Potni nalogi

Modul Potni nalogi nudi naslednjo funkcionalnost:

• Pisanje in evidenca potnih nalogov [3] ter obračun potnih stroškov, dnevnic in kilometrin za službena potovanja v Sloveniji in tujini.
• Možnost izdelave elektronskega obračuna potnih stroškov t.j. vsak zaposleni lahko preko intraneta elektronsko izpolni obračun potnih stroškov, ga natisne in preda v potrditev in izplačilo.
• Možnost, da ima vsak zaposleni vpogled v izplačila in obračune lastnih potnih nalogov.
• Izplačilo potnih stroškov [8] na transakcijski račun ali preko blagajne.
• Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic s podporo internim poslovnim procesom.
• Šifrant službenih vozil [10.1] ter šifrant relacij za ponavljajoča se potovanja.
• Vodenje knjige voženj [10.2] za razmejitev davčno potrebnih in nepotrebnih stroškov pri uporabi službenih vozil v zasebne namene (boniteta).
• Integracija obračuna potnih nalogov z evidenco službenih vozil [10.1] in s knjigo voženj [10.2]. Možnost vnosa službenih voženj [6.6] direktno iz potnega naloga.
• Možnost pisanja poročila [6.8] o službenem potovanju, kot priloge potnemu nalogu.
• Možnost oblikovanja izgleda potnih nalogov in določitev logotipa [2.7] podjetja.
• Možnost obračuna dnevnic za več držav na enem potnem nalogu.
• Avtomatske kontrole pravilnosti vnosa podatkov in obračuna potnih stroškov.
• Avtomatski uvoz aktualnih podatkov o deviznih tečajih, višini kilometrine in zneskih dnevnic.
• Uvoz podatkov o plačilih cestnine s kartico ABC s strani www.dars.si [6.7].
• Izpis poročil o obračunanih potnih nalogih po vozilu, zaposlenemu in statusu PN.
• Izvoz podatkov [3] v MS Excel.
• Avtomatsko zapiranje potnih nalogov [1].

Modul potni nalogi je popolnoma integriran z drugimi moduli programa ter tako omogoča tudi avtomatsko knjiženje obračunov potnih stroškov, kakor tudi izplačilo potnih stroškov preko banke ali blagajne.

	Slika 1: Povezave z drugimi moduli programa

 

1. Avtomatsko zapiranje potnih nalogov

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov imamo na voljo dve možnosti:

1. avtomatsko zapiranje potnih nalogov vsak dan
2. zapiranje potnih nalogov z našim zagonom

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo pri podatkih o podjetju označiti polje za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov. To pomeni, da se bo zapiranje potnih nalogov izvedlo vsak dan.

	Slika 2: Spremenljivke, ki jih nastavimo za avtomatsko zapiranje potnih nalogov pri podatkih za podjetje

Če pa izberemo drugo možnost in polja za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov ne označimo potem imamo v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Avtomatsko zapiranje odprtih potnih nalogov po predpisanem roku za predložitev obračuna potnih stroškov. Ko kliknemo na avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo še nastaviti spremenljivki (Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov in Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n). Po zagonu avt. zapiranja potnih nalogov se nam generira Html poročilo v kateri se nahajajo podatki o poslanih obvestilih in zaprtjih potnih nalogov.

	Slika 3: Obdelava poročila

 

2. Preden pričnete pisati potne naloge

Ob registraciji oziroma pred prvo uporabo se, v okviru programa, pojavijo navodila, ki vas vodijo skozi potrebne nastavitve [2.1] e-obračuna potnih nalogov.

Ko nastavite vse naštete podatke o vašem podjetju, je pred prvo uporabo potrebno vnesti še podatke o zaposlenih in vozilih [10]. Ti podatki se kasneje samodejno vpisujejo v potni nalog. S tem odpade zamudno vnašanje podatkov o podjetju in osebi, ki se odpravlja na službeno pot oziroma imena in registracije vozila, kar pomeni manj porabljenega časa, manj možnosti za napake in manj bolečin v roki, ko vpisujete daljšo serijo nalogov.

Z dodeljevanjem različnih uporabniških dostopov [2.2] do modula Potni nalogi  lahko ločite vnos podatkov za izpis potnega naloga, od samega obračuna in povračila stroškov; tako npr. dodelite vsem zaposlenim uporabniški dostop, ki omogoča samo vnos podatkov za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun in povračila potnih stroškov, spet pa lahko druga oseba odobri izplačilo denarja. Se pravi, da zaposleni aktivno uporabljajo program.

POZOR! Če podatek ni vnešen oziroma ni vnešen kot je to zakonsko določeno, vas program ne spusti dalje in takšnega vnosa tudi ne morete potrditi oziroma vas na to opozarja z zvezdico oziroma s sporočilom ob podatku. S tem so v programu onomogočene formalne in tudi vsebinske napake ob izpolnjevanju potnih nalogov.

Primer opozorilnega napisa:

	Slika 4: Datum izdaje je starejši od datuma odhoda

Primer ob vnosu podatkov:

	Slika 5: Obvezen podatek ni vnešen

Kako vpisujemo podatke in na kaj je treba paziti, da bodo davčni inšpektorji zadovoljni, je opisano v naslednjih poglavjih.

 

2.1. Osnovne nastavitve pred prvo uporabo

Vse nastavitve določimo v programu samem tako, da kliknemo na zavihek |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Potni nalogi in obračun potnih stroškov.

	Slika 6: Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov

 

2.2. Uporabniški dostop za potne naloge

Uporabniški dostop uporabnikom informacijskega sistema "e-računi" dodeljujemo v modulu |Zaposleni |Vnos novega, kjer določimo tudi pravice za uporabo modula "Potni nalogi".

	Slika 7: Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic

Uporabniške pravice dodeljujete glede na odgovornosti, ki jih ima zaposleni:

• Polje vnos podatkov za obračun in evidenca lastnih potnih nalogov  potrdite, ko naj zaposleni potne naloge sami pripravijo za obračun. Ta pravica zaposlenim omogoča tudi evidenco lastnih potnih nalogov.
• Polje odpiranje lastnih potnih nalogov  potrdite, ko zaposleni sami vnašajo podatke za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun potnega naloga.
• Ko želite, da zaposleni sami odpirajo svoje potne naloge in ko se vrnejo s poti, tudi sami vnesejo podatke, ki so potrebni za obračun potnega naloga in imajo pregled nad lastnimi potnimi nalogi, odkljukate obe možnosti.
• Polje obračun lastnih potnih nalogov  potrdite zaposlenim, ki si svoje potne naloge tudi obračunavajo. Ta možnost se navezuje na prvo in drugo uporabniško pravico, saj zaposleni, ki sam obračunava lastne potne naloge, običajno tudi odpira in vnaša podatke ter ima vpogled v evidenco lastnih potnih nalogov. V tem primeru odkljukate vse tri možnosti.
• Polje odpiranje in obračun potnih nalogov za ...  potrdite, ko je v podjetju ena ali več oseb zadolženih za izstavljanje in obračun potnih nalogov za zaposlene, kot tudi za potne naloge na dodeljenih stroškovnih mestih.
• Polje odpiranje, obračun, brisanje potnih nalogov za vse zaposlene  potrdite, ko je uporabniku dovoljeno tudi brisanje (poleg odpiranja in obračuna).
• Polje uporabnik prejme obvestilo po e-mailu vsakič, ko se odpre novi potni nalog  potrdimo v koliko želimo, da uporabnik prejema obvestila na mail vnešen ob uporabniškem dostopu.
• Polje urejanje splošnega šifranta relacij (za vse uporabnike)  potrdimo, ko želimo, da vidi: |Potni nalogi |Relacije
• Polje  nastavitve obračuna potnih nalogov in logotipa za izpis  potrdimo, da lahko ureja uporabniik izpise potnih nalogov (uvoz logotipa) in nasatvitve obračuna.
• Polje  urejanje knjige voženj za dodeljeno službeno vozilo  potrdimo ko lahko uporabnik pri |Potni nalogi | Vozila lahko ureja knjigo voženj za posamezno vozilo s klikom na .
• Polje  samo pregled potnih nalogov  potrdimo, ko uporabniku dovolimo le pregled PN. V tem primeru ostalih privilegiji za urejanje ne smejo biti označeni.

 

2.3. Nastavitve internetnega brskalnika

e-obračuni nudijo več možnosti tiskanja dokumentov. Za tiskanje dokumentov direktno iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v meniju |File |Page Setup (|Datoteka |Nastavitve strani v slovenski verziji) nastavite tiskanje brez izpisa glave in noge strani.

Z nastavitvami, kot so prikazane v poglavju Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika, boste zagotovili lepši in pravilen izpis dokumentov.

 

2.4. Vnos podatkov pred prvo uporabo

Preden začnemo s prvim vnosom podatkov v obrazec za prvo stran potnega naloga, moramo vnesti podatke, ki se navezujejo na modul Zaposleni  in |Potni nalogi |Vozila, saj se ti podatki samodejno vpisujejo v potni nalog.

• Zaposlenega vnesete pod |Partnerji |zaposleni z gumbom Vnos novega. Zaposleni - povezava s kadrovsko evidenco za izognitev večkratnemu vnosu podatkov o zaposlenih, kot tudi večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic, ki se nanašajo na uporabo modula Potni nalogi .
• Vozila [10] Integracija obračuna potnih nalogov z evidenco službenih vozil in s knjigo voženj. Omogočen je tudi vnos službenih voženj direktno iz službenega naloga, s tem odpade zamudno vnašanje imena in reistracije vozila.

 

2.5. Sistem številčenja potnih nalogov

Potni nalogi se lahko številčijo ročno z vsakokratnim vpisom številke potnega naloga [4], lahko pa se številčijo tudi avtomatsko.

Avtomatsko številčenje nastavimo v osnovnih nastavitvah [2.1]. Izberemo lahko številčenje po stroškovnih mestih ali pa številčenje po enotnem zaporedju.

Pri avtomatskem številčenju program samodejno ugotovi sistem številčenja in nato vodi številke od zadnjega vnosa potnega naloga naprej.

Primer za enotno številčenje:

1. Vnesemo prvi potni nalog [4] s številko 25/2004
2. Ob vnosu naslednjega potnega naloga nam program sam ponudi številko 26/2004 saj je bila zadnja izdana številka 25.

V prehodu poslovnega leta nam program do 31.3. še vodi in nudi zaporedno številko za prejšnje poslovno leto.

V primeru številčenja po stroškovnih mestih program samodejno ugotavlja sistem številčenja za vsako stroškovno mesto posebej.

 

2.6. Šifrant relacij

Svoj šifrant relacij ustvarimo tako, da v meniju izberemo |Relacije |Vnos nove relacije.

	Slika 8: Vnesemo željeno relacijo

 

2.7. Nastavitev logotipa za izpis potnih nalogov

V programu lahko določimo, da se na prvi strani na potnem nalogu avtomatsko izpiše logotip našega podjetja. Za izpis logotipa potrebujemo datoteko z logotipom v formatu GIF ali JPG. Logotip je lahko poljubnih dimenzij saj ga bo program avtomatsko normiral na širino in dolžino, ki je na razpolago pri izpisu. Priporočamo pa, da datoteka z logotipom ni prevelika saj lahko to povzroči počasnejše tiskanje potnih nalogov.

2.7.1 Uvoz logotipa

Logotip uvozimo kot kaže slika.

	Slika 9: Obrazec za določitev logotipa.

Datoteko prenesemo v program tako, da kliknemo gumb Browse/Prebrskaj. Nakar poiščemo datoteko z logotipom in kliknemo gumb Open/Odpri.

	Slika 10: Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.

Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot kaže slika.

	Slika 11: Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.

 

3. Pregled in iskanje potnih nalogov

Stran "Potni nalogi-pregled in iskanje" odprete tako, da kliknete na zavihek .

	Slika 12: Stran za pregled in iskanje potnih nalogov

• S klikom na gumb Odpiranje novega potnega naloga odprete novi potni nalog oziroma prazno vnosno masko.

• Če potne naloge pišete sproti oziroma vnašate podatke o predvideni službeni poti že pred odhodom na pot, boste po končani službeni poti želeli vnesti še podatke o nastalih potnih stroških, zato morate najprej poiskati potni nalog, ki ga želite pripraviti za obračun. Potni nalogi, ki še niso obračunani imajo Status: odprt [3.2]. Potem, ko ste določili status potnega naloga, kliknete na gumb Iskanje, kot je to vidno na sliki spodaj.

• Predogled potnega naloga, ki ga želite pripraviti za obračun, odprete tako, kot kaže slika:

• Vsak potni nalog je možno tudi natisniti, kopirati in brisati neposredno iz seznama potnih nalogov. S klikom na simbol aktivirate ali tiskanje, ali kopiranje, ali brisanje posameznega potnega naloga.

• Če kliknete na gumb ali puščico, ki je v gumbu, se vam prikaže meni z dodatnimi možnostmi, ki omogočajo masovno obdelavo ali prikaz potnih nalogov v seznamu potnih nalogov.Vsako od naštetih možnosti izberemo tako, da kliknemo nanjo, kot kaže slika.

3.1 Kaj pomenijo posamezne možnosti v meniju?

1. - Izberete takrat, ko želite seznam vseh najdenih potnih nalogov na eni strani.
2. - Izberete takrat, ko želite izpis potnih nalogov odpreti v Microsoftovem Excelu (oziroma Open Office preglednici), kjer lahko podatke še dodatno obdelujete oziroma dodate kot priponko po elektronski pošti.
3. - Izberete potem, ko ste s kriteriji iskanja [3.2] že omejili izpis potnih nalogov, ki jih želite knjižiti.
4. - Izberete takrat, ko želite natisniti več potnih nalogov naenkrat. Po kliku na to opcijo sem vam bodo v novem oknu odprli vsi prikazani potni nalogi vključno z obračuni pripravljeni za tiskanje. To opcijo uporabljamo npr. takrat, ko preštevilčimo potne naloge in jih je potrebno ponovno natisniti.
5. - Enako, kot prejšno opcijo, to opcijo izberemo takrat, ko masovno tiskamo vse prikazane potne naloge z uporabo urejevalnika MS Word.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju potnih nalogov:

 

3.2. Kriteriji iskanja

Če želite dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani, ki vsebuje masko za vnos iskalnih kriterijev. Tako lahko potne naloge listate v okviru omejitev, ki ste jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

	Slika 13: Kriteriji iskanja potnih nalogov.

Ko omejite kriterije iskanja, kliknite na gumb Iskanje.

 

4. Novi potni nalog

Podatke o predvideni službeni poti bi naj vnašali že pred odhodom na pot; izpolniti in natisniti je treba prvo stran potnega naloga. Ko je potni nalog natisnjen, ga podpiše direktor ali pooblaščena oseba, nakar ga žigosanega in podpisanega prejme zaposleni. Potni nalog pa lahko izpolnite tudi po vrnitvi s službene poti, vendar po zakonu, mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.

S klikom na gumb Odpiranje novega potnega naloga, ki ga najdete na strani |Potni nalogi |Pregled in iskanje, odprete novi potni nalog oziroma vnosno masko za prvo stran potnega naloga. Podatke, ki so označeni z zvezdico , je treba obvezno vpisati.

 

4.1. Predogled podatkov za prvo stran

Na strani, ki vsebuje predogled vnešenih podatkov za prvo stran potnega naloga, lahko do sedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom nismo zadovoljni.

	Slika 17: Predogled vnešenih podatkov za potni nalog

Če predhodno vnešenih podatkov ne shranimo, jih bomo izgubili, zato moramo vedno najprej klikniti na gumb , kot nam to kaže slika zgoraj.

Podatke, ki smo jih vnesli za posamezen potni nalog, lahko tudi spreminjamo. tako da kliknemo na gumb . Odpre se nam obrazec "Popravek potnega naloga", kjer nato v poljih za vnos podatkov spremenimo oziroma popravimo podatke.

Kaj pomenijo ostali gumbi v orodni vrstici, pa si lahko podrobneje pogledamo na strani orodna vrstica.

 

4.2. Predujem

V kolikor bo zaposleni prejel predujem, ga pred odhodom na službeno pot vnesemo v potni nalog. Znesek in datum vpišemo v obrazec "Vnos predujma".

Obrazec za vnos predujma aktiviramo tako, da kliknemo na gumb Predujem:

	Slika 18: Obrazec za vnos predujma

Ko smo vnesli podatke, pritisnemo na gumb V redu. Vnos predujma pa potrdimo s klikom na rumeno obravani gumb .

Izpis in obračun predujma

• Dani predujem se izpiše na prvi strani potnega naloga in vnese v obračun povračila potnih stroškov zaposlenemu.

Spremembe podatkov

• Če se pred obračunom odločimo predujem brisati, to storimo tako, da kliknemo na .

• Podatke za predujem pa lahko tudi spremenimo, če kliknemo na povezavi v stolpcu "Datum" oziroma "Opis".

 

4.3. Tiskanje potnega naloga

Dokler potni nalog ni shranjen, tiskanje le-tega ni možno. Da je potrebno potni nalog shraniti, nas opozarja rumeno obarvani gumb , ki utripa dokler dokument ni shranjen. Ko je potni nalog shranjen, lahko natisnemo prvo stran potnega naloga, ki se ožigosana in podpisana izroči zaposlenemu. Podatki za prvo stran potnega naloga so shranjeni, ko se gumb obarva sivo in postane neaktiven. Takrat se tudi pojavi gumb .

Prvo stran potnega naloga natisnemo tako, da :

1. Kliknemo , ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je prikazano na sliki:

Seznam za tiskanje omogoča dva načina izpisa:

• HTML izpis potnega naloga, če ga odpremo v internetnem brskalniku in ga nato natisnemo,

• potni nalog odpremo v MS Wordu in ga natisnemo kod Wordov dokument.

Potni nalog lahko pošljemo tudi po elektronski pošti. To storimo tako, da ga najprej shranimo lokalno na naš računalnik, nato pa ga kot priponko pošljemo po elektronski pošti.

4.3.1 Tiskanje potnega naloga v okviru internetnega brskalnika:

1. Najprej v okviru programa kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

2. S tem ko smo kliknili na povezavo, se bo potni nalog odprl v okviru internetnega brskalnika.

Za tiskanje kliknemo ikono "Print", kot nam kaže slika.

4.3.2 Izpis logotipa na prvi strani potnega naloga:

Datoteko lahko tudi prenesemo v program. To storimo tako, da kliknemo na gumb in jo poiščemo, nato pa kliknemo . Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko.

4.3.3 Potni nalog lahko natisnemo tudi kot Wordov dokument:

1. Najprej kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

2. S tem, ko smo kliknili povezavo, se bo potni nalog odprl v MS Wordu, kjer ga nato lahko natisnemo.

S klikom na ikono "Print", kot je vidno na sliki, lahko potni nalog natisnemo.

 

5. Priprava potnega naloga za obračun

Ob povratku s službene poti, je potrebno vnesti v e-račune potnih nalogov vse podatke za obračun kilometrin, dnevnic in potnih stroškov; v tej fazi se obračuna tudi predujem, ki je bil dan zaposlenemu pred odhodom na službeno pot.To storimo tako, da odpremo potni nalog, na podlagi katerega je zaposleni odšel na službeno pot. Poiščemo ga v seznamu potnih nalogov, na strani "Potni nalogi-pregled in iskanje" [3]. Ko odpremo stran za predogled podatkov na potnem nalogu, se prikažejo že vnešeni podatki za prvo stran potnega naloga. Pod prikazom podatkov so gumbi, ki omogočajo pripravo potnega naloga za obračun in kasneje povračilo stroškov zaposlenemu ter knjiženje potnega naloga.

6. Vnos podatkov za obračun potnih stroškov

Za vnos teh podatkov je treba pritisniti na ustrezen istoimenski gumb, nakar se odpre obrazec za vnos podatkov.

Za vsakim vnosom pritisnemo gumb .

 

6.1. Vnos dnevnic

Dnevnice vnašamo tako, da kliknemo gumb Dnevnice, nakar vnesemo podatke v obrazec, kot kaže slika:

	Slika 20: Obrazec za vnos dnevnic

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

6.1.1 Posebnosti pri vnosu dnevnic za tujino

Pri izračunu dnevnic za tujino program v skladu z uredbo upošteva ali ima zaposleni na službeni poti zagotovljeno brezplačno prehrano. Ob vnosu dnevnic nam tako program ponudi dodatna vnosna polja:

	Slika 21: Obrazec za vnos dnevnic za tujino.

S klikom na    lahko označimo brezplačne obroke med službeno potjo.

 

6.2. Načini obračunavanja dnevnic

Vsako podjetje ima v okviru zakonskih določil svoj pristop do obračunavanja in izplačevanja dnevnic, zato je možno v okviru programa e- obračuni [http://www.e-obracuni.com] potnih nalogov nastaviti vse parametre, ki določajo obračun in končno izplačilo dnevnic zaposlenemu.

6.2.1 Višina dnevnice ter zvišanja dnevnic v odstotkih

V obrazcu "Odpiranje novega potnega naloga" ima podjetje možnost samo določiti višino dnevnice za Slovenijo oziroma ostale države, ko gre za dnevnice za tujino. Za vsak potni nalog lahko prav tako določimo odstotek zvišanja oziroma znižanja  dnevnic za službeno potovanje (npr. za vodstvene delavce).

Za podrobnejši opis vnosa podatkov lahko pogledamo na strani Novi potni nalog [4].

6.2.2 Potnih nalog z znižanimi dnevnicami ali brez izplačila dnevnic

Če se za službeno potovanje izplačilo dnevnic ne odobri , to označimo s klikom v potrditveno polje, kot kaže slika:

Ko gre za potovanje v tujino, to označimo s klikom v izbirni gumb ob polju dnevnica za tujino . Če je na službeni poti zagotovljena brezplačna prehrana, lahko to označimo tudi v polju Odstotek zvišanja oz. znižanja dnevnic .

V primeru, ko gre za znižanje dnevnic zaradi zagotovljene brezplačne prehrane in se odstotek znižanja razlikuje po dnevih, lahko število obrokov določimo za vsak dan posebej s kliki na ustrezna polja v obrazcu Vnos podatkov za obračun dnevnic [6.1], ki se odpre, ko vnašamo dnevnice za tujino.

	Slika 22: Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic

6.2.3 Postopek za izračun števila dnevnic

Program avtomatsko izračuna število dnevnic glede na vnešen čas odsotnosti.Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic.

V obrazcu "Sprememba podatkov o vašem podjetju" v modulu |Moj profil ima podjetje možnost samo določiti ali želi, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: ali želi obračun dnevnic po dnevih ali v 24-urnih intervalih.

Primer izračuna števila dnevnic za oba načina obračunavanja:

Potovanje se začne v ponedeljek ob 9.00 in traja do srede, ko se konča ob 14.00.

• 24 urni intervali: 15 ur + 14 ur + 14 ur = 53 ur/24; to znese 2 celi dnevnici + 5 ur (znižana dnevnica =od 6 do 8 ur).

• Po dnevih: ponedeljek (15 ur) = cela dnevnica + torek (24 ur) = cela dnevnica + sreda (14 ur) = cela dnevnica; to znese 3 cele dnevnice.

 

6.3. Vnos drugih stroškov

Stroške s službene poti vnašamo tako, da kliknemo gumb Drugi stroški, nakar vnesemo podatke v istoimenski obrazec, kot kaže slika:

	Slika 24: Obrazec za vnos drugih stroškov

6.4. Vnos podatkov:

 

6.5. Vnos kilometrine

S klikom na Kilometrina se nam odpre obrazec, kamor lahko vnesemo podatke:

	Slika 25: Obrazec za vnos kilometrine

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

V prazno polje lahko vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

 

6.6. Vpis poti v knjigo voženj

V primeru, da zaposleni na službeno potovanje potuje s službenim vozilom in ne z lastnim, ne izplačamo kilometrine pač pa vpišemo potovanje v knjigo voženj.

Ko vnašamo novi potni nalog, določimo, da bo zaposleni potoval s službenim vozilom, kot nam to kaže slika:

Nato pa na potnem nalogu kliknemo gumb Vpis poti v knjigo voženj in odpre se nam naslednji obrazec:

	Slika 28: Obrazec za vpis poti v knjigo voženj

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

V prazno polje lahko tudi vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov ter se izpiše na obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

6.7. Uvoz plačil cestnine s kartico ABC

Na portalu družbe DARS d.d. na naslovu http://www.dars.si lahko lastniki kartic ABC za avtomatsko brezgotovinsko plačevanje cestnine, pridobijo vstopno geslo za vpogled v plačevanje cestnine in stanje dobroimetja.

V modulu potni nalogi obstaja možnost, da se podatki o plačilih cestnine s kartico ABC avtomatsko uvozijo v obračun potnih stroškov. Temu je namenjen gumb Cestnina ABC, ki je viden ob vnosu podatkov za obračun potnih stroškov.

	Slika 29: Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga

Po kliku na gumb Cestnina ABC se prikaže naslednji obrazec:

	Slika 30: Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC

Za avtomatski prenos podatkov je potrebno vnesti številko kartice ABC in vstopno geslo, ki ste ga predhodno pridobili na portalu http://www.dars.si.

V polje Cestnine od dne/do dne  vpišete obdobje za katero želite uvoziti podatke o plačilih cestnine. Program vam za obdobje avtomatsko predlaga obdobje za katero je bil izdan potni nalog.

V izbiri Lastnik kartice  določite ali gre za službeno ali privatno kartico ABC. Lastništvo kartice določa način knjiženja plačila cestnine in vplačila dobroimetja:

1. Službena kartica ABC:
• Plačilo cestnine s službeno kartico ABC se ne povrne zaposlenemu.
• Vplačani zneski dobroimetja na službeno kartico se povrnejo zaposlenemu.
2. Privatna kartica ABC:
• Plačila cestnine s privatne kartice se povrnejo zaposlenemu.
• Vplačilo dobroimetja na privatno kartico se ne šteje kot potni strošek zaposlenega in se mu ne povrne.

V polju Dodatne možnosti  lahko določimo naslednje:

•  Uvoz izpiska prehodov v formatu PDF  če obkljukamo to možnost se bo v obračun potnih stroškov prenesel tudi izpisek prehodov cestninskih postaj, ki ga je sicer možno dobiti tudi direktno na strani www.dars.si [http://www.dars.si]. V modulu potni nalogi lahko na ta način prihranite na času saj se vam ni potrebno posebej prijaviti na strani www.dars.si [http://www.dars.si].
•  Shrani številko kartice ABC za drugič  če obkljukamo to možnost se bo številka kartice ABC shranila v programu in jo bomo lahko naslednjič znova uporabili.
•  Shrani geslo za drugič  če obkljukamo to možnost se bo shranilo tudi geslo za dostop do portala www.dars.si [http://www.dars.si]. V nasprotnem primeru se geslo za dostop do podatkov na portalu www.dars.si [http://www.dars.si] ne shrani nikamor. Številka kartice ABC in vstopno geslo se shranita tako, da sta naslednjič vidni samo tistemu uporabniku programa, ki ju je prvič vnesel v program. Noben drug uporabnik ne more videti vaše številke kartice ali gesla.

Po kliku na gumb Uvoz podatkov s strežnika www.dars.si se izvede avtomatska prijava in prenos podatkov s portala www.dars.si [http://www.dars.si]. Po kliku na gumb za prenos podatkov je včasih potrebno na prikaz naslednje strani počakati malo dlje kot običajno, zato po kliku na gumb počakajte, da se prenos zaključi.

Ko je prenos podatkov zaključen, bodo na obračunu potnih stroškov vidni plačani stroški cestnine v danem obdobju ter prehodi cestninskih postaj. Ko boste potni nalog shranili se vam bo ob kliku na gumb Tiskanje prikazala dodatna možnost direktnega tiskanja izpiska prehodov cestninskih postaj s kartico DARS (glej spodaj). Izpisek ABC se priloži k obračunu potnih stroškov.

	Slika 31: Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC

 

6.8. Poročilo k potnemu nalogu

K obračunu potnega naloga lahko priložimo tudi poročilo, ki še bolj natančno opredeljuje samo službeno pot in je neke vrste zapis dogajanja.

Na strani, kjer so prikazani podatki za potni nalog, kliknemo na gumb in odpremo obrazec za vnos poročila:

Vnešeno besedilo se izpiše na strani za predogled potnega naloga:

Če kliknemo na povezavo , ki se nahaja ob poročilu potnega naloga, ponovno odpremo obrazec, kamor lahko vnesemo spremembe besedila.

 

6.9. Priloge k potnemu nalogu

Opis prilog najbolj enostavno vnesemo, ko vnašamo podatke o nastalih potnih stroških [6.3], kilometrino [6.5] in dnevnice [6.1]. Vsakemu vnosu podatkov za obračun potnega naloga je možno dodati še opis prilog, kot je to prikazano na sliki:

Vnešeno besedilo se izpiše na predogledu potnega naloga:

 

6.10. Predogled vnešenih podatkov

Preden zaženemo obračun potnega naloga oziroma potnih stroškov, lahko na strani za predogled podatkov na potnem nalogu vidimo vnešene podatke.

Predogled podatkov za obračun potnega naloga se izpiše na tak način, da z lahkoto popravite ali brišete napačno vnešene podatke.

Za brisanje vnešenih podatkov kliknemo križec , ki se nahaja na skrajni desni strani vsake vrstice v ustrezni tabeli s podatki. Za popravljanje vnešenih podatkov izberemo povezavo na prikazanih podatkih.

 

7. Obračun potnega naloga

Ko vnesemo vse podatke za obračun potnega naloga, pritisnemo gumb Obračun potnih stroškov, ki se nahaja na strani za predogled podatkov na potnem nalogu.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje znotraj države, torej samo valuta SIT, se nam odpre naslednji obrazec:

	Slika 37: Obračun potnega naloga za Slovenijo.

Obvezen je vnos datuma obračuna, lahko pa dopolnimo tudi besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje v tujino in je vključena tudi tuja valuta, se nam odpre naslednji obrazec:

	Slika 38: Obračun potnega naloga za tujino.

Vnesemo naslednje podatke:

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun potnega naloga, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

 

7.1. Predogled obračunanega potnega naloga

Ko smo s klikom na gumb Obračun zagnali obračun, se nam prikaže predogled obračunanega potnega naloga:

	Slika 39: Predogled obračunanega potnega naloga.

Sedaj lahko s klikom na Tiskanje natisnemo obračun potnih stroškov [7.2].

S klikom na Knjiženje lahko knjižimo [9.1] potne stroške na temeljnico.

S klikom na Izplačilo potnih stroškov lahko izplačamo [8] potne stroške na transakcijski račun [8.1] zaposlenega ali preko blagajne v gotovini [8.2].

 

7.2. Tiskanje obračuna potnih stroškov

Ko smo potni nalog že obračunali, lahko obračun tudi natisnemo tako, da:

1. Kliknemo na , ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je to prikazano na sliki:

Kako natisnemo dokument v internetnem brskalniku ali v MS Wordu, je opisano na strani tiskanje potnega naloga [4.3].

 

7.3. Ponovno odpiranje potnega naloga

	Slika 40: Gumbi na predogledu obračunanega potnega naloga

Ko je potni nalog že obračunan, ga lahko še vedno popravimo, če kliknemo na gumb Ponovno odpri potni nalog.

Vrnemo se nazaj na predogled potnega naloga in tukaj lahko spreminjamo obstoječe podatke. S klikom na gumb lahko popravljamo oziroma spreminjamo tudi podatke na prvi strani potnega naloga..

 

8. Izplačilo obračunanih potnih stroškov

Program omogoča izplačilo potnih stroškov preko blagajne ali z nakazilom na transakcijski račun. Potne naloge, ki so obračunani v tuji valuti, je zaenkrat v programu možno izplačati samo preko blagajne.

Izplačilo je mogoče izvesti le na že obračunanih potnih nalogih. Program omogoča, da izplačamo potne stroške za več obračunanih potnih nalogov naenkrat z enim nakazilom na TR ali z enim blagajniškim izdatkom. Pri izplačilu na TR je možno tudi natisniti obvestilo zaposlenemu o izplačanih potnih stroških.

Izplačilo potnih stroškov pričnemo tako, da na predogledu potnega naloga kliknemo na gumb Izplačilo potnih stroškov.

	Slika 41: Za izplačilo potnih stroškov kliknemo na gumb Izplačilo

Po kliku na gumb se dodatno prikaže seznam vseh drugih še neizplačanih potnih nalogov za zaposlenega.

	Slika 42: Izplačilo potnih stroškov

Program prikaže vsoto vseh še neizplačanih potnih nalogov glede na izplačila evidentirana v programu. Prikaže tudi stanje obveznosti in terjatev do zaposlenega iz glavne knjige zato, da lahko primerjate stanje v glavni knjigi z izplačili, ki so šla preko programa.

V spodnjem seznamu so našteti vsi potni nalogi, ki v programu še niso bili izplačani. V primeru, da so se izplačila v preteklosti izvajala mimo programa je možno, da seznam ne kaže dejanskega stanja zato je potrebno izplačilo preveriti s stanjem v glavni knjigi.

V seznamu potnih nalogov lahko s kljukico    označite vse potne naloge, ki jih želite izplačati. Vsota označenih potnih nalogov se nato prenese v plačilni nalog ali na blagajniški izdatek.

Če želite označene potne naloge izplačati zaposlenemu na transakcijski račun kliknete na Izplačilo na TR, za izplačilo preko blagajne pa na Izplačilo preko blagajne.

 

8.1. Izplačilo potnih stroškov na TR

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo na TR izbrali plačilo potnih stroškov na TR, se nam odpre naslednja vnosna maska:

	Slika 43: Izplačilo potnih stroškov na TR

Privzeta izbira je, da se nalog za plačilo uvrsti v enega izmed že odprtih paketov plačil in s klikom na izberemo ustrezen paket. Če pa želimo, da se ta plačilni nalog uvrsti v nov paket plačil, označimo drugo možnost in v prazen prostor vpišemo oznako paketa.

Nalogodajalec

Nalogodajalca nam program avtomatsko izpiše sam.

Prejemnik

S klikom na gumb Dodaj plačilni nalog plačilni nalog dodamo v paket, ki smo ga izbrali.

 

8.2. Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo preko blagajne izbrali izplačilo potnih stroškov preko blagajne, se nam odpre naslednja vnosna maska:

	Slika 44: Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

Prejemnik

Postavka blagajniškega izdatka

S klikom na Izstavitev blag. izdatka se izstavi blagajniški izdatek, ki ga lahko poknjižite v glavno knjigo.

 

9. Knjiženje potnih nalogov

Ko smo potne naloge obračunali in izplačali, jih knjižimo. Na voljo imamo dve možnosti:

• posamično knjiženje potnega naloga [9.1]
• knjiženje izbranih potnih nalogov [9.2]

Pri avtomatskem knjiženju potnih stroškov se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja v glavni knjigi.

 

9.1. Posamično knjiženje

Posamično knjiženje potnih nalogov pa pričnemo tako, da s klikom na aktivno povezavo odpremo izbrani potni nalog. Nato kliknemo na gumb Knjiženje, kot kaže slika in tako pričnemo knjiženje.

	Slika 45: Knjiženje posameznega potnega naloga

Nadaljni postopek je popolnoma enak, kot pri knjiženju izbranih potnih nalogov [9.2].

 

9.2. Knjiženje izbranih potnih nalogov

Knjiženje potnih nalogov pričnemo tako, da na strani |Potni nalogi- pregled in iskanje s klikom na Dodatne možnosti izberemo "Knjiženje izbranih PN", kot lahko vidimo na sliki:

Odprejo se nam potni nalogi in med njimi izberemo tiste, ki jih želimo knjižiti:

	Slika 46: Izberemo potne naloge, ki jih želimo knjižiti

S klikom na gumb Knjiženje izbranih PN zaženemo knjiženje in potni nalogi se poknjižijo na temeljnico:

	Slika 47: Knjiženi potni nalogi na temeljnici

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju potnih nalogov:

 

10. Vozila

Modul Potni nalogi vsebuje samostojno evidenco službenih vozil [10.1] ter dodatno funkcionalnost za vodenje knjige voženj [10.2].

 

10.1. Šifrant službenih vozil

V šifrant službenih vozil vpišemo podatke o službenih vozilih, ki se uporabljajo za službene vožnje s potnimi nalogi. Prav tako lahko v šifrant vpišemo podatke o službenih vozilih, ki jih zaposleni uporabljajo za boniteto ter podatke o zasebnih vozilih zaposlenih za uporabo katerih podjetje izplačuje kilometrino.

Šifrant službenih vozil je na voljo v podsistemu Vozila. Ob pričetku uporabe programa se nam izpiše naslednje obvestilo:

	Slika 48: Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom

Po kliku na gumb Vnos novega se vam prikaže naslednja vnosna maska:

	Slika 49: Vnos podatkov o vozilu.

Vnosna polja v šifrantu imajo naslednji pomen:

Po kliku na gumb Shrani se prikaže pregled vseh vozil v šifrantu.

	Slika 50: Pregled vozil v šifrantu.

Za spreminjanje podatkov o vozilu kliknemo na povezavo z imenom vozila. Za urejanje knjige voženj [10.2] kliknemo na . Za brisanje vozila iz šifranta .

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu službenih in zasebnih vozil:

 

10.2. Knjiga voženj

Knjiga voženj je prvenstveno namenjena vodenju evidence službenih voženj za službena vozila, ki jih zaposleni uporabljajo kot boniteto. Knjigo voženj je v tem primeru potrebno voditi tudi za razmejitev davčno potrebnih in nepotrebnih stroškov povezanih s službenim vozilom.

V knjigo voženj preidemo tako, da kliknemo na v pregledu šifranta službenih vozil.

	Slika 51: Pregled vozil v šifrantu.

Po kliku se nam prikaže naslednja stran:

	Slika 52: Pregled knjige voženj

Knjiga voženj omogoča beleženje in urejanje evidence službenih poti. Pri tem vam program pomaga z avtomatskim razvrščanjem službenih poti po vnešenih datumih in stanjih števca oz. razdaljah. Obenem vas program opozarja na manjkajoče vožnje ali druge nepravilnosti v evidenci.

Program omogoča poljubne preglede knjige voženj v različnih časovnih obdobjih ter tiskanje knjige voženj in izvoz podatkov v programe iz zbirke Office.

Posamezne vožnje lahko v knjigo voženj dodajamo s klikom na gumb Vnos nove vožnje ali pa že direktno pri vnosu potnega naloga. Vsako vožnjo lahko povežemo s potnim nalogom, sicer pa jo bo program štel med privatne vožnje.

	Slika 53: Vnos podatkov v knjigo voženj

Pri vnosu posamezne vožnje vnesemo naslednje podatke:

Posamezne vožnje pa lahko v knjigo voženj dodamo tudi s klikom na gumb Vrstični vnos voženj ki nam odpre meni v katerem izberemo mesec za katerega želimo vpisati vožnje, kot to prikazuje spodnja slika:

	Slika 54: Meni za vrstični vnos voženj

Ko smo kliknili na željeni mesec se nam odpre maska za vnos novih voženj, ki izgleda takole:

	Slika 55: Maska za vnos voženj

Pri vrstičnem vnosu posamezne vožnje pa vnesemo naslednje podatke:

Ko smo končali z vrstičnim vnašanjem voženj v knjigo voženj, je potrebno le še klikniti na gumb Potrdi vnos, ki se nahaja v spodnjem levem delu tabele kot to kaže spodnja slika:

	Slika 56: Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj

Ko kliknemo na gumb Potrdi vnos se podatki o vožnjah shranijo v knjigo voženj.

 

10.3. Uvoz vozil iz Excela

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o službenih in zasebnih vozilih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o vozilih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

Primer datoteke CSV:

Vozila.csv Velikost: 0,32 kB

Primer datoteke Tab delimited:

Vozila.txt Velikost: 0,32 kB

Do vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v meniju na levi strani kliknemo na povezavo Vozila in prikaže se nam maska za pregled službenih in zasebnih vozil [10.4].

Uvoz podatkov o vozilih je dostopen preko menija v maski za pregled in iskanje vozil kot kaže spodnja slika(podatki so testni):

	Slika 57: Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke

Ko smo izbrali to možnost se nam odpre nova maska kjer lahko podatke o vozilih uvozimo:

	Slika 58: Maska za uvoz vozil iz datoteke

Preden podatke uvozimo je potrebno izbrati v katerem foramtu je datoteka shranjena. Kot vidimo na zgornji sliki lahko izbiramo med:

• CSV
• Tab delimited

Izberemo pravilen format naše datoteke in jo poiščemo s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Odpre se nam maska za iskanje datoteke v raziskovalcu(spodnja slika).Ko smo našli željeno datoteko, jo izberemo in pritisnemo na gumb Odpri(Open).

	Slika 59: Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu

 

10.4. Pregled službenih in zasebnih vozil

Do pregleda službenih in zasebnih vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v levem meniju izberemo povezavo Vozila. Odpre se nam maska kot jo prikazuje slika:

	Slika 60: Maska za pregled vozil - podatki so testni

Če kliknemo na eno izmed vozil v seznamu se nam odpre maska za vnos in spreminjanje podatkov o tem vozilu [10.1], ki izgleda takole:

	Slika 61: Maska za vnos podatkov o vozilu

Ko smo vnesli vse željene spremembe, je potrebno klikniti še na gumb Shrani in spremembe se bodo shranile.

 

11. Spremembe v programu e-obračuni zaradi sprejetja nove uredbe o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino

Dne 18.6.2004 je bila v Uradnem listu [http://www.uradni-list.si/1/ulonline.jsp?urlid=200466&dhid=70312] objavljena nova Uredba o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino. Na tej strani so opisane spremembe v programu, ki so posledica novih pravil, ki jih vsebuje uredba.

Vse spremembe se nanašajo samo na potne naloge za tujino ter službena potovanja, ki se pričnejo na dan 3.7.2004 ali kasneje. Potni nalogi za potovanja, ki se pričnejo pred 3.7.2004 se še vedno obračunavajo po starem.

11.1 Obračun dnevnic

• V programu so vnešene nove višine dnevnic [http://www.e-racuni.com/racuni/Dnevnice.html].
• Pri vnosu podatkov za prvo stran [4] potnega naloga se višine dnevnic nastavijo avtomatsko glede na vnos v polju Potovanje bo trajalo od dne . Če je odhod pred 3.7.2004 se po izbiri države izpišejo stare dnevnice, od dne 3.7.2004 pa nove dnevnice.
• Pri tolarskem obračunu dnevnic se le-te vedno obračunajo po srednjem tečaju Banke Slovenije na zadnji dan potovanja ne glede na morebitne drugačne nastavitve (npr. obračun po tečaju NLB d.d. [2.1] ni več mogoč).
• Za izračun števila dnevnic se po novem vedno uporablja metoda 24-urni intervalov. Izbira izračun dnevnic po dnevih [2.1] za potne naloge po 3.7.2004 ni več mogoča.
• Člani uprave in višji strokovni delavci si v skladu z novo uredbo ne morejo več obračunavati 20% oz. 10% višjih dnevnic. V programu je tako spremenjena opomba pri izbiri dodatkov.

11.2 Izplačilo predujma

• Ob izplačilu predujma program preveri ali za zaposlenega obstaja potni nalog s predujmom, ki še ni obračunan. V kolikor le-ta obstaja program izpiše opozorilo, da se predujem za potne stroške v skladu z uredbo ne sme izplačati.

11.3 Drugi stroški

• Pri tolarskem obračunu potnih stroškov se stroški v tujih valutah preračunajo v SIT po srednjem tečaju BS na dan nastanka stroška (le-ta datum se je že dosedaj vnašal pri vnosu drugih stroškov).

11.4 Kilometrine

• Za službene vožnje nad 500 km se po novem za razliko nad 500 km ne povrne več 40% cene bencina temveč le 30% cene neosvinčenega bencina 95 oktanov.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024