e-računi - navodila za uporabo

 

1. Prvi koraki v programu e-računi

 

2. Povezava podjetnika z računovodskim servisom

Program omogoča uporabnikom, ki nimajo zaposlenega svojega računovodje ali morebiti iščejo zunanji računovodski servis za spletno vodenje računovodskih evidenc, da tega poiščejo kar neposredno med obstoječimi uporabniki programa e-racuni. Zahtevek za povezavo z izbranim računovodjem lahko tako podjetnik pošlje računovodji kar neposredno iz programa.

Po registraciji in vstopu v program se uporabniku na prvi strani v programu [3.4] med ostalimi prikaže tudi fragment za izbiro oz. povezavo z računovodskim servisom, ki uporablja program e-racuni za spletno vodenje računovodstva.

	Slika 1: Fragment za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

V kolikor torej še nimate izbranega računovodskega servisa za vodenje računovodskih evidenc in bi želeli to delo prepustiti računovodji, ki program, kot obstoječi uporabnik že pozna, se lahko z njim povežete na povsem enostaven način.

V nadaljevanju je v treh korakih opisan postopek vzpostavitve povezave z računovodskim servisom, ki bo za vaše podjetje vodil računovodstvo v programu e-racuni:

• Pošiljanje zahtevka podjetnika računovodskemu servisu [2.1]
• Sprejem zahtevka za povezavo z bazo podjetnika od strani računovodje [2.2]
• Končna potrditev povezave s strani podjetnika [2.3]

 

2.1. Pošiljanje zahtevka za povezavo baze z računovodskim servisom

V kolikor bi želeli poiskati računovodjo med aktivnimi uporabniki programa lahko kliknemo na ikono za prikaz zemljevida računovodskih servisov, ki uporabljajo program:

	Slika 2: Kliknemo za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

Po kliku na ikono, kot prikazano na sliki zgoraj, se nam odpre zemljevid z obstoječimi rač. servisi v regiji, ki uporabljajo program e-racuni:

	Slika 3: Prikaz računovodskih servisov v regiji, ki uporabljajo program e-racuni

Zemljevid lahko seveda tudi povečamo oz. približamo in si prikažemo rač. servise v regiji, ki nas zanima. Lahko jih iščemo tudi preko iskalnega polja po kraju, kot označeno na sliki:

	Slika 4: Zemljevid računovodskih servisov

Po kliku na izbrano lokacijo se nam prikažejo kontaktni podatki izbranega rač. servisa.

2.1.1 Pošiljanje unikatnega identifikatorja oz. ID naše baze rač. servisu

Ko smo pridobili kontaktne podatke izbranega rač. servisa jim lahko pošljemo zahtevek za povezavo do naše baze kar iz programa na način, da pošljemo unikatni identifikator oz. ID s klikom na gumb, kot kaže slika:

	Slika 5: Pošiljanje zahtevka računovodji za povezavo do naše baze

Po kliku se nam odpre okno s podatkom o identifikatorju naše baze, ki skupaj z davčno številko našega podjetja enolično označuje našo bazo podatkov v programu e-racuni:

	Slika 6: Unikatni identifikator naše baze

Ta podatek pošljemo rač. servisu kar v obliki email zahtevka s klikom na gumb Pošlji email. Odpre se nam vnosna maska za pošiljanje emaila s prednastavljenim besedilom in podatki o ID naše baze, DŠ našega podjetja ter kontaktnimi podatki:

	Slika 7: Pošiljanje ID na mail

Ko smo zahtevek poslali počakamo, da računovodstvo nanj odgovori. V kolikor računovodski servis sprejme zahtevek za dostop do naše baze [2.2], bomo morali po naslednji prijavi v program dokončno potrditi vzpostavljeno povezavo [2.3] z rač. servisom.

 

2.2. Sprejem zahtevka za vodenje računovodstva s strani rač. servisa

Ko nam podjetnik pošlje zahtevek s podatki za povezavo z njegovo bazo in smo se skupaj z njim dogovorili, da bomo njegov zahtevek sprejeli, lahko njegovo podjetje preprosto dodamo v seznam podjetij, ki jih vodimo v programu preko menija |Nastavitve |Administracija podjetij tako, da izberemo gumb Poveži se in dodaj obstoječe podjetje - podatkovno bazo, kot kaže slika:

	Slika 8: Povežemo se s podjetjem, ki nam je poslalo zahtevek za povezavo z njihovo bazo

Po kliku na gumb se nam odpre maska za vnos podatkov, ki nam jih je posredovalo podjetje.

	Slika 9: Vnos podatkov za povezavo z bazo podjetnika

Na podlagi prejetega zahtevka vnesemo davčno številko podjetja in ID oznako baze podjetja ter hkrati tudi izberemo ali bomo, kot računovodski servis prevzeli plačilo naročnine za bazo podjetnika ali ne.

S klikom na gumb Sprejem zahtevka za povezavo potrdimo povezavo z bazo podjetnika in v kolikor smo podatke pravilno vnesli se bo pojavilo obvestilo o uspešnem sprejemu zahtevka:

	Slika 10: Sprejem zahtevka za povezavo - potrditev

Po potrditvi sprejema zahtevka je potrebno počakati še na dokončno potrditev povezave [2.3] s strani podjetnika oz. organizacije, ki jo želimo povezati z našo bazo.

 

2.3. Končna potrditev vzpostavljene povezave naše baze z računovodskim servisom

Ko smo poslali zahtevek računovodskemu servisu ter z njimi dogovorili vse potrebno glede pogojev sodelovanja, računovodski servis pa je sprejel naš zahtevek za vodenje računovodstva, moramo dokončno potrditi povezavo oz. dostop računovodji do naše baze podatkov.

Sprejem zahtevka s strani računovodje bomo videli po prvi naslednji prijavi v program.

• V kolikor je rač. servis potrdil soglasje za prevzem plačevanja naše naročnine, se bo prikazalo obvestilo v naslednji obliki:

	Slika 11: Računovodski servis soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine

• V kolikor rač. servis ni potrdil soglasja za prevzem plačevanja naše naročnine, se bo prikazalo obvestilo v naslednji obliki:

	Slika 12: Računovodski servis ne soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine

Kot je na zgornjih slikah razvidno lahko dostop računovodji odobrimo ali pa ga zavrnemo.

Če dostop računovodji zavrnemo potem ta ne bo imel dostopa do naše baze, mi bomo pa lahko kadarkoli ponovili postopek oddaje zahtevka [2.1] drugemu računovodji.

V kolikor smo potrdili dostop zunanjemu računovodji do naše baze bomo v programu vedno imeli na voljo pregled nad statusom naročnine [2.4] in plačili ter uporabniki, katerim je računovodstvo omogočilo dostop do naše baze.

 

2.4. Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine

V kolikor smo potrdili dostop računovodji do naše baze bomo v meniju |Nastavitve |Moj račun imeli na voljo pregled našega naročniškega statusa, pregled nad uporabniki rač. servisa, ki imajo dostop do naše baze in tudi pregled nad plačili naročnine:

	Slika 13: Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine

Zunanjemu računovodji lahko dostop do naše baze kadarkoli tudi prekličemo s klikom na gumb Prekliči dostop računovodstvu

Po kliku na gumb za preklic dostopa bo program zahteval potrditev preklica dostopa računovodji v obliki opozorila, kot kaže slika:

	Slika 15: Potrdimo preklic dostopa računovodji do naše baze

V primeru, da smo rač. servisu odvzeli dostop do baze našega podjetja, lahko našo bazo povežemo s katerim drugim rač. servisom ali pa ponovno z istim, če npr. želimo spremeniti način plačevanja naročnine. To uredimo tako, da ponovimo postopek pošiljanja zahtevka računovodji [2.1].

 

3. Nastavitve uporabniškega vmesnika in dostopa

V meniju |Nastavitve |Moje nastavitve lahko spreminjate nastavitve, ki se navezujejo na uporabnika samega:

• Jezikovne nastavitve [3.1]
• Pregledovanje in urejanje izpisov [3.2]
• Orodna vrstica [3.3]
• Prva stran [3.4]
• Poslovanje [3.6]
• Ostalo [3.5]
• Cloud print [3.14]

Pregledujemo dostope:

• Kontaktni podatki [3.7]
• Pregled prijav v program [3.11]
• Omejitev dostopa na IP naslov

Pregled in nastavitve za izhodno pošto:

• Poslana elektronska pošta
• Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte [3.16]

 

3.1. Jezikovne nastavitve

Tukaj izbirate med sedmimi jeziki v katerih imamo preveden celotni program. Te nastavitve se vežejo na uporabnika, zato si lahko izberete, da vam jih upošteva pri vseh podjetjih do katerih dostopate.

Jeziki, ki so na voljo so:

• Slovenski
• Angleški
• Nemški
• Italijanski
• Hrvaški
• Madžarski
• Srbski
• Češki
• Slovaški
• Poljski
• Ruski
• Bolgarski
• Španski
• Francoski

 

3.2. Pregledovanje in urejanje izpisov

Vse glede izpisov (tiska) dokumentov si nastavite tukaj.

Enake nastavitve za vsa podjetja do katerih dostopam si izberete v primeru, da imate dostop do več podjetij in ne želite za vsako podjetje posebej nastavljati. Nastavitve se vežejo na samega uporabnika, zato imate to možnost izbire.

 

3.3. Orodna vrstica

Orodna vrstica v programu je vrstica, ki se nahaja pod menijsko vrstico in vam omogoča hitrejši dostop do fukcionalnosti, katere uporabljate najbolj pogosto. Lahko ji rečemo z eno besedo - "bližnjice v programu".

Tukaj je mogoče izbrati položaj same orodne vrstice (zgoraj, levo, desno). Pod Vrsto gumba s spustnega menija izberete funkcionalnost v programu ali pa separator, kateri tematsko ločuje sklope: "|".Stolpec Besedilo na gumbu pa vam omogoča poimenovanje teh funkcionalnosti po vaši želji.

Spodaj je prikazana slika za lažjo predstavo izgleda orodne vrstice. Prikazuje nastavitve orodne vrstice, ki so opisane zgoraj. Modro obrobljen kvadrat pa označuje orodno vrstico:

	Slika 17: Orodna vrstica

 

3.4. Nastavitve prve strani

Tukaj izbrane nastavitve se navezujejo na prikaz prve strani - torej na pokazatelje, okvirje na prvi strani, takoj ko se prijavite v program. Nastavitve so na voljo v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Prva stran

Imate možnost, da lahko v programu vidite stanja o poslovnih rezultatih, stroških, izdanih fakturah na obdobje... Izbirate lahko med mnogo možnostmi, katere se vam grafično prikažejo na prvi strani.

V stolpcu Opis pokazatelja/okvirčka izberete eno izmed možnosti in v stolpcu Položaj na strani izberete kje na strani se to nahaja.

Spodaj prikazana slika prikazuje primer samih nastavitev:

	Slika 18: Izgled nastavitev

Spodaj prikazana slika prikazuje izgled prve strani po nastavitvah:

	Slika 19: Izgled rezultata po nastavitvah

 

3.5. Ostale nastavitve uporabniškega vmesnika

Ostalo vam ponuja še nekatere nastavitve, ki se navezujejo na sam vmesnik. V začetku je stanje "Privzeto", lahko se pa odločite med tem ali želite takšno fukcionalnost v programu ali ne:

	Slika 20: Primer: Če želimo, da se na dokumentu prikaže podatek o šifri artikla, izberemo "Da"

Enake nastavitve si lahko nastavite za uporabo pri vseh podjetjih, do katerih dostopate.

 

3.6. Poslovanje

Na temu mestu si lahko izberemo privzeto poslovno enoto in pa privzeto skladišče.

S zgoraj omenjenimi nastavitvami na nivoju uporabnika, poenostavimo poslovanje za določene uporabnike, saj se jim povsod v spletni aplikaciji že privzeto nastavlja določena poslovna enota na kateri posljujejo. Podobno velja tudi za nastavitev skladišča.

 

3.7. Kontaktni podatki o uporabniku

V kontaktnih podatkih o uporabniku lahko vnesete svoj mail, katerega program uporablja za pošiljanje vseh dokumentov po mail-u.

Dodatno, če izberete [+] pod vnosom vašega e-mail naslova, si lahko določite podpis, ki se bo privzeto izpisoval ob vsakem mail-u. To funkcijo lahko uporabite tudi kot privzeto besedilo, katero boste vedno pošiljali poleg dokumentov v priponki.

V program lahko vnesete vašo mobilno številko. Z avtorizacijo številke mobilnega telefona boste omogočili funkcije sprejema elektronske dokumentacije preko MMS sporočil in prijavo v program s pomočjo enkratnih gesel poslanih preko SMS sporočil.

Po avtorizaciji pa boste lahko tudi pošiljali sms-e stranki iz programa. Ta funkcija je proti plačilu.

	Slika 21: Nastavitve kontaktnih podatkov

 

3.8. Osnove dela z dokumenti: pregled in iskanje dokumentov

Ko delamo z različnimi dokumenti (računi, potni nalogi, ...) se v programu vseskozi ponavlja enak vzorec uporabe programa. Pri dostopanju do dokumentov vedno najprej dokument poiščemo, ga izberemo, in ga šele nato spreminjamo oz. izvedemo druge funkcije, ki so dovoljene na izbranem dokumentu. Opisan vzorec uporabe je prikazan na naslednji sliki:

	Slika 22: Pregled in iskanje dokumentov

	Slika 23: detajlni prikaz dokumenta

Iskanje, izbira in urejanje dokumentov poteka v 3 korakih.

1. V vnosnih poljih za iskalne kriterije ( 1 ) vnesemo kriterije iskanja dokumentov (npr. številko dokumenta ali datumsko obdobje). Po vnosu kriterijev kliknemo na gumb Iskanje.
2. Po kliku na gumb za iskanje nam program izpiše seznam najdenih dokumentov ( 2 ). S klikom na željen dokument se prikaže stran z detajlnim prikazom dokumenta ( 3 ).
3. Ko se prikaže stran z detajlnimi podatki dokumenta ( 3 ), lahko dokument urejamo ali pa na njem izvajamo druge funkcije, ki so relevantne za prikazani dokument.

Ob gumbu Iskanje je na strani za pregled dokumentov uporabnikom z ustreznimi privilegiji [20.9.1.5] na voljo tudi gumb za vnos novih dokumentov. S klikom na gumb za vnos novega dokumenta se vam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesete nove dokumente, ki jih še nimate v računalniku.

Na strani za pregled in iskanje dokumentov ja večkrat dostopen gumb . Po kliku na ta gumb se vam odpre meni, kjer so dostopne funkcije s katerimi lahko izvajate masovne operacije nad najdenimi dokumenti (npr. knjiženje ali masovni izpis najdenih dokumentov,ipd.). Seznam funkcij, ki so na voljo v meniju |Dodatne možnosti se prilagaja prikazanemu seznamu dokumentov ter privilegijem [20.9.1.5] trenutno prijavljenega uporabnika.

Uporaba naprednih tabel se vklopi v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Ostalo kot kaže spodnja slika:

	Slika 24: Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel

Bližnjice s katerimi boste lahko hitreje dostopali do najpogostejših funkcij in bodo prikazane v orodni vrstici [3.3], lahko nastavite v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Orodna vrstica kot kaže spodnja slika:

	Slika 25: Nastavitve bližnjic v orodni vrstici

Z nastavitvami prve strani [3.4] lahko določite katere podatke/grafe/tabele želite imeti prikazane na prvi strani:

	Slika 26: Nastavitve izgleda prve strani

Primer napredne tabele:

	Slika 27: Primer napredne tabele

 

3.9. Orodna vrstica dokumenta

V celotnem programu se na skoraj vsaki strani uporablja standardna orodna vrstica programa z gumbi s katerimi sprožimo najbolj pogosto uporabljane funkcije. S pomikom miške na posamezni gumb se nam prikaže namig z daljšim opisom namena določenega gumba v orodni vrstice ter z navedbo tipke oz. kombinacije tipk s katero lahko najhitreje sprožimo te funkcije brez potrebe po uporabi miške.

	Slika 28: Izgled standardne orodne vrstice.

Pomen posameznih ikon v orodni vrstici ter tudi na drugih mestih v programu je naslednji:

 

3.10. Na splošno o vnosu podatkov

3.10.1 Vnosna polja, kjer je vnos obvezen

V primeru, da se pri vnosu podatkov zahteva, da se nek podatek vedno vnese, je vnosno polje označeno z zvezdico *. Primer:

	Slika 29: Vnosno polje z obveznim vnosom

V primeru, da potrdimo obrazec brez vnosa obveznega podatka nas program na to opozori z ustreznim sporočilom.

3.10.2 Vnos denarnih zneskov

Številke vnašamo z uporabo decimalne vejice. Primer: 100,2.

Če vnesemo številko, ki vsebuje piko, se le-ta razume kot pika, ki ločuje tisoč in se ignorira. Primer: 100.000,22.

Pri vnosu denarnih zneskov lahko uporabimo tudi aritmetična operatorja za seštevanje + in odštevanje -. Če v vnosno polje vnesemo npr. 100,24+25, bo program to razumel, kot vnos zneska 125,24.

3.10.3 Vnosna polja za vnos datumov

Datume lahko vnašate tako, da kliknete na gumb in le-tega izberete iz prikazanega koledarčka.

Datume pa lahko vpisujete tudi v skrajšani obliki, npr. vnos števila 3 pomeni tretji dan tekočega meseca v tekočem letu. Lahko pa vpišete celoten datum, kot npr. 1.4.2004. Program pravilno spozna tudi datume, ki so zapisani v formatu 0104 ali pa tudi 01042004. Takšne vnose bo program avtomatsko razumel kot 1.4.2004.

3.10.4 Izbor vnaprej določenih vrednosti

Podatke v opisni obliki določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko podatka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.

 

3.11. Pregled vseh prijav v program

Fukcija, ki vam omogoča vpogled prijav. Seznanjeni ste z informacijo kdo se je prijavil v program (IP številka in ime računalnika) in kdaj je bila ta prijava (datum in ura).

	Slika 30: Pregled prijav v program

 

3.12. Tiskanje dokumentov in obrazcev v formatu PDF (Adobe Acrobat Reader)

V programu se za ustrezni izgled tiskanih dokumentov generirajo dokumenti v računalniškem formatu PDF. Za prikaz in tiskanje tovrstnih dokumentov je nujno, da si na računalniku na katerem uporabljate program namestite program Adobe Acrobat Reader (velja za računalnike z operacijskim sistemom Windows).

Namestitev programa Adobe Acrobat Reader in reševanje najpogostejših problemov z uporabo Adobe Acrobat Readerja je opisana v nadaljevanju.

3.12.1 Namestitev programa Adobe Acrobat Reader

Program Adobe Acrobat Reader si lahko brezplačno prenesete z internetne strani http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Stran, na kateri si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja izgleda približno takole:

	Slika 31: Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja

Kliknemo na gumb Install now kot prikazuje zgornja slika in prenos namestitvenega programa se bo pričel. Po končanem prenosu program namestimo tako, da sledimo navodilom v okviru namestitvenega programa.

3.12.2 Kaj narediti, če se dokumenti ne izpisujejo pravilno?

Izpis obrazcev iz programa Adobe Acrobat Reader je načeloma enak prikazu obrazcev na zaslonu. Na določenih tiskalnikih pa lahko zaradi nekompatibilnosti gonilnikov s programom Adobe Acrobat Reader pri do sledečih napak:

• Določeno besedilo na obrazcu (podatki) se sploh ne izpišejo.
• Pri izpisu so izpuščene nekatere črke.

Obe zgoraj omenjeni težavi rešimo tako, da v oknu, kjer je prikazan dokument v Acrobat Reader-ju kliknemo na ikono in prikažejo se nam nastavitve tiskanja, kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 32: Nastavitve tiskanja dokumenta

Na temu mestu obkljukamo  Print as image .

Sedaj potrdimo spremenjene nastavitvem in lahko natisnemo dokument.

3.12.3 Kaj narediti, če se Adobe Acrobat Reader sploh ne odpre?

Program Adobe Acrobat Reader predvsem rad blokira in tako onemogoči nadaljne prikazovanje dokumentov v formatu PDF.

V primeru, da se zgodi, da se dokumenti PDF ne dajo več odpreti odprite seznam programov (Windows Task Manager) in zaustavite proces Adobe Acrobat Reader DC (32 bit) (glej spodnjo sliko).

	Slika 33: Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)

 

3.13. Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika

Program e-obračuni generira dokumente v formatu HTML, ki jih lahko natisnemo z brskalniki Internet Explorer 11.0.9600.18666 in brskalniki Mozilla/Firefox. Dokumente je možno natisniti tudi z brskalnikom Opera vendar ta podpore za izpis dokumentov z brskalnikom Opera ne zagotavljamo.

3.13.1 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Internet Explorer

Pri tiskanju dokumentov iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v nastavitvah tiskanja nastavite izpis brez glave in noge strani. V nasprotnem primeru vam bi brskalnik avtomatsko na spodnjem delu strani izpisal tudi naslov internetne strani in datum ter uro izpisa.

Izpis glave in noge strani izklopimo v meniju |File |Page setup oz. |Datoteka |Priprava strani.

	Slika 34: Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer

Kot je razvidno iz slike je potrebno izbrati "-Prazno-" Glava  in Noga  ter nato pritisnete V redu.

3.13.2 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Mozilla Firefox

Podobno, kot pri tiskanju iz brskalnika Internet Explorer tudi tukaj priporočamo, da si nastavite izpis brez glave in noge strani. To naredite tako, da v meniju |File izberete opcijo |Page setup....

	Slika 35: Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla

V brskalniku Mozilla je potrebno vse nastavitve postaviti na vrednost -blank-.

 

3.14. Google Cloud print

Google Cloud print je možno izbrati pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print, kjer si lahko nastavite tiskanje preko Google Cloud tiska oz. tiskalnikov, ki jih uporabljamo na Google Cloud print spletni aplikaciji.

3.14.1 V kolikor želimo tiskati preko Google Cloud je potrebno pred tem urediti spodnje nastavitve:

3.14.2 Povezava e-racuni.com s Google Cloud print

Potrebno je, da si na spletni strani uredimo Google račun [http://tinyurl.com/zd25573] v kolikor ga še nismo ustvarili v preteklosti.

v Google Cloud Print je potrebno imeti nastavljene tiskalnike za tisk. V kolikor si še to nismo uredili, si lahko kar po naslednjih navodilih [3.15].

Ta isti Google račun vnesemo v spodnjo masko pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print in izberete gumb Prijava na Google print.

	Slika 36: Prijava na Google print

Izbira gumba nas preusmeri na izbiro google računa ali vpis Google računa, v kolikor nimamo shranjenih prijav na brskalniku.

	Slika 37: Prijava v Google račun

Po vnosu našega Google računa, je potrebno dovoliti spletni aplikaciji e-racuni.com, da upravlja s tiskalniki shranjenimi na Google Cloud print.

	Slika 38: Varnostno opozorilo

Povezava spletne aplikacije e-racuni.com s Google Cloud printom je uspela in lahko zapremo okno.

	Slika 39: Dodajanje Google računa je uspešno

Po uspešnih nastavitvah dobimo v naši spletni aplikaciji spodnjo masko, kjer si lahko izberemo privzeti tiskalnik za tisk dokumentov.

	Slika 40: Izbira privzetega tiskalnika za tisk

 

3.15. Google Cloud Print dodajanje tiskalnikov za tisk

Za dodajanje tiskalnikov v Google Cloud Print spletne aplikacije, je potrebno imeti že ustvarjen Google račun in pa nameščen brskalnik Google Chrome.

• Odpremo Google Chrome brskalnik in vpišemo v URL naslednjo spletno povezavo: https://www.google.com/cloudprint

	Slika 41: Prijava na Google Cloud print

• Vpišemo svoje uporabniške podatke za Google račun in vstopimo v spletno aplikacijo Google Cloud Print, kjer si lahko dodamo za tisk navaden tiskalnik ali tiskalnik za tiskanje v oblaku.

	Slika 42: Spletna aplikacije Google Cloud Print

• Odpremo novo okno znotraj brskalnika Google Chrome, kjer v URL vpišemo [chrome://devices/], dobimo rezultat:

	Slika 43: Dodajanje tiskalnikov

Izberemo gumb Add printers.

• Google nam ponudi vse naprave - tiskalnike, ki jih imamo na nadzorni plošči sistema Windows nameščene pod "Naprave in tiskalniki". Izberemo si tiskalnike, ki jih želimo dodati v spletno aplikacijo Google Cloud Print:

	Slika 44: Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print

 

3.16. Nastavitve elektronske pošte

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte in v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte lahko uredimo nastavitve izhodne pošte na nivoju podjetja ali na nivoju uporabnika.

Privzeto se za pošiljanje izhodne pošte uporablja privzeti SMTP strežnik in elektronska pošta se pošilja neposredno z e-mail naslovom pošiljatelja v glavi sporočila. Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte uporabimo v primeru, ko imamo elektronsko pošto na domeni oz. strežniku, ki ne dovoli pošiljanja elektronske pošte iz drugih SMTP strežnikov. V tem primeru gremo ali na nastavitve uporabnika (veljajo samo za uporabnika) ali na nastavitve podjetja (veljajo za vse uporabnike na podjetju) in odpre se nam naslednja stran:

	Slika 45: Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte

V nastavitvah imamo razen privzetega načina pošiljanja, dve dodatni možnosti za nastavitev pošiljanja elektronske pošte iz programa:

1. Vaša elektronska pošta se pošilja preko vašega SMTP strežnika. V primeru te izbire morate vnesti naslov vašega SMTP strežnika, ki mora dovoliti pošiljanje elektronske pošte iz IP naslovov strežnikov e-racuni.com (kontaktirajte podporo). Namesto omejitve na IP naslov lahko vnesete tudi uporabniško ime in geslo za vaš poštni predal tako, da se bo program pred pošiljanjem elektronske pošte prijavil v strežnik SMTP. Vnos številke porta ni obvezen, vnesite samo v primeru ne-standardnih portov. Če želite, da se povezava vzpostavi preko šifriranega protokola SSL, potem pred naslovom strežnika vnestite besedilo ssl:, primer ssl:smtp.moja-domena.si oz. za TLS protokol primer: tls:smtp.moja-domena.si.

Na spustnem seznamu lahko izberemo našega ponudnika e-pošte, kot je prikazano na spodnji sliki:

Ko smo izbrali našega ponudnika, če je ta na voljo, se bodo podatki o SMTP strežniku in portu samodejno izpolnili po prednastavljenih nastavitvah. Potrebujemo pa še sami vnesti uporabniško ime in geslo za naš poštni predal:

V spodnjih povezavah opisani najbolj pogosti primeri uporabe lastnega SMTP strežnika:

• Ročna nastavitev SMTP strežnika za Gmail na naslednji povezavi [3.16.2]

• Ročna nastavitev SMTP strežnika za Yahoo na naslednji povezavi [3.16.1]

2. Uporabljate Gmail poštni odjemalec in se vaša izhodna pošta pošilja preko nastavitev za Gmail tako, da našo spletno aplikacijo povežemo z Gmail računov. Več s klikom tukaj [3.16.3].

 

3.16.1. Nastavitve elektronske pošte za odjemalec Yahoo

V kolikor imamo elektronski naslov odprt pri Yahoo si lahko nastavimo nastavitve smtp izhodnega strežnika za pošto v meniju:

• |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitev za celotno podjetje ali

• |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitve posebej za uporabniški dostop s katerim smo prijavljeni. Slednjo možnost uporabimo, v kolikor vsak uporabnik uporablja svoje nastavitve za pošiljanje:

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu pa je potrebno v yahoo mailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v yahoo mail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.yahoo.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:https://login.yahoo.com/account/security#other-apps in vključiti opcijo "Allow apps that use less secure sign in", kot kaže spodnja slika:

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.

 

3.16.2. Nastavitve elektronske pošte za odjemalec Gmail

V kolikor imamo elektronski naslov odprt pri Gmail, si lahko nastavimo nastavitve smtp izhodnega strežnika za pošto v meniju:

• |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitev za celotno podjetje ali

• |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitve posebej za uporabniški dostop s katerim smo prijavljeni. Slednjo možnost uporabimo, v kolikor vsak uporabnik uporablja svoje nastavitve za pošiljanje::

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu je potrebno v gmailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v gmail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.google.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:

https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps in izbrati opcijo "Turn on", kot kaže spodnja slika:

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.

	Slika 48: Nastavitve v vašem poštnem predalu Gmail

 

3.16.3. Povezava z računom Gmail

V kolikor uporabljamo Gmail naslov za pošiljanje izhodne pošte iz sistema e-racuni.com, si lahko naš račun kar samodejno povežemo z e-racuni.com.

To lahko uredimo pod:

• |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitev za celotno podjetje ali

• |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitve posebej za uporabniški dostop s katerim smo prijavljeni. Slednjo možnost uporabimo, v kolikor vsak uporabnik uporablja svoje nastavitve za pošiljanje.

Povezavo si uredimo po naslednjih korakih:

• Pod Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte izberemo možnost "Izhodna pošta se pošilja preko uporabniškega računa Gmail" in kliknemo na gumb Poveži se z Gmail

	Slika 49: Izbira povezave z Gmail računom

• S klikom na gumb dobimo preusmeritev v prijavno okno za Gmail, kjer se prijavimo:

	Slika 50: Prijava v naš Gmail račun

• V kolikor dobimo obvestilo o ne preverjeni aplikaciji izberemo "Odprite e-racuni.com, kot prikazuje spodnja slika:

	Slika 51: Nadaljevanje kljub opozorilu za ne preverjeno aplikacijo

• V naslednjemu koraku je odobritev potrebnih dovoljenj, kjer izberemo Dovoli:

	Slika 52: Odobritev za pošiljanje pošte v vašem imenu

	Slika 53: Odobritev za upravljanje osnutkov in pošiljanje v vašem imenu

• Končna potrditev izbire, kjer imamo strnjene podatke za naš Gmail račun in dovoljenja:

	Slika 54: Končna potrditev vseh dovoljenj

Sedaj imamo povezavo z Gmail računom urejeno in jo lahko naknadno prekličemo. Uspešno urejana povezava je vidna na naslednji način:

	Slika 55: Gmail račun je uspešno povezan

 

3.17. Računovodski servisi in delo z več podjetji

Program računovodskim servisom omogoča, da lahko z enim uporabniškim imenom vodijo podatke za več podjetij. Uporabniki, ki imajo privilegij za dostop do podatkov več podjetij, imajo v zgornjem desnem vogalu okna možnost hitre izbire trenutnega podjetja.

	Slika 56: Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.

S preklopom na drugo podjetje se odpre novo okno s podatki izbranega podjetja. Po odjavi iz programa se uporabnik avtomatsko odjavi iz vseh podjetij.

 

3.18. Uporaba internih beležk na dokumentih

Na posameznem dokumentu si lahko zabeležimo oz. pripišemo beležke (sticky notes) za potrebe interne komunikacije med uporabniki programa e-racuni znotraj našega podjetja.

V orodni vrstici dokumenta je na voljo ikona za vnos nove beležke:

	Slika 57: Vnos nove beležke

Odpre se nam polje za vnos besedila naše interne beležke na trenutnem dokumentu:

	Slika 58: Vnos besedila v beležko

Beležka se nam prikaže v desnem spodnjem kotu, ki jo lahko odpremo tako, da kliknemo nanjo:

	Slika 59: Pregled že vnesenih beležk na dokumentu

Posamezne beležke ni mogoče spreminjati oz. urejati ali dokončno pobrisati, lahko pa jo skrijemo. Skrijemo jo tako, da kliknemo na X za brisanje oz. skrivanje, kot kaže slika:

	Slika 60: Beležko lahko skrijemo

Ko smo beležko pobrisali oz. skrili, jo lahko ponovno prikažemo tako, da kliknemo na eni od obstoječih beležk na gumb za prikaz skritih beležk:

	Slika 61: Prikaz skritih beležk

Skrite beležke so od ostalih ločene z barvo ozadja saj so prikazane s sivim ozadjem, kot kaže slika:

	Slika 62: Skrita beležka

Na dokumentu so privzeto vidne največ tri beležke.
Če bomo na dokument dodali več, kot tri beležke, se bodo vse nadaljne shranile v skupino beležk, kot je vidno na spodnji sliki:

	Slika 63: Privzet pregled beležk

V kolikor bi kasneje želeli videti tudi preostale beležke iz skupine shranjenih beležk, kliknemo na skupino za prikaz le teh:

	Slika 64: Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine

	Slika 65: Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov

Kako se nivo dostopa določi na uporabniku pa je opisano v poglavju Dodeljevanje nivoja dostopa na uporabniku [20.9.1.3]

 

3.19. Zagon paketnih obdelav in priprava poročil ter izpisov

Poglavje opisuje standardne postopke priprave izpisov v programu.

Zagon paketnih obdelav je dostopen preko menija |Poročanje |Vsa poročila. Tukaj imate drevesno strukturo vseh poročil v programu:

	Slika 66: Poročanje pregled

Zgoraj na sliki imate prikazan tudi iskalnik, kamor vpišete niz iskanja (ni potrebno, da je celota, dovolj je beseda) in poiščete ustrezno poročilo.

	Slika 67: Iskanje poročila

Na sliki spodaj je prikazana vnosno masko s kriteriji, ki jih moramo vnesti pred pripravo poročila. Po vnosu kriterijev se poročilo zažene in dobimo rezultat v izbranem zapisu (PDF, MS Word, RTF...).

	Slika 68: Vnos kriterij za zagon poročila

V kolikor izberemo zavihek "Končana poročila", dobimo pogled vseh zaključenih poročil za izbrano vrsto poročila.

	Slika 69: Pregled zaključenih poročil

 

3.20. Kaj je HelpDesk in kako ga uporabljamo?

HelpDesk programa e-računi [http://www.e-racuni.com] je poseben modul namenjen komunikaciji med skrbniki sistema e-računi [http://www.e-racuni.com] ter uporabniki.

HelpDesk lahko uporabljate za posredovanje sporočil o napakah v programu, za postavljanje vprašanj o delovanju programa ter za sporočanje predlogov za izboljšave v programu e-računi [http://www.e-racuni.com].

3.20.1 V čem se HelpDesk razlikuje od telefona ali e-maila?

Če primerjamo sporočanje preko telefona s HelpDesk-om hitro ugotovimo naslednje prednosti uporabe HelpDesk-a:

• Komunikacija preko HelpDesk-a poteka pisno, zadeve se ne morejo izgubiti.
• Preko HelpDesk-a bodo vaš problem videli vsi vzdrževalci in ne samo tisti, ki ga slučajno dobite na telefon.
• HelpDesk omogoča pregled nad stanjem zadeve. Vsaki zadevi v HelpDesk-u se dodeli status, ki pove v kateri fazi se nahaja zadeva (odprta, v obdelavi, zaprta, ...).
• Telefoni ne omogočajo učinkovite izrabe časa. Pomislite koliko časa izgubite, če vas sredi dela, ki zahteva natančnost in koncetracijo zmoti telefon. Po zaključku vsakega telefonskega pogovora boste potrebovali precej časa, da boste znova 'prišli noter', nato pa prejmete naslednji telefonski klic. Je na tak način sploh možno karkoli narediti?

In zakaj je HelpDesk boljši od e-maila?

• HelpDesk sporočila so sortirana po zadevi, vsaka zadeva ima določen status. Status nam pove ali je zadeva odprta, v obdelavi, v čakanju ali zaprta.
• Sporočila v HelpDesk-u so vidna vsem vzdrževalcem in ne samo tistemu, ki ste mu poslali e-mail. Prav tako so lahko sporočila v HelpDesk-u vidna tudi vašim kolegom v vašem podjetju, ki lahko tako poskrbijo za reševanje zadeve tudi takrat, ko greste vi na dopust.
• HelpDesk omogoča, da imate vi in vzdrževalci enak pregled nad reševanjem določene zadeve in oboji vidite enak seznam odprtih zadev.
• HelpDesk vam omogoča, da sporočilo posredujete direktno iz programa e-računi [http://www.e-racuni.com] ne, da bi bilo potrebno posebej zaganjati drug program za pošiljanje sporočil.

 

4. Prodaja

Modul prodaje je namenjen izdajanju računov, predračunov/ponudb, naročil kupca, avansnih računov, dobropisov in bremepisov.

Poleg običajnega ročnega izdajanja računov je omogočeno tudi avtomatsko masovno fakturiranje na podlagi periodičnih obračunov, prav tako pa je modul integriran z ostalimi moduli programa ter tako omogoča dodatne možnosti prefakturiranja stroškov in izstavljanja dokumentov na podlagi pogodb, dobavnic, ponudb ali turističnih rezervacij.

Posebej za ponudnike internetnih storitev je koristna možnost avtomatskega uvoza in knjiženja računov, ki so izdani v sistemu Mobitel Moneta. Modul za izdajanje računov poleg tega nudi tudi več možnosti izpisa izdanih računov, kakor tudi različna poročila prodaje.

Modul za izdajanje računov tako nudi naslednje funkcije:

• Izdajanje računov, predračunov/ponudb, naročil kupcev, avansnih računov, dobropisov in bremepisov.
• Tiskanje dokumentov [4.16] in možnost nastavitve oblike izpisa dokumentov [4.32].
• Šifrant prodajnih artiklov in skupin artiklov
• Prodajne akcije in popusti
• Integrirana registra davčnih zavezancev in transakcijskih računov.
• Možnost avtomatskega uvoza in knjiženja računov izdanih v sistemu Mobitel Moneta.
• Avtomatsko knjiženje dokumentov in obračun DDV [12] na podlagi vnešenih dokumentov.
• Integracija z drugimi moduli programa (potni nalogi [7], pogodbe, turizem [17]).
• Računi POS
• Davčna blagajna

 

4.1. Kako začeti?

Pred začetkom uporabe modula Računi vam priporočamo, da na hitro preletite naslednje točke ter si v kolikor je to potrebno z uporabo nastavitev prilagodite delovanje programa.

4.1.1 Pred prvim izdanim dokumentom

• Preden izstavite katerikoli dokument v programu najprej v podatkih o podjetju nastavite ali ste zavezanec za DDV ali ne [4.2]. Od te nastavitve je odvisno ali se bo na izdanih dokumentih obračunal ddv ali ne.

• Če ste program pričeli uporabljati sredi poslovnega leta, si morate najprej nastaviti začetno številko [13.1.6] za številčenje dokumentov.

4.1.2 Pred tiskanjem dokumentov

• Ko izdate prvi račun si s pomočjo nastavitev tiskanja [4.32] oblikujte željeni izgled računov ter nastavite privzeta besedila na dokumentih. Obliko izpisa in ter besedila na računih in drugih izdanih dokumentih lahko določite na dva načina:
• Z določitvijo parametrov izpisa besedil [4.32.3] in logotipa [4.32.4] za privzeti način izpisa dokumentov.
• S predlogo MS Word ali HTML [4.32.2] za izpis dokumentov. Predlogo MS Word lahko izberemo iz naše galerije predlog ali pa si v urejevalniku besedil MS Word [4.32.2.1] naredite lastno šablono za izpis dokumentov ter nato to šablono uporabite v programu.
• Če dokumente tiskate direktno iz brskalnika v formatu HTML, potem si preberite kako odstranimo tiskanje glave in noge strani [3.13].

V primeru težav pri določanju izgleda izdanih dokumentov nam pošljite sporočilo v HelpDesk-u [3.20] in naši vzdrževalci vam bodo z veseljem pomagali pri spoznavanju uporabe programa.

 

4.2. Sprememba iz nezavezanca za DDV v zavezanca ali nazaj

Preden izstavite prvi izdani dokument v programu je treba v podatkih o podjetju v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki podjetja nastaviti ali ste davčni zavezanec za DDV ali ne oz. ste morebiti le ddv zavezanec v EU. Na podlagi te nastavitve se bodo v programu ustrezno izstavljali računi, ki se bodo ali pa ne bodo obračunavali za namene DDV-ja.

	Slika 70: Zavezanec za ddv ali ne

Kadar sredi tekočega poslovanja preidete iz davčnega nezavezanca v zavezanca za DDV morate biti pozorni na to, da na ustrezni datum prehoda spremenite zgoraj omenjeno nastavitev, da ste davčni zavezanec za DDV.

Do datuma prehoda tako izstavljate račune, ki se ne bodo obračunavali za namene DDV, po tej spremembi pa boste izstavljali račune, ki se bodo obračunavali za namene DDV.

Pogosto se zgodi, da uporabnik prepozno ugotovi ali celo pozabi pravočasno spremeniti to nastavitev in posledično še naprej izstavlja račune, ki ne bodo obračunani za namene DDV.

Recimo, da ste z dnem 15.10.2019 prešli iz davčnega nezavezanca za DDV v zavezanca za DDV in ste pozabili na dan 15.10.2019 spremeniti nastavitev v podatkih o podjetju, da ste zavezanec za DDV. Vsi izdani računi po 15.10.2019 posledično ne bodo obračunani za namene DDV, kar pa seveda ni prav in boste v prekršku.

V takšnem primeru ne smete kar spremeniti zgoraj omenjeno nastavitev, da ste davčni zavezanec za DDV ampak je potrebno v podatkih o podjetju nastaviti oz. pustiti status, da niste davčni zavezanec za DDV in za vse izstavljene račune po 15.10.2019 izstaviti dobropis. Šele nato spremenite status iz davčnega nezavezanca v zavezanca za DDV ter ponovno izstavite te račune tako, da bodo obračunani za namene DDV-ja.

 

4.3. Na splošno o vnosu in izdajanju dokumentov

Ko izdajamo račun, ponudbo, dobropis ali drug dokument, se v programu vedno uporablja standardna vnosna maska, ki ima v splošnem naslednji izgled:

	Slika 71: Standardna vnosna maska za izdane dokumente

Vnosno masko lahko razdelimo na 5 glavnih področij vnosa podatkov:

1. Podatki o kupcu t.j. ime in sedež poslovnega partnerja, ki mu izdajamo dokument. Ti podatki se izpišejo v glavi dokumenta. Vnos podatkov o kupcu [4.4] oz. partnerju poteka enako pri vseh izdanih dokumentih (računih, dobropisih, ponudbah...). Za podrobnejša navodila glej stran Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju [4.4]
2. Podatki o poslovnem partnerju, kot so zapisani v šifrantu. S klikom na partnerja preidemo v šifrant partnerjev in lahko spreminjamo podatke v šifrantu ali dobimo več informacij.
3. Podatki v glavi dokumenta se razlikujejo glede na to, ali gre za izdane račune [4.5.1], izdane ponudbe [4.6.1], izdane avansne račune [4.8.1] ali pa za izdane dobropise [4.9.1].
4. Večina dokumentov vsebuje vnos začetnega besedila, ki se izpiše nad tabelo postavk.
5. Pozicije dokumenta (zaračunane postavke - to so lahko bodisi artikli, bodisi proste postavke, ki jih vnesemo vsakič posebej). Pri vseh izdanih dokumentih so pozicije dokumenta podobne, posebnost so le izdani dokumenti turističnih agencij.
6. Zaključno besedilo na dokumentu, ki je običajno enako pri vseh izdanih dokumentih.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.4. Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju

Za vnos ali spreminjanje podatkov o kupcu (naziv, naslov, ID št.) na izdanem dokumentu moramo najprej izbrati ali pričeti z vnosom izdanega dokumenta. Prikaže se predogled izdanega dokumenta.

	Slika 72: Predogled in spreminjanje izdanega dokumenta

Vnos podatkov o kupcu pričnemo tako, da kliknemo na gumb Spremeni v zgornjem levem delu računa oz., kot je le-to prikazano na sliki:

.

Odpre se nam stran za vnos podatkov o kupcu, kjer lahko vpišemo naziv in naslov poslovnega partnerja tako, kot naj se ti podatki izpišejo na izdanem dokumentu.

	Slika 73: Vnos podatkov o partnerju oz. kupcu na izdanem dokumentu

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov.

Hiter vnos kupca

Kupca je možno hitreje vnesti na način, da ga enostavno izberete iz seznama s klikom na povezavo (kliknite tukaj za izbor poslovneag partnerja...) kot to kaže spodnja slika:

	Slika 74: Hitro izberemo kupca iz seznama poslovnih partnerjev

S klikom na to povezavo se nam odpre polje v katerega lahko vnesemo delni naziv partnerja, ki ga nato samo izberemo iz seznama, kot npr. na tej sliki:

	Slika 75: Vnesemo del naziva kupca in ga izberemo iz seznama

Ko smo kupca izbrali potrdimo vnos s tipko Enter in podatki o kupcu se nam izpolnijo, kot lahko vidimo na spodnji sliki:

	Slika 76: Izpis podatkov o kupcu na računu

 

4.5. Računi

Če kliknemo na zavihek |Računi se prikaže stran Izdani računi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 77: Pregled izdanih računov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih računov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje računov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani računi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih računov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega računa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi račun!

Kopiranje: Nov račun lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi račun ter nato ta nov račun ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem računu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Račun natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka računa.

Brisanje: Račun brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka računa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled računov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi računi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 78: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi računi

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.5.1. Vnos / Spreminjanje izdanih računov

V meniju |Prodaja |Računi na strani Izdani računi-pregled in iskanje s klikom na gumb Novi račun odpremo masko za vnos novega računa:

	Slika 79: Vnos novega računa

Kliknimo na gumb Spremeni v zgornjem desnem kotu, nad datumi računa in pred nami je naslednja stran, na kateri lahko vnesemo podatke za glavo računa.

	Slika 80: Vnos podatkov za glavo računa

Ko smo nastavili podatke za glavo računa in jih shranili, kliknemo na gumb Dodaj postavko in odpre se nam nslednja maska za vnos podatkov za postavko.

	Slika 81: Vnesemo novo postavko na račun

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov in pred nami je vnosna maska računa oz. izdanega dokumenta, ki ima v splošnem naslednji izgled:

	Slika 82: Slika vnešenega računa

Račun je potrebno shraniti s klikom na gumb Shrani, ki utripa tako dolgo, dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov pridemo na stran Dodajanje artiklov na račun, kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na račun tako, da kliknemo na gumbDodaj zraven šifre artikla (1). Artikel se bo premaknil v zgornjo tabelo, kjer lahko artikel spreminjamo tako, da kliknemo na opis artikla (2), kar lepo vidimo na spodnji sliki:

	Slika 83: Dodajanje artiklov na račun

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate pri dodajanju artiklov na račun:

Ko smo kliknili na opis artikla, se odpre novo okno, kjer lahko spreminjamo podatke o artiklu:

	Slika 84: Spreminjanje podatkov artikla

Pri urejanju nabavne in prodajne cene imamo tudi samodejno omejitev, ki nam ne omogoča, da prodamo artikel ceneje, kot je nabavna cena. To vidimo na sliki spodaj.

Na račun se vrnemo s klikom na gumb S tem smo artikel avtomatsko prenesli na račun:

S klikom na gumb Izstavi račun pa se nam odpre naslednja stran:

Račun je tako pripravljen za knjiženje.

 

4.5.2. Izdaja računa z obračunanim tujim davkom

V kolikor smo v določeni državi članici EU presegli prag prometa, ki predstavlja pogoj za prijavo v sistem ddv je potrebno za kupce, ki niso zavezanci za ddv v tej državi izdajati račune po njihovih davčnih stopnjah. Pogoj za to, da lahko izstavimo račun z obračunanim tujim davkom je ta, da se v nastavitvah podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Registracija za DDV v drugih državah vnesejo podatki o pridobljeni ID za DDV v dotični državi članici EU [12.15].

Ko smo vnesli ID za DDV podjetja v državi članici EU, nam bo program omogočil izbiro ustrezne vrste prodaje za obračun tujega davka na izdanem računu.

Postopek za izdajo takšnega računa je enak, kot je opisano v poglavju za Vnos oz. spreminjanje izdanega računa [4.5.1], le da v tem primeru na računu izberemo ustrezno vrsto prodaje za obračun tujega davka, kot je označeno na spodnji sliki:

Ko smo izbrali ustrezno vrsto prodaje bo program ponudil na izbiro tudi državo po katere davčnih stopnjah želimo izdati račun:

	Slika 85: Izberemo državo za ustrezni obračun tuje davčne stopnje

Ko smo izstavili račun po tuji davčni stopnji za kupca, ki ni zavezanec za ddv v svoji državi bomo na predogledu računa videli prikaz tuje davčne stopnje in znesek v tuji valuti, kot kaže slika:

	Slika 86: Predogled izdanega računa z obračunanim tujim davkom

 

4.5.3. Evidentiranje plačila na izdanem računu

Ko smo račun izstavili ga lahko označimo kot plačanega s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Označi račun kot plačan kot je to lepo vidno na spodnji sliki:

	Slika 87: Označimo račun kot plačan

V primeru, da je stranka le delno plačala račun pa to označimo s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Zabeleži plačilo računa kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 88: Izberemo možnost za delno plačilo računa

Odpre se nam maska za vnos delnega plačila računa, ki izgleda takole:

	Slika 89: Vnesemo podatke o delnem plačilu računa

Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu

Račun je sedaj delno plačan, kar vidimo tudi na računu:

	Slika 90: Račun je delno plačan

Vnos plačila računa ob izstavitvi računa

V primeru, ko je treba čimhitreje izstaviti račun plačan z gotovino ali s kartico lahko s klikom na gumb Gotovina ali Kartice v istem koraku nastavimo način plačila in račun tudi izstavimo.

	Slika 91: Prikaz pozicije gumbov

S klikom na enega od teh gumbov se nam odpre maska, kjer lahko hitro določimo zneske prejetih plačil po različnih načinih plačila.

	Slika 92: Razčlenitev plačil

V kolikor imate večino računov plačanih z gotovino ali karticami, si lahko nastavite tudi avtomatizem, ki vam ob izstavitvi računa (preko teh dveh gumbov) avtomatsko izda blagajniški prejemek. Navodila za to nastavitev najdete na tej strani [9.7].

 

4.5.4. Vnos obročnih plačil na izdanem računu

Na izdanem računu lahko, v kolikor le ta še ni knjižen, vnesemo zneske obročnih plačil in datume zapadlosti le teh.

Ko smo račun ustvarili, se nam pod zneskom za plačilo pojavi možnost vnosa obročnih plačil in datumov zapadlosti posameznih obrokov:

	Slika 93: Določi zneske obrokov in zapadlosti za obročno plačevanje

Po kliku na povezavo (glej zgornjo sliko) se nam odpre maska za vnos števila obrokov:

	Slika 94: Izberemo število obrokov, št. dni zapadlosti prvega in št. dni zapadlosti med obroki

Po izbiri števila obrokov nam program znesek za plačilo računa razdeli na izbrano število enakomerno porazdeljenih zneskov obročnih plačil za katere lahko določimo še datum zapadlosti. V kolikor se zneski obročnih plačil ne ujemajo s skupnim zneskom za plačilo računa nas program na to tudi opozori:

	Slika 95: Vnos zneskov in števila dni zapadlosti obročnih plačil

Program ne dovoli potrditi podatkov, dokler ne vpišemo pravilnih zneskov.

Ko smo ustrezno vnesli in potrdili obročna plačila se nam pod zneskom za plačilo računa ti tudi izpišejo:

	Slika 96: Obročna plačila na izdanem računu

Obročna plačila se upoštevajo tudi pri knjiženju računa.S klikom na gumb Knjizenje se nam kreira temeljnica na kateri bo za terjatev več knjižb s postavkami za vsak posamičen obrok s svojo zapadlostjo:

	Slika 97: Temeljnica izdanega računa z obročnimi plačili

 

4.5.5. Masovno knjiženje prikazanih izdanih računov

Rumeni kvadrat nas opozarja, da izdani račun še ni knjižen, rdeč kvadrat v stolpcu "Za plačilo" pa nas opomni, da je še delno ali v celoti neplačan.

	Slika 98: Račun še ni knjižen in ni plačan

S klikom na gumb Več... izberemo |Knjiženje prikazanih dokumentov , kot nam to kaže slika:

Po zagonu knjiženja, se nam pokaže seznam izdanih računov, ki se bodo knjižili:

	Slika 99: Knjiženje izdanih računov

V seznamu, ki ga prikazuje zgornja slika označimo katere račune bomo knjižili.S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti izdane označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica izdanih računov. Rumeno utripajoča disketa nas opozarja, da moramo temeljnico shraniti v glavno knjigo in tako so izdani računi poknjiženi.

	Slika 100: Temeljnica

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljamo na knjiženju izdanih računov:

 

4.5.6. Knjiženje izdanega računa s časovnimi razmejitvami

Za pravilno izkazovanje poslovnega izida obračunskega obdobja je treba prihodke, ki se ne nanašajo nanj, ustrezno razmejiti v času. Tiste, ki so že nastali, a na poslovni izid še ne vplivajo, je treba odložiti v naslednja obdobja. Tiste, ki še niso nastali, a na poslovni izid že vplivajo, pa je treba vračunati vnaprej.

• Primer:

Izdamo račun za naročnino za obdobje enega leta. Naročnina se prične v tekočem poslovnem letu in zaključi v naslednjem, kot na spodnji sliki:

	Slika 101: Izdani račun za naročnino za obdobje enega leta

Tak račun moramo poknjižiti na konto prihodkov za del obdobja, ki se nanaša na tekoče poslovno leto, za preostanek obdobja opr. storitve v naslednjem poslovnem letu pa na konto časovnih razmejitev.

Program na podlagi avtomatizma pri knjiženju takega računa samodejno pripravi temeljnico s knjižbami časovnih razmejitev prihodkov, kot je razvidno na sliki:

	Slika 102: Temeljnica izdanega računa na podlagi knjiženih časovnih razmejitev prihodkov

 

4.6. Ponudbe / Predračuni

Če kliknemo na zavihek |Ponudbe se prikaže stran Izdane ponudbe - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 104: Pregled izdanih ponudb

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih ponudb po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih ponudb, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje ponudb in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vse izdane ponudbe. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih ponudb v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos nove ponudbe: Novo ponudbo dodamo tako, da kliknemo na gumb Izdelava nove ponudbe!

Kopiranje: Novo ponudbo lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječo ponudbo ter nato to novo ponudbo ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustrezni ponudbi kliknemo na gumb .

Tiskanje: Ponudbo natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.

Brisanje: Ponudbo brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled izdanih ponudb omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi ponudbami oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 105: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi ponudbami

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.6.1. Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdane ponudbe:

	Slika 106: Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na našo ponudbo tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [4.5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

	Slika 107: Vnos postavk

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska računa.

S klikom na gumb Izstavi ponudbo odpremo naslednjo stran:

	Slika 108: Izstavitev ponudbe

Klik na gumb Izstavi račun nam odpre račun, ki se nanaša na to ponudbo. Če kliknemo na aktivno povezavo, kot nam kaže slika, lahko vidimo ustrezno ponudbo, na katero se nanaša ta račun.

	Slika 109: Izstavi iz dokumenta

	Slika 110: Račun, ki se nanaša na določeno ponudbo

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

 

4.7. Naročila kupcev

Če kliknemo na zavihek |Naročila kupcev se prikaže stran Naročila kupcev - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 111: Pregled izdanih naročil kupcev

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih naročil po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje naročil in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsa naročila kupcev. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izstavljenih naročil v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Novo naročilo kupca: Novo naročilo vnesemo tako, da kliknemo na gumb Novo naročilo kupca!

Kopiranje: Novo naročilo lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječe naročilo ter nato ta novo naročilo ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem računu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Naročilo natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.

Brisanje: Naročilo brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled naročil kupcev omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi naročili oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 112: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi naročili kupca

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.8. Avansni računi

Če kliknemo na zavihek |Avansni računi se prikaže stran Izdani avansni računi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 113: Pregled izdanih avasnih računov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih avasnih računov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih avasnih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje avasnih računov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani avasnih računov. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih avasnih računov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega avasnega računa: Nov avansni račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Nov avansni račun!

Kopiranje: Nov avansni račun lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi avans ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznemu avansnemu računu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Avansni račun natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.

Brisanje: Avansni račun brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled avansnih računov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi avansnimi računi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 114: Dodatne možnosti oz. operacije nad avansnimi računi

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.8.1. Vnos podatkov za glavo avansnega računa

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega avansnega računa:

	Slika 116: Vnos podatkov za glavo izdanega avansnega računa

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek avansnega računa:

	Slika 117: Vnešeni podatki na avansni račun

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na vaš avansni račun tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [4.5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

	Slika 118: Vnos postavk

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska avansnega računa.

S klikom na gumb Izstavi avansni račun odpremo naslednjo stran:

	Slika 119: Izstavitev avansnega računa

Klik na gumb Izstavi račun nam odpre račun...

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

 

4.9. Dobropisi

Če kliknemo na zavihek |Dobropisi se prikaže stran Izdani dobropisi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 120: Pregled izdanih dobropisov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih dobropisov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih dobropisov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje dobropisov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani dobropisi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih dobropisov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega dobropisa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi dobropis!

Kopiranje: Nov dobropis lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi dobropis ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem dobropisu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Dobropis natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dobropisa.

Brisanje: Dobropis brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dobropisa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled dobropisov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi dobropisi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 121: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi dobropisi

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.9.1. Vnos podatkov za glavo izdanega dobropisa

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega dobropisa:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek dobropisa:

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na vaš dobropis tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [4.5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska dobropisa.

S klikom na gumb Izstavi dobropis odpremo naslednjo stran:

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

 

4.10. Bremepisi

Če kliknemo na zavihek |Bremepisi se prikaže stran Izdani bremepisi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 122: Pregled izdanih bremepisov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih bremepisov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih bremepisov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje bremepisov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani bremepisi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih bremepisov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega bremepisa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi bremepis!

Kopiranje: Nov bremepis lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi bremepis ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem bremepisu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Bremepis natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka bremepisa.

Brisanje: Bremepis brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka bremepisa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled bremepisov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi bremepisi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 123: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi bremepisi

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.11. Vrste prodaje (DDV)

V kolikor smo zavezanci za DDV [4.2], smo dolžni poročati v obračun DDV [12] bodisi mesečno ali tromesečno. Za vsak izdani dokument je potrebno določiti vrsto prodaje. Glede na to vrsto prodaje se nato izdani dokumenti pravilno zavedejo v obračun DDV, ko nastane obveznost za poročanje.

Vrsto prodaje si nastavimo lahko za vsako postavko posebej:

	Slika 124: Urejanje vrste prodaje na določeni postavki dokumenta

ali za celotni dokument:

	Slika 125: Urejanje vrste prodaje za celotni dokument

4.12. Seznam vrst prodaje (DDV)

Vrste prodaje za DDV katere imamo na voljo in primer v kateremu primeru vrsto prodaje uporabimo:

	Slika 126: Urejanje vrste prodaje za celotni dokument

4.13. Seznam vrst prodaje (DDV) za obračun tujega DDV

V kolikor imamo zakupljen modul:

• Fakturiranje in obračun DDV po tujih davčnih stopnjah (prodaja na daljavo, montaža v tujini) ali
• Obračun DDV po posebni ureditvi za elektronske storitve v EU

imamo na voljo še dodatne vrste prodaje (DDV), katere se uporablja za obračun tujega DDV:

	Slika 127: Primer izbire tujega DDV in države

4.14. Posebna pravila

Za poročanje v obračun DDV je splošno pravilo, da se račun zajame v obračun DDV po datumu opravljene storitve. Poznamo pa še nekaj izjem:

1. V primeru prodaje blaga in storitev doma (Slovenija): če je plačilo v celoti izvedeno, pred datumom opravljene storitve, nastane obveznost za obračun DDV na datum prejetega plačila.
   
   
2. V primeru dobave blaga v EU: če je datum računa pred datumom opravljene storitve, nastane obveznost za obračun DDV naslednji mesec po datumu izstavitve

 

4.15. Nastavitve privzetega načina plačila v programu

V modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Splošne nastavitve |Možni načini plačila si lahko izberete privzeti način plačila, kar se navezuje na vse izdane račune v programu - kot privzeto plačilo.

Prikaz spodaj na sliki:

	Slika 128: Izbor privzetega načina plačila

Opis stolpcev v tabeli:

 

4.16. Tiskanje dokumentov

Zaradi narave interneta in različnih potreb uporabnikov program nudi več možnosti tiskanja izdanih dokumentov. Sledeča slika prikazuje različne možnosti pri izpisu dokumentov.

	Slika 129: Tiskanje dokumentov

Po kliku na puščico, ki kaže navzdol na desni strani gumba Tiskanje v orodni vrstici se torej prikaže meni z naslednjimi možnostmi tiskanja dokumentov:

1. Tiskanje direktno iz internetnega brskalnika [3.13]. To možnost uporabimo ponavadi le takrat, kadar želimo hiter predogled dokumenta. Sicer priporočamo tiskanje s programi Adobe Acrobat in MS Word saj brskalniki ne omogočajo tako natančnega oblikovanja izpisa dokumentov.
2. Odpiranje in tiskanje dokumenta v urejevalniku besedil MS Word. Dokument se nam odpre v MS Word-u, kjer ga lahko pred tiskanjem po želji tudi dopolnimo.
3. Odpiranje in tiskanje dokumenta v urejevalniku OpenOffice Write. Enako, kot v Word-u lahko dokumente v programu OpenOffice urejamo in natisnemo.
4. Tiskanje z uporabo programa Adobe Acrobat Reader. Ta možnost je najbolj priporočljiva saj omogoča hiter predogled in tiskanje dokumentov.
5. Tiskanje s kuverto na drugi strani (Amerkianka 110x229mm)
6. Tiskanje računa na posebno položnico (UPN) z uporabo programa Adobe Acrobat Reader:
1. Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj)
2. Izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj)
7. Predloged tiskanja nam omogoča predogled prve strani tiska, preden natisnemo dokument. Predogled uporabljamo za vizualni prikaz, ki ga ni mogoče tiskati ali shranjevati
8. Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov [4.32]

V kolikor želimo račun natisniti na **UPN QR obrazec npr. položnica spodaj** izberemo opcijo |Tiskanje |Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj)

Po kliku na to opcijo, se nam odpre račun na posebni položnici, ki izgleda takole:

	Slika 130: Izgled dokumenta na posebni položnici (PP01)

 

4.17. Izpis na obrazec UPN QR - položnica spodaj

Za sam tisk računov si lahko pregledate nastavitve tiskanja [4.16] računov.

Posebnost je izpis na obrazec UPN (položnica spodaj), izpis na obrazec UPN (položnica zgoraj), izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj) ali izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj). Tukaj lahko pride do horizontalnega ali vertikalnega pomika, kar povzroči, da je tisk na obrazec izven polj na obrazcu.

Za odpravljanje takšne napake sledite spodnjim korakom:

4.18. 1. Nastavitev tiskalnika

Potrebno je po odprtju obrazca v PDF pred tiskom urediti nastavitev samega tiskalnika. Obrazci UPN namreč niso formata A4 ampak malenkost večjega formata. Zaradi tega je potrebno obvezno izklopiti na samem tiskalniku možnost "Fit to printer margins" ali pa "Scale to paper size".

Kako to izključiti se razlikuje med posameznimi tiskalniki. Problematično je, ker zgornji funkciji podata tiskalniku ukaz naj prilagodi tisk formatu papirja, ki je v tiskalniku (A4, A3...), ni pa namenjen tiskanju UPN, katerega format ni noebeden izmed standardnih.

	Slika 131: Primer nastavitve tiskalnika

4.19. 2. Nastavitev tiska v programu

V kolikor ste preverili zgornjo alinejo in uredili tisk na samem tiskalniku, pa vam vseeno pri tiskanju na UPN obrazec položnica spodaj ali položnica zgoraj zamika tisk, je potrebno spremeniti nastavitve za tiskanje v programu.

To pomeni, da greste v meni |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (logotipi, besedila...):

	Slika 132: Pot do nastavitev

Na tem mestu izberete npr.Vrsto dokumenta: UPN QR obrazec - položnica spodaj in odprete zavihek Dodatne nastavitve. Tukaj imate možnost, da v polja horizontalni in vertikalni pomik vpisujete vrednost v pikah.

	Slika 133: Nastavitve horizontalnega in vertikalnega pomika

 

4.20. Pošiljanje računov ali ponudb na SMS kupcu

Iz računov ali ponudb, ki jih najdete pod: |Prodaja |Računi ali |Prodaja |Ponudbe, je možno poleg tiskanja dokumenta in pošiljanja po pošti, poslati dokument tudi kupcu v obliki SMS-a.

V kolikor klinete na izbran račun ali ponudbo imate možnost pošiljanja SMS-a na ikoni , kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 134: Izberemo možnost "Pošlji SMS"

Po kliku se odpre vnosno okno:

	Slika 135: Izberemo možnost "Vnos vsebine"

Prejemnik SMS je kupec, ki je vnešen na dokumentu. Prenese se mobilna številka kupca, vnešena pod |Partnerji |Kupci na izbranemu kupcu. V kolikor mobilne številke na samemu kupcu nimamo vpisane, jo lahko vpišemo kar na vnosni maski za pošiljanje SMS-a.

Besedilo sporočila je besedilo, ki ga bo kupec prejel.

Z gumbom Vrini povezavo (link) na dokument lahko vnesete v besedilo sporočila povezavo do samega računa, katerega si lahko prejemnik s klikom na povezavo odpre in pregleda.

Testni izgled računa s strani prejemnika po odprtju povezave spodaj:

	Slika 136: Kupec odpre povezavo do računa 1/1

	Slika 137: Kupec odpre povezavo do računa 1/2

Dobroimetje lahko napolnimo v meniju |Nastavitve |Moj račun tako, da kliknemo na gumb "Tukaj":

V kolikor že imate dobroimetje in bi želeli dodati večji znesek, kontaktirajte našo uporabniško podporo.

 

4.21. Masovno tiskanje izdanih dokumentov

Opcija za masovno tiskanje dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5], kjer kliknemo na gumb "Tiskanje", kar je lepo vidno na spodnji sliki:

	Slika 139: Masovno tiskanje izdanih dokumentov

Po kliku na to pocijo, se nam odpre stran, kjer lahko izberemo nastavitve tiskanja in pa format izpisa računov:

	Slika 140: Pred zagonom izberemo ustrezne nastavitve

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

 

4.22. Periodično izstavljanje dokumentov

V kolikor želimo periodično izdajati večjo skupino računov nam program omogoča, da si pri tem pomagamo z dodatnim atributom na samem izdanem računu.

Postopek za periodično izstavljanje večje skupine računov je tako naslednji:

1. Račun pri prvem vnosu oz. ob prvi izstavitvi označimo kot ponavljajoč račun. Ponavljanje se lahko določi kot "mesečno", "kvartalno", "polletno", itd.

2. Ko bomo želeli izstaviti račune za naslednje obdobje najprej v seznamu prikazanih računov z iskalnimi filtri omejimo prikaz samo na račune predhodnega obdobja, ki jih bomo potem masovno kopirali v novo obdobje (tukaj pomaga, če imamo vnešen podatek o tem ali se račun ponavlja, kot opisano v točki 1)

3. Ko je izbor računov omejen na tiste, ki se ponavljajo izberemo opcijo za masovno kopiranje računov [4.23]

4. Ob masovnem kopiranju vnesemo podatke za novo obdobje in potrdimo kopiranje računov. Račune lahko neposredno izstavimo ali ustvarimo osnutke, ki jih potem lahko še preverimo/dopolnimo in ročno izstavimo

 

4.23. Masovno kopiranje dokumentov

Opcija za masovno kopiranje dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5] in sicer preko menija |Več... |Masovno kopiranje prikazanih dokumentov kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 141: Masovno kopiranje prikazanih dokumentov

Po kliku na to opcijo, se nam prikaže stran, kjer lahko vpišemo kriterije za kopiranje računov. Stran, ki se prikaže izgleda takole:

	Slika 142: Maska za vnos kriterijev kopiranja računov

Ko smo vnesli vse potrebne kriterije to potrdimo s klikom na gumb V redu in prikaže se nam stran z vsemi računi, ki se nahajajo v seznamu izdanih računov, na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5]. Stran izgleda takole:

	Slika 143: Izberemo račune, ki jih bomo kopirali

Odkljukamo vse tiste račune, ki jih bomo kopirali.

Ko smo označili vse račune, ki jih želimo kopirati potrdimo izbiro s klikom na gumb Kopiraj izbrane. S tem je postopek kopiranja končan.

 

4.24. Masovno storniranje dokumentov

Možnost masovnega storniranja dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5] in sicer preko menija |Dodatne možnosti |Masovno kopiranje prikazanih dokumentov kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 144: Masovno storniranje prikazanih dokumentov

Po kliku na to možnost, se nam odpre okno, kjer lahko izberemo kriterij, da nam program preskoči že stornirane dokumente in opravi storniranje le za ostale.

	Slika 145: Dodatni parametri za stornacijo

Ko smo ko smo izbrali dodatno možnost ali program preskoči že prej stornirane račune, to potrdimo s klikom na gumb V redu in prikaže se nam stran z vsemi računi, ki se nahajajo v seznamu izdanih računov, na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5]. Stran izgleda takole:

	Slika 146: Izberemo račune, ki jih bomo stornirali

Odkljukamo vse tiste račune, ki jih ne bomo stornirali.

Ko so označeni vsi računi, ki jih želimo stornirati potrdimo izbiro s klikom na gumb Storniraj dokumente. S tem je postopek storniranja računov končan.

Program nam prav tako omogoča, da lahko seznam računov, ki jih želimo stornirati uvozi preko XLS datoteke [4.25].

 

4.25. Stornacija dokumentov na podlagi seznama številk

Možnost masovnega storniranja dokumentov na podlagi seznama številk je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5] in sicer preko menija |Dodatne možnosti |Stornacija dokumentov na podlagi seznama številk kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 147: Stronacija dokumentov na podlagi seznama številk

Po kliku na to možnost, se nam odpre okno, kjer uvozimo datoteko XLS in imamo možnost obkljukati, da nam program preskoči že stornirane dokumente in opravi storniranje le za ostale.

	Slika 148: Dodatni parametri za masovno stornacijo na podlagi seznama

 

4.26. Izmenjava podatkov za direktne obremenitve

Program omogoča izvoz datoteke za direktne obremenitve, ki je potrebna za izmenjavo podatkov s pogodbeno banko oz. Zbirnim centrom.

Pred prvim izvozom datoteke je potrebno vnesti še nekaj nastavitev, ki jih najdemo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronsko bančništvo. Prikaže se nam vnosna maska za vnos podatkov o podjetju, kjer moram vnesti naslednje podatke:

	Slika 149: Vnosna maska za nastavitve podatkov o podjetju - podatki so testni

Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve je možen v predogledu izdanih računov (|Računi |Izdani računi), če kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb se nam odpre meni, kjer izberemo |Izvoz podatkov |paket za direktne obremenitve.

	Slika 150: Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve

Po kliku na to opcijo se nam odpre okno v katerem lahko označimo katere račune bomo izvozili v datoteko:

	Slika 151: Izberemo oz. označimo vse račune, ki jih bomo izvozili v datoteko

Ko smo označili vse željene račune in izbiro potrdili s klikom na gumb Zaženi se nam odpre okno internetnega brskalnika za shranjevanje/odpiranje datoteke. Datoteko shranimo na svoj računalnik, ter jo na način, ki ga določa pogodbena banka oz. Zbirni center, posredujemo na pogodbeno banko oz. Zbirni center.

Shranjena datoteka vsebuje paket z zapisi za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve.

 

4.27. Izpisa opomina na podlagi izdanih računov brez potrebe po knjiženju

Izpis opomina lahko izpišemo le za enega kupca naenkrat, zatorej moramo s pomočjo iskalnih kriterijev omejiti izpis seznama izdanih računov tako, da poiščemo račune po ustreznem statusu in kupcu, kot to prikazuje naslednja slika:

	Slika 152: Iskalni kriteriji pomembni za izdelavo opomina

Ko smo prikazali vse odprte terjatve za željenega kupca, lahko preko menija |Več... |Druga poročila in izpisi |Izpis opomina tako kot to kaže slika:

	Slika 153: Izpis opomina

Izdela se opomin, ki izgleda npr. tako:

	Slika 154: Opomin

 

4.28. Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic v tabeli prodajnih dokumentov

Opcija za prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic je dosegljiva na pregledu seznama vseh prodajnih dokumentov (Izdani računi, avansni računi, dobavnice, ponudbe/predračuni, dobropisi, bremepisi).

Na pregledu seznama vnešenih prodajnih dokumentov lahko poklikamo vrstice dokumentov za katere želimo prikaz vsote. Da je vrstica izbrana lahko vidite tako, da se bo vrstica obarvala modro. Ko smo izbrali vrstice, kliknemo na gumb kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 155: Izbira vrstic in klik na gumb "Vsota" (ikona z grško črko sigma)

Program v novem oknu prikaže rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov:

	Slika 156: Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih dokumentov

Prikaz vsote je na voljo tudi na postavkah posameznih izdanih računov. Na računu lahko poklikamo vrstice postavk (1) in kliknemo na gumb grške črke "sigma" (2), kot je prikazano na spodnji sliki:

Program v novem oknu prikaže seštevek izbranih postavk na računu:

 

4.29. Kartica kupca

Na predogledu prodajnega dokumenta lahko skrajno levo prikažemo tudi kartico kupca in statistiko kupca. Kartico kupca sestavljajo osnovni podatki o kupcu ter najbolj pomembni statistični podatki kupca.

Kartica kupca, vključno s statistiko kupca se prikaže le na dokumentu na katerem imamo vezanega določenega kupca in sicer vedno na levi strani v obliki stranske tabele, kot kaže slika:

	Slika 159: Prikaz kartice kupca

V kolikor nas kartica kupca ovira pri delu oz. bi jo želeli začasno skriti lahko kliknemo na gumb, kot kaže slika:

	Slika 161: Kartico kupca lahko tudi skrijemo

Kartico kupca smo tako začasno odstranili, jo pa lahko kadarkoli ponovno prikažemo s klikom na ikono, kot prikazano na sliki:

	Slika 162: Kartico kupca lahko kadarkoli ponovno prikažemo

 

4.30. Prodajna poročila in izpisi

V modulu |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja so na voljo naslednji izpisi:

• Izpis cenika artiklov [4.30.1]
• Izpis izdanih računov po strankah [4.30.2]
• Izdani računi po strankah z že plačanimi zneski [4.30.3]
• Izpis postavk po kupcih [4.30.4]
• Izpis prodaje po kupcih [4.30.5]
• Poročilo o prodaji artiklov za obdobje [4.30.6]
• Prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje
• Seznam najbolj prodajanih artiklov [4.30.7]
• Poročilo o prodaji artiklov po skupinah artiklov za obdobje [4.30.8]
• Zaslužek po artiklih za obdobje [4.30.9]
• Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje [4.30.10]
• Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen [4.30.11]
• Statistika prodaje [4.30.12]
• Ponudbe po izstaviteljih za obdobje [4.30.13]
• Prodaja po dobaviteljih [4.30.14]

POS client:

• Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila [4.30.15]
• Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje [4.30.16]
• Poročilo o POS prodaji artiklov za obdobje [4.30.17]
• POS statistika prodaje [4.30.18]
• POS seznam najbolj prodajanih artiklov [4.30.19]
• POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje [4.30.20]

Darilni boni:

• Seznam izstavljenih darilnih bonov [4.30.21]

Kontrolni izpisi prodaje:

• Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah [4.30.22]

 

4.30.1. Izpis cenika artiklov

	Slika 163: Izpis cenika artiklov

 

4.30.2. Izpis izdanih računov po strankah

	Slika 164: Izpis izdanih računov po strankah

 

4.30.3. Izdani računi po strankah z že plačanimi zneski

	Slika 165: Izpis izdanih računov po strankah

 

4.30.4. Izpis postavk po kupcih

	Slika 166: Izpis postavk po kupcih

 

4.30.5. Izpis prodaje po kupcih

	Slika 167: Izpis prodaje po kupcih

	Slika 168: Izpis že plačanega zneska in odstotka deleža v prodaji

	Slika 169: Izpis prodaje po dobaviteljih in artiklih

	Slika 170: Izpis prodaje po artiklih

	Slika 171: Izpis prodaje po dobaviteljih

 

4.30.6. Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

	Slika 172: Izpis prodaje artiklov za obdobje

 

==Prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje=

	Slika 173: Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

	Slika 174: Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

 

4.30.7. Seznam najbolj prodajanih artiklov

	Slika 175: Izpis seznama najbolj prodajanih artiklov

 

4.30.8. Poročilo o prodaji artiklov po skupinah artiklov za obdobje

	Slika 176: Izpis prodaje artiklov po skupinah artiklov za obdobje

 

4.30.9. Zaslužek po artiklih za obdobje

Prikaz zaslužka na določen artikel v izbranem časovnem obdobju.Izpolnimo vse kriterije (kot kaže slika).

	Slika 177: Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - začetna

Rezultat je prikaz, kot ga vidimo spodaj.

	Slika 178: Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - končna

 

4.30.10. Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

	Slika 179: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

 

4.30.11. Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen

	Slika 180: Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen

 

4.30.12. Statistika prodaje

	Slika 181: Statistika prodaje

 

4.30.13. Ponudbe po izstaviteljih za obdobje

	Slika 182: Ponudbe po izstaviteljih za obdobje

 

4.30.14. Prodaja po dobaviteljih

	Slika 183: Prodaja po dobaviteljih

 

4.30.15. Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila

	Slika 184: Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila

 

4.30.16. Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje

	Slika 185: Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje

 

4.30.17. Poročilo o POS prodaji artiklov za obdobje

 

4.30.18. POS statistika prodaje

	Slika 187: POS statistika prodaje

 

4.30.19. POS seznam najbolj prodajanih artiklov

	Slika 188: POS seznam najbolj prodajanih artiklov

 

4.30.20. POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

	Slika 189: POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

 

4.30.21. Seznam izstavljenih darilnih bonov

	Slika 190: Seznam izstavljenih darilnih bonov

 

4.30.22. Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah

	Slika 191: Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah

 

4.31. Stari obrazci, ki so bili na voljo za tisk

Seznam starih obrazcev, ki so bili na voljo za tiskanje - arhiva:

• Tiskanje na obrazce PP01 [4.31.1]

 

4.31.1. Masovno tiskanje dokumentov na posebne položnice PP01

Opcija za masovno tiskanje dokumentov na posebne položnice je dostopna preko menija |Dodatne možnosti |Masovno tiskanje prikazanih dokumentov na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5].

Postopek tiskanja na PP01 (posebna položnica) prikazuje spodnja slika:

	Slika 192: Masovno tiskanje prikazanih dokumentov

Odpre se nam maska, kjer lahko izberete kako želite natisniti prikazane dokumente. V tem primeru izberete Račun na obrazcu PP01(posebna položnica) kot to prikazuje spodnja slika.

	Slika 193: Račune bomo izpisali na posebne položnice PP01

S klikom na gumb Zaženi se bodo izpisali računi na posebnih položnicah.

 

4.31.2. Nastavitve tiskanje plačilnih nalogov na BN01 A4

Nastavitve tiskanja za plačilne naloge na BN01 so dosegljive v meniju |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (Logotipi, besedila...) kot lahko vidimo na spodnji sliki:

	Slika 194: Meni tiskanje in opcija Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov

Po kliku na to opcijo, se nam odpre stran z nastavitvami tiskanja, ki je lepo vidna na spodnji sliki:

	Slika 195: Nastavitve tiskanja za plačilne naloge na BN01 A4

Kot vrsto dokumenta izberemo Plačilni nalog na BN01 A4 in kliknemo na zavihek Dodatne nastavitve kot to prikazuje spodnja slika:

	Slika 196: Nastavitve tiskanja - dodatne nastavitve

V razdelku Pomik izpisa za centriranje pri tiskanju na predtiskane formularje vpišemo oba pomika in potrdimo vnos s klikom na gumb Potrdi vnos

 

4.32. Nastavitve oblike izpisa izdanih dokumentov

Obliko izpisa izdanih dokumentov nastavimo tako, da v predogledu izdanega dokumenta kliknemo na Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov ali izberemo meni |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve videza dokumentov.

	Slika 197: Nastavitve tiskanja izdanih dokumentov

Po kliku na ta meni se nam prikaže stran z nastavitvami oblike izpisa dokumentov, kjer moramo pred spreminjanjem nastavitev izbrati:

1. vrsto dokumenta za katerega urejamo izpis (račun, ponudba, dobavnica...).
2. jezikovno varianto za katero urejamo izpis (v kolikor želimo nastavitve urediti za točno določeno jezikovno varianto)
3. stroškovno mesto (v kolikor želimo nastavitve urediti za točno določeno stroškovno mesto)

	Slika 198: Izbira vrste dokumentov za katere določamo obliko izpisa

Za vsako vrsto dokumenta (račun [4.5.1], predračun/ponudba [4.6.1], dobropis [4.9.1], opomin [13.10.23], IOP obrazec [13.10.22], kompenzacija [13.6.2],...) si lahko izberemo različen izgled dokumenta.

Prav tako lahko imajo dokumenti različen izgled glede na to v kateri jezikovni varianti in na katerem stroškovnem mestu jih izdamo.

Urejamo lahko nastavitve besedil, glavo dokumenta, nogo dokumenta in dodatne nastavitve [4.32.6]

 

4.32.1. Galerija predlog - privzeti izgled

Za tiskanje dokumenta imamo na voljo različne oblike izpisa izdanih dokumentov.

S klikom na zavihek Galerija predlog si odpremo izbiro izpisa za naše podjetje in vrsto dokumenta na kateri urejamo nastavitve (npr. račun).

• za tiskanje s privzetimi nastavitvami je trenutno v uporabi "uporabi izgled iz stare verzije programa" (kar je že privzeto izbrano v galeriji). Lahko pa si seveda izberemo Privzeti izgled, kar pomeni:
• Tisk bo bistveno hitrejši, kot je bil v stari verziji programa
• Za tiskanje se ponudi format PDF (ne pa več OpenOffice in Word)
• za tiskanje obrazcev UPN lahko izbiramo med dvema (glede na pozicijo izpisa položnice na dokumentu): Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj) ali Izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj)
• Dodatno pa si lahko pod dodamo predlogo [4.32.2] za izpis določene vrste dokumenta. Predloga je po meri narejena podoba izgleda podjetja. Urejamo jo, kadar nam ostale možnosti (privzeta in UPN QR izpis) ne zadoščata.

Trenutna nastavitev za tiskanje (iz stare verzije):

	Slika 199: Splošne nastavitve tiskanja dokumentov - privzeti izgled iz stare verzije programa:

Priporočljiva izbira za tiskanje (novi privzeti izgled):

	Slika 200: Splošne nastavitve tiskanja dokumentov - privzeti izgled

V primeru, da smo izbrali:

• Privzeti izgled, se bo dokument natisnil na podlagi nastavitev besedil [4.32.3] ter izpis podatkov o podjetju, logotipov JPG, ki smo jih izbrali, bodisi za tisk v glavi [4.32.4] ali nogi [4.32.5] dokumenta.

• Uporabi izgled iz stare verzije programa, se bo dokument natisnil na podlagi nastavitev besedil [4.32.3], stolpci izpisani na podlagi dodatnih nastavitev [4.32.6] ter izpis podatkov o podjetju, logotipov JPG, ki smo jih izbrali, bodisi za tisk v glavi [4.32.4] ali nogi [4.32.5] dokumenta.

 

4.32.2. Uporaba lastne predloge za tiskanje dokumentov

Z uporabo lastnih predlog za tiskanje dokumentov si lahko poljubno prilagodimo izgled vseh vrst dokumentov (računi, predračuni, dobavnice, delovni nalogi, ...). Dokumentne predloge lahko ustvarimo v formatu oz. z jezikom HTML ali uporabimo urejevalnik besedil kompatibilen z MS Word (Word, Kingsoft office, WPS Office, ...). V nadaljevanju je opisano kako naredimo novo predlogo [4.32.2.1] s katero določimo videz dokumentov. Namesto izdelave lastne predloge za izpis računov lahko za osnovo vzamemo tudi eno od že narejenih predlog iz naše galerije izdelanih predlog, ki jo nato samo prilagodimo v skladu z našimi zahtevami.

Za izdelavo predloge za izgled računov in ostalih vrst dokumentov lahko uporabimo naslednje programe:

• če obvladate jezik HTML lahko predlogo ustvarite v vsakem urejevalniku besedil,
• urejevalnik MS Word, ki je na voljo za Windows in Mac računalnike,
• urejevalnik KingsoftOffice Writer, ki je prav tako na voljo za Windows in Mac računalnike in ga najdete na naslednjem spletnem naslovu: http://www.kingsoftstore.com/download/ . Urejevalnik odlikuje enostavnost uporabe, polna kompatibilnost z MS Word in za podjetja predvsem izredno ugodna cena.
• na računalnikih z operacijskim sistemom Linux lahko predlogo za tiskanje računov ustvarimo z uporabo programa WPS Office for Linux, ki ga najdemo na spletnem naslovu http://wps-community.org/download.html.
• predloge lahko urejamo in prilagodimo tudi z uporabo programov iz paketa OpenOffice/LibreOffice, ki deluje na računalnikih Windows, Mac in Linux. Predloge izdelane s paketom LibreOffice je potrebno shraniti v formatu MS Word.

	Slika 201: Dodajanje predloge za tiskanje dokumenta

Ko smo predlogo ustvarili v formatu HTML ali MS Word, jo v spletno aplikacijo uvozimo tako, da s klikom na odpremo novo okno, kjer v polje Oznaka: vpišemo naziv predloge, nato pa jo s klikom na gumb poiščemo lokalno med svojimi datotekami. Ko izberemo ustrezno predlogo, jo dodamo s klikom na gumb Uvozi podatke.

Naredimo lahko več različnih predlog in vse prenešene predloge se nam izpišejo spodaj. S klikom v izberemo, katera predloga naj se uporabi kot privzeta za izbrano vrsto dokumenta v izbrani jezikovni različici (in za izbrano stroškovno mesto, če uporabljamo stroškovna mesta).

Za administracijo predloge imamo nato naslednje možnosti:

	Slika 202: Delo s predlogo

• Onemogoči izbiro predloge: Predlogo na ta način obdržimo na strežniku, vendar ni na voljo za tisk. V kolikor jo želimo nato ponovno aktivirati imamo na voljo Aktiviraj predlogo za uporabnike.

• Pretoči predlogo s strežnika: Predlogo si lokalno prenesemo na računalnik z namenom, da imamo arhivo ali jo uredimo. Po urejanju jo lahko nato ponovno uvozimo kot novo ali pod Ažuriraj predlogo.

• Ažuriraj predlogo: Preldogo lahko ponovno uvozimo pod enako oznako/naziv, kar pomeni, da obstoječo prepišemo.

• Odstrani: V kolikor predloga ni vezana direktno na dokument, jo lahko odstranimo iz strežnika.

• Nastavi naziv predloge: Predlogo preimenujemo.

 

4.32.2.1. Kako naredimo predlogo za tiskanje dokumenta v MS Wordu?

4.32.2.1.1 Nastavitve MS Word-a za lažje oblikovanje predlog

Preden pričnemo z oblikovanjem predloge za tiskanje dokumentov si v MS Wordu nastavimo, da se nam v dokumentu označijo mesta, kjer vpišemo zaznamke (bookmark). To naredimo po naslednjem postopku:

1. V meniju programa MS Word izberemo opcijo |File |Options.
2. Kliknemo na možnost |Advanced |Show document contents.
3. Označimo  Show bookmarks .
4. Potrdimo s klikom na gumb OK. Glej sliko:

   	Slika 203: Vklop opcije za prikaz zaznamkov v dokumentu.

Sedaj se bodo v dokumentu na vseh mestih, kjer uporabljamo zaznamke pojavile oznake [].

4.32.2.1.2 Primer oblikovanja predloge za tiskanje dokumentov

V MS Wordu najprej odpremo dokument iz katerega bomo naredili predlogo za tiskanje računov ali drugih dokumentov. Za predlogo lahko uporabimo nov prazen dokument. Če smo dosedaj račune pisali v MS Word-u na roke, pa lahko kot osnovo uporabimo že obstoječi račun, kjer konkretne podatke zamenjamo z zaznamki.

Za vsak dokument imamo tako na voljo določene zaznamke oz. bookmarke [4.32.2.3], vendar ni nujno, da uporabimo vse. Oglejmo si izdelavo predloge na konkretnem primeru:

• Napišemo "Račun št."

• Nato se postavimo na mesto, kjer se naj izpiše številka dokumenta. Tukaj bomo vstavili zaznamek StevilkaDokumenta , kot je razvidno iz spodnje slike, kjer so zaznamki označeni z modro barvo:

  	Slika 204: Primer predloge računa v MS Wordu z vidnimi zaznamki

• Ko smo se postavili na ustrezno mesto v besedilu, gremo z miško v glavni meni in izberemo opcijo |Insert |Links |Bookmark... (v slovenski verziji je to meni |Vstavi |Povezave |Zaznamek...). Primer:

• Sedaj se nam odpre okno, kjer izberemo ali vnesemo ime zaznamka ter ga s klikom na gumb Add (v slovenski verziji Dodaj) dodamo v dokument, kot nam to kaže slika:

Postopek ponovimo za vse postavke dokumenta in nato predlogo shranimo. Ko imamo predlogo narejeno, jo lahko dodamo med ostale predloge. Postopek dodajanja je opisan na strani predloge za tiskanje [4.32.2].

Ko bomo kasneje predlogo uporabili, nam program zaznamke avtomatsko zamenja s konkretnimi podatki iz izdanega dokumenta.

 

4.32.2.2. Kako pripravimo predlogo za tiskanje v jeziku HTML?

4.32.2.2.1 Struktura datoteke s predlogo

Predlogo za tiskanje dokumentov v formatu HTML oblikujemo kot skupek več datotek v kompresiranem arhivu tipa ZIP.

ZIP arhiv vsebuje naslednje datoteke:

• doc_template.html - v tej datoteki določimo izgled glave in celotne vsebine dokumenta (račun, predračun, ...). Datoteka mora biti obvezno prisotna v arhivu ZIP.
• doc_template_footer.html - v tej datoteki določimo izgled noge dokumenta. Poleg noge dokumenta lahko določimo tudi pozicijo in način številčenja strani. Če datoteka ni prisotna v arhivu, potem se dokumenti izpisujejo brez noge.
• ostale datoteke (slike, CSS, itd.). Prisotnost drugih datotek je opcijska.

4.32.2.2.2 Določitev formata strani in kvalitete izpisa

Velikost strani in druge lastnosti datotek PDF določimo znotraj datoteke doc_template.html na začetku datoteke znotraj poglavja HEAD z atributi oznake HTML2PDF. Primer:

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
    <html2pdf page-size="A4" orientation="Portrait" dpi="300" margin-bottom="30mm" margin-top="10mm" lowquality="yes" grayscale="no" zoom="0" disable-smart-shrinking="0" />
    <meta charset="utf-8" />
    ...

Format določimo z naslednjimi atributi:

4.32.2.2.3 Kako dodamo zaznamke in določimo kje se izpišejo podatki

Spodnji primer z zaznamki s podatki o kupcu in glavi dokumenta prikazuje kako znotraj datoteke HTML določimo kje se izpišejo podatki in določimo zaznamke v datoteki HTML:

<!DOCTYPE html>
<html>
...
<body>
    ...
    <section id="podatki-glava">
        <p id="podatki-stranka">
            <strong><data bookmark="KupecNaziv">Janez Novak</data></strong>
            <dataSection bookmark="KupecNaziv2" removeEmpty="true"><strong><br><data>ACME COMPANY d.o.o.</data></strong></dataSection>
            <dataSection bookmark="KupecUlica" removeEmpty="true"><br><data>Slepa ulica 123</data></dataSection>
            <br><data bookmark="xmlBookmarkKupecPosta">1000</data>   <data bookmark="xmlBookmarkKupecKraj">Ljubljana</data>
            <br><br><dataSection bookmark="KupecDavcnaStevilka" removeEmpty="true">ID DDV: <data>123456789</data></dataSection>
        </p>
        <p id="podatki-racun">
            <strong>RAČUN ŠT.: <data bookmark="StevilkaDokumenta">01-0001-1</data></strong>
            <br><br><data bookmark="KrajIzstavitveDokumenta">Šentilj</data>, dne: <data bookmark="DatumInCasIzstavitveDokumenta">1.4.2018 10:52</data>
            <br>Zapadlost: <data bookmark="DatumZapadlosti">15.4.2018</data>
            <br>Datum dobave: <data bookmark="DatumOpravljeneStoritve">1.4.2018</data>
            <br><br>Način plačila: <data bookmark="NacinPlacila">gotovina</data>
        </p>
    </section>
    ...

Kot je razvidno iz primera se podatki izpišejo znotraj HTML oznake data. Ime zaznamka s podatki določa atribut bookmark.

Če želimo, da se pred podatkom izpiše določeno besedilo samo v primeru prisotnosti podatka v zaznamku (npr. besedilo "ID DDV:" samo v primeru, če je na računu prisotna DDV številka), potem celoten izsek HTML vpišemo znotraj oznake dataSection, ki ji v atributu bookmark določimo na kateri zaznamek se le-ta nanaša. V primeru uporabe za več istočasnih pogojev se lahko poslužujemo vgnezdenih oznak dataSection. V temu primeru jih lahko definiramo zaporedoma (dataSection, dataSection2,...). Maksimalni nivo oz. število vgnezdenih je 5 (dataSection5).

Spodnji primer prikazuje kake se izpisuje država kupca v primeru tujega kupca/države. Podatek se bo izpisal le v koliko ta obstaja vpisan na kupcu:

...
<dataSection bookmark="KupecDrzavaSamoTujina" removeEmpty="true">
       <dataSection2 bookmark="KupecDrzava" removeEmpty="true">
               <data bookmark="KupecDrzava">Avstrija</data>
       </dataSection2>
</dataSection>
...

V dataSection lahko z atributom removeEmpty="true" določimo, da se izsek HTML znotraj dataSection izpiše samo v primeru prisotnosti podatka znotraj zaznamka na katerega se nanaša dataSection. Če podatka v zaznamku ni, potem bo celotna vsebina dataSection izpuščena iz končnega dokumenta. Na tak način lahko določene dele dokumenta HTML pogojno generiramo samo v primeru prisotnosti določenega podatka na dokumentu.

V dataSection lahko z atributom showOnValue="podatek" določimo, da se izsek HTML znotraj dataSection izpiše samo v primeru, da je vrednost podatka v bookmarku enaka vrednosti vpisani znotraj showOnValue. Na ta način lahko določene dele dokumenta HTML pogojno izpišemo samo v primeru prisotnosti točno določenega podatka na dokumentu.

Spodnji primer prikazuje kako se bo izpisal0 skupaj za plačilo z besedo, le pod pogojem, da je valuta dokumenta evro:

...
<dataSection bookmark="DenarnaValuta" showOnValue="EUR">
       <data bookmark="SkupajZaPlaciloZBesedami">stopeTdeset</data>
</dataSection>  
...

4.32.2.2.4 Izpis postavk v tabelah

Spodnji primer prikazuje kako oblikujemo in določimo pozicijo izpisa podatkov o postavkah dokumenta. Oznaka dataTableRow določa izsek HTML, ki se ponavlja za vsako postavko. Ob vsaki ponovitvi se oznake data napolnijo s podatki naslednje postavke dokumenta.

...
<dataTable bookmark="Postavke">
       <table>
               <tr>
                       <th>Zap. št.</th>
                       <th>Šifra artikla</th>
                       <th width="500mm">Vrsta blaga - storitve</th>
                       <th>kol</th>
                       <th>ME</th>
                       <th>cena brez DDV</th>
                       <th>pop %</th>
                       <th>Vrednost brez DDV</th>
                       <th>Vrednost z DDV</th>
               </tr>
               <dataTableRow>
                       <tr>
                               <td><data bookmark="PostavkePozicija">1</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeSifraArtikla">12334</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeOpis">Tu je opis prvega artikla</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeKolicina">9</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeEnotaMere">kos</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeCenaZDDV">104,576</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkePopust">45</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeZnesekBrezDDV">194,392</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeZnesekZDDV">181,753</data></td>
                       </tr>
               </dataTableRow>
               <dataSample>
                       <tr>
                               <td>2</td>
                               <td>01085CA0</td>
                               <td>Drugi artikel</td>
                               <td>10</td>
                               <td>kos</td>
                               <td>114,162</td>
                               <td>19</td>
                               <td>193,687</td>
                               <td>150,471</td>
                       </tr>
                       <tr>
                               <td>3</td>
                               <td>E282A4A1</td>
                               <td>Zadnji artikel v tabeli</td>
                               <td>5</td>
                               <td>kos</td>
                               <td>155,450</td>
                               <td>11</td>
                               <td>131,949</td>
                               <td>100,868</td>
                       </tr>
               </dataSample>
       </table>
</dataTable>
...

Na primeru je razvidna tudi oznaka dataSample, ki jo uporabljamo med oblikovanjem HTML dokumenta. Celoten odsek kode znotraj oznake dataSample se med generiranjem izpisa ignorira. Ta koda je namenjena samo lažjemu oblikovanju predloge in ne bo vključena v končni dokument.

4.32.2.2.5 Kako vključimo slike

V predlogo lahko vključimo poljubno število slik, ki jih uporabimo za logotipe ali predtiskane podpise na dokumentih. Slike dodajamo z uporabo HTML oznake img in jih preko atributa src referenciramo preko relativne lokacije glede na lokacijo datoteke doc_template.html. Slike vključimo v arhiv ZIP kot ločene datoteke ali pa jih zakodiramo v base64 in dodamo na način "inline" znotraj datoteke HTML.

V kolikor uporabljate slike v ločenih datotekah (PNG, JPEG, GIF), potem bodo le-te vključene samo v izpis dokumenta v formatu PDF. Če želite dokumente izpisovati kar direktno iz brskalnika z uporabo formata HTML, potem morajo biti datoteke vključene v HTML na način "embedded base64 data".

4.32.2.2.6 Kako vključimo izpis črtnih kod, kod QR in slik artiklov na dokument

Slike za katere obstaja zaznamek lahko v dokument vključimo z uporabo običajne HTML oznake img, kjer ne namesto atributa src uporabimo kar atribut bookmark in v njem navedemo ime zaznamka s sliko. Uporabo zaznamkov za slike je razvidna iz sledečega praktičnega primera, ki prikazuje pogojni izpis podatkov in kode QR za davčno potrjevanje računov:

  ...
   <dataSection bookmark="DokumentZOI" removeEmpty="true">
      <div id="code">
          EOR: <data bookmark="DokumentEOR">0868b4c0-4e21-4083-9764-24fdc26c0917</data><br> ZOI: <data bookmark="DokumentZOI">0b9134fd98dd37514235652373b46150</data>
      </div>
      <div id="barcode">
         <img bookmark="DokumentZOIQR">
      </div>
   </dataSection>
   ...

Možnost imamo določene paranetre ob določenih pogojih skriti in prikazati, ko so le ti izpolnjeni ali enaki 0 - primer DDV stopnja, osnova in znesek:

  ...
      <dataSection bookmark="OsnovaDDV1" removeEmptyOrZeroValue="true">
         <tr>
            <td colspan="6">Osnova za DDV 9,5%:</td>   
            <td></td>  
            <td><data bookmark="OsnovaDDV1">30</data></td>     
         </tr>
         <tr>
             <td colspan="6">Znesek 9,5% DDV:</td>
             <td></td>
             <td><data bookmark="ZnesekDDV1">125</data></td>   
         </tr>
      </dataSection>
   ...

Za seznam možnih zaznamkov preberite poglavje s seznamom vseh zaznamkov [4.32.2.3] ali za pomoč kontaktirajte tehnično podporo.

4.32.2.2.7 Splošni napotki za oblikovanje predlog v jeziku HTML

Pri oblikovanju predlog v jeziku HTML se ravnajte v skladu s smernicami za oblikovanje dokumentov HTML za tisk. Namesto relativnega pozicioniranja lahko uporabljate absolutno pozicioniranje in mersko enoto mm (milimeter). Za zahtevne predloge priporočamo, da delo prepustite profesionalcem.

Več napotkov za oblikovanje dokumentov HTML za izpis na tiskalniku boste našli na internetu, npr. https://www.smashingmagazine.com/2015/01/designing-for-print-with-css/.

 

4.32.2.3. Bookmarki oz. zaznamki za predlogo

Ko želimo v Ms Wordu ali HTML narediti predlogo za tiskanje dokumenta, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

Za izpis podatkov o našemu podjetju v glavi ali nogi dokumenta se uporabljajo naslednji bookmarki oz. zaznamki. Podatki se preberejo iz |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki:

Za izpis podatkov o kupcu in dokumentu, se uporabljajo naslednji bookmarki oz. zaznamki:

Poleg teh zaznamkov so za posamezne dokumente (račune [4.32.2.4], avansne račune [4.32.2.5], dobropise [4.32.2.6], ponudbe [4.32.2.7]) na voljo še posebni zaznamki.

Za tabelo postavk je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Postavke .

Za vsote postavk so na voljo naslednji zaznamki:

Za tabelo rekapitulacije po stopnjah DD, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Za tabelo specifikacije DDV je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

4.32.2.3.1 Dodatni bookmarki za uporabo v HTML predlogah

Poleg zgoraj naštetih bookmarkov, katere lahko uporabimo tako v WORD kot HTML predlogah imamo določene, kateri so namenjeni le za uporabo v HTML predlogah:

Uporaba sledečih bookmarkov je v tabeli postavk, kjer je potrebno pod naslovno vrstico dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Postavke .

 

4.32.2.4. Dodatni zaznamki za račun

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za račun:

Na računu je možno izpisati tudi obroke, če so le ti nastavljeni zato imamo na voljo posebne zaznamke za obroke.

Za tabelo obrokov je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Obroki .

Na računu je možno izpisati tudi zabeležena plačila, če so le ta prisotna na računu.

Za tabelo zabeleženih plačil je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek ZabelezenaPlacila .

Na računu je možno izpisati tudi seštevek tež prodanih artiklov po primarni/sekundarni skupini.

Za tabelo je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce) za primarne skupine:

ali za sekundarne skupine:

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek TezaPoPrimSkupinahArtikla  za primarne skupine in zaznamek TezaPoSekSkupinahArtikla  za sekundarne skupine. Za izpis skupnega seštevka tež, je možno uporabiti zaznamka TezaPoPrimSkupinahArtiklaSkupajTeza  in TezaPoSekSkupinahArtiklaSkupajTeza .

Na računu je možno izpisati tudi seštevek količin prodanih artiklov po primarni/sekundarni skupini in enoti mere.

Za tabelo je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce) za primarne skupine:

ali za sekundarne skupine:

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KolPoPrimSkupinahArtikla  za primarne skupine in zaznamek KolPoSekSkupinahArtikla  za sekundarne skupine. Za izpis skupnega seštevka tež, je možno uporabiti zaznamka KolPoPrimSkupinahArtiklaSkupajTeza  in KolPoSekSkupinahArtiklaSkupajTeza .

 

4.32.2.5. Dodatni zaznamki za avansni račun

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za avansni račun:

 

4.32.2.6. Dodatni zaznamki za dobropis

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za dobropis:

 

4.32.2.7. Dodatni zaznamki za ponudbo

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za ponudbo:

 

4.32.2.8. Dodatni zaznamki za naročilo dobavitelju in dobavnico

Dodatni zaznamki postavk dobavnice:

Dodatna postavka za skupne znske na podlagi zgornjih postavk v tabeli:

 

4.32.2.9. Dodatni zaznamki za opomin

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za opomin.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

 

4.32.2.10. Dodatni zaznamki za naročilo kupca

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za naročilo kupca.

 

4.32.2.11. Dodatni zaznamki za rezervacijo

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za rezervacijo.

Podatki udeležencev:

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Udelezenci .

Podvojen izpis podatkov udeležencev:

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Udelezenci2 .

Podatki obračunskih postavk rezervacije:

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek ObracunPostavke .

Podatki zabeleženih plačil rezervacije:

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Placila .

 

4.32.2.12. Dodatni zaznamki za medskladiščni prenos

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za izpis medskladiščnice.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

 

4.32.2.13. Dodatni zaznamki za prevzemni list

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za prevzemni list.

Zaznamki za izpis postavk.

Zaznamki za seštevke postavk:

Zaznamki za izpis zneseka stroškov transporta, carine, ipd.

 

4.32.2.14. Bookmarki oz. zaznamki za delovni nalog

Ko želimo v MS Wordu narediti predlogo za tiskanje delovnega naloga, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

Za tabelo postavk naročenih izdelkov je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNNaroceniIzdelki

Za vsote postavk tabele naročenih izdelkov so na voljo naslednji zaznamki:

Za tabelo postavk prevzetega materiala na delovni nalog je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNPrevzetMaterial

Za vsoto postavk tabele prevzetega materiala na delovni nalog je na voljo naslednji zaznamek:

Za tabelo postavk porabljenega materiala v proizvodnji je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNPorabljenMaterial

Za vsote postavk tabele porabljenega materiala v proizvodnji so na voljo naslednji zaznamki:

Za tabelo postavk dobavljenega materiala je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNDobavljenMaterial

Za vsote postavk tabele dobavljenega materiala so na voljo naslednji zaznamki:

Za tabelo postavk obračunanih delovnih ur je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNDelovneUre

Za vsote postavk tabele obračunanih ur so na voljo naslednji zaznamki:

Za skupni znesek na delovnem nalogu uporabimo naslednji zaznamek:

 

4.32.2.15. Dodatni zaznamki za dokument nivelacije

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za izpis dokumenta nivelacije cene.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

 

4.32.2.16. Dodatni zaznamki za medsebojno kompenzacijo

Ko želimo v MS Wordu narediti predlogo za tiskanje medsebojne kompenzacije, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

Na medsebojni kompenzaciji imamo na voljo posebne zaznamke za izpis terjatv:

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KompOdprteTerjatve .

Na medsebojni kompenzaciji imamo na voljo posebne zaznamke za izpis obveznosti:

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KompOdprteObveznosti .

 

4.32.2.17. Dodatni zaznamki za reverz

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za reverz.

 

4.32.2.18. Dodatni zaznamki za darilni bon

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za darilne bone:

 

4.32.2.19. Dodatni zaznamki za uporabo v privzetih predlogah iz galerije predlog

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za nastavitve izspisa in se uporabljajo trenutno v privzetih predlogah v Galeriji predlog pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve videza dokumentov:

	Slika 207: Galerija predlog

Ti zaznamki so običajno vključeni v oznako dataSection, kjer preverjamo če je pogoj izpolnjen, se izpiše.

Primer uporabe za izpis šifra artikla, če ta obstaja za zaznamek ItemsShowBoolCode

<main>
    <section id="invoice-items">
       <table class="list-table">
           <tr>
                <dataSection bookmark="ItemsShowBoolCode" showOnValue="1">
                     <th>Šifra artikla</th>
                </dataSection>
            </tr>
        ...
             <dataTableRow bookmark="Postavke">
            <tr>
                 <dataSection bookmark="ItemsShowBoolCode" showOnValue="1">
                      <td><data bookmark="PostavkeSifraArtikla">123456</data></td>
                 </dataSection>
             </tr>
        ...
        <table>
    </section>
</main>

Primer nam prikazuje, da se bo naslovna prva vrstica "Šifra artikla" v stolpcu tabele postavk izpisala le, če bo izpolnjen pogoj in bo zaznamek ItemsShowBoolCode imel vrednost 1. Podobno velja še za celotni stolpec, ki s eizpolni za šifro artikla. Torej če ta pogoj ni izpolnjen, stolpca za izpis šifre artikla ne bo.

4.32.2.20. Seznam zaznamkov

Zaznamki v povezavi nastavitev glave in pozicije logotipov

Zaznamki v povezavi nastavitev dokumenta

Zaznamki v povezavi tabele postavk

Zaznamki v povezavi skupnih zneskov dokumenta in obročnih plačil:

Zaznamki v povezavi izpisa zaključnih besedil in noge

 

Primeri predlog za tiskanje računov

V tem poglavju smo pripravili nekaj primerov predlog za tiskanje računov in drugih vrst dokumentov. Predloge so pripravljene za urejanje in takojšno uporabo.

Ko se odločite za konkreten izgled računa morate naredit naslednje:

• S klikom na predlogo dokumenta prenesete datoteko na vaš računalnik.
• Predlogo odprete v urejevalniku besedil (za HTML predloge) ali v programu MS Word in jo dopolnite s podatki vašega podjetja.
• Nato se prijavite v program in predlogo preko menija Prodaja|Šifranti in nastavitve|Nastavitve videza dokumentov(logotipi, besedila...) v zavihku Predloge za tiskanje prenesete v program.

Galerija predlog za tiskanje dokumentov v formatu Word:

Oglejte si vnaprej pripravljene predloge za tisk dokumentov:

• Enostavne (privzete) predloge

• Klasične predloge:

• Kompleksne predloge

• Sodobne predloge

 

4.32.2.20.1. Primer izgleda dokumenta: Enostavna z maloprodajnimi cenami

4.32.2.20.1.1 Datoteke

4.32.2.20.1.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.2. Primer izgleda dokumenta: Enostavna z veleprodajnimi cenami

4.32.2.20.2.1 Datoteke

4.32.2.20.2.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.3. Primer izgleda dokumenta: Enostavna - za spletne trgovine

4.32.2.20.3.1 Datoteke

4.32.2.20.3.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.4. Primer izgleda dokumenta: Klasična

4.32.2.20.4.1 Datoteke

4.32.2.20.4.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.5. Primer izgleda dokumentov: Klasična - odvetniška

4.32.2.20.5.1 Datoteke

4.32.2.20.5.2 Izgled dokumentov na primeru

 

4.32.2.20.6. Primer izgleda dokumenta: Klasična

4.32.2.20.6.1 Datoteke

4.32.2.20.6.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.7. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

4.32.2.20.7.1 Datoteke

4.32.2.20.7.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.8. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

4.32.2.20.8.1 Datoteke

4.32.2.20.8.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.9. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

4.32.2.20.9.1 Datoteke

4.32.2.20.9.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.10. Primer izgleda dokumenta: Sodobna

4.32.2.20.10.1 Datoteke

4.32.2.20.10.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.11. Primer izgleda dokumenta: Sodobna

4.32.2.20.11.1 Datoteke

4.32.2.20.11.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

Primeri predlog za tiskanje računov

V tem poglavju smo pripravili nekaj primerov HTML predlog za tiskanje računov in drugih vrst dokumentov. Predloge so pripravljene za urejanje in takojšno uporabo.

Ko se odločite za konkreten izgled računa morate naredit naslednje:

• S klikom na predlogo dokumenta prenesete arhivsko ZIP datoteko na vaš računalnik.
• Predlogo odprete v urejevalniku besedil (za HTML dokumente) in jo dopolnite s podatki vašega podjetja.
• Nato se prijavite v program in predlogo preko menija Prodaja|Šifranti in nastavitve|Nastavitve videza dokumentov(logotipi, besedila...) v zavihku Predloge za tiskanje prenesete v program.

Galerija predlog za tiskanje dokumentov v formatu HTML:

Oglejte si vnaprej pripravljene predloge za tisk dokumentov:

• Enostavne (privzete) predloge

• Klasične predloge:

• Kompleksne predloge

 

4.32.2.20.12. Primer izgleda dokumenta: Enostavna HTML z maloprodajnimi cenami

4.32.2.20.12.1 Datoteke

4.32.2.20.12.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.13. Primer izgleda dokumenta: Enostavna-HTML

4.32.2.20.13.1 Datoteke

4.32.2.20.13.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.14. Primer izgleda dokumenta: Klasična HTML

4.32.2.20.14.1 Datoteke

4.32.2.20.14.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.15. Primer izgleda dokumenta: Klasična HTML

4.32.2.20.15.1 Datoteke

4.32.2.20.15.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.16. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna HTML kupec desno

4.32.2.20.16.1 Datoteke

4.32.2.20.16.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.17. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna HTML kupec levo

4.32.2.20.17.1 Datoteke

4.32.2.20.17.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.2.20.18. Primer izgleda dokumenta: POS tiskalnik 80mm HTML

4.32.2.20.18.1 Datoteke

4.32.2.20.18.2 Izgled dokumentov na primeru računa

 

4.32.3. Nastavitve besedil

Poleg logotipov lahko na izdanih dokumentih določimo tudi privzeta besedila, ki se izpišejo v vsebinskemu delu dokumenta torej pred in za tabelo s postavkami dokumenta.

Možnosti, ki jih imamo so prikazane na spodnji sliki:

• Vpišemo besedilo, ki se naj izpiše na dokumentu zgoraj.

• Vpišemo besedilo, ki se naj izpiše na dokumentu spodaj.

• Vpišemo besedilo, ki se naj izpiše na dokumentu spodaj levo.

• Vpišemo besedilo, ki se naj izpiše na dokumentu spodaj desno.

V nastavitvah besedil lahko uporabljamo tudi način, ki nam omogoča, da se željeno besedilo izpiše avtomatsko. Na voljo imamo določene besede, ki jih moramo zapisati med dvema znakoma $ in program nam avtomatsko izpiše podatke.

Primer:

$NAZIV$, $SKLIC$, ...

Te besede lahko poljubno vključujemo v besedilo.

Dodatno za avansni račun:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

4.32.4. Nastavitve glave dokumenta

• Nastavitve za izpis v glavi dokumenta

1. V prazno polje vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo v glavi dokumenta. Prav tako izberemo ali naj se besedilo izpiše na levi/desni strani oz. na sredini dokumenta.
2. Poravnamo lahko tudi logotip katerega velikost lahko tudi sami določimo tako, da vpišemo poljubno širino logotipa v % glede na širino glave dokumenta in kolikokrat v % želimo logotip povečati v primeru, da je premajhen.
3. V kolikor želimo, da se prva vrstica v glavi dokumenta izpiše s krepkimi črkami, to možnost tudi odkljukamo.

	Slika 227: Nastavitve za glavo dokumenta

V formatu RTF/PDF lahko določimo glavo dokumenta tako, da se bo v glavi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu PNG ali JPEG.

V formatu HTML pa lahko določimo glavo dokumenta tako, da se bo v glavi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu GIF ali JPG.

S klikom na gumb Choose file oz. Brskaj poiščemo ustrezno sliko v svojih dokumentih in jo izberemo tako, da kliknemo nanjo. Nato jo dodamo v glavo dokumenta s klikom na gumb Prenesi datoteko:

S klikom na gumb Odstrani logotip lahko logotip tudi zbrišemo, če ga več ne želimo v glavi dokumenta.

 

4.32.5. Nastavitve noge dokumenta

• Nastavitve za izpis v nogi dokumenta

1. V prazno polje vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo v nogi dokumenta. Prav tako izberemo ali naj se besedilo izpiše na levi/desni strani oz. na sredini dokumenta.
2. Poravnamo lahko tudi logotip katerega velikost lahko tudi sami določimo tako, da vpišemo poljubno širino logotipa v % glede na širino noge dokumenta in kolikokrat v % želimo logotip povečati v primeru, da je premajhen.
3. V kolikor želimo, da se prva vrstica v nogi dokumenta izpiše s krepkimi črkami, to možnost tudi odkljukamo.

	Slika 229: Nastavitve za izpis noge dokumenta

V formatu RTF/PDF lahko določimo nogo dokumenta tako, da se bo v nogi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu PNG ali JPEG.

V formatu HTML pa lahko določimo nogo dokumenta tako, da se bo v nogi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu GIF ali JPG.

S klikom na gumb oz. poiščemo ustrezno sliko v svojih dokumentih in jo izberemo tako, da kliknemo nanjo. Nato jo dodamo v nogo dokumenta s klikom na gumb Prenesi datoteko:

S klikom na gumb Odstrani logotip lahko logotip tudi zbrišemo, če ga več ne želimo v nogi dokumenta.

 

4.32.6. Dodatne nastavitve

V sklopu nastavitev videza dokumentov [4.32] so na voljo tudi dodatne nastavitve izpisa se nanašajo predvsem na:

• izpis stolpcev v tabeli postavk in pa uvozu podpisa (žig in podpis) podjetja.

	Slika 231: Dodatne nastavitve za izpis dokumentov

V kolikor želimo nastavitve spremeniti, je potrebno v seznamu stolpcev izpisanih pod "Podrobnosti izpisa postavk dokumenta:" izbrati željene.

• Pomik izpisa za centriranje pri tiskanju na predtiskane formularje - namenjeno izpisu npr. UPN QR obrazca, kjer centriramo izpis v celico na formularju

• Skeniran podpis - lahko se podpišemo, žigosamo in skenirajo sliko uvažamo v sistem za izpis. Ta podpis lahko nato pozicioniramo levo/desno in posljubno povečujemo.

 

4.32.7. Šifrant zaključnih besedil

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Zaključna besedila za dokumente si lahko prednastavimo določena zaključna besedila oz. klavzule za različne vrste prodaje na prodajnih dokumentih.

Tako lahko npr. za vrsto prodaje "Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU" nastavimo klavzulo oz. zaključno besedilo tako, da kliknemo na gumb Novo zaključno besedilo in v oknu povezavo [+]Vnos zaključnega besedila:

Odpre se nam prazno polje za vnos željenega teksta:

Vsa vnesena besedila lahko vidimo na seznamu le teh in jih lahko kadarkoli spremenimo:

S tem, ko tekst oz. posamezno zaključno besedilo shranimo oz. ga potrdimo, se nam bo na vseh računih kjer bomo izbrali identično vrsto prodaje, to besedilo tudi prikazalo na samem dokumentu v obliki zaključnega besedila.

 

4.33. Davčno potrjevanje dokumentov

Program e-računi je prilagojen vsem zahtevam katere izhajajo iz zakona o davčnem potrjevanju računov.

Za pošiljanje gotovinskih dokumentov na FURS preko programa e-računi, je potrebno:

• uvoziti digitalni certifikat [4.33.5],
• vpisati podatke o poslovnih prostorih in jih posredovati na FURS [4.33.6],
• vnesti gotovinske blagajne oz. oznake le teh [9.1],
• dopolniti podatke o uporabnikih programa [20.9],
• V kolikor ne uporabljate splošnih nastavitev za tisk - urejanje predlog [https://e-racuni.com/siblog/davcne-blagajne-in-kaj-moramo-spremeniti-na-izpisu-racunov-po-1-1-2016/]
• V kolikor uporabljate POS client ali POS touch - Preverjanje izpisa črtnih kod na POS tiskalnikih [22.9]
• določiti način številčenja dokumentov (na nivoju blagajne [9.1] ali na nivoju poslovne enote [4.33.6]).

Glede na to, da bo po novi davčni zakonodaji potrebno pošiljati tudi podatke o uporabniku - bolj natančno davčna številka uporabnika je potrebno dopolniti podatke o uporabnikih z njihovo davčno številko. To lahko uredite pod |Partnerji |Vsi partnerji |Uporabniki.

Iz novega zakona o davčnem potrjevanju računov izhaja tudi obvezna dopolnitev vsebine gotovinskih računov, ki vključuje tudi izpis izstavljalca računa $IZSTAVIL$ v eno izmed oken prednastavljenih besedil pod |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (logotipi, besedila...)

	Slika 232: Vnos izstavitelja računa

4.33.1 OBVEZNA DOPOLNITEV PREDLOG ZA TISKANJE DOKUMENTOV

Če gotovinske račune izpisujete na predloge za tiskanje dokumentov, narejene v programu Word, jih boste sedaj morali prilagoditi oz. dopolniti z novimi zaznamki (bookmark-i):

Dopolnitev je obvezna na predlogah za tiskanje računov, avansnih računov in dobropisov.

Za izdelavo takšne predloge, je potrebno, da si predhodno uredite Windows font: CODE128, ki je po zakonodaji obvezen, saj omogoča izpis črtne kode.

Postopek: V vašem urejevalniku dokumentov (npr. Word, OpenOffice, WPS Writter ) preverite ali že imate na razpolago pisavo (font) CODE 128. V kolikor ga še nimate, si lahko novo pisavo namestite iz sledeče povezave: CODE 128 [http://help.e-racuni.com/WikiDoc/files-wiki/code128.ttf].Datoteko "code128.ttf" si kopirajte na mesto: C:\Windows\Fonts in ponovno odprite Word. Sedaj bi nova pisava morala biti na voljo.

4.33.2 ŠTEVILČENJE DOKUMENTOV

Računi, dobropisi in avansni računi izstavljeni v spletni verziji program se po novem številčijo paralelno. Vsak dokument prejme interno številko dokumentov po obstoječem sistemu. Vsak gotovinski dokument, ki je vezan na blagajno pa po novem prejme dodatno davčno (fiskalno) številko.

FURS je namreč predpisal številčenje v enotnem zaporedju ne glede na poslovno leto in vrsto dokumenta. Obstoječi sistem pa je dokumente številčil glede na poslovno leto in vrsto dokumenta. Iz tega razloga smo uvedli vzporedno številčenje po obeh sistemih.

Za ločen izpis davčne in interne številke dokumenta lahko na predlogah v Word uporabite naslednje zaznamke:

4.33.3 Številčenje v programu POS client

Na gotovinskih računih izstavljenih s programom POS client se NE vodi ločeno zaporedje številk, ker je znotraj POS client-a mogoče izstavljati samo eno vrsto dokumenta - račun. Za vse POS račune velja, da je datum opravljene storitve enak datumu dokumenta zato je interna številka VEDNO enaka davčni številki, uporablja pa se izključno zaporedje vodeno po blagajni zato, da dodeljevanje številk deluje tudi v primeru izpada internetne povezave.

4.33.4 DAVČNO POTRJEVANJE NEGOTOVINSKIH RAČUNOV

Možno je tudi potrjevati negotovinske računa, torej račune, na katerih je izbran način plačila:

• Nakazilo na TRR
• PayPal
• Moneta
• Direktna obremenitev

Negotovinska plačila se potrdijo s pogojem, da je blagajna izbrana na računu:

	Slika 233: Vnos blagajne na negotovinski račun pred izstavitvijo.

	Slika 234: Fiskalizacija takšnega računa

 

4.33.5. Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje

Za pošiljanje gotovinskih dokumentov na FURS je potreben uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje. Pridobite ga lahko na FURS-u. Zahtevek za pridobitev digitalnega certifikata lahko oddate sami ali pa za to pooblastite vaš računovodski servis.

Digitalni certifikat je zaupen dokument, katerega uvozimo v modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Procesi in integracija |Digitalni certifikati s klikom na gumb Dodaj novi dig. certifikat:

	Slika 235: Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje

V kolikor je certifikat pravilno uvožen v program, mu je dodeljen status - aktiven.

Po uvozu digitalnega certifikata je potrebno vnesti podatke o poslovnih enotah ter jih posredovati na FURS [4.33.6].

 

4.33.6. Vnos, urejanje in registracija poslovnega prostora

V modulu |Nastavitve |Šifranti podjetja |Poslovne enote lahko s klikom na gumb Dodaj novo poslovno enoto vnesete podatke o poslovni enoti:

	Slika 236: Vnos poslovne enote

Za oznako poslovnega prostora lahko koristimo števila od 0-9 ali črke od A-Z brez presledkov. Oznaka, ki jo tukaj določite kot oznako poslovnega prostora se upošteva pri številčenju računov, dobropisov in avansnih računov, ki so vezani na to poslovno enoto.

ŠTEVILČENJE DOKUMENTOV

Znotraj maske za vnos podatkov o poslovnih prostorih lahko določimo tudi način številčenja dokumentov:

	Slika 237: Izbira načina številčenja

V kolikor izberemo zaporedje se vodi centralno na nivoju PE, potem lahko v nadaljevanju določimo način številčenja dokumentov, vezanih na to izbrano poslovno enoto.

V polju Zaporedje se prične s številko: lahko določimo:

• Enotno številčenje: v polje vpišite 1. S takšnim vnosom določamo, da se s pričetkom novega poslovnega leta številčenje dokumentov nadaljuje oz. se ne prične s številko 1.
• Številčenje po poslovnih letih: v polje vpišite 16000001 za poslovno leto 2016, 17000001 za leto 2017 in tako dalje. S takšnim vnosom določamo, da se s pričetkom novega poslovnega leta številčenje dokumentov priče v novem zaporedju, torej s številko 1.

V kolikor v polju Način številčenja izberemo zaporedje se vodi na nivoju blagajne, potem podatek o Zaporedje se prične s številko vpišemo na enak način, kot navedeno zgoraj, le da preko modula |Blagajna |Blagajne.

Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu. Za prijavo poslovnega prostora na FURS, izberemo povezavo desno od statusa PE:

S klikom na "Prijava poslovnega prostora na FURS" se nam odpre še spodnji potrditveni obrazec v katerem pregledamo podatke in potrdimo z gumbom V redu:

	Slika 239: Ponovno preverjanje podatkov za vnos

Porijavljene in pravilno vnešene poslovne enote imajo vnešen podatek od kdaj registracija enote velja in kdaj je bila izvedena:

	Slika 240: Tabela poslovnih enot registriranih na FURS-u

 

4.33.7. Uvoz novega digitalnega certifikata za davčno potrjevanje dokumentov, ko poteče trenutni

V primeru, ko poteče trenutni digitalni certifikat za davčno potrjevanje računov, je potrebno najprej pridobiti novega na strani eDavki ter nato novega aktivirati po naslednjem postopku:

• V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Procesi in integracija |Digitalni certifikati lahko pregledamo naše certifikate. V kolikor je potekel datum veljavnosti trenutnega certifikata bo to v programu označeno z rdečo barvo:

• S klikom na certifikat ga izberemo in mu spremenimo status na neaktiven:

• Nato uvozimo nov certifikat na enak način, kot smo uvozili prejšnjega oz. po navodilih na strani Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje računov [4.33.5].

• V seznamu vseh certifikatov tako najdemo predhodnega, ki bo označen, kot neaktiven in nov aktiven certifikat:

• Zadnji korak pri aktivaciji novega digitalnega certifikaga je, da pod |Nastavitve |Šifranti podjetja |Poslovne enote prijavimo spremembo na obstoječi poslovni enoti [4.33.6] in jo potrdimo z gumbom Prijava prostora na FURS.

 

4.33.8. Nastavitve začetne zaporedne številke dokumenta za davčno potrjevanje

Ko smo uvozili digitalni certifikat za davčno potrjevanje računov [4.33.5] in vnesli podatke poslovne enote [4.33.6], je potrebno za pravilno zaporedje številčenja davčno potrjenih dokumentov nastaviti tudi blagajno [9.1]. Blagajna v primeru davčnega potrjevanje računov namreč v programu predstavlja oznako naprave.

Nastavitve številčenja so seveda odvisne tudi od internega akta, ki smo ga ali ga bomo, v skladu s temi nastavitvami tudi pripravili. Kako pripravimo interni akt je opisano na povezavi:

Interni akt za davčno potrjevanje računov [https://edavki.durs.si/EdavkiPortal/openportal/CommonPages/Opdynp/PageD.aspx?category=interni_akt_po]

Zaporedje številk davčno potrjenih dokumentov v osnovi ne predvideva številčenja po poslovnih letih in je enotno za vse davčno potrjene dokumente (računi, dobropisi, storno računi, bremepisi, avansni računi), ki se izdajajo na posamezni napravi (blagajni) in poslovni enoti. Številčenje se tako privzeto nadaljuje v enotnem oz. istem zaporedju tudi z vsakim naslednjim poslovnim letom.

 

5. Nabava in prejeti računi

Modul prejeti računi omogoča spremljanje in knjiženje prejetih računov, avansnih računov in dobropisov. Poleg knjiženja in obračuna DDV vam program omogoča tudi digitalno arhiviranje in dostop do prejete dokumentacije v elektronski obliki. Dostop do dokumentnega arhiva je mogoč preko spletnega in preko mobilnega vmesnika.

	Slika 243: Pretok podatkov iz modula Prejeti računi

Na podlagi vnosa prejetih dokumentov je možno izvajati naslednja opravila:

• Knjiženje prejetih računov [5.17], dobropisov in avansnih računov.
• Generiranje elektronskih plačilnih nalogov za plačilo prejetih računov [5.16].
• Pregled odprtih obveznosti.
• Vodenje obveznosti za povračila materialnih stroškov.
• Vodenje evidence računov plačanih s poslovno kartico.
• Obračun vstopnega DDV in knjiga prejetih računov [12.6].
• Elektronsko arhiviranje [5.18] prejetih računov, dobropisov in avansnih računov.

V primeru, da ima podjetje zunanje računovodstvo modul prejeti računi omogoča vpogled v podatke tako podjetju t.j. stranki, kot tudi računovodstvu. Stranka lahko samostojno vnaša in plačuje prejete račune, računovodstvo pa prejete račune preveri in knjiži v glavno knjigo.

	Slika 244: Ena od možnih delitev dela med stranko in računovodstvom

 

5.1. Pregled in iskanje prejetih računov

Do prejetih računov pridemo preko menija |Nabava |Prejeti računi. Odpre se nam seznam prejetih računov:

	Slika 245: Pregled in iskanje prejetih računov

Delo s prejetimi računi poteka v skladu s standardnim vzorcem za urejanje dokumentov [3.8]. Prejete račune spreminjamo enako kot pri izdanih računih [4.5].

5.1.1 Kriteriji iskanja

Če želimo dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani. Tako lahko prejete račune listamo v okviru omejitev, ki smo jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

Ko vnesemo vse podatke, s klikom na iskanje pričnemo iskanje in računalnik nam izpiše vse račune, ki ustrezajo vnešenim podatkom.

	Slika 250: Primer vnosa kriterijev iskanja

V pregledu prejetih računov nas program z lučko opozarja, da prejeti račun še ni bil knjižen v glavni knjigi [13]. Dodatno nas program z rdeče obarvanim ozadjem pri določenih prejetih računih opozarja, da vnos računa še ni dokončan. Z rdečo barvo nas program opozarja v dveh primerih:

• Vsota zaračunanih postavk se ne ujema s skupnim zaračunanim zneskom za plačilo.
• Konto stroška na katerega se knjiži postavka prejetega računa ni določen.

Poleg rumene lučke in rdeče obarvanega ozadja lahko vidimo tudi gumb , ki ga lahko uporabimo v primeru ponavljajočega vnosa mesečnih računov. Dovolj je, da prejeti račun kontiramo samo enkrat nato pa vsak mesec z uporabo gumba skopiramo prejeti račun prejšnega meseca v tekoči mesec ter mu vpišemo nove podatke iz glave računa.

Včasih računalnik ne najde računa, ki bi ustrezal našim iskalnim kriterijem in takrat nas na to tudi opozori.

	Slika 251: Opozorilo, da računalnik ne najde ustreznega računa

Na strani |Prejeti računi-pregled in iskanje imamo tudi meni z dodatnimi možnostmi |Več.... Izbiramo lahko med možnostmi, kot je to prikazano na sliki:

Izbira prve možnosti nam omogoča, da dokument natisnemo v obliki, kot jo vidimo na zaslonu (HTML). Dokument pa lahko natisnemo tudi v obliki tabel, za kar kliknemo na drugo možnost in dokument se nam odpre v programu Excel. S klikom na tretjo možnost lahko dokument knjižimo v prejete račune.

Pod |Več... imamo dodatne možnosti:

• Knjiženje prikazanih dokumentov - masovno knjiženje prikazanih prejetih računov na novo temljnico.
• Masovno registriranje dokumentov za ePobot in
• Druga poročila in izpisi - Excel dokument, kjer lahko izvozimo prejete račune po stroškovnih mestih z razvidno rekapitualcijo.

5.1.2 Brisanje prejetih računov

Prejete račune pa lahko tudi izbrišemo. S klikom na lahko obstoječi račun izbrišemo. Ko kliknemo na ta gumb, nas računalnik vpraša ali smo prepričani,da želimo izbrisati račun.

	Slika 253: Računalnik nas vpraša, ali res želimo izbrisati račun

S klikom na gumb Ok se izbrani račun izbriše.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju prejetih računov:

 

5.2. Vnosna maska prejeti račun

	Slika 254: Vnosna maska prejetega računa

V vnosno masko, ki jo ponazarja zgornja slika, se vpišejo podatki z glave računa. Polja, ki so označena z zvezdico, je potrebno obvezno izpolniti, sicer program ne more dokončati vnosa.

Pravilen vnos podatkov v zgornja vnosna polja je pomemben zaradi avtomatskega knjiženja prejetih računov. Pri avtomatskem knjiženju obveznosti je še posebno pomemben pravilen vnos v polju Način plačila . Program razlikuje naslednje načine plačila:

• nakazilo na TR  - izberemo takrat, ko prejmemo račun, ki ga je potrebno plačati z nakazilom na transakcijski račun [5.16].
• povračilo materialnih stroškov  - izberemo takrat, ko je zaposleni založil lasten denar za podjetje. Znesek Za plačilo  se knjiži, kot obveznost za materialne stroške do zaposlenega, če gre za nosilca s.p. pa na pretoke med gospodinjstvom in s.p. Izbran konto je odvisen od podatkov, ki jih vnesemo pri zaposlenem.
• plačano s poslovno kartico  - izberemo takrat, ko je račun že plačan s poslovno kartico in moramo knjižiti obveznost do izdajatelja poslovne kartice. Če je račun plačal zaposleni s svojo privatno kreditno kartico, označimo račun kot materialni strošek.
• drugo  - izberemo takrat, ko obveznost do dobavitelja poravnamo na drug način (že plačano s predplačilom, kompenzacija, asignacija,...). Pri tem načinu plačila lahko tudi izberemo konto na katerega se plačilo knjiži, kot to kaže spodnja slika:

	Slika 256: Izberemo konto na katerega bomo knjižili plačilo

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu. Za tem se izpiše stran s podatki vnešenega računa.

 

5.3. Predogled prejetega računa

Na strani za predogled vnešenih podatkov prejetega računa, lahko dosedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom podatkov nismo zadovoljni.

Primer predogleda računa brez postavk:

	Slika 257: Predogled vnešenih računov brez postavk

Na zgornji sliki vidimo, da nismo vnesli nobene postavke prometa.To lahko storimo na dva načina in sicer:

• s klikom na gumb Vnos prometa, glej Vnos prometa [5.10]
• s klikom na gumb Vnos postavke prometa, glej Vnos postavke prometa [5.5]

Lahko pa tudi dodamo artikle na naš račun in to naredimo s klikom na gumb Dodajanje artiklov, glej Dodajanje artiklov [5.12].

Ko smo vnesli promet oz. postavko, izgleda predogled računa npr. tako, kot kaže spodnja slika:

	Slika 258: Predogled vnešenih računov

5.4. Katere funkcije so nam na voljo na tej strani?

Na vrhu strani se nahaja standardna orodna vrstica [3.9], ki je opisana v uvodnem poglavju [3.9] navodil.

Na orodni vrstici je dodaten gumb . S klikom na ta gumb lahko vnešenim podatkom pripnemo [5.18] slikovno datoteko s skeniranim dokumentom in tako dokument optično elektronsko arhiviramo [5.18].

Pri podatkih o dobavitelju lahko s klikom na ikono preidemo v šifrant partnerjev na podatke o dobavitelju.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na vnosu oz. urejanju prejetega računa:

 

5.5. Vnos postavk prejetega računa

	Slika 259: Program opozarja, da je potrebno vnesti še postavke račune

Ko smo prišli na to stran, nas računalnik opozori, da nismo vnesli postavk dokumenta. Kliknemo za vnos podatkov o zaračunanih postavkah in odpre se nam naslednja stran.

	Slika 260: V prazna okenca bomo vnesli manjkajoče postavke računa

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu. Za tem se nam ponovno prikaže stran s predogledom prejetega računa [5.3]. S klikom na Poišči rezervacijo lahko poiščemo in določimo rezervacijo na katero se navezuje prejeti račun.

Pri vnašanju postavk imamo možnosti, ki nam olajšajo delo z urejanjem postavkam. V kolikor prejeti račun vsebuje postavke, se nam pod "Več..." ponudi možnost, da porazdelimo postavke po stroškovnih deležih. [5.11]

	Slika 261: Razdelitev postavk po stroškovnih deležih

 

5.6. Vrsta prometa (DDV)

V kolikor smo zavezanci za DDV, smo dolžni poročati v obračun DDV bodisi mesečno ali tromesečno. Za vsak prejeti dokument je potrebno določiti vrsto prometa. Pravica do odbitka DDV nastane v trenutku, ko je blago dobavljeno oz. so storitve opravljene, vendar se ta pravica lahko uveljavi šele v obdobju, v katerem davčni zavezanec prejme račune za dobave oz. storitve.

Novo postavko na prejeti dokument vnašamo s gumbom Vnos postavke prometa. Vrsto prometa si nastavimo za vsako postavko posebej:

	Slika 262: Urejanje vrste prometa na določeni postavki dokumenta

Na postavki si tudi izbiramo ali želimo, da se vstopni DDV odbije ali ne gre v DDV (glej sliko zgoraj).

5.7. Seznam vrst prometa (DDV)

Vrste prometa za DDV katere imamo na voljo in primer v kateremu primeru vrsto prometa uporabimo:

	Slika 263: Izbira vrste prometa

• promet blaga in storitev (promet gre v obračun DDV po datumu opravljene storitve.)
1. vrsto prometa uporabimo za nabavo blaga oz. storitev od dobaviteljev znotraj države Slovenije
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 31
2. DDV: polje 41, 42 ali 42a
2. če je istočasno izbrana kljukica za samoobdavčitev, se ta vrsta prometa uporablja za prejete storitve tujcev (iz držav EU ali izven EU, odvisno od države kupca)
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova:
• polje 32a (kupec je iz države članice Evropske Unije) ali
• polje 31 (kupec je izven držav članic Evropske Unije)
2. DDV:
• polje 41,42 oz. 42a in 23a,24a oz. 24c (kupec je iz države članice Evropske Unije) ali
• polje 25,25a oz. 25b (kupec je izven držav članic Evropske Unije)

• nabava nepremičnin (promet gre v obračun DDV po datumu prejema oz. datumu opr. storitve (tistemu, ki nastopi prej))
1. vrsto prometa uporabimo za nabavo nepremičnin od dobaviteljev znotraj države Slovenije
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 31 in 34
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a

• nabava ostalih osnovnih sredstev (promet gre v obračun DDV po datumu prejema oz. datumu opr. storitve oz. datumu celotnega plačila računa, če je račun izdan, preden je bila storitev opravljena (tisti, ki nastopi prej))
1. vrsto prometa uporabimo za nabavo ostalih osnovnih sredstev od dobaviteljev znotraj države
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 31 in 35
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a

• pridobitve blaga znotraj Skupnosti (promet gre v obračun DDV po datumu dokumenta oz. naslednji mesec po izdaji računa, če je račun izdan, preden je bila storitev opravljena)
1. vrsto prometa uporabimo za pridobitev blaga iz druge države članice Evropske unije
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 32
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a in 23,24 oz. 24b

• pridobitve osn. sredstev znotraj Skupnosti (promet gre v obračun DDV po datumu dokumenta oz. naslednji mesec po izdaji računa, če je račun izdan, preden je bila storitev opravljena)
1. vrsto prometa uporabimo za pridobitev osn. sredstev iz druge države članice Evropske unije
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 32 in 35
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a in 23,24 oz. 24b

• pridobitve nepremičnin znotraj Skupnosti (promet gre v obračun DDV po datumu dokumenta oz. naslednji mesec po izdaji računa, če je račun izdan, preden je bila storitev opravljena)
1. vrsto prometa uporabimo za pridobitev nepremičnin iz druge države članice EU
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 32 in 34
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a in 23,24 oz. 24b

• tristranske pridobitve blaga znotraj Skupnosti (promet gre v obračun DDV po datumu prejema oz. datumu opr. storitve oz. datumu celotnega plačila računa, če je račun izdan, preden je bila storitev opravljena (tisti, ki nastopi prej))
1. vrsto prometa uporabimo za tristransko pridobitev blaga iz druge države članice Evropske unije
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 33

• Uvoz blaga iz držav izven EU (promet gre v obračun DDV po datumu prejema oz. datumu opr. storitve oz. datumu celotnega plačila računa, če je račun izdan, preden je bila storitev opravljena (tisti, ki nastopi prej))
1. vrsto prometa uporabimo za uvoz blaga iz države izven EU
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 31
2. DDV:
• polje 41,42 oz. 42a in
• polje 26 (če je istočasno izbrana kljukica za samoobdavčitev)

• Uvoz osnovnih sredstev iz držav izven EU (promet gre v obračun DDV po datumu prejema oz. datumu opr. storitve oz. datumu celotnega plačila računa, če je račun izdan, preden je bila storitev opravljena (tisti, ki nastopi prej))
1. vrsto prometa uporabimo za uvoz osnovnih sredstev iz države izven Evropske unije
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 31 in 35
2. DDV:
• polje 41,42 oz. 42a in
• polje 26 (če je istočasno izbrana kljukica za samoobdavčitev)

• Nabave blaga in storite v v SLO, od katerih plača DDV prejemnik (promet gre v obračun DDV po datumu opravljene storitve)
1. vrsto prometa uporabimo za nabave blaga in storitev za katere velja obrnjena davčna obveznost po 76. a členu ZDDV-1
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 31a
2. DDV: polje

• Nabave nepremičnin v SLO, od katerih plača DDV prejemnik (promet gre v obračun DDV po datumu opravljene storitve)
1. vrsto prometa uporabimo za
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a in 25,25a oz. 25b

• Nabave drugih OS v SLO, od katerih plača DDV prejemnik (promet gre v obračun DDV po datumu opravljene storitve)
1. vrsto prometa uporabimo za nabave drugih OS za katere velja obrnjena davčna obveznost po 76. a členu ZDDV-1
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 31a in 35
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a in 25,25a oz. 25b

• Pridobitve elektronskih storitev (samoobdavčitev) (promet gre v obračun DDV po datumu opravljene storitve)
1. vrsto prometa se uporablja predvsem za pridobitev elektronskih storitev od zavezancev, ki nimajo sedeža znotraj EU, vendar imajo dodeljeno EU ddv številko v predpisani obliki - EUxxxyyyyyz)
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 32a
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a in 23a,24a oz. 24c

5.8. Posebna pravila

1. prejeti avansi: če je plačilo opravljeno, preden je blago dobavljeno ali preden je storitev opravljena, nastane obveznost za obračun DDV na dan prejema plačila od prejetega zneska. Pravica do odbitka se lahko uveljavi po prejemu računa za predplačilo.

1. pridobitve blaga v EU:
1. pridobitve blaga, če je račun izdan pred pridobitvijo: obveznost za obračun DDV-ja in s tem pravica do odbitka nastane najkasneje 15. naslednji mesec po izdaji računa.
2. pridobitve blaga, če je račun izdan po pridobitvi: obveznost za DDV in s tem pravica do odbitka nastane na dan izdaje računa, vendar se ta lahko uveljavi po prejemu računa.
3. avansi za pridobitve blaga v EU niso predmet ddv-ja

1. račun, izdan pred obdavčljivim dogodkom (znotraj SLO): obveznost za obračun DDV nastane na dan prejema predplačila. Pri prejetih računih brez prejetih avansnih računov to pomeni, da mora bit prejeti račun v celoti plačan. Pravica do odbitka se lahko uveljavlja po prejemu računa.

1. uvoz blaga: pravico do odbitka DDV je mogoče uveljaviti v obdobju, ko davčni zavezanec prejme uvozni dokument.

1. samoobdavčitev (storitve po 76. a členu in storitve tujcev izven EU): pravica do odbitka in obveznost za ddv nastane, ko je storitev opravljena.

5.9. EUL (Enotna upravna listina)

V spletni aplikaciji e-racuni.com vnašamo listine EUL pod |Nabava |EUL (Enotna upravna listina).

	Slika 264: EUL

• promet gre v obračun DDV po datumu prepustitve blaga
• V obrazec DDV-O [12.21.1] se zavede:
1. Osnova: polje 31
2. DDV: polje 41,42 oz. 42a in 26(če je izbrana kljukica za samoobdavčitev)

 

5.10. Vnos prometov prejetega računa (računovodski vnos)

Računovodski vnos prejetih računov nam omogoča hiter vnos prejetih računov, ki vsebujejo veliko število postavk. Namesto vnosa posameznih postavk prejetega računa vnašamo samo zneske za DDV evidence ter knjižbe stroškov/odhodkov. Ko kliknemo na gumb Vnos prometa na predogledu prejetega računa se nam odpre maska kot jo prikazuje spodnja slika:

	Slika 265: Maska za vnos prometa prejetega računa zavezanec za DDV

ali spodnja maska:

	Slika 266: Maska za vnos prometa prejetega računa

V vnosno polje Oproščene nabave  na vrhu maske se vpiše znesek tistega, kar je na računu obdavčeno po stopnji 0%.

V vnosna polja vnesemo vse potrebne zneske.

Na dnu maske izberemo konto na katerega bomo knjižili zneske. Lahko izberemo več kontov na katere bomo knjižili!

Ko smo vnesli vse potrebne podatke kliknemo na gumb V redu in program nas vrže nazaj na predogled računa, kjer moramo klikniti na utripajoči gumb Shrani in podatki oz. promet na računu se bo shranil.

 

5.11. Razdelitev postavk prejetega računa po stroškovnih deležih

Pri prejetih računih imamo možnost, ki se nanaša izključno le na postavke in ne na artikle. Eno postavko lahko s klikom na "Razdelitev postavk po stroškovnih deležih" razdelimo na eno ali več novih.

	Slika 267: Razdelitev postavk po stroškovnih deležih.

Glavni namen te možnosti je, da program tako omogoča, da vsakemu delu te iste postavke lahko poleg procentualnega deleža določimo tudi svoj konto na katerega se potem delež knjiži.

	Slika 268: Vnos/izbira vrednosti postavke.

 

5.12. Dodajanje artiklov

Ko smo kliknili na gumb Dodajanje artiklov se nam odpre maska za dodajanje artiklov na račun, kot nam to kaže spodnja slika:

	Slika 269: Maska za dodajanje artiklov

Artikle lahko poiščemo s pomočjo kriterijev iskanja:

• Šifra artikla
• Beseda iz opisa
• Dobavitelj
• Črtna koda
• Znamka
• Skupina artiklov
• Status artikla
• Kataloška številka
• Vrsta artikla
• Dodatni atributi (Vneseni v nastavitvah podjetja)

Po želji vnesemo iskalne kriterije.

Nato kliknemo na gumb Dodaj in se bo artikel dodal v zgornjo tabelo, kot to prikazuje puščica na spodnji sliki:

V kolikor bi želeli spremeniti podatke artikla, lahko to storimo tako, da kliknemo na opis artikla v zgornji tabeli in se nam odpre novo okno:

Ko zaključimo z dodajanjem artiklov, kliknemo na gumb Nazaj na dokument, ki nas bo vrnil nazaj na prejeti račun:

Ko kliknemo na gumb Shrani, je prejeti račun vnesen v program:

V seznamu artiklov se prikažejo tisti artikli, ki smo jih predhodno vnesli v Artikle. V kolikor pa še željenega artikla nismo vnesli pa lahko kliknemo na gumb Vnos novega artikla in odpre se nam maska, kjer lahko vnesemo podatke za novi artikel v seznam artiklov! Kako se vnašajo podatki za artikel lahko preberete v poglavju Vnos artiklov [18.2.2]!

 

5.13. Vnos novega dobavitelja

Ko vnašamo osnovne podatke v nov prejeti račun ali dobropis, moramo med drugim vnesti tudi podatke o dobavitelju. Če dobavitelja še ni v našem šifrantu in ga ne najdemo niti v javnih poslovnih registrih (npr. dobavitelj iz tujine), ga moramo v celoti vnesti sami.

S pritiskom na gumb Vnos novega se nam prikaže vnosna maska za vnos podatkov o dobavitelju stran:

	Slika 274: Primer vnosa novega partnerja

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos in shranimo podatke v naš šifrant partnerjev ter se avtomatsko vrnemo nazaj na vnos prejetega dokumenta [5.2].

 

5.14. Posebnosti pri vnosu prejetih računov za turistične agencije

Posebnost pri vnosu prejetih računov za turistične agencije je, da je pri vnosu postavk zaradi izračuna razlike v ceni potrebno prejeti račun povezati z rezervacijo na katero se le-ta nanaša. Za povezavo prejetega računa z določenim aranžmajem oz. rezervacijo potrebuje uporabnik privilegij za pregled in iskanje rezervacij [20.9.1.5.8].

	Slika 275: Vnos postavk računa

Kot je razvidno iz zgornje slike, se nam ob vnosu postavk pojavi tudi gumb Poišči rezervacijo. S klikom na ta gumb pridemo na stran Rezervacije-pregled in iskanje. Rezervacijo poiščemo na enak način, kot iščemo prejete račune. Podrobneje je iskanje razloženo na strani Pregled in iskanje dokumentov [3.8]

Ko nam računalnik izpiše iskano rezervacijo, jo izberemo tako, da kliknemo nanjo, kot prikazuje slika:

S tem se nam v prejetem računu aktivira veza na rezervacijo.

	Slika 276: Prejeti račun z vezo na rezervacijo

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos in nato se nam prikaže račun:

	Slika 277: Prikaz prejetega oz. vhodnega računa za turistično rezervacijo

Pri vnosu prejetega računa nas računalnik opozarja na možne napake pri vnosu v naslednjih primerih:

1. V primeru vnosa prejete fakture za rezervacijo po 47. členu ZDDV vas opozori, da se vstopni DDV na vhodnih fakturah ne sme odbiti. To pomeni, da mora biti pri vnosu postavke prejetega računa vnosno polje  Vstopni DDV se odšteje  odznačeno.
2. V primeru, ko še ni bil izdan račun za izbrano rezervacijo, vas program opozori, da je račun še potrebno izdati.
3. V primeru, ko računalnik ugotovi, da je na rezervaciji negativna razlika v ceni, vas tudi na to opozori.
4. Program opozarja tudi v primeru, če je dosežena razlika v ceni manjša od vnaprej določenega minimalnega odstotka provizije (trenutno fiksna nastavitev 5%).
5. Program uporabnika opozori tudi v primeru, če se na isto rezervacijo navezuje več vhodnih računov ali dobropisov. V tem primeru ne gre vedno za napako pri vnosu, je pa situacija dovolj neobičajna, da je potrebno uporabnika na to posebej opozoriti.

S klikom na lahko spremenimo vnos postavke prejetega računa (znesek, opis, ...).

Če kliknemo na aktivno vezo z rezervacijo, kot nam to kaže slika , se nam prikažejo podrobnosti rezervacije:

	Slika 278: Prikaz rezervacije na katero se navezuje prejeti račun

Prejeti račun ni vedno nujno vezan samo na eno rezervacijo. Na enem računu lahko imamo več rezervacij. S klikom na gumb Vnos postavke prometa se nam odpre vnosna maska za dodatno postavko na prejetem računu, ki jo lahko povežemo z drugo rezervacijo. Ko vnos potrdimo z gumbom V redu se nam na računu prikaže še dodatna rezervacija, na katero se tudi navezuje prejeti račun.

	Slika 279: Prikaz prejetega računa za več rezervacij

Prav tako pa lahko za eno samo rezervacijo prejmemo več računov, ker lahko eno rezervacijo povežemo z več prejetimi računi.

Vsi tako vnešeni podatki se uporabijo za izračun razlike v ceni, ki je podlaga za obračun DDV-ja na računih izdanih po 47. členu ZDDV. Podrobno je izračun razlike v ceni in zneska DDV-ja razviden iz knjige izdanih računov [12.4] in iz poročila Obračun rezervacij in razlike v ceni [17.8.1].

 

5.15. Vnos prejetega računa na primeru

Vnos prejetega računa bomo najlažje razumeli na podlagi primerov. Denimo, da smo prejeli račun za poštne storitve (glej sliko).

Vnos prejetega računa pričnemo tako, da v modulu prejeti računi pritisnemo gumb Vnos prejetega računa. Ko se nam prikaže vnosna maska vpišemo najprej osnovne podatke iz glave računa, kot je prikazano na naslednji sliki:

	Slika 280: Preslikava podatkov iz prejetega računa v vnosno masko

Iz prejetega računa lahko direktno vnesemo podatke v vnosno polje v vnos prejetega računa. Na prejetem računu vidimo, da je bil plačan gotovinsko zato pri Način plačila  vnesemo, da gre za povračilo materialnih stroškov in nato iz seznama izberemo delavca, ki mu bodo povrnjeni potni stroški.

Pravilna izbira dobavitelja in pravilen vnos načina plačila vplivata na pravilno knjiženje prejetih računov saj program na podlagi teh dveh podatkov izbere pravilni konto za knjiženje obveznosti do dobavitelja. Npr. program sam ugotovi, da se obveznost knjiži na konto 2200 za domače dobavitelje, in npr. konto 2551 za gotovinske materialne račune.

Po vnosu osnovnih podatkov iz glave računa je potrebno vnesti še podatke o posameznih zaračunanih postavkah, ki so osnova za knjiženje stroškov.

	Slika 281: Predogled prejetega računa s podatki iz glave računa

Vidimo, da nas program opozarja, da se znesek za plačilo ne ujema z zaračunanim zneskom. S pritiskom na gumb Vnos postavke prometa lahko vnesemo posamezne zaračunane postavke.

	Slika 282: Vnosna maska postavka prejetega računa

Na tem mestu vnesemo podatke o zaračunanih postavkah na računu. Določimo tudi ali se vstopni DDV odšteje ali ne (npr. za stroške goriva za osebne avtomobile ne moremo odšteti DDV) ter določimo stopnjo DDV. V primeru, da se znesek DDV prikazan na računu ne ujema z izračunanim po izbrani stopnji vnesemo še točen znesek DDV, kot ga je obračunal dobavitelj. V polje Konto  lahko vnesem številko konta na kamor se bo knjižil strošek nakupa (oz. konto za osnovna sredstva). Vnos številke konta ni obvezen, ker lahko račune kontiramo kasneje oz. le-to za vas opravlja zunanje računovodstvo na podlagi vnešenih računov.

V polju Vrsta prometa  določimo vrsto prometa za DDV, ki se uporablja pri obračunu DDV [12] ter izpisu knjige prejetih računov [12.6].

Ko je račun pravilno vnešen, ga lahko shranimo. Ko se vrnemo na pregled vnešenih računov bomo račun videli v evidenci prejetih računov.

	Slika 283: Pregled in iskanje prejetih računov

V pregledu prejetih računov nas program z rumenim kvadratom opozarja, da prejeti račun še ni bil knjižen v glavni knjigi. Dodatno nas program z rdeče obarvanim ozadjem pri določenih prejetih računih opozarja, da vnos računa še ni dokončan. Z rdečo barvo nas program opozarja v dveh primerih:

• Vsota zaračunanih postavk se ne ujema s skupnim zaračunanim zneskom za plačilo.
• Konto stroška na katerega se knjiži postavka prejetega računa ni določen.

V primeru ponavljajočega vnosa mesečnih računov je dovolj, da prejeti račun kontirate samo enkrat nato pa vsak mesec z uporabo gumba skopirate prejeti račun prejšnega meseca v tekoči mesec ter mu vpišete nove podatke iz glave računa.

 

5.16. Plačevanje prejetih računov

Če za plačevanje računov uporabljamo elektronsko bančništvo, nam lahko evidenca prejetih računov zelo poenostavi naše delo. Z uporabo programa se namreč izognemo podvojenemu vnosu podatkov saj lahko na podlagi vnešenih prejetih računov avtomatsko generiramo elektronske plačilne naloge ter tako plačamo prejete račune. Poglejmo si plačilo prejetega računa na primeru:

	Slika 284: Predogled računa, ki še ni plačan

Ob vnosu zgoraj prikazanega računa [5.2] smo določili, da je potrebno račun plačati na transakcijski račun dobavitelja, za katerega smo tudi vnesli sklicno številko. S pritiskom na gumb Plačilo računa s plačilnim nalogom preko banke se nam prikaže vnosno polje za vnos plačilnega naloga.

	Slika 285: Vnosna maska za izdelavo plačilnega naloga za plačilo prejetega računa

S pritiskom na gumb Dodaj plačilni nalog lahko dodamo plačilni nalog v paket plačilnih nalogov za plačilo prejetih računov.

V modulu Banka [8] lahko nato plačilne naloge posredujemo [8.2.6] v izvedbo naši banki. Več o izvedbi plačilnih nalogov [8.2.6] bomo našli v navodilih za modul Banka [8].

 

5.17. Masovno knjiženje prikazanih prejetih računov

Rumeni kvadratek nas opozarja, da prejeti račun še ni knjižen, z rdeče obarvanim ozadjem v stolpcu Št. dok. pa program opozarja, da vnos računa še ni končan oz. da ta račun ne more biti poknjižen. Postavke niso vnešene pravilno ali pa manjka konto, zato je treba napako odpraviti.

Prejeti račun lahko knjižimo šele takrat, ko je pravilno vnešen in pripravljen za knjiženje.

S klikom na se vrnemo na stran prikaz računa, kjer lahko vidimo, kaj manjka.

	Slika 286: Program na prikazu prejetega računa opozarja, da manjka številka konta

Če kliknemo na , se vrnemo na vnos podatkov za postavko [5.5] na prejetem računu, kjer lahko vstavimo manjkajoče podatke (konto) in odpravimo napako. S klikom na gumb V redu popravek potrdimo in prikaže se nam račun, kjer je popravek že razviden. Da spremembo shranimo, moramo to potrditi s klikom na .

Ko je prejeti račun pravilno vnešen in kontiran ga lahko poknjižimo v glavno knjigo. Naenkrat lahko knjižimo več prejetih računov. Le-te najprej prikažemo v pregledu prejetih računov nato pa s klikom na gumb Več: v meniju izberemo opcijo |Knjiženje prikazanih prejetih računov.

Po zagonu knjiženja nam program prikaže seznam prejetih računov, ki se bodo knjižili.

	Slika 287: Izbira prejetih računov za knjiženje

S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti prejete označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica prejetih računov.

	Slika 288: Avtomatsko knjiženje prejetih računov na temeljnico

S klikom na gumb Shrani shranimo temeljnico v glavno knjigo ter tako poknjižimo prejete račune.

Knjiženje prejetih računov poteka popolnoma avtomatsko. Pri izbiri konta za obveznost do dobavitelja se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja [13.1.3] ter vrsta dobavitelja. Pri izbiri konta za strošek se upošteva vnešeni konto na prejetem računu. Pri izbiri konta za DDV se upošteva nastavitev kontov v nastavitvah avtomatskega knjiženja [13.1.3].

 

5.18. Arhiviranje prejetih računov

Program nam omogoča, da lahko prejete račune arhiviramo v naš elektronski arhiv. Na orodni vrstici vnešenega računa imamo dodaten gumb . S klikom na ta gumb lahko uvozimo slikovno datoteko. Ko kliknemo na ta gumb, se nam odpre naslednja stran:

	Slika 289: Iskanje slikovne datoteke

S klikom na lahko med svojimi dokumenti poiščemo iskani račun. Ko izberemo najdeni račun, uvoz datoteke potrdimo s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot nam kaže slika:

	Slika 290: Prenos datoteke v elektronski arhiv

Ko smo potrdili uvoz slikovne datoteke, se nam na vnešenem računu prikažejo tudi vsi pripeti dokumenti, kot nam to prikazuje slika:

	Slika 291: Prikaz vnešenega računa z vsemi pripetimi dokumenti

 

5.19. Pregled in iskanje prejetih dobropisov

Ko v glavnem meniju Nabava->Prejeti dobropisi se nam odpre stran Prejeti dobropisi-pregled in iskanje:

	Slika 292: Pregled in iskanje prejetih dobropisov

Ko najdemo prejeti dobropis, odpremo predogled le-tega tako, da kliknemo aktivno povezavo v koloni "Zap.št." oz. "Prejet", kot je to prikazano na sliki:

Če želimo dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani. Tako lahko prejete dobropise listamo v okviru omejitev, ki smo jih določili z vpisom iskalnih kriterijev. Iskalni kriteriji so podrobneje obrazloženi na strani pregled in iskanje prejetih računov [5.1]

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju prejetih dobropisov:

 

5.20. Vnos prejetih dobropisov

	Slika 293: Vnosna maska prejeti dobropis

Prejete dobropise vnesemo kot navaden prejet račun v evidenco prejetih računov. Dobropis se nanaša na prejeti račun, zato moramo z zneskom prejetega dobropisa zapreti prejeti račun, na katerega se dobropis nanaša (zmanjšate obveznost do dobavitelja).

 

5.21. OCR zajem podatkov iz prejetih računov

Program omogoča avtomatski zajem podatkov iz skeniranih prejetih računov oz. drugih dokumentov v obliki PDF ali JPEG. Dokumenti v formatu PDF oz. JPEG so lahko bodisi zajeti s pomočjo skenerja bodisi so to fotografije narejene z mobilnim telefonom. OCR zajem podatkov poteka v knjigi prejete pošte pri čemer se iz slikovnega dokumenta izločijo podatki o dobavitelju in zneskih računa ter se nato kot priloga dodajo k obstoječemu vnosu v knjigi prejete pošte.

	Slika 294: Shema pretoka podatkov v knjigi prejete pošte

Obdelava OCR poteka v ozadju. Medtem, ko je zapis v obdelavi ga ni možno likvidirati.

5.21.1 Nastavitve knjige prejete pošte za OCR

	Slika 295: Nastavitve knjige prejete pošte za OCR obdelavo

Razlaga nastavitev knjige prejete pošte za OCR:

5.21.2 Kako predložimo dokument v obdelavo OCR

V kolikor nismo nastavili avtomatske OCR obdelave ob prejemu dokumentov v knjigo prejete pošte moramo dokumente izrecno poslati v OCR. Dokument lahko pošljemo v obdelavo OCR na dva načina:

1. pri posredovanju dokumenta v knjigo prejete pošte uporabimo oznako +OCR. Primer: če je naslov naše knjige prejete pošte 12345679@e-racuni.com in želimo, da se ob prejemu izvede obdelava OCR, potem dokument pošljemo na e-mail naslov 12345679+OCR@e-racuni.com. To pomeni, da običajnemu naslovu elektronskega predala dodamo niz "+OCR".

2. če je bil dokument prejet na običajen način, potem ga lahko izrecno posredujemo v OCR s klikom na opcijo |Pošlji v obdelavo OCR. Glej sliko:

   

5.21.3 Kaj naredimo, če OCR napačno prebere podatke iz računa

Optična razpoznava besedila (OCR) deluje na podlagi računalniških algoritmov, ki temeljijo na strojnem učenju in statistični obdelavi velikih količin podatkov. Pri branju skeniranih dokumentov lahko na določenih vrsta računov pride do napačne interpretacije oz. branja podatkov iz skeniranega dokumenta. V teh primerih svetujemo, da uporabite možnost pošiljanja povratne informacije ter kliknete na povezavo prikazano na sledeči ekranski sliki. Tako boste ponudnika OCR zajema podatkov obvestili, da je potrebno prepoznavo računov izboljšati na konkretnem primeru vašega računa. Za vašo pomočjo bo avtomatska prepoznava podatkov postajala vedno boljša in zanesljiva.

	Slika 296: Javljanje napak v branju skeniranih dokumentov

 

5.22. Priprava oz. registracija računov za ePobot

Program omogoča izdelavo XML datoteke za izvoz podatkov v namen obveznega pobota.

V meniju |Nabava |Prejeti računi je v iskalnih kriterijih poiskati le račune, ki so primerni za izvoz v namen pobota. Prikazati moramo odprte oz. neplačane prejete račune in sicer po zapadlosti do najkasneje zadnjega dne pred zaključkom kroga pobota. Na ekranu se nam prikažejo le računi, ki ustrezajo zgoraj opisanim kriterijem, kot je to prikazano na spodnji sliki:

	Slika 297: Seznam odprtih in zapadlih računov

Nad seznamom nato kliknemo na meni z dodatnimi možnostmi in izberemo obdelavo za registracijo računov v ePobot, kot to prikazuje spodnja slika:

	Slika 298: Izbira obdelave za registracijo dokumentov za ePobot

Po izbiri moram izbrati ustrezni krog za katerega pripravljamo podatke:

	Slika 299: Izbira kroga za ePobot

Po izbranem krogu nam program prikaže le dokumente, ki ustrezajo predhodno izbranim kriterijem:

	Slika 300: Izbira dokumentov za ePobot

Na seznamu nato odkljukamo katere račune bomo izvozili v ePobot (glej sliko zgoraj) in kliknemo na gumb Zaženi. Po končani obdelavi (počakamo, da program zaključi obdelavo) pa lahko v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Poročanje za državne inštutucije |Izvoz podatkov v XML datoteko za ePobot poženete izdelavo datoteke XML za ePobot [5.22.3], jo shranite na računalnik in nato uvozite v ePobot na AJPESovi spletni strani.

 

5.22.1. Pregled in iskanje že zajetih računov v ePobot

Da slučajno ne bi podjetje računov pomotoma večkrat poslalo v pobot se na vsakem računu to posebej zabeleži (krog pobota in tip obveznosti). V kolikor nas zanima kateri računi so že bili zajeti v pobot si lahko le te prikažemo na ekran tako, da na pregldu računov izberemo ustrezni krog pobota:

	Slika 301: iskanje računov že zajetih v pobotu

 

5.22.2. Registracija posameznega racuna za ePobot

Program omogoča tudi registracijo posameznega računa za ePobot.

To lahko naredimo tako, da na samem računu izberemo ustrezni krog, tip obveznosti in upoštevanje le prejetih računov, ki niso v celoti zaprti.

Prikaz na spodnjih slikah:

	Slika 302: Izbira kroga za ePobot na samem računu

	Slika 303: Izbira tipa obveznosti na samem računu

Tako, kot smo krog pobota in tip obveznosti dodali ju lahko tudi pobrišemo s klikom na

 

5.22.3. Priprava XML datoteke za ePobot

Po opravljeni registraciji dokumentov za ePobot lahko v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Poročanje za državne inštitucije |Izvoz podatkov v XML datoteko za ePobot poženemo obdelavo, ki nam bo pripravila XML datoteko za uvoz dokumentov v ePobot, kar lahko vidimo na spodnji sliki:

	Slika 304: Izdelava datoteke XML za ePobot

Program nam izdela datoteko XML, ki jo lahko odpremo in shranimo na poljuben medij.

	Slika 305: Izdelava datoteke XML za ePobot

 

6. Evidenca porabe časa

V modulu |Prodaja |Evidenca porabe časa, lahko ločeno vodimo evidenco porabe časa, na podlagi poslovnih partnerjev, zaposlenih in delovnih nalogov, glede na izbrano časovno obdobje.

Porabo časa, lahko vežemo tudi na projekte [6.2], katere smo predhodno dodali v modulu |Finance Šifranti in nastavitve |Projekti.

Za vnos podatkov v evidenco porabe časa, kliknemo na željeni datum znotraj koledarja, izberemo delavca, projekt, delovni nalog, vrsto dela/tarife in vpišemo porabljen čas. Na podlagi določene urne postavke in porabe časa, se bo skupni strošek porabe časa izračunal avtomatsko.

	Slika 306: Vnos podatkov v evidenco porabe časa

Za izpis poročila iz evidence porabe časa, kliknemo na gumb Več... in izberemo Generiranje in izpis poročila iz evidence porabe časa:

	Slika 307: Izbira možnosti za generiranje poročila

	Slika 308: Generiranje in izpis poročila iz evidence porabe časa

Podatki iz evidence porabe časa se avtomatsko prenesejo v modul Pregled in obračun ur [6.3].

 

6.1. Vnos, pregled in urejanje šifranta del/tarif

V modulu |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Vrste del/tarife je omogočeno vodenje pregledne evidence vseh vrst poslov/tarif.

	Slika 309: Pregled vrste del/tarife

Za vnos podatkov v vrsto del/tarife kliknemo na gumb Vnos novega. Vpišemo oznako tarife, urno postavko in opis vrste del/tarife. Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu:

	Slika 310: Urejanje vrste del/tarife

V primeru, da vrste del/tarife želimo vezati na projekte, je potrebno urediti šifrant projektov [6.2] v modulu |Finance |Šifranti in nastavitve |Projekti.

 

6.2. Evidenca projektov

V modulu |Finance |Šifranti in nastavitve |Projekti vnašamo in preglejujemo evidenco projektov. Za vnos podatkov o novem projektu kliknemo na gumb Vnos novega projekta. Pri dodajanju projekta vpišemo oznako in opis projekta ter določimo uporabnike, ki lahko administrirajo projekt.

	Slika 311: Vnos podatkov o projektu

Projekti, ki smo jih vnesli v šifrant, lahko kasneje uporabimo pri evidenci porabe časa [6].

 

6.3. Pregled in obračun ur

V modulu |Prodaja |Pregled in obračun ur, lahko preglejujemo obračunano porabo časa, na podlagi podatkov vpisanih v evidenco porabe časa. S klikom na gumb Dodatne možnosti, lahko obračunamo porabo časa in jih prenesemo na izdani račun:

	Slika 312: Obračun porabe časa in prenos na izdani račun

Izberemo način fakturiranja in kliknemo na gumb  Obračunaj in prenesi na izdani račun.

	Slika 313: Izbira načina fakturiranja

 

7. Potni nalogi

Modul Potni nalogi nudi naslednjo funkcionalnost:

• Pisanje in evidenca potnih nalogov [7.3] ter obračun potnih stroškov, dnevnic in kilometrin za službena potovanja v Sloveniji in tujini.
• Možnost izdelave elektronskega obračuna potnih stroškov t.j. vsak zaposleni lahko preko intraneta elektronsko izpolni obračun potnih stroškov, ga natisne in preda v potrditev in izplačilo.
• Možnost, da ima vsak zaposleni vpogled v izplačila in obračune lastnih potnih nalogov.
• Izplačilo potnih stroškov [7.8] na transakcijski račun ali preko blagajne.
• Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic s podporo internim poslovnim procesom.
• Šifrant službenih vozil [7.10.1] ter šifrant relacij za ponavljajoča se potovanja.
• Vodenje knjige voženj [7.10.2] za razmejitev davčno potrebnih in nepotrebnih stroškov pri uporabi službenih vozil v zasebne namene (boniteta).
• Integracija obračuna potnih nalogov z evidenco službenih vozil [7.10.1] in s knjigo voženj [7.10.2]. Možnost vnosa službenih voženj [7.6.6] direktno iz potnega naloga.
• Možnost pisanja poročila [7.6.8] o službenem potovanju, kot priloge potnemu nalogu.
• Možnost oblikovanja izgleda potnih nalogov in določitev logotipa [7.2.7] podjetja.
• Možnost obračuna dnevnic za več držav na enem potnem nalogu.
• Avtomatske kontrole pravilnosti vnosa podatkov in obračuna potnih stroškov.
• Avtomatski uvoz aktualnih podatkov o deviznih tečajih, višini kilometrine in zneskih dnevnic.
• Uvoz podatkov o plačilih cestnine s kartico ABC s strani www.dars.si [7.6.7].
• Izpis poročil o obračunanih potnih nalogih po vozilu, zaposlenemu in statusu PN.
• Izvoz podatkov [7.3] v MS Excel.
• Avtomatsko zapiranje potnih nalogov [7.1].

Modul potni nalogi je popolnoma integriran z drugimi moduli programa ter tako omogoča tudi avtomatsko knjiženje obračunov potnih stroškov, kakor tudi izplačilo potnih stroškov preko banke ali blagajne.

	Slika 314: Povezave z drugimi moduli programa

 

7.1. Avtomatsko zapiranje potnih nalogov

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov imamo na voljo dve možnosti:

1. avtomatsko zapiranje potnih nalogov vsak dan
2. zapiranje potnih nalogov z našim zagonom

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo pri podatkih o podjetju označiti polje za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov. To pomeni, da se bo zapiranje potnih nalogov izvedlo vsak dan.

	Slika 315: Spremenljivke, ki jih nastavimo za avtomatsko zapiranje potnih nalogov pri podatkih za podjetje

Če pa izberemo drugo možnost in polja za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov ne označimo potem imamo v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Avtomatsko zapiranje odprtih potnih nalogov po predpisanem roku za predložitev obračuna potnih stroškov. Ko kliknemo na avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo še nastaviti spremenljivki (Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov in Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n). Po zagonu avt. zapiranja potnih nalogov se nam generira Html poročilo v kateri se nahajajo podatki o poslanih obvestilih in zaprtjih potnih nalogov.

	Slika 316: Obdelava poročila

 

7.2. Preden pričnete pisati potne naloge

Ob registraciji oziroma pred prvo uporabo se, v okviru programa, pojavijo navodila, ki vas vodijo skozi potrebne nastavitve [7.2.1] e-obračuna potnih nalogov.

Ko nastavite vse naštete podatke o vašem podjetju, je pred prvo uporabo potrebno vnesti še podatke o zaposlenih [11] in vozilih [7.10]. Ti podatki se kasneje samodejno vpisujejo v potni nalog. S tem odpade zamudno vnašanje podatkov o podjetju in osebi, ki se odpravlja na službeno pot oziroma imena in registracije vozila, kar pomeni manj porabljenega časa, manj možnosti za napake in manj bolečin v roki, ko vpisujete daljšo serijo nalogov.

Z dodeljevanjem različnih uporabniških dostopov [7.2.2] do modula Potni nalogi  lahko ločite vnos podatkov za izpis potnega naloga, od samega obračuna in povračila stroškov; tako npr. dodelite vsem zaposlenim uporabniški dostop, ki omogoča samo vnos podatkov za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun in povračila potnih stroškov, spet pa lahko druga oseba odobri izplačilo denarja. Se pravi, da zaposleni aktivno uporabljajo program.

POZOR! Če podatek ni vnešen oziroma ni vnešen kot je to zakonsko določeno, vas program ne spusti dalje in takšnega vnosa tudi ne morete potrditi oziroma vas na to opozarja z zvezdico oziroma s sporočilom ob podatku. S tem so v programu onomogočene formalne in tudi vsebinske napake ob izpolnjevanju potnih nalogov.

Primer opozorilnega napisa:

	Slika 317: Datum izdaje je starejši od datuma odhoda

Primer ob vnosu podatkov:

	Slika 318: Obvezen podatek ni vnešen

Kako vpisujemo podatke in na kaj je treba paziti, da bodo davčni inšpektorji zadovoljni, je opisano v naslednjih poglavjih.

 

7.2.1. Osnovne nastavitve pred prvo uporabo

Vse nastavitve določimo v programu samem tako, da kliknemo na zavihek |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Potni nalogi in obračun potnih stroškov.

	Slika 319: Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov

 

7.2.2. Uporabniški dostop za potne naloge

Uporabniški dostop uporabnikom informacijskega sistema "e-računi" dodeljujemo v modulu |Zaposleni |Vnos novega, kjer določimo tudi pravice za uporabo [11.6] modula "Potni nalogi".

	Slika 320: Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic

Uporabniške pravice dodeljujete glede na odgovornosti, ki jih ima zaposleni:

• Polje vnos podatkov za obračun in evidenca lastnih potnih nalogov  potrdite, ko naj zaposleni potne naloge sami pripravijo za obračun. Ta pravica zaposlenim omogoča tudi evidenco lastnih potnih nalogov.
• Polje odpiranje lastnih potnih nalogov  potrdite, ko zaposleni sami vnašajo podatke za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun potnega naloga.
• Ko želite, da zaposleni sami odpirajo svoje potne naloge in ko se vrnejo s poti, tudi sami vnesejo podatke, ki so potrebni za obračun potnega naloga in imajo pregled nad lastnimi potnimi nalogi, odkljukate obe možnosti.
• Polje obračun lastnih potnih nalogov  potrdite zaposlenim, ki si svoje potne naloge tudi obračunavajo. Ta možnost se navezuje na prvo in drugo uporabniško pravico, saj zaposleni, ki sam obračunava lastne potne naloge, običajno tudi odpira in vnaša podatke ter ima vpogled v evidenco lastnih potnih nalogov. V tem primeru odkljukate vse tri možnosti.
• Polje odpiranje in obračun potnih nalogov za ...  potrdite, ko je v podjetju ena ali več oseb zadolženih za izstavljanje in obračun potnih nalogov za zaposlene, kot tudi za potne naloge na dodeljenih stroškovnih mestih.
• Polje odpiranje, obračun, brisanje potnih nalogov za vse zaposlene  potrdite, ko je uporabniku dovoljeno tudi brisanje (poleg odpiranja in obračuna).
• Polje uporabnik prejme obvestilo po e-mailu vsakič, ko se odpre novi potni nalog  potrdimo v koliko želimo, da uporabnik prejema obvestila na mail vnešen ob uporabniškem dostopu.
• Polje urejanje splošnega šifranta relacij (za vse uporabnike)  potrdimo, ko želimo, da vidi: |Potni nalogi |Relacije
• Polje  nastavitve obračuna potnih nalogov in logotipa za izpis  potrdimo, da lahko ureja uporabniik izpise potnih nalogov (uvoz logotipa) in nasatvitve obračuna.
• Polje  urejanje knjige voženj za dodeljeno službeno vozilo  potrdimo ko lahko uporabnik pri |Potni nalogi | Vozila lahko ureja knjigo voženj za posamezno vozilo s klikom na .
• Polje  samo pregled potnih nalogov  potrdimo, ko uporabniku dovolimo le pregled PN. V tem primeru ostalih privilegiji za urejanje ne smejo biti označeni.

 

7.2.3. Nastavitve internetnega brskalnika

e-obračuni nudijo več možnosti tiskanja dokumentov. Za tiskanje dokumentov direktno iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v meniju |File |Page Setup (|Datoteka |Nastavitve strani v slovenski verziji) nastavite tiskanje brez izpisa glave in noge strani.

Z nastavitvami, kot so prikazane v poglavju Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika [3.13], boste zagotovili lepši in pravilen izpis dokumentov.

 

7.2.4. Vnos podatkov pred prvo uporabo

Preden začnemo s prvim vnosom podatkov v obrazec za prvo stran potnega naloga, moramo vnesti podatke, ki se navezujejo na modul Zaposleni  in |Potni nalogi |Vozila, saj se ti podatki samodejno vpisujejo v potni nalog.

• Zaposlenega vnesete pod |Partnerji |zaposleni z gumbom Vnos novega. Zaposleni [11.3] - povezava s kadrovsko evidenco za izognitev večkratnemu vnosu podatkov o zaposlenih, kot tudi večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic, ki se nanašajo na uporabo modula Potni nalogi .
• Vozila [7.10] Integracija obračuna potnih nalogov z evidenco službenih vozil in s knjigo voženj. Omogočen je tudi vnos službenih voženj direktno iz službenega naloga, s tem odpade zamudno vnašanje imena in reistracije vozila.

 

7.2.5. Sistem številčenja potnih nalogov

Potni nalogi se lahko številčijo ročno z vsakokratnim vpisom številke potnega naloga [7.4], lahko pa se številčijo tudi avtomatsko.

Avtomatsko številčenje nastavimo v osnovnih nastavitvah [7.2.1]. Izberemo lahko številčenje po stroškovnih mestih ali pa številčenje po enotnem zaporedju.

Pri avtomatskem številčenju program samodejno ugotovi sistem številčenja in nato vodi številke od zadnjega vnosa potnega naloga naprej.

Primer za enotno številčenje:

1. Vnesemo prvi potni nalog [7.4] s številko 25/2004
2. Ob vnosu naslednjega potnega naloga nam program sam ponudi številko 26/2004 saj je bila zadnja izdana številka 25.

V prehodu poslovnega leta nam program do 31.3. še vodi in nudi zaporedno številko za prejšnje poslovno leto.

V primeru številčenja po stroškovnih mestih program samodejno ugotavlja sistem številčenja za vsako stroškovno mesto posebej.

 

7.2.6. Šifrant relacij

Svoj šifrant relacij ustvarimo tako, da v meniju izberemo |Relacije |Vnos nove relacije.

	Slika 321: Vnesemo željeno relacijo

 

7.2.7. Nastavitev logotipa za izpis potnih nalogov

V programu lahko določimo, da se na prvi strani na potnem nalogu avtomatsko izpiše logotip našega podjetja. Za izpis logotipa potrebujemo datoteko z logotipom v formatu GIF ali JPG. Logotip je lahko poljubnih dimenzij saj ga bo program avtomatsko normiral na širino in dolžino, ki je na razpolago pri izpisu. Priporočamo pa, da datoteka z logotipom ni prevelika saj lahko to povzroči počasnejše tiskanje potnih nalogov.

7.2.7.1 Uvoz logotipa

Logotip uvozimo kot kaže slika.

	Slika 322: Obrazec za določitev logotipa.

Datoteko prenesemo v program tako, da kliknemo gumb Browse/Prebrskaj. Nakar poiščemo datoteko z logotipom in kliknemo gumb Open/Odpri.

	Slika 323: Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.

Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot kaže slika.

	Slika 324: Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.

 

7.3. Pregled in iskanje potnih nalogov

Stran "Potni nalogi-pregled in iskanje" odprete tako, da kliknete na zavihek .

	Slika 325: Stran za pregled in iskanje potnih nalogov

• S klikom na gumb Odpiranje novega potnega naloga odprete novi potni nalog oziroma prazno vnosno masko.

• Če potne naloge pišete sproti oziroma vnašate podatke o predvideni službeni poti že pred odhodom na pot, boste po končani službeni poti želeli vnesti še podatke o nastalih potnih stroških, zato morate najprej poiskati potni nalog, ki ga želite pripraviti za obračun. Potni nalogi, ki še niso obračunani imajo Status: odprt [7.3.2]. Potem, ko ste določili status potnega naloga, kliknete na gumb Iskanje, kot je to vidno na sliki spodaj.

• Predogled potnega naloga, ki ga želite pripraviti za obračun, odprete tako, kot kaže slika:

• Vsak potni nalog je možno tudi natisniti [3.13], kopirati in brisati neposredno iz seznama potnih nalogov. S klikom na simbol aktivirate ali tiskanje, ali kopiranje, ali brisanje posameznega potnega naloga.

• Če kliknete na gumb ali puščico, ki je v gumbu, se vam prikaže meni z dodatnimi možnostmi, ki omogočajo masovno obdelavo ali prikaz potnih nalogov v seznamu potnih nalogov.Vsako od naštetih možnosti izberemo tako, da kliknemo nanjo, kot kaže slika.

7.3.1 Kaj pomenijo posamezne možnosti v meniju?

1. - Izberete takrat, ko želite seznam vseh najdenih potnih nalogov na eni strani.
2. - Izberete takrat, ko želite izpis potnih nalogov odpreti v Microsoftovem Excelu (oziroma Open Office preglednici), kjer lahko podatke še dodatno obdelujete oziroma dodate kot priponko po elektronski pošti.
3. - Izberete potem, ko ste s kriteriji iskanja [7.3.2] že omejili izpis potnih nalogov, ki jih želite knjižiti.
4. - Izberete takrat, ko želite natisniti več potnih nalogov naenkrat. Po kliku na to opcijo sem vam bodo v novem oknu odprli vsi prikazani potni nalogi vključno z obračuni pripravljeni za tiskanje. To opcijo uporabljamo npr. takrat, ko preštevilčimo potne naloge [13.12.4] in jih je potrebno ponovno natisniti.
5. - Enako, kot prejšno opcijo, to opcijo izberemo takrat, ko masovno tiskamo vse prikazane potne naloge z uporabo urejevalnika MS Word.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju potnih nalogov:

 

7.3.2. Kriteriji iskanja

Če želite dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani, ki vsebuje masko za vnos iskalnih kriterijev. Tako lahko potne naloge listate v okviru omejitev, ki ste jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

	Slika 326: Kriteriji iskanja potnih nalogov.

Ko omejite kriterije iskanja, kliknite na gumb Iskanje.

 

7.4. Novi potni nalog

Podatke o predvideni službeni poti bi naj vnašali že pred odhodom na pot; izpolniti in natisniti je treba prvo stran potnega naloga. Ko je potni nalog natisnjen, ga podpiše direktor ali pooblaščena oseba, nakar ga žigosanega in podpisanega prejme zaposleni. Potni nalog pa lahko izpolnite tudi po vrnitvi s službene poti, vendar po zakonu, mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.

S klikom na gumb Odpiranje novega potnega naloga, ki ga najdete na strani |Potni nalogi |Pregled in iskanje, odprete novi potni nalog oziroma vnosno masko za prvo stran potnega naloga. Podatke, ki so označeni z zvezdico , je treba obvezno vpisati.

 

7.4.1. Predogled podatkov za prvo stran

Na strani, ki vsebuje predogled vnešenih podatkov za prvo stran potnega naloga, lahko do sedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom nismo zadovoljni.

	Slika 330: Predogled vnešenih podatkov za potni nalog

Če predhodno vnešenih podatkov ne shranimo, jih bomo izgubili, zato moramo vedno najprej klikniti na gumb , kot nam to kaže slika zgoraj.

Podatke, ki smo jih vnesli za posamezen potni nalog, lahko tudi spreminjamo. tako da kliknemo na gumb . Odpre se nam obrazec "Popravek potnega naloga", kjer nato v poljih za vnos podatkov spremenimo oziroma popravimo podatke.

Kaj pomenijo ostali gumbi v orodni vrstici, pa si lahko podrobneje pogledamo na strani orodna vrstica [3.9].

 

7.4.2. Predujem

V kolikor bo zaposleni prejel predujem, ga pred odhodom na službeno pot vnesemo v potni nalog. Znesek in datum vpišemo v obrazec "Vnos predujma".

Obrazec za vnos predujma aktiviramo tako, da kliknemo na gumb Predujem:

	Slika 331: Obrazec za vnos predujma

Ko smo vnesli podatke, pritisnemo na gumb V redu. Vnos predujma pa potrdimo s klikom na rumeno obravani gumb .

Izpis in obračun predujma

• Dani predujem se izpiše na prvi strani potnega naloga in vnese v obračun povračila potnih stroškov zaposlenemu.

Spremembe podatkov

• Če se pred obračunom odločimo predujem brisati, to storimo tako, da kliknemo na .

• Podatke za predujem pa lahko tudi spremenimo, če kliknemo na povezavi v stolpcu "Datum" oziroma "Opis".

 

7.4.3. Tiskanje potnega naloga

Dokler potni nalog ni shranjen, tiskanje le-tega ni možno. Da je potrebno potni nalog shraniti, nas opozarja rumeno obarvani gumb , ki utripa dokler dokument ni shranjen. Ko je potni nalog shranjen, lahko natisnemo prvo stran potnega naloga, ki se ožigosana in podpisana izroči zaposlenemu. Podatki za prvo stran potnega naloga so shranjeni, ko se gumb obarva sivo in postane neaktiven. Takrat se tudi pojavi gumb .

Prvo stran potnega naloga natisnemo tako, da :

1. Kliknemo , ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je prikazano na sliki:

Seznam za tiskanje omogoča dva načina izpisa:

• HTML izpis potnega naloga, če ga odpremo v internetnem brskalniku in ga nato natisnemo,

• potni nalog odpremo v MS Wordu in ga natisnemo kod Wordov dokument.

Potni nalog lahko pošljemo tudi po elektronski pošti. To storimo tako, da ga najprej shranimo lokalno na naš računalnik, nato pa ga kot priponko pošljemo po elektronski pošti.

7.4.3.1 Tiskanje potnega naloga v okviru internetnega brskalnika:

1. Najprej v okviru programa kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

2. S tem ko smo kliknili na povezavo, se bo potni nalog odprl v okviru internetnega brskalnika.

Za tiskanje kliknemo ikono "Print", kot nam kaže slika.

7.4.3.2 Izpis logotipa na prvi strani potnega naloga:

Datoteko lahko tudi prenesemo v program. To storimo tako, da kliknemo na gumb in jo poiščemo, nato pa kliknemo . Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko.

7.4.3.3 Potni nalog lahko natisnemo tudi kot Wordov dokument:

1. Najprej kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

2. S tem, ko smo kliknili povezavo, se bo potni nalog odprl v MS Wordu, kjer ga nato lahko natisnemo.

S klikom na ikono "Print", kot je vidno na sliki, lahko potni nalog natisnemo.

 

7.5. Priprava potnega naloga za obračun

Ob povratku s službene poti, je potrebno vnesti v e-račune potnih nalogov vse podatke za obračun kilometrin, dnevnic in potnih stroškov; v tej fazi se obračuna tudi predujem, ki je bil dan zaposlenemu pred odhodom na službeno pot.To storimo tako, da odpremo potni nalog, na podlagi katerega je zaposleni odšel na službeno pot. Poiščemo ga v seznamu potnih nalogov, na strani "Potni nalogi-pregled in iskanje" [7.3]. Ko odpremo stran za predogled podatkov na potnem nalogu, se prikažejo že vnešeni podatki za prvo stran potnega naloga. Pod prikazom podatkov so gumbi, ki omogočajo pripravo potnega naloga za obračun in kasneje povračilo stroškov zaposlenemu ter knjiženje potnega naloga.

7.6. Vnos podatkov za obračun potnih stroškov

Za vnos teh podatkov je treba pritisniti na ustrezen istoimenski gumb, nakar se odpre obrazec za vnos podatkov.

Za vsakim vnosom pritisnemo gumb .

 

7.6.1. Vnos dnevnic

Dnevnice vnašamo tako, da kliknemo gumb Dnevnice, nakar vnesemo podatke v obrazec, kot kaže slika:

	Slika 333: Obrazec za vnos dnevnic

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

7.6.1.1 Posebnosti pri vnosu dnevnic za tujino

Pri izračunu dnevnic za tujino program v skladu z uredbo upošteva ali ima zaposleni na službeni poti zagotovljeno brezplačno prehrano. Ob vnosu dnevnic nam tako program ponudi dodatna vnosna polja:

	Slika 334: Obrazec za vnos dnevnic za tujino.

S klikom na    lahko označimo brezplačne obroke med službeno potjo.

 

7.6.2. Načini obračunavanja dnevnic

Vsako podjetje ima v okviru zakonskih določil svoj pristop do obračunavanja in izplačevanja dnevnic, zato je možno v okviru programa e- obračuni [http://www.e-obracuni.com] potnih nalogov nastaviti vse parametre, ki določajo obračun in končno izplačilo dnevnic zaposlenemu.

7.6.2.1 Višina dnevnice ter zvišanja dnevnic v odstotkih

V obrazcu "Odpiranje novega potnega naloga" ima podjetje možnost samo določiti višino dnevnice za Slovenijo oziroma ostale države, ko gre za dnevnice za tujino. Za vsak potni nalog lahko prav tako določimo odstotek zvišanja oziroma znižanja  dnevnic za službeno potovanje (npr. za vodstvene delavce).

Za podrobnejši opis vnosa podatkov lahko pogledamo na strani Novi potni nalog [7.4].

7.6.2.2 Potnih nalog z znižanimi dnevnicami ali brez izplačila dnevnic

Če se za službeno potovanje izplačilo dnevnic ne odobri , to označimo s klikom v potrditveno polje, kot kaže slika:

Ko gre za potovanje v tujino, to označimo s klikom v izbirni gumb ob polju dnevnica za tujino . Če je na službeni poti zagotovljena brezplačna prehrana, lahko to označimo tudi v polju Odstotek zvišanja oz. znižanja dnevnic .

V primeru, ko gre za znižanje dnevnic zaradi zagotovljene brezplačne prehrane in se odstotek znižanja razlikuje po dnevih, lahko število obrokov določimo za vsak dan posebej s kliki na ustrezna polja v obrazcu Vnos podatkov za obračun dnevnic [7.6.1], ki se odpre, ko vnašamo dnevnice za tujino.

	Slika 335: Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic

7.6.2.3 Postopek za izračun števila dnevnic

Program avtomatsko izračuna število dnevnic glede na vnešen čas odsotnosti.Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic.

V obrazcu "Sprememba podatkov o vašem podjetju" v modulu |Moj profil ima podjetje možnost samo določiti ali želi, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: ali želi obračun dnevnic po dnevih ali v 24-urnih intervalih.

Primer izračuna števila dnevnic za oba načina obračunavanja:

Potovanje se začne v ponedeljek ob 9.00 in traja do srede, ko se konča ob 14.00.

• 24 urni intervali: 15 ur + 14 ur + 14 ur = 53 ur/24; to znese 2 celi dnevnici + 5 ur (znižana dnevnica =od 6 do 8 ur).

• Po dnevih: ponedeljek (15 ur) = cela dnevnica + torek (24 ur) = cela dnevnica + sreda (14 ur) = cela dnevnica; to znese 3 cele dnevnice.

 

7.6.3. Vnos drugih stroškov

Stroške s službene poti vnašamo tako, da kliknemo gumb Drugi stroški, nakar vnesemo podatke v istoimenski obrazec, kot kaže slika:

	Slika 337: Obrazec za vnos drugih stroškov

7.6.4. Vnos podatkov:

 

7.6.5. Vnos kilometrine

S klikom na Kilometrina se nam odpre obrazec, kamor lahko vnesemo podatke:

	Slika 338: Obrazec za vnos kilometrine

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

V prazno polje lahko vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

 

7.6.6. Vpis poti v knjigo voženj

V primeru, da zaposleni na službeno potovanje potuje s službenim vozilom in ne z lastnim, ne izplačamo kilometrine pač pa vpišemo potovanje v knjigo voženj.

Ko vnašamo novi potni nalog, določimo, da bo zaposleni potoval s službenim vozilom, kot nam to kaže slika:

Nato pa na potnem nalogu kliknemo gumb Vpis poti v knjigo voženj in odpre se nam naslednji obrazec:

	Slika 341: Obrazec za vpis poti v knjigo voženj

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

V prazno polje lahko tudi vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov ter se izpiše na obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

7.6.7. Uvoz plačil cestnine s kartico ABC

Na portalu družbe DARS d.d. na naslovu http://www.dars.si lahko lastniki kartic ABC za avtomatsko brezgotovinsko plačevanje cestnine, pridobijo vstopno geslo za vpogled v plačevanje cestnine in stanje dobroimetja.

V modulu potni nalogi obstaja možnost, da se podatki o plačilih cestnine s kartico ABC avtomatsko uvozijo v obračun potnih stroškov. Temu je namenjen gumb Cestnina ABC, ki je viden ob vnosu podatkov za obračun potnih stroškov.

	Slika 342: Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga

Po kliku na gumb Cestnina ABC se prikaže naslednji obrazec:

	Slika 343: Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC

Za avtomatski prenos podatkov je potrebno vnesti številko kartice ABC in vstopno geslo, ki ste ga predhodno pridobili na portalu http://www.dars.si.

V polje Cestnine od dne/do dne  vpišete obdobje za katero želite uvoziti podatke o plačilih cestnine. Program vam za obdobje avtomatsko predlaga obdobje za katero je bil izdan potni nalog.

V izbiri Lastnik kartice  določite ali gre za službeno ali privatno kartico ABC. Lastništvo kartice določa način knjiženja plačila cestnine in vplačila dobroimetja:

1. Službena kartica ABC:
• Plačilo cestnine s službeno kartico ABC se ne povrne zaposlenemu.
• Vplačani zneski dobroimetja na službeno kartico se povrnejo zaposlenemu.
2. Privatna kartica ABC:
• Plačila cestnine s privatne kartice se povrnejo zaposlenemu.
• Vplačilo dobroimetja na privatno kartico se ne šteje kot potni strošek zaposlenega in se mu ne povrne.

V polju Dodatne možnosti  lahko določimo naslednje:

•  Uvoz izpiska prehodov v formatu PDF  če obkljukamo to možnost se bo v obračun potnih stroškov prenesel tudi izpisek prehodov cestninskih postaj, ki ga je sicer možno dobiti tudi direktno na strani www.dars.si [http://www.dars.si]. V modulu potni nalogi lahko na ta način prihranite na času saj se vam ni potrebno posebej prijaviti na strani www.dars.si [http://www.dars.si].
•  Shrani številko kartice ABC za drugič  če obkljukamo to možnost se bo številka kartice ABC shranila v programu in jo bomo lahko naslednjič znova uporabili.
•  Shrani geslo za drugič  če obkljukamo to možnost se bo shranilo tudi geslo za dostop do portala www.dars.si [http://www.dars.si]. V nasprotnem primeru se geslo za dostop do podatkov na portalu www.dars.si [http://www.dars.si] ne shrani nikamor. Številka kartice ABC in vstopno geslo se shranita tako, da sta naslednjič vidni samo tistemu uporabniku programa, ki ju je prvič vnesel v program. Noben drug uporabnik ne more videti vaše številke kartice ali gesla.

Po kliku na gumb Uvoz podatkov s strežnika www.dars.si se izvede avtomatska prijava in prenos podatkov s portala www.dars.si [http://www.dars.si]. Po kliku na gumb za prenos podatkov je včasih potrebno na prikaz naslednje strani počakati malo dlje kot običajno, zato po kliku na gumb počakajte, da se prenos zaključi.

Ko je prenos podatkov zaključen, bodo na obračunu potnih stroškov vidni plačani stroški cestnine v danem obdobju ter prehodi cestninskih postaj. Ko boste potni nalog shranili se vam bo ob kliku na gumb Tiskanje prikazala dodatna možnost direktnega tiskanja izpiska prehodov cestninskih postaj s kartico DARS (glej spodaj). Izpisek ABC se priloži k obračunu potnih stroškov.

	Slika 344: Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC

 

7.6.8. Poročilo k potnemu nalogu

K obračunu potnega naloga lahko priložimo tudi poročilo, ki še bolj natančno opredeljuje samo službeno pot in je neke vrste zapis dogajanja.

Na strani, kjer so prikazani podatki za potni nalog, kliknemo na gumb in odpremo obrazec za vnos poročila:

Vnešeno besedilo se izpiše na strani za predogled potnega naloga:

Če kliknemo na povezavo , ki se nahaja ob poročilu potnega naloga, ponovno odpremo obrazec, kamor lahko vnesemo spremembe besedila.

 

7.6.9. Priloge k potnemu nalogu

Opis prilog najbolj enostavno vnesemo, ko vnašamo podatke o nastalih potnih stroških [7.6.3], kilometrino [7.6.5] in dnevnice [7.6.1]. Vsakemu vnosu podatkov za obračun potnega naloga je možno dodati še opis prilog, kot je to prikazano na sliki:

Vnešeno besedilo se izpiše na predogledu potnega naloga:

 

7.6.10. Predogled vnešenih podatkov

Preden zaženemo obračun potnega naloga oziroma potnih stroškov, lahko na strani za predogled podatkov na potnem nalogu vidimo vnešene podatke.

Predogled podatkov za obračun potnega naloga se izpiše na tak način, da z lahkoto popravite ali brišete napačno vnešene podatke.

Za brisanje vnešenih podatkov kliknemo križec , ki se nahaja na skrajni desni strani vsake vrstice v ustrezni tabeli s podatki. Za popravljanje vnešenih podatkov izberemo povezavo na prikazanih podatkih.

 

7.7. Obračun potnega naloga

Ko vnesemo vse podatke za obračun potnega naloga, pritisnemo gumb Obračun potnih stroškov, ki se nahaja na strani za predogled podatkov na potnem nalogu.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje znotraj države, torej samo valuta SIT, se nam odpre naslednji obrazec:

	Slika 350: Obračun potnega naloga za Slovenijo.

Obvezen je vnos datuma obračuna, lahko pa dopolnimo tudi besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje v tujino in je vključena tudi tuja valuta, se nam odpre naslednji obrazec:

	Slika 351: Obračun potnega naloga za tujino.

Vnesemo naslednje podatke:

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun potnega naloga, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

 

7.7.1. Predogled obračunanega potnega naloga

Ko smo s klikom na gumb Obračun zagnali obračun, se nam prikaže predogled obračunanega potnega naloga:

	Slika 352: Predogled obračunanega potnega naloga.

Sedaj lahko s klikom na Tiskanje natisnemo obračun potnih stroškov [7.7.2].

S klikom na Knjiženje lahko knjižimo [7.9.1] potne stroške na temeljnico.

S klikom na Izplačilo potnih stroškov lahko izplačamo [7.8] potne stroške na transakcijski račun [7.8.1] zaposlenega ali preko blagajne v gotovini [7.8.2].

 

7.7.2. Tiskanje obračuna potnih stroškov

Ko smo potni nalog že obračunali, lahko obračun tudi natisnemo tako, da:

1. Kliknemo na , ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je to prikazano na sliki:

Kako natisnemo dokument v internetnem brskalniku [3.13] ali v MS Wordu, je opisano na strani tiskanje potnega naloga [7.4.3].

 

7.7.3. Ponovno odpiranje potnega naloga

	Slika 353: Gumbi na predogledu obračunanega potnega naloga

Ko je potni nalog že obračunan, ga lahko še vedno popravimo, če kliknemo na gumb Ponovno odpri potni nalog.

Vrnemo se nazaj na predogled potnega naloga in tukaj lahko spreminjamo obstoječe podatke. S klikom na gumb lahko popravljamo oziroma spreminjamo tudi podatke na prvi strani potnega naloga..

 

7.8. Izplačilo obračunanih potnih stroškov

Program omogoča izplačilo potnih stroškov preko blagajne ali z nakazilom na transakcijski račun. Potne naloge, ki so obračunani v tuji valuti, je zaenkrat v programu možno izplačati samo preko blagajne.

Izplačilo je mogoče izvesti le na že obračunanih potnih nalogih. Program omogoča, da izplačamo potne stroške za več obračunanih potnih nalogov naenkrat z enim nakazilom na TR ali z enim blagajniškim izdatkom. Pri izplačilu na TR je možno tudi natisniti obvestilo zaposlenemu o izplačanih potnih stroških.

Izplačilo potnih stroškov pričnemo tako, da na predogledu potnega naloga kliknemo na gumb Izplačilo potnih stroškov.

	Slika 354: Za izplačilo potnih stroškov kliknemo na gumb Izplačilo

Po kliku na gumb se dodatno prikaže seznam vseh drugih še neizplačanih potnih nalogov za zaposlenega.

	Slika 355: Izplačilo potnih stroškov

Program prikaže vsoto vseh še neizplačanih potnih nalogov glede na izplačila evidentirana v programu. Prikaže tudi stanje obveznosti in terjatev do zaposlenega iz glavne knjige zato, da lahko primerjate stanje v glavni knjigi z izplačili, ki so šla preko programa.

V spodnjem seznamu so našteti vsi potni nalogi, ki v programu še niso bili izplačani. V primeru, da so se izplačila v preteklosti izvajala mimo programa je možno, da seznam ne kaže dejanskega stanja zato je potrebno izplačilo preveriti s stanjem v glavni knjigi.

V seznamu potnih nalogov lahko s kljukico    označite vse potne naloge, ki jih želite izplačati. Vsota označenih potnih nalogov se nato prenese v plačilni nalog ali na blagajniški izdatek.

Če želite označene potne naloge izplačati zaposlenemu na transakcijski račun kliknete na Izplačilo na TR, za izplačilo preko blagajne pa na Izplačilo preko blagajne.

 

7.8.1. Izplačilo potnih stroškov na TR

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo na TR izbrali plačilo potnih stroškov na TR, se nam odpre naslednja vnosna maska:

	Slika 356: Izplačilo potnih stroškov na TR

Privzeta izbira je, da se nalog za plačilo uvrsti v enega izmed že odprtih paketov plačil in s klikom na izberemo ustrezen paket. Če pa želimo, da se ta plačilni nalog uvrsti v nov paket plačil, označimo drugo možnost in v prazen prostor vpišemo oznako paketa.

Nalogodajalec

Nalogodajalca nam program avtomatsko izpiše sam.

Prejemnik

S klikom na gumb Dodaj plačilni nalog plačilni nalog dodamo v paket, ki smo ga izbrali.

 

7.8.2. Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo preko blagajne izbrali izplačilo potnih stroškov preko blagajne, se nam odpre naslednja vnosna maska:

	Slika 357: Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

Prejemnik

Postavka blagajniškega izdatka

S klikom na Izstavitev blag. izdatka se izstavi blagajniški izdatek, ki ga lahko poknjižite v glavno knjigo.

 

7.9. Knjiženje potnih nalogov

Ko smo potne naloge obračunali in izplačali, jih knjižimo. Na voljo imamo dve možnosti:

• posamično knjiženje potnega naloga [7.9.1]
• knjiženje izbranih potnih nalogov [7.9.2]

Pri avtomatskem knjiženju potnih stroškov se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja [13.1.3] v glavni knjigi [13].

 

7.9.1. Posamično knjiženje

Posamično knjiženje potnih nalogov pa pričnemo tako, da s klikom na aktivno povezavo odpremo izbrani potni nalog. Nato kliknemo na gumb Knjiženje, kot kaže slika in tako pričnemo knjiženje.

	Slika 358: Knjiženje posameznega potnega naloga

Nadaljni postopek je popolnoma enak, kot pri knjiženju izbranih potnih nalogov [7.9.2].

 

7.9.2. Knjiženje izbranih potnih nalogov

Knjiženje potnih nalogov pričnemo tako, da na strani |Potni nalogi- pregled in iskanje s klikom na Dodatne možnosti izberemo "Knjiženje izbranih PN", kot lahko vidimo na sliki:

Odprejo se nam potni nalogi in med njimi izberemo tiste, ki jih želimo knjižiti:

	Slika 359: Izberemo potne naloge, ki jih želimo knjižiti

S klikom na gumb Knjiženje izbranih PN zaženemo knjiženje in potni nalogi se poknjižijo na temeljnico:

	Slika 360: Knjiženi potni nalogi na temeljnici

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju potnih nalogov:

 

7.10. Vozila

Modul Potni nalogi vsebuje samostojno evidenco službenih vozil [7.10.1] ter dodatno funkcionalnost za vodenje knjige voženj [7.10.2].

 

7.10.1. Šifrant službenih vozil

V šifrant službenih vozil vpišemo podatke o službenih vozilih, ki se uporabljajo za službene vožnje s potnimi nalogi. Prav tako lahko v šifrant vpišemo podatke o službenih vozilih, ki jih zaposleni uporabljajo za boniteto [10.1.18.3.4] ter podatke o zasebnih vozilih zaposlenih za uporabo katerih podjetje izplačuje kilometrino.

Šifrant službenih vozil je na voljo v podsistemu Vozila. Ob pričetku uporabe programa se nam izpiše naslednje obvestilo:

	Slika 361: Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom

Po kliku na gumb Vnos novega se vam prikaže naslednja vnosna maska:

	Slika 362: Vnos podatkov o vozilu.

Vnosna polja v šifrantu imajo naslednji pomen:

Po kliku na gumb Shrani se prikaže pregled vseh vozil v šifrantu.

	Slika 363: Pregled vozil v šifrantu.

Za spreminjanje podatkov o vozilu kliknemo na povezavo z imenom vozila. Za urejanje knjige voženj [7.10.2] kliknemo na . Za brisanje vozila iz šifranta .

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu službenih in zasebnih vozil:

 

7.10.2. Knjiga voženj

Knjiga voženj je prvenstveno namenjena vodenju evidence službenih voženj za službena vozila, ki jih zaposleni uporabljajo kot boniteto. Knjigo voženj je v tem primeru potrebno voditi tudi za razmejitev davčno potrebnih in nepotrebnih stroškov povezanih s službenim vozilom.

V knjigo voženj preidemo tako, da kliknemo na v pregledu šifranta službenih vozil.

	Slika 364: Pregled vozil v šifrantu.

Po kliku se nam prikaže naslednja stran:

	Slika 365: Pregled knjige voženj

Knjiga voženj omogoča beleženje in urejanje evidence službenih poti. Pri tem vam program pomaga z avtomatskim razvrščanjem službenih poti po vnešenih datumih in stanjih števca oz. razdaljah. Obenem vas program opozarja na manjkajoče vožnje ali druge nepravilnosti v evidenci.

Program omogoča poljubne preglede knjige voženj v različnih časovnih obdobjih ter tiskanje knjige voženj in izvoz podatkov v programe iz zbirke Office.

Posamezne vožnje lahko v knjigo voženj dodajamo s klikom na gumb Vnos nove vožnje ali pa že direktno pri vnosu potnega naloga. Vsako vožnjo lahko povežemo s potnim nalogom, sicer pa jo bo program štel med privatne vožnje.

	Slika 366: Vnos podatkov v knjigo voženj

Pri vnosu posamezne vožnje vnesemo naslednje podatke:

Posamezne vožnje pa lahko v knjigo voženj dodamo tudi s klikom na gumb Vrstični vnos voženj ki nam odpre meni v katerem izberemo mesec za katerega želimo vpisati vožnje, kot to prikazuje spodnja slika:

	Slika 367: Meni za vrstični vnos voženj

Ko smo kliknili na željeni mesec se nam odpre maska za vnos novih voženj, ki izgleda takole:

	Slika 368: Maska za vnos voženj

Pri vrstičnem vnosu posamezne vožnje pa vnesemo naslednje podatke:

Ko smo končali z vrstičnim vnašanjem voženj v knjigo voženj, je potrebno le še klikniti na gumb Potrdi vnos, ki se nahaja v spodnjem levem delu tabele kot to kaže spodnja slika:

	Slika 369: Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj

Ko kliknemo na gumb Potrdi vnos se podatki o vožnjah shranijo v knjigo voženj.

 

7.10.3. Uvoz vozil iz Excela

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o službenih in zasebnih vozilih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o vozilih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

Primer datoteke CSV:

Vozila.csv Velikost: 0,32 kB

Primer datoteke Tab delimited:

Vozila.txt Velikost: 0,32 kB

Do vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v meniju na levi strani kliknemo na povezavo Vozila in prikaže se nam maska za pregled službenih in zasebnih vozil [7.10.4].

Uvoz podatkov o vozilih je dostopen preko menija v maski za pregled in iskanje vozil kot kaže spodnja slika(podatki so testni):

	Slika 370: Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke

Ko smo izbrali to možnost se nam odpre nova maska kjer lahko podatke o vozilih uvozimo:

	Slika 371: Maska za uvoz vozil iz datoteke

Preden podatke uvozimo je potrebno izbrati v katerem foramtu je datoteka shranjena. Kot vidimo na zgornji sliki lahko izbiramo med:

• CSV
• Tab delimited

Izberemo pravilen format naše datoteke in jo poiščemo s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Odpre se nam maska za iskanje datoteke v raziskovalcu(spodnja slika).Ko smo našli željeno datoteko, jo izberemo in pritisnemo na gumb Odpri(Open).

	Slika 372: Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu

 

7.10.4. Pregled službenih in zasebnih vozil

Do pregleda službenih in zasebnih vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v levem meniju izberemo povezavo Vozila. Odpre se nam maska kot jo prikazuje slika:

	Slika 373: Maska za pregled vozil - podatki so testni

Če kliknemo na eno izmed vozil v seznamu se nam odpre maska za vnos in spreminjanje podatkov o tem vozilu [7.10.1], ki izgleda takole:

	Slika 374: Maska za vnos podatkov o vozilu

Ko smo vnesli vse željene spremembe, je potrebno klikniti še na gumb Shrani in spremembe se bodo shranile.

 

7.11. Spremembe v programu e-obračuni zaradi sprejetja nove uredbe o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino

Dne 18.6.2004 je bila v Uradnem listu [http://www.uradni-list.si/1/ulonline.jsp?urlid=200466&dhid=70312] objavljena nova Uredba o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino. Na tej strani so opisane spremembe v programu, ki so posledica novih pravil, ki jih vsebuje uredba.

Vse spremembe se nanašajo samo na potne naloge za tujino ter službena potovanja, ki se pričnejo na dan 3.7.2004 ali kasneje. Potni nalogi za potovanja, ki se pričnejo pred 3.7.2004 se še vedno obračunavajo po starem.

7.11.1 Obračun dnevnic

• V programu so vnešene nove višine dnevnic [http://www.e-racuni.com/racuni/Dnevnice.html].
• Pri vnosu podatkov za prvo stran [7.4] potnega naloga se višine dnevnic nastavijo avtomatsko glede na vnos v polju Potovanje bo trajalo od dne . Če je odhod pred 3.7.2004 se po izbiri države izpišejo stare dnevnice, od dne 3.7.2004 pa nove dnevnice.
• Pri tolarskem obračunu dnevnic se le-te vedno obračunajo po srednjem tečaju Banke Slovenije na zadnji dan potovanja ne glede na morebitne drugačne nastavitve (npr. obračun po tečaju NLB d.d. [7.2.1] ni več mogoč).
• Za izračun števila dnevnic se po novem vedno uporablja metoda 24-urni intervalov. Izbira izračun dnevnic po dnevih [7.2.1] za potne naloge po 3.7.2004 ni več mogoča.
• Člani uprave in višji strokovni delavci si v skladu z novo uredbo ne morejo več obračunavati 20% oz. 10% višjih dnevnic. V programu je tako spremenjena opomba pri izbiri dodatkov.

7.11.2 Izplačilo predujma

• Ob izplačilu predujma program preveri ali za zaposlenega obstaja potni nalog s predujmom, ki še ni obračunan. V kolikor le-ta obstaja program izpiše opozorilo, da se predujem za potne stroške v skladu z uredbo ne sme izplačati.

7.11.3 Drugi stroški

• Pri tolarskem obračunu potnih stroškov se stroški v tujih valutah preračunajo v SIT po srednjem tečaju BS na dan nastanka stroška (le-ta datum se je že dosedaj vnašal pri vnosu drugih stroškov).

7.11.4 Kilometrine

• Za službene vožnje nad 500 km se po novem za razliko nad 500 km ne povrne več 40% cene bencina temveč le 30% cene neosvinčenega bencina 95 oktanov.

 

8. Banka

Modul Banka je namenjen oblikovanju plačilnih nalogov za prenos v banko ter zajemu elektronskih izpiskov prometa na transakcijskem računu za avtomatsko knjiženje prometa na temeljnico.

Funkcije, ki jih nudi modul Banka so naslednje:

• Vnos in oblikovanje paketov [8.2.1] s plačilnimi nalogi.
• Integracija z drugimi moduli programa (plačevanje prejetih računov [5.16], izplačila potnih stroškov, izplačila plač in drugih prejemkov,...).
• Izvoz in prenos [8.2.6] paketov s plačilnimi nalogi v aplikacije za elektronsko bančništvo.
• Tiskanje plačilnih nalogov [8.2.5] na obrazec BN01.
• Pregled in evidenca opravljenih plačil.
• Elektronski uvoz izpiskov [8.8] prometa na transakcijskem računu.
• Pregled in arhiviranje prometa na TR.
• Avtomatsko knjiženje [8.9] prometa na TR v glavno knjigo.

 

8.1. Vnos bančnih in drugih plačilnih računov podjetja

Preden vnašate plačilne naloge ali knjižite izpiske je potrebno vnesti podatke o vaših bančnih oz. plačilnih računih. To naredimo v meniju |Banka |Bančni računi

Če še nismo vnesli nobenih podatkov o plačilnih računih se nam v modulu |Banka izpiše naslednje obvestilo:

	Slika 375: Obvestilo, da je potrebno vnesti bančni račun

Po pritisku na gumb Dodaj novi bančni račun se nam prikaže naslednja vnosna maska:

	Slika 376: Vnos bančnega računa

Po vnosu osnovnih podatkov (ime banke, številka TR) lahko pritisnemo na gumb V redu ter pričnemo vnašati plačilne naloge.

Poleg bančnih računov lahko na tej strani vnesemo podatke o drugih plačilnih oz. elektronskih računih za katere obstaja v programu prilagojena funkcionalnost:

	Slika 377: Izbira bančnega računa

• PayPal [8.10.1]
• SumUp
• Barion
• GLS
• Stripe [8.10.2]

 

8.2. Upravljanje s plačilnimi paketi in nalogi

 

8.2.1. Vnos paketa plačilnih nalogov

Program je namenjen vnosu posameznih plačilnih nalogov, ki jih bomo kasneje posredovali banki v obdelavo.

Plačilne naloge lahko preglejujemo in iščemo podobno kot ostale dokumente in sicer po naslednjih kriterijih:

	Slika 378: Pregled in iskanje plačilnih nalogov

Klik na gumb Odpiranje novega paketa plačil nam omogoča, da lahko vnesemo nov paket plačil. V paketu lahko imamo poljubno število nalogov, ki bremenijo določeni transakcijski račun in jih potem skupaj pošljemo banki v obdelavo.

	Slika 379: Vnosna maska za novi paket plačil

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

S klikom na Vnos plačilnih nalogov se nam odpre vnosna maska za vnos novega plačilnega naloga:

	Slika 380: Vnosna maska za vnos novega plačilnega naloga

Program nam nalogodajalca izpiše avtomatsko na podlagi prej izbranega računa nalogodajalca. Prejemnika in ostale podatke pa vnesemo sami:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb Dodaj plačilni nalog.

 

8.2.2. Vnos posameznega plačilnega naloga na obstoječi ali nov plačilni paket

Ko smo kreirali plačilni paket lahko vanj dodajamo posamezne plačilne naloge. Ne glede na to ali plačilni paket že vsebuje kak pl. nalog ali ne je postopek vnos novega enak. V seznamu plačilnih paketov kliknemo in odpremo tistega v katerega želimo dodati novi nalog in nato kliknemo na gumb za vnos novega naloga, kot kaže slika:

Po kliku na ta gumb se nam odpre stran oz. maska za vnos podatkov prejemnika plačila, ki ga lahko tudi poiščemo iz javno dostopnega registra BS:

Prejemnika smo izbrali iz registra Banke Slovenije tako, da se podatki izpolnijo samodejno, mi vnesemo še podatke, ki so označeni na spodnji sliki:

Po vnosu podatkov kliknemo na gumb in s tem potrdimo vnos podatkov ter dodamo pl. nalog v obstoječi plačilni paket]. [8.2.4]

 

8.2.3. Združevanje posameznih plačilnih nalogov za plačilo

Združevanje posameznih plačilnih nalogov za plačilo pomeni, da lahko iz več odprtih plačilnih paketov izberemo plačilne naloge za katere želimo, da se združijo v novi plačilni paket in jih lahko skupaj plačamo.

Do plačilnih nalogov pridemo preko menija |Banka |Plačilni nalogi. Odpre se nam maska za Pregled in iskanje plačilnih nalogov, kjer moramo izbrati pregled plačilnih nalogov (spodnja slika).

	Slika 381: Pregled plačilnih nalogov

Po tem, ko smo izbrali pregled samo plačilnih nalogov, se nam je pojavi meni za dodatne možnosti, kjer imamo izbiro plačilnih nalogov za plačilo.

	Slika 382: Meni izbire plačilnih nalogov za plačilo

Po kliku na izbiro plačilnih nalogov se nam odpre novo okno z vsemi plačilnimi nalogi, kjer izberemo plačilne naloge (spodnja slika), ki se prenesejo v nov plačilni paket in hkrati tudi izbrišejo iz že obstoječih. Ob tem lahko trudi vpišemo novi namen plačila. V kolikor namena ne vpišemo v označeno polje, kot kaže slika, se v novem plačilnem nalogu shrani namen/opis plačila iz vseh združenih plačilnih nalogov.

	Slika 383: Izbira plačilnih nalogov za plačilo

V oknu za izbiro plačilnih nalogov imamo zgoraj levo z rdečo barvo prikazano vsoto izbranih nalogov. Obstaja pa tudi možnost, da se nalogi za istega prejemnika združijo (označimo možnost Združi naloge za istega prejemnika).

Ko izberemo naloge in izbiro potrdimo, moramo še izbrati ali želimo, da se nalogi za plačilo uvrstijo v enega od že odprtih paketov plačil, ali pa naj se za te plačilne naloge odpre nov ločen paket plačil (slika spodaj).

	Slika 384: Izbira paketa plačil

Če smo paket izbrali se nam po potrditvi prikaže nov paket, ki ga še moramo shranit. Po shranjevanju se izbrani nalogi izbrišejo iz starega plačilnega paketa in se prenesejo v novega.

Če pa smo izbrali pri izbiri nalogov možnost za združevanje nalogov za istega prejemnika in imamo med nalogi dva naloga za istega prejemnika, potem se nam po shranjevanju plačilnega paketa odpre še okno (spodnja slika), kjer označimo, da želimo prejemniku poslati po mailu obvestilo o plačilu. Tukaj še moramo vnesti podatke o mailu, v kolikor le ti niso vnešeni pri podatkih partnerja. Na desni strani pa imamo link do dokumenta, ki se bo poslal prejemniku na mail, ki ga vnesemo.

	Slika 385: Izbira paketa plačil

 

8.2.4. Prikaz paketa s plačilnimi nalogi

Posamezni paket lahko odpremo tako, da kliknemo na željenega v seznamu pl. paketov in prikažejo se nam vsi pl. nalogi, ki se v izbranem paketu nahajajo:

 

8.2.5. Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN

Do plačilnih nalogov pridemo preko menija |Banka |Plačilni nalogi. Odpre se nam maska za Pregled in iskanje plačilnih nalogov, kot jo kaže spodnja slika:

	Slika 386: Pregled in iskanje plačilnih nalogov -podtki so testni

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju plačilnih nalogov:

S klikom na iskani plačilni nalog, lahko ta nalog natisnemo z laserskim tiskalnikom tako, da izberemo možnost Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec BN01, ki je dostopna na pregledu Plačilnega naloga v meniju |Tiskanje.

Na voljo imamo pet možnosti in sicer:

• Zaporedno tiskanje plačilnih nalogov, kar pomeni dva plačilna naloga na eno A4 stran prek menija |Tiskanje |Tiskanje pl. nal. na UPN (listi A4, 2 naloga/stran)
• Tiskanje plačilnih nalogov s kopijo, ki natisne en plačilni nalog s kopijo na eno A4 stran prek menija |Tiskanje |Tiskanje pl. nal. na UPN s kopijo(listi A4, 1 nalog + kopija/stran)
• Zaporedno tiskanje plačilnih nalogov brez datuma valute |Tiskanje |Tiskanje pl. nal. na UPN (brez datuma valute)
• Tiskanje plačilnih nalogov s kopijo brez datuma valute |Tiskanje |Tiskanje pl. nal. na UPN s kopijo(brez datuma valute)
• Tiskanje plačilnih nalogov s položnico spodaj |Tiskanje |Tiskanje pl. nal. na UPN (položnica spodaj)

	Slika 387: Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN

	Slika 388: Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na prikazu plačilnega naloga:

 

8.2.6. Izvoz plačilnih nalogov

Program omogoča izvoz ustvarjenih plačilnih nalogov v programe za elektronsko bančništvo. Izvoz plačilnih nalogov je trenutno mogoč v formatu TKDIS, ZBS in ISO SEPA xml, ki pa se avtomatsko prilagodi glede na specifike posamezne banke v skladu s transakcijskim računom nalogodajalca.

Izvoz plačilnih nalogov v datoteko je mogoč na posameznem plačinem paketu:

	Slika 389: Pregled plačilnih nalogov v plačilnem paketu

S klikom na se odpre meni za izmenjavo podatkov v katerem najdemo možnosti za izvoz plačilnega paketa v različnih formatih datotek. Najbolj pogosto se za prenos plačilnih paketov in nalogov uporablja format ISO SEPA XML, ki je v seznamu tudi na vrhu, kot vidimo na sliki:

	Slika 390: V meniju za izmenjavo podatkov lahko izvozim plačilni paket v datoteko za uvoz v spletno banko

Datoteko shranimo na računalnik ter nato uvozimo v program za spletno bančništvo.

 

8.2.7. Tiskanje seznama plačilnih nalogov v paketu

Seznam izplačil je dostopen na pregledu Plačilnega naloga v meniju .

	Slika 392: Izbira tiskanja seznama izplačil

Po potrditvi izbire se izdela dokument z naslednjim izgledom:

	Slika 393: Izgled seznama plačilnih nalogov v paketu

 

8.2.8. Združevanje plačilnih paketov

Združevanje plačilnih paketov za plačilo nam omogoča, da več odprtih plačilnih paketov združimo v enega novega ter tako v program za spletno bančništvo uvozimo vse skupaj v eni datoteki. Na ta način nam ni potrebno v spletno banko prenašati več ločenih datotek.

Do plačilnih paketov pridemo preko menija |Banka |Plačilni nalogi. Odpre se nam maska za Pregled in iskanje plačilnih paketov, na kateri s označimo plačilne pakete, ki jih bomo združili. To storimo tako, da z miško kliknemo na posamezno vrstico, da se ta obarva v modro barvo, kot kaže slika:

	Slika 394: Pregled plačilnih nalogov

Po tem, ko smo označili plačilne pakete, ki jih bomo združili, kliknemo na meni za dodatne možnosti v katerem izberemo funkcijo "Združi plačilne pakete".

	Slika 395: Funkcija za združevanje plačilnih paketov

Po kliku na to funkcijo se nam odpre novo okno z vsemi izbranimi plačilnimi paketi, ki jih bomo združili v nov skupni plačilni paket in hkrati pobrisali posamezne. Ob tem lahko izberemo TRR iz katerega bomo izvedli plačilo, vnesemo opis novega plačilnega paketa ter po potrebi še spremenimo izbiro paketov, ki jih bomo dejansko združili, kot kaže spodnja slika:

	Slika 396: Izbira plačilnih paketov za združevanje

Ko vnesene podatke potrdimo, se bo odprl novi ločen paket plačil, ki ga potem lahko izvozimo v spletno banko.

 

8.2.9. Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic v tabeli plačilnih paketov

Opcija za prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic je dosegljiva na pregledu seznama vseh plačilnih paketov.

Na pregledu seznama vnešenih plačilnih paketov lahko z miško poklikamo vrstice dokumentov za katere želimo prikaz vsote. Izbrana vrstica za obarva v modro barvo. Ko smo izbrali vrstice, kliknemo na gumb kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 397: Izbira vrstic in klik na gumb "Vsota" (ikona z grško črko sigma)

Program v novem oknu prikaže rekapitulacijo izbranih vrstic oz. seštevek vseh plačilnih nalogov v izbranih plačilnih paketih:

	Slika 398: Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih plačilnih paketov oz. plačilnih nalogov v izbranih paketih

 

8.2.10. Oblikovanje modelov za sklic

• Navodilo za oblikovanje modelov za sklicevanje na številko obremenitve plačilnega prometa [http://www.zbs-giz.si/system/file.asp?FileId=624]

 

8.2.11. Šifranti vrste posla A

• Šifrant vrste posla A [http://www.uradni-list.si/priloge/RS_-2006-138-05930-OB~P002-0000.PDF] UL RS 138/06 z dne 28.12.2006, ki se začne uporabljati od 1. januar 2007

 

8.3. Pregled in iskanje bančnih izpiskov

Bančne izpiske lahko pregledujemo in iščemo v meniju |Banka |Pregled izpiskov na podoben način, kot ostale dokumente in sicer po naslednjih kriterijih:

	Slika 399: Pregled prometa in bančnih izpiskov

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju plačilnih nalogov:

 

8.4. Vnos bančnih izpiskov

Bančni izpisek vneseno s klikom na gumb Novi izpisek v meniju |Banka |Pregled izpiskov. Po kliku na gumb Novi izpisek se odpre naslednje vnosna maska:

	Slika 400: Vnosna maska za vnos novega bančnega izpiska

V vnosna polja vpišemo naslednje podatke:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu in prikaže se nam maska za vnos prometa, ki jo prikazuje spodnja slika:

	Slika 401: Vnos in urejanje prometa na TR

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb Dodaj promet.

Ko smo končali z vnosom prometa, kliknemo na gumb Prekini vnos

 

8.5. Priprava prometov za knjiženje

Priprava prometov za knjiženje oz. likvidacija izpiska je namenjena za zapiranje oz. likvidiranje dokumentov s plačilom na podlagi bančnega izpiska in knjiženje tega plačila na določen konto.

Funkcionalnost je na voljo neposredno na posameznem bančnem izpisku kjer kliknemo na gumb Pripravi za knjiženje in bo program ponudil likvidacijo prilivov in odlivov iz dotičnega izpiska.

	Slika 402: Gumb pripravi za knjiženje v samem bančnem izpisku

Lahko pa likvidiramo tudi več prilivov in odlivov iz različnih še ne likvidiranih izpiskov hkrati v meniju nerazporejenih prilivov [8.5.1] ali nerazporejenih odlivov [8.5.2]

	Slika 403: Dostop do neporazdeljenih prilivov in odlivov

 

8.5.1. Nerazporejeni prilivi

Funkcionalnost je na voljo v meniju |Banka |Neporazdeljeni prilivi, kjer imamo pregled nad vsemi bančnimi izpiski katerih še nismo zaprli ali poknjižili.

	Slika 404: neporazdeljeni prilivi

(1) S pomočjo iskalnih parametrov kot so transakcijski račun, številka bančnega izpiska, denarna valuta, datum prometa, ter namen plačila lahko lažje poiščemo oz. filtriramo določene prilive.

(2) Posameznemu prilivu dodamo partnerja, konto na katerega se bo knjižil priliv in dokument na katerega se veže priliv, kateri so lahko: račun, predračun, naročilo kupca, avansni račun ali prosti vnos.

(3) Posamezen priliv lahko preskočimo za knjiženje s klikom na gumb Preskoči ali potrdimo s klikom na gumb Ok

(4) Prilive lahko označimo posamezno ali vse skupaj s klikom na okvirček v sivem zaglavju prikaza.

(5) S klikom na gumb Potrdi izbrane potrdimo označene prilive ali vse potrdimo s klikom na puščico navzdol na istem gumbu in na potrdi vse

(6) S klikom na gumb Prekoči izbrane preskočimo označene prilive ali vse preskočimo s klikom na puščico navzdol na istem gumbu in na preskoči vse

(7) S klikom na gumb Nastavi partnerja izbranim lahko vsem označenim prilivom nastavimo enotnega partnerja ali nastavimo enotni konto za knjiženje pliliva s klikom na puščico navzdol na istem gumbu, ter na opcijo Nastavi konto izbranim

(8) Če smo pomotoma potrdili priliv katerega nebi želeli, lahko s klikom na gumb Razveljavi zadnjega razveljavimo zadnji ukaz ki smo ga izvršili.

 

8.5.2. Nerazporejeni odlivi

Do te funkcionalnosti lahko dostopamo preko |Banka |Neporazdeljeni odlivi, kjer imamo pregled nad vsemi bančnimi izpiski katere še nismo zaprli ali poknjižili.

	Slika 405: neporazdeljeni odlivi

(1) S pomočjo iskalnih parametrov kot so transakcijski račun, številka bančnega izpiska, denarna valuta, datum prometa, ter namen plačila lahko lažje poiščemo oz. filtriramo določene odlive.

(2) Posameznemu odlivu dodamo partnerja, konto na katerega se bo knjižil odliv in dokument na katerega se veže odliv, kateri so lahko prejeti račun ali prosti vnos.

(3) Posamezen odliv lahko preskočimo za knjiženje s klikom na gumb Preskoči ali potrdimo s klikom na gumb Ok

(4) Odlive lahko označimo posamezno ali vse skupaj s klikom na okvirček v sivem zaglavju prikaza.

(5) S klikom na gumb Potrdi izbrane potrdimo označene odlive ali vse potrdimo s klikom na puščico navzdol na istem gumbu in na potrdi vse

(6) S klikom na gumb Prekoči izbrane preskočimo označene odlive ali vse preskočimo s klikom na puščico navzdol na istem gumbu in na preskoči vse

(7) S klikom na gumb Nastavi partnerja izbranim lahko vsem označenim odlivom nastavimo enotnega partnerja ali nastavimo enotni konto za knjiženje odliva s klikom na puščico navzdol na istem gumbu, ter na opcijo Nastavi konto izbranim

(8) Če smo pomotoma potrdili odliv katerega nebi želeli, lahko s klikom na gumb Razveljavi zadnjega razveljavimo zadnji ukaz ki smo ga izvršili.

 

8.5.3. Nastavitve likvidacije prilivov in odlivov

Za hitrejši postopek likvidacije oz. zapiranja prilivov in odlivov si lahko vnaprej nastavimo splošna pravila, ki se potem upoštevajo pri likvidaciji posamezne transakacije. Nastavitve so na voljo v modulu nerazporejenih prilivov in odlivov s klikom na gumb Nastavitve, kot kaže slika:

	Slika 406: Nastavitve likvidacije prilivov in odlivov

Po kliku na ta gumb se nam odpre vnosna maska z nastavitvami:

	Slika 407: Nastavitve likvidacije prilivov in odlivov

V nastavitvah tako lahko nastavimo naslednje parametre:

• izberemo koliko transakcij na eni strani naj program prikaže:

	Slika 408: Izberemo število prikazanih transakcij na eni strani

• nastavimo oz. označimo na katerih dokumentih želimo, da program zabeleži plačilo:

	Slika 409: Označimo na katerih dokumentih želimo zabeležiti plačilo

• nastavimo na kak način želimo zabeležiti plačilo na dokumentu, ki ga bomo likvidirali:

	Slika 410: Izberemo na kak način naj program zabeleži plačilo na veznem dokumentu, ki ga izbiremo pri likvidaciji

 

8.6. Knjiženje bančnih izpiskov

Potem ko smo vnesli promet na izpisek lahko izpisek poknjižimo s klikom na gumb Knjiženje v samem izpisku. To nam lepo prikazuje spodnja slika:

	Slika 411: Izpisek je pripravljen za knjiženje

S klikom na gumb Knjiženje se nam kreira nova temeljnica, ki jo je potrebno shraniti, da bi se izpisek poknjižil. Na to nas opozarja tudi rumeno pobarvan gumb shrani. Kreirana temeljnica izgleda takole:

	Slika 412: Avtomatsko kreirana temeljnica

V kolikor so knjižbe pravilne, kliknemo na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler to ne storimo. Če temeljnice ne shranimo, se knjiženje izpiska ne bo izvedlo.

Ko smo temeljnico shranili, nas program vrže nazaj na poknjižen izpisek, ki izgleda takole:

	Slika 413: Poknjižen izpisek

V primeru, da bi želeli karkoli popraviti, pa lahko to storimo s klikom na gumb Razknjiži ki ga lahko vidimo na zgornji sliki. Dokument lahko razknjižimo kadarkoli v primeru, če temeljnica še ni zaprta in prenešena v glavno knjigo.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju bančnih izpiskov:

 

8.7. Zapiranje odprtih računov na podlagi izpiska

V modulu Banka imamo na voljo pregled uvoženih bančnih izpiskov iz banke ali ročnega vnosa.

Izpiske najdemo v spletni aplikaciji pod |Banka |Pregled izpiskov.

Izberemo si bančni izpisek in ga lahko knjižimo, dodajamo promet ali zapremo odprti račun.

	Slika 414: Pregled bančnega izpiska

Obdelavo zapiranje odprtih računov zaženemo z gumbom Zapiranje odprtih računov na podlagi izpiska.

	Slika 415: Zapiranje odprtih računov

Po zagonu se nam prikaže seznam prometa znotraj izpiska, kjer lahko izberemo vezni dokument iz spustnega seznama.

	Slika 416: Veza na dokument

 

8.8. Uvoz elektronskih izpiskov prometa na TR

Program podpira avtomatski uvoz datoteke z izpiskom prometa na TR. Ker slovenske banke pri tem uporabljajo različne standarde izmenjave podatkov je v programu implementiran uvoz podatkov datotek več slovenskih bank. Pri nekaterih bankah pa je uvoz podatkov mogoč avtomatsko saj se program sam poveže z bančnim strežnikom in uvozi nove izpiske prometa na vašem transakcijskem računu.

	Slika 417: Izbira banke pri uvozu izpiskov prometa na TR

Trenutno so uradno podprti uvozi podatkov iz spodaj naštetih programov slovenskih bank. Uvozi podatkov s strani drugih bank ali programov niso preverjeni oz. uradno podprti. Če želite uporabljati uvoz podatkov z banke, ki ni na spodnjem spisku kontaktirajte uporabniško podporo na e-mail info@e-racuni.com [mailto:info@e-racuni.com] za brezplačno implementacijo uvoza bančnih izpiskov s strani vaše banke.

• Nova KBM d.d.
• Poslovni Bank@Net BAP WEB [8.8.3] - spletni odjemalec podjetja Hermes SoftLab d.d. (bivši Zaslon).
• Poslovni Bank@Net EPP / EPP3 [8.8.4] - namestitvena verzija programa podjetja Zrcalo d.o.o.
• Abanka Vipa d.d.
• ABACOM [8.8.1] - namestitvena verzija programa.
• NLB d.d.
• Proklik [8.8.5] - namestitvena verzija programa.
• Proklik Plus [8.8.6] - namestitvena in spletna verzija programa.
• Probanka d.d.
• Poslovni Prosplet [8.8.7] - spletna verzija programa
• SKB d.d.
• SKB NET [8.8.9] - spletna verzija programa
• Raiffeisen KREKOVA BANKA d.d.
• EuReKa [8.8.8] - spletna verzija programa
• Volksbank - Ljudska banka d.d.
• VOLKSBANKonline - spletna verzija programa
• Hranilnica LON
• E-LON - spletna verzija programa
• Gorenjska banka d.d.
• Link - spletna verzija programa
• Delavska hranilnica
• Dh-net - spletna verzija programa
• Banka Celje d.d.
• Klik - spletna verzija programa

In pa ostali uvozi izpiskov, ki niso vezani na spletno banko ampak druge spletne sisteme, ki omogočajo izvoze izpiskov:

• Uvoz GLS datoteke
• prejmemjo XLS datoteko za uvoz. Izvozi se v aplikaciji GLS.
• Uvoz Pošta Slovenije datoteke
• pri pošti Slovenije je mogoče izvoziti datoteko XML, katera je kompatibilna z uvozom na naši speletni strani.
• Uvoz izpiskov za PayPal
• PayPal - spletna aplikacija, kejr si lahko izvozimo izpisek formata CSV.

 

8.8.1. Abanka ABACOM

	Slika 418: Uvoz izpiskov prometa -ABACOM

 

8.8.2. Banka Koper

Banka Koper v programu INET ne omogoča direktnega izvoza datoteke z elektronskim izpiskom prometa na transakcijskem računu.

Kljub temu pa je pri banki možno naročiti, da vam preko elektronske pošte dnevno posreduje datoteko z izpiskom prometa na transakcijskem računu.

Datoteko, ki jo prejmete s strani Banke Koper je mogoče uvoziti v program tako, da uporabite funkcijo za enostaven uvoz izpiskov iz programa Proklik [8.8.5].

 

8.8.3. NKBM Poslovni Bank@Net BAP WEB

Uvoz izpiskov iz aplikacije NKBM BAP WEB poteka bodisi ročno s prenosom datoteke v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime, geslo in kodo s kartice SecureID in se program sam poveže z bančnim strežnikom.

	Slika 419: Uvoz izpiskov prometa iz aplikacije NKBM BAP WEB

8.8.3.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa BAP WEB shranite izpisek na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

8.8.3.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje PIN + enkratno geslo  pa vpišete najprej 4-mestno PIN kodo, ki ji sledi 6 cifer, ki jih prepišete s kartice SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika NKBM se program poveže s strežnikom NKBM in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

8.8.4. NKBM Poslovni Bank@Net EPP3

	Slika 420: Uvoz izpiskov iz programa EPP / EPP3

 

8.8.5. NLB Proklik

8.8.5.1 Izvoz izpiskov iz Proklika

Preden uvozimo izpiske se prijavimo v Proklik in v programu Proklik na levi strani v meniju izberemo opcijo |Izpiski.

Nato vnesemo datumski kriterij za izvoz izpiskov ter označimo izpiske, ki jih želimo izvoziti v datoteko. Ko izberemo izpiske kliknemo na desni gumb miške in izberemo opcijo |Izvoz (glej sliko).

	Slika 421: Izvoz izpiskov iz programa Proklik (Halcom e-Bank).

8.8.5.2 Uvoz Proklik-ovih izpiskov v e-obračune

V e-obračunih izberemo izberemo opcijo za uvoz izpiskov iz Proklik-a. Prikaže se nam naslednja vnosna maska:

	Slika 422: Uvoz izpiskov iz programa Proklik v e-obračune

Program nudi dve možnosti za uvoz izpiskov iz programa ProKlik:

• Enostaven uvoz - v tem primeru uvozimo v program samo eno datoteko s prometi za določen dan. Ker takšna datoteka ne vsebuje podatka o številke izpiska lahko enostaven uvoz uporabljamo samo v primeru, če smo program začeli uporabljali od začetka poslovnega leta ter redno uvažamo dnevne izpiske prometa.
• Uvoz izpiskov za več dni naenkrat - ta način uvoza izpiskov zagotavlja, da se v program prenesejo celotni podatki iz izpiska vključno s številko(-ami) izpiska. Če uporabljate tak način uvoza izpiskov, lahko uvozite poljubne izpiske za poljubno obdobje. Ta način uvoza podatkov je veliko hitrejši, če izpiske uvažamo enkrat mesečno.

 

8.8.6. NLB Proklik Plus

V programu Proklik Plus se uporablja enak format datoteke, kot v programu NKBM BAP WEB [8.8.3]. Ročni uvoz izpiskov oz. datoteke s prometom na TR poteka na enak način, kot iz programa NKBM BAP WEB [8.8.3].

 

8.8.7. Probanka Poslovni Prosplet

Uvoz izpiskov iz aplikacije Probanka Prosplet poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime in kodo s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

	Slika 423: Uvoz izpiskov iz Prospleta

8.8.7.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa Prosplet shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

8.8.7.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika Probanke se program poveže s strežnikom Probankinega Prospleta in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

8.8.8. Raiffeisen KREKOVA BANKA d.d.

Na spletni strani programa EuReKa, je potrebno najprej sneti oz. izvoziti datoteko z izpiskom prometa. To storite tako, da kliknete na rdečo puščico(slika spodaj) in datoteko shranite na vaš disk.

	Slika 424: Spletna stran programa EuReKa

Ko ste to storili pa preko menija |Banka |Uvoz prometa s klikom na povezavo EuReKa pridete do maske, kot jo kaže spodnja slika:

	Slika 425: Uvoz izpiska prometa iz programa EuReKa v naš program

V tej maski s klikom na gumb Browse poiščete datoteko oz. izpisek, ki ste ga predhodno shranili. Nato kliknete na gumb Uvoz podatke in postopek uvoza je končan.

 

8.8.9. SKB NET

Uvoz izpiskov iz spletne aplikacije SKB NET poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime in kodo s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

	Slika 426: Uvoz izpiskov iz SKB NET

8.8.9.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa SKB NET shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

8.8.9.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika SKB NET se program poveže s strežnikom SKB NET in preveril izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

8.8.10. PRO SKB NET

Uvoz izpiskov iz spletne aplikacije PRO SKB NET poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT, bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime(identifikacijsa številka) in kodo(varnostno geslo) s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

	Slika 427: Uvoz izpiskov iz PRO SKB NET

8.8.10.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa PRO SKB NET shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

8.8.10.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime oz. identifikacijsko številko, ki vam jo je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika PRO SKB NET se program poveže s strežnikom PRO SKB NET in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

8.8.11. PayPal

Uvoz izpiskov prometa oz. transakcij iz PayPal računa je na voljo v meniju |Banka |Uvoz izpiskov preko ločene možnosti:

	Slika 428: Uvoz izpiska transakcij iz datoteke, ki jo izvozimo iz PayPal računa

Po kliku na to povezavo se nam odpre maska za izbiro datoteke, ki jo bomo uvozili v program:

Pri uvozu imamo na izbiro še naslednje nastavitve:

 

8.8.12. Iz XLS datoteke (Excel preglednica)

Uvoz izpiskov prometa oz. transakcij iz XLS datoteke je na voljo v meniju |Banka |Uvoz izpiskov preko ločene možnosti:

	Slika 430: Uvoz izpiska transakcij iz datoteke, ki jo pripravimo v Excelu

Po kliku na to povezavo se nam odpre maska za izbiro datoteke, ki jo bomo uvozili v program:

Pri uvozu imamo na izbiro še naslednje nastavitve:

 

8.9. Avtomatsko knjiženje prometa na transakcijskem računu

Na temeljnico se knjižijo posamezni prometi iz bančnega izpiska. Prometi se knjižijo z datumom obdobja enakim datumu izpiska.

 

8.10. Elektronski plačilni računi

Poleg transakcijskih računov, ki jih podjetje uporablja za poslovanje se v zadnjem času pojavljajo tudi različni ponudniki elektronskih računov, ki omogočajo "online" plačevanje. V ta namen smo v programu omogočili vnos predvsem tistih najbolj razširnjenih, kot so PayPal, Stripe, Barion, ipd. V kolikor želimo v programu aktivirati online plačevanje preko elektronskih računov je treba tak račun najprej dodati v seznam bančnih oz. elektronskih računov. Novi elektronski račun dodamo tako, da v meniju |Banka |Bančni računi kliknemo na gumb, kot kaže slika:

Vnos računa za "PayPal" je opisan na strani Vnos PayPal računa [8.10.1]

Vnos računa za "Stripe" je opisan na strani Vnos Stripe računa [8.10.2]

 

8.10.1. Plačilni račun PayPal

Program omogoča naslednje funkcije v povezavi s plačilnim računom PayPal:

• uvoz izpiskov prometa na računu PayPal [8.8.11],
• online plačevanje izstavljenih računov s kreditno kartico preko sistema PayPal,
• avtomatsko knjiženje prometa in zapiranje računov/naročil preko mehanizma PayPal Internet Payment Notification (PayPal IPN)
• uporaba online plačevanje s PayPal za naročanje v spletni trgovini oz. online katalogu,

8.10.1.1 Vnos plačilnega računa PayPal

Račun PayPal vnesemo v meniju |Banka |Bančni računi.

	Slika 432: Vnos računa PayPal

Po kliku na opcijo v meniju se nam odpre obrazec za vnos podatkov o računu PayPal.

	Slika 433: Vnos podatkov o računu PayPal

8.10.1.2 Online plačevanje izstavljenih računov

Če pri vnosu računa PayPal označimo , potem bomo na prikazu dokumentov vključili možnost online plačevanja računov. Stranki lahko kot ponavadi pošljemo povezavo (link) do računa bodisi preko elektronske pošte bodisi preko sporočila SMS. Ko stranka prejme sporočilo in klikne na povezavo, se odpre naslednji prikaz računa:

	Slika 434: Možnost plačila računa s PayPal

Po kliku na gumb Plačilo s kartico ali PayPal se nam prikaže stran za plačilo računa:

	Slika 435: Plačilo predračuna ali računa s kartico ali s PayPal-om

Za pravilno delovanje online plačila računov si moramo v PayPal nastavitvah pravilno nastaviti URL naslov za PayPal IPN (Internet Payment Notification). Brez pravilne nastavitve IPN sistem e-racuni.com ne bo dobil potrditve o uspešno opravljenem plačilu s strani PayPal-a tako, da bo kupec po opravljeni transakciji dobil obvestilo, da mora za dokončno potrditev plačila kontaktirati prodajalca.

 

8.10.2. Plačilni račun Stripe

Stripe račun vnesemo v meniju |Banka |Bančni računi preko gumba Dodaj novi bančni račun:

	Slika 436: Vnos računa Stripe

V naslednjem koraku vnesemo podatke o našem Stripe računu:

	Slika 437: Vnos podatkov računa Stripe

Po vnosu bančnega računa, bo v meniju |Banka |Uvoz izpiskov na voljo opcija za uvoz Stripe datoteke:

	Slika 438: Uvoz stripe datoteke

 

9. Blagajna

Modul Blagajna je namenjen gotovinskemu poslovanju podjetij, ki poslujejo po sistemu dvostavnega knjigovodstva. Program omogoča:

• vnos, evidenco in izpis blagajniških prejemkov,
• vnos, evidenco in izpis blagajniških izdatkov,
• vnos, evidenco in izpis dnevnih iztržkov,
• izpis blagajniškega dnevnika [9.8.1],
• avtomatsko knjiženje [9.4] blagajniških prejemkov in izdatkov.

Program omogoča vodenje več gotovinskih blagajn (npr. za različne poslovne enote). Program vodi za vsako blagajno ločeno številčno zaporedje za blagajniške prejemke in izdatke. Program podpira delo tako z evrskimi, kot tudi z deviznimi blagajnami.

Za vsako blagajno lahko določite uporabnike (referente), ki imajo vpogled v blagajno oz. imajo možnost izdajanja blagajniških izdatkov in prejemkov ter vnosa dnevnih iztržkov. Eni blagajni je možno dodeliti več uporabnikov, prav tako pa je možno, da en uporabnik dobi pravice do dela na več blagajnah.

Modul Blagajna je povezan z glavno knjigo [13] in omogoča direktno knjiženje [9.4] blagajniških prejemkov in izdatkov ali dnevnih iztržkov na temeljnico.

Pred pričetkom dela je potrebno vnesti blagajne v šifrantu blagajn [9.1].

 

9.1. Šifrant blagajn

V šifrantu blagajn vnesemo podatke o vseh blagajnah v podjetju. Če imamo več poslovnih enot lahko vnesemo več blagajn tako, da se za vsako poslovno enoto vodi ločeno zaporedje blagajniških prejemkov in izdatkov. Prav tako lahko na nivoju blagajne določimo uporabniške pravice in omejimo dostop do določene blagajne samo na pooblaščene uporabnike programa.

Ob pričetku dela s programom je šifrant blagajn prazen zato se nam ob vstopu v blagajno izpiše naslednje sporočilo:

	Slika 439: Sporočilo programa, ko ni vnešene nobene blagajne

Po pritisku na gumb Vnos nove blagajne se prikaže vnosna maska za vnos podatkov o novi blagajni.

	Slika 440: Vnosna maska za blagajno

Polja v vnosni maski imajo naslednji pomen:

V polju Začetna številka zaporedja pri dodelitvi številke dokumenta za davčno potrjevanje računov lahko določimo:

• Enotno številčenje: v polje vpišite 1. S takšnim vnosom določamo, da se s pričetkom novega poslovnega leta številčenje dokumentov nadaljuje oz. se ne prične s številko 1.
• Številčenje po poslovnih letih: v polje vpišite 16000001 za poslovno leto 2016, 17000001 za leto 2017 in tako dalje. S takšnim vnosom določamo, da se s pričetkom novega poslovnega leta številčenje dokumentov priče v novem zaporedju, torej s številko 1.

V tabeli referenti za blagajno označimo uporabnike, ki lahko delajo z blagajno. Uporabnik, ki ima privilegije za urejanje šifranta blagajn [20.9.1.5.3] ima avtomatsko dostop do vseh blagajn. Vsi ostali uporabniki, ki imajo privilegij za pregled blagajniških dokumentov [20.9.1.5.2] ali vnos in izdajanje blagajniških dokumentov [20.9.1.5.1] pa lahko delajo samo na blagajnah, kjer jih določimo kot referente.

 

9.2. Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov

Program omogoča različne kriterije iskanja in prikaza blagajniških prejemkov in izdatkov bodisi za celotno podjetje bodisi za posamezno stroškovno mesto ali blagajno.

	Slika 441: Maska za vnos kriterijev iskanja blagajniških prejemkov in izdatkov

V vnosna polja za vpis kriterijev lahko vpišemo naslednje vrednosti:

Hitre tike, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju blagajniških prejemkov in izdatkov:

 

9.3. Vnos in izdajanje blagajniških prejemkov in izdatkov

Na strani Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov [9.2] se nam s klikom na

gumb Vnos novega prejemka odpre vnosna maska za vnos novega prejemka:

	Slika 442: Vnosna maska za vnos novega prejemka

V vnosna polja za vpis kriterijev vpišemo naslednje podatke:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Prikaže se nam blagajniški prejemek in s klikom na gumb Dodaj postavko lahko podrobneje opredelimo blagajniški prejemek:

Vnos tudi tokrat potrdimo s klikom na V redu.

	Slika 443: Vnešen blagajniški prejemek

Na strani Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov [9.2] pa imamo na voljo tudi

gumb Vnos novega izdatka. S klikom na ta gumb se nam odpre vnosna maska za vnos novega izdatka:

	Slika 444: Vnosna maska za vnos novega izdatka

V vnosna polja za vnos kriterijev vpišemo naslednje podatke:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Prikaže se nam blagajniški izdatek in s klikom na gumb Dodaj postavko lahko podrobneje opredelimo blagajniški izdatek:

Vnos tudi tokrat potrdimo s klikom na V redu.

	Slika 445: Vnešen blagajniški izdatek

 

9.4. Knjiženje blagajne

Knjiženje blagajne poteka tako, da v pregledu in iskanju [9.2] blagajniških dokumentov v meniju izberemo |Dodatne možnosti |Knjiženje blagajne.

	Slika 446: Opcija za knjiženje blagajne v pregledu blagajniških prejemkov in izdatkov

Program nam prikaže seznam vseh blagajniških dnevnikov, ki še niso knjiženi. Knjiženje pričnemo z izbiro blagajniškega dnevnika za določen datum.

	Slika 447: Seznam blagajniških dnevnikov, ki še niso knjiženi

Po kliku na se prikaže stran za kontiranje in kontrolo vnešenih številk kontov na posameznih blagajniških dokumentih.

	Slika 448: Kontiranje blagajniških dokumentov

Pri vnosu kontov nikoli ne vnašamo konta blagajne (1000) ampak vedno samo nasprotne konte. Konto blagajne je že določen v šifrantu blagajn [9.1] in se knjiži avtomatsko. Potem, ko smo vnesli in preverili vse konte, kliknemo na gumb Knjiži. Prikaže se seznam odprtih temeljnic istega tipa, na katere lahko doknjižimo naše dokumente in možnost za kreiranje povsem nove temeljnice.

	Slika 449: Izbira temeljnice za knjiženje

Po izbire obstoječe ali nove temeljnice, se nam odpre temeljnica s knjižbami dokumentov, ki smo jih dali v knjiženje:

	Slika 450: Temeljnica za knjiženje blagajne

Po kliku na gumb Shrani se temeljnica shrani v glavno knjigo. Ponovno se nam prikaže stran za izbiro dnevnika, kjer lahko knjižimo blagajniške dokumente za drugi datum.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju blagajne:

 

9.5. Vnos dnevnih iztržkov na blagajni

Pregled in iskanje dnevnih iztržkov potekata na isti način kot pregled in iskanje ostalih dokumentov:

	Slika 451: Pregled in iskanje dnevnih iztržkov

Dnevne iztržke lahko iščemo po naslednjih kriterijih:

S klikom na gumb Vnos novega iztržka pa se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo novi dnevni iztržek:

	Slika 452: Vnosna maska za vnos novega iztržka

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

	Slika 453: Vnos dnevnega iztržka

 

9.6. Knjiženje dnevnih iztržkov

Ko smo vnesli nov dnevni iztržek [9.5] in izbiro potrdili s klikom na V redu, lahko ta dnevni iztržek tudi poknjižimo na temeljnico.

S klikom na gumb Knjiženje se nam dokument knjiži na temeljnico. Knjižbo potrdimo s klikom na Shrani in dnevni iztržek je poknjižen.

	Slika 454: Poknjižen dnevni iztržek

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju dnevnega iztržka:

 

9.7. Avtomatska izstavitev blagajniškega prejemka ob izdaji gotovinskega računa

V modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje najdemo dodatno možnost "Ob izstavitvi gotovinskega računa avtomatsko izstavi blagajniški prejemek", ki jo obkljukamo v primeru, ko želimo ob izstavitvi gotovinskega računa a