Pregled in iskanje potnih nalogov

Stran "Potni nalogi-pregled in iskanje" odprete tako, da kliknete na zavihek .

	Slika 1: Stran za pregled in iskanje potnih nalogov

• S klikom na gumb Odpiranje novega potnega naloga odprete novi potni nalog oziroma prazno vnosno masko.

• Če potne naloge pišete sproti oziroma vnašate podatke o predvideni službeni poti že pred odhodom na pot, boste po končani službeni poti želeli vnesti še podatke o nastalih potnih stroških, zato morate najprej poiskati potni nalog, ki ga želite pripraviti za obračun. Potni nalogi, ki še niso obračunani imajo Status: odprt [1.2]. Potem, ko ste določili status potnega naloga, kliknete na gumb Iskanje, kot je to vidno na sliki spodaj.

• Predogled potnega naloga, ki ga želite pripraviti za obračun, odprete tako, kot kaže slika:

• Vsak potni nalog je možno tudi natisniti, kopirati in brisati neposredno iz seznama potnih nalogov. S klikom na simbol aktivirate ali tiskanje, ali kopiranje, ali brisanje posameznega potnega naloga.

• Če kliknete na gumb ali puščico, ki je v gumbu, se vam prikaže meni z dodatnimi možnostmi, ki omogočajo masovno obdelavo ali prikaz potnih nalogov v seznamu potnih nalogov.Vsako od naštetih možnosti izberemo tako, da kliknemo nanjo, kot kaže slika.

1.1 Kaj pomenijo posamezne možnosti v meniju?

1. - Izberete takrat, ko želite seznam vseh najdenih potnih nalogov na eni strani.
2. - Izberete takrat, ko želite izpis potnih nalogov odpreti v Microsoftovem Excelu (oziroma Open Office preglednici), kjer lahko podatke še dodatno obdelujete oziroma dodate kot priponko po elektronski pošti.
3. - Izberete potem, ko ste s kriteriji iskanja [1.2] že omejili izpis potnih nalogov, ki jih želite knjižiti.
4. - Izberete takrat, ko želite natisniti več potnih nalogov naenkrat. Po kliku na to opcijo sem vam bodo v novem oknu odprli vsi prikazani potni nalogi vključno z obračuni pripravljeni za tiskanje. To opcijo uporabljamo npr. takrat, ko preštevilčimo potne naloge in jih je potrebno ponovno natisniti.
5. - Enako, kot prejšno opcijo, to opcijo izberemo takrat, ko masovno tiskamo vse prikazane potne naloge z uporabo urejevalnika MS Word.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju potnih nalogov:

1.2. Kriteriji iskanja

Če želite dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani, ki vsebuje masko za vnos iskalnih kriterijev. Tako lahko potne naloge listate v okviru omejitev, ki ste jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

	Slika 2: Kriteriji iskanja potnih nalogov.

Št. naloga	V primeru, ko poznate točno številko potnega naloga, jo vpišete v vnosno polje.
Išči po	Iskanje lahko omejite glede na datume, ki nastopajo v posameznem potnem nalogu. Privzeta izbira je datum prva stran, s klikom na gumb oziroma, če kliknete v samo polje, zlistate dane možnosti.          Slika 3: Izbrano možnost potrdite s klikom.
od dne, do dne	Potem, ko ste določili kriterij iskanja v zgornjem kombiniranem polju, mu je potrebno še dodati časovno obdobje za katerega želimo pregled potnih nalogov. S klikom na gumb, aktivirate priročni koledarček v katerem izberete željeni datum. Datume lahko tudi vpišete, če se vam to zdi bolj ugodno od izbiranja datumov s priročnega koledarčka. Izberite bližnjico in vpišite samo dan ter pritisnete tipko Enter. Če vpišete število npr. 9, bo program to razumel kot 9-ti v tekočem mesecu in letu.          Slika 4: Datum potrdite tako, da kliknete nanj.
Status	Potne naloge lahko poiščete tudi po statusu oziroma glede na to v kateri fazi se nahaja potni nalog od takrat, ko ste ga odprli, pa vse do končne knjižbe obračuna oziroma izplačila potnega naloga. S klikom na gumb oziroma, če kliknete v vnosno polje zlistate statuse. Status potnega naloga izberete tako, da kliknete nanj, kot je to prikazano na spodnji sliki.          Slika 5: Pregled potnih nalogov glede na status PN Kaj pomenijo posamezni statusi potnega naloga? odprt  Je tisti potni nalog, ki vsebuje podatke za prvo stran potnega naloga, lahko tudi podatke za vračilo stroškov zaposlenemu, vendar še ni bil predložen v obračun oziroma obračunan. Vsi potni nalogi, ki imajo tak status, so označeni z lučko . predložen v obračun  Je tisti potni nalog, ki vsebuje podatke za prvo stran potnega naloga in tudi podatke za vračilo stroškov zaposlenemu in je predložen v obračun. Tak status imajo lahko samo potni nalogi zaposlenih, katerim ste v modulu |Zaposleni |Uporabniški dostop dodelili le možnost, kot je vidna na sliki . obračunan  Je vsak potni nalog, ki je bil že obračunan, se pravi, da to zajema tudi tiste potne naloge, ki so bili bodisi izplačani, bodisi knjiženi. pripravljen za knjiženje  Je tisti obračunan potni nalog, ki še ni bil knjižen, seveda je pa lahko tudi ta že izplačan. knjižen  Je vsak potni nalog, ki je že bil knjižen. pripravljen za izplačilo  Je tisti obračunan potni nalog, ki lahko da je bil že tudi knjižen, vendar še ni bil izplačan. izplačan  Je vsak potni nalog, ki je že bil izplačan. storniran  Je tisti potni nalog, ki je že bil izstavljen (natisnjena prva stran, podpisana in žigosana), vendar ni bil uporabljen (npr. zaradi bolezni zaposleni ni mogel na službeno pot). obračunan - SIT  Je vsak potni nalog, ki je obračunan v domači valuti (SIT). obračunan - devizni obračun  Je vsak potni nalog, ki je bil obračunan v tuji valuti. POZOR! Če ste potovali v tujino izberete ob obračunu potnega naloga v kateri valuti želite obračunati potne stroške, kot je to vidno na sliki: .
Vozilo	Potne naloge lahko razvrstite tudi po vozilu, ki je bilo uporabljeno na službeni poti. Vozilo izberemo iz seznama, ki ga aktivirate, tako da kliknete v kombinirano polje, kot je to vidno na sliki. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.
Zaposleni	S seznama potnih nalogov lahko določite potne naloge po zaposlenih, za katere ste izstavili potni nalog, kot kaže spodnja slika. Zaposlenega določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko priimka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.
Stroškovno mesto	Ko zaposleni nastopajo na večih stroškovnih mestih, ali pa službeno vozilo uporablja več zaposlenih in je vozilo vodeno kot stroškovno mesto, je smiselni pregled potnih nalogov po stroškovnem mestu. Stroškovno mesto določite tako, da kliknete v kombinirano polje in ga izberete s seznama. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.
išči po arhivu	Če označite to možnost, bo program iskal potne naloge tudi med arhiviranimi potnimi nalogi. Ko je ta možnost izključena išče podatke samo med potnimi nalogi, ki niso arhivirani.

Ko omejite kriterije iskanja, kliknite na gumb Iskanje.