Register osnovnih sredstev

V modulu |Finance imamo na voljo tudi Register osnovnih sredstev.

  
Pregled in iskanje osnovnih sredstev
  
  Slika 1: Pregled in iskanje osnovnih sredstev

Privzeta stran je pregled in iskanje, kjer lahko iščemo in pregledujemo osnovna sredstva po naslednjih iskalnih kriterijih:

Iskano osnovno sredstvo izberemo tako, da kliknemo na aktivno povezavo (inv. št./naziv) kot nam kaže slika:

  

Podatke o osnovnem sredstvu lahko tudi spreminjamo, če kliknemo na gumb Spremeni.

V primeru, da želimo v register vnesti novo osnovno sredstvo, kliknemo na gumb Dodaj osnovno sredstvo ali na gumb Dodaj drobni inventar za vnos drobnega inventarja. Tudi preko gumba Dodaj osnovno sredstvo lahko vnašamo drobni inventar, pri temu obkljukamo možnost: "Označi kot drobni inventar". Za vnos podatkov se odpre vnosna maska:

  
Vnos novega osnovnega sredstva
  
  Slika 3: Vnos novega osnovnega sredstva

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Inv. številkaVpišemo inventarno številko osnovnega sredstva.
Označi kot drobni inventar Lahko uporabimo za vnos drobnega inventarja kar gumb: Dodaj drobni inventar ali pa obkljukamo omenjeno možnost.
Povečanje vred. zaV primeru, da ima OS povečanje vrednosti, vnesemo podatek tukaj.
Vzdrževanje zaDodatni strošek vzdrževanja za OS vnesemu tukaj.
NazivVpišemo naziv osnovnega sredstva.
KoličinaVpišemo količino osnovnega sredstva.
Nabavna vrednostVpišemo nabavno vrednost brez DDV, če imamo pravico do odbitka DDV. Sicer vpišemo nabavno vrednost z DDV. V primeru odbitnega deleža vpišemo vrednost, ki ji prištejemo neodbiti DDV. Ko je količina več kot 1 se kot nabavna vrednost vnese seštevek celotne količine OS.
Nepovratna sr.Vnesemo vrednost nepovratnih sredstev.
Amortizacijska osnova(v kolikor ni enaka nabavni vrednosti)Vnesemo amortizacijsko osnovo, v kolikor ni enaka nabavni ceni.
Datum nabaveVpišemo datum nabave osnovnega sredstva.
Datum aktiviranjaVpišemo datum, ko smo to osnovno sredstvo aktivirali.
Datum likvidacije:Vpišemo datum, ko smo to osnovno sredstvo likvidirali.
Datum izločitve:Vpišemo datum, ko smo to osnovno sredstvo izločili.
VzrokVnesemo vzrok izločitve.
Vrednost prodaje ob izločitviVnesemo vrednost, za kolikor smo prodali osnovno sredstvo.
Amortizacijska skupinaS klikom na dropDown.gif izberemo amortizacijsko skupino, v katero sodi to osnovno sredstvo.
Konto nabave - debetS klikom na dropDown.gif izberemo konto, na katerega se veže osnovno sredstvo(0400).
Konto amortizacije - debetS klikom na dropDown.gif izberemo konto, na katerega se veže osnovno sredstvo(4300).
Konto amortizacije - kreditS klikom na dropDown.gif izberemo konto, na katerega se veže osnovno sredstvo(0500).
NahajališčeVnesemo nahajališče osnovnega sredstva.
Odgovorna osebaVnesemo odgovorno osebo.
Stroškovno mestoS klikom na dropDown.gif izberemo stroškovno mesto, na katerega se nanaša to osnovno sredstvo.
Poslovna enotaIzberemo poslovno enoto na kateri se nahaja OS (neobvezno)
StatusS klikom na dropDown.gif določimo status osnovnega sredstva. Aktiven je v primeru, ko osnovno sredstvo aktivno vključimo v uporabo.
Naziv dobaviteljaVnesemo naziv podjetja.
Št. dok. dobaviteljaVnesemo št. dokumenta dobavitelja.
Serijska številka OSVnesemo serijsko številko.
Črtna kodaVnesemo črtno kodo pod katero vodimo osnovno sredstvo.
Leto izdelaveVnesemo leto izdelave.
Neodpisana vrednost OS ob prenosu podatkovVnesemo neodpisano vrednost ob prenosu podatkov.
se prične obračunavatiIzberemo datum, kdaj se začne obravnavati
Preostala vrednost, ki se ne amortiziraVnesemo vrednost, ki se ne amortizira.

V poljih, ki so označena z rdečo zvezdico zvezdica.gif je vnos podatkov obvezen.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

V kolikor smo do sedaj register OS vodili v Excelu ali v katerem drugem programu in bi ga želeli prenesti v program, lahko to uredimo po navodilih na strani Uvoz OS iz datoteke Excel [1]

 

1. Uvoz osnovnih sredstev iz Excela

Če želimo v program na hitro vnesti večjo količino osnovnih sredstev oz. prenašamo podatke iz drugega programa, potem uporabimo funkcijo za uvoz registra osnovnih stredstev iz datoteke. Seznam osnovnih sredstev pripravimo v preglednici v formatu Excell ali ODS (OpenOffice oz. LibreOffice).

Datoteko lahko ustvarimo tako, da podatke vpišemo v stolpce, kot je prikazano na sledečih primerih.

Vzorec dateke za uvoz osnovnih sredstev v formatu XLS (Excell):

OsnovnaSredstva01.xls
Velikost: 20,00 kB

Za datoteko velja naslednje zaporedje podatkov in sicer:

  1. stolpec je inventarna številka
  2. stolpec je naziv
  3. stolpec je količina
  4. stolpec je nabavna vrednost
  5. stolpec je amortizacijska osnova(vpišemo jo samo, če je različna od nabavne vrednosti)
  6. stolpec je datum nabave
  7. stolpec je datum aktivacije
  8. stolpec je šifra amortizacijske skupine
  9. stolpec je letna stopnja amortizacijske skupine
  10. stolpec je šifra stroškovnega mesta
  11. stolpec je neodpisana vrednost(znesek OS ki se še mora amortizirati)
  12. stolpec je datum na katerega se nanaša neod. vrednost(od kdaj naprej se obračunava amortizacija) - vnos datuma je obvezen, če je vnešena neod. vrednost
  13. stolpec je konto nabave debet
  14. stolpec je konto amortizacije debet
  15. stolpec je konto amortizacije kredit
  16. stolpec je datum likvidacije
  17. stolpec je datum dobavitelj
  18. stolpec je naziv nahajališča
  19. stolpec je datum izločitve
  20. stolpec je status osnovnega sredstva
  21. stolpec je vrsta inventarja
  22. stolpec je serijska številka
  23. stolpec je ...

Prikazano je le določeno število stolpcev, ker se to lahko spreminja. Točno oz. aktualno strukturo dobimo tako, da izvozimo register OS iz programa

Prvih 9 stolpcev je obvezen vnos podatkov (razen amortizacijske osnove).

Stolpca 11 in 12 sta obvezna in pomembna v kolikor gre za prenos registra OS iz drugega programa v katerem smo že obračunavali amortizacijo za predhodna obdobja!

Ob uvozu je lahko letna stopnja amortizacijske skupine označena s % ali brez. Npr. 20% ali 20.

Uvoz OS iz Excela je omogočen preko menija |Finance |Register osn. sred. ter dodatne možnosti, kjer je nato možnost za uvoz OS iz excela(kot kaže spodnja slika):

  
Meni za dodatne možnosti
  
  Slika 4: Meni za dodatne možnosti

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre nova maska za izbiro datoteke, ki jo bomo uvozili ter dodatne možnosti, ki jih lahko izberemo pri uvozu:

  
Dodatne možnostni pri uvozu registra OS iz datoteke
  
  Slika 5: Dodatne možnostni pri uvozu registra OS iz datoteke

 

2. Sprememba vrednosti OS (povečanje vrednosti)

V primeru spremembe tržne vrednosti dolgotrajnemu materialnemu imetju (osnovno sredstvo), je potrebno z uporabo modula |Finance |Register osn. sred. vnesti novo osnovno sredstva in mu dodeliti isto inventarno številko, kot jo je vsebovalo osnovno sredstvo kateremu menjamo vrednost.

V maski za vnos podatkov o novemu osnovnemu sredstvu obvezno izpolnemo polje Povečanje vred. za v kateremu iz padajočega seznama izberemo obstoječe osnovno sredstvo iz našega šifranta za katerega želimo izvesti spremembo vrednosti ter vpišemo razliko v nabavna vrednost:

  
Vnos spremembe tržne vrednosti osnovnega sredstva
  
  Slika 6: Vnos spremembe tržne vrednosti osnovnega sredstva

Vpišemo lahko celotno novo vrednost osnovnega sredstva, v temu primeru je potrebno na osnovnemu sredstvu za katerega izvajamo povečenje vpisati Datum likvidacije ali Datum izločitve. Tako bomo obračun amortizacije v prihodnosti pripravili samo za novo osnovno sredstvo katerega ravno vnašamo zaradi povečanja vrednosti.

Po vnosu vseh ostalih obveznih podatkov o osnovnemu sredstvu, kliknemo na gumb V redu. Vnešeno OS bo bilo tako v prihodnje zajeto v obračunu amortizacije.

Za pregled in izpis le osnovnih sredstev za katere smo vnesli povečanje vrednosti, je na voljo poročilo Osnovna sredstva s povečanjem kateri je dostopen v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Osnovna sredstva:


  
Izpis osnovnih sredstev za katere smo izkazali povečanje tržne vrednosti
  
  Slika 7: Izpis osnovnih sredstev za katere smo izkazali povečanje tržne vrednosti

 

3. Izpis nalepk s podatki osnovnega sredstva

Vsako osnovno sredstvo ima svojo unikatno inventarno številko, ki jo vnesemo ob nabavi oz. pri vnosu osnovnega sredstva v register osnovnih sredstev. Poleg tega pa pri vnosu osnovnega sredstva lahko vnesemo tudi podatke, kot so nahajališče, naziv dobavitelja, črtno kodo inventarne številke, itd.

Za potrebe inventure je tako smiselno osnovna sredstva tudi fizično opremiti s temi podatki tako, da je sama izvedba inventure bistveno lažja in hitrejša. To najlažje uredimo tako, da za vsako posamezno osnovno sredstvo natisnemo nalepko s podatkom o inventarni številki. Izpis nalepk je na voljo preko menija |Tiskanje, kot kaže slika:

  
Tiskanje nalepke s podatki OS
  
  Slika 8: Tiskanje nalepke s podatki OS

Po kliku na možnost za izpis nalepke se odpre vnosna maska za vnos števila nalepk, za nastavitev strani oz. dimenzije nalepk ter za nastavitev izpisa, kot kaže slika:

  
Nastavitve strani in izpisa nalepk
  
  Slika 9: Nastavitve strani in izpisa nalepk

Program omogoča izpis podatkov OS na nalepke različnih dimenzij. Za izbiro izpisa na nalepko ustreznega formata kliknemo na sivo povezavo Nastavitve strani, kot kaže slika:

  
Izberemo željene dimenzije nalepke
  
  Slika 10: Izberemo željene dimenzije nalepke

Ko smo izbrali format oz. dimenzije nalepke pa lahko določimo tudi katere podatke bi želeli izpisati na nalepki:

  
Izberemo katere podatke OS želimo izpisati na nalepki
  
  Slika 11: Izberemo katere podatke OS želimo izpisati na nalepki

V kolikor določenih podatkov ne želimo na izpisu jih odstranimo tako, da kliknemo na zaporedno številko vrstice in kliknemo na ikono za brisanje v orodni vrstici na dnu tabele:

  
izberemo katere podatke želimo izpisati na nalepki
  
  Slika 12: izberemo katere podatke želimo izpisati na nalepki

Izpis nalepk potrdimo s klikom na gumb V redu in program nam pripravi nalepko v izbranem formatu in s podatki, ki smo ji v nastavitvah tudi izbrali:

  
Izpisana nalepka na podlagi izbranih nastavitev
  
  Slika 13: Izpisana nalepka na podlagi izbranih nastavitev

Nalepke lahko natisnemo tudi za več OS hkrati. To je na voljo na seznamu osnovnih sredstev preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., kot kaže slika:

izpisNalepkOSmasovno.gif

 

4. Prodaja osnovnega sredstva

V primeru prodaje osnovnega sredstva je potrebno v registru osnovnih sredstev vpisati podatke, kot je prikazano na sliki spodaj:

  
Urejanje podatkov v registru osnovnih sredstev za primer prodaje osnovega sredstva
  
  Slika 14: Urejanje podatkov v registru osnovnih sredstev za primer prodaje osnovega sredstva

V registru dopišemo naslednje podatkw:

Datum izločitveVpišemo datum prodaje osnovnega sredstva.
VzrokVnesemo razlog izločitve prodajnega sredstva (ni obvezen podatek)
Vrednost prodaje ob izločitviVnesemo podatek o vrednosti osnovnega sredstva ob prodaji.
StatusStatus osnovnemu sredstvu izberemo "odpisano". Pozor: Status določimo šele po zadnjemu obračunu amortizacije!.

Prodano osnovno sredstvo je upoštevano v obračunu amortizacije le do datuma: "Datum izločitve". Nemudoma po zaključku zadnjega obračuna amortizacije v šifrantu na OS spremenimo status na "odpisano".


  
Poročilo o obračunani amortizaciji osnovnih sredstev
  
  Slika 15: Poročilo o obračunani amortizaciji osnovnih sredstev

Za pregled v izločena (prodaja) OS uporabimo izpis poročila "Izločena osnovna sredstva":

  
Poročilo za pregled izločenih OS
  
  Slika 16: Poročilo za pregled izločenih OS

Pregled prodanih osnovnih sredstev znotraj izpisa poročila "Register osnovnih sredstev" lahko izvedemo po naslednjih iskalnih kriterijih:3

  
Poročilo za izpis registra OS - prodani
  
  Slika 17: Poročilo za izpis registra OS - prodani

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2022