Uvoz podatkov v tabelo prisotnosti in odsotnosti iz datoteke v poljubni tabelarični strukturi s pomočjo čarovnika

V tabelo prisotnosti in odsotnosti z dela lahko evidenco števila ur za posamezen dan v mesecu in za vsakega zaposlenega posebej tudi uvozimo iz preglednice oz. excel datoteke v poljubni strukturi dokler so podatki predstavljeni v ločenih stolpcih:

Uvoz podatkov je na voljo v |Plače |Evidenca in obračun delovnih ur preko menija za izmenjavo podatkov, kot kaže slika:

	Slika 1: Uvoz evidence ur iz datoteke s pomočjo čarovnika

Funkcija je koristna predvsem za podjetja, ki vodijo prisotnost v drugih programih, plače pa obračunavajo v programu e-racuni.com. Z uporabo te funkcionalnosti pred uvozom podatkov namreč ni potrebno predhodno prilagajanje strukture podatkov v ustrezno zaporedje stolpcev v preglednici. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

Uvozimo lahko vse vrste ur, kot jih lahko tudi ročno vnesemo v tabelo evidence |Plače |Evidenca in obračun delovnih ur v programu.

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

	Slika 2: Izberemo datoteko, ki jo želimo uvoziti

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.          Slika 3: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek zaposlenega predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 4: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 5: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezna polja v evidenci za obračun delovnih ur, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene matične šifre zaposlenih bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 6: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o matični šifri zaposlenega

Preslikava podatka o matični šifri zaposlenega se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 7: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

Na naslednji korak bomo lahko napredovali šele, ko smo uredili preslikavo vsaj za obvezne podatke, sicer je gumb Naprej > onemogočen.          Slika 8: Gumb "Naprej" je onemogočen dokler ne nastavimo preslikave vsaj za obvezne podatke

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo podatki za dneve, za katere že imamo v programu vpisane ure oz. kaj naj se zgodi v primeru, ko v programu ur še nimamo evidentiranih:

	Slika 9: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Naprej, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

	Slika 10: Povzetek uvoza šifranta zaposlenih iz datoteke

Po uspešnem uvozu se ure shranijo v evidenco, kot na primeru na sliki:

	Slika 11: Evidenca in obračun delovnih ur po uvozu iz datoteke

Pri strukturi podatkov v datoteki je pomembno le to, da najprej vnesemo vrstice za vsak dan v mesecu za vse ure enega zaposlenega, nato pa nadaljujemo z vrsticami za drugega zaposlenega, itd.