Materialno poslovanje

Program omogoča vodenje zaloge za materiale, polizdelke in izdelke ter za trgovsko blago na enem ali več ločenih skladiščih. Na nivoju artikla pa lahko dodatno vodimo zalogo tudi po serijskih številkah oz. LOT številkah. Pogoj za pravilno vodenje materialnega poslovanja oz. skladišča je urejen šifrant skladišč [1] in šifrant artiklov [2] ter ustrezno izbran način vrednotenja zaloge.

Program v sklopu vodenja materialnega poslovanja nudi naslednje funkcionalnosti:


Program omogoča vrednotenje zalog po nabavnih ali po maloprodajnih cenah. V primeru vrednotenja zalog po nabavnih cenah imamo na voljo dva načina in sicer po metodi FIFO ali po povprečnih nabavnih cenah (metoda AVCO). Privzeto se za vrednotenje zalog uporablja metoda FIFO v kolikor ne določimo drugače.

Kako nastavimo željeno metodo vrednotenja zaloge si lahko preberemo na strani

 

1. Šifrant skladišč

Za materialno poslovanje je potrebno najprej nastaviti šifrant skladišč in šifrant artiklov [2]. Vnos in urejanje skladišč je na voljo v meniju |Zaloge |Šifranti in nastavitve |Skladišča

Odpre se nam naslednja maska v kateri vidimo seznam vseh skladišč:

  
Seznam vseh skladišč
  
  Slika 1: Seznam vseh skladišč

S klikom na ime skladišča se nam odpre maska v kateri lahko spremenimo podatke za to skladišče. Maska izgleda takole:

  
Podatki o skladišču
  
  Slika 2: Podatki o skladišču

OznakaVpišemo oznako našega skladišča. Vnos podatka je obvezen
OpisVpišemo poljuben opis za to skladišče
Tip skladiščaIzberemo tip našega skladišča. Na podlagi tega podatka se spreminja način vnosa izdane fakture oz. izdanega računa.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto iz seznama vnešenih stroškovnih mest.
StatusV padajočem meniju izberemo status skladišča.

Podatke potrdimo s klikom na gumb V redu

 

2. Artikli

Do artiklov pridemo preko različnih menijev in sicer |Prodaja |Artikli ali |Nabava |Artikli ali |Skladišče |Artikli.

Ne glede na to preko katerega izmed zgoraj omenjenih menijev dostopamo do šifranta artiklov, gre za isti šifrant.

Funkcionalnosti, ki jih vsebuje modul so:

 

2.1. Pregled in iskanje artiklov

Do artiklov dostopamo preko menija |Skladišče |Artikli. Prikaže se nam maska za Pregled in iskanje artiklov z vsemi iskalnimi kriteriji, kar lepo vidimo na spodnji sliki:

  
Maska za pregled in iskanje artiklov
  
  Slika 3: Maska za pregled in iskanje artiklov

Maska za iskanje po kriterijih je standardna, tako kot v vseh ostalih modulih.

Če kliknemo na šifro poljubnega artikla v seznamu se nam odpre maska s podatki o tem artiklu.

  
Maska s podatki o artiklu
  
  Slika 4: Maska s podatki o artiklu

Ko smo v maski za pregled podatkov o atiklu in bi radi podatke za ta artikel spremenili, pa kliknemo na gumb Spremeni, ki se nahaja zgoraj, v orodni vrstici programa. Odpre se nam maska za vnos oz. spreminjanje podatkov artikla [2.2] in izgleda takole:

  
  
Maska za vnos podatkov o artiklu
  
  Slika 6: Maska za vnos podatkov o artiklu


Ko smo vnesli željene spremembe kliknemo na gumb Vredu in spremembe se bodo shranile!

 

2.2. Vnos podatkov o artiklu

Podatke o artiklu vnašamo tako, da kliknemo zavihek Skladišče in v levem meniju izberemo povezavo Artikli. Ko smo to naredili se nam odpre maska za pregled in iskanje artiklov [2.1]. Na desni strani te maske je gumb Vnos novega artikla in s pritiskom na ta gumb se nam odpre maska za vnos podatkov o artiklu, ki izgleda takole:

Šifra artiklaV prazno okence vpišite šifro, ki jo boste dodelili artiklu. Vnos podatka je obvezen.
Naziv artiklaV prazno okence vpišite, kakšen bo naziv za artikel. Vnos podatka je obvezen.
Opis artiklaArtikel lahko tudi na kratko opišete.
Enota mereIzberite enoto v kateri se bo ta artikel meril. Vnos podatka je obvezen.
Uporaba cenikaAli naj se uporabi cenik za ta artikel. V primeru, da se cenik ne uporabi kliknete na Ne, v nasprotnem primeru kliknete Da.
Nabavna cenaOdkljukate možnost z DDV v kolikor ta cena vsebuje DDV, v nasprotnem primeru tega ne odkljukate.
Maloprodajna cenaOdkljukate možnost z DDV v kolikor ta cena vsebuje DDV, v nasprotnem primeru tega ne odkljukate. Vnos podatka je obvezen.
Veleprodajna cenaOdkljukate možnost z DDV v kolikor ta cena vsebuje DDV, v nasprotnem primeru tega ne odkljukate.
Denarna valutaIzberite valuto za ceno artikla.
Stopnja DDVIzberite stopnjo DDV za artikel.
Osnovna valutaIzberite osnovno valuta za ceno artikla.
Primarna skupina artiklovIzberito primarno skupino za artikel.
Sekundarna skupina artiklovIzberite sekundarno skupino za artikel.
ZnamkaV prazno okence vpišete znamko artikla.
Garancijska dobaIzberite število mesecev za garancijo artikla.
Črtna kodaV prazno okence vpišete črtno kodo za artikel.
DobaviteljS klikom na gumb Poišči poiščete dobavitelja za artikel.
Za preračun v denarno valuto računa se uporabi tečajIzberete tečaj za preračun v denarno valuto računa.
Vrsta prodajeIzberite vrsto prodaje, ki se bo prenašala na dokumente. Privzeta vrsta prodaje je: Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji.
Dodatne možnostiOdkljukate željene možnosti.
Konto za knjiženje prihodkov od prodaje domačim kupcemIzberite konto za knjiženje prihodkov od prodaje domačim kupcem.
Konto za knjiženje prihodkov od prodaje kupcem v tujiniIzberite konto za knjiženje prihodkov od prodaje kupcem v tujini.
Komercialno tehnični pogoji oz. drugo besedilo, ki naj se izpiše na dnu dokumentaV prazno polje vpišete neko besedilo, ki se naj izpiše na dnu dokumenta.

Ko smo vnesli vse podatke kliknemo na gumb Vredu in podatki o tem artiklu se bodo shranili.

 

2.3. Splošni ceniki

Za posamezne artikle lahko tudi naredite svoj cenik. Na pregledu artiklov kliknemo zavihek Cenik v orodni vrstici na vrhu maske za pregled artiklov kot kaže spodnja slika. Odpre se nam maska za pregled cenikov:

  
Cenik za artikel
  
  Slika 7: Cenik za artikel

V kolikor pa želimo vnesti nov cenik pa kliknemo na gumb Dodaj novi cenik in odpre se nam naslednja maska:

  
Vnos novega cenika
  
  Slika 8: Vnos novega cenika

Vnesemo vse potrebne podatke in kliknemo na gumb V redu

 

2.4. Ceniki po kupcih

Program omogoča, da si za določene kupce nastavimo ločene cene artiklov. To pomeni, da se bo pri izdelavi dokumenta za določenega kupca namesto splošnega cenika uporabljala cena artikla, kot je določena na kupcu.

Ločeno po kupcih lahko določamo tako veleprodajne cene brez DDV, kot tudi maloprodajne cene z vključenim ddv.

2.4.1 Vnos cenika za kupca

Cenik za kupca določimo tako, da iz programa izvozimo obstoječi splošni ali ločen cenik za izbranega kupca. Najprej v meniju |Partner |Kupci izberemo kupca in v orodni vrstici kliknemo na opcijo |Izvoz cenika za kupca.

  
Izvoz cenika za kupca v preglednico
  
  Slika 9: Izvoz cenika za kupca v preglednico

Po opravljenem izvozu vam program pripravi tabelo, ki vsebuje po eno vrstico za vsak aktiven artikle in vključuje naslednje stolpce (glej sliko):

  
Izvoz cenika v preglednico
  
  Slika 10: Izvoz cenika v preglednico

Stolpci v datoteki so naslednji:

stolpec AŠifra artikla
stolpec BNaziv artikla
stolpec CKataloška številka artikla
stolpec DPrimarna skupina oz. kategorija artikla
stolpec EVeleprodajna cena brez DDV
stolpec FMaloprodajna cena z DDV
stolpec GDenarna valuta v kateri je določena cena
stolpec HIndikacija ali je cena določena posebej za kupca (DA), ali pa gre za ceno iz splošnega cenika (NE)

Za ločen cenik za izbranega kupca je potrebno pripraviti cenik v preglednici v skladu z zgornjim formatom. Ko cenik pripravimo, ga uvozimo s klikom na opcijo |Uvoz cenika za kupca iz datoteke. Preden uvozimo datoteko nas program pozove, da vnesemo datum veljavnosti cenika. Vnese se datum od vključno katerega veljajo cene iz datoteke. V kolikor za katerikoli artikel že obstaja cenik za kasnejši datum, potem bo cena za dotični artikel veljala le do že vnesenega kasnejšega datuma.

 

2.5. Zaloga

Za vsak artikel lahko vodimo zalogo v kolikor to definiramo pri vnosu podatkov za vnos novega artikla [2.1].

Do zaloge za posamezen artikel pridemo tako, da kliknemo na željeni artikel v seznamu potem pa na zavihek "Zaloga", ki je lepo viden na spodnji sliki:

  
Na strani kjer so podatki o artiklu kliknemo na zavihek Zaloga
  
  Slika 11: Na strani kjer so podatki o artiklu kliknemo na zavihek Zaloga

Po kliku se nam odpre naslednja maska:

  
Pregled in iskanje prevzemnic in dobavnic
  
  Slika 12: Pregled in iskanje prevzemnic in dobavnic

Na tej strani lahko vidimo vse dobavnice oz. prejemnice in trenutno stanje zaloge za izbrani artikel.

 

2.6. Uvoz artiklov iz Excela

V primeru, da hočemo vnesti veliko število artiklov, lahko v programu uporabimo možnost Uvoz artiklov iz datoteke, ki je dostopna preko menija |Dodatne možnosti |Uvoz podatkov iz datoteke v maski za pregled in iskanje artiklov [2.1]

Datoteka za uvoz mora biti v pravilnem formatu zapisa. Najnovejšo strukturo datoteke dobimo tako, da si iz programa izvozimo obstoječ šifrant artiklov oz. se obrnemo na uporabniško podporo

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o artiklih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici na dan, ko so ta navodila bila napisana).

1.Šifra artikla.
2.Naziv artikla.
3.Maloprodajna cena(MPC) z DDV.
4.Veleprodajna cena(VPC) brez DDV.
5.Nabavna cena brez DDV.
6.Denarna valuta.
7.Enota mere.
8.Stopnja ddv.
9.Bar koda.
10.Kataloška številka.
11.Šifra dobavitelja.
12.Naziv dobavitelja.
13.Vrsta artikla. (Vnesemo šifro: 0-prodaja storitev, 1-prodaja blaga zaloga se ne vodi, 2-prodaja blaga - evidenca zaloge, 3-prodaja licence,4-material, 5-polizdelek, 6-izdelek)
14.Šifra primarne skupine artikla.
15.Dovoljena sprememba cene.
16.Dovoljena spremeba opisa.
17.Dovoljena sprememba DDV.
18.Artikel je naprodaj.
19.Uporaba serijske številke.
20.Opis artikla.
21.Sekundarna skupina artiklov.
22.Znamka.
23.Konto za knjiženje prodaje od domačih kupcev.
24.Konto za knjiženje prodaje od kupcev iz tretjih držav.
25.Konto za knjiženje nabave.
26.Šifra stroškovnega mesta.
27.Teža artikla
28.Zaloga se vodi po LOT številkah.
29.Minimalna zaloga.
30.Garancijska doba.
31.Količina pakiranja.
32.Uporaba cenika.
33.Blokiraj dodajanje artikla na dobavnico, če je zaloga artikla na skladišču na ničli.
34.Blokiraj dodajanje artikla na dobavnico, če je skupna zaloga artikla na nič.
35.Dobaviteljeva cena.
36.Procent VP marže.
37.Znesek VP marže.
38.Procent MP marže.
39.Znesek MP marže.
40.Znesek DDV.
41.Država porekla.
42.Privzeta lokacija v skladišču.
43.Konto prodaje v EU.
44.Širina artikla.
45.Višina artikla.
46.Globina artikla.
47.Vrsta prodaje - splošno
  • 0 - Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji
  • 1 - Oproščen promet - izvoz blaga izven EU
  • 2 - Oproščen promet - brez pravice do odbitka vstopnega DDV
  • 3 - Oproščen promet - s pravico do odbitka vstopnega DDV
  • 4 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU
  • 6 - Oproščen promet - tristranske dobave blaga znotraj EU
  • 7 - Neobdavčljiv promet - ne gre v DDV evidence
  • 9 - Neobdavčljiv promet s pravico do odbitka vstopnega DDV (prometi izven SLO)
  • 10 - Dobava blaga in storitev v SLO, DDV obračuna prejemnik
  • 11 - Oproščen promet - storitve v EU, od katerih plača DDV prejemnik
  • 101 - Posebna ureditev za rabljeno blago
  • 102 - Posebna ureditev za rabljeno blago - oproščen promet
  • 103 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po skladiščenju na odpoklic
  • 104 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po carinskih postopkih 42 in 63
48.Vrsta prodaje za zavezance (kupce) v državi
  • 10 - Dobava blaga in storitev v SLO, DDV obračuna prejemnik
49.Vrsta prodaje za zavezance (kupce) v EU
  • 4 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU
  • 6 - Oproščen promet - tristranske dobave blaga znotraj EU
  • 11 - Oproščen promet - storitve v EU, od katerih plača DDV prejemnik
  • 103 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po skladiščenju na odpoklic
  • 104 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po carinskih postopkih 42 in 63
50.Vrsta prodaje za kupca izven EU
  • 1 - Oproščen promet - izvoz blaga izven EU
  • 9 - Neobdavčljiv promet s pravico do odbitka vstopnega DDV (prometi izven SLO)
51.Interni naziv artikla (v kolikor je podatek vpisan se uporablja, kot privzeti "search key" samo v programu za interno rabo)
52.Angleški naziv artikla.
53.Angleški opis artikla.
54.Nemški naziv artikla.
55.Nemški opis artikla.
56.Italijanski naziv artikla.
57.Italijanski opis artikla.
58.Hrvaški naziv artikla.
59.Hrvaški opis artikla.
60.Madžarski naziv artikla.
61.Madžarski opis artikla.
62.1. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje
63.2. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje
64.3. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje
65.4. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje
66.5. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje

Za vodenje zaloge artiklov je potrebno na artiklu nastaviti eno od vrst artikla:

prodaja blaga - evidenca zaloge (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 2),material (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 3), polizdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 5), izdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 6)

V program lahko uvozimo datoteko v formatu XLS. V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro artikla in nazivom artikla! Najnovejšo strukturo za uvoz dobimo tako, da si iz programa izvozimo obstoječ šifrant artiklov oz. se obrnemo na uporabniško podporo

Ko imamo datoteko shranjeno v ustreznem formatu lahko uporabimo možnost za uvoz podatkov iz datoteke. Spodnja slika nam lepo prikazuje, kako je dosegljiva ta možnost:

  
Meni z dodatnimi možnostmi
  
  Slika 13: Meni z dodatnimi možnostmi

Ko izberemo to možnost se nam odpre maska za uvoz podatkov o artiklih iz vnaprej pripravljene datoteke v pravilnem formatu.

Kot vidimo na spodnji sliki lahko v tej maski določimo v kakšnem formatu je naša datoteka za uvoz in:

  
Maska z nastavitvami pri uvozu iz datoteke v formatu XLS
  
  Slika 14: Maska z nastavitvami pri uvozu iz datoteke v formatu XLS

Ko smo nastavili vse potrebno, poiščemo še našo datoteko s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Ko datoteko najdemo jo označimo in kliknemo na gumb Odpri(Open).

Primer iskanja datoteke:

  
Poiščemo in kliknemo na iskano datoteko
  
  Slika 15: Poiščemo in kliknemo na iskano datoteko


Na koncu je potrebno je le še klikniti na gumb Uvozi podatke in podatki o artiklih se bodo uvozili v naš program!

 

2.7. Izpis nalepk s cenami

Za izbrane artikle je možen izpis nalepk s cenami. Sprva si izberemo v nastavitvah Privzet standard črtne kode.

Standard si izberemo v |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Splošne nastavitve |Poslovanje

Izbiramo lahko med:

V meniju Artikli Tiskamo tako, da izberemo:

  
Izpis nalepk s cenami
  
  Slika 16: Izpis nalepk s cenami

Odpre se nam okno, kjer izbiramo med različnimi nastavitvami tiska:

  
Izbirni obrazec
  
  Slika 17: Izbirni obrazec

ArtikelIzbiramo artikle za tisk nalepk. Dodamo ga z gumbom
  
Seznam artiklov za tiskanje nalepkTukaj lahko še vedno odstranimo kateri artikel iz seznama. Imamo pregled nad opisom artikla in lahko spremenimo količino nalepk
Nastavitve straniTukaj nastavimo vse možne nastavitve, ki se nanašajo na stran:
  • Stran
    • Oblika: Format lista (A1,A2,A3,A4,A5,B1,B2,B3,B4 IN B5)
    • Širina in višina strani
    • Število kolon in vrstic (koliko vrstic in kolon nalepk želimo na eden list)
  • Robovi (odmik tiska od roba papirja)
    • Zgoraj
    • Levo in desno
    • Spodaj
  • Nalepka (dimenzija nalepke same)
    • Širina in višina
    • Razmik med vrsticami
    • Razmik med kolonami

  
Nastavitve izpisaTukaj nastavimo vse nastavitve, ki se nanašajo na izpis na nalepki.
  • Izpis: Izpis postavke, ki jo želimo imeti na nalepki
  • Velikost črk: Velikost pisave za izpis posameznih postavk
  • Krepki izpis: Ali želimo poudarjen izpis postavke
  • Poravnava: Katero poravnavo za določeno postavko (levo, sredinsko, desno)

  

S klikom V redu Potrdimo željene nastavitve in dobimo izpis.

Nalepke lahko prav tako tiskamo na posamezni Prevzemnici. Več si lahko preberete na: Izpis nalepk s cenami za prevzemnice [4.4].

 

3. Dobavnice

Do dobavnic pridemo preko menija |Prodaja |Dobavnice.

  
Pregled in iskanje dobavnic
  
  Slika 21: Pregled in iskanje dobavnic


Vnašamo lahko nove dobavnice [3.2], preko Več: pa lahko natisnemo celoten seznam dobavnic.

Na dobavnicah lahko spreminjamo zalogo (dodajamo artikle, brišemo artikle, urejamo - spreminjamo količino) le dokler ni izstavljen popis zalog [7] s kasnejšim datumum od datuma dobave na dobavnici. Popis zalog [7] zaklene vse dobavnice z datumom dobave pred popisom, za spreminjanje zaloge.

Lahko pa seveda spreminjamo na dobavnicah podatke o kupcih in datumih in ostale podatke.

 

3.1. Pregled in iskanje dobavnic

Preko menija |Prodaja |Dobavnice pridemo do seznama vseh dobavnic:

  
Seznam vseh dobavnic
  
  Slika 22: Seznam vseh dobavnic

 

3.2. Izdelava nove dobavnice

Ko smo na strani za pregled in iskanje dobavnic [3.1] lahko s klikom na gumb Izdelava nove dobavnice izdelamo novo dobavnico.Po kliku na ta gumb se nam odpre osnutek dobavnice, ki izgleda takole:

  
Izdelava nove dobavnice
  
  Slika 23: Izdelava nove dobavnice

Najbolje, da osnutek dobavnice takoj shranimo s klikom na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov lahko na dobavnico dodamo artikel iz skladišča, na katerega je vezana dobavnica. Odpre se nam seznam artiklov, ki jih lahko dodamo na dobavnico:

  

S klikom na gumb Dodaj dodamo artikel na našo dobavnico.

V kolikor smo na artiklu odkljukali, da se za artikel vodijo serijske številke ali LOT številke, bo program uporabnika na dobavnici to tudi opozoril, kot je prikazano na sliki spodaj:

  

Dobavnico shranimo.

Ko je dobavnica sestavljena jo izstavimo s klikom na gumb Izstavi dobavnico

Ko je dobavnica izstavljena lakho iz nje kar direktno izstavimo račun ali pa storno dobavnico. Račun izstavimo iz dobavnice s klikom na gumb Izstavi iz dokumenta in izberemo možnost Izstavi račun kot to kaže spodnja slika:

  
Izstavimo račun neposredno iz dobavnice
  
  Slika 26: Izstavimo račun neposredno iz dobavnice

Dobavnico lahko tudi natisnemo preko menija Tiskanje kot to kaže spodnja slika:

  
Tiskanje dobavnice
  
  Slika 27: Tiskanje dobavnice

 

4. Prevzemnice

Do prevzemnic pridemo preko menija |Nabava |Prevzemi blaga kjer lahko izdelamo novo prevzemnico [4.2], preko menija |Dodatne možnosti pa lahko natisnemo celoten seznam prevzemnic.

Na prevzemnicah lahko spreminjamo zalogo (dodajamo artikle, brišemo artikle, urejamo - spreminjamo količino) le dokler ni izstavljen popis zalog [7] s kasnejšim datumum od datuma prevzema na prevzemnici. Popis zalog [7] zaklene vse prevzemnice z datumom prevzema pred popisom, za spreminjanje zaloge.

Lahko pa seveda spreminjamo na prevzemnicah podatke o kupcih in datumih in ostale podatke.

 

4.1. Pregled in iskanje prevzemnic

Preko menija |Nabava |Prevzemi blaga pridemo do seznama vseh prevzemnic:

  
Seznam vseh prevzemnic
  
  Slika 28: Seznam vseh prevzemnic

 

4.2. Izdelava nove prevzemnice

Ko smo na strani za pregled in iskanje prevzemnic [4.1] lahko s klikom na gumb Izdelava nove prevzemnice izdelamo novo prevzemnico. Po kliku na ta gumb se nam odpre maska za vnos podatkov, ki izgleda takole:

  
Izdelava nove prevzemnice
  
  Slika 29: Izdelava nove prevzemnice

Na prevzemu je možno obkljukati v kolikor želimo koristiti tečaj na drugi dan oz. kar vpisati vrednost tečaja. Dodatna možnost pri vnosu tečaja je preračun postavk v tuji valuti v EUR, kar pomeni, da nam za celotni prevzem avtomatsko preračunajo postavke nazaj v EUR po izbranemu tečaju.


Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu

Najbolje, da osnutek prevzemnice takoj shranimo s klikom na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov lahko na prevzemnico dodamo artikel iz našega šifranta artiklov. Odpre se nam seznam artiklov, ki jih lahko dodamo na prevzemnico:

  

S klikom na gumb V redu dodamo artikel na našo prevzemnico.

V kolikor dodajamo že obstoječ artikel, nam program pri vnosu šifre artikla oz. opisa ali EAN kode artikla ponudi in predizpolni obstoječo kalkulacijo prodajne cene, ki jo vzame iz samega artikla. Predlagano kalkulacijo seveda po potrebi popravimo glede na aktualne vrednosti našega prevzema:

  
Vnos kalkulacije prodajne cene artikla
  
  Slika 31: Vnos kalkulacije prodajne cene artikla

Ko smo artikel dodali na prevzemnico lahko s klikom na povezavo [+] Prikaži zaloge, prikažemo trenutno zalogo artikla, ki ga imamo dodanega na prevzemnici.

  

V kolikor smo na artiklu dodatno odkljukali, da se za artikel vodijo zaloge po serijskih številkah ali LOT številkah, bo program uporabnika na prevzemnici na to tudi opozoril, kot je prikazano na sliki spodaj:

  

Ob prevzemu velikokrat nastanejo tudi različni odvisni stroški, kot je strošek prevoza, strošek carine, itd. V kolikor želimo te stroške vkalkulirati v našo nabavno ceno artikla moramo te zneske vnesti v kalkulacijo posameznega artikla.

To je relativno zamudno (v kolikor moramo to sami preračunavati) in ker so v večini primerov ti stroški obračunani na celotno vrednost prevzema, nam program omogoča, da lahko te stroške vnesemo na celotni znesek prevzema. Program nam bo v tem primeru sam porazdelil te stroške po posameznih artiklih, ki smo jih pred tem dodali na ta osnutek prevzemnice.

Ta funkcija je na voljo preko menija z dodatnimi možnostmi Več... v orodni vrstici nad dodanimi postavkami oz. artikli na prevzemnici, kot kaže slika:

  
Dodajanje odvisnih stroškov nabave na celoten prevzem
  
  Slika 34: Dodajanje odvisnih stroškov nabave na celoten prevzem


Na osnutek prevzemnice lahko v primeru, kadar gre za večje število artiklov le te tudi uvozimo iz Excel preglednice [4.3]

Ko je prevzemnica dokončana, jo izstavimo s klikom na gumb Izstavi prevzemnico

Prevzemnico natisnemo preko menija |Tiskanje kot to kaže spodnja slika:

  
Tiskanje prevzemnice
  
  Slika 35: Tiskanje prevzemnice

 

4.3. Uvoz artiklov v osnutek prevzemnice iz Excel datoteke

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz Excel datoteke.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [4.2] in ko ga shranimo se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov izmenjavaPodatkov.gif

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost izvoza postavk prevzema, kot je prikazano na spodnji sliki:

  
Izvoz postavk prevzema
  
  Slika 36: Izvoz postavk prevzema

Na ta način se nam kreira datoteka z nazivi stolpcev v katere lahko nato vnesemo podatke:

  
Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek prevzemnice
  
  Slika 37: Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek prevzemnice

Ko smo datoteko uredili in vnesli vse potrebne podatke artiklov za prevzem, jo shranimo ter preko enakega menija za izmenjavo podatkov uvozimo:

  
Uvoz postavk prevzema iz Excel datoteke
  
  Slika 38: Uvoz postavk prevzema iz Excel datoteke

Po kliku na možnost za uvoz (glej sliko zgoraj), poiščemo ustrezno datoteko ter potrdimo uvoz s klikom na gumb v redu.

  
Poiščemo ustrezno datoteko in potrdimo uvoz
  
  Slika 39: Poiščemo ustrezno datoteko in potrdimo uvoz

Prevzemnico shranim s klikom na gumb shrani.gif .

 

4.4. Izpis nalepk s cenami

Iz posamezne prevzemnice je možen izpis nalepk. Odprete prevzemnico, ki jo najdete pod: |Nabava |Prevzemi blaga.

Na odprti prevzemnici izbere možnost Več

  
Izbira tiska nalepk
  
  Slika 40: Izbira tiska nalepk

Odpre se vam podobno okno z nastavitvami, kot pri izpisu nalepk artiklov.Za več podrobnosti o nastavitvah najdete na Izpis nalepk s cenami [2.7].

 

5. Reverzi in kosignacija

Pred začetkom dela z reverzi je potrebno odpreti ustrezno skladišče [1] v ta namen. Tip skladišča, kateri se bo uporabljal za reverze/konsignacije naj bo: komisijsko/konsignacijsko skladišče (reverzi), kot prikazuje slika spodaj:

  
Tip skladišča za reverz/konsignacijo
  
  Slika 41: Tip skladišča za reverz/konsignacijo
.

Pregled dokumentov reverz je na voljo v meniju |Zaloge |Reverzi/konsignacije, kot je razvidno na spodnji sliki:

  
Pregled in iskanje reverzov
  
  Slika 42: Pregled in iskanje reverzov

Na tem mestu lahko nato s klikom na gumb Novi reverz tudi izdelamo nov reverz.

Na reverzih lahko spreminjamo zalogo (dodajamo artikle, brišemo artikle, urejamo - spreminjamo količino) le dokler ni izstavljen popis zalog [7] s kasnejšim datumum od datuma prenosa na reverzu. Popis zalog [7] zaklene vse reverze z datumom prenosa pred popisom, za spreminjanje zaloge.

Lahko pa seveda spreminjamo na reverzih podatke o kupcih in datumih in ostale podatke.

 

5.1. Izdelava novega reverza/konsignacije

Z gumbom Novi reverz ustvarimo nov dokument za prenos zaloge iz maloprodajnega ali veleprodajnega skladišča na skladišče reverzov/konsignacije.

  
Vnos novega reverza
  
  Slika 43: Vnos novega reverza

To blago nato na skladišču kupca čaka na prodajo. Po prodaji se za prodano blago izstavi račun ali dobavnica, kar lahko naredimo kar iz reverza:

  
Izstavitev računa/dobavnice za prodano.
  
  Slika 44: Izstavitev računa/dobavnice za prodano.

Tako razknjižimo prodano blago. Preostanek nato vrnemo na naše prvotno skladišče z dokumentom storno reverz, katerega ustvarimo z gumbom Storniraj dokument.

  
Storno reverz/konsignacija.
  
  Slika 45: Storno reverz/konsignacija.

 

5.2. Uvoz artiklov v osnutek reverza/konsignacije iz Excel datoteke

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz Excel datoteke.

Najprej kreiramo osnutek reverza in ga shranimo. V orodni vrstici dokumenta se pojavi meni za izmenjavo podatkov izmenjavaPodatkov.gif

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost izvoza postavk prevzema, kot je prikazano na spodnji sliki:

Na ta način se nam kreira datoteka z nazivi stolpcev v katere lahko nato vnesemo podatke:

  
Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek reverza
  
  Slika 46: Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek reverza

Ko smo datoteko uredili in vnesli vse potrebne podatke artiklov za prevzem, jo shranimo ter preko enakega menija za izmenjavo podatkov uvozimo:

Po kliku na možnost za uvoz (glej sliko zgoraj), poiščemo ustrezno datoteko ter potrdimo uvoz s klikom na gumb v redu.


Reverz shranim s klikom na gumb Shrani .

 

6. Nivelacija prodajnih cen

Tu vodite spremembe prodajnih cen, med katerimi lahko pregledno iščete željene spremembe s pomočjo različnih filtrov.

 

6.1. Pregled in iskanje zapisnikov o spremembi cen

Do seznama že izdanih zapisnikov o spremembi prodajne cene dostopamo preko menija |Zaloge |Nivelacija cen, kjer lahko z različnimi iskalnimi kriteriji poiščemo željeni dokument:

  

Tako, kot pri vseh ostalih dokumentih v programu tudi tukaj na vrhu seznama prikazanih rezultatov iskanja najdemo orodno vrstico za izvoz seznama prikazanih dokumentov:

  
Izvoz rezultatov iskanja
  
  Slika 48: Izvoz rezultatov iskanja

Na seznamu prikazanih zapisnikov o spremembi cene najdemo tudi meni z dodatnimi možnostmi Več, v katerem je na voljo tudi funkcija za masovno tiskanje nalepk s cenami [6.3] za artikle katerim smo spremenili prodajno ceno v prikazanih dokumentih nivelacije.

 

6.2. Vnos novega zapisnika o spremembi cen

Novi dokument vnesemo tako, da na seznamu prikazanih dokumentov kliknemo na gumb Nov zapisnik o spremembi cen

 

6.3. Masovni izpis nalepk s cenami

Masovni izpis nalepk s cenami je na voljo na seznamu prikazanih zapisnikov o spremembi cene v meniju z dodatnimi možnostmi Več, kot prikazuje slika:

  
Masovno tiskanje nalepk s cenami
  
  Slika 49: Masovno tiskanje nalepk s cenami

 

7. Popis zalog

Inventura (popis zalog) je neizbežni del poslovnega procesa, če želimo novo leto pričeti z dejansko zalogo. Popis zaloge in vnos točnega stanja v program nam omogoči, da bo stanje v programu usklajeno z našo dejansko zalogo.

Popis zalog se lahko uporablja kot inventurni list oz. vnos začetnega stanja zaloge ob prehodu na program ali kot orodje, da preverimo trenutno realno stanje vrednosti zaloge.

Popis zaloge je na voljo v meniju |Zaloge |Popis zalog kjer najdemo seznam popisov zaloge, ki jih po vzoru na ostale dokumente lahko poiščemo po različnih iskalnih kriterijih:

  
Pregled dokumentov popisa zaloge
  
  Slika 50: Pregled dokumentov popisa zaloge

S klikom na gumb Novi popis zalog bomo kreirali oz. pripravili novi osnutek popisa zaloge, ki ga potem lahko izpolnimo ročno neposredno v programu ali pa postavke popisa izvozimo v excel datoteko kjer ga uredimo oz. pripravimo ter nato uvozimo v obstoječi osnutek popisa [7.2].


Popis zalog je dokument, ki zaklene spreminjanje zaloge na naslednjih datumsko predhodnih dokumentih:

  • dobavnicah (glede na datum dobave)
  • prevzem (glede na datum prevzema)
  • medskladiščni prenos (za obe skladišči (iz/v) na datum prenosa)
  • reverz/konsignacija (za obe skladišči (iz/v) na datum prenosa)
  • delovni nalog

Pred datumom popisa za določeno skladišče ne moremo več spreminjati količine na zgoraj naštetih dokumentih, ne moremo brisati, niti ne dodajati artiklov.Takšna blokada je potrebna, saj imamo v temu primeru vedno pravilno zajeto količino na dan popisa in ne vplivamo nanjo s spremembo zaloge na predhodnih dokumentih.

 

7.1. Vnos novega popisa zalog

Pogoj za kreiranje popisa so predhodno vnešeni artikli v šifrantu artiklov [2].

Za izdelavo novega popisa na seznamu dokumentov popisa zaloge kliknemo na gumb Novi popis zalog, kot prikazuje slika spodaj:

  
Pregled in iskanje v seznamu popisov zaloge
  
  Slika 51: Pregled in iskanje v seznamu popisov zaloge

V kolikor zaloge vodimo po nabavnih vrednostih, nas bo program pred izdelavo popisa pozval k obračunu stanja zaloge po metodi AVCO ali FIFO, kot prikazuje slika:

  
V kolikor pred izdelavo popisa še nismo pognali obračuna nabavnih vrednosti je priporočljivo to storiti pred zagonom obdelave
  
  Slika 52: V kolikor pred izdelavo popisa še nismo pognali obračuna nabavnih vrednosti je priporočljivo to storiti pred zagonom obdelave

Ko se bo obdelava končala bomo vnesli kriterije za izdelavo popisa, kot kaže slika:

  
Vnesemo kriterije za pripravo inventurnega lista
  
  Slika 53: Vnesemo kriterije za pripravo inventurnega lista

Poslovno letoizberemo poslovno leto v katerem oz. za katerega pripravljamo inventuro.
Št. dokumentaKo bomo pognali izdelavo popisa bo program pripravil osnutek dokumenta. Šele, ko ga zaključimo bo prejel zaporedno številko.
Datum dokumentaVpišemo ali izberemo datum za katerega bomo pripravili popis zaloge oz. datum za katerega bomo vnesli stanje zaloge ugotovljeno po inventuri.
Dodaj vrstice za artikle, ki imajo knjiženo zalogo 0Označimo, če želimo, da poleg artiklov, ki imajo kakršnokoli transakcijo zaloge na izbranem skladišču, program v popis doda tudi artikle s količino 0.
Dodaj vrstice za vse artikleOznačimo, če želimo pripraviti popis zaloge za vse artikle v šifrantu artiklov ne glede na trenutno stanje zaloge.
SkladiščeIzberemo skladišče za katerega bomo pripravili popis zaloge oz. naredili inventuro.

Po kliku na V redu, nam program pripravi osnutek popisnega lista, v katerega bo zajel artikle glede na izbrane kriterije in sicer s knjiženim stanjem zaloge v izbranem skladišču za izbrani datum.

Knjiženo stanje zaloge predstavlja izračunano stanje zaloge glede na vse vnesene dokumente zaloge do datuma popisa.

Pred začetkom inventure si lahko na osnutku popisnega lista izpišemo sam popis ali tudi inventurni zapisnik za popis inventurnih količin:

  
Na osnutku popisa bomo imeli možnost natisniti tudi inventurni zapisnik
  
  Slika 54: Na osnutku popisa bomo imeli možnost natisniti tudi inventurni zapisnik

Po opravljeni inventuri bomo v tem osnutku imeli možnost vnosa popisne oz. inventurne zaloge artiklov v stolpec inventurna zaloga, kot prikazuje spodnja slika:

  
Vnos zalog na popisni list
  
  Slika 55: Vnos zalog na popisni list

V kolikor vodimo zalogo artiklov na več skladiščih se lahko zgodi, da smo se pri vnosu oz. izdaji dokumentov tudi kdaj zmotili. Kako pravilno urediti stanje knjižene zaloge preden vnesemo inventurno zalogo v popis je opisano na strani Popravek stanja zaloge zaradi napak pri vnosu dokumentov [7.4]

Ko vnesemo vso inventurno zalogo in smo končali, to zaključimo z gumbom Zaključi popis.

Zadnji popisni list za posamezno skladišče lahko kadarkoli vrnemo nazaj v osnutek s klikom na gumb Prekliči popisni list, kot kaže slika:

  
Popisni list lahko tudi vrnemo v osnutek, ga popravimo in ponovno zaključimo
  
  Slika 56: Popisni list lahko tudi vrnemo v osnutek, ga popravimo in ponovno zaključimo

Pri popravljanju oz. spreminjanju inventurnih količin nastanejo inventurni viški ali inventurni manjki, oz. popisne razlike, ki jih je potrebno v računovodstvu knjižiti glede na izbrani način vrednotenja zalog blaga.

Popis zalog knjižimo samo v primeru, ko smo vnesli popis, kot začetno stanje naše zaloge ali, ko smo spreminjali stanje zaloge na osnovi inventure. V kolikor po končani inventuri ni bilo sprememb v stanju zaloge na popisu, tega zaključimo in le izpišemo. Poknjižiti ga ni potrebno.

 

7.2. Uvoz inventurnega stanja zaloge v osnutek popisa

Pogoj za izdelavo popisa zaloge oz. inventure so že vnešeni artikli v šifrantu artiklov [2].

Poleg ročnega vnosa inventurnih količin [7.1] v osnutek popisa nam program omogoča tudi vnos inventurnih količin v excel datoteko in nato uvoz te datoteke z inventurnim stanjem zaloge v pripravljen osnutek popisa zaloge.

Vzorčno datoteko si lahko prenesete na spodnji povezavi in jo dopolnite s svojimi artikli in njihovimi vrednostmi.

Popis_zalog.xls
Velikost: 10,00 kB
Vzorec za uvoz popisa zalog.

Ko smo vnesli vse inventurne količine v excel datoteko za uvoz v program e-racuni.com, odpremo osnutek popisa zaloge v meniju |Zaloge |Popis zaloge, ki smo ga pripravili v ta namen.

Na seznamu popisov zaloge kliknemo na naš osnutek popisa v katerega želimo uvoziti inventurno stanje zaloge:

  
Pregleda dokumentov popisa zaloge
  
  Slika 57: Pregleda dokumentov popisa zaloge

Na osnutku popisa nato v meniju za izmenjavo podatkov izberemo možnost uvoza popisnih količin iz excel datoteke, kot kaže slika:

  
Uvoz popisnih količin iz excel datoteke
  
  Slika 58: Uvoz popisnih količin iz excel datoteke

Pred uvozom podatkov nas program opozori na zahtevano strukturo stolpcev v datoteki, ki jo bomo uvozili, kot kaže slika:

  
Pred uvozom lahko dodatno označimo če želimo, da se pri uvozu podatkov prazni stolpci v datoteki ignorirajo
  
  Slika 59: Pred uvozom lahko dodatno označimo če želimo, da se pri uvozu podatkov prazni stolpci v datoteki ignorirajo

Za uvoz inventurnih količin iz excel datoteke program zahteva točno določeno strukturo. Najlažje jo pridobimo tako, da na osnutku popisa izvozimo postavke v excel. Struktura datoteke za izvoz je namreč identična strukturi, ki jo program zahteva za uvoz tako, da v datoteki, ki jo izvozimo iz programa, lahko vnesemo ne inventurne količine in po potrebi nabavne cene in jo uvozimo nazaj v osnutek popisa

Datoteko izberemo in potrdimo s klikom na gumb Uvozi podatke. Trajanje uvoza je odvisno od števila artiklov v datoteki in lahko traja tudi dlje časa. Po končanem uvozu nas program obvesti še o številu uvoženih artiklov (slika spodaj) in o vrsticah, ki so bile morebiti preskočene ter tudi pojasnilo zakaj je temu tako.

  
Obvestilo ob koncu uvoza
  
  Slika 60: Obvestilo ob koncu uvoza

Popis zaloge smo tako uspešno uvozili in ga le še enkrat preverimo preden zaključimo popis s klikom na gumb Zaključi popis.

  
Ko smo preverili uvožene podatke in v kolikor so ti pravilni popis zaključimo
  
  Slika 61: Ko smo preverili uvožene podatke in v kolikor so ti pravilni popis zaključimo

Zadnji popisni list za posamezno skladišče lahko kadarkoli vrnemo nazaj v osnutek s klikom na gumb Prekliči popisni list, kot kaže slika:

Pri popravljanju oz. spreminjanju inventurnih količin nastanejo inventurni viški ali inventurni manjki, oz. popisne razlike, ki jih je potrebno v računovodstvu knjižiti glede na izbrani način vrednotenja zalog blaga.

Popis zalog knjižimo samo v primeru, ko smo vnesli popis, kot začetno stanje naše zaloge ali, ko smo spreminjali stanje zaloge na osnovi inventure. V kolikor po končani inventuri ni bilo sprememb v stanju zaloge na popisu, tega zaključimo in le izpišemo. Poknjižiti ga ni potrebno.

 

7.3. Dodatne možnosti in obdelave v popisu zaloge

Na že obstoječemu popisu zalog [7] imamo na voljo več možnosti - masovne obdelave na nivoju popisa, katere najdemo v opravilni vrstici popisa pod Več:.

  
Izbira obdelave na popisu zalog
  
  Slika 62: Izbira obdelave na popisu zalog

Končni rezultat obdelavave opisan spodaj:

Ponovni izračun knjiženih količin in vrednosti na dan popisa ter prenos v popisObdelava ponovno prenese knjiženo stanje količine in vrednosti na dan popisa zalog. Pri tem se inventurno stanje količine in vrednosti ne spreminja. Obdelavo uporabimo, ko imamo spremembo zaloge na skladišču na datum pred nastankom popisa. Ta sprememba se samodejno na že ustvarjenem popisu ne bo spremenila, saj se smatra, da je popis zaloge zadnji dokument zaloge na skladišču na dan, ko se popis ustvari.
Preračunaj oz. popravi stanje podatkov za inventurno vrednost zaloge (vrednost=količina*cena)Obdelava spremeni le inventurno vrednost zaloge, pri tem obdelava ne vpliva na inventurno količino,knjiženo količino in knjiženo vrednost. Preračuna se vpisana in shranjena inventurna količina pomnožena s ceno. V ozadju se nastavi pravilna - nova popisna vrednost zaloge artikla.
Preračunaj pozicije postavkObdelavo morebiti potrebujemo kadar izdelamo popis preko XLS datoteke, ki jouvozimo na popis zalog [7.2]. V takšnih primerih imamo lahko po FIFO več nabavnih cen za določeni artikel, kar pomeni več vrstic v datoteki. V kolikor pri popisu te vrstice ne razvrstimo skupaj (eno za drugo), lahko to uredimo s pomočjo obdelave, preden zaključimo popis zalog.
Ponastavi popisne količine in vrednosti v skladu s knjiženim stanjem na dan popisa Obdelava nam ponastavi popisne količine in vrednosti na dan popisa. Te vrednosti bodo sedaj enake knjiženim in z obdelavo "resetiramo" že morebiti vnešene podatke na popisu zalog.
Odstrani vrstice z ničelno količino in inv. razlikoObdelava masovno izbriše vse vrstice, katere bi imele knjiženo in inventurno količino 0. Takšne vrstice ne spadajo na popis in nas ob zaključku popisa zalog program opozori, da jih je potrebno izbrisati. Lahko jih brišemo individualno, tako, da v vsaki vrstici izberemo ikono za smetnjak ali pa masovno s pomočjo te obdelave.

Obdelave, ki so na voljo na osnutku popisa zalog:

  • Ponovni izračun knjiženih količin in vrednosti na dan popisa ter prenos v popis
  • Preračunaj oz. popravi stanje podatkov za inventurno vrednost zaloge (vrednost=količina*cena)
  • Preračunaj pozicije postavk
  • Ponastavi popisne količine in vrednosti v skladu s knjiženim stanje na dan popisa
  • Odstrani vrstice z ničelno količino in inv. razliko

Obdelave, ki so na voljo na že zaključenemu popisu zalog:

  • Ponovni izračun knjiženih količin in vrednosti na dan popisa ter prenos v popis
  • Preračunaj oz. popravi stanje podatkov za inventurno vrednost zaloge (vrednost=količina*cena)
  • Preračunaj pozicije postavk

Pred uporabo katere koli od teh obdelav predlagamo, da se najprej izvozi trenutno stanje popisa zaloge v excel. Tako si naredimo varnostno kopijo in lahko v primeru kakršnih koli težav ugotovljenih po obdelavi uvozimo nazaj v osnutek popisa in s tem povrnemo stanje glede na stanje pred zagonom obdelave!

 

7.4. Popravek stanja zaloge zaradi napak pri vnosu dokumentov

Pogosto se zgodi, da smo se med letom pri vnašanju dokumentov zmotili. Zgodi se lahko, da smo za določen artikel npr. naredili prevzem ali prenos zaloge na napačno skladišče oz. smo določeno zalogo artikla prodali iz napačnega skladišča. V tem primeru bomo na izpisu osnutka popisnega lista na enem skladišču pri takšnem artiklu videli npr. višek, kar posledično lahko pomeni, da bo na drugem skladišču za ta isti artikel manjko in obratno. To lahko popravimo tako, da naredimo medskladiščni prenos zaloge iz skladišča, kjer je bil ugotovljen višek, na skladišče, ki izkazuje inventurni manjko.

Preden se lotimo popravkov je treba preveriti zakaj je do takšnih razlik dejansko prišlo. To preverimo v kartici artikla na določenem skladišču, kjer je nastopil manjko. Če smo na podlagi kartice artiklov ugotovili, da je negativno stanje posledica napak pri vnosu podatkov, lahko to popravimo z medskladiščnim prenosom zaloge. Dokument mora biti pripravljen z datumom pred dnem, s katerim kartica artiklov izkazuje negativno zalogo. S tem bomo rešili dve težavi na en mah. Popravili bomo negativno zalogo, ki je posledica napak pri vnosu dokumentov ter hkrati popravili tudi višek zaloge istega artikla na drugem skladišču.

Če smo na kakršen koli način spreminjali zalogo na skladišču in s tem vplivali na knjiženo stanje zaloge artiklov na datum za katerega smo med tem že pripravili osnutek popisa moramo obvezno v samem osnutku popisa zaloge izvesti ponovni izračun knjiženega stanja zaloge, ki je na voljo v meniju z ddodatnimi možnostmi, kot prikazano na sliki:

  
Funkcijo za ponovni izračun knjižene zaloge uporabimo, če smo kakorkoli spreminjali/popravljali stanje zaloge artikla na datum za katerega smo pripravili popis
  
  Slika 63: Funkcijo za ponovni izračun knjižene zaloge uporabimo, če smo kakorkoli spreminjali/popravljali stanje zaloge artikla na datum za katerega smo pripravili popis

Popis nato uredimo in zaključimo, kot opisano v poglavju Vnos novega popisa zalog [7.1]

 

8. Vodenje zalog po LOT številkah

V programu e-računi je mogoče voditi zaloge tudi po LOT številkah in pripadajočem roku trajanja. Kaj je potrebno v programu nastaviti in upoštevati za pravilno razknjiževanje zaloge po LOT številkah preberite v naslednjih podpoglavjih:

 

8.1. Nastavitve artikla za uporabo LOT številk

V kolikor bi želeli za artikel voditi zalogo po LOT številkah je potrebno pri vnosu artikla v šifrant označiti dodatno možnost, kot je prikazano na sliki spodaj:

  
Na artikli označimo uporabo LOT številke
  
  Slika 64: Na artikli označimo uporabo LOT številke

V kolikor to nastavitev na artiklu odkljukamo nam bo program pri vnosu prevzema [4.2] ali dobave za ta artikel ponudil tudi možnost vnosa ali izbire LOT številke.

 

8.2. Vnos LOT številke ob prevzemu

V kolikor smo na artiklu v našem šifrantu predhodno odkljukali, da se za artikel vodi zaloga tudi po LOT številkah, nam bo program pri dodajanju artikla na prevzem prikazal ustrezno opozorilo in ponudil možnost vnosa le te:

  

S klikom na oznako LOT se nam ponudi možnost vnosa LOT številke in datuma roka uporabe za dotični LOT:

  

Za razliko od serijskih številk, je tukaj mogoče vnesti le eno LOT številko na posamezno postavko na prevzemu. V kolikor imamo torej na prevzemu en artikel z več različnimi LOT številkami, je treba ta artikel dodati na prevzem za vsako LOT številko in prevzeto količino ločeno.

 

8.3. Izbira ustrezne LOT številke artikla pri dobavi

V kolikor smo naredili prevzem zaloge artikla za katerega vodimo zalogo po LOT številkah in le tega želi prodati, je izbira LOT številke na dobavnici obvezna:

  

Po kliku na oznako LOT nam bo program tudi ponudil izbiro ustreznega LOT-a z rokom trajanja in ustrezno pripadajočo zalogo na skladišču:

  
Izberemo LOT številko in rok trajanja
  
  Slika 68: Izberemo LOT številko in rok trajanja

Ko smo izbrali LOT številko se nam bo ta tudi prikazala neposredno pod dodanim artiklom na dobavnici:

  

 

8.4. Izbira ustrezne LOT številke artikla pri inventuri oz. popisu zaloge

V kolikor zaloge artiklov vodimo po LOT številkah, je potrebno tudi inventurno količino na popisu zaloge vnesti ustrezno za posamezno LOT številko artikla.

Na samem popisu nas program opozarja na zahtevan vnos LOT št. pri artiklih, za katere zalogo dejansko vodimo tudi po LOT št.:

  
Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike
  
  Slika 70: Obvezen vnos LOT št. na popisu zaloge

Po kliku na šifro artikla nam bo program ponudil možnost vnos količine za posamezno LOT številko:

  
Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike
  
  Slika 71: Vpišemo količino za posamezno LOT številko

Ko smo izbrali LOT številko se nam bo ta tudi prikazala neposredno pod dodanim artiklom na popisu:

  
Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike

 

9. Vodenje zalog po serijskih številkah

V programu e-računi je mogoče voditi zaloge tudi na nivoju artikla po serijskih številkah. Kaj je potrebno v programu nastaviti in upoštevati za pravilno razknjiževanje zaloge po serijskih številkah preberite v naslednjih podpoglavjih:

 

9.1. Nastavitve artikla za uporabo serijskih številk

 

9.2. Vnos serijske številke ob prevzemu

 

9.3. Izbira ustrezne serijske številke artikla ob dobavi

 

10. Evidenčni obračun in popis zaloge za vsa skladišča

Obdelava evidenčnega obračuna in popis zalog je na voljo v meniju|Poročanje |Vse obdelave |Zaloge |Evidenčni obračun in popis zalog za vsa skladišča.

Obdelava izvede evidenčni obračun vrednosti zaloge in avtomatsko ustvari popis zaloge [7] za vsa skladišča.

Rezultat obdelave je enak ročni izdelavi popisa za vsako skladišče posebej. Po zaključku obdelave je mogoče naknadno spreminjanje popisnih dokumentov oz. vnos dejanske popisne zaloge po skladiščih.

Obdelava bo pohitrila delovanje programa v primeru večjega števila podatkov.

Spreminjanje dokumentov pred datumom popisa po končani obdelavi ne bo več mogoče. V poštev pridejo vsi dokumenti, ki lahko vplivajo na spremembo zaloge:

  • dobavnicah (glede na datum dobave)
  • prevzem (glede na datum prevzema)
  • medskladiščni prenos (za obe skladišči (iz/v) na datum prenosa)
  • reverz/konsignacija (za obe skladišči (iz/v) na datum prenosa)
  • delovni nalog

  
Pregled poročila
  
  Slika 73: Pregled poročila

Možnost Pred popisom preračunaj nabavne cene po metodi FIFO je možnost, ki se nam pojavi v primeru, ko imamo v |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje izbrano metodo vrednotenja zalog po nabavni ceni FIFO. Druga možnost, ki jo lahko imamo za vrednotenje je AVCO.

Po zaključeni obdelavi imamo na voljo statuse evidenčnih popisov v strukturi RTF:

  
Pregled poročila
  
  Slika 74: Pregled poročila

In odprte popise zalog za vsa aktivna skladišče z zalogo v spletni aplikaciji:

  
Pregled poročila
  
  Slika 75: Pregled poročila

 

11. Poročila

Modul omogoča naslednje izpise:





Podrobnejše razlage najdete v podpoglavjih.

 

11.1. Stanje zaloge nekurantnega (neidočega) blaga

Poročilo prikazuje količinsko in vrednostno stanje zaloge blaga z datumom zadnje nabave. Z izpisom ugotavljamo oz. popisujemo zalogo blaga, ki ga ni mogoče prodati.

  
Vnos stanja zaloge nekurantnega blaga
  
  Slika 76: Vnos stanja zaloge nekurantnega blaga

Vnos zahtevanih podatkov:

 

11.2. Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

Poročilo o prodaji artiklov v določenem obdobju lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 77: Vnesemo podatke za zagon poročila

Šifra artiklaV kolikor želimo le za določen artikel izpis prodaje, na tem mestu vpišemo šifro artikla.
Opis artiklaV kolikor želimo le za določen artikel izpis prodaje, na tem mestu vpišemo opis artikla.
Skupina artiklovLahko izpisujemo prodajo le za določeno skupino artiklov.
Združi po skupinah ali pa si za vse skupine označimo s kljukico, da nam izpisuje vse artikle sortirane po skupinah in ne po vrstnem redu, neglede na skupino.
Datum od: do:Vpišemo obdobje za katero želimo izpisati prodane artikle. Vnos podatka je obvezen.
SkladiščeIzberemo skladišče za katerega želimo izpisati seznam prodanih artiklov.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto za katerega želimo izpisati poročilo.
Vrsta artiklaNa poročilu lahko sortiramo artikle tudi po vrsti (izdelek, material, polizdelek...).
Podatke o prodaji jemlji iz:Izpišujemo lahko poročilo za račune, dobropise in bremepise ALI za dobavnice.
Znesek prodaje se izpiše kotV padajočem meniju izberete kako se bo izpisal znesek prodaje v poročilu.
Den. valuta Izberemo si valuto, v kateri bodo vrednosti v poročilu.
Tip datotekeV padajočem meniju izberete tip datoteke v katerem se bo poročilo izpisalo.

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi

Primeri poročil:

  
Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju
  
  Slika 78: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

  
Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju
  
  Slika 79: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

  
Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju
  
  Slika 80: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

 

11.3. Seznam najbolj prodajanih artiklov

Seznam najbolj prodajanih artiklov lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Seznam najbolj prodajanih artiklov

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 81: Vnesemo podatke za zagon poročila

Šifra artikla:Če želimo izpis artiklov s to šifro npr.: 10*.
Opis artikla:Artikli s takšnim opisom.
Datum od: do:Vpišemo obdobje za katero želimo izpisati najbolje prodajane artikla. Vnos podatka je obvezen.
SkladiščeIzberemo za katero skladišče želimo izpisati seznam najbolje prodajanih artiklov.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto za katerega želimo izpisati seznam najbolj prodajanih artiklov.
Vrsta artiklaLahko izberemo, da so na poročilu le npr. izdelki.
Seznam najbolj prodajanih artiklov v časovnem obdobjuIzpišemo po prodajnosti padajoče.
Znesek prodaje se izpiše kotV padajočem meniju izberemo kako se naj znesek prodaje izpiše.
Število artiklov na listiVpišemo koliko najbolj prodajanih artiklov želimo izpisati v seznamu.
Odstotek prodajeVpišemo odstotek prodaje (npr. artikli, ki predstavljajo 50% prodaje).
Den. valutaValuta, v kateri bi bile denarne vrednosti na poročilu.
Tip datotekeV padajočem meniju izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati poročilo.

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi

Po končani obdelavi dobimo poročilo v takšni obliki:

  
Najbolje prodajani artikli
  
  Slika 82: Najbolje prodajani artikli

Artikli so sortirani po znesku od največjega proti manjšemu.

 

11.4. Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

Poročilo najdemo pod |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

Odpre se nam spodnja vnosna maska:

  
Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje
  
  Slika 83: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje
,

in poročilo:

  
Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje
  
  Slika 84: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

 

11.5. Stanje zaloge artiklov

Stanje zaloge vseh artiklov lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Zaloge |Stanje zaloge artiklov

Prikaže se nam maska za zagon poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 85: Vnesemo podatke za zagon poročila

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi

Po končani obdelavi dobimo poročilo, ki izgleda takole:

  
Stanje zaloge artiklov
  
  Slika 86: Stanje zaloge artiklov

 

11.6. Inventurni zapisnik za popis zalog

Inventurni zapisnik za popis zalog lahko izpišemo preko menija |Skladišče |Poročila |Inventurni zapisnik za popis zalog. Poročilo se kreira na podlagi predhodno vnešenih začetnih zalog [2.5] artiklov in vseh dobavnic [3], ter prevzemnic [4], ki so bile izstavljene.

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 87: Vnesemo podatke za zagon poročila

Kreira se nam zapisnik, ki ga potem ustrezno izpolnimo in preverimo ali se stanje ujema s stanjem v programu, ki se nahaja na dnu zapisnika, kar lahko vidimo na sliki:

  
Inventurni zapisnik zalog
  
  Slika 88: Inventurni zapisnik zalog

 

11.7. Izpis cenika artiklov

V primeru, da želimo izpisati cenik artiklov lahko to storimo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Izpis cenika artiklov.Odpre se nam maska za zagon poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 89: Vnesemo podatke za zagon poročila

Po zagonu se nam kreira cenik, ki izgleda takole:

  
Cenik artiklov
  
  Slika 90: Cenik artiklov

 

11.8. Statistika prodaje

Poročilo najdemo pod |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Statistika prodaje

  
Statistika prodaje
  
  Slika 91: Statistika prodaje

 

11.9. Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

Poročilo najdemo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Nabava |Naročanje |Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

  
Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami
  
  Slika 92: Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

 

11.10. Navodila za intrastat poročanje

Sprva je potrebno v |Nastavitve |nastavitve podjetja |poslovanje pod poljem "poročanje intrastat za prejeme" in "poročanje intrastat za odpreme" določiti prag poročanja (vključitveni prag ali posebni prag).

  
Polja "poročanje intrastat za prejeme" in "poročanje intrastat za odpreme" kjer se določi prag poročanja
  
  Slika 93: Polja "poročanje intrastat za prejeme" in "poročanje intrastat za odpreme" kjer se določi prag poročanja

Pri vnosu artikla [2] je potrebno še izpolniti atributa carinska tarifa in država porekla, saj gre za obvezne podatke za Intrastat poročanje.

  
Polja "Carinska tarifa" in "Država porekla" katera morejo biti izpolnjena
  
  Slika 94: Polja "Carinska tarifa" in "Država porekla" katera morejo biti izpolnjena

Na dobavnicah in prevzemnicah so 3 intrastat atributi in sicer vrsta posla, vrsta transporta in pogoji dobave. Ti podatki imajo že privzete vrednosti (za vključitveni prag), lahko pa se jim določijo drugačne vrednosti. Polja se lahko urejajo na sami prevzemnici oz. dobavnici s klikom na Spremeni v desnem zgornjem kotu dokumenta in nato na [+] prikaži intrastat polje

  
Postopek urejanja polj na dokumentu za intrastat
  
  Slika 95: Postopek urejanja polj na dokumentu za intrastat

Ko imate vse zgoraj razloženo nastavljeno, lahko greste izvažati datoteke za Intrastat. Pod modulom poročanje boste pod |Poročila |vsa poročila |zaloge |Izvoz za intrastat našli to poročilo. Tukaj najprej nastavite poljubno oznako sporočila in oznako deklaracije. Nato določite za kateri tok blaga boste izvažali.

  
Izvoz poročila za intrastat
  
  Slika 96: Izvoz poročila za intrastat

Oznaka sporočilaOznaka sporočila je pomožni podatek za interno evidenco pošiljateljev zato je poljuben podatek.
Oznaka deklaracijeUporabnikova oznaka deklaracije (evidenčna številka dokumenta). Declaratijska oznaka mora biti enolična na nivoju poročevalske enote za vse izvirne deklaracije. Priporočena sestava za delklaracijske oznake je: osemmestna identifikacijska oznaka za DDV brez oznake države: npr. „11111111‟, trimestna šifra organizacijske enote: npr „000‟, Datum v formatu LLMMDD: npr „060812‟ ali trimestna zaporedna številka deklaracije v okviru dneva. Npr: „001‟
PrejemiIntrastat podatki za prejeme (vrsta posla, transporta in pogoji dobave) se jemljejo iz prevzemnic. Ostali podatki (zneski, podatki o artiklih...) se privzeto prav tako jemljejo iz prevzemnic, razen če obkljukate, da jih želite dobiti iz prejetih računov. Zraven poročanja za prejeme se še izvozijo podatki o stornih (izdanih) računih(veza na dobavnico) in dobropisih(veza na storno dobavnico).
OdpremeIntrastat podatki za odpreme (vrsta posla, transporta in pogoji dobave) se jemljejo iz dobavnic. Ostali podatki (zneski, podatki o artiklih...) se jemljejo iz (izdanih) računov. Tukaj se še izvozijo tudi storno prevzemnice.
Obdobje poročanjaV polju se določi za katero obdobje (posamezen mesec) bomo kreirali poročilo
Oznaka poročevalske enoteNapišemo oznako poročevalske enote(privzeta vrednost 000)
Tip datotekeTip datoteke za uvoz v Intrastat sistem je XML. Tip datoteke Excel pa je namenjen samo preverjanju podatkov, ki se izvozijo.

Intrastat poročanje ne morate zagnati za obdobje pred aktivacijo funkcionalnosti za intrastat poročanje, ampak samo za obdobje po aktivaciji.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2021