Vozila

Modul Potni nalogi vsebuje samostojno evidenco službenih vozil [1] ter dodatno funkcionalnost za vodenje knjige voženj [2].

1. Šifrant službenih vozil

V šifrant službenih vozil vpišemo podatke o službenih vozilih, ki se uporabljajo za službene vožnje s potnimi nalogi. Prav tako lahko v šifrant vpišemo podatke o službenih vozilih, ki jih zaposleni uporabljajo za boniteto ter podatke o zasebnih vozilih zaposlenih za uporabo katerih podjetje izplačuje kilometrino.

Šifrant službenih vozil je na voljo v podsistemu Vozila. Ob pričetku uporabe programa se nam izpiše naslednje obvestilo:

Slika 1: Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom

Po kliku na gumb Vnos novega se vam prikaže naslednja vnosna maska:

Slika 2: Vnos podatkov o vozilu.

Vnosna polja v šifrantu imajo naslednji pomen:

Inv.št. vozila	Vpiše se inv.št. vozila iz registra OS. Vnos ni obvezen. Pri avtomatskem knjiženju potnih nalogov se številka vpiše v besedilo knjižbe pri stroških vezanih na službeno vozilo.
Znamka in tip vozila	Vpišemo poljubno besedilo.
Registrska št. vozila	Vpišemo registrsko številko vozila.
Vrsta vozila	Izberemo ali gre za osebno ali tovorno vozilo. Nastavitev ima vpliv na avtomatsko knjiženje potnih nalogov.
Začetek uporabe vozila	Vpišemo datum nabave, začetek uporabe oz. datum aktivacije osnovnega sredstva. Podatek se uporablja za izračun višine bonitete pri obračunu plač.
Začetno stanje števca	Vpišemo začetno stanje števca. Podatek se uporablja za začetno stanje v knjigi voženj [2], ki jo lahko vodimo za vsako službeno vozilo.
Nabavna vrednost vozila	Vpišemo nabavno vrednost vozila, ki je osnova za izračun višine bonitete pri obračunu plač.
Status uporabe vozila	Izberemo ali gre za privatno vozilo za katerega se izplačuje kilometrina ali gre za službeno vozilo za katerega se kilometrina ne obračunava, možno pa je voditi knjigo voženj [2].

Po kliku na gumb Shrani se prikaže pregled vseh vozil v šifrantu.

Slika 3: Pregled vozil v šifrantu.

Za spreminjanje podatkov o vozilu kliknemo na povezavo z imenom vozila. Za urejanje knjige voženj [2] kliknemo na . Za brisanje vozila iz šifranta .

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu službenih in zasebnih vozil:

Enter	Iskanje
Inster	Vnos novega vozila
Esc	Izhod iz vnosa vozila

2. Knjiga voženj

Knjiga voženj je prvenstveno namenjena vodenju evidence službenih voženj za službena vozila, ki jih zaposleni uporabljajo kot boniteto. Knjigo voženj je v tem primeru potrebno voditi tudi za razmejitev davčno potrebnih in nepotrebnih stroškov povezanih s službenim vozilom.

V knjigo voženj preidemo tako, da kliknemo na v pregledu šifranta službenih vozil.

Slika 4: Pregled vozil v šifrantu.

Po kliku se nam prikaže naslednja stran:

Slika 5: Pregled knjige voženj

Knjiga voženj omogoča beleženje in urejanje evidence službenih poti. Pri tem vam program pomaga z avtomatskim razvrščanjem službenih poti po vnešenih datumih in stanjih števca oz. razdaljah. Obenem vas program opozarja na manjkajoče vožnje ali druge nepravilnosti v evidenci.

Program omogoča poljubne preglede knjige voženj v različnih časovnih obdobjih ter tiskanje knjige voženj in izvoz podatkov v programe iz zbirke Office.

Posamezne vožnje lahko v knjigo voženj dodajamo s klikom na gumb Vnos nove vožnje ali pa že direktno pri vnosu potnega naloga. Vsako vožnjo lahko povežemo s potnim nalogom, sicer pa jo bo program štel med privatne vožnje.

Slika 6: Vnos podatkov v knjigo voženj

Pri vnosu posamezne vožnje vnesemo naslednje podatke:

Relacija	Vpišemo prevoženo relacijo. Če smo na isti relaciji vozili že prej, jo lahko izberemo tudi s pritiskom na izberemo eno od že shranjenih relacij s čimer nam bo program avtomatsko predlagal tudi prevoženo število kilometrov.
Po potnem nalogu št.	Če gre za službeno pot, vpišemo številko potnega naloga. Potni nalog mora biti predhodno vnešen. Če potni nalog z vnešeno številko ne obstaja, lahko vnosno polje pustimo prazno in številko vnesemo kasneje, ko smo vnesli še potni nalog.
Datum odhoda, ob	Vpišemo datum in uro odhoda na pot. Podatek se uporablja za časovno razvrščanje voženj v knjigi voženj.
Datum prihoda, ob	Vpišemo datum in uro prihoda s poti.
Razdalja	Vpišemo skupno število prevoženih kilometrov. Če vpišemo število prevoženih kilometrov nam ni več potrebno vpisovati stanja števca, saj bo program sam v knjigi voženj izpisoval stanje števca, kot je bilo nazadnje pri predhodnji vožnji.
Začetno stanje števca (km)	Vpišemo začetno stanje števca. Vnos ni obvezen. Če vpišemo začetno stanje bo program preverjal ali se ostale vnešene poti ujemajo.
Končno stanje števca (km)	Vpišemo stanje števca ob povratku s poti. Vnos ni obvezen. Če vpišemo ta podatek, bo program preverjal ali se ostale vožnje ujemajo z vnešenim stanjem števca.

Posamezne vožnje pa lahko v knjigo voženj dodamo tudi s klikom na gumb Vrstični vnos voženj ki nam odpre meni v katerem izberemo mesec za katerega želimo vpisati vožnje, kot to prikazuje spodnja slika:

Slika 7: Meni za vrstični vnos voženj

Ko smo kliknili na željeni mesec se nam odpre maska za vnos novih voženj, ki izgleda takole:

Slika 8: Maska za vnos voženj

Pri vrstičnem vnosu posamezne vožnje pa vnesemo naslednje podatke:

Relacija	Vpišemo prevoženo relacijo. Če smo na isti relaciji vozili že prej, jo lahko izberemo tudi s klikom na izberemo eno od že shranjenih relacij s čimer nam bo program avtomatsko predlagal tudi prevoženo število kilometrov.
Po potnem nalogu št.	Če gre za službeno pot, vpišemo številko potnega naloga. Potni nalog mora biti predhodno vnešen. Potni nalog lahko izberemo s klikom na Če potni nalog z vnešeno številko ne obstaja, lahko vnosno polje pustimo prazno in številko vnesemo kasneje, ko smo vnesli še potni nalog.
ob	Vpišemo samo uro odhoda na pot. Podatek se uporablja za časovno razvrščanje voženj v knjigi voženj. Uro lahko izberemo s klikom na
ob	Vpišemo uro prihoda s poti. Uro prihoda lahko izberemo s klikom na
Razdalja	Vpišemo skupno število prevoženih kilometrov. Če vpišemo število prevoženih kilometrov nam ni več potrebno vpisovati stanja števca, saj bo program sam v knjigi voženj izpisoval stanje števca, kot je bilo nazadnje pri predhodnji vožnji.
Začetno stanje števca (km)	Vpišemo začetno stanje števca. Vnos ni obvezen. Če vpišemo začetno stanje bo program preverjal ali se ostale vnešene poti ujemajo.
Končno stanje števca (km)	Vpišemo stanje števca ob povratku s poti. Vnos ni obvezen. Če vpišemo ta podatek, bo program preverjal ali se ostale vožnje ujemajo z vnešenim stanjem števca.

Ko smo končali z vrstičnim vnašanjem voženj v knjigo voženj, je potrebno le še klikniti na gumb Potrdi vnos, ki se nahaja v spodnjem levem delu tabele kot to kaže spodnja slika:

Slika 9: Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj

Ko kliknemo na gumb Potrdi vnos se podatki o vožnjah shranijo v knjigo voženj.

3. Uvoz vozil iz Excela

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o službenih in zasebnih vozilih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o vozilih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

1.	Inventarna številka vozila
2.	Registrska številka vozila.
3.	Znamka in tip vozila.

V program lahko uvozimo samo podatke v formatih TAB delimited ter CSV, ki sta podprta tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc.

Izberemo meni |File/Save As... oz. |Datoteka/Shrani kot... ter preglednico shranimo v formatu CSV oz. Tab delimited. Označimo tudi, da naj se datoteke shranijo z uporabo kodne strani (charset) Windows CP1250 oz. WIN LATIN2.

Primer datoteke CSV:

Vozila.csv
Velikost: 0,32 kB

Primer datoteke Tab delimited:

Vozila.txt
Velikost: 0,32 kB

Do vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v meniju na levi strani kliknemo na povezavo Vozila in prikaže se nam maska za pregled službenih in zasebnih vozil [4].

Uvoz podatkov o vozilih je dostopen preko menija v maski za pregled in iskanje vozil kot kaže spodnja slika(podatki so testni):

Slika 10: Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke

Ko smo izbrali to možnost se nam odpre nova maska kjer lahko podatke o vozilih uvozimo:

Slika 11: Maska za uvoz vozil iz datoteke

Preden podatke uvozimo je potrebno izbrati v katerem foramtu je datoteka shranjena. Kot vidimo na zgornji sliki lahko izbiramo med:

CSV
Tab delimited

Izberemo pravilen format naše datoteke in jo poiščemo s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Odpre se nam maska za iskanje datoteke v raziskovalcu(spodnja slika).Ko smo našli željeno datoteko, jo izberemo in pritisnemo na gumb Odpri(Open).

Slika 12: Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu

Potrebno je le še klikniti na gumb Uvozi podatke in uvoz podatkov je končan.

V primeru, da kliknemo na gumb Prekliči se celoten postopek konča in program nas vrže na pregled službenih in zasebnih vozil [4].

4. Pregled službenih in zasebnih vozil

Do pregleda službenih in zasebnih vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v levem meniju izberemo povezavo Vozila. Odpre se nam maska kot jo prikazuje slika:

Slika 13: Maska za pregled vozil - podatki so testni

Če kliknemo na eno izmed vozil v seznamu se nam odpre maska za vnos in spreminjanje podatkov o tem vozilu [1], ki izgleda takole:

Slika 14: Maska za vnos podatkov o vozilu

Ko smo vnesli vse željene spremembe, je potrebno klikniti še na gumb Shrani in spremembe se bodo shranile.