e-računi - navodila za uporabo

 

1. Prvi koraki v programu e-računi

 

2. Povezava podjetnika z računovodskim servisom

Program omogoča uporabnikom, ki nimajo zaposlenega svojega računovodje ali morebiti iščejo zunanji računovodski servis za spletno vodenje računovodskih evidenc, da tega poiščejo kar neposredno med obstoječimi uporabniki programa e-racuni. Zahtevek za povezavo z izbranim računovodjem lahko tako podjetnik pošlje računovodji kar neposredno iz programa.

Osnovni namen programa je centralno vodenje poslovnih evidenc na enem mestu. Program namreč omogoča, da tako podjetnik, kot tudi izbrani računovodja preko spleta dostopata do iste baze podatkov in jih obdelujeta vsak s svojim up. dostopom, s čimer prihranimo čas in denar z nepotrebnimi dvojnimi vnosi in prenosi podatkov v druge računovodske programe.

Po registraciji in vstopu v program se uporabniku na prvi strani v programu [3.4] med ostalimi prikaže tudi fragment za izbiro oz. povezavo z računovodskim servisom, ki uporablja program e-racuni za spletno vodenje računovodstva.

  
Fragment za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni
  
  Slika 1: Fragment za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

V kolikor torej še nimate izbranega računovodskega servisa za vodenje računovodskih evidenc in bi želeli to delo prepustiti računovodji, ki program, kot obstoječi uporabnik že pozna, se lahko z njim povežete na povsem enostaven način.

V nadaljevanju je v treh korakih opisan postopek vzpostavitve povezave z računovodskim servisom, ki bo za vaše podjetje vodil računovodstvo v programu e-racuni:

 

2.1. Pošiljanje zahtevka za povezavo baze z računovodskim servisom

V kolikor bi želeli poiskati računovodjo med aktivnimi uporabniki programa lahko kliknemo na ikono za prikaz zemljevida računovodskih servisov, ki uporabljajo program:

  
Kliknemo za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni
  
  Slika 2: Kliknemo za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

Po kliku na ikono, kot prikazano na sliki zgoraj, se nam odpre zemljevid z obstoječimi rač. servisi v regiji, ki uporabljajo program e-racuni:

  
Prikaz računovodskih servisov v regiji, ki uporabljajo program e-racuni
  
  Slika 3: Prikaz računovodskih servisov v regiji, ki uporabljajo program e-racuni

Zemljevid lahko seveda tudi povečamo oz. približamo in si prikažemo rač. servise v regiji, ki nas zanima. Lahko jih iščemo tudi preko iskalnega polja po kraju, kot označeno na sliki:

  
Zemljevid računovodskih servisov
  
  Slika 4: Zemljevid računovodskih servisov

Po kliku na izbrano lokacijo se nam prikažejo kontaktni podatki izbranega rač. servisa.

Zahtevek za povezavo naše baze z izbranim rač. servisom lahko enostavno pošljemo kar iz programa.

2.1.1 Pošiljanje unikatnega identifikatorja oz. ID naše baze rač. servisu

Ko smo pridobili kontaktne podatke izbranega rač. servisa jim lahko pošljemo zahtevek za povezavo do naše baze kar iz programa na način, da pošljemo unikatni identifikator oz. ID s klikom na gumb, kot kaže slika:

  
Pošiljanje zahtevka računovodji za povezavo do naše baze
  
  Slika 5: Pošiljanje zahtevka računovodji za povezavo do naše baze

Po kliku se nam odpre okno s podatkom o identifikatorju naše baze, ki skupaj z davčno številko našega podjetja enolično označuje našo bazo podatkov v programu e-racuni:

  
Unikatni identifikator naše baze
  
  Slika 6: Unikatni identifikator naše baze

ID oz. token je veljaven le 3 dni od trenutka, ko smo ga kreirali!

Ta podatek pošljemo rač. servisu kar v obliki email zahtevka s klikom na gumb Pošlji email. Odpre se nam vnosna maska za pošiljanje emaila s prednastavljenim besedilom in podatki o ID naše baze, DŠ našega podjetja ter kontaktnimi podatki:

  
Pošiljanje ID na mail
  
  Slika 7: Pošiljanje ID na mail

Ko smo zahtevek poslali počakamo, da računovodstvo nanj odgovori. V kolikor računovodski servis sprejme zahtevek za dostop do naše baze [2.2], bomo morali po naslednji prijavi v program dokončno potrditi vzpostavljeno povezavo [2.3] z rač. servisom.

 

2.2. Sprejem zahtevka za vodenje računovodstva s strani rač. servisa

Ko nam podjetnik pošlje zahtevek s podatki za povezavo z njegovo bazo in smo se skupaj z njim dogovorili, da bomo njegov zahtevek sprejeli, lahko njegovo podjetje preprosto dodamo v seznam podjetij, ki jih vodimo v programu preko menija |Nastavitve |Administracija podjetij tako, da izberemo gumb Poveži se in dodaj obstoječe podjetje - podatkovno bazo, kot kaže slika:

  
Povežemo se s podjetjem, ki nam je poslalo zahtevek za povezavo z njihovo bazo
  
  Slika 8: Povežemo se s podjetjem, ki nam je poslalo zahtevek za povezavo z njihovo bazo

Po kliku na gumb se nam odpre maska za vnos podatkov, ki nam jih je posredovalo podjetje.

  
Vnos podatkov za povezavo z bazo podjetnika
  
  Slika 9: Vnos podatkov za povezavo z bazo podjetnika

Na podlagi prejetega zahtevka vnesemo davčno številko podjetja in ID oznako baze podjetja ter hkrati tudi izberemo ali bomo, kot računovodski servis prevzeli plačilo naročnine za bazo podjetnika ali ne.

NE, lastnik podatkovne baze mora naročnino poravnati samV tem primeru bo podjetnik naročnino za svojo bazo plačal sam, računovodskemu servisu se naročnina v tem primeru ne spremeni
DA, prevzeli bomo plačilo naročnine za dodatno organizacijo in uporabniške računeV tem primeru se računovodskemu servisu naročnina poviša za dodatno podjetje oz. uporabnike v skladu s cenikom

V kolikor želimo vzpostaviti povezavo z bazo podjetja oz. organizacijo, ki še nima aktivne naročniške pogodbe, je treba soglasje obvezno sprejeti!

S klikom na gumb Sprejem zahtevka za povezavo potrdimo povezavo z bazo podjetnika in v kolikor smo podatke pravilno vnesli se bo pojavilo obvestilo o uspešnem sprejemu zahtevka:

  
Sprejem zahtevka za povezavo - potrditev
  
  Slika 10: Sprejem zahtevka za povezavo - potrditev

Po potrditvi sprejema zahtevka je potrebno počakati še na dokončno potrditev povezave [2.3] s strani podjetnika oz. organizacije, ki jo želimo povezati z našo bazo.

 

2.3. Končna potrditev vzpostavljene povezave naše baze z računovodskim servisom

Ko smo poslali zahtevek računovodskemu servisu ter z njimi dogovorili vse potrebno glede pogojev sodelovanja, računovodski servis pa je sprejel naš zahtevek za vodenje računovodstva, moramo dokončno potrditi povezavo oz. dostop računovodji do naše baze podatkov.

Sprejem zahtevka s strani računovodje bomo videli po prvi naslednji prijavi v program.

  
Računovodski servis soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine
  
  Slika 11: Računovodski servis soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine

V postopku potrjevanja dostopa računovodji do naše baze moramo v tem primeru tudi izbrati način povezave in določiti kdo bo lastnik podatkov ter način obračuna naročnine zato predlagamo, da skrbno in natančno preberemo vse možnosti:

  • Želimo ohraniti lastno naročniško razmerje in obdržati lastništvo in kontrolo nad našimi podatki - ta izbira nam omogoča, da kadarkoli sami odstranimo dostop računovodji do naše baze
  • Računovodstvo prevzame plačevanje naročnine, želimo še naprej ostati lastniki podatkov. Računovodstvu lahko kadarkoli blokiramo dostop in podatke prenesemo na drugo računovodstvo - ta izbira prav tako omogoča, da kadarkoli sami odstranimo dostop računovodji do naše baze in jo hkrati prenesemo na drugi računovodski servis
  • Računovodstvo prevzame plačevanje naročnine, odpovedujemo se lastništvu in kontroli nad podatki - v tem primeru bo za prenos podatkov na drugo računovostvo ali lastno naročnino potrebno soglasje računovodje kateremu smo dovolili dostop do naših podatkov

  
Računovodski servis ne soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine
  
  Slika 12: Računovodski servis ne soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine

Kot je na zgornjih slikah razvidno lahko dostop računovodji odobrimo ali pa ga zavrnemo.

Če dostop računovodji zavrnemo potem ta ne bo imel dostopa do naše baze, mi bomo pa lahko kadarkoli ponovili postopek oddaje zahtevka [2.1] drugemu računovodji.

Odločitev lahko tudi začasno prestavimo s klikom na povezavo Preskoči, odločil se bom kasneje. Obvestilo o sprejemu zahtevka iz strani računovodje se nam bo tako ponovno prikazalo ob naslednji prijavi v program.

V kolikor v roku treh dni dostopa računovodji ne potrdimo bo trenutni identifikator naše baze potekel in bo potrebno postopek pošiljanja zahtevka [2.1] ponoviti.

V kolikor smo potrdili dostop zunanjemu računovodji do naše baze bomo v programu vedno imeli na voljo pregled nad statusom naročnine [2.4] in plačili ter uporabniki, katerim je računovodstvo omogočilo dostop do naše baze.

 

2.4. Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine

V kolikor smo potrdili dostop računovodji do naše baze bomo v meniju |Nastavitve |Moj račun imeli na voljo pregled našega naročniškega statusa, pregled nad uporabniki rač. servisa, ki imajo dostop do naše baze in tudi pregled nad plačili naročnine:

  
Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine
  
  Slika 13: Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine

Pregled nad izdanimi računi in plačilom naročnine imajo na voljo le uporabniki, ki imajo dodeljeno administratorsko pravico:

  
Pravica, ki jo potrebujemo za pregled nad izdanimi računi in plačilom naročnine
  
  Slika 14: Pravica, ki jo potrebujemo za pregled nad izdanimi računi in plačilom naročnine

Zunanjemu računovodji lahko dostop do naše baze kadarkoli tudi prekličemo s klikom na gumb Prekliči dostop računovodstvu

Po kliku na gumb za preklic dostopa bo program zahteval potrditev preklica dostopa računovodji v obliki opozorila, kot kaže slika:

  
Potrdimo preklic dostopa računovodji do naše baze
  
  Slika 15: Potrdimo preklic dostopa računovodji do naše baze

Računovodji lahko dostop do naše baze blokiramo oz. odvzamemo le v primeru, če smo dostop računovodji do naše baze potrdili z izbiro ene od teh dveh možnosti:

  
V kolikor smo potrdili dostop računovodje do naše baze z eno od teh dveh opcij lahko kadarkoli prekličemo dostop
  
  Slika 16: V kolikor smo potrdili dostop računovodje do naše baze z eno od teh dveh opcij lahko kadarkoli prekličemo dostop

V primeru, da smo rač. servisu odvzeli dostop do baze našega podjetja, lahko našo bazo povežemo s katerim drugim rač. servisom ali pa ponovno z istim, če npr. želimo spremeniti način plačevanja naročnine. To uredimo tako, da ponovimo postopek pošiljanja zahtevka računovodji [2.1].

 

3. Nastavitve uporabniškega vmesnika in dostopa

V meniju |Nastavitve |Moje nastavitve lahko spreminjate nastavitve, ki se navezujejo na uporabnika samega:

Pregledujemo dostope:

Pregled in nastavitve za izhodno pošto:

 

3.1. Jezikovne nastavitve

Tukaj izbirate med sedmimi jeziki v katerih imamo preveden celotni program. Te nastavitve se vežejo na uporabnika, zato si lahko izberete, da vam jih upošteva pri vseh podjetjih do katerih dostopate.

Jeziki, ki so na voljo so:

 

3.2. Pregledovanje in urejanje izpisov

Vse glede izpisov (tiska) dokumentov si nastavite tukaj.

slika0.jpg

Vrsta aplikacije Izbirate si izpis DOC dokumentov med aplikacijama OpenOffice in pa Microsoft office. Odločite se glede na to, katero imate nameščeno na svojem računalniku.
Privzeti format za izpis poslovnih dokumentov in poročil Tu si izberete kateri format vam bo privzeto izbralo ob kliku na tiskanje: bt-print.gif
Dokumenti tipa MS Word Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)
Dokumenti Adobe PDF Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)
Dokumenti tipa OpenOffice Write Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)

Enake nastavitve za vsa podjetja do katerih dostopam si izberete v primeru, da imate dostop do več podjetij in ne želite za vsako podjetje posebej nastavljati. Nastavitve se vežejo na samega uporabnika, zato imate to možnost izbire.

 

3.3. Orodna vrstica

Orodna vrstica v programu je vrstica, ki se nahaja pod menijsko vrstico in vam omogoča hitrejši dostop do fukcionalnosti, katere uporabljate najbolj pogosto. Lahko ji rečemo z eno besedo - "bližnjice v programu".

Tukaj je mogoče izbrati položaj same orodne vrstice (zgoraj, levo, desno). Pod Vrsto gumba s spustnega menija izberete funkcionalnost v programu ali pa separator, kateri tematsko ločuje sklope: "|".Stolpec Besedilo na gumbu pa vam omogoča poimenovanje teh funkcionalnosti po vaši želji.

Spodaj je prikazana slika za lažjo predstavo izgleda orodne vrstice. Prikazuje nastavitve orodne vrstice, ki so opisane zgoraj. Modro obrobljen kvadrat pa označuje orodno vrstico:

  
Orodna vrstica
  
  Slika 17: Orodna vrstica

 

3.4. Nastavitve prve strani

Tukaj izbrane nastavitve se navezujejo na prikaz prve strani - torej na pokazatelje, okvirje na prvi strani, takoj ko se prijavite v program. Nastavitve so na voljo v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Prva stran

Imate možnost, da lahko v programu vidite stanja o poslovnih rezultatih, stroških, izdanih fakturah na obdobje... Izbirate lahko med mnogo možnostmi, katere se vam grafično prikažejo na prvi strani.

V stolpcu Opis pokazatelja/okvirčka izberete eno izmed možnosti in v stolpcu Položaj na strani izberete kje na strani se to nahaja.

Spodaj prikazana slika prikazuje primer samih nastavitev:

  
Izgled nastavitev
  
  Slika 18: Izgled nastavitev

Spodaj prikazana slika prikazuje izgled prve strani po nastavitvah:

  
Izgled rezultata po nastavitvah
  
  Slika 19: Izgled rezultata po nastavitvah

 

3.5. Ostale nastavitve uporabniškega vmesnika

Ostalo vam ponuja še nekatere nastavitve, ki se navezujejo na sam vmesnik. V začetku je stanje "Privzeto", lahko se pa odločite med tem ali želite takšno fukcionalnost v programu ali ne:

  
Primer: Če želimo, da se na dokumentu prikaže podatek o šifri artikla, izberemo "Da"
  
  Slika 20: Primer: Če želimo, da se na dokumentu prikaže podatek o šifri artikla, izberemo "Da"

Uporaba naprednih tabel Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Po prijavi v program povečaj okno čez celoten zaslon Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Odpri najdene dokumente v novem oknu Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Uporabi tipko Enter za pomikanje med vnosnimi polji Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri tiskanju poročil naj bo ozadje vsake druge vrstice zasenčeno (boljša preglednost za ceno večje porabe tonerja oz. črnila) Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izpisu poročila izriši robove med celicami Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri tiskanju poročil naj bo vsaka vrstica podčrtana Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Označi prejeti račun kot plačan takoj po vnosu plačilnega naloga Izbirate med: DA / NE / Privzeto
V uporabniški vmesnik vključi drevesni prikaz za navigacijo po dokumentih Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Drevesni prikaz za navigacijo po dokumentih naj bo vedno prikazan Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Ne prikaži osebne izkaznice kupca na prodajnih dokumentih Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izdanih dokumentih v iskalnih kriterijih zamenjaj dostavni naslov z naročilnico. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na dokumentih prikaži stolpec s šifro artikla Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži nabavno ceno artikla na seznamu pri dodajanju artikla na dokument. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na izpis potnega naloga za službena vozila dodaj podatek o začetnem stanju števca km Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Opozorilo ob ponovnem dodajanju artikla, ki je že dodan na dokumentu Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Vedno sortiraj prejete račune po zaporedni številki in ne po datumu. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži priponke na dokumentu po človeško berljivih formatih (najprej slike in pdf-ji in nato ostalo) Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Ne prikaži opozorila, če je obdobje opravljene storitve/dobave izven poslovnega leta Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Ne prikaži opozorila, če je datum dobave dobavnice izven poslovnega leta Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Vedno sortiraj naročila dobavitelju po zaporedni številki Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na izdanih dokumentih v iskalnih kriterijih zamenjaj poslovno enoto z državo kupca Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na pregledu dokumenta prikaži naziv in opis postavke Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Če obstaja na temeljnici knjižba z opisom, ki je edinstven, ga kopiraj pri ročnem knjiženju na temeljnico Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na dokumentu prikaži stolpec s privzeto lokacijo artikla v skladišču Izbirate med: DA / NE / Privzeto

Enake nastavitve si lahko nastavite za uporabo pri vseh podjetjih, do katerih dostopate.

 

3.6. Poslovanje

Na temu mestu si lahko izberemo privzeto poslovno enoto in pa privzeto skladišče.

S zgoraj omenjenimi nastavitvami na nivoju uporabnika, poenostavimo poslovanje za določene uporabnike, saj se jim povsod v spletni aplikaciji že privzeto nastavlja določena poslovna enota na kateri posljujejo. Podobno velja tudi za nastavitev skladišča.

 

3.7. Kontaktni podatki o uporabniku

V kontaktnih podatkih o uporabniku lahko vnesete svoj mail, katerega program uporablja za pošiljanje vseh dokumentov po mail-u.

Dodatno, če izberete [+] pod vnosom vašega e-mail naslova, si lahko določite podpis, ki se bo privzeto izpisoval ob vsakem mail-u. To funkcijo lahko uporabite tudi kot privzeto besedilo, katero boste vedno pošiljali poleg dokumentov v priponki.

V program lahko vnesete vašo mobilno številko. Z avtorizacijo številke mobilnega telefona boste omogočili funkcije sprejema elektronske dokumentacije preko MMS sporočil in prijavo v program s pomočjo enkratnih gesel poslanih preko SMS sporočil.

Po avtorizaciji pa boste lahko tudi pošiljali sms-e stranki iz programa. Ta funkcija je proti plačilu.

  
Nastavitve kontaktnih podatkov
  
  Slika 21: Nastavitve kontaktnih podatkov

 

3.8. Osnove dela z dokumenti: pregled in iskanje dokumentov

Ko delamo z različnimi dokumenti (računi, potni nalogi, ...) se v programu vseskozi ponavlja enak vzorec uporabe programa. Pri dostopanju do dokumentov vedno najprej dokument poiščemo, ga izberemo, in ga šele nato spreminjamo oz. izvedemo druge funkcije, ki so dovoljene na izbranem dokumentu. Opisan vzorec uporabe je prikazan na naslednji sliki:

  
Pregled in iskanje dokumentov
  
  Slika 22: Pregled in iskanje dokumentov

  
detajlni prikaz dokumenta
  
  Slika 23: detajlni prikaz dokumenta

Iskanje, izbira in urejanje dokumentov poteka v 3 korakih.

  1. V vnosnih poljih za iskalne kriterije ( ) vnesemo kriterije iskanja dokumentov (npr. številko dokumenta ali datumsko obdobje). Po vnosu kriterijev kliknemo na gumb Iskanje.
  2. Po kliku na gumb za iskanje nam program izpiše seznam najdenih dokumentov ( ). S klikom na željen dokument klikprejet1.gif se prikaže stran z detajlnim prikazom dokumenta ( ).
  3. Ko se prikaže stran z detajlnimi podatki dokumenta ( ), lahko dokument urejamo ali pa na njem izvajamo druge funkcije, ki so relevantne za prikazani dokument.

Ob gumbu Iskanje je na strani za pregled dokumentov uporabnikom z ustreznimi privilegiji [20.9.1.5] na voljo tudi gumb za vnos novih dokumentov. S klikom na gumb za vnos novega dokumenta se vam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesete nove dokumente, ki jih še nimate v računalniku.

Na strani za pregled in iskanje dokumentov ja večkrat dostopen gumb dodatne01. Po kliku na ta gumb se vam odpre meni, kjer so dostopne funkcije s katerimi lahko izvajate masovne operacije nad najdenimi dokumenti (npr. knjiženje ali masovni izpis najdenih dokumentov,ipd.). Seznam funkcij, ki so na voljo v meniju |Dodatne možnosti se prilagaja prikazanemu seznamu dokumentov ter privilegijem [20.9.1.5] trenutno prijavljenega uporabnika.

Program omogoča tudi uporabo naprednih tabel. Vsi podatki v naprednih tabelah so zbrani v eni tabeli, kar pomeni, da se podatki s pomikanjem navzdol avtomatsko nalagajo. Dokumente v tabeli pa lahko tudi sortiramo, kar pri navadnih tabelah ni mogoče.

Novi dokument lahko ustvarimo tudi tako, da pritisnemo tipko Insert  brez uporabe miške.


Uporaba naprednih tabel se vklopi v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Ostalo kot kaže spodnja slika:

  
Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel
  
  Slika 24: Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel

Bližnjice s katerimi boste lahko hitreje dostopali do najpogostejših funkcij in bodo prikazane v orodni vrstici [3.3], lahko nastavite v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Orodna vrstica kot kaže spodnja slika:

  
Nastavitve bližnjic v orodni vrstici
  
  Slika 25: Nastavitve bližnjic v orodni vrstici

Z nastavitvami prve strani [3.4] lahko določite katere podatke/grafe/tabele želite imeti prikazane na prvi strani:

  
Nastavitve izgleda prve strani
  
  Slika 26: Nastavitve izgleda prve strani

Primer napredne tabele:

  
Primer napredne tabele
  
  Slika 27: Primer napredne tabele

 

3.9. Orodna vrstica dokumenta

V celotnem programu se na skoraj vsaki strani uporablja standardna orodna vrstica programa z gumbi s katerimi sprožimo najbolj pogosto uporabljane funkcije. S pomikom miške na posamezni gumb se nam prikaže namig z daljšim opisom namena določenega gumba v orodni vrstice ter z navedbo tipke oz. kombinacije tipk s katero lahko najhitreje sprožimo te funkcije brez potrebe po uporabi miške.

  
Izgled standardne orodne vrstice.
  
  Slika 28: Izgled standardne orodne vrstice.

Pomen posameznih ikon v orodni vrstici ter tudi na drugih mestih v programu je naslednji:

GumbNazaj.gifS klikom na to ikono se vrnemo nazaj na prejšne opravilo. To ni nujno prejšna stran. Če smo npr. iz potnega naloga prišli na knjiženje temeljnice potnega naloga, se lahko s pritiskom na ta gumb vrnemo na prikaz potnega naloga. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Esc .
GumbNoviDokument.gifS klikom na to ikono se prikaže vnosna maska za novi dokument. Novi dokument je istega tipa, kot dokument na katerem smo se nazadnje nahajali. Če npr. na prikazu potnega naloga, kliknete na to ikono, se bo prikazala vnosna maska za vnos novega potnega naloga.
GumbKopiranje1.gifS klikom na to ikono lahko kopiramo trenutno prikazani dokument. Po kliku se nam prikaže vnosna maska za novi dokument v katero so skopirani podatki iz trenutno prikazanega dokumenta.
GumbLupa.gifS klikom na to ikono se nam prikaže maska za pregled in iskanje dokumentov. Če smo npr. na prikazu potnega naloga, bomo s klikom na to ikono prišli v obrazec za pregled in iskanje potnih nalogov. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Shift+Home .
GumbPrejsnjiDokument.gifIkona omogoča hitro listanje po najdenih dokumentih. Če smo npr. v pregledu in iskanju dokumentov izbrali določen dokument iz seznama, lahko s pritiskom na to ikono prikažemo dokument, ki se je v seznamu nahajal pred prikazanim dokumentom. Na ta način se nam ni potrebno vračati nazaj v rezultat iskanja ter izbrati prejšni dokument, temveč samo pritisnemo na to ikono. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Ctrl+<- .
GumbNaslednjiDokument.gifPodobno, kot prejšna ikona le-ta omogoča, da se premaknemo na naslednji dokument iz seznama v pregledu in iskanju dokumentov. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Ctrl+-> .
GumbSpremeni1.gifS pritiskom na to ikono lahko spreminjamo podatke na prikazanem dokumentu. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko F8 .
GumbShrani.gifS pritiskom na to ikono shranimo spremembe na dokumentu. Ko je dokument spremenjen bo ta gumb utripal saj nas s tem opozarja, da je potrebno shraniti spremembe. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko F2 .
GumbTiskanje2.gifS pritiskom na ta gumb se odpre nova stran z dokumentom pripravljenim za tiskanje. Odvisno od vrste dokumenta se dokument pripravi v formatih HTML [3.13], RTF ali PDF. Če je na podlagi prikazanih podatkov možen izpis več različnih obrazcev, lahko format in vrsto dokumenta izberemo tudi s klikom na desno stran gumba button-rightEndDown01.gif tako, da se nam prikaže meni iz katerega izberemo željen izpis.
GumbIzmenjavaPodatkov.gifS klikom na to ikono lahko vidimo možnosti izmenjave podatkov (v kolikor jo omgoča vrsta dokumenta na kateri se nahajamo). Tukaj najdemo možne izmenjave z npr. davčno upravo ali pa različne izvoze, ki so na voljo na trenutnem dokumentu.
GumbPoslji.gifS klikom na to ikono lahko vidimo vse načine pošiljanja, ki jih dokument omogoča.
GumbVec2.gifS klikom na to ikono lahko vidimo kakšne so še dodatne možnosti na obstoječemu dokumentu.
GumbPriponka.gifS klikom na to ikono lahko k dokumentu pripnemo razne priponke, ki se shranijo na dokumentu in jih lahko prenesemo nekje lokalno iz spletne aplikacije, kadarkoli.
GumbZgodovinaSprememb.gifS klikom na to ikono lahko vidimo kdo je kdaj spreminjal dokument. Vsakič, ko dokument spreminjamo se to zabeleži tako, da lahko kontroliramo zgodovino vnosa podatkov.
GumbDodajBelezko.gifS klikom na to ikono lahko na dokument dodamo beležko, ki nosi informacijo in se zabeleži z datumom in časom vnosa. Beležke so različno obarvane, v kolikor jih vnaša več različnih uporabnikov. Ni jih možno spreminjati, kar nam omogoča verodostojnost vnosa na dan in čas, ki je zabeležen. Beležke se lahko skrije.

Če je posamezni gumb prikazan v sivi barvi t.j. je neaktiven, potem to pomeni, da določena funkcija na trenutni strani ni na voljo oz. je onemogočena. Do tega lahko pride tako zaradi manjkajočih uporabniških privilegijev, kot tudi zaradi tega, ker stanje v katerem se nahaja dokument ne dovoljuje izvedbe funkcionalnosti na katero se nanaša gumb.

 

3.10. Na splošno o vnosu podatkov

3.10.1 Vnosna polja, kjer je vnos obvezen

V primeru, da se pri vnosu podatkov zahteva, da se nek podatek vedno vnese, je vnosno polje označeno z zvezdico *. Primer:

  
Vnosno polje z obveznim vnosom
  
  Slika 29: Vnosno polje z obveznim vnosom

V primeru, da potrdimo obrazec brez vnosa obveznega podatka nas program na to opozori z ustreznim sporočilom.

3.10.2 Vnos denarnih zneskov

Številke vnašamo z uporabo decimalne vejice. Primer: 100,2.

Če vnesemo številko, ki vsebuje piko, se le-ta razume kot pika, ki ločuje tisoč in se ignorira. Primer: 100.000,22.

Pri vnosu denarnih zneskov lahko uporabimo tudi aritmetična operatorja za seštevanje + in odštevanje -. Če v vnosno polje vnesemo npr. 100,24+25, bo program to razumel, kot vnos zneska 125,24.

3.10.3 Vnosna polja za vnos datumov

Datume lahko vnašate tako, da kliknete na gumb calendar01.gif in le-tega izberete iz prikazanega koledarčka.

Datume pa lahko vpisujete tudi v skrajšani obliki, npr. vnos števila 3 pomeni tretji dan tekočega meseca v tekočem letu. Lahko pa vpišete celoten datum, kot npr. 1.4.2004. Program pravilno spozna tudi datume, ki so zapisani v formatu 0104 ali pa tudi 01042004. Takšne vnose bo program avtomatsko razumel kot 1.4.2004.

3.10.4 Izbor vnaprej določenih vrednosti

Podatke v opisni oblikiIzbiraPodatkov.gif določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko podatka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.

 

3.11. Pregled vseh prijav v program

Fukcija, ki vam omogoča vpogled prijav. Seznanjeni ste z informacijo kdo se je prijavil v program (IP številka in ime računalnika) in kdaj je bila ta prijava (datum in ura).

  
Pregled prijav v program
  
  Slika 30: Pregled prijav v program

 

3.12. Tiskanje dokumentov in obrazcev v formatu PDF (Adobe Acrobat Reader)

V programu se za ustrezni izgled tiskanih dokumentov generirajo dokumenti v računalniškem formatu PDF. Za prikaz in tiskanje tovrstnih dokumentov je nujno, da si na računalniku na katerem uporabljate program namestite program Adobe Acrobat Reader (velja za računalnike z operacijskim sistemom Windows).

Kot alternativo programu Adobe Acrobat Reader priporočamo program FoxIt Reader, ki omogoča tudi dodajanje poljubnega besedila v dokumente PDF.

Program FoxIt Reader najdete na naslovu http://www.foxitsoftware.com/pdf/rd_intro.php

Namestitev programa Adobe Acrobat Reader in reševanje najpogostejših problemov z uporabo Adobe Acrobat Readerja je opisana v nadaljevanju.

3.12.1 Namestitev programa Adobe Acrobat Reader

Program Adobe Acrobat Reader si lahko brezplačno prenesete z internetne strani http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Stran, na kateri si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja izgleda približno takole:

  
Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja
  
  Slika 31: Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja

Kliknemo na gumb Install now kot prikazuje zgornja slika in prenos namestitvenega programa se bo pričel. Po končanem prenosu program namestimo tako, da sledimo navodilom v okviru namestitvenega programa.

3.12.2 Kaj narediti, če se dokumenti ne izpisujejo pravilno?

Izpis obrazcev iz programa Adobe Acrobat Reader je načeloma enak prikazu obrazcev na zaslonu. Na določenih tiskalnikih pa lahko zaradi nekompatibilnosti gonilnikov s programom Adobe Acrobat Reader pri do sledečih napak:

Obe zgoraj omenjeni težavi rešimo tako, da v oknu, kjer je prikazan dokument v Acrobat Reader-ju kliknemo na ikono printAdobe01.gif in prikažejo se nam nastavitve tiskanja, kot vidimo na spodnji sliki:

  
Nastavitve tiskanja dokumenta
  
  Slika 32: Nastavitve tiskanja dokumenta


Na temu mestu obkljukamo  Print as image .

Sedaj potrdimo spremenjene nastavitvem in lahko natisnemo dokument.

3.12.3 Kaj narediti, če se Adobe Acrobat Reader sploh ne odpre?

Program Adobe Acrobat Reader predvsem rad blokira in tako onemogoči nadaljne prikazovanje dokumentov v formatu PDF.

V primeru, da se zgodi, da se dokumenti PDF ne dajo več odpreti odprite seznam programov (Windows Task Manager) in zaustavite proces Adobe Acrobat Reader DC (32 bit) (glej spodnjo sliko).

  
Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)
  
  Slika 33: Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)

 

3.13. Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika

Program e-obračuni generira dokumente v formatu HTML, ki jih lahko natisnemo z brskalniki Internet Explorer 11.0.9600.18666 in brskalniki Mozilla/Firefox. Dokumente je možno natisniti tudi z brskalnikom Opera vendar ta podpore za izpis dokumentov z brskalnikom Opera ne zagotavljamo.

3.13.1 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Internet Explorer

Pri tiskanju dokumentov iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v nastavitvah tiskanja nastavite izpis brez glave in noge strani. V nasprotnem primeru vam bi brskalnik avtomatsko na spodnjem delu strani izpisal tudi naslov internetne strani in datum ter uro izpisa.

Izpis glave in noge strani izklopimo v meniju |File |Page setup oz. |Datoteka |Priprava strani.

  
Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer
  
  Slika 34: Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer

Kot je razvidno iz slike je potrebno izbrati "-Prazno-" Glava  in Noga  ter nato pritisnete V redu.

3.13.2 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Mozilla Firefox

Podobno, kot pri tiskanju iz brskalnika Internet Explorer tudi tukaj priporočamo, da si nastavite izpis brez glave in noge strani. To naredite tako, da v meniju |File izberete opcijo |Page setup....

  
Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla
  
  Slika 35: Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla

V brskalniku Mozilla je potrebno vse nastavitve postaviti na vrednost -blank-.

 

3.14. Google Cloud print

Google Cloud print je možno izbrati pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print, kjer si lahko nastavite tiskanje preko Google Cloud tiska oz. tiskalnikov, ki jih uporabljamo na Google Cloud print spletni aplikaciji.

3.14.1 V kolikor želimo tiskati preko Google Cloud je potrebno pred tem urediti spodnje nastavitve:

3.14.2 Povezava e-racuni.com s Google Cloud print

Potrebno je, da si na spletni strani uredimo Google račun [http://tinyurl.com/zd25573] v kolikor ga še nismo ustvarili v preteklosti.

v Google Cloud Print je potrebno imeti nastavljene tiskalnike za tisk. V kolikor si še to nismo uredili, si lahko kar po naslednjih navodilih [3.15].

Ta isti Google račun vnesemo v spodnjo masko pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print in izberete gumb Prijava na Google print.

  
Prijava na Google print
  
  Slika 36: Prijava na Google print

Izbira gumba nas preusmeri na izbiro google računa ali vpis Google računa, v kolikor nimamo shranjenih prijav na brskalniku.

  
Prijava v Google račun
  
  Slika 37: Prijava v Google račun

Po vnosu našega Google računa, je potrebno dovoliti spletni aplikaciji e-racuni.com, da upravlja s tiskalniki shranjenimi na Google Cloud print.


  
Varnostno opozorilo
  
  Slika 38: Varnostno opozorilo

Povezava spletne aplikacije e-racuni.com s Google Cloud printom je uspela in lahko zapremo okno.

  
Dodajanje Google računa je uspešno
  
  Slika 39: Dodajanje Google računa je uspešno

Po uspešnih nastavitvah dobimo v naši spletni aplikaciji spodnjo masko, kjer si lahko izberemo privzeti tiskalnik za tisk dokumentov.

  
Izbira privzetega tiskalnika za tisk
  
  Slika 40: Izbira privzetega tiskalnika za tisk

 

3.15. Google Cloud Print dodajanje tiskalnikov za tisk

Za dodajanje tiskalnikov v Google Cloud Print spletne aplikacije, je potrebno imeti že ustvarjen Google račun in pa nameščen brskalnik Google Chrome.

  
Prijava na Google Cloud print
  
  Slika 41: Prijava na Google Cloud print

  
Spletna aplikacije Google Cloud Print
  
  Slika 42: Spletna aplikacije Google Cloud Print

  
Dodajanje tiskalnikov
  
  Slika 43: Dodajanje tiskalnikov

Izberemo gumb Add printers.

  
Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print
  
  Slika 44: Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print

 

3.16. Nastavitve elektronske pošte

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte in v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte lahko uredimo nastavitve izhodne pošte na nivoju podjetja ali na nivoju uporabnika.

Privzeto se za pošiljanje izhodne pošte uporablja privzeti SMTP strežnik in elektronska pošta se pošilja neposredno z e-mail naslovom pošiljatelja v glavi sporočila. Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte uporabimo v primeru, ko imamo elektronsko pošto na domeni oz. strežniku, ki ne dovoli pošiljanja elektronske pošte iz drugih SMTP strežnikov. V tem primeru gremo ali na nastavitve uporabnika (veljajo samo za uporabnika) ali na nastavitve podjetja (veljajo za vse uporabnike na podjetju) in odpre se nam naslednja stran:

  
Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte
  
  Slika 45: Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte

V kolikor obkljukamo dodatno funkcijo "Izhodna sporočila se pošljejo iz naslova outbox@e-racuni.com. Naslov pošiljatelja se vstavi v polje "Reply-To" Lako vso elektronsko pošto pošiljamo tako, da se namesto pošiljatelja uporabi e-mail naslov outbox@e-racuni.com, v dodatno polje "Reply-To:" pa se bo avtomatsko vpisal vaš e-mail naslov. To pomeni, da ko bo prejemnik sporočila odgovarjal na vaš mail se ta ne bo poslal na outbox@e-racuni.com temveč na vaš pravi e-mail naslov. Na tak način lahko za pošiljanje elektronske pošte še vedno uporabljate privzeti strežnik SMTP.

V nastavitvah imamo razen privzetega načina pošiljanja, dve dodatni možnosti za nastavitev pošiljanja elektronske pošte iz programa:

1. Vaša elektronska pošta se pošilja preko vašega SMTP strežnika. V primeru te izbire morate vnesti naslov vašega SMTP strežnika, ki mora dovoliti pošiljanje elektronske pošte iz IP naslovov strežnikov e-racuni.com (kontaktirajte podporo). Namesto omejitve na IP naslov lahko vnesete tudi uporabniško ime in geslo za vaš poštni predal tako, da se bo program pred pošiljanjem elektronske pošte prijavil v strežnik SMTP. Vnos številke porta ni obvezen, vnesite samo v primeru ne-standardnih portov. Če želite, da se povezava vzpostavi preko šifriranega protokola SSL, potem pred naslovom strežnika vnestite besedilo ssl:, primer ssl:smtp.moja-domena.si oz. za TLS protokol primer: tls:smtp.moja-domena.si.

Na spustnem seznamu lahko izberemo našega ponudnika e-pošte, kot je prikazano na spodnji sliki:

  

Ko smo izbrali našega ponudnika, če je ta na voljo, se bodo podatki o SMTP strežniku in portu samodejno izpolnili po prednastavljenih nastavitvah. Potrebujemo pa še sami vnesti uporabniško ime in geslo za naš poštni predal:

  

V spodnjih povezavah opisani najbolj pogosti primeri uporabe lastnega SMTP strežnika:


2. Uporabljate Gmail poštni odjemalec in se vaša izhodna pošta pošilja preko nastavitev za Gmail tako, da našo spletno aplikacijo povežemo z Gmail računov. Več s klikom tukaj [3.16.3].

 

3.16.1. Nastavitve elektronske pošte za odjemalec Yahoo

V kolikor imamo elektronski naslov odprt pri Yahoo si lahko nastavimo nastavitve smtp izhodnega strežnika za pošto v meniju:

Naslov strežnika: ssl:smtp.mail.yahoo.com
Port: 465
Up. ime: vaš email naslov na yahoo mailu, npr. test.eracuni@yahoo.com
Geslo: vaše aktivno geslo za prijavo v yahoo mail

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu pa je potrebno v yahoo mailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v yahoo mail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.yahoo.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:https://login.yahoo.com/account/security#other-apps in vključiti opcijo "Allow apps that use less secure sign in", kot kaže spodnja slika:

smtpYahoo.gif

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.

 

3.16.2. Nastavitve elektronske pošte za odjemalec Gmail

V kolikor imamo elektronski naslov odprt pri Gmail, si lahko nastavimo nastavitve smtp izhodnega strežnika za pošto v meniju:

Naslov strežnika: ssl:smtp.gmail.com
Port: 465
Up. ime: vaš email naslov na google mailu, npr. test.eracuni@gmail.com
Geslo: vaše aktivno geslo za prijavo v google mail

Nastavitve smtp strežnika za gmail in yahoo mail zahtevajo še dodatne nastavitve opisane na primeru v nadaljevanju!

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu je potrebno v gmailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v gmail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.google.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:

https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps in izbrati opcijo "Turn on", kot kaže spodnja slika:

smtpGmail01.gif

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.


V vašem poštem predalu Gmail, je potrebno nastaviti v "Nastavitve -> Posredovanje in POP/IMAP -> Prenos POP", da POP omgoči za vso pošto.


  
Nastavitve v vašem poštnem predalu Gmail
  
  Slika 48: Nastavitve v vašem poštnem predalu Gmail

 

3.16.3. Povezava z računom Gmail

V kolikor uporabljamo Gmail naslov za pošiljanje izhodne pošte iz sistema e-racuni.com, si lahko naš račun kar samodejno povežemo z e-racuni.com.

To lahko uredimo pod:

Povezavo si uredimo po naslednjih korakih:

  
Izbira povezave z Gmail računom
  
  Slika 49: Izbira povezave z Gmail računom

  
Prijava v naš Gmail račun
  
  Slika 50: Prijava v naš Gmail račun

  
Nadaljevanje kljub opozorilu za ne preverjeno aplikacijo
  
  Slika 51: Nadaljevanje kljub opozorilu za ne preverjeno aplikacijo

  
Odobritev za pošiljanje pošte v vašem imenu
  
  Slika 52: Odobritev za pošiljanje pošte v vašem imenu

  
Odobritev za upravljanje osnutkov in pošiljanje v vašem imenu
  
  Slika 53: Odobritev za upravljanje osnutkov in pošiljanje v vašem imenu

  
Končna potrditev vseh dovoljenj
  
  Slika 54: Končna potrditev vseh dovoljenj

Sedaj imamo povezavo z Gmail računom urejeno in jo lahko naknadno prekličemo. Uspešno urejana povezava je vidna na naslednji način:

  
Gmail račun je uspešno povezan
  
  Slika 55: Gmail račun je uspešno povezan

 

3.17. Računovodski servisi in delo z več podjetji

Program računovodskim servisom omogoča, da lahko z enim uporabniškim imenom vodijo podatke za več podjetij. Uporabniki, ki imajo privilegij za dostop do podatkov več podjetij, imajo v zgornjem desnem vogalu okna možnost hitre izbire trenutnega podjetja.


  
Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.
  
  Slika 56: Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.

S preklopom na drugo podjetje se odpre novo okno s podatki izbranega podjetja. Po odjavi iz programa se uporabnik avtomatsko odjavi iz vseh podjetij.

 

3.18. Uporaba internih beležk na dokumentih

Na posameznem dokumentu si lahko zabeležimo oz. pripišemo beležke (sticky notes) za potrebe interne komunikacije med uporabniki programa e-racuni znotraj našega podjetja.

V orodni vrstici dokumenta je na voljo ikona za vnos nove beležke:

  
Vnos nove beležke
  
  Slika 57: Vnos nove beležke

Odpre se nam polje za vnos besedila naše interne beležke na trenutnem dokumentu:

  
Vnos besedila v beležko
  
  Slika 58: Vnos besedila v beležko

Beležka se nam prikaže v desnem spodnjem kotu, ki jo lahko odpremo tako, da kliknemo nanjo:

  
Pregled že vnesenih beležk na dokumentu
  
  Slika 59: Pregled že vnesenih beležk na dokumentu

Posamezne beležke ni mogoče spreminjati oz. urejati ali dokončno pobrisati, lahko pa jo skrijemo. Skrijemo jo tako, da kliknemo na X za brisanje oz. skrivanje, kot kaže slika:

  
Beležko lahko skrijemo
  
  Slika 60: Beležko lahko skrijemo

Ko smo beležko pobrisali oz. skrili, jo lahko ponovno prikažemo tako, da kliknemo na eni od obstoječih beležk na gumb za prikaz skritih beležk:

  
Prikaz skritih beležk
  
  Slika 61: Prikaz skritih beležk

Skrite beležke so od ostalih ločene z barvo ozadja saj so prikazane s sivim ozadjem, kot kaže slika:

  
Skrita beležka
  
  Slika 62: Skrita beležka

Na dokumentu so privzeto vidne največ tri beležke.
Če bomo na dokument dodali več, kot tri beležke, se bodo vse nadaljne shranile v skupino beležk, kot je vidno na spodnji sliki:

  
Privzet pregled beležk
  
  Slika 63: Privzet pregled beležk

V kolikor bi kasneje želeli videti tudi preostale beležke iz skupine shranjenih beležk, kliknemo na skupino za prikaz le teh:

  
Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine
  
  Slika 64: Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine

Beležki lahko določimo tudi višji ali nižji nivo dostopa do podatkov odvisno do tega komu je namenjena oz. kateri izmed uporabnikov lahko le to tudi vidijo

  
Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov
  
  Slika 65: Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov

Uporabnik lahko vidi le tiste beležke, ki so na istem ali nižjem nivoju dostopa do podatkov, kot je uporabnik sam

Kako se nivo dostopa določi na uporabniku pa je opisano v poglavju Dodeljevanje nivoja dostopa na uporabniku [20.9.1.3]

 

3.19. Zagon paketnih obdelav in priprava poročil ter izpisov

Poglavje opisuje standardne postopke priprave izpisov v programu.

Zagon paketnih obdelav je dostopen preko menija |Poročanje |Vsa poročila. Tukaj imate drevesno strukturo vseh poročil v programu:

  
Poročanje pregled
  
  Slika 66: Poročanje pregled

Zgoraj na sliki imate prikazan tudi iskalnik, kamor vpišete niz iskanja (ni potrebno, da je celota, dovolj je beseda) in poiščete ustrezno poročilo.

  
Iskanje poročila
  
  Slika 67: Iskanje poročila

Na sliki spodaj je prikazana vnosno masko s kriteriji, ki jih moramo vnesti pred pripravo poročila. Po vnosu kriterijev se poročilo zažene in dobimo rezultat v izbranem zapisu (PDF, MS Word, RTF...).

  
Vnos kriterij za zagon poročila
  
  Slika 68: Vnos kriterij za zagon poročila

V kolikor izberemo zavihek "Končana poročila", dobimo pogled vseh zaključenih poročil za izbrano vrsto poročila.

  
Pregled zaključenih poročil
  
  Slika 69: Pregled zaključenih poročil

 

3.20. Kaj je HelpDesk in kako ga uporabljamo?

HelpDesk programa e-računi [http://www.e-racuni.com] je poseben modul namenjen komunikaciji med skrbniki sistema e-računi [http://www.e-racuni.com] ter uporabniki.

HelpDesk lahko uporabljate za posredovanje sporočil o napakah v programu, za postavljanje vprašanj o delovanju programa ter za sporočanje predlogov za izboljšave v programu e-računi [http://www.e-racuni.com].

3.20.1 V čem se HelpDesk razlikuje od telefona ali e-maila?

Če primerjamo sporočanje preko telefona s HelpDesk-om hitro ugotovimo naslednje prednosti uporabe HelpDesk-a:

In zakaj je HelpDesk boljši od e-maila?

 

4. Prodaja

Modul prodaje je namenjen izdajanju računov, predračunov/ponudb, naročil kupca, avansnih računov, dobropisov in bremepisov.

Poleg običajnega ročnega izdajanja računov je omogočeno tudi avtomatsko masovno fakturiranje na podlagi periodičnih obračunov, prav tako pa je modul integriran z ostalimi moduli programa ter tako omogoča dodatne možnosti prefakturiranja stroškov in izstavljanja dokumentov na podlagi pogodb, dobavnic, ponudb ali turističnih rezervacij.

Posebej za ponudnike internetnih storitev je koristna možnost avtomatskega uvoza in knjiženja računov, ki so izdani v sistemu Mobitel Moneta. Modul za izdajanje računov poleg tega nudi tudi več možnosti izpisa izdanih računov, kakor tudi različna poročila prodaje.

Modul za izdajanje računov tako nudi naslednje funkcije:

 

4.1. Kako začeti?

Pred začetkom uporabe modula Računi vam priporočamo, da na hitro preletite naslednje točke ter si v kolikor je to potrebno z uporabo nastavitev prilagodite delovanje programa.

4.1.1 Pred prvim izdanim dokumentom

4.1.2 Pred tiskanjem dokumentov

V primeru težav pri določanju izgleda izdanih dokumentov nam pošljite sporočilo v HelpDesk-u [3.20] in naši vzdrževalci vam bodo z veseljem pomagali pri spoznavanju uporabe programa.

 

4.2. Sprememba iz nezavezanca za DDV v zavezanca ali nazaj

Preden izstavite prvi izdani dokument v programu je treba v podatkih o podjetju v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki podjetja nastaviti ali ste davčni zavezanec za DDV ali ne oz. ste morebiti le ddv zavezanec v EU. Na podlagi te nastavitve se bodo v programu ustrezno izstavljali računi, ki se bodo ali pa ne bodo obračunavali za namene DDV-ja.

  
Zavezanec za ddv ali ne
  
  Slika 70: Zavezanec za ddv ali ne

Kadar sredi tekočega poslovanja preidete iz davčnega nezavezanca v zavezanca za DDV morate biti pozorni na to, da na ustrezni datum prehoda spremenite zgoraj omenjeno nastavitev, da ste davčni zavezanec za DDV.

Do datuma prehoda tako izstavljate račune, ki se ne bodo obračunavali za namene DDV, po tej spremembi pa boste izstavljali račune, ki se bodo obračunavali za namene DDV.

Pogosto se zgodi, da uporabnik prepozno ugotovi ali celo pozabi pravočasno spremeniti to nastavitev in posledično še naprej izstavlja račune, ki ne bodo obračunani za namene DDV.

Recimo, da ste z dnem 15.10.2019 prešli iz davčnega nezavezanca za DDV v zavezanca za DDV in ste pozabili na dan 15.10.2019 spremeniti nastavitev v podatkih o podjetju, da ste zavezanec za DDV. Vsi izdani računi po 15.10.2019 posledično ne bodo obračunani za namene DDV, kar pa seveda ni prav in boste v prekršku.

V takšnem primeru ne smete kar spremeniti zgoraj omenjeno nastavitev, da ste davčni zavezanec za DDV ampak je potrebno v podatkih o podjetju nastaviti oz. pustiti status, da niste davčni zavezanec za DDV in za vse izstavljene račune po 15.10.2019 izstaviti dobropis. Šele nato spremenite status iz davčnega nezavezanca v zavezanca za DDV ter ponovno izstavite te račune tako, da bodo obračunani za namene DDV-ja.


Ko smo spremenili nastavitev iz nezavezanca v zavezanca za ddv ali obratno je treba torej dodatno preveriti še naslednje:

  • ali imamo nastavljene pravilne stopnje ddv in vrsto prodaje [4.11] na artiklih v šifrantu artiklov
  • ali so maloprodajne cene z vključenim ddv pravilno nastavljene ali jih je treba prilagoditi glede na stopnjo ddv-ja
  • ali smo v nastavitvah videza dokumentov popravili podatke v skladu s to nastavitvijo (npr. zamenjali našo davčno številko z ID za DDV, v kolikor za izpis uporabljamo predloge je potrebno urediti predloge tako, da bodo na dokumentu izpisani vsi podatki v skladu z zahtevami FURS, odstranili klavzulo da nismo DDV zavezanec oz. jo dodali, če podjetje ni več zavezanec za ddv, itd.)

 

4.3. Na splošno o vnosu in izdajanju dokumentov

Ko izdajamo račun, ponudbo, dobropis ali drug dokument, se v programu vedno uporablja standardna vnosna maska, ki ima v splošnem naslednji izgled:

  
Standardna vnosna maska za izdane dokumente
  
  Slika 71: Standardna vnosna maska za izdane dokumente

Vnosno masko lahko razdelimo na 5 glavnih področij vnosa podatkov:

  1. Podatki o kupcu t.j. ime in sedež poslovnega partnerja, ki mu izdajamo dokument. Ti podatki se izpišejo v glavi dokumenta. Vnos podatkov o kupcu [4.4] oz. partnerju poteka enako pri vseh izdanih dokumentih (računih, dobropisih, ponudbah...). Za podrobnejša navodila glej stran Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju [4.4]
  2. Podatki o poslovnem partnerju, kot so zapisani v šifrantu. S klikom na partnerja preidemo v šifrant partnerjev in lahko spreminjamo podatke v šifrantu ali dobimo več informacij.
  3. Podatki v glavi dokumenta se razlikujejo glede na to, ali gre za izdane račune [4.5.1], izdane ponudbe [4.6.1], izdane avansne račune [4.8.1] ali pa za izdane dobropise [4.9.1].
  4. Večina dokumentov vsebuje vnos začetnega besedila, ki se izpiše nad tabelo postavk.
  5. Pozicije dokumenta (zaračunane postavke - to so lahko bodisi artikli, bodisi proste postavke, ki jih vnesemo vsakič posebej). Pri vseh izdanih dokumentih so pozicije dokumenta podobne, posebnost so le izdani dokumenti turističnih agencij.
  6. Zaključno besedilo na dokumentu, ki je običajno enako pri vseh izdanih dokumentih.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

F9Izstavitev dokumenta
EnterDodajanje artikla na račun (AJAX forma)
Ctrl+EnterDodajanje artikla na račun (nova stran z vsemi artikli, cenami, stanji zalog itd.)
InsertDodajanje postavke na račun
EscIzhod iz vnosa, dodajanja postav ter artiklov

 

4.4. Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju

Za vnos ali spreminjanje podatkov o kupcu (naziv, naslov, ID št.) na izdanem dokumentu moramo najprej izbrati ali pričeti z vnosom izdanega dokumenta. Prikaže se predogled izdanega dokumenta.

  
Predogled in spreminjanje izdanega dokumenta
  
  Slika 72: Predogled in spreminjanje izdanega dokumenta

Vnos podatkov o kupcu pričnemo tako, da kliknemo na gumb Spremeni v zgornjem levem delu računa oz., kot je le-to prikazano na sliki:

VnosKupcaSpremeni.gif.

Odpre se nam stran za vnos podatkov o kupcu, kjer lahko vpišemo naziv in naslov poslovnega partnerja tako, kot naj se ti podatki izpišejo na izdanem dokumentu.

  
Vnos podatkov o partnerju oz. kupcu na izdanem dokumentu
  
  Slika 73: Vnos podatkov o partnerju oz. kupcu na izdanem dokumentu

ID št. za DDVS klikom na ikono lupe GumbLupa.gif lahko kupca oz. partnerja poiščemo v vašem šifrantu ali javnih registrih. V primeru, da želimo izdati dokument za novega kupca, enostavno vpišemo ID št. za DDV ali davčno številko in kliknemo na lupo GumbLupa.gif. Program avtomatsko preverja pravilnost vnosa ID številke za DDV za slovenske in druge evropske zavezance.
Zavezanec za DDVČe je kupec zavezanec za DDV, to označimo s kljukica1.gif. V primeru vnosa ID številke se polje avtomatsko označi.
Naziv kupcaVpišemo naziv kupca ali pa ga s klikom na lupo GumbLupa.gif poiščimo v vašem šifrantu in poslovnih registrih.
Naziv dodatnoČe naziva kupca nismo mogli v celoti vpisati v zgornje polje, tukaj vpišemo manjkajoči del naziva.
UlicaVpišemo naslov kupca.
Poštna št./KrajVpišemo poštno številko in računalnik nam avtomatsko izpiše tudi kraj s to poštno številko.
DržavaS klikom na dropDown.gif se nam odpre kombinirano okno, kjer lahko izberetmo ustrezno državo, tako da kliknemo nanjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov.

Hiter vnos kupca

Kupca je možno hitreje vnesti na način, da ga enostavno izberete iz seznama s klikom na povezavo (kliknite tukaj za izbor poslovneag partnerja...) kot to kaže spodnja slika:

  
Hitro izberemo kupca iz seznama poslovnih partnerjev
  
  Slika 74: Hitro izberemo kupca iz seznama poslovnih partnerjev

S klikom na to povezavo se nam odpre polje v katerega lahko vnesemo delni naziv partnerja, ki ga nato samo izberemo iz seznama, kot npr. na tej sliki:

  
Vnesemo del naziva kupca in ga izberemo iz seznama
  
  Slika 75: Vnesemo del naziva kupca in ga izberemo iz seznama

Ko smo kupca izbrali potrdimo vnos s tipko Enter in podatki o kupcu se nam izpolnijo, kot lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Izpis podatkov o kupcu na računu
  
  Slika 76: Izpis podatkov o kupcu na računu

 

4.5. Računi

Če kliknemo na zavihek |Računi se prikaže stran Izdani računi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

  
Pregled izdanih računov
  
  Slika 77: Pregled izdanih računov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih računov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje računov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani računi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih računov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega računa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi račun!

Kopiranje: Nov račun lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi račun ter nato ta nov račun ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem računu kliknemo na gumb GumbKopiranje1.

Tiskanje: Račun natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika GumbTiskanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka računa.

Brisanje: Račun brišemo tako, da kliknemo na ikono GumbBrisanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka računa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb GumbVsota. Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled računov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi računi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

  
Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi računi
  
  Slika 78: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi računi


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

EnterIskanje
InsertVnos novega izdanega računa
Shift+InsertRačunovodski vnos računa

 

4.5.1. Vnos / Spreminjanje izdanih računov

V meniju |Prodaja |Računi na strani Izdani računi-pregled in iskanje s klikom na gumb Novi račun odpremo masko za vnos novega računa:

  
Vnos novega računa
  
  Slika 79: Vnos novega računa

Kliknimo na gumb Spremeni v zgornjem desnem kotu, nad datumi računa in pred nami je naslednja stran, na kateri lahko vnesemo podatke za glavo računa.

  
Vnos podatkov za glavo računa
  
  Slika 80: Vnos podatkov za glavo računa

KrajObvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi računa. Kraj izstavitve lahko vpišemo privzeto pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum računaObvezen je tudi datum računa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
ZapadlostV prvi okvirček vpišemo št. dni na podlagi česar se izračuna datum zapadlosti.
Dobava/Storitev (od)-(do)Vpišemo datum dobave oz. opravljene storitve.
Denarna valutaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
NaročilnicaVpišemo oznako naročilnice.
DobavnicaVpišemo oznako dobavnice.
Način dostave Način dostave, v kolikor obstaja.
PogodbaVnos št. pogodbe.
Vrsta prodaje (DDV)S klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano okno, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje [4.11]. Vrsta prodaje [4.11] se izbira za celoten račun in se lahko prenese na postavke. V kolikor se izbor ne potrdi ostaja izbrana vrsta prodaje Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji. Več o temu katero vrsto prodaje je potrebno izbrati s klikom na povezavo [4.11].
Način plačilaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano polje, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mestoIzbira stroškovnega mesta v kombiniranem oknu s klikom na dropDown01.gif. V kolikor ne uporabljamo stroškovnih mest, se nam možnost ne prikaže.
Polsovna enotaV kolikor jih je na voljo več, se nam nastavi privzeta, s klikom na dropDown01.gif, si jo lahko spremenimo.
Davčna knjigaV primeru, da račune številčimo po davčnih knjigah v padajočem meniju izberemo davčno knjigo. V nasprotnem primeru, se to polje ne prikaže.
Jezikovna variantaVpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na dropDown01.gif. V kolikor ne spreminjamo ničesar, se uporabi domači jezik - slovenščina.
Predloga za tiskanje v obliki RTF/PDFV padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo. V nasprotnemu primeru, se nam možnost ne pokaže.
SkladiščeIzberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računaIzberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni. Privzeto, se nam nastavi tip računa glede na tip nastavljen na skladišču.
Ponavljanje računaV kolikor želimo vključiti račun med ponavljajoče račune, mu tukaj določimo ponavljanje.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Ko smo nastavili podatke za glavo računa in jih shranili, kliknemo na gumb Dodaj postavko in odpre se nam nslednja maska za vnos podatkov za postavko.

  
Vnesemo novo postavko na račun
  
  Slika 81: Vnesemo novo postavko na račun

Vrsta blaga-storitevV prazen prostor vpišemo za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDV/Maloprodajna cena z DDVVnesemo ceno brez DDV/ceno z DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na dropDown01.gif izberemo ustrezno denarno valuto.
KoličinaVpišemo ustrezno količino.
Enota mereS klikom na dropDown01.gif izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.
Stopnja DDVPrivzeta izbira je 22%, s klikom na dropDown01.gif pa lahko izberemo tudi drugo.
Vrsta prodaje(DDV)Pomembno za obračun DDV. V kateri stolpec v obračunu DDV, se bo vpisala vrednost. V kolikor se izbor ne potrdi ostaja izbrana vrsta prodaje Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji.
Stroškovno mestoLahko izbermo stroškovno mesto, na katerega vežemo postavko. V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, se možnost ne ponudi.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov in pred nami je vnosna maska računa oz. izdanega dokumenta, ki ima v splošnem naslednji izgled:

  
Slika vnešenega računa
  
  Slika 82: Slika vnešenega računa

Račun je potrebno shraniti s klikom na gumb Shrani, ki utripa tako dolgo, dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov pridemo na stran Dodajanje artiklov na račun, kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na račun tako, da kliknemo na gumbDodaj zraven šifre artikla (1). Artikel se bo premaknil v zgornjo tabelo, kjer lahko artikel spreminjamo tako, da kliknemo na opis artikla (2), kar lepo vidimo na spodnji sliki:

  
Dodajanje artiklov na račun
  
  Slika 83: Dodajanje artiklov na račun

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate pri dodajanju artiklov na račun:

EnterDodajanje artiklov brez spreminjanja podatkov artikla(prvo je potrebno klikniti na vrstico artikla)
Shift+EnterDodajanje in spreminjanje podatkov artikla
EscVrnemo se nazaj na dokument

Ko smo kliknili na opis artikla, se odpre novo okno, kjer lahko spreminjamo podatke o artiklu:

  
Spreminjanje podatkov artikla
  
  Slika 84: Spreminjanje podatkov artikla

Pri urejanju nabavne in prodajne cene imamo tudi samodejno omejitev, ki nam ne omogoča, da prodamo artikel ceneje, kot je nabavna cena. To vidimo na sliki spodaj.

VnosNovegaArtiklaOpozoriloCena.gif

Na račun se vrnemo s klikom na gumb GumbNazajNaDokument.gifj S tem smo artikel avtomatsko prenesli na račun:

VnosNovegaRacunaNazaj.gif

S klikom na gumb Izstavi račun pa se nam odpre naslednja stran:

VnosNovegaRacunaIzstavitev.gif

Račun je tako pripravljen za knjiženje.

 

4.5.2. Izdaja računa z obračunanim tujim davkom

V kolikor smo v določeni državi članici EU presegli prag prometa, ki predstavlja pogoj za prijavo v sistem ddv je potrebno za kupce, ki niso zavezanci za ddv v tej državi izdajati račune po njihovih davčnih stopnjah. Pogoj za to, da lahko izstavimo račun z obračunanim tujim davkom je ta, da se v nastavitvah podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Registracija za DDV v drugih državah vnesejo podatki o pridobljeni ID za DDV v dotični državi članici EU [12.15].

Ko smo vnesli ID za DDV podjetja v državi članici EU, nam bo program omogočil izbiro ustrezne vrste prodaje za obračun tujega davka na izdanem računu.

Postopek za izdajo takšnega računa je enak, kot je opisano v poglavju za Vnos oz. spreminjanje izdanega računa [4.5.1], le da v tem primeru na računu izberemo ustrezno vrsto prodaje za obračun tujega davka, kot je označeno na spodnji sliki:

ObracunTujegaDDV.gif

Ko smo izbrali ustrezno vrsto prodaje bo program ponudil na izbiro tudi državo po katere davčnih stopnjah želimo izdati račun:

  
Izberemo državo za ustrezni obračun tuje davčne stopnje
  
  Slika 85: Izberemo državo za ustrezni obračun tuje davčne stopnje

Program ponudi le tiste države na izbiro, v katerih smo registrirani za poročanje o obračunanem ddv-ju in za katere smo vnesli ID za DDV v šifrant ID za DDV v drugih državah članicah [12.15].

Ko smo izstavili račun po tuji davčni stopnji za kupca, ki ni zavezanec za ddv v svoji državi bomo na predogledu računa videli prikaz tuje davčne stopnje in znesek v tuji valuti, kot kaže slika:

  
Predogled izdanega računa z obračunanim tujim davkom
  
  Slika 86: Predogled izdanega računa z obračunanim tujim davkom

 

4.5.3. Evidentiranje plačila na izdanem računu

Ko smo račun izstavili ga lahko označimo kot plačanega s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Označi račun kot plačan kot je to lepo vidno na spodnji sliki:

  
Označimo račun kot plačan
  
  Slika 87: Označimo račun kot plačan

V primeru, da je stranka le delno plačala račun pa to označimo s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Zabeleži plačilo računa kot vidimo na spodnji sliki:

  
Izberemo možnost za delno plačilo računa
  
  Slika 88: Izberemo možnost za delno plačilo računa

Odpre se nam maska za vnos delnega plačila računa, ki izgleda takole:

  
Vnesemo podatke o delnem plačilu računa
  
  Slika 89: Vnesemo podatke o delnem plačilu računa

Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu

Račun je sedaj delno plačan, kar vidimo tudi na računu:

  
Račun je delno plačan
  
  Slika 90: Račun je delno plačan

Vnos plačila računa ob izstavitvi računa

V primeru, ko je treba čimhitreje izstaviti račun plačan z gotovino ali s kartico lahko s klikom na gumb Gotovina ali Kartice v istem koraku nastavimo način plačila in račun tudi izstavimo.

  
Prikaz pozicije gumbov
  
  Slika 91: Prikaz pozicije gumbov

S klikom na enega od teh gumbov se nam odpre maska, kjer lahko hitro določimo zneske prejetih plačil po različnih načinih plačila.

  
Razčlenitev plačil
  
  Slika 92: Razčlenitev plačil

V kolikor imate večino računov plačanih z gotovino ali karticami, si lahko nastavite tudi avtomatizem, ki vam ob izstavitvi računa (preko teh dveh gumbov) avtomatsko izda blagajniški prejemek. Navodila za to nastavitev najdete na tej strani [9.7].

 

4.5.4. Vnos obročnih plačil na izdanem računu

Na izdanem računu lahko, v kolikor le ta še ni knjižen, vnesemo zneske obročnih plačil in datume zapadlosti le teh.

Ko smo račun ustvarili, se nam pod zneskom za plačilo pojavi možnost vnosa obročnih plačil in datumov zapadlosti posameznih obrokov:

  
Določi zneske obrokov in zapadlosti za obročno plačevanje
  
  Slika 93: Določi zneske obrokov in zapadlosti za obročno plačevanje

Po kliku na povezavo (glej zgornjo sliko) se nam odpre maska za vnos števila obrokov:

  
Izberemo število obrokov, št. dni zapadlosti prvega in št. dni zapadlosti med obroki
  
  Slika 94: Izberemo število obrokov, št. dni zapadlosti prvega in št. dni zapadlosti med obroki

Po izbiri števila obrokov nam program znesek za plačilo računa razdeli na izbrano število enakomerno porazdeljenih zneskov obročnih plačil za katere lahko določimo še datum zapadlosti. V kolikor se zneski obročnih plačil ne ujemajo s skupnim zneskom za plačilo računa nas program na to tudi opozori:

  
Vnos zneskov in števila dni zapadlosti obročnih plačil
  
  Slika 95: Vnos zneskov in števila dni zapadlosti obročnih plačil

Znesek posameznega obroka lahko tudi ročno popravimo oz. spremenimo.

Program ne dovoli potrditi podatkov, dokler ne vpišemo pravilnih zneskov.

Ko smo ustrezno vnesli in potrdili obročna plačila se nam pod zneskom za plačilo računa ti tudi izpišejo:

  
Obročna plačila na izdanem računu
  
  Slika 96: Obročna plačila na izdanem računu

Račun shranimo in izstavimo.

Obročna plačila se upoštevajo tudi pri knjiženju računa.S klikom na gumb Knjizenje se nam kreira temeljnica na kateri bo za terjatev več knjižb s postavkami za vsak posamičen obrok s svojo zapadlostjo:

  
Temeljnica izdanega računa z obročnimi plačili
  
  Slika 97: Temeljnica izdanega računa z obročnimi plačili

 

4.5.5. Masovno knjiženje prikazanih izdanih računov

Rumeni kvadrat nas opozarja, da izdani račun še ni knjižen, rdeč kvadrat v stolpcu "Za plačilo" pa nas opomni, da je še delno ali v celoti neplačan.

  
Račun še ni knjižen in ni plačan
  
  Slika 98: Račun še ni knjižen in ni plačan

S klikom na gumb Več... izberemo |Knjiženje prikazanih dokumentov , kot nam to kaže slika:

MasovnoKnjizenjeVec.gif

Po zagonu knjiženja, se nam pokaže seznam izdanih računov, ki se bodo knjižili:

  
Knjiženje izdanih računov
  
  Slika 99: Knjiženje izdanih računov

V seznamu, ki ga prikazuje zgornja slika označimo katere račune bomo knjižili.S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti izdane označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica izdanih računov. Rumeno utripajoča disketa Shrani01.gif nas opozarja, da moramo temeljnico shraniti v glavno knjigo in tako so izdani računi poknjiženi.

  
Temeljnica
  
  Slika 100: Temeljnica

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljamo na knjiženju izdanih računov:

Enter ali InsertDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

4.5.6. Knjiženje izdanega računa s časovnimi razmejitvami

Za pravilno izkazovanje poslovnega izida obračunskega obdobja je treba prihodke, ki se ne nanašajo nanj, ustrezno razmejiti v času. Tiste, ki so že nastali, a na poslovni izid še ne vplivajo, je treba odložiti v naslednja obdobja. Tiste, ki še niso nastali, a na poslovni izid že vplivajo, pa je treba vračunati vnaprej.

Izdamo račun za naročnino za obdobje enega leta. Naročnina se prične v tekočem poslovnem letu in zaključi v naslednjem, kot na spodnji sliki:

  
Izdani račun za naročnino za obdobje enega leta
  
  Slika 101: Izdani račun za naročnino za obdobje enega leta

Tak račun moramo poknjižiti na konto prihodkov za del obdobja, ki se nanaša na tekoče poslovno leto, za preostanek obdobja opr. storitve v naslednjem poslovnem letu pa na konto časovnih razmejitev.

Program na podlagi avtomatizma pri knjiženju takega računa samodejno pripravi temeljnico s knjižbami časovnih razmejitev prihodkov, kot je razvidno na sliki:

  
Temeljnica izdanega računa na podlagi knjiženih časovnih razmejitev prihodkov
  
  Slika 102: Temeljnica izdanega računa na podlagi knjiženih časovnih razmejitev prihodkov

V kolikor je račun izdan vnaprej za opravljeno storitev, ki se začne in konča v prihodnjem poslovnem letu, se prihodki v celoti knjižijo na konto časovnih razmejitev kar bo program naredil avtomatsko ob knjiženju izdanega računa. Konto časovnih razmejitev lahko seveda tudi spremenimo v nastavitvah avt. knjiženja [13.1.3]. Privzeto namreč program časovne razmejitve knjiži na konto 291*.

Tak način knjiženja je sedaj privzeto vključen, lahko pa to tudi izklopimo v nastavitvah podjetja v sklopu nastavitev "Računovodstvo", kot kaže slika:

  
Avtomatsko knjiženje časovnih razmejitev lahko tudi izklopimo.
  
  Slika 103: Avtomatsko knjiženje časovnih razmejitev lahko tudi izklopimo.

 

4.6. Ponudbe / Predračuni

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetje |Poslovanje si lahko izberemo naziv dokumenta ali bo to Ponudba ali Predračun. Skladno s to nastavitvijo se preimenuje dokument na uporabniškem vmesniku in na izpisu (privzeti izpisi).

ponudba001.gif

(v nadaljevanju navodil bo v uporabi naziv dokumenta ponudba)

Če kliknemo na zavihek |Ponudbe se prikaže stran Izdane ponudbe - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

  
Pregled izdanih ponudb
  
  Slika 104: Pregled izdanih ponudb

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih ponudb po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih ponudb, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje ponudb in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vse izdane ponudbe. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih ponudb v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos nove ponudbe: Novo ponudbo dodamo tako, da kliknemo na gumb Izdelava nove ponudbe!

Kopiranje: Novo ponudbo lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječo ponudbo ter nato to novo ponudbo ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustrezni ponudbi kliknemo na gumb GumbKopiranje1.

Tiskanje: Ponudbo natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika GumbTiskanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.

Brisanje: Ponudbo brišemo tako, da kliknemo na ikono GumbBrisanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb GumbVsota. Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled izdanih ponudb omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi ponudbami oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

  
Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi ponudbami
  
  Slika 105: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi ponudbami


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

EnterIskanje
InsertVnos novege izdane ponudbe

 

4.6.1. Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe

PonudbaVnosnaMaska.gif

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdane ponudbe:

  
Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe
  
  Slika 106: Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe

KrajObvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi ponudbe. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum ponudbeObvezen je tudi datum ponudbe, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Dokument velja doV okvirček vpišemo datum, do katerega velja ponudba oz. dokument.
Dobava/izvedba do dneDatum do kdaj bvo predvideno izvedena dobava.
Denarna valutaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
NaročilnicaVpišemo oznako naročilnice.
Način dostaveVpišemo način dostave.
Vrsta prodaje (DDV)S klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačilaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mestoStroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na dropDown01.gif. V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Jezikovna variantaVpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na dropDown01.gif.
Za izpis uporabi predlogoV padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
TRRIzberemo TRR iz padajočega menija.
SkladiščeIzberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računaIzberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na našo ponudbo tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [4.5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

  
Vnos postavk
  
  Slika 107: Vnos postavk

Vrsta blaga-storitevV prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDVVnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno denarno valuto.
Stopnja DDVPrivzeta izbira je 20%, s klikom na dropDown.gif pa lahko izberemo tudi drugo.
KoličinaVpišemo ustrezno količino.
Enota mereS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska računa.

S klikom na gumb Izstavi ponudbo odpremo naslednjo stran:

  
Izstavitev ponudbe
  
  Slika 108: Izstavitev ponudbe

Klik na gumb Izstavi račun nam odpre račun, ki se nanaša na to ponudbo. Če kliknemo na aktivno povezavo, kot nam kaže slika, lahko vidimo ustrezno ponudbo, na katero se nanaša ta račun.

  
Izstavi iz dokumenta
  
  Slika 109: Izstavi iz dokumenta

  
Račun, ki se nanaša na določeno ponudbo
  
  Slika 110: Račun, ki se nanaša na določeno ponudbo

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono kovcek.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

 

4.7. Naročila kupcev

Če kliknemo na zavihek |Naročila kupcev se prikaže stran Naročila kupcev - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

  
Pregled izdanih naročil kupcev
  
  Slika 111: Pregled izdanih naročil kupcev

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih naročil po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje naročil in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsa naročila kupcev. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izstavljenih naročil v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Novo naročilo kupca: Novo naročilo vnesemo tako, da kliknemo na gumb Novo naročilo kupca!

Kopiranje: Novo naročilo lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječe naročilo ter nato ta novo naročilo ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem računu kliknemo na gumb GumbKopiranje1.

Tiskanje: Naročilo natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika GumbTiskanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.

Brisanje: Naročilo brišemo tako, da kliknemo na ikono GumbBrisanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb GumbVsota. Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled naročil kupcev omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi naročili oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

  
Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi naročili kupca
  
  Slika 112: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi naročili kupca


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

EnterIskanje
InsertVnos novega naročila kupcev

 

4.8. Avansni računi

Če kliknemo na zavihek |Avansni računi se prikaže stran Izdani avansni računi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

  
Pregled izdanih avasnih računov
  
  Slika 113: Pregled izdanih avasnih računov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih avasnih računov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih avasnih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje avasnih računov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani avasnih računov. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih avasnih računov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega avasnega računa: Nov avansni račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Nov avansni račun!

Kopiranje: Nov avansni račun lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi avans ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznemu avansnemu računu kliknemo na gumb GumbKopiranje1.

Tiskanje: Avansni račun natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika GumbTiskanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.

Brisanje: Avansni račun brišemo tako, da kliknemo na ikono GumbBrisanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb GumbVsota. Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled avansnih računov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi avansnimi računi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

  
Dodatne možnosti oz. operacije nad avansnimi računi
  
  Slika 114: Dodatne možnosti oz. operacije nad avansnimi računi


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

EnterIskanje
InsertVnos novega izdanega avansnega računa
Shift+InsertRačunovodski vnos avansnega računa

 

4.8.1. Vnos podatkov za glavo avansnega računa

  

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega avansnega računa:

  
Vnos podatkov za glavo izdanega avansnega računa
  
  Slika 116: Vnos podatkov za glavo izdanega avansnega računa

KrajObvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi ponudbe. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum računaObvezen je tudi datum avansnega računa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Predvidena dobava/Storitev (od)- (do)V okvirček vpišemo datum, za katerega je predvidena dobava oz. storitev.
Denarna valutaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
NaročilnicaVpišemo oznako naročilnice.
Vrsta prodaje (DDV)S klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačilaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mestoStroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na dropDown01.gif. V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Jezikovna variantaVpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na dropDown01.gif.
Za izpis uporabi predlogoV padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
TRRIzberemo TRR iz padajočega menija.
SkladiščeIzberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računaIzberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek avansnega računa:

  
Vnešeni podatki na avansni račun
  
  Slika 117: Vnešeni podatki na avansni račun

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na vaš avansni račun tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [4.5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

  
Vnos postavk
  
  Slika 118: Vnos postavk

Vrsta blaga-storitevV prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDVVnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na dropDown.gif izberiemo ustrezno denarno valuto.
Stopnja DDVPrivzeta izbira je 20%, s klikom na dropDown.gif pa lahko izberemo tudi drugo.
KoličinaVpišemo ustrezno količino.
Enota mereS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska avansnega računa.

S klikom na gumb Izstavi avansni račun odpremo naslednjo stran:

  
Izstavitev avansnega računa
  
  Slika 119: Izstavitev avansnega računa

Klik na gumb Izstavi račun nam odpre račun...

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono kovcek.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

V kolikor iz avansnega računa izstavimo račun z gumbom Izstavi iz dokumenta, se nam samodejno veže avans na račun in ustvari zabeleženo plačilo po avansu. Račun se označi kot plačan.

 

4.9. Dobropisi

Če kliknemo na zavihek |Dobropisi se prikaže stran Izdani dobropisi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

  
Pregled izdanih dobropisov
  
  Slika 120: Pregled izdanih dobropisov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih dobropisov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih dobropisov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje dobropisov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani dobropisi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih dobropisov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega dobropisa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi dobropis!

Kopiranje: Nov dobropis lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi dobropis ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem dobropisu kliknemo na gumb GumbKopiranje1.

Tiskanje: Dobropis natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika GumbTiskanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dobropisa.

Brisanje: Dobropis brišemo tako, da kliknemo na ikono GumbBrisanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dobropisa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb GumbVsota. Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled dobropisov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi dobropisi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

  
Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi dobropisi
  
  Slika 121: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi dobropisi


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

EnterIskanje
InsertVnos novega izdanega dobropisa
Shift+InsertRačunovodski vnos dobropisa

 

4.9.1. Vnos podatkov za glavo izdanega dobropisa

NoviDobropis.gif

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega dobropisa:

VnosnaMaskaDobropisa.gif

KrajObvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi ponudbe. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum računaObvezen je tudi datum dobropisa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
ZapadlostVpišemo datum zapadlosti izdanega dobropisa.
Predvidena dobava/Storitev (od)- (do)V okvirček vpišemo datum, za katerega je predvidena dobava oz. storitev.
Potrjen dok. prejet dneV prazno okence vpišemo, kdaj je bil dokument prejet.
Denarna valutaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
NaročilnicaVpišemo oznako naročilnice.
Pogodba Vpišemo številko pogodbe.
Način dostaveVpišemo način dotave.
Vrsta prodaje (DDV)S klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačilaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mestoStroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na dropDown01.gif. V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Davčna knjigaVpišemo številko davčne knjige oz. jo izberemo v kombiniranem oknu s klikom na dropDown01.gif
Jezikovna variantaVpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na dropDown01.gif. V kolikor ne izbiramo druge jezikovne variante se privzeto nastavi materni jezik - slovenščina.
Za izpis uporabi predlogoV padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
Tip računaIzberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek dobropisa:

DobropisSPodatki.png

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na vaš dobropis tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [4.5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

DobropisDodajanjePostavke.gif

Vrsta blaga-storitevV prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDVVnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno denarno valuto.
Stopnja DDVPrivzeta izbira je 20%, s klikom na dropDown.gif pa lahko izberemo tudi drugo.
KoličinaVpišemo ustrezno količino.
Enota mereS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska dobropisa.

S klikom na gumb Izstavi dobropis odpremo naslednjo stran:

IzstavljenDobropis.gif

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono kovcek.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

 

4.10. Bremepisi

Če kliknemo na zavihek |Bremepisi se prikaže stran Izdani bremepisi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

  
Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike
  
  Slika 122: Pregled izdanih bremepisov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih bremepisov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih bremepisov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje bremepisov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani bremepisi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih bremepisov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega bremepisa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi bremepis!

Kopiranje: Nov bremepis lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi bremepis ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem bremepisu kliknemo na gumb GumbKopiranje1.

Tiskanje: Bremepis natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika GumbTiskanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka bremepisa.

Brisanje: Bremepis brišemo tako, da kliknemo na ikono GumbBrisanje.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka bremepisa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb GumbVsota. Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.28].

Dodatne možnosti: Pregled bremepisov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi bremepisi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

  
Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike
  
  Slika 123: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi bremepisi


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

EnterIskanje
InsertVnos novega izdanega bremepisa
Shift+InsertRačunovodski vnos bremepisa

 

4.11. Vrste prodaje (DDV)

V kolikor smo zavezanci za DDV [4.2], smo dolžni poročati v obračun DDV [12] bodisi mesečno ali tromesečno. Za vsak izdani dokument je potrebno določiti vrsto prodaje. Glede na to vrsto prodaje se nato izdani dokumenti pravilno zavedejo v obračun DDV, ko nastane obveznost za poročanje.

Vrsto prodaje si nastavimo lahko za vsako postavko posebej:

  
Urejanje vrste prodaje na določeni postavki dokumenta
  
  Slika 124: Urejanje vrste prodaje na določeni postavki dokumenta

ali za celotni dokument:

  
Urejanje vrste prodaje za celotni dokument
  
  Slika 125: Urejanje vrste prodaje za celotni dokument

V kolikor nastavljamo enotno vrsto prodaje na nivoju dokumenta, je potrebno obkljukati Ponastavi vrsto prodaje na vseh postavkah.

4.12. Seznam vrst prodaje (DDV)

Vrste prodaje za DDV katere imamo na voljo in primer v kateremu primeru vrsto prodaje uporabimo:

  
Urejanje vrste prodaje za celotni dokument
  
  Slika 126: Urejanje vrste prodaje za celotni dokument

Obdavčen promet blaga in storitev v SlovenijiUporablja se za prodajo blaga in storitev, ki jo davčni zavezanec opravi v okviru opravljanja svoje ekonomske dejavnosti na ozemlju Slovenije za plačilo. V temu primeru uporabljamo 5%, 9,5% ali 22% DDV stopnjo.V obrazcu DDV-O se zavede v polje 11. DDV pa se zavede bodisi v 21, 22 ali 22a (glede na izbrano stopnjo DDV)
Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU Uporablja se za dobavo blaga v druge države članice Evropske unije. Vrsta oprostitve je vezana na rekapitulacijsko poročilo. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 12.
Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po carinskih postopkih 42 in 63Uporablja se za prodajo blaga v države članice, kjer je potrebno uveljavljati carinske postopke po postopku 42 ali postopku 63. Vrsta oprostitve je vezana na rekapitulacijsko poročilo. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 12.
Oproščen promet - tristranske dobave blaga znotraj EUUporablja se za dobave blaga tristranskih poslov (primer: naročnik je podjetje v članici EU X in plačnik je podjetje v članici EU Y). Vrsta oprostitve je vezana na rekapitulacijsko poročilo. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 12.
Oproščen promet - storitve v EU, od katerih plača DDV prejemnikUporablja se za zaračunavanje storitve kupcu v državo članico Evropske unije. Vrsta oprostitve je vezana na rekapitulacijsko poročilo. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 12.
Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po skladiščenju na odpoklicUporablja se za prodajo blaga, katero je bilo skladiščeno na odpoklic (Blago je bilo posredovano iz skladišča države članice Evropske unije v skladišče druge države članice Evropske unije). Vrsta oprostitve je vezana na rekapitulacijsko poročilo. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 12.
Oproščen promet - izvoz blaga izven EUUporablja se za prodajo blaga iz Slovenije v tretje države. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 11.
Oproščen promet - s pravico do odbitka vstopnega DDVUporablja se za prodajo po 42. členu, ki se je v celoti uporabljalo za namene oproščenih dejavnosti oziroma transakcij (primer: bolnišnična in izvenbolnišnična zdravstvena oskrba, zdravstvena oskrba, socialno varstvene storitve, storitve varstva otrok in mladostnikov ter dobava blaga in storitev...). V obrazcu DDV-O se zavede v polje 11.
Oproščen promet - brez pravice do odbitka vstopnega DDVUporablja se za prodajo po 66. členu, kjer zavezanec nima pravice do odbitka DDV (primer: prodaja plovil, zrakoplovov, osebnih avtomobilov, stroškov reprezentance in stroškov prehrane). V obrazcu DDV-O se zavede v polje 15.
Neobdavčljiv promet s pravico do odbitka vstopnega DDV (prometi izven SLO)Uporablja se za promete iz Slovenije v tretje države. Ne gre v obrazec DDV-O ampak se v evidenci izdanih računov zavede v polje 23.
Neobdavčen promet - ne gre v DDV evidenceUporablja se za prodajo prometa, kateri ni last prihodka podjetja (prodaja preko posrednika). Ne gre v obrazec DDV-O, niti v evidence izdanih računov.
Neobdavčen promet - dobava blaga zunaj Unije (tretje države)Uporablja se za dobavo blaga v tretje države, pri čemer se blago giblje le znotraj tretje države. Vrsta prodaje ni predmet davčnega potrjevanja.
Dobava blaga in storitev v SLO, DDV obračuna prejemnikUporablja se za dobavo blaga in storitev v Slovenijo po 76.a členu. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 11a. DDV pa se zavede bodisi v 21, 22 ali 22a (glede na izbrano stopnjo DDV)
Posebna ureditev za rabljeno blagoUporablja se za prodajo rabljenega blaga, kjer je davčna osnova razlika v ceni, ki jo doseže preprodajalec, zmanjšana za DDV, ki se nanaša na razliko v ceni. Razlika v ceni je razlika med prodajno ceno, ki jo zaračuna preprodajalec za navedeno blago in nabavno ceno. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 11.
Posebna ureditev za rabljeno blago - oproščen prometUporablja se, kadar se prodaja rabljeno blago, ki se izvaža in so izpolnjeni pogoji iz 31. člena ZDDV je promet naštetih vrst blaga (blago iz prvega odstavka 48. člena ZDDV) oproščen plačila DDV. V obrazcu DDV-O se zavede v polje 11.

4.13. Seznam vrst prodaje (DDV) za obračun tujega DDV

V kolikor imamo zakupljen modul:

imamo na voljo še dodatne vrste prodaje (DDV), katere se uporablja za obračun tujega DDV:

  
Primer izbire tujega DDV in države
  
  Slika 127: Primer izbire tujega DDV in države

Oproščen promet - montaža v EU (obračun tujega DDV)Uporablja se za prodaja storitev na nepremičnini v Evropski uniji.
Oproščen promet - prodaja blaga na daljavo (obračun tujega DDV)Uporablja se za internetno trgovino, ki preko pošte pošilja/prodaja artikle v drugi državi, kjer je zavezanec registriran za DDV. To pomeni, da je promet oproščen v SLO ampak se zaračunava tuji DDV.
Prodaja elektronskih storitev v drugih članicah EU (obračun tujega DDV)Uporablja se za prodajo telekomunikacijskih storitev, storitev radijskega oddajanja ter elektronskih storitev. Davčni zavezanec mora davčnemu organu predložiti ureditev poročanja MOSS.

4.14. Posebna pravila

Za poročanje v obračun DDV je splošno pravilo, da se račun zajame v obračun DDV po datumu opravljene storitve. Poznamo pa še nekaj izjem:

  1. V primeru prodaje blaga in storitev doma (Slovenija): če je plačilo v celoti izvedeno, pred datumom opravljene storitve, nastane obveznost za obračun DDV na datum prejetega plačila.

  2. V primeru dobave blaga v EU: če je datum računa pred datumom opravljene storitve, nastane obveznost za obračun DDV naslednji mesec po datumu izstavitve

 

4.15. Nastavitve privzetega načina plačila v programu

V modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Splošne nastavitve |Možni načini plačila si lahko izberete privzeti način plačila, kar se navezuje na vse izdane račune v programu - kot privzeto plačilo.

Prikaz spodaj na sliki:

  
Izbor privzetega načina plačila
  
  Slika 128: Izbor privzetega načina plačila

Opis stolpcev v tabeli:

IzbiraOznačimo način plačila, ki ga želimo uporabljati.
PrivzetoOznačinmo privzeti način plačila. Privzeti način plačila je lahko le eden.
Račun smatraj, kot plačanOznačimo, če želimo račun s tem načinom plačila takoj po izstavitvi prikazati, kot plačan.
Avt. izstavi blag. dok.Označimo, če želimo ob izstavitvi računa oz. storno računa s tem načinom plačila izdati tudi bl. prejemek oz. bl. izdatek. Ta funkcionalnost deluje le v kolikor smo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje aktivirali avtomatsko izdajanje bl. prejemkov in izdatkov ob izdaji računov.

 

4.16. Tiskanje dokumentov

Zaradi narave interneta in različnih potreb uporabnikov program nudi več možnosti tiskanja izdanih dokumentov. Sledeča slika prikazuje različne možnosti pri izpisu dokumentov.

  
Tiskanje dokumentov
  
  Slika 129: Tiskanje dokumentov

Po kliku na puščico, ki kaže navzdol na desni strani gumba Tiskanje v orodni vrstici se torej prikaže meni z naslednjimi možnostmi tiskanja dokumentov:

  1. Tiskanje direktno iz internetnega brskalnika [3.13]. To možnost uporabimo ponavadi le takrat, kadar želimo hiter predogled dokumenta. Sicer priporočamo tiskanje s programi Adobe Acrobat in MS Word saj brskalniki ne omogočajo tako natančnega oblikovanja izpisa dokumentov.
  2. Odpiranje in tiskanje dokumenta v urejevalniku besedil MS Word. Dokument se nam odpre v MS Word-u, kjer ga lahko pred tiskanjem po želji tudi dopolnimo.
  3. Odpiranje in tiskanje dokumenta v urejevalniku OpenOffice Write. Enako, kot v Word-u lahko dokumente v programu OpenOffice urejamo in natisnemo.
  4. Tiskanje z uporabo programa Adobe Acrobat Reader. Ta možnost je najbolj priporočljiva saj omogoča hiter predogled in tiskanje dokumentov.
  5. Tiskanje s kuverto na drugi strani (Amerkianka 110x229mm)
  6. Tiskanje računa na posebno položnico (UPN) z uporabo programa Adobe Acrobat Reader:
    1. Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj)
    2. Izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj)
  7. Predloged tiskanja nam omogoča predogled prve strani tiska, preden natisnemo dokument. Predogled uporabljamo za vizualni prikaz, ki ga ni mogoče tiskati ali shranjevati
  8. Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov [4.32]


Spreminjanje dokumentov v formatu PDF ni mogoče.

V kolikor želimo račun natisniti na **UPN QR obrazec npr. položnica spodaj** izberemo opcijo |Tiskanje |Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj)

Po kliku na to opcijo, se nam odpre račun na posebni položnici, ki izgleda takole:

  
Izgled dokumenta na posebni položnici (PP01)
  
  Slika 130: Izgled dokumenta na posebni položnici (PP01)

 

4.17. Izpis na obrazec UPN QR - položnica spodaj

Za sam tisk računov si lahko pregledate nastavitve tiskanja [4.16] računov.

Posebnost je izpis na obrazec UPN (položnica spodaj), izpis na obrazec UPN (položnica zgoraj), izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj) ali izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj). Tukaj lahko pride do horizontalnega ali vertikalnega pomika, kar povzroči, da je tisk na obrazec izven polj na obrazcu.

Za odpravljanje takšne napake sledite spodnjim korakom:

4.18. 1. Nastavitev tiskalnika

Potrebno je po odprtju obrazca v PDF pred tiskom urediti nastavitev samega tiskalnika. Obrazci UPN namreč niso formata A4 ampak malenkost večjega formata. Zaradi tega je potrebno obvezno izklopiti na samem tiskalniku možnost "Fit to printer margins" ali pa "Scale to paper size".

Kako to izključiti se razlikuje med posameznimi tiskalniki. Problematično je, ker zgornji funkciji podata tiskalniku ukaz naj prilagodi tisk formatu papirja, ki je v tiskalniku (A4, A3...), ni pa namenjen tiskanju UPN, katerega format ni noebeden izmed standardnih.

  
Primer nastavitve tiskalnika
  
  Slika 131: Primer nastavitve tiskalnika

4.19. 2. Nastavitev tiska v programu

V kolikor ste preverili zgornjo alinejo in uredili tisk na samem tiskalniku, pa vam vseeno pri tiskanju na UPN obrazec položnica spodaj ali položnica zgoraj zamika tisk, je potrebno spremeniti nastavitve za tiskanje v programu.

To pomeni, da greste v meni |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (logotipi, besedila...):

  
Pot do nastavitev
  
  Slika 132: Pot do nastavitev

Na tem mestu izberete npr.Vrsto dokumenta: UPN QR obrazec - položnica spodaj in odprete zavihek Dodatne nastavitve. Tukaj imate možnost, da v polja horizontalni in vertikalni pomik vpisujete vrednost v pikah.

V kolikor želite popraviti zamik za "1 cm", vpišite v polje vrednost "7".

  
Nastavitve horizontalnega in vertikalnega pomika
  
  Slika 133: Nastavitve horizontalnega in vertikalnega pomika

 

4.20. Pošiljanje računov ali ponudb na SMS kupcu

Iz računov ali ponudb, ki jih najdete pod: |Prodaja |Računi ali |Prodaja |Ponudbe, je možno poleg tiskanja dokumenta in pošiljanja po pošti, poslati dokument tudi kupcu v obliki SMS-a.

V kolikor klinete na izbran račun ali ponudbo imate možnost pošiljanja SMS-a na ikoni GumbPoslji.gif, kot je prikazano na spodnji sliki:

  
Izberemo možnost "Pošlji SMS"
  
  Slika 134: Izberemo možnost "Pošlji SMS"

Po kliku se odpre vnosno okno:

  
Izberemo možnost "Vnos vsebine"
  
  Slika 135: Izberemo možnost "Vnos vsebine"

Prejemnik SMS je kupec, ki je vnešen na dokumentu. Prenese se mobilna številka kupca, vnešena pod |Partnerji |Kupci na izbranemu kupcu. V kolikor mobilne številke na samemu kupcu nimamo vpisane, jo lahko vpišemo kar na vnosni maski za pošiljanje SMS-a.

Besedilo sporočila je besedilo, ki ga bo kupec prejel.

Z gumbom Vrini povezavo (link) na dokument lahko vnesete v besedilo sporočila povezavo do samega računa, katerega si lahko prejemnik s klikom na povezavo odpre in pregleda.

Testni izgled računa s strani prejemnika po odprtju povezave spodaj:

  
Kupec odpre povezavo do računa 1/1
  
  Slika 136: Kupec odpre povezavo do računa 1/1

  
Kupec odpre povezavo do računa 1/2
  
  Slika 137: Kupec odpre povezavo do računa 1/2


Dobroimetje lahko napolnimo v meniju |Nastavitve |Moj račun tako, da kliknemo na gumb "Tukaj":

  

V kolikor že imate dobroimetje in bi želeli dodati večji znesek, kontaktirajte našo uporabniško podporo.

 

4.21. Masovno tiskanje izdanih dokumentov

Opcija za masovno tiskanje dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5], kjer kliknemo na gumb "Tiskanje", kar je lepo vidno na spodnji sliki:

  
Masovno tiskanje izdanih dokumentov
  
  Slika 139: Masovno tiskanje izdanih dokumentov

Po kliku na to pocijo, se nam odpre stran, kjer lahko izberemo nastavitve tiskanja in pa format izpisa računov:

  
Pred zagonom izberemo ustrezne nastavitve
  
  Slika 140: Pred zagonom izberemo ustrezne nastavitve

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Pri masovnem izpisu si lahko najprej z iskalnimi kriteriji omejite seznam računov, nato pa le-te vse naenkrat natisnete. Izpišejo se le tisti izdani računi, ki so v seznamu izdanih računov na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5]. To je npr. primerno za mesečno fakturiranje.

 

4.22. Periodično izstavljanje dokumentov

V kolikor želimo periodično izdajati večjo skupino računov nam program omogoča, da si pri tem pomagamo z dodatnim atributom na samem izdanem računu.

Postopek za periodično izstavljanje večje skupine računov je tako naslednji:

1. Račun pri prvem vnosu oz. ob prvi izstavitvi označimo kot ponavljajoč račun. Ponavljanje se lahko določi kot "mesečno", "kvartalno", "polletno", itd.

PonavljanjeRacuna.gif

2. Ko bomo želeli izstaviti račune za naslednje obdobje najprej v seznamu prikazanih računov z iskalnimi filtri omejimo prikaz samo na račune predhodnega obdobja, ki jih bomo potem masovno kopirali v novo obdobje (tukaj pomaga, če imamo vnešen podatek o tem ali se račun ponavlja, kot opisano v točki 1)

PonavljanjeVsakKoledarskiMesec.gif

3. Ko je izbor računov omejen na tiste, ki se ponavljajo izberemo opcijo za masovno kopiranje računov [4.23]

PonavljanjeKopiranje.gif

4. Ob masovnem kopiranju vnesemo podatke za novo obdobje in potrdimo kopiranje računov. Račune lahko neposredno izstavimo ali ustvarimo osnutke, ki jih potem lahko še preverimo/dopolnimo in ročno izstavimo

 

4.23. Masovno kopiranje dokumentov

Opcija za masovno kopiranje dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5] in sicer preko menija |Več... |Masovno kopiranje prikazanih dokumentov kot vidimo na spodnji sliki:

  
Masovno kopiranje prikazanih dokumentov
  
  Slika 141: Masovno kopiranje prikazanih dokumentov

Po kliku na to opcijo, se nam prikaže stran, kjer lahko vpišemo kriterije za kopiranje računov. Stran, ki se prikaže izgleda takole:

  
Maska za vnos kriterijev kopiranja računov
  
  Slika 142: Maska za vnos kriterijev kopiranja računov

Status, v katerega se bodo kopirali računiV padajočem meniju izberemo status kakršnega bodo imeli novi računi
Datum dokumentaVpišemo datum na novo ustvarjenih dokumentov
ZapadlostV padajočem meniju izberemo kakšno zapadlost naj imajo novi računi
Dobava/Storitev od: do:Vpišemo datum dobave oz. storitve za nove račune
zamenjava datumov v besedilu/opisu artiklaOdkljukamo v primeru, da želimo spremeniti datume
preračunaj po novem cenikuOdkljukamo v primeru, da želimo preračunati cene artiklov po novem ceniku
Za izpis uporabi predlogo Uporaba posebne predloge za tisk kopiranih dokumentov.
Vpišite besedilo, se bo izpisalo na dnu dokumenta Zključno besedilo, v kolikor bo vsem identično

Ko smo vnesli vse potrebne kriterije to potrdimo s klikom na gumb V redu in prikaže se nam stran z vsemi računi, ki se nahajajo v seznamu izdanih računov, na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5]. Stran izgleda takole:

  
Izberemo račune, ki jih bomo kopirali
  
  Slika 143: Izberemo račune, ki jih bomo kopirali

Odkljukamo vse tiste račune, ki jih bomo kopirali.

Ko smo označili vse račune, ki jih želimo kopirati potrdimo izbiro s klikom na gumb Kopiraj izbrane. S tem je postopek kopiranja končan.

 

4.24. Masovno storniranje dokumentov

Možnost masovnega storniranja dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5] in sicer preko menija |Dodatne možnosti |Masovno kopiranje prikazanih dokumentov kot vidimo na spodnji sliki:

  
Masovno storniranje prikazanih dokumentov
  
  Slika 144: Masovno storniranje prikazanih dokumentov

Po kliku na to možnost, se nam odpre okno, kjer lahko izberemo kriterij, da nam program preskoči že stornirane dokumente in opravi storniranje le za ostale.

  
Dodatni parametri za stornacijo
  
  Slika 145: Dodatni parametri za stornacijo

Ko smo ko smo izbrali dodatno možnost ali program preskoči že prej stornirane račune, to potrdimo s klikom na gumb V redu in prikaže se nam stran z vsemi računi, ki se nahajajo v seznamu izdanih računov, na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5]. Stran izgleda takole:

  
Izberemo račune, ki jih bomo stornirali
  
  Slika 146: Izberemo račune, ki jih bomo stornirali

Odkljukamo vse tiste račune, ki jih ne bomo stornirali.

Ko so označeni vsi računi, ki jih želimo stornirati potrdimo izbiro s klikom na gumb Storniraj dokumente. S tem je postopek storniranja računov končan.

Program nam prav tako omogoča, da lahko seznam računov, ki jih želimo stornirati uvozi preko XLS datoteke [4.25].

 

4.25. Stornacija dokumentov na podlagi seznama številk

Možnost masovnega storniranja dokumentov na podlagi seznama številk je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5] in sicer preko menija |Dodatne možnosti |Stornacija dokumentov na podlagi seznama številk kot vidimo na spodnji sliki:

  
Stronacija dokumentov na podlagi seznama številk
  
  Slika 147: Stronacija dokumentov na podlagi seznama številk

Po kliku na to možnost, se nam odpre okno, kjer uvozimo datoteko XLS in imamo možnost obkljukati, da nam program preskoči že stornirane dokumente in opravi storniranje le za ostale.

  
Dodatni parametri za masovno stornacijo na podlagi seznama
  
  Slika 148: Dodatni parametri za masovno stornacijo na podlagi seznama

Datoteka, ki jo uvažamo more biti tipa XLS in vsebuje en izpolnjen stolpec, kjer naj bodo številke računov v programu, ki jih želimo stornirati.

 

4.26. Izmenjava podatkov za direktne obremenitve

Program omogoča izvoz datoteke za direktne obremenitve, ki je potrebna za izmenjavo podatkov s pogodbeno banko oz. Zbirnim centrom.

Pred prvim izvozom datoteke je potrebno vnesti še nekaj nastavitev, ki jih najdemo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronsko bančništvo. Prikaže se nam vnosna maska za vnos podatkov o podjetju, kjer moram vnesti naslednje podatke:

Zaporedna številka upnika v ZCTo je število, ki enolično določa upnika v Zbirnem centru. Pridobite jo ob sklenitvi pogodbe z Zbirnim centrom za dodelitev otvoritvenih stilov .
Frekvenca plačilaFrekvenca plačila pove, v katerem dnevu v mesecu se bo bremenil dolžnikov oz. plačnikov račun. Tukaj vpišete frekvenco plačila, kot ste jo navedli v pogodbi za dodelitvi otvoritvenih stilov z Zbirnim centrom.

Brez teh nastavitev oz. z nepravilno vnešenimi nastavitvami bo paket za izmenjavo podatkov napačen in zavrnjen s strani Zbirnega centra.


  
Vnosna maska za nastavitve podatkov o podjetju - podatki so testni
  
  Slika 149: Vnosna maska za nastavitve podatkov o podjetju - podatki so testni


Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve je možen v predogledu izdanih računov (|Računi |Izdani računi), če kliknemo na gumb dodatne01. Po kliku na ta gumb se nam odpre meni, kjer izberemo |Izvoz podatkov |paket za direktne obremenitve.

  
Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve
  
  Slika 150: Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve

Po kliku na to opcijo se nam odpre okno v katerem lahko označimo katere račune bomo izvozili v datoteko:

  
Izberemo oz. označimo vse račune, ki jih bomo izvozili v datoteko
  
  Slika 151: Izberemo oz. označimo vse račune, ki jih bomo izvozili v datoteko

Ko smo označili vse željene račune in izbiro potrdili s klikom na gumb Zaženi se nam odpre okno internetnega brskalnika za shranjevanje/odpiranje datoteke. Datoteko shranimo na svoj računalnik, ter jo na način, ki ga določa pogodbena banka oz. Zbirni center, posredujemo na pogodbeno banko oz. Zbirni center.

Shranjena datoteka vsebuje paket z zapisi za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve.

Izmenjava podatkov za direktne obremenitve je možna samo, v kolikor ste predhodno z Zbirnim centrom oz. pogodbeno banko sklenili pogodbo za pridobitev otvoritvenih stilov in izmenjavo podatkov.

V paketu bodo vključeni samo izdani računi, ki so prikazani v predogledu izdanih računov, računi ki so izdani (niso osnutek računa), računi, ki še niso označeni kot plačani računi in katerih način plačila je direktna obremenitev.

Možnost izvoza paketa za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve ne bo na voljo, če v predogledu izdanih računov ni nobenega računa, ki še ni izdan in ima način plačila direktna obremenitev.

Pred izvozom paketa za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve je potrebno v nastavitvah podatkov o podjetju (|Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronsko bančništvo) vpisati nastavitve, ki so potrebne za avtomatsko generiranje paketa za direktne obremenitve (zaporedna številka upnika v ZC, frekvenca plačila).

 

4.27. Izpisa opomina na podlagi izdanih računov brez potrebe po knjiženju

Izpis opomina lahko izpišemo le za enega kupca naenkrat, zatorej moramo s pomočjo iskalnih kriterijev omejiti izpis seznama izdanih računov tako, da poiščemo račune po ustreznem statusu in kupcu, kot to prikazuje naslednja slika:

  
Iskalni kriteriji pomembni za izdelavo opomina
  
  Slika 152: Iskalni kriteriji pomembni za izdelavo opomina

Brez zgoraj naštetih kriterijev se opomin ne da izpisati

Ko smo prikazali vse odprte terjatve za željenega kupca, lahko preko menija |Več... |Druga poročila in izpisi |Izpis opomina tako kot to kaže slika:

  
Izpis opomina
  
  Slika 153: Izpis opomina

Izdela se opomin, ki izgleda npr. tako:

  
Opomin
  
  Slika 154: Opomin

 

4.28. Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic v tabeli prodajnih dokumentov

Opcija za prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic je dosegljiva na pregledu seznama vseh prodajnih dokumentov (Izdani računi, avansni računi, dobavnice, ponudbe/predračuni, dobropisi, bremepisi).

Na pregledu seznama vnešenih prodajnih dokumentov lahko poklikamo vrstice dokumentov za katere želimo prikaz vsote. Da je vrstica izbrana lahko vidite tako, da se bo vrstica obarvala modro. Ko smo izbrali vrstice, kliknemo na gumb GumbVsota kot je prikazano na spodnji sliki:

  
Izbira vrstic in klik na gumb "Vsota" (ikona z grško črko sigma)
  
  Slika 155: Izbira vrstic in klik na gumb "Vsota" (ikona z grško črko sigma)

Program v novem oknu prikaže rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov:

  
Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih dokumentov
  
  Slika 156: Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih dokumentov


Prikaz vsote je na voljo tudi na postavkah posameznih izdanih računov. Na računu lahko poklikamo vrstice postavk (1) in kliknemo na gumb grške črke "sigma" (2), kot je prikazano na spodnji sliki:

  

Program v novem oknu prikaže seštevek izbranih postavk na računu:

  

 

4.29. Kartica kupca

Na predogledu prodajnega dokumenta lahko skrajno levo prikažemo tudi kartico kupca in statistiko kupca. Kartico kupca sestavljajo osnovni podatki o kupcu ter najbolj pomembni statistični podatki kupca.

Kartica kupca, vključno s statistiko kupca se prikaže le na dokumentu na katerem imamo vezanega določenega kupca in sicer vedno na levi strani v obliki stranske tabele, kot kaže slika:

  
Prikaz kartice kupca
  
  Slika 159: Prikaz kartice kupca

V osnovi se prikažejo le osnovni podatki o kupcu (označeno z rdečo barvo na zgornji sliki). V kolikor pa smo uporabniku pri kreiranju up. dostopa [20.9] dodelili tudi pravico Pregled statistike kupca v sklopu pravic Prodaja pa se v kartici kupca prikaže tudi statiska prodaje za tega kupca (na zgornji sliki obarvano z modro barvo).

  
Pravica za pregled statistike kupca se nahaja v sklopu pravic za modul prodaje
  
  Slika 160: Pravica za pregled statistike kupca se nahaja v sklopu pravic za modul prodaje

Na ta način lahko na enem mestu vidimo najbolj pomembne prodajne informacije za dotičnega kupca.

V kolikor nas kartica kupca ovira pri delu oz. bi jo želeli začasno skriti lahko kliknemo na gumb, kot kaže slika:

  
Kartico kupca lahko tudi skrijemo
  
  Slika 161: Kartico kupca lahko tudi skrijemo

Kartico kupca smo tako začasno odstranili, jo pa lahko kadarkoli ponovno prikažemo s klikom na ikono, kot prikazano na sliki:

  
Kartico kupca lahko kadarkoli ponovno prikažemo
  
  Slika 162: Kartico kupca lahko kadarkoli ponovno prikažemo

 

4.30. Prodajna poročila in izpisi

V modulu |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja so na voljo naslednji izpisi:

POS client:

Darilni boni:

Kontrolni izpisi prodaje:

 

4.30.1. Izpis cenika artiklov

  
Izpis cenika artiklov
  
  Slika 163: Izpis cenika artiklov

 

4.30.2. Izpis izdanih računov po strankah

  
Izpis izdanih računov po strankah
  
  Slika 164: Izpis izdanih računov po strankah

 

4.30.3. Izdani računi po strankah z že plačanimi zneski

  
Izpis izdanih računov po strankah
  
  Slika 165: Izpis izdanih računov po strankah

 

4.30.4. Izpis postavk po kupcih

  
Izpis postavk po kupcih
  
  Slika 166: Izpis postavk po kupcih

 

4.30.5. Izpis prodaje po kupcih

  
Izpis prodaje po kupcih
  
  Slika 167: Izpis prodaje po kupcih


  
Izpis že plačanega zneska in odstotka deleža v prodaji
  
  Slika 168: Izpis že plačanega zneska in odstotka deleža v prodaji


  
Izpis prodaje po dobaviteljih in artiklih
  
  Slika 169: Izpis prodaje po dobaviteljih in artiklih


  
Izpis prodaje po artiklih
  
  Slika 170: Izpis prodaje po artiklih


  
Izpis prodaje po dobaviteljih
  
  Slika 171: Izpis prodaje po dobaviteljih

 

4.30.6. Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

  
Izpis prodaje artiklov za obdobje
  
  Slika 172: Izpis prodaje artiklov za obdobje

 

==Prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje=

  
Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje
  
  Slika 173: Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

  
Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike
  
  Slika 174: Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

 

4.30.7. Seznam najbolj prodajanih artiklov

  
Izpis seznama najbolj prodajanih artiklov
  
  Slika 175: Izpis seznama najbolj prodajanih artiklov

 

4.30.8. Poročilo o prodaji artiklov po skupinah artiklov za obdobje

  
Izpis prodaje artiklov po skupinah artiklov za obdobje
  
  Slika 176: Izpis prodaje artiklov po skupinah artiklov za obdobje

 

4.30.9. Zaslužek po artiklih za obdobje

Prikaz zaslužka na določen artikel v izbranem časovnem obdobju.Izpolnimo vse kriterije (kot kaže slika).

  
Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - začetna
  
  Slika 177: Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - začetna

Rezultat je prikaz, kot ga vidimo spodaj.

  
Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - končna
  
  Slika 178: Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - končna

 

4.30.10. Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

  
Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje
  
  Slika 179: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

 

4.30.11. Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen

  
Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen
  
  Slika 180: Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen

 

4.30.12. Statistika prodaje

  
Statistika prodaje
  
  Slika 181: Statistika prodaje

 

4.30.13. Ponudbe po izstaviteljih za obdobje

  
Ponudbe po izstaviteljih za obdobje
  
  Slika 182: Ponudbe po izstaviteljih za obdobje

 

4.30.14. Prodaja po dobaviteljih

  
Prodaja po dobaviteljih
  
  Slika 183: Prodaja po dobaviteljih

 

4.30.15. Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila

  
Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila
  
  Slika 184: Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila

 

4.30.16. Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje

  
Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje
  
  Slika 185: Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje

 

4.30.17. Poročilo o POS prodaji artiklov za obdobje

  

 

4.30.18. POS statistika prodaje

  
POS statistika prodaje
  
  Slika 187: POS statistika prodaje

 

4.30.19. POS seznam najbolj prodajanih artiklov

  
POS seznam najbolj prodajanih artiklov
  
  Slika 188: POS seznam najbolj prodajanih artiklov

 

4.30.20. POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

  
POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje
  
  Slika 189: POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

 

4.30.21. Seznam izstavljenih darilnih bonov

  
Seznam izstavljenih darilnih bonov
  
  Slika 190: Seznam izstavljenih darilnih bonov

 

4.30.22. Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah

  
Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah
  
  Slika 191: Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah

 

4.31. Stari obrazci, ki so bili na voljo za tisk

Seznam starih obrazcev, ki so bili na voljo za tiskanje - arhiva:

 

4.31.1. Masovno tiskanje dokumentov na posebne položnice PP01

Opcija za masovno tiskanje dokumentov na posebne položnice je dostopna preko menija |Dodatne možnosti |Masovno tiskanje prikazanih dokumentov na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5].

Pri masovnem izpisu si lahko najprej z iskalnimi kriteriji omejite seznam računov, nato pa le-te vse naenkrat natisnete. Na PP01 se izpišejo le tisti izdani računi, ki so v seznamu izdanih računov na strani pregled in iskanje izdanih računov [4.5]. To je npr. primerno za mesečno fakturiranje.

Postopek tiskanja na PP01 (posebna položnica) prikazuje spodnja slika:

  
Masovno tiskanje prikazanih dokumentov
  
  Slika 192: Masovno tiskanje prikazanih dokumentov

Odpre se nam maska, kjer lahko izberete kako želite natisniti prikazane dokumente. V tem primeru izberete Račun na obrazcu PP01(posebna položnica) kot to prikazuje spodnja slika.

  
Račune bomo izpisali na posebne položnice PP01
  
  Slika 193: Račune bomo izpisali na posebne položnice PP01

S klikom na gumb Zaženi se bodo izpisali računi na posebnih položnicah.

 

4.31.2. Nastavitve tiskanje plačilnih nalogov na BN01 A4

Nastavitve tiskanja za plačilne naloge na BN01 so dosegljive v meniju |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (Logotipi, besedila...) kot lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Meni tiskanje in opcija Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov
  
  Slika 194: Meni tiskanje in opcija Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov

Po kliku na to opcijo, se nam odpre stran z nastavitvami tiskanja, ki je lepo vidna na spodnji sliki:

  
Nastavitve tiskanja za plačilne naloge na BN01 A4
  
  Slika 195: Nastavitve tiskanja za plačilne naloge na BN01 A4

Kot vrsto dokumenta izberemo Plačilni nalog na BN01 A4 in kliknemo na zavihek Dodatne nastavitve kot to prikazuje spodnja slika:

  
Nastavitve tiskanja - dodatne nastavitve
  
  Slika 196: Nastavitve tiskanja - dodatne nastavitve

V razdelku Pomik izpisa za centriranje pri tiskanju na predtiskane formularje vpišemo oba pomika in potrdimo vnos s klikom na gumb Potrdi vnos

 

4.32. Nastavitve oblike izpisa izdanih dokumentov

Obliko izpisa izdanih dokumentov nastavimo tako, da v predogledu izdanega dokumenta kliknemo na Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov ali izberemo meni |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve videza dokumentov.

  
Nastavitve tiskanja izdanih dokumentov
  
  Slika 197: Nastavitve tiskanja izdanih dokumentov

Po kliku na ta meni se nam prikaže stran z nastavitvami oblike izpisa dokumentov, kjer moramo pred spreminjanjem nastavitev izbrati:

  1. vrsto dokumenta za katerega urejamo izpis (račun, ponudba, dobavnica...).
  2. jezikovno varianto za katero urejamo izpis (v kolikor želimo nastavitve urediti za točno določeno jezikovno varianto)
  3. stroškovno mesto (v kolikor želimo nastavitve urediti za točno določeno stroškovno mesto)

V nastavitvah videza dokumentov lahko izbiramo med več privzetimi izgledi, ki so na voljo v galeriji predlog [4.32.1]

  
Izbira vrste dokumentov za katere določamo obliko izpisa
  
  Slika 198: Izbira vrste dokumentov za katere določamo obliko izpisa

V kolikor stroškovnega mesta ne izberemo bodo nastavitve veljale za to vrsto dokumenta in izbrano jezikovno varianto na vseh stroškovnih mestih za katere še nismo potrdili nastavitev.

Za vsako vrsto dokumenta (račun [4.5.1], predračun/ponudba [4.6.1], dobropis [4.9.1], opomin [13.10.23], IOP obrazec [13.10.22], kompenzacija [13.6.2],...) si lahko izberemo različen izgled dokumenta.

Prav tako lahko imajo dokumenti različen izgled glede na to v kateri jezikovni varianti in na katerem stroškovnem mestu jih izdamo.

Urejamo lahko nastavitve besedil, glavo dokumenta, nogo dokumenta in dodatne nastavitve [4.32.6]

 

4.32.1. Galerija predlog - privzeti izgled

Za tiskanje dokumenta imamo na voljo različne oblike izpisa izdanih dokumentov.

S klikom na zavihek Galerija predlog si odpremo izbiro izpisa za naše podjetje in vrsto dokumenta na kateri urejamo nastavitve (npr. račun).

Trenutna nastavitev za tiskanje (iz stare verzije):

  
Splošne nastavitve tiskanja dokumentov - privzeti izgled iz stare verzije programa:
  
  Slika 199: Splošne nastavitve tiskanja dokumentov - privzeti izgled iz stare verzije programa:

Priporočljiva izbira za tiskanje (novi privzeti izgled):

  
Splošne nastavitve tiskanja dokumentov - privzeti izgled
  
  Slika 200: Splošne nastavitve tiskanja dokumentov - privzeti izgled

V primeru, da smo izbrali:

 

4.32.2. Uporaba lastne predloge za tiskanje dokumentov

Z uporabo lastnih predlog za tiskanje dokumentov si lahko poljubno prilagodimo izgled vseh vrst dokumentov (računi, predračuni, dobavnice, delovni nalogi, ...). Dokumentne predloge lahko ustvarimo v formatu oz. z jezikom HTML ali uporabimo urejevalnik besedil kompatibilen z MS Word (Word, Kingsoft office, WPS Office, ...). V nadaljevanju je opisano kako naredimo novo predlogo [4.32.2.1] s katero določimo videz dokumentov. Namesto izdelave lastne predloge za izpis računov lahko za osnovo vzamemo tudi eno od že narejenih predlog iz naše galerije izdelanih predlog, ki jo nato samo prilagodimo v skladu z našimi zahtevami.

Za izdelavo predloge za izgled računov in ostalih vrst dokumentov lahko uporabimo naslednje programe:

  
Dodajanje predloge za tiskanje dokumenta
  
  Slika 201: Dodajanje predloge za tiskanje dokumenta

Ko smo predlogo ustvarili v formatu HTML ali MS Word, jo v spletno aplikacijo uvozimo tako, da s klikom na plus.gif odpremo novo okno, kjer v polje Oznaka: vpišemo naziv predloge, nato pa jo s klikom na gumb izberi1.gif poiščemo lokalno med svojimi datotekami. Ko izberemo ustrezno predlogo, jo dodamo s klikom na gumb Uvozi podatke.

Naredimo lahko več različnih predlog in vse prenešene predloge se nam izpišejo spodaj. S klikom v radioButton.gif izberemo, katera predloga naj se uporabi kot privzeta za izbrano vrsto dokumenta v izbrani jezikovni različici (in za izbrano stroškovno mesto, če uporabljamo stroškovna mesta).

Za administracijo predloge imamo nato naslednje možnosti:

  
Delo s predlogo
  
  Slika 202: Delo s predlogo


Pri uporabi predlog za tiskanje se ravnamo v skladu z naslednjimi pravili:

  • Za hitrejše tiskanje dokumentov priporočamo uporabo predlog v formatu HTML saj bo tiskanje vsaj 4x hitrejše, ko z uporabo predlog v formatu Word.
  • Predlogo za tiskanje poskušamo narediti čimmanjšo, ker bomo s tem pospešili hitrost tiskanja računov še posebej v primeru velikega števila računov.
  • Velikost predlog je omejena na 600 KB za WORD predloge in 25KB za HTML predloge.
  • Ob prvem uvozu predloge v program se le-ta preveri ali ustreza pogojem za uporabo znotraj programa. Preveri se velikost datoteke, izvede se testni izpis in naredi se kontrolo prisotnosti virusov.
  • Znotraj predloge lahko uporabljamo vse privzete sistemske fonte ter fonte za izpis črtne kode.
  • V primeru nejasnosti ali, če potrebujete pomoč pri oblikovanju predloge kontaktirajte podporo.

 

4.32.2.1. Kako naredimo predlogo za tiskanje dokumenta v MS Wordu?

4.32.2.1.1 Nastavitve MS Word-a za lažje oblikovanje predlog

Preden pričnemo z oblikovanjem predloge za tiskanje dokumentov si v MS Wordu nastavimo, da se nam v dokumentu označijo mesta, kjer vpišemo zaznamke (bookmark). To naredimo po naslednjem postopku:

  1. V meniju programa MS Word izberemo opcijo |File |Options.
  2. Kliknemo na možnost |Advanced |Show document contents.
  3. Označimo  Show bookmarks .
  4. Potrdimo s klikom na gumb OK. Glej sliko:
      
    Vklop opcije za prikaz zaznamkov v dokumentu.
      
      Slika 203: Vklop opcije za prikaz zaznamkov v dokumentu.

Sedaj se bodo v dokumentu na vseh mestih, kjer uporabljamo zaznamke pojavile oznake [].


4.32.2.1.2 Primer oblikovanja predloge za tiskanje dokumentov

V MS Wordu najprej odpremo dokument iz katerega bomo naredili predlogo za tiskanje računov ali drugih dokumentov. Za predlogo lahko uporabimo nov prazen dokument. Če smo dosedaj račune pisali v MS Word-u na roke, pa lahko kot osnovo uporabimo že obstoječi račun, kjer konkretne podatke zamenjamo z zaznamki.

Za vsak dokument imamo tako na voljo določene zaznamke oz. bookmarke [4.32.2.3], vendar ni nujno, da uporabimo vse. Oglejmo si izdelavo predloge na konkretnem primeru:

Postopek ponovimo za vse postavke dokumenta in nato predlogo shranimo. Ko imamo predlogo narejeno, jo lahko dodamo med ostale predloge. Postopek dodajanja je opisan na strani predloge za tiskanje [4.32.2].

Ko bomo kasneje predlogo uporabili, nam program zaznamke avtomatsko zamenja s konkretnimi podatki iz izdanega dokumenta.

POMEMBNO: Določen zaznamek se lahko v dokumentu Word uporabi samo enkrat. Če želite določen podatek izpisati večkrat, potem je potrebno uporabiti naslednji zaznamek z istim podatkom (glej tabelo zaznamkov).

Torej, če isti zaznamek ponovno vstavite na drugem mestu v dokumentu se bo ta avtomatsko prestavil s prejšne pozicije na novo pozicijo, kjer ste ga vstavili.

 

4.32.2.2. Kako pripravimo predlogo za tiskanje v jeziku HTML?

4.32.2.2.1 Struktura datoteke s predlogo

Predlogo za tiskanje dokumentov v formatu HTML oblikujemo kot skupek več datotek v kompresiranem arhivu tipa ZIP.

ZIP arhiv vsebuje naslednje datoteke:

Maksimalna dovoljena velikost za uvoz predloge je 250KB


4.32.2.2.2 Določitev formata strani in kvalitete izpisa

Velikost strani in druge lastnosti datotek PDF določimo znotraj datoteke doc_template.html na začetku datoteke znotraj poglavja HEAD z atributi oznake HTML2PDF. Primer:

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
    <html2pdf page-size="A4" orientation="Portrait" dpi="300" margin-bottom="30mm" margin-top="10mm" lowquality="yes" grayscale="no" zoom="0" disable-smart-shrinking="0" />
    <meta charset="utf-8" />
    ...



Format določimo z naslednjimi atributi:

page-sizeVpišemo velikost strani npr. A4, A3, B5, Letter, ipd.
orientationVpišemo "Portrait" za pokončno postavitev strani in "Landscape" za ležeč izpis.
dpiVpišemo s kakšno ločljivostjo želimo izpis slik.
margin-bottomVpišemo odmik od spodnjega roba strani. Odmik nastavimo tako, da imamo dovolj prostora za izpis noge dokumenta.
margin-topVpišemo odmik glave in vsebine od zgornjega roba strani.
lowqualityVpišemo "1" (tudi "yes" ali "true"), če želimo datoteke PDF z manjšo velikostjo na račun nižje kvalitete izpisa slik.
grayscaleVpišemo "1", če ne želimo barvnega tiska.

4.32.2.2.3 Kako dodamo zaznamke in določimo kje se izpišejo podatki

Spodnji primer z zaznamki s podatki o kupcu in glavi dokumenta prikazuje kako znotraj datoteke HTML določimo kje se izpišejo podatki in določimo zaznamke v datoteki HTML:

<!DOCTYPE html>
<html>
...
<body>
    ...
    <section id="podatki-glava">
        <p id="podatki-stranka">
            <strong><data bookmark="KupecNaziv">Janez Novak</data></strong>
            <dataSection bookmark="KupecNaziv2" removeEmpty="true"><strong><br><data>ACME COMPANY d.o.o.</data></strong></dataSection>
            <dataSection bookmark="KupecUlica" removeEmpty="true"><br><data>Slepa ulica 123</data></dataSection>
            <br><data bookmark="xmlBookmarkKupecPosta">1000</data>   <data bookmark="xmlBookmarkKupecKraj">Ljubljana</data>
            <br><br><dataSection bookmark="KupecDavcnaStevilka" removeEmpty="true">ID DDV: <data>123456789</data></dataSection>
        </p>
        <p id="podatki-racun">
            <strong>RAČUN ŠT.: <data bookmark="StevilkaDokumenta">01-0001-1</data></strong>
            <br><br><data bookmark="KrajIzstavitveDokumenta">Šentilj</data>, dne: <data bookmark="DatumInCasIzstavitveDokumenta">1.4.2018 10:52</data>
            <br>Zapadlost: <data bookmark="DatumZapadlosti">15.4.2018</data>
            <br>Datum dobave: <data bookmark="DatumOpravljeneStoritve">1.4.2018</data>
            <br><br>Način plačila: <data bookmark="NacinPlacila">gotovina</data>
        </p>
    </section>
    ...


Kot je razvidno iz primera se podatki izpišejo znotraj HTML oznake data. Ime zaznamka s podatki določa atribut bookmark.

Če želimo, da se pred podatkom izpiše določeno besedilo samo v primeru prisotnosti podatka v zaznamku (npr. besedilo "ID DDV:" samo v primeru, če je na računu prisotna DDV številka), potem celoten izsek HTML vpišemo znotraj oznake dataSection, ki ji v atributu bookmark določimo na kateri zaznamek se le-ta nanaša. V primeru uporabe za več istočasnih pogojev se lahko poslužujemo vgnezdenih oznak dataSection. V temu primeru jih lahko definiramo zaporedoma (dataSection, dataSection2,...). Maksimalni nivo oz. število vgnezdenih je 5 (dataSection5).

Spodnji primer prikazuje kake se izpisuje država kupca v primeru tujega kupca/države. Podatek se bo izpisal le v koliko ta obstaja vpisan na kupcu:

...
<dataSection bookmark="KupecDrzavaSamoTujina" removeEmpty="true">
       <dataSection2 bookmark="KupecDrzava" removeEmpty="true">
               <data bookmark="KupecDrzava">Avstrija</data>
       </dataSection2>
</dataSection>
...


V dataSection lahko z atributom removeEmpty="true" določimo, da se izsek HTML znotraj dataSection izpiše samo v primeru prisotnosti podatka znotraj zaznamka na katerega se nanaša dataSection. Če podatka v zaznamku ni, potem bo celotna vsebina dataSection izpuščena iz končnega dokumenta. Na tak način lahko določene dele dokumenta HTML pogojno generiramo samo v primeru prisotnosti določenega podatka na dokumentu.

V dataSection lahko z atributom showOnValue="podatek" določimo, da se izsek HTML znotraj dataSection izpiše samo v primeru, da je vrednost podatka v bookmarku enaka vrednosti vpisani znotraj showOnValue. Na ta način lahko določene dele dokumenta HTML pogojno izpišemo samo v primeru prisotnosti točno določenega podatka na dokumentu.

Spodnji primer prikazuje kako se bo izpisal0 skupaj za plačilo z besedo, le pod pogojem, da je valuta dokumenta evro:

...
<dataSection bookmark="DenarnaValuta" showOnValue="EUR">
       <data bookmark="SkupajZaPlaciloZBesedami">stopeTdeset</data>
</dataSection>  
...

4.32.2.2.4 Izpis postavk v tabelah

Spodnji primer prikazuje kako oblikujemo in določimo pozicijo izpisa podatkov o postavkah dokumenta. Oznaka dataTableRow določa izsek HTML, ki se ponavlja za vsako postavko. Ob vsaki ponovitvi se oznake data napolnijo s podatki naslednje postavke dokumenta.

...
<dataTable bookmark="Postavke">
       <table>
               <tr>
                       <th>Zap. št.</th>
                       <th>Šifra artikla</th>
                       <th width="500mm">Vrsta blaga - storitve</th>
                       <th>kol</th>
                       <th>ME</th>
                       <th>cena brez DDV</th>
                       <th>pop %</th>
                       <th>Vrednost brez DDV</th>
                       <th>Vrednost z DDV</th>
               </tr>
               <dataTableRow>
                       <tr>
                               <td><data bookmark="PostavkePozicija">1</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeSifraArtikla">12334</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeOpis">Tu je opis prvega artikla</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeKolicina">9</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeEnotaMere">kos</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeCenaZDDV">104,576</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkePopust">45</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeZnesekBrezDDV">194,392</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeZnesekZDDV">181,753</data></td>
                       </tr>
               </dataTableRow>
               <dataSample>
                       <tr>
                               <td>2</td>
                               <td>01085CA0</td>
                               <td>Drugi artikel</td>
                               <td>10</td>
                               <td>kos</td>
                               <td>114,162</td>
                               <td>19</td>
                               <td>193,687</td>
                               <td>150,471</td>
                       </tr>
                       <tr>
                               <td>3</td>
                               <td>E282A4A1</td>
                               <td>Zadnji artikel v tabeli</td>
                               <td>5</td>
                               <td>kos</td>
                               <td>155,450</td>
                               <td>11</td>
                               <td>131,949</td>
                               <td>100,868</td>
                       </tr>
               </dataSample>
       </table>
</dataTable>
...


Na primeru je razvidna tudi oznaka dataSample, ki jo uporabljamo med oblikovanjem HTML dokumenta. Celoten odsek kode znotraj oznake dataSample se med generiranjem izpisa ignorira. Ta koda je namenjena samo lažjemu oblikovanju predloge in ne bo vključena v končni dokument.

4.32.2.2.5 Kako vključimo slike

V predlogo lahko vključimo poljubno število slik, ki jih uporabimo za logotipe ali predtiskane podpise na dokumentih. Slike dodajamo z uporabo HTML oznake img in jih preko atributa src referenciramo preko relativne lokacije glede na lokacijo datoteke doc_template.html. Slike vključimo v arhiv ZIP kot ločene datoteke ali pa jih zakodiramo v base64 in dodamo na način "inline" znotraj datoteke HTML.

V kolikor uporabljate slike v ločenih datotekah (PNG, JPEG, GIF), potem bodo le-te vključene samo v izpis dokumenta v formatu PDF. Če želite dokumente izpisovati kar direktno iz brskalnika z uporabo formata HTML, potem morajo biti datoteke vključene v HTML na način "embedded base64 data".

4.32.2.2.6 Kako vključimo izpis črtnih kod, kod QR in slik artiklov na dokument

Slike za katere obstaja zaznamek lahko v dokument vključimo z uporabo običajne HTML oznake img, kjer ne namesto atributa src uporabimo kar atribut bookmark in v njem navedemo ime zaznamka s sliko. Uporabo zaznamkov za slike je razvidna iz sledečega praktičnega primera, ki prikazuje pogojni izpis podatkov in kode QR za davčno potrjevanje računov:

  ...
   <dataSection bookmark="DokumentZOI" removeEmpty="true">
      <div id="code">
          EOR: <data bookmark="DokumentEOR">0868b4c0-4e21-4083-9764-24fdc26c0917</data><br> ZOI: <data bookmark="DokumentZOI">0b9134fd98dd37514235652373b46150</data>
      </div>
      <div id="barcode">
         <img bookmark="DokumentZOIQR">
      </div>
   </dataSection>
   ...


Možnost imamo določene paranetre ob določenih pogojih skriti in prikazati, ko so le ti izpolnjeni ali enaki 0 - primer DDV stopnja, osnova in znesek:

  ...
      <dataSection bookmark="OsnovaDDV1" removeEmptyOrZeroValue="true">
         <tr>
            <td colspan="6">Osnova za DDV 9,5%:</td>   
            <td></td>  
            <td><data bookmark="OsnovaDDV1">30</data></td>     
         </tr>
         <tr>
             <td colspan="6">Znesek 9,5% DDV:</td>
             <td></td>
             <td><data bookmark="ZnesekDDV1">125</data></td>   
         </tr>
      </dataSection>
   ...


Za seznam možnih zaznamkov preberite poglavje s seznamom vseh zaznamkov [4.32.2.3] ali za pomoč kontaktirajte tehnično podporo.

V predlogah narejenih v jeziku HTML lahko vsak zaznamek uporabite poljubno krat.


4.32.2.2.7 Splošni napotki za oblikovanje predlog v jeziku HTML

Pri oblikovanju predlog v jeziku HTML se ravnajte v skladu s smernicami za oblikovanje dokumentov HTML za tisk. Namesto relativnega pozicioniranja lahko uporabljate absolutno pozicioniranje in mersko enoto mm (milimeter). Za zahtevne predloge priporočamo, da delo prepustite profesionalcem.

Več napotkov za oblikovanje dokumentov HTML za izpis na tiskalniku boste našli na internetu, npr. https://www.smashingmagazine.com/2015/01/designing-for-print-with-css/.

 

4.32.2.3. Bookmarki oz. zaznamki za predlogo

Ko želimo v Ms Wordu ali HTML narediti predlogo za tiskanje dokumenta, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

Za izpis podatkov o našemu podjetju v glavi ali nogi dokumenta se uporabljajo naslednji bookmarki oz. zaznamki. Podatki se preberejo iz |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki:

PodjetjeNaziv Naziv našega podjetja, vpisan v nastavitvah.
PodjetjeUlica Ulica sedeža podjetja.
PodjetjePostaKraj Pošta in kraj sedeža podjetja.
PodjetjeDrzava Država podjetja.
PodjetjeTelefon Telefonska številka podjetja.
PodjetjeFax Fax številka podjetja.
PodjetjeMobilniTelefon Mobilni telefon podjetja.
PodjetjeEmail E-mail naslov podjetja.
PodjetjeSpletnaStran Spletna stran podjetja.
PodjetjeDavcnaStevilka Davčna številka podjetja.
PodjetjeIDZaDDV ID za DDV podjetja.
PodjetjeIDZaDDVZaProdajoVEU ID za DDV - prodaja v EU za podjetje.

Za izpis podatkov o kupcu in dokumentu, se uporabljajo naslednji bookmarki oz. zaznamki:

BesediloZgorajBesedilo, ki se na dokumentu izpiše nad postavkami.
BesediloSpodajBesedilo, ki se na dokumentu izpiše pod postavkami.
BesediloSpodajLevoBesedilo, ki se izpiše na dnu dokumenta levo.
BesediloSpodajDesnoBesedilo, ki se izpiše na dnu dokumenta desno.
KupecNazivNaziv kupca.
KupecNazivDvojnikNaziv kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecNazivDvojnik2Naziv kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecNaziv2Naziv kupca v vrstici za dodatni naziv.
KupecNaziv2DvojnikNaziv kupca v vrstici za dodatni naziv v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecNaziv2Dvojnik2Naziv kupca v vrstici za dodatni naziv v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecKontaktnaOsebaKontaktna oseba kupca.
KupecUlicaUlica kupca.
KupecUlicaDvojnikUlica kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecUlicaDvojnik2Ulica kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecPostaKrajPoštna številka in kraj kupca.
KupecPostaKrajDvojnikPoštna številka in kraj kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecPostaKrajDvojnik2Poštna številka in kraj kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecPostaSamo poštna številka kupca.
KupecPostaDvojnikSamo poštna številka kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecPostaDvojnik2Samo poštna številka kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecKrajKraj kupca.
KupecKrajDvojnikKraj kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecKrajDvojnik2Kraj kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecDrzavaDržava kupca.
KupecDrzavaDvojnikDržava kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecDrzavaSamoTujinaDržava kupca, ki pa se izpiše samo v primeru, če ni iz Slovenije.
KupecDrzavaSamoTujinaDvojnikDržava kupca, ki pa se izpiše samo v primeru, če ni iz Slovenije v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecFaxFAX številka kupca v kolikor je le ta vpisan v podatkih kupca.
KupecFaxDvojnikFAX številka kupca v kolikor je le ta vpisan v podatkih kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecEmailElektronski naslov kupca v kolikor je le ta vpisan v podatkih kupca.
KupecEmailDvojnikElektronski naslov kupca v kolikor je le ta vpisan v podatkih kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecTelefonTelefonska številka kupca v kolikor je le ta vpisana v podatkih kupca.
KupecTelefonDvojnikTelefonska številka kupca v kolikor je le ta vpisana v podatkih kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
MobilniTelefonŠtevilka mobilnega telefona kupca v kolikor je le ta vpisana v podatkih kupca.
MobilniTelefon2Številka mobilnega telefona kupca v kolije le ta vpisana v podatkih kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecDavcnaStevilkaID št. za DDV kupca. Za račune pred 1.5.2004 je to vedno davčna številka kupca. V primeru, da kupec ni zavezanec za DDV je to davčna številka.
KupecDavcnaStevilkaDvojnikID št. za DDV kupca. Za račune pred 1.5.2004 je to vedno davčna številka kupca. V primeru, da kupec ni zavezanec za DDV je to davčna številka. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
BesediloDavcnaAliDdvStevilka

Besedilo za ime identifikacije kupca:

  • Če je zavezanec za DDV, potem se izpiše ID št. za DDV.
  • Če ni zavezanec za DDV, se izpiše Davčna številka.
BesediloDavcnaAliDdvStevilkaDvojnik

Besedilo za ime identifikacije kupca:

  • Če je zavezanec za DDV, potem se izpiše ID št. za DDV.
  • Če ni zavezanec za DDV, se izpiše Davčna številka.
  • Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StevilkaDokumentaŠtevilka dokumenta (račun, ponudba, avansni račun, dobropis). Zaznamek izpiše v primeru dokumenta, ki je bil davčno potrjen, predpisano številko računa s strani davčne, v primeru da pa ni bil potrjen izpiše interno številko dokumenta.
StevilkaDokumenta2V primeru, da želimo da se podatek iz zaznamka StevilkaDokumenta izpiše dvakrat.
StevilkaDokumenta3V primeru, da želimo da se podatek iz zaznamka StevilkaDokumenta izpiše trikrat.
StevilkaDokumentaDavcnaŠtevilka dokumenta generirana za dačno upravo (račun, avansni račun, dobropis, bremepis). Po 01.01.2016 bo identičen izpis kot bookmark "StevilkaDokumenta".
StevilkaDokumentaInternaInterna številka dokumenta, ki se generira v programu e-računi. (račun, avansni račun, dobropis, bremepis)
LabelaInStevilkaStorniranegaDok Številka storniranega dokumenta. V primeru, da je ta davčno potrjen, bookmark izpiše fiskalno številko in ne interne.
StevilkeStornoDokumentov Številka storno dokumenta, katero lahko izpišemo na storniranemu dokumentu.
DokumentNazivInStevilkaCode128Zaznamek izpiše kodo CODE128, ki po skeniranju vrne tip dokumenta+letnico+zaporedno številko npr: DOB-2021-0000001
BesediloKopijaZZapStIzpis zaporedne kopije računa (v primeru, da gre za original, prvo generiranje izpisa, se nič ne izpiše). Tukaj se šteje število zapisov v dnevniku spremmeb na dokumentu, kamor se zapisuje tudi datum in čas generiranja izpisa dokumenta.
DokumentEORIzpis enkratne identifikacijske oznake dokumenta.
DokumentZOIIzpis zaščitne oznake izdajatelja dokumenta.
ZOICrtnaKoda2VrsticiIzpis ZOI niz-a v 2 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo.
ZOICrtnaKoda3VrsticeIzpis ZOI niz-a v 3 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo. - Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo izpis črtne kode v 3 vrsticah.
ZOICrtnaKoda4VrsticeIzpis ZOI niz-a v 4 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo. - Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo izpis črtne kode v 4 vrsticah.
ZOICrtnaKoda5VrsticIzpis ZOI niz-a v 5 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo. - Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo izpis črtne kode v 5 vrsticah.
ZOICrtnaKoda6VrsticIzpis ZOI niz-a v 6 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo. - Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo izpis črtne kode v 6 vrsticah.
KrajIzstavitveDokumentaKraj izstavitve dokumenta.
DatumDokumentaDatum dokumenta.
DatumDokumenta2Datum dokumenta v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SifraPartnerjaŠifra partnerja, ki je vpisana v podatkih o partnerju.
SifraPartnerja2Šifra partnerja. Uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SifraKupcaŠifra kupca, ki je vpisana v podatkih o kupcu.
SifraKupca2Šifra kupca. Uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
TRRŠtevilka transakcijskega računa izdajatelja dokumenta.
IBANIBAN številka transkacijskega računa izdajatelja.
IBAN2IBAN številka transkacijskega računa izdajatelja drugič.
IBAN3IBAN številka transkacijskega računa izdajatelja tretjič.
SklicSklic dokumenta po modulu 05 s kontrolno številko.
Sklic2Sklic dokumenta po modulu 05 s kontrolno številko v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SklicZNicloSklic dokumenta po modulu 00 t.j. 00, ki mu sledi številka dokumenta brez kontrolne številke.
SklicZNiclo2Sklic dokumenta po modulu 00 t.j. 00, ki mu sledi številka dokumenta brez kontrolne številke v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SWIFT Bic kode, ki je vpisana na TRR.
NarocilnicaVeza na naročilnico - izpis polja, kjer se naročilnica vnaša.
StevilkaPogodbeŠtevilka pogodbe.
PoslovnaEnotaPoslovna enota izbrana na dokumentu.
DokumentTecajDomValIzpis tečaja domače valute na dan, ko je bil izstavljen račun.
StroskovnoMestoStroškovno mesto.
StroskovnoMesto2Stroškovno mesto dvojnik.
StroskovnoMestoOpisOpis stroškovnega mesta.
StroskovnoMestoAliNicV kolikor imamo v nastavitvah podjetja (poslovanje) izbrano, da želimo izpis stroškovnega mesta, se bo ta izpisal, če obstaja.
DokumentIzstavilIme in priimek uporabnika, ki je izstavil dokument.
DokumentIzstavilTelefon Izpis telefona partnerja, ki je izstavil dokument.
DokumentIzstavilMobitel Izpis mobilnega telefona partnerja, ki je izstavil dokument.
DokumentIzstavilMobitelAliTelefon Izpis telefona ali mobilnega telefona partnerja, ki je izstavil dokument.
DokumentIzstavilEmail Izpis poštnega naslova partnerja, ki je izstavil dokument.
CasIzstavitveDokumentaČas izstavitve dokumenta.
DatumInCasIzstavitveDokumentaDatum in čas izstavitve dokumenta.
DatumIzstavitveDokumentaDatum izstavitve dokumenta.
DokumentZacetnoBesediloUvodno besedilo dokumenta.
DokumentBesediloSpodajZaključno besedilo dokumenta. Vpišemo ga pri vnosu podatkov za glavo dokumenta (vnosno polje "Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumenta"). Tukaj se v določenih primerih izpiše poleg besedila, tudi klavzula za vrsto prodaje.
DokumentSamoBesediloSpodajZaključno besedilo dokumenta. Vpišemo ga pri vnosu podatkov za glavo dokumenta (vnosno polje "Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumenta").
DokumentKlavzulaVrstaProdajeIzpis klavzule za vrsto prodaje, ki se izpiše v določenih primerih.
KontrolnaKolicinaV ta zaznamek se vpiše vsota količin vseh postavk na dokumentu. Podatek je včasih koristen za kontrolo količin pri ročnem vnosu dokumentov.
KontrolnaKolicinaBrezDecimalkEnak izpis kot v zgornjem zaznamku, le da se ne izpišejo decimalke.
KontrolnaKolicinaAliNicV kolikor imamo v nastavitvah podjetja (poslovanje) izbrano, da želimo izpis kontrolne količine na dokumentih, se bo ta izpisala, če obstaja.
NacinDostaveNačin dostave, ki je vpisan na dokumentu. Pri dobavnici gre za način odpreme.
NacinPlacilaNačin plačila, ki je vpisan na dokumentu.
TipRacuna Izpiše tip računa (oz. ostalih dokumentov), izpis: maloprodajni - cene vključujejo DDV ali veleprodajni - cene so brez DDV.
DostavniNaslovCelotni dostavni naslov kupca, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostavniNaslovDvojnikCelotni dostavni naslov kupca, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostavniNaslovNazivNaziv pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostavniNaslovNaziv2Naziv pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasNazivDodatni naziv pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasNaziv2Dodatni naziv pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasUlicaUlica pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasUlica2Ulica pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasPostaPošta pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasPosta2Pošta pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasKrajKraj pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasKraj2Kraj pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasPostaKrajPošta in kraj pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasPostaKraj2Pošta in kraj pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasDrzavaDržava pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasDrzava2Država pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasDrzavaSamoTujinaDržava, ko ne gre za SLO, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasDrzavaSamoTujina2Država, ko ne gre za SLO, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasTelefonTelefon pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasTelefon2Telefon pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasFaxFAX številka pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasFax2FAX številka pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostavniAliPrivzetiNaslovNazivIzpis naziva dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naziv kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovNaziv2Izpis naziva dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše dodatni naziv kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovUlicaIzpis ulica dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovPostnaStIzpis poštne številke dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovKrajIzpis kraja dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovPostaKrajIzpis poštne številke in kraja dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovDrzavaIzpis države dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovTelefonIzpis telefona dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovFaxIzpis fax-a dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
KodaDostavnegaNaslovaIzpis kode dostavnega naslova, če je dostavni naslov izbran na dokumentu.
DokumentBesediloSpodajArtikliZdružen izpis komercialno tehničnih pogojev oz. drugega besedila, ki se izpiše na dnu dokumenta iz artiklov.

Poleg teh zaznamkov so za posamezne dokumente (račune [4.32.2.4], avansne račune [4.32.2.5], dobropise [4.32.2.6], ponudbe [4.32.2.7]) na voljo še posebni zaznamki.

Za tabelo postavk je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkePozicijaZaporedna številka postavke.
PostavkePozicijaSPikoZaporedna številka postavke s piko.
PostavkeSifraArtiklaŠifra artikla za postavko.
PostavkeOpisOpis postavke.
PostavkeDolgiOpisDolgi opis postavke za artikel.
PostavkeOpisZDolgimOpisomKratki in dolgi opis artikla.
PostavkeKolicinaKoličina za postavko.
PostavkeKolicinaBrezDecimalkKoličina za postavko brez decimalk.
PostavkeKolicinaPakiranjaKoličina v pakiranju.
PostavkeKolicinaSKolicinoPakiranjaKoličina pakiranja s količino.
PostavkeTezaArtiklaTeža artikla.
PostavkeTezaSKolicinoArtiklaTeža artikla s količino (teža * količina).
PostavkeEnotaMereEnota mere za postavko.
PostavkeEnotaMereSKolicinoPakiranjaEnota mere s količino pakiranja .
PostavkeArtikelCarinskaTarifaCarinska tarifa, katero vnesemo na artiklu.
PostavkeCenaBrezDDVCena postavke brez DDV.
PostavkeCenaBrezDDVVDomValCena postavke brez DDV v domači valuti.
PostavkeCenaBrezDDV2DecCena postavke brez DDV na dve decimalki natančno.
PostavkeCenaBrezDDV2DecVDomValCena postavke brez DDV na dve decimalki natančno v domači valuti.
PostavkeCenaBrezDDV4DecCena postavke brez DDV na štiri decimalke natančno.
PostavkeCenaKosVPakiranjuBrezDDVCena kosa pakiranja znotraj postavke brez DDV.
PostavkeCenaBrezDDVSPopustomCena postavke brez DDV s popustom.
PostavkeCenaBrezDDVSPopustomVDomValCena postavke brez DDV s popustom v domači valuti.
PostavkeCenaBrezDDVSPopustom2DecCena postavke brez DDV s popustom na dve decimalki natančno.
PostavkeCenaBrezDDVSPopustom2DecVDomValCena postavke brez DDV s popustom na dve decimalki natančno v domači valuti.
PostavkeZnesekBrezDDVBrezCelotenPopustCena postavke brez DDV brez upoštevanega popusta na celotni dokument (je pa vključen popust dodan na postavkah).
PostavkeCenaZDDVCena postavke z DDV.
PostavkeCenaZDDVVDomValCena postavke z DDV v domači valuti
PostavkeCenaZDDV2DecCena postavke z DDV na dve decimalki natančno
PostavkeCenaZDDV2DecVDomValCena postavke z DDV na dve decimalki natančno v domači valuti.
PostavkeCenaKosVPakiranjuZDDVCena kosa pakiranja znotraj postavke z DDV.
PostavkePopustOdstotek popusta za postavko.
PostavkePopust2Odstotek popusta za postavko, če želimo ta podatek izpisati dvakrat.
PostavkePopustSProcentomOdstotek popusta iz izpisom %
PostavkePopust2DecOdstotek popusta za postavko na dve decimalki natančno.
PostavkePopustNaPostavkiOdstotek popusta določen za postavko (ne vsebuje generalnega popusta na celotni dokument)
PostavkeZnesekPopustaNaPostavki Znesek popusta za postavko (ne vsebuje generalnega popusta na celotni dokument)
PostavkePopustZnesekBrezDDVZnesek popusta brez DDV.
PostavkePopustZnesekBrezDDVVDomValZnesek popusta brez DDV v domači valuti.
PostavkePopustZnesekZDDVZnesek popusta z DDV.
PostavkePopustZnesekZDDVVDomValZnesek popusta z DDV v domači valuti.
PostavkeStopnjaDDVStopnja DDV za postavko.
PostavkeZnesekBrezDDVVrednost postavke brez DDV (cena * količina popust).
PostavkeZnesekBrezDDV4DecVrednost postavke brez DDV (cena * količina popust) na štiri decimalke natančno.
PostavkeZnesekBrezDDVVDomValVrednost postavke brez DDV (cena * količina popust) v domači valuti.
PostavkeZnesekBrezDDVBrezPopustaVrednost postavke brez DDV brez popusta (cena * količina).
PostavkeZnesekBrezDDVBrezPopustaVDomValVrednost postavke brez DDV brez popusta (cena * količina) v domači valuti.
PostavkeZnesekDDVZnesek DDV.
PostavkeZnesekDDVVDomValZnesek DDV v domači valuti.
PostavkeZnesekZDDVVrednost postavke z DDV ((cena * količina popust) + DDV).
PostavkeZnesekZDDVVDomValrednost postavke z DDV ((cena * količina popust) + DDV) v domači valuti.
PostavkeZnesekBrezPopustaZDDVVrednost postavke brez popusta(cena * količina).
PostavkeZnesekBrezPopustaZDDVVDomValVrednost postavke brez popusta(cena * količina) v domači valuti.
PostavkeCrtnaKodaČrtna koda artiklov.
PostavkeCrtnaKodaZZvČrtna koda izpisana z zvezdico spredaj in zadaj (uporabno v primeru izpisa grafike črtne kode s pomočjo specifičnih pisav v wordu).
PostavkeKataloskaStevilkaKataloška številka artiklov.
PostavkeSerijskeStevilkeSerijske številke artiklov.
PostavkeLOTLOT številke artiklov.
PostavkeArtikelPrivzetaLokVSkladiscuIzpis privzete lokacije, ki je določena na skladišču.
PostavkeVezaNarociloKupcaVeza posamezne postavke na naročilo kupca.
PostavkeVezaNarociloKupcaNarocilnicaVeza posamezne postavke na naročilo kupca (izpiše se podatek "Naročilnica" iz tega veznega naročila).
PostavkeDobaviteljArtiklaČe je na postavki artikel se izpiše njegov dobavitelj.
PostavkeZnamkaArtiklaČe je na postavki artikel se izpiše njegova znamka.
PostavkeArikelDodAtribut1Prvi dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeArikelDodAtribut2Drugi dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeArikelDodAtribut3Tretji dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeArikelDodAtribut4Četrti dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeArikelDodAtribut5Peti dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeKosovNaKgSKolicinoIzpis kosov na mersko enoto s količino (količina / težo artikla), zaokroženo brez decimalk.
PostavkeKolicinaEmbalazeIzpis količine enmbalaže, zaokroženo (količina / količino pakiranja).
PostavkeCenaZaTisocEnotCena brez DDV za tisoč enot (cena artikla * 1000).
PostavkeCenaZDDVZaTisocEnotCena z DDV za tisoč enot.
PostavkeIzracunanaKolIzKolPakiranjaIzračunana količina iz količine pakiranja (količina pakiranja / količina).
PostavkeStKosovVPakiranjuNaKgŠtevilo kosov v pakiranju na kilograme (količina pakiranja / teža artikla).
PostavkeArtikelPrimarnaSkupinaIzpis primarne skupine artikla (le v primeru postavke artikla).
PostavkeArtikelSekundarnaSkupinaIzpis sekundarne skupine artikla (le v primeru postavke artikla).
PostavkeTezaArtiklaIzEnoteMereIzpis teže glede na enoto mere (če je enota mere "kg" se vrne kar količina, drugače se izračuna teža iz količine in teže artikla, če je le ta vnesena)
PostavkeGarancijskaDobaArtiklaIzpis garancijske dobe artikla.
PostavkeKolicinaIzTezeArtiklaKoličina izračunana na podlagi teže artikla, če je ta vnesena in je enota mere artikla "kg" (količina * teža)
PostavkeCenaIzTezeArtiklaVP cena izračunana na podlagi teže artikla, če je ta vnesena in je enota mere artikla "kg" (VP cena / teža)
PostavkeCenaZaTisocEnotIzTezeArtiklaVP cena izračunana na podlagi teže artikla, če je ta vnesena in je enota mere artikla "kg", za 1000 enot((VP cena / teža) * 1000)

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Postavke .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za postavke ne vsebuje zaznamka Postavke  se postavke ne bodo izpisale na računu.

Za vsote postavk so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajBrezDDVinPopustaVsota zneskov postavk brez DDV in brez popusta.
SkupajBrezDDVinPopustaVDomValVsota zneskov postavk brez DDV in brez popusta v domači valuti.
SkupajZnesekBrezPopustaZDDVVsota zneskov postavk z DDV in brez popusta.
SkupajZnesekBrezPopustaZDDVVDomValVsota zneskov postavk z DDV in brez popusta v domači valuti
SkupajZnesekPopustaSkupni znesek popusta.
SkupajZnesekPopusta2Skupni znesek popusta, ko podatek izpiše drugič.
PopustNaCelotenDokument Popust, ki se vnaša v polje "Dodatni popust na celotni znesek računa", izpiše odstotek.
ZnesekPopustaNaCelotenDokument Popust, ki se vnaša v polje "Dodatni popust na celotni znesek računa".
ZnesekPopustaNaCelotenDokument2Dec Popust, ki se vnaša v polje "Dodatni popust na celotni znesek računa" zaokrožen na dve decimalni mesti.
SkupajZnesekPopustaVDomValSkupni znesek popusta v domači valuti.
SkupajZnesekPopusta2VDomValSkupni znesek popusta v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaPozitivnoSkupni znesek popusta pozitivno.
SkupajZnesekPopustaPozitivno2Skupni znesek popusta pozitivno.
SkupajZnesekPopustaPozitivnoVDomValSkupni znesek popusta pozitivno v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaPozitivno2VDomValSkupni znesek popusta pozitivno v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaZDDVSkupni znesek popusta z DDV.
SkupajZnesekPopustaZDDV2Skupni znesek popusta z DDV.
SkupajZnesekPopustaZDDVVDomValSkupni znesek popusta z DDV v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaZDDV2VDomValSkupni znesek popusta z DDV v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaZDDVPozitivnoSkupni znesek popusta z DDV pozitivno.
SkupajZnesekPopustaZDDVPozitivno2Skupni znesek popusta z DDV pozitivno.
SkupajZnesekPopustaZDDVPozitivnoVDomValSkupni znesek popusta z DDV pozitivno v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaZDDVPozitivno2VDomValSkupni znesek popusta z DDV pozitivno v domači valuti.
SkupajZnesekDDVSkupni znesek DDV celotnega računa.
SkupajZnesekDDV2Enako, kot prej, skupni znesek DDV celotnega računa. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
SkupajZnesekDDVVDomValSkupni znesek DDV celotnega računa v domači valuti.
SkupajZnesekDDVV2DomValEnako, kot prej, skupni znesek DDV celotnega računa v domači valuti. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
SkupajPopustOdstotek popusta glede na znesek celotnega računa.
PopustNaCelotenDokument Odstotek dodatnega popusta na celotni račun.
SkupajBrezDDVVsota zneskov postavk brez DDV.
SkupajBrezDDV2Vsota zneskov postavk brez DDV.
SkupajBrezDDVVDomValVsota zneskov postavk brez DDV v domači valuti.
SkupajBrezDDV2VDomValVsota zneskov postavk brez DDV v domači valuti.
SkupajOproscenPrometSkupni znesek postavk z oproscenim prometom (brez neobdavcljivih postavk).
SkupajOproscenPromet2Enako, kot prej, skupni znesek postavk z oproscenim prometom. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
DenarnaValutaDenarna valuta dokumenta.
DenarnaValuta2 Denarna valuta, v kolikor podatek izpišemo dvakrat.
VATCurrencyDenarna valuta DDV-ja pri izstavitvi dokumenta
DomacaValutaDomača valuta.
OsnovaDDV0Osnova za DDV po stopnji 0%
OsnovaDDV0DrugicOsnova za DDV po stopnji 0% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDV0VDomValOsnova za DDV po stopnji 0% v domači valuti.
OsnovaDDV0DrugicVDomValOsnova za DDV po stopnji 0% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDV1Osnova za DDV po stopnji 9,5%
OsnovaDDV1DrugicOsnova za DDV po stopnji 9,5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji1Osnova za DDV po znižani tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
OsnovaDDVTuji1DrugicOsnova za DDV po znižani tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat
OsnovaDDV1VDomValOsnova za DDV po stopnji 9,5% v domači valuti.
OsnovaDDV1DrugicVDomValOsnova za DDV po stopnji 9,5% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji1VDomValOsnova za DDV po nižji tuji davčni stopnji, v domači valuti
OsnovaDDV2Osnova za DDV po stopnji 22%
OsnovaDDV2DrugicOsnova za DDV po stopnji 22% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji2Osnova za DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
OsnovaDDVTuji2DrugicOsnova za DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat
OsnovaDDV2VDomValOsnova za DDV po stopnji 22% v domači valuti
OsnovaDDV2DrugicVDomValOsnova za DDV po stopnji 22% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji2VDomValOsnova za DDV po višji tuji davčni stopnji v domači valuti
OsnovaDDV4Osnova za DDV po stopnji 5%
OsnovaDDV4DrugicOsnova za DDV po stopnji 5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDV4VDomValOsnova za DDV po stopnji 5% v domači valuti
OsnovaDDV4DrugicVDomValOsnova za DDV po stopnji 5% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji3Osnova za DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
OsnovaDDVTuji3DrugicOsnova za DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat
ZnesekDDV0Znesek DDV 0%
ZnesekDDV0DrugicZnesek DDV 0% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV0VDomValZnesek DDV 0% v domači valuti
ZnesekDDV0DrugicVDomValZnesek DDV 0% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV1Znesek DDV 9,5%
ZnesekDDV1DrugicZnesek DDV 9,5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji1Znesek DDV po nižji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekDDVTuji1DrugicZnesek DDV po nižji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV1VDomValZnesek DDV 9,5% v domači valuti
ZnesekDDV1DrugicVDomValZnesek DDV 9,5% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji1VDomVal Znesek DDV po nižji tuji davčni stopnji, v domači valuti.
ZnesekDDV2Znesek DDV 22%
ZnesekDDV2DrugicZnesek DDV 22% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji2Znesek DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekDDVTuji2DrugicZnesek DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV2VDomValZnesek DDV 22% v domači valuti
ZnesekDDV2DrugicVDomValZnesek DDV 22% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji2VDomVal Znesek DDV po nižji tuji davčni stopnji, v domači valuti.
ZnesekDDV4Znesek DDV 5%
ZnesekDDV4DrugicZnesek DDV 5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV4VDomValZnesek DDV po stopnji 5% v domači valuti
ZnesekDDV4DrugicVDomValZnesek DDV po stopnji 5% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji3Znesek DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekDDVTuji3DrugicZnesek DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV0Znesek z DDV 0%
ZnesekZDDV0DrugicZnesek z DDV 0% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV0VDomValZnesek z DDV 0% v domači valuti
ZnesekZDDV0DrugicVDomValZnesek z DDV 0% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV1Znesek z DDV 9,5%
ZnesekZDDV1DrugicZnesek z DDV 9,5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDVTuji1Znesek z DDV po nižji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekZDDVTuji1DrugicZnesek z DDV po nižji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV1VDomValZnesek z DDV 9,5% v domači valuti
ZnesekZDDV1DrugicVDomValZnesek z DDV 9,5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV2Znesek z DDV 22%
ZnesekZDDV2DrugicZnesek z DDV 22% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDVTuji2Znesek z DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekZDDVTuji2DrugicZnesek z DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV2VDomValZnesek z DDV 22% v domači valuti
ZnesekZDDV2DrugicVDomValZnesek z DDV 22% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV4Znesek z DDV 5%.
ZnesekZDDV4DrugicZnesek z DDV 5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV4VDomValZnesek z DDV 5% v domači valuti
ZnesekZDDV4DrugicVDomValZnesek z DDV 5% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDVTuji3Znesek z DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekZDDVTuji3DrugicZnesek z DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDV0Izpis stopnje DDV v obliki "0%"
StopnjaDDV0DrugicIzpis stopnje DDV v obliki "0%" v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDV1Izpis stopnje DDV v obliki "9,5%"
StopnjaDDV1DrugicIzpis stopnje DDV v obliki "9,5%" v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDVTuji1Izpis nižje tuje stopnje DDV v obliki npr. "8,5%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
StopnjaDDVTuji1DrugicIzpis nižje tuje stopnje DDV v obliki npr. "8,5%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDV2Izpis stopnje DDV v obliki "22%"
StopnjaDDV2DrugicIzpis stopnje DDV v obliki "22%" v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDVTuji2Izpis višje tuje stopnje DDV v obliki npr. "22%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
StopnjaDDVTuji2DrugicIzpis višje tuje stopnje DDV v obliki npr. "22%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDV4Izpis stopnje DDV v obliki "5%"
StopnjaDDV4DrugicIzpis stopnje DDV v obliki "5%" v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDVTuji3Izpis posebne tuje stopnje DDV v obliki npr. "8%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
StopnjaDDVTuji3DrugicIzpis posebne tuje stopnje DDV v obliki npr. "8%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SkupajArtikelDodAtribut1 Izpis skupne vrednosti za 1. dodatni atribut, torej le suma stolpce, brez, da se upošteva količina.
SkupajArtikelDodAtribut2 Izpis skupne vrednosti za 2. dodatni atribut, torej le suma stolpce, brez, da se upošteva količina.
SkupajArtikelDodAtribut1SKolicino Izpis skupne vrednosti za 1. dodatni atribut, v kolikor je ta številka: količina * cena v vrstici oz. suma teh zneskov.
SkupajArtikelDodAtribut2SKolicino Izpis skupne vrednosti za 2. dodatni atribut, v kolikor je ta številka: količina * cena v vrstici oz. suma teh zneskov.
SkupajZaPlaciloSkupaj znesek za plačilo.
SkupajZaPlacilo2Skupaj znesek za plačilo. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
SkupajZaPlacilo3Skupaj znesek za plačilo. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše trikrat.
SkupajZaPlaciloZBesedami Skupaj znesek za plačilo. Zaznamek se uporabi v primeru, kadar želimo skupni znesek izpisati z besedami.
SkupajZaPlaciloVDomValSkupaj znesek za plačilo v domači valuti.
SkupajZaPlacilo2VDomValSkupaj znesek za plačilo v domači valuti. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
SkupajZaPlacilo3VDomValSkupaj znesek za plačilo v domači valuti. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše trikrat.
SkupajZaPlaciloSITSkupaj za plačilo v SIT po centralnem paritetnem tečaju.
SkupajZaPlaciloEURSkupaj za plačilo v EUR po centralnem paritetnem tečaju za dvojno označevanje računov izdanih v SIT.
SkupajZePlacanoŽe prejeto plačilo.
SkupajZePlacanoVDomValŽe prejeto plačilo, izpis zneska v domači valuti, če gre za račun v tuji valuti.
SkupajOstaneZaPlaciloPreostanek za plačilo.
SkupajOstaneZaPlacilo2Preostanek za plačilo. Bookmark vstavimo v kolikor želimo znesek za plačilo izpisati na dveh različnih mestih.
SkupajOstaneZaPlaciloVDomValPreostanek za plačilo, izpis zneska v domači valuti, če gre za račun v tuji valuti.
SkupajOstaneZaPlacilo2VdomValPreostanek za plačilo, izpis zneska v domači valuti, če gre za račun v tuji valuti. Bookmark vstavimo v kolikor želimo znesek za plačilo izpisati na dveh različnih mestih.
SumAmountForPaymentInVATCurrSkupaj za plačilo v valuti DDV
SkupajTezaArtiklovSkupna teža artiklov glede na količino.
SkupnaTezaArtiklaAliNicV kolikor imamo v nastavitvah podjetja (poslovanje) izbrano, da želimo izpis teže na dokumentih, se bo ta izpisala, če obstaja.
SkupajZnesekPopustaPoTipihCenSkupaj popust glede na tip računa (veleprodajni/maloprodajni).
SkupajZnesekPopustaPoTipihCenVDomValZgornji zaznamek "SkupajZnesekPopustaPoTipihCen" izpisan v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaPoTipihCenPozitivnoSkupaj popust glede na tip računa (veleprodajni/maloprodajni) pozitivno.
SkupajZnesekPopustaPoTipihCenPozVDomValZgornji zaznamek "SkupajZnesekPopustaPoTipihCenPozitivno" izpisan v domači valuti.
SkupajTezaArtiklaIzEnoteMereSeštevek teže artikla izračunene glede na enoto mere (glej zaznamek "PostavkeTezaArtiklaIzEnoteMere" za podrobnejši opis)
KontrolnaKolicinaEmbalaze Vsota v tabeli postavk za zaznamek "PostavkeKolicinaEmbalaze".

Za tabelo rekapitulacije po stopnjah DD, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

VATRecapitulationDescriptionOpis stopnje DDV
VATRecapitulationVATCurrencyAmountZnesek DDV stopnje v valuti DDV
VATRecapitulationAmountZnesek stopnje DDV

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za izpis ne vsebuje zaznamka VATRecapitulationForInvoicingDocuments  se tabela specifikacije DDV ne bodo izpisala na dokumentu.

Za tabelo specifikacije DDV je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

DDVStopnjaSpecOdstotek Izpis stopnje DDV.
DDVStopnjaSpecZnesekDDV Izpis zneska DDV po določeni stopnji.
DDVStopnjaSpecZnesekDDVVDomVal Izpis zneska DDV po določeni stopnji v domači valuti.
DDVStopnjaSpecOsnovaDDV Izpis osnove DDV po določeni stopnji.
DDVStopnjaSpecOsnovaDDVVDomVal Izpis osnove DDV po določeni stopnji v domači valuti.

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za izpis ne vsebuje zaznamka DDVStopnjaSpec  se tabela specifikacije DDV ne bodo izpisala na dokumentu.

4.32.2.3.1 Dodatni bookmarki za uporabo v HTML predlogah

Poleg zgoraj naštetih bookmarkov, katere lahko uporabimo tako v WORD kot HTML predlogah imamo določene, kateri so namenjeni le za uporabo v HTML predlogah:

DokumentZOIQR Izpis QR kode.
DokumentNazivInStevilkaQrZaznamek izpiše QR kodo, ki po skeniranju vrne tip dokumenta+letnico+zaporedno številko npr: DOB-2021-0000001

Uporaba sledečih bookmarkov je v tabeli postavk, kjer je potrebno pod naslovno vrstico dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Postavke .

PostavkeSlikaArtikla Izris slike, katera je uvožena na artiklu v šifrantu artiklov.
PostavkeCrtnaKodaGrafika Izris grafike črtne kode, katera je skenirana v šifrantu artiklov v polju "Črtna koda".
UPNQR Izpis QR kode, katera omogoča branje podatkov za položnico "UPN QR".
QRDocumentURL URL povezava do prikaza predogleda računa in možnost izpisa PDF računa. Običajno se povezava uporablja za pošiljanje SMS sporočil.!

 

4.32.2.4. Dodatni zaznamki za račun

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za račun:

VezaPonudbaČe je bil račun izdan iz ponudbe ali predračuna -> številka ponudbe ali predračuna.
VezaPonudbaDatumČe je bil račun izdan iz ponudbe ali predračuna -> datum ponudbe ali predračuna.
VezaNarociloKupcaČe ima račun vezo na naročilo kupca -> številka dokumenta naročilo kupca.
VezaNarociloKupcaDatumČe ima račun vezo na naročilo kupca -> datum dokumenta naročilo kupca.
VezaNarociloKupcaNarocilnicaČe ima račun vezo na naročilo kupca -> izpis podatka "naročilnica" iz naročila kupca.
VezaDobavnicaŠtevilka dobavnice vezane na račun oz. številka dobavnice, ki je ročno vpisana, kot vezna dobavnica na računu.
VezaDobavnicaAliNicŠtevilka dobavnice vezane na račun oz. številka dobavnice, ki je ročno vpisana, kot vezna dobavnica na računu.
VezaDobavnicaReferencaRocniVnosŠtevilka izdane dobavnice vezane na račun
VezaDobavnicaReferencaDokumentaRočno vnesena številka vezne dobavnice v podatkih o računu.
DobavniceZDostavnimiNasloviČe je na račun vezanih več dobavnic, ta zaznamek izpiše vse dostavne naslove dobavnic.
DobavniceZDatumiČe je na račun vezanih več dobavnic, ta zaznamek izpiše številke dobavnic in njihove datume ločeno z /.
VezaRezervacijaŠtevilka rezervacije na podlagi katere je bil izdan račun.
ZnesekRezervacijeČe je bil račun izdan iz rezervacije se izpiše znesek rezervacije.
PlacilniPogojiČe je bil račun izdan iz rezervacije se izpišejo plačilni pogoji.
ZnesekProvizijeZnesek provizije, če je bil račun izstavljen iz rezervacije.
ZnesekProvizije2Dvojnik zgornjega zaznamka.
ProcentProvizijeProcent provizije, če je bil račun izstavljen iz rezervacije.
OsnovaZaDDVProvizijeOsnova za izračun ddv provizije, če je bil račun izstavljen iz rezervacije.
ZnesekDDVProvizijeZnesek ddv provizije, če je bil račun izstavljen iz rezervacije.
VezaAvansniRacunČe je bil račun izdan iz avansnega računa -> številka avansnega računa.
DatumZapadlostiDatum zapadlosti računa.
DatumZapadlosti2Enako, kot prej, datum zapadlosti računa. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu datum zapadlosti izpiše dvakrat.
ZapadlostSteviloDniŠtevilo dni od izstavitve dokumenta do dneva zapadlosti (npr. rok plačila 8 dni).
DatumOpravljeneStoritveDatum opravljene storitve. V primeru, ko za datum opravljene storitve vnesete obdobje, se bo na računo izpisalo npr. 1.1.2004-31.1.2004.
MesecOpravljeneStoritveMesec in leto opravljene storitve. Npr. če na računu vnesemo datum opravljene storitve 31.1.2005, se bo pri izpisu računu pod tem zaznamkom izpisalo JANUAR 2005.
DatumZadnjegaPlacilaDatum zadnjega plačila zabeleženega na računu oz., če je račun že bil v celoti plačan, datum polnega plačila računa.
ZnesekSkupniOdprtiSaldoIzpis skupnega odprtega salda kupca iz glavne knjige na določeni datum (če gre za masovno tiskanje računov se vzame nastavljeni datum, pri posameznem izpisu pa se vzame datum na dan izpisa).
ZnesekZSkupnimOdprtimSaldomZnesek računa s skupnim odprtim saldom kupca iz glavne knjige.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis številke storniranega dokumenta.
SkupajZePlacanoAvansIzpis že plačanega zneska računa z avansom.
StopnjaDDV1Avans Izpis stopnje DDV 9,5% od že plačanega zneska računa z avansom.
StopnjaDDV2Avans Izpis stopnje DDV 22% od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajOsnovaDDV1AvansIzpis osnove za 9,5% DDV od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajOsnovaDDV2AvansIzpis osnove za 22% DDV od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajStopnjaDDV1AvansIzpis zneska DDV 9,5% od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajStopnjaDDV2AvansIzpis zneska DDV 22% od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajOstaneZaPlaciloAvansIzpis preostalega zneska za plačilo po obračunanih avansih.
SkupajOstaneDDV1AvansIzpis preostalega zneska DDV 9,5% za doplačilo.
SkupajOstaneDDV2AvansIzpis preostalega zneska DDV 22% za doplačilo.

Na računu je možno izpisati tudi obroke, če so le ti nastavljeni zato imamo na voljo posebne zaznamke za obroke.

Za tabelo obrokov je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

ObrokŠtevilka obroka.
ZapadlostObrokaDatum zapadlosti obroka
ZnesekObrokaZnesek obroka.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Obroki .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za obroke ne vsebuje zaznamka Obroki  se obroki ne bodo izpisali na računu.

Na računu je možno izpisati tudi zabeležena plačila, če so le ta prisotna na računu.

Za tabelo zabeleženih plačil je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

ZabelezenoPlaciloPozicijaZaporedna številka zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloDatumPlacilaDatum zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloZnesekZnesek zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloValutaValuta zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloNacinPlacila Način zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloOpombeOpombe zabeleženega plačila.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek ZabelezenaPlacila .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za zabeležena plačila ne vsebuje zaznamka ZabelezenaPlacila  se zabeležena plačila ne bodo izpisala na računu.



Na računu je možno izpisati tudi seštevek tež prodanih artiklov po primarni/sekundarni skupini.

Za tabelo je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce) za primarne skupine:

TezaPoPrimSkupinahArtiklaPozicijaPozicija s piko.
TezaPoPrimSkupinahArtiklaSkupinaArtiklaIzpis oznake skupine artikla.
TezaPoPrimSkupinahArtiklaTezaSeštevek tež za to skupino artiklov. Teža se izračuna iz enote mere (če je enora mere postavke "kg", je teža kar količina, drugače se izračuna kot količina * teža artikla, če le ta obstaja).

ali za sekundarne skupine:

TezaPoSekSkupinahArtiklaPozicijaPozicija s piko.
TezaPoSekSkupinahArtiklaSkupinaArtiklaIzpis oznake skupine artikla.
TezaPoSekSkupinahArtiklaTezaSeštevek tež za to skupino artiklov. Teža se izračuna iz enote mere (če je enora mere postavke "kg", je teža kar količina, drugače se izračuna kot količina * teža artikla, če le ta obstaja)

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek TezaPoPrimSkupinahArtikla  za primarne skupine in zaznamek TezaPoSekSkupinahArtikla  za sekundarne skupine. Za izpis skupnega seštevka tež, je možno uporabiti zaznamka TezaPoPrimSkupinahArtiklaSkupajTeza  in TezaPoSekSkupinahArtiklaSkupajTeza .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za skupine artiklo ne vsebuje zaznamka TezaPoPrimSkupinahArtikla  ali TezaPoSekSkupinahArtikla  se obroki ne bodo izpisali na računu.


Na računu je možno izpisati tudi seštevek količin prodanih artiklov po primarni/sekundarni skupini in enoti mere.

Za tabelo je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce) za primarne skupine:

KolPoPrimSkupinahArtiklaPozicijaPozicija s piko.
KolPoPrimSkupinahArtiklaSkupinaArtiklaIzpis oznake skupine artikla.
KolPoPrimSkupinahArtiklaEnotaMereIzpis enote mere.
KolPoSekSkupinahArtiklaKolicinaIzpis seštete količine artiklov.
KolPoPrimSkupinahArtiklaTezaSeštevek tež za to skupino artiklov in enoto mere. Teža se izračuna iz enote mere (če je enora mere postavke "kg", je teža kar količina, drugače se izračuna kot količina * teža artikla, če le ta obstaja).

ali za sekundarne skupine:

KolPoSekSkupinahArtiklaPozicijaPozicija s piko.
KolPoSekSkupinahArtiklaSkupinaArtiklaIzpis oznake skupine artikla.
KolPoSekSkupinahArtiklaEnotaMereIzpis enote mere.
KolPoPrimSkupinahArtiklaKolicinaIzpis seštete količine artiklov.
KolPoSekSkupinahArtiklaTezaSeštevek tež za to skupino artiklov in enoto mere. Teža se izračuna iz enote mere (če je enora mere postavke "kg", je teža kar količina, drugače se izračuna kot količina * teža artikla, če le ta obstaja).

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KolPoPrimSkupinahArtikla  za primarne skupine in zaznamek KolPoSekSkupinahArtikla  za sekundarne skupine. Za izpis skupnega seštevka tež, je možno uporabiti zaznamka KolPoPrimSkupinahArtiklaSkupajTeza  in KolPoSekSkupinahArtiklaSkupajTeza .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za podatke ne vsebuje zaznamka KolPoSekSkupinahArtikla  ali KolPoSekSkupinahArtikla  se podatki ne bodo izpisali na računu.

 

4.32.2.5. Dodatni zaznamki za avansni račun

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za avansni račun:

DatumPrejemaPredplacilaDatum prejema predplačila.
DatumOpravljeneStoritvePredviden datum opravljene storitve.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.
VezaRacunŠtevilka računa na podlagi katerega je bil izdan avansni račun.
VezaPonudbaŠtevilka ponudbe iz katere je bil izstavljen avansni račun.

 

4.32.2.6. Dodatni zaznamki za dobropis

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za dobropis:

VezaRacunŠtevilka računa na podlagi katerega je bil izdan dobropis.
VezaAvansniRacunŠtevilka avansnega računa, ki se veže na dobropis.
DatumOpravljeneStoritveDatum opravljene storitve.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.

 

4.32.2.7. Dodatni zaznamki za ponudbo

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za ponudbo:

DatumVeljavnostiDatum veljavnosti ponudbe
DatumIzvedbe dobava/izvedba ponudbe do dne

 

4.32.2.8. Dodatni zaznamki za naročilo dobavitelju in dobavnico

DobaviteljNazivNaziv dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljNazivDvojnikNaziv dobavitelja v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljNaziv2Naziv dobavitelja v vrstici za dodatni naziv. (Dobavnica)
DobaviteljNaziv2DvojnikNaziv dobavitelja v vrstici za dodatni naziv v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljKontaktnaOsebaDobavitelj kontaktna oseba. (Dobavnica)
DobaviteljUlicaUlica dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljUlicaDvojnikUlica dobavitelja v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljPostaKrajPoštna številka in kraj dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljPostaKrajDvojnikPoštna številka in kraj dobavitelja v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljPostaSamo poštna številka dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljKrajKraj dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljDrzavaDržava dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljDrzavaSamoTujinaDržava dobavitelja, ki pa se izpiše samo v primeru, če ni iz Slovenije (Dobavnica)
DobaviteljDavcnaStevilkaID št. za DDV dobavitelja. Za račune pred 1.5.2004 je to vedno davčna številka dobavitelja. V primeru, da kupec ni zavezanec za DDV je to davčna številka. (Dobavnica)
DobaviteljDavcnaStevilkaDvojnikID št. za DDV dobavitelja. Za račune pred 1.5.2004 je to vedno davčna številka dobavitelja. V primeru, da kupec ni zavezanec za DDV je to davčna številka. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljFaxFAX številka dobavitelja v kolikor je le ta vpisan v podatkih dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljEmailElektronski naslov dobavitelja v kolikor je le ta vpisan v podatkih dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljTelefonTelefonska številka dobavitelja v kolikor je le ta vpisana v podatkih dobavitelja. (Dobavnica)
DatumIzvedbeRok dobave/izvedbe (naročilo dobavitelju)
DatumDobaveRok dobave (dobavnica)
RokPlacilaDniRok plačila naročila v dnevih
DatumPlacilaDatum plačila naročila
NarocilNaročnik naročila
DobaviteljFaxFAX številka dobavitelja, v kolikor je le ta vpisana v podatkih dobavitelja.
DobaviteljEmailElektronski naslov dobavitelja, v kolikor je le ta vpisan v podatkih dobavitelja.
DobaviteljTelefonTelefonska številka dobavitelja, v kolikor je le ta vpisana v podatkih dobavitelja.
VezaRacunŠtevilka računa na katerega je vezana dobavnica.
VezaDobropisŠtevilka dobropisa na katerega je vezana dobavnica.
StroskovnoMestoSkladisceStroškovno mesto skladišča vezanega na dobavnico.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.

Dodatni zaznamki postavk dobavnice:

PostavkeNabavnaCenaNabavna cena postavke.
PostavkeNabavnaVrednostNabavna vrednost postavke.
PostavkeOpombaIzpis opombe vpisane na postavki/artiklu na dobavnici

Dodatna postavka za skupne znske na podlagi zgornjih postavk v tabeli:

SkupajNabavnaVrednostBrezDDVSkupna nabavna vrednost na dokumentu.

 

4.32.2.9. Dodatni zaznamki za opomin

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za opomin.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

OpOznakaZaKnjizenjeIzpis številke računa, za katerega se pošilja opomin
OpDatumDokumentaDatum računa, za katerega se izstavlja opomin
OpRokPlacilaDatum zapadlosti računa oz. posamezne postavke
OpZnesekRacunaCelotni znesek računa, za katerega se opominja stranko
OpOstaneZaPlaciloOdprti znesek računa, za katerega se opominja stranko
OpOpisKnjizbeOpis računa, za katerega se izstavlja opomin

 

4.32.2.10. Dodatni zaznamki za naročilo kupca

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za naročilo kupca.

DatumNarocilaDatum (prejema) naročila (ni nujno enako datumu dokumenta v našem sistemu, če ni vpisano vzame datum dokumenta).
DatumIzvedbeDatum dobave/izvedbe naročila.
NarocilKontaktIme osebe, ki je oddala naročilo, poljuben vpis direktno na dokumentu.
VezaPonudbaŠtevilka ponudbe iz katere je bila naročilnica izstavljena.
VezaPonudbaDatumIzpiše datum ponudbe iz katere je bila naročilnica izstavljena.
PostavkeVezaNaDobavnicoVeza posamezne postavke na dobavnico
PostavkeVezaNarociloDobaviteljuVeza posamezne postavke na naročilo odbavitelju.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.
VezaPrevzemnicaVeze na prevzemnice.
PostavkeNarociloKupcaDobavljenaKolIzpis že izdobavljene količine v tabeli postavk na naročilu kupca

 

4.32.2.11. Dodatni zaznamki za rezervacijo

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za rezervacijo.

StevilkaDokumentaŠtevilka rezervacije.
KrajIzstavitveDokumentaKraj izstavitve rezervacije.
KrajIzstavitveDokumenta2Kraj izstavitve rezervacije dvojnik.
DestinacijaPolje kamor vpišemo destinacijo potovanja.
Destinacija2Polje kamor vpišemo destinacijo potovanja.
NamestitevPodatek o namestitivi.
Namestitev2Podatek o namestitivi.
RezStPartnerjaRezervacijska števika partnerja.
RezStPartnerja2Rezervacijska števika partnerja dvojnik.
SteviloOsebŠtevilo oseb.
SteviloOseb2Število oseb dvojnik.
RegijaRegija potovanja.
TerminOdDatum od kdaj bo potovanje trajalo.
TerminDoDatum do kdaj bo potovanje trajalo.
TerminOd2Datum od kdaj bo potovanje trajalo.
TerminDo2Datum do kdaj bo potovanje trajalo.
PrvaStoritevPrva storitev rezervacije.
ZadnjaStoritevZadnja storitev rezervacije.
PrvaStoritev2Prva storitev rezervacije dvojnik.
ZadnjaStoritev2Zadnja storitev rezervacije dvojnik.
PrevozPodatek o prevozu.
StoritveStoritve, ko so vključene v rezervacijo.
Storitve2Storitve, ko so vključene v rezervacijo dvojnik.
OpombeRezervacijeOpombe na rezervaciji.
OpombeRezervacije2Opombe na rezervaciji dvojnik.
NosilecNazivNaziv nosilca rezervacije.
NosilecUlicaUlica nosilca rezervacije.
NosilecPostaPošta nosilca rezervacije.
NosilecKrajKraj nosilca rezervacije.
NosilecDrzavaDržava nosilca rezervacije.
NosilecTelefonKontaktni telefon nosilca rezervacije.
OrganizatorPodatek o organizatorju potovanja.
DatumIzdajeDatum izdaje rezervacije.
DatumIzdaje2Datum izdaje rezervacije dvojnik.
ZnesekProvizijeZnesek provizije.
ZnesekProvizije2Dvojnik zgornjega zaznamka.
ProcentProvizijeProcent provizije.
OsnovaZaDDVProvizijeOsnova za izračun ddv provizije.
ZnesekDDVProvizijeZnesek ddv provizije.
RizikoOdpovediZnesek rizika odpovedi.
DokumentIzpisalIzpis uporabnika, ki je izpisal dokument.

Podatki udeležencev:

UdelezenecPozicijaZap. številka udeleženca.
UdelezenecPozicijaSPikoZap. številka udeleženca s piko.
UdelezenecPriimekInImeIme in priimek udeleženca.
UdelezenecDatumRojstvaDatum rojstva udeleženca.
UdelezenecPopustPopust za udeleženca.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Udelezenci .

Podvojen izpis podatkov udeležencev:

UdelezenecPozicija2Zap. številka udeleženca.
UdelezenecPozicijaSPiko2Zap. številka udeleženca s piko.
UdelezenecPriimekInIme2Ime in priimek udeleženca.
UdelezenecDatumRojstva2Datum rojstva udeleženca.
UdelezenecPopust2Popust za udeleženca.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Udelezenci2 .

Podatki obračunskih postavk rezervacije:

ObracunPostavkaPozicijaZap. številka obračunske postavke.
ObracunPostavkaPozicijaSPikoZap. številka obračunske postavke s piko.
ObracunPostavkaOpisOpis obračunske postavke.
ObracunPostavkaOpis2Opis obračunske postavke.
ObracunPostavkaKolicinaKoličina na postavki.
ObracunPostavkaZnesekZnesek.
ObracunPostavkaPopustPopust.
ObracunPostavkaSkupajSkupen znesek postavke.
ObracunZnesekZaPlaciloSeštevek znesekov postavk za plačilo.
ObracunZnesekZaPlaciloVDomValSeštevek znesekov postavk za plačilo, v domači valuti.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek ObracunPostavke .

Podatki zabeleženih plačil rezervacije:

PlaciloPozicijaZap. številka plačila.
PlaciloNazivPlacnikaNaziv plačnika.
PlaciloStDokumentaŠtevilka dokumenta, če je bilo plačano s kuponom itd.
PlaciloOpombeOpombe plačila.
PlaciloDatumPlacilaDatum plačila.
PlaciloNacinPlacilaNačin plačila.
PlaciloZnesekZnesek plačila.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Placila .

 

4.32.2.12. Dodatni zaznamki za medskladiščni prenos

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za izpis medskladiščnice.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

IzSkladiscaIz katerega skladišča prenašate artikel.
VSkladisceV katero skladišče prenašate artikel.
PostavkeMedskladiscnicaNabavnaCenaNabavna cena postavke
PostavkeMedskladiscnicaNabavnaVrednostNabavna vrednost postavke (nabavna cena * količina)
PostavkeMedskladiscnicaVeleprodajnaCenaVeleprodajna cena postavke
PostavkeMedskladiscnicaVpVrednostVeleprodajna vrednost postavke (veleprodajna cena * količina)
PostavkeMedskladiscnicaMaloprodajnaCenaMaloprodajna cena postavke
PostavkeMedskladiscnicaMpVrednostMaloprodajna vrednost postavke (maloprodajna cena * količina)
SkupajMedskladiscnicaKolicinaSkupna količina postavk na medskladiščnici
SkupajMedskladiscnicaNabavnaVrednostSkupna nabavna vrednost postavk na medskladiščnici
SkupajMedskladiscnicaVpVrednostSkupna veleprodajna vrednost postavk na medskladiščnici
SkupajMedskladiscnicaMpVrednostSkupna maloprodajna vrednost postavk na medskladiščnici

 

4.32.2.13. Dodatni zaznamki za prevzemni list

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za prevzemni list.

VSkladiscePodatek v katero skladišče gre blago na prevzemnem listu.
KrajPrevzemaDokumentaStroškovno mesto, kjer je bil prevzet dokument.
DokumentPrevzelOseba, ki je prevzela dokument
DatumPrevzemaIzpiše datum prevzema blaga.
ZunanjaStDobavniceIzpiše številko prejete dobavnice.
ZunanjiDatumDobavniceIzpiše datum prejete dobavnice.
KontrolnaKolicinaIzpiše količina za kontrolo blaga.
NarocilnicaIzpiše številko naročilnice.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.

Zaznamki za izpis postavk.

PostavkeSerijskeStevilkeSerijske številke artikla.
PostavkeNabavnaCenaNabavna cena artikla.
PostavkeNabavnaVrednostNabavna vrednost artiklov (količina*cena).
PostavkeVpRazlikaVCeniVeleprodajna razlika v ceni, za artikal.
PostavkeVpRazlikaVCeniVrednostSkupaj veleprodajna razlika v ceni (cena*količina).
PostavkeVpMarzaOdstotekOdstotek marže na veleprodajno ceno.
PostavkeVpMarzaCena marže na veleprodajno ceno.
PostavkeVpMarzaVrednostVrednost marže artiklov na veleprodajno vrednost (količina*cena)
PostavkeVpCenaVeleprodajna cena artikla.
PostavkeVpVrednostVeleprodajna vrednost za artikle (cena*količina).
PostavkeMpRazlikaVCeniMaloprodajna razlika v ceni, za artikal.
PostavkeMpRazlikaVCeniVrednostSkupaj maloprodajna razlika v ceni (cena*količina).
PostavkeMpMarzaOdstotekOdstotek marže na maloprodajno ceno.
PostavkeMpMarzaCena marže na maloprodajno ceno.
PostavkeMpMarzaVrednostVrednost marže artiklov na maloprodajno ceno (količina*cena).
PostavkeMpCenaMaloprodajna cena artikla.
PostavkeMpVrednostMaloprodajna vrednost za artikle (količina*cena).
PostavkeMpCenaZDDVMaloprodajna cena z DDV.
PostavkeMpVrednostZDDVMaloprodajna vrednost z DDV (količina*cena).
PostavkeMpCenaZnesekDDVZnesem DDV za maloprodajno ceno.
PostavkeCrtnaKodaČrtna koda artikla.
PostavkeTezaArtiklaTeža artikla.
PostavkeKataloskaStevilkaKataloška številka artikla.
PostavkeDobaviteljevaCenaDobaviteljeva cena artikla.
PostavkeVrednostVDobValutiVrednost artikla v dobavitelje valuti.
PostavkeDobCenaVDomValutiDobaviteljeva cena v domači valuti.
PostavkeDobVrednostVDomValutiDobaviteljeva vrednost v domači valuti.
PostavkeRabatDobaviteljaRabat dobavitelja v procentih.
PostavkeZnesekRabataZnesek rabata na postavki (rabat * količina).
PostavkeDelezStrTransportaDelež stroška transporta.
PostavkeStrosekTransportaStrošek transporta.
PostavkeCarinaCarina.
PostavkeZnesekCarineZnesek carine.
PostavkeVstopniDDVVstopni DDV.
PostavkeZnesekVstopnegaDDVVrednost vstopnega DDV (vstopni ddv * količina).
PostavkeNeposredniStroskiNeposredni stroški.
PostavkeSkupajNeposredniStroskiSkupaj neposredni stroški na postavki.
PostavkeNabVredZVstopnimDDVNabavna vrednost z vstopnim DDV.

Zaznamki za seštevke postavk:

SkupajNabavnaVrednostBrezDDVSkupna nabavna vrednost brez DDV.
SkupajVpMarzaVrednostSkupna vrednost marže na veleprodajno vrednost (znesek * količina).
SkupajVpMarzaSkupni znesek marže na veleprodajno vrednost za eno enoto.
SkupajVpVrednostSkupna veleprodajna vrednost (znesek * količina).
SkupajVpZnesekSkupni veleprodajni znesek za eno enoto.
SkupajVpRazlikaVCeniVrednostSkupna veleprodajna razlika v ceni.
SkupajMpMarzaVrednostSkupna vrednost marže na maloprodajno vrednost (znesek * količina).
SkupajMpMarzaSkupna vrednost marže na maloprodajno vrednost na eno enoto.
SkupajMpVrednostBrezDDVSkupna maloprodajna vrednost brez DDV
SkupajMpRazlikaVCeniVrednostSkupna maloprodajna razlika v ceni.
SkupajMpDDVVrednostSkupna vrednost DDV za maloprodajno vrednost (vrednost * količina).
SkupajMpDDVSkupna vrednost DDV za maloprodajno vrednost na eno enoto.
SkupajMpVrednostSkupna maloprodajna vrednost (znesek * količina).
SkupajMpZnesekSkupna maloprodajna vrednost na eno enoto.
SkupajNabVredZVstopnimDDVSkupaj nabavna vrednost z vstopnim DDV.

Zaznamki za izpis zneseka stroškov transporta, carine, ipd.

SkupajZnesekRabataSkupaj znesek rabat dobavitelja.
SkupajStrosekTransportaSkupaj znesek stroškov transporta.
SkupajZnesekCarineSkupaj znesek carine.
SkupajNeposredniStroskiSkupaj neposredni stroški.
SkupajNabavnaVrednostBrezDDVSkupaj nabavna vrednost artiklov brez ddv.
SkupajVrednostVDobValutiSkupaj vrednost prevzetih artiklov v dobaviteljevi valuti.
SkupajVrednostVDomValutiSkupaj vrednost prevzetih artiklov v domači valuti.
SkupajZnesekVstopnegaDDVSkupaj znesek vstopnega DDV.

 

4.32.2.14. Bookmarki oz. zaznamki za delovni nalog

Ko želimo v MS Wordu narediti predlogo za tiskanje delovnega naloga, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

DNDodeljenZaposlenemuZaposleni, kateremu je DN dodeljen
DNPricetekDelaDatum pričetka dela
DNRokIzvedbeDelaPredvideni datum izvedbe dela
DNDatumIzvedbeDelaDatum izvedbe dela
DNDatumZapiranjaDatum zapiranja DN
DNStatusStatus DN
DNPoslovnoLetoPoslovno leto na DN
DNSkladisceVhodnegaMaterialaSkladišče vhodnega materiala
DNSkladisceGotovihIzdelkovSkladišče gotovih izdelkov
DNValutaDenarna valuta
DNValuta2Denarna valuta, v primeru, ko želimo da se denarna valuta izpiše na dveh mestih
DNOpisNarocilaOpis naročila na DN
DNKontaktnaOsebaNarocnikaKontaktna oseba naročnika
DNLokacijaDelaLokacija dela

Za tabelo postavk naročenih izdelkov je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNNaroceniIzdelkiPozicijaZaporedna številka postavke naročenih izdelkov
PostavkeDNNaroceniIzdelkiPozicijaSPikoZaporedna številka postavke naročenih izdelkov s piko
PostavkeDNNaroceniIzdelkiSifraArtiklaŠifra artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiNazivNaziv artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiOpisOpis artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiDolgiOpisNaziv in opis artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiKolicinaKoličina artiklov oz. naročenih izdelkov
PostavkeDNNaroceniIzdelkiKolBrezDecKoličina artiklov oz. naročenih izdelkov brez decimalk
PostavkeDNNaroceniIzdelkiEnotaMereEnota mere za postavko
PostavkeDNNaroceniIzdelkiKataloskaStKataloška številka artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiSerijskeStSerijske številke artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiCrtnaKodaČrtna koda artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiKolVSkladiscuKoličina že prenešenih artiklov oz. naročenih izdelkov na skladišče gotovih izdelkov
PostavkeDNNaroceniIzdelkiNabCenaMatNabavna cena materiala
PostavkeDNNaroceniIzdelkiNabVredMatNabavna vrednost materiala (nabavna cena * količina)
PostavkeDNNaroceniIzdelkiCenaMatBrezDDVCena postavke materiala brez ddv
PostavkeDNNaroceniIzdelkiVredMatBrezDDVVrednost postavke materiala brez ddv (cena * količina)
PostavkeDNNaroceniIzdelkiCenaBrezDDVCena postavke naročenega izdelka brez ddv
PostavkeDNNaroceniIzdelkiVrednostBrezDDVVrednost naročenega izdelka brez ddv (cena * količina)

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNNaroceniIzdelki

Za vsote postavk tabele naročenih izdelkov so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajDNNaroceniIzdelkiKolicinaSkupna količina artiklov oz. naročenih izdelkov
SkupajDNNaroceniIzdelkiKolVSkladiscuSkupna količina že prenešenih artiklov oz. naročenih izdelkov na skladišče gotovih izdelkov
SkupajDNNaroceniIzdelkiNabVredMatSkupna nabavna vrednost materiala
SkupajDNNaroceniIzdelkiVredMatBrezDDVSkupna vrednost materiala brez ddv
SkupajDNNaroceniIzdelkiVrednostBrezDDVSkupna vrednost artiklov oz. naročenih izdelkov brez ddv

Za tabelo postavk prevzetega materiala na delovni nalog je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNPrevzetMaterialPozicijaZaporedna številka postavke prezetega materiala
PostavkeDNPrevzetMaterialPozicijaSPikoZaporedna številka postavke prezetega materiala s piko
PostavkeDNPrevzetMaterialSifraArtiklaŠifra artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialNazivNaziv artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialOpisOpis artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialDolgiOpisNaziv in opis artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialKolicinaKoličina artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialKolBrezDecKoličina artikla oz. prevzetega materiala na DN brez decimalk
PostavkeDNPrevzetMaterialEnotaMereEnota mere za postavko
PostavkeDNPrevzetMaterialSerijskeStSerijske številke artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialKataloskaStKataloška številka prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialCrtnaKodaČrtna koda artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialNabavnaCenaNabavna cena artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialCenaBrezDDVCena artikla oz. prevzetega materiala na DN brez ddv

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNPrevzetMaterial

Za vsoto postavk tabele prevzetega materiala na delovni nalog je na voljo naslednji zaznamek:

SkupajDNPrevzetMaterialKolicinaSkupna količina artiklov oz. prevzetih materialov na DN

Za tabelo postavk porabljenega materiala v proizvodnji je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNPorabljenMaterialPozicijaZaporedna številka postavke porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialPozicijaSPikoZaporedna številka postavke porabljenega materiala s piko
PostavkeDNPorabljenMaterialSifraArtiklaŠifra artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialNazivNaziv artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialOpisOpis artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialDolgiOpisNaziv in opis artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialKolicinaKoličina artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialKolBrezDecKoličina artikla oz. porabljenega materiala brez decimalk
PostavkeDNPorabljenMaterialEnotaMereEnota mere za postavko
PostavkeDNPorabljenMaterialSerijskeStSerijske številka artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialKataloskaStKataloška številka artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialCrtnaKodaČrtna koda artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialSifraIzdelkaŠifra naročenega izdelka za katerega se je porabil material
PostavkeDNPorabljenMaterialNabavnaCenaNabavna cena artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialNabVredNabavna vrednost artikla oz. porabljenega materiala (nabavna cena * količina)
PostavkeDNPorabljenMaterialCenaBrezDDVCena artikla oz. porabljenega materiala brez ddv
PostavkeDNPorabljenMaterialVredBrezDDVVrednost artikla oz. porabljenega materiala brez ddv (cena * količina)

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNPorabljenMaterial

Za vsote postavk tabele porabljenega materiala v proizvodnji so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajDNPorabljenMaterialKolicinaSkupna količina artiklov oz. porabljenega materiala
SkupajDNPorabljenMaterialNabavnaVrednostSkupna nabavna vrednost artiklov oz. porabljenega materiala
SkupajDNPorabljenMaterialVrednostBrezDDVSkupna vrednost artiklov oz. porabljenega materiala brez ddv
SkupajDNPorabljenMaterialVredBrezDDV2Skupna vrednost artiklov oz. porabljenega materiala brez ddv, v primeru, ko želimo da se vrednost izpiše na dveh mestih

Za tabelo postavk dobavljenega materiala je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNDobavljenMaterialPozicijaZaporedna številka postavke dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialPozicijaSPikoZaporedna številka postavke dobavljenega materiala s piko
PostavkeDNDobavljenMaterialSifraArtiklaŠifra artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialNazivNaziv artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialOpisOpis artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialDolgiOpisNaziv in opis artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialKolicinaKoličina artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialKolBrezDecKoličina artikla oz. dobavljenega materiala brez decimalk
PostavkeDNDobavljenMaterialEnotaMereEnota mere za postavko
PostavkeDNDobavljenMaterialSerijskeStSerijske številka artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialKataloskaStKataloška številka artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialCrtnaKodaČrtna koda artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialNabavnaCenaNabavna cena artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialNabVredNabavna vrednost artikla oz. dobavljenega materiala (nabavna cena * količina)
PostavkeDNDobavljenMaterialCenaBrezDDVCena artikla oz. dobavljenega materiala brez ddv
PostavkeDNDobavljenMaterialVredBrezDDVVrednost artikla oz. dobavljenega materiala brez ddv (cena * količina)
PostavkeDNDobavljenMaterialSkladisceSkladišče iz katerega smo dobavili material
PostavkeDNDobavljenMaterialVezaDobavnicaVeza na dobavnico s katero smo dobavili material

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNDobavljenMaterial

Za vsote postavk tabele dobavljenega materiala so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajDNDobavljenMaterialKolicinaSkupna količina artiklov oz. dobavljenega materiala
SkupajDNDobavljenMaterialVrednostBrezDDVSkupna vrednost artiklov oz. dobavljenega materiala brez ddv
SkupajDNDobavljenMaterialVredBrezDDV2Skupna vrednost artiklov oz. dobavljenega materiala brez ddv, v primeru, ko želimo da se vrednost izpiše na dveh mestih

Za tabelo postavk obračunanih delovnih ur je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNDelovneUrePozicijaZaporedna številka postavke obračunanih delovnih ur
PostavkeDNDelovneUrePozicijaSPikoZaporedna številka postavke obračunanih delovnih ur s piko
PostavkeDNDelovneUreDatumDatum obračuna delovnih ur
PostavkeDNDelovneUreStrankaStranka za katero smo obračunali delovne ure
PostavkeDNDelovneUreDelavecDelavec, ki je izdelek sestavljal preko tega DN
PostavkeDNDelovneUreTarifaOznaka tarife po kateri se bodo obračunale delovne ure za izdelavo izdelka na DN
PostavkeDNDelovneUreOpisDelaOpis dela
PostavkeDNDelovneUrePorabljenCasPorabljen čas delavca za njegovo delo
PostavkeDNDelovneUreCenaBrezDDVCena urne postavke brez ddv
PostavkeDNDelovneUreVrednostBrezDDVVrednost opravljenega dela brez ddv
PostavkeDNDelovneUreVezaRacunVeza na račun po katerem smo zaračunali opravljeno delo

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNDelovneUre

Za vsote postavk tabele obračunanih ur so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajDNDelovneUrePorabljenCasSkupni porabljen delovni čas
SkupajDNDelovneUreVrednostBrezDDVSkupna vrednost opravljenega dela brez ddv
SkupajDNDelovneUreVrednostBrezDDV2Skupna vrednost opravljenega dela brez ddv, v primeru, ko želimo da se vrednost izpiše na dveh mestih

Za skupni znesek na delovnem nalogu uporabimo naslednji zaznamek:

DNSkupnajZnesekSkupni znesek delovnega naloga.
SkupajDNRazlikaVCeniZnesek razlike v ceni (RVC) med skupno skupno prodajno vrednostjo naročenih izdelkov in skupno nabavno vrednostjo porabljenega materiala, dobavljenega materiala in delovnih ur

 

4.32.2.15. Dodatni zaznamki za dokument nivelacije

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za izpis dokumenta nivelacije cene.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

PostavkeNivelacijaSpremembaCeneProcentSprememba cene artikla v %
PostavkeNivelacijaStaraCenaStara cena artikla brez ddv
PostavkeNivelacijaStaraVrednostStara vrednost postavke brez ddv (stara cena * količina)
PostavkeNivelacijaNovaCenaNova cena artikla brez ddv
PostavkeNivelacijaNovaVrednostNova vrednost postavke brez ddv (stara cena * količina)
PostavkeNivelacijaStopnjaDDVStopnja DDV v %
PostavkeNivelacijaStariDDVZnesek DDV v stari zalogi
PostavkeNivelacijaNoviDDVZnesek DDV v novi zalogi
PostavkeNivelacijaRazlikaCenaRazlika med staro in novo ceno artikla brez ddv
PostavkeNivelacijaRazlikaDDVRazlika med starim in novim zneskom ddv
SkupajNivelacijaKolicinaSkupna količina artiklov
SkupajNivelacijaStaraVrednostSkupna stara vrednost brez ddv
SkupajNivelacijaNovaVrednostSkupna nova vrednost brez ddv
SkupajNivelacijaStariDDVSkupna vrednost ddv v stari zalogi
SkupajNivelacijaNoviDDVSkupna vrednost ddv v novi zalogi
SkupajNivelacijaRazlikaCenaSkupna razlika v ceni brez ddv
SkupajNivelacijaRazlikaDDVSkupna razlika v ddv

 

4.32.2.16. Dodatni zaznamki za medsebojno kompenzacijo

Ko želimo v MS Wordu narediti predlogo za tiskanje medsebojne kompenzacije, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

KompPartnerNazivNaziv partnerja.
KompDatumIzstavitvedatum izstavitve kompenzacije.
KrajIzstavitveDokumentaKraj izstavitve kompenzacije.
KompPartnerNaslovNaslov partnerja (izpiše celotni naslov: ulico, v novi vrstici pošto, kraj)
KompPartnerDavcnaAliIDdvStevilkaDavčna številka (za nezavezanca za DDV) oz. ID za DDV za zavezanca za DDV.
KompKontoTerjatevKonto terjatev.
KompOdprteTerjatveZnesekSkupajSkupni znesek odprtih terjatev
KompKontoObveznostiKonto obveznosti.
KompOdprteObveznostiZnesekSkupajSkupni znesek odprtih obveznosti.
KompPredlaganiZnesekPobotaZnesek pobota
KompPredlaganiZnesekPobotaZBesedamiZnesek pobota z besedami

Na medsebojni kompenzaciji imamo na voljo posebne zaznamke za izpis terjatv:

KompOdprteTerjatveDatumDokumentaDatum dokumenta.
KompOdprteTerjatveObdobjeObdobje dokumenta.
KompOdprteTerjatveZapadlostZapadlost dokumenta
KompOdprteTerjatveStroskovnoMestoStroškovno mesto.
KompOdprteTerjatveStTemeljniceŠtevilka temelnjice.
KompOdprteTerjatveDokumentKnjižen dokument.
KompOdprteTerjatveBesediloBesedilo knjižbe.
KompOdprteTerjatveZnesekZnesek knjižbe.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KompOdprteTerjatve .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za obroke ne vsebuje zaznamka KompOdprteTerjatve  se terjatve ne bodo izpisale na medsebojni kompenzaciji.

Na medsebojni kompenzaciji imamo na voljo posebne zaznamke za izpis obveznosti:

KompOdprteObveznostiDatumDokumentaDatum dokumenta.
KompOdprteObveznostiObdobjeObdobje dokumenta.
KompOdprteObveznostiZapadlostZapadlost dokumenta
KompOdprteObveznostiStroskovnoMestoStroškovno mesto.
KompOdprteObveznostiStTemeljniceŠtevilka temeljnice.
KompOdprteObveznostiDokumentKnjižen dokument.
KompOdprteObveznostiBesediloBesedilo knjižbe.
KompOdprteObveznostiZnesekZnesek knjižbe.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KompOdprteObveznosti .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za obroke ne vsebuje zaznamka KompOdprteObveznosti  se obveznosti ne bodo izpisale na medsebojni kompenzaciji.

 

4.32.2.17. Dodatni zaznamki za reverz

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za reverz.

KomisionarNazivNaziv komisionarja
KomisionarUlicaUlica komisionarja
KomisionarPostaPošta komisionarja
KomisionarKrajKraj komisionarja
KomisionarPostaKrajPošta in kraj komisionarja
KomisionarDrzavaDržava komisionarja
KomisionarDavcnaStevilkaDavčna številka komisionarja

 

4.32.2.18. Dodatni zaznamki za darilni bon

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za darilne bone:

StevilkaBonaŠtevilka bona (serijska št) katero vnesemo
DatumIzstavitveDatum izdaje darilnega bona
DatumVeljavnostiVeljavnost darilnega bona
PrejemnikNazivNaziv prejemnika darilnega bona
PrejemnikUlicaUlica prejemnika darilnega bona
PrejemnikPostaPošta in kraj prejemnika darilnega bona
NominalnaVrednostNominalna vrednost darilnega bona
NominalnaVrednostZValutoNominalna vrednost, izpisana z valuto npr.: 50 EUR

 

4.32.2.19. Dodatni zaznamki za uporabo v privzetih predlogah iz galerije predlog

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za nastavitve izspisa in se uporabljajo trenutno v privzetih predlogah v Galeriji predlog pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve videza dokumentov:

  
Galerija predlog
  
  Slika 207: Galerija predlog

Ti zaznamki so običajno vključeni v oznako dataSection, kjer preverjamo če je pogoj izpolnjen, se izpiše.

Primer uporabe za izpis šifra artikla, če ta obstaja za zaznamek ItemsShowBoolCode

<main>
    <section id="invoice-items">
       <table class="list-table">
           <tr>
                <dataSection bookmark="ItemsShowBoolCode" showOnValue="1">
                     <th>Šifra artikla</th>
                </dataSection>
            </tr>
        ...
             <dataTableRow bookmark="Postavke">
            <tr>
                 <dataSection bookmark="ItemsShowBoolCode" showOnValue="1">
                      <td><data bookmark="PostavkeSifraArtikla">123456</data></td>
                 </dataSection>
             </tr>
        ...
        <table>
    </section>
</main>


Primer nam prikazuje, da se bo naslovna prva vrstica "Šifra artikla" v stolpcu tabele postavk izpisala le, če bo izpolnjen pogoj in bo zaznamek ItemsShowBoolCode imel vrednost 1. Podobno velja še za celotni stolpec, ki s eizpolni za šifro artikla. Torej če ta pogoj ni izpolnjen, stolpca za izpis šifre artikla ne bo.

4.32.2.20. Seznam zaznamkov

Zaznamki v povezavi nastavitev glave in pozicije logotipov

DocumentFooterHtmlCustomType
IsTempMandantPrintBool
DocumentHeaderHtmlImageScaled
DokumentSkeniranPodpisHorizontalniZamikVrednost, ki jo zaznamek izpiše je vrednost vpisana v "Horizontalni zamik podpisa:" v zavihku "Dodatne nastavitve".
DocumentHeaderHtmlImageBoolVrednosti zaznamka so lahko 0 - logotip se ne iuriše in 1 - logotip se izriše.
DokumentGlavaHtmlSirinaLogotipaVrednost, ki jo zaznamek izpiše je vrednost vpisana v "Povečava logotipa:" v zavihku "Glava dokumenta". Vrednost je v %.
DocumentHeaderTextWidthPercentageVrednost, ki jo zaznamek izpiše je vrednost vpisana v "Širina prostora za logotip:" v zavihku "Glava dokumenta". Vrednost je v %.
DokumentGlavaHtmlPozicijaLogotipa
DokumentGlavaHtmlPoravnavaTeksta
DokumentGlavaBesedilo
DokumentGlavaHtmlPrvaVrsticaKrepkoPogoj
DokumentGlavaBesediloPrvaVrstica
DokumentGlavaBesediloBrezPrveVrstice

Zaznamki v povezavi nastavitev dokumenta

SalesDocExceptSalesInvShowEmailPhoneBool
StevilkaDokumentaInternaKotVodilnaPogoj
StevilkaDokumentaInternaPogoj
DocumentClassId
DomacBancniRacunPogoj

Zaznamki v povezavi tabele postavk

ItemsShowBoolPosition
ItemsShowBoolCode
ItemsShowBoolBarCode
ItemsShowBoolBarCodeImage
ItemsShowBoolIntrastatCn8Code
ItemsShowBoolCatalogueCode
ItemsShowBoolGroupPrimary
ItemsShowBoolGroupSecundary
ItemsShowBoolDescriptionOrDescLong
ItemsShowBoolDescriptionLong
ItemsShowBoolPicture
ItemsShowBoolAssociatedSerialNumbers
ItemsShowBoolLotTrackingRecord
ItemsShowBoolWarrantyPeriod
ItemsShowBoolQuantity
ItemsShowBoolPackingQuantity
ItemsShowBoolQuantityWithPackingQuantity
ItemsShowBoolUnit
ItemsShowBoolWeightPerUnit
ItemsShowBoolAdditionalAttributeSlot1
ItemsShowBoolAdditionalAttributeSlot2
ItemsShowBoolAdditionalAttributeSlot3
ItemsShowBoolAdditionalAttributeSlot4
ItemsShowBoolAdditionalAttributeSlot5
ItemsShowBoolPrice
ItemsPriceBySubjectToVATAndPricingType
ItemsPriceWithDiscBySubToVATAndPrcType
ItemsShowBoolDiscount
ItemsShowBoolPriceWithDiscount
DokumentDDVZavezanec
ItemsShowBoolVatPercentage
ItemsShowBoolVatAmount
ItemsShowBoolAmount
ItemsAmountBySubjectToVATAndPricingType
ItemsAmountLabel

Zaznamki v povezavi skupnih zneskov dokumenta in obročnih plačil:

SkupajZnesekPopustaPoTipihCen
DocumentIsInHomeCurrBool
DocumentIsInVATCurrBoo
VATRecapitulationForInvoicingDocuments
DocumentIsInVATCurrBool
SkupajVraciloZnesek
DokumentDDVZavezanec
SalesInvoiceInstallmentsExistsBool
DodajUPNQRPogoj

Zaznamki v povezavi izpisa zaključnih besedil in noge

DokumentSkeniranPodpisPovecava

 

Primeri predlog za tiskanje računov

V tem poglavju smo pripravili nekaj primerov predlog za tiskanje računov in drugih vrst dokumentov. Predloge so pripravljene za urejanje in takojšno uporabo.

Ko se odločite za konkreten izgled računa morate naredit naslednje:


Galerija predlog za tiskanje dokumentov v formatu Word:

Oglejte si vnaprej pripravljene predloge za tisk dokumentov:

Predloga001
Predloga002
Predloga003









Predloga
Predloga2
Predloga6









Predloga4
Predloga42
Predloga43









Predloga3
Predloga4
Predloga9










 

4.32.2.20.1. Primer izgleda dokumenta: Enostavna z maloprodajnimi cenami

4.32.2.20.1.1 Datoteke

enostavnaPonudba1.doc
Velikost: 22,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
enostavnaRacun001.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
enostavnaRacunANG001.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
enostavnaDobavnica1.doc
Velikost: 14,50 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.
enostavnaVrednostnaDobavnica1.doc
Velikost: 18,50 kB
Predloga za tiskanje vrednostnih dobavnic.

4.32.2.20.1.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.2. Primer izgleda dokumenta: Enostavna z veleprodajnimi cenami

4.32.2.20.2.1 Datoteke

enostavnaPonudba2.doc
Velikost: 21,50 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
enostavnaRacun002.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
enostavnaRacunANG002.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
enostavnaDobavnica2.doc
Velikost: 14,50 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.
enostavnaVrednostnaDobavnica02.doc
Velikost: 18,50 kB
Predloga za tiskanje vrednostnih dobavnic.

4.32.2.20.2.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.3. Primer izgleda dokumenta: Enostavna - za spletne trgovine

4.32.2.20.3.1 Datoteke

enostavnaPonudba03.doc
Velikost: 22,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
enostavnaRacun003.doc
Velikost: 24,50 kB
Predloga za tiskanje računov.
enostavnaRacunANG003.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.

4.32.2.20.3.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.4. Primer izgleda dokumenta: Klasična

4.32.2.20.4.1 Datoteke

klasikaPonudba1.doc
Velikost: 36,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
klasik1davcnoInternaSt1.doc
Velikost: 48,50 kB
Predloga za tiskanje računov.
klasika1ANGdavcnoInternaSt.doc
Velikost: 47,39 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
klasikaDobavnica1.doc
Velikost: 32,00 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

4.32.2.20.4.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.5. Primer izgleda dokumentov: Klasična - odvetniška

4.32.2.20.5.1 Datoteke


klasikaPonudba2.doc
Velikost: 33,50 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
klasika2davcnoU.doc
Velikost: 21,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
klasika2ANGdavcnoU.doc
Velikost: 21,50 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.

4.32.2.20.5.2 Izgled dokumentov na primeru

  

 

4.32.2.20.6. Primer izgleda dokumenta: Klasična

4.32.2.20.6.1 Datoteke

ponudbaKlasika3.doc
Velikost: 48,50 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računKlasik3davcnoU.doc
Velikost: 33,50 kB
Predloga za tiskanje računov.
klasika3ANGdavcnoU.doc
Velikost: 32,50 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaKlasika3.doc
Velikost: 35,00 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

4.32.2.20.6.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.7. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

4.32.2.20.7.1 Datoteke

ponudbaKompleksna1.doc
Velikost: 41,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računKompleksna1davcnoUR.doc
Velikost: 46,30 kB
Predloga za tiskanje računov.
kompleksna1ANGdavcnoUR.doc
Velikost: 47,38 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaKompleksna1.doc
Velikost: 36,68 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

4.32.2.20.7.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.8. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

4.32.2.20.8.1 Datoteke

ponudbaKompleksna2.doc
Velikost: 41,99 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računKompleksna2davcna.doc
Velikost: 45,50 kB
Predloga za tiskanje računov.
kompleksna2ANGdavcnoU.doc
Velikost: 46,50 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaKompleksna2.doc
Velikost: 44,50 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

4.32.2.20.8.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.9. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

4.32.2.20.9.1 Datoteke

ponudbaKompleksna3.doc
Velikost: 46,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računKompleksna3davcnoUrej.doc
Velikost: 50,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
kompleksna3ANGdavcnoUrejena.doc
Velikost: 50,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaKompleksna3.doc
Velikost: 40,00 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

4.32.2.20.9.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.10. Primer izgleda dokumenta: Sodobna

4.32.2.20.10.1 Datoteke

ponudbaSodobna1.doc
Velikost: 66,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računSodobna11davcnoUr.doc
Velikost: 70,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
računSodobna1ANGdavcnoUr.doc
Velikost: 71,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaSodobna1.doc
Velikost: 51,50 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

4.32.2.20.10.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.11. Primer izgleda dokumenta: Sodobna

4.32.2.20.11.1 Datoteke

ponudbaSodobna3.doc
Velikost: 57,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računSodobna3davcnoUr.doc
Velikost: 61,73 kB
Predloga za tiskanje računov.
računSodobna3ANGdavcnoUr.doc
Velikost: 64,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaSodobna3.doc
Velikost: 52,12 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

4.32.2.20.11.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

Primeri predlog za tiskanje računov

V tem poglavju smo pripravili nekaj primerov HTML predlog za tiskanje računov in drugih vrst dokumentov. Predloge so pripravljene za urejanje in takojšno uporabo.

Ko se odločite za konkreten izgled računa morate naredit naslednje:


Galerija predlog za tiskanje dokumentov v formatu HTML:

Oglejte si vnaprej pripravljene predloge za tisk dokumentov:

Predloga001
Predloga002










Predloga
Predloga2










Predloga4
Predloga42










 

4.32.2.20.12. Primer izgleda dokumenta: Enostavna HTML z maloprodajnimi cenami

4.32.2.20.12.1 Datoteke

enostavnaMaloprodajna.zip
Velikost: 5,01 kB
HTML predloga za tiskanje dokumentov z maloprodajnimi cenami.

4.32.2.20.12.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.13. Primer izgleda dokumenta: Enostavna-HTML

4.32.2.20.13.1 Datoteke

enostavnaVeleprodajna.zip
Velikost: 5,01 kB
HTML predloga za tiskanje dokumentov z veleprodajnimi cenami.

4.32.2.20.13.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.14. Primer izgleda dokumenta: Klasična HTML

4.32.2.20.14.1 Datoteke

klasicnaMaloVele.zip
Velikost: 28,76 kB
Klasična HTML predloga za tiskanje dokumentov.


4.32.2.20.14.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.15. Primer izgleda dokumenta: Klasična HTML

4.32.2.20.15.1 Datoteke

klasicnaMaloVeleVezniDokNadPostavkami.zip
Velikost: 28,98 kB
Klasična HTML predloga za tiskanje dokumentov z maloprodajnimi ali veleprodajnimi cenami, z veznimi dokumenti nad postavkami in tabelo o specifikacijo DDV ko je to potrebno.

4.32.2.20.15.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.16. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna HTML kupec desno

4.32.2.20.16.1 Datoteke

kompleksnaKupecOknoDesno.zip
Velikost: 7,71 kB
HTML Predloga za tiskanje ponudb/predračunov, ki ima kupca zapisanega v okvirček desno. Vsebuje tudi specifikacijo DDV ko je to potrebno.

4.32.2.20.16.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.17. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna HTML kupec levo

4.32.2.20.17.1 Datoteke

kompleksnaKupecOknoLevo.zip
Velikost: 7,71 kB
HTML Predloga za tiskanje ponudb/predračunov, ki ima kupca zapisanega v okvirček levo.Vsebuje tudi specifikacijo DDV ko je to potrebno

4.32.2.20.17.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.2.20.18. Primer izgleda dokumenta: POS tiskalnik 80mm HTML

4.32.2.20.18.1 Datoteke

htmlPredloga80mm.zip
Velikost: 5,66 kB
HTML predloga za tiskanje dokumentov na POS tikalnik širine 80mm. Predloga se lahko uporablja za maloprodajne in veleprodajne račune.

4.32.2.20.18.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

4.32.3. Nastavitve besedil

Poleg logotipov lahko na izdanih dokumentih določimo tudi privzeta besedila, ki se izpišejo v vsebinskemu delu dokumenta torej pred in za tabelo s postavkami dokumenta.

Možnosti, ki jih imamo so prikazane na spodnji sliki:

  


V nastavitvah besedil lahko uporabljamo tudi način, ki nam omogoča, da se željeno besedilo izpiše avtomatsko. Na voljo imamo določene besede, ki jih moramo zapisati med dvema znakoma $ in program nam avtomatsko izpiše podatke.

Primer:

$NAZIV$, $SKLIC$, ...

Te besede lahko poljubno vključujemo v besedilo.


NAZIVNaziv mandanta (podjetje, ki izda dokument).
NASLOVNaslov mandanta.
MATICNA_STEVILKAMatična številka mandanta.
DAVCNA_STEVILKADavčna številka mandanta.
DDV_STEVILKAID številka za DDV mandanta.
TELEFONTelefon mandanta.
MOBILNI_TELEFONMobilni telefon mandanta.
FAXFax mandanta.
EMAILE-mail mandanta.
DOC_ISSUER Naziv izdajatelja dokumenta (organizacija)
DOC_ISSUER_EMAIL E-mail izstavljalca dokumenta
DOC_ISSUER_MOBILE Mobilni teelfon izstavljalca
DOC_ISSUER_PHONE Telefon izstavljalca
KRAJ_IZSTAVITVEKraj izstavitve dokumenta (racuna, ponudbe, dobropisa, avansnega racuna).
KRAJ_PREVZEMA Kraj prevzema dokumenta.
DANESDanašnji datum.
DENARNA_VALUTADenarna valuta dokumenta (EUR, ...).
GARANCIJA Garancijsko besedilo.
TRTransakcijski račun mandanta, ki je vnešen pod | Banka |Bančni računi.
IBAN IBAN številka, ki je vnešena na našemu bančnemu računu pod | Banka |Bančni računi.
SWIFT SWIFT/BIC banke, ki je vnešena na našemu bančnemu računu pod | Banka |Bančni računi.
BANK Izpiše naziv banke, ki je vnešen na vašem bančnem računu.
SKLICSklic dokumenta.
VALUTADatum zapadlosti dokumenta.
IZSTAVILOseba, ki je dokument izstavila - izpiše se ime/priimek uporabnika v spletni aplikaciji.
IZSTAVIL_EMAILE-mail izstavljalca dokumenta

Dodatno za avansni račun:

DATUM_PREDPLACILADatum predplačila avansnega računa.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

4.32.4. Nastavitve glave dokumenta

  1. V prazno polje vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo v glavi dokumenta. Prav tako izberemo ali naj se besedilo izpiše na levi/desni strani oz. na sredini dokumenta.
  2. Poravnamo lahko tudi logotip katerega velikost lahko tudi sami določimo tako, da vpišemo poljubno širino logotipa v % glede na širino glave dokumenta in kolikokrat v % želimo logotip povečati v primeru, da je premajhen.
  3. V kolikor želimo, da se prva vrstica v glavi dokumenta izpiše s krepkimi črkami, to možnost tudi odkljukamo.

  
Nastavitve za glavo dokumenta
  
  Slika 227: Nastavitve za glavo dokumenta

V formatu RTF/PDF lahko določimo glavo dokumenta tako, da se bo v glavi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu PNG ali JPEG.

V formatu HTML pa lahko določimo glavo dokumenta tako, da se bo v glavi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu GIF ali JPG.

S klikom na gumb Choose file oz. Brskaj poiščemo ustrezno sliko v svojih dokumentih in jo izberemo tako, da kliknemo nanjo. Nato jo dodamo v glavo dokumenta s klikom na gumb Prenesi datoteko:

  

S klikom na gumb Odstrani logotip lahko logotip tudi zbrišemo, če ga več ne želimo v glavi dokumenta.

 

4.32.5. Nastavitve noge dokumenta

  1. V prazno polje vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo v nogi dokumenta. Prav tako izberemo ali naj se besedilo izpiše na levi/desni strani oz. na sredini dokumenta.
  2. Poravnamo lahko tudi logotip katerega velikost lahko tudi sami določimo tako, da vpišemo poljubno širino logotipa v % glede na širino noge dokumenta in kolikokrat v % želimo logotip povečati v primeru, da je premajhen.
  3. V kolikor želimo, da se prva vrstica v nogi dokumenta izpiše s krepkimi črkami, to možnost tudi odkljukamo.

  
Nastavitve za izpis noge dokumenta
  
  Slika 229: Nastavitve za izpis noge dokumenta

V formatu RTF/PDF lahko določimo nogo dokumenta tako, da se bo v nogi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu PNG ali JPEG.

V formatu HTML pa lahko določimo nogo dokumenta tako, da se bo v nogi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu GIF ali JPG.

S klikom na gumb Browse.gif oz. brskaj.gif poiščemo ustrezno sliko v svojih dokumentih in jo izberemo tako, da kliknemo nanjo. Nato jo dodamo v nogo dokumenta s klikom na gumb Prenesi datoteko:

  

S klikom na gumb Odstrani logotip lahko logotip tudi zbrišemo, če ga več ne želimo v nogi dokumenta.

 

4.32.6. Dodatne nastavitve

V sklopu nastavitev videza dokumentov [4.32] so na voljo tudi dodatne nastavitve izpisa se nanašajo predvsem na:

  
Dodatne nastavitve za izpis dokumentov
  
  Slika 231: Dodatne nastavitve za izpis dokumentov

V kolikor želimo nastavitve spremeniti, je potrebno v seznamu stolpcev izpisanih pod "Podrobnosti izpisa postavk dokumenta:" izbrati željene.

Pri izbiri stolpec obvezno med klikanjem pridržimo tipko CTRL na tipkovnici. V kolikor izberemo manj kot 3 stolpce, se nam tabela postavk ne izpiše!

Za tisk obrazcev na tiskalnik je potrebno, da tiskamo brez centriranja na A4 ali ožanjem vsebine. Torej izbira za tisk naj bo "none".

 

4.32.7. Šifrant zaključnih besedil

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Zaključna besedila za dokumente si lahko prednastavimo določena zaključna besedila oz. klavzule za različne vrste prodaje na prodajnih dokumentih.

Tako lahko npr. za vrsto prodaje "Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU" nastavimo klavzulo oz. zaključno besedilo tako, da kliknemo na gumb Novo zaključno besedilo in v oknu povezavo [+]Vnos zaključnega besedila:

ZakljucnoBesediloOproscenPromet01.gif

Odpre se nam prazno polje za vnos željenega teksta:

vnosKlavzule01.gif

Vsa vnesena besedila lahko vidimo na seznamu le teh in jih lahko kadarkoli spremenimo:

shranjeneKlavzule003.gif

S tem, ko tekst oz. posamezno zaključno besedilo shranimo oz. ga potrdimo, se nam bo na vseh računih kjer bomo izbrali identično vrsto prodaje, to besedilo tudi prikazalo na samem dokumentu v obliki zaključnega besedila.

 

4.33. Davčno potrjevanje dokumentov

Program e-računi je prilagojen vsem zahtevam katere izhajajo iz zakona o davčnem potrjevanju računov.

Za pošiljanje gotovinskih dokumentov na FURS preko programa e-računi, je potrebno:

Glede na to, da bo po novi davčni zakonodaji potrebno pošiljati tudi podatke o uporabniku - bolj natančno davčna številka uporabnika je potrebno dopolniti podatke o uporabnikih z njihovo davčno številko. To lahko uredite pod |Partnerji |Vsi partnerji |Uporabniki.

Iz novega zakona o davčnem potrjevanju računov izhaja tudi obvezna dopolnitev vsebine gotovinskih računov, ki vključuje tudi izpis izstavljalca računa $IZSTAVIL$ v eno izmed oken prednastavljenih besedil pod |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (logotipi, besedila...)

  
Vnos izstavitelja računa
  
  Slika 232: Vnos izstavitelja računa

4.33.1 OBVEZNA DOPOLNITEV PREDLOG ZA TISKANJE DOKUMENTOV

Če gotovinske račune izpisujete na predloge za tiskanje dokumentov, narejene v programu Word, jih boste sedaj morali prilagoditi oz. dopolniti z novimi zaznamki (bookmark-i):

CasIzstavitveDokumentaČas izstavitve dokumenta.
DatumInCasIzstavitveDokumentaDatum in čas izstavitve dokumenta.
DokumentEORIzpis enkratne identifikacijske oznake dokumenta.
DokumentZOIIzpis zaščitne oznake izdajatelja dokumenta.
ZOICrtnaKoda2VrsticiIzpis ZOI niz-a v 2 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo.

Dopolnitev je obvezna na predlogah za tiskanje računov, avansnih računov in dobropisov.

Za izdelavo takšne predloge, je potrebno, da si predhodno uredite Windows font: CODE128, ki je po zakonodaji obvezen, saj omogoča izpis črtne kode.

Postopek: V vašem urejevalniku dokumentov (npr. Word, OpenOffice, WPS Writter ) preverite ali že imate na razpolago pisavo (font) CODE 128. V kolikor ga še nimate, si lahko novo pisavo namestite iz sledeče povezave: CODE 128 [http://help.e-racuni.com/WikiDoc/files-wiki/code128.ttf].Datoteko "code128.ttf" si kopirajte na mesto: C:\Windows\Fonts in ponovno odprite Word. Sedaj bi nova pisava morala biti na voljo.

4.33.2 ŠTEVILČENJE DOKUMENTOV

Računi, dobropisi in avansni računi izstavljeni v spletni verziji program se po novem številčijo paralelno. Vsak dokument prejme interno številko dokumentov po obstoječem sistemu. Vsak gotovinski dokument, ki je vezan na blagajno pa po novem prejme dodatno davčno (fiskalno) številko.

FURS je namreč predpisal številčenje v enotnem zaporedju ne glede na poslovno leto in vrsto dokumenta. Obstoječi sistem pa je dokumente številčil glede na poslovno leto in vrsto dokumenta. Iz tega razloga smo uvedli vzporedno številčenje po obeh sistemih.

Za ločen izpis davčne in interne številke dokumenta lahko na predlogah v Word uporabite naslednje zaznamke:

BesediloKopijaZZapSt Število kopij - kolikokrat dokument natisnemo. Za izgled dokumenta, je potrebno uporabljati Predogled tiskanja.
StevilkaDokumentaDavcnaŠtevilka dokumenta generirana za davčno upravo. Zaporedje se vodi ne glede na vrsto dokumenta (račun, avansni račun, dobropis, bremepis) in ne glede na poslovno leto, po poslovnih prostorih ali po blagajnah. Pri negotovinskih računih je zaznamek prazen.
StevilkaDokumentaInternaŠtevilka dokumenta v skladu z obstoječim sistemom številčenja po vrsti dokumenta, poslovnem letu, stroškovnih mestih, ipd.

4.33.3 Številčenje v programu POS client

Na gotovinskih računih izstavljenih s programom POS client se NE vodi ločeno zaporedje številk, ker je znotraj POS client-a mogoče izstavljati samo eno vrsto dokumenta - račun. Za vse POS račune velja, da je datum opravljene storitve enak datumu dokumenta zato je interna številka VEDNO enaka davčni številki, uporablja pa se izključno zaporedje vodeno po blagajni zato, da dodeljevanje številk deluje tudi v primeru izpada internetne povezave.

4.33.4 DAVČNO POTRJEVANJE NEGOTOVINSKIH RAČUNOV

Možno je tudi potrjevati negotovinske računa, torej račune, na katerih je izbran način plačila:

Negotovinska plačila se potrdijo s pogojem, da je blagajna izbrana na računu:

  
Vnos blagajne na negotovinski račun pred izstavitvijo.
  
  Slika 233: Vnos blagajne na negotovinski račun pred izstavitvijo.

  
Fiskalizacija takšnega računa
  
  Slika 234: Fiskalizacija takšnega računa

 

4.33.5. Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje

Za pošiljanje gotovinskih dokumentov na FURS je potreben uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje. Pridobite ga lahko na FURS-u. Zahtevek za pridobitev digitalnega certifikata lahko oddate sami ali pa za to pooblastite vaš računovodski servis.

Digitalni certifikat je zaupen dokument, katerega uvozimo v modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Procesi in integracija |Digitalni certifikati s klikom na gumb Dodaj novi dig. certifikat:

  
Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje
  
  Slika 235: Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje

V kolikor je certifikat pravilno uvožen v program, mu je dodeljen status - aktiven.

V program se uvozi en digitalni certifikat na podjetje, neglede na število poslovnih enot.

Po uvozu digitalnega certifikata je potrebno vnesti podatke o poslovnih enotah ter jih posredovati na FURS [4.33.6].

 

4.33.6. Vnos, urejanje in registracija poslovnega prostora

V modulu |Nastavitve |Šifranti podjetja |Poslovne enote lahko s klikom na gumb Dodaj novo poslovno enoto vnesete podatke o poslovni enoti:

  
Vnos poslovne enote
  
  Slika 236: Vnos poslovne enote

Za oznako poslovnega prostora lahko koristimo števila od 0-9 ali črke od A-Z brez presledkov. Oznaka, ki jo tukaj določite kot oznako poslovnega prostora se upošteva pri številčenju računov, dobropisov in avansnih računov, ki so vezani na to poslovno enoto.

ŠTEVILČENJE DOKUMENTOV

Znotraj maske za vnos podatkov o poslovnih prostorih lahko določimo tudi način številčenja dokumentov:

  
Izbira načina številčenja
  
  Slika 237: Izbira načina številčenja

V kolikor izberemo zaporedje se vodi centralno na nivoju PE, potem lahko v nadaljevanju določimo način številčenja dokumentov, vezanih na to izbrano poslovno enoto.

V polju Zaporedje se prične s številko: lahko določimo:

V kolikor v polju Način številčenja izberemo zaporedje se vodi na nivoju blagajne, potem podatek o Zaporedje se prične s številko vpišemo na enak način, kot navedeno zgoraj, le da preko modula |Blagajna |Blagajne.

Številčenje davčno potrjenih računov oz. začetno številko zaporedja davčno potrjenih dokumentov nastavimo na blagajni [9.1] v meniju |Blagajna |Blagajne.


Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu. Za prijavo poslovnega prostora na FURS, izberemo povezavo desno od statusa PE:

  

S klikom na "Prijava poslovnega prostora na FURS" se nam odpre še spodnji potrditveni obrazec v katerem pregledamo podatke in potrdimo z gumbom V redu:

  
Ponovno preverjanje podatkov za vnos
  
  Slika 239: Ponovno preverjanje podatkov za vnos

Porijavljene in pravilno vnešene poslovne enote imajo vnešen podatek od kdaj registracija enote velja in kdaj je bila izvedena:


  
Tabela poslovnih enot registriranih na FURS-u
  
  Slika 240: Tabela poslovnih enot registriranih na FURS-u


Pred "prijavo poslovnega prostora na FURS" je potrebno prethodno uvoziti digitalni certifikat za davčno potrjevanje [4.33.5]. Prav tako preverite datume pri vnosu certifikata, da so pravilni (datum vnosa poslovne enote ali starejši). V kolikor vam program sporoči, da ne zazna certifikata, je verjetno napaka v datumu certifikata.

 

4.33.7. Uvoz novega digitalnega certifikata za davčno potrjevanje dokumentov, ko poteče trenutni

V primeru, ko poteče trenutni digitalni certifikat za davčno potrjevanje računov, je potrebno najprej pridobiti novega na strani eDavki ter nato novega aktivirati po naslednjem postopku:

cert2.gif

cert3.gif

cert4.gif

cert5.gif

Šele sedaj lahko nadaljujemo z izdajanjem računov, ki zahtevajo davčno potrjevanje

 

4.33.8. Nastavitve začetne zaporedne številke dokumenta za davčno potrjevanje

Ko smo uvozili digitalni certifikat za davčno potrjevanje računov [4.33.5] in vnesli podatke poslovne enote [4.33.6], je potrebno za pravilno zaporedje številčenja davčno potrjenih dokumentov nastaviti tudi blagajno [9.1]. Blagajna v primeru davčnega potrjevanje računov namreč v programu predstavlja oznako naprave.

Nastavitve številčenja so seveda odvisne tudi od internega akta, ki smo ga ali ga bomo, v skladu s temi nastavitvami tudi pripravili. Kako pripravimo interni akt je opisano na povezavi:

Interni akt za davčno potrjevanje računov [https://edavki.durs.si/EdavkiPortal/openportal/CommonPages/Opdynp/PageD.aspx?category=interni_akt_po]

Zaporedje številk davčno potrjenih dokumentov v osnovi ne predvideva številčenja po poslovnih letih in je enotno za vse davčno potrjene dokumente (računi, dobropisi, storno računi, bremepisi, avansni računi), ki se izdajajo na posamezni napravi (blagajni) in poslovni enoti. Številčenje se tako privzeto nadaljuje v enotnem oz. istem zaporedju tudi z vsakim naslednjim poslovnim letom.

V kolikor želimo z začetkom vsakega poslovnega leta začeti zaporedje davčno potrjenih računov s številko 1, lahko to uredimo enostavno tako, da pred izstavitvijo prvega davčno potrjenega dokumenta v naslednjem poslovnem letu ponastavimo začetno številko zaporedja v meniju |Blagajna |Blagajne za vsako blagajno posebej tako, da kliknemo na oznako blagajne in vnesemo začetno številko na način, da prvi dve mesti v številki predstavljata poslovno leto, preostala mesta pa zaporedno številko, kot kaže slika, na primeru za poslovno leto 2021:

  
Vnesemo začetno številko zaporedja davčno potrjenih dokumentov na način da prvi dve mesti predstavljata poslovno leto
  
  Slika 241: Vnesemo začetno številko zaporedja davčno potrjenih dokumentov na način da prvi dve mesti predstavljata poslovno leto

Kot na sliki z modro označeno smo za zaporedno številko rezervirali dovolj mest, da bomo lahko izdali 999.999 računov in se "predpona" 21 ne bo spremenila. V kolikor predvidevamo, da bomo izstavili več davčno potrjenih računov je potrebno dodati še kakšno dodatno 0 pred številko 1, npr. 210000001

V kolikor smo spremenili začetno številko zaporedja je potrebno prijaviti spremembo poslovne enote na FURS. To uredimo tako, da v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovne enote ob poslovni enoti kliknemo na povezavo Prijava spremembe, kot kaže slika:

  
Prijava spremembe poslovne enote na FURS
  
  Slika 242: Prijava spremembe poslovne enote na FURS

Šele sedaj lahko nadaljujemo z izdajanjem računov, ki zahtevajo davčno potrjevanje v tekočem poslovnem letu.

 

5. Nabava in prejeti računi

Modul prejeti računi omogoča spremljanje in knjiženje prejetih računov, avansnih računov in dobropisov. Poleg knjiženja in obračuna DDV vam program omogoča tudi digitalno arhiviranje in dostop do prejete dokumentacije v elektronski obliki. Dostop do dokumentnega arhiva je mogoč preko spletnega in preko mobilnega vmesnika.

  
Pretok podatkov iz modula Prejeti računi
  
  Slika 243: Pretok podatkov iz modula Prejeti računi

Na podlagi vnosa prejetih dokumentov je možno izvajati naslednja opravila:

V primeru, da ima podjetje zunanje računovodstvo modul prejeti računi omogoča vpogled v podatke tako podjetju t.j. stranki, kot tudi računovodstvu. Stranka lahko samostojno vnaša in plačuje prejete račune, računovodstvo pa prejete račune preveri in knjiži v glavno knjigo.

  
Ena od možnih delitev dela med stranko in računovodstvom
  
  Slika 244: Ena od možnih delitev dela med stranko in računovodstvom

 

5.1. Pregled in iskanje prejetih računov

Do prejetih računov pridemo preko menija |Nabava |Prejeti računi. Odpre se nam seznam prejetih računov:

  
Pregled in iskanje prejetih računov
  
  Slika 245: Pregled in iskanje prejetih računov

Delo s prejetimi računi poteka v skladu s standardnim vzorcem za urejanje dokumentov [3.8]. Prejete račune spreminjamo enako kot pri izdanih računih [4.5].

5.1.1 Kriteriji iskanja

Če želimo dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani. Tako lahko prejete račune listamo v okviru omejitev, ki smo jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

Št. dok.V primeru, ko poznamo točno številko prejetega dokumenta, jo vpišemo.
Išči poPrivzeta izbira je datum prejema, s klikom na dropDown01.gif pa se nam odpre kombinirano polje in lahko izbiramo tudi med drugimi možnostmi, npr. zapadlost, datum dobave itd.
  
Od dne- do dneV polja vpišete datume, s katerimi želimo omejiti iskanje prejetih računov.Ko bomo iskali račune, se nam bodo pokazali vsi računi, ki so bili prejeti v tem času. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum, potrdimo pa ga tako, da kliknemo nanj, kot je to prikazano na sliki:
  
StatusV padajočem meniju izberemo status računov, ki jih želimo prikazati.
Zap. št.Vpišemo zaporedno številko računa v seznamu prejetih računov.
DobaviteljV polje vpišemo dobavitelja prejetega računa, ki ga iščemo.Dovolj je, da vpišemo samo prvo črko in zvezdico, kot nam kaže slika:
  
V kombiniranem polju se nam odpre seznam vseh dobaviteljev s to začetnico. Dobavitelja izberemo s klikom na ime. Če se nam ob vpisu prve črke ne izpiše ime, pomeni, da tega dobavitelja računalnik ne najde.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif se nam pokažejo možnosti plačila in med njimi izberemo ustrezno, kot nam to prikazuje slika:
  
Str. m.V polje vpišemo stroškovno mesto prejetega računa, ki ga iščemo. Dovolj je, da vpišemo samo prvo črko in zvezdico, kot je to primer pri dobavitelju.
Znesek Vnesemo znesek prejetega računa, ki ga iščemo in pa valuto. Poleg tega okenca imamo možnost obkljukati, da iščemo po vseh tujih valutah.
Šifra/Bar koda/Opis V temu polju iščemo prejete račune z artiklom, ki ga lahko najdemo po šifri, črtni kodi ali opisu.
ePobot krogV padajočem meniju izberemo krog za ePobot.
Opombe Iščemo lahko po opombah, ki smo jih navedli v prejetemu računu.

Ko vnesemo vse podatke, s klikom na iskanje pričnemo iskanje in računalnik nam izpiše vse račune, ki ustrezajo vnešenim podatkom.

  
Primer vnosa kriterijev iskanja
  
  Slika 250: Primer vnosa kriterijev iskanja

V pregledu prejetih računov nas program z lučko opozarja, da prejeti račun še ni bil knjižen v glavni knjigi [13]. Dodatno nas program z rdeče obarvanim ozadjem pri določenih prejetih računih opozarja, da vnos računa še ni dokončan. Z rdečo barvo nas program opozarja v dveh primerih:

Poleg rumene lučke in rdeče obarvanega ozadja lahko vidimo tudi gumb GumbKopiranje1.gif, ki ga lahko uporabimo v primeru ponavljajočega vnosa mesečnih računov. Dovolj je, da prejeti račun kontiramo samo enkrat nato pa vsak mesec z uporabo gumba GumbKopiranje1.gifskopiramo prejeti račun prejšnega meseca v tekoči mesec ter mu vpišemo nove podatke iz glave računa.

Včasih računalnik ne najde računa, ki bi ustrezal našim iskalnim kriterijem in takrat nas na to tudi opozori.

  
Opozorilo, da računalnik ne najde ustreznega računa
  
  Slika 251: Opozorilo, da računalnik ne najde ustreznega računa

Na strani |Prejeti računi-pregled in iskanje imamo tudi meni z dodatnimi možnostmi |Več.... Izbiramo lahko med možnostmi, kot je to prikazano na sliki:

  

Izbira prve možnosti nam omogoča, da dokument natisnemo v obliki, kot jo vidimo na zaslonu (HTML). Dokument pa lahko natisnemo tudi v obliki tabel, za kar kliknemo na drugo možnost in dokument se nam odpre v programu Excel. S klikom na tretjo možnost lahko dokument knjižimo v prejete račune.

Pod |Več... imamo dodatne možnosti:

5.1.2 Brisanje prejetih računov

Prejete račune pa lahko tudi izbrišemo. S klikom na GumbBrisanje.gif lahko obstoječi račun izbrišemo. Ko kliknemo na ta gumb, nas računalnik vpraša ali smo prepričani,da želimo izbrisati račun.

  
Računalnik nas vpraša, ali res želimo izbrisati račun
  
  Slika 253: Računalnik nas vpraša, ali res želimo izbrisati račun

S klikom na gumb Ok se izbrani račun izbriše.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju prejetih računov:

EnterIskanje
InsterVnos novega izdanega prejetega računa

 

5.2. Vnosna maska prejeti račun

  
Vnosna maska prejetega računa
  
  Slika 254: Vnosna maska prejetega računa

V vnosno masko, ki jo ponazarja zgornja slika, se vpišejo podatki z glave računa. Polja, ki so označena z zvezdico, je potrebno obvezno izpolniti, sicer program ne more dokončati vnosa.

Poslovno letoVpišemo poslovno leto v katerem bomo račun vnesli. Vnos podatka je obvezen.
Davčna knjigaIzberemo iz padajočega menija davčno knjigo na podlagi katere bomo knjižili račun. V primeru, ko knjižimo račune po davčnih knjigah.
Zap št.Vsakemu prejetemu računu se ob vnosu priredi zaporedna številka. Tukaj lahko izberemo ali želimo, da se le-ta dodeli avtomatsko ali pa jo določimo sami.
Datum prejemaVpišemo datum, ko smo prejeli račun.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto. Če naj se v obračunu DDV upošteva določen odbitni delež vstopnega DDV, potem izberemo stroškovno mesto z odbitnim deležem [13.1.4].
DobaviteljDobavitelja lahko izberemo v že obstoječem seznamu s klikom na puščico dropDown.gif ali ga s klikom na daljnogled poiščemo v našem šifrantu in javnih poslovnih registrih. Če ga še ni v seznamu, ga s pritiskom na gumb Vnos novega sami dodamo [5.13] tako, da vpišemo podatke o dobavitelju [5.13].
Št. dokumentaVnesemo številko računa.
Ne gre v DDVOznačimo, da prejeti račun med obračunom DDV [12] ne gre v knjigo P-RAČ [12.6] (v celoti neobdavčen promet).
SamoobdavčitevOznačimo, da gre za samoobdavčitev storitev. Pri obračunu DDV [12] se tako avtomatsko naredi samoobdavčitev in izpolni obrazec DDV-O [12.3] v rubriki 35.
Datum dokumentaVpišemo datum, ko je bil račun izdan.
ZapadlostVpišemo datum roka plačila.
Dobava/Storitev (od-do)Vnesemo obdobje, za katerega je bil izdan račun. Datum je pomemben za kasnejše knjiženje prejetih računov.
Znesek za plačiloVpišemo znesek za plačilo. Če prejmemo račun iz tujine, izberemo ustrezno denarno valuto.
Vred. z DDVVnesemo v posebnih primerih, npr. če se nam na znesek v tuji valuti zaračuna DDV.
Stot. izravnavaPolje pustimo prazno. Vpišemo samo v primeru, če se na koncu vsota zaračunanih postavk na računu ne ujema z zneskom za plačilo.
Način plačilaIzberemo možnost, ki ustreza našemu načinu plačila. Izbira načina plačila vpliva na izbiro konta za avtomatsko knjiženje obveznosti za plačilo računa.
  
Opombe/OpisVpišemo poljubne opombe, ki se nanašajo na prejeti račun.

Pravilen vnos podatkov v zgornja vnosna polja je pomemben zaradi avtomatskega knjiženja prejetih računov. Pri avtomatskem knjiženju obveznosti je še posebno pomemben pravilen vnos v polju Način plačila . Program razlikuje naslednje načine plačila:

  
Izberemo konto na katerega bomo knjižili plačilo
  
  Slika 256: Izberemo konto na katerega bomo knjižili plačilo

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu. Za tem se izpiše stran s podatki vnešenega računa.

 

5.3. Predogled prejetega računa

Na strani za predogled vnešenih podatkov prejetega računa, lahko dosedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom podatkov nismo zadovoljni.

Primer predogleda računa brez postavk:

  
Predogled vnešenih računov brez postavk
  
  Slika 257: Predogled vnešenih računov brez postavk

Na zgornji sliki vidimo, da nismo vnesli nobene postavke prometa.To lahko storimo na dva načina in sicer:

Lahko pa tudi dodamo artikle na naš račun in to naredimo s klikom na gumb Dodajanje artiklov, glej Dodajanje artiklov [5.12].

Ko smo vnesli promet oz. postavko, izgleda predogled računa npr. tako, kot kaže spodnja slika:

  
Predogled vnešenih računov
  
  Slika 258: Predogled vnešenih računov

5.4. Katere funkcije so nam na voljo na tej strani?

Na vrhu strani se nahaja standardna orodna vrstica [3.9], ki je opisana v uvodnem poglavju [3.9] navodil.

Na orodni vrstici je dodaten gumb GumbPriponka.gif. S klikom na ta gumb lahko vnešenim podatkom pripnemo [5.18] slikovno datoteko s skeniranim dokumentom in tako dokument optično elektronsko arhiviramo [5.18].

Pri podatkih o dobavitelju lahko s klikom na ikono GumbVecDobavitelj.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o dobavitelju.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na vnosu oz. urejanju prejetega računa:

EnterDodajanje artikla na prejeti račun(AJAX forma)
Ctrl+EnterDodajanje artikla na prejeti račun(nova stran z vsemi artikli, cenami, stanji zalog itd.)
InsterDodajanje postavke na prejeti račun
EscIzhod iz vnosa, dodajanja postav ter artiklov

 

5.5. Vnos postavk prejetega računa

  
Program opozarja, da je potrebno vnesti še postavke račune
  
  Slika 259: Program opozarja, da je potrebno vnesti še postavke račune

Ko smo prišli na to stran, nas računalnik opozori, da nismo vnesli postavk dokumenta. Kliknemo za vnos podatkov o zaračunanih postavkah in odpre se nam naslednja stran.

  
V prazna okenca bomo vnesli manjkajoče postavke računa
  
  Slika 260: V prazna okenca bomo vnesli manjkajoče postavke računa

Vrsta prometaIzberemo vrsto prometa za obračun DDV. Privzeta izbira je promet blaga in storitev. Če je prejet račun za nabavo osnovnih sredstev ali za nakup nepremičnin, potem kliknimo na dropDown.gif in izberimo ustrezno izbiro iz seznama. Izbira vrste prometa je pomembna za pravilnost obračuna DDV [12] in izpolnjevanje obrazcev P-RAČ [12.6], P-RAČ-P [12.7] in DDV-O [12.3].
Vstopni DDV se odbijeOznačimo ali se vstopni DDV lahko odbije ali ne. Če se vstopni DDV sme odbiti, bo znesek DDV vpisan v stolpec 10 knjige P-RAČ [12.6]. V nasprotnem primeru pa v stolpec 11 knjige P-RAČ [12.6]. V primeru pridobitev iz EU pa ima ta nastavitev vpliv na stolpca 13 in 14 knjige P-RAČ-P [12.7]. Za določene konte si lahko v kontnem načrtu [13.1.2] nastavimo, da nam program avtomatsko postavi pravilno izbiro za odbitek vstopnega DDV (npr. konto za reprezentanco, kjer DDV nikoli ne odbijamo).
Ne gre v DDVOznačimo, da gre za neobdavčen promet, ki se ne prikaže v knjigi P-RAČ [12.6].
Opis blaga/storitevNapišemo za kakšno vrsto blaga oz. storitve je bil prejet račun. Pri knjiženju prejetega računa se to besedilo vpiše v besedilo knjižbe.
Vrednost brez DDVVpišete vrednost postavke brez DDV.
KontoIzberete ali vnesete številko konta na katerega se knjiži nakup (osnovno sredstvo, stroški, odhodki,...). Vnos konta ni obvezen, če še ne veste na kateri konto se bo knjižila postavka, lahko pustite prazno in ga določite kasneje.
Stopnja DDVS klikom na dropDown.gif izberemo zaračunano stopnjo DDV.
Znesek DDVPodatek vnesemo samo v primeru, ko se znesek DDV zapisan na prejetem računu ne ujema z izračunom po izbrani stopnji. Zaradi različnega zaokroževanja zneskov lahko pride do neujemanja zneska DDV v stotinih. V tem primeru vpišete točen znesek DDV-ja.
Dat.opr.stor.(DDV)Vnosno polje je namenjeno vnosu prejetih računov, na katerih so zaračunane postavke za različna obdobja. Npr. račun Telekom-a, kjer so zaračunani pogovori za pretekli mesec ter naročnina za prihodnji mesec. S pravilnim vnosom datuma opravljene storitve lahko program avtomatsko razmeji stroške po obdobjih ter hkrati naredi ločen obračun DDV za posamezno postavko na računu.
Veza na rezervacijoVnosno polje se pojavi samo uporabnikom s privilegijem za iskanje in pregled rezervacij [20.9.1.5.8]. Določitev rezervacije na katero se navezuje prejeti račun je potrebna za pravilen izračun razlike v ceni ter obračun DDV po 47. členu ZDDV. Več o tem najdete na strani z opisom posebnosti pri vnosu prejetih računov za turistične agencije [5.14].
Vrsta dohodka za ODO-2Če se zaračunana postavka nanaša na vrsto dohodka za katero se poroča na obrazcu ODO-2 potem izberemo ustrezno vrsto dohodka. Plačila prejetih računov na katerih določimo vrsto dohodka za ODO-2 se izpišejo na obrazcu ODO-2.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu. Za tem se nam ponovno prikaže stran s predogledom prejetega računa [5.3]. S klikom na Poišči rezervacijo lahko poiščemo in določimo rezervacijo na katero se navezuje prejeti račun.

Pri vnašanju postavk imamo možnosti, ki nam olajšajo delo z urejanjem postavkam. V kolikor prejeti račun vsebuje postavke, se nam pod "Več..." ponudi možnost, da porazdelimo postavke po stroškovnih deležih. [5.11]

  
Razdelitev postavk po stroškovnih deležih
  
  Slika 261: Razdelitev postavk po stroškovnih deležih

 

5.6. Vrsta prometa (DDV)

V kolikor smo zavezanci za DDV, smo dolžni poročati v obračun DDV bodisi mesečno ali tromesečno. Za vsak prejeti dokument je potrebno določiti vrsto prometa. Pravica do odbitka DDV nastane v trenutku, ko je blago dobavljeno oz. so storitve opravljene, vendar se ta pravica lahko uveljavi šele v obdobju, v katerem davčni zavezanec prejme račune za dobave oz. storitve.

Novo postavko na prejeti dokument vnašamo s gumbom Vnos postavke prometa. Vrsto prometa si nastavimo za vsako postavko posebej:

  
Urejanje vrste prometa na določeni postavki dokumenta
  
  Slika 262: Urejanje vrste prometa na določeni postavki dokumenta

Na postavki si tudi izbiramo ali želimo, da se vstopni DDV odbije ali ne gre v DDV (glej sliko zgoraj).

5.7. Seznam vrst prometa (DDV)

Vrste prometa za DDV katere imamo na voljo in primer v kateremu primeru vrsto prometa uporabimo:

  
Izbira vrste prometa
  
  Slika 263: Izbira vrste prometa

5.8. Posebna pravila

  1. prejeti avansi: če je plačilo opravljeno, preden je blago dobavljeno ali preden je storitev opravljena, nastane obveznost za obračun DDV na dan prejema plačila od prejetega zneska. Pravica do odbitka se lahko uveljavi po prejemu računa za predplačilo.
  1. pridobitve blaga v EU:
    1. pridobitve blaga, če je račun izdan pred pridobitvijo: obveznost za obračun DDV-ja in s tem pravica do odbitka nastane najkasneje 15. naslednji mesec po izdaji računa.
    2. pridobitve blaga, če je račun izdan po pridobitvi: obveznost za DDV in s tem pravica do odbitka nastane na dan izdaje računa, vendar se ta lahko uveljavi po prejemu računa.
    3. avansi za pridobitve blaga v EU niso predmet ddv-ja
  1. račun, izdan pred obdavčljivim dogodkom (znotraj SLO): obveznost za obračun DDV nastane na dan prejema predplačila. Pri prejetih računih brez prejetih avansnih računov to pomeni, da mora bit prejeti račun v celoti plačan. Pravica do odbitka se lahko uveljavlja po prejemu računa.
  1. uvoz blaga: pravico do odbitka DDV je mogoče uveljaviti v obdobju, ko davčni zavezanec prejme uvozni dokument.
  1. samoobdavčitev (storitve po 76. a členu in storitve tujcev izven EU): pravica do odbitka in obveznost za ddv nastane, ko je storitev opravljena.

5.9. EUL (Enotna upravna listina)

V spletni aplikaciji e-racuni.com vnašamo listine EUL pod |Nabava |EUL (Enotna upravna listina).

  
EUL
  
  Slika 264: EUL

 

5.10. Vnos prometov prejetega računa (računovodski vnos)

Računovodski vnos prejetih računov nam omogoča hiter vnos prejetih računov, ki vsebujejo veliko število postavk. Namesto vnosa posameznih postavk prejetega računa vnašamo samo zneske za DDV evidence ter knjižbe stroškov/odhodkov. Ko kliknemo na gumb Vnos prometa na predogledu prejetega računa se nam odpre maska kot jo prikazuje spodnja slika:

  
Maska za vnos prometa prejetega računa zavezanec za DDV
  
  Slika 265: Maska za vnos prometa prejetega računa zavezanec za DDV

ali spodnja maska:

  
Maska za vnos prometa prejetega računa
  
  Slika 266: Maska za vnos prometa prejetega računa

V vnosno polje Oproščene nabave  na vrhu maske se vpiše znesek tistega, kar je na računu obdavčeno po stopnji 0%.

V vnosna polja vnesemo vse potrebne zneske.

Na dnu maske izberemo konto na katerega bomo knjižili zneske. Lahko izberemo več kontov na katere bomo knjižili!

Ko smo vnesli vse potrebne podatke kliknemo na gumb V redu in program nas vrže nazaj na predogled računa, kjer moramo klikniti na utripajoči gumb Shrani in podatki oz. promet na računu se bo shranil.

Davčno pošiljanje na FURS (davčno potrjevanje) računov vnešenih kot "računovodski vnos" ni omogočeno.

 

5.11. Razdelitev postavk prejetega računa po stroškovnih deležih

Pri prejetih računih imamo možnost, ki se nanaša izključno le na postavke in ne na artikle. Eno postavko lahko s klikom na "Razdelitev postavk po stroškovnih deležih" razdelimo na eno ali več novih.

  
Razdelitev postavk po stroškovnih deležih.
  
  Slika 267: Razdelitev postavk po stroškovnih deležih.

Glavni namen te možnosti je, da program tako omogoča, da vsakemu delu te iste postavke lahko poleg procentualnega deleža določimo tudi svoj konto na katerega se potem delež knjiži.

  
Vnos/izbira vrednosti postavke.
  
  Slika 268: Vnos/izbira vrednosti postavke.

 

5.12. Dodajanje artiklov

Ko smo kliknili na gumb Dodajanje artiklov se nam odpre maska za dodajanje artiklov na račun, kot nam to kaže spodnja slika:

  
Maska za dodajanje artiklov
  
  Slika 269: Maska za dodajanje artiklov

Artikle lahko poiščemo s pomočjo kriterijev iskanja:

Po želji vnesemo iskalne kriterije.

Nato kliknemo na gumb Dodaj in se bo artikel dodal v zgornjo tabelo, kot to prikazuje puščica na spodnji sliki:

  

V kolikor bi želeli spremeniti podatke artikla, lahko to storimo tako, da kliknemo na opis artikla v zgornji tabeli in se nam odpre novo okno:

  

Ko zaključimo z dodajanjem artiklov, kliknemo na gumb Nazaj na dokument, ki nas bo vrnil nazaj na prejeti račun:

  

Ko kliknemo na gumb Shrani, je prejeti račun vnesen v program:

  

V seznamu artiklov se prikažejo tisti artikli, ki smo jih predhodno vnesli v Artikle. V kolikor pa še željenega artikla nismo vnesli pa lahko kliknemo na gumb Vnos novega artikla in odpre se nam maska, kjer lahko vnesemo podatke za novi artikel v seznam artiklov! Kako se vnašajo podatki za artikel lahko preberete v poglavju Vnos artiklov [18.2.2]!

 

5.13. Vnos novega dobavitelja

Ko vnašamo osnovne podatke v nov prejeti račun ali dobropis, moramo med drugim vnesti tudi podatke o dobavitelju. Če dobavitelja še ni v našem šifrantu in ga ne najdemo niti v javnih poslovnih registrih (npr. dobavitelj iz tujine), ga moramo v celoti vnesti sami.

S pritiskom na gumb Vnos novega se nam prikaže vnosna maska za vnos podatkov o dobavitelju stran:

  
Primer vnosa novega partnerja
  
  Slika 274: Primer vnosa novega partnerja

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos in shranimo podatke v naš šifrant partnerjev ter se avtomatsko vrnemo nazaj na vnos prejetega dokumenta [5.2].

 

5.14. Posebnosti pri vnosu prejetih računov za turistične agencije

Posebnost pri vnosu prejetih računov za turistične agencije je, da je pri vnosu postavk zaradi izračuna razlike v ceni potrebno prejeti račun povezati z rezervacijo na katero se le-ta nanaša. Za povezavo prejetega računa z določenim aranžmajem oz. rezervacijo potrebuje uporabnik privilegij za pregled in iskanje rezervacij [20.9.1.5.8].

  
Vnos postavk računa
  
  Slika 275: Vnos postavk računa

Kot je razvidno iz zgornje slike, se nam ob vnosu postavk pojavi tudi gumb Poišči rezervacijo. S klikom na ta gumb pridemo na stran Rezervacije-pregled in iskanje. Rezervacijo poiščemo na enak način, kot iščemo prejete račune. Podrobneje je iskanje razloženo na strani Pregled in iskanje dokumentov [3.8]

Ko nam računalnik izpiše iskano rezervacijo, jo izberemo tako, da kliknemo nanjo, kot prikazuje slika:

izbirarezerva.gif

S tem se nam v prejetem računu aktivira veza na rezervacijo.

  
Prejeti račun z vezo na rezervacijo
  
  Slika 276: Prejeti račun z vezo na rezervacijo

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos in nato se nam prikaže račun:

  
Prikaz prejetega oz. vhodnega računa za turistično rezervacijo
  
  Slika 277: Prikaz prejetega oz. vhodnega računa za turistično rezervacijo

Pri vnosu prejetega računa nas računalnik opozarja na možne napake pri vnosu v naslednjih primerih:

  1. V primeru vnosa prejete fakture za rezervacijo po 47. členu ZDDV vas opozori, da se vstopni DDV na vhodnih fakturah ne sme odbiti. To pomeni, da mora biti pri vnosu postavke prejetega računa vnosno polje  Vstopni DDV se odšteje  odznačeno.
  2. V primeru, ko še ni bil izdan račun za izbrano rezervacijo, vas program opozori, da je račun še potrebno izdati.
  3. V primeru, ko računalnik ugotovi, da je na rezervaciji negativna razlika v ceni, vas tudi na to opozori.
  4. Program opozarja tudi v primeru, če je dosežena razlika v ceni manjša od vnaprej določenega minimalnega odstotka provizije (trenutno fiksna nastavitev 5%).
  5. Program uporabnika opozori tudi v primeru, če se na isto rezervacijo navezuje več vhodnih računov ali dobropisov. V tem primeru ne gre vedno za napako pri vnosu, je pa situacija dovolj neobičajna, da je potrebno uporabnika na to posebej opozoriti.

S klikom na PO-14.gif lahko spremenimo vnos postavke prejetega računa (znesek, opis, ...).

Če kliknemo na aktivno vezo z rezervacijo, kot nam to kaže slika PO-15.gif, se nam prikažejo podrobnosti rezervacije:

  
Prikaz rezervacije na katero se navezuje prejeti račun
  
  Slika 278: Prikaz rezervacije na katero se navezuje prejeti račun

Prejeti račun ni vedno nujno vezan samo na eno rezervacijo. Na enem računu lahko imamo več rezervacij. S klikom na gumb Vnos postavke prometa se nam odpre vnosna maska za dodatno postavko na prejetem računu, ki jo lahko povežemo z drugo rezervacijo. Ko vnos potrdimo z gumbom V redu se nam na računu prikaže še dodatna rezervacija, na katero se tudi navezuje prejeti račun.

  
Prikaz prejetega računa za več rezervacij
  
  Slika 279: Prikaz prejetega računa za več rezervacij

Prav tako pa lahko za eno samo rezervacijo prejmemo več računov, ker lahko eno rezervacijo povežemo z več prejetimi računi.

Vsi tako vnešeni podatki se uporabijo za izračun razlike v ceni, ki je podlaga za obračun DDV-ja na računih izdanih po 47. členu ZDDV. Podrobno je izračun razlike v ceni in zneska DDV-ja razviden iz knjige izdanih računov [12.4] in iz poročila Obračun rezervacij in razlike v ceni [17.8.1].

 

5.15. Vnos prejetega računa na primeru

Vnos prejetega računa bomo najlažje razumeli na podlagi primerov. Denimo, da smo prejeli račun za poštne storitve (glej sliko).

Vnos prejetega računa pričnemo tako, da v modulu prejeti računi pritisnemo gumb Vnos prejetega računa. Ko se nam prikaže vnosna maska vpišemo najprej osnovne podatke iz glave računa, kot je prikazano na naslednji sliki:

  
Preslikava podatkov iz prejetega računa v vnosno masko
  
  Slika 280: Preslikava podatkov iz prejetega računa v vnosno masko

Iz prejetega računa lahko direktno vnesemo podatke v vnosno polje v vnos prejetega računa. Na prejetem računu vidimo, da je bil plačan gotovinsko zato pri Način plačila  vnesemo, da gre za povračilo materialnih stroškov in nato iz seznama izberemo delavca, ki mu bodo povrnjeni potni stroški.

Pravilna izbira dobavitelja in pravilen vnos načina plačila vplivata na pravilno knjiženje prejetih računov saj program na podlagi teh dveh podatkov izbere pravilni konto za knjiženje obveznosti do dobavitelja. Npr. program sam ugotovi, da se obveznost knjiži na konto 2200 za domače dobavitelje, in npr. konto 2551 za gotovinske materialne račune.

Po vnosu osnovnih podatkov iz glave računa je potrebno vnesti še podatke o posameznih zaračunanih postavkah, ki so osnova za knjiženje stroškov.

  
Predogled prejetega računa s podatki iz glave računa
  
  Slika 281: Predogled prejetega računa s podatki iz glave računa

Vidimo, da nas program opozarja, da se znesek za plačilo ne ujema z zaračunanim zneskom. S pritiskom na gumb Vnos postavke prometa lahko vnesemo posamezne zaračunane postavke.

  
Vnosna maska postavka prejetega računa
  
  Slika 282: Vnosna maska postavka prejetega računa

Na tem mestu vnesemo podatke o zaračunanih postavkah na računu. Določimo tudi ali se vstopni DDV odšteje ali ne (npr. za stroške goriva za osebne avtomobile ne moremo odšteti DDV) ter določimo stopnjo DDV. V primeru, da se znesek DDV prikazan na računu ne ujema z izračunanim po izbrani stopnji vnesemo še točen znesek DDV, kot ga je obračunal dobavitelj. V polje Konto  lahko vnesem številko konta na kamor se bo knjižil strošek nakupa (oz. konto za osnovna sredstva). Vnos številke konta ni obvezen, ker lahko račune kontiramo kasneje oz. le-to za vas opravlja zunanje računovodstvo na podlagi vnešenih računov.

V polju Vrsta prometa  določimo vrsto prometa za DDV, ki se uporablja pri obračunu DDV [12] ter izpisu knjige prejetih računov [12.6].

Ko je račun pravilno vnešen, ga lahko shranimo. Ko se vrnemo na pregled vnešenih računov bomo račun videli v evidenci prejetih računov.

  
Pregled in iskanje prejetih računov
  
  Slika 283: Pregled in iskanje prejetih računov

V pregledu prejetih računov nas program z rumenim kvadratom opozarja, da prejeti račun še ni bil knjižen v glavni knjigi. Dodatno nas program z rdeče obarvanim ozadjem pri določenih prejetih računih opozarja, da vnos računa še ni dokončan. Z rdečo barvo nas program opozarja v dveh primerih:

V primeru ponavljajočega vnosa mesečnih računov je dovolj, da prejeti račun kontirate samo enkrat nato pa vsak mesec z uporabo gumba bt-copy.gifskopirate prejeti račun prejšnega meseca v tekoči mesec ter mu vpišete nove podatke iz glave računa.

 

5.16. Plačevanje prejetih računov

Če za plačevanje računov uporabljamo elektronsko bančništvo, nam lahko evidenca prejetih računov zelo poenostavi naše delo. Z uporabo programa se namreč izognemo podvojenemu vnosu podatkov saj lahko na podlagi vnešenih prejetih računov avtomatsko generiramo elektronske plačilne naloge ter tako plačamo prejete račune. Poglejmo si plačilo prejetega računa na primeru:

  
Predogled računa, ki še ni plačan
  
  Slika 284: Predogled računa, ki še ni plačan

Ob vnosu zgoraj prikazanega računa [5.2] smo določili, da je potrebno račun plačati na transakcijski račun dobavitelja, za katerega smo tudi vnesli sklicno številko. S pritiskom na gumb Plačilo računa s plačilnim nalogom preko banke se nam prikaže vnosno polje za vnos plačilnega naloga.

  
Vnosna maska za izdelavo plačilnega naloga za plačilo prejetega računa
  
  Slika 285: Vnosna maska za izdelavo plačilnega naloga za plačilo prejetega računa

S pritiskom na gumb Dodaj plačilni nalog lahko dodamo plačilni nalog v paket plačilnih nalogov za plačilo prejetih računov.

V modulu Banka [8] lahko nato plačilne naloge posredujemo [8.2.6] v izvedbo naši banki. Več o izvedbi plačilnih nalogov [8.2.6] bomo našli v navodilih za modul Banka [8].

 

5.17. Masovno knjiženje prikazanih prejetih računov

Rumeni kvadratek nas opozarja, da prejeti račun še ni knjižen, z rdeče obarvanim ozadjem v stolpcu Št. dok. pa program opozarja, da vnos računa še ni končan oz. da ta račun ne more biti poknjižen. Postavke niso vnešene pravilno ali pa manjka konto, zato je treba napako odpraviti.

PO-181.gif

Prejeti račun lahko knjižimo šele takrat, ko je pravilno vnešen in pripravljen za knjiženje.


S klikom na klikprejet11.gif se vrnemo na stran prikaz računa, kjer lahko vidimo, kaj manjka.

  
Program na prikazu prejetega računa opozarja, da manjka številka konta
  
  Slika 286: Program na prikazu prejetega računa opozarja, da manjka številka konta

Če kliknemo na klikmanjka01.gif, se vrnemo na vnos podatkov za postavko [5.5] na prejetem računu, kjer lahko vstavimo manjkajoče podatke (konto) in odpravimo napako. S klikom na gumb V redu popravek potrdimo in prikaže se nam račun, kjer je popravek že razviden. Da spremembo shranimo, moramo to potrditi s klikom na shrani01.gif.


Ko je prejeti račun pravilno vnešen in kontiran ga lahko poknjižimo v glavno knjigo. Naenkrat lahko knjižimo več prejetih računov. Le-te najprej prikažemo v pregledu prejetih računov nato pa s klikom na gumb Več: v meniju PO-2001.gif izberemo opcijo |Knjiženje prikazanih prejetih računov.

Po zagonu knjiženja nam program prikaže seznam prejetih računov, ki se bodo knjižili.

  
Izbira prejetih računov za knjiženje
  
  Slika 287: Izbira prejetih računov za knjiženje

S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti prejete označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica prejetih računov.

  
Avtomatsko knjiženje prejetih računov na temeljnico
  
  Slika 288: Avtomatsko knjiženje prejetih računov na temeljnico

S klikom na gumb Shrani shranimo temeljnico v glavno knjigo ter tako poknjižimo prejete račune.

Knjiženje prejetih računov poteka popolnoma avtomatsko. Pri izbiri konta za obveznost do dobavitelja se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja [13.1.3] ter vrsta dobavitelja. Pri izbiri konta za strošek se upošteva vnešeni konto na prejetem računu. Pri izbiri konta za DDV se upošteva nastavitev kontov v nastavitvah avtomatskega knjiženja [13.1.3].

 

5.18. Arhiviranje prejetih računov

Program nam omogoča, da lahko prejete račune arhiviramo v naš elektronski arhiv. Na orodni vrstici vnešenega računa imamo dodaten gumb priponka.gif. S klikom na ta gumb lahko uvozimo slikovno datoteko. Ko kliknemo na ta gumb, se nam odpre naslednja stran:

  
Iskanje slikovne datoteke
  
  Slika 289: Iskanje slikovne datoteke

S klikom na PO-24.gif lahko med svojimi dokumenti poiščemo iskani račun. Ko izberemo najdeni račun, uvoz datoteke potrdimo s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot nam kaže slika:

  
Prenos datoteke v elektronski arhiv
  
  Slika 290: Prenos datoteke v elektronski arhiv

Ko smo potrdili uvoz slikovne datoteke, se nam na vnešenem računu prikažejo tudi vsi pripeti dokumenti, kot nam to prikazuje slika:

  
Prikaz vnešenega računa z vsemi pripetimi dokumenti
  
  Slika 291: Prikaz vnešenega računa z vsemi pripetimi dokumenti

 

5.19. Pregled in iskanje prejetih dobropisov

Ko v glavnem meniju Nabava->Prejeti dobropisi se nam odpre stran Prejeti dobropisi-pregled in iskanje:

  
Pregled in iskanje prejetih dobropisov
  
  Slika 292: Pregled in iskanje prejetih dobropisov

Ko najdemo prejeti dobropis, odpremo predogled le-tega tako, da kliknemo aktivno povezavo v koloni "Zap.št." oz. "Prejet", kot je to prikazano na sliki:klikprejet11.gif

Če želimo dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani. Tako lahko prejete dobropise listamo v okviru omejitev, ki smo jih določili z vpisom iskalnih kriterijev. Iskalni kriteriji so podrobneje obrazloženi na strani pregled in iskanje prejetih računov [5.1]


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju prejetih dobropisov:

EnterIskanje
InsterVnos novega prejetega dobropisa

 

5.20. Vnos prejetih dobropisov

  
Vnosna maska prejeti dobropis
  
  Slika 293: Vnosna maska prejeti dobropis

Prejete dobropise vnesemo kot navaden prejet račun v evidenco prejetih računov. Dobropis se nanaša na prejeti račun, zato moramo z zneskom prejetega dobropisa zapreti prejeti račun, na katerega se dobropis nanaša (zmanjšate obveznost do dobavitelja).

 

5.21. OCR zajem podatkov iz prejetih računov

Program omogoča avtomatski zajem podatkov iz skeniranih prejetih računov oz. drugih dokumentov v obliki PDF ali JPEG. Dokumenti v formatu PDF oz. JPEG so lahko bodisi zajeti s pomočjo skenerja bodisi so to fotografije narejene z mobilnim telefonom. OCR zajem podatkov poteka v knjigi prejete pošte pri čemer se iz slikovnega dokumenta izločijo podatki o dobavitelju in zneskih računa ter se nato kot priloga dodajo k obstoječemu vnosu v knjigi prejete pošte.

  
Shema pretoka podatkov v knjigi prejete pošte
  
  Slika 294: Shema pretoka podatkov v knjigi prejete pošte

Obdelava OCR poteka v ozadju. Medtem, ko je zapis v obdelavi ga ni možno likvidirati.

5.21.1 Nastavitve knjige prejete pošte za OCR

  
Nastavitve knjige prejete pošte za OCR obdelavo
  
  Slika 295: Nastavitve knjige prejete pošte za OCR obdelavo

Razlaga nastavitev knjige prejete pošte za OCR:

Optično branje skeniranih dokumentov 

Možne izbire:

  • onemogočeno - OCR zajem podatkov se nikoli ne izvaja
  • OCR po predložitvi v obdelavo - OCR zajem se izvaja, ko ga izrecno zahtevamo
  • avtomatski OCR ob prejemu dokument - OCR se avtomatično izvede za vsak prejet račun
Izvajalec OCR zajema podatkov Tukaj lahko izberete svojega najljubšega izvajalca storitve OCR v kolikor niste zadovoljni s privzetim izvajalcem.

5.21.2 Kako predložimo dokument v obdelavo OCR

V kolikor nismo nastavili avtomatske OCR obdelave ob prejemu dokumentov v knjigo prejete pošte moramo dokumente izrecno poslati v OCR. Dokument lahko pošljemo v obdelavo OCR na dva načina:

  1. pri posredovanju dokumenta v knjigo prejete pošte uporabimo oznako +OCR. Primer: če je naslov naše knjige prejete pošte 12345679@e-racuni.com in želimo, da se ob prejemu izvede obdelava OCR, potem dokument pošljemo na e-mail naslov 12345679+OCR@e-racuni.com. To pomeni, da običajnemu naslovu elektronskega predala dodamo niz "+OCR".
  2. če je bil dokument prejet na običajen način, potem ga lahko izrecno posredujemo v OCR s klikom na opcijo |Pošlji v obdelavo OCR. Glej sliko:

    DocumentInboxSendToOCR.gif

5.21.3 Kaj naredimo, če OCR napačno prebere podatke iz računa

Optična razpoznava besedila (OCR) deluje na podlagi računalniških algoritmov, ki temeljijo na strojnem učenju in statistični obdelavi velikih količin podatkov. Pri branju skeniranih dokumentov lahko na določenih vrsta računov pride do napačne interpretacije oz. branja podatkov iz skeniranega dokumenta. V teh primerih svetujemo, da uporabite možnost pošiljanja povratne informacije ter kliknete na povezavo prikazano na sledeči ekranski sliki. Tako boste ponudnika OCR zajema podatkov obvestili, da je potrebno prepoznavo računov izboljšati na konkretnem primeru vašega računa. Za vašo pomočjo bo avtomatska prepoznava podatkov postajala vedno boljša in zanesljiva.

  
Javljanje napak v branju skeniranih dokumentov
  
  Slika 296: Javljanje napak v branju skeniranih dokumentov




 

5.22. Priprava oz. registracija računov za ePobot

Program omogoča izdelavo XML datoteke za izvoz podatkov v namen obveznega pobota.

Program za namene ePobota upošteva le račune prejete po 16.3.2011, ko je pričel veljati zakon oz. uredba. Upoštevajo se le računi za domače dobavitelje. Za pravilno registracijo računa je potrebno v podatkih dobavitelja vpisati ustrezno davčno številko.

V meniju |Nabava |Prejeti računi je v iskalnih kriterijih poiskati le račune, ki so primerni za izvoz v namen pobota. Prikazati moramo odprte oz. neplačane prejete račune in sicer po zapadlosti do najkasneje zadnjega dne pred zaključkom kroga pobota. Na ekranu se nam prikažejo le računi, ki ustrezajo zgoraj opisanim kriterijem, kot je to prikazano na spodnji sliki:

  
Seznam odprtih in zapadlih računov
  
  Slika 297: Seznam odprtih in zapadlih računov

Nad seznamom nato kliknemo na meni z dodatnimi možnostmi in izberemo obdelavo za registracijo računov v ePobot, kot to prikazuje spodnja slika:

  
Izbira obdelave za registracijo dokumentov za ePobot
  
  Slika 298: Izbira obdelave za registracijo dokumentov za ePobot

Po izbiri moram izbrati ustrezni krog za katerega pripravljamo podatke:

  
Izbira kroga za ePobot
  
  Slika 299: Izbira kroga za ePobot

Po izbranem krogu nam program prikaže le dokumente, ki ustrezajo predhodno izbranim kriterijem:

  
Izbira dokumentov za ePobot
  
  Slika 300: Izbira dokumentov za ePobot

Na seznamu nato odkljukamo katere račune bomo izvozili v ePobot (glej sliko zgoraj) in kliknemo na gumb Zaženi. Po končani obdelavi (počakamo, da program zaključi obdelavo) pa lahko v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Poročanje za državne inštutucije |Izvoz podatkov v XML datoteko za ePobot poženete izdelavo datoteke XML za ePobot [5.22.3], jo shranite na računalnik in nato uvozite v ePobot na AJPESovi spletni strani.

Na vsakem prejetem računu, ki je že bil zajet v katerem koli pobotu se zabeleži tudi krog pobota in tip obveznosti. Na ta način se prepreči, da bi en račun bil avtomatsko zajet tudi v naslednjem pobotu. Seveda pa lahko po želji to referenco pobrišete in s tem omogočite ponovno registracijo dokumenta v ePobot [5.22.2].

 

5.22.1. Pregled in iskanje že zajetih računov v ePobot

Da slučajno ne bi podjetje računov pomotoma večkrat poslalo v pobot se na vsakem računu to posebej zabeleži (krog pobota in tip obveznosti). V kolikor nas zanima kateri računi so že bili zajeti v pobot si lahko le te prikažemo na ekran tako, da na pregldu računov izberemo ustrezni krog pobota:

  
iskanje računov že zajetih v pobotu
  
  Slika 301: iskanje računov že zajetih v pobotu

 

5.22.2. Registracija posameznega racuna za ePobot

Program omogoča tudi registracijo posameznega računa za ePobot.

To lahko naredimo tako, da na samem računu izberemo ustrezni krog, tip obveznosti in upoštevanje le prejetih računov, ki niso v celoti zaprti.

Prikaz na spodnjih slikah:

  
Izbira kroga za ePobot na samem računu
  
  Slika 302: Izbira kroga za ePobot na samem računu

  
Izbira tipa obveznosti na samem računu
  
  Slika 303: Izbira tipa obveznosti na samem računu

Tako, kot smo krog pobota in tip obveznosti dodali ju lahko tudi pobrišemo s klikom na brisiKrogInTipObveznosti.gif]

 

5.22.3. Priprava XML datoteke za ePobot

Po opravljeni registraciji dokumentov za ePobot lahko v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Poročanje za državne inštitucije |Izvoz podatkov v XML datoteko za ePobot poženemo obdelavo, ki nam bo pripravila XML datoteko za uvoz dokumentov v ePobot, kar lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Izdelava datoteke XML za ePobot
  
  Slika 304: Izdelava datoteke XML za ePobot

Program nam izdela datoteko XML, ki jo lahko odpremo in shranimo na poljuben medij.

  
Izdelava datoteke XML za ePobot
  
  Slika 305: Izdelava datoteke XML za ePobot

 

6. Evidenca porabe časa

V modulu |Prodaja |Evidenca porabe časa, lahko ločeno vodimo evidenco porabe časa, na podlagi poslovnih partnerjev, zaposlenih in delovnih nalogov, glede na izbrano časovno obdobje.

Porabo časa, lahko vežemo tudi na projekte [6.2], katere smo predhodno dodali v modulu |Finance Šifranti in nastavitve |Projekti.

Za vnos podatkov v evidenco porabe časa, kliknemo na željeni datum znotraj koledarja, izberemo delavca, projekt, delovni nalog, vrsto dela/tarife in vpišemo porabljen čas. Na podlagi določene urne postavke in porabe časa, se bo skupni strošek porabe časa izračunal avtomatsko.

  
Vnos podatkov v evidenco porabe časa
  
  Slika 306: Vnos podatkov v evidenco porabe časa


Za izpis poročila iz evidence porabe časa, kliknemo na gumb Več... in izberemo Generiranje in izpis poročila iz evidence porabe časa:

  
Izbira možnosti za generiranje poročila
  
  Slika 307: Izbira možnosti za generiranje poročila

  
Generiranje in izpis poročila iz evidence porabe časa
  
  Slika 308: Generiranje in izpis poročila iz evidence porabe časa

Podatki iz evidence porabe časa se avtomatsko prenesejo v modul Pregled in obračun ur [6.3].

 

6.1. Vnos, pregled in urejanje šifranta del/tarif


V modulu |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Vrste del/tarife je omogočeno vodenje pregledne evidence vseh vrst poslov/tarif.

  
Pregled vrste del/tarife
  
  Slika 309: Pregled vrste del/tarife


Za vnos podatkov v vrsto del/tarife kliknemo na gumb Vnos novega. Vpišemo oznako tarife, urno postavko in opis vrste del/tarife. Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu:

  
Urejanje vrste del/tarife
  
  Slika 310: Urejanje vrste del/tarife


V primeru, da vrste del/tarife želimo vezati na projekte, je potrebno urediti šifrant projektov [6.2] v modulu |Finance |Šifranti in nastavitve |Projekti.

 

6.2. Evidenca projektov


V modulu |Finance |Šifranti in nastavitve |Projekti vnašamo in preglejujemo evidenco projektov. Za vnos podatkov o novem projektu kliknemo na gumb Vnos novega projekta. Pri dodajanju projekta vpišemo oznako in opis projekta ter določimo uporabnike, ki lahko administrirajo projekt.

  
Vnos podatkov o projektu
  
  Slika 311: Vnos podatkov o projektu


Projekti, ki smo jih vnesli v šifrant, lahko kasneje uporabimo pri evidenci porabe časa [6].

 

6.3. Pregled in obračun ur


V modulu |Prodaja |Pregled in obračun ur, lahko preglejujemo obračunano porabo časa, na podlagi podatkov vpisanih v evidenco porabe časa. S klikom na gumb Dodatne možnosti, lahko obračunamo porabo časa in jih prenesemo na izdani račun:

  
Obračun porabe časa in prenos na izdani račun
  
  Slika 312: Obračun porabe časa in prenos na izdani račun

Izberemo način fakturiranja in kliknemo na gumb  Obračunaj in prenesi na izdani račun.

  
Izbira načina fakturiranja
  
  Slika 313: Izbira načina fakturiranja

 

7. Potni nalogi

Modul Potni nalogi nudi naslednjo funkcionalnost:

Modul potni nalogi je popolnoma integriran z drugimi moduli programa ter tako omogoča tudi avtomatsko knjiženje obračunov potnih stroškov, kakor tudi izplačilo potnih stroškov preko banke ali blagajne.

  
Povezave z drugimi moduli programa
  
  Slika 314: Povezave z drugimi moduli programa

 

7.1. Avtomatsko zapiranje potnih nalogov

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov imamo na voljo dve možnosti:

  1. avtomatsko zapiranje potnih nalogov vsak dan
  2. zapiranje potnih nalogov z našim zagonom

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo pri podatkih o podjetju označiti polje za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov. To pomeni, da se bo zapiranje potnih nalogov izvedlo vsak dan.

  
Spremenljivke, ki jih nastavimo za avtomatsko zapiranje potnih nalogov pri podatkih za podjetje
  
  Slika 315: Spremenljivke, ki jih nastavimo za avtomatsko zapiranje potnih nalogov pri podatkih za podjetje

Če pa izberemo drugo možnost in polja za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov ne označimo potem imamo v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Avtomatsko zapiranje odprtih potnih nalogov po predpisanem roku za predložitev obračuna potnih stroškov. Ko kliknemo na avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo še nastaviti spremenljivki (Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov in Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n). Po zagonu avt. zapiranja potnih nalogov se nam generira Html poročilo v kateri se nahajajo podatki o poslanih obvestilih in zaprtjih potnih nalogov.

  
Obdelava poročila
  
  Slika 316: Obdelava poročila

 

7.2. Preden pričnete pisati potne naloge

Ob registraciji oziroma pred prvo uporabo se, v okviru programa, pojavijo navodila, ki vas vodijo skozi potrebne nastavitve [7.2.1] e-obračuna potnih nalogov.

Ko nastavite vse naštete podatke o vašem podjetju, je pred prvo uporabo potrebno vnesti še podatke o zaposlenih [11] in vozilih [7.10]. Ti podatki se kasneje samodejno vpisujejo v potni nalog. S tem odpade zamudno vnašanje podatkov o podjetju in osebi, ki se odpravlja na službeno pot oziroma imena in registracije vozila, kar pomeni manj porabljenega časa, manj možnosti za napake in manj bolečin v roki, ko vpisujete daljšo serijo nalogov.

Z dodeljevanjem različnih uporabniških dostopov [7.2.2] do modula Potni nalogi  lahko ločite vnos podatkov za izpis potnega naloga, od samega obračuna in povračila stroškov; tako npr. dodelite vsem zaposlenim uporabniški dostop, ki omogoča samo vnos podatkov za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun in povračila potnih stroškov, spet pa lahko druga oseba odobri izplačilo denarja. Se pravi, da zaposleni aktivno uporabljajo program.

POZOR! Če podatek ni vnešen oziroma ni vnešen kot je to zakonsko določeno, vas program ne spusti dalje in takšnega vnosa tudi ne morete potrditi oziroma vas na to opozarja z zvezdico oziroma s sporočilom ob podatku. S tem so v programu onomogočene formalne in tudi vsebinske napake ob izpolnjevanju potnih nalogov.

Primer opozorilnega napisa:

  
Datum izdaje je starejši od datuma odhoda
  
  Slika 317: Datum izdaje je starejši od datuma odhoda

Primer ob vnosu podatkov:

  
Obvezen podatek ni vnešen
  
  Slika 318: Obvezen podatek ni vnešen

Kako vpisujemo podatke in na kaj je treba paziti, da bodo davčni inšpektorji zadovoljni, je opisano v naslednjih poglavjih.

 

7.2.1. Osnovne nastavitve pred prvo uporabo

Vse nastavitve določimo v programu samem tako, da kliknemo na zavihek |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Potni nalogi in obračun potnih stroškov.

  
Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov
  
  Slika 319: Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov

Devizne dnevnice se obračunajo po tečaju na danPo kliku na dropDown.gif izberemo na kateri dan se vzame devizni tečaj pri tolarskem obračunu deviznih dnevnic. Privzeta nastavitev je, da se devizne dnevnice obračunajo v tolarje po tečaju veljavnem na dan obračuna potnih stroškov.

Od 3.7.2004 velja za službena potovanja v tujino nova uredba [7.11], ki natančno predpisuje po katerem tečaju se obračunajo dnevnice in po katerem drugi potni stroški

Povračilo dnevnic Program e-obračuni lahko uporabljamo za obračun dnevnic tako za gospodarstvo, kot tudi za negospodarstvo. Glede na vnešen čas odsotnosti program avtomatsko izračuna število dnevnic. Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic. Zato tukaj izberite ali želite, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: Za vsak dan službene poti se posebej izračuna število dnevnic. Skupno število dnevnic je seštevek dnevnic za vsak dan posebej. Za celoten čas službenega potovanja se izračuna število 24-urnih intervalov za katere se obračuna polna dnevnica. Za preostanek ur se obračuna dnevnica v skladu z uredbo.

Od 3.7.2004 velja za službena potovanja v tujino nova uredba [7.11], ki predpisuje metodo za izračun števila dnevnic zato program za službena potovanja v tujino po 3.7.2004 vedno uporablja metodo 24-urnega izračuna števila dnevnic ne glede na to nastavitev.

Delovni čas od/do V skladu z uredbo se zmanjšana dnevnica izplača le v primeru, ko se službeno potovanje prične vsaj dve uri pred pričetkom delovnega časa ali vsaj dve uri po koncu delovnega časa. Na tem mestu lahko vpišete delovni čas vašega podjetja.
Zaokroževanje obračuna pot. str.:V kolikor potne stroške izplačujete preko blagajne, je zaradi gotovinskega izplačila potrebno obračun zaokrožiti. Izberite željeno varianto zaokroževanja obračuna potnih stroškov. Znesek stotinske izravnave pri obračunu se bo tako knjižil med izredne prihodke oz. odhodke.
Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov Število dni po predvidenim povratkom s službene poti
Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n.Kolikšen čas program upošteva, da avtomatsko zapre potni nalog.
Obvezen vnos str. mesta na potnem naloguLahko izberemo in se zahteva vnos stroškovnega mesta (v kolikor jih uporabljamo) ali pustimo prazno in program ustvari potni nalog tudi brez tega vnosa.

 

7.2.2. Uporabniški dostop za potne naloge

Uporabniški dostop uporabnikom informacijskega sistema "e-računi" dodeljujemo v modulu |Zaposleni |Vnos novega, kjer določimo tudi pravice za uporabo [11.6] modula "Potni nalogi".

  
Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic
  
  Slika 320: Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic

Uporabniške pravice dodeljujete glede na odgovornosti, ki jih ima zaposleni:

 

7.2.3. Nastavitve internetnega brskalnika

e-obračuni nudijo več možnosti tiskanja dokumentov. Za tiskanje dokumentov direktno iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v meniju |File |Page Setup (|Datoteka |Nastavitve strani v slovenski verziji) nastavite tiskanje brez izpisa glave in noge strani.

Z nastavitvami, kot so prikazane v poglavju Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika [3.13], boste zagotovili lepši in pravilen izpis dokumentov.

 

7.2.4. Vnos podatkov pred prvo uporabo

Preden začnemo s prvim vnosom podatkov v obrazec za prvo stran potnega naloga, moramo vnesti podatke, ki se navezujejo na modul Zaposleni  in |Potni nalogi |Vozila, saj se ti podatki samodejno vpisujejo v potni nalog.

 

7.2.5. Sistem številčenja potnih nalogov

Potni nalogi se lahko številčijo ročno z vsakokratnim vpisom številke potnega naloga [7.4], lahko pa se številčijo tudi avtomatsko.

Avtomatsko številčenje nastavimo v osnovnih nastavitvah [7.2.1]. Izberemo lahko številčenje po stroškovnih mestih ali pa številčenje po enotnem zaporedju.

Pri avtomatskem številčenju program samodejno ugotovi sistem številčenja in nato vodi številke od zadnjega vnosa potnega naloga naprej.

Primer za enotno številčenje:

  1. Vnesemo prvi potni nalog [7.4] s številko 25/2004
  2. Ob vnosu naslednjega potnega naloga nam program sam ponudi številko 26/2004 saj je bila zadnja izdana številka 25.

V prehodu poslovnega leta nam program do 31.3. še vodi in nudi zaporedno številko za prejšnje poslovno leto.

V primeru številčenja po stroškovnih mestih program samodejno ugotavlja sistem številčenja za vsako stroškovno mesto posebej.

 

7.2.6. Šifrant relacij

Svoj šifrant relacij ustvarimo tako, da v meniju izberemo |Relacije |Vnos nove relacije.

  
Vnesemo željeno relacijo
  
  Slika 321: Vnesemo željeno relacijo

Opis relacije: Opišemo relacijo, ponavadi se napiše začetek in konec poti
Razdalja (km): Vnesemo razdaljo za določeno relacijo
Status: V kombiniranem polju določimo status, ki je lahko: aktiven ali neaktiven.
Privatna relacija: Če s klikom v potrditveno polje    relacijo označimo, kot privatno, jo bo program ponudil samo takrat, ko smo prijavljeni v program. Relacije, ki niso privatne pa program ponudi tudi drugim uporabnikom v podjetju. Uporabniki, ki nimajo privilegija dostopa [7.2.2] do potnih nalogov vseh zaposlenih lahko vnašajo samo privatne relacije.

 

7.2.7. Nastavitev logotipa za izpis potnih nalogov

V programu lahko določimo, da se na prvi strani na potnem nalogu avtomatsko izpiše logotip našega podjetja. Za izpis logotipa potrebujemo datoteko z logotipom v formatu GIF ali JPG. Logotip je lahko poljubnih dimenzij saj ga bo program avtomatsko normiral na širino in dolžino, ki je na razpolago pri izpisu. Priporočamo pa, da datoteka z logotipom ni prevelika saj lahko to povzroči počasnejše tiskanje potnih nalogov.

Pred uvozom logotipa v program lahko najlažje zmanjšate velikost datoteke tako, da logotip spremenite iz barvnega v črnobelega ali pa reducirate število barv v logotipu. Pri tem si lahko pomagate tudi z zastonj programi, kot je npr. IrfanView [http://www.irfanview.com].

Določeni programi shranjujejo datoteke JPEG v formatu, ki ga program ne razume. Če vašega logotipa oz. datoteke JPEG ne morete naložiti v program, vam svetujemo, da datoteko najprej konvertirate v obliko GIF z uporabo programa IrfanView [http://www.irfanview.com].

7.2.7.1 Uvoz logotipa

Logotip uvozimo kot kaže slika.

  
Obrazec za določitev logotipa.
  
  Slika 322: Obrazec za določitev logotipa.

Datoteko prenesemo v program tako, da kliknemo gumb Browse/Prebrskaj. Nakar poiščemo datoteko z logotipom in kliknemo gumb Open/Odpri.

  
Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.
  
  Slika 323: Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.

Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot kaže slika.

  
Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.
  
  Slika 324: Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.

 

7.3. Pregled in iskanje potnih nalogov

Stran "Potni nalogi-pregled in iskanje" odprete tako, da kliknete na zavihek PNzavihek.gif.

  
Stran za pregled in iskanje potnih nalogov
  
  Slika 325: Stran za pregled in iskanje potnih nalogov

7.3.1 Kaj pomenijo posamezne možnosti v meniju?

  1. PNvsiPotNal.gif - Izberete takrat, ko želite seznam vseh najdenih potnih nalogov na eni strani.
  2. PNseznamVsehExc.gif - Izberete takrat, ko želite izpis potnih nalogov odpreti v Microsoftovem Excelu (oziroma Open Office preglednici), kjer lahko podatke še dodatno obdelujete oziroma dodate kot priponko po elektronski pošti.
  3. PNknjizIzbranih.gif - Izberete potem, ko ste s kriteriji iskanja [7.3.2] že omejili izpis potnih nalogov, ki jih želite knjižiti.
  4. PNmasovniIzpis.gif - Izberete takrat, ko želite natisniti več potnih nalogov naenkrat. Po kliku na to opcijo sem vam bodo v novem oknu odprli vsi prikazani potni nalogi vključno z obračuni pripravljeni za tiskanje. To opcijo uporabljamo npr. takrat, ko preštevilčimo potne naloge [13.12.4] in jih je potrebno ponovno natisniti.
  5. PNmasIzpWord.gif - Enako, kot prejšno opcijo, to opcijo izberemo takrat, ko masovno tiskamo vse prikazane potne naloge z uporabo urejevalnika MS Word.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju potnih nalogov:

EnterIskanje
InsterVnos novega potnega naloga

 

7.3.2. Kriteriji iskanja

Če želite dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani, ki vsebuje masko za vnos iskalnih kriterijev. Tako lahko potne naloge listate v okviru omejitev, ki ste jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

  
Kriteriji iskanja potnih nalogov.
  
  Slika 326: Kriteriji iskanja potnih nalogov.

Št. naloga V primeru, ko poznate točno številko potnega naloga, jo vpišete v vnosno polje.
Išči poIskanje lahko omejite glede na datume, ki nastopajo v posameznem potnem nalogu. Privzeta izbira je datum prva stran, s klikom na gumb dropDown.gif oziroma, če kliknete v samo polje, zlistate dane možnosti.
  
Izbrano možnost potrdite s klikom.
  
  Slika 327: Izbrano možnost potrdite s klikom.
od dne, do dnePotem, ko ste določili kriterij iskanja v zgornjem kombiniranem polju, mu je potrebno še dodati časovno obdobje za katerega želimo pregled potnih nalogov. S klikom na gumbcalendar.gif, aktivirate priročni koledarček v katerem izberete željeni datum. Datume lahko tudi vpišete, če se vam to zdi bolj ugodno od izbiranja datumov s priročnega koledarčka. PNzvito1.gif Izberite bližnjico in vpišite samo dan ter pritisnete tipko Enter. Če vpišete število npr. 9, bo program to razumel kot 9-ti v tekočem mesecu in letu.
  
Datum potrdite tako, da kliknete nanj.
  
  Slika 328: Datum potrdite tako, da kliknete nanj.
StatusPotne naloge lahko poiščete tudi po statusu oziroma glede na to v kateri fazi se nahaja potni nalog od takrat, ko ste ga odprli, pa vse do končne knjižbe obračuna oziroma izplačila potnega naloga. S klikom na gumb dropDown.gif oziroma, če kliknete v vnosno polje zlistate statuse. Status potnega naloga izberete tako, da kliknete nanj, kot je to prikazano na spodnji sliki.

  
Pregled potnih nalogov glede na status PN
  
  Slika 329: Pregled potnih nalogov glede na status PN

Kaj pomenijo posamezni statusi potnega naloga?

  1. odprt  Je tisti potni nalog, ki vsebuje podatke za prvo stran potnega naloga, lahko tudi podatke za vračilo stroškov zaposlenemu, vendar še ni bil predložen v obračun oziroma obračunan. Vsi potni nalogi, ki imajo tak status, so označeni z lučko PNlucka.gif.
  2. predložen v obračun  Je tisti potni nalog, ki vsebuje podatke za prvo stran potnega naloga in tudi podatke za vračilo stroškov zaposlenemu in je predložen v obračun. Tak status imajo lahko samo potni nalogi zaposlenih, katerim ste v modulu |Zaposleni |Uporabniški dostop dodelili le možnost, kot je vidna na sliki PNupoDostop.gif.
  3. obračunan  Je vsak potni nalog, ki je bil že obračunan, se pravi, da to zajema tudi tiste potne naloge, ki so bili bodisi izplačani, bodisi knjiženi.
  4. pripravljen za knjiženje  Je tisti obračunan potni nalog, ki še ni bil knjižen, seveda je pa lahko tudi ta že izplačan.
  5. knjižen  Je vsak potni nalog, ki je že bil knjižen.
  6. pripravljen za izplačilo  Je tisti obračunan potni nalog, ki lahko da je bil že tudi knjižen, vendar še ni bil izplačan.
  7. izplačan  Je vsak potni nalog, ki je že bil izplačan.
  8. storniran  Je tisti potni nalog, ki je že bil izstavljen (natisnjena prva stran, podpisana in žigosana), vendar ni bil uporabljen (npr. zaradi bolezni zaposleni ni mogel na službeno pot).
  9. obračunan - SIT  Je vsak potni nalog, ki je obračunan v domači valuti (SIT).
  10. obračunan - devizni obračun  Je vsak potni nalog, ki je bil obračunan v tuji valuti. POZOR! Če ste potovali v tujino izberete ob obračunu potnega naloga [7.7] v kateri valuti želite obračunati potne stroške, kot je to vidno na sliki: PNdevObracun.gif.
Vozilo Potne naloge lahko razvrstite tudi po vozilu [7.10.1], ki je bilo uporabljeno na službeni poti. Vozilo izberemo iz seznama, ki ga aktivirate, tako da kliknete v kombinirano polje, kot je to vidno na sliki. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo. PNkrIskVozilo.gif
Zaposleni S seznama potnih nalogov lahko določite potne naloge po zaposlenih [11.3], za katere ste izstavili potni nalog, kot kaže spodnja slika. Zaposlenega določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko priimka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.

PNkrIskZaposleni.gif

Stroškovno mesto Ko zaposleni nastopajo na večih stroškovnih mestih, ali pa službeno vozilo uporablja več zaposlenih in je vozilo vodeno kot stroškovno mesto, je smiselni pregled potnih nalogov po stroškovnem mestu [13.1.4]. Stroškovno mesto določite tako, da kliknete v kombinirano polje in ga izberete s seznama. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.
išči po arhivuČe označite to možnost, bo program iskal potne naloge tudi med arhiviranimi potnimi nalogi. Ko je ta možnost izključena išče podatke samo med potnimi nalogi, ki niso arhivirani.

Ko omejite kriterije iskanja, kliknite na gumb Iskanje.

 

7.4. Novi potni nalog

Podatke o predvideni službeni poti bi naj vnašali že pred odhodom na pot; izpolniti in natisniti je treba prvo stran potnega naloga. Ko je potni nalog natisnjen, ga podpiše direktor ali pooblaščena oseba, nakar ga žigosanega in podpisanega prejme zaposleni. Potni nalog pa lahko izpolnite tudi po vrnitvi s službene poti, vendar po zakonu, mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.

S klikom na gumb Odpiranje novega potnega naloga, ki ga najdete na strani |Potni nalogi |Pregled in iskanje, odprete novi potni nalog oziroma vnosno masko za prvo stran potnega naloga. Podatke, ki so označeni z zvezdico star1.gif, je treba obvezno vpisati.

Številka naloga Program vam avtomatsko predlaga naslednjo številko potnega naloga, ki pa jo lahko po potrebi spremenite, na primer: če že obstajajo potni nalogi, ki pa niso vnešeni v program oziroma, če začnete uporabljati program za obračun potnih nalogov sredi koledarskega leta.
Datum Vnesite datum izdaje potnega naloga, tako da ga izberete v koledarčku, ki vam ga program ponudi, ko kliknete na gumb calendar.gif. Datum lahko tudi vpišete [3.10] v skrajšani obliki ali celoten datum.
Zaposleni V tem kombiniranem polju [3.10] določite ime in priimek zaposlenega, za katerega se izdaja potni nalog. Ostali podatki (delovno mesto in prebivališče), ki se v potnem nalogu nanašajo na zaposlenega, se kasneje samodeno vpisujejo iz modula za urejanje kadrovske evidence [11]. POZOR! Za uporabnike, ki lahko vnašajo in preglejujejo samo svoje potne naloge, je ta izbira onemogočena.
Potovanje v/na V vnosno polje vpišete predvideno relacijo oziroma kraj kamor se potuje. SVETUJEMO: Vpišite točno relacijo poti, na primer za relacijo Koper-maribor, s postankom pri stranki v Ljubljani, je potrebno na potni nalog napisati relacijo Koper-Ljubljana-Maribor-Koper.
Naloga V vnosno polje vpišite namen službene poti. Če gre za poslovni obisk, je pomembna tudi navedba poslovnih strank, ki se jih obišče. V primeru, ko je šlo za obisk sejma/izobraževanja, naj se navede kateri sejem/izobraževanje se je obiskalo. Ko gre za predajo materiala/izdelkov/pošiljke, naj se navede, kaj se predalo in komu.
Veza na dokument, odločbo, spis Vpišite oznako ustreznega dokumenta, na katerega se navezuje potni nalog. SVETUJEMO: Potrebno je zagotoviti povezavo med izdanimi potnimi nalogi in spremno dokumentacijo, ki se na zahtevo lahko vsak trenutek predloži davčnemu organu.
Potovanje bo trajalo ... V vnosni polji od dne - do dne  vnesete predviden datum pričetka in konca službenega potovanja. V polje ura  vnesete točen čas pričetka službene poti.
Višina dnevnice V polju najprej določite ali je dnevnica za Slovenijo ali za tujino s tem, da kliknete v izbirni gumb radioButton.gif, nato vnesete višino dnevnice, tako da znesek vpišete v vnosno polje. Program pri obračunu [7.7], glede na trajanje potovanja inglede na veljavne predpise, avtomatsko ugotovi višino dnevnic in izračuna pravilno število dnevnic. PNvnosVisinaZaTujino.gif Za tujino morate še določiti za katero državo gre in v kateri valuti se določi dnevnica, kot kaže slika. To določite tako, da kliknete v izbirni gumb radioButton.gif ob polju dnevnica za tujino , nato pa določite državo in valuto tako, da kliknete na puščico dropDown.gif. Za valuto vam ni potrebno vpisovati višine, ker je že določena, s tem ko izberete valuto. Če gre za potovanje v tujini, vam e-obračuni avtomatsko izvedejo pravilno pretvorbo valut po vsakokrat veljavnem srednjem tečaju Banke-Slovenije.
Odstotek zvišanja V kombiniranem polju določite ustrezen odstotek zvišanja ali znižanja dnevnic za tujino. Podjetje lahko namreč vodstvenim delavcem, ki potujejo v tujino izplačuje 10% oziroma 20% višje dnevnice. Pozor! Ta del uredbe je veljal do 3.7.2004. Zaradi sprememb uredbe od 3.7.2004 zvišanja dnevnic niso več neobdavčena. Prav tako jih lahko zniža, če podjetje delavcem samo zagotovi prehrano na službeni poti.

 

7.4.1. Predogled podatkov za prvo stran

Na strani, ki vsebuje predogled vnešenih podatkov za prvo stran potnega naloga, lahko do sedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom nismo zadovoljni.

  
Predogled vnešenih podatkov za potni nalog
  
  Slika 330: Predogled vnešenih podatkov za potni nalog

Če predhodno vnešenih podatkov ne shranimo, jih bomo izgubili, zato moramo vedno najprej klikniti na gumb PNshrani.gif, kot nam to kaže slika zgoraj.

Podatke, ki smo jih vnesli za posamezen potni nalog, lahko tudi spreminjamo. tako da kliknemo na gumb GumbSpremeni.gif. Odpre se nam obrazec "Popravek potnega naloga", kjer nato v poljih za vnos podatkov spremenimo oziroma popravimo podatke.

PN-PopravekPotniNalog.gif

Kaj pomenijo ostali gumbi v orodni vrstici, pa si lahko podrobneje pogledamo na strani orodna vrstica [3.9].

 

7.4.2. Predujem

V kolikor bo zaposleni prejel predujem, ga pred odhodom na službeno pot vnesemo v potni nalog. Znesek in datum vpišemo v obrazec "Vnos predujma".

Obrazec za vnos predujma aktiviramo tako, da kliknemo na gumb Predujem:

  
Obrazec za vnos predujma
  
  Slika 331: Obrazec za vnos predujma

Ko smo vnesli podatke, pritisnemo na gumb V redu. Vnos predujma pa potrdimo s klikom na rumeno obravani gumb Shrani.gif.

Izpis in obračun predujma

PN-IzpisPredujma.gif

Spremembe podatkov

V primeru, da je zaposleni že prejel predujem na drugem potnem nalogu, ki še ni obračunan vas bo program na to opozoril.

Seveda moramo potni nalog po kateri koli spremembi ali brisanju predujma še enkrat shraniti in ga ponovno natisniti.

 

7.4.3. Tiskanje potnega naloga

Dokler potni nalog ni shranjen, tiskanje le-tega ni možno. Da je potrebno potni nalog shraniti, nas opozarja rumeno obarvani gumb Shrani.gif, ki utripa dokler dokument ni shranjen. Ko je potni nalog shranjen, lahko natisnemo prvo stran potnega naloga, ki se ožigosana in podpisana izroči zaposlenemu. Podatki za prvo stran potnega naloga so shranjeni, ko se gumb ShraniSivo.gif obarva sivo in postane neaktiven. Takrat se tudi pojavi gumb Tiskanje.gif.

Prvo stran potnega naloga natisnemo tako, da :

1. Kliknemo dropDown.gif, ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je prikazano na sliki:

TiskanjeNaloga.gif

Seznam za tiskanje omogoča dva načina izpisa:

Potni nalog lahko pošljemo tudi po elektronski pošti. To storimo tako, da ga najprej shranimo lokalno na naš računalnik, nato pa ga kot priponko pošljemo po elektronski pošti.

7.4.3.1 Tiskanje potnega naloga v okviru internetnega brskalnika:

1. Najprej v okviru programa kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

PotniNalog.gif

2. S tem ko smo kliknili na povezavo, se bo potni nalog odprl v okviru internetnega brskalnika.

PN-PotniNalogExplorer1.gif

Za tiskanje kliknemo ikono "Print", kot nam kaže slika.

7.4.3.2 Izpis logotipa na prvi strani potnega naloga:

PN-IzpisLogotip.gif

Datoteko lahko tudi prenesemo v program. To storimo tako, da kliknemo na gumb Browse.gif in jo poiščemo, nato pa kliknemo Open.gif. Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko.

7.4.3.3 Potni nalog lahko natisnemo tudi kot Wordov dokument:

1. Najprej kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

TiskWord.gif

2. S tem, ko smo kliknili povezavo, se bo potni nalog odprl v MS Wordu, kjer ga nato lahko natisnemo.

PN-PotniNalogWord.gif

S klikom na ikono "Print", kot je vidno na sliki, lahko potni nalog natisnemo.

V MS Wordu lahko tudi vpišemo oziroma popravimo vse podatke, vendar POZOR-podatki v bazi podatkov s tem niso spremenjeni!

 

7.5. Priprava potnega naloga za obračun

Ob povratku s službene poti, je potrebno vnesti v e-račune potnih nalogov vse podatke za obračun kilometrin, dnevnic in potnih stroškov; v tej fazi se obračuna tudi predujem, ki je bil dan zaposlenemu pred odhodom na službeno pot.To storimo tako, da odpremo potni nalog, na podlagi katerega je zaposleni odšel na službeno pot. Poiščemo ga v seznamu potnih nalogov, na strani "Potni nalogi-pregled in iskanje" [7.3]. Ko odpremo stran za predogled podatkov na potnem nalogu, se prikažejo že vnešeni podatki za prvo stran potnega naloga. Pod prikazom podatkov so gumbi, ki omogočajo pripravo potnega naloga za obračun in kasneje povračilo stroškov zaposlenemu ter knjiženje potnega naloga.

7.6. Vnos podatkov za obračun potnih stroškov

Za vnos teh podatkov je treba pritisniti na ustrezen istoimenski gumb, nakar se odpre obrazec za vnos podatkov.

  
Za vsakim vnosom pritisnemo gumb PNshrani.gif.

 

7.6.1. Vnos dnevnic

Dnevnice vnašamo tako, da kliknemo gumb Dnevnice, nakar vnesemo podatke v obrazec, kot kaže slika:

  
Obrazec za vnos dnevnic
  
  Slika 333: Obrazec za vnos dnevnic

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

DržavaS klikom na dropDown.gif izberemo državo, v katero bo zaposleni potoval. Glede na to, katero državo bomo izbrali in glede na veljavne predpise za izbrano državo, nam bo program avtomatsko ugotovil višino dnevnic. Privzeta izbira je vedno država, ki smo jo določili na prvi strani potnega naloge. V primeru potovanja skozi več držav lahko z večkratnim vnosom vnesemo dnevnice za vsako posamezno državo.
Datum odhoda/obVnesemo datum in uro odhoda na službeno pot.
Datum vrnitve/obVnesemo datum in uro vrnitve s službene poti. Program nam glede na čas, ki ga je zaposleni prebil na službeni poti, sam določi, ali je dnevnica zmanjšana ali polovična oziroma nam za izbrano državo avtomatsko izračuna pravilno število dnevnic.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

Od dne 1.1.2005 velja nova uredba za povračilo dnevnic v Sloveniji, ki določa, da se dnevnica zmanjša za 10% v primeru, ko je zagotovljeno prenočišče z zajtrkom.

Vnosna maska za dnevnice v Sloveniji se prilagodi ustrezno z uredbo, ki velja za določen potni nalog.

7.6.1.1 Posebnosti pri vnosu dnevnic za tujino

Pri izračunu dnevnic za tujino program v skladu z uredbo upošteva ali ima zaposleni na službeni poti zagotovljeno brezplačno prehrano. Ob vnosu dnevnic nam tako program ponudi dodatna vnosna polja:

  
Obrazec za vnos dnevnic za tujino.
  
  Slika 334: Obrazec za vnos dnevnic za tujino.

S klikom na    lahko označimo brezplačne obroke med službeno potjo.

Pogosto se dogaja, da zaposleni potuje več dni in nima vsak dan zagotovljenih enakih brezplačnih obrokov. V tem primeru moramo za vsak dan posebej klikniti gumb Dnevnice in posebej določiti brezplačne obroke za vsak posamezen dan med službenim potovanjem.

Od dne 1.1.2005 velja nova uredba, ki določa, da se dnevnica zmanjša samo v primeru, če je zagotovljeno prenočišče z zajtrkom.

Odločitev ali boste odkljukali vnosna polja za kosilo in večerjo ter s tem izplačali zmanjšano dnevnico je prepuščena uporabniku.


Program e-obračuni vsebuje tudi razpredelnico, kjer najdete višine dnevnic za skoraj vse države na svetu, ki so razporejene glede na trajanje potovanja. Do razpredelnice pridete preko vstopne strani e-obračuni [http://www.e-obracuni.com], tako da kliknete povezavo, ko te je prikazano na sliki:

VstopDnevnice.gif

 

7.6.2. Načini obračunavanja dnevnic

Vsako podjetje ima v okviru zakonskih določil svoj pristop do obračunavanja in izplačevanja dnevnic, zato je možno v okviru programa e- obračuni [http://www.e-obracuni.com] potnih nalogov nastaviti vse parametre, ki določajo obračun in končno izplačilo dnevnic zaposlenemu.

7.6.2.1 Višina dnevnice ter zvišanja dnevnic v odstotkih

V obrazcu "Odpiranje novega potnega naloga" ima podjetje možnost samo določiti višino dnevnice za Slovenijo oziroma ostale države, ko gre za dnevnice za tujino. Za vsak potni nalog lahko prav tako določimo odstotek zvišanja oziroma znižanja  dnevnic za službeno potovanje (npr. za vodstvene delavce).

PN-DolocitevDnevnice.gif

Za podrobnejši opis vnosa podatkov lahko pogledamo na strani Novi potni nalog [7.4].


Če je zaposleni vodstveni delavec oziroma član uprave, mora to biti v modulu |Zaposleni |Podatki o zaposlitvi tudi ustrezno označeno, kot kaže slika:

PN-NazivZaposlenega.gif

Z novo uredbo o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino, ki velja od 3.7.2004 so ukinjena zvišanja dnevnic za vodstvene delavce.

7.6.2.2 Potnih nalog z znižanimi dnevnicami ali brez izplačila dnevnic

Če se za službeno potovanje izplačilo dnevnic ne odobri , to označimo s klikom v potrditveno polje, kot kaže slika:

PN-NiIzplacilaDnevnic

Ko gre za potovanje v tujino, to označimo s klikom v izbirni gumb ob polju dnevnica za tujino . Če je na službeni poti zagotovljena brezplačna prehrana, lahko to označimo tudi v polju Odstotek zvišanja oz. znižanja dnevnic .

PN-BrezplacnaHrana.gif

V primeru, ko gre za znižanje dnevnic zaradi zagotovljene brezplačne prehrane in se odstotek znižanja razlikuje po dnevih, lahko število obrokov določimo za vsak dan posebej s kliki na ustrezna polja v obrazcu Vnos podatkov za obračun dnevnic [7.6.1], ki se odpre, ko vnašamo dnevnice za tujino.

  
Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic
  
  Slika 335: Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic

7.6.2.3 Postopek za izračun števila dnevnic

Program avtomatsko izračuna število dnevnic glede na vnešen čas odsotnosti.Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic.

V obrazcu "Sprememba podatkov o vašem podjetju" v modulu |Moj profil ima podjetje možnost samo določiti ali želi, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: ali želi obračun dnevnic po dnevih ali v 24-urnih intervalih.

  

Primer izračuna števila dnevnic za oba načina obračunavanja:

Potovanje se začne v ponedeljek ob 9.00 in traja do srede, ko se konča ob 14.00.

Z novo uredbo o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino, ki velja od 3.7.2004 je predpisan postopek za izračun števila dnevnic zato se ta izbira pri potnih nalogih za službena potovanja v tujino po 3.7.2004 ignorira

 

7.6.3. Vnos drugih stroškov

Stroške s službene poti vnašamo tako, da kliknemo gumb Drugi stroški, nakar vnesemo podatke v istoimenski obrazec, kot kaže slika:

  
Obrazec za vnos drugih stroškov
  
  Slika 337: Obrazec za vnos drugih stroškov

7.6.4. Vnos podatkov:

Datum računa Vnesemo datum potnega stroška oziroma prejetega računa, ki dokazuje nastale stroške. Program nam bo avtomatsko predlagal začetni datum službene poti.
Znesek Vpišemo znesek iz računa, ki ga uveljavljamo za potne stroške. Če gre za potne stroške nastale v tujini, lako v sosednjem kombiniranem polju PNvaluta.gif izberemo valuto, s katero smo poravnali račun.

Zneske lahko vnašamo tudi v obliki seštevanja ali odštevanja, kot kaže slika. PNsestevanje.gif

Način plačila Izberemo način plačila. POZOR! Če je zaposleni potne stroške med službeno potjo že poravnal s službeno kreditno kartico, se mu ti stroški ne bodo izplačali
PNnacinPlacila.gif
Št. računa oz. veznega dokumenta Vnesemo številko računa oz. veznega dokumenta.
Opis Opišemo za kakšne potne stroške gre.

 

7.6.5. Vnos kilometrine

S klikom na Kilometrina se nam odpre obrazec, kamor lahko vnesemo podatke:

  
Obrazec za vnos kilometrine
  
  Slika 338: Obrazec za vnos kilometrine

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo relacijo, kamor zaposleni potuje. Če smo predhodno vnesli relacije v šifrant relacij [7.2.6], lahko relacijo izberemo s klikom na dropDown.gif, po izbiri nam program avtomatično ponudi število prevoženih kilometrov za izbrano relacijo.
StrankaVpišemo k kateri stranki potujemo...
Številka delovnega nalogaVpišemo št. delovnega naloga, v kolikor ga imamo.
Datum odhoda/obIzberemo datum in uro odhoda na službeno pot. Vnos podatka ni obvezen.
Datum prihoda/obIzberemo datum in uro vrnitve s službene poti. Vnos podatka ni obvezen.
Razdalja(kmV polje vnesemo prevožene kilometre. Lahko jih vnašamo tudi kot seštevanje ali odštevanje, saj program prepozna ti dve aritmetični operaciji in sešteje zneske.
Vrsta kilometrineIzberemo vrsto kilometrine iz padajočega menija
  

V prazno polje lahko vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Program e-obračuni vsebuje tudi razpredelnico, kjer najdemo zneske za kilometrino po Sloveniji ter tujini in zneske za prevoz na delo od začetka leta 2001 dalje. Razpredelnico najdemo na vstopni strani e-obračuni [http://www.e-obracuni.com].

KilometrineSlo.gif

Opomba: pri izračunu kilometrine se upošteva vrednost kilometrine veljavna na datum, ki se pri vnosu posamezne poti vnese kot datum povratka s poti.

 

7.6.6. Vpis poti v knjigo voženj

V primeru, da zaposleni na službeno potovanje potuje s službenim vozilom in ne z lastnim, ne izplačamo kilometrine pač pa vpišemo potovanje v knjigo voženj.

Ko vnašamo novi potni nalog, določimo, da bo zaposleni potoval s službenim vozilom, kot nam to kaže slika:

  

Nato pa na potnem nalogu kliknemo gumb Vpis poti v knjigo voženj in odpre se nam naslednji obrazec:

  
Obrazec za vpis poti v knjigo voženj
  
  Slika 341: Obrazec za vpis poti v knjigo voženj

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

RelacijaPrivzeta izbira je relacija, ki smo jo vpisali v potni nalog, s klikom na dropDown.gif pa lahko izbiramo med relacijami, ki smo jih v preteklosti prevozili s tem službenim vozilom in med drugimi relacijami iz šifranta relacij.
Datum odhoda/obVpišemo datum in uro odhoda na službeno pot.
Datum prihoda/obVpišemo datum in uro vrnitve s službene poti.
Razdalja(km)Vpišemo prevoženo razdaljo v km.
Začetno stanje števca(km)Vpišemo stanje števca pred odhodom na pot. Program nam avtomatsko posreduje podatke, kakšno je bilo končno stanje števca pri zadnji vpisani vožnji.
Končno stanje števca(km)Vpišemo stanje števca po vrnitvi s poti.

Pri vnosu stanja števca kilometrov in prevožene razdalje zadostuje, da vnesemo samo delne podatke, na primer:

  • Vnesemo samo razdaljo. Program bo začetno in končno stanje števca izračunal avtomatsko tako, da bo glede na druge vnešene vožnje ugotovil začetno stanje števca ter nato izračunal končno stanje števca.
  • Vnesemo bodisi začetno stanje števca bodisi končno stanje števca. Program bo glede na prevoženo razdaljo sam izračunal manjkajoči podatek.
  • Vnesemo začetno in končno stanje števca. Program bo sam izračunal število prevoženih kilometrov.

V prazno polje lahko tudi vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov ter se izpiše na obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

7.6.7. Uvoz plačil cestnine s kartico ABC

Na portalu družbe DARS d.d. na naslovu http://www.dars.si lahko lastniki kartic ABC za avtomatsko brezgotovinsko plačevanje cestnine, pridobijo vstopno geslo za vpogled v plačevanje cestnine in stanje dobroimetja.

V modulu potni nalogi obstaja možnost, da se podatki o plačilih cestnine s kartico ABC avtomatsko uvozijo v obračun potnih stroškov. Temu je namenjen gumb Cestnina ABC, ki je viden ob vnosu podatkov za obračun potnih stroškov.

  
Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga
  
  Slika 342: Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga

Po kliku na gumb Cestnina ABC se prikaže naslednji obrazec:

  
Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC
  
  Slika 343: Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC

Za avtomatski prenos podatkov je potrebno vnesti številko kartice ABC in vstopno geslo, ki ste ga predhodno pridobili na portalu http://www.dars.si.

V polje Cestnine od dne/do dne  vpišete obdobje za katero želite uvoziti podatke o plačilih cestnine. Program vam za obdobje avtomatsko predlaga obdobje za katero je bil izdan potni nalog.

V izbiri Lastnik kartice  določite ali gre za službeno ali privatno kartico ABC. Lastništvo kartice določa način knjiženja plačila cestnine in vplačila dobroimetja:

  1. Službena kartica ABC:
  2. Privatna kartica ABC:

V polju Dodatne možnosti  lahko določimo naslednje:

Po kliku na gumb Uvoz podatkov s strežnika www.dars.si se izvede avtomatska prijava in prenos podatkov s portala www.dars.si [http://www.dars.si]. Po kliku na gumb za prenos podatkov je včasih potrebno na prikaz naslednje strani počakati malo dlje kot običajno, zato po kliku na gumb počakajte, da se prenos zaključi.

Ko je prenos podatkov zaključen, bodo na obračunu potnih stroškov vidni plačani stroški cestnine v danem obdobju ter prehodi cestninskih postaj. Ko boste potni nalog shranili se vam bo ob kliku na gumb Tiskanje prikazala dodatna možnost direktnega tiskanja izpiska prehodov cestninskih postaj s kartico DARS (glej spodaj). Izpisek ABC se priloži k obračunu potnih stroškov.

  
Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC
  
  Slika 344: Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC

 

7.6.8. Poročilo k potnemu nalogu

K obračunu potnega naloga lahko priložimo tudi poročilo, ki še bolj natančno opredeljuje samo službeno pot in je neke vrste zapis dogajanja.

Na strani, kjer so prikazani podatki za potni nalog, kliknemo na gumb PNPorocilo.gif in odpremo obrazec za vnos poročila:

  

Vnešeno besedilo se izpiše na strani za predogled potnega naloga:

  

Če kliknemo na povezavo PNPovezava.gif, ki se nahaja ob poročilu potnega naloga, ponovno odpremo obrazec, kamor lahko vnesemo spremembe besedila.

 

7.6.9. Priloge k potnemu nalogu

Opis prilog najbolj enostavno vnesemo, ko vnašamo podatke o nastalih potnih stroških [7.6.3], kilometrino [7.6.5] in dnevnice [7.6.1]. Vsakemu vnosu podatkov za obračun potnega naloga je možno dodati še opis prilog, kot je to prikazano na sliki:

  

Vnešeno besedilo se izpiše na predogledu potnega naloga:

  

 

7.6.10. Predogled vnešenih podatkov

Preden zaženemo obračun potnega naloga oziroma potnih stroškov, lahko na strani za predogled podatkov na potnem nalogu vidimo vnešene podatke.

  

Predogled podatkov za obračun potnega naloga se izpiše na tak način, da z lahkoto popravite ali brišete napačno vnešene podatke.

Za brisanje vnešenih podatkov kliknemo križec bt-delete.gif, ki se nahaja na skrajni desni strani vsake vrstice v ustrezni tabeli s podatki. Za popravljanje vnešenih podatkov izberemo povezavo jkj.gifna prikazanih podatkih.

 

7.7. Obračun potnega naloga

Ko vnesemo vse podatke za obračun potnega naloga, pritisnemo gumb Obračun potnih stroškov, ki se nahaja na strani za predogled podatkov na potnem nalogu.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje znotraj države, torej samo valuta SIT, se nam odpre naslednji obrazec:

  
Obračun potnega naloga za Slovenijo.
  
  Slika 350: Obračun potnega naloga za Slovenijo.

Obvezen je vnos datuma obračuna, lahko pa dopolnimo tudi besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje v tujino in je vključena tudi tuja valuta, se nam odpre naslednji obrazec:

  
Obračun potnega naloga za tujino.
  
  Slika 351: Obračun potnega naloga za tujino.

Vnesemo naslednje podatke:

Datum obračunaObvezno vpišemo datum obračuna ali ga izberemo s klikom na priročni koledarček Koledarcek.gif.
Želim obračun potnih stroškov v SITOznačimo, če želimo obračun potnih stroškov v SIT.
Želim devizni obračun potnih stroškovOznačimo, če želimo, da se potni stroški obračunajo za vsako valuto posebej (seveda v primeru, da imamo več tujih valut na enem potnem nalogu).
Želim devizni obračun potnih stroškovOznačimo, če želimo, da se potni stroški povrnejo v točno določeni valuti. Valuto izberemo s klikom na dropDown.gif.

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun potnega naloga, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

 

7.7.1. Predogled obračunanega potnega naloga

Ko smo s klikom na gumb Obračun zagnali obračun, se nam prikaže predogled obračunanega potnega naloga:

  
Predogled obračunanega potnega naloga.
  
  Slika 352: Predogled obračunanega potnega naloga.

Sedaj lahko s klikom na Tiskanje natisnemo obračun potnih stroškov [7.7.2].

S klikom na Knjiženje lahko knjižimo [7.9.1] potne stroške na temeljnico.

S klikom na Izplačilo potnih stroškov lahko izplačamo [7.8] potne stroške na transakcijski račun [7.8.1] zaposlenega ali preko blagajne v gotovini [7.8.2].

 

7.7.2. Tiskanje obračuna potnih stroškov

Ko smo potni nalog že obračunali, lahko obračun tudi natisnemo tako, da:

1. Kliknemo na dropDown.gif, ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je to prikazano na sliki:

PN-TiskanjeObracun1.gif

Kako natisnemo dokument v internetnem brskalniku [3.13] ali v MS Wordu, je opisano na strani tiskanje potnega naloga [7.4.3].

 

7.7.3. Ponovno odpiranje potnega naloga

  
Gumbi na predogledu obračunanega potnega naloga
  
  Slika 353: Gumbi na predogledu obračunanega potnega naloga

Ko je potni nalog že obračunan, ga lahko še vedno popravimo, če kliknemo na gumb Ponovno odpri potni nalog.

Vrnemo se nazaj na predogled potnega naloga in tukaj lahko spreminjamo obstoječe podatke. S klikom na gumb Spremeni.gif lahko popravljamo oziroma spreminjamo tudi podatke na prvi strani potnega naloga..

Če je potni nalog že poknjižen, ga ni več možno ponovno odpreti.

Če bi kljub temu želeli ponovno odpreti potni nalog, lahko to storite na naslednji način:

  1. Izbrišite temeljnico na katero je knjižen potni nalog.
  2. Poiščite potni nalog in kliknite na Ponovno odpri potni nalog

 

7.8. Izplačilo obračunanih potnih stroškov

Program omogoča izplačilo potnih stroškov preko blagajne ali z nakazilom na transakcijski račun. Potne naloge, ki so obračunani v tuji valuti, je zaenkrat v programu možno izplačati samo preko blagajne.

Izplačilo je mogoče izvesti le na že obračunanih potnih nalogih. Program omogoča, da izplačamo potne stroške za več obračunanih potnih nalogov naenkrat z enim nakazilom na TR ali z enim blagajniškim izdatkom. Pri izplačilu na TR je možno tudi natisniti obvestilo zaposlenemu o izplačanih potnih stroških.

Izplačilo potnih stroškov pričnemo tako, da na predogledu potnega naloga kliknemo na gumb Izplačilo potnih stroškov.

  
Za izplačilo potnih stroškov kliknemo na gumb Izplačilo
  
  Slika 354: Za izplačilo potnih stroškov kliknemo na gumb Izplačilo

Po kliku na gumb se dodatno prikaže seznam vseh drugih še neizplačanih potnih nalogov za zaposlenega.

  
Izplačilo potnih stroškov
  
  Slika 355: Izplačilo potnih stroškov

Program prikaže vsoto vseh še neizplačanih potnih nalogov glede na izplačila evidentirana v programu. Prikaže tudi stanje obveznosti in terjatev do zaposlenega iz glavne knjige zato, da lahko primerjate stanje v glavni knjigi z izplačili, ki so šla preko programa.

V spodnjem seznamu so našteti vsi potni nalogi, ki v programu še niso bili izplačani. V primeru, da so se izplačila v preteklosti izvajala mimo programa je možno, da seznam ne kaže dejanskega stanja zato je potrebno izplačilo preveriti s stanjem v glavni knjigi.

V seznamu potnih nalogov lahko s kljukico    označite vse potne naloge, ki jih želite izplačati. Vsota označenih potnih nalogov se nato prenese v plačilni nalog ali na blagajniški izdatek.

Če želite označene potne naloge izplačati zaposlenemu na transakcijski račun kliknete na Izplačilo na TR, za izplačilo preko blagajne pa na Izplačilo preko blagajne.

 

7.8.1. Izplačilo potnih stroškov na TR

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo na TR izbrali plačilo potnih stroškov na TR, se nam odpre naslednja vnosna maska:

  
Izplačilo potnih stroškov na TR
  
  Slika 356: Izplačilo potnih stroškov na TR

Privzeta izbira je, da se nalog za plačilo uvrsti v enega izmed že odprtih paketov plačil in s klikom na dropDown.gif izberemo ustrezen paket. Če pa želimo, da se ta plačilni nalog uvrsti v nov paket plačil, označimo drugo možnost in v prazen prostor vpišemo oznako paketa.

Nalogodajalec

Nalogodajalca nam program avtomatsko izpiše sam.

Prejemnik

NazivPrejemnika nam program avtomatsko izpiše sam. s klikom na daljnogled lahko v registru BS poiščemo račun prejemnika.
Sedež/MestoVse podatke o prejemniku program vpiše avtomatsko.
Številka računa/ReferencaRačun nam program izpiše avtomatsko, s klikom na daljnogled pa lahko poiščemo imetnika tega računa v registru BS.
NamenProgram nam izpiše namen avtomatsko, lahko pa ga tudi spremenimo.
ZnesekObvezno moramo vnesti znesek potnih stroškov.
ValutaProgram avtomatsko izpiše datum, ko se izplačilo opravlja.
Vrsta poslaS klikom na dropDown.gif izberemo, za katero vrsto posla gre.

S klikom na gumb Dodaj plačilni nalog plačilni nalog dodamo v paket, ki smo ga izbrali.

 

7.8.2. Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo preko blagajne izbrali izplačilo potnih stroškov preko blagajne, se nam odpre naslednja vnosna maska:

  
Izplačilo potnih stroškov preko blagajne
  
  Slika 357: Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo blagajno, ki jo bomo bremenili s tem blagajniškim izdatkom.
Stroškovno mestoČe želimo, lahko s klikom na dropDown.gif izberemo tudi stroškovno mesto.
DatumPrivzeta izbira je datum, na katerega se opravlja izplačilo.

Prejemnik

Veza partnerProgram nam avtomatsko izpiše, na katerega partnerja se veže to izplačilo. S klikom na gumb Briši lahko vezo na partnerja izbrišemo.
Priimek, ime/NazivVse podatke o prejemniku nam program izpiše avtomatsko. S klikom na daljnogled lahko izberemo drugega partnerja v šifrantu partnerjev.
UlicaPodatek se izpiše avtomatsko, ko izberemo partnerja.
Poštna št./KrajPodatek se izpiše avtomatsko, ko izberemo partnerja.
DržavaS klikom na dropDown.gif izberemo državo, ki je stalno prebivališče prejemnika.

Postavka blagajniškega izdatka

OpisOpis nam program izpiše avtomatsko, po želji pa ga lahko tudi spremenimo oziroma popravimo.
KontoProgram avtomatsko izpiše konto, ki je vezan na stroške izplačila.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezen način plačila. Pri izplačilu potnih stroškov gre praviloma za izplačilo v gotovini.
ZnesekProgram avtomatsko izpiše znesek stroškov, s klikom na dropDown.gif pa izberemo ustrezno valuto.

S klikom na Izstavitev blag. izdatka se izstavi blagajniški izdatek, ki ga lahko poknjižite v glavno knjigo.

 

7.9. Knjiženje potnih nalogov

Ko smo potne naloge obračunali in izplačali, jih knjižimo. Na voljo imamo dve možnosti:

Pri avtomatskem knjiženju potnih stroškov se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja [13.1.3] v glavni knjigi [13].

 

7.9.1. Posamično knjiženje

Posamično knjiženje potnih nalogov pa pričnemo tako, da s klikom na aktivno povezavo AktivnaPovezava.gif odpremo izbrani potni nalog. Nato kliknemo na gumb Knjiženje, kot kaže slika in tako pričnemo knjiženje.

  
Knjiženje posameznega potnega naloga
  
  Slika 358: Knjiženje posameznega potnega naloga

Nadaljni postopek je popolnoma enak, kot pri knjiženju izbranih potnih nalogov [7.9.2].

 

7.9.2. Knjiženje izbranih potnih nalogov

Knjiženje potnih nalogov pričnemo tako, da na strani |Potni nalogi- pregled in iskanje s klikom na Dodatne možnosti izberemo "Knjiženje izbranih PN", kot lahko vidimo na sliki:


KnjizenjePN.gif

Odprejo se nam potni nalogi in med njimi izberemo potrditvenoPolje.gif tiste, ki jih želimo knjižiti:

  
Izberemo potne naloge, ki jih želimo knjižiti
  
  Slika 359: Izberemo potne naloge, ki jih želimo knjižiti

S klikom na gumb Knjiženje izbranih PN zaženemo knjiženje in potni nalogi se poknjižijo na temeljnico:

  
Knjiženi potni nalogi na temeljnici
  
  Slika 360: Knjiženi potni nalogi na temeljnici


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju potnih nalogov:

Enter ali InsertDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

7.10. Vozila

Modul Potni nalogi vsebuje samostojno evidenco službenih vozil [7.10.1] ter dodatno funkcionalnost za vodenje knjige voženj [7.10.2].

 

7.10.1. Šifrant službenih vozil

V šifrant službenih vozil vpišemo podatke o službenih vozilih, ki se uporabljajo za službene vožnje s potnimi nalogi. Prav tako lahko v šifrant vpišemo podatke o službenih vozilih, ki jih zaposleni uporabljajo za boniteto [10.1.18.3.4] ter podatke o zasebnih vozilih zaposlenih za uporabo katerih podjetje izplačuje kilometrino.

Šifrant službenih vozil je na voljo v podsistemu Vozila. Ob pričetku uporabe programa se nam izpiše naslednje obvestilo:

  
Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom
  
  Slika 361: Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom

Po kliku na gumb Vnos novega se vam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos podatkov o vozilu.
  
  Slika 362: Vnos podatkov o vozilu.

Vnosna polja v šifrantu imajo naslednji pomen:

Inv.št. vozilaVpiše se inv.št. vozila iz registra OS. Vnos ni obvezen. Pri avtomatskem knjiženju potnih nalogov se številka vpiše v besedilo knjižbe pri stroških vezanih na službeno vozilo.
Znamka in tip vozilaVpišemo poljubno besedilo.
Registrska št. vozilaVpišemo registrsko številko vozila.
Vrsta vozilaIzberemo ali gre za osebno ali tovorno vozilo. Nastavitev ima vpliv na avtomatsko knjiženje potnih nalogov.
Začetek uporabe vozilaVpišemo datum nabave, začetek uporabe oz. datum aktivacije osnovnega sredstva. Podatek se uporablja za izračun višine bonitete pri obračunu plač [10.1].
Začetno stanje števcaVpišemo začetno stanje števca. Podatek se uporablja za začetno stanje v knjigi voženj [7.10.2], ki jo lahko vodimo za vsako službeno vozilo.
Nabavna vrednost vozilaVpišemo nabavno vrednost vozila, ki je osnova za izračun višine bonitete [10.1.18.3.4] pri obračunu plač [10.1].
Status uporabe vozilaIzberemo ali gre za privatno vozilo za katerega se izplačuje kilometrina ali gre za službeno vozilo za katerega se kilometrina ne obračunava, možno pa je voditi knjigo voženj [7.10.2].

Po kliku na gumb Shrani se prikaže pregled vseh vozil v šifrantu.

  
Pregled vozil v šifrantu.
  
  Slika 363: Pregled vozil v šifrantu.

Za spreminjanje podatkov o vozilu kliknemo na povezavo z imenom vozila. Za urejanje knjige voženj [7.10.2] kliknemo na bt-KnjigaVozenj.gif. Za brisanje vozila iz šifranta bt-remove.gif.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu službenih in zasebnih vozil:

EnterIskanje
InsterVnos novega vozila
EscIzhod iz vnosa vozila

 

7.10.2. Knjiga voženj

Knjiga voženj je prvenstveno namenjena vodenju evidence službenih voženj za službena vozila, ki jih zaposleni uporabljajo kot boniteto. Knjigo voženj je v tem primeru potrebno voditi tudi za razmejitev davčno potrebnih in nepotrebnih stroškov povezanih s službenim vozilom.

V knjigo voženj preidemo tako, da kliknemo na bt-KnjigaVozenj.gif v pregledu šifranta službenih vozil.

  
Pregled vozil v šifrantu.
  
  Slika 364: Pregled vozil v šifrantu.

Po kliku se nam prikaže naslednja stran:

  
Pregled knjige voženj
  
  Slika 365: Pregled knjige voženj

Knjiga voženj omogoča beleženje in urejanje evidence službenih poti. Pri tem vam program pomaga z avtomatskim razvrščanjem službenih poti po vnešenih datumih in stanjih števca oz. razdaljah. Obenem vas program opozarja na manjkajoče vožnje ali druge nepravilnosti v evidenci.

Program omogoča poljubne preglede knjige voženj v različnih časovnih obdobjih ter tiskanje knjige voženj in izvoz podatkov v programe iz zbirke Office.

Posamezne vožnje lahko v knjigo voženj dodajamo s klikom na gumb Vnos nove vožnje ali pa že direktno pri vnosu potnega naloga. Vsako vožnjo lahko povežemo s potnim nalogom, sicer pa jo bo program štel med privatne vožnje.

  
Vnos podatkov v knjigo voženj
  
  Slika 366: Vnos podatkov v knjigo voženj

Pri vnosu posamezne vožnje vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo prevoženo relacijo. Če smo na isti relaciji vozili že prej, jo lahko izberemo tudi s pritiskom na dropDown.gif izberemo eno od že shranjenih relacij s čimer nam bo program avtomatsko predlagal tudi prevoženo število kilometrov.
Po potnem nalogu št.Če gre za službeno pot, vpišemo številko potnega naloga. Potni nalog mora biti predhodno vnešen. Če potni nalog z vnešeno številko ne obstaja, lahko vnosno polje pustimo prazno in številko vnesemo kasneje, ko smo vnesli še potni nalog.
Datum odhoda, obVpišemo datum in uro odhoda na pot. Podatek se uporablja za časovno razvrščanje voženj v knjigi voženj.
Datum prihoda, obVpišemo datum in uro prihoda s poti.
RazdaljaVpišemo skupno število prevoženih kilometrov. Če vpišemo število prevoženih kilometrov nam ni več potrebno vpisovati stanja števca, saj bo program sam v knjigi voženj izpisoval stanje števca, kot je bilo nazadnje pri predhodnji vožnji.
Začetno stanje števca (km)Vpišemo začetno stanje števca. Vnos ni obvezen. Če vpišemo začetno stanje bo program preverjal ali se ostale vnešene poti ujemajo.
Končno stanje števca (km)Vpišemo stanje števca ob povratku s poti. Vnos ni obvezen. Če vpišemo ta podatek, bo program preverjal ali se ostale vožnje ujemajo z vnešenim stanjem števca.

Posamezne vožnje pa lahko v knjigo voženj dodamo tudi s klikom na gumb Vrstični vnos voženj ki nam odpre meni v katerem izberemo mesec za katerega želimo vpisati vožnje, kot to prikazuje spodnja slika:

  
Meni za vrstični vnos voženj
  
  Slika 367: Meni za vrstični vnos voženj

Ko smo kliknili na željeni mesec se nam odpre maska za vnos novih voženj, ki izgleda takole:

  
Maska za vnos voženj
  
  Slika 368: Maska za vnos voženj

Pri vrstičnem vnosu posamezne vožnje pa vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo prevoženo relacijo. Če smo na isti relaciji vozili že prej, jo lahko izberemo tudi s klikom na dropDown.gif izberemo eno od že shranjenih relacij s čimer nam bo program avtomatsko predlagal tudi prevoženo število kilometrov.
Po potnem nalogu št.Če gre za službeno pot, vpišemo številko potnega naloga. Potni nalog mora biti predhodno vnešen. Potni nalog lahko izberemo s klikom na dropDown.gif Če potni nalog z vnešeno številko ne obstaja, lahko vnosno polje pustimo prazno in številko vnesemo kasneje, ko smo vnesli še potni nalog.
obVpišemo samo uro odhoda na pot. Podatek se uporablja za časovno razvrščanje voženj v knjigi voženj. Uro lahko izberemo s klikom na dropDown.gif
obVpišemo uro prihoda s poti. Uro prihoda lahko izberemo s klikom na dropDown.gif
RazdaljaVpišemo skupno število prevoženih kilometrov. Če vpišemo število prevoženih kilometrov nam ni več potrebno vpisovati stanja števca, saj bo program sam v knjigi voženj izpisoval stanje števca, kot je bilo nazadnje pri predhodnji vožnji.
Začetno stanje števca (km)Vpišemo začetno stanje števca. Vnos ni obvezen. Če vpišemo začetno stanje bo program preverjal ali se ostale vnešene poti ujemajo.
Končno stanje števca (km)Vpišemo stanje števca ob povratku s poti. Vnos ni obvezen. Če vpišemo ta podatek, bo program preverjal ali se ostale vožnje ujemajo z vnešenim stanjem števca.

Ko smo končali z vrstičnim vnašanjem voženj v knjigo voženj, je potrebno le še klikniti na gumb Potrdi vnos, ki se nahaja v spodnjem levem delu tabele kot to kaže spodnja slika:

  
Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj
  
  Slika 369: Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj

Ko kliknemo na gumb Potrdi vnos se podatki o vožnjah shranijo v knjigo voženj.

 

7.10.3. Uvoz vozil iz Excela

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o službenih in zasebnih vozilih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o vozilih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

1.Inventarna številka vozila
2.Registrska številka vozila.
3.Znamka in tip vozila.

V program lahko uvozimo samo podatke v formatih TAB delimited ter CSV, ki sta podprta tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc.

Izberemo meni |File/Save As... oz. |Datoteka/Shrani kot... ter preglednico shranimo v formatu CSV oz. Tab delimited. Označimo tudi, da naj se datoteke shranijo z uporabo kodne strani (charset) Windows CP1250 oz. WIN LATIN2.

Primer datoteke CSV:

Vozila.csv
Velikost: 0,32 kB

Primer datoteke Tab delimited:

Vozila.txt
Velikost: 0,32 kB

Do vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v meniju na levi strani kliknemo na povezavo Vozila in prikaže se nam maska za pregled službenih in zasebnih vozil [7.10.4].

Uvoz podatkov o vozilih je dostopen preko menija v maski za pregled in iskanje vozil kot kaže spodnja slika(podatki so testni):

  
Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke
  
  Slika 370: Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke

Ko smo izbrali to možnost se nam odpre nova maska kjer lahko podatke o vozilih uvozimo:

  
Maska za uvoz vozil iz datoteke
  
  Slika 371: Maska za uvoz vozil iz datoteke

Preden podatke uvozimo je potrebno izbrati v katerem foramtu je datoteka shranjena. Kot vidimo na zgornji sliki lahko izbiramo med:

Izberemo pravilen format naše datoteke in jo poiščemo s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Odpre se nam maska za iskanje datoteke v raziskovalcu(spodnja slika).Ko smo našli željeno datoteko, jo izberemo in pritisnemo na gumb Odpri(Open).

  
Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu
  
  Slika 372: Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu

Potrebno je le še klikniti na gumb Uvozi podatke in uvoz podatkov je končan.

V primeru, da kliknemo na gumb Prekliči se celoten postopek konča in program nas vrže na pregled službenih in zasebnih vozil [7.10.4].

 

7.10.4. Pregled službenih in zasebnih vozil

Do pregleda službenih in zasebnih vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v levem meniju izberemo povezavo Vozila. Odpre se nam maska kot jo prikazuje slika:

  
Maska za pregled vozil - podatki so testni
  
  Slika 373: Maska za pregled vozil - podatki so testni

Če kliknemo na eno izmed vozil v seznamu se nam odpre maska za vnos in spreminjanje podatkov o tem vozilu [7.10.1], ki izgleda takole:

  
Maska za vnos podatkov o vozilu
  
  Slika 374: Maska za vnos podatkov o vozilu

Ko smo vnesli vse željene spremembe, je potrebno klikniti še na gumb Shrani in spremembe se bodo shranile.

 

7.11. Spremembe v programu e-obračuni zaradi sprejetja nove uredbe o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino

Dne 18.6.2004 je bila v Uradnem listu [http://www.uradni-list.si/1/ulonline.jsp?urlid=200466&dhid=70312] objavljena nova Uredba o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino. Na tej strani so opisane spremembe v programu, ki so posledica novih pravil, ki jih vsebuje uredba.

Vse spremembe se nanašajo samo na potne naloge za tujino ter službena potovanja, ki se pričnejo na dan 3.7.2004 ali kasneje. Potni nalogi za potovanja, ki se pričnejo pred 3.7.2004 se še vedno obračunavajo po starem.

Pomembno: Še vedno je mogoče izpolnjevanje in obračun potnih nalogov za nazaj v skladu s staro uredbo!

7.11.1 Obračun dnevnic

7.11.2 Izplačilo predujma

7.11.3 Drugi stroški

7.11.4 Kilometrine

 

8. Banka

Modul Banka je namenjen oblikovanju plačilnih nalogov za prenos v banko ter zajemu elektronskih izpiskov prometa na transakcijskem računu za avtomatsko knjiženje prometa na temeljnico.

Funkcije, ki jih nudi modul Banka so naslednje:

 

8.1. Vnos bančnih in drugih plačilnih računov podjetja

Preden vnašate plačilne naloge ali knjižite izpiske je potrebno vnesti podatke o vaših bančnih oz. plačilnih računih. To naredimo v meniju |Banka |Bančni računi

Če še nismo vnesli nobenih podatkov o plačilnih računih se nam v modulu |Banka izpiše naslednje obvestilo:

  
Obvestilo, da je potrebno vnesti bančni račun
  
  Slika 375: Obvestilo, da je potrebno vnesti bančni račun

Po pritisku na gumb Dodaj novi bančni račun se nam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos bančnega računa
  
  Slika 376: Vnos bančnega računa

Po vnosu osnovnih podatkov (ime banke, številka TR) lahko pritisnemo na gumb V redu ter pričnemo vnašati plačilne naloge.

Poleg bančnih računov lahko na tej strani vnesemo podatke o drugih plačilnih oz. elektronskih računih za katere obstaja v programu prilagojena funkcionalnost:

  
Izbira bančnega računa
  
  Slika 377: Izbira bančnega računa

 

8.2. Upravljanje s plačilnimi paketi in nalogi

 

8.2.1. Vnos paketa plačilnih nalogov

Program je namenjen vnosu posameznih plačilnih nalogov, ki jih bomo kasneje posredovali banki v obdelavo.

Plačilne naloge lahko preglejujemo in iščemo podobno kot ostale dokumente in sicer po naslednjih kriterijih:

  
Pregled in iskanje plačilnih nalogov
  
  Slika 378: Pregled in iskanje plačilnih nalogov

Datum od/doZ vnosom datuma omejimo iskanje da obdobje, znotraj katerega želimo poiskati določeni plačilni nalog.
Opis paketa/plačilaČe želimo poiskati plačilni nalog glede na opis, potem v prazno polje vpišemo opis tega paketa oz. plačila (npr. obračun plač št. 20).
StatusIzberemo ali iščemo po Odprtih ali Zaprtih plačilnih nalogih.
PrikazOznačimo, ali želimo prikaz paketov s plačilnimi nalogi ali pa samo prikaz posameznih plačilnih nalogov.

Klik na gumb Odpiranje novega paketa plačil nam omogoča, da lahko vnesemo nov paket plačil. V paketu lahko imamo poljubno število nalogov, ki bremenijo določeni transakcijski račun in jih potem skupaj pošljemo banki v obdelavo.

  
Vnosna maska za novi paket plačil
  
  Slika 379: Vnosna maska za novi paket plačil

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Račun nalogodajalcaS klikom na dropDown.gif izberemo račun nalogodajalca, lahko pa ga vnesemo tudi ročno.
Opis paketaPoimenujemo oz. opišemo paket.

S klikom na Vnos plačilnih nalogov se nam odpre vnosna maska za vnos novega plačilnega naloga:

  
Vnosna maska za vnos novega plačilnega naloga
  
  Slika 380: Vnosna maska za vnos novega plačilnega naloga

Program nam nalogodajalca izpiše avtomatsko na podlagi prej izbranega računa nalogodajalca. Prejemnika in ostale podatke pa vnesemo sami:

NazivVpišemo prejemnik, ki ga bomo z nalogi bremenili. Prejemnika lahko s klikom na daljnogled izberemo v registru transakcijskih računov ali pa ga vnesemo ročno.
Sedež/MestoV primeru, da smo prejemnika izbrali v registru, nam program avtomatsko izpiše tudi podatke o sedežu prejemnika. Sicer tudi te podatke vnesemo ročno.
Številka računa/ReferencaV primeru, da smo prejemnika izbrali v registru, nam program avtomatsko izpiše tudi številko računa prejemnika. Sicer tudi te podatke vnesemo ročno.
BIC banke prej.SWIFT oz. BIC koda banke, ki se izpolni samodejno v kolikor smo partnerja oz. prejemnika izbrali iz registra, sicer vnesemo ročno.
NamenVpišemo namen plačilnega naloga (ali gre za račun, prispevek, akontacijo ipd.).
ZnesekVnos zneska je obvezen.
Datum plačilaIzberemo ali pa ročno vpišemo datum, s katerim želimo bremeniti račun.
Koda namenaS klikom na dropDown.gif izberemo za katero kodo namena gre.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb Dodaj plačilni nalog.

 

8.2.2. Vnos posameznega plačilnega naloga na obstoječi ali nov plačilni paket

Ko smo kreirali plačilni paket lahko vanj dodajamo posamezne plačilne naloge. Ne glede na to ali plačilni paket že vsebuje kak pl. nalog ali ne je postopek vnos novega enak. V seznamu plačilnih paketov kliknemo in odpremo tistega v katerega želimo dodati novi nalog in nato kliknemo na gumb za vnos novega naloga, kot kaže slika:

BANKA-DodajanjeNalogaVPaket.gif

Po kliku na ta gumb se nam odpre stran oz. maska za vnos podatkov prejemnika plačila, ki ga lahko tudi poiščemo iz javno dostopnega registra BS:

BANKA-noviNalogIskanjePrejemnika.gif

Prejemnika smo izbrali iz registra Banke Slovenije tako, da se podatki izpolnijo samodejno, mi vnesemo še podatke, ki so označeni na spodnji sliki:

BANKA-noviNalogVnosPodatkovPlacila.gif

Po vnosu podatkov kliknemo na gumb dodajPlnalog.gif in s tem potrdimo vnos podatkov ter dodamo pl. nalog v obstoječi plačilni paket]. [8.2.4]

 

8.2.3. Združevanje posameznih plačilnih nalogov za plačilo

Združevanje posameznih plačilnih nalogov za plačilo pomeni, da lahko iz več odprtih plačilnih paketov izberemo plačilne naloge za katere želimo, da se združijo v novi plačilni paket in jih lahko skupaj plačamo.

Do plačilnih nalogov pridemo preko menija |Banka |Plačilni nalogi. Odpre se nam maska za Pregled in iskanje plačilnih nalogov, kjer moramo izbrati pregled plačilnih nalogov (spodnja slika).

  
Pregled plačilnih nalogov
  
  Slika 381: Pregled plačilnih nalogov

Po tem, ko smo izbrali pregled samo plačilnih nalogov, se nam je pojavi meni za dodatne možnosti, kjer imamo izbiro plačilnih nalogov za plačilo.

  
Meni izbire plačilnih nalogov za plačilo
  
  Slika 382: Meni izbire plačilnih nalogov za plačilo

Po kliku na izbiro plačilnih nalogov se nam odpre novo okno z vsemi plačilnimi nalogi, kjer izberemo plačilne naloge (spodnja slika), ki se prenesejo v nov plačilni paket in hkrati tudi izbrišejo iz že obstoječih. Ob tem lahko trudi vpišemo novi namen plačila. V kolikor namena ne vpišemo v označeno polje, kot kaže slika, se v novem plačilnem nalogu shrani namen/opis plačila iz vseh združenih plačilnih nalogov.

  
Izbira plačilnih nalogov za plačilo
  
  Slika 383: Izbira plačilnih nalogov za plačilo

V oknu za izbiro plačilnih nalogov imamo zgoraj levo z rdečo barvo prikazano vsoto izbranih nalogov. Obstaja pa tudi možnost, da se nalogi za istega prejemnika združijo (označimo možnost Združi naloge za istega prejemnika).

Ko izberemo naloge in izbiro potrdimo, moramo še izbrati ali želimo, da se nalogi za plačilo uvrstijo v enega od že odprtih paketov plačil, ali pa naj se za te plačilne naloge odpre nov ločen paket plačil (slika spodaj).

  
Izbira paketa plačil
  
  Slika 384: Izbira paketa plačil

Če smo paket izbrali se nam po potrditvi prikaže nov paket, ki ga še moramo shranit. Po shranjevanju se izbrani nalogi izbrišejo iz starega plačilnega paketa in se prenesejo v novega.

Če pa smo izbrali pri izbiri nalogov možnost za združevanje nalogov za istega prejemnika in imamo med nalogi dva naloga za istega prejemnika, potem se nam po shranjevanju plačilnega paketa odpre še okno (spodnja slika), kjer označimo, da želimo prejemniku poslati po mailu obvestilo o plačilu. Tukaj še moramo vnesti podatke o mailu, v kolikor le ti niso vnešeni pri podatkih partnerja. Na desni strani pa imamo link do dokumenta, ki se bo poslal prejemniku na mail, ki ga vnesemo.

  
Izbira paketa plačil
  
  Slika 385: Izbira paketa plačil

 

8.2.4. Prikaz paketa s plačilnimi nalogi

Posamezni paket lahko odpremo tako, da kliknemo na željenega v seznamu pl. paketov in prikažejo se nam vsi pl. nalogi, ki se v izbranem paketu nahajajo:

BANKA-pregledPLpaketa.gif

 

8.2.5. Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN

Do plačilnih nalogov pridemo preko menija |Banka |Plačilni nalogi. Odpre se nam maska za Pregled in iskanje plačilnih nalogov, kot jo kaže spodnja slika:

  
Pregled in iskanje plačilnih nalogov -podtki so testni
  
  Slika 386: Pregled in iskanje plačilnih nalogov -podtki so testni

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju plačilnih nalogov:

EnterIskanje
InsterOdpiranje novega plačilnega naloga

S klikom na iskani plačilni nalog, lahko ta nalog natisnemo z laserskim tiskalnikom tako, da izberemo možnost Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec BN01, ki je dostopna na pregledu Plačilnega naloga v meniju |Tiskanje.

Na voljo imamo pet možnosti in sicer:

  
Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN
  
  Slika 387: Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN

  
Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN
  
  Slika 388: Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na prikazu plačilnega naloga:

Enter ali InsterDodajanje novega plačilnega naloga

 

8.2.6. Izvoz plačilnih nalogov

Program omogoča izvoz ustvarjenih plačilnih nalogov v programe za elektronsko bančništvo. Izvoz plačilnih nalogov je trenutno mogoč v formatu TKDIS, ZBS in ISO SEPA xml, ki pa se avtomatsko prilagodi glede na specifike posamezne banke v skladu s transakcijskim računom nalogodajalca.

Izvoz plačilnih nalogov v datoteko je mogoč na posameznem plačinem paketu:

  
Pregled plačilnih nalogov v plačilnem paketu
  
  Slika 389: Pregled plačilnih nalogov v plačilnem paketu

S klikom na dataExchange.gif se odpre meni za izmenjavo podatkov v katerem najdemo možnosti za izvoz plačilnega paketa v različnih formatih datotek. Najbolj pogosto se za prenos plačilnih paketov in nalogov uporablja format ISO SEPA XML, ki je v seznamu tudi na vrhu, kot vidimo na sliki:

  
V meniju za izmenjavo podatkov lahko izvozim plačilni paket v datoteko za uvoz v spletno banko
  
  Slika 390: V meniju za izmenjavo podatkov lahko izvozim plačilni paket v datoteko za uvoz v spletno banko

Datoteko shranimo na računalnik ter nato uvozimo v program za spletno bančništvo.

Datoteko s plačilnim paketom oz. plačilnimi nalogi v formatu ISO SEPA XML, pa je možno izvoziti in shraniti na računalnik tudi neposredno iz seznama plačilnih paketov, s klikom na ikono v obliki diskete, kot je označeno na spodnji sliki z rdečo barvo:

  
Izvoz ISO SEPA XML datoteke za uvoz v spletno banko
  
  Slika 391: Izvoz ISO SEPA XML datoteke za uvoz v spletno banko

 

8.2.7. Tiskanje seznama plačilnih nalogov v paketu

Seznam izplačil je dostopen na pregledu Plačilnega naloga v meniju bt-print.gif.

  
Izbira tiskanja seznama izplačil
  
  Slika 392: Izbira tiskanja seznama izplačil

Po potrditvi izbire se izdela dokument z naslednjim izgledom:

  
Izgled seznama plačilnih nalogov v paketu
  
  Slika 393: Izgled seznama plačilnih nalogov v paketu

 

8.2.8. Združevanje plačilnih paketov

Združevanje plačilnih paketov za plačilo nam omogoča, da več odprtih plačilnih paketov združimo v enega novega ter tako v program za spletno bančništvo uvozimo vse skupaj v eni datoteki. Na ta način nam ni potrebno v spletno banko prenašati več ločenih datotek.

Do plačilnih paketov pridemo preko menija |Banka |Plačilni nalogi. Odpre se nam maska za Pregled in iskanje plačilnih paketov, na kateri s označimo plačilne pakete, ki jih bomo združili. To storimo tako, da z miško kliknemo na posamezno vrstico, da se ta obarva v modro barvo, kot kaže slika:

  
Pregled plačilnih nalogov
  
  Slika 394: Pregled plačilnih nalogov

Po tem, ko smo označili plačilne pakete, ki jih bomo združili, kliknemo na meni za dodatne možnosti v katerem izberemo funkcijo "Združi plačilne pakete".

  
Funkcija za združevanje plačilnih paketov
  
  Slika 395: Funkcija za združevanje plačilnih paketov

Po kliku na to funkcijo se nam odpre novo okno z vsemi izbranimi plačilnimi paketi, ki jih bomo združili v nov skupni plačilni paket in hkrati pobrisali posamezne. Ob tem lahko izberemo TRR iz katerega bomo izvedli plačilo, vnesemo opis novega plačilnega paketa ter po potrebi še spremenimo izbiro paketov, ki jih bomo dejansko združili, kot kaže spodnja slika:

  
Izbira plačilnih paketov za združevanje
  
  Slika 396: Izbira plačilnih paketov za združevanje

Ko vnesene podatke potrdimo, se bo odprl novi ločen paket plačil, ki ga potem lahko izvozimo v spletno banko.

 

8.2.9. Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic v tabeli plačilnih paketov

Opcija za prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic je dosegljiva na pregledu seznama vseh plačilnih paketov.

Na pregledu seznama vnešenih plačilnih paketov lahko z miško poklikamo vrstice dokumentov za katere želimo prikaz vsote. Izbrana vrstica za obarva v modro barvo. Ko smo izbrali vrstice, kliknemo na gumb GumbVsota kot je prikazano na spodnji sliki:

  
Izbira vrstic in klik na gumb "Vsota" (ikona z grško črko sigma)
  
  Slika 397: Izbira vrstic in klik na gumb "Vsota" (ikona z grško črko sigma)

Program v novem oknu prikaže rekapitulacijo izbranih vrstic oz. seštevek vseh plačilnih nalogov v izbranih plačilnih paketih:

  
Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih plačilnih paketov oz. plačilnih nalogov v izbranih paketih
  
  Slika 398: Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih plačilnih paketov oz. plačilnih nalogov v izbranih paketih

 

8.2.10. Oblikovanje modelov za sklic

 

8.2.11. Šifranti vrste posla A

 

8.3. Pregled in iskanje bančnih izpiskov

Bančne izpiske lahko pregledujemo in iščemo v meniju |Banka |Pregled izpiskov na podoben način, kot ostale dokumente in sicer po naslednjih kriterijih:

  
Pregled prometa in bančnih izpiskov
  
  Slika 399: Pregled prometa in bančnih izpiskov

Transakcijski računS klikom na dropDown.gif izberemo transakcijski račun, na katerega se nanaša bančni izpisek, ki ga iščemo.
Št. izp.Vnesemo številko izpiska, za katerega želimo podatke.
Izpiski od/doDatumsko omejimo obdobje, za katero želimo podatke o prometu oz. bančnih izpiskih.
Den. val.S klikom na dropDown.gif izberemo denarno valuto izpiska.
Pribl. znesekVnesemo približen znesek prometana izpisku.
Status izpiskaIzberemo po katerih statusih izpiskov želimo izpis.
Naziv prejemnika/namen plačilaVnesemo lahko naziv prejemnika ali opis namena plačila iz posameznega izpiska
Tip izpiskaIzberemo lahko tip izpiska, ki ga iščemo (uvožen, ročni vnos, tujina,...).

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju plačilnih nalogov:

EnterIskanje
InsertDodajanje novega bančnega izpiska

 

8.4. Vnos bančnih izpiskov

Bančni izpisek vneseno s klikom na gumb Novi izpisek v meniju |Banka |Pregled izpiskov. Po kliku na gumb Novi izpisek se odpre naslednje vnosna maska:

  
Vnosna maska za vnos novega bančnega izpiska
  
  Slika 400: Vnosna maska za vnos novega bančnega izpiska

V vnosna polja vpišemo naslednje podatke:

Transakcijski račun
Denarna valutaIzberemo denarno valuto izpiska.
Datum izpiskaVpišemo datum izpiska.
Št. izpiskaVpišemo številko, ki bo označevala izpisek. Vnos številke je obvezen.
Skupaj odliviVpišemo skupni znesek odlivov.
Skupaj priliviVpišemo skupni znesek prilivov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu in prikaže se nam maska za vnos prometa, ki jo prikazuje spodnja slika:

  
Vnos in urejanje prometa na TR
  
  Slika 401: Vnos in urejanje prometa na TR

Številka računa/ReferencaVpišemo samo referenco, ker se št. računa že prenese.
Vrsta prometaOznačimo ali gre za v dobro ali v breme
NazivVpišemo naziv ali pa s klikom na daljnogled poiščemo naziv partnerja
Sedež/MestoVpišemo Sedež/Mesto
Številka računa/ReferencaVpišemo št. TRR in referenco tega partnerja
Namen plačilaVpišemo namen plačila. Podatek je obvezen.
ZnesekVpišemo znesek. Podatek je obvezen.
Koda namenaIzberemo kodo namena
KontoIzberemo konto iz seznama s klikom na dropDown.gif

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb Dodaj promet.

Ko smo končali z vnosom prometa, kliknemo na gumb Prekini vnos

 

8.5. Priprava prometov za knjiženje

Priprava prometov za knjiženje oz. likvidacija izpiska je namenjena za zapiranje oz. likvidiranje dokumentov s plačilom na podlagi bančnega izpiska in knjiženje tega plačila na določen konto.

Funkcionalnost je na voljo neposredno na posameznem bančnem izpisku kjer kliknemo na gumb Pripravi za knjiženje in bo program ponudil likvidacijo prilivov in odlivov iz dotičnega izpiska.

  
Gumb pripravi za knjiženje v samem bančnem izpisku
  
  Slika 402: Gumb pripravi za knjiženje v samem bančnem izpisku

Lahko pa likvidiramo tudi več prilivov in odlivov iz različnih še ne likvidiranih izpiskov hkrati v meniju nerazporejenih prilivov [8.5.1] ali nerazporejenih odlivov [8.5.2]

  
Dostop do neporazdeljenih prilivov in odlivov
  
  Slika 403: Dostop do neporazdeljenih prilivov in odlivov

 

8.5.1. Nerazporejeni prilivi

Funkcionalnost je na voljo v meniju |Banka |Neporazdeljeni prilivi, kjer imamo pregled nad vsemi bančnimi izpiski katerih še nismo zaprli ali poknjižili.

  
neporazdeljeni prilivi
  
  Slika 404: neporazdeljeni prilivi

(1) S pomočjo iskalnih parametrov kot so transakcijski račun, številka bančnega izpiska, denarna valuta, datum prometa, ter namen plačila lahko lažje poiščemo oz. filtriramo določene prilive.

(2) Posameznemu prilivu dodamo partnerja, konto na katerega se bo knjižil priliv in dokument na katerega se veže priliv, kateri so lahko: račun, predračun, naročilo kupca, avansni račun ali prosti vnos.

(3) Posamezen priliv lahko preskočimo za knjiženje s klikom na gumb Preskoči ali potrdimo s klikom na gumb Ok

(4) Prilive lahko označimo posamezno ali vse skupaj s klikom na okvirček v sivem zaglavju prikaza.

(5) S klikom na gumb Potrdi izbrane potrdimo označene prilive ali vse potrdimo s klikom na puščico navzdol na istem gumbu in na potrdi vse

(6) S klikom na gumb Prekoči izbrane preskočimo označene prilive ali vse preskočimo s klikom na puščico navzdol na istem gumbu in na preskoči vse

(7) S klikom na gumb Nastavi partnerja izbranim lahko vsem označenim prilivom nastavimo enotnega partnerja ali nastavimo enotni konto za knjiženje pliliva s klikom na puščico navzdol na istem gumbu, ter na opcijo Nastavi konto izbranim

(8) Če smo pomotoma potrdili priliv katerega nebi želeli, lahko s klikom na gumb Razveljavi zadnjega razveljavimo zadnji ukaz ki smo ga izvršili.

V kolikor smo likvidirali oz. zaprli priliv katerega ne bi želeli oz. smo se pri zapiranju zmotili, lahko to še vedno razveljavimo neposredno na samem bančnem izpisku, kot je opisano na strani

 

8.5.2. Nerazporejeni odlivi

Do te funkcionalnosti lahko dostopamo preko |Banka |Neporazdeljeni odlivi, kjer imamo pregled nad vsemi bančnimi izpiski katere še nismo zaprli ali poknjižili.

  
neporazdeljeni odlivi
  
  Slika 405: neporazdeljeni odlivi

(1) S pomočjo iskalnih parametrov kot so transakcijski račun, številka bančnega izpiska, denarna valuta, datum prometa, ter namen plačila lahko lažje poiščemo oz. filtriramo določene odlive.

(2) Posameznemu odlivu dodamo partnerja, konto na katerega se bo knjižil odliv in dokument na katerega se veže odliv, kateri so lahko prejeti račun ali prosti vnos.

(3) Posamezen odliv lahko preskočimo za knjiženje s klikom na gumb Preskoči ali potrdimo s klikom na gumb Ok

(4) Odlive lahko označimo posamezno ali vse skupaj s klikom na okvirček v sivem zaglavju prikaza.

(5) S klikom na gumb Potrdi izbrane potrdimo označene odlive ali vse potrdimo s klikom na puščico navzdol na istem gumbu in na potrdi vse

(6) S klikom na gumb Prekoči izbrane preskočimo označene odlive ali vse preskočimo s klikom na puščico navzdol na istem gumbu in na preskoči vse

(7) S klikom na gumb Nastavi partnerja izbranim lahko vsem označenim odlivom nastavimo enotnega partnerja ali nastavimo enotni konto za knjiženje odliva s klikom na puščico navzdol na istem gumbu, ter na opcijo Nastavi konto izbranim

(8) Če smo pomotoma potrdili odliv katerega nebi želeli, lahko s klikom na gumb Razveljavi zadnjega razveljavimo zadnji ukaz ki smo ga izvršili.

V kolikor smo likvidirali oz. zaprli odliv katerega ne bi želeli oz. smo se pri zapiranju zmotili, lahko to še vedno razveljavimo neposredno na samem bančnem izpisku, kot je opisano na strani

 

8.5.3. Nastavitve likvidacije prilivov in odlivov

Za hitrejši postopek likvidacije oz. zapiranja prilivov in odlivov si lahko vnaprej nastavimo splošna pravila, ki se potem upoštevajo pri likvidaciji posamezne transakacije. Nastavitve so na voljo v modulu nerazporejenih prilivov in odlivov s klikom na gumb Nastavitve, kot kaže slika:

  
Nastavitve likvidacije prilivov in odlivov
  
  Slika 406: Nastavitve likvidacije prilivov in odlivov

Po kliku na ta gumb se nam odpre vnosna maska z nastavitvami:

  
Nastavitve likvidacije prilivov in odlivov
  
  Slika 407: Nastavitve likvidacije prilivov in odlivov

V nastavitvah tako lahko nastavimo naslednje parametre:

  
Izberemo število prikazanih transakcij na eni strani
  
  Slika 408: Izberemo število prikazanih transakcij na eni strani

  
Označimo na katerih dokumentih želimo zabeležiti plačilo
  
  Slika 409: Označimo na katerih dokumentih želimo zabeležiti plačilo

  
Izberemo na kak način naj program zabeleži plačilo na veznem dokumentu, ki ga izbiremo pri likvidaciji
  
  Slika 410: Izberemo na kak način naj program zabeleži plačilo na veznem dokumentu, ki ga izbiremo pri likvidaciji

 

8.6. Knjiženje bančnih izpiskov

Potem ko smo vnesli promet na izpisek lahko izpisek poknjižimo s klikom na gumb Knjiženje v samem izpisku. To nam lepo prikazuje spodnja slika:

  
Izpisek je pripravljen za knjiženje
  
  Slika 411: Izpisek je pripravljen za knjiženje

S klikom na gumb Knjiženje se nam kreira nova temeljnica, ki jo je potrebno shraniti, da bi se izpisek poknjižil. Na to nas opozarja tudi rumeno pobarvan gumb shrani. Kreirana temeljnica izgleda takole:

  
Avtomatsko kreirana temeljnica
  
  Slika 412: Avtomatsko kreirana temeljnica

V kolikor so knjižbe pravilne, kliknemo na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler to ne storimo. Če temeljnice ne shranimo, se knjiženje izpiska ne bo izvedlo.

Ko smo temeljnico shranili, nas program vrže nazaj na poknjižen izpisek, ki izgleda takole:

  
Poknjižen izpisek
  
  Slika 413: Poknjižen izpisek

V primeru, da bi želeli karkoli popraviti, pa lahko to storimo s klikom na gumb Razknjiži ki ga lahko vidimo na zgornji sliki. Dokument lahko razknjižimo kadarkoli v primeru, če temeljnica še ni zaprta in prenešena v glavno knjigo.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju bančnih izpiskov:

Enter ali InsterDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

8.7. Zapiranje odprtih računov na podlagi izpiska

V modulu Banka imamo na voljo pregled uvoženih bančnih izpiskov iz banke ali ročnega vnosa.

Izpiske najdemo v spletni aplikaciji pod |Banka |Pregled izpiskov.

Izberemo si bančni izpisek in ga lahko knjižimo, dodajamo promet ali zapremo odprti račun.

  
Pregled bančnega izpiska
  
  Slika 414: Pregled bančnega izpiska

Obdelavo zapiranje odprtih računov zaženemo z gumbom Zapiranje odprtih računov na podlagi izpiska.

  
Zapiranje odprtih računov
  
  Slika 415: Zapiranje odprtih računov

Po zagonu se nam prikaže seznam prometa znotraj izpiska, kjer lahko izberemo vezni dokument iz spustnega seznama.

  
Veza na dokument
  
  Slika 416: Veza na dokument

Vezni dokument se ponudi v seznamu v kolikor je račun odprt in je ujemanje v sklicu. Preverja se tudi plačnik in TRR plačnika.V kolikor ujemanja ni, veznega dokumenta ni mogoče izbrati iz spustnega seznama.

 

8.8. Uvoz elektronskih izpiskov prometa na TR

Program podpira avtomatski uvoz datoteke z izpiskom prometa na TR. Ker slovenske banke pri tem uporabljajo različne standarde izmenjave podatkov je v programu implementiran uvoz podatkov datotek več slovenskih bank. Pri nekaterih bankah pa je uvoz podatkov mogoč avtomatsko saj se program sam poveže z bančnim strežnikom in uvozi nove izpiske prometa na vašem transakcijskem računu.

  
Izbira banke pri uvozu izpiskov prometa na TR
  
  Slika 417: Izbira banke pri uvozu izpiskov prometa na TR

Trenutno so uradno podprti uvozi podatkov iz spodaj naštetih programov slovenskih bank. Uvozi podatkov s strani drugih bank ali programov niso preverjeni oz. uradno podprti. Če želite uporabljati uvoz podatkov z banke, ki ni na spodnjem spisku kontaktirajte uporabniško podporo na e-mail info@e-racuni.com [mailto:info@e-racuni.com] za brezplačno implementacijo uvoza bančnih izpiskov s strani vaše banke.

In pa ostali uvozi izpiskov, ki niso vezani na spletno banko ampak druge spletne sisteme, ki omogočajo izvoze izpiskov:

 

8.8.1. Abanka ABACOM

  
Uvoz izpiskov prometa -ABACOM
  
  Slika 418: Uvoz izpiskov prometa -ABACOM

 

8.8.2. Banka Koper

Banka Koper v programu INET ne omogoča direktnega izvoza datoteke z elektronskim izpiskom prometa na transakcijskem računu.

Kljub temu pa je pri banki možno naročiti, da vam preko elektronske pošte dnevno posreduje datoteko z izpiskom prometa na transakcijskem računu.

Datoteko, ki jo prejmete s strani Banke Koper je mogoče uvoziti v program tako, da uporabite funkcijo za enostaven uvoz izpiskov iz programa Proklik [8.8.5].

 

8.8.3. NKBM Poslovni Bank@Net BAP WEB

Uvoz izpiskov iz aplikacije NKBM BAP WEB poteka bodisi ročno s prenosom datoteke v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime, geslo in kodo s kartice SecureID in se program sam poveže z bančnim strežnikom.

  
Uvoz izpiskov prometa iz aplikacije NKBM BAP WEB
  
  Slika 419: Uvoz izpiskov prometa iz aplikacije NKBM BAP WEB

8.8.3.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa BAP WEB shranite izpisek na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

8.8.3.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje PIN + enkratno geslo  pa vpišete najprej 4-mestno PIN kodo, ki ji sledi 6 cifer, ki jih prepišete s kartice SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika NKBM se program poveže s strežnikom NKBM in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

8.8.4. NKBM Poslovni Bank@Net EPP3

  
Uvoz izpiskov iz programa EPP / EPP3
  
  Slika 420: Uvoz izpiskov iz programa EPP / EPP3

 

8.8.5. NLB Proklik

8.8.5.1 Izvoz izpiskov iz Proklika

Preden uvozimo izpiske se prijavimo v Proklik in v programu Proklik na levi strani v meniju izberemo opcijo |Izpiski.

Nato vnesemo datumski kriterij za izvoz izpiskov ter označimo izpiske, ki jih želimo izvoziti v datoteko. Ko izberemo izpiske kliknemo na desni gumb miške in izberemo opcijo |Izvoz (glej sliko).

  
Izvoz izpiskov iz programa Proklik (Halcom e-Bank).
  
  Slika 421: Izvoz izpiskov iz programa Proklik (Halcom e-Bank).


8.8.5.2 Uvoz Proklik-ovih izpiskov v e-obračune

V e-obračunih izberemo izberemo opcijo za uvoz izpiskov iz Proklik-a. Prikaže se nam naslednja vnosna maska:

  
Uvoz izpiskov iz programa Proklik v e-obračune
  
  Slika 422: Uvoz izpiskov iz programa Proklik v e-obračune

Program nudi dve možnosti za uvoz izpiskov iz programa ProKlik:

Če uporabljate enostaven uvoz izpiskov, mora program sam ugotoviti številko izpiska. Številko izpiska program ugotovi na podlagi števila že uvoženih izpiskov, ki si sledijo v časovnem zaporedju.

V primeru, da naknadno uvozite izpisek za preteklo obdobje bo program kasnejšim izpiskom avtomatsko spremenil zaporedne številke za uskladitev zaporednih številk.

Zaradi navedenih lastnosti enostavnega uvoza vam priporočamo, da v kolikor je to možno, vedno uporabljate uvoz izpiskov za več dni hkrati v kombinaciji dveh datotek TXT in COV.

 

8.8.6. NLB Proklik Plus

V programu Proklik Plus se uporablja enak format datoteke, kot v programu NKBM BAP WEB [8.8.3]. Ročni uvoz izpiskov oz. datoteke s prometom na TR poteka na enak način, kot iz programa NKBM BAP WEB [8.8.3].

 

8.8.7. Probanka Poslovni Prosplet

Uvoz izpiskov iz aplikacije Probanka Prosplet poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime in kodo s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

  
Uvoz izpiskov iz Prospleta
  
  Slika 423: Uvoz izpiskov iz Prospleta

8.8.7.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa Prosplet shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

8.8.7.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika Probanke se program poveže s strežnikom Probankinega Prospleta in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

Pred uvozom izpiskov preverite ali imate v Prosplet-u vklopljeno možnost izvoza izpiskov. V kolikor to ni mogoče kontaktirajte vašega referenta na Probanki.

 

8.8.8. Raiffeisen KREKOVA BANKA d.d.

Na spletni strani programa EuReKa, je potrebno najprej sneti oz. izvoziti datoteko z izpiskom prometa. To storite tako, da kliknete na rdečo puščico(slika spodaj) in datoteko shranite na vaš disk.

  
Spletna stran programa EuReKa
  
  Slika 424: Spletna stran programa EuReKa

Ko ste to storili pa preko menija |Banka |Uvoz prometa s klikom na povezavo EuReKa pridete do maske, kot jo kaže spodnja slika:

  
Uvoz izpiska prometa iz programa EuReKa v naš program
  
  Slika 425: Uvoz izpiska prometa iz programa EuReKa v naš program

V tej maski s klikom na gumb Browse poiščete datoteko oz. izpisek, ki ste ga predhodno shranili. Nato kliknete na gumb Uvoz podatke in postopek uvoza je končan.

 

8.8.9. SKB NET

Uvoz izpiskov iz spletne aplikacije SKB NET poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime in kodo s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

  
Uvoz izpiskov iz SKB NET
  
  Slika 426: Uvoz izpiskov iz SKB NET

8.8.9.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa SKB NET shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

8.8.9.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika SKB NET se program poveže s strežnikom SKB NET in preveril izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

8.8.10. PRO SKB NET

Uvoz izpiskov iz spletne aplikacije PRO SKB NET poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT, bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime(identifikacijsa številka) in kodo(varnostno geslo) s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

  
Uvoz izpiskov iz PRO SKB NET
  
  Slika 427: Uvoz izpiskov iz PRO SKB NET

8.8.10.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa PRO SKB NET shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

8.8.10.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime oz. identifikacijsko številko, ki vam jo je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika PRO SKB NET se program poveže s strežnikom PRO SKB NET in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

8.8.11. PayPal

Uvoz izpiskov prometa oz. transakcij iz PayPal računa je na voljo v meniju |Banka |Uvoz izpiskov preko ločene možnosti:

  
Uvoz izpiska transakcij iz datoteke, ki jo izvozimo iz PayPal računa
  
  Slika 428: Uvoz izpiska transakcij iz datoteke, ki jo izvozimo iz PayPal računa

Opcija za uvoz datoteke s transakcijami iz PayPal računa je na voljo šele potem, ko smo v seznam naših bančnih računov dodali tudi elektronski bančni račun po navodilih na strani Plačilni račun PayPal [8.10.1]

Po kliku na to povezavo se nam odpre maska za izbiro datoteke, ki jo bomo uvozili v program:

uvozPayPalIzbiraDatoteke.gif

Pri uvozu imamo na izbiro še naslednje nastavitve:

Bančni računIzberemo naziv bančnega oz. elektronskega bančnega računa za katerega uvažamo transakcije. Predhodno smo ga vnesli v šifrant plačilnih računov [8.10.1]
Izberite format datuma v datotekiIzberemo format zapisa datuma v datoteki, ki jo bomo uvozili. To je pomembno za pravilen uvoz datuma posameznih transakcij
Dodatne možnostiObkljukamo, če želimo uvoziti provizijo prometa, kot odliv

Uvoz transakcij iz PayPal je na voljo iz datoteke v formatu *.csv, ki jo izvozimo iz PayPal računa po nalednjih navodilih:

  • kliknemo na meni Reports
  • nato izberemo na levi strani meni Activity downloads
  • na desni strani v zavihku "Transaction type" nato izberemo All transactions, izberemo obdobje v zavihku Date range za katero bomo izvozili transakcije in format datoteke CSV
  • kliknemo na gumb "Create report" ter počakamo, da se poročilo izdela. Datoteko nato shranimo na računalnik in uvozimo v program

  
Izvoz transakcij v CSV datoteko za uvoz v program e-racuni
  
  Slika 429: Izvoz transakcij v CSV datoteko za uvoz v program e-racuni

 

8.8.12. Iz XLS datoteke (Excel preglednica)

Uvoz izpiskov prometa oz. transakcij iz XLS datoteke je na voljo v meniju |Banka |Uvoz izpiskov preko ločene možnosti:

  
Uvoz izpiska transakcij iz datoteke, ki jo pripravimo v Excelu
  
  Slika 430: Uvoz izpiska transakcij iz datoteke, ki jo pripravimo v Excelu

Po kliku na to povezavo se nam odpre maska za izbiro datoteke, ki jo bomo uvozili v program:

uvozXLSIzbiraDatoteke.gif

Pri uvozu imamo na izbiro še naslednje nastavitve:

Bančni računIzberemo naziv bančnega oz. elektronskega bančnega računa za katerega uvažamo transakcije iz datoteke. Predhodno smo ga vnesli v šifrant plačilnih računov [8.10.1]
Izberite format datuma v datotekiIzberemo format zapisa datuma v datoteki, ki jo bomo uvozili. To je pomembno za pravilen uvoz datuma posameznih transakcij
Dodatne možnostiObkljukamo, če smo v prvo vrstico vnesli podatke z nazivi stolpcev

Za pravilen uvoz podatkov je potrebno datoteko pripraviti v ustrezni strukturi. Zaporedje stolpcev s podatki mora biti točno takšno, kot prikazano:

  
Predpisano zaporedje stolpce v excel datoteki
  
  Slika 431: Predpisano zaporedje stolpce v excel datoteki

  • Primer datoteke izpiska v Excelu:

excelIzpisekEracuni.xls
Velikost: 6,00 kB

 

8.9. Avtomatsko knjiženje prometa na transakcijskem računu

Na temeljnico se knjižijo posamezni prometi iz bančnega izpiska. Prometi se knjižijo z datumom obdobja enakim datumu izpiska.

 

8.10. Elektronski plačilni računi

Poleg transakcijskih računov, ki jih podjetje uporablja za poslovanje se v zadnjem času pojavljajo tudi različni ponudniki elektronskih računov, ki omogočajo "online" plačevanje. V ta namen smo v programu omogočili vnos predvsem tistih najbolj razširnjenih, kot so PayPal, Stripe, Barion, ipd. V kolikor želimo v programu aktivirati online plačevanje preko elektronskih računov je treba tak račun najprej dodati v seznam bančnih oz. elektronskih računov. Novi elektronski račun dodamo tako, da v meniju |Banka |Bančni računi kliknemo na gumb, kot kaže slika:

bancniRacuniVnosNovega.gif

Vnos računa za "PayPal" je opisan na strani Vnos PayPal računa [8.10.1]

Vnos računa za "Stripe" je opisan na strani Vnos Stripe računa [8.10.2]

 

8.10.1. Plačilni račun PayPal

Program omogoča naslednje funkcije v povezavi s plačilnim računom PayPal:


8.10.1.1 Vnos plačilnega računa PayPal

Račun PayPal vnesemo v meniju |Banka |Bančni računi.

  
Vnos računa PayPal
  
  Slika 432: Vnos računa PayPal

Po kliku na opcijo v meniju se nam odpre obrazec za vnos podatkov o računu PayPal.

  
Vnos podatkov o računu PayPal
  
  Slika 433: Vnos podatkov o računu PayPal



8.10.1.2 Online plačevanje izstavljenih računov

Če pri vnosu računa PayPal označimo PayPalOnlinePaymentCheckbox.png, potem bomo na prikazu dokumentov vključili možnost online plačevanja računov. Stranki lahko kot ponavadi pošljemo povezavo (link) do računa bodisi preko elektronske pošte bodisi preko sporočila SMS. Ko stranka prejme sporočilo in klikne na povezavo, se odpre naslednji prikaz računa:

  
Možnost plačila računa s PayPal
  
  Slika 434: Možnost plačila računa s PayPal

Po kliku na gumb Plačilo s kartico ali PayPal se nam prikaže stran za plačilo računa:

  
Plačilo predračuna ali računa s kartico ali s PayPal-om
  
  Slika 435: Plačilo predračuna ali računa s kartico ali s PayPal-om

Za pravilno delovanje online plačila računov si moramo v PayPal nastavitvah pravilno nastaviti URL naslov za PayPal IPN (Internet Payment Notification). Brez pravilne nastavitve IPN sistem e-racuni.com ne bo dobil potrditve o uspešno opravljenem plačilu s strani PayPal-a tako, da bo kupec po opravljeni transakciji dobil obvestilo, da mora za dokončno potrditev plačila kontaktirati prodajalca.

Kako nastaviti PayPal IPN si lahko ogledamo na YouTube, eden od posnetkov je npr. tukaj https://youtu.be/opOGdl8Oc14?t=41

 

8.10.2. Plačilni račun Stripe

Stripe račun vnesemo v meniju |Banka |Bančni računi preko gumba Dodaj novi bančni račun:

  
Vnos računa Stripe
  
  Slika 436: Vnos računa Stripe

V naslednjem koraku vnesemo podatke o našem Stripe računu:

  
Vnos podatkov računa Stripe
  
  Slika 437: Vnos podatkov računa Stripe

Po vnosu bančnega računa, bo v meniju |Banka |Uvoz izpiskov na voljo opcija za uvoz Stripe datoteke:

  
Uvoz stripe datoteke
  
  Slika 438: Uvoz stripe datoteke

Pri izvozu iz Stripe uporabimo izvoz izpiska preko opcije "Razširjen izpis z vsemi podatki".

 

9. Blagajna

Modul Blagajna je namenjen gotovinskemu poslovanju podjetij, ki poslujejo po sistemu dvostavnega knjigovodstva. Program omogoča:

Program omogoča vodenje več gotovinskih blagajn (npr. za različne poslovne enote). Program vodi za vsako blagajno ločeno številčno zaporedje za blagajniške prejemke in izdatke. Program podpira delo tako z evrskimi, kot tudi z deviznimi blagajnami.

Za vsako blagajno lahko določite uporabnike (referente), ki imajo vpogled v blagajno oz. imajo možnost izdajanja blagajniških izdatkov in prejemkov ter vnosa dnevnih iztržkov. Eni blagajni je možno dodeliti več uporabnikov, prav tako pa je možno, da en uporabnik dobi pravice do dela na več blagajnah.

Modul Blagajna je povezan z glavno knjigo [13] in omogoča direktno knjiženje [9.4] blagajniških prejemkov in izdatkov ali dnevnih iztržkov na temeljnico.

Pred pričetkom dela je potrebno vnesti blagajne v šifrantu blagajn [9.1].

 

9.1. Šifrant blagajn

V šifrantu blagajn vnesemo podatke o vseh blagajnah v podjetju. Če imamo več poslovnih enot lahko vnesemo več blagajn tako, da se za vsako poslovno enoto vodi ločeno zaporedje blagajniških prejemkov in izdatkov. Prav tako lahko na nivoju blagajne določimo uporabniške pravice in omejimo dostop do določene blagajne samo na pooblaščene uporabnike programa.

Ob pričetku dela s programom je šifrant blagajn prazen zato se nam ob vstopu v blagajno izpiše naslednje sporočilo:

  
Sporočilo programa, ko ni vnešene nobene blagajne
  
  Slika 439: Sporočilo programa, ko ni vnešene nobene blagajne

Po pritisku na gumb Vnos nove blagajne se prikaže vnosna maska za vnos podatkov o novi blagajni.

  
Vnosna maska za blagajno
  
  Slika 440: Vnosna maska za blagajno

Polja v vnosni maski imajo naslednji pomen:

OznakaVnesemo poljuben črkovni ali številčni identifikator blagajne (brez šumnikov, presledkov, vezajev). Podatek predstavlja oznako elektronske naprave, ki se upošteva pri številčenju računov.
Poslovna enotaV padajočem meniju izberemo poslovni prostor, na katerega se blagajna nanaša.
Stroškovno mestoIzberemo privzeto stroškovno mesto [13.1.4] za knjiženje blagajniških prejemkov in izdatkov. Stroškovno mesto [13.1.4], ki ga določimo tukaj, je privzeta izbira pri vnosu blagajniških prejemkov in izdatkov.
KontoVnesemo ali izberemo analitični konto za dano blagajno. Konto mora biti predhodno vnešen v kontnem načrtu [13.1.2]. Priporočena številka konta za tolarsko blagajno je npr. 1000.
Vrsta blagajneIzberemo ali gre za tolarsko ali devizno blagajno. Na tolarski blagajni ni dovoljen vnos postavk v drugih valutah. Devizna blagajna je lahko večvalutna.
Začetno stanjeVpišemo začetno stanje blagajne.
Začetna številka zaporedja pri dodelitvi številke dokumenta za davčno potrjevanje računovVnos začetne zaporedne številke gotovinskega računa, kot opisano v Nastavitve začetne zaporedne številke dokumenta za davčno potrjevanje [4.33.8].
OpombeVnesemo poljubne opombe.

V polju Začetna številka zaporedja pri dodelitvi številke dokumenta za davčno potrjevanje računov lahko določimo:

V tabeli referenti za blagajno označimo uporabnike, ki lahko delajo z blagajno. Uporabnik, ki ima privilegije za urejanje šifranta blagajn [20.9.1.5.3] ima avtomatsko dostop do vseh blagajn. Vsi ostali uporabniki, ki imajo privilegij za pregled blagajniških dokumentov [20.9.1.5.2] ali vnos in izdajanje blagajniških dokumentov [20.9.1.5.1] pa lahko delajo samo na blagajnah, kjer jih določimo kot referente.

 

9.2. Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov

Program omogoča različne kriterije iskanja in prikaza blagajniških prejemkov in izdatkov bodisi za celotno podjetje bodisi za posamezno stroškovno mesto ali blagajno.

  
Maska za vnos kriterijev iskanja blagajniških prejemkov in izdatkov
  
  Slika 441: Maska za vnos kriterijev iskanja blagajniških prejemkov in izdatkov

V vnosna polja za vpis kriterijev lahko vpišemo naslednje vrednosti:

Št. dok.Vpišemo številko dokumenta, bodisi blagajniškega prejemka bodisi izdatka.
Dat. dok. odČe želimo izpis dokumentov izdanih v določenem obdobju, vpišemo začetni datum obdobja.
doVpišemo končni datum obdobja ali pustimo prazno.
BlagajnaVnosno polje dropDown.gif se nam prikaže samo v primeru, če smo referent za več blagajn oz. imamo uporabniški privilegij za urejanje šifranta blagajn [20.9.1.5.3]. V tem primeru lahko omejimo prikaz dokumentov samo na določeno blagajno.
PartnerVpišemo naziv (ime ali priimek) prejemnika ali vplačnika v blagajno. S pritiskom na bt-search.gif lahko prikaz omejimo na partnerja iz šifranta partnerjev.
Str. m.Z določitvijo stroškovnega mesta lahko omejimo izpis samo na dokumente iz določenega stroškovnega mesta
Vrsta dok.Prikažemo lahko samo blagajniške prejemke, samo izdatke ali oboje.

Hitre tike, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju blagajniških prejemkov in izdatkov:

EnterIskanje
InsterVnos novega blagajniškega prejemka ter izdatka

 

9.3. Vnos in izdajanje blagajniških prejemkov in izdatkov

Na strani Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov [9.2] se nam s klikom na

gumb Vnos novega prejemka odpre vnosna maska za vnos novega prejemka:

  
Vnosna maska za vnos novega prejemka
  
  Slika 442: Vnosna maska za vnos novega prejemka

V vnosna polja za vpis kriterijev vpišemo naslednje podatke:

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo blagajno, v katero bomo vnesli prejemek.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto, če želimo.
DatumVnos datuma je obvezen. Privzeta izbira je datum vnosa.
Priimek,ime/NazivVpišemo ime in priimek partnerja, ki je vplačal prejemek. S klikom na daljnogled lahko partnerja tudi poiščemo v našem šifrantu partnerjev.
UlicaVpišemo naslov stranke, ki je vplačala. Če smo partnerja izbrali v šifrantu, se naslov izpiše avtomatsko.
Poštna št./KrajVpišemo poštno številko in kraj prebivališča vplačnika. Če smo partnerja izbrali v šifrantu, se naslov izpiše avtomatsko.
DržavaPrivzeta izbira je Slovenija, če pa gre za tujega državljana, s klikom na dropDown.gif izberemo drugo državo.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Prikaže se nam blagajniški prejemek in s klikom na gumb Dodaj postavko lahko podrobneje opredelimo blagajniški prejemek:

OpisV prazen prostor vpišemo poljubno besedilo, ki opisuje prejemek.
ZnesekVpišemo znesek prejemka v SIT. Vnos je obvezen.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif opredelimo za kakšen način plačila gre.

Vnos tudi tokrat potrdimo s klikom na V redu.

  
Vnešen blagajniški prejemek
  
  Slika 443: Vnešen blagajniški prejemek

Na strani Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov [9.2] pa imamo na voljo tudi

gumb Vnos novega izdatka. S klikom na ta gumb se nam odpre vnosna maska za vnos novega izdatka:

  
Vnosna maska za vnos novega izdatka
  
  Slika 444: Vnosna maska za vnos novega izdatka

V vnosna polja za vnos kriterijev vpišemo naslednje podatke:

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo blagajno, ki jo bomo bremenili z izdatkom.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto, če želimo.
DatumVnos datuma je obvezen. Privzeta izbira je datum vnosa.
Priimek,ime/NazivVpišemo ime in priimek partnerja, na katerega se nanaša izdatek. S klikom na daljnogled lahko partnerja tudi poiščemo v našem šifrantu partnerjev.
Ime in priimek fizične osebeV kolikor pri vnosu partnerja izberemo pravno osebo iz šifranta partnerjev, bo program zahteval tudi vnos fizične osebe (predstavnik pravne osebe), kateri smo gotovino predali.
UlicaVpišemo naslov partnerja, na katerega se nanaša izdatek. Če smo partnerja izbrali v šifrantu, se naslov izpiše avtomatsko.
Poštna št./KrajVpišemo poštno številko in kraj prebivališča partnerja. Če smo partnerja izbrali v šifrantu, se naslov izpiše avtomatsko.
DržavaPrivzeta izbira je Slovenija, če pa gre za tujega državljana, s klikom na dropDown.gif izberemo drugo državo.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Prikaže se nam blagajniški izdatek in s klikom na gumb Dodaj postavko lahko podrobneje opredelimo blagajniški izdatek:

OpisV prazen prostor vpišemo poljubno besedilo, ki opisuje izdatek.
ZnesekVpišemo znesek izdatka v SIT. Vnos je obvezen.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif opredelimo za kakšen način plačila gre.

Vnos tudi tokrat potrdimo s klikom na V redu.

  
Vnešen blagajniški izdatek
  
  Slika 445: Vnešen blagajniški izdatek

 

9.4. Knjiženje blagajne

Knjiženje blagajne poteka tako, da v pregledu in iskanju [9.2] blagajniških dokumentov v meniju izberemo |Dodatne možnosti |Knjiženje blagajne.

  
Opcija za knjiženje blagajne v pregledu blagajniških prejemkov in izdatkov
  
  Slika 446: Opcija za knjiženje blagajne v pregledu blagajniških prejemkov in izdatkov

Program nam prikaže seznam vseh blagajniških dnevnikov, ki še niso knjiženi. Knjiženje pričnemo z izbiro blagajniškega dnevnika za določen datum.

  
Seznam blagajniških dnevnikov, ki še niso knjiženi
  
  Slika 447: Seznam blagajniških dnevnikov, ki še niso knjiženi

Po kliku na Blagajna-knjizenje3.gif se prikaže stran za kontiranje in kontrolo vnešenih številk kontov na posameznih blagajniških dokumentih.

  
Kontiranje blagajniških dokumentov
  
  Slika 448: Kontiranje blagajniških dokumentov

Pri vnosu kontov nikoli ne vnašamo konta blagajne (1000) ampak vedno samo nasprotne konte. Konto blagajne je že določen v šifrantu blagajn [9.1] in se knjiži avtomatsko. Potem, ko smo vnesli in preverili vse konte, kliknemo na gumb Knjiži. Prikaže se seznam odprtih temeljnic istega tipa, na katere lahko doknjižimo naše dokumente in možnost za kreiranje povsem nove temeljnice.

  
Izbira temeljnice za knjiženje
  
  Slika 449: Izbira temeljnice za knjiženje

Po izbire obstoječe ali nove temeljnice, se nam odpre temeljnica s knjižbami dokumentov, ki smo jih dali v knjiženje:

  
Temeljnica za knjiženje blagajne
  
  Slika 450: Temeljnica za knjiženje blagajne

Po kliku na gumb Shrani se temeljnica shrani v glavno knjigo. Ponovno se nam prikaže stran za izbiro dnevnika, kjer lahko knjižimo blagajniške dokumente za drugi datum.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju blagajne:

Enter ali InsertDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

9.5. Vnos dnevnih iztržkov na blagajni

Pregled in iskanje dnevnih iztržkov potekata na isti način kot pregled in iskanje ostalih dokumentov:

  
Pregled in iskanje dnevnih iztržkov
  
  Slika 451: Pregled in iskanje dnevnih iztržkov

Dnevne iztržke lahko iščemo po naslednjih kriterijih:

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo, za katero blagajno želimo videti dnevni iztržek.
Št. dokVpišemo številko dokumenta, ki ga želimo najti.
Datum dok. od/doOmejimo iskanje po datumu, znotraj katerega želimo najti dokument.

S klikom na gumb Vnos novega iztržka pa se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo novi dnevni iztržek:

  
Vnosna maska za vnos novega iztržka
  
  Slika 452: Vnosna maska za vnos novega iztržka

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo, za katero blagajno želimo vnesti dnevni iztržek.
Št. dnevnika
DatumVpišemo datum vnosa dnevnega iztržka.
GotovinaV prazno polje vpišemo znesek gotovine, ki je bil na ta dan iztržen v blagajni.
ČekiVpišemo višino zneska, ki smo ga v blagajno dobili v čekih.
Kredit. karticeVpišemo višino zneska, iztrženega s kreditnimi karticami.
Vrednostni boniVpišemo višino zneska, iztržka z vrednostnimi boni.
Konč.potr.po stopnji 8,5%
Konč.potr.po stopnji 20%
Dav.zav.po stopnji 8,5%
Dav.zav.po stopnji 20%
Neobdavčen promet
Pretok gotovine gosp./s.p.Program nam podatek izpiše avtomatsko, ko vpišemo znesek gotovine v zgornjem vnosnem polju.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

  
Vnos dnevnega iztržka
  
  Slika 453: Vnos dnevnega iztržka

 

9.6. Knjiženje dnevnih iztržkov

Ko smo vnesli nov dnevni iztržek [9.5] in izbiro potrdili s klikom na V redu, lahko ta dnevni iztržek tudi poknjižimo na temeljnico.

S klikom na gumb Knjiženje se nam dokument knjiži na temeljnico. Knjižbo potrdimo s klikom na Shrani in dnevni iztržek je poknjižen.

  
Poknjižen dnevni iztržek
  
  Slika 454: Poknjižen dnevni iztržek



Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju dnevnega iztržka:

Enter ali InsterDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

9.7. Avtomatska izstavitev blagajniškega prejemka ob izdaji gotovinskega računa

V modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje najdemo dodatno možnost "Ob izstavitvi gotovinskega računa avtomatsko izstavi blagajniški prejemek", ki jo obkljukamo v primeru, ko želimo ob izstavitvi gotovinskega računa a