Potrjevanje prejete pošte

Prejeto pošto običajno nekdo v podjetju mora preveriti in tudi odobriti. V kolikor je v verigi likvidacije prejete pošte več oseb potem je smiselno prejeto pošto neposredno iz programa poslati v odobritev vsaki osebi posebej po vrstnem redu likvidacije.

Za pravilen vrstni red in ustrezno preglednost nad statusi prejete pošte je pomembno, da predhodno ustrezno nastavimo uporabniške privilegije za delo s prejeto pošto vsem uporabnikom, ki bodo nastopali v postopku likvidacije posamezne pošte.

Prejeto pošto lahko dodelimo le aktivnim uporabnikom kar pomeni, da je potrebno vsem osebam, ki bodo prejeto pošto potrjevale, kreirati ločen up. dostopo z ustreznimi pravicami.

Prejeto pošto dodelimo tako, da v meniju |Partnerji |Knjiga prejete pošte kliknemo na željeno prejeto pošto in v orodni vrstici na vrhu pošte kliknemo na ikono, kot kaže slika:

Slika 1: Prejeto pošto pošljemo v obliki e-pošte osebi v potrjevanje

Po kliku na ikono se nam odpre vnosna maska za vnos sporočila in za izbiro uporabnika kateremu bomo pošto poslali oz. poslali v potrjevanje:

Slika 2: Izberemo uporabnika oz. osebo katera bo prejeto pošto preverila in potrdila oz. zavrnila ter vnesemo sporočilo zanj

Potrjevanje prejete pošte je na voljo le uporabnikom z ustreznimi up. privilegiji

Skupaj s sporočilom, ki ga vnesemo ob pošiljanju pošte uporabniku, bo program poslal tudi priponko, ki smo jo predhodno naložili v prejeto pošto, kot je razvidno tudi na primeru:

Slika 3: Prejeta pošta s priponko prejetega dokumenta

Uporabnik, ki ima pravice za pregled in likvidacijo dodeljene prejete pošte bo prejel e-pošto z vsebino posredovane prejete pošte vključno z vizualizacijo priponke. Uporabnik lahko nato takšno pošto zavrne ali potrdi ter ob tem tudi zapiše obvestilo oz. pojasnilo za naslednjo osebo v verigi likvidacije:

Slika 4: V prejeti pošti kliknemo na povezavo za pregled vsebine prejete pošte

Po kliku na povezavo v prejetem sporočilu se nam odpre pregled vsebine prejete pošte, ki jo je uporabnik prejel v potrditev vključno s priponko. Prejeto pošto lahko po pregledu tako potrdimo ali zavrnemo in ob tem pošiljatelju tudi pošljemo sporočilo oz. dodatno razlago (na sliki označeno z rdečo obrobo):

Slika 5: Prejeto pošto lahko potrdimo ali zavrnemo

Na vsaki dodeljeni prejeti pošti se vodi tudi likvidacijska sled iz katere je razvidno kateremu uporabniku oz. osebi smo pošto tudi posredovali v odobritev oz. potrjevanje ter ali je ta bila potrjena ali ne:

Slika 6: Likvidacijska sled je prikazana na vsaki prejeti pošti poslani v potrjevanje

Potrjevanje prejete pošte

Reference na stran