Elektronska trgovina WooCommerce

Poglavje opisuje kako vklopimo izmenjavo podatkov med e-računi in spletno trgovino na platformi WooCommerce. Pravilno nastavljena povezava in delujoča izmenjava podatkov zagotavlja stalno sinhronizacijo naročil kupcev in zaloge med spletno trgovino in e-računi. Delujoča povezava je tudi predpogoj za namestitev in delovanje Woocommerce plugina, ki omogoča uporabo naprednih funkcij znotraj uporabniškega vmesnika Woocommerce (glej navodila za namestitev Woocommerce plugina [1.6]).

Podprte so verzije od 2.4. do 3.6, oziroma tudi vse nadaljne verzije, ki bodo še podpirale "Legacy v3" API.

1.1 Nastavitve v WooCommerce

Za vklop izmenjave podatkov z WooCommerce je potrebno najprej aktivirati WooCommerce REST API. Kako se to naredi je razvidno na naslednji povezavi:

https://docs.woothemes.com/document/woocommerce-rest-api/

1.2 Vklop izmenjave podatkov

Ko je aktiviran WooCommerce REST API moramo za izmenjavo podatkov pripraviti naslednje podatke:

URL naslov trgovine oz. administracijskega vmesnika
v nastavitvah za API v WooCommerce aplikaciji je potrebno generirati "consumer secret" in "consumer key"
Consumer secret
Consumer key

Če se uporablja WooCommerce verzije 2.6 ali novejše, je potrebno omogočiti še t.i. "legacy API" oz. API iz prejšnjih verzij WooCommerce. To lahko storimo pod "Nastavitve -> Napredno -> Zastarel API -> Omogoči zastarel API"

Znotraj e-računov pa določimo skladišče in stroškovno mesto na katerem se bo vodilo poslovanje v elektronski trgovini.

Nastavitve za elektronsko trgovino vnesemo po zgledu spodnjega primera. Levo so podatki iz uporabniškega vmesnika WooCommerce, katere vnesemo v našo spletno aplikacijo, kot prikazuje desna stran:

Slika 1: Nastavitve za izmenjavo podatkov za WooComerce

V kolikor uporabljamo WooCommerce 3.6+ je dovolj, da v polje za URL naslov strežnika vpišemo samo domeno trgovine v obliki https://www.sivalni-stroji.si

1.3 Dodatne sinhronizacije, ki so na voljo za platformo WooCommerce in WooCommerce 3.6+

Za uporabnike, ki imajo sinhronizacijo aktivirano za spletno platformo WooCommerce je poleg standardne sinhronizacije na voljo tudi takojšnja sinhronizacija stanja zaloge iz programa e-racuni v spletno trgovino in uvoz šifranta artiklov iz spletne trgovine v program e-racuni.com. Za platformo WooCommerce 3.6+ pa dodatno še izvoz šifranta artiklov iz programa e-racuni v spletno trgovino.

Ko smo vnesli nastavitve sinhronizacije in smo sinhronizacijo aktivirali bodo te dodatne sinhronizacije na voljo s klikom na gumb, kot kaže slika:

Slika 2: Dodatne možnosti sinhronizacije podatkov

Dodatna možnost "Uvozi šifrant artiklov iz spletne trgovine" ponuja še možnost, kjer si lahko obkljukamo ali želimo, da se podatki artikla, ki so trenutno v spletni aplikaciji e-racuni.com prepišejo z uvoženimi podatki iz trgovine (obkljukamo to možnost) ali ne (je ne obkljukamo)

Dodatna obdelava pri sinhronizaciji s spletno trgovino: "Katere artikle sinhroniziramo" v WooCommerce 3.6+ izvozi vse aktivne artikle pod določenim pogojem:

vse artikle (izvoz vseh aktivnih artiklov)
artikle, vidne v online trgovini/katalogu (izvoz artiklov, ki so označeni kot vidni v online trgovini/katalogu)
artikle, dodane v spletno tržnico (izvoz artiklov, ki so dodani v spletno tržnico za posamezno spletno trgovino )

Dodatno pa imamo v tem sklopu izvoza artiklov še dve opciji:

"Dodan oz. spremenjen artikel izvozi/posodobi s spletno trgovino" - če označimo to možnost, se bodo artikli, ki jih spremenimo oz. dodamo v šifrantu artiklov avtomatsko v roku 10 minut posodobili s spletno trgovino
"Izvozi akcijske cene artikla" - če izberemo to možnost, se bo za posamezni artikel v spletno trgovino prenesla tudi akcijska cena artikla, ki jo določimo v meniju "Prodaja"->"Prodajne akcije in popusti"

1.4 Nastavitve v WooCommerce: vtičnik za prenos davčne številke kupca

Podatki o kupcu (ime, priimek, naslov, mail, tel.) se nam samodejno prenesejo s podaki na naročilu kupca. Medtem, ko je potrebno za prenos davčne številke kupca, v WooCommerce akitivirati vtičnik za prenos. Vsa navodila za dodajanje vtičnika so dosegljiva na naslednji povezavi [1.7].

1.5 Uvoz naročil preko Webhookov

Po tem ko vklopite izmenjavo podatkov, se naročila v E-račune prenesejo na približno vsako 1 uro. Če želite, da se naročila v E-račune prenesejo takoj, ko so oddana v spletni trgovini, si lahko vključite sinhronizacijo preko webhookov.

Zgenerirajte Unikatni identifikator "Web Hook URL" v nastavitvah spletne trgovine v E-računih.
Dodajte webhooka v spletni trgovini. Nastavitve -> API -> Webhooki -> Dodaj webhook. (Slika 5) Uporabite spodnje nastavitve:

Za ustvarjena naročila (slika 3)

Naziv: Vpišite poljuben naziv
Status: Aktivni
Tema: Naročilo je ustvarjeno
URL poizvedbe: Zgeneriran "Web Hook URL" iz nastavitev spletne trgovine v E-računih (slika 2)
Secret: Vrednost se zgenerira avtomatsko in je ni potrebno spreminjati
Različia API: Legacy API v3 (v primeru, ko imamo nastavljeno, da trgovino poganja WooCommerce) oz. WP REST API integracija v3 (v primeru, ko imamo nastavljeno, da trgovino poganja WooCommerce 3.6+)

Za posodobljena naročila (slika 4)

Naziv: Vpišite poljuben naziv
Status: Aktivni
Tema: Naročilo je posodobljeno
URL poizvedbe: Zgeneriran "Web Hook URL" iz nastavitev spletne trgovine v E-računih (slika 2)
Secret: Vrednost se zgenerira avtomatsko in je ni potrebno spreminjati
Različia API: Zastarel API v3 (v primeru, ko imamo nastavljeno, da trgovino poganja WooCommerce) oz. WP REST API integracija v3 (v primeru, ko imamo nastavljeno, da trgovino poganja WooCommerce 3.6+)

Ker se ob vklopu webhookov naročila preneseje takoj, se periodična sinhronizacija na 1 uro izklopi. Izvede se le še enkrat na dan (ponoči), da se lahko prenesejo manjkajoča naročila, ki se mogoče niso prenesla zaradi napake pri prenosu preko webhookov. Če webhooki v WooCommercu niso omogočeni, se naročila ne bodo prenašala.

Ob prvem neuspelem poskusu prenosa naročila preko webhooka, se v WooCommercu webhook onemogoči. To je mogoče spremeniti v programski kodi WooCommerca. Za ureditev spremembe povprašajte skrbnika vaše spletne trgovine. Kako je možno izvesti spremembe je opisano na sledeči povezavi:

https://wordpress.stackexchange.com/questions/214868/woocommerce-webhook-disabled-on-its-own/215482

Pri uporabi webhookov se sinhronizirajo tudi statusi. Tako se naročilom ob spremembi statusa v spletni trgovini ta takoj spremeni tudi v E-računih.

Slika 3: Zgeneriran "Web hook URL" po kliku na gumb "Generiraj"

V kolikor smo v nastavitvah sinhronizacije v programu izbrali, da trgovino poganja WooCommerce:

Slika 4: Nastavitve za webhook za ustvarjeno naročilo v WooCommerce

Slika 5: Nastavitve za webhook za posodobljeno naročilo v WoocCommerce

V kolikor smo v nastavitvah sinhronizacije v programu izbrali, da trgovino poganja WooCommerce 3.6+:

Slika 6: Nastavitve za webhook za ustvarjeno naročilo v WooCommerce 3.6+

Slika 7: Nastavitve za webhook za posodobljeno naročilo v WooCommerce 3.6+

Slika 8: Primer pravilno nastavljenih webhookov v WooCommerce

1.6. E-računi Wordpress Woocommerce razširitev (plugin)

Za uporabnike trgovine Woocommerce smo pripravili posebej Wordpress plugin, ki naredi funkcionalnosti ERP programa e-računi dostopne direktno znotraj uporabniškega vmesnika Wordpress-a.

To pomeni, da lahko znotraj Wordpress-a uporabljamo funkcije, kot so:

izstavljanje, tiskanje in pošiljanje računov, dobavnic, dobropisov, storno računov in predračunov,
tiskanje računov, dobavnic, dobropisov, storno računov in predračunov,
tiskanje nalepk za dostavne službe,
odprema in sledenje pošiljk,
preverjanje zaloge pred odpremo,
itd.

1.6.1 Namestitev

Pred namestitvijo plugina je potrebno urediti povezavo med Woocommerce in e-racuni.com ter aktivirati web hook za osveževanje naročil v skladu z navodili za povezovanje z Woocommerce.

Prenos vtičnika (downlod Wordpress plugin)

Najprej morate prenesti vtičnik s povezave: https://e-racuni.com/files/WPWebShopPlugin.zip

Prijava v nadzorno ploščo WordPressa in namestitev

Pojdite na administrativno nadzorno ploščo svoje spletne strani tako, da obiščete naslov tvojaspletnastran.si/wp-admin in se prijavite z uporabniškim imenom in geslom.

Pojdite v razdelek Vtičniki.

V nadzorni plošči WordPressa se premaknite v razdelek "Vtičniki" v levem meniju. Kliknite na "Vtičniki".

Dodaj nov vtičnik.

V razdelku Vtičniki kliknite na gumb "Dodaj nov" na vrhu strani. To vas bo popeljalo na stran "Dodaj vtičnike".

Naložite vtičnik.

Na strani "Dodaj vtičnike" boste videli več zavihkov. Kliknite na gumb "Naloži vtičnik," ki se nahaja poleg naslova "Dodaj vtičnike."

Izberite datoteko.

Kliknite na gumb "Izberi datoteko" in izberite .zip datoteko vtičnika, ki ste jo prenesli v koraku 1 s svojega računalnika.

Namestite vtičnik.

Ko izberete .zip datoteko, kliknite gumb "Namesti zdaj." WordPress bo nato naložil in namestil vtičnik iz .zip datoteke.

Aktivirajte vtičnik.

Ko je namestitev končana, boste videli sporočilo o uspehu. Za uporabo vtičnika kliknite gumb "Aktiviraj."

Slika 9: Dodajnje .zip datoteke vtičnika

Slika 10: Aktivacija vtičnika

Slika 11: Uspešna aktivacija

1.6.2 Vzpostavitev povezave

Ob aktivaciji se preveri povezava na e-račune. Če obstaja povezava, se vtičnik avtomatsko poveže. V primeru, da obstaja več aktivnih povezav, boste morali povezavo izbrati ročno. To lahko storite tako, da sledite naslednjim korakom:

Po aktivaciji vtičnika v WordPressu pojdite v nadzorno ploščo WooCommerce.
V levem meniju WooCommerce izberite razdelek "Nastavitve".
Med razdelkom z nastavitvami boste našli možnost povezave z e-računi ali eurofakturo. Kliknite na to možnost.
Na strani z nastavitvami boste videli seznam obstoječih povezav in izberite željeno

Če na seznamu ni Api ključa ali Webhooka jih je naprej potrebno dodati in povezati trgovino kot je opisano na: Nastavitve elektronske trgovine WooCommerce.

Shranite nastavitve

Ob shranitvi nastavitev bo vtičnik poskušal vzpostaviti povezavo

Slika 12: Vtičnik je uspešno povezan

Slika 13: Povezava ni uspela

1.6.3 Uporaba

Funkcije plugina so na voljo za posamezna naročila.

Za prikaz razdelka z e-računi funkcijami je potrebno:

Premakniti se pod meni WooCommerce -> Naročila
Izbrati željeno naročilo

Slika 14: Razdelek z fukcijami

1.6.4 Sinhronizacija naročila

Sinhroniziramo naročilo s z e-računi.

Naročilo se prenese v e-račune
Če imamo aktivno avtomatsko fakturiranje se izvede avtomatska iztavitev fakture

1.6.5 Iztavitev Računa ali Dobavnice

Če avtomatskega fakturiranja nimamo vklopljenega lahko ročno iztavimo željen dokument.Ob kliku na opcijo bomo preusmerjeni v novo okno, kjer se nam bo prikazal osnutek željenega dokumenta

Slika 15: Ustvarjanje dokumenta

1.6.6 Prenos PDF vezanih dokumentov na naročilo

Direkten prenos PDF datoteke željenega dokumenta

Slika 16: Funkcija za direkten prenos PDF

1.6.7 Pošiljanje veznega dokumenta na Email

Preusmerjeni smo v e-račune, kjer sem nam pokaže tablica za pošiljanje emaila za željen dokument

Slika 17: Funkcija za pošiljanje Email

1.6.8 Pošiljanje veznega dokumenta na SMS

Preusmerjeni smo v e-račune, kjer sem nam pokaže tablica za pošiljanje SMS za željen dokument

Slika 18: Funkcija za pošiljanje SMS

1.6.9 Urejanje veznega dokumenta

Preusmerjeni smo v e-račune, direktno na željen dokument

Slika 19: Funkcija za urejanje dokumenta

1.6.10 Iztavitev storno računa

Če imamo na naročilo že vezan račun, lahko ta račun storniramo

Slika 20: Funkcija za stornacijo računa

1.6.11 Iztavitev dobropisa

Preusmerjeni smo v e-račune, kjer se nam prikaže osnutek dobropisa za izbrano naročilo

Slika 21: Funkcija za izstavitev dobropisa

1.6.12 Preverjanje zaloge artiklov na naročilu

Iz vtičnika lahko z enim klikom preverimo stanje zaloge artiklov na naročilu. Odpre se nam okno s stanjem zaloge.

Slika 22: Funkcija za pregled zaloge

Slika 23: Pojavno okno z zalogo

1.6.13 Masovne obdelave

Na pregledu vseh naročil so na voljo masovne obdelave na podlagi izbranih naročil.

Seznam masovnih obdelav je prikazan dinamično glede na pravice Operaterja za izstavljanje/pošiljanje računov, ki je nastavljen v nastavitvah avtomatskega fakturiranja.

Ob vsaki izbiri masovne akcije, se najprej sinhronizirajo izbrana naročila. To pomeni, da se vsa izbrana naročila prenesejo v e-račune in so avtomatsko fakturirana na podlagi nastavitev avtomatskega fakturiranja.

Slika 24: Seznam masovnih obdelav

1.7. Vtičnik na WooCommerce za prenos davčne številke kupca

Podatki o kupcu (ime, priimek, naslov, mail, tel.) se iz spletne trgovine samodejno prenesejo s podaki na naročilu kupca. V kolikor pa prodajamo tudi pravnim osebam pa je za prenos davčne številke oz. ID za DDV kupca potrebno v WooCommerce akitivirati vtičnik posebej v ta namen.

V kolikor želimo, da se davčna številka kupca oz. ID za DDV kupca prenese tudi v program e-racuni.com je potrebno v WooCommerce akitivirati vtičnik posebej v ta namen!

Sprva odpremo administracijski vmesnik in izberemo možnost za dodajanje vtičnika:

Slika 25: Dodajanje novega vtičnika v WooCommerce

Poiščemo vtičnik kar po ključni besedi, kjer vnesemo checkout field editor nato ga izberemo in kliknemo namestitev in nato še aktivacijo:

Slika 26: Iskanje in dodajanje novega vtičnika v WooCommerce

Po aktivaciji vtičnika, imamo nato v WooCommerce na voljo meni Checkout Form:

Slika 27: Checkout Form meni v WooCommerce

Odpremo meni Checkout Form in dodamo novo vnosno polje s klikom na .

Ime vnosnega polja v ta namen mora biti obvezno ena izmed navedenih:

_billing_davcna_stevilka
_billing_davcna_st
_billing_eu_vat_number
_billing_vat_number
_vat_number
vat_number
_tax_no

Podatke vnesemo, kot na spodaj prikazanem primeru:

Slika 28: Dodamo novo polje v WooCommerce

Ko smo polje dodali uredimo le še zaporedje vnosnih polj, kot jih želimo prikazati na vnosni maski pri zaključevanju naročila v spletni trgovini:

Slika 29: Pregled vnosnega polja za vnos davčne številke v WooCommerce

Polje za vnos davčne številke kupca mora biti omogočeno, kljub temu, da ni nujno obvezno

Šele po aktivaciji teh dodatnih nastavitev bodo kupci pri naročanju v trgovini imeli na voljo tudi vnos davčne številke, katera se nato s preostalimi podatki o kupcu, prenese na naročilo kupca v program e-racuni.com:

Slika 30: Primer naročila kupca, kjer opazimo novo polje za vnos davčne številke v WooCommerce

1.8. Woocommerce - večjezična trgovina

V kolikor imamo v Woocommerce večjezično trgovino je mogoče kupcem, ki naročajo na naši spletni trgovini v jeziku države dostavnega naslova kupca, poslati tudi izdani račun.

Na ta način bo tako kupec iz Anglije prejel račun v angleškem jeziku, kupec iz Italije v italijanskem in podobno.

Vse kar je potrebno je, da se v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronske trgovine - sinhronizacija izbere ustrezno nastavitev znotraj parametra "Jezikovna varianta".

Slika 31: Izbira nastavitev spletne trgovine

Slika 32: Izbira jezikovne variante na trgovini

Pojasnilo kako točno izbira jezika vpliva na jezik uvoženih naročil kupca in posledično izstavljenega računa:

V primeru, da je izbrana jezikovna varianta privzeto oz. je polje "prazno", se bo nastavil jezik na naročilu kupca glede na jezik dostavnega naslova kupca. V kolikor jezik dostavnega naslova ni eden izmed možnih jezikov za izpis dokumentov v aplikaciji e-racuni.com, se nastavi za izpis angleški jezik.
V primeru, da izberemo točno določen jezik npr. "slovenski", "angleški" itd. se bo jezik na naročilu kupca vedno upošteval iz teh nastavitev in tako nastavil točno tisti, ki je izbran.

V primeru, da uporabljate dodatno na Woocommerce tudi Polylang vtičnik, so na voljo dodatne možnosti glede uvoza / izvoza artiklov in jezika naziva, opisa. Več o tem lahko preberete tukaj [1.9].

1.9. Woocommerce - Polylang vtičnik

Za spletne trgovce, ki uporabljajo platformo Woocommerce le ta ponuja tudi vtičnik Polylang: https://wordpress.org/plugins/polylang/ za večjezičnost.

Uporabnikom tega vtičnika je v povezavi s spletno aplikacijo e-racuni.com na voljo posodobitev naziva / opisa artikla glede na smer sinhronizacije uvoza oz. izvoza artiklov.