Naročila kupcev
Če kliknemo na zavihek se prikaže stran Naročila kupcev - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.
 | ||||
| ||||
Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih naročil po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje naročil in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsa naročila kupcev. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izstavljenih naročil v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb .
 | V kolikor redno preglejujemo naročila kupcev po točno določenih kriterijih si lahko za hitrejše iskanje prednastavimo nabor iskalnih kriterijev [1] in jih shranimo, kot bližnjico za v bodoče, ko bomo naročila ponovno iskali po istih kriterijih. |
Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:
Novo naročilo kupca: Novo naročilo vnesemo tako, da kliknemo na gumb !
Kopiranje: Novo naročilo lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječe naročilo ter nato ta novo naročilo ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem računu kliknemo na gumb .
Tiskanje: Naročilo natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika 
, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.
Brisanje: Naročilo brišemo tako, da kliknemo na ikono 
, ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.
Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj.
Pomen različnih barv za posamezne statuse naročil najdete tukaj.
Dodatne možnosti: Pregled naročil kupcev omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi naročili oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb .
| ||||
Preveri zalogo potrebno za izvedbo naročil in nastavi status glede na zalogo:Ob izbiri te opcije nam program prikaže seznam naročil, katera lahko izberemo in jim spremenimo status glede na razpoložljivo zalogo. Več o tem lahko preberemo tukaj [3]
Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani
| Enter | Iskanje |
| Insert | Vnos novega naročila kupcev |
1. Iskanje naročil kupcev z uporabo bližnjice s prednastavljenimi iskalnimi kriteriji
V kolikor v programu dnevno obdelujemo večjo količino naročil kupcev, ki jih iščemo po točno določenih kriterijih, si lahko nastavimo tudi nabor iskalnih kriterijev v različne namene in si jih shranimo, kot bližnjico v orodno vrstico nad tabelo iskalnih kriterijev.
To uredimo tako, da v meniju na strani Naročila kupcev - pregled in iskanje najprej izberemo iskalne kriterije po katerih želimo poiskati naročila kupcev in kliknemo na gumb tako, da se nam prikažejo le naročila, ki ustrezajo danim kriterijem. Nato lahko te kriterije shranimo v obliki bližnjice s klikom na opcijo Shrani iskanje kot..., kot kaže slika:
 | ||||
| ||||
Odpre se nam stran z izbranimi iskalnimi kriteriji kamor vnesemo naziv bližnjice za izbrane kriterije in to tudi potrdimo:
 | ||||
| ||||
Po potrditvi se bližnjica pojavi v orodni vrstici nad iskalnimi kriteriji, kot kaže slika:
 | ||||
| ||||
Na tak način lahko ob naslednjem iskanju dokumentov po točno teh določenih kriterijih kliknemo kar na gumb za bližnjico, ki smo si jo pripravili v točno določen namen iskanja naročil kupcev ter s tem pohitrimo iskanje dokumentov.
| Dodamo lahko več bližnjic za različne kombinacije iskalnih kriterijev, ki jih uporabimo v različne namene:
| ||||||||
V kolikor smo v orodno vrstico dodali vsaj eno kombinacijo iskalnih kriterijev oz. bližnjico se nam na gumbu pojavi tudi možnost urejanja teh bližnjic. Funkcionalnost je na voljo preko ločene opcije, kot kaže slika:
 | ||||
| ||||
S klikom na to opcijo lahko bližnjicam zamenjamo barvo gumba ali pa bližnjico enostavno tudi odstranimo.
 | ||||
| ||||
2. Vnos / Spreminjanje izdanih naročil kupca
V meniju na strani Naročila kupcev - pregled in iskanje s klikom na gumb odpremo masko za vnos novegaga naročila:
 | ||||
| ||||
Kliknimo na gumb v zgornjem desnem kotu, nad datumi naročila in pred nami je naslednja stran, na kateri lahko vnesemo podatke za glavo naročila.
 | ||||
| ||||
| Kraj | Obvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi računa. Kraj izstavitve lahko vpišemo privzeto pod . |
| Datum dokumenta | Obvezen je tudi datum dokumenta, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na  aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum. |
| Dobava/izvedba do dne | Datum do katerega bo naročilo kupca izvedeno, zaključeno. |
| Naročilnica | Vpišemo oznako naročilnice. |
| Prejema naročila | Datum, ko smo naročilo prejeli. |
| Naročilo oddal | Oseba, ki je naročilo ustvarila. |
| Način dostave | Način dostave, v kolikor obstaja. |
| Pogodba | Vnos št. pogodbe. |
| Naša št. pogodbe | Vnos naše št. pogodbe. |
| Način plačila | S klikom na  se nam odpre kombinirano polje, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod . |
| Stroškovno mesto | Izbira stroškovnega mesta v kombiniranem oknu s klikom na . V kolikor ne uporabljamo stroškovnih mest, se nam možnost ne prikaže. |
| Poslovna enota | V kolikor jih je na voljo več, se nam nastavi privzeta, s klikom na , si jo lahko spremenimo. |
| Denarna valuta | S klikom na se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo. |
| Vrsta prodaje (DDV) | S klikom na se nam odpre kombinirano okno, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje. Vrsta prodaje se izbira za celoten račun in se lahko prenese na postavke. V kolikor se izbor ne potrdi ostaja izbrana vrsta prodaje Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji. Več o temu katero vrsto prodaje je potrebno izbrati s klikom na povezavo. |
| Skladišče | Izberemo skladišče iz padajočega menija. |
| Jezikovna varianta | Vpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na . V kolikor ne spreminjamo ničesar, se uporabi domači jezik - slovenščina. |
| Dokumentna predloga | V padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo. V nasprotnemu primeru, se nam možnost ne pokaže. Izbira ni obvezna, v kolikor pustimo prazno, se uporabi privzeta možnost tiska. |
| Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumenta | V prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta. |
Ko smo nastavili podatke za glavo naročila kupca in jih shranili, kliknemo na gumb in odpre se nam nslednja maska za vnos podatkov za postavko.
 | ||||
| ||||
| Vrsta blaga-storitev | V prazen prostor vpišemo za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre. |
| Cena brez DDV/Maloprodajna cena z DDV | Vnesemo ceno brez DDV/ceno z DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na izberemo ustrezno denarno valuto. |
| Količina | Vpišemo ustrezno količino. |
| Enota mere | S klikom na izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...) |
| Popust % | Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo. |
| Stopnja DDV | Privzeta izbira je 22%, s klikom na pa lahko izberemo tudi drugo. Pomembno za obračun DDV. V kateri stolpec v obračunu DDV, se bo vpisala vrednost. V kolikor se izbor ne potrdi ostaja izbrana vrsta prodaje Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji. |
S klikom na gumb potrdimo vnos podatkov in pred nami je vnosna maska naročila oz. izdanega dokumenta, ki ima v splošnem naslednji izgled:
 | ||||
| ||||
Naročilo je potrebno shraniti s klikom na gumb Shrani, ki utripa tako dolgo, dokler tega ne storimo.
S klikom na gumb pridemo na stran Dodajanje artiklov na naročilo kupca, kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na naročilo tako, da kliknemo na gumb zraven šifre artikla (1). Artikel se bo premaknil v zgornjo tabelo, kjer lahko artikel spreminjamo tako, da kliknemo na opis artikla (2), kar lepo vidimo na spodnji sliki:
 | ||||
| ||||
Ko smo kliknili na opis artikla, se odpre novo okno, kjer lahko spreminjamo podatke o artiklu:
 | ||||
| ||||
S klikom na gumb pa se nam odpre naslednja stran:
Izstavljenemu naročilu kupca se po izstavitvi spremeni status iz osnutek v odprto naročilo. Status je zasenčen z rdečo barvo.
Vsak status ima lastno barvo, v večini so statusi samodejni. Ti se spreminjajo glede na izstavljene dokumente iz naročila kuca ali nastavijo glede na spletno trgovino s katero imamo lahko vzpostavljeno samodejno sinhronizacijo. Lahko pa jih spremenimo tudi ročno z dvoklikom na status, kjer naslednjega izberemo iz spustnega seznama:
Pomagajo nam pri orientaciji na pregledu in iskanju naročil kupcev, kjer želimo imeti na pregled točno določeni status oz. nam sporočajo ali je že naročilo obdelano, zaključeno, stornirano itd.
Seznam in pomen vseh statusov:
- status ponazarja šele ustvarjeno naročilo brez veze na nadaljni dokument.
- status se nastavi ročno v kolikor je naročilo ravnokar v izvedbi.
- statu se samodejno nastavi, v kolikor izstavimo dobavnico za delno vsebino naročila kupca (upoštevani so le artikli za katere se vodi zaloga).
- status se samodejno nastavi v kolikor izstavimo dobavnico za celotno naročilo kupca.
- status se samodejno nastavi v kolikor izstavimo račun le za delno vsebino naročila kupca.
- status se samodejno nastavi za izstavljen račun za celotno vsebino naročila kupca.
- status se samodejno nastavi v kolikor je izstavljen račun storniran, izstavljen dobropis itd.
- status lahko nastavimo ročno
- status lahko nastavimo ročno za vračilo blaga (npr. stornacija vezane dobavnice)
- status lahko nastavimo ročno v kolikor je na naročilu kupca potreben popravek ali dodatni vpogled pred nadaljno izvedbo.
- status lahko nastavimo ročno za odpremljeno blago (dostavljeno)
- status lahko nastavimo ročno v kolikor želimo, da se zanj upošteva le začasna rezervacija.
- status lahko nastavimo ročno, ko čakamo na plačilo.
Pomen statusov pa ni le za našo lažjo orientacijo ampak tudi za rezervacijo zaloge. V spletni aplikaciji lahko pod stanjem zalog preverjamo tudi rezervirano zalogo.
Primer: Izstavili smo novo naročilo kupca. Ta dobi status: . Iz tega naročila še nismo izstavili ne dobavnice, ne računa (delno ali v celoti), kar pomeni, da je blago le naročeno - torej rezervirano. Ni pa edini status, ki drži rezervacijo.
Statusi, zaradi katerih je artikel na rezervaciji:
 | Delno dobavljeno je naročilo, ki ni bilo izvedeno v celoti, zato drži delno zalogo. Za vsak artikel se preverijo zgoraj našteti statusi - od tega se odšteva zaloga, ki je že bila dobavljena po dobavnici. |
| Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate pri dodajanju artiklov na račun:
3. Nastavitev statusa naročil kupcev na podlagi preverjanja zalogeS klikom na se nam odprejo naročila in med njimi obkljukamo tiste, za katere želimo preveriti zalogo in jim nastaviti status na podlagi zaloge:
Izberemo lahko:
Program bo preveril izbrana naročila glede na datum in čas ("time stamp") prihoda oz. vnosa naročila ter za vsako naročilo po vrsti preveril ali je na voljo dovolj zaloge za izvedbo naročila. Če je na voljo dovolj zaloge se bo naročilo postavilo v status "za izvedbo", v kolikor pa ni dovolj zaloge za artikle na posameznem naročilu pa se bo naročilo postavilo v status "ni zaloge". Za vsa naročila za katera ni dovolj zaloge je tako mogoče v nadaljevanju masovno kreirati naročila dobaviteljem, za naročila, ki so pripravljena za izvedbo pa lahko masovno odpremimo oz. fakturiramo (natisnemo nalepke za kurirske službe, izstavimo račune, itd.).
4. Privilegiji na uporabniku za izdana naročila kupcevNovemu ali že obstoječemu uporabniku, ki bo delal v meniju je potrebno dodeliti ustrezne privilegije za delo z izdanim dokumentom. Privilegije dodamo v meniju , kjer si uporabnika izberemo in odpremo ustrezni zavihek Privzeti uporabniški privilegiji:
4.1 Osnovni privilegiji za delo z naročili kupca1. Za sam pregled in iskanje naročil kupca lahko uporabniku dodelimo naslednji privilegij:
2. Za pregled in izstavljanje naročil kupca pa obkljukamo še dodatno:
V primeru, ko imamo materialno poslovanje in razknjižbo blaga lahko dodamo še privilegij za dodajanje artiklov:
V primeru da naredimo naročilo kupcu, kjer želimo navesti kupca, sta priporočena nato še naslednja dva:
4.2 Dodatni privilegiji za delo z naročili kupcaZgoraj našteti so osnovni privilegiji za delo z naročili kupca. Lahko pa uporabniku dodelimo dodatne, ki načeloma ne vplivajo samo na naročila kupcev ampak še na ostale prodajne dokumente:
--- © E-RAČUNI d.o.o. 2003-2023 | ||||||||||||||||||||||||||
