Izmenjava dokumentov znotraj sistema e-racuni.com

Za uporabo te storitve mora uporabnik z ustreznimi pravicami najprej to izmenjavo omogočiti/aktivirati na prvi strani:

Izmenjava elektronskih dokumentov je možna samo v primeru, da sta prejemnik (kupec) in pošiljatelj (dobavitelj) uporabnika sistema e-racuni.com. Pred izmenjavo elektronskih dokumentov se mora kupec prijaviti na prejemanje elektronskih dokumentov dobavitelja (podjetja, ki izdaja račune).

Podjetje, vključeno v elektronsko izmenjavo, lahko nastopa kot kupec ali dobavitelj. V primeru, da je naše podjetje kupec, je potrebno:

V primeru, da je naše podjetje dobavitelj, ki pošilja elektronske dokumente kupcem, pa je potrebno:

Prejete elektronske račune kupec prejme direktno v knjigo prejete pošte [4].

 

1. Aktivacija elektronske izmenjave dokumentov znotraj sistema e-racuni.com

Če še nismo uporabnik storitve elektronske izmenjave, se nam ob prijavi v program v okvirčku desno izpiše obvestilo o možnosti aktiviranja te storitve.

  
Aktivacija elektronske izmenjave
  
  Slika 1:  Aktivacija elektronske izmenjave

S klikom na gumb Aktiviraj postanemo uporabniki storitve elektronske izmenjave dokumentov. V tem trenutku postanemo vidni tudi ostalim uporabnikom, ki so vključeni v elektronsko izmenjavo. Ostali uporabniki se sedaj lahko prijavijo na prejemanje naših dokumentov v elektronski obliki, prav tako pa se lahko tudi sami prijavimo na prejemanje elektronskih dokumentov ostalih uporabnikov te storitve.

Elektronski dokumenti, ki jih bomo pošiljali ostalim uporabnikom, niso digitalno podpisani, saj se izmenjava vrši znotraj sistema.

 

2. Prijava na prejemanje elektronskih računov preko sistema e-racuni.com

Na prejemanje elektronskih računov dobavitelja se lahko prijavimo s klikom na povezavo (Prijava):

  
Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja preko šifranta dobaviteljev
  
  Slika 2:  Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja preko šifranta dobaviteljev

ali

  
Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja na prejetem računu dobavitelja
  
  Slika 3:  Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja na prejetem računu dobavitelja

Ko kliknemo na gumb za prijavo, se ustvari povezava kupec dobavitelj znotraj sistema e-racuni.com. Od sedaj dalje bomo lahko prejemali elektronske račune tega dobavitelja kar v knjigo prejete pošte in jih od tam uvozili v prejete dokumente.

 

3. Pošiljanje elektronskih računov preko sistema e-racuni.com

Če želimo pošiljati elektronske račune kupcu direktno v knjigo prejete pošte, najprej preverimo, ali imamo nastavljen ta način pošiljanja računov v šifrantu kupcev |Partnerji -> Kupci:

  
Nastavitev za direktno pošiljanje elektronskih računov
  
  Slika 4:  Nastavitev za direktno pošiljanje elektronskih računov


Sedaj smo pripravljeni na pošiljanje elektronskih računov direktno v knjigo prejete pošte kupca. V meniju za pošiljanje po e-mailu izberemo opcijo |Pošlji elektronski račun preko sistema e-racuni.com ali kliknemo na gumb Pošlji


  
Meni za pošiljanje po e-mailu
  
  Slika 5:  Meni za pošiljanje po e-mailu


Odpre se nam prikazno okno s podatki kupca/naslovnika in pripetimi dokumenti. PDF in XML priponki, ki se pošljeta kupcu direktno v knjigo prejete pošte, lahko pred pošiljanjem tudi pregledamo:


  
Prikazno okno s podatki o naslovniku in priponkami
  
  Slika 6:  Prikazno okno s podatki o naslovniku in priponkami


Elektronski račun pošljemo s klikom na gumb Pošlji elektronski račun.Po uspešnem pošiljanju se na računu prikaže vrstica z informacijo o pošiljki:


  
Račun po elektronskem pošiljanju
  
  Slika 7:  Račun po elektronskem pošiljanju

 

4. Prejem elektronskega računa v knjigo prejete pošte

V trenutku, ko nam dobavitelj pošlje račun znotraj sistema e-racuni.com, se nam ta račun pojavi v knjigi prejete pošte. Če smo elektronski račun prejeli po e-mailu, ga lahko uvozimo v knjigo prejete pošte s klikom na gumb Uvoz prejete pošte.

Prejeti elektronski račun lahko po uvozu/prejemu tudi prenesemo v prejete račune ...

  
Pregled prejetega računa v knjigi prejete pošte
  
  Slika 8:  Pregled prejetega računa v knjigi prejete pošte

... ali pa ga uvozimo direktno v knjigo prejete pošte:

  
Knjiga prejete pošte
  
  Slika 9:  Knjiga prejete pošte


Pregled uvoženih in prejetih dokumentov v knjigi prejete pošte:

  
Knjiga prejete pošte
  
  Slika 10:  Knjiga prejete pošte

 

5. Nastavitve knjige prejete pošte

Program omogoča, da si knjigo prejete pošte do določene mere prilagodimo.

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve knjige prejete pošte lahko tako vpišemo tudi email naslov prejemnika sporočila o prejemu nove pošte v knjigo prejete pošte:

KnjigaPrejetePosteNastavitve.gif

Kot je na zgornji sliki razvidno pa lahko tudi obkljukamo dodatno možnost, da program avtomatsko ob prejemu bančnega izpiska v knjigo prejete pošte, le tega tudi uvozi med bančne izpiske v meni |Banka |Pregled izpiskov

Vnesemo lahko več email naslovov prejemnikov obvestila o prejemu pošte tako, da jih med sabo ločimo z vejico

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2019