Potni nalogi

Modul Potni nalogi nudi naslednjo funkcionalnost:

Modul potni nalogi je popolnoma integriran z drugimi moduli programa ter tako omogoča tudi avtomatsko knjiženje obračunov potnih stroškov, kakor tudi izplačilo potnih stroškov preko banke ali blagajne.

  
Povezave z drugimi moduli programa
  
  Slika 1:  Povezave z drugimi moduli programa

 

1. Avtomatsko zapiranje potnih nalogov

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov imamo na voljo dve možnosti:

  1. avtomatsko zapiranje potnih nalogov vsak dan
  2. zapiranje potnih nalogov z našim zagonom

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo pri podatkih o podjetju označiti polje za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov. To pomeni, da se bo zapiranje potnih nalogov izvedlo vsak dan.

  
Spremenljivke, ki jih nastavimo za avtomatsko zapiranje potnih nalogov pri podatkih za podjetje
  
  Slika 2:  Spremenljivke, ki jih nastavimo za avtomatsko zapiranje potnih nalogov pri podatkih za podjetje

Če pa izberemo drugo možnost in polja za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov ne označimo potem imamo v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Avtomatsko zapiranje odprtih potnih nalogov po predpisanem roku za predložitev obračuna potnih stroškov. Ko kliknemo na avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo še nastaviti spremenljivki (Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov in Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n). Po zagonu avt. zapiranja potnih nalogov se nam generira Html poročilo v kateri se nahajajo podatki o poslanih obvestilih in zaprtjih potnih nalogov.

  
Obdelava poročila
  
  Slika 3:  Obdelava poročila

 

2. Preden pričnete pisati potne naloge

Ob registraciji oziroma pred prvo uporabo se, v okviru programa, pojavijo navodila, ki vas vodijo skozi potrebne nastavitve [2.1] e-obračuna potnih nalogov.

Ko nastavite vse naštete podatke o vašem podjetju, je pred prvo uporabo potrebno vnesti še podatke o zaposlenih in vozilih [10]. Ti podatki se kasneje samodejno vpisujejo v potni nalog. S tem odpade zamudno vnašanje podatkov o podjetju in osebi, ki se odpravlja na službeno pot oziroma imena in registracije vozila, kar pomeni manj porabljenega časa, manj možnosti za napake in manj bolečin v roki, ko vpisujete daljšo serijo nalogov.

Z dodeljevanjem različnih uporabniških dostopov [2.2] do modula Potni nalogi  lahko ločite vnos podatkov za izpis potnega naloga, od samega obračuna in povračila stroškov; tako npr. dodelite vsem zaposlenim uporabniški dostop, ki omogoča samo vnos podatkov za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun in povračila potnih stroškov, spet pa lahko druga oseba odobri izplačilo denarja. Se pravi, da zaposleni aktivno uporabljajo program.

POZOR! Če podatek ni vnešen oziroma ni vnešen kot je to zakonsko določeno, vas program ne spusti dalje in takšnega vnosa tudi ne morete potrditi oziroma vas na to opozarja z zvezdico oziroma s sporočilom ob podatku. S tem so v programu onomogočene formalne in tudi vsebinske napake ob izpolnjevanju potnih nalogov.

Primer opozorilnega napisa:

  
Datum izdaje je starejši od datuma odhoda
  
  Slika 4:  Datum izdaje je starejši od datuma odhoda

Primer ob vnosu podatkov:

  
Obvezen podatek ni vnešen
  
  Slika 5:  Obvezen podatek ni vnešen

Kako vpisujemo podatke in na kaj je treba paziti, da bodo davčni inšpektorji zadovoljni, je opisano v naslednjih poglavjih.

 

2.1. Osnovne nastavitve pred prvo uporabo

Vse nastavitve določimo v programu samem tako, da kliknemo na zavihek |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Potni nalogi in obračun potnih stroškov.

  
Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov
  
  Slika 6:  Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov

Devizne dnevnice se obračunajo po tečaju na danPo kliku na dropDown.gif izberemo na kateri dan se vzame devizni tečaj pri tolarskem obračunu deviznih dnevnic. Privzeta nastavitev je, da se devizne dnevnice obračunajo v tolarje po tečaju veljavnem na dan obračuna potnih stroškov.

Od 3.7.2004 velja za službena potovanja v tujino nova uredba [11], ki natančno predpisuje po katerem tečaju se obračunajo dnevnice in po katerem drugi potni stroški

Povračilo dnevnic Program e-obračuni lahko uporabljamo za obračun dnevnic tako za gospodarstvo, kot tudi za negospodarstvo. Glede na vnešen čas odsotnosti program avtomatsko izračuna število dnevnic. Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic. Zato tukaj izberite ali želite, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: Za vsak dan službene poti se posebej izračuna število dnevnic. Skupno število dnevnic je seštevek dnevnic za vsak dan posebej. Za celoten čas službenega potovanja se izračuna število 24-urnih intervalov za katere se obračuna polna dnevnica. Za preostanek ur se obračuna dnevnica v skladu z uredbo.

Od 3.7.2004 velja za službena potovanja v tujino nova uredba [11], ki predpisuje metodo za izračun števila dnevnic zato program za službena potovanja v tujino po 3.7.2004 vedno uporablja metodo 24-urnega izračuna števila dnevnic ne glede na to nastavitev.

Delovni čas od/do V skladu z uredbo se zmanjšana dnevnica izplača le v primeru, ko se službeno potovanje prične vsaj dve uri pred pričetkom delovnega časa ali vsaj dve uri po koncu delovnega časa. Na tem mestu lahko vpišete delovni čas vašega podjetja.
Zaokroževanje obračuna pot. str.:V kolikor potne stroške izplačujete preko blagajne, je zaradi gotovinskega izplačila potrebno obračun zaokrožiti. Izberite željeno varianto zaokroževanja obračuna potnih stroškov. Znesek stotinske izravnave pri obračunu se bo tako knjižil med izredne prihodke oz. odhodke.
Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov Število dni po predvidenim povratkom s službene poti
Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n.Kolikšen čas program upošteva, da avtomatsko zapre potni nalog.
Obvezen vnos str. mesta na potnem naloguLahko izberemo in se zahteva vnos stroškovnega mesta (v kolikor jih uporabljamo) ali pustimo prazno in program ustvari potni nalog tudi brez tega vnosa.

 

2.2. Uporabniški dostop za potne naloge

Uporabniški dostop uporabnikom informacijskega sistema "e-računi" dodeljujemo v modulu |Zaposleni |Vnos novega, kjer določimo tudi pravice za uporabo modula "Potni nalogi".

  
Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic
  
  Slika 7:  Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic

Uporabniške pravice dodeljujete glede na odgovornosti, ki jih ima zaposleni:

 

2.3. Nastavitve internetnega brskalnika

e-obračuni nudijo več možnosti tiskanja dokumentov. Za tiskanje dokumentov direktno iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v meniju |File |Page Setup (|Datoteka |Nastavitve strani v slovenski verziji) nastavite tiskanje brez izpisa glave in noge strani.

Z nastavitvami, kot so prikazane v poglavju Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika, boste zagotovili lepši in pravilen izpis dokumentov.

 

2.4. Vnos podatkov pred prvo uporabo

Preden začnemo s prvim vnosom podatkov v obrazec za prvo stran potnega naloga, moramo vnesti podatke, ki se navezujejo na modul Zaposleni  in |Potni nalogi |Vozila, saj se ti podatki samodejno vpisujejo v potni nalog.

 

2.5. Sistem številčenja potnih nalogov

Potni nalogi se lahko številčijo ročno z vsakokratnim vpisom številke potnega naloga [4], lahko pa se številčijo tudi avtomatsko.

Avtomatsko številčenje nastavimo v osnovnih nastavitvah [2.1]. Izberemo lahko številčenje po stroškovnih mestih ali pa številčenje po enotnem zaporedju.

Pri avtomatskem številčenju program samodejno ugotovi sistem številčenja in nato vodi številke od zadnjega vnosa potnega naloga naprej.

Primer za enotno številčenje:

  1. Vnesemo prvi potni nalog [4] s številko 25/2004
  2. Ob vnosu naslednjega potnega naloga nam program sam ponudi številko 26/2004 saj je bila zadnja izdana številka 25.

V prehodu poslovnega leta nam program do 31.3. še vodi in nudi zaporedno številko za prejšnje poslovno leto.

V primeru številčenja po stroškovnih mestih program samodejno ugotavlja sistem številčenja za vsako stroškovno mesto posebej.

 

2.6. Šifrant relacij

Svoj šifrant relacij ustvarimo tako, da v meniju izberemo |Relacije |Vnos nove relacije.

  
Vnesemo željeno relacijo
  
  Slika 8:  Vnesemo željeno relacijo

Opis relacije: Opišemo relacijo, ponavadi se napiše začetek in konec poti
Razdalja (km): Vnesemo razdaljo za določeno relacijo
Status: V kombiniranem polju določimo status, ki je lahko: aktiven ali neaktiven.
Privatna relacija: Če s klikom v potrditveno polje    relacijo označimo, kot privatno, jo bo program ponudil samo takrat, ko smo prijavljeni v program. Relacije, ki niso privatne pa program ponudi tudi drugim uporabnikom v podjetju. Uporabniki, ki nimajo privilegija dostopa [2.2] do potnih nalogov vseh zaposlenih lahko vnašajo samo privatne relacije.

 

2.7. Nastavitev logotipa za izpis potnih nalogov

V programu lahko določimo, da se na prvi strani na potnem nalogu avtomatsko izpiše logotip našega podjetja. Za izpis logotipa potrebujemo datoteko z logotipom v formatu GIF ali JPG. Logotip je lahko poljubnih dimenzij saj ga bo program avtomatsko normiral na širino in dolžino, ki je na razpolago pri izpisu. Priporočamo pa, da datoteka z logotipom ni prevelika saj lahko to povzroči počasnejše tiskanje potnih nalogov.

Pred uvozom logotipa v program lahko najlažje zmanjšate velikost datoteke tako, da logotip spremenite iz barvnega v črnobelega ali pa reducirate število barv v logotipu. Pri tem si lahko pomagate tudi z zastonj programi, kot je npr. IrfanView [http://www.irfanview.com].

Določeni programi shranjujejo datoteke JPEG v formatu, ki ga program ne razume. Če vašega logotipa oz. datoteke JPEG ne morete naložiti v program, vam svetujemo, da datoteko najprej konvertirate v obliko GIF z uporabo programa IrfanView [http://www.irfanview.com].

2.7.1 Uvoz logotipa

Logotip uvozimo kot kaže slika.

  
Obrazec za določitev logotipa.
  
  Slika 9:  Obrazec za določitev logotipa.

Datoteko prenesemo v program tako, da kliknemo gumb Browse/Prebrskaj. Nakar poiščemo datoteko z logotipom in kliknemo gumb Open/Odpri.

  
Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.
  
  Slika 10:  Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.

Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot kaže slika.

  
Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.
  
  Slika 11:  Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.

 

3. Pregled in iskanje potnih nalogov

Stran "Potni nalogi-pregled in iskanje" odprete tako, da kliknete na zavihek PNzavihek.gif.

  
Stran za pregled in iskanje potnih nalogov
  
  Slika 12:  Stran za pregled in iskanje potnih nalogov

3.1 Kaj pomenijo posamezne možnosti v meniju?

  1. PNvsiPotNal.gif - Izberete takrat, ko želite seznam vseh najdenih potnih nalogov na eni strani.
  2. PNseznamVsehExc.gif - Izberete takrat, ko želite izpis potnih nalogov odpreti v Microsoftovem Excelu (oziroma Open Office preglednici), kjer lahko podatke še dodatno obdelujete oziroma dodate kot priponko po elektronski pošti.
  3. PNknjizIzbranih.gif - Izberete potem, ko ste s kriteriji iskanja [3.2] že omejili izpis potnih nalogov, ki jih želite knjižiti.
  4. PNmasovniIzpis.gif - Izberete takrat, ko želite natisniti več potnih nalogov naenkrat. Po kliku na to opcijo sem vam bodo v novem oknu odprli vsi prikazani potni nalogi vključno z obračuni pripravljeni za tiskanje. To opcijo uporabljamo npr. takrat, ko preštevilčimo potne naloge in jih je potrebno ponovno natisniti.
  5. PNmasIzpWord.gif - Enako, kot prejšno opcijo, to opcijo izberemo takrat, ko masovno tiskamo vse prikazane potne naloge z uporabo urejevalnika MS Word.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju potnih nalogov:

EnterIskanje
InsterVnos novega potnega naloga

 

3.2. Kriteriji iskanja

Če želite dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani, ki vsebuje masko za vnos iskalnih kriterijev. Tako lahko potne naloge listate v okviru omejitev, ki ste jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

  
Kriteriji iskanja potnih nalogov.
  
  Slika 13:  Kriteriji iskanja potnih nalogov.

Št. naloga V primeru, ko poznate točno številko potnega naloga, jo vpišete v vnosno polje.
Išči poIskanje lahko omejite glede na datume, ki nastopajo v posameznem potnem nalogu. Privzeta izbira je datum prva stran, s klikom na gumb dropDown.gif oziroma, če kliknete v samo polje, zlistate dane možnosti.
  
Izbrano možnost potrdite s klikom.
  
  Slika 14:  Izbrano možnost potrdite s klikom.
od dne, do dnePotem, ko ste določili kriterij iskanja v zgornjem kombiniranem polju, mu je potrebno še dodati časovno obdobje za katerega želimo pregled potnih nalogov. S klikom na gumbcalendar.gif, aktivirate priročni koledarček v katerem izberete željeni datum. Datume lahko tudi vpišete, če se vam to zdi bolj ugodno od izbiranja datumov s priročnega koledarčka. PNzvito1.gif Izberite bližnjico in vpišite samo dan ter pritisnete tipko Enter. Če vpišete število npr. 9, bo program to razumel kot 9-ti v tekočem mesecu in letu.
  
Datum potrdite tako, da kliknete nanj.
  
  Slika 15:  Datum potrdite tako, da kliknete nanj.
StatusPotne naloge lahko poiščete tudi po statusu oziroma glede na to v kateri fazi se nahaja potni nalog od takrat, ko ste ga odprli, pa vse do končne knjižbe obračuna oziroma izplačila potnega naloga. S klikom na gumb dropDown.gif oziroma, če kliknete v vnosno polje zlistate statuse. Status potnega naloga izberete tako, da kliknete nanj, kot je to prikazano na spodnji sliki.

  
Pregled potnih nalogov glede na status PN
  
  Slika 16:  Pregled potnih nalogov glede na status PN

Kaj pomenijo posamezni statusi potnega naloga?

  1. odprt  Je tisti potni nalog, ki vsebuje podatke za prvo stran potnega naloga, lahko tudi podatke za vračilo stroškov zaposlenemu, vendar še ni bil predložen v obračun oziroma obračunan. Vsi potni nalogi, ki imajo tak status, so označeni z lučko PNlucka.gif.
  2. predložen v obračun  Je tisti potni nalog, ki vsebuje podatke za prvo stran potnega naloga in tudi podatke za vračilo stroškov zaposlenemu in je predložen v obračun. Tak status imajo lahko samo potni nalogi zaposlenih, katerim ste v modulu |Zaposleni |Uporabniški dostop dodelili le možnost, kot je vidna na sliki PNupoDostop.gif.
  3. obračunan  Je vsak potni nalog, ki je bil že obračunan, se pravi, da to zajema tudi tiste potne naloge, ki so bili bodisi izplačani, bodisi knjiženi.
  4. pripravljen za knjiženje  Je tisti obračunan potni nalog, ki še ni bil knjižen, seveda je pa lahko tudi ta že izplačan.
  5. knjižen  Je vsak potni nalog, ki je že bil knjižen.
  6. pripravljen za izplačilo  Je tisti obračunan potni nalog, ki lahko da je bil že tudi knjižen, vendar še ni bil izplačan.
  7. izplačan  Je vsak potni nalog, ki je že bil izplačan.
  8. storniran  Je tisti potni nalog, ki je že bil izstavljen (natisnjena prva stran, podpisana in žigosana), vendar ni bil uporabljen (npr. zaradi bolezni zaposleni ni mogel na službeno pot).
  9. obračunan - SIT  Je vsak potni nalog, ki je obračunan v domači valuti (SIT).
  10. obračunan - devizni obračun  Je vsak potni nalog, ki je bil obračunan v tuji valuti. POZOR! Če ste potovali v tujino izberete ob obračunu potnega naloga [7] v kateri valuti želite obračunati potne stroške, kot je to vidno na sliki: PNdevObracun.gif.
Vozilo Potne naloge lahko razvrstite tudi po vozilu [10.1], ki je bilo uporabljeno na službeni poti. Vozilo izberemo iz seznama, ki ga aktivirate, tako da kliknete v kombinirano polje, kot je to vidno na sliki. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo. PNkrIskVozilo.gif
Zaposleni S seznama potnih nalogov lahko določite potne naloge po zaposlenih, za katere ste izstavili potni nalog, kot kaže spodnja slika. Zaposlenega določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko priimka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.

PNkrIskZaposleni.gif

Stroškovno mesto Ko zaposleni nastopajo na večih stroškovnih mestih, ali pa službeno vozilo uporablja več zaposlenih in je vozilo vodeno kot stroškovno mesto, je smiselni pregled potnih nalogov po stroškovnem mestu. Stroškovno mesto določite tako, da kliknete v kombinirano polje in ga izberete s seznama. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.
išči po arhivuČe označite to možnost, bo program iskal potne naloge tudi med arhiviranimi potnimi nalogi. Ko je ta možnost izključena išče podatke samo med potnimi nalogi, ki niso arhivirani.

Ko omejite kriterije iskanja, kliknite na gumb Iskanje.

 

4. Novi potni nalog

Podatke o predvideni službeni poti bi naj vnašali že pred odhodom na pot; izpolniti in natisniti je treba prvo stran potnega naloga. Ko je potni nalog natisnjen, ga podpiše direktor ali pooblaščena oseba, nakar ga žigosanega in podpisanega prejme zaposleni. Potni nalog pa lahko izpolnite tudi po vrnitvi s službene poti, vendar po zakonu, mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.

S klikom na gumb Odpiranje novega potnega naloga, ki ga najdete na strani |Potni nalogi |Pregled in iskanje, odprete novi potni nalog oziroma vnosno masko za prvo stran potnega naloga. Podatke, ki so označeni z zvezdico star1.gif, je treba obvezno vpisati.

Številka naloga Program vam avtomatsko predlaga naslednjo številko potnega naloga, ki pa jo lahko po potrebi spremenite, na primer: če že obstajajo potni nalogi, ki pa niso vnešeni v program oziroma, če začnete uporabljati program za obračun potnih nalogov sredi koledarskega leta.
Datum Vnesite datum izdaje potnega naloga, tako da ga izberete v koledarčku, ki vam ga program ponudi, ko kliknete na gumb calendar.gif. Datum lahko tudi vpišete v skrajšani obliki ali celoten datum.
Zaposleni V tem kombiniranem polju določite ime in priimek zaposlenega, za katerega se izdaja potni nalog. Ostali podatki (delovno mesto in prebivališče), ki se v potnem nalogu nanašajo na zaposlenega, se kasneje samodeno vpisujejo iz modula za urejanje kadrovske evidence. POZOR! Za uporabnike, ki lahko vnašajo in preglejujejo samo svoje potne naloge, je ta izbira onemogočena.
Potovanje v/na V vnosno polje vpišete predvideno relacijo oziroma kraj kamor se potuje. SVETUJEMO: Vpišite točno relacijo poti, na primer za relacijo Koper-maribor, s postankom pri stranki v Ljubljani, je potrebno na potni nalog napisati relacijo Koper-Ljubljana-Maribor-Koper.
Naloga V vnosno polje vpišite namen službene poti. Če gre za poslovni obisk, je pomembna tudi navedba poslovnih strank, ki se jih obišče. V primeru, ko je šlo za obisk sejma/izobraževanja, naj se navede kateri sejem/izobraževanje se je obiskalo. Ko gre za predajo materiala/izdelkov/pošiljke, naj se navede, kaj se predalo in komu.
Veza na dokument, odločbo, spis Vpišite oznako ustreznega dokumenta, na katerega se navezuje potni nalog. SVETUJEMO: Potrebno je zagotoviti povezavo med izdanimi potnimi nalogi in spremno dokumentacijo, ki se na zahtevo lahko vsak trenutek predloži davčnemu organu.
Potovanje bo trajalo ... V vnosni polji od dne - do dne  vnesete predviden datum pričetka in konca službenega potovanja. V polje ura  vnesete točen čas pričetka službene poti.
Višina dnevnice V polju najprej določite ali je dnevnica za Slovenijo ali za tujino s tem, da kliknete v izbirni gumb radioButton.gif, nato vnesete višino dnevnice, tako da znesek vpišete v vnosno polje. Program pri obračunu [7], glede na trajanje potovanja inglede na veljavne predpise, avtomatsko ugotovi višino dnevnic in izračuna pravilno število dnevnic. PNvnosVisinaZaTujino.gif Za tujino morate še določiti za katero državo gre in v kateri valuti se določi dnevnica, kot kaže slika. To določite tako, da kliknete v izbirni gumb radioButton.gif ob polju dnevnica za tujino , nato pa določite državo in valuto tako, da kliknete na puščico dropDown.gif. Za valuto vam ni potrebno vpisovati višine, ker je že določena, s tem ko izberete valuto. Če gre za potovanje v tujini, vam e-obračuni avtomatsko izvedejo pravilno pretvorbo valut po vsakokrat veljavnem srednjem tečaju Banke-Slovenije.
Odstotek zvišanja V kombiniranem polju določite ustrezen odstotek zvišanja ali znižanja dnevnic za tujino. Podjetje lahko namreč vodstvenim delavcem, ki potujejo v tujino izplačuje 10% oziroma 20% višje dnevnice. Pozor! Ta del uredbe je veljal do 3.7.2004. Zaradi sprememb uredbe od 3.7.2004 zvišanja dnevnic niso več neobdavčena. Prav tako jih lahko zniža, če podjetje delavcem samo zagotovi prehrano na službeni poti.

 

4.1. Predogled podatkov za prvo stran

Na strani, ki vsebuje predogled vnešenih podatkov za prvo stran potnega naloga, lahko do sedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom nismo zadovoljni.

  
Predogled vnešenih podatkov za potni nalog
  
  Slika 17:  Predogled vnešenih podatkov za potni nalog

Če predhodno vnešenih podatkov ne shranimo, jih bomo izgubili, zato moramo vedno najprej klikniti na gumb PNshrani.gif, kot nam to kaže slika zgoraj.

Podatke, ki smo jih vnesli za posamezen potni nalog, lahko tudi spreminjamo. tako da kliknemo na gumb GumbSpremeni.gif. Odpre se nam obrazec "Popravek potnega naloga", kjer nato v poljih za vnos podatkov spremenimo oziroma popravimo podatke.

PN-PopravekPotniNalog.gif

Kaj pomenijo ostali gumbi v orodni vrstici, pa si lahko podrobneje pogledamo na strani orodna vrstica.

 

4.2. Predujem

V kolikor bo zaposleni prejel predujem, ga pred odhodom na službeno pot vnesemo v potni nalog. Znesek in datum vpišemo v obrazec "Vnos predujma".

Obrazec za vnos predujma aktiviramo tako, da kliknemo na gumb Predujem:

  
Obrazec za vnos predujma
  
  Slika 18:  Obrazec za vnos predujma

Ko smo vnesli podatke, pritisnemo na gumb V redu. Vnos predujma pa potrdimo s klikom na rumeno obravani gumb Shrani.gif.

Izpis in obračun predujma

PN-IzpisPredujma.gif

Spremembe podatkov

V primeru, da je zaposleni že prejel predujem na drugem potnem nalogu, ki še ni obračunan vas bo program na to opozoril.

Seveda moramo potni nalog po kateri koli spremembi ali brisanju predujma še enkrat shraniti in ga ponovno natisniti.

 

4.3. Tiskanje potnega naloga

Dokler potni nalog ni shranjen, tiskanje le-tega ni možno. Da je potrebno potni nalog shraniti, nas opozarja rumeno obarvani gumb Shrani.gif, ki utripa dokler dokument ni shranjen. Ko je potni nalog shranjen, lahko natisnemo prvo stran potnega naloga, ki se ožigosana in podpisana izroči zaposlenemu. Podatki za prvo stran potnega naloga so shranjeni, ko se gumb ShraniSivo.gif obarva sivo in postane neaktiven. Takrat se tudi pojavi gumb Tiskanje.gif.

Prvo stran potnega naloga natisnemo tako, da :

1. Kliknemo dropDown.gif, ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je prikazano na sliki:

TiskanjeNaloga.gif

Seznam za tiskanje omogoča dva načina izpisa:

Potni nalog lahko pošljemo tudi po elektronski pošti. To storimo tako, da ga najprej shranimo lokalno na naš računalnik, nato pa ga kot priponko pošljemo po elektronski pošti.

4.3.1 Tiskanje potnega naloga v okviru internetnega brskalnika:

1. Najprej v okviru programa kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

PotniNalog.gif

2. S tem ko smo kliknili na povezavo, se bo potni nalog odprl v okviru internetnega brskalnika.

PN-PotniNalogExplorer1.gif

Za tiskanje kliknemo ikono "Print", kot nam kaže slika.

4.3.2 Izpis logotipa na prvi strani potnega naloga:

PN-IzpisLogotip.gif

Datoteko lahko tudi prenesemo v program. To storimo tako, da kliknemo na gumb Browse.gif in jo poiščemo, nato pa kliknemo Open.gif. Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko.

4.3.3 Potni nalog lahko natisnemo tudi kot Wordov dokument:

1. Najprej kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

TiskWord.gif

2. S tem, ko smo kliknili povezavo, se bo potni nalog odprl v MS Wordu, kjer ga nato lahko natisnemo.

PN-PotniNalogWord.gif

S klikom na ikono "Print", kot je vidno na sliki, lahko potni nalog natisnemo.

V MS Wordu lahko tudi vpišemo oziroma popravimo vse podatke, vendar POZOR-podatki v bazi podatkov s tem niso spremenjeni!

 

5. Priprava potnega naloga za obračun

Ob povratku s službene poti, je potrebno vnesti v e-račune potnih nalogov vse podatke za obračun kilometrin, dnevnic in potnih stroškov; v tej fazi se obračuna tudi predujem, ki je bil dan zaposlenemu pred odhodom na službeno pot.To storimo tako, da odpremo potni nalog, na podlagi katerega je zaposleni odšel na službeno pot. Poiščemo ga v seznamu potnih nalogov, na strani "Potni nalogi-pregled in iskanje" [3]. Ko odpremo stran za predogled podatkov na potnem nalogu, se prikažejo že vnešeni podatki za prvo stran potnega naloga. Pod prikazom podatkov so gumbi, ki omogočajo pripravo potnega naloga za obračun in kasneje povračilo stroškov zaposlenemu ter knjiženje potnega naloga.

6. Vnos podatkov za obračun potnih stroškov

Za vnos teh podatkov je treba pritisniti na ustrezen istoimenski gumb, nakar se odpre obrazec za vnos podatkov.

  
Za vsakim vnosom pritisnemo gumb PNshrani.gif.

 

6.1. Vnos dnevnic

Dnevnice vnašamo tako, da kliknemo gumb Dnevnice, nakar vnesemo podatke v obrazec, kot kaže slika:

  
Obrazec za vnos dnevnic
  
  Slika 20:  Obrazec za vnos dnevnic

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

DržavaS klikom na dropDown.gif izberemo državo, v katero bo zaposleni potoval. Glede na to, katero državo bomo izbrali in glede na veljavne predpise za izbrano državo, nam bo program avtomatsko ugotovil višino dnevnic. Privzeta izbira je vedno država, ki smo jo določili na prvi strani potnega naloge. V primeru potovanja skozi več držav lahko z večkratnim vnosom vnesemo dnevnice za vsako posamezno državo.
Datum odhoda/obVnesemo datum in uro odhoda na službeno pot.
Datum vrnitve/obVnesemo datum in uro vrnitve s službene poti. Program nam glede na čas, ki ga je zaposleni prebil na službeni poti, sam določi, ali je dnevnica zmanjšana ali polovična oziroma nam za izbrano državo avtomatsko izračuna pravilno število dnevnic.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

Od dne 1.1.2005 velja nova uredba za povračilo dnevnic v Sloveniji, ki določa, da se dnevnica zmanjša za 10% v primeru, ko je zagotovljeno prenočišče z zajtrkom.

Vnosna maska za dnevnice v Sloveniji se prilagodi ustrezno z uredbo, ki velja za določen potni nalog.

6.1.1 Posebnosti pri vnosu dnevnic za tujino

Pri izračunu dnevnic za tujino program v skladu z uredbo upošteva ali ima zaposleni na službeni poti zagotovljeno brezplačno prehrano. Ob vnosu dnevnic nam tako program ponudi dodatna vnosna polja:

  
Obrazec za vnos dnevnic za tujino.
  
  Slika 21:  Obrazec za vnos dnevnic za tujino.

S klikom na    lahko označimo brezplačne obroke med službeno potjo.

Pogosto se dogaja, da zaposleni potuje več dni in nima vsak dan zagotovljenih enakih brezplačnih obrokov. V tem primeru moramo za vsak dan posebej klikniti gumb Dnevnice in posebej določiti brezplačne obroke za vsak posamezen dan med službenim potovanjem.

Od dne 1.1.2005 velja nova uredba, ki določa, da se dnevnica zmanjša samo v primeru, če je zagotovljeno prenočišče z zajtrkom.

Odločitev ali boste odkljukali vnosna polja za kosilo in večerjo ter s tem izplačali zmanjšano dnevnico je prepuščena uporabniku.


Program e-obračuni vsebuje tudi razpredelnico, kjer najdete višine dnevnic za skoraj vse države na svetu, ki so razporejene glede na trajanje potovanja. Do razpredelnice pridete preko vstopne strani e-obračuni [http://www.e-obracuni.com], tako da kliknete povezavo, ko te je prikazano na sliki:

VstopDnevnice.gif

 

6.2. Načini obračunavanja dnevnic

Vsako podjetje ima v okviru zakonskih določil svoj pristop do obračunavanja in izplačevanja dnevnic, zato je možno v okviru programa e- obračuni [http://www.e-obracuni.com] potnih nalogov nastaviti vse parametre, ki določajo obračun in končno izplačilo dnevnic zaposlenemu.

6.2.1 Višina dnevnice ter zvišanja dnevnic v odstotkih

V obrazcu "Odpiranje novega potnega naloga" ima podjetje možnost samo določiti višino dnevnice za Slovenijo oziroma ostale države, ko gre za dnevnice za tujino. Za vsak potni nalog lahko prav tako določimo odstotek zvišanja oziroma znižanja  dnevnic za službeno potovanje (npr. za vodstvene delavce).

PN-DolocitevDnevnice.gif

Za podrobnejši opis vnosa podatkov lahko pogledamo na strani Novi potni nalog [4].


Če je zaposleni vodstveni delavec oziroma član uprave, mora to biti v modulu |Zaposleni |Podatki o zaposlitvi tudi ustrezno označeno, kot kaže slika:

PN-NazivZaposlenega.gif

Z novo uredbo o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino, ki velja od 3.7.2004 so ukinjena zvišanja dnevnic za vodstvene delavce.

6.2.2 Potnih nalog z znižanimi dnevnicami ali brez izplačila dnevnic

Če se za službeno potovanje izplačilo dnevnic ne odobri , to označimo s klikom v potrditveno polje, kot kaže slika:

PN-NiIzplacilaDnevnic

Ko gre za potovanje v tujino, to označimo s klikom v izbirni gumb ob polju dnevnica za tujino . Če je na službeni poti zagotovljena brezplačna prehrana, lahko to označimo tudi v polju Odstotek zvišanja oz. znižanja dnevnic .

PN-BrezplacnaHrana.gif

V primeru, ko gre za znižanje dnevnic zaradi zagotovljene brezplačne prehrane in se odstotek znižanja razlikuje po dnevih, lahko število obrokov določimo za vsak dan posebej s kliki na ustrezna polja v obrazcu Vnos podatkov za obračun dnevnic [6.1], ki se odpre, ko vnašamo dnevnice za tujino.

  
Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic
  
  Slika 22:  Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic

6.2.3 Postopek za izračun števila dnevnic

Program avtomatsko izračuna število dnevnic glede na vnešen čas odsotnosti.Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic.

V obrazcu "Sprememba podatkov o vašem podjetju" v modulu |Moj profil ima podjetje možnost samo določiti ali želi, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: ali želi obračun dnevnic po dnevih ali v 24-urnih intervalih.

  

Primer izračuna števila dnevnic za oba načina obračunavanja:

Potovanje se začne v ponedeljek ob 9.00 in traja do srede, ko se konča ob 14.00.

Z novo uredbo o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino, ki velja od 3.7.2004 je predpisan postopek za izračun števila dnevnic zato se ta izbira pri potnih nalogih za službena potovanja v tujino po 3.7.2004 ignorira

 

6.3. Vnos drugih stroškov

Stroške s službene poti vnašamo tako, da kliknemo gumb Drugi stroški, nakar vnesemo podatke v istoimenski obrazec, kot kaže slika:

  
Obrazec za vnos drugih stroškov
  
  Slika 24:  Obrazec za vnos drugih stroškov

6.4. Vnos podatkov:

Datum računa Vnesemo datum potnega stroška oziroma prejetega računa, ki dokazuje nastale stroške. Program nam bo avtomatsko predlagal začetni datum službene poti.
Znesek Vpišemo znesek iz računa, ki ga uveljavljamo za potne stroške. Če gre za potne stroške nastale v tujini, lako v sosednjem kombiniranem polju PNvaluta.gif izberemo valuto, s katero smo poravnali račun.

Zneske lahko vnašamo tudi v obliki seštevanja ali odštevanja, kot kaže slika. PNsestevanje.gif

Način plačila Izberemo način plačila. POZOR! Če je zaposleni potne stroške med službeno potjo že poravnal s službeno kreditno kartico, se mu ti stroški ne bodo izplačali
PNnacinPlacila.gif
Št. računa oz. veznega dokumenta Vnesemo številko računa oz. veznega dokumenta.
Opis Opišemo za kakšne potne stroške gre.

 

6.5. Vnos kilometrine

S klikom na Kilometrina se nam odpre obrazec, kamor lahko vnesemo podatke:

  
Obrazec za vnos kilometrine
  
  Slika 25:  Obrazec za vnos kilometrine

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo relacijo, kamor zaposleni potuje. Če smo predhodno vnesli relacije v šifrant relacij [2.6], lahko relacijo izberemo s klikom na dropDown.gif, po izbiri nam program avtomatično ponudi število prevoženih kilometrov za izbrano relacijo.
StrankaVpišemo k kateri stranki potujemo...
Številka delovnega nalogaVpišemo št. delovnega naloga, v kolikor ga imamo.
Datum odhoda/obIzberemo datum in uro odhoda na službeno pot. Vnos podatka ni obvezen.
Datum prihoda/obIzberemo datum in uro vrnitve s službene poti. Vnos podatka ni obvezen.
Razdalja(kmV polje vnesemo prevožene kilometre. Lahko jih vnašamo tudi kot seštevanje ali odštevanje, saj program prepozna ti dve aritmetični operaciji in sešteje zneske.
Vrsta kilometrineIzberemo vrsto kilometrine iz padajočega menija
  

V prazno polje lahko vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Program e-obračuni vsebuje tudi razpredelnico, kjer najdemo zneske za kilometrino po Sloveniji ter tujini in zneske za prevoz na delo od začetka leta 2001 dalje. Razpredelnico najdemo na vstopni strani e-obračuni [http://www.e-obracuni.com].

KilometrineSlo.gif

Opomba: pri izračunu kilometrine se upošteva vrednost kilometrine veljavna na datum, ki se pri vnosu posamezne poti vnese kot datum povratka s poti.

 

6.6. Vpis poti v knjigo voženj

V primeru, da zaposleni na službeno potovanje potuje s službenim vozilom in ne z lastnim, ne izplačamo kilometrine pač pa vpišemo potovanje v knjigo voženj.

Ko vnašamo novi potni nalog, določimo, da bo zaposleni potoval s službenim vozilom, kot nam to kaže slika:

  

Nato pa na potnem nalogu kliknemo gumb Vpis poti v knjigo voženj in odpre se nam naslednji obrazec:

  
Obrazec za vpis poti v knjigo voženj
  
  Slika 28:  Obrazec za vpis poti v knjigo voženj

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

RelacijaPrivzeta izbira je relacija, ki smo jo vpisali v potni nalog, s klikom na dropDown.gif pa lahko izbiramo med relacijami, ki smo jih v preteklosti prevozili s tem službenim vozilom in med drugimi relacijami iz šifranta relacij.
Datum odhoda/obVpišemo datum in uro odhoda na službeno pot.
Datum prihoda/obVpišemo datum in uro vrnitve s službene poti.
Razdalja(km)Vpišemo prevoženo razdaljo v km.
Začetno stanje števca(km)Vpišemo stanje števca pred odhodom na pot. Program nam avtomatsko posreduje podatke, kakšno je bilo končno stanje števca pri zadnji vpisani vožnji.
Končno stanje števca(km)Vpišemo stanje števca po vrnitvi s poti.

Pri vnosu stanja števca kilometrov in prevožene razdalje zadostuje, da vnesemo samo delne podatke, na primer:

  • Vnesemo samo razdaljo. Program bo začetno in končno stanje števca izračunal avtomatsko tako, da bo glede na druge vnešene vožnje ugotovil začetno stanje števca ter nato izračunal končno stanje števca.
  • Vnesemo bodisi začetno stanje števca bodisi končno stanje števca. Program bo glede na prevoženo razdaljo sam izračunal manjkajoči podatek.
  • Vnesemo začetno in končno stanje števca. Program bo sam izračunal število prevoženih kilometrov.

V prazno polje lahko tudi vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov ter se izpiše na obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

6.7. Uvoz plačil cestnine s kartico ABC

Na portalu družbe DARS d.d. na naslovu http://www.dars.si lahko lastniki kartic ABC za avtomatsko brezgotovinsko plačevanje cestnine, pridobijo vstopno geslo za vpogled v plačevanje cestnine in stanje dobroimetja.

V modulu potni nalogi obstaja možnost, da se podatki o plačilih cestnine s kartico ABC avtomatsko uvozijo v obračun potnih stroškov. Temu je namenjen gumb Cestnina ABC, ki je viden ob vnosu podatkov za obračun potnih stroškov.

  
Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga
  
  Slika 29:  Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga

Po kliku na gumb Cestnina ABC se prikaže naslednji obrazec:

  
Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC
  
  Slika 30:  Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC

Za avtomatski prenos podatkov je potrebno vnesti številko kartice ABC in vstopno geslo, ki ste ga predhodno pridobili na portalu http://www.dars.si.

V polje Cestnine od dne/do dne  vpišete obdobje za katero želite uvoziti podatke o plačilih cestnine. Program vam za obdobje avtomatsko predlaga obdobje za katero je bil izdan potni nalog.

V izbiri Lastnik kartice  določite ali gre za službeno ali privatno kartico ABC. Lastništvo kartice določa način knjiženja plačila cestnine in vplačila dobroimetja:

  1. Službena kartica ABC:
  2. Privatna kartica ABC:

V polju Dodatne možnosti  lahko določimo naslednje:

Po kliku na gumb Uvoz podatkov s strežnika www.dars.si se izvede avtomatska prijava in prenos podatkov s portala www.dars.si [http://www.dars.si]. Po kliku na gumb za prenos podatkov je včasih potrebno na prikaz naslednje strani počakati malo dlje kot običajno, zato po kliku na gumb počakajte, da se prenos zaključi.

Ko je prenos podatkov zaključen, bodo na obračunu potnih stroškov vidni plačani stroški cestnine v danem obdobju ter prehodi cestninskih postaj. Ko boste potni nalog shranili se vam bo ob kliku na gumb Tiskanje prikazala dodatna možnost direktnega tiskanja izpiska prehodov cestninskih postaj s kartico DARS (glej spodaj). Izpisek ABC se priloži k obračunu potnih stroškov.

  
Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC
  
  Slika 31:  Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC

 

6.8. Poročilo k potnemu nalogu

K obračunu potnega naloga lahko priložimo tudi poročilo, ki še bolj natančno opredeljuje samo službeno pot in je neke vrste zapis dogajanja.

Na strani, kjer so prikazani podatki za potni nalog, kliknemo na gumb PNPorocilo.gif in odpremo obrazec za vnos poročila:

  

Vnešeno besedilo se izpiše na strani za predogled potnega naloga:

  

Če kliknemo na povezavo PNPovezava.gif, ki se nahaja ob poročilu potnega naloga, ponovno odpremo obrazec, kamor lahko vnesemo spremembe besedila.

 

6.9. Priloge k potnemu nalogu

Opis prilog najbolj enostavno vnesemo, ko vnašamo podatke o nastalih potnih stroških [6.3], kilometrino [6.5] in dnevnice [6.1]. Vsakemu vnosu podatkov za obračun potnega naloga je možno dodati še opis prilog, kot je to prikazano na sliki:

  

Vnešeno besedilo se izpiše na predogledu potnega naloga:

  

 

6.10. Predogled vnešenih podatkov

Preden zaženemo obračun potnega naloga oziroma potnih stroškov, lahko na strani za predogled podatkov na potnem nalogu vidimo vnešene podatke.

  

Predogled podatkov za obračun potnega naloga se izpiše na tak način, da z lahkoto popravite ali brišete napačno vnešene podatke.

Za brisanje vnešenih podatkov kliknemo križec bt-delete.gif, ki se nahaja na skrajni desni strani vsake vrstice v ustrezni tabeli s podatki. Za popravljanje vnešenih podatkov izberemo povezavo jkj.gifna prikazanih podatkih.

 

7. Obračun potnega naloga

Ko vnesemo vse podatke za obračun potnega naloga, pritisnemo gumb Obračun potnih stroškov, ki se nahaja na strani za predogled podatkov na potnem nalogu.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje znotraj države, torej samo valuta SIT, se nam odpre naslednji obrazec:

  
Obračun potnega naloga za Slovenijo.
  
  Slika 37:  Obračun potnega naloga za Slovenijo.

Obvezen je vnos datuma obračuna, lahko pa dopolnimo tudi besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje v tujino in je vključena tudi tuja valuta, se nam odpre naslednji obrazec:

  
Obračun potnega naloga za tujino.
  
  Slika 38:  Obračun potnega naloga za tujino.

Vnesemo naslednje podatke:

Datum obračunaObvezno vpišemo datum obračuna ali ga izberemo s klikom na priročni koledarček Koledarcek.gif.
Želim obračun potnih stroškov v SITOznačimo, če želimo obračun potnih stroškov v SIT.
Želim devizni obračun potnih stroškovOznačimo, če želimo, da se potni stroški obračunajo za vsako valuto posebej (seveda v primeru, da imamo več tujih valut na enem potnem nalogu).
Želim devizni obračun potnih stroškovOznačimo, če želimo, da se potni stroški povrnejo v točno določeni valuti. Valuto izberemo s klikom na dropDown.gif.

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun potnega naloga, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

 

7.1. Predogled obračunanega potnega naloga

Ko smo s klikom na gumb Obračun zagnali obračun, se nam prikaže predogled obračunanega potnega naloga:

  
Predogled obračunanega potnega naloga.
  
  Slika 39:  Predogled obračunanega potnega naloga.

Sedaj lahko s klikom na Tiskanje natisnemo obračun potnih stroškov [7.2].

S klikom na Knjiženje lahko knjižimo [9.1] potne stroške na temeljnico.

S klikom na Izplačilo potnih stroškov lahko izplačamo [8] potne stroške na transakcijski račun [8.1] zaposlenega ali preko blagajne v gotovini [8.2].

 

7.2. Tiskanje obračuna potnih stroškov

Ko smo potni nalog že obračunali, lahko obračun tudi natisnemo tako, da:

1. Kliknemo na dropDown.gif, ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je to prikazano na sliki:

PN-TiskanjeObracun1.gif

Kako natisnemo dokument v internetnem brskalniku ali v MS Wordu, je opisano na strani tiskanje potnega naloga [4.3].

 

7.3. Ponovno odpiranje potnega naloga

  
Gumbi na predogledu obračunanega potnega naloga
  
  Slika 40:  Gumbi na predogledu obračunanega potnega naloga

Ko je potni nalog že obračunan, ga lahko še vedno popravimo, če kliknemo na gumb Ponovno odpri potni nalog.

Vrnemo se nazaj na predogled potnega naloga in tukaj lahko spreminjamo obstoječe podatke. S klikom na gumb Spremeni.gif lahko popravljamo oziroma spreminjamo tudi podatke na prvi strani potnega naloga..

Če je potni nalog že poknjižen, ga ni več možno ponovno odpreti.

Če bi kljub temu želeli ponovno odpreti potni nalog, lahko to storite na naslednji način:

  1. Izbrišite temeljnico na katero je knjižen potni nalog.
  2. Poiščite potni nalog in kliknite na Ponovno odpri potni nalog

 

8. Izplačilo obračunanih potnih stroškov

Program omogoča izplačilo potnih stroškov preko blagajne ali z nakazilom na transakcijski račun. Potne naloge, ki so obračunani v tuji valuti, je zaenkrat v programu možno izplačati samo preko blagajne.

Izplačilo je mogoče izvesti le na že obračunanih potnih nalogih. Program omogoča, da izplačamo potne stroške za več obračunanih potnih nalogov naenkrat z enim nakazilom na TR ali z enim blagajniškim izdatkom. Pri izplačilu na TR je možno tudi natisniti obvestilo zaposlenemu o izplačanih potnih stroških.

Izplačilo potnih stroškov pričnemo tako, da na predogledu potnega naloga kliknemo na gumb Izplačilo potnih stroškov.

  
Za izplačilo potnih stroškov kliknemo na gumb Izplačilo
  
  Slika 41:  Za izplačilo potnih stroškov kliknemo na gumb Izplačilo

Po kliku na gumb se dodatno prikaže seznam vseh drugih še neizplačanih potnih nalogov za zaposlenega.

  
Izplačilo potnih stroškov
  
  Slika 42:  Izplačilo potnih stroškov

Program prikaže vsoto vseh še neizplačanih potnih nalogov glede na izplačila evidentirana v programu. Prikaže tudi stanje obveznosti in terjatev do zaposlenega iz glavne knjige zato, da lahko primerjate stanje v glavni knjigi z izplačili, ki so šla preko programa.

V spodnjem seznamu so našteti vsi potni nalogi, ki v programu še niso bili izplačani. V primeru, da so se izplačila v preteklosti izvajala mimo programa je možno, da seznam ne kaže dejanskega stanja zato je potrebno izplačilo preveriti s stanjem v glavni knjigi.

V seznamu potnih nalogov lahko s kljukico    označite vse potne naloge, ki jih želite izplačati. Vsota označenih potnih nalogov se nato prenese v plačilni nalog ali na blagajniški izdatek.

Če želite označene potne naloge izplačati zaposlenemu na transakcijski račun kliknete na Izplačilo na TR, za izplačilo preko blagajne pa na Izplačilo preko blagajne.

 

8.1. Izplačilo potnih stroškov na TR

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo na TR izbrali plačilo potnih stroškov na TR, se nam odpre naslednja vnosna maska:

  
Izplačilo potnih stroškov na TR
  
  Slika 43:  Izplačilo potnih stroškov na TR

Privzeta izbira je, da se nalog za plačilo uvrsti v enega izmed že odprtih paketov plačil in s klikom na dropDown.gif izberemo ustrezen paket. Če pa želimo, da se ta plačilni nalog uvrsti v nov paket plačil, označimo drugo možnost in v prazen prostor vpišemo oznako paketa.

Nalogodajalec

Nalogodajalca nam program avtomatsko izpiše sam.

Prejemnik

NazivPrejemnika nam program avtomatsko izpiše sam. s klikom na daljnogled lahko v registru BS poiščemo račun prejemnika.
Sedež/MestoVse podatke o prejemniku program vpiše avtomatsko.
Številka računa/ReferencaRačun nam program izpiše avtomatsko, s klikom na daljnogled pa lahko poiščemo imetnika tega računa v registru BS.
NamenProgram nam izpiše namen avtomatsko, lahko pa ga tudi spremenimo.
ZnesekObvezno moramo vnesti znesek potnih stroškov.
ValutaProgram avtomatsko izpiše datum, ko se izplačilo opravlja.
Vrsta poslaS klikom na dropDown.gif izberemo, za katero vrsto posla gre.

S klikom na gumb Dodaj plačilni nalog plačilni nalog dodamo v paket, ki smo ga izbrali.

 

8.2. Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo preko blagajne izbrali izplačilo potnih stroškov preko blagajne, se nam odpre naslednja vnosna maska:

  
Izplačilo potnih stroškov preko blagajne
  
  Slika 44:  Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo blagajno, ki jo bomo bremenili s tem blagajniškim izdatkom.
Stroškovno mestoČe želimo, lahko s klikom na dropDown.gif izberemo tudi stroškovno mesto.
DatumPrivzeta izbira je datum, na katerega se opravlja izplačilo.

Prejemnik

Veza partnerProgram nam avtomatsko izpiše, na katerega partnerja se veže to izplačilo. S klikom na gumb Briši lahko vezo na partnerja izbrišemo.
Priimek, ime/NazivVse podatke o prejemniku nam program izpiše avtomatsko. S klikom na daljnogled lahko izberemo drugega partnerja v šifrantu partnerjev.
UlicaPodatek se izpiše avtomatsko, ko izberemo partnerja.
Poštna št./KrajPodatek se izpiše avtomatsko, ko izberemo partnerja.
DržavaS klikom na dropDown.gif izberemo državo, ki je stalno prebivališče prejemnika.

Postavka blagajniškega izdatka

OpisOpis nam program izpiše avtomatsko, po želji pa ga lahko tudi spremenimo oziroma popravimo.
KontoProgram avtomatsko izpiše konto, ki je vezan na stroške izplačila.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezen način plačila. Pri izplačilu potnih stroškov gre praviloma za izplačilo v gotovini.
ZnesekProgram avtomatsko izpiše znesek stroškov, s klikom na dropDown.gif pa izberemo ustrezno valuto.

S klikom na Izstavitev blag. izdatka se izstavi blagajniški izdatek, ki ga lahko poknjižite v glavno knjigo.

 

9. Knjiženje potnih nalogov

Ko smo potne naloge obračunali in izplačali, jih knjižimo. Na voljo imamo dve možnosti:

Pri avtomatskem knjiženju potnih stroškov se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja v glavni knjigi.

 

9.1. Posamično knjiženje

Posamično knjiženje potnih nalogov pa pričnemo tako, da s klikom na aktivno povezavo AktivnaPovezava.gif odpremo izbrani potni nalog. Nato kliknemo na gumb Knjiženje, kot kaže slika in tako pričnemo knjiženje.

  
Knjiženje posameznega potnega naloga
  
  Slika 45:  Knjiženje posameznega potnega naloga

Nadaljni postopek je popolnoma enak, kot pri knjiženju izbranih potnih nalogov [9.2].

 

9.2. Knjiženje izbranih potnih nalogov

Knjiženje potnih nalogov pričnemo tako, da na strani |Potni nalogi- pregled in iskanje s klikom na Dodatne možnosti izberemo "Knjiženje izbranih PN", kot lahko vidimo na sliki:


KnjizenjePN.gif

Odprejo se nam potni nalogi in med njimi izberemo potrditvenoPolje.gif tiste, ki jih želimo knjižiti:

  
Izberemo potne naloge, ki jih želimo knjižiti
  
  Slika 46:  Izberemo potne naloge, ki jih želimo knjižiti

S klikom na gumb Knjiženje izbranih PN zaženemo knjiženje in potni nalogi se poknjižijo na temeljnico:

  
Knjiženi potni nalogi na temeljnici
  
  Slika 47:  Knjiženi potni nalogi na temeljnici


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju potnih nalogov:

Enter ali InsertDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

10. Vozila

Modul Potni nalogi vsebuje samostojno evidenco službenih vozil [10.1] ter dodatno funkcionalnost za vodenje knjige voženj [10.2].

 

10.1. Šifrant službenih vozil

V šifrant službenih vozil vpišemo podatke o službenih vozilih, ki se uporabljajo za službene vožnje s potnimi nalogi. Prav tako lahko v šifrant vpišemo podatke o službenih vozilih, ki jih zaposleni uporabljajo za boniteto ter podatke o zasebnih vozilih zaposlenih za uporabo katerih podjetje izplačuje kilometrino.

Šifrant službenih vozil je na voljo v podsistemu Vozila. Ob pričetku uporabe programa se nam izpiše naslednje obvestilo:

  
Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom
  
  Slika 48:  Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom

Po kliku na gumb Vnos novega se vam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos podatkov o vozilu.
  
  Slika 49:  Vnos podatkov o vozilu.

Vnosna polja v šifrantu imajo naslednji pomen:

Inv.št. vozilaVpiše se inv.št. vozila iz registra OS. Vnos ni obvezen. Pri avtomatskem knjiženju potnih nalogov se številka vpiše v besedilo knjižbe pri stroških vezanih na službeno vozilo.
Znamka in tip vozilaVpišemo poljubno besedilo.
Registrska št. vozilaVpišemo registrsko številko vozila.
Vrsta vozilaIzberemo ali gre za osebno ali tovorno vozilo. Nastavitev ima vpliv na avtomatsko knjiženje potnih nalogov.
Začetek uporabe vozilaVpišemo datum nabave, začetek uporabe oz. datum aktivacije osnovnega sredstva. Podatek se uporablja za izračun višine bonitete pri obračunu plač.
Začetno stanje števcaVpišemo začetno stanje števca. Podatek se uporablja za začetno stanje v knjigi voženj [10.2], ki jo lahko vodimo za vsako službeno vozilo.
Nabavna vrednost vozilaVpišemo nabavno vrednost vozila, ki je osnova za izračun višine bonitete pri obračunu plač.
Status uporabe vozilaIzberemo ali gre za privatno vozilo za katerega se izplačuje kilometrina ali gre za službeno vozilo za katerega se kilometrina ne obračunava, možno pa je voditi knjigo voženj [10.2].

Po kliku na gumb Shrani se prikaže pregled vseh vozil v šifrantu.

  
Pregled vozil v šifrantu.
  
  Slika 50:  Pregled vozil v šifrantu.

Za spreminjanje podatkov o vozilu kliknemo na povezavo z imenom vozila. Za urejanje knjige voženj [10.2] kliknemo na bt-KnjigaVozenj.gif. Za brisanje vozila iz šifranta bt-remove.gif.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu službenih in zasebnih vozil:

EnterIskanje
InsterVnos novega vozila
EscIzhod iz vnosa vozila

 

10.2. Knjiga voženj

Knjiga voženj je prvenstveno namenjena vodenju evidence službenih voženj za službena vozila, ki jih zaposleni uporabljajo kot boniteto. Knjigo voženj je v tem primeru potrebno voditi tudi za razmejitev davčno potrebnih in nepotrebnih stroškov povezanih s službenim vozilom.

V knjigo voženj preidemo tako, da kliknemo na bt-KnjigaVozenj.gif v pregledu šifranta službenih vozil.

  
Pregled vozil v šifrantu.
  
  Slika 51:  Pregled vozil v šifrantu.

Po kliku se nam prikaže naslednja stran:

  
Pregled knjige voženj
  
  Slika 52:  Pregled knjige voženj

Knjiga voženj omogoča beleženje in urejanje evidence službenih poti. Pri tem vam program pomaga z avtomatskim razvrščanjem službenih poti po vnešenih datumih in stanjih števca oz. razdaljah. Obenem vas program opozarja na manjkajoče vožnje ali druge nepravilnosti v evidenci.

Program omogoča poljubne preglede knjige voženj v različnih časovnih obdobjih ter tiskanje knjige voženj in izvoz podatkov v programe iz zbirke Office.

Posamezne vožnje lahko v knjigo voženj dodajamo s klikom na gumb Vnos nove vožnje ali pa že direktno pri vnosu potnega naloga. Vsako vožnjo lahko povežemo s potnim nalogom, sicer pa jo bo program štel med privatne vožnje.

  
Vnos podatkov v knjigo voženj
  
  Slika 53:  Vnos podatkov v knjigo voženj

Pri vnosu posamezne vožnje vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo prevoženo relacijo. Če smo na isti relaciji vozili že prej, jo lahko izberemo tudi s pritiskom na dropDown.gif izberemo eno od že shranjenih relacij s čimer nam bo program avtomatsko predlagal tudi prevoženo število kilometrov.
Po potnem nalogu št.Če gre za službeno pot, vpišemo številko potnega naloga. Potni nalog mora biti predhodno vnešen. Če potni nalog z vnešeno številko ne obstaja, lahko vnosno polje pustimo prazno in številko vnesemo kasneje, ko smo vnesli še potni nalog.
Datum odhoda, obVpišemo datum in uro odhoda na pot. Podatek se uporablja za časovno razvrščanje voženj v knjigi voženj.
Datum prihoda, obVpišemo datum in uro prihoda s poti.
RazdaljaVpišemo skupno število prevoženih kilometrov. Če vpišemo število prevoženih kilometrov nam ni več potrebno vpisovati stanja števca, saj bo program sam v knjigi voženj izpisoval stanje števca, kot je bilo nazadnje pri predhodnji vožnji.
Začetno stanje števca (km)Vpišemo začetno stanje števca. Vnos ni obvezen. Če vpišemo začetno stanje bo program preverjal ali se ostale vnešene poti ujemajo.
Končno stanje števca (km)Vpišemo stanje števca ob povratku s poti. Vnos ni obvezen. Če vpišemo ta podatek, bo program preverjal ali se ostale vožnje ujemajo z vnešenim stanjem števca.

Posamezne vožnje pa lahko v knjigo voženj dodamo tudi s klikom na gumb Vrstični vnos voženj ki nam odpre meni v katerem izberemo mesec za katerega želimo vpisati vožnje, kot to prikazuje spodnja slika:

  
Meni za vrstični vnos voženj
  
  Slika 54:  Meni za vrstični vnos voženj

Ko smo kliknili na željeni mesec se nam odpre maska za vnos novih voženj, ki izgleda takole:

  
Maska za vnos voženj
  
  Slika 55:  Maska za vnos voženj

Pri vrstičnem vnosu posamezne vožnje pa vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo prevoženo relacijo. Če smo na isti relaciji vozili že prej, jo lahko izberemo tudi s klikom na dropDown.gif izberemo eno od že shranjenih relacij s čimer nam bo program avtomatsko predlagal tudi prevoženo število kilometrov.
Po potnem nalogu št.Če gre za službeno pot, vpišemo številko potnega naloga. Potni nalog mora biti predhodno vnešen. Potni nalog lahko izberemo s klikom na dropDown.gif Če potni nalog z vnešeno številko ne obstaja, lahko vnosno polje pustimo prazno in številko vnesemo kasneje, ko smo vnesli še potni nalog.
obVpišemo samo uro odhoda na pot. Podatek se uporablja za časovno razvrščanje voženj v knjigi voženj. Uro lahko izberemo s klikom na dropDown.gif
obVpišemo uro prihoda s poti. Uro prihoda lahko izberemo s klikom na dropDown.gif
RazdaljaVpišemo skupno število prevoženih kilometrov. Če vpišemo število prevoženih kilometrov nam ni več potrebno vpisovati stanja števca, saj bo program sam v knjigi voženj izpisoval stanje števca, kot je bilo nazadnje pri predhodnji vožnji.
Začetno stanje števca (km)Vpišemo začetno stanje števca. Vnos ni obvezen. Če vpišemo začetno stanje bo program preverjal ali se ostale vnešene poti ujemajo.
Končno stanje števca (km)Vpišemo stanje števca ob povratku s poti. Vnos ni obvezen. Če vpišemo ta podatek, bo program preverjal ali se ostale vožnje ujemajo z vnešenim stanjem števca.

Ko smo končali z vrstičnim vnašanjem voženj v knjigo voženj, je potrebno le še klikniti na gumb Potrdi vnos, ki se nahaja v spodnjem levem delu tabele kot to kaže spodnja slika:

  
Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj
  
  Slika 56:  Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj

Ko kliknemo na gumb Potrdi vnos se podatki o vožnjah shranijo v knjigo voženj.

 

10.3. Uvoz vozil iz Excela

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o službenih in zasebnih vozilih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o vozilih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

1.Inventarna številka vozila
2.Registrska številka vozila.
3.Znamka in tip vozila.

V program lahko uvozimo samo podatke v formatih TAB delimited ter CSV, ki sta podprta tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc.

Izberemo meni |File/Save As... oz. |Datoteka/Shrani kot... ter preglednico shranimo v formatu CSV oz. Tab delimited. Označimo tudi, da naj se datoteke shranijo z uporabo kodne strani (charset) Windows CP1250 oz. WIN LATIN2.

Primer datoteke CSV:

Vozila.csv
Velikost: 0,32 kB

Primer datoteke Tab delimited:

Vozila.txt
Velikost: 0,32 kB

Do vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v meniju na levi strani kliknemo na povezavo Vozila in prikaže se nam maska za pregled službenih in zasebnih vozil [10.4].

Uvoz podatkov o vozilih je dostopen preko menija v maski za pregled in iskanje vozil kot kaže spodnja slika(podatki so testni):

  
Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke
  
  Slika 57:  Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke

Ko smo izbrali to možnost se nam odpre nova maska kjer lahko podatke o vozilih uvozimo:

  
Maska za uvoz vozil iz datoteke
  
  Slika 58:  Maska za uvoz vozil iz datoteke

Preden podatke uvozimo je potrebno izbrati v katerem foramtu je datoteka shranjena. Kot vidimo na zgornji sliki lahko izbiramo med:

Izberemo pravilen format naše datoteke in jo poiščemo s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Odpre se nam maska za iskanje datoteke v raziskovalcu(spodnja slika).Ko smo našli željeno datoteko, jo izberemo in pritisnemo na gumb Odpri(Open).

  
Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu
  
  Slika 59:  Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu

Potrebno je le še klikniti na gumb Uvozi podatke in uvoz podatkov je končan.

V primeru, da kliknemo na gumb Prekliči se celoten postopek konča in program nas vrže na pregled službenih in zasebnih vozil [10.4].

 

10.4. Pregled službenih in zasebnih vozil

Do pregleda službenih in zasebnih vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v levem meniju izberemo povezavo Vozila. Odpre se nam maska kot jo prikazuje slika:

  
Maska za pregled vozil - podatki so testni
  
  Slika 60:  Maska za pregled vozil - podatki so testni

Če kliknemo na eno izmed vozil v seznamu se nam odpre maska za vnos in spreminjanje podatkov o tem vozilu [10.1], ki izgleda takole:

  
Maska za vnos podatkov o vozilu
  
  Slika 61:  Maska za vnos podatkov o vozilu

Ko smo vnesli vse željene spremembe, je potrebno klikniti še na gumb Shrani in spremembe se bodo shranile.

 

11. Spremembe v programu e-obračuni zaradi sprejetja nove uredbe o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino

Dne 18.6.2004 je bila v Uradnem listu [http://www.uradni-list.si/1/ulonline.jsp?urlid=200466&dhid=70312] objavljena nova Uredba o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino. Na tej strani so opisane spremembe v programu, ki so posledica novih pravil, ki jih vsebuje uredba.

Vse spremembe se nanašajo samo na potne naloge za tujino ter službena potovanja, ki se pričnejo na dan 3.7.2004 ali kasneje. Potni nalogi za potovanja, ki se pričnejo pred 3.7.2004 se še vedno obračunavajo po starem.

Pomembno: Še vedno je mogoče izpolnjevanje in obračun potnih nalogov za nazaj v skladu s staro uredbo!

11.1 Obračun dnevnic

11.2 Izplačilo predujma

11.3 Drugi stroški

11.4 Kilometrine

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2019