Priprava potnega naloga za obračun

Ob povratku s službene poti, je potrebno vnesti v e-račune potnih nalogov vse podatke za obračun kilometrin, dnevnic in potnih stroškov; v tej fazi se obračuna tudi predujem, ki je bil dan zaposlenemu pred odhodom na službeno pot.To storimo tako, da odpremo potni nalog, na podlagi katerega je zaposleni odšel na službeno pot. Poiščemo ga v seznamu potnih nalogov, na strani "Potni nalogi-pregled in iskanje". Ko odpremo stran za predogled podatkov na potnem nalogu, se prikažejo že vnešeni podatki za prvo stran potnega naloga. Pod prikazom podatkov so gumbi, ki omogočajo pripravo potnega naloga za obračun in kasneje povračilo stroškov zaposlenemu ter knjiženje potnega naloga.

1. Vnos podatkov za obračun potnih stroškov

Za vnos teh podatkov je treba pritisniti na ustrezen istoimenski gumb, nakar se odpre obrazec za vnos podatkov.

Za vsakim vnosom pritisnemo gumb .

 

1.1. Vnos dnevnic

Dnevnice vnašamo tako, da kliknemo gumb Dnevnice, nakar vnesemo podatke v obrazec, kot kaže slika:

	Slika 2: Obrazec za vnos dnevnic

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

1.1.1 Posebnosti pri vnosu dnevnic za tujino

Pri izračunu dnevnic za tujino program v skladu z uredbo upošteva ali ima zaposleni na službeni poti zagotovljeno brezplačno prehrano. Ob vnosu dnevnic nam tako program ponudi dodatna vnosna polja:

	Slika 3: Obrazec za vnos dnevnic za tujino.

S klikom na    lahko označimo brezplačne obroke med službeno potjo.

 

1.2. Načini obračunavanja dnevnic

Vsako podjetje ima v okviru zakonskih določil svoj pristop do obračunavanja in izplačevanja dnevnic, zato je možno v okviru programa e- obračuni [http://www.e-obracuni.com] potnih nalogov nastaviti vse parametre, ki določajo obračun in končno izplačilo dnevnic zaposlenemu.

1.2.1 Višina dnevnice ter zvišanja dnevnic v odstotkih

V obrazcu "Odpiranje novega potnega naloga" ima podjetje možnost samo določiti višino dnevnice za Slovenijo oziroma ostale države, ko gre za dnevnice za tujino. Za vsak potni nalog lahko prav tako določimo odstotek zvišanja oziroma znižanja  dnevnic za službeno potovanje (npr. za vodstvene delavce).

Za podrobnejši opis vnosa podatkov lahko pogledamo na strani Novi potni nalog.

1.2.2 Potnih nalog z znižanimi dnevnicami ali brez izplačila dnevnic

Če se za službeno potovanje izplačilo dnevnic ne odobri , to označimo s klikom v potrditveno polje, kot kaže slika:

Ko gre za potovanje v tujino, to označimo s klikom v izbirni gumb ob polju dnevnica za tujino . Če je na službeni poti zagotovljena brezplačna prehrana, lahko to označimo tudi v polju Odstotek zvišanja oz. znižanja dnevnic .

V primeru, ko gre za znižanje dnevnic zaradi zagotovljene brezplačne prehrane in se odstotek znižanja razlikuje po dnevih, lahko število obrokov določimo za vsak dan posebej s kliki na ustrezna polja v obrazcu Vnos podatkov za obračun dnevnic [1.1], ki se odpre, ko vnašamo dnevnice za tujino.

	Slika 4: Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic

1.2.3 Postopek za izračun števila dnevnic

Program avtomatsko izračuna število dnevnic glede na vnešen čas odsotnosti.Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic.

V obrazcu "Sprememba podatkov o vašem podjetju" v modulu |Moj profil ima podjetje možnost samo določiti ali želi, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: ali želi obračun dnevnic po dnevih ali v 24-urnih intervalih.

Primer izračuna števila dnevnic za oba načina obračunavanja:

Potovanje se začne v ponedeljek ob 9.00 in traja do srede, ko se konča ob 14.00.

• 24 urni intervali: 15 ur + 14 ur + 14 ur = 53 ur/24; to znese 2 celi dnevnici + 5 ur (znižana dnevnica =od 6 do 8 ur).

• Po dnevih: ponedeljek (15 ur) = cela dnevnica + torek (24 ur) = cela dnevnica + sreda (14 ur) = cela dnevnica; to znese 3 cele dnevnice.

 

1.3. Vnos drugih stroškov

Stroške s službene poti vnašamo tako, da kliknemo gumb Drugi stroški, nakar vnesemo podatke v istoimenski obrazec, kot kaže slika:

	Slika 6: Obrazec za vnos drugih stroškov

1.4. Vnos podatkov:

 

1.5. Vnos kilometrine

S klikom na Kilometrina se nam odpre obrazec, kamor lahko vnesemo podatke:

	Slika 7: Obrazec za vnos kilometrine

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

V prazno polje lahko vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

 

1.6. Vpis poti v knjigo voženj

V primeru, da zaposleni na službeno potovanje potuje s službenim vozilom in ne z lastnim, ne izplačamo kilometrine pač pa vpišemo potovanje v knjigo voženj.

Ko vnašamo novi potni nalog, določimo, da bo zaposleni potoval s službenim vozilom, kot nam to kaže slika:

Nato pa na potnem nalogu kliknemo gumb Vpis poti v knjigo voženj in odpre se nam naslednji obrazec:

	Slika 10: Obrazec za vpis poti v knjigo voženj

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

V prazno polje lahko tudi vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov ter se izpiše na obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

1.7. Uvoz plačil cestnine s kartico ABC

Na portalu družbe DARS d.d. na naslovu http://www.dars.si lahko lastniki kartic ABC za avtomatsko brezgotovinsko plačevanje cestnine, pridobijo vstopno geslo za vpogled v plačevanje cestnine in stanje dobroimetja.

V modulu potni nalogi obstaja možnost, da se podatki o plačilih cestnine s kartico ABC avtomatsko uvozijo v obračun potnih stroškov. Temu je namenjen gumb Cestnina ABC, ki je viden ob vnosu podatkov za obračun potnih stroškov.

	Slika 11: Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga

Po kliku na gumb Cestnina ABC se prikaže naslednji obrazec:

	Slika 12: Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC

Za avtomatski prenos podatkov je potrebno vnesti številko kartice ABC in vstopno geslo, ki ste ga predhodno pridobili na portalu http://www.dars.si.

V polje Cestnine od dne/do dne  vpišete obdobje za katero želite uvoziti podatke o plačilih cestnine. Program vam za obdobje avtomatsko predlaga obdobje za katero je bil izdan potni nalog.

V izbiri Lastnik kartice  določite ali gre za službeno ali privatno kartico ABC. Lastništvo kartice določa način knjiženja plačila cestnine in vplačila dobroimetja:

1. Službena kartica ABC:
• Plačilo cestnine s službeno kartico ABC se ne povrne zaposlenemu.
• Vplačani zneski dobroimetja na službeno kartico se povrnejo zaposlenemu.
2. Privatna kartica ABC:
• Plačila cestnine s privatne kartice se povrnejo zaposlenemu.
• Vplačilo dobroimetja na privatno kartico se ne šteje kot potni strošek zaposlenega in se mu ne povrne.

V polju Dodatne možnosti  lahko določimo naslednje:

•  Uvoz izpiska prehodov v formatu PDF  če obkljukamo to možnost se bo v obračun potnih stroškov prenesel tudi izpisek prehodov cestninskih postaj, ki ga je sicer možno dobiti tudi direktno na strani www.dars.si [http://www.dars.si]. V modulu potni nalogi lahko na ta način prihranite na času saj se vam ni potrebno posebej prijaviti na strani www.dars.si [http://www.dars.si].
•  Shrani številko kartice ABC za drugič  če obkljukamo to možnost se bo številka kartice ABC shranila v programu in jo bomo lahko naslednjič znova uporabili.
•  Shrani geslo za drugič  če obkljukamo to možnost se bo shranilo tudi geslo za dostop do portala www.dars.si [http://www.dars.si]. V nasprotnem primeru se geslo za dostop do podatkov na portalu www.dars.si [http://www.dars.si] ne shrani nikamor. Številka kartice ABC in vstopno geslo se shranita tako, da sta naslednjič vidni samo tistemu uporabniku programa, ki ju je prvič vnesel v program. Noben drug uporabnik ne more videti vaše številke kartice ali gesla.

Po kliku na gumb Uvoz podatkov s strežnika www.dars.si se izvede avtomatska prijava in prenos podatkov s portala www.dars.si [http://www.dars.si]. Po kliku na gumb za prenos podatkov je včasih potrebno na prikaz naslednje strani počakati malo dlje kot običajno, zato po kliku na gumb počakajte, da se prenos zaključi.

Ko je prenos podatkov zaključen, bodo na obračunu potnih stroškov vidni plačani stroški cestnine v danem obdobju ter prehodi cestninskih postaj. Ko boste potni nalog shranili se vam bo ob kliku na gumb Tiskanje prikazala dodatna možnost direktnega tiskanja izpiska prehodov cestninskih postaj s kartico DARS (glej spodaj). Izpisek ABC se priloži k obračunu potnih stroškov.

	Slika 13: Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC

 

1.8. Poročilo k potnemu nalogu

K obračunu potnega naloga lahko priložimo tudi poročilo, ki še bolj natančno opredeljuje samo službeno pot in je neke vrste zapis dogajanja.

Na strani, kjer so prikazani podatki za potni nalog, kliknemo na gumb in odpremo obrazec za vnos poročila:

Vnešeno besedilo se izpiše na strani za predogled potnega naloga:

Če kliknemo na povezavo , ki se nahaja ob poročilu potnega naloga, ponovno odpremo obrazec, kamor lahko vnesemo spremembe besedila.

 

1.9. Priloge k potnemu nalogu

Opis prilog najbolj enostavno vnesemo, ko vnašamo podatke o nastalih potnih stroških [1.3], kilometrino [1.5] in dnevnice [1.1]. Vsakemu vnosu podatkov za obračun potnega naloga je možno dodati še opis prilog, kot je to prikazano na sliki:

Vnešeno besedilo se izpiše na predogledu potnega naloga:

 

1.10. Predogled vnešenih podatkov

Preden zaženemo obračun potnega naloga oziroma potnih stroškov, lahko na strani za predogled podatkov na potnem nalogu vidimo vnešene podatke.

Predogled podatkov za obračun potnega naloga se izpiše na tak način, da z lahkoto popravite ali brišete napačno vnešene podatke.

Za brisanje vnešenih podatkov kliknemo križec , ki se nahaja na skrajni desni strani vsake vrstice v ustrezni tabeli s podatki. Za popravljanje vnešenih podatkov izberemo povezavo na prikazanih podatkih.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2025