Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate pri dodajanju artiklov na račun:

2. Masovno fakturiranje iz Excela/CSV datoteke

Poleg ročnega izdajanja računov v programu lahko račune izdamo tudi masovno na podlagi obračunskih podatkov, ki smo jih pripravili v Excel preglednici. V kolikor vodimo npr. podatke za obračun članarin, naročnin, ipd. kar v Excelu, lahko datoteko uvozimo v program in tako npr. vsak mesec bistveno hitreje izstavimo več računov naenkrat.

Funkcija je koristna predvsem za športne klube, društva in podjetja, kjer se obračunavajo mesečne oz. periodične članarine, pa tudi za male upravnike stanovanj ali najemodajalce, za čistilne servise, računovodstva in vse ostale, ki mesečno obračunavajo storitve in si obračunske podatke vodijo v Excelu. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

V meniju |Prodaja |Računi lahko v spustnem meniju na gumbu Novi račun izberemo funkcijo Priprava osnutkov računov iz preglednice (Excel, CSV,...) in uvozimo datoteko z obračunskimi podatki za pripravo osnutkov izdanih računov, kot kaže slika:

	Slika 9: Izbira možnosti

Ker uporabniki v preglednici vodijo podatke v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi čez postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz v program.

Navodila so na voljo tudi v obliki video posnetka, ki je na voljo na strani priprava osnutkov računov iz preglednice [https://www.youtube.com/watch?v=pTg18RMi2RE&list=PLb8bSZn94o66OK-QRdUwHNxpgOGCqj55l&index=6]

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. IZBIRA IN UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 10: Izbira datoteke za uvoz obračunskih podatkov

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.          Slika 11: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za pripravo računov. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti na osnutek računa in kateri podatek na računu predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

V tabeli na levi strani so na voljo vsi možni atributi oz. podatki računa, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem kreiranju računa v programu nastavimo.

	Slika 12: Preslikava podatkov iz datoteke

Kot je razvidno iz zgornje slike se v naši datoteki v stolpcu A nahaja podatek o stroškovnem mestu. V tabeli na levi strani tako izberemo atribut stroškovno mesto in s klikom na gumb >> potrdimo preslikavo podatka v stolpcu A iz datoteke v stroškovno mesto, ki se tako prenese v desno tabelo.

	Slika 13: Podatek iz stolpca A v preglednici smo preslikali v podatek stroškovno mesto

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za izdajo računa ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (ignoriraj podatek). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

	Slika 14: Uvoz obračunskih podatkov

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako ,da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> stroškovno mesto, B -> (ignoriraj podatek) in C -> Naziv kupca. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> stroškovno mesto in B -> Naziv kupca, kot kaže slika zgoraj

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikave teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

Na naslednji korak nadaljujemo s klikom na gumb Naprej, kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na gumb Nazaj.

V kolikor imamo v programu šifrant artiklov in želimo pri uvozu podatkov postavke računa povezati z ustrezno šifro artikla lahko na naslednjo stran nadaljujemo šele, ko imamo za pripravo računov urejeno preslikavo za vsaj naslednje podatke: šifra kupca šifra artikla količina V primeru, ko v programu ne uporabljamo šifranta artiklov ampak le postavke s prostim besedilom, lahko nadaljujemo na naslednji korak šele, ko bo število vrstic v tabeli na desni strani enako številu stolpcev v datoteki oz. ko uredimo preslikova za vse stolpce v datoteki.

O načinu priprave osnutka računa z več postavkami za enega kupca ali več osnutkov s poljubnim številom postavk za istega kupca, si lahko preberemo tukaj [5].

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je potrebno nastaviti tudi podatke za glavo računa, kot so datum dokumenta, datum zapadlosti, zaključno besedilo, način plačila, itd. Ti podatki bodo za vse uvožene račune enaki.

	Slika 15: Dodatni podatki za račune

S klikom na gumb Naprej nadaljujemo na zadnji korak v čarovniku za pripravo podatkov.

4. ZAKLJUČI PRIPRAVO

V zadnjem koraku nam program prikaže predogled prvega izmed osnutkov računov, ki se bodo pripravili na osnovi zaključene priprave podatkov:

	Slika 16: Predogled enega izmed dokumentov

S klikom na sliko lahko tudi povečamo predogled računa.

Predogled je izdelan na osnovi preslikave podatkov, ki smo jo uredili v 2. koraku in na osnovi podatkov za glavo računa, ki smo jih vnesli v 3. koraku postopka priprave podatkov. V primeru, da opazimo kakšno nepravilnost ali pomanjkljivost se lahko kadarkoli vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj. V kolikor je prikazan izgled dokumenta, kot želimo lahko dokončamo pripravo podatkov s klikom na gumb Dokončaj.

V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza računov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

Pri pripravi osnutkov računov velja nekaj posebnosti oz. pravil, ki jih je potrebno upoštevati: V primeru, da se v datoteki nahajata stolpca z veleprodajno in z maloprodajno ceno, lahko pri preslikavi izberemo le eno izmed njiju. Za ceno, ki je ne bomo uvozili je potrebno izbrati preslikavo v ignoriraj podatek. V primeru, da želimo preslikati vrsto prodaje, naj bo v stolpcu datoteke le oznaka vrste prodaje in ne opis vrste prodaje. Seznam oznak vrst prodaje, ki jih uporablja program je na voljo tukaj [4]. Pri uvozu se po šifri artikla poišče artikel v šifrantu artiklov. V primeru, da šifra artikla iz datoteke v šifrantu artiklov v programu ne obstaja, se uvozi kot postavka s prostim besedilom in ne bo vezana za artikel. Vsak uporabnik, ki želi uvoziti podatke za pripravo osnutkov računov mora imeti zadostne privilegije za vnos in urejanje podatkov za račun.

3. Računovodski uvoz izdanih računov iz datoteke

Poleg računovodskega vnosa posameznega računa v programu lahko račune izdane v drugem programu tudi uvozimo, kot računovodski vnos na podlagi podatkov izdanih računov v drugem programu, ki smo jih pripravili v Excel preglednici.

V kolikor izstavljamo račune v drugem programu, lahko datoteko uvozimo v program in tako npr. za določeno obdobje računovodsko vnesemo več računov hkrati. Računi izdani v drugem programu so tako bistveno hitreje pripravljeni za knjiženje ali obračun DDV.

Funkcija je koristna predvsem za računovodske servise ali podjetja, ki sedaj ročno vnašajo račune izdane v drugem programu preko računovodskega vnosa z namenom obračuna DDV in knjiženja. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

V meniju |Prodaja |Računi lahko v spustnem seznamu na gumbu Novi račun izberemo funkcijo Računovodski uvoz izdanih računov iz datoteke (Excel, CSV,...) in uvozimo datoteko s podatki računov izdanih v drugih programih, kot kaže slika:

	Slika 17: Izbira možnosti

Ker uporabniki v preglednici vodijo podatke v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi čez postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz v program.

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. IZBIRA IN UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 18: Izbira datoteke za uvoz izdanih računov v obliki računovodskega vnosa

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.          Slika 19: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za uvoz podatkov računa. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti in kateri podatek na računu predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

	Slika 20: Kontrola podatkov in preslikava

Kot je na zgornji sliki prikazano in označeno imamo v tabeli na levi strani (na sliki označena z rdečo obrobo) na voljo vse možne atribute oz. podatke računa, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem kreiranju računovodskega vnosa računa v programu nastavimo.

V tabeli na desni strani pa se bo prikazal rezultat preslikave podatkov iz datoteke. S postopkom preslikave bomo namreč določili katere podatke iz datoteke bomo dejansko uvozili in kateri podatek na računu predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki oz. podatek iz računa (datum računa, datum opr. storitve, način plačila itd.).

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za vnos računa ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (ignoriraj podatek). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

S klikom na podatek v levi tabeli izberemo željen atribut, npr. podatek z oznako ignoriraj podatek, kot kaže slika zgoraj. Nato s klikom na gumb >> določimo kateri podatek je to v naši datoteki v stolpcu A in se le ta prenese v desno tabelo. ID je v stolpcu A, torej je to prvi atribut, ki ga bomo na desni izbrali in sicer ignorirali podatek, naslednji je datum računa, ki ga slikamo v B in tako naprej. V kolikor smo se pri tem zmotili kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb << ter s tem preslikavo tega podatka odstranimo. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> (ignoriraj podatek), B -> Datum računa in C -> Obdobje do. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> (ignoriraj podatek) in B -> Obdobje do.

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikava teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

V primeru, da nam določeni podatek manjka v datoteki in je obvezen pri vnosu računa (npr. datum računa, datum opravljene storitve itd.) se bo ta privzeto nastavil skladno s privzetimi nastavitvami podjetja o čemer smo tudi obveščeni v zadnjem koraku čarovnika. Določeni podatki so obvezni, če želimo, da je preslikava točna: V primeru, da želimo slikati stopnjo DDV naj bo ta vnesen na način "9,5" ali "22", "5" brez simbola %. V primeru, da želimo slikati vrsto prodaje, naj bo v stolpcu datoteke le oznaka vrste prodaje. Seznam oznak je na voljo tukaj [4]. Za stroškovno mesto naj bo le oznaka in ne opis stroškovnega mesta. Primer: 01 - Naročnine, uvozimo le "01". Za konto naj bo le oznaka konta in ne opis. Primer: 1200 - Kratkoročne terjatve do kupcev v državi, uvozimo le "1200".

O načinu računovodskega uvoza računa z več postavkami za enega kupca ali več računov s poljubnim številom postavk za istega kupca, si lahko preberemo tukaj [5].

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je potrebno nastaviti tudi manjkajoče podatke za glavo računa, kot so datum dokumenta, datum zapadlosti, zaključno besedilo, način plačila, itd. Vsi podatki vneseni na temu mestu, bodo za vse račune enaki. V primeru, da se podatek nahaja že v datoteki, ga program ne bo predizpolnil - celica bo prazna.

Privzeto se izpolnijo le podatki/polja, katere nismo preslikali iz naše datoteke, ki jo uvažamo. V primeru, da imamo določene podatke v datoteki in so ustrezno preslikani npr. datum računa, bo v tretjem koraku obdelave datum prazen/neizpolnjen, kar pomeni, da je povzet iz podatkov, ki jih uvažamo. Polje lahko seveda izpolnimo ampak se s tem strinjamo, da se podatki v stolpcu z npr. datumom računa ignorirajo in se prepišejo z datumom, katerega bomo pravkar vnesli.

	Slika 21: Dodatni podatki

S klikom na Naprej nadaljujemo na zadnji korak v čarovniku za pripravo podatkov.

4. ZAKLJUČI PRIPRAVO

V zadnjem koraku nam program prikaže pregled vseh informacij o uvozu računovodskih vnosov računov in morebitna opozorila.

	Slika 22: Pregled in potrditev

V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza računov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

Pri pripravi osnutkov računov velja nekaj posebnosti oz. pravil, ki jih je potrebno upoštevati: V primeru, da v datoteki nimamo stolpca s stopnjo DDV, imamo pa neto ceno znesek DDV, se bo stopnja nastavila pravilno glede na preračun zneska. V primeru, da v datoteki nimamo podatkov, na podlagi katerih bi lahko program izračunal stopnjo DDV, se bo ta nastavila kar privzeto - 22%. V drugem koraku, kjer urejamo preslikavo, se lahko zgodi, da smo podatek napačno preslikali. Tega lahko izbrišemo tako, da ga na desni strani označimo in premaknemo nazaj << na levo. Nato osenčimo podatek na desni strani, pod katerega želimo preslikati popravek in izberemo >>. Tako "vrinemo" popravek na desno stran.

4. Oznaka vrste prodaje za uvoz računov

Pri pripravi osnutkov računov iz datoteke [2] ali računovodskemu uvozu izdanih računov [3] je ena izmed preslikav, ki jo lahko uporabimo "Vrsta prodaje (DDV)". Da bomo uspešno preslikali vsebino stolpca z vrsto prodaje v program e-racuni.com je potrebno v stolpcu uporabiti pravilno oznako le te.

Legenda oznak je naslednja:

Za lažjo izbiro ustrezne vrste prodaje je na voljo tudi pojasnilo kako se posamezna vrsta prodaje zajame v obračun ddv]]

5. Uvoz dokumenta z več postavkami ali uvoz večih dokumentov za istega kupca

Pri masovnih uvozih iz datoteke, ki so na voljo v meniju |Prodaja |Računi ali |Prodaja |Ponudbe je mogoče uvoziti tudi v večih vrsticah podatke za pripravo dokumenta istega kupca, ki bo imel več postavk in pa tudi v primeru, da želimo za enega kupca uvoziti več različnih dokumentov s poljubnim številom postavk.

Uvoze najdemo na naslednjih mestih:

Računi:

	Slika 23: Možna masovna uvoza za pripravo dokumentov iz datoteke

Ponudbe:

	Slika 24: Možen masovni uvoz za pripravo osnutkov ponudb iz datoteke

Kako oblikujemo datoteko za vsakega izmed prikazanih pa je napisano v nadaljevanju.

5.1 Priprava osnutkov računov/ponudb iz preglednice

1. Priprava osnutka z večimi postavkami

Pripravimo lahko tudi osnutek ali več osnutkov računov ali ponudb, na katerih bomo obračunali več, kot le eno postavko.

Predpogoj za osnutek računa/ponudbe z več postavkami je, da imamo v datoteki, ki jo bomo uvozili za istega kupca usklajene vse podatke, ki jih želimo uvoziti na isti dokument (naziv oz. ime in priimek kupca, stroškovno mesto (če obstaja), naslov, kraj itd.)

Primer:

2. Priprava osnutkov računa/ponudbe za istega kupca

Pripravimo lahko tudi več osnutkov računov/ponudb za istega kupca, na katerih bomo obraunali poljubno število postavk. V temu primeru poskrbimo, da podatki, ki se navezujejo na kupca niso identični ampak imamo v datoteki vsaj en podatek pa katerem se naj dokumenti ločijo (npr.: stroškovno mesto).

Primer:

5.2 Računovodski uvoz izdanih računov iz datoteke

1. Uvoz računovodskega vnosa računa z več postavkami

Uvozimo lahko tudi račun, na katerih je obračunanih več, kot le ena postavka.Predpogoj za takšen računovodski vnos je, da imamo v datoteki, ki jo bomo uvozili za istega kupca usklajene vse podatke, ki jih želimo uvoziti na isti račun (številka računa, naziv oz. ime in priimek kupca, stroškovno mesto (če obstaja), naslov, kraj itd.)

Primer:

2. Uvoz računovodskega vnosa več računov za istega kupca

Uvozimo lahko tudi več računov za istega kupca, na katerih je obračunanih poljubno število postavk. V temu primeru poskrbimo, da podatki, ki se navezujejo na kupca niso identični ampak imamo v datoteki različne številke računov.

Primer:

6. Izdaja računa z obračunanim tujim davkom

V kolikor smo v določeni državi članici EU presegli prag prometa, ki predstavlja pogoj za prijavo v sistem ddv je potrebno za kupce, ki niso zavezanci za ddv v tej državi izdajati račune po njihovih davčnih stopnjah. Pogoj za to, da lahko izstavimo račun z obračunanim tujim davkom je ta, da se v nastavitvah podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Registracija za DDV v drugih državah vnesejo podatki o pridobljeni ID za DDV v dotični državi članici EU.

Ko smo vnesli ID za DDV podjetja v državi članici EU, nam bo program omogočil izbiro ustrezne vrste prodaje za obračun tujega davka na izdanem računu.

Postopek za izdajo takšnega računa je enak, kot je opisano v poglavju za Vnos oz. spreminjanje izdanega računa [1], le da v tem primeru na računu izberemo ustrezno vrsto prodaje za obračun tujega davka, kot je označeno na spodnji sliki:

Ko smo izbrali ustrezno vrsto prodaje bo program ponudil na izbiro tudi državo po katere davčnih stopnjah želimo izdati račun:

	Slika 25: Izberemo državo za ustrezni obračun tuje davčne stopnje

Program ponudi le tiste države na izbiro, v katerih smo registrirani za poročanje o obračunanem ddv-ju in za katere smo vnesli ID za DDV v šifrant ID za DDV v drugih državah članicah.

Ko smo izstavili račun po tuji davčni stopnji za kupca, ki ni zavezanec za ddv v svoji državi bomo na predogledu računa videli prikaz tuje davčne stopnje in znesek v tuji valuti, kot kaže slika:

	Slika 26: Predogled izdanega računa z obračunanim tujim davkom

7. Evidentiranje plačila na izdanem računu

Ko smo račun izstavili ga lahko označimo kot plačanega s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Označi račun kot plačan kot je to lepo vidno na spodnji sliki:

	Slika 27: Označimo račun kot plačan

V primeru, da je stranka le delno plačala račun pa to označimo s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Zabeleži plačilo računa kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 28: Izberemo možnost za delno plačilo računa

Odpre se nam maska za vnos delnega plačila računa, ki izgleda takole:

	Slika 29: Vnesemo podatke o delnem plačilu računa

Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu

Račun je sedaj delno plačan, kar vidimo tudi na računu:

	Slika 30: Račun je delno plačan

Vnos plačila računa ob izstavitvi računa

V primeru, ko je treba čimhitreje izstaviti račun plačan z gotovino ali s kartico lahko s klikom na gumb Gotovina ali Kartice v istem koraku nastavimo način plačila in račun tudi izstavimo.

	Slika 31: Prikaz pozicije gumbov

S klikom na enega od teh gumbov se nam odpre maska, kjer lahko hitro določimo zneske prejetih plačil po različnih načinih plačila.

	Slika 32: Razčlenitev plačil

V kolikor imate večino računov plačanih z gotovino ali karticami, si lahko nastavite tudi avtomatizem, ki vam ob izstavitvi računa (preko teh dveh gumbov) avtomatsko izda blagajniški prejemek. Navodila za to nastavitev najdete na tej strani.

8. Vnos obročnih plačil na izdanem računu

Na izdanem računu lahko, v kolikor le ta še ni knjižen, vnesemo zneske obročnih plačil in datume zapadlosti le teh.

Ko smo račun ustvarili, se nam pod zneskom za plačilo pojavi možnost vnosa obročnih plačil in datumov zapadlosti posameznih obrokov:

	Slika 33: Določi zneske obrokov in zapadlosti za obročno plačevanje

Po kliku na povezavo (glej zgornjo sliko) se nam odpre maska za vnos števila obrokov:

	Slika 34: Izberemo število obrokov, št. dni zapadlosti prvega in št. dni zapadlosti med obroki

Po izbiri števila obrokov nam program znesek za plačilo računa razdeli na izbrano število enakomerno porazdeljenih zneskov obročnih plačil za katere lahko določimo še datum zapadlosti. V kolikor se zneski obročnih plačil ne ujemajo s skupnim zneskom za plačilo računa nas program na to tudi opozori:

	Slika 35: Vnos zneskov in števila dni zapadlosti obročnih plačil

Znesek posameznega obroka lahko tudi ročno popravimo oz. spremenimo.

Program ne dovoli potrditi podatkov, dokler ne vpišemo pravilnih zneskov.

Ko smo ustrezno vnesli in potrdili obročna plačila se nam pod zneskom za plačilo računa ti tudi izpišejo:

	Slika 36: Obročna plačila na izdanem računu

Račun shranimo in izstavimo.

Obročna plačila se upoštevajo tudi pri knjiženju računa.S klikom na gumb Knjizenje se nam kreira temeljnica na kateri bo za terjatev več knjižb s postavkami za vsak posamičen obrok s svojo zapadlostjo:

	Slika 37: Temeljnica izdanega računa z obročnimi plačili

9. Masovno knjiženje prikazanih izdanih računov

Rumeni kvadrat nas opozarja, da izdani račun še ni knjižen, rdeč kvadrat v stolpcu "Za plačilo" pa nas opomni, da je še delno ali v celoti neplačan.

	Slika 38: Račun še ni knjižen in ni plačan

S klikom na gumb Več... izberemo |Knjiženje prikazanih dokumentov , kot nam to kaže slika:

Po zagonu knjiženja, se nam pokaže seznam izdanih računov, ki se bodo knjižili:

	Slika 39: Knjiženje izdanih računov

V seznamu, ki ga prikazuje zgornja slika označimo katere račune bomo knjižili.S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti izdane označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica izdanih računov. Rumeno utripajoča disketa nas opozarja, da moramo temeljnico shraniti v glavno knjigo in tako so izdani računi poknjiženi.

	Slika 40: Temeljnica

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljamo na knjiženju izdanih računov:

10. Knjiženje izdanega računa s časovnimi razmejitvami

Za pravilno izkazovanje poslovnega izida obračunskega obdobja je treba prihodke, ki se ne nanašajo nanj, ustrezno razmejiti v času. Tiste, ki so že nastali, a na poslovni izid še ne vplivajo, je treba odložiti v naslednja obdobja. Tiste, ki še niso nastali, a na poslovni izid že vplivajo, pa je treba vračunati vnaprej.

• Primer:

Izdamo račun za naročnino za obdobje enega leta. Naročnina se prične v tekočem poslovnem letu in zaključi v naslednjem, kot na spodnji sliki:

	Slika 41: Izdani račun za naročnino za obdobje enega leta

Tak račun moramo poknjižiti na konto prihodkov za del obdobja, ki se nanaša na tekoče poslovno leto, za preostanek obdobja opr. storitve v naslednjem poslovnem letu pa na konto časovnih razmejitev.

Program na podlagi avtomatizma pri knjiženju takega računa samodejno pripravi temeljnico s knjižbami časovnih razmejitev prihodkov, kot je razvidno na sliki:

	Slika 42: Temeljnica izdanega računa na podlagi knjiženih časovnih razmejitev prihodkov

V kolikor je račun izdan vnaprej za opravljeno storitev, ki se začne in konča v prihodnjem poslovnem letu, se prihodki v celoti knjižijo na konto časovnih razmejitev kar bo program naredil avtomatsko ob knjiženju izdanega računa. Konto časovnih razmejitev lahko seveda tudi spremenimo v nastavitvah avt. knjiženja. Privzeto namreč program časovne razmejitve knjiži na konto 291*.

Tak način knjiženja je sedaj privzeto vključen, lahko pa to tudi izklopimo v nastavitvah podjetja v sklopu nastavitev "Računovodstvo", kot kaže slika:          Slika 43: Avtomatsko knjiženje časovnih razmejitev lahko tudi izklopimo.

11. Privilegiji na uporabniku za izdane račune

Novemu ali že obstoječemu uporabniku, ki bo delal v meniju |Prodaja |Računi je potrebno dodeliti ustrezne privilegije za delo z izdanim dokumentom.

Privilegije dodamo v meniju |Partnerji |Uporabniki, kjer si uporabnika izberemo in odpremo ustrezni zavihek Privzeti uporabniški privilegiji:

	Slika 44: Uporabnik kateremu urejamo prodajne privilegije za izdani račun

11.1 Osnovni privilegiji za delo z izdanimi računi

1. Za sam pregled in iskanje prodajnih računov lahko uporabniku dodelimo naslednji privilegij:

• pregled izdanih računov - privilegij omogoča le pregled, brez urejanja.

2. Za pregled in izstavljanje prodajnih računov pa obkljukamo še dodatno:

• spreminjanje in izstavljanje računov - privilegij omogoča spreminjanje in izstavljanje računov.

Pri izstavljanju računov, je v primeru, ko imamo materialno poslovanje in razknjižbo blaga obvezen še naslednji:

• vnos, spreminjanje in izstavljanje dobavnic - privilegij nam v primeru izstavitve računa, kjer je navedeno blago omogoča samodejno izstavitev dobavnice.
• pregled in iskanje prodajnih artiklov - lahko dodamo na račun prodajni artikel za katerega lahko (ni pa nujno) vodimo zalogo

V primeru da naredimo račun, kjer želimo navesti kupca, sta priporočena nato še naslednja dva:

• pregled kupcev - samo pregled kupcev in dodajanje na dokument.
• vnos kupcev - vnos in spreminjanje novega kupca, v primeru, da ta še ne obstaja.

11.2 Dodatni privilegiji za delo z izdanimi računi

Zgoraj našteti so osnovni privilegiji za delo z izdanimi računi. Lahko pa uporabniku dodelimo dodatne, ki načeloma ne vplivajo samo na izdane računa ampak še na ostale prodajne dokumente:

• davčna blagajna
• pregled prodajnih dokumentov na vseh stroškovnih mestih (brez omejitve na stroškovno mesto)
• izdaja storno dokumentov
• spreminjanje izdanih neknjiženih dokumentov
• spreminjanje že poslanih in še neknjiženih dokumentov
• spreminjanje, vnos in brisanje v šifrantu artiklov
• prodajalec ima vpogled v nabavne cene in RVC
• računovodski vnos izdanih računov, avansnih računov, dobropisov, bremepisov
• prikaz statistike prodaje na kartici kupca