OCR zajem podatkov iz prejetih računov

Program omogoča avtomatski zajem podatkov iz skeniranih prejetih računov oz. drugih dokumentov v obliki PDF ali JPEG. Dokumenti v formatu PDF oz. JPEG so lahko bodisi zajeti s pomočjo skenerja bodisi so to fotografije narejene z mobilnim telefonom. OCR zajem podatkov poteka v knjigi prejete pošte pri čemer se iz slikovnega dokumenta izločijo podatki o dobavitelju in zneskih računa ter se nato kot priloga dodajo k obstoječemu vnosu v knjigi prejete pošte.

	Slika 1: Shema pretoka podatkov v knjigi prejete pošte

Obdelava OCR poteka v ozadju. Medtem, ko je zapis v obdelavi ga ni možno likvidirati.

1.1 Nastavitve knjige prejete pošte za OCR

	Slika 2: Nastavitve knjige prejete pošte za OCR obdelavo

Razlaga nastavitev knjige prejete pošte za OCR:

1.2 Kako predložimo dokument v obdelavo OCR

V kolikor nismo nastavili avtomatske OCR obdelave ob prejemu dokumentov v knjigo prejete pošte moramo dokumente izrecno poslati v OCR. Dokument lahko pošljemo v obdelavo OCR na dva načina:

1. pri posredovanju dokumenta v knjigo prejete pošte uporabimo oznako +OCR. Primer: če je naslov naše knjige prejete pošte 12345679@e-racuni.com in želimo, da se ob prejemu izvede obdelava OCR, potem dokument pošljemo na e-mail naslov 12345679+OCR@e-racuni.com. To pomeni, da običajnemu naslovu elektronskega predala dodamo niz "+OCR".

2. če je bil dokument prejet na običajen način, potem ga lahko izrecno posredujemo v OCR s klikom na opcijo |Pošlji v obdelavo OCR. Glej sliko:

   

1.3 Kaj naredimo, če OCR napačno prebere podatke iz računa

Optična razpoznava besedila (OCR) deluje na podlagi računalniških algoritmov, ki temeljijo na strojnem učenju in statistični obdelavi velikih količin podatkov. Pri branju skeniranih dokumentov lahko na določenih vrsta računov pride do napačne interpretacije oz. branja podatkov iz skeniranega dokumenta. V teh primerih svetujemo, da uporabite možnost pošiljanja povratne informacije ter kliknete na povezavo prikazano na sledeči ekranski sliki. Tako boste ponudnika OCR zajema podatkov obvestili, da je potrebno prepoznavo računov izboljšati na konkretnem primeru vašega računa. Za vašo pomočjo bo avtomatska prepoznava podatkov postajala vedno boljša in zanesljiva.

	Slika 3: Javljanje napak v branju skeniranih dokumentov

V primeru, da dokumenta ne gre poslati v OCR prepoznavo, preverimo: Ali imamo v nastavitvah podjetja omogočeno optično branje skeniranih dokumentov. To preverimo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve knjige prejete pošte, Ali imamo dovolj dobroimetja. To preverimo v meniju |Nastavitve |Moj račun, Ali ima prejeta pošta status "Poslano v OCR". Na OCR razpoznavo lahko pošljemo pošto le enkrat, Kdo je ponudnik in kakšen je čas procesiranja.

1.4. Vnos prejetega računa na osnovi uvoza podatkov preko e-racuni.com AI OCR

Funkcionalnost je na voljo z namenom poenostavljenega vnosa ali uvoza prejetih dokumentov v meniju Nabava. Za Slovenske dobavitelje oz. vse tiste, kjer poleg vizualizacije nabavnega dokumenta (npr. PDF) prejmemo tudi XML, sama uporaba ni potrebna, saj lahko e-račun že uvozimo kot takšen.

Namen uporabe OCR je predvsem tam, kjer elektronskega računa ne prejmemo ampak le PDF ali morda sliko (png, jpg, itd.) ter je tako koristno predvsem pri tujih dobaviteljih oz. tudi nakupih doma (npr. Petrol račun plača s poslovno kartico).

1.4.1 Aktivacija razpoznave

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve knjige prejete pošte se na mestu, kot opisano že na strani OCR zajem podatkov, aktivira OCR razpoznava, pri čemer se izbere izvajalca OCR zajema podatkov e-racuni AI OCR.

Izberemo tudi način razpoznave vezan na knjigo prejete pošte, kjer se lahko le ta izvede takoj po prejemu dokumenta v knjigo prejete pošte ali ob predložitvi, kot prikazuje slika spodaj:

	Slika 4: Aktivacija razpoznavalca OCR AI e-racuni.com

V primeru, da imamo vključen avtomatizem OCR prepoznave se ta izvede le, ko je to potrebno in v knjigi prejete pošte še ne obstaja XML struktura, na podlagi katere je mogoče že brez razpoznave dokument prenesti med prejete račune oz. tudi prevzeme (primer takšne strukture je XML eSlog).

1.4.2 Načini uporabe

OCR razpoznavo lahko uporabljamo na večih mestih v programu, odvisno od tega kateri nam ustreza oz. kje se nahajamo:

1. Avtomatski zajem preko knjige prejete pošte.

Na tem mestu je pomembna le prednastavitev v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve knjige prejete pošte, kjer izberemo v spustnem seznamu Optično branje skeniranih dokumentov: avtomatska obdelava skeniranih dokumentov ob prejemu v knjigo prejete pošte.

2. Zajem podatkov v OCR po predložitvi dokumenta.

V meniju |Partnerji |Knjiga prejete pošte se ponudi možnost razpoznave, kot prikazuje slika spodaj:

	Slika 5: Zajem po predložitvi

3. Povleci in spusti na pregledu in iskanju prejetih računov oz. tudi prevzemov.

V meniju |Nabava |Prejeti računi oz. tudi |Nabava |Prevzemi blaga lahko naši sliko računa ali prevzemnice le povlecemo iz lokacije računalnika ter spustimo na pregled računov oz. prevzemov:

	Slika 6: Povleci in spusti v OCR razpoznavo

	Slika 7: Povleci in spusti - možnosti prejeti račun

Poleg same prepoznave ima e-racuni.com AI OCR še naslednje prednosti: V primeru prepoznave OCR na prevzemih se preverja ali je usklajen šifrant artiklov ter se po tem artikli prepoznajo. V primeru, da ne najde ujemajoče šifre v šifrantu artiklov, se išče ujemanje s kataloško številko artikla. V kolikor šifrant ni usklajen niti po šifri artikla, niti po kataloški številki, program preverja EAN kodo. AI OCR razpoznava prepozna tudi serijske številke in LOT, v kolikor ti obstajajo in je na artiklu označeno, da se vodi zaloga po LOT številkah in/ali serijskih številkah.