Uvoz knjižb izdanih računov in dnevnih iztržkov iz datoteke v evidenco IR

Poleg ročnega vnosa knjižb v evidenco IR program e-racuni.com ponuja tudi masovni uvoz podatkov iz datoteke. Datoteko smo tako pred tem izvozili iz drugega programa ter jih želimo masovno uvoziti v evidenco IR in poročati iz programa e-racuni.com na eDavke.

Za uporabnike, ki poslujejo neposredno v programu e-racuni.com ter tako izstavljajo in vnašajo dokumente, ki so predmet DDV-ja v programu e-racuni.com, program sam pripravi obračun DDV in samodejno po pravilih za poročanje DDV zajame dokumente. Postopku, ki je opisan v nadaljevanju tako ni potrebno slediti.

Funkcija je koristna predvsem za računovodske servise ali podjetja, ki izstavljajo račune, dobropise, avansne račune in/ali dnevne iztržke v drugem programu ter želijo podatke prenašati v enoten obračun DDV-ja (evidenco IR) v program e-racuni.com ter ga kot celoto poročati na eDavke.

V meniju |Finance |Obračuni DDV je potrebno izbrati še odprt obračun DDV-ja, v katerega želimo uvoziti podatke. V zavihku Evidenca IR lahko v spustnem seznamu na gumbu "izmenjava podatkov" izberemo funkcijo Uvoz knjižb izdanih računov iz datoteke in uvozimo datoteko s podatki računov izdanih v drugih programih neposredno v evidenco IR, kot kaže slika:

	Slika 1: Izbira možnosti

Funkcija je na voljo le na odprtih obračunih DDV. V kolikor smo obračun DDV že zaključili ga je potrebno ponovno odpreti za spreminjanje ter slediti postopku v nadaljevanju.

1.UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 2: Izbira datoteke za uvoz evidenc IR

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.          Slika 3: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za uvoz podatkov računa. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti in kateri podatek na računu predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

	Slika 4: Kontrola podatkov in preslikava

Kot je na zgornji sliki prikazano in označeno imamo v tabeli na levi strani (na sliki označena z rdečo obrobo) na voljo vse možne atribute oz. podatke iz evidenc, ki jih lahko uvozimo v program.

V tabeli na desni strani pa se bo prikazal rezultat preslikave podatkov iz datoteke. S postopkom preslikave bomo namreč določili katere podatke iz datoteke bomo dejansko uvozili in kateri podatek na knjižbi IR predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki oz. podatek dokumenta (datum listine, davčno obdobje, vrednost z DDV itd.).

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za vnos računa ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči stolpec). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

S klikom na podatek v levi tabeli izberemo željen atribut, npr. podatek z oznako preskoči stolpec, kot kaže slika zgoraj. Nato s klikom na gumb >> določimo kateri podatek je to v naši datoteki v stolpcu A in se le ta prenese v desno tabelo. ID je v stolpcu A, torej je to prvi atribut, ki ga bomo na desni izbrali in sicer ignorirali podatek, naslednji je zopet preskoči stolpec, ki ga slikamo v B in tako naprej. V kolikor smo se pri tem zmotili kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb << ter s tem preslikavo tega podatka odstranimo. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> (preskoči stolpec), B -> (preskoči stolpec) in C -> Dat. knjiženja. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> (preskoči stolpec) in B -> Dat. knjiženja.

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikava teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

Določeni podatki so obvezni, če želimo, da je uvoz evidenc uspešen: številka dokumenta. Datum dokumenta se samodejno nastavi na prvi dan obdobja, v kolikor pred tem ne obstaja v datoteki. Primer za obračun DDV julij, bi se nastavil datum 01.07.20XX.

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. Predogled in potrditev

V predzadnjem koraku nam program prikaže pregled vseh informacij o uvozu knjižb izdanih računov in morebitna opozorila.

	Slika 5: Pregled in potrditev

V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza knjižb in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

3. Povzetek uvoza

V koraku povzetka preverimo rezultat uvoza in morebitne napake. V primeru napak lahko le te v datoteki odpravimo in manjkajoče podatke v datoteki ponovno uvozimo preko čarovnika za uvoz podatkov.

Pri pripravi uvoza podatkov knjižb IR velja nekaj posebnosti oz. pravil, ki jih je potrebno upoštevati: Vsaka samoobdavčitev ima dve knjižbi - eno v evidenci IR in drugo v evidenci PR (primer: pridobitve blaga v EU, prejete storitve iz EU, prejete storitve izven EU, uvoz blaga izven EU (EUL), prejete storitve po 76.a členu od domačih kupcev...). Pri knjižbi samoobdavčitev se polje P7 ne izpolnjuje! Polje P7 se ne izpolnjuje oz. preslika ampak samodejno računa. Polja od P17 do P26 se izpolnjujejo samo pri knjižbah samoobdavčitev.

Reference na stran

• Evidenca IR po 2020