Register osnovnih sredstev

V modulu |Finance imamo na voljo tudi Register osnovnih sredstev.

Slika 1: Pregled in iskanje osnovnih sredstev

Privzeta stran je pregled in iskanje, kjer lahko iščemo in pregledujemo osnovna sredstva po naslednjih iskalnih kriterijih:

Vpišemo inventarno številko iskanega osnovnega sredstva
Vpišemo naziv iskanega osnovnega sredstva
Vpišemo količino
Vpišemo nabavno vrednost iskanega osnovnega sredstva(v primeru ko je količina več kot 1 se kot nabavna vrednost vnese seštevek celotne količine OS)
Vpišemo datum nabave
Določimo status iskanega osnovnega sredstva
Določimo vrsto inventarja (osnovno sredstvo ali drobni inventar)

Iskano osnovno sredstvo izberemo tako, da kliknemo na aktivno povezavo (inv. št./naziv) kot nam kaže slika:

Podatke o osnovnem sredstvu lahko tudi spreminjamo, če kliknemo na gumb Spremeni.

V primeru, da želimo v register vnesti novo osnovno sredstvo, kliknemo na gumb Dodaj osnovno sredstvo ali na gumb Dodaj drobni inventar za vnos drobnega inventarja. Tudi preko gumba Dodaj osnovno sredstvo lahko vnašamo drobni inventar, pri temu obkljukamo možnost: "Označi kot drobni inventar". Za vnos podatkov se odpre vnosna maska:

Slika 3: Vnos novega osnovnega sredstva

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Inv. številka	Vpišemo inventarno številko osnovnega sredstva.
Označi kot drobni inventar	Lahko uporabimo za vnos drobnega inventarja kar gumb: Dodaj drobni inventar ali pa obkljukamo omenjeno možnost.
Povečanje vred. za	V primeru, da ima OS povečanje vrednosti, vnesemo podatek tukaj.
Vzdrževanje za	Dodatni strošek vzdrževanja za OS vnesemu tukaj.
Naziv	Vpišemo naziv osnovnega sredstva.
Količina	Vpišemo količino osnovnega sredstva.
Nabavna vrednost	Vpišemo nabavno vrednost brez DDV, če imamo pravico do odbitka DDV. Sicer vpišemo nabavno vrednost z DDV. V primeru odbitnega deleža vpišemo vrednost, ki ji prištejemo neodbiti DDV. Ko je količina več kot 1 se kot nabavna vrednost vnese seštevek celotne količine OS.
Nepovratna sr.	Vnesemo vrednost nepovratnih sredstev.
Amortizacijska osnova(v kolikor ni enaka nabavni vrednosti)	Vnesemo amortizacijsko osnovo, v kolikor ni enaka nabavni ceni.
Datum nabave	Vpišemo datum nabave osnovnega sredstva.
Datum aktiviranja	Vpišemo datum, ko smo to osnovno sredstvo aktivirali.
Datum likvidacije:	Vpišemo datum, ko smo to osnovno sredstvo likvidirali.
Datum izločitve:	Vpišemo datum, ko smo to osnovno sredstvo izločili.
Vzrok	Vnesemo vzrok izločitve.
Vrednost prodaje ob izločitvi	Vnesemo vrednost, za kolikor smo prodali osnovno sredstvo.
Amortizacijska skupina	S klikom na izberemo amortizacijsko skupino, v katero sodi to osnovno sredstvo.
Konto nabave - debet	S klikom na izberemo konto, na katerega se veže osnovno sredstvo(0400).
Konto amortizacije - debet	S klikom na izberemo konto, na katerega se veže osnovno sredstvo(4300).
Konto amortizacije - kredit	S klikom na izberemo konto, na katerega se veže osnovno sredstvo(0500).
Nahajališče	Vnesemo nahajališče osnovnega sredstva.
Odgovorna oseba	Vnesemo odgovorno osebo.
Stroškovno mesto	S klikom na izberemo stroškovno mesto, na katerega se nanaša to osnovno sredstvo.
Poslovna enota	Izberemo poslovno enoto na kateri se nahaja OS (neobvezno)
Status	S klikom na določimo status osnovnega sredstva. Aktiven je v primeru, ko osnovno sredstvo aktivno vključimo v uporabo.
Naziv dobavitelja	Vnesemo naziv podjetja.
Št. dok. dobavitelja	Vnesemo št. dokumenta dobavitelja.
Serijska številka OS	Vnesemo serijsko številko.
Črtna koda	Vnesemo črtno kodo pod katero vodimo osnovno sredstvo.
Leto izdelave	Vnesemo leto izdelave.
Neodpisana vrednost OS ob prenosu podatkov	Vnesemo neodpisano vrednost ob prenosu podatkov.
se prične obračunavati	Izberemo datum, kdaj se začne obravnavati
Preostala vrednost, ki se ne amortizira	Vnesemo vrednost, ki se ne amortizira.

V poljih, ki so označena z rdečo zvezdico je vnos podatkov obvezen.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

V kolikor smo do sedaj register OS vodili v Excelu ali v katerem drugem programu in bi ga želeli prenesti v program, lahko to uredimo po navodilih na strani Uvoz OS iz datoteke Excel [1]

1. Uvoz osnovnih sredstev iz Excela

Če želimo v program na hitro vnesti večjo količino osnovnih sredstev oz. prenašamo podatke iz drugega programa, potem uporabimo funkcijo za uvoz registra osnovnih stredstev iz datoteke. Seznam osnovnih sredstev pripravimo v preglednici v formatu Excell ali ODS (OpenOffice oz. LibreOffice).

Datoteko lahko ustvarimo tako, da podatke vpišemo v stolpce, kot je prikazano na sledečih primerih.

Vzorec dateke za uvoz osnovnih sredstev v formatu XLS (Excell):

OsnovnaSredstva01.xls
Velikost: 20,00 kB

Za datoteko velja naslednje zaporedje podatkov in sicer:

stolpec je inventarna številka
stolpec je naziv
stolpec je količina
stolpec je nabavna vrednost
stolpec je amortizacijska osnova(vpišemo jo samo, če je različna od nabavne vrednosti)
stolpec je datum nabave
stolpec je datum aktivacije
stolpec je šifra amortizacijske skupine
stolpec je letna stopnja amortizacijske skupine
stolpec je šifra stroškovnega mesta
stolpec je neodpisana vrednost(znesek OS ki se še mora amortizirati)
stolpec je datum na katerega se nanaša neod. vrednost(od kdaj naprej se obračunava amortizacija) - vnos datuma je obvezen, če je vnešena neod. vrednost
stolpec je konto nabave debet
stolpec je konto amortizacije debet
stolpec je konto amortizacije kredit
stolpec je datum likvidacije
stolpec je datum dobavitelj
stolpec je naziv nahajališča
stolpec je datum izločitve
stolpec je status osnovnega sredstva
stolpec je vrsta inventarja
stolpec je serijska številka
stolpec je ...

Prikazano je le določeno število stolpcev, ker se to lahko spreminja. Točno oz. aktualno strukturo dobimo tako, da izvozimo register OS iz programa

Prvih 9 stolpcev je obvezen vnos podatkov (razen amortizacijske osnove).

Stolpca 11 in 12 sta obvezna in pomembna v kolikor gre za prenos registra OS iz drugega programa v katerem smo že obračunavali amortizacijo za predhodna obdobja!

Ob uvozu je lahko letna stopnja amortizacijske skupine označena s % ali brez. Npr. 20% ali 20.

Uvoz OS iz Excela je omogočen preko menija |Finance |Register osn. sred. ter dodatne možnosti, kjer je nato možnost za uvoz OS iz excela(kot kaže spodnja slika):

Slika 4: Meni za dodatne možnosti

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre nova maska za izbiro datoteke, ki jo bomo uvozili ter dodatne možnosti, ki jih lahko izberemo pri uvozu:

Slika 5: Dodatne možnostni pri uvozu registra OS iz datoteke

2. Uvoz osnovnih sredstev iz preglednice s pomočjo čarovnika

Podatek o preostali neodpisani vrednosti in datumu pričetka obračunavanja amortizacije v programu sta obvezna in pomembna v kolikor gre za prenos registra OS iz drugega programa, v katerem smo že obračunavali amortizacijo za predhodna obdobja!

V datoteki je lahko letna stopnja amortizacijske skupine označena s % ali brez. Npr. 20% ali 20.

Uvoz OS iz Excela je omogočen preko menija |Finance |Register osn. sred. ter dodatne možnosti, kjer je nato možnost za uvoz OS iz excela(kot kaže spodnja slika):

Slika 6: uvoz registra OS iz preglednice s pomočjo čarovnika

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre interaktivni čarovnik za pomoč pri uvozu datoteke. Uvoz poteka po naslednjih korakih:

1. UVOZ DATOTEKE

Postopek uvoza podatkov začnemo na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

Slika 7: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili register osnovnih sredstev

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut osnovnega sredstva predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

Slika 8: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

Slika 9: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute osnovnih sredstev, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene inventarne številke osnovnih sredstev bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

Slika 10: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o inventarni številki Osnovnega sredstva

Preslikava podatka o inventarni številki osnovnega sredstva se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

Slika 11: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

Na naslednji korak bomo lahko napredovali šele, ko smo uredili preslikavo vsaj za obvezne podatke, sicer je gumb Naprej > onemogočen.

Slika 12: Gumb "Naprej" je onemogočen dokler ne nastavimo preslikave za obvezne podatke

3. PREDOGLED IN POTRDITEV

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo osnovna sredstva, ki jih v programu še nimamo:

Slika 13: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Naprej >, kot je prikazano na zgornji sliki.

V kolikor želimo preveriti seznam osnovnih sredstev, ki jih bo program uvozil še preden to potrdimo lahko kliknemo na povezavo za prikaz vrstic, kot kaže slika:

Slika 14: Pregled podatkov, ki jih bomo uvozili v program

4. POVZETEK UVOZA PODATKOV

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

Slika 15: Povzetek uvoza registra osnovnih sredstev iz datoteke

Uvoz podatkov zaključimo s klikom na gumb Dokončaj

V primeru, ko želimo uvoziti novo osnovno sredstvo mora biti narejena preslikava podatkov o inventarni številki, nazivu osnovnega sredstva, nabavni vrednosti ali amortizacijski osnovi ter datum nabave ali datum likvidacije (v primeru, ko uvažamo podatke o že likvidiranem osnovnem sredstvu)!

V primeru, ko želimo samo prepisati obstoječe osnovno sredstvo s podatki iz datoteke pa je za uspešen uvoz potrebno urediti preslikavo podatkov o inventarni številki OS ali črtni kodi OS oz. serijski številki le tega ter še vsaj en podatek, ki ga želimo z uvozom prepisati.

3. Sprememba vrednosti OS (povečanje vrednosti)

V primeru spremembe tržne vrednosti dolgotrajnemu materialnemu imetju (osnovno sredstvo), je potrebno z uporabo modula |Finance |Register osn. sred. vnesti novo osnovno sredstva in mu dodeliti isto inventarno številko, kot jo je vsebovalo osnovno sredstvo kateremu menjamo vrednost.

V maski za vnos podatkov o novemu osnovnemu sredstvu obvezno izpolnemo polje Povečanje vred. za v kateremu iz padajočega seznama izberemo obstoječe osnovno sredstvo iz našega šifranta za katerega želimo izvesti spremembo vrednosti ter vpišemo razliko v nabavna vrednost:

Slika 16: Vnos spremembe tržne vrednosti osnovnega sredstva

Vpišemo lahko celotno novo vrednost osnovnega sredstva, v temu primeru je potrebno na osnovnemu sredstvu za katerega izvajamo povečenje vpisati Datum likvidacije ali Datum izločitve. Tako bomo obračun amortizacije v prihodnosti pripravili samo za novo osnovno sredstvo katerega ravno vnašamo zaradi povečanja vrednosti.

Po vnosu vseh ostalih obveznih podatkov o osnovnemu sredstvu, kliknemo na gumb V redu. Vnešeno OS bo bilo tako v prihodnje zajeto v obračunu amortizacije.

Za pregled in izpis le osnovnih sredstev za katere smo vnesli povečanje vrednosti, je na voljo poročilo Osnovna sredstva s povečanjem kateri je dostopen v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Osnovna sredstva:

Slika 17: Izpis osnovnih sredstev za katere smo izkazali povečanje tržne vrednosti

4. Izpis nalepk s podatki osnovnega sredstva

Vsako osnovno sredstvo ima svojo unikatno inventarno številko, ki jo vnesemo ob nabavi oz. pri vnosu osnovnega sredstva v register osnovnih sredstev. Poleg tega pa pri vnosu osnovnega sredstva lahko vnesemo tudi podatke, kot so nahajališče, naziv dobavitelja, črtno kodo inventarne številke, itd.

Za potrebe inventure je tako smiselno osnovna sredstva tudi fizično opremiti s temi podatki tako, da je sama izvedba inventure bistveno lažja in hitrejša. To najlažje uredimo tako, da za vsako posamezno osnovno sredstvo natisnemo nalepko s podatkom o inventarni številki. Izpis nalepk je na voljo preko menija |Tiskanje, kot kaže slika:

Slika 18: Tiskanje nalepke s podatki OS

Po kliku na možnost za izpis nalepke se odpre vnosna maska za vnos števila nalepk, za nastavitev strani oz. dimenzije nalepk ter za nastavitev izpisa, kot kaže slika:

Slika 19: Nastavitve strani in izpisa nalepk

Program omogoča izpis podatkov OS na nalepke različnih dimenzij. Za izbiro izpisa na nalepko ustreznega formata kliknemo na sivo povezavo Nastavitve strani, kot kaže slika:

Slika 20: Izberemo željene dimenzije nalepke

Ko smo izbrali format oz. dimenzije nalepke pa lahko določimo tudi katere podatke bi želeli izpisati na nalepki:

Slika 21: Izberemo katere podatke OS želimo izpisati na nalepki

V kolikor določenih podatkov ne želimo na izpisu jih odstranimo tako, da kliknemo na zaporedno številko vrstice in kliknemo na ikono za brisanje v orodni vrstici na dnu tabele:

Slika 22: izberemo katere podatke želimo izpisati na nalepki

Izpis nalepk potrdimo s klikom na gumb V redu in program nam pripravi nalepko v izbranem formatu in s podatki, ki smo ji v nastavitvah tudi izbrali:

Slika 23: Izpisana nalepka na podlagi izbranih nastavitev

Nalepke lahko natisnemo tudi za več OS hkrati. To je na voljo na seznamu osnovnih sredstev preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., kot kaže slika:

5. Prodaja osnovnega sredstva

V primeru prodaje osnovnega sredstva je potrebno v registru osnovnih sredstev vpisati podatke, kot je prikazano na sliki spodaj:

Slika 24: Urejanje podatkov v registru osnovnih sredstev za primer prodaje osnovega sredstva

V registru dopišemo naslednje podatkw:

Datum izločitve	Vpišemo datum prodaje osnovnega sredstva.
Vzrok	Vnesemo razlog izločitve prodajnega sredstva (ni obvezen podatek)
Vrednost prodaje ob izločitvi	Vnesemo podatek o vrednosti osnovnega sredstva ob prodaji.
Status	Status osnovnemu sredstvu izberemo "odpisano". Pozor: Status določimo šele po zadnjemu obračunu amortizacije!.

Prodano osnovno sredstvo je upoštevano v obračunu amortizacije le do datuma: "Datum izločitve". Nemudoma po zaključku zadnjega obračuna amortizacije v šifrantu na OS spremenimo status na "odpisano".

Slika 25: Poročilo o obračunani amortizaciji osnovnih sredstev

Za pregled v izločena (prodaja) OS uporabimo izpis poročila "Izločena osnovna sredstva":

Slika 26: Poročilo za pregled izločenih OS

Pregled prodanih osnovnih sredstev znotraj izpisa poročila "Register osnovnih sredstev" lahko izvedemo po naslednjih iskalnih kriterijih:3

Slika 27: Poročilo za izpis registra OS - prodani