e-računi - navodila za uporabo

Dobrodošli na straneh navodil za uporabo programa e-računi

Online poslovni program e-racuni.com [http://www.e-racuni.com] je namenjan podjetnikom, obrtnikom in računovodnjem, na voljo pa je v treh različnih naročniških paketih:

• BASIC [https://e-racuni.com/homepage/WikiPage?page=Package+BASIC&lang=Slovene], osnovni paket za pisanje računov (fakturiranje) in vodenje zalog ali v kombinaciji za vodenje potnih nalogov in prejetih računov,
• RAČUNI [https://www.e-racuni.com/siracuni/za-racunovodje/], namenjen predvsem podjetjem za vodenje kompletnega poslovanja z zunanjim računovodstvom,
• PREMIUM [https://www.e-racuni.com/siracuni/paket-premium/], ki omogoča kompletno funkcionalnost za vodenje računovodstva oz. za podjetja z lastnim računovodstvom in za računovodske servise

Da bi spoznavanje s programom in uporaba programa bila kar se da enostavna predlagamo, da podrobno preberete navodila. V navodilih so predstavljene in opisane funkcionalnosti, ki so na voljo v paketu PREMIUM in posledično tudi v vseh ostalih paketih. To pomeni, da je predstavljena kompletna funkcionalnost programa od izdajanja računov pa vse do izdelave zaključnih bilanc.

Ob prebiranju navodila se boste naučili kako s pomočjo programa:

• izdajati prodajne dokumente (naročila, ponudbe, avansne račune, račune, itd.,
• oblikovati izgled dokumentov po lastnih željah in jih poslati ali natisniti iz programa,
• spremljati prodajo in prihodke,
• spremljati stroške,
• plačati račune in evidentirati plačila,
• kako povezati spletno trgovino s programom za ustrezno izdajanje računov in vodenje zaloge,
• podrobno spremljati stanje zaloge,
• spremljati stroške dela in porabe materiala pri proizvodnji ali izvedbi servisnih del,
• pisati potne naloge in obračunati potne stroške,
• obračunati plače in druge osebne dohodke,
• izdelati obračun DDV in ostala finančna poročila,
• elektronsko arhivirati poslovno dokumentacijo in še mnogo več...

 

1. Prvi koraki v programu e-računi

Za lažjo uporabo programa e-računi smo v nadaljevanju zbrali seznam prvih korakov z opisom začetnih nastavitev, ki jih je potrebno urediti po prvi prijavi v program. Predlagamo, da navodila in pojasnila v nadaljevanju preberete in šele nato pričnete z uporabo programa.

Za pomoč pri vnosu začetnih nastavitev vam je na voljo tudi naša uporabniška podpora [https://e-racuni.com/homepage/WikiPage?page=Contact&lang=Slovene]

 

2. Povezava podjetnika z računovodskim servisom

Program omogoča uporabnikom, ki nimajo zaposlenega svojega računovodje ali morebiti iščejo zunanji računovodski servis za spletno vodenje računovodskih evidenc, da tega poiščejo kar neposredno med obstoječimi uporabniki programa e-racuni. Zahtevek za povezavo z izbranim računovodjem lahko tako podjetnik pošlje računovodji kar neposredno iz programa.

Po registraciji in vstopu v program se uporabniku na prvi strani v programu [3.4] med ostalimi prikaže tudi fragment za izbiro oz. povezavo z računovodskim servisom, ki uporablja program e-racuni za spletno vodenje računovodstva.

	Slika 1: Fragment za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

V kolikor torej še nimate izbranega računovodskega servisa za vodenje računovodskih evidenc in bi želeli to delo prepustiti računovodji, ki program, kot obstoječi uporabnik že pozna, se lahko z njim povežete na povsem enostaven način.

V nadaljevanju je v treh korakih opisan postopek vzpostavitve povezave z računovodskim servisom, ki bo za vaše podjetje vodil računovodstvo v programu e-racuni:

• Pošiljanje zahtevka podjetnika računovodskemu servisu [2.1]
• Sprejem zahtevka za povezavo z bazo podjetnika od strani računovodje [2.2]
• Končna potrditev povezave s strani podjetnika [2.3]

 

2.1. Pošiljanje zahtevka za povezavo baze z računovodskim servisom

V kolikor bi želeli poiskati računovodjo med aktivnimi uporabniki programa lahko kliknemo na ikono za prikaz zemljevida računovodskih servisov, ki uporabljajo program:

	Slika 3: Kliknemo za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

Po kliku na ikono, kot prikazano na sliki zgoraj, se nam odpre zemljevid z obstoječimi rač. servisi v regiji, ki uporabljajo program e-racuni:

	Slika 4: Prikaz računovodskih servisov v regiji, ki uporabljajo program e-racuni

Zemljevid lahko seveda tudi povečamo oz. približamo in si prikažemo rač. servise v regiji, ki nas zanima. Lahko jih iščemo tudi preko iskalnega polja po kraju, kot označeno na sliki:

	Slika 5: Zemljevid računovodskih servisov

Po kliku na izbrano lokacijo se nam prikažejo kontaktni podatki izbranega rač. servisa.

2.1.1 Pošiljanje unikatnega identifikatorja oz. ID naše baze rač. servisu

Ko smo pridobili kontaktne podatke izbranega rač. servisa jim lahko pošljemo zahtevek za povezavo do naše baze kar iz programa na način, da pošljemo unikatni identifikator oz. ID s klikom na gumb, kot kaže slika:

	Slika 6: Pošiljanje zahtevka računovodji za povezavo do naše baze

Po kliku se nam odpre okno s podatkom o identifikatorju naše baze, ki skupaj z davčno številko našega podjetja enolično označuje našo bazo podatkov v programu e-racuni:

	Slika 7: Unikatni identifikator naše baze

Ta podatek pošljemo rač. servisu kar v obliki email zahtevka s klikom na gumb Pošlji email. Odpre se nam vnosna maska za pošiljanje emaila s prednastavljenim besedilom in podatki o ID naše baze, DŠ našega podjetja ter kontaktnimi podatki:

	Slika 8: Pošiljanje ID na mail

Ko smo zahtevek poslali počakamo, da računovodstvo nanj odgovori. V kolikor računovodski servis sprejme zahtevek za dostop do naše baze [2.2], bomo morali po naslednji prijavi v program dokončno potrditi vzpostavljeno povezavo [2.3] z rač. servisom.

 

2.2. Sprejem zahtevka za vodenje računovodstva s strani rač. servisa

Ko nam podjetnik pošlje zahtevek s podatki za povezavo z njegovo bazo in smo se skupaj z njim dogovorili, da bomo njegov zahtevek sprejeli, lahko njegovo podjetje preprosto dodamo v seznam podjetij, ki jih vodimo v programu preko menija |Nastavitve |Administracija podjetij tako, da izberemo gumb Poveži se in dodaj obstoječe podjetje - podatkovno bazo, kot kaže slika:

	Slika 9: Povežemo se s podjetjem, ki nam je poslalo zahtevek za povezavo z njihovo bazo

Po kliku na gumb se nam odpre maska za vnos podatkov, ki nam jih je posredovalo podjetje.

	Slika 10: Vnos podatkov za povezavo z bazo podjetnika

Na podlagi prejetega zahtevka vnesemo davčno številko podjetja in ID oznako baze podjetja ter hkrati tudi izberemo ali bomo, kot računovodski servis prevzeli plačilo naročnine za bazo podjetnika ali ne.

S klikom na gumb Sprejem zahtevka za povezavo potrdimo povezavo z bazo podjetnika in v kolikor smo podatke pravilno vnesli se bo pojavilo obvestilo o uspešnem sprejemu zahtevka:

	Slika 11: Sprejem zahtevka za povezavo - potrditev

Po potrditvi sprejema zahtevka je potrebno počakati še na dokončno potrditev povezave [2.3] s strani podjetnika oz. organizacije, ki jo želimo povezati z našo bazo.

 

2.3. Končna potrditev vzpostavljene povezave naše baze z računovodskim servisom

Ko smo poslali zahtevek računovodskemu servisu ter z njimi dogovorili vse potrebno glede pogojev sodelovanja, računovodski servis pa je sprejel naš zahtevek za vodenje računovodstva, moramo dokončno potrditi povezavo oz. dostop računovodji do naše baze podatkov.

Sprejem zahtevka s strani računovodje bomo videli po prvi naslednji prijavi v program.

• V kolikor je rač. servis potrdil soglasje za prevzem plačevanja naše naročnine, se bo prikazalo obvestilo v naslednji obliki:

	Slika 12: Računovodski servis soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine

• V kolikor rač. servis ni potrdil soglasja za prevzem plačevanja naše naročnine, se bo prikazalo obvestilo v naslednji obliki:

	Slika 13: Računovodski servis ne soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine

Kot je na zgornjih slikah razvidno lahko dostop računovodji odobrimo ali pa ga zavrnemo.

Če dostop računovodji zavrnemo potem ta ne bo imel dostopa do naše baze, mi bomo pa lahko kadarkoli ponovili postopek oddaje zahtevka [2.1] drugemu računovodji.

V kolikor smo potrdili dostop zunanjemu računovodji do naše baze bomo v programu vedno imeli na voljo pregled nad statusom naročnine [2.4] in plačili ter uporabniki, katerim je računovodstvo omogočilo dostop do naše baze.

 

2.4. Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine

V kolikor smo potrdili dostop računovodji do naše baze bomo v meniju |Nastavitve |Moj račun imeli na voljo pregled našega naročniškega statusa, pregled nad uporabniki rač. servisa, ki imajo dostop do naše baze in tudi pregled nad plačili naročnine:

	Slika 14: Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine

Zunanjemu računovodji lahko dostop do naše baze kadarkoli tudi prekličemo s klikom na gumb Prekliči dostop računovodstvu

Po kliku na gumb za preklic dostopa bo program zahteval potrditev preklica dostopa računovodji v obliki opozorila, kot kaže slika:

	Slika 16: Potrdimo preklic dostopa računovodji do naše baze

V primeru, da smo rač. servisu odvzeli dostop do baze našega podjetja, lahko našo bazo povežemo s katerim drugim rač. servisom ali pa ponovno z istim, če npr. želimo spremeniti način plačevanja naročnine. To uredimo tako, da ponovimo postopek pošiljanja zahtevka računovodji [2.1].

 

3. Nastavitve uporabniškega vmesnika in dostopa

Za lažje delo v programu ta omogoča določene prilagoditve uporabniškega vmesnika po meri uporabnika. V meniju |Nastavitve |Moje nastavitve lahko tako spreminjamo nastavitve, ki so vezane na posamezen up. dostop. Med temi nastavitvami najdemo:

• Jezikovne nastavitve [3.1]
• Pregledovanje in urejanje izpisov [3.2]
• Orodna vrstica [3.3]
• Prva stran [3.4]
• Poslovanje [3.29]
• Ostalo [3.7]
• Cloud print [3.14]

Dodatno omogočajo te nastavitve tudi pregled in urejanje podatkov vezanih za up. dostop:

• Pregled prijav v program [3.11]
• Omejitev dostopa na IP naslov

Na voljo je tudi pregled poslane elektronske pošte, ki jo je iz programa poslal trenutno prijavljen uporabnik in pa Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte [3.16], ki veljajo samo za prijavljenega uporabnika.

Program omogoča tudi začasno prilagoditev določenih nastavitev, ki veljajo le dokler smo prijavljeni v programu. S ponovno prijavo v program se te nastavitve ponastavijo nazaj na privzete nastavitve, ki smo jih nastavili v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve.

Hitri dostop do urejanja nastavitev uporabniškega vmesnika je na voljo s klikom na uporabniško ime desno zgoraj:

	Slika 18: Izbira nastavitev upor. vmesnika

Nastavimo lahko hitre privzete nastavitve uporabnika, ki nam veljajo le v trenutni seji, v kateri se nahajamo. S pomočjo le teh lahko prednastavimo že določene parametre na vseh dokumentih, katere bomo v tej seji ustvarili.Uredimo lahko:

• stroškovno mesto,
• blagajno,
• skladišče,
• poslovno enoto,
• poslovno leto in
• jezik.

Poleg urejanja privzetih nastavitev za trenutno sejo pa lahko uredimo še uporabniške nastavitve:

• Moji kontaktni podatki: na temu mestu lahko preverimo in popravimo tel. številko in e-mail naslov, ki se lahko uporablja tudi na različnih izpisih in pošiljanju dokumentu strankam.
• Sprememba gesla: spremenimo trenutno geslo v novo geslo.
• Preklopi na drugega uporabnika: za uporabnike, ki imajo več uporabniških računov in za delovna okolja, kjer se program uporablja kot davčna blagajna za več operaterjev je omogočeno hitrejše preklapljanje med uporabniškimi računi.

 

3.1. Jezikovne nastavitve

Tukaj izbirate med sedmimi jeziki v katerih imamo preveden celotni program. Te nastavitve se vežejo na uporabnika, zato si lahko izberete, da vam jih upošteva pri vseh podjetjih do katerih dostopate.

Jeziki, ki so na voljo so:

• Slovenski
• Angleški
• Nemški
• Italijanski
• Hrvaški
• Madžarski
• Srbski
• Češki
• Slovaški
• Poljski
• Ruski
• Bolgarski
• Španski
• Francoski

 

3.2. Pregledovanje in urejanje izpisov

Vse glede izpisov (tiska) dokumentov si nastavite tukaj.

Enake nastavitve za vsa podjetja do katerih dostopam si izberete v primeru, da imate dostop do več podjetij in ne želite za vsako podjetje posebej nastavljati. Nastavitve se vežejo na samega uporabnika, zato imate to možnost izbire.

 

3.3. Orodna vrstica

Orodna vrstica v programu je vrstica, ki se nahaja pod menijsko vrstico in vam omogoča hitrejši dostop do fukcionalnosti, katere uporabljate najbolj pogosto. Lahko ji rečemo z eno besedo - "bližnjice v programu".

Tukaj je mogoče izbrati položaj same orodne vrstice (zgoraj, levo, desno). Pod Vrsto gumba s spustnega menija izberete funkcionalnost v programu ali pa separator, kateri tematsko ločuje sklope: "|".Stolpec Besedilo na gumbu pa vam omogoča poimenovanje teh funkcionalnosti po vaši želji.

Spodaj je prikazana slika za lažjo predstavo izgleda orodne vrstice. Prikazuje nastavitve orodne vrstice, ki so opisane zgoraj. Modro obrobljen kvadrat pa označuje orodno vrstico:

	Slika 19: Orodna vrstica

 

3.4. Nastavitve prve strani

Tukaj izbrane nastavitve se navezujejo na prikaz prve strani - torej na pokazatelje, okvirje na prvi strani, takoj ko se prijavite v program. Nastavitve so na voljo v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Prva stran

Imate možnost, da lahko v programu vidite stanja o poslovnih rezultatih, stroških, izdanih fakturah na obdobje... Izbirate lahko med mnogo možnostmi, katere se vam grafično prikažejo na prvi strani.

V stolpcu Opis pokazatelja/okvirčka izberete eno izmed možnosti in v stolpcu Položaj na strani izberete kje na strani se to nahaja.

Spodaj prikazana slika prikazuje primer samih nastavitev:

	Slika 20: Izgled nastavitev

Spodaj prikazana slika prikazuje izgled prve strani po nastavitvah:

	Slika 21: Izgled rezultata po nastavitvah

 

3.5. Uporaba tipkovnice za hitrejše delo

3.5.1 Standardne hitre tipke

Večino funkcij v programu je mogoče uporabljati samo s tipkovnico brez zamudnega preklapljanja med miško in tipkovnico. V spodnji tabeli so naštete hitre tipke, ki delujejo povsod v programu.

3.5.2 Vnos datumov

Datumska polja nudijo dodatne možnosti za uporabo tipkovnice. Če je datumsko polje prazno, lahko s pritiskom na + ali - vnesemo današnji datum (na numeričnem delu tipkovnice takoj nad tipko ENTER). Z nadaljnjim pritiskanjem na + ali - pa se lahko premikamo po dnevih naprej in nazaj. Če pritisnemo smerno tipko za levo ali desno pa se lahko premikamo za en mesec naprej ali nazaj. Trenutno izbrani datum se vpiše v datumsko polje in prikaže na koledarčku pod vnosnim poljem.

Datume lahko vnašamo tudi samo z numerično tipkovnico. Če želimo npr. vnesti datum 1.4.2022 lahko vtipkamo 01042022 ali samo 0104, če gre za dan v tekočem letu. Ali pa samo 10, če gre recimo za 10. dan v tekočem mesecu. Vedno pa lahko datum povečamo ali zmanjšamo z uporabo tipk +, -, ter smernimi tipkami za levo in desno. Vnos potrdimo z Enter.

3.5.3 Uporaba izbirnih seznamov

Na vseh vnosnih poljih z izbirnimi seznami lahko kliknemo na smerno tipko za dol, da se nam prikaže izbirni seznam. Po seznamu se premikamo s smernimi tipkami za dol in gor. Izbiro potrdimo z Enter. Če seznam omogoča več izbir, potem jih označimo ali odznačimo s tipko Space (presledek).

3.5.4 Uporaba menijev

Po opcijah v menijih se sprehajamo s smernimi tipkami. Opcijo na kateri se nahajamo potrdimo oz. izberemo s tipko Enter.

 

3.6. Pomen barv številk dokumentov

V programu se za različne statuse določenih dokumentov uporabljajo tudi različne barve ozadja zaporednih številk. Različne barve za posamezne statuse v programu uporabljamo za naslednje dokumente:

• ponudbe [3.6.1]
• naročila kupcev [3.6.2]
• naročila dobavitelju [3.6.3]
• pregled statusa pošiljk [3.6.4]

 

3.6.1. Barvne oznake na ponudbah/ predračunih

Na pregledu ponudb/predračunov so zaporedne številke dokumentov različno obarvane. Barve, ki se pri tem uporabljajo imajo naslednji pomen:

	Slika 22: Barvne oznake na pregledu ponudb

Pomen barv ponudb/ predračunov:

 

3.6.2. Barvne oznake na naročilih kupca

Na pregledu naročil kupca so zaporedne številke dokumentov različno obarvane. Barve, ki se pri tem uporabljajo imajo naslednji pomen:

	Slika 23: Barvne oznake na pregledu naročil kupcev

Seznam in pomen vseh statusov:

• - status ponazarja šele ustvarjeno naročilo brez veze na nadaljni dokument.
• - status se nastavi ročno v kolikor je naročilo ravnokar v izvedbi.
• - statu se samodejno nastavi, v kolikor izstavimo dobavnico za delno vsebino naročila kupca (upoštevani so le artikli za katere se vodi zaloga).
• - status se samodejno nastavi v kolikor izstavimo dobavnico za celotno naročilo kupca.
• - status se samodejno nastavi v kolikor izstavimo račun le za delno vsebino naročila kupca.
• - status se samodejno nastavi za izstavljen račun za celotno vsebino naročila kupca.
• - status se samodejno nastavi v kolikor je izstavljen račun storniran, izstavljen dobropis itd.
• - status lahko nastavimo ročno
• - status lahko nastavimo ročno za vračilo blaga (npr. stornacija vezane dobavnice)
• - status lahko nastavimo ročno v kolikor je na naročilu kupca potreben popravek ali dodatni vpogled pred nadaljno izvedbo.
• - status lahko nastavimo ročno za odpremljeno blago (dostavljeno)
• - status lahko nastavimo ročno v kolikor želimo, da se zanj upošteva le začasna rezervacija.
• - status lahko nastavimo ročno, ko čakamo na plačilo.

Možnost spreminjanja statusov:

Statusi se večinoma nastavijo samodejno glede na izstavljene dokumente iz naročila kuca oz. se nastavijo samodejno tudi po uvozu naročila iz spletne trgovine [24], ki smo jo povezali s programom e-racuni.com. Vse statuse na naročilu lahko spremenimo ali nastavimo tudi ročno s klikom neposredno na prikazan status na dokumentu, kot kaže slika:

 

3.6.3. Barvne oznake na naročilih dobavitelju

Na pregledu naročil dobavitelju so zaporedne številke dokumentov različno obarvane. Barve, ki se pri tem uporabljajo imajo naslednji pomen:

	Slika 24: Barvne oznake na pregledu naročil dobavitelju

Pomen barv naročil dobavitelju v povezavi s statusom dokumenta:

 

3.6.4. Barvne oznake na pregledu statusa pošiljk

Na pregledu statusa pošiljk so zaporedne številke dokumentov različno obarvane. Barve, ki se pri tem uporabljajo imajo naslednji pomen:

	Slika 25: Barvne oznake na pregledu statusa pošiljk

Pomen barv pregleda pošiljk:

 

3.7. Ostale nastavitve uporabniškega vmesnika

Vsak uporabnik lahko določene nastavitve up. vmesnika nastavi le za svoj uporabniški profil. Te nastavitve najdemo v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Ostalo. Vse te nastavitve so nastavljene na "Privzeto", lahko pa samo nastavitev spremenimo glede na to ali je izrecno želimo ali ne:

	Slika 27: Primer: Če želimo, da nas program pri vnosu novega partnerja opozori, da z isto DŠ partner že obstaja, izberemo "Da"

Z klikom v spodnji checkbox, lahko nastavimo zgornje nastavitve, kot privzete za vsa podjetja, do katerih dostopamo z našim uporabniškim dostopom:

 

3.8. Osnove dela z dokumenti: pregled in iskanje dokumentov

Ko delamo z različnimi dokumenti (računi, potni nalogi, ...) se v programu vseskozi ponavlja enak vzorec uporabe programa. Pri dostopanju do dokumentov vedno najprej dokument poiščemo, ga izberemo, in ga šele nato spreminjamo oz. izvedemo druge funkcije, ki so dovoljene na izbranem dokumentu. Opisan vzorec uporabe je prikazan na naslednji sliki:

	Slika 28: Pregled in iskanje dokumentov

	Slika 29: detajlni prikaz dokumenta

Iskanje, izbira in urejanje dokumentov poteka v 3 korakih.

1. V vnosnih poljih za iskalne kriterije ( 1 ) vnesemo kriterije iskanja dokumentov (npr. številko dokumenta ali datumsko obdobje). Po vnosu kriterijev kliknemo na gumb Iskanje.
2. Po kliku na gumb za iskanje nam program izpiše seznam najdenih dokumentov ( 2 ). S klikom na željen dokument se prikaže stran z detajlnim prikazom dokumenta ( 3 ).
3. Ko se prikaže stran z detajlnimi podatki dokumenta ( 3 ), lahko dokument urejamo ali pa na njem izvajamo druge funkcije, ki so relevantne za prikazani dokument.

Ob gumbu Iskanje je na strani za pregled dokumentov uporabnikom z ustreznimi privilegiji [20.13.1.5] na voljo tudi gumb za vnos novih dokumentov. S klikom na gumb za vnos novega dokumenta se vam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesete nove dokumente, ki jih še nimate v računalniku.

Na strani za pregled in iskanje dokumentov ja večkrat dostopen gumb . Po kliku na ta gumb se vam odpre meni, kjer so dostopne funkcije s katerimi lahko izvajate masovne operacije nad najdenimi dokumenti (npr. knjiženje ali masovni izpis najdenih dokumentov,ipd.). Seznam funkcij, ki so na voljo v meniju |Dodatne možnosti se prilagaja prikazanemu seznamu dokumentov ter privilegijem [20.13.1.5] trenutno prijavljenega uporabnika.

Uporaba naprednih tabel se vklopi v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Ostalo kot kaže spodnja slika:

	Slika 30: Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel

Bližnjice s katerimi boste lahko hitreje dostopali do najpogostejših funkcij in bodo prikazane v orodni vrstici [3.3], lahko nastavite v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Orodna vrstica kot kaže spodnja slika:

	Slika 31: Nastavitve bližnjic v orodni vrstici

Z nastavitvami prve strani [3.4] lahko določite katere podatke/grafe/tabele želite imeti prikazane na prvi strani:

	Slika 32: Nastavitve izgleda prve strani

Primer napredne tabele:

	Slika 33: Primer napredne tabele

 

3.9. Orodna vrstica dokumenta

V celotnem programu se na skoraj vsaki strani uporablja standardna orodna vrstica programa z gumbi s katerimi sprožimo najbolj pogosto uporabljane funkcije. S pomikom miške na posamezni gumb se nam prikaže namig z daljšim opisom namena določenega gumba v orodni vrstice ter z navedbo tipke oz. kombinacije tipk s katero lahko najhitreje sprožimo te funkcije brez potrebe po uporabi miške.

	Slika 34: Izgled standardne orodne vrstice.

Pomen posameznih ikon v orodni vrstici ter tudi na drugih mestih v programu je naslednji:

 

3.10. Na splošno o vnosu podatkov

3.10.1 Vnosna polja, kjer je vnos obvezen

V primeru, da se pri vnosu podatkov zahteva, da se nek podatek vedno vnese, je vnosno polje označeno z zvezdico *. Primer:

	Slika 35: Vnosno polje z obveznim vnosom

V primeru, da potrdimo obrazec brez vnosa obveznega podatka nas program na to opozori z ustreznim sporočilom.

3.10.2 Vnos denarnih zneskov

Številke vnašamo z uporabo decimalne vejice. Primer: 100,2.

Če vnesemo številko, ki vsebuje piko, se le-ta razume kot pika, ki ločuje tisoč in se ignorira. Primer: 100.000,22.

Pri vnosu denarnih zneskov lahko uporabimo tudi aritmetična operatorja za seštevanje + in odštevanje -. Če v vnosno polje vnesemo npr. 100,24+25, bo program to razumel, kot vnos zneska 125,24.

3.10.3 Vnosna polja za vnos datumov

Datume lahko vnašate tako, da kliknete na gumb in le-tega izberete iz prikazanega koledarčka.

Datume pa lahko vpisujete tudi v skrajšani obliki, npr. vnos števila 3 pomeni tretji dan tekočega meseca v tekočem letu. Lahko pa vpišete celoten datum, kot npr. 1.4.2004. Program pravilno spozna tudi datume, ki so zapisani v formatu 0104 ali pa tudi 01042004. Takšne vnose bo program avtomatsko razumel kot 1.4.2004. Preverite tudi možnosti uporabe tipkovnice za hiter vnos podatkov [3.5].

3.10.4 Izbor vnaprej določenih vrednosti

Podatke v opisni obliki določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko podatka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo ali s tipko Enter.

 

3.11. Pregled vseh prijav v program

Fukcija, ki vam omogoča vpogled prijav. Seznanjeni ste z informacijo kdo se je prijavil v program (IP številka in ime računalnika) in kdaj je bila ta prijava (datum in ura).

	Slika 36: Pregled prijav v program

 

3.12. Tiskanje dokumentov in obrazcev v formatu PDF (Adobe Acrobat Reader)

V programu se za ustrezni izgled tiskanih dokumentov generirajo dokumenti v računalniškem formatu PDF. Za prikaz in tiskanje tovrstnih dokumentov je nujno, da si na računalniku na katerem uporabljate program namestite program Adobe Acrobat Reader (velja za računalnike z operacijskim sistemom Windows).

Namestitev programa Adobe Acrobat Reader in reševanje najpogostejših problemov z uporabo Adobe Acrobat Readerja je opisana v nadaljevanju.

3.12.1 Namestitev programa Adobe Acrobat Reader

Program Adobe Acrobat Reader si lahko brezplačno prenesete z internetne strani http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Stran, na kateri si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja izgleda približno takole:

	Slika 37: Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja

Kliknemo na gumb Install now kot prikazuje zgornja slika in prenos namestitvenega programa se bo pričel. Po končanem prenosu program namestimo tako, da sledimo navodilom v okviru namestitvenega programa.

3.12.2 Kaj narediti, če se dokumenti ne izpisujejo pravilno?

Izpis obrazcev iz programa Adobe Acrobat Reader je načeloma enak prikazu obrazcev na zaslonu. Na določenih tiskalnikih pa lahko zaradi nekompatibilnosti gonilnikov s programom Adobe Acrobat Reader pri do sledečih napak:

• Določeno besedilo na obrazcu (podatki) se sploh ne izpišejo.
• Pri izpisu so izpuščene nekatere črke.

Obe zgoraj omenjeni težavi rešimo tako, da v oknu, kjer je prikazan dokument v Acrobat Reader-ju kliknemo na ikono in prikažejo se nam nastavitve tiskanja, kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 38: Nastavitve tiskanja dokumenta

Na temu mestu obkljukamo  Print as image .

Sedaj potrdimo spremenjene nastavitvem in lahko natisnemo dokument.

3.12.3 Kaj narediti, če se Adobe Acrobat Reader sploh ne odpre?

Program Adobe Acrobat Reader predvsem rad blokira in tako onemogoči nadaljne prikazovanje dokumentov v formatu PDF.

V primeru, da se zgodi, da se dokumenti PDF ne dajo več odpreti odprite seznam programov (Windows Task Manager) in zaustavite proces Adobe Acrobat Reader DC (32 bit) (glej spodnjo sliko).

	Slika 39: Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)

 

3.13. Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika

Program e-obračuni generira dokumente v formatu HTML, ki jih lahko natisnemo z brskalniki Internet Explorer 11.0.9600.18666 in brskalniki Mozilla/Firefox. Dokumente je možno natisniti tudi z brskalnikom Opera vendar ta podpore za izpis dokumentov z brskalnikom Opera ne zagotavljamo.

3.13.1 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Internet Explorer

Pri tiskanju dokumentov iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v nastavitvah tiskanja nastavite izpis brez glave in noge strani. V nasprotnem primeru vam bi brskalnik avtomatsko na spodnjem delu strani izpisal tudi naslov internetne strani in datum ter uro izpisa.

Izpis glave in noge strani izklopimo v meniju |File |Page setup oz. |Datoteka |Priprava strani.

	Slika 40: Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer

Kot je razvidno iz slike je potrebno izbrati "-Prazno-" Glava  in Noga  ter nato pritisnete V redu.

3.13.2 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Mozilla Firefox

Podobno, kot pri tiskanju iz brskalnika Internet Explorer tudi tukaj priporočamo, da si nastavite izpis brez glave in noge strani. To naredite tako, da v meniju |File izberete opcijo |Page setup....

	Slika 41: Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla

V brskalniku Mozilla je potrebno vse nastavitve postaviti na vrednost -blank-.

 

3.14. Google Cloud print

Google Cloud print je možno izbrati pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print, kjer si lahko nastavite tiskanje preko Google Cloud tiska oz. tiskalnikov, ki jih uporabljamo na Google Cloud print spletni aplikaciji.

3.14.1 V kolikor želimo tiskati preko Google Cloud je potrebno pred tem urediti spodnje nastavitve:

3.14.2 Povezava e-racuni.com s Google Cloud print

Potrebno je, da si na spletni strani uredimo Google račun [http://tinyurl.com/zd25573] v kolikor ga še nismo ustvarili v preteklosti.

v Google Cloud Print je potrebno imeti nastavljene tiskalnike za tisk. V kolikor si še to nismo uredili, si lahko kar po naslednjih navodilih [3.15].

Ta isti Google račun vnesemo v spodnjo masko pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print in izberete gumb Prijava na Google print.

	Slika 42: Prijava na Google print

Izbira gumba nas preusmeri na izbiro google računa ali vpis Google računa, v kolikor nimamo shranjenih prijav na brskalniku.

	Slika 43: Prijava v Google račun

Po vnosu našega Google računa, je potrebno dovoliti spletni aplikaciji e-racuni.com, da upravlja s tiskalniki shranjenimi na Google Cloud print.

	Slika 44: Varnostno opozorilo

Povezava spletne aplikacije e-racuni.com s Google Cloud printom je uspela in lahko zapremo okno.

	Slika 45: Dodajanje Google računa je uspešno

Po uspešnih nastavitvah dobimo v naši spletni aplikaciji spodnjo masko, kjer si lahko izberemo privzeti tiskalnik za tisk dokumentov.

	Slika 46: Izbira privzetega tiskalnika za tisk

 

3.15. Google Cloud Print dodajanje tiskalnikov za tisk

Za dodajanje tiskalnikov v Google Cloud Print spletne aplikacije, je potrebno imeti že ustvarjen Google račun in pa nameščen brskalnik Google Chrome.

• Odpremo Google Chrome brskalnik in vpišemo v URL naslednjo spletno povezavo: https://www.google.com/cloudprint

	Slika 47: Prijava na Google Cloud print

• Vpišemo svoje uporabniške podatke za Google račun in vstopimo v spletno aplikacijo Google Cloud Print, kjer si lahko dodamo za tisk navaden tiskalnik ali tiskalnik za tiskanje v oblaku.

	Slika 48: Spletna aplikacije Google Cloud Print

• Odpremo novo okno znotraj brskalnika Google Chrome, kjer v URL vpišemo [chrome://devices/], dobimo rezultat:

	Slika 49: Dodajanje tiskalnikov

Izberemo gumb Add printers.

• Google nam ponudi vse naprave - tiskalnike, ki jih imamo na nadzorni plošči sistema Windows nameščene pod "Naprave in tiskalniki". Izberemo si tiskalnike, ki jih želimo dodati v spletno aplikacijo Google Cloud Print:

	Slika 50: Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print

 

3.16. Nastavitve elektronske pošte

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte in v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte lahko uredimo nastavitve izhodne pošte na nivoju podjetja ali na nivoju uporabnika.

Privzeto se za pošiljanje izhodne pošte uporablja privzeti SMTP strežnik smtp.amis.net in elektronska pošta se pošilja neposredno z e-mail naslovom pošiljatelja v glavi sporočila.

Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte uporabimo v primeru, ko imamo elektronsko pošto na domeni oz. strežniku, ki ne dovoli pošiljanja elektronske pošte iz drugih SMTP strežnikov. V tem primeru gremo ali na nastavitve uporabnika (veljajo samo za uporabnika) ali na nastavitve podjetja (veljajo za vse uporabnike na podjetju) in odpre se nam naslednja stran:

	Slika 51: Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte

V nastavitvah imamo razen privzetega načina pošiljanja, dve dodatni možnosti za nastavitev pošiljanja elektronske pošte iz programa:

1. Vaša elektronska pošta se pošilja preko vašega SMTP strežnika. V primeru te izbire morate vnesti naslov vašega SMTP strežnika, ki mora dovoliti pošiljanje elektronske pošte iz IP naslovov strežnikov e-racuni.com (kontaktirajte podporo). Namesto omejitve na IP naslov lahko vnesete tudi uporabniško ime in geslo za vaš poštni predal tako, da se bo program pred pošiljanjem elektronske pošte prijavil v strežnik SMTP. Vnos številke porta ni obvezen, vnesite samo v primeru ne-standardnih portov. Če želite, da se povezava vzpostavi preko šifriranega protokola SSL, potem pred naslovom strežnika vnestite besedilo ssl:, primer ssl:smtp.moja-domena.si oz. za TLS protokol primer: tls:smtp.moja-domena.si.

Na spustnem seznamu lahko izberemo našega ponudnika e-pošte, kot je prikazano na spodnji sliki:

Ko smo izbrali našega ponudnika, če je ta na voljo, se bodo podatki o SMTP strežniku in portu samodejno izpolnili po prednastavljenih nastavitvah. Potrebujemo pa še sami vnesti uporabniško ime in geslo za naš poštni predal:

V spodnjih povezavah opisani najbolj pogosti primeri uporabe lastnega SMTP strežnika:

• Ročna nastavitev SMTP strežnika za Gmail na naslednji povezavi [3.16.2]

• Ročna nastavitev SMTP strežnika za Yahoo na naslednji povezavi [3.16.1]

2. Uporabljate Gmail poštni odjemalec in se vaša izhodna pošta pošilja preko nastavitev za Gmail tako, da našo spletno aplikacijo povežemo z Gmail računov. Več s klikom tukaj [3.16.3].

 

3.16.1. Nastavitve elektronske pošte za odjemalec Yahoo

V kolikor imamo elektronski naslov odprt pri Yahoo si lahko nastavimo nastavitve smtp izhodnega strežnika za pošto v meniju:

• |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitev za celotno podjetje ali

• |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitve posebej za uporabniški dostop s katerim smo prijavljeni. Slednjo možnost uporabimo, v kolikor vsak uporabnik uporablja svoje nastavitve za pošiljanje:

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu pa je potrebno v yahoo mailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v yahoo mail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.yahoo.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:https://login.yahoo.com/account/security#other-apps in vključiti opcijo "Allow apps that use less secure sign in", kot kaže spodnja slika:

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.

 

3.16.2. Nastavitve elektronske pošte za odjemalec Gmail

V kolikor imamo elektronski naslov odprt pri ponudniku Gmail si lahko v programu nastavimo pošiljanje e-pošte iz programa preko njihovega strežnika smtp za izhodno pošto. Za pošiljanje vseh e-poštnih sporočil iz programa preko istega e-poštnega naslova si lahko to nastavimo na nivoju podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte. V kolikor pa bi želeli, da vsak uporabnik iz programa pošilja e-pošto s svojega email računa odprtega pri ponudniku Gmail pa si te nastavitve uredi vsak uporabnik programa zase v meniju |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte

3.16.2.1 1.) Omogočitev POP za vso pošto

V nastavitvah Gmail računa je potrebno najprej aktivirati POP za vso pošto. To uredimo v meniju "Nastavitve -> Pokaži vse nastavitve -> Posredovanje in POP/IMAP -> Prenos POP", kot kaže slika:

	Slika 54: Kliknemo zgoraj desno na ikonico Nastavitve, ter omogočimo POP za vso pošto

3.16.2.2 2.) Aktivacija preverjanja v dveh korakih

Za vzpostavitev unikatnega gesla za manj varne aplikacije, se prijavimo v svoj "Gmail workspace" preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.google.com in po prijavi kliknemo na meni za izbiro aplikacije:

	Slika 55:  Med Google aplikacijami izberemo naš e-poštni račun

Pod menijem VARNOST - Prijava v Google, imamo možnost vklopa "preverjanja v dveh korakih". Torej geslo za prijavo + geslo, katero Google pošlje na telefonsko številko, katero zavedemo ob vzpostavitvi takšnega preverjanja
Po aktiviranju "Preverjanja v dveh korakih", nam Google omogoči ustvariti "Geslo za dostop do aplikacij".

	Slika 56: Aktivacija preverjanja v dveh korakih

	Slika 57: Začnemo postopek aktivacije preverjanja v dveh korakih

	Slika 58: Vrnemo se nazaj na pregled varnostnih nastavitev

	Slika 59: Kliknemo na pregled preverjanja v dveh korakih, kje bo viden naslednji korak

3.16.2.3 3.) Ustvarjanje gesla za dostop do aplikacije

	Slika 60: geslo za manj varne aplikacije

	Slika 61: Vnesemo naziv aplikacije, npr. www.e-racuni.com

	Slika 62: Gmail bo generiral naključno geslo za dostop programa e-racuni do našega gmail računa

	Slika 63: Naključno generirano geslo, ki ga bomo uporabili v nastavitvah pošiljanja epošte v programu e-racuni

3.16.2.4 4.) Vpis gesla v nastavitve lastnega SMTP strežnika

Enkratno geslo, ki ga je generiral Gmail nato vpišemo v nastavitvah smtp strežnika za pošiljanje epošte v programu e-racuni:

	Slika 64: uporabimo enkratno geslo, ki smo ga po zgornjem postopku generirali v nastavitvah Gmail računa

 

3.16.3. Povezava z računom Gmail

V kolikor uporabljamo Gmail naslov za pošiljanje izhodne pošte iz sistema e-racuni.com, si lahko naš račun kar samodejno povežemo z e-racuni.com.

To lahko uredimo pod:

• |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitev za celotno podjetje ali

• |Nastavitve |Moje nastavitve |Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte, v kolikor urejamo nastavitve posebej za uporabniški dostop s katerim smo prijavljeni. Slednjo možnost uporabimo, v kolikor vsak uporabnik uporablja svoje nastavitve za pošiljanje.

Povezavo si uredimo po naslednjih korakih:

• Pod Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte izberemo možnost "Izhodna pošta se pošilja preko uporabniškega računa Gmail" in kliknemo na gumb Poveži se z Gmail

	Slika 65: Izbira povezave z Gmail računom

• S klikom na gumb dobimo preusmeritev v prijavno okno za Gmail, kjer se prijavimo:

	Slika 66: Prijava v naš Gmail račun

• V kolikor dobimo obvestilo o ne preverjeni aplikaciji izberemo "Odprite e-racuni.com, kot prikazuje spodnja slika:

	Slika 67: Nadaljevanje kljub opozorilu za ne preverjeno aplikacijo

• V naslednjemu koraku je odobritev potrebnih dovoljenj, kjer izberemo Dovoli:

	Slika 68: Odobritev za pošiljanje pošte v vašem imenu

	Slika 69: Odobritev za upravljanje osnutkov in pošiljanje v vašem imenu

• Končna potrditev izbire, kjer imamo strnjene podatke za naš Gmail račun in dovoljenja:

	Slika 70: Končna potrditev vseh dovoljenj

Sedaj imamo povezavo z Gmail računom urejeno in jo lahko naknadno prekličemo. Uspešno urejana povezava je vidna na naslednji način:

	Slika 71: Gmail račun je uspešno povezan

 

3.17. Nastavitve privzetih besedil za e-mail sporočila

Iz programa je mogoče pošiljati dokumente tudi po e-pošti pri čemer je mogoče spremno besedilo e-pošte prednastaviti po želji. Besedila lahko urejamo z urejavalnikom besedil HTML s čimer lahko v besedila dodamo tudi logotip in druge grafične elemente. Urejevalnik besedil za e-pošto je na voljo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Privzeta besedila emailov. V nastavitvah se nam bo tako prikazal urejevalnik besedil HTML, kot prikazano na sliki:

	Slika 72: Urejevalnik besedil za e-pošto

Opis posameznih elementov urejevalnika besedil

Najprej določimo za katero vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto želimo urediti besedilo:

	Slika 73: Izberemo vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto za katere želimo nastaviti izgled besedila

Spremenimo lahko tudi besedilo v nazivu zadeve našega email sporočila:

	Slika 74: Vpišemo besedilo ali uporabimo simbole za izpis spremenljivih podatkov v zadevi sporočila

Vnesemo besedilo, ki ga želimo poslati prejemniku vedno, ko bomo poslali izbrano vrsto dokumenta v izbrani jezikovni varianti in ki smo ga izstavili na izbranem stroškovnem mestu.

	Slika 75: Vpišemo besedilo, ki ga želimo skupaj z dokumentom poslati prejemniku

Tabela simbolov in opis posameznega simbola, s pomočjo katerih lahko izpišemo podatke iz dokumenta:

	Slika 76: V tabeli simbolov so na voljo spremenljivke, ki izpišejo podatek, ki se spreminja z vsakim novim dokumentom

Ko smo besedilo uredili lahko le tega potrdimo, kopiramo v nastavitve besedil za ostale dokumente. V kolikor smo se pri vnosu zmotili lahko vnos prekličemo brez sprememb in pa hkrati tudi ponastavimo na privzete nastavitve.

	Slika 77: Nastavitve lahko potrdimo ali jih tudi prekličemo ter ponastavimo na privzete

 

3.18. Nastavitve privzetih besedil za SMS sporočila

Iz programa je mogoče pošiljati dokumente tudi v obliki SMS sporočila pri čemer je mogoče spremno besedilo prednastaviti po želji. Besedila lahko nastavimo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Privzeta besedila SMS sporočil. V nastavitvah se nam bo tako prikazala možnost vnosa besedila, kot prikazano na sliki:

	Slika 78: Vnos besedila za SMS sporočila

Opis posameznih elementov nastavitev besedil

Najprej določimo za katero vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto želimo urediti besedilo:

	Slika 79: Izberemo vrsto dokumenta, jezikovno varianto in stroškovno mesto za katere želimo nastaviti izgled besedila

Vnesemo besedilo, ki ga želimo poslati prejemniku vedno, ko bomo poslali SMS za izbrano vrsto dokumenta v izbrani jezikovni varianti in ki smo ga izstavili na izbranem stroškovnem mestu.

	Slika 80: Vpišemo besedilo, ki ga želimo skupaj z dokumentom poslati prejemniku

Tabela simbolov in opis posameznega simbola, s pomočjo katerih lahko izpišemo podatke iz dokumenta:

	Slika 81: V tabeli simbolov so na voljo spremenljivke, ki izpišejo podatek, ki se spreminja z vsakim novim dokumentom

Ko smo besedilo uredili lahko le tega potrdimo, kopiramo v nastavitve besedil za ostale dokumente. V kolikor smo se pri vnosu zmotili lahko vnos prekličemo brez sprememb in pa hkrati tudi ponastavimo na privzete nastavitve.

	Slika 82: Nastavitve lahko potrdimo ali jih tudi prekličemo ter ponastavimo na privzete

 

3.19. Uporaba internih beležk na dokumentih

Na posameznem dokumentu si lahko zabeležimo oz. pripišemo beležke (sticky notes) za potrebe interne komunikacije med uporabniki programa e-racuni.com znotraj našega podjetja.

V orodni vrstici dokumenta je na voljo ikona za vnos nove beležke:

	Slika 83: Vnos nove beležke

Odpre se nam polje za vnos besedila naše interne beležke na trenutnem dokumentu:

	Slika 84: Vnos besedila v beležko

Beležka se nam prikaže v desnem spodnjem kotu, ki jo lahko odpremo tako, da kliknemo nanjo:

	Slika 85: Pregled že vnesenih beležk na dokumentu

Posamezne beležke ni mogoče spreminjati oz. urejati ali dokončno pobrisati, lahko pa jo skrijemo. Skrijemo jo tako, da kliknemo na "X" za brisanje oz. skrivanje, kot kaže slika:

	Slika 86: Beležko lahko skrijemo

Ko smo beležko pobrisali oz. skrili, jo lahko ponovno prikažemo tako, da kliknemo na eni od obstoječih beležk na gumb za prikaz skritih beležk:

	Slika 87: Prikaz skritih beležk

Skrite beležke so od ostalih ločene z barvo ozadja saj so prikazane s sivim ozadjem, kot kaže slika:

	Slika 88: Skrite in aktivne beležke

Na dokumentu so privzeto vidne največ tri beležke.
Če bomo na dokument dodali več, kot tri beležke, se bodo vse nadaljne shranile v skupino beležk, kot je vidno na spodnji sliki:

	Slika 89: Privzet pregled beležk

V kolikor bi kasneje želeli videti tudi preostale beležke iz skupine shranjenih beležk, kliknemo na skupino za prikaz le teh:

	Slika 90: Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine

 

3.20. Računovodski servisi in delo z več podjetji

Program računovodskim servisom omogoča, da lahko z enim uporabniškim imenom vodijo podatke za več podjetij. Uporabniki, ki imajo privilegij za dostop do podatkov več podjetij, imajo v zgornjem desnem vogalu okna možnost hitre izbire trenutnega podjetja.

	Slika 92: Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.

S preklopom na drugo podjetje se odpre novo okno s podatki izbranega podjetja. Po odjavi iz programa se uporabnik avtomatsko odjavi iz vseh podjetij.

 

3.21. Zagon paketnih obdelav in priprava poročil ter izpisov

Poglavje opisuje standardne postopke priprave izpisov v programu.

Zagon paketnih obdelav je dostopen preko menija |Poročanje |Vsa poročila. Tukaj imate drevesno strukturo vseh poročil v programu:

	Slika 93: Poročanje pregled

Zgoraj na sliki imate prikazan tudi iskalnik, kamor vpišete niz iskanja (ni potrebno, da je celota, dovolj je beseda) in poiščete ustrezno poročilo.

	Slika 94: Iskanje poročila

Na sliki spodaj je prikazana vnosno masko s kriteriji, ki jih moramo vnesti pred pripravo poročila. Po vnosu kriterijev se poročilo zažene in dobimo rezultat v izbranem zapisu (PDF, MS Word, RTF...).

	Slika 95: Vnos kriterij za zagon poročila

V kolikor izberemo zavihek "Končana poročila", dobimo pogled vseh zaključenih poročil za izbrano vrsto poročila.

	Slika 96: Pregled zaključenih poročil

 

3.22. Kaj je HelpDesk in kako ga uporabljamo?

HelpDesk programa e-računi [http://www.e-racuni.com] je poseben modul namenjen komunikaciji med skrbniki sistema e-računi [http://www.e-racuni.com] ter uporabniki.

HelpDesk lahko uporabljate za posredovanje sporočil o napakah v programu, za postavljanje vprašanj o delovanju programa ter za sporočanje predlogov za izboljšave v programu e-računi [http://www.e-racuni.com].

3.22.1 V čem se HelpDesk razlikuje od telefona ali e-maila?

Če primerjamo sporočanje preko telefona s HelpDesk-om hitro ugotovimo naslednje prednosti uporabe HelpDesk-a:

• Komunikacija preko HelpDesk-a poteka pisno, zadeve se ne morejo izgubiti.
• Preko HelpDesk-a bodo vaš problem videli vsi vzdrževalci in ne samo tisti, ki ga slučajno dobite na telefon.
• HelpDesk omogoča pregled nad stanjem zadeve. Vsaki zadevi v HelpDesk-u se dodeli status, ki pove v kateri fazi se nahaja zadeva (odprta, v obdelavi, zaprta, ...).
• Telefoni ne omogočajo učinkovite izrabe časa. Pomislite koliko časa izgubite, če vas sredi dela, ki zahteva natančnost in koncetracijo zmoti telefon. Po zaključku vsakega telefonskega pogovora boste potrebovali precej časa, da boste znova 'prišli noter', nato pa prejmete naslednji telefonski klic. Je na tak način sploh možno karkoli narediti?

In zakaj je HelpDesk boljši od e-maila?

• HelpDesk sporočila so sortirana po zadevi, vsaka zadeva ima določen status. Status nam pove ali je zadeva odprta, v obdelavi, v čakanju ali zaprta.
• Sporočila v HelpDesk-u so vidna vsem vzdrževalcem in ne samo tistemu, ki ste mu poslali e-mail. Prav tako so lahko sporočila v HelpDesk-u vidna tudi vašim kolegom v vašem podjetju, ki lahko tako poskrbijo za reševanje zadeve tudi takrat, ko greste vi na dopust.
• HelpDesk omogoča, da imate vi in vzdrževalci enak pregled nad reševanjem določene zadeve in oboji vidite enak seznam odprtih zadev.
• HelpDesk vam omogoča, da sporočilo posredujete direktno iz programa e-računi [http://www.e-racuni.com] ne, da bi bilo potrebno posebej zaganjati drug program za pošiljanje sporočil.

 

3.23. Opomnik na dogodke

Na prvi strani uporabniškega vmesnika programa e-racuni.com je mogoče dodati koristni pokazatelj Opomnik na dogodke s pomočjo katerega je mogoče dodajati, administrirati in spremljati termine, opomnike in naloge celotnega podjetja ali samo posemeznega uporabnika programa.

Pokazatelj dodamo na prvi stranki s klikom na ikono +:

Tako imamo na vpogled pokazatelj, ki nam v barvni lestvici prikazuje termine (zelena barva), opomnike (rumena) in naloge (modra).

Vnos novega dogodka v sam koledar je povsem enostavno, saj lahko to uredimo neposredno na prvi strani z izbiro dneva ali preko dokumenta.Lahko se nahajamo neposredno na ponudbi, računu, v kadrovski evidenci itd. in imamo venomer na vpogled možnost za vnos opomnikov na dogodke:

3.23.1 Administracija opomnika na dogodke

Do dodatnih možnosti ali pregleda pridemo, v kolikor izberemo na koledarju ikono za povečanje pregleda, kot je prikazano na sliki spodaj.

Odprejo se nam pregled opomniki, nalog in terminov, kjer lahko spremljamo podatke na koledarju bodisi po uporabnikih programa ali za vso podjetje hkrati. Lahko si filtriramo temine glede na datum (današnje, prihajajoče) oz. tiste z visoko prioriteto.

3.23.2 Novi termin

Nov termin, dogodek lahko dodamo preko prve strani na pokazatelju ali kar preko dokumenta oz. kadrovske evidence. Vpišemo termin za katerega je mogoče urediti tudi ponavljanje in trajanje, lahko pa se gre za enkratni dogodek.

3.23.3 Nov opomnik

Opomniki služijo temu, da nas opomnijo na določene zadeve v poslovanju, ki jih je potrebno urediti. Opomniki nimajo "trajanja", namenjeni so temu, da nas opomnijo enkrat ali v ponavljajočih intervalih.

3.23.4 Nova naloga

Novo nalogo lahko podobno kot termine in opomnike ravno tako dodamo preko pokazatelja ali dokumenta. Naloga ima čas začetka, trajanje in je lahko dodeljena nekemu uporabniku v opravilo.

 

V tem sklopu programa najdemo nastavitve, ki so vezane na splošne nastavitve podjetja in podatke o podjetju, nastavitve procesov in integracije ter tudi nastavitve e-pošte.

3.24 Splošne nastavitve podjetja

• Osnovni podatki podjetja
• Poslovanje [3.29]
• Potni nalogi in obračun potnih stroškov [7.2.1]
• Kadri, obračun plač in letno poročanje
• Računovodstvo
• Turizem
• Nastavitve številčenja dokumentov
• Nastavitve števcev [13.1.6]
• Formati datuma
• Nastavitve privzetega načina plačila v programu
• Statusi naročil kupca [3.30]
• Nastavitve videza dokumentov [4.34]
• Logotip podjetja
• Obračun tujega DDV [12.15]

3.25 Procesi in integracija

• Avtomatsko opominjanje [13.8.1]
• Elektronsko bančništvo
• Elektronsko poslovanje
• Nastavitve knjige prejete pošte [21.1.2]
• Digitalni certifikati [4.35.6]
• Spletne storitve - API [25.1]
• Online trgovina/katalog
• Elektronske trgovine - sinhronizacija [24]
• Upravljanje s prostorom
• Lokacije POS računov
• Integracija s spletnimi storitvami drugih ponudnikov

3.26 Šifranti podjetja

• Poslovne enote [4.35.7]
• Zaključna besedila za dokumente [4.34.7]
• Skupine kupcev [20.12.1]

3.27 Nastavitev e-pošte

• Poslana elektronska pošta
• Nastavitve za pošiljanje elektronske pošte [3.16]
• Privzeta besedila emailov
• Privzeta besedila SMS sporočil

 

3.28. Moj račun

 

3.28.1. Brisanje računa in podatkov

V kolikor se za uporabo programa nismo odločili ali bi želeli pobrisati bazo podatkov, ki smo jo uporabljali za testiranje z namenom, da bi se ponovno registrirali lahko to uredi uporabnik, ki ima v podjetju dodeljene administratorske pravice oz. pravice za pregled naročniškega razmerja v programu e-racuni. Brisanje računa je na voljo v meniju |Nastavitve |Moj račun s klikom na gumb, kot kaže slika:

Po kliku na gumb, kot prikazano na sliki zgoraj se na mobilno številko uporabnika, ki je izvedel brisanje pošlje SMS s potrditveno kodo, ki jo nato vpišemo v ustrezno polje na vnosni maski ter potrdimo izbris računa in baze podatkov:

 

3.29. Poslovanje

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje najdemo različne nastavitve podjetja, ki nam bodo prihranile čas v našemu poslovanju.

Na temu mestu si lahko izberemo nastavitve kot so kraj izstavitve dokumetov, glavno poslovno enoto, privzeto veljavnost za ponudbe in plačilni rok za račun, model sklica za UPN obrazce, privzet standard črtne kode itd.

Z zgoraj omenjenimi nastavitvami na nivoju podjetja, poenostavimo uporabo spletne aplikacije za vse uporabnike, ki dostopajo do tega podjetja.

Pod dodatnimi možnostmi najdemo različne opcije, ki si jih lahko vključimo ali po želji izključimo. Dodatne možnosti so:

• Pri tiskanju poročil naj bo ozadje vsake druge vrstice zasenčeno (boljša preglednost za ceno večje porabe tonerja oz. črnila) [3.29.1]
• Pri tiskanju poročil naj bo vsaka vrstica podčrtana [3.29.2]
• Pri izpisu poročila izriši robove med celicami [3.29.3]
• Na poročilu "Izpis bruto bilance" se zneski na sintetičnih kontih izpišejo odebeljeno [3.29.4]
• Na tiskanih dokumentih ne izpisuj podatka o kontrolni količini [3.29.5]
• Na tiskanih dokumentih ne izpisuj podatka o stroškovnem mestu [3.29.6]
• Na izpisu računa ne prikazuj podatka o vezi na dobavnico [3.29.7]
• Omogoči vnos/izstavitev blag. prejemka/izdatka za preteklo poslovno leto [3.29.8]
• Onemogoči prodajo artikla katerega cena s popustom je pod nabavno ceno [3.29.9]
• Ob izstavitvi gotovinskega računa avtomatsko izstavi blagajniški prejemek, ob stornaciji pa izstavi blagajniški izdatek [3.29.10]
• Pri dodajanju artiklov prikaži stolpec z zadnjo prodajno ceno artikla za kupca izbranega na prodajnih dokumentih [3.29.11]
• Pri izvozu prodajnih dokumentov v Excel dodaj stolpec s fiskalno številko dokumenta [3.29.12]
• Na izpisu dokumentov poleg fiskalne številke računa izpiši tudi interno številko dokumenta [3.29.13]
• Na izpisu dokumenta vedno izpiši interno številko kot vodilno [3.29.14]
• Blokiraj dodajanje artikla na dobavnico, če ni zaloge v nobenem skladišču [3.29.15]
• Pri izdelavi plačilnega naloga iz prejetega računa ne zabeleži plačila [3.29.16]
• Pri iskanju dokumentov po stroškovnem mestu upoštevaj tudi stroškovna mesta na postavkah dokumentov [3.29.17]
• Prikaži stolpec s kataloško številko artikla na prevzemnici [3.29.18]
• Obvezen vnos bančnega računa dobavitelja pri vnosu prejetega računa [3.29.19]
• Na tiskanih dokumentih prikaži podatek o skupni teži artiklov [3.29.20]
• Na tiskanih prodajnih dokumentih, razen na izdanih računih, prikaži email in telefon kupca [3.29.21]
• Na tiskanih dobavnicah prikaži dostavni naslov in naslov za izstavitev, po vzoru na račun [3.29.22]
• Na vrednostnih dobavnicah omogoči količinske dobavnice [3.29.23]
• Pri dodajanju artiklov na dokument prikaži dodatni stolpec z izračunom naročene zaloge na osnovi odprtih naročil dobavitelju [3.29.24]
• Pri dodajanju artiklov na dokument prikaži dodatni stolpec z izračunom rezervirane zaloge na osnovi odprtih naročil kupcev [3.29.25]
• Pri dodajanju artiklov na dokument prikaži dodatni stolpec z izračunom razpoložljive zaloge na osnovi dejanske in rezervirane zaloge [3.29.26]
• Pri izstavitvi prodajnih dokumentov iz drugih prodajnih dokumentov, vedno nastavi datum opravljene storitve na datum dokumenta [3.29.27]
• Namen na UPN obrazcu izpolni vedno kot "Račun št. XXXXX" [3.29.28]
• Na prejetem računu prikaži opozorilo, ko je številka dokumenta dobavitelja enaka že vneseni številki dokumenta ne glede na to, kdo je dobavitelj [3.29.29]
• Na tiskanih reverzih (konsignacijah) prikaži dostavni naslov in naslov za izstavitev, po vzoru na račun [3.29.30]
• Onemogočeno antidatiranje izhodnih dokumentov [3.29.31]
• Ob izstavitvi računa ali dobavnice avtomatsko ustvari delovni nalog za konverzijo sestavnih delov v izdelek, če izdelka oz. artikla z definirano kosovnico ni na zalogi [3.29.32]
• Ob izstavitvi dobavnice, na postavkah nastavi LOT številke po sistemu FIFO [3.29.33]
• Obvezen vnos stroškovnega mesta na prodajnih dokumentih [3.29.34]
• Obvezen vnos stroškovnega mesta na prejetih dokumentih [3.29.35]
• Avtomatska dodelitev šifre partnerja ob vnosu novega partnerja [3.29.36]
• Združi postavke za isti artikel v eno postavko na dobavnici (pri avtomatski izstavitvi dobavnice) [3.29.37]
• Na izpisu delovnega naloga, prikaži uporabljeni material urejeno in zbirno po artiklih [3.29.38]
• Na dokumentih prikaži stolpec s šifro artikla [3.29.39]
• Na pregledu dokumenta prikaži naziv in opis postavke [3.29.40]
• Na dokumentu prikaži stolpec s privzeto lokacijo artikla v skladišču [3.29.41]
• Vedno dodaj kupca v šifrant kupcev (tudi za maloprodajne gotovinske račune brez obstoja dolžniškega razmerja) [3.29.42]
• Pri kreiranju prejetega računa iz prevzema, kopiraj datume iz prevzema [3.29.43]
• Pri kreiranju prejetega računa iz prevzema, kopiraj dobaviteljevo št. dobavnice v polje št. dokumenta [3.29.44]
• Pri uvozu prejetih dokumentov, nastavi poslovno leto glede na nastavitve privzetega poslovnega leta in ne na podlagi datumov v dokumentu [3.29.45]
• Izpis dokumenta za kuverto z okencem na desni strani (velja samo za osnovne html nastavitve) [3.29.46]
• Na izpis avtomatsko dodaj klavzulo z navedbo razloga oprostitve oz. znižanja stopnje DDV [3.29.47]
• Prikaži opozorilo o preseženi razpoložljivi zalogi na postavki naročila kupca [3.29.48]
• Pri tiskanih dokumentih prikaži identifikator dokumenta v obliki črtne kode [3.29.49]

 

3.29.1. Pri tiskanju poročil naj bo ozadje vsake druge vrstice zasenčeno (boljša preglednost za ceno večje porabe tonerja oz. črnila)

 

3.29.2. Pri tiskanju poročil naj bo vsaka vrstica podčrtana

 

3.29.3. Pri izpisu poročila izriši robove med celicami

 

3.29.4. Na poročilu "Izpis bruto bilance" se zneski na sintetičnih kontih izpišejo odebeljeno

 

3.29.5. Na tiskanih dokumentih ne izpisuj podatka o kontrolni količini

 

3.29.6. Na tiskanih dokumentih ne izpisuj podatka o stroškovnem mestu

 

3.29.7. Na izpisu računa ne prikazuj podatka o vezi na dobavnico

 

3.29.8. Omogoči vnos/izstavitev blag. prejemka/izdatka za preteklo poslovno leto

 

3.29.9. Onemogoči prodajo artikla katerega cena s popustom je pod nabavno ceno

 

3.29.10. Ob izstavitvi gotovinskega računa avtomatsko izstavi blagajniški prejemek, ob stornaciji pa izstavi blagajniški izdatek

 

3.29.11. Pri dodajanju artiklov prikaži stolpec z zadnjo prodajno ceno artikla za kupca izbranega na prodajnih dokumentih

 

3.29.12. Pri izvozu prodajnih dokumentov v Excel dodaj stolpec s fiskalno številko dokumenta

 

3.29.13. Na izpisu dokumentov poleg fiskalne številke računa izpiši tudi interno številko dokumenta

 

3.29.14. Na izpisu dokumenta vedno izpiši interno številko kot vodilno

 

3.29.15. Blokiraj dodajanje artikla na dobavnico, če ni zaloge v nobenem skladišču

 

3.29.16. Pri izdelavi plačilnega naloga iz prejetega računa ne zabeleži plačila

 

3.29.17. Pri iskanju dokumentov po stroškovnem mestu upoštevaj tudi stroškovna mesta na postavkah dokumentov

 

3.29.18. Prikaži stolpec s kataloško številko artikla na prevzemnici

 

3.29.19. Obvezen vnos bančnega računa dobavitelja pri vnosu prejetega računa

 

3.29.20. Na tiskanih dokumentih prikaži podatek o skupni teži artiklov

 

3.29.21. Na tiskanih prodajnih dokumentih, razen na izdanih računih, prikaži email in telefon kupca

 

3.29.22. Na tiskanih dobavnicah prikaži dostavni naslov in naslov za izstavitev, po vzoru na račun

 

3.29.23. Na vrednostnih dobavnicah omogoči količinske dobavnice

 

3.29.24. Pri dodajanju artiklov na dokument prikaži dodatni stolpec z izračunom naročene zaloge na osnovi odprtih naročil dobavitelju

 

3.29.25. Pri dodajanju artiklov na dokument prikaži dodatni stolpec z izračunom rezervirane zaloge na osnovi odprtih naročil kupcev

 

3.29.26. Pri dodajanju artiklov na dokument prikaži dodatni stolpec z izračunom razpoložljive zaloge na osnovi dejanske in rezervirane zaloge

 

3.29.27. Pri izstavitvi prodajnih dokumentov iz drugih prodajnih dokumentov, vedno nastavi datum opravljene storitve na datum dokumenta

 

3.29.28. Namen na UPN obrazcu izpolni vedno kot "Račun št. XXXXX"

 

3.29.29. Na prejetem računu prikaži opozorilo, ko je številka dokumenta dobavitelja enaka že vneseni številki dokumenta ne glede na to, kdo je dobavitelj

 

3.29.30. Na tiskanih reverzih (konsignacijah) prikaži dostavni naslov in naslov za izstavitev, po vzoru na račun

 

3.29.31. Onemogočeno antidatiranje izhodnih dokumentov

 

3.29.32. Ob izstavitvi računa ali dobavnice avtomatsko ustvari delovni nalog za konverzijo sestavnih delov v izdelek, če izdelka oz. artikla z definirano kosovnico ni na zalogi

 

3.29.33. Ob izstavitvi dobavnice, na postavkah nastavi LOT številke po sistemu FIFO

 

3.29.34. Obvezen vnos stroškovnega mesta na prodajnih dokumentih

 

3.29.35. Obvezen vnos stroškovnega mesta na prejetih dokumentih

 

3.29.36. Avtomatska dodelitev šifre partnerja ob vnosu novega partnerja

 

3.29.37. Združi postavke za isti artikel v eno postavko na dobavnici (pri avtomatski izstavitvi dobavnice)

 

3.29.38. Na izpisu delovnega naloga, prikaži uporabljeni material urejeno in zbirno po artiklih

 

3.29.39. Na dokumentih prikaži stolpec s šifro artikla

 

3.29.40. Na pregledu dokumenta prikaži naziv in opis postavke

 

3.29.41. Na dokumentu prikaži stolpec s privzeto lokacijo artikla v skladišču

 

3.29.42. Vedno dodaj kupca v šifrant kupcev (tudi za maloprodajne gotovinske račune brez obstoja dolžniškega razmerja)

 

3.29.43. Pri kreiranju prejetega računa iz prevzema, kopiraj datume iz prevzema

 

3.29.44. Pri kreiranju prejetega računa iz prevzema, kopiraj dobaviteljevo št. dobavnice v polje št. dokumenta

 

3.29.45. Pri uvozu prejetih dokumentov, nastavi poslovno leto glede na nastavitve privzetega poslovnega leta in ne na podlagi datumov v dokumentu

 

3.29.46. Izpis dokumenta za kuverto z okencem na desni strani (velja samo za osnovne html nastavitve)

 

3.29.47. Na izpis avtomatsko dodaj klavzulo z navedbo razloga oprostitve oz. znižanja stopnje DDV

 

3.29.48. Prikaži opozorilo o preseženi razpoložljivi zalogi na postavki naročila kupca

 

3.29.49. Pri tiskanih dokumentih prikaži identifikator dokumenta v obliki črtne kode

Za lažje iskanje dokumenta v programu, ko imamo npr. ločeno fakturiranje in izdajo blaga, lahko v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje obkljukamo možnost "Pri tiskanih dokumentih prikaži identifikator dokumenta v obliki črtne kode". Če to nastavitev obkljukamo, se bo na vseh dokumentih izpisanih na podlagi privzetih oz. sistemskih predlog v glavi dokumenta izpisovala črtna koda. To črtno kodo lahko s čitalcem črtnih kod poskeniramo in se nam bo ne glede na to kje se nahajamo v programu, odprl dokument s skenirano črtno kodo.

V primeru, ko za izpis dokumenta uporabljamo predlogo izdelano po meri, je potrebno v ta namen v predlogo vstaviti zaznamek, s katerim bomo na željenem mestu izpisali identifikator. V ta namen imamo na voljo naslednje zaznamke:

Kako torej ta koda deluje?

Primer:

Prvi korak: Izpišemo dokument (npr. račun), ki vsebuje to kodo in shranimo. Primer kode na računu:

Drugi korak: Kasneje bi želeli preko te kode priti na točno ta dokument v programu, da ga npr. dodatno uredimo, preverimo plačila itd. S skenerjem skeniramo kodo kjerkoli v spletni aplikaciji e-racuni (spodaj prikazan primer skeniranja na prvi strani) in imamo račun pred sabo:

	Slika 97: Kodo skeniramo lahko tudi na prvi strani s skenerjem...

	Slika 98: ... račun se nam nemudoma odpre.

 

3.30. Statusi naročil kupca

Program uporablja interni šifrant statusov naročil kupca, ki nam pomagajo pri obdelavi naročil izdanih v programu, kot tudi tistih, ki so se uvozila iz spletne trgovine [24], ki smo jo povezali s programom.

Pregled šifranta statusov naročil najdemo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Statusi naročil kupca in so prikazani v tabeli kjer je mogoče vklopiti tudi dodatne nastavitve, kot prikazano na sliki:

	Slika 99: Šifrant statusov naročil kupcev

 

3.31. Načini dostave

V kolikor uporabljamo pri odpremi pošiljk več ali manj vedno enak način dostave si lahko v programu prednastavimo šifrant načinov dostave, ki jih bomo na prodajnem dokumentu nato tudi uporabili. Pregled šifranta je na voljo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Načini dostave, kot kaže slika:

	Slika 100: Načini dostave

Za kreiranje novega načina dostave kliknemo na gumb Novi način dostave in odpre se nam vnosna maska, kot kaže slika:

	Slika 101: Vnos novega načina dostave

Obvezen podatek je le Koda pošiljanja, vse ostale podatke lahko izpustimo oz. jih vnesemo po želji:

Po vnosu vseh načinov dostav, je nato mogoče po teh iskati na prodajnih dokumentih:

	Slika 102: Iskanje po načinu dostave na pregledu in iskanju izdanih naročil kupca

 

4. Prodaja

Modul prodaje je namenjen izdajanju računov, predračunov/ponudb, naročil kupca, avansnih računov, dobropisov in bremepisov.

Poleg običajnega ročnega izdajanja računov je omogočeno tudi avtomatsko masovno fakturiranje na podlagi periodičnih obračunov, prav tako pa je modul integriran z ostalimi moduli programa ter tako omogoča dodatne možnosti prefakturiranja stroškov in izstavljanja dokumentov na podlagi pogodb, dobavnic, ponudb ali turističnih rezervacij.

Posebej za ponudnike internetnih storitev je koristna možnost avtomatskega uvoza in knjiženja računov, ki so izdani v sistemu Mobitel Moneta. Modul za izdajanje računov poleg tega nudi tudi več možnosti izpisa izdanih računov, kakor tudi različna poročila prodaje.

Modul za izdajanje računov tako nudi naslednje funkcije:

• Izdajanje računov, predračunov/ponudb, naročil kupcev, avansnih računov, dobropisov in bremepisov.
• Tiskanje dokumentov [4.17] in možnost nastavitve oblike izpisa dokumentov [4.34].
• Šifrant prodajnih artiklov in skupin artiklov
• Prodajne akcije in popusti
• Integrirana registra davčnih zavezancev in transakcijskih računov.
• Možnost avtomatskega uvoza in knjiženja računov izdanih v sistemu Mobitel Moneta.
• Avtomatsko knjiženje dokumentov in obračun DDV [12] na podlagi vnešenih dokumentov.
• Integracija z drugimi moduli programa (potni nalogi [7], pogodbe, turizem [17]).
• Računi POS
• Davčna blagajna

 

4.1. Kako začeti?

Pred začetkom uporabe modula Računi vam priporočamo, da na hitro preletite naslednje točke ter si v kolikor je to potrebno z uporabo nastavitev prilagodite delovanje programa.

4.1.1 Pred prvim izdanim dokumentom

• Preden izstavite katerikoli dokument v programu najprej v podatkih o podjetju nastavite ali ste zavezanec za DDV ali ne [4.2]. Od te nastavitve je odvisno ali se bo na izdanih dokumentih obračunal ddv ali ne.

• Če ste program pričeli uporabljati sredi poslovnega leta, si morate najprej nastaviti začetno številko [13.1.6] za številčenje dokumentov.

4.1.2 Pred tiskanjem dokumentov

• Ko izdate prvi račun si s pomočjo nastavitev tiskanja [4.34] oblikujte željeni izgled računov ter nastavite privzeta besedila na dokumentih. Obliko izpisa in ter besedila na računih in drugih izdanih dokumentih lahko določite na dva načina:
• Z določitvijo parametrov izpisa besedil [4.34.3] in logotipa [4.34.4] za privzeti način izpisa dokumentov.
• S predlogo MS Word ali HTML [4.34.2] za izpis dokumentov. Predlogo MS Word lahko izberemo iz naše galerije predlog ali pa si v urejevalniku besedil MS Word [4.34.2.1] naredite lastno šablono za izpis dokumentov ter nato to šablono uporabite v programu.
• Če dokumente tiskate direktno iz brskalnika v formatu HTML, potem si preberite kako odstranimo tiskanje glave in noge strani [3.13].

V primeru težav pri določanju izgleda izdanih dokumentov nam pošljite sporočilo v HelpDesk-u [3.22] in naši vzdrževalci vam bodo z veseljem pomagali pri spoznavanju uporabe programa.

 

4.2. Sprememba iz nezavezanca za DDV v zavezanca ali nazaj

Preden izstavimo prvi izdani dokument v programu je treba v podatkih o podjetju v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki podjetja nastaviti ali smo davčni zavezanec za DDV ali ne oz. smo morebiti le ddv zavezanec v EU. Na podlagi te nastavitve se bodo v programu ustrezno izstavljali računi, ki se bodo ali pa ne bodo obračunavali za namene DDV-ja.

	Slika 103: Zavezanec za ddv ali ne

Kadar sredi tekočega poslovanja preidemo iz davčnega nezavezanca v zavezanca za DDV moramo biti pozorni na to, da na ustrezni datum prehoda spremenimo zgoraj omenjeno nastavitev, da smo davčni zavezanec za DDV.

Do datuma prehoda tako izstavljamo račune, ki se ne bodo obračunavali za namene DDV, po tej spremembi pa bomo izstavljali račune, ki se bodo obračunavali za namene DDV.

 

4.3. Na splošno o vnosu in izdajanju dokumentov

Ko izdajamo račun, ponudbo, dobropis ali drug dokument, se v programu vedno uporablja standardna vnosna maska, ki ima v splošnem naslednji izgled:

	Slika 105: Standardna vnosna maska za izdane dokumente

Vnosno masko lahko razdelimo na 5 glavnih področij vnosa podatkov:

1. Podatki o kupcu t.j. ime in sedež poslovnega partnerja, ki mu izdajamo dokument. Ti podatki se izpišejo v glavi dokumenta. Vnos podatkov o kupcu [4.4] oz. partnerju poteka enako pri vseh izdanih dokumentih (računih, dobropisih, ponudbah...). Za podrobnejša navodila glej stran Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju [4.4]
2. Podatki o poslovnem partnerju, kot so zapisani v šifrantu. S klikom na partnerja preidemo v šifrant partnerjev in lahko spreminjamo podatke v šifrantu ali dobimo več informacij.
3. Podatki v glavi dokumenta se razlikujejo glede na to, ali gre za izdane račune [4.5.1], izdane ponudbe [4.6.1], izdane avansne račune [4.8.1] ali pa za izdane dobropise [4.9.1].
4. Večina dokumentov vsebuje vnos začetnega besedila, ki se izpiše nad tabelo postavk.
5. Pozicije dokumenta (zaračunane postavke - to so lahko bodisi artikli, bodisi proste postavke, ki jih vnesemo vsakič posebej). Pri vseh izdanih dokumentih so pozicije dokumenta podobne, posebnost so le izdani dokumenti turističnih agencij.
6. Zaključno besedilo na dokumentu, ki je običajno enako pri vseh izdanih dokumentih.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.4. Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju

Za vnos ali spreminjanje podatkov o kupcu (naziv, naslov, ID št.) na izdanem dokumentu moramo najprej izbrati ali pričeti z vnosom izdanega dokumenta. Prikaže se predogled izdanega dokumenta.

	Slika 106: Predogled in spreminjanje izdanega dokumenta

Vnos podatkov o kupcu pričnemo tako, da kliknemo na gumb Spremeni v zgornjem levem delu računa oz., kot je le-to prikazano na sliki:

.

Odpre se nam stran za vnos podatkov o kupcu, kjer lahko vpišemo naziv in naslov poslovnega partnerja tako, kot naj se ti podatki izpišejo na izdanem dokumentu.

	Slika 107: Vnos podatkov o partnerju oz. kupcu na izdanem dokumentu

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov.

Hiter vnos kupca

Kupca je možno hitreje vnesti na način, da ga enostavno izberete iz seznama s klikom na povezavo (kliknite tukaj za izbor poslovneag partnerja...) kot to kaže spodnja slika:

	Slika 108: Hitro izberemo kupca iz seznama poslovnih partnerjev

S klikom na to povezavo se nam odpre polje v katerega lahko vnesemo delni naziv partnerja, ki ga nato samo izberemo iz seznama, kot npr. na tej sliki:

	Slika 109: Vnesemo del naziva kupca in ga izberemo iz seznama

Ko smo kupca izbrali potrdimo vnos s tipko Enter in podatki o kupcu se nam izpolnijo, kot lahko vidimo na spodnji sliki:

	Slika 110: Izpis podatkov o kupcu na računu

 

4.5. Računi

Če kliknemo na zavihek |Računi se prikaže stran Izdani računi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 111: Pregled izdanih računov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih računov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje računov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani računi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih računov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega računa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi račun!

Kopiranje: Nov račun lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi račun ter nato ta nov račun ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem računu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Račun natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka računa.

Brisanje: Račun brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka računa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.29].

Dodatne možnosti: Pregled računov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi računi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 112: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi računi

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.5.1. Vnos / Spreminjanje izdanih računov

V meniju |Prodaja |Računi na strani Izdani računi-pregled in iskanje s klikom na gumb Novi račun odpremo masko za vnos novega računa:

	Slika 113: Vnos novega računa

Kliknimo na gumb Spremeni v zgornjem desnem kotu, nad datumi računa in pred nami je naslednja stran, na kateri lahko vnesemo podatke za glavo računa.

	Slika 114: Vnos podatkov za glavo računa

Ko smo nastavili podatke za glavo računa in jih shranili, kliknemo na gumb Dodaj postavko in odpre se nam nslednja maska za vnos podatkov za postavko.

	Slika 115: Vnesemo novo postavko na račun

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov in pred nami je vnosna maska računa oz. izdanega dokumenta, ki ima v splošnem naslednji izgled:

	Slika 116: Slika vnešenega računa

Račun je potrebno shraniti s klikom na gumb Shrani, ki utripa tako dolgo, dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov pridemo na stran Dodajanje artiklov na račun, kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na račun tako, da kliknemo na gumbDodaj zraven šifre artikla (1). Artikel se bo premaknil v zgornjo tabelo, kjer lahko artikel spreminjamo tako, da kliknemo na opis artikla (2), kar lepo vidimo na spodnji sliki:

	Slika 117: Dodajanje artiklov na račun

Ko smo kliknili na opis artikla, se odpre novo okno, kjer lahko spreminjamo podatke o artiklu:

	Slika 118: Spreminjanje podatkov artikla

Pri urejanju nabavne in prodajne cene imamo tudi samodejno omejitev, ki nam ne omogoča, da prodamo artikel ceneje, kot je nabavna cena. To vidimo na sliki spodaj.

Na račun se vrnemo s klikom na gumb S tem smo artikel avtomatsko prenesli na račun:

S klikom na gumb Izstavi račun pa se nam odpre naslednja stran:

Račun je tako pripravljen za knjiženje.

 

4.5.2. Dodajanje artiklov na račune in druge dokumente

S klikom na gumb Dodajanje artiklov ali z bližnjico Ctrl+Enter  pridemo na stran Dodajanje artiklov na račun, kjer lahko izbiramo med artikli iz šifranta artiklov in jih dodajamo na račun. Funkcionalnost na tej strani nam omogoča pregledno iskanje po šifrantu artiklov in hkrati tudi prikaz lastnosti artiklov ter prikaz trenutne dejanske in razpoložljive zaloge artiklov po posameznih skladiščih ter v celoti. Prav tako vidimo tudi rezervirano zalogo artiklov (na podlagi naročil kupcev). V zgornjem delu ekrana imamo iskalne kriterije na podlagi katerih omejimo izbor artiklov. V spodnjem delu imamo prikazan seznam artiklov in ostale podatke (opis, zaloga, itd). Artikle dodajamo na dokument tako, da kliknemo na gumbDodaj zraven šifre artikla (1) ali preprosto pritisnemo na tipko Enter , ko se nahajamo v vrstici z željenim artiklov. Dodani artikel se bo premaknil v zgornjo tabelo, kjer vidimo nazadnje dodane postavke na računu. Dodane postavke dokumenta lahko naknadno spreminjamo tako, da kliknemo na opis artikla (2), kar lepo vidimo na spodnji sliki:

Kot je prikazano na zgornji sliki lahko za vsak artikel vidimo zalogo v skladišču (stolpec Skladišče), skupno zalogo (na zalogi v vseh skladiščih), rezervirano zalogo (naročila kupcev) in naročeno zalogo (t.j. količina, ki je že naročena pri dobaviteljih ampak še ni prispela v skladišče). Za vse količine, ki prikazujejo seštevek zaloge po več skladiščih lahko s klikom na povezavo odpremo okence v katerem bo prikazana zaloga posebej za vsako skladišče.

Na račun se vrnemo s klikom na gumb ali pritiskom na tipko Esc.

 

4.5.3. Vnos opisnih postavk in postavk z vmesnim seštevkom postavk

Na vsakem prodajnem dokumentu lahko dodamo tudi postavke brez vrednosti s katerimi definiramo sklop več izbranih postavk ali pa tudi za izračun vmesnega seštevka izbranih postavk.

Pri vnosu prodajnega dokumenta enostavno kliknemo v polje za hitro izbiro artikla ali vnos opisa postavke ter vnesemo opis, ki ga želimo uporabiti, kot naziv vmesne postavke. Postavko dodamo s klikom na povezavo, kot kaže slika:

	Slika 119: Vnos vmesne opisne postavke brez vrednosti

Potem, ko smo vpisali željen opis za naš sklop obračunanih postavk in potrdili vnos postavke s klikom na povezavo "Dodaj opisno vrstico", se bo postavka dodala na dokument brez cen, količine, itd. ampak le z opisom, kot kaže slika:

	Slika 120: Predogled dokumenta z dodano vmesno opisano postavko brez cen

V kolikor želimo na izpisu računa prikazati tudi vmesno vsoto izbranih postavk lahko takšno postavko dodamo na način, da kliknemo v polje za hitro izbiro artikla ali vnos opisa postavke ter vnesemo željeni naziv takšne postavke in kliknemo na povezavo, kot kaže slika:

	Slika 121: Vnos postavke za vmesni seštevek skupine postavk

Posledično se bo na predogledu izdanega dokumenta prikazala postavka z vpisanim nazivom oz. opisom ter seštevkom postavk, ki se nahajajo nad to postavko:

	Slika 122: Predogled dokumenta s postavko za vmesni seštevek skupine postavk

Primer izpisanega računa z vmesno opisno postavko in postavko za vmesni seštevek vrednosti postavk:

	Slika 124: Primer izpisa računa z vmesnimi opisnimi postavkami in z vmesnim seštevkom vrednosti postavk

 

4.5.4. Masovni uvoz postavk dokumenta iz datoteke s pomočjo čarovnika

Poleg ročnega vnosa postavk oz. dodajanja artiklov v račun je mogoče postavke oz. artikle uvoziti tudi iz datoteke (Excel, CSV,...). Ta ocija nam pride prav kadar je potrebno pripravii povsem novi dokument z večjim številom postavk.

Funkcionalnost je dostopna neposredno na računa preko menija za izmenjavo podatkov, kot kaže slika:

	Slika 125: Uvoz postavk na dokument iz datoteke oz. preglednice Excel, CSV,...

Po kliku na funkcijo se nam odpre interaktivni čarovnik, ki nas vodi skozi postopek uvoza datoteke. Postopek uvoza je opisan v naslednjih korakih:

1. UVOZ DATOTEKE

Najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

	Slika 126: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili postavke oz. artikle v osnutek dokumenta

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek na postavki dokumenta predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 128: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 129: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute postavke dokumenta, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene zaporedne številke vrstic, ki za uvoz niso pomembne bomo izbrali, da se ta stolpec preskoči, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 130: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o zaporedni številki vrstici kar ne potrebujemo

Preslikava podatka o zaporedni številki vrstice v datoteki se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 131: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. POTRDITEV UVOZA

Odpre se nam stran s povzetkom izvedene preslikave in pojasnilom kateri podatki se bodo uvozili:

	Slika 132: Povzetek uvoza postavk/artiklov iz datoteke na osnutek dokumenta

Uvoz podatkov potrdimo s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

 

4.5.5. Masovno fakturiranje iz Excela/CSV datoteke

Poleg ročnega izdajanja računov v programu lahko račune izdamo tudi masovno na podlagi obračunskih podatkov, ki smo jih pripravili v Excel preglednici. V kolikor vodimo npr. podatke za obračun članarin, naročnin, ipd. kar v Excelu, lahko datoteko uvozimo v program in tako npr. vsak mesec bistveno hitreje izstavimo več računov naenkrat.

V meniju |Prodaja |Računi lahko v spustnem meniju na gumbu Novi račun izberemo funkcijo Priprava osnutkov računov iz preglednice (Excel, CSV,...) in uvozimo datoteko z obračunskimi podatki za pripravo osnutkov izdanih računov, kot kaže slika:

	Slika 133: Izbira možnosti

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. IZBIRA IN UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 134: Izbira datoteke za uvoz obračunskih podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za pripravo računov. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti na osnutek računa in kateri podatek na računu predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

V tabeli na levi strani so na voljo vsi možni atributi oz. podatki računa, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem kreiranju računa v programu nastavimo.

	Slika 136: Preslikava podatkov iz datoteke

Kot je razvidno iz zgornje slike se v naši datoteki v stolpcu A nahaja podatek o stroškovnem mestu. V tabeli na levi strani tako izberemo atribut stroškovno mesto in s klikom na gumb >> potrdimo preslikavo podatka v stolpcu A iz datoteke v stroškovno mesto, ki se tako prenese v desno tabelo.

	Slika 137: Podatek iz stolpca A v preglednici smo preslikali v podatek stroškovno mesto

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za izdajo računa ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (ignoriraj podatek). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

	Slika 138: Uvoz obračunskih podatkov

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako ,da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> stroškovno mesto, B -> (ignoriraj podatek) in C -> Naziv kupca. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> stroškovno mesto in B -> Naziv kupca, kot kaže slika zgoraj

Na naslednji korak nadaljujemo s klikom na gumb Naprej, kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na gumb Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je potrebno nastaviti tudi podatke za glavo računa, kot so datum dokumenta, datum zapadlosti, zaključno besedilo, način plačila, itd. Ti podatki bodo za vse uvožene račune enaki.

	Slika 139: Dodatni podatki za račune

S klikom na gumb Naprej nadaljujemo na zadnji korak v čarovniku za pripravo podatkov.

4. ZAKLJUČI PRIPRAVO

V zadnjem koraku nam program prikaže predogled prvega izmed osnutkov računov, ki se bodo pripravili na osnovi zaključene priprave podatkov:

	Slika 140: Predogled enega izmed dokumentov

Predogled je izdelan na osnovi preslikave podatkov, ki smo jo uredili v 2. koraku in na osnovi podatkov za glavo računa, ki smo jih vnesli v 3. koraku postopka priprave podatkov. V primeru, da opazimo kakšno nepravilnost ali pomanjkljivost se lahko kadarkoli vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj. V kolikor je prikazan izgled dokumenta, kot želimo lahko dokončamo pripravo podatkov s klikom na gumb Dokončaj.

V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza računov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

 

4.5.6. Računovodski uvoz izdanih računov iz datoteke

Poleg računovodskega vnosa posameznega računa v programu lahko račune izdane v drugem programu tudi uvozimo, kot računovodski vnos na podlagi podatkov izdanih računov v drugem programu, ki smo jih pripravili v Excel preglednici.

V kolikor izstavljamo račune v drugem programu, lahko datoteko uvozimo v program in tako npr. za določeno obdobje računovodsko vnesemo več računov hkrati. Računi izdani v drugem programu so tako bistveno hitreje pripravljeni za knjiženje ali obračun DDV.

V meniju |Prodaja |Računi lahko v spustnem seznamu na gumbu Novi račun izberemo funkcijo Računovodski uvoz izdanih računov iz datoteke (Excel, CSV,...) in uvozimo datoteko s podatki računov izdanih v drugih programih, kot kaže slika:

	Slika 141: Izbira možnosti

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. IZBIRA IN UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 142: Izbira datoteke za uvoz izdanih računov v obliki računovodskega vnosa

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za uvoz podatkov računa. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti in kateri podatek na računu predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

	Slika 144: Kontrola podatkov in preslikava

Kot je na zgornji sliki prikazano in označeno imamo v tabeli na levi strani (na sliki označena z rdečo obrobo) na voljo vse možne atribute oz. podatke računa, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem kreiranju računovodskega vnosa računa v programu nastavimo.

V tabeli na desni strani pa se bo prikazal rezultat preslikave podatkov iz datoteke. S postopkom preslikave bomo namreč določili katere podatke iz datoteke bomo dejansko uvozili in kateri podatek na računu predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki oz. podatek iz računa (datum računa, datum opr. storitve, način plačila itd.).

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za vnos računa ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (ignoriraj podatek). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

S klikom na podatek v levi tabeli izberemo željen atribut, npr. podatek z oznako ignoriraj podatek, kot kaže slika zgoraj. Nato s klikom na gumb >> določimo kateri podatek je to v naši datoteki v stolpcu A in se le ta prenese v desno tabelo. ID je v stolpcu A, torej je to prvi atribut, ki ga bomo na desni izbrali in sicer ignorirali podatek, naslednji je datum računa, ki ga slikamo v B in tako naprej. V kolikor smo se pri tem zmotili kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb << ter s tem preslikavo tega podatka odstranimo. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> (ignoriraj podatek), B -> Datum računa in C -> Obdobje do. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> (ignoriraj podatek) in B -> Obdobje do.

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je potrebno nastaviti tudi manjkajoče podatke za glavo računa, kot so datum dokumenta, datum zapadlosti, zaključno besedilo, način plačila, itd. Vsi podatki vneseni na temu mestu, bodo za vse račune enaki. V primeru, da se podatek nahaja že v datoteki, ga program ne bo predizpolnil - celica bo prazna.

	Slika 145: Dodatni podatki

S klikom na Naprej nadaljujemo na zadnji korak v čarovniku za pripravo podatkov.

4. ZAKLJUČI PRIPRAVO

V zadnjem koraku nam program prikaže pregled vseh informacij o uvozu računovodskih vnosov računov in morebitna opozorila.

	Slika 146: Pregled in potrditev

V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza računov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

 

4.5.7. Oznaka vrste prodaje za uvoz računov

Pravilna izbira vrste prodaje je pomembna za pravilen obračun DDV-ja na računu, za pravilno knjiženje računa in za pravilno izdelavo mesečnega obračuna DDV-ja. Pri pripravi osnutkov računov iz datoteke [4.5.5] ali računovodskemu uvozu izdanih računov [4.5.6] je ena izmed preslikav, ki jo lahko uporabimo "Vrsta prodaje (DDV)". Da bomo uspešno preslikali vsebino stolpca z vrsto prodaje v program e-racuni.com je potrebno v stolpcu uporabiti pravilno oznako le te.

V spodnji tabeli je seznam oznak vrst prodaje, ki so na voljo v programu, ob tem pa je tudi označeno ali je dokument izstavljen s posamezno vrsto prodaje tudi predmet davčnega potrjevanje ali ne.

Vrste prodaje in davčno potrjevanje računov
Oznaka vr. prod.	Vrsta prodaje	Je predmet davčne blagajne (DA/NE)
0	Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji	DA
4	Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU	DA
104	Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po carinskih postopkih 42 in 63	DA
6	Oproščen promet - tristranske dobave blaga znotraj EU	DA
11	Oproščen promet - storitve v EU, od katerih plača DDV prejemnik	NE
103	Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po skladiščenju na odpoklic	DA
1	Oproščen promet - izvoz blaga izven EU	DA
3	Oproščen promet - s pravico do odbitka vstopnega DDV	DA
2	Oproščen promet - brez pravice do odbitka vstopnega DDV	DA
9	Neobdavčljiv promet s pravico do odbitka vstopnega DDV (prometi izven SLO)	NE
7	Neobdavčen promet - ne gre v DDV evidence	DA
12	Neobdavčen promet - ostali davki oziroma dajatve (razen DDV)	DA
105	Neobdavčen promet - dobava blaga zunaj Unije (tretje države)	NE
10	Dobava blaga in storitev v SLO, DDV obračuna prejemnik (76.a člen)	DA
5	Oproščen promet - montaža v EU (obračun tujega DDV)	NE
8	Oproščen promet - prodaja blaga na daljavo (obračun tujega DDV)	NE
101	Posebna ureditev za rabljeno blago	DA
102	Posebna ureditev za rabljeno blago - oproščen promet	DA
13	Obdavčen promet - posebni postopek obdavčitve razlike v ceni za potovalne agencije (98. člen)	DA
14	Oproščen promet za potovalne agencije (99. člen)	DA
100	Prodaja elektronskih storitev v drugih članicah EU (OSS)	NE
106	Prodaja blaga na daljavo končnim potrošnikom v EU (OSS)	NE
107	Prodaja storitev končnim potrošnikom v EU (OSS)	NE
108	Prodaja na daljavo iz tretjih držav uvoženega blaga končnim potrošnikom v EU (IOSS)	NE
120	Izvoz storitev iz EU končnim potrošnikom v državi izven EU (obračun tujega DDV)	NE
121	Prodaja blaga na daljavo končnim potrošnikom v državi izven EU (obračun tujega DDV)	NE

 

4.5.8. Uvoz dokumenta z več postavkami ali uvoz večih dokumentov za istega kupca

Pri masovnih uvozih iz datoteke, ki so na voljo v meniju |Prodaja |Računi ali |Prodaja |Ponudbe je mogoče uvoziti tudi v večih vrsticah podatke za pripravo dokumenta istega kupca, ki bo imel več postavk in pa tudi v primeru, da želimo za enega kupca uvoziti več različnih dokumentov s poljubnim številom postavk.

Uvoze najdemo na naslednjih mestih:

Računi:

	Slika 147: Možna masovna uvoza za pripravo dokumentov iz datoteke

Ponudbe:

	Slika 148: Možen masovni uvoz za pripravo osnutkov ponudb iz datoteke

Kako oblikujemo datoteko za vsakega izmed prikazanih pa je napisano v nadaljevanju.

4.5.8.1 Priprava osnutkov računov/ponudb iz preglednice

1. Priprava osnutka z večimi postavkami

Pripravimo lahko tudi osnutek ali več osnutkov računov ali ponudb, na katerih bomo obračunali več, kot le eno postavko.

Predpogoj za osnutek računa/ponudbe z več postavkami je, da imamo v datoteki, ki jo bomo uvozili za istega kupca usklajene vse podatke, ki jih želimo uvoziti na isti dokument (naziv oz. ime in priimek kupca, stroškovno mesto (če obstaja), naslov, kraj itd.)

Primer:

2. Priprava osnutkov računa/ponudbe za istega kupca

Pripravimo lahko tudi več osnutkov računov/ponudb za istega kupca, na katerih bomo obraunali poljubno število postavk. V temu primeru poskrbimo, da podatki, ki se navezujejo na kupca niso identični ampak imamo v datoteki vsaj en podatek pa katerem se naj dokumenti ločijo (npr.: stroškovno mesto).

Primer:

4.5.8.2 Računovodski uvoz izdanih računov iz datoteke

1. Uvoz računovodskega vnosa računa z več postavkami

Uvozimo lahko tudi račun, na katerih je obračunanih več, kot le ena postavka.Predpogoj za takšen računovodski vnos je, da imamo v datoteki, ki jo bomo uvozili za istega kupca usklajene vse podatke, ki jih želimo uvoziti na isti račun (številka računa, naziv oz. ime in priimek kupca, stroškovno mesto (če obstaja), naslov, kraj itd.)

Primer:

2. Uvoz računovodskega vnosa več računov za istega kupca

Uvozimo lahko tudi več računov za istega kupca, na katerih je obračunanih poljubno število postavk. V temu primeru poskrbimo, da podatki, ki se navezujejo na kupca niso identični ampak imamo v datoteki različne številke računov.

Primer:

 

4.5.9. Izdaja računa z obračunanim tujim davkom

V kolikor smo v določeni državi članici EU presegli prag prometa, ki predstavlja pogoj za prijavo v sistem ddv je potrebno za kupce, ki niso zavezanci za ddv v tej državi izdajati račune po njihovih davčnih stopnjah. Pogoj za to, da lahko izstavimo račun z obračunanim tujim davkom je ta, da se v nastavitvah podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Registracija za DDV v drugih državah vnesejo podatki o pridobljeni ID za DDV v dotični državi članici EU [12.15].

Ko smo vnesli ID za DDV podjetja v državi članici EU, nam bo program omogočil izbiro ustrezne vrste prodaje za obračun tujega davka na izdanem računu.

Postopek za izdajo takšnega računa je enak, kot je opisano v poglavju za Vnos oz. spreminjanje izdanega računa [4.5.1], le da v tem primeru na računu izberemo ustrezno vrsto prodaje za obračun tujega davka, kot je označeno na spodnji sliki:

Ko smo izbrali ustrezno vrsto prodaje bo program ponudil na izbiro tudi državo po katere davčnih stopnjah želimo izdati račun:

	Slika 149: Izberemo državo za ustrezni obračun tuje davčne stopnje

Ko smo izstavili račun po tuji davčni stopnji za kupca, ki ni zavezanec za ddv v svoji državi bomo na predogledu računa videli prikaz tuje davčne stopnje in znesek v tuji valuti, kot kaže slika:

	Slika 150: Predogled izdanega računa z obračunanim tujim davkom

 

4.5.10. Evidentiranje plačila na izdanem računu

Ko smo račun izstavili ga lahko označimo kot plačanega s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Označi račun kot plačan kot je to lepo vidno na spodnji sliki:

	Slika 151: Označimo račun kot plačan

V primeru, da je stranka le delno plačala račun pa to označimo s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Zabeleži plačilo računa kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 152: Izberemo možnost za delno plačilo računa

Odpre se nam maska za vnos delnega plačila računa, ki izgleda takole:

	Slika 153: Vnesemo podatke o delnem plačilu računa

Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu

Račun je sedaj delno plačan, kar vidimo tudi na računu:

	Slika 154: Račun je delno plačan

Vnos plačila računa ob izstavitvi računa

V primeru, ko je treba čimhitreje izstaviti račun plačan z gotovino ali s kartico lahko s klikom na gumb Gotovina ali Kartice v istem koraku nastavimo način plačila in račun tudi izstavimo.

	Slika 155: Prikaz pozicije gumbov

S klikom na enega od teh gumbov se nam odpre maska, kjer lahko hitro določimo zneske prejetih plačil po različnih načinih plačila.

	Slika 156: Razčlenitev plačil

V kolikor imate večino računov plačanih z gotovino ali karticami, si lahko nastavite tudi avtomatizem, ki vam ob izstavitvi računa (preko teh dveh gumbov) avtomatsko izda blagajniški prejemek. Navodila za to nastavitev najdete na tej strani [9.10].

 

4.5.11. Vnos obročnih plačil na izdanem računu

Na izdanem računu lahko, v kolikor le ta še ni knjižen, vnesemo zneske obročnih plačil in datume zapadlosti le teh.

Ko smo račun ustvarili, se nam pod zneskom za plačilo pojavi možnost vnosa obročnih plačil in datumov zapadlosti posameznih obrokov:

	Slika 157: Določi zneske obrokov in zapadlosti za obročno plačevanje

Po kliku na povezavo (glej zgornjo sliko) se nam odpre maska za vnos števila obrokov:

	Slika 158: Izberemo število obrokov, št. dni zapadlosti prvega in št. dni zapadlosti med obroki

Po izbiri števila obrokov nam program znesek za plačilo računa razdeli na izbrano število enakomerno porazdeljenih zneskov obročnih plačil za katere lahko določimo še datum zapadlosti. V kolikor se zneski obročnih plačil ne ujemajo s skupnim zneskom za plačilo računa nas program na to tudi opozori:

	Slika 159: Vnos zneskov in števila dni zapadlosti obročnih plačil

Program ne dovoli potrditi podatkov, dokler ne vpišemo pravilnih zneskov.

Ko smo ustrezno vnesli in potrdili obročna plačila se nam pod zneskom za plačilo računa ti tudi izpišejo:

	Slika 160: Obročna plačila na izdanem računu

Obročna plačila se upoštevajo tudi pri knjiženju računa.S klikom na gumb Knjizenje se nam kreira temeljnica na kateri bo za terjatev več knjižb s postavkami za vsak posamičen obrok s svojo zapadlostjo:

	Slika 161: Temeljnica izdanega računa z obročnimi plačili

 

4.5.12. Masovno knjiženje prikazanih izdanih računov

Rumeni kvadrat nas opozarja, da izdani račun še ni knjižen, rdeč kvadrat v stolpcu "Za plačilo" pa nas opomni, da je še delno ali v celoti neplačan.

	Slika 162: Račun še ni knjižen in ni plačan

S klikom na gumb Več... izberemo |Knjiženje prikazanih dokumentov , kot nam to kaže slika:

Po zagonu knjiženja, se nam pokaže seznam izdanih računov, ki se bodo knjižili:

	Slika 163: Knjiženje izdanih računov

V seznamu, ki ga prikazuje zgornja slika označimo katere račune bomo knjižili.S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti izdane označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica izdanih računov. Rumeno utripajoča disketa nas opozarja, da moramo temeljnico shraniti v glavno knjigo in tako so izdani računi poknjiženi.

	Slika 164: Temeljnica

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljamo na knjiženju izdanih računov:

 

4.5.13. Knjiženje izdanega računa s časovnimi razmejitvami

Za pravilno izkazovanje poslovnega izida obračunskega obdobja je treba prihodke, ki se ne nanašajo nanj, ustrezno razmejiti v času. Tiste, ki so že nastali, a na poslovni izid še ne vplivajo, je treba odložiti v naslednja obdobja. Tiste, ki še niso nastali, a na poslovni izid že vplivajo, pa je treba vračunati vnaprej.

• Primer:

Izdamo račun za naročnino za obdobje enega leta. Naročnina se prične v tekočem poslovnem letu in zaključi v naslednjem, kot na spodnji sliki:

	Slika 165: Izdani račun za naročnino za obdobje enega leta

Tak račun moramo poknjižiti na konto prihodkov za del obdobja, ki se nanaša na tekoče poslovno leto, za preostanek obdobja opr. storitve v naslednjem poslovnem letu pa na konto časovnih razmejitev.

Program na podlagi avtomatizma pri knjiženju takega računa samodejno pripravi temeljnico s knjižbami časovnih razmejitev prihodkov, kot je razvidno na sliki:

	Slika 166: Temeljnica izdanega računa na podlagi knjiženih časovnih razmejitev prihodkov

 

4.5.14. Privilegiji na uporabniku za izdane račune

Novemu ali že obstoječemu uporabniku, ki bo delal v meniju |Prodaja |Računi je potrebno dodeliti ustrezne privilegije za delo z izdanim dokumentom.

Privilegije dodamo v meniju |Partnerji |Uporabniki, kjer si uporabnika izberemo in odpremo ustrezni zavihek Privzeti uporabniški privilegiji:

	Slika 168: Uporabnik kateremu urejamo prodajne privilegije za izdani račun

4.5.14.1 Osnovni privilegiji za delo z izdanimi računi

1. Za sam pregled in iskanje prodajnih računov lahko uporabniku dodelimo naslednji privilegij:

• pregled izdanih računov - privilegij omogoča le pregled, brez urejanja.

2. Za pregled in izstavljanje prodajnih računov pa obkljukamo še dodatno:

• spreminjanje in izstavljanje računov - privilegij omogoča spreminjanje in izstavljanje računov.

Pri izstavljanju računov, je v primeru, ko imamo materialno poslovanje in razknjižbo blaga obvezen še naslednji:

• vnos, spreminjanje in izstavljanje dobavnic - privilegij nam v primeru izstavitve računa, kjer je navedeno blago omogoča samodejno izstavitev dobavnice.
• pregled in iskanje prodajnih artiklov - lahko dodamo na račun prodajni artikel za katerega lahko (ni pa nujno) vodimo zalogo

V primeru da naredimo račun, kjer želimo navesti kupca, sta priporočena nato še naslednja dva:

• pregled kupcev - samo pregled kupcev in dodajanje na dokument.
• vnos kupcev - vnos in spreminjanje novega kupca, v primeru, da ta še ne obstaja.

4.5.14.2 Dodatni privilegiji za delo z izdanimi računi

Zgoraj našteti so osnovni privilegiji za delo z izdanimi računi. Lahko pa uporabniku dodelimo dodatne, ki načeloma ne vplivajo samo na izdane računa ampak še na ostale prodajne dokumente:

• davčna blagajna
• pregled prodajnih dokumentov na vseh stroškovnih mestih (brez omejitve na stroškovno mesto)
• izdaja storno dokumentov
• spreminjanje izdanih neknjiženih dokumentov
• spreminjanje že poslanih in še neknjiženih dokumentov
• spreminjanje, vnos in brisanje v šifrantu artiklov
• prodajalec ima vpogled v nabavne cene in RVC
• računovodski vnos izdanih računov, avansnih računov, dobropisov, bremepisov
• prikaz statistike prodaje na kartici kupca

 

4.6. Ponudbe / Predračuni

Če kliknemo na zavihek |Ponudbe se prikaže stran Izdane ponudbe - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 169: Pregled izdanih ponudb

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih ponudb po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih ponudb, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje ponudb in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vse izdane ponudbe. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih ponudb v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos nove ponudbe: Novo ponudbo dodamo tako, da kliknemo na gumb Izdelava nove ponudbe!

Kopiranje: Novo ponudbo lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječo ponudbo ter nato to novo ponudbo ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustrezni ponudbi kliknemo na gumb .

Tiskanje: Ponudbo natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.

Brisanje: Ponudbo brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [4.29].

Pomen različnih barv za posamezne statuse najdete tukaj [3.6.1].

Dodatne možnosti: Pregled izdanih ponudb omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi ponudbami oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 170: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi ponudbami

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

 

4.6.1. Vnos / Spreminjanje izdanih ponudb

V meniju |Prodaja |Ponudbe na strani Izdane ponudbe - pregled in iskanje s klikom na gumb Izdelava nove ponudbe odpremo masko za vnos nove ponudbe:

Kliknimo na gumb Spremeni v zgornjem desnem kotu, nad datumi ponudbe in pred nami je naslednja stran, na kateri lahko vnesemo podatke za glavo ponudbe.

	Slika 171: Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Ko smo nastavili podatke za glavo ponudbe in jih shranili, kliknemo na gumb Dodaj postavko in odpre se nam naslednja maska za vnos podatkov za postavko.

	Slika 172: Vnesemo novo postavko na ponudbo

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov in pred nami je vnosna maska ponudbe oz. izdanega dokumenta, ki ima v splošnem naslednji izgled:

	Slika 173: Slika vnešene ponudbe

Ponudbo je potrebno shraniti s klikom na gumb Shrani, ki utripa tako dolgo, dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov pridemo na stran Dodajanje artiklov na ponudbo, kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na ponudbo tako, da kliknemo na gumbDodaj zraven šifre artikla (1). Artikel se bo premaknil v zgornjo tabelo, kjer lahko artikel spreminjamo tako, da kliknemo na opis artikla (2), kar lepo vidimo na spodnji sliki:

	Slika 174: Dodajanje artiklov na ponudbo

Ko smo kliknili na opis artikla, se odpre novo okno, kjer lahko spreminjamo podatke o artiklu:

	Slika 175: Spreminjanje podatkov artikla

S klikom na gumb Izstavi ponudbo pa se nam odpre naslednja stran: