poslati prejemniku vedno, ko bomo poslali izbrano vrsto dokumenta v izbrani jezikovni varianti in ki smo ga izstavili na izbranem stroškovnem mestu.

  
Vpišemo besedilo, ki ga želimo skupaj z dokumentom poslati prejemniku
  
  Slika 58: Vpišemo besedilo, ki ga želimo skupaj z dokumentom poslati prejemniku

Tabela simbolov in opis posameznega simbola, s pomočjo katerih lahko izpišemo podatke iz dokumenta:

  
V tabeli simbolov so na voljo spremenljivke, ki izpišejo podatek, ki se spreminja z vsakim novim dokumentom
  
  Slika 59: V tabeli simbolov so na voljo spremenljivke, ki izpišejo podatek, ki se spreminja z vsakim novim dokumentom

Ko smo besedilo uredili lahko le tega potrdimo, kopiramo v nastavitve besedil za ostale dokumente. V kolikor smo se pri vnosu zmotili lahko vnos prekličemo brez sprememb in pa hkrati tudi ponastavimo na privzete nastavitve.

  
Nastavitve lahko potrdimo ali jih tudi prekličemo ter ponastavimo na privzete
  
  Slika 60: Nastavitve lahko potrdimo ali jih tudi prekličemo ter ponastavimo na privzete

 

18. Nastavitve privzetih besedil za SMS sporočila

Iz programa je mogoče pošiljati dokumente tudi v obliki SMS sporočila pri čemer je mogoče spremno besedilo prednastaviti po želji. Besedila lahko nastavimo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Privzeta besedila SMS sporočil. V nastavitvah se nam bo tako prikazala možnost vnosa besedila, kot prikazano na sliki:

  
Vnos besedila za SMS sporočila
  
  Slika 61: Vnos besedila za SMS sporočila

Besedila za SMS sporočilo za posamezne vrste dokumentov so že prednastavljena, jih pa lahko preoblikujemo po želji.

Opis posameznih elementov nastavitev besedil

Najprej določimo za katero vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto želimo urediti besedilo:

  
Izberemo vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto za katere želimo nastaviti izgled besedila
  
  Slika 62: Izberemo vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto za katere želimo nastaviti izgled besedila

Vnesemo besedilo, ki ga želimo poslati prejemniku vedno, ko bomo poslali SMS za izbrano vrsto dokumenta v izbrani jezikovni varianti in ki smo ga izstavili na izbranem stroškovnem mestu.

  
Vpišemo besedilo, ki ga želimo skupaj z dokumentom poslati prejemniku
  
  Slika 63: Vpišemo besedilo, ki ga želimo skupaj z dokumentom poslati prejemniku

Za besedilo lahko uporabimo fiksno besedilo, ki se bo vedno izpisalo, vključimo pa lahko tudi simbole za izpis podatkov, ki se spreminjajo z vsakim novim dokumentom.

Simbole zapišemo med dvema znakoma $

Tabela simbolov in opis posameznega simbola, s pomočjo katerih lahko izpišemo podatke iz dokumenta:

  
V tabeli simbolov so na voljo spremenljivke, ki izpišejo podatek, ki se spreminja z vsakim novim dokumentom
  
  Slika 64: V tabeli simbolov so na voljo spremenljivke, ki izpišejo podatek, ki se spreminja z vsakim novim dokumentom

Ko smo besedilo uredili lahko le tega potrdimo, kopiramo v nastavitve besedil za ostale dokumente. V kolikor smo se pri vnosu zmotili lahko vnos prekličemo brez sprememb in pa hkrati tudi ponastavimo na privzete nastavitve.

  
Nastavitve lahko potrdimo ali jih tudi prekličemo ter ponastavimo na privzete
  
  Slika 65: Nastavitve lahko potrdimo ali jih tudi prekličemo ter ponastavimo na privzete

 

19. Uporaba internih beležk na dokumentih

Na posameznem dokumentu si lahko zabeležimo oz. pripišemo beležke (sticky notes) za potrebe interne komunikacije med uporabniki programa e-racuni.com znotraj našega podjetja.

V orodni vrstici dokumenta je na voljo ikona za vnos nove beležke:

  
Vnos nove beležke
  
  Slika 66: Vnos nove beležke

Odpre se nam polje za vnos besedila naše interne beležke na trenutnem dokumentu:

  
Vnos besedila v beležko
  
  Slika 67: Vnos besedila v beležko

Beležka se nam prikaže v desnem spodnjem kotu, ki jo lahko odpremo tako, da kliknemo nanjo:

  
Pregled že vnesenih beležk na dokumentu
  
  Slika 68: Pregled že vnesenih beležk na dokumentu

Posamezne beležke ni mogoče spreminjati oz. urejati ali dokončno pobrisati, lahko pa jo skrijemo. Skrijemo jo tako, da kliknemo na "X" za brisanje oz. skrivanje, kot kaže slika:

  
Beležko lahko skrijemo
  
  Slika 69: Beležko lahko skrijemo

Ko smo beležko pobrisali oz. skrili, jo lahko ponovno prikažemo tako, da kliknemo na eni od obstoječih beležk na gumb za prikaz skritih beležk:

  
Prikaz skritih beležk
  
  Slika 70: Prikaz skritih beležk

Skrite beležke so od ostalih ločene z barvo ozadja saj so prikazane s sivim ozadjem, kot kaže slika:

  
Skrite in aktivne beležke
  
  Slika 71: Skrite in aktivne beležke

Na dokumentu so privzeto vidne največ tri beležke.
Če bomo na dokument dodali več, kot tri beležke, se bodo vse nadaljne shranile v skupino beležk, kot je vidno na spodnji sliki:

  
Privzet pregled beležk
  
  Slika 72: Privzet pregled beležk

V kolikor bi kasneje želeli videti tudi preostale beležke iz skupine shranjenih beležk, kliknemo na skupino za prikaz le teh:

  
Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine
  
  Slika 73: Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine

Beležki lahko določimo tudi višji ali nižji nivo dostopa do podatkov odvisno do tega komu je namenjena oz. kateri izmed uporabnikov lahko le to tudi vidijo.

  
Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov
  
  Slika 74: Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov

Uporabnik lahko vidi le tiste beležke, ki so na istem ali nižjem nivoju dostopa do podatkov, kot je uporabnik sam

Kako se nivo dostopa določi na uporabniku pa je opisano v poglavju Dodeljevanje nivoja dostopa na uporabniku]]

Beležke so nato vidne tudi na vseh artiklih in partnerjih, ki se nahajajo na dokumentu, kjer je ustvarjena beležka. Primer pregleda beležke na partnerju:

slikaBelezka.jpg

Pomen barv beležk in žebljičkov:

  • rumena beležka in modri žebljiček: beležka iz dokumenta (sticky note),
  • rumena beležka in zeleni žebljiček: beležka dodana na npr. partnerju, dobavitelju, na artiklu itd. in označuje poslovni dogodek,
  • siva beležka: skrita beležka

 

20. Računovodski servisi in delo z več podjetji

Program računovodskim servisom omogoča, da lahko z enim uporabniškim imenom vodijo podatke za več podjetij. Uporabniki, ki imajo privilegij za dostop do podatkov več podjetij, imajo v zgornjem desnem vogalu okna možnost hitre izbire trenutnega podjetja.


  
Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.
  
  Slika 75: Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.

S preklopom na drugo podjetje se odpre novo okno s podatki izbranega podjetja. Po odjavi iz programa se uporabnik avtomatsko odjavi iz vseh podjetij.

 

21. Zagon paketnih obdelav in priprava poročil ter izpisov

Poglavje opisuje standardne postopke priprave izpisov v programu.

Zagon paketnih obdelav je dostopen preko menija |Poročanje |Vsa poročila. Tukaj imate drevesno strukturo vseh poročil v programu:

  
Poročanje pregled
  
  Slika 76: Poročanje pregled

Zgoraj na sliki imate prikazan tudi iskalnik, kamor vpišete niz iskanja (ni potrebno, da je celota, dovolj je beseda) in poiščete ustrezno poročilo.

  
Iskanje poročila
  
  Slika 77: Iskanje poročila

Na sliki spodaj je prikazana vnosno masko s kriteriji, ki jih moramo vnesti pred pripravo poročila. Po vnosu kriterijev se poročilo zažene in dobimo rezultat v izbranem zapisu (PDF, MS Word, RTF...).

  
Vnos kriterij za zagon poročila
  
  Slika 78: Vnos kriterij za zagon poročila

V kolikor izberemo zavihek "Končana poročila", dobimo pogled vseh zaključenih poročil za izbrano vrsto poročila.

  
Pregled zaključenih poročil
  
  Slika 79: Pregled zaključenih poročil

 

22. Kaj je HelpDesk in kako ga uporabljamo?

HelpDesk programa e-računi [http://www.e-racuni.com] je poseben modul namenjen komunikaciji med skrbniki sistema e-računi [http://www.e-racuni.com] ter uporabniki.

HelpDesk lahko uporabljate za posredovanje sporočil o napakah v programu, za postavljanje vprašanj o delovanju programa ter za sporočanje predlogov za izboljšave v programu e-računi [http://www.e-racuni.com].

22.1 V čem se HelpDesk razlikuje od telefona ali e-maila?

Če primerjamo sporočanje preko telefona s HelpDesk-om hitro ugotovimo naslednje prednosti uporabe HelpDesk-a:

In zakaj je HelpDesk boljši od e-maila?

 

23. Opomnik na dogodke

Na prvi strani uporabniškega vmesnika programa e-racuni.com je mogoče dodati koristni pokazatelj Opomnik na dogodke s pomočjo katerega je mogoče dodajati, administrirati in spremljati termine, opomnike in naloge celotnega podjetja ali samo posemeznega uporabnika programa.

Pokazatelj dodamo na prvi stranki s klikom na ikono +:

CalendarEventsReminder01.jpg

Tako imamo na vpogled pokazatelj, ki nam v barvni lestvici prikazuje termine (zelena barva), opomnike (rumena) in naloge (modra).

CalendarEventsReminder02.jpg

Vnos novega dogodka v sam koledar je povsem enostavno, saj lahko to uredimo neposredno na prvi strani z izbiro dneva ali preko dokumenta.Lahko se nahajamo neposredno na ponudbi, računu, v kadrovski evidenci itd. in imamo venomer na vpogled možnost za vnos opomnikov na dogodke:

CalendarEventsReminder03.jpg

23.1 Administracija opomnika na dogodke

Do dodatnih možnosti ali pregleda pridemo, v kolikor izberemo na koledarju ikono za povečanje pregleda, kot je prikazano na sliki spodaj.

CalendarEventsReminder07.jpg

Odprejo se nam pregled opomniki, nalog in terminov, kjer lahko spremljamo podatke na koledarju bodisi po uporabnikih programa ali za vso podjetje hkrati. Lahko si filtriramo temine glede na datum (današnje, prihajajoče) oz. tiste z visoko prioriteto.

Na koledarju so vpisane tudi vse naloge, opravila dodeljena uporabnikom v knjigi prejete pošte.

23.2 Novi termin

Nov termin, dogodek lahko dodamo preko prve strani na pokazatelju ali kar preko dokumenta oz. kadrovske evidence. Vpišemo termin za katerega je mogoče urediti tudi ponavljanje in trajanje, lahko pa se gre za enkratni dogodek.

CalendarEventsReminder04.jpg

23.3 Nov opomnik

Opomniki služijo temu, da nas opomnijo na določene zadeve v poslovanju, ki jih je potrebno urediti. Opomniki nimajo "trajanja", namenjeni so temu, da nas opomnijo enkrat ali v ponavljajočih intervalih.

CalendarEventsReminder05.jpg

23.4 Nova naloga

Novo nalogo lahko podobno kot termine in opomnike ravno tako dodamo preko pokazatelja ali dokumenta. Naloga ima čas začetka, trajanje in je lahko dodeljena nekemu uporabniku v opravilo.

CalendarEventsReminder06.jpg

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024