Uvoz podatkov o zaposlenih iz Excela-a

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o zaposlenih delavcih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o zaposlenih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

1.	Matična številka zaposlenega oz. šifra partnerja (ime kolone mora biti obvezno "Šifra").
2.	Ime zaposlenega.
3.	Priimek zaposlenega.
4.	Ulica in hišna številka bivališča.
5.	Poštna številka.
6.	Kraj.
7.	Spol, kjer je črka M moški in črke Ž, F ali Z ženski spol. Če podatek ne obstaja, je lahko prazno pri čemer se bodo podatki uvozili s statusom neznano.
8.	Naziv delovnega mesta.
9.	E-mail naslov.
10.	Uporabniško ime, ki se dodeli zaposlenemu za uporabo programa (opcijsko).
11.	Šifra stroškovnega mesta.
12.	EMŠO zaposlenega.
13.	Davčna številka zaposlenega.
14.	Datum vstopa oz. pričetka delovnega razmerja pri trenutnem delodajalcu.
15.	Datum izstopa oz. datum prenehanja delovnega razmerja pri trenutnem delodajalcu.
16.	Pretekla delovna doba v letih pred tem delodajalcem.
17.	Pretekla delovna doba v mesecih pred tem delodajalcem.
18.	Pretekla delovna doba v dnevih pred tem delodajalcem.
19.	Bruto plača zaposlenega pri tem delodajalcu.
20.	TRR zaposlenega.
21.	Skupna delovna doba (delovna doba pred začetkom zaposlitve pri trenutnem delodajalcu vključno z delovno dobo pri trenutnem delodajalcu)

Za pravilno in aktualno strukturo excel datoteke za uvoz podatkov zaposlenih v kadrovsko evidenco priporočamo, da predhodno izvozite šifrant zaposlenih iz kadrovske evidence preko menja, kot kaže slika:

Slika 1: Izvoz podatkov zaposlenih iz programa

Do evidence zaposlenih pridemo preko menija |Partnerji |Zaposleni. Ko kliknemo na ta meni se nam odpre maska za Pregled in iskanje zaposlenih kot je prikazano na spodnji sliki:

Slika 2: Maska za pregled in iskanje zaposlenih

Kot vidimo na zgornji sliki imamo po vzoru na ostale sezname podatkov v programu na voljo tudi meni z dodatnimi možnostmi Več..., v katerem se nahaja možnost za uvoz zaposlenih iz datoteke, kar nam lepo jasno prikazuje spodnja slika:

Slika 3: Meni z dodatnimi možnostmi

Ko smo izbrali možnost |Dodatne možnosti |Uvoz zaposlenih iz datoteke se nam odpre maska, za uvoz zaposlenih iz Excela. Maska izgleda takole:

Slika 4: Maska za uvoz zaposlenih iz datoteke

Kot vidimo na zgornji sliki, lahko preden uvozimo zaposlene iz datoteke označimo kaj se naj zgodi, če zaposleni iz datoteke še ne obstaja v programu, če v programu že obstajajo podatki o zaposlenem z enako šifro. To enostavno naredimo tako, da poklikamo vse možnosti, ki jih naj program upošteva pri uvozu podatkov iz datoteke.

Ko smo nastavili vse potrebno za uvoz podatkov(možnosti pri uvozu) je potrebno le poiskati datoteko s podatki o zaposlenih, ki jih želimo uvoziti. To pa storimo tako, da s pritiskom na gumb Browse oz. Prebrskaj poiščemo datoteko, jo izberemo in kliknemo gumb Open oz. Odpri.

Slika 5: Izberemo datoteko za uvoz podatkov o zaposlenih

Datoteko smo piskali in sedaj je potrebno le klikniti na gumbUvozi podatke in začel se bo prenos podatkov. Po konačni obdelavi se prikaže obvestilo o uspešnosti izvedenega uvoza podatkov:

Slika 6: Obvestilo o izvedenem uvozu podatkov

Kadar uvažamo podatke iz excel datoteke je priporočljivo narediti najprej uvoz na manjšem številu vrstic oz. podatkov. V kolikor se podatki ne bi uvozili, kot smo pričakovali, se lahko hitro pobrišejo, če pa je teh podatkov veliko pa je brisanje bolj zamudno. V kolikor pa bo uvoz podatkov uspešen nato uvozimo še preostale.