Prvi koraki v programu e-računi

To poglavje razlaga osnove dela z uporabniškim vmesnikom programa. Opisani so osnovni pojmi, ki se uporabljajo v celotnih navodilih. Prikazani so tudi osnovni napotki za uporabo programa.

Če ste izkušen računalniški uporabnik interneta, potem lahko poglavje le preletite, da uskladite pojme, vsem drugim pa priporočamo natančnejše branje.

 

1. Osnove dela z dokumenti: pregled in iskanje dokumentov

Ko delamo z različnimi dokumenti (računi, potni nalogi, ...) se v programu vseskozi ponavlja enak vzorec uporabe programa. Pri dostopanju do dokumentov vedno najprej dokument poiščemo, ga izberemo, in ga šele nato spreminjamo oz. izvedemo druge funkcije, ki so dovoljene na izbranem dokumentu. Opisan vzorec uporabe je prikazan na naslednji sliki:

  
Pregled in iskanje dokumentov ter detajlni prikaz dokumenta
  
  Slika 1:  Pregled in iskanje dokumentov ter detajlni prikaz dokumenta

Iskanje, izbira in urejanje dokumentov poteka v 3 korakih.

  1. V vnosnih poljih za iskalne kriterije ( ) vnesemo kriterije iskanja dokumentov (npr. številko dokumenta ali datumsko obdobje). Po vnosu kriterijev kliknemo na gumb Iskanje.
  2. Po kliku na gumb za iskanje nam program izpiše seznam najdenih dokumentov ( ). S klikom na željen dokument klikprejet1.gif se prikaže stran z detajlnim prikazom dokumenta ( ).
  3. Ko se prikaže stran z detajlnimi podatki dokumenta ( ), lahko dokument urejamo ali pa na njem izvajamo druge funkcije, ki so relevantne za prikazani dokument.

Ob gumbu Iskanje je na strani za pregled dokumentov uporabnikom z ustreznimi privilegiji na voljo tudi gumb za vnos novih dokumentov. S klikom na gumb za vnos novega dokumenta se vam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesete nove dokumente, ki jih še nimate v računalniku.

Na strani za pregled in iskanje dokumentov ja večkrat dostopen gumb dodatne01. Po kliku na ta gumb se vam odpre meni, kjer so dostopne funkcije s katerimi lahko izvajate masovne operacije nad najdenimi dokumenti (npr. knjiženje ali masovni izpis najdenih dokumentov,ipd.). Seznam funkcij, ki so na voljo v meniju |Dodatne možnosti se prilagaja prikazanemu seznamu dokumentov ter privilegijem trenutno prijavljenega uporabnika.

Program omogoča tudi uporabo naprednih tabel. Vsi podatki v naprednih tabelah so zbrani v eni tabeli, kar pomeni, da se podatki s pomikanjem navzdol avtomatsko nalagajo. Dokumente v tabeli pa lahko tudi sortiramo, kar pri navadnih tabelah ni mogoče.

Novi dokument lahko ustvarimo tudi tako, da pritisnemo tipko Insert  brez uporabe miške.


Uporaba naprednih tabel se vklopi v meniju |Moj profil |Nastavitev uporabniškega vmesnika kot kaže spodnja slika:

  
Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel
  
  Slika 2:  Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel

  
Nastavitve bližnjic v orodni vrstici
  
  Slika 3:  Nastavitve bližnjic v orodni vrstici

  
Nastavitve izgleda prve strani
  
  Slika 4:  Nastavitve izgleda prve strani

Primer napredne tabele:

  
Primer napredne tabele
  
  Slika 5:  Primer napredne tabele

 

2. Orodna vrstica dokumenta

V celotnem programu se na skoraj vsaki strani uporablja standardna orodna vrstica programa z gumbi s katerimi sprožimo najbolj pogosto uporabljane funkcije. S pomikom miške na posamezni gumb se nam prikaže namig z daljšim opisom namena določenega gumba v orodni vrstice ter z navedbo tipke oz. kombinacije tipk s katero lahko najhitreje sprožimo te funkcije brez potrebe po uporabi miške.

  
Izgled standardne orodne vrstice.
  
  Slika 6:  Izgled standardne orodne vrstice.

Pomen posameznih ikon v orodni vrstici ter tudi na drugih mestih v programu je naslednji:

bt-goBack01.gifS klikom na to ikono se vrnemo nazaj na prejšne opravilo. To ni nujno prejšna stran. Če smo npr. iz potnega naloga prišli na knjiženje temeljnice potnega naloga, se lahko s pritiskom na ta gumb vrnemo na prikaz potnega naloga. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Esc .
bt-createNew01.gifS klikom na to ikono se prikaže vnosna maska za novi dokument. Novi dokument je istega tipa, kot dokument na katerem smo se nazadnje nahajali. Če npr. na prikazu potnega naloga, kliknete na to ikono, se bo prikazala vnosna maska za vnos novega potnega naloga.
bt-copy01.gifS klikom na to ikono lahko kopiramo trenutno prikazani dokument. Po kliku se nam prikaže vnosna maska za novi dokument v katero so skopirani podatki iz trenutno prikazanega dokumenta.
bt-search01.gifS klikom na to ikono se nam prikaže maska za pregled in iskanje dokumentov. Če smo npr. na prikazu potnega naloga, bomo s klikom na to ikono prišli v obrazec za pregled in iskanje potnih nalogov. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Shift+Home .
bt-previousObject01.gifIkona omogoča hitro listanje po najdenih dokumentih. Če smo npr. v pregledu in iskanju dokumentov izbrali določen dokument iz seznama, lahko s pritiskom na to ikono prikažemo dokument, ki se je v seznamu nahajal pred prikazanim dokumentom. Na ta način se nam ni potrebno vračati nazaj v rezultat iskanja ter izbrati prejšni dokument, temveč samo pritisnemo na to ikono. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Ctrl+<- .
bt-nextObject01.gifPodobno, kot prejšna ikona le-ta omogoča, da se premaknemo na naslednji dokument iz seznama v pregledu in iskanju dokumentov. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Ctrl+-> .
bt-edit02.gifS pritiskom na to ikono lahko spreminjamo podatke na prikazanem dokumentu. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko F8 .
Diskette01.gifS pritiskom na to ikono shranimo spremembe na dokumentu. Ko je dokument spremenjen bo ta gumb utripal saj nas s tem opozarja, da je potrebno shraniti spremembe. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko F2 .
bt-print01.gifS pritiskom na ta gumb se odpre nova stran z dokumentom pripravljenim za tiskanje. Odvisno od vrste dokumenta se dokument pripravi v formatih HTML [5], RTF ali PDF. Če je na podlagi prikazanih podatkov možen izpis več različnih obrazcev, lahko format in vrsto dokumenta izberemo tudi s klikom na desno stran gumba button-rightEndDown01.gif tako, da se nam prikaže meni iz katerega izberemo željen izpis.
exchangeFile01.gifS klikom na to ikono lahko vidimo možnosti izmenjave podatkov (v kolikor jo omgoča vrsta dokumenta na kateri se nahajamo). Tukaj najdemo možne izmenjave z npr. davčno upravo ali pa različne izvoze, ki so na voljo na trenutnemu dokumentu.
email.gifS klikom na to ikono lahko vidimo vse načine pošiljanja, ki jih dokument omogoča.
more01.gifS klikom na to ikono lahko vidimo kakšne so še dodatne možnosti na obstoječemu dokumentu.
clip01.gifS klikom na to ikono lahko k dokumentu pripnemo razne priponke, ki se shranijo na dokumentu in jih lahko prenesemo nekje lokalno iz spletne aplikacije, kadarkoli.
bt-changeLog01.gifS klikom na to ikono lahko vidimo kdo je kdaj spreminjal dokument. Vsakič, ko dokument spreminjamo se to zabeleži tako, da lahko kontroliramo zgodovino vnosa podatkov.
note01.gifS klikom na to ikono lahko na dokument dodamo beležko, ki nosi informacijo in se zabeleži z datumom in časom vnosa. Beležke so različno obarvane, v kolikor jih vnaša več različnih uporabnikov. Ni jih možno spreminjati, kar nam omogoča verodostojnost vnosa na dan in čas, ki je zabeležen. Beležke se lahko pobriše ali skrije.

Če je posamezni gumb prikazan v sivi barvi t.j. je neaktiven, potem to pomeni, da določena funkcija na trenutni strani ni na voljo oz. je onemogočena. Do tega lahko pride tako zaradi manjkajočih uporabniških privilegijev, kot tudi zaradi tega, ker stanje v katerem se nahaja dokument ne dovoljuje izvedbe funkcionalnosti na katero se nanaša gumb.

 

3. Na splošno o vnosu podatkov

3.1 Vnosna polja, kjer je vnos obvezen

V primeru, da se pri vnosu podatkov zahteva, da se nek podatek vedno vnese, je vnosno polje označeno z zvezdico *. Primer:

  
Vnosno polje z obveznim vnosom
  
  Slika 7:  Vnosno polje z obveznim vnosom

V primeru, da potrdimo obrazec brez vnosa obveznega podatka nas program na to opozori z ustreznim sporočilom.

3.2 Vnos denarnih zneskov

Številke vnašamo z uporabo decimalne vejice. Primer: 100,2.

Če vnesemo številko, ki vsebuje piko, se le-ta razume kot pika, ki ločuje tisoč in se ignorira. Primer: 100.000,22.

Pri vnosu denarnih zneskov lahko uporabimo tudi aritmetična operatorja za seštevanje + in odštevanje -. Če v vnosno polje vnesemo npr. 100,24+25, bo program to razumel, kot vnos zneska 125,24.

3.3 Vnosna polja za vnos datumov

Datume lahko vnašate tako, da kliknete na gumb calendar01.gif in le-tega izberete iz prikazanega koledarčka.

Datume pa lahko vpisujete tudi v skrajšani obliki, npr. vnos števila 3 pomeni tretji dan tekočega meseca v tekočem letu. Lahko pa vpišete celoten datum, kot npr. 1.4.2004. Program pravilno spozna tudi datume, ki so zapisani v formatu 0104 ali pa tudi 01042004. Takšne vnose bo program avtomatsko razumel kot 1.4.2004.

3.4 Izbor vnaprej določenih vrednosti

Podatke v opisni obliki PNkrIskZaposleni01.gif določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko podatka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.

 

4. Tiskanje dokumentov in obrazcev v formatu PDF (Adobe Acrobat Reader)

V programu se za ustrezni izgled tiskanih dokumentov generirajo dokumenti v računalniškem formatu PDF. Za prikaz in tiskanje tovrstnih dokumentov je nujno, da si na računalniku na katerem uporabljate program namestite program Adobe Acrobat Reader (velja za računalnike z operacijskim sistemom Windows).

Kot alternativo programu Adobe Acrobat Reader priporočamo program FoxIt Reader, ki omogoča tudi dodajanje poljubnega besedila v dokumente PDF.

Program FoxIt Reader najdete na naslovu http://www.foxitsoftware.com/pdf/rd_intro.php

Namestitev programa Adobe Acrobat Reader in reševanje najpogostejših problemov z uporabo Adobe Acrobat Readerja je opisana v nadaljevanju.

4.1 Namestitev programa Adobe Acrobat Reader

Program Adobe Acrobat Reader si lahko brezplačno prenesete z internetne strani http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Stran, na kateri si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja izgleda približno takole:

  
Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja
  
  Slika 8:  Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja

Kliknemo na gumb Install now kot prikazuje zgornja slika in prenos namestitvenega programa se bo pričel. Po končanem prenosu program namestimo tako, da sledimo navodilom v okviru namestitvenega programa.

4.2 Kaj narediti, če se dokumenti ne izpisujejo pravilno?

Izpis obrazcev iz programa Adobe Acrobat Reader je načeloma enak prikazu obrazcev na zaslonu. Na določenih tiskalnikih pa lahko zaradi nekompatibilnosti gonilnikov s programom Adobe Acrobat Reader pri do sledečih napak:

Obe zgoraj omenjeni težavi rešimo tako, da v oknu, kjer je prikazan dokument v Acrobat Reader-ju kliknemo na ikono printAdobe01.gif in prikažejo se nam nastavitve tiskanja, kot vidimo na spodnji sliki:

  
Nastavitve tiskanja dokumenta
  
  Slika 9:  Nastavitve tiskanja dokumenta


Na temu mestu obkljukamo  Print as image .

Sedaj potrdimo spremenjene nastavitvem in lahko natisnemo dokument.

4.3 Kaj narediti, če se Adobe Acrobat Reader sploh ne odpre?

Program Adobe Acrobat Reader predvsem rad blokira in tako onemogoči nadaljne prikazovanje dokumentov v formatu PDF.

V primeru, da se zgodi, da se dokumenti PDF ne dajo več odpreti odprite seznam programov (Windows Task Manager) in zaustavite proces Adobe Acrobat Reader DC (32 bit) (glej spodnjo sliko).

  
Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)
  
  Slika 10:  Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)

 

5. Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika

Program e-obračuni generira dokumente v formatu HTML, ki jih lahko natisnemo z brskalniki Internet Explorer 11.0.9600.18666 in brskalniki Mozilla/Firefox. Dokumente je možno natisniti tudi z brskalnikom Opera vendar ta podpore za izpis dokumentov z brskalnikom Opera ne zagotavljamo.

5.1 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Internet Explorer

Pri tiskanju dokumentov iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v nastavitvah tiskanja nastavite izpis brez glave in noge strani. V nasprotnem primeru vam bi brskalnik avtomatsko na spodnjem delu strani izpisal tudi naslov internetne strani in datum ter uro izpisa.

Izpis glave in noge strani izklopimo v meniju |File |Page setup oz. |Datoteka |Priprava strani.

  
Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer
  
  Slika 11:  Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer

Kot je razvidno iz slike je potrebno izbrati "-Prazno-" Glava  in Noga  ter nato pritisnete V redu.

5.2 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Mozilla Firefox

Podobno, kot pri tiskanju iz brskalnika Internet Explorer tudi tukaj priporočamo, da si nastavite izpis brez glave in noge strani. To naredite tako, da v meniju |File izberete opcijo |Page setup....

  
Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla
  
  Slika 12:  Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla

V brskalniku Mozilla je potrebno vse nastavitve postaviti na vrednost -blank-.

 

6. Google Cloud print

Google Cloud print je možno izbrati pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print, kjer si lahko nastavite tiskanje preko Google Cloud tiska oz. tiskalnikov, ki jih uporabljamo na Google Cloud print spletni aplikaciji.

6.1 V kolikor želimo tiskati preko Google Cloud je potrebno pred tem urediti spodnje nastavitve:

6.2 Povezava e-racuni.com s Google Cloud print

Potrebno je, da si na spletni strani uredimo Google račun [http://tinyurl.com/zd25573] v kolikor ga še nismo ustvarili v preteklosti.

v Google Cloud Print je potrebno imeti nastavljene tiskalnike za tisk. V kolikor si še to nismo uredili, si lahko kar po naslednjih navodilih [7].

Ta isti Google račun vnesemo v spodnjo masko pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print in izberete gumb Prijava na Google print.

  
Prijava na Google print
  
  Slika 13:  Prijava na Google print

Izbira gumba nas preusmeri na izbiro google računa ali vpis Google računa, v kolikor nimamo shranjenih prijav na brskalniku.

  
Prijava v Google račun
  
  Slika 14:  Prijava v Google račun

Po vnosu našega Google računa, je potrebno dovoliti spletni aplikaciji e-racuni.com, da upravlja s tiskalniki shranjenimi na Google Cloud print.


  
Varnostno opozorilo
  
  Slika 15:  Varnostno opozorilo

Povezava spletne aplikacije e-racuni.com s Google Cloud printom je uspela in lahko zapremo okno.

  
Dodajanje Google računa je uspešno
  
  Slika 16:  Dodajanje Google računa je uspešno

Po uspešnih nastavitvah dobimo v naši spletni aplikaciji spodnjo masko, kjer si lahko izberemo privzeti tiskalnik za tisk dokumentov.

  
Izbira privzetega tiskalnika za tisk
  
  Slika 17:  Izbira privzetega tiskalnika za tisk

 

7. Google Cloud Print dodajanje tiskalnikov za tisk

Za dodajanje tiskalnikov v Google Cloud Print spletne aplikacije, je potrebno imeti že ustvarjen Google račun in pa nameščen brskalnik Google Chrome.

  
Prijava na Google Cloud print
  
  Slika 18:  Prijava na Google Cloud print

  
Spletna aplikacije Google Cloud Print
  
  Slika 19:  Spletna aplikacije Google Cloud Print

  
Dodajanje tiskalnikov
  
  Slika 20:  Dodajanje tiskalnikov

Izberemo gumb Add printers.

  
Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print
  
  Slika 21:  Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print

 

8. Računovodski servisi in delo z več podjetji

Program računovodskim servisom omogoča, da lahko z enim uporabniškim imenom vodijo podatke za več podjetij. Uporabniki, ki imajo privilegij za dostop do podatkov več podjetij, imajo v zgornjem desnem vogalu okna možnost hitre izbire trenutnega podjetja.


  
Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.
  
  Slika 22:  Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.

S preklopom na drugo podjetje se odpre novo okno s podatki izbranega podjetja. Po odjavi iz programa se uporabnik avtomatsko odjavi iz vseh podjetij.

 

9. Zagon paketnih obdelav in priprava poročil ter izpisov

Poglavje opisuje standardne postopke priprave izpisov v programu.

Zagon paketnih obdelav je dostopen preko menija |Poročanje |Vsa poročila. Tukaj imate drevesno strukturo vseh poročil v programu:

  
Poročanje pregled
  
  Slika 23:  Poročanje pregled

Zgoraj na sliki imate prikazan tudi iskalnik, kamor vpišete niz iskanja (ni potrebno, da je celota, dovolj je beseda) in poiščete ustrezno poročilo.

  
Iskanje poročila
  
  Slika 24:  Iskanje poročila

Na sliki spodaj je prikazana vnosno masko s kriteriji, ki jih moramo vnesti pred pripravo poročila. Po vnosu kriterijev se poročilo zažene in dobimo rezultat v izbranem zapisu (PDF, MS Word, RTF...).

  
Vnos kriterij za zagon poročila
  
  Slika 25:  Vnos kriterij za zagon poročila

V kolikor izberemo zavihek "Končana poročila", dobimo pogled vseh zaključenih poročil za izbrano vrsto poročila.

  
Pregled zaključenih poročil
  
  Slika 26:  Pregled zaključenih poročil

 

10. Nastavitve uporabniškega vmesnika in dostopa

V modulu: Moje nastavitve lahko spreminjate nastavitve, ki se navezujejo na uporabnika samega:

Pregledujemo dostope:

Pregled in nastavitve za izhodno pošto:

 

10.1. Jezikovne nastavitve

Tukaj izbirate med sedmimi jeziki v katerih imamo preveden celotni program. Te nastavitve se vežejo na uporabnika, zato si lahko izberete, da vam jih upošteva pri vseh podjetjih do katerih dostopate.

Jeziki, ki so na voljo so:

Delni prevodi programa so na voljo tudi v naslednji jezkih:

 

10.2. Pregledovanje in urejanje izpisov

Vse glede izpisov (tiska) dokumentov si nastavite tukaj.

slika0.jpg

Vrsta aplikacije Izbirate si izpis DOC dokumentov med aplikacijama OpenOffice in pa Microsoft office. Odločite se glede na to, katero imate nameščeno na svojem računalniku.
Privzeti format za izpis poslovnih dokumentov in poročil Tu si izberete kateri format vam bo privzeto izbralo ob kliku na tiskanje: bt-print.gif
Dokumenti tipa MS Word Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)
Dokumenti Adobe PDF Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)
Dokumenti tipa OpenOffice Write Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)

Enake nastavitve za vsa podjetja do katerih dostopam si izberete v primeru, da imate dostop do več podjetij in ne želite za vsako podjetje posebej nastavljati. Nastavitve se vežejo na samega uporabnika, zato imate to možnost izbire.

 

10.3. Orodna vrstica

Orodna vrstica v programu je vrstica, ki se nahaja pod menijsko vrstico in vam omogoča hitrejši dostop do fukcionalnosti, katere uporabljate najbolj pogosto. Lahko ji rečemo z eno besedo - "bližnjice v programu".

Tukaj je mogoče izbrati položaj same orodne vrstice (zgoraj, levo, desno). Pod Vrsto gumba s spustnega menija izberete funkcionalnost v programu ali pa separator, kateri tematsko ločuje sklope: "|".Stolpec Besedilo na gumbu pa vam omogoča poimenovanje teh funkcionalnosti po vaši želji.

Spodaj je prikazana slika za lažjo predstavo izgleda orodne vrstice. Prikazuje nastavitve orodne vrstice, ki so opisane zgoraj. Modro obrobljen kvadrat pa označuje orodno vrstico:

  
Orodna vrstica
  
  Slika 27:  Orodna vrstica

 

10.4. Nastavitve prve strani

Tukaj izbrane nastavitve se navezujejo na prikaz prve strani - torej na pokazatelje, okvirje na prvi strani, takoj ko se prijavite v program.

Imate možnost, da lahko v programu vidite stanja o poslovnih rezultatih, stroških, izdanih fakturah na obdobje... Izbirate lahko med mnogo možnostmi, katere se vam grafično prikažejo na prvi strani.

V stolpcu Opis pokazatelja/okvirčka izberete eno izmed možnosti in v stolpcu Položaj na strani izberete kje na strani se to nahaja.

Spodaj prikazana slika prikazuje primer samih nastavitev:

  
Izgled nastavitev
  
  Slika 28:  Izgled nastavitev

Spodaj prikazana slika prikazuje izgled po nastavitvah:

  
Izgled rezultata po nastavitvah
  
  Slika 29:  Izgled rezultata po nastavitvah

 

10.5. Ostale nastavitve vmesnika

Ostalo vam ponuja še nekatere nastavitve, ki se navezujejo na sam vmesnik. V začetku je stanje "Privzeto", lahko se pa odločite med tem ali želite takšno fukcionalnost v programu ali ne.

Uporaba naprednih tabel. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Po prijavi v program povečaj okno čez celoten zaslon. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Odpri najdene dokumente v novem oknu. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Uporabi tipko Enter za pomikanje med vnosnimi polji. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri tiskanju poročil naj bo ozadje vsake druge vrstice zasenčeno. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Označi prejeti račun kot plačan takoj po vnosu plačilnega naloga ali vnosu plačila na dokument. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži vse prispevke delodajalca na plačilni listi. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Namen na UPN obrazcu izpolni vedno kot "Račun št. XXXXX". Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izdanih računih v iskalnih kriterijih zamenjaj dostavni naslov z naročilnico. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na dokumentih prikaži stolpec s šifro artikla. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži nabavno ceno artikla na seznamu pri dodajanju artikla na dokument. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na izpis potnega naloga za službena vozila dodaj podatek o začetnem stanju števca km Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Za vpisane ure dopusta vedno odštej en dan. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Opozorilo ob ponovnem dodajanju artikla, ki je že dodan na dokumentu. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri iskanju podatkov o partnerju prednostno uporabi javni register podjetij. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izdanih računih v iskalnih kriterijih zamenjaj skladišče s št. rezervacije. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Vedno sortiraj rezervacije po zaporedni številki. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Vedno sortiraj prejete račune po zaporedni številki in ne po datumu. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži priponke na dokumentu po človeško berljivih formatih (najprej slike in pdf-ji in nato ostalo) Izbirate med: DA / NE / Privzeto

Enake nastavitve si lahko nastavite za uporabo pri vseh podjetjih, do katerih dostopate.

 

10.6. Poslovanje

Na temu mestu si lahko izberemo privzeto poslovno enoto in pa privzeto skladišče.

S zgoraj omenjenimi nastavitvami na nivoju uporabnika, poenostavimo poslovanje za določene uporabnike, saj se jim povsod v spletni aplikaciji že privzeto nastavlja določena poslovna enota na kateri posljujejo. Podobno velja tudi za nastavitev skladišča.

 

10.7. Kontaktni podatki o uporabniku

V kontaktnih podatkih o uporabniku lahko vnesete svoj mail, katerega program uporablja za pošiljanje vseh dokumentov po mail-u.

Dodatno, če izberete [+] pod vnosom vašega e-mail naslova, si lahko določite podpis, ki se bo privzeto izpisoval ob vsakem mail-u. To funkcijo lahko uporabite tudi kot privzeto besedilo, katero boste vedno pošiljali poleg dokumentov v priponki.

V program lahko vnesete vašo mobilno številko. Z avtorizacijo številke mobilnega telefona boste omogočili funkcije sprejema elektronske dokumentacije preko MMS sporočil in prijavo v program s pomočjo enkratnih gesel poslanih preko SMS sporočil.

Po avtorizaciji pa boste lahko tudi pošiljali sms-e stranki iz programa. Ta funkcija je proti plačilu.

  
Nastavitve kontaktnih podatkov
  
  Slika 30:  Nastavitve kontaktnih podatkov

 

10.8. Pregled vseh prijav v program

Fukcija, ki vam omogoča vpogled prijav. Seznanjeni ste z informacijo kdo se je prijavil v program (IP številka in ime računalnika) in kdaj je bila ta prijava (datum in ura).

  
Pregled prijav v program
  
  Slika 31:  Pregled prijav v program

 

10.9. Nastavitve elektronske pošte

Privzeto se za pošiljanje izhodne pošte uporablja privzeti SMTP strežnik in elektronska pošta se pošilja neposredno z e-mail naslovom pošiljatelja v glavi sporočila. Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte uporabimo v primeru, ko imamo elektronsko pošto na domeni oz. strežniku, ki ne dovoli pošiljanja elektronske pošte iz drugih SMTP strežnikov. V tem primeru gremo ali na nastavitve uporabnika (veljajo samo za uporabnika) ali na nastavitve podjetnika (veljajo za vse uporabnike na podjetju) in odpre se nam naslednja stran:

  
Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte
  
  Slika 32:  Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte

V nastavitvah imamo razen privzetega načina pošiljanja, dve dodatni možnosti za nastavitev pošiljanja elektronske pošte iz programa:

  1. Vso elektronsko pošto pošiljamo tako, da se namesto pošiljatelja uporabi e-mail naslov outbox@e-racuni.com, v dodatno polje "Reply-To:" pa se bo avtomatsko vpisal vaš e-mail naslov. To pomeni, da ko bo prejemnik sporočila odgovarjal na vaš mail se ta ne bo poslal na outbox@e-racuni.com temveč na vaš pravi e-mail naslov. Na tak način lahko za pošiljanje elektronske pošte še vedno uporabljate privzeti strežnik SMTP.
  2. Vaša elektronska pošta se pošilja preko vašega SMTP strežnika. V primeru te izbire morate vnesti vsaj naslov vašega SMTP strežnika, ki mora dovoliti pošiljanje elektronske pošte iz IP naslovov strežnikov e-racuni.com (kontaktirajte podporo). Namesto omejitve na IP naslov lahko vnesete tudi uporabniško ime in geslo tako, da se bo program pred pošiljanjem elektronske pošte prijavil v strežnik SMTP. Vnos številke porta ni obvezen, vnesite samo v primeru nestandardnih portov. Če želite, da se povezava vzpostavi preko šifriranega protokola SSL, potem pred naslovom strežnika vnestite besedilo ssl:, primer ssl:smtp.moja-domena.si.

Nastavitve smtp strežnika za gmail in yahoo mail zahtevajo še dodatne nastavitve opisane na primeru v nadaljevanju!

Nastavitve smtp za gmail:

Naslov strežnika: ssl:smtp.gmail.com
Port: 465
Up. ime: vaš email naslov na google mailu, npr. test.eracuni@gmail.com
Geslo: vaše aktivno geslo za prijavo v google mail

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu pa je potrebno v gmailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v gmail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.google.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:

https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps in izbrati opcijo "Turn on", kot kaže spodnja slika:

smtpGmail01.gif

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.


V vašem poštem predalu Gmail, je potrebno nastaviti v "Nastavitve -> Posredovanje in POP/IMAP -> Prenos POP", da POP omgoči za vso pošto.


  
Nastavitve v vašem poštnem predalu Gmail
  
  Slika 33:  Nastavitve v vašem poštnem predalu Gmail

Nastavitve smtp za yahoo:

Naslov strežnika: ssl:smtp.mail.yahoo.com
Port: 465
Up. ime: vaš email naslov na yahoo mailu, npr. test.eracuni@yahoo.com
Geslo: vaše aktivno geslo za prijavo v yahoo mail

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu pa je potrebno v yahoo mailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v yahoo mail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.yahoo.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:https://login.yahoo.com/account/security#other-apps in vključiti opcijo "Allow apps that use less secure sign in", kot kaže spodnja slika:

smtpYahoo.gif

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.

 

10.10. Uporaba internih beležk na dokumentih

Na posameznem dokumentu si lahko zabeležimo oz. pripišemo beležke (sticky notes) za potrebe interne komunikacije med uporabniki programa e-racuni znotraj našega podjetja.

V orodni vrstici dokumenta je na voljo ikona za vnos nove beležke:

  
Vnos nove beležke
  
  Slika 34:  Vnos nove beležke

Odpre se nam polje za vnos besedila naše interne beležke na trenutnem dokumentu:

  
Vnos besedila v beležko
  
  Slika 35:  Vnos besedila v beležko

Beležka se nam prikaže v desnem spodnjem kotu, ki jo lahko odpremo tako, da kliknemo nanjo:

  
Pregled že vnesenih beležk na dokumentu
  
  Slika 36:  Pregled že vnesenih beležk na dokumentu

Posamezne beležke ni mogoče spreminjati oz. urejati ali dokončno pobrisati, lahko pa jo skrijemo. Skrijemo jo tako, da kliknemo na X za brisanje oz. skrivanje, kot kaže slika:

  
Beležko lahko skrijemo
  
  Slika 37:  Beležko lahko skrijemo

Ko smo beležko pobrisali oz. skrili, jo lahko ponovno prikažemo tako, da kliknemo na eni od obstoječih beležk na gumb za prikaz skritih beležk:

  
Prikaz skritih beležk
  
  Slika 38:  Prikaz skritih beležk

Skrite beležke so od ostalih ločene z barvo ozadja saj so prikazane s sivim ozadjem, kot kaže slika:

  
Skrita beležka
  
  Slika 39:  Skrita beležka

Na dokumentu so privzeto vidne največ tri beležke.Če bomo na dokument dodali več, kot tri beležke, se bodo vse nadaljne shranile v skupino beležk, kot je vidno na spodnji sliki:

  
Privzet pregled beležk
  
  Slika 40:  Privzet pregled beležk

V kolikor bi kasneje želeli videti tudi preostale beležke iz skupine shranjenih beležk, kliknemo na skupino za prikaz le teh:

  
Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine
  
  Slika 41:  Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine

Beležki lahko določimo tudi višji ali nižji nivo dostopa do podatkov odvisno do tega komu je namenjena oz. kateri izmed uporabnikov lahko le to tudi vidijo

  
Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov
  
  Slika 42:  Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov

Uporabnik lahko vidi le tiste beležke, ki so na istem ali nižjem nivoju dostopa do podatkov, kot je uporabnik sam

Kako se nivo dostopa določi na uporabniku pa je opisano v poglavju Dodeljevanje nivoja dostopa na uporabniku

 

11. Kaj je HelpDesk in kako ga uporabljamo?

HelpDesk programa e-računi [http://www.e-racuni.com] je poseben modul namenjen komunikaciji med skrbniki sistema e-računi [http://www.e-racuni.com] ter uporabniki.

HelpDesk lahko uporabljate za posredovanje sporočil o napakah v programu, za postavljanje vprašanj o delovanju programa ter za sporočanje predlogov za izboljšave v programu e-računi [http://www.e-racuni.com].

11.1 V čem se HelpDesk razlikuje od telefona ali e-maila?

Če primerjamo sporočanje preko telefona s HelpDesk-om hitro ugotovimo naslednje prednosti uporabe HelpDesk-a:

In zakaj je HelpDesk boljši od e-maila?

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2019