Uvoz kadrovskih podatkov zaposlenih iz datoteke/preglednice (Excel,CSV)

Uvoz šifranta zaposlenih iz datoteke s pomočjo čarovnika omogoča posodobitev podatkov obstoječih zaposlenih v lokalnem šifrantu oz. uvoz podatkov novih zaspolenih v kadrovsko evidenco. Uvoz podatkov kadrovske evidence je na voljo v meniju |Partnerji |Kadroska evidenca ali |Plače |Evidenca prisotnosti na delu. V orodni vrstici nad prikazanim seznamom zaspolenih preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz zaposlenih iz datoteke (Excel, CSV, ...) - Novo, kot prikazuje slika:

	Slika 1: Šifrant zaposlenih lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

Oz. v Evidenci prisotnosti na delu najdemo to možnost s klikom na gumb Uvoz zaposlenih iz Excel/CSV kot prikazuje slika spodaj:

	Slika 2: Šifrant zaposlenih lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

Funkcija je koristna predvsem za podjetja, ki prehajajo na program e-racuni.com in so šifrant zaposlenih do sedaj vodili v Excelu ali pa so šifrant izvozili iz programa, ki so ga uporabljali do sedaj. Z uporabo te funkcionalnosti pred uvozom podatkov namreč ni potrebno predhodno prilagajanje strukture podatkov v ustrezno zaporedje stolpcev v preglednici. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

	Slika 3: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant zaposlenih

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.          Slika 4: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek zaposlenega predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 5: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 6: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute zaposlenih, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre zaposlenih bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 7: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri zaposlenega

Preslikava podatka o šifri zaposlenega se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 8: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

Na naslednji korak bomo lahko napredovali šele, ko smo uredili preslikavo vsaj za obvezne podatke, sicer je gumb Naprej > onemogočen.          Slika 9: Gumb "Naprej" je onemogočen dokler ne nastavimo preslikave vsaj za obvezne podatke

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo zaposleni, ki jih v programu še nimamo:

	Slika 10: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

	Slika 11: Povzetek uvoza šifranta zaposlenih iz datoteke

V kolikor želimo z uvozom podatkov posodobiti podatke obstoječih zaposlenih v šifrantu, je potrebno obvezno urediti preslikavo podatkov iz datoteke za vsaj en unikatni identifikator ter podatek, ki ga želimo prepisati. Unikatni identifikator zaposlenega je lahko davčna številka zaposlenega, šifra partnerja ali EMŠO zaposlenega! Program tudi prioritetno išče identifikator v tem vrstnem redu.

Uvoziti je mogoče zaposlene, v kolikor imamo v datoteki minimalne zahtevane podatke. Primer takšne datoteke si lahko prenesemo tukaj: Uvoz_zaposlenih.xls Velikost: 23,00 kB