Uvoz medskladiščnic iz datoteke s pomočjo čarovnika

Poleg vnosa posameznega medskladiščnega prenosa v programu lahko več teh hkrati tudi uvozimo na podlagi podatkov, ki smo jih pripravili v Excel preglednici.

Funkcija je koristna za uporabnike programa e-racuni.com, ki imajo več skladišč ter med njimi na različne datume prenašajo zalogo.

V meniju |Zaloge |Medskladiščni prenosi lahko v spustnem seznamu mestu z dodatnimi možnostmi Več izberemo funkcijo Uvoz medskladiščnic iz Excel datoteke in uvozimo datoteko s podatki medskladiščnih prenosov, kot kaže slika:

	Slika 1: Izberemo opcijo za uvoz medskladiščnic iz datoteke

Ker uporabniki v preglednici vodijo podatke v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi čez postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz v program.

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. IZBIRA IN UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 2: Izbira datoteke za uvoz medskladiščnih prenosov

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj velja omejitev pri uvozu podatkov.          Slika 3: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za uvoz podatkov medskladiščnic. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti in kateri podatek na med. prenosu predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

	Slika 4: Kontrola podatkov in preslikava

Kot je na zgornji sliki prikazano in označeno imamo v tabeli na levi strani (na sliki označena z rdečo obrobo) na voljo vse možne atribute oz. podatke medskladiščnice, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem vnosu medskladiščnega prenosa v programu nastavimo.

V tabeli na desni strani pa se bo prikazal rezultat preslikave podatkov iz datoteke. S postopkom preslikave bomo namreč določili katere podatke iz datoteke bomo dejansko uvozili in kateri podatek na medskladiščnici predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki oz. podatek iz prenosa (datum med. prenosa, datum prenosa, skladišče iz, skladišče v itd.).

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za vnos medskladiščnega prenosa ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči podatek). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

S klikom na podatek v levi tabeli izberemo željen atribut, npr. podatek z oznako Iz skladišča, kot kaže slika zgoraj. Nato s klikom na gumb >> določimo kateri podatek je to v naši datoteki v stolpcu A in se le ta prenese v desno tabelo. ID je v stolpcu A, torej je to prvi atribut, ki ga bomo na desni izbrali in sicer bomo preskočili podatek, naslednji je v skladišče, ki ga preslikamo v B in tako naprej. V kolikor smo se pri tem zmotili kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb << ter s tem preslikavo tega podatka odstranimo. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> iz skladišča, B -> v skladišče in C -> Datum dokumenta. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> iz skladišča in B -> Datum dokumenta.

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikave teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

V primeru, da nam določeni podatek manjka v datoteki, je pa ta obvezen pri vnosu medskladiščnega prenosa (npr. datum prenosa, skladišče iz, skladišče v itd.) se bo ta privzeto nastavil skladno s privzetimi nastavitvami podjetja o čemer smo tudi obveščeni v zadnjem koraku čarovnika.

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. PREGLED IN POTRDITEV

Po zaključeni preslikavi je potrebno nastaviti tudi manjkajoče podatke za glavo med. prenosa, kot so datum dokumenta, datum prenosa, skladišče iz / v itd. Vsi podatki vneseni na temu mestu, bodo za vse medskladiščne prenose enaki. V primeru, da se podatek nahaja že v datoteki, ga program ne bo predizpolnil - celica bo prazna oz. siva.

Na tem koraku se privzeto izpolnijo le podatki/polja katerih nismo preslikali iz naše datoteke, ki jo uvažamo. V primeru, da imamo določene podatke v datoteki in so ustrezno preslikani npr. datum dokumenta, bo v tretjem koraku obdelave datum prazen/neizpolnjen, kar pomeni, da je povzet iz podatkov, ki jih uvažamo. Polje lahko seveda izpolnimo tudi na tem mestu ampak s tem bomo dejansko prepisali preslikavo tega podatka ter na vse med. prenose vpisali pravkar izbran podatek.

	Slika 5: Dodatni podatki

S klikom na Naprej nadaljujemo na zadnji korak v čarovniku za pripravo podatkov.

4. POVZETEK UVOZA

V zadnjem koraku nam program prikaže pregled vseh informacij o uvozu medskladiščnih prenosov in morebitna opozorila.

	Slika 6: Pregled in potrditev

V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza medskladiščnic in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

Reference na stran

• Medskladiščni prenosi