Vodenje zalog

Program omogoča vodenje zaloge za materiale, polizdelke in izdelke ter za trgovsko blago na enem ali več ločenih skladiščih. Na nivoju artikla pa lahko dodatno vodimo zalogo tudi po serijskih številkah oz. LOT številkah. Pogoj za pravilno vodenje materialnega poslovanja oz. skladišča je urejen šifrant skladišč [1] in šifrant artiklov [2] ter ustrezno izbran način vrednotenja zaloge.

Program v sklopu vodenja materialnega poslovanja nudi naslednje funkcionalnosti:

• Vnos šifranta artiklov [2]
• Pregled stanja zaloge artiklov
• Pregled kartice artiklov
• Medskladiščni prenos zaloge
• Reverzi/konsignacije [6]
• Nivelacijo prodajnih cen [7]
• Popis zalog (inventura) [8]
• Izdelava in evidenca dobavnic [4.2].
• Izdelava in evidenca prevzemnic [5.2].
• Vnos in evidenca skladišč [1].
• Vodenje proizvodnje oz. modul delovnih nalogov
• Evidenčni obračun in popis zaloge za vsa skladišča [11]
• Izdelava in izpis raznih poročil [12]

 

1. Šifrant skladišč

Za materialno poslovanje je potrebno najprej nastaviti šifrant skladišč in šifrant artiklov [2]. Vnos in urejanje skladišč je na voljo v meniju |Zaloge |Skladišča

Odpre se nam naslednja maska v kateri vidimo seznam vseh skladišč:

	Slika 1: Seznam vseh skladišč

S klikom na ime skladišča se nam odpre maska v kateri lahko spremenimo podatke za to skladišče. Maska izgleda takole:

	Slika 2: Podatki o skladišču

Podatke potrdimo s klikom na gumb V redu

 

2. Artikli

Šifrant artiklov je na voljo v menijih |Prodaja |Artikli, |Nabava |Artikli ali |Skladišče |Artikli.

V nadaljevanju so opisane naslednje funkcionalnosti:

• vnos artiklov [2.2]
• samostojno evidenco artiklov [2.1] in
• uvoz artiklov iz Excel datoteke [2.6].
• uvoz artiklov iz datoteke s pomočjo čarovnika [2.7].

 

2.1. Pregled in iskanje artiklov

Do artiklov dostopamo preko menija |Zaloge |Artikli. Prikaže se nam maska za Prodajni artikli - pregled in iskanje z vsemi iskalnimi kriteriji, kar lepo vidimo na spodnji sliki:

	Slika 3: Maska za pregled in iskanje artiklov

Maska za iskanje po kriterijih je standardna, tako kot v vseh ostalih modulih.

Če kliknemo na šifro poljubnega artikla v seznamu se nam odpre maska s podatki o tem artiklu.

	Slika 4: Maska s podatki o artiklu - prva stran

Ko smo v maski za pregled podatkov o artiklu in bi želeli podatke za ta artikel spremeniti, si sprva na levi strani izberemo kaj točno želimo spreminjati za artikel in kliknemo na gumb Spremeni, ki se nahaja zgoraj, v orodni vrstici programa. Na izbiro imamo:

• Osnovni podatki - vnašamo le osnovne podatke o artiklu kot so prodajne cene, skupine v katero artikel spada, enota mere, vrsta artikla, znamka itd.
• Slike in predogled artikla - nam omogoča prikaz osnovnih podatkov in nato po zavihkih še bolj kompleksnih (podrobnosti, specifikacija, dodatne možnosti in računovodstvo). V pregledu imamo na vpogled tudi slike artikla (priponke).
• Kalkulacija cene artikla - na vpogled imamo podrobno kalkulacijo nabavnih in prodajnih cen za artikel.
• Cenik - lahko preverjamo morebitne že obstoječe cenike za artikel ali dodamo novega.
• DDV in vrsta prodaje - urejamo v primeru, da želimo za ta artikel specifično vrsto prodaje, ki se bo prenesla in upoštevala za vsak nov dokument, ki vsebuje artikel.
• DDV in vrsta prodaje po državah - za vsako državo potrošnika si lahko privzeto nastavimo vrsto prodaje in pa zaključno besedilo, ki se bo samodejno nastavilo glede na tip kupca (končni potrošnik) in pa državo, ki bo na dokumentu pri dodajanju artikla.
• Specifikacija - podrobnosti o artiklu (teža, širina, višina in globina)
• Beležke - na vpogled imamo že obstoječe beležke artikla in pa lahko dodamo nove. Te so vedno shranjene na artiklu.
• Spletna tržnica [2.10] - za vse spletne trgovine, ki omogočajo izvoz artiklov, določitev v katere trgovine se bo artikel izvažal.
• Ostali podatki - vnašamo komercialne pogoje in izberemo željeni tečaj za pretvorbo v domačo valuto.
• Dodatni atributi po meri - urejamo dodatne artibute za artikel. Dodatne atribute dodamo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
• Kartica artikla - pregled skladiščnih transakcij za artikel (prevzemi, dobava, delovni nalog itd.). Na temu mestu lahko vidimo na katerih dokumentih, ki vplivajo na zalogo je bil artikel vsebovan.
• Rezervacija artikla - pregled dokumentov, kjer je artikel rezerviran.
• Nabavna naročila - pregled naročil dobavitelju
• Izdelki iz artikla (sestavni del) - prikazujejo se kosovnice, kjer je artikel vključen bodisi kot izdelek, polizdelek ali material. V kolikor artikel ne nastopa v proizvodnji, te možnosti ne vidimo.
• Računovodstvo - urejanja stroškovnega mesta in različnih kontov za knjiženje dokumentov, kjer bo artikel (konto prodaje doma, konto prodaje EU, konto prodaje tretje države in konto za knjiženje nabave).

Na artikel lahko vežemo tudi dobavitelja, kar lahko uredimo na prvi strani artikla s klikom na "tri pikice":

	Slika 5: Veza dobavitelja na artikel

Ali pa ga izberemo med osnovnimi podatki.

Na istemu mestu najdemo tudi možnost izstaviti naročilo dobavitelju za artikel.

Podatke oz. spremembe, ki jih naredimo v kateri koli izmed sekcij na levi strani shranimo z klikom na gumb Shrani.

 

2.2. Vnos podatkov o artiklu

Podatke o artiklu vnašamo tako, da kliknemo meni |Zaloge |Artikli. Ko smo to naredili se nam odpre maska za pregled in iskanje artiklov [2.1]. Na desni strani te maske je gumb Vnos novega artikla in s pritiskom na ta gumb se nam odpre maska za vnos podatkov o artiklu, ki izgleda takole:

	Slika 6: Maska za vnos podatkov o artiklu

V primeru, da želimo že pri vnosu artikla vnesti še bolj podrobne podatke kliknemo na .

Odpre se razširjena maska za vnos artikla:

	Slika 7: Maska za vnos podatkov o artiklu

V razširjenemu pogledu lahko vnašamo še podrobnosti o artiklu, ki so pomembne za poslovanje:

Ko smo vnesli vse podatke kliknemo na gumb Vredu in podatki o tem artiklu se bodo shranili. Nato lahko artikel poiščemo v šifrantu artiklov kot ostale, ga odpremo in dodatno dopolnimo z npr. vezanim dobaviteljem, komercialno tehničnimi pogoji, stroškovnim mestom, konti za knjiženje itd.

 

2.3. Splošni ceniki

Za posamezne artikle lahko tudi naredite svoj cenik. Na pregledu artikla kliknemo v levemu meniju Cenik in se nam opre urejevalnik cenikov za ta artikel:

	Slika 8: Cenik za artikel

Na vpogled imamo tako vse tekoče cenike, cenike za prihodnost in pa tudi potekle cenik (sivo osenčene).

V kolikor pa želimo vnesti nov cenik pa kliknemo na gumb in odpre se nam naslednja maska:

	Slika 9: Vnos novega cenika

Vnesemo vse potrebne podatke in kliknemo na gumb V redu

 

2.4. Ceniki po kupcih

Program omogoča, da si za določene kupce nastavimo ločene cene artiklov. To pomeni, da se bo pri izdelavi dokumenta za določenega kupca namesto splošnega cenika uporabljala cena artikla, kot je določena na kupcu.

Ločeno po kupcih lahko določamo tako veleprodajne cene brez DDV, kot tudi maloprodajne cene z vključenim ddv.

2.4.1 Vnos cenika za kupca

Cenik za kupca določimo tako, da iz programa izvozimo obstoječi splošni ali ločen cenik za izbranega kupca. Najprej v meniju |Partner |Kupci izberemo kupca in v orodni vrstici kliknemo na opcijo |Izvoz cenika za kupca.

	Slika 10: Izvoz cenika za kupca v preglednico

Po opravljenem izvozu vam program pripravi tabelo, ki vsebuje po eno vrstico za vsak aktiven artikle in vključuje naslednje stolpce (glej sliko):

	Slika 11: Izvoz cenika v preglednico

Stolpci v datoteki so naslednji:

Za ločen cenik za izbranega kupca je potrebno pripraviti cenik v preglednici v skladu z zgornjim formatom. Ko cenik pripravimo, ga uvozimo s klikom na opcijo |Uvoz cenika za kupca iz datoteke. Preden uvozimo datoteko nas program pozove, da vnesemo datum veljavnosti cenika. Vnese se datum od vključno katerega veljajo cene iz datoteke. V kolikor za katerikoli artikel že obstaja cenik za kasnejši datum, potem bo cena za dotični artikel veljala le do že vnesenega kasnejšega datuma.

2.4.2 Brisanje cenika

Če želimo izbrisati uporabo cenika kupca za posamezen artikel, v preglednici vpišemo "DEL" v stolpec H in ga uvozimo:

	Slika 12: Brisanje cenika kupca za posamezen artikel

 

2.5. Zaloga oz. kartica artikla

Za vsak artikel lahko vodimo zalogo v kolikor to definiramo pri vnosu podatkov za vnos novega artikla [2.1].

Do zaloge za posamezen artikel pridemo tako, da kliknemo na željeni artikel v seznamu potem pa v levemu meniju izberemo "Kartica artikla", ki je lepo vidna na spodnji sliki:

	Slika 13: Stran kjer so podatki o kartici artikla

Zadnja transakcija zaloge nam predstavlja stanje zaloge na izbranemu skladišču, na datum, ki ga izberemo "do dne". S klikom na povezave v stolpcu dokument se nam odpre vezni dokument, ki vsebuje artikel.

Na tej strani lahko vidimo vse dobavnice oz. prejemnice., delovne naloge, medskladiščne prenose itd. Vidimo skratka vse dokumente na katerih je artikel bil dodan in so vplivali na spremembo zaloge.

 

2.6. Uvoz artiklov iz Excela

V primeru, da hočemo vnesti veliko število artiklov, lahko v programu uporabimo možnost Uvoz artiklov iz datoteke, ki je dostopna preko menija |Dodatne možnosti |Uvoz podatkov iz datoteke v maski za pregled in iskanje artiklov [2.1]

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o artiklih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici na dan, ko so ta navodila bila napisana).

Ko imamo datoteko shranjeno v ustreznem formatu lahko uporabimo možnost za uvoz podatkov iz datoteke. Spodnja slika nam lepo prikazuje, kako je dosegljiva ta možnost:

	Slika 14: Meni z dodatnimi možnostmi

Ko izberemo to možnost se nam odpre maska za uvoz podatkov o artiklih iz vnaprej pripravljene datoteke v pravilnem formatu.

Kot vidimo na spodnji sliki lahko v tej maski določimo v kakšnem formatu je naša datoteka za uvoz in:

• kaj se naj zgodi v primeru, da je v datoteki artikel s šifro, ki še ne obstaja v programu

• kaj se naj zgodi v primeru, da je v datoteki artikel s šifro, ki že obstaja v programu

	Slika 15: Maska z nastavitvami pri uvozu iz datoteke v formatu XLS

Ko smo nastavili vse potrebno, poiščemo še našo datoteko s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Ko datoteko najdemo jo označimo in kliknemo na gumb Odpri(Open).

Primer iskanja datoteke:

	Slika 16: Poiščemo in kliknemo na iskano datoteko

Na koncu je potrebno je le še klikniti na gumb Uvozi podatke in podatki o artiklih se bodo uvozili v naš program!

 

2.7. Uvoz artiklov iz datoteke s pomočjo čarovnika

Uvoz šifranta artikov iz datoteke s pomočjo čarovnika je na voljo v meniju |Zaloge |Artikli, kjer v orodni vrstici nad prikazanim seznamom artiklov preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz artiklov iz datoteke (Excel, CSV, ...) - Novo, kot prikazuje slika:

	Slika 17: Šifrant artiklov lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

	Slika 18: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant artiklov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 19: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 20: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute artiklov, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 21: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 22: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo artikli, ki jih v programu še nimamo:

	Slika 23: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

	Slika 24: Povzetek uvoza šifranta artiklov iz datoteke

 

2.8. Uvoz kalkulacije prodajne cene artiklov iz datoteke s pomočjo čarovnika

Uvoz kalkulacije prodajne cene artikov iz datoteke s pomočjo čarovnika je na voljo v meniju |Zaloge |Artikli, kjer v orodni vrstici nad prikazanim seznamom artiklov preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz kalkulacije prodajne cene artiklov iz Excel - Novo, kot prikazuje slika:

	Slika 25: Šifrant artiklov lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

	Slika 26: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant artiklov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki. Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 27: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute artiklov, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 28: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 29: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. PREDOGLED IN POTRDITEV

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo artikli, ki jih v programu še nimamo:

	Slika 30: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

4. POVZETEK UVOZA

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

	Slika 31: Povzetek uvoza šifranta artiklov iz datoteke

 

2.9. Izpis nalepk s cenami

Izpis nalepk s cenami je na voljo neposredno iz šifranta artiklov, na posamezni prevzemnici [5.5], medskladiščnici ali popisu zalog. Neposredno iz šifranta artiklov lahko natisnemo nalepke s cenami preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., kot kaže slika:

	Slika 32: Izpis nalepk s cenami

Odpre se nam okno, kjer izbiramo med različnimi nastavitvami tiska:

	Slika 33: Izbirni obrazec

S klikom na gumb V redu potrdimo željene nastavitve in program bo pripravil dokument PDF v obliki, ki ustreza izbranim nastavitvam tiskanja nalepk.

 

2.10. Spletna tržnica

V kolikor imamo program e-racuni povezan s spletno trgovino ali več spletnih trgovin v katere želimo izvoziti podatke artiklov lahko določimo tudi v katero od povezanih spletnih trgovin želimo artikle dejansko izvoziti. To določimo na posameznem artiklu v rubriki Spletna tržnica, kot kaže slika:

	Slika 38: Spletna tržnica pregled in iskanje

Spletna tržnica, se uporablja za spletne trgovce, katerih trgovina teče na platformah, ki podpirajo izvoz artiklov iz aplikacije e-racuni.com na spletno trgovino. Ta izvoz artiklov je lahko ročen (masovna obdelava) ali pa samodejni, odvisno od samih nastavitev spletne trgovine.

V omenjenem podmeniju si lahko za vsak artikel posebej določimo v katero spletno trgovino se bo izvažal na način, da označimo vse spletne trgovine, kamor bo izvoz artikla dovoljen, v ostale - neoznačene, pa se ne bo sinhroniziral:

	Slika 39: Označevanje artiklov za spletno tržnico

V kolikor uporabljamo za spletno trgovino ročni ali avtomatski izvoz artiklov na trgovino, je potrebno v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronske trgovine - sinhronizacija urediti nastavitev za trgovine, kjer je ta možnost podprta:

• WooCommerce 3.6+ in
• Magento 2

 

3. Motorna vozila

Modul vključuje kompletno evidenco motornih vozil. Šifrant motornih vozil je na voljo v meniju |Zaloge |Motorna vozila in omogoča evidenco izvedenega servisa na vozilu pri čemer lahko vse opravljene storitve in porabljen material obračunamo na dokumentu, na katerega vežemo točno določeno vozilo, hkrati pa omogoča tudi evidenco nabave in prodaje motornega vozila, ki ga v ta namen dodamo na prodajni dokument v obliki artikla ter na ta način ob izpisu računa po želji izpišemo tudi celotno evidenco vozila.

V nadaljevanju so opisane naslednje funkcionalnosti:

• Vnos novega motornega vozila [3.1]
• Prevzem motornega vozila [3.3]
• Prodaja in dobava motornega vozila [3.5]
• Servis motornega vozila [3.4]

 

3.1. Vnos novega artikla - motorna vozila

Sprva v šifrantu artiklov [2] vnesemo artikel za motorna vozila, ki se bo uporabljal pri nabavi in prodaji motornih vozil. Artikel tako označimo kot vrsta artikla "motorno vozilo".

	Slika 40: Dodajanje novega artikla - motorno vozilo

Artikel uporabimo pri nabavi [3.3] in prodaji [3.5] motornih vozil, kjer na ta artikel vežemo točno določeno motorno vozilo.

3.2. Vnos motornega vozila

Vnos novega motornega vozila uredimo kar v meniju |Zaloge |Motorna vozila ali pri vnosu prevzema [5.2] s klikom na gumb Vpiši novo vozilo.

	Slika 41: Pregled in iskanje ter vnos novega motornega vozila

Pri vnosu novega motornega vozila dopolnimo minimalno vse obvezne podatke in shranimo:

	Slika 42: Vnos podatkov

Osnovni podatki:

Tehnični podatki:

Prevoženi kilometri:

Po vnosu podatkov imamo tako novo vozilo v šifrantu vozil, ki je pripravljeno za prevzem oz. prodajo.

	Slika 43: Pregled motornega vozila

 

3.3. Prevzem motornega vozila

V meniju |Nabava |Prevzem blaga vnesemo nov prevzem s klikom na gumb Vnos prevzema

Na prevzem dodamo artikel, katerega vrsta artikla je "motorno vozilo".

	Slika 44: Dodajanje artikla "motorno vozilo" na prevzem

Privzeto se nastavi količina 1, saj se prevzema vsako vozilo ločeno ter vsebuje različne podatke (VIN številka, cena itd.).

	Slika 45: Dodajanje artikla "motorno vozilo" na prevzem

Nato na pregledu samega prevzema vnesemo VIN številke za vsako vozilo posebej. V kolikor že imamo vozila v šifrantu vozil pripravljena, ker smo jih vnesli že predhodno, si lahko tako VIN številko kar izberemo iz spustnega seznama.

	Slika 46: Vnos VIN številke na artiklu

V kolikor še nimamo vnešenega vozila, ga lahko vnesemo kar na tem mestu in se tako shrani v meni |Zaloge |Motorna vozila.

Po izstavitvi prevzema imamo tako na zalogi motorna vozila.

	Slika 47: Pregled prevzema

 

3.4. Servis motornega vozila

Za vozilo, ki smo ga predhodno prevzeli pod določeno VIN številko lahko obračunamo tudi servis ter na ta način vodimo evidenco za katerega kupca, za katero vozilo ter kdaj je bil izveden servis vozila. V kolikor želimo za izbrano vozilo obračunati servis lahko vozilo enostavno vežemo na dokument na način, kot prikazuje slika:

	Slika 48: Izberemo vozilo za katerega bomo obračunali servis

Na dokumentu bomo tako obračunali opravljeno storitev in porabljen material, hkrati pa bo program na izpisu dokumenta prikazal tudi podatke o vozilu za katerega smo servis opravili.

	Slika 49: Račun za opravljen servis vozila

V kolikor nas zanima več podatkov o samem vozilu lahko vstopimo v podatke vozila neposredno iz dokumenta na katerega smo vozilo vezali:

	Slika 50: Za prikaz podatkov o vozilu kliknemo na povezavo [+] Več...

Po kliku na povezavo se nam odpre pregled podatkov o vozilu:

	Slika 51: Pregled podatkov vozila

 

3.5. Prodaja in dobava motornega vozila

Vozilo, ki smo ga predhodno prevzeli pod določeno VIN številko lahko dodamo na dokument v obliki artikla, ki ga izberemo iz šifranta artiklov ter poiščemo željeno VIN številko iz spustnega seznama.

	Slika 53: Dodajanje novega artikla - motorno vozilo

 

4. Dobavnice

Do dobavnic pridemo preko menija |Prodaja |Dobavnice.

	Slika 54: Pregled in iskanje dobavnic

Vnašamo lahko nove dobavnice [4.2], preko Več: pa lahko natisnemo celoten seznam dobavnic.

 

4.1. Pregled in iskanje dobavnic

Preko menija |Prodaja |Dobavnice pridemo do seznama vseh dobavnic:

	Slika 55: Seznam vseh dobavnic

 

4.2. Izdelava nove dobavnice

Ko smo na strani za pregled in iskanje dobavnic [4.1] lahko s klikom na gumb Izdelava nove dobavnice izdelamo novo dobavnico.Po kliku na ta gumb se nam odpre osnutek dobavnice, ki izgleda takole:

	Slika 56: Izdelava nove dobavnice

Najbolje, da osnutek dobavnice takoj shranimo s klikom na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov lahko na dobavnico dodamo artikel iz skladišča, na katerega je vezana dobavnica. Odpre se nam seznam artiklov, ki jih lahko dodamo na dobavnico:

S klikom na gumb Dodaj dodamo artikel na našo dobavnico in ko smo zaključili z dodajanjem artiklom se enostavno vrnemo na dokument s klikom na gumb Nazaj na dokument, kot kaže slika:

	Slika 58: Ko smo dodali vse artikle se vrnemo na predogled dokumenta

V kolikor smo v nastavitvah artikla odkljukali, da se za artikel vodi zaloga po serijskih številkah ali LOT številkah, bo program uporabnika na dobavnici na to tudi opozoril, kot je prikazano na sliki spodaj:

Ko je dobavnica sestavljena, kot mora biti jo izstavimo s klikom na gumb Izstavi dobavnico

Ko je dobavnica izstavljena lakho iz nje kar direktno izstavimo račun ali pa storno dobavnico. Račun izstavimo iz dobavnice s klikom na gumb Izstavi iz dokumenta in izberemo možnost Izstavi račun kot to kaže spodnja slika:

	Slika 60: Izstavimo račun neposredno iz dobavnice

Dobavnico lahko tudi natisnemo s klikom na meni za tiskanje, kot to kaže spodnja slika:

	Slika 61: Tiskanje dobavnice

 

4.3. Dobavnice z nepravilno obračunano nabavno vrednostjo

Pri knjiženju dobavnic se lahko zgodi, da program pripravi temeljnico brez knjižb ali pa z nepravilnimi nabavnimi vrednostmi.

	Slika 63: Prazna temeljnica pri knjiženju dobavnice

Takšna temeljnica je rezultat knjiženja vrednosti dobave, kjer program v ozadju na osnovi vrednotenja zaloge po metodi FIFO ali AVCO (povprečna nabavna vrednost) ne uspe ovrednotiti odpremljeno zalogo blaga glede na datum dobave na dobavnici.

Za raziskovanje nastale situacije tako predlagamo sledenje naslednjim korakom, skozi katere zagotovimo pravilno vodenje zaloge po izbranem načinu vrednotenja zalog FIFO/AVCO v programu e-racuni.com oz. na to opozorite vašo stranko:

(Spodaj našteti koraki in prikazani primer opisujejo reševanje težav pri podjetjih, ki vrednotijo zalogo po metodi FIFO, saj je ta način vrednotenja zaloge najbolj pogost in hkrati tudi privzeto nastavljen v programu. Velja pa podoben postopek tudi v kolikor se vrednoti zalogo po metodi tehtanih povprečnih cen AVCO.)

1. Osredotočimo se na artikel, skladišče ter datum dobave, ki so izbrani na problematični dobavnici.

2. Pri knjiženju prve dobavnice je smiselno potrditi predlagano obdelavo FIFO ter tako poskrbeti za pravilne vrednosti na dobavnicah in v nadaljevanju pri knjiženju na temeljnico. Obdelava se bo istočasno zagnala za vse artikle v programu od zadnjega popisa zalog naprej ter tako le te ni potrebno ponovno zaganjati pri knjiženju naslednjih dobavnic, v kolikor ni bilo v vmesnem času sprememb na skladišču oz. na stanju zaloge.

3. Po obdelavi obračuna dobav po metodi FIFO lahko raziščemo zakaj ima artikel, na datum dobave, na skladišču za katero je bila izdana dobavnica, vrednost 0. Najbolj primerna za analizo je kartica artikla, kjer imamo vpogled v vse transakcije zaloge samega artikla na točno določenem skladišču. Preverimo kartico artikla za točno določeno skladišče, kjer bomo našli odgovor/rešitev naše težave. V zgoraj prikazanem testnem primeru, kar je istočasno tudi pogosta situacija pri uporabnikih aplikacije e-racuni.com, je bil artikel odpremljen na dan (datum dobave) pred datumom prevzema blaga na zalogo. V praksi bi to pomenilo, da smo artikel dobavili kljub temu, da ga nismo imeli na zalogi. Program tako po metodi FIFO ne more izračunati vrednosti za to dobavo, saj je na datum dobave še ni.

Zgoraj navedeni trije koraki so torej ključni za analizo dobave oz. razknjiženja zaloge artiklov, ki ob odpremi in posledično pri knjiženju dobavnice nimajo vrednosti ali pa je ta morebiti napačna.

To ni edini način kako najti napako pri delu, je pa vsekakor priporočljiva in nam bo pomagala pri odpravljanju takšnih anomalij.

Za analizo sledi reševanje same težave.

Rešitev je takšna, da bo treba poskrbeti, da bodo artikli na takšnih dobavnicah dejansko imeli v programu na voljo zalogo na skladišču pred datumom dobave. Po posvetu s stranko je potrebno ugotoviti ali kakšen prevzem manjka ali pa je bil vnesen z napačnim datumom prevzema. Temu ustrezno bo treba urediti datume dobave oz. prevzema, da bo blago dejansko na zalogi pred samo dobavo blaga po dotični dobavnici.

 

5. Prevzemnice

Do prevzemnic pridemo preko menija |Nabava |Prevzemi blaga kjer lahko izdelamo novo prevzemnico [5.2], preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., ki se nahaja v orodni vrstici nad seznamom prevzemnic pa lahko natisnemo celoten seznam prikazanih prevzemnic v datoteko Excel.

 

5.1. Pregled in iskanje prevzemnic

Preko menija |Nabava |Prevzemi blaga pridemo do seznama vseh prevzemnic:

	Slika 64: Seznam vseh prevzemnic

 

5.2. Izdelava nove prevzemnice

Ko smo na strani za pregled in iskanje prevzemnic [5.1] lahko s klikom na gumb Izdelava nove prevzemnice izdelamo novo prevzemnico. Po kliku na ta gumb se nam odpre maska za vnos podatkov, ki izgleda takole:

	Slika 65: Izdelava nove prevzemnice

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu

Najbolje, da osnutek prevzemnice takoj shranimo s klikom na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov lahko na prevzemnico dodamo artikel iz našega šifranta artiklov. Odpre se nam seznam artiklov, ki jih lahko dodamo na prevzemnico:

S klikom na gumb V redu dodamo artikel na našo prevzemnico.

V kolikor dodajamo že obstoječ artikel, nam program pri vnosu šifre artikla oz. opisa ali EAN kode artikla ponudi in predizpolni obstoječo kalkulacijo prodajne cene, ki jo vzame iz samega artikla. Predlagano kalkulacijo seveda po potrebi popravimo glede na aktualne vrednosti našega prevzema:

	Slika 67: Vnos kalkulacije prodajne cene artikla

Ko smo artikel dodali na prevzemnico lahko s klikom na povezavo [+] Prikaži zaloge, prikažemo trenutno zalogo artikla, ki ga imamo dodanega na prevzemnici.

V kolikor smo na artiklu dodatno odkljukali, da se za artikel vodijo zaloge po serijskih številkah ali LOT številkah, bo program uporabnika na prevzemnici na to tudi opozoril, kot je prikazano na sliki spodaj:

Ob prevzemu velikokrat nastanejo tudi različni odvisni stroški, kot je strošek prevoza, strošek carine, itd. V kolikor želimo te stroške vkalkulirati v našo nabavno ceno artikla moramo te zneske vnesti v kalkulacijo posameznega artikla.

To je relativno zamudno (v kolikor moramo to sami preračunavati) in ker so v večini primerov ti stroški obračunani na celotno vrednost prevzema, nam program omogoča, da lahko te stroške vnesemo na celotni znesek prevzema. Program nam bo v tem primeru sam porazdelil te stroške po posameznih artiklih, ki smo jih pred tem dodali na ta osnutek prevzemnice.

Ta funkcija je na voljo preko menija z dodatnimi možnostmi Več... v orodni vrstici nad dodanimi postavkami oz. artikli na prevzemnici, kot kaže slika:

	Slika 70: Dodajanje odvisnih stroškov nabave na celoten prevzem

Ko je prevzemnica dokončana, jo izstavimo s klikom na gumb Izstavi prevzemnico

Prevzemnico natisnemo preko menija |Tiskanje kot to kaže spodnja slika:

	Slika 71: Tiskanje prevzemnice

 

5.3. Uvoz artiklov v osnutek prevzemnice iz Excel datoteke

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz Excel datoteke.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [5.2] in ko ga shranimo se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost izvoza postavk prevzema, kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 72: Izvoz postavk prevzema

Na ta način se nam kreira datoteka z nazivi stolpcev v katere lahko nato vnesemo podatke:

	Slika 73: Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek prevzemnice

Ko smo datoteko uredili in vnesli vse potrebne podatke artiklov za prevzem, jo shranimo ter preko enakega menija za izmenjavo podatkov uvozimo:

	Slika 74: Uvoz postavk prevzema iz Excel datoteke

Po kliku na možnost za uvoz (glej sliko zgoraj), poiščemo ustrezno datoteko ter potrdimo uvoz s klikom na gumb v redu.

	Slika 75: Poiščemo ustrezno datoteko in potrdimo uvoz

Prevzemnico shranim s klikom na gumb .

 

5.4. Uvoz artiklov v osnutek prevzemnice iz datoteke s pomočjo čarovnika

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz datoteke.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [5.2] in ko ga shranimo se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost uvoza postavk prevzema iz datoteke, kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 76: Uvoz postavk prevzema s pomočjo čarovnika

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 77: Izbira datoteke za uvoz izpiskov v XLS

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek v kalkulaciji artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 79: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 80: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov, ki jih bomo uvozili iz datoteke v ustrezna polja kalkulacije prodajne cene.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 81: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce, ki jih bomo uvozili iz datoteke v program:

	Slika 82: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. POTRDITEV UVOZA

Odpre se nam stran s povzetkom prebranih podatkov ter pojasnilom koliko vrstic oz. artiklov se bo uvozilo in koliko morebiti ignoriralo. Uvoz podatkov potrdimo s klikom na gumb Dokončaj, kot kaže slika:

	Slika 83: Potrditev pripravljenih podatkov za uvoz v program

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

	Slika 84: Povzetek uvoza prevzema iz datoteke

V skladu s pojasnili je program pripravil prevzemnico z uvoženimi artikli:

	Slika 85: Predogled uvoženih artiklov na prevzemnico

 

5.5. Izpis nalepk s cenami

Nalepke s cenami artiklov za maloprodajo je mogoče natisniti tudi neposredno iz prevzemnice. Funkcija je na voljo neposredno na posamezni prevzemnici, do katere pridemo preko menija |Nabava |Prevzemi blaga.

Na seznamu prevzemnic kliknemo na posamezno prevzemnico in preko menija za tiskanje dokumenta izberemo možnost Izpis nalepk s cenami, kot kaže slika:

	Slika 86: Izpis nalepk s cenami artiklo

Za več podrobnosti o nastavitvah izpisa nalepk je opisano na strani Izpis nalepk s cenami [2.9].

 

5.6. Uvoz serijskih številk artiklov iz datoteke Excel v osnutek prevzemnice

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, katerih zalogo vodimo tudi po serijskih številkah, si lahko pomagamo tudi z uvozom serijskih številk iz datoteke Excel.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [5.2] in nanj dodamo vse artikle, ki jih bomo prevzeli. Ko osnutek prevzemnice shranimo, se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost uvoza serijskih številk artiklov iz datoteke Excel, kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 87: Uvoz serijskih številk artikla iz datoteke Excel

Po kliku na to možnost se odpre okno z opisom zahtevane strukture datoteke, kot jo program pričakuje za pravilen uvoz serijskih številk na posamezne artikle:

	Slika 88: Struktura datoteke za uvoz serijskih številk artiklov v osnutek prevzemnice

Primer zahtevane strukture datoteke pripravljene v Excelu, kjer je v prvem stolpcu šifra artikla v programu in v drugem stolpcu serijska številka:

	Slika 89: Primer datoteke s podatki serijskih številk

Poiščemo ustrezno datoteko na računalniku ter potrdimo uvoz s klikom na gumb

Na posamezne artikle se tako uvozijo serijske številke, kot je razvidno na spodnji sliki:

	Slika 90: predogled prevzemnice z uvoženimi serijskimi številkami po posameznih artiklih

Prevzemnico po uvozu shranimo s klikom na gumb .

 

6. Reverzi in kosignacija

Pred začetkom dela z reverzi je potrebno odpreti ustrezno skladišče [1] v ta namen. Tip skladišča, kateri se bo uporabljal za reverze/konsignacije naj bo: komisijsko/konsignacijsko skladišče (reverzi), kot prikazuje slika spodaj:

	Slika 91: Tip skladišča za reverz/konsignacijo

.

Pregled dokumentov reverz je na voljo v meniju |Zaloge |Reverzi/konsignacije, kot je razvidno na spodnji sliki:

	Slika 92: Pregled in iskanje reverzov

Na tem mestu lahko nato s klikom na gumb Novi reverz tudi izdelamo [6.1] nov reverz.

 

6.1. Izdelava novega reverza/konsignacije

Z gumbom Novi reverz ustvarimo nov dokument za prenos zaloge iz maloprodajnega ali veleprodajnega skladišča na skladišče reverzov/konsignacije.

	Slika 93: Vnos novega reverza

V kolikor smo artikle kupcu samo posodili in nam jih bo nato vrnil lahko za opravljeno storitev posoje blaga na reverz izstavimo račun neposredno iz dokumenta reverz:

	Slika 94: Izstavitev računa za opravljeno storitev reverza

V kolikor pa smo določeno količino blaga prestavili iz našega skladišče v skladišče komisionarja oz. konsignacije pa bomo račun za prodano blago izstavili šele, ko od komisionarja prejmemo odjavo prodanega blaga. V tem primeru bomo za to blago in količino izstavili storno reverz neposredno iz reverza preko katerega smo blago prenesli komisionarju na njegovo skladišče ter nato iz storno reverza izstavili račun ali dobavnico, kot kaže slika:

	Slika 95: Storno reverz/konsignacija.

Na ta način smo vrnili količino odjavljenega blaga nazaj na naše skladišče iz skladišča konsignacije ter ga nato razknjižili še iz našega skladišča ob izstavitvi računa/dobavnice. V kolikor nam kupec/komisionar vrača blago, ki ga ne uspe prodati pa je dovolj, da iz reverza preko katerega smo zalogo artiklov prenesli v konsignacijo izstavimo samo storno reverz s klikom na gumb Storniraj dokument.

 

6.2. Uvoz artiklov v osnutek reverza/konsignacije iz Excel datoteke

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz Excel datoteke.

Najprej kreiramo osnutek reverza in ga shranimo. V orodni vrstici dokumenta se pojavi meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost izvoza postavk prevzema, kot je prikazano na spodnji sliki:

Na ta način se nam kreira datoteka z nazivi stolpcev v katere lahko nato vnesemo podatke:

	Slika 96: Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek reverza

Ko smo datoteko uredili in vnesli vse potrebne podatke artiklov za prevzem, jo shranimo ter preko enakega menija za izmenjavo podatkov uvozimo:

Po kliku na možnost za uvoz (glej sliko zgoraj), poiščemo ustrezno datoteko ter potrdimo uvoz s klikom na gumb v redu.

Reverz shranim s klikom na gumb Shrani .

 

7. Nivelacija prodajnih cen

Tu vodite spremembe prodajnih cen, med katerimi lahko pregledno iščete željene spremembe s pomočjo različnih filtrov.

 

7.1. Pregled in iskanje zapisnikov o spremembi cen

Do seznama že izdanih zapisnikov o spremembi prodajne cene dostopamo preko menija |Zaloge |Nivelacija cen, kjer lahko z različnimi iskalnimi kriteriji poiščemo željeni dokument:

Tako, kot pri vseh ostalih dokumentih v programu tudi tukaj na vrhu seznama prikazanih rezultatov iskanja najdemo orodno vrstico za izvoz seznama prikazanih dokumentov:

	Slika 98: Izvoz rezultatov iskanja

Na seznamu prikazanih zapisnikov o spremembi cene najdemo tudi meni z dodatnimi možnostmi Več, v katerem je na voljo tudi funkcija za masovno tiskanje nalepk s cenami [7.3] za artikle katerim smo spremenili prodajno ceno v prikazanih dokumentih nivelacije.

 

7.2. Vnos novega zapisnika o spremembi cen

Novi dokument vnesemo tako, da na seznamu prikazanih dokumentov kliknemo na gumb Nov zapisnik o spremembi cen

 

7.3. Masovni izpis nalepk s cenami

Masovni izpis nalepk s cenami je na voljo na seznamu prikazanih zapisnikov o spremembi cene v meniju z dodatnimi možnostmi Več, kot prikazuje slika:

	Slika 99: Masovno tiskanje nalepk s cenami

 

8. Popis zalog

Inventura (popis zalog) je neizbežni del poslovnega procesa, če želimo novo leto pričeti z dejansko zalogo. Popis zaloge in vnos točnega stanja v program nam omogoči, da bo stanje v programu usklajeno z našo dejansko zalogo.

Popis zalog se lahko uporablja kot inventurni list oz. vnos začetnega stanja zaloge ob prehodu na program ali kot orodje, da preverimo trenutno realno stanje vrednosti zaloge.

Popis zaloge je na voljo v meniju |Zaloge |Popis zalog kjer najdemo seznam popisov zaloge, ki jih po vzoru na ostale dokumente lahko poiščemo po različnih iskalnih kriterijih:

	Slika 100: Pregled dokumentov popisa zaloge

S klikom na gumb Novi popis zalog bomo kreirali oz. pripravili novi osnutek popisa zaloge, ki ga potem lahko izpolnimo ročno neposredno v programu [8.1] ali pa postavke popisa izvozimo v excel datoteko kjer ga uredimo oz. pripravimo ter nato uvozimo v obstoječi osnutek popisa [8.2].

 

8.1. Vnos novega popisa zalog

Za izdelavo novega popisa na seznamu dokumentov popisa zaloge kliknemo na gumb Novi popis zalog, kot prikazuje slika spodaj:

	Slika 101: Pregled in iskanje v seznamu popisov zaloge

V kolikor zaloge vodimo po nabavnih vrednostih, nas bo program pred izdelavo popisa pozval k obračunu stanja zaloge po metodi AVCO ali FIFO, kot prikazuje slika:

	Slika 102: V kolikor pred izdelavo popisa še nismo pognali obračuna nabavnih vrednosti je priporočljivo to storiti pred zagonom obdelave

Ko se bo obdelava končala bomo vnesli kriterije za izdelavo popisa, kot kaže slika:

	Slika 103: Vnesemo kriterije za pripravo inventurnega lista

Izberemo lahko med dvema opcijama in sicer ali naj program sam pripravi osnutek popisa ter vanj uvozi izračunano knjiženo stanje zaloge ali pa bomo pripravili prazen popis, v katerega bomo sami dodali artikle, ki jih želimo popisati [8.4].

Pred izdelavo tako vnesemo in/ali izberemo naslednje podatke:

Po kliku na V redu bomo potrdili izdelavo popisa v skladu s podanimi parametri. Torej, program bo pripravil osnutek popisa z izračunanimi knjiženimi vrednostmi zaloge ali pa bo pripravil prazen popisni list v katerega bomo sami dodali artikle, ki jih želimo popisati.

Pred začetkom inventure si lahko na osnutku popisnega lista izpišemo sam popis ali tudi inventurni zapisnik za popis inventurnih količin:

	Slika 104: Na osnutku popisa bomo imeli možnost natisniti tudi inventurni zapisnik

Po opravljeni inventuri bomo v tem osnutku imeli možnost vnosa popisne oz. inventurne zaloge artiklov v stolpec inventurna zaloga, kot prikazuje spodnja slika:

	Slika 105: Vnos zalog na popisni list

Ko vnesemo vso inventurno zalogo in smo končali, to zaključimo z gumbom Zaključi popis.

 

8.2. Uvoz inventurnega stanja zaloge v osnutek popisa

Poleg ročnega vnosa inventurnih količin [8.1] v osnutek popisa nam program omogoča tudi vnos inventurnih količin v excel datoteko in nato uvoz te datoteke z inventurnim stanjem zaloge v pripravljen osnutek popisa zaloge.

Vzorčno datoteko si lahko prenesete na spodnji povezavi in jo dopolnite s svojimi artikli in njihovimi vrednostmi.

Ko smo vnesli vse inventurne količine v excel datoteko za uvoz v program e-racuni.com, odpremo osnutek popisa zaloge v meniju |Zaloge |Popis zaloge, ki smo ga pripravili v ta namen.

Na seznamu popisov zaloge kliknemo na naš osnutek popisa v katerega želimo uvoziti inventurno stanje zaloge:

	Slika 107: Pregleda dokumentov popisa zaloge

Na osnutku popisa nato v meniju za izmenjavo podatkov izberemo možnost uvoza popisnih količin iz excel datoteke, kot kaže slika:

	Slika 108: Uvoz popisnih količin iz excel datoteke

Pred uvozom podatkov nas program opozori na zahtevano strukturo stolpcev v datoteki, ki jo bomo uvozili, kot kaže slika:

	Slika 109: Pred uvozom lahko dodatno označimo če želimo, da se pri uvozu podatkov prazni stolpci v datoteki ignorirajo

Datoteko izberemo in potrdimo s klikom na gumb Uvozi podatke. Trajanje uvoza je odvisno od števila artiklov v datoteki in lahko traja tudi dlje časa. Po končanem uvozu nas program obvesti še o številu uvoženih artiklov (slika spodaj) in o vrsticah, ki so bile morebiti preskočene ter tudi pojasnilo zakaj je temu tako.

	Slika 110: Obvestilo ob koncu uvoza

Popis zaloge smo tako uspešno uvozili in ga le še enkrat preverimo preden zaključimo popis s klikom na gumb Zaključi popis.

	Slika 111: Ko smo preverili uvožene podatke in v kolikor so ti pravilni popis zaključimo

 

8.3. Uvoz inventurnega stanja zaloge v osnutek popisa iz datoteke s pomočjo čarovnika

Poleg ročnega vnosa inventurnih količin [8.1] v osnutek popisa nam program omogoča tudi vnos inventurnih količin v Excel datoteko in nato uvoz te datoteke z inventurnim stanjem zaloge v pripravljen osnutek popisa zaloge.

Ko smo vnesli vse inventurne količine v Excel datoteko za uvoz v program e-racuni.com, odpremo osnutek popisa zaloge v meniju |Zaloge |Popis zaloge, ki smo ga pripravili v ta namen.

Na seznamu popisov zaloge kliknemo na naš osnutek popisa v katerega želimo uvoziti inventurno stanje zaloge:

Na osnutku popisa nato v meniju za izmenjavo podatkov izberemo možnost uvoza popisnih količin iz excel datoteke, kot kaže slika:

	Slika 112: Uvoz popisnih količin iz preglednice s pomočjo čarovnika

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre interaktivni čarovnik za pomoč pri uvozu datoteke. Uvoz poteka po naslednjih korakih:

1. UVOZ DATOTEKE

Postopek uvoza podatkov začnemo na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

	Slika 113: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili inventurne oz. popisne količine artiklov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek posameznega artikla v popisu zaloge predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 114: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 115: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezna polja v popisnem listu, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 116: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 117: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo artikli, ki se na popisnem listu v programu že nahajajo:

	Slika 119: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Naprej >, kot je prikazano na zgornji sliki.

4. PREDOGLED IN POTRDITEV

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

	Slika 121: Povzetek uvoza popisnih oz. inventurnih količin artiklov iz datoteke

Uvoz podatkov zaključimo s klikom na gumb Dokončaj

Popis zaloge smo tako uspešno uvozili in ga le še enkrat preverimo preden zaključimo popis s klikom na gumb Zaključi popis.

	Slika 122: Ko smo preverili uvožene podatke in v kolikor so ti pravilni, popis zaključimo

 

8.4. Vnos novega popisa zalog brez knjiženih vrednosti

V meniju |Zaloge |Popis zalog lahko pripravimo prazen popisni list za inventuro oz. vnos popisnega stanja zaloge le za artikle, ki jih bomo popisali.

Za izdelavo novega popisa na seznamu dokumentov popisa zaloge kliknemo na gumb Novi popis zalog, kot prikazuje slika spodaj:

V kolikor zaloge vodimo po nabavnih vrednostih, nas bo program pred izdelavo popisa pozval k obračunu stanja zaloge po metodi AVCO ali FIFO, kot prikazuje slika:

Ko se bo obdelava končala bomo vnesli kriterije za izdelavo popisa, kot kaže slika:

	Slika 123: Izberemo opcijo, da želimo kreirati prazen popisni list brez knjiženih vrednosti

Po potrditvi vnesenih parametrov za zagon popisa bo progrma pripravil prazen osnutek popisa zaloge v katerega bomo ročno ali z uvozom dodali le artikle, ki jih bomo popisali ob inventuri:

	Slika 124: V prazen osnutek popisa bomo dodali ali uvozili artikle popisane ob inventuri

Ko smo vnesli artikle, ki smo jih pri inventuri popisali bo potrebno pognati obdelavo za ponovni izračun knjiženih količin in vrednosti. S to obdelavo bo program v osnutek popisa dodal še preostale artikle, ki jih pri inventuri nismo popisali saj se popis zaloge vedno zaključi za vse artikle na skladišču.

Ta obdelava je na voljo na vrhu dokumenta v orodni vrstici preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., kot kaže slika:

	Slika 125: Izberemo možnost za ponovni izračun knjiženih količin in vrednosti ter prenos vseh preostalih artiklov v popis zaloge

Ker bodo v osnutek dodani tudi preostali artikli, ki jih nismo tokrat popisali ob inventuri je potrebno določiti kaj naj program ob tem stori s knjiženo in popisno oz. inventurno količino teh artiklov:

	Slika 126: Izberemo kako naj program izračuna knjiženo in popisno količino artiklom, ki jih bo dodal na popis

Kot je razvidno na sliki zgoraj imamo na voljo tri možnosti:

 

8.5. Dodatne možnosti in obdelave v popisu zaloge

Na že obstoječemu popisu zalog [8] imamo na voljo več možnosti - masovne obdelave na nivoju popisa, katere najdemo v opravilni vrstici popisa pod Več:.

	Slika 127: Izbira obdelave na popisu zalog

Končni rezultat obdelavave opisan spodaj:

 

8.6. Popravek stanja zaloge zaradi napak pri vnosu dokumentov

Pogosto se zgodi, da smo se med letom pri vnašanju dokumentov zmotili. Zgodi se lahko, da smo za določen artikel npr. naredili prevzem ali prenos zaloge na napačno skladišče oz. smo določeno zalogo artikla prodali iz napačnega skladišča. V tem primeru bomo na izpisu osnutka popisnega lista na enem skladišču pri takšnem artiklu videli npr. višek, kar posledično lahko pomeni, da bo na drugem skladišču za ta isti artikel manjko in obratno. To lahko popravimo tako, da naredimo medskladiščni prenos zaloge iz skladišča, kjer je bil ugotovljen višek, na skladišče, ki izkazuje inventurni manjko.

 

9. Vodenje zalog po LOT številkah

V programu e-računi je mogoče voditi zaloge tudi po LOT številkah in pripadajočem roku trajanja. Kaj je potrebno v programu nastaviti in upoštevati za pravilno razknjiževanje zaloge po LOT številkah preberite v naslednjih podpoglavjih:

• Nastavitve artikla za uporabo LOT številk [9.1]
• Vnos LOT številke ob prevzemu blaga [9.2]
• Izbira ustrezne LOT številke pri prodaji oz. dobavi artikla [9.3]

 

9.1. Nastavitve artikla za uporabo LOT številk

V kolikor bi želeli za artikel voditi zalogo po LOT številkah je potrebno pri vnosu artikla v šifrant označiti dodatno možnost, kot je prikazano na sliki spodaj:

	Slika 129: Na artikli označimo uporabo LOT številke

V kolikor to nastavitev na artiklu odkljukamo nam bo program pri vnosu prevzema [5.2] ali dobave za ta artikel ponudil tudi možnost vnosa ali izbire LOT številke.

 

9.2. Vnos LOT številke ob prevzemu

V kolikor smo na artiklu v našem šifrantu predhodno odkljukali, da se za artikel vodi zaloga tudi po LOT številkah, nam bo program pri dodajanju artikla na prevzem prikazal ustrezno opozorilo in ponudil možnost vnosa le te:

S klikom na oznako LOT se nam ponudi možnost vnosa LOT številke in datuma roka uporabe za dotični LOT:

 

9.3. Izbira ustrezne LOT številke artikla pri dobavi

V kolikor smo naredili prevzem zaloge artikla za katerega vodimo zalogo po LOT številkah in le tega želi prodati, je izbira LOT številke na dobavnici obvezna:

Po kliku na oznako LOT nam bo program tudi ponudil izbiro ustreznega LOT-a z rokom trajanja in ustrezno pripadajočo zalogo na skladišču:

	Slika 133: Izberemo LOT številko in rok trajanja

Ko smo izbrali LOT številko se nam bo ta tudi prikazala neposredno pod dodanim artiklom na dobavnici:

 

9.4. Izbira ustrezne LOT številke artikla pri inventuri oz. popisu zaloge

V kolikor zaloge artiklov vodimo po LOT številkah, je potrebno tudi inventurno količino na popisu zaloge [8] vnesti ustrezno za posamezno LOT številko artikla.

Na samem popisu nas program opozarja na zahtevan vnos LOT št. pri artiklih, za katere zalogo dejansko vodimo tudi po LOT št.:

	Slika 135: Obvezen vnos LOT št. na popisu zaloge

Po kliku na šifro artikla nam bo program ponudil možnost vnos količine za posamezno LOT številko:

	Slika 136: Vpišemo količino za posamezno LOT številko

Ko smo izbrali LOT številko se nam bo ta tudi prikazala neposredno pod dodanim artiklom na popisu:

 

10. Vodenje zalog po serijskih številkah

V programu e-računi je mogoče voditi zaloge tudi na nivoju artikla po serijskih številkah. Kaj je potrebno v programu nastaviti in upoštevati za pravilno razknjiževanje zaloge po serijskih številkah preberite v naslednjih podpoglavjih:

• Nastavitve artikla za uporabo serijskih številk [10.1]
• Vnos Serijske številke ob prevzemu blaga [10.2]
• Izbira ustrezne serijske številke pri prodaji oz. dobavi artikla [10.3]

 

10.1. Nastavitve artikla za uporabo serijskih številk

 

10.2. Vnos serijske številke ob prevzemu

 

10.3. Izbira ustrezne serijske številke artikla ob dobavi

 

10.4. Izbira ustrezne serijske številke artikla pri inventuri oz. popisu zaloge

V kolikor zaloge artiklov vodimo po serijskih številkah, je potrebno tudi inventurno količino na popisu zaloge vnesti ustrezno za posamezno serijsko številko artikla.

Na samem popisu nas program opozarja na zahtevan vnos serijske oz. S/N št. pri artiklih, za katere zalogo dejansko vodimo tudi po serijskih št.:

	Slika 138: Obvezen vnos serijske št. na popisu zaloge

Po kliku na šifro artikla nam bo program ponudil možnost vnos količine za posamezno serijsko številko:

	Slika 139: Vpišemo količino za posamezno serijsko številko

Ko smo izbrali serijsko številko se nam bo ta tudi prikazala neposredno pod dodanim artiklom na popisu:

 

11. Evidenčni obračun in popis zaloge za vsa skladišča

Obdelava evidenčnega obračuna in popis zalog je na voljo v meniju|Poročanje |Vse obdelave |Zaloge |Evidenčni obračun in popis zalog za vsa skladišča.

Obdelava izvede evidenčni obračun vrednosti zaloge in avtomatsko ustvari popis zaloge [8] za vsa skladišča.

Rezultat obdelave je enak ročni izdelavi popisa za vsako skladišče posebej. Po zaključku obdelave je mogoče naknadno spreminjanje popisnih dokumentov oz. vnos dejanske popisne zaloge po skladiščih.

Obdelava bo pohitrila delovanje programa v primeru večjega števila podatkov.

	Slika 141: Pregled poročila

Po zaključeni obdelavi imamo na voljo statuse evidenčnih popisov v strukturi RTF:

	Slika 142: Pregled poročila

In odprte popise zalog za vsa aktivna skladišče z zalogo v spletni aplikaciji:

	Slika 143: Pregled poročila

 

12. Poročila

Modul omogoča naslednje izpise:

• Cenik artiklov [12.7]
• Stanje zaloge artiklov [12.5]
• Poročilo o prodaji artiklov za določeno obdobje [12.2]
• Seznam najbolj prodajanih artiklov [12.3].
• Inventurni zapisnik za popis zalog [12.6]
• Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje [12.4]
• Statistika prodaje [12.8]
• Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami [12.9]
• Stanje zaloge nekurantnega blaga [12.1]

Podrobnejše razlage najdete v podpoglavjih.

 

12.1. Stanje zaloge nekurantnega (neidočega) blaga

Poročilo prikazuje količinsko in vrednostno stanje zaloge blaga z datumom zadnje nabave. Z izpisom ugotavljamo oz. popisujemo zalogo blaga, ki ga ni mogoče prodati.

	Slika 144: Vnos stanja zaloge nekurantnega blaga

Vnos zahtevanih podatkov:

• Vpišemo šifro artikla
• Vpišemo opis artikla
• Izberemo skupino blaga s spustnega seznama
• Izberemo željeno skladišče
• Izbira prikaza zalog (po nabavni, maloprodajni ali veleprodajni ceni)
• Izberemo datum poročila
• Kakšen način vrednotenja zalog imamo:
• Ni nabave
• Ni prodaje
• Izbira števila dni od zanje prodaje/nabave
• Tip datoteke izpisa

 

12.2. Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

Poročilo o prodaji artiklov v določenem obdobju lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

	Slika 145: Vnesemo podatke za zagon poročila

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi

Primeri poročil:

• Znesek prodaje se izpiše kot Vrednost prodaje brez DDV

	Slika 146: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

• Znesek prodaje se izpiše kot Vrednost prodaje z DDV

	Slika 147: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

• Znesek prodaje se izpiše kot Vrednost prodaje brez in z DDV

	Slika 148: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

 

12.3. Seznam najbolj prodajanih artiklov

Seznam najbolj prodajanih artiklov lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Seznam najbolj prodajanih artiklov

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

	Slika 149: Vnesemo podatke za zagon poročila

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi

Po končani obdelavi dobimo poročilo v takšni obliki:

	Slika 150: Najbolje prodajani artikli

Artikli so sortirani po znesku od največjega proti manjšemu.

 

12.4. Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

Poročilo najdemo pod |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

Odpre se nam spodnja vnosna maska:

	Slika 151: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

,

in poročilo:

	Slika 152: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

 

12.5. Stanje zaloge artiklov

Stanje zaloge vseh artiklov lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Zaloge |Stanje zaloge artiklov

Prikaže se nam maska za zagon poročila:

	Slika 153: Vnesemo podatke za zagon poročila

Poročilo omogoča izpis stanja zaloge ločeno po skladiščih ali pa za več izbranih skladišč hkrati in sicer po nabavni, maloprodajni ali veleprodajni ceni.

Preden izpišemo poročilo je mogoče izbrati tudi dodatne možnosti:

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi, lahko pa si tudi nastavimo periodično avtomatsko izdelavo poročila

Po končani obdelavi bo program pripravil in glede na nastavitve periodičnega izvajanja obdelave tudi posredoval poročilo na email prejemnika. Poročilo vo pripravljeno v obliki, kot kaže slika:

	Slika 154: Stanje zaloge artiklov

 

12.6. Inventurni zapisnik za popis zalog

Inventurni zapisnik za popis zalog lahko izpišemo preko menija |Skladišče |Poročila |Inventurni zapisnik za popis zalog. Poročilo se kreira na podlagi predhodno vnešenih začetnih zalog [2.5] artiklov in vseh dobavnic [4], ter prevzemnic [5], ki so bile izstavljene.

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

	Slika 155: Vnesemo podatke za zagon poročila

Kreira se nam zapisnik, ki ga potem ustrezno izpolnimo in preverimo ali se stanje ujema s stanjem v programu, ki se nahaja na dnu zapisnika, kar lahko vidimo na sliki:

	Slika 156: Inventurni zapisnik zalog

 

12.7. Izpis cenika artiklov

V primeru, da želimo izpisati cenik artiklov lahko to storimo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Izpis cenika artiklov.Odpre se nam maska za zagon poročila:

	Slika 157: Vnesemo podatke za zagon poročila

Po zagonu se nam kreira cenik, ki izgleda takole:

	Slika 158: Cenik artiklov

 

12.8. Statistika prodaje

Poročilo najdemo pod |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Statistika prodaje

	Slika 159: Statistika prodaje

 

12.9. Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

Poročilo najdemo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Nabava |Naročanje |Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

	Slika 160: Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

 

12.10. Navodila za intrastat poročanje

Sprva je potrebno v |Nastavitve |nastavitve podjetja |poslovanje pod poljem "poročanje intrastat za prejeme" in "poročanje intrastat za odpreme" določiti prag poročanja (vključitveni prag ali posebni prag).

	Slika 161: Polja "poročanje intrastat za prejeme" in "poročanje intrastat za odpreme" kjer se določi prag poročanja

Pri vnosu artikla [2] je potrebno še izpolniti atributa carinska tarifa in država porekla, saj gre za obvezne podatke za Intrastat poročanje.

	Slika 162: Polja "Carinska tarifa" in "Država porekla" katera morejo biti izpolnjena

Na dobavnicah in prevzemnicah so 3 intrastat atributi in sicer vrsta posla, vrsta transporta in pogoji dobave. Ti podatki imajo že privzete vrednosti (za vključitveni prag), lahko pa se jim določijo drugačne vrednosti. Polja se lahko urejajo na sami prevzemnici oz. dobavnici s klikom na Spremeni v desnem zgornjem kotu dokumenta in nato na [+] prikaži intrastat polje

	Slika 163: Postopek urejanja polj na dokumentu za intrastat

Ko imate vse zgoraj razloženo nastavljeno, lahko greste izvažati datoteke za Intrastat. Pod modulom poročanje boste pod |Poročila |vsa poročila |zaloge |Izvoz za intrastat našli to poročilo. Tukaj najprej nastavite poljubno oznako sporočila in oznako deklaracije. Nato določite za kateri tok blaga boste izvažali.

	Slika 164: Izvoz poročila za intrastat

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2025