Glavna knjiga

Modul Glavna knjiga za dvostavno knjigovodstvo v povezavi z drugimi moduli omogoča avtomatsko in ročno knjiženje, vpogled v konto kartice [4] kupcev oz. dobaviteljev, preglede odprtih postavk. Modul glavna knjiga je integriran z vsemi drugimi moduli in omogoča, da lahko iz vsake posamezne knjižbe preidemo nazaj poslovni dokument na podlagi katerega je nastala knjižba.

  
Glavna knjiga je povezana z drugimi moduli programa preko avtomatskega knjiženja dokumentov na temeljnico
  
  Slika 1: Glavna knjiga je povezana z drugimi moduli programa preko avtomatskega knjiženja dokumentov na temeljnico

Kaj nam omogoča modul Glavna knjiga?

Ročno knjiženjeKo ročno knjižimo na temeljnico, program sproti vodi seštevek debetnega in kreditnega prometa ter nam prikaže in kontrolira skupni saldo.
Avtomatsko knjiženjeNa podlagi obstoječih dokumentov (potni nalogi, izdani računi, prejeti računi, izpisek prometa na TR, obračun plače, ...) program omogoča avtomatsko knjiženje dokumentov na temeljnico. Pri avtomatskem knjiženju se upoštevajo predhodno nastavljeni konti [1.3] iz vašega kontnega načrta [1.2].
Pregled temeljnicV modulu glavna knjiga lahko iščemo in pregledujemo [3.1] že knjižene temeljnice in si izpišemo dnevnike knjiženja.
Zapiranje postavkModul glavna knjiga omogoča ročno [6.1] in avtomatsko [11.1] zapiranje odprtih postavk glede na izbran konto in pa tudi glede na izbranega poslovnega partnerja.
IzpisiMožnost izdelave raznih izpisov kontnih kartic [4], odprtih postavk, izdelavo bilanc in drugih poročil.
Zaključek letaOmogočeno je avtomatsko zapiranje kontov [3.11] razredov 4 in 7 ter zaključek starega poslovnega leta in otvoritev novega.
Arhiviranje temeljnicS prehodom v novo poslovno leto [1.1] imate še vedno vpogled v knjižbe preteklega leta in si lahko izpišete celotne

Poročila za glavno knjigo si lahko izpišete v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo

 

1. Nastavitve glavne knjige

 

1.1. Nastavitve poslovnih let

V nastavitvah poslovnega leta nastavimo lastnosti poslovnega leta, kot so:

Nastavitve poslovnih let so dostopne v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Poslovna leta.

  
Pregled nastavitev poslovnih let
  
  Slika 2: Pregled nastavitev poslovnih let

S klikom na posamezno poslovno leto lahko nastavimo naslednje parametre:

  
Nastavitve poslovnega leta
  
  Slika 3: Nastavitve poslovnega leta

Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji:

Začetek poslovnega letaVnesemo datum, ko se prične poslovno leto.
Konec poslovnega letaVnesemo datum, ko se poslovno leto konča.
Denarna valutaIzberemo denarno valuto v kateri knjižimo v glavno knjigo. Pri prehodu na EUR-o za leto 2007 izberemo valuto EUR.
Način izračuna otvoritveDoločimo ali je otvoritev knjižena v tem poslovnem letu z otvoritveno temeljnico(-ami) ali pa se naj otvoritev izračunava iz končnih stanj predhodnega leta. Izračunavanje iz končnih stanj predhodnega leta nam pride prav vsak začetek novega poslovnega leta, ko prejšnjega leta še nismo zaključili. Izračunavanje otvoritve na osnovi zaključka predhodnega leta je mogoče samo v primeru, če je denarna valuta v kateri vodimo glavno knjigo v obeh poslovnih letih enaka.
Status podatkovDoločimo ali je na podatkih poslovnega leta (temeljnice in knjižbe) mogoče karkoli spreminjati. Ko je poslovno leto arhivirano, spremembe niso več mogoče.
Stopnja zaupnosti dokumentovŽe na tem mestu lahko nastavimo zaupnost dokumentov. S tem reguliramo kateri uporabniki lahko vidijo naše dokumnte (to lahko urejamo pri uporabnikih)
Odbitni delež vstopnega DDV na prejetih računih (%)

 

1.2. Kontni načrt

Kontni načrt je osnova za dvostavno knjigovodstvo. Najdemo ga v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt. Ob prvem vstopu v program po opravljeni registraciji se nam prikaže tudi fragment, ki nam omogoča hitro inicializacijo samega kontnega načrta:

  
Uporabnik lahko izberem kakšen kontni načrt bo uporabljal za vodenje knjigovodstva
  
  Slika 4: Uporabnik lahko izberem kakšen kontni načrt bo uporabljal za vodenje knjigovodstva

V kolikor inicializacijo preskočimo pa ima program že prednastavljene določene konte, ki se uporabljajo pri avtomatskem knjiženju [1.3] dokumentov in so določeni po priporočenem kontnem načrtu za gospodarske družbe. Le-ti se avtomatsko dodajo v kontni načrt, če jih še ni oz. ni v nastavitvah avtomatskega knjiženja to nastavljeno drugače.

Sicer pa ob vnosu vsakega konta vnesemo v vnosno masko naslednje podatke:

  
Vnosna maska za vnos ali spreminjanje posameznega konta
  
  Slika 5: Vnosna maska za vnos ali spreminjanje posameznega konta

Šifra kontaPoljubna 15 mestna številka konta.
OpisOpis konta, poljubno besedilo.
Opis v angleškem jezikuOpis konta, poljubno besedilo v angleškem jeziku. Opis v angleškem jeziku se uporabi v primeru izpisa bilance [10.6] v angleškem jeziku oz. preklopu delovanja programa v angleški jezik.
Opis v nemškem jezikuOpis konta, poljubno besedilo v nemškem jeziku. Opis v nemškem jeziku se uporabi v primeru izpisa bilance v nemškem jeziku oz. preklopu delovanja programa v nemškem jezik.
StatusKonto lahko označimo, kot neaktiven in s tem preprečimo knjiženje na neaktiven konto.
Bilančna kategorijaIzberemo kategorijo ali se konto v bilančnih poročilih upošteva med sredstvi, obveznostmi, odhodki ali prihodki.
Vrsta konta/Sintetični konto, knjiženje ni mogočeIzberemo ali je konto analitični ali sintetični. Na sintetični konto ni možno knjižiti, temveč se le-ta uporablja samo kot opis razreda kontov v bruto bilanci.
Vrsta konta/Pri knjiženju je obvezen vnos partnerja (analitika po partnerjih)Odkljukamo to možnost, če na konto knjižimo analitično pa partnerjih (npr. konto 1200). Knjiženje na konto v tem primeru ni mogoče, če ne določimo partnerja. Prav tako se bodo pri zapiranju odprtih postavk le-te zapirale po partnerjih.
Vrsta konta/Saldokonto, na kontu vodimo saldo odprtih terjatev/obveznostiOdkljukamo to možnost, če želimo ročno zapirati odprte postavke [6.1] na kontu oz. le-tega uporabljamo za vodenje saldov terjatev/obveznosti.
Vrsta konta/Pri knjiženju je obvezen vnos stroškovnega mesta (analitika po str. mestih)Odkljukamo to možnost, če želimo na kontu voditi dodatno analitiko po stroškovnih mestih.
Vrsta konta/Dovoljene so knjižbe v tuji valutiOdkljukamo to možnost, če je na konto možno knjižiti v tuji valuti.
Vrsta konta/Obvezen vnos zneska v tuji valuti za vsako knjižbo na tem kontuOdkljukamo to možnost, če smo odkljukali tudi možnost Dovoljene so knjižbe v tuji valuti". To ni potrebno odkljukati le na kontih tečajnih razlik.
Začetno stanjeVpišemo otvoritveno stanje. Priporočamo, da namesto vnosa otvoritvenega stanja na tem mestu vnesete otvoritveno temeljnico.
Veza partnerČe se določen konto uporablja samo za enega partnerja, ga lahko tukaj določimo. Ta pristop sicer odsvetujemo, ker se lahko analitika partnerjev določi na knjižbi in lahko torej določen konto uporabljate za več partnerjev.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto v kolikor želimo, da se pri knjiženju na ta konto vedno nastavi izbrano stroškovno mesto.
Vstopni DDV za stroškeIzberemo ali se v primeru knjiženja na ta konto pri vnosu prejetih računov vstopni DDV odšteje ali ne. Npr. pri stroških, ki jih knjižimo na reprezentanco ne moremo zahtevati vstopnega DDV zato bo program pri vnosu prejetega računa za reprezentanco avtomatsko označil, da ni odbitka vstopnega DDV. Če ne določimo nič, potem pri vnosu prejetega računa program ne bo kontroliral vnosa pri odbitku vstopnega DDV.
SFR instrumentIzbira je namenjena za izdelavo poročila Banki Slovenije za namene statistike finančnih računov [10.29]. Izberemo finančni instrument v skladu z usmeritvami podanimi na spletni strani Banke Slovenije [http://http://www.bsi.si/html/porocanje_banki/finrac/podr_nav_3.html]. Če ne izberemo nič, potem se konto ne bo upošteval pri izdelavi poročila.
SFR sektorIzbira je namenjena za izdelavo poročila Banki Slovenije za namene statistike finančnih računov [10.29]. V kolikor je določen instrument omejen samo na en sektor (nima analitike po partnerjih) potem tukaj izberemo njegov sektor. Če obstaja analitika po partnerjih, pustimo to izbiro prazno. V tem primeru se bo med izdelavo poročila le-to generirali po sektorjih, ki pripadajo posameznim partnerjem.
Stopnja zaupnosti dokumentaTukaj si lahko izberete ali gre to za javni, običajen, zaupen ali strogo zaupen dokument. To vpliva na to, kateri uporabnik lahko vidi takšne dokumente (nivo dostopa za uporabnike)

Po vnosu konta se znova prikaže stran za pregled kontnega načrta.

  
Prikaz kontnega načrta
  
  Slika 6: Prikaz kontnega načrta

V kolikor kontnega načrta nismo inicializirali ob prvi prijavi v program po registraciji pa lahko kadarkoli datoteko kontnega okvirja snamemo iz navodil [1.2.5] in ga uvozimo [1.2.2] v program.

V primeru, da je kateri konto neaktiven, se zraven številke konta pojavi rdeča lučka kot je lepo prikazano na sliki:

  
Prikaz kontnega načrta z neaktvinim kontom
  
  Slika 7: Prikaz kontnega načrta z neaktvinim kontom

Na vrhu so vnosna polja, kjer določimo kriterije za prikaz kontov iz kontnega načrta. V vnosna polja lahko vnesemo naslednje vrednosti:

Šifra kontaVnesemo števiko konta, ki ga želimo poiskati. Uporabljamo lahko tudi znak *, če želimo prikaz seznama vseh kontov določenega razreda (npr. 4*).
Opis kontaVnesemo besede iz opisa konta, ki ga želimo poiskati.

Po pritisku na gumb Iskanje se nam prikažejo konti, ki ustrezajo iskalnim kriterijem. Po pritisku na gumb Vnos novega konta lahko vnesemo novi konto in ga dodamo v kontni načrt.

S pritiskom na bt-remove.gif lahko izbrišemo konto iz kontnega načrta. Brišemo lahko samo konte na katerih ni knjiženega prometa. Če je na kontu že knjižen promet, ga je potrebno predhodno prenesti na drug konto [11.2]. Alternativi brisanju konta sta tudi:

 

1.2.1. Uvoz kontnega načrta iz datoteke XML

Funkcijo za uvoz kontnega načrta uporabljamo za prenos kontnega načrta iz enega podjetja na drugo podjetje. Še posebej je funkcija uporabna, če začenjamo z uporabo programa in potrebujemo začetni kontni načrt ter v primeru, ko vodimo računovodstvo za več podjetij pri katerih uporabljamo enak kontni načrt.

  
Uvoz kontnega načrta iz datoteke XML
  
  Slika 8: Uvoz kontnega načrta iz datoteke XML

 

1.2.2. Uvoz kontnega načrta iz Excela

Funkcijo za uvoz kontnega načrta uporabljamo za prenos kontnega načrta iz enega podjetja na drugo podjetje. Še posebej je funkcija uporabna, če začenjamo z uporabo programa in potrebujemo začetni kontni načrt ter v primeru, ko vodimo računovodstvo za več podjetij pri katerih uporabljamo enak kontni načrt.

Ko gre za uvoz kontnega načrta iz Excela pomeni, da lahko uvozimo podatke v naslednjih datotečnih formatih in sicer:

Vsi zgoraj našteti formati datotek so podprti tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o kontih, kjer različne podatke o kontih vpišemo v vsak stolpec posebej in datoteko shranimo na sledeč način:

  
Priprava datoteke s kontnim načrtom v Excelu
  
  Slika 9: Priprava datoteke s kontnim načrtom v Excelu

Zaporedje stolpcev v datoteki je naslednje:

Stolpec AŠtevilka konta. Podatek je obvezen.
Stolpec BOpis oz. naziv konta. Podatek je obvezen.
Stolpec CStatus konta, 0 je neaktiven, 1 je aktiven. Na neaktivne konte ni več mogoče knjižiti.
Stolpec DVpišite D, če je konto sintetični. V nasprotnem primeru je konto analitičen. Sintetični konti se uporabljajo za nazive razredov kontov, na analitične pa knjižimo.
Stolpec EVpišite D, če je vnos partnerja za knjižbe na tem kontu obvezen (npr. konti 120, 121, 220, 221).
Stolpec FVpišite D, če je dovoljen vnos zneska v tuji valuti (npr. konti 121).
Stolpec GVpišite D, če je vnos zneska na tem kontu obvezen. V kolikor je na kontu označeno, da je dovoljen vnos zneska v tuji valuti je treba obvezno vpisati D razen, če gre za konto tečajnih razlik.
Stolpec HVpišite D, če gre za saldakonto, kjer se vodijo odprte postavke in plačila.
Stolpec IVpišite D, če je pri knjiženju obvezen vnos stroškovnega mesta (analitika po str. mestih)
Stolpec JVpišite oznako bilančne kategorije (1 za sredstva, 2 za obveznosti, 3 za odhodki in 4 za prihodki)
Stolpec KVpišite kodo finančnega instrumenta. Podatek se uporablja pri izdelavi poročil za statistiko finančnih računov.
Stolpec LVpišite kodo sektorja za poročilo statistike finančnih računov. V kolikor to ni vpisano se sektor ugotovi iz subjekta knjižbe.
Stolpec MVpišite naziv konta v angleškem jeziku. To besedilo se uporabi v primeru izpisa bilančnih poročil v angleškem jeziku.
Stolpec NVpišite naziv konta v nemškem jeziku.

Strukturo datoteke, kot jo zahteva program za pravilen uvoz kontnega načrta iz datoteke Excel najlažje dobimo tako, da najprej kontni načrt izvozimo tudi, če je ta prazen. Program bo namreč tudi v tem primeru pripravil datoteko z naslovno vrstico, ki nam bo v pomoč pri pripravi podatkov za uvoz. Izvoz kontnega načrta je na voljo preko opcije:

  


Pripravili smo kontni okvir za družbe in samostojne podjetnike, ki si ga lahko snamete na strani Enotni kontni okvir po SRS 2016 [1.2.5]

Do kontnega načrta pridemo preko zavihka |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt.

Uvoz kontnega načrta iz Excela je omogočen preko menija |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt, kjer izberemo "Več:", kot kaže spodnja slika:

  
Uvoz kontnega načrta
  
  Slika 11: Uvoz kontnega načrta

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre nova maska, kjer lahko naš kontni načrt uvozimo.

Ko smo izbrali naše datoteko za uvoz, lahko izberemo kaj želimo narediti s konti v primeru, da naš prvotni kontni načrt že vsebuje konto z enako številko kot jo ima kak konto v naši datoteki ali pa če ne vsebuje konta z isto številko. Možnost enostavno izberemo z miško v maski za uvoz kontnega načrta iz Excela. Na spodnji sliki vidimo seznam možnosti, ki jih lahko izberemo:

  
Možnosti pri uvozu
  
  Slika 12: Možnosti pri uvozu

Na koncu je potrebno le še klikniti na gumb Uvozi podatke in podatki iz Excela se bodo uvozili v naš program!

 

1.2.3. Uvoz kontnega načrta iz datoteke s pomočjo čarovnika

 

1.2.4. Kontni okvirji za družbe, samostojne podjetnike in društva do leta 2016

Na tej strani si lahko snamete kontni okvir za družbe kakor tudi za samostojne podjetnike.

1.2.4.1 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnje datoteke lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

kontniPlanDoo.xls
Velikost: 218,50 kB
Za družbe z omejeno odgovornostjo.
kontniPlanSp.xls
Velikost: 87,00 kB
Za samostojne podjetnike.
kontniPlanDrustvo.xls
Velikost: 63,00 kB
Za društva.
kontniPlanZasebniZavod.xls
Velikost: 118,50 kB
Za zasebne zavode.
kontniPlanJavniZavod.xls
Velikost: 458,00 kB
Za javne zavode.

1.2.4.2 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnje datoteke so v internem formatu XML programa e-računi. Primerne so izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebujejo podrobne nastavitve kontnega okvirja.

kontniPlanDoo.xml
Velikost: 384,23 kB
Kontni okvir za družbe v formatu XML.

1.2.4.3 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu CSV za uvoz v program

Spodnje datoteke so primerne za obdelavo z urejevalniki besedil (ASCII) v kolikor nimate inštaliranega programa za urejanje preglednic:


kontniPlanDoo.csv
Velikost: 61,94 kB
Kontni okvir za družbe v formatu CSV.
kontniPlanSp.csv
Velikost: 28,80 kB
Kontni okvir za samostojne podjetnike v formatu CSV.
kontniPlanDrustvo.csv
Velikost: 20,49 kB
Kontni okvir za društva v formatu CSV.


Ko si kontni načrt snamemo, ga je potrebno uvoziti v program.

 

1.2.5. Enotni kontni okvir za 2016

Na tej strani si lahko snamete novi enotni kontni okvir za družbe kakor tudi za samostojne podjetnike, društva in za kmetijsko dejavnost, ki velja od 1.1.2016.

1.2.5.1 Datoteka s 4 mestnim kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

kontniPlan4__2016.xls
Velikost: 332,50 kB
Enotni 4 mestni kontni okvir

1.2.5.2 Datoteka s 4 mestnim kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve 4 mestnega kontnega okvirja.

KontniNacrt4mestni.xml
Velikost: 496,34 kB
Enotni 4 mestni kontni okvir v formatu XML.

1.2.5.3 Datoteka s 6 mestnim kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

kontniPlan6_2016.xls
Velikost: 361,00 kB
Enotni 6 mestni kontni okvir

1.2.5.4 Datoteka s 6 mestnim kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve 6 mestnega kontnega okvirja.

6MestniKontniNacrt.xml
Velikost: 849,65 kB
Enotni 6 mestni kontni okvir v formatu XML.

1.2.5.5 Datoteka s kontnim okvirjem za kmetijsko dejavnost v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program [1.2.2]:

kontniPlanKmetje2013.xls
Velikost: 597,50 kB
Kontni okvir za kmetijsko dejavnost

1.2.5.6 Datoteka s kontnim okvirjem za kmetijsko dejavnost v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve kontnega okvirja.

kontniPlanKmetje2013.xml
Velikost: 1.265,46 kB
Kontni okvir za kmetijsko dejavnost

1.2.5.7 Datoteka s kontnim okvirjem za javne zavode v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program [1.2.2]:

kontniPlanZavodi.xls
Velikost: 656,00 kB
Kontni okvir za javne zavode

1.2.5.8 Datoteka s kontnim okvirjem za javne zavode v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve kontnega okvirja.

kontniPlanZavodi.xml
Velikost: 1.543,47 kB
Kontni okvir za javne zavode


Ko si kontni načrt snamemo, ga je potrebno uvoziti v program in ob tem označite, da želite, da se podatki o kontih v programu prepišejo s podatki iz datoteke.

 

1.3. Nastavitve kontov za avtomatsko knjiženje

Funkcionalnost najdete pod |Finance |Šifranti in nastavitve |Nastavitve avt. knjiženja. Nastavitve Vsepovsod v programu, kjer je omogočeno avtomatsko knjiženje dokumentov le-to poteka po vnaprej določenih pravilih, ki so privzeta iz priročnika Zveze RFR Slovenije.

Za avtomatsko knjiženje program interno uporablja priporočen kontni načrt za gospodarske družbe. Za prilagoditev pravil avtomatskega knjiženja na kontni načrt [1.2] vašega podjetja je potrebno določiti preslikavo iz internega priporočenega kontnega načrta programa v kontni načrt vaše družbe.

Temu je namenjena vnosna maska na strani za Nastavitve avtomatskega knjiženja. Po izbiri razreda kontov se prikaže vnosna maska s 3 stolpci.

  
Nastavitve avtomatskega knjiženja
  
  Slika 13: Nastavitve avtomatskega knjiženja

V vnosni maski v stolpcu Ciljni konto  izberemo oz. vpišemo številko konta iz našega kontnega načrta. Pri avtomatskem knjiženju dokumentov se bo tako namesto priporočene številke konta uporabil konto iz našega kontnega načrta.

Ko določimo vse konte za izbran razred kliknemo na gumb Shrani, ki se nahaja na desni strani na dnu vnosne maske.

 

1.4. Šifrant stroškovnih mest

V šifrant stroškovnih mest dodajamo nova stroškovna mesta tako, da na strani |Finance |Šifranti in nastavitve |Stroškovna mesta kliknemo na gumb Dodajanje stroškovnega mesta in odpre se nam naslednja vnosna maska:

  
Vnosna polja za stroškovno mesto
  
  Slika 14: Vnosna polja za stroškovno mesto

ŠifraVnesemo poljubno oznako stroškovnega mesta.
OpisProsto besedilo, ki opisuje stroškovno mesto.
StatusIzberete ali je stroškovno mesto aktivno ali ne. Če ni aktivno, nanj ni možno knjižiti.
Odbitni delež vstopnega DDV na prejetih računihČe naj se pri obračunu vstopnega DDV upošteva odbitni delež, potem tukaj vpišemo odstotek odbitnega deleža vstopnega DDV. Na vseh prejetih računih, ki bodo vnešeni s tem stroškovnim mestom bo upoštevan vnešeni odstotek odbitnega deleža. Če pustimo vnos prazen se nastavitev ne upošteva (odbitek 100% vstopnega DDV).
Kraj izstavitve za dokumente na tem stroškovnem mestuVnesemo kraj izstavitve za dokumente na tem stroškovnem mestu.
Referenti za stroškovno mestoV spisku vseh uporabnikov označimo tiste, ki imajo pravice dostopa do podatkov na dodeljenem stroškovnem mestu (npr. obračuni potnih nalogov za samo določena stroškovna mesta, ...).

Ko smo potrdili vnos novega stroškovnega mesta se nam to stroškovno mesto izpiše v seznamu vseh vnešenih stroškovnih mest:

  
Seznam stroškovnih mest
  
  Slika 15: Seznam stroškovnih mest

Znak neaktiven.gif pomeni, da je stroškovno mesto neaktivno.

Seznam vseh stroškovnih mest lahko tudi izpišemo in sicer je izpis dostopen preko menija. Seznam lahko odpremo kar v brskalniku ali pa v Excel-u.

V primeru, da se nam v programu po kakšnem prenosu podatkov pojavi podvojeno stroškovno mesto, lahko le tega zbrišemo tako, da v meniju |Dodatne možnosti kliknete na povezavo Odstranitev podvojenih stroškovnih mest tako kot to kaže spodnja slika:

  
Brisanje podvojenih stroškovnih mest
  
  Slika 16: Brisanje podvojenih stroškovnih mest

 

1.5. Šifrant vrst temeljnic

Nove vrste temeljnic dodajamo tako, da na strani |Finance |Šifranti in nastavitve |Vrste temeljnic kliknemo na gumb Nova vrsta temeljnic in odpre se nam naslednja vnosna maska:

  
Vnosna polja za novo vrsto temeljnic
  
  Slika 17: Vnosna polja za novo vrsto temeljnic

ŠifraVnesemo poljubno oznako vrste temeljnic. Vnos je obvezen.
OpisV prazno polje vpišemo prosto besedilo, ki opisuje novo vrsto temeljnic.
StatusIzberemo ali je ta vrsta temeljnic aktivna ali ne. Če ni aktivna, je ni možno izbrati.
TipSpustni seznam, kjer izberemo tip na način kot povsod v programu (npr. ostalo, roč. zap. odprtih postavk, tečajne razlike...)

Ko smo temeljnico vnesli in potrdili vnos, se prikaže stran z vsemi vrstami temeljnic, ki smo jih vnesli:

  
Vnešene vrste temeljnic
  
  Slika 18: Vnešene vrste temeljnic

Znak neaktiven.gif pomeni, da je vrsta temeljnice neaktivna.

 

1.6. Nastavitve številčenja dokumentov

Program nam omogoča, da lahko dokumente številčimo. V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve števcev, lahko iščemo in pregledujemo stanje števcev po vrstah dokumentov.

  
Pregled in iskanje po vrstah dokumentov
  
  Slika 19: Pregled in iskanje po vrstah dokumentov

V vnosna polja vnesemo naslednje kriterije:

Vrsta dokumentaS klikom na dropDown.gif izberemo, katero vrsto dokumenta iščemo (račun, dobropis, temeljnica...).
Poslovno letoVpišemo poslovno leto, za katero želimo poiskati številčene dokumente.

Po vnosu iskalnih kriterijev pričnemo iskanje s klikom na gumb Iskanje.

Klik na gumb Novi števec nam omogoča, da na novo nastavimo številčenje dokumentov:

  
Nastavitve številčenja dokumentov
  
  Slika 20: Nastavitve številčenja dokumentov

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Vrsta dokumentaVpišemo za katero vrsto dokumena želimo nastaviti številčenje (račun, dobropis, temeljnica...).
Poslovno letoVpišemo za katero poslovno leto želimo številčiti dokumente.
Str. mestoVpišemo stroškovno mesto.
Poslovna enotaLahko izbiramo med poslovnimi enotami, ki so vnešene v |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovne enote
Zaporedje se prične s številkoVpišemo, od katere številke naprej naj se številčijo dokumenti.
Formula za izpis številkeVnesemo lahko tudi formulo [1.6.2] za izpis številke dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

1.6.1. Nastavitve številčenja temeljnic

Preden bomo nastavili števec za številčenje temeljnic moramo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve številčenja dokumentov nastaviti način kako bomo temeljnice številčili v tem podjetju. Kot je lepo vidno na spodnji sliki iz padajočega menija izberemo željen način številčenja:

  
Nastavimo način številčenja temeljnic
  
  Slika 21: Nastavimo način številčenja temeljnic

enotno zaporedjeIzberemo možnost, če želimo številčenje brez upoštevanja poslovnega leta
enotno zaporedje po letihIzberemo možnost, če želimo številčenje z zaporedno št. z upoštevanjem poslovnega leta
po internem tipu in letihIzberemo možnost, če želimo številčiti po poslovnem letu internem tipu temeljnic
po vrstah temeljnice in letihIzberemo možnost, če želimo številčiti po poslovnem letu in po vrstah temeljnice. Vrste temeljnic vpišemo v šifrantu vrst temeljnic [1.5].

Ko smo izbrali način številčenja in potrdili izbiro s klikom na gumb Potrdi vnos se moramo ponovno prijaviti v program!

Ko smo vse to naredili izberemo meni |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve števcev.Odpre se nam stran za pregled in iskanje števcev vseh dokumentov, ki smo jih do sedaj vnesli. Kako se posamezni števci vnašajo, je opisano na strani Nastavitve številčenja dokumentov [1.6].

Števec za temeljnice vnesemo takole:

  
Izberemo vrsto dokumenta Temeljnica
  
  Slika 22: Izberemo vrsto dokumenta Temeljnica

  
Izberemo tip temeljnice
  
  Slika 23: Izberemo tip temeljnice

  
Izberemo vrsto temeljnice
  
  Slika 24: Izberemo vrsto temeljnice

 

1.6.2. Nastavitve formule za izpis številke temeljnice

S formulo si lahko sami oblikujemo izpis številke temeljnice in sicer tako, da uporabimo naslednje rezervirane besede:

#N# - ustreza zaporedni številki temeljnice, ki smo jo vpisali kot začetno št. v tekočem posovnem letu

#L# oz. #LLLL# - ustreza poslovnemu letu (npr.2006)

#LL# - ustreza zadnjima dvema ciframa poslovnega leta (npr.06)

#TEM_TIP# - ustreza šifri internega tipa temeljnice

#TEM_VRSTA#- ustreza šifri vrste temeljnice


Kot vidimo zgoraj, pišemo vse rezervirane besede med dvema znakoma #

Pri pisanju formule pa ne rabimo uporabljati samo rezerviranih besed, kar pomeni ,da lahko uporabimo tudi svoje poljubne znake (npr. vezaj), besede ali celo števila. Te poljubne znake pišemo med dvema apostrofoma. Primeri, kako se to uporablja si lahko pogledate malo nižje v tabeli primerov.

Pri pisanju formule se lahko uporabi operacija seštevanja (+), ki v formuli služi kot konkatenacija oz. lepljenje dveh ali večih nizov.

Primeri formul za poslovno leto 2006 in zaporedno št. 1:

#N# kar bo enako npr. 1

#N#+'-'+#L# kar bo enako npr. 1-2006! Vidimo, da smo kot poljuben znak v tej formuli uporabili vezaj, ki smo ga napisali med dvema apostrofoma.

#N#+#LL# kar bo enako npr. 106

#NNNNN# kar bo enako 00001. V primeru da bi imeli zaporedno št. 12, potem bi to bilo enako 00012. Vsaka cifra v zaporedni št. namreč zasede en N od zadaj naprej. V primeru, da je zaporedna št. večja od št. N-jev, potem se bo izpisala samo ta zaporedna št. brez ničel.

 

2. Uvoz in nastavitev otvoritvenih saldov na kontih v glavni knjigi

Če pričnemo knjižiti že obstoječe podjetje, je potrebno na začetku knjižiti otvoritvena stanja glavne knjige.

2.1 Otvoritvena temeljnica

Otvoritev glavne knjige vnesemo s t.i. otvoritveno temeljnico. Otvoritvena temeljnica vsebuje končne salde preteklega leta, prav tako pa tudi postavke/dokumenti, ki so še ostali odprti oz. neplačani iz preteklega leta.

Otvoritveno temeljnico vnesemo, kot vsako drugo temeljnico s tem, da ji določimo ustrezni tip. Glej sliko:

  
Vnos osnovnih podatkov otvoritvene temeljnice
  
  Slika 25: Vnos osnovnih podatkov otvoritvene temeljnice

V vnosna polja vneseme sledeče podatke:

Poslovno letoVpišemo oz. izberemo poslovno leto za katerega delamo otvoritev.
TipIzberemo bodisi tip otvoritvena temeljnica bodisi tip otvoritvena temeljnica (neusklajeno). Slednja možnost nam omogoča, da imamo več neusklajenih otvoritvenih temeljnic, ki so v celoti gledano usklajene, ampak ločitev na več temeljnic nam omogoča bolj pregledno otvoritev.
Datum knjiženjaVpišemo datum knjiženja, običajno kar tekoči datum.
Datum obdobjaPraviloma vpišemo datum zadnjega dne preteklega leta zato, da se nam knjižbe ne mešajo z morebitnimi poslovnimi dogodki na dan 1.1. tekočega leta.

Na otvoritveno temeljnico lahko nato ročno knjižimo poljubne otvoritvene salde glede na potrebe. Postopek knjiženja je enak, kot za vse druge vrste temeljnic.

2.2 Uvoz otvoritvenih saldov

V primeru, da prenašamo salde iz drugega programa oz. imamo otvoritveno stanje že v naprej pripravljeno v preglednici (npr. v Excelu ali OpenOffice), potem lahko ta otvoritvena stanja uvozimo v otvoritveno temeljnico in si olajšamo delo ter se izognemu zamudnemu ročnemu vnašanju podatkov.

Uvoz podatkov na temeljnico poteka iz menija za izmenjavo podatkov orodne vrstice:

  
Opciji za izvoz in uvoz podatkov v/iz datoteke
  
  Slika 26: Opciji za izvoz in uvoz podatkov v/iz datoteke

Struktura datoteke za uvoz podatkov je identična strukturi datoteke, ki jo dobimo ob izvozu knjižb v preglednico. Zaporedje stolpcev prikazuje sledeči primer:

  
Primer datoteke izvožene temeljnice oz. zaporedja stolpcev, ki je potrebno pri uvozu temeljnice
  
  Slika 27: Primer datoteke izvožene temeljnice oz. zaporedja stolpcev, ki je potrebno pri uvozu temeljnice

Uvozimo lahko datoteke v formatih Excel, OpenOffice, CSV ali tab delimited. Važno je izključno to, da si stolpci sledijo natančno tako, kot je prikazano na zgornjem primeru. Ko imamo na disku pripravljeno datoteko jo najprej izberemo:

  
Izberemo datoteko za uvoz
  
  Slika 28: Izberemo datoteko za uvoz

Nato sprožimo uvoz podatkov, počakamo in preverimo rezultat uvoza:

  
Prikaz rezultata uvoza podatkov
  
  Slika 29: Prikaz rezultata uvoza podatkov

V kolikor določenih vrstic ni bilo mogoče uvoziti, potem podatke ustrezno popravimo in ponovimo uvoz za samo te vrstice.

Na eno temeljnico lahko uvozimo največ 30.000 knjižb. V primeru, da želite uvoziti več knjižb je potrebno le-te uvoziti na več temeljnic.

2.3 Uvoz odprtih postavk

Odprte postavke prav tako uvozimo na otvoritveno temeljnico. Pri tem je važno, da smo v program predhodno uvozili šifrant partnerjev.

Zaporedje stolpcev v datoteki je enako, kot pri uvozu otvoritvenih stanj. Pomembno je, da na ustrezni način določimo partnerja, vpišemo podatek o dokumentu, datumu dokumenta, znesku dokumenta in odprti znesek dokumenta.

Primer datoteke za uvoz odprtih postavk:

  
Primer datoteke za uvoz odprtih postavk
  
  Slika 30: Primer datoteke za uvoz odprtih postavk


Pri uvozu odprtih postavk lahko poslovnega partnerja določimo na sledeči način:

  • Preko naziva. Knjižbi se bo priredil prvi poslovni partner s takšnim nazivom.
  • Preko šifre partnerja.
  • Preko davčne številke partneja.
  • Preko enoličnega identifikatorja partnerja v bazi. To možnost uporabimo pri ponovnem uvozu temeljnice v program, ko smo le-to predhodno izvozili, jo popravili in nato želimo ponovno uvoziti v program.

 

3. Ročno knjiženje v glavno knjigo

 

3.1. Pregled in iskanje temeljnic

Temeljnice iščemo tako, da v vnosno masko za iskalne kriterije (glej Slika 1) vpišemo kriterije iskanja in kliknemo na gumb Iskanje.

  
Vnosna maska za vpis kriterijev prikaza temeljnic
  
  Slika 31: Vnosna maska za vpis kriterijev prikaza temeljnic

Temeljnice lahko iščemo po naslednjih kriterijih:

ŠtevilkaČe želimo, da nam program poišče točno določeno temeljnico, potem vpišemo številko temeljnice.
TipInterni tip temeljnice, ki se določi pri avtomatskem knjiženju oz. pri nastavitvah številčenja temeljnic [1.6.1]
StatusIščemo lahko po statusu temeljnice. S klikom na dropDown.gif izberemo status odprta temeljnica ali zaprta temeljnica. Dodatno lahko iščemo tudi neusklajene temeljnice.
išči poIzberem ali želimo iskati temeljnice po datumu temeljnice ali datumu obdobja
Od datumaVpišemo datum začetka obdobja knjiženja oz. datum temeljnice od katerega želimo iskati dokumente.
Do datumaVpišemo datum konca obdobja knjiženja oz. datum temeljnice do katerega želimo iskati dokumente.
Vrsta temeljniceS klikom na dropDown.gif izberemo vrsto temeljnice iz uporabniškega šifranta vrst temeljnic.
OpombeVpišemo opombo po kateri želimo iskati.

 

3.2. Prikaz in urejanje temeljnic

Ko smo na strani Pregled in iskanje temeljnic [3.1] vnesli kriterije iskanja, nam računalnik izpiše temeljnice, ki ustrezajo vnešenim kriterijem. S klikom na izbrano temeljnico, se nam le-ta prikaže.

  
Prikaz izbrane temeljnice
  
  Slika 32: Prikaz izbrane temeljnice

Kot je razvidno iz zgornje slike, je ta temeljnice odprta, kar pomeni, da še ni bila knjižena v glavno knjigo.

Klik na gumb Dodaj knjižbo nam omogoča, da na to temeljnico dodajamo knjižbe [3.3].

S klikom na GK-12.jpg temeljnico zapremo in jo prenesemo v glavno knjigo.

Pri urejanju temeljnic imamo na voljo tudi dodatne možnosti. S klikom na gumb Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike v orodni vrstici se nam ponudijo naslednje možnosti:

V primeru, ko je temeljnica zaprta, se nam s klikom na gumb Dodatne možnosti ponudi tudi možnost izvoza temeljnice v druge programe [13]

V primeru, da je temeljnica že knjižena v glavno knjigo, torej zaprta, nam klik na gumb Ponovno odpiranje temeljnice omogoča, da temeljnico ponovno odpremo.

  
Možnost ponovnega odpiranja zaprte temeljnice
  
  Slika 33: Možnost ponovnega odpiranja zaprte temeljnice

V orodni vrstici imamo na voljo tudi naslednje možnosti:

S klikom na gumb bt-copy.gif lahko določeno knjižbo skopiramo, klik na gumb bt-delete.gif pa nam omogoča, da knjižbo izbrišemo.

 

3.3. Vnos in spreminjanje knjižbe na odprti temeljnici

  
Vnos nove knjižbe na temeljnico
  
  Slika 34: Vnos nove knjižbe na temeljnico

V zgornjem delu vnosne maske za novo knjižbo imamo napisane podatke o temeljnici, na katero bomo dodali novo knjižbo ali spremenili obstoječo knjižbo. V spodnja vnosna polja pa bomo vnesli naslednje podatke:

KontoVpišemo številko konta, na katerega knjižimo. Konto lahko tudi izberemo s klikom na dropDown.gif. Vnos je obvezen.
Str. mestoIzberemo stroškovno mesto. Vnos ni obvezen.
PartnerDoločimo partnerja na katerega knjižimo. Vnos je obvezen, če je tako določeno v kontnem načrtu [1.2]. Partnerja določimo tako, da kliknemo na Poišči in ga izberemo iz seznama. Pred iskanjem lahko naziv partnerja vpišemo v vnosno polje, da nam ga program nato takoj najde.
Debet/KreditVpišemo znesek, ki ga knjižimo. Znesek vpišemo bodisi na debetno, bodisi na kreditno stran.
BesediloVpišemo poljubno besedilo, ki opisuje knjižbo. Vnos ni obvezen.
DokumentVpišemo številko ali oznako dokumenta, na podlagi katerega se knjiži. Vnos ni obvezen.
Vezni dokumentVpišemo številko veznega dokumenta, ki se veže na poslovni dogodek, ki se knjiži. Vnos ni obvezen.
ObdobjeVpišemo datum obdobja, v katero knjižimo. Podatek je pomemben za izdelavo bilanc.
Datum dokumentaVpišemo datum dokumenta na podlagi katerega se knjiži. V primeru, da ne vpišemo datuma dokumenta bo program za datum dokumenta prevzel datum obdobja.
ZapadlostVpišemo datum zapadlosti dokumenta. V primeru, ko ta datum ni relevanten bo program avtomatsko privzel datum obdobja.
Dat.DDVVpišemo datum, ki označuje davčno obdobje za DDV, v katerega sodi dokument. V primeru, da datuma ne vpišemo sami, program samodejno privzame datum, ki je enak datumu dokumenta.

V primeru, da želimo knjižiti na konto, ki ga še nimamo v kontnem načrtu, potem to storimo tako, da kliknemo na gumb Vnos novega konta, ki nas vrže na stran za vnos novega konta [1.2]

Enako naredimo, če želimo vnesti novega partnerja, ki ga še nimamo v šifrantu partnerjev s klikom na gumb Vnos novega partnerja

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

 

3.4. Uvoz knjižb na temeljnico iz datoteke s pomočjo čarovnika

Datoteko s knjižbami pripravljeno v preglednici (Excel, ODT, CSV...) je mogoče uvoziti neposredno na temeljnico tudi brez predhodnega urejanja podatkov.

Podatke je namreč mogoče pripraviti s pomočjo čarovnika, kjer je potrebno določiti preslikavo stolpcev iz datoteke v podatke knjižb na temeljnici. Preslikavo si program zapomni in v kolikor si izvozite iz drugega programa knjižbe vedno v enakem formatu, naslednjič preslikavo le preverite in nadaljujete na naslednji korak.

Funkcionalnost je namenjena uporabnikom, ki prenašajo podatke iz glavne knjige iz drugih programov v program e-racuni. Ob tem ni potrebno izgubljati časa za preoblikovanje datoteke v ustrezno strukturo za uvoz v program e-racuni! Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatih Excel, CSV ali ODS.

V meniju |Finance |Temeljnice ustvarimo novo temeljnico (ali odpremo obtstoječo) in izberemo možnost Uvoz knjižb temeljnice iz datoteke/preglednice - Novo ter uvozimo datoteko s knjižbami na mestu kjer kaže slika:

  
Izberemo možnost uvoza knjižb iz datoteke
  
  Slika 35: Izberemo možnost uvoza knjižb iz datoteke

Ker uporabniki v preglednici vodijo podatke v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi skozi postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz v program.

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

  
Izbira datoteke za uvoz knjižb na temeljnico
  
  Slika 36: Izbira datoteke za uvoz knjižb na temeljnico

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.

  
Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov
  
  Slika 37: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za pripravo knjižb na temeljnici. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti na temeljnico in kateri podatek na temeljnici predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

V tabeli na levi strani so na voljo vsi možni atributi oz. podatki o knjižbah, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem dodajanju knjižb na temeljnico v programu nastavimo.

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 38: Kontrola podatkov in preslikava

Kot je razvidno iz zgornje slike se v naši datoteki v stolpcu A nahaja podatek o datumu obdobja. V tabeli na levi strani tako izberemo atribut obdobje in s klikom na gumb >> potrdimo preslikavo podatka v stolpcu A iz datoteke v obdobje, ki se tako prenese v desno tabelo.

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 39: Kontrola podatkov in preslikava

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za uvoz knjižb ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči stolpec). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 40: Kontrola podatkov in preslikava

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako ,da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Dat. dok. in C -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Zapadlost

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 41: Kontrola podatkov in preslikava

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 42: Kontrola podatkov in preslikava

Zatem pa lahko na to isto mesto vrinemo drug podatek iz levega stolpca na način, da se na desni strani z miško postavimo na vrstico za katero želimo pozicionirati novi podatek.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo dodali oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Obd. dok in C -> Zapadlost

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 43: Kontrola podatkov in preslikava

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 44: Kontrola podatkov in preslikava


V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikava teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je na voljo končno preverjanje, potrditev in dodatne možnosti pred uvozom knjižb temeljnice. S pomočjo čarovnika se uvozi knjižbe na novo ali že obstoječo temeljnico oz. mogoče je pri uvozu istočasno ustvariti nove partnerje, ki se še ne nahajajo v šifrantu partnerjev.


  
Končni pregled podatkov
  
  Slika 45: Končni pregled podatkov

S klikom na Dokončaj zaključimo postopek uvoza knjižb temeljnice. V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza izpiskov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

 

3.5. Masovni uvoz temeljnic iz datoteke s pomočjo čarovnika

Datoteko s knjižbami iz različnih temeljnic pripravljeno v preglednici (Excel, ODT, CSV...) je mogoče uvoziti v program tudi brez predhodnega urejanja podatkov.

Podatke je namreč mogoče pripraviti s pomočjo čarovnika, kjer je potrebno določiti preslikavo stolpcev iz datoteke v podatke knjižb na posamezni temeljnici. Preslikavo si program zapomni in v kolikor si izvozite iz drugega programa knjižbe vedno v enakem formatu, naslednjič preslikavo le preverite in nadaljujete na naslednji korak.

Funkcionalnost je namenjena uporabnikom, ki prenašajo podatke iz glavne knjige iz drugih programov v program e-racuni. Ob tem ni potrebno izgubljati časa za preoblikovanje datoteke v ustrezno strukturo za uvoz v program e-racuni! Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatih Excel, CSV ali ODS.

V meniju |Finance |Temeljnice kliknemo na meni z dodatnimi možnostmi Več, v katerem najdemo možnost Masovni uvoz temeljnic s pomočjo čarovnika', kot kaže slika:

  
Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike
  
  Slika 46: Izberemo možnost za masovni uvoz temeljnic iz datoteke

Ker uporabniki podatke glavne knjige iz programa iz katerega prehajajo na program e-racuni.com lahko izvozijo v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi čez postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz v program.

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

  
Izbira datoteke za uvoz temeljnic
  
  Slika 47: Izbira datoteke za uvoz temeljnic

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za pripravo knjižb na temeljnici. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti na temeljnico in kateri podatek na temeljnici predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

V tabeli na levi strani so na voljo vsi možni atributi oz. podatki o knjižbah, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem dodajanju knjižb na temeljnico v programu nastavimo.

Kot je razvidno iz zgornje slike se v naši datoteki v stolpcu A nahaja podatek o datumu obdobja. V tabeli na levi strani tako izberemo atribut obdobje in s klikom na gumb >> potrdimo preslikavo podatka v stolpcu A iz datoteke v obdobje, ki se tako prenese v desno tabelo.

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za uvoz knjižb ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči stolpec). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako ,da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Dat. dok. in C -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Zapadlost

Zatem pa lahko na to isto mesto vrinemo drug podatek iz levega stolpca na način, da se na desni strani z miško postavimo na vrstico za katero želimo pozicionirati novi podatek.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo dodali oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Obd. dok in C -> Zapadlost


V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikava teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je na voljo končno preverjanje, potrditev in dodatne možnosti pred uvozom knjižb temeljnice. S pomočjo čarovnika se uvozi knjižbe na novo ali že obstoječo temeljnico oz. mogoče je pri uvozu istočasno ustvariti nove partnerje, ki se še ne nahajajo v šifrantu partnerjev.


S klikom na Dokončaj zaključimo postopek uvoza knjižb temeljnice. V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza izpiskov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

 

3.6. Spreminjanje podatkov na temeljnici

Podatke na temeljnici lahko spreminjamo le v primeru, ko je temeljnica odprta. S klikom na gumb Spremeni v orodni vrstici na vrhu maske se nam odpre maska za spreminjanje podatkov na temeljnici:

  
Spreminjanje podatkov na temeljnici
  
  Slika 48: Spreminjanje podatkov na temeljnici

Poslovno letoIzberemo poslovno leto v katerega želimo shraniti temeljnico. vnos podatka je obvezen.
Št. temeljniceVpišemo zaporedno številko temetljnice. Vnos podatka je obvezen.
TipIzberemo tip temeljnice.
Vrsta tem.Izberemo poljubno vrsto temeljnice, v primeru, da smo jih predhodno vnesli v šifrant vrst temeljnic]. [1.5]
Datum knj.Vnesemo datum knjiženja. Vnos podatka je obvezen.
Datum obd.Vnesemo datum obdobja. Vnos podatka je obvezen.
vse knjižbe z istim datumom obdobjaOdkljukamo v kolikor želimo, da vse knjižbe na temeljnici dobijo isti datum obdobja.
OpombeVnesemo poljubne opombe.

Po spremembah, ki smo jih vnesli, to potrdimo s klikom na gumb V redu

 

3.7. Kakšna je razlika med odprto in zaprto temeljnico?

Program omogoča, da spreminjamo samo odprte temeljnice. Dokler je temeljnica odprta to pomeni, da gre za delovno verzijo dokumenta na katerega dodajamo knjižbe. Odprta temeljnica torej ni nujno tudi usklajena zato bi pri izpisu bilance lahko prišlo do napačnega izpisa.

Ko zaključimo z vnosom temeljnice in je le-ta tudi usklajena lahko kliknemo na gumb za zapiranje temeljnice ter s tem zaključimo knjiženje.

Na kratko:

 

3.8. Ponovno odpiranje temeljnice

Temeljnico lahko ponovno odpremo kar v maski za Pregled in iskanje temeljnic in sicer le tiste, pri katerih ni rumenega kvadratka. Na spodnji sliki vidimo zaprte in odprte temeljnice:

  
Prikaz seznama temeljnic
  
  Slika 49: Prikaz seznama temeljnic

S klikom na bt-delete.gif pri zaprti temeljnici, se nam pokaže naslednje sporočilo, ki nam ponudi tri različne opcije. Za brisanje kliknemo na gumb Ponovno odpri temeljnico ki ga vidimo na spodnji sliki:

  
Maska za ponovno odpiranje temeljnice
  
  Slika 50: Maska za ponovno odpiranje temeljnice

Po kliku na ta gumb, se pred to temeljnico prikaže spet kvadratek rumene barve, ki nam označuje, da je temeljnica odprta. To lahko vidimo, če primerjamo spodnjo sliko z zgornjo:

  
Pregled temeljnic
  
  Slika 51: Pregled temeljnic

Sedaj lahko temeljnico spreminjamo.

 

3.9. Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice

S klikom na bt-delete.gif na skrajni desni v maski za Pregled in iskanje temeljnic, nas program vpraša kaj želimo narediti s temeljnico. Za stornacijo knjižb kliknemo na gumb Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice ki ga vidimo na spodnji sliki:

  
Maska za stornacijo knjižb z izdelavo nove storno temeljnice
  
  Slika 52: Maska za stornacijo knjižb z izdelavo nove storno temeljnice

Po kliku na gumb Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice se nam odpre maska za izdelavo nove temeljnice, ki izgleda takole:

  
Izdelava storno temeljnice
  
  Slika 53: Izdelava storno temeljnice

Izdelavo temeljnice potrdimo s klikom na gumb V redu.

Ne smemo pozabiti shraniti nove storno temeljnice.

 

3.10. Kako združimo več knjižb za isti konto v eno zbirno knjižbo?

Ko avtomatsko knjižimo [1.3] dokumente na temeljnico nam program vedno izdela delovno temeljnico s čimbolj podrobnimi knjižbami. Program bo za vsako postavko na vhodnem dokumentu (račun, potni nalog, ipd.) ustvaril eno knjižbo v glavni knjigi.

Še posebej pri prenosu temeljnic v druge informacijske sisteme [13] se večkrat pojavi potreba po manj podrobnem knjiženju dokumentov (brez nepotrebne analitike). V tem primeru uporabimo funkcijo za združevanje knjižb s katero lahko vse knjižbe za določen konto nadomestimo s samo eno zbirno knjižbo.

  
Izbira opcije za združevanje knjižb
  
  Slika 54: Izbira opcije za združevanje knjižb

Funkcijo za združevanje knjižb lahko izberemo s klikom na gumb opcijeGumb.gif kot to prikazuje zgornja slika.

Funkcija za združevanje knjižb je dostopna samo takrat, ko delamo na odprti temeljnici. Na zaprtih temeljnicah uporaba te funkcije ni možna zato je potrebno temeljnico ponovno odpreti.

Po kliku na |Združevanje knjižb... se prikaže obrazec s parametri združevanje knjižb:

  
Parametri združevanja knjižb
  
  Slika 55: Parametri združevanja knjižb

V zgornjem delu obrazca so našteti vsi konti za katere obstaja več knjižb, ki so kandidati za združevanje in zbirno knjiženje. S klikom na    označimo, da želimo združevati knjižbe za dotični konto.

Program lahko knjižbe združuje na več načinov. Pred združevanjem knjižb tako nastavimo še naslednjem parametre:

 Združevanje knjižb po partnerju Označimo to opcijo, če želimo ohraniti analitiko pa partnerjih. Program bo tako združeval le tiste knjižbe, ki so knjižene na istega partnerja. Če ne želimo analitike po partnerjih, potem odznačimo to opcijo.
 Združevanje knjižb po str. mestu Označimo to opcijo, če želimo ohraniti analitiko pa stroškovnih mestih. Program bo tako združeval le tiste knjižbe, ki so knjižene na isto stroškovno mesto. Če ne potrebujemo analitike po stroškovnih mestih, potem to opcijo odznačimo.
 Združevanje knjižb na strani debet Odznačimo to opcijo, če ne želimo, da se združujejo knjižbe na debetni strani.
 Združevanje knjižb na strani kredit Odznačimo to opcijo, če ne želimo, da se združujejo knjižbe na kreditni strani.

Po kliku na gumb V redu se bo prikazala temeljnica, kjer bodo knjižbe , ki ustrezajo podanim parametrom nadomeščene z zbirnimi knjižbami.

 

3.11. Zaključni račun in zapiranje kontov

Pred izdelavo letne bilance ob zaključku poslovnega leta ali pred izdelavo vmesnih bilanc je potrebno zapreti konte razredov 4 in 7. V ta namen uporabimo funkcijo za zapiranje konta oz. razredov kontov.

Funkcija je dostopna na sami zaključni temeljnici, ki jo kreiramo tako, da na seznamu temeljnic [3.1] kliknemo na gumb Nova temeljnica in pri vnosu izberemo ustrezni tip temeljnice zaključni račun:

  
Izdelava nove zaključne temeljnice
  
  Slika 56: Izdelava nove zaključne temeljnice

Ko smo potrdili vnos podatkov s klikom na gumb V redu se bo kreirala prazna temeljnica na kateri izberemo funkcijo za zapiranje razreda kontov za zaključni račun v meniju |Več... |Zapiranje razreda kontov s protiknjižbami (za zaključni račun)

  
Funkcija za zapiranje konta ali razredov kontov
  
  Slika 57: Funkcija za zapiranje konta ali razredov kontov

Po kliku na opcijo v meniju se prikaže vnosna maska s parametri zapiranja kontov.

  

Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji:

Konto/-iVnesemo številko ali številke kontov, ki jih želimo zapirati. Npr. za zapiranje vseh kontov razreda 4 in 7 vnesemo kar 4*,7*.
Saldo na datumVnesemo datum na katerega zapiramo konte. Pri izdelavi letne bilance vnesemo končni datum poslovnega leta npr. 31.12.2020.
Obdobje v katero se knjižiVnesemo datum za obdobje od katerega se knjiži.
 Pri izračunu salda se upoštevajo samo zaprte temeljnice V primeru, da kliknete na to opcijo potem program pri izračunu salda ne bo upošteval morebitnih delovnih in odprtih temeljnic.
 Zapiranje po partnerjih Po kliku na to opcijo bo program salde računaln po partnerjih ter bo za vsak posamezni konto knjižil protiknjižbe ločeno po partnerjih.
 Zapiranje po stroškovnih mestih Po kliku na to opcijo bo program salde računal po stroškovnih mestih ter bo za vsak posamezni konto knjižil protiknjižbe ločeno po stroškovnih mestih.

Program omogoča tudi, da istočasno zapirate konte po partnerjih in stroškovnih mestih.

Potem, ko ste zaprli konte razreda 4 in 7 lahko nadaljujete s prenosom na konte poslovnega izida ter z izdelavo bilance [8] po vnaprej pripravljeni predlogi [8.1].

 

3.12. Prenos knjižb na drugo temeljnico

Ko smo na strani Pregled in iskanje temeljnic [3.1] vnesli kriterije iskanja, nam računalnik izpiše temeljnice, ki ustrezajo vnešenim kriterijem.

Med prikazanimi temeljnicami izberemo tisto, ki jo želimo spremeniti in sicer tako, da kliknemo na njo.

Spreminjanje zaprtih temeljnic ni mogoče! Če želite zaprto temeljnico spremeniti jo morate ponovno odpreti, kar je opisano v podpoglavju Prikaz in urejanje temeljnic [3.2]

Ko smo kliknili na željeno temeljnico, se nam le ta odpre in prikažejo se nam vse knjižbe, ki so na tej temeljnici. Odkljukamo vse knjižbe, ki jih želimo prenesti na drugo temeljnico.

Ko smo odkljukali vse željene knjižbe, ki jih želimo prenesti na drugo temeljnico, izberemo v meniju z dodatnimi možnostmi možnost
|>> |Prenos označenih knjižb na drugo temeljnico, kot kaže spodnja slika:

  
Meni z dodatnimi možnostmi
  
  Slika 59: Meni z dodatnimi možnostmi

Odpre se nam nova maska, kjer lahko izbiramo med dvema možnostima in sicer:

  1. Lahko naredimo novo temeljnico na katero bomo prenesli izbrane knjižbe
  2. Lahko pa izberemo katero od še odprtih temeljnic in izbrane knjižbe prenesemo na to še odprto temeljnico

Za potrditev katere izmed obeh možnosti kliknemo na Izberi>>
To je lepo vidno tudi na sliki :

  
Izbira temeljnice na katero bomo prenesli predhodno označene knjižbe
  
  Slika 60: Izbira temeljnice na katero bomo prenesli predhodno označene knjižbe

Če izberemo prvo možnost, se pravi novo temeljnico se avtomatsko ustvari nova še ne obstoječa temeljnica s svojo številko, ki ji je avtomatsko dodeljena. Na to temeljnico pa se prenesejo vse pred tem izbrane knjižbe.

V nasprotnem primeru, če ste izbrali drugo možnost, pa se bodo vse izbrane knjižbe prenesle na izbrano, že obstoječo odprto temeljnico.

 

3.13. Masovno zapiranje temeljnic

Na strani Pregled in iskanje temeljnic [3.1] imamo na voljo Več: kjer lahko izberemo možnost Masovno zapiranje temeljnic, kar nam lepo kaže spodnja slika.

  
Meni za masovno zapiranje temeljnic
  
  Slika 61: Meni za masovno zapiranje temeljnic

Ko izberemo to možnost se nam prikaže seznam vseh odprtih in usklajenih temeljnic, ki jih lahko zapremo.

Vse temeljnice na tem seznamu so na začetku označene na desni strani s kljukico, kar pomeni, da bomo s klikom na gumb Zapiranje in prenos v glavno knjigo zaprli prav vse na tem seznamu!

To storimo tako, da na desni strani odkljukamo vsako temeljnico, ki jo želimo zapreti, posebej.

  
Prikaz temeljnic, ki jih lahko zapremo
  
  Slika 62: Prikaz temeljnic, ki jih lahko zapremo

Če bi potem ko smo vse temeljnice odznačili radi vseeno označili vse temeljnice na seznamu, to storimo s klikom na gumb Označi vse

Ko smo označili vse tiste temeljnice, ki jih želimo zapreti kliknemo na gumb Zapiranje in prenos v glavno knjigo in vse izbrane temeljnice se bodo zaprle, ter prenesle v glavno knjigo.

 

4. Prikaz in izpis kontnih kartic

Kontne kartice lahko izpisujemo po različnih kriterijih (po partnerjih, kontih, dokumentih, stroškovnih mestih). Kriterij za izpis kontne kartice določimo v vnosni maski.

  
Kriteriji za prikaz in izpis kontne kartice
  
  Slika 63: Kriteriji za prikaz in izpis kontne kartice

V vnosna polja za vpis kriterijev lahko vpišemo naslednje vrednosti:

P.letoIz padajočega seznama izberemo poslovno leto za katerega želimo prikazati knjižbe.
Konto/-iVpišemo številko konta ali več kontov za katere želimo izpis. Konto lahko tudi izberemo s klikom na dropDown.gif. Če želimo izpis za več točno določenih kontov vpišemo številke tako, da jih ločimo z vejico npr. 1200,1210. Izpis kartice za razred kontov naredimo tako, da vpišemo 12*. Kriterije lahko tudi kombiniramo tako, da vpišemo 1200,16*,17*. Če ne vpišemo nič, bo program iskal knjižbe po vseh kontih.
PartnerVpišemo naziv partnerja. Partnerja lahko izberemo tudi iz seznama dropDown.gif ali pa pritisnemo na gumb za iskanje bt-search.gif ter ga poiščemo v celotnem šifrantu partnerjev. V seznamu namreč niso vsi partnerji iz šifranta partnerjev saj ta seznam program vsakič napolni z najbolj verjetno omejeno izbiro glede na kriteriji kontne kartice. Če ne vpišemo nič, bo program iskal knjižbe za vse partnerje. Z uporabo posebnega psevdo kriterija ## oz. z izbiro - knjižba brez partnerja - lahko iščemo knjižbe, ki nimajo določenega partnerja ter tako najdemo nerazporejene knjižbe na saldakontnih kontih.
DokumentVpišemo oznako dokumenta, ki jo lahko izberemo tudi iz seznama dropDown.gif. Če ne vpišemo nič, bo program iskal knjižbe za vse dokumente.
Str.m.Izberemo stroškovno mesto. Če je prazno, se izpišejo knjižbe za vsa stroškovna mesta.
Po datumuIzberemo datumski kriterij, ki je lahko npr. obdobje knjiženja, datum dokumenta, datum DDV (prejem računa, izdaja računa), zapadlost dokumenta, datum knjiženja.
od dneVpišemo začetni datum za iskanje knjižbe. Lahko je prazno.
do dneVpišemo končni datum za iskanje knjižbe. Lahko je prazno.
Status tem.Izberemo ali želimo iskanje knjižb v vseh temeljnicah, ali pa samo po odprtih ali samo po zaprtih temeljnicah.
Pribl. znesekVpišemo znesek knjižbe. Program bo poiskal vse knjižbe z vpisanim zneskom, pri čemer bo upošteval 1% tolerance.
BesediloVpišemo poljuben iskalni niz za besedilo. Pri iskanju lahko uporabimo znak *, ki nadomesti poljuben niz znakov.
Stran knjiženjaPrikaz lahko omejimo samo na debetne ali samo na kreditne knjižbe. Če pustimo izbiro prazno, se prikažejo vse knjižbe ne glede na stran knjiženja.
StatusIščemo lahko vse knjižbe, ali pa prikaz omejimo samo na zaprte knjižbe ali pa samo na odprte knjižbe. Status knjižbe je odvisen od tega ali je terjatev/obveznost zaprta ali ne. Glej opis zapiranja postavk [6.1].
Tuja valutaIzberemo katere knjižbe želimo prikazati glede na tujo valuto.
Val. prikazaIzberemo valuto, v kateri želimo prikazati zneske knjižb.

Po vnosu kriterijev izpisa kontne kartice lahko pritisnemo na gumb Prikaz kontne kartice, da se nam izpišejo knjižbe, ki ustrezajo vpisanim kriterijem.

 

5. Prikaz hitre bruto bilance

Po izbiri opcije |Finance |Bruto bilanca se nam odpre stran "Prikaz hitre bruto bilance", kjer lahko izpišemo bruto bilanco po naslednjih kriterijih:

P.letoV padajočem meniju izberemo poslovno leto, za katerega želimo izpisati bruto bilanco.
Obdobje od/doVpišemo obdobje, za katero želimo izpis bruto bilance.
Status tem.Lahko določimo status temeljnice, za katere želimo izpis bilance. Glej status temeljnice [3.7].
Str.m.Izberemo stroškovno mesto, za katero želimo izpis bilance.

Ko smo vnesli podatke, kliknemo na gumb Prikaz bilance spodaj se nam izpiše stanje po kontih oz. razredih kontov:

  
Prikaz bruto bilance
  
  Slika 64: Prikaz bruto bilance

Posamezne razrede kontov lahko razširimo na podkonte s klikom na plus pred številko konta. Dobimo npr. takšen, razširjen prikaz bruto bilance:

  
Razširjen prikaz kontov
  
  Slika 65: Razširjen prikaz kontov

 

6. Terjatve in obveznosti do kupcev, dobaviteljev in drugih partnerjev

 

6.1. Ročno zapiranje odprtih postavk

Ročno zapiranje odprtih postavk uporabljamo za medsebojno zapiranje odprtih postavk v primerih pri katerih avtomatsko zapiranje postavk [11.1] ne deluje (zneski se ne ujemajo, manjka vezni dokument, kompenzacije, delno zapiranje ...). Ročno zapiranje odprtih postavk nam omogoča, da označimo knjižbe, ki jih želimo zapreti ter jih nato zapremo. Možnosti, ki jih imamo pri ročnemu zapiranju:

Funkcionalnost za ročno zapiranje odprtih postavk je na voljo samo za konte, ki smo jih v kontnem načrtu označili kot saldakonte [1.2].

Funkcija za ročno zapiranje odprtih postavk je na voljo v meniju |Finance |Saldakonto kartice. Po izbiri te opcije se nam prikaže sledeča stran:

  
Pregled saldokonto kartice, kjer lahko nato ročno zapiramo
  
  Slika 66: Pregled saldokonto kartice, kjer lahko nato ročno zapiramo

Pri zapiranju postavk si pomagamo z naslednjimi funkcijami, kot je prikazano na spodnjii sliki:


  
Funkcije s katerimi si pomagamo pri zapiranju
  
  Slika 67: Funkcije s katerimi si pomagamo pri zapiranju

 

6.1.1. Ročno zapiranje odprtih postavk v celoti

Odprte postavke zapiramo po naslednjem postopku:

  1. Izberemo konto in partnerja z odprtimi postavkami.
  2. Označimo knjižbe, ki jih zapiramo.
  3. Kliknemo na gumb Zapri označene za zapiranje odprtih knjižb.
    1. V primeru, če je saldo označenih knjižb enak nič, lahko nadaljujemo z zapiranjem odprtih postavk.
    2. V primeru, če saldo označenih knjižb ni enak nič, potem bodisi delno zapiramo [6.1.2] ali moramo vnesti še podatke za zapiranje s preknjižbo [6.1.3] saj se bo ustvarila knjižba za zapiranje razlike, ter preknjižba razlike.

Primer knjižb, ki se ujemajo v celoti in ju bomo zaprli na spodnji sliki:

  
Saldo izbranih postavk je enak nič.
  
  Slika 68: Saldo izbranih postavk je enak nič.

 

6.1.2. Delno zapiranje odprtih postavk

Odprte postavke zapiramo delno po naslednjem postopku:

  1. Izberemo konto in partnerja z odprtimi postavkami.
  2. Označimo knjižbe, ki jih zapiramo.
  3. Kliknemo na gumb Zapri označene za delno zapiranje odprtih knjižb.

Primer knjižb, ki se ne ujemajo v celoti in jih bomo delno zaprli na spodnji sliki:

  
Saldo izbranih postavk ni enak nič.
  
  Slika 69: Saldo izbranih postavk ni enak nič.

Po postopku opazimo eno vrstico, z znakom [+]. S klikom na ta znak imamo pregled s katerimi knjižbami je bilo izvedeno delno zapiranje:

  
Pregled delno zaprte knjižbe.
  
  Slika 70: Pregled delno zaprte knjižbe.

Na zgornji sliki lahko opazimo ikono za brisanje "smetnjak". V primeru da izberemo smetnjak pod št. [1] ponovno odpremo vse delno zaprte knjižbe, ki se navezujejo na knjižbo, ki jo delno zapiramo. Lahko izberemo [2] ikono za brisanje pred vsako delno knjižbo, katere delno zapiranje bomo razveljavili.

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Računovodstvo lahko vnesemo "Maksimalni znesek za razliko zaokroževanja". Ta znesek ima vpliv tudi na ročno delno zapiranje saj ni mogoče delno zapirati postavk z zneskom nižjim od vpisanega v tej nastavitvi

maxZnesek.gif

 

6.1.3. Ročno zapiranje odprtih postavk s preknjiženjem

Odprte postavke s preknjiženjem zapiramo po naslednjem postopku:

  1. Izberemo konto in partnerja z odprtimi postavkami.
  2. Označimo knjižbe, ki jih zapiramo.
  3. Kliknemo na gumb Zapri označene s preknjiženjem za zapiranje odprtih knjižb.

Primer knjižb, ki se ne ujemajo v celoti in jih bomo zaprli s preknjižbo na drug konto na spodnji sliki:

  
Saldo izbranih postavk ni enak nič.
  
  Slika 71: Saldo izbranih postavk ni enak nič.

Na ta način zapiramo kompenzacije, stotinske izravnave, tečajne razlike in podobno. Po sledenju zgornjega postopka se bo ustvarila knjižba za zapiranje razlike, ter preknjižba razlike, katero knjižimo na drug izbrani konto:

  
Okno kjer izbiramo konto za preknjižbo razlike
  
  Slika 72: Okno kjer izbiramo konto za preknjižbo razlike

 

6.2. Kompenzacije

Dokument za pripravo medsebojne kompenzacije je na voljo v meniju |Finance |Kompenzacije. Dokument omogoča pripravo predloga medsebojne kompenzacije in hkrati tudi knjiženje v glavno knjigo.

Novi predlog medsebojne kompenzacije lahko pripravimo na dva načina:

Dokument kompenzacije lahko pripravimo tudi neposredno iz |Finance |Saldakonto kartice, kot je to opisano na strani Izpis predloga medsebonje kompenzacije [6.3] s klikom na gumb, kot kaže slika:

  
Izdelava novega predloga medsebojne kompenzacije
  
  Slika 73: Izdelava novega predloga medsebojne kompenzacije

Dokument predloga kompenzacije je v programu mogoče tudi potrdimo [6.2.4], zavrnemo [6.2.5] in poknjižiti v glavno knjigo [6.2.6].

 

6.2.1. Ročni vnos predloga medsebojne kompenzacije

V meniju |Finance |Kompenzacije kreiramo novi predlog medsebojne kompenzacije s klikom na gumb Novi predlog medsebojne kompenzacije, kot kaže slika:

  
Ročni vnos novega predloga medsebojne kompenzacije
  
  Slika 74: Ročni vnos novega predloga medsebojne kompenzacije

Ročni vnos predloga medsebojne kompenzacije omogoča, da sami dodamo v predlog znesek terjatev in obveznosti, ki ga bomo kompenzirali. Tako lahko pripravimo predlog medsebojne kompenzacije tudi v kolikor v programu še nimamo poknjiženih vseh terjatev in obveznosti oz. plačil.

Po kliku na vnos novega predloga kompenzacije se nam odrpe vnosna maska v kateri izberemo poslovno leto ter datum in partnerja za katerega bomo predlog medsebojne kompenzacije tudi pripravili:

  
Priprava osnovnih podatkov za izdelavo predloga medsebojne kompenzacije
  
  Slika 75: Priprava osnovnih podatkov za izdelavo predloga medsebojne kompenzacije

Kot je na zgornji sliki razvidno lahko pri pripravi predloga kompenzacije vnesemo poljubno uvodno besedilo, ki bo izpisano nad postavkami z zneski kompenzacije in zaključno besedilo, ki se bo izpisalo pod tabelo postavk. Vnesene podatke potrdimo s klikom na gumb V redu in program bo pripravil osnutek dokumenta, kot prikazuje slika:

  
Pripravljen osnutek predloga medsebojne kompenzacije
  
  Slika 76: Pripravljen osnutek predloga medsebojne kompenzacije

Na osnutek predloge medsebojne kompenzacije dodamo knjižbo terjatev s klikom na ikono v obliki + in odpre se nam maska za vnos podatkov knjižbe dokumenta, ki jo bomo kompenzirali, kot kaže slika:

  
Vnos knjižbe izdanega dokumenta za pripravo kompenzacije zneska terjatev
  
  Slika 77: Vnos knjižbe izdanega dokumenta za pripravo kompenzacije zneska terjatev

Ko smo dodali vse odprte knjižbe terjatev, ki jih želimo kompenzirati bomo dodali še knjižbe dokumentov obveznosti:

  
Vnos knjižbe prejetega dokumenta za pripravo kompenzacije zneska obveznosti
  
  Slika 78: Vnos knjižbe prejetega dokumenta za pripravo kompenzacije zneska obveznosti

Dokler se vsota zneskov za pobot terjatev in pobot obveznosti ne ujemata program na to uporabnika tudi opozarja:

  
Program uporabnika opozori, da se vsota terjatev in obveznosti za pobot ne ujemata
  
  Slika 79: Program uporabnika opozori, da se vsota terjatev in obveznosti za pobot ne ujemata

 

6.2.2. Kreiranje predloga medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk

V meniju |Finance |Kompenzacije lahko novi predlog medsebojne kompenzacije kreiramo tudi na osnovi knjiženih odprtih postavk tako, da kliknemo na gumb Novi predlog za medsebojno kompenzacijo in v padajočem meniju izberemo možnost Priprava predloga medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk, kot kaže slika:

  
Novi predlog medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk
  
  Slika 80: Novi predlog medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk

Po kliku nato opcijo se nam odpre "čarovnik" s pomočjo katerega bomo pripravili predlog za medsebojno kompenzacijo.

  
Vnos podatkov za pripravo predloga medsebojne kompenzacije
  
  Slika 81: Vnos podatkov za pripravo predloga medsebojne kompenzacije

V padajočem izbirnem meniju izberemo partnerja do katerega imamo odprte tejatve in odprte obveznosti (izberemo lahko le partnera, ki ustrezajo pogojem za izdelavo predloga medsebojne kompenzacije), nato vpišemo datum dokumenta in datum zapadlosti odprtih postavk.

Po izbiri partnerja se nam prikaže saldo odprtih terjatev in obveznosti. Ob tem lahko dodatno označimo katere od teh kontov terjatev in obveznosti bomo dejansko preneseli v predlog za medsebojno kompenzacijo (to je predvsem koristno v kolikor na istem partnerju vodimo terjatve in obveznosti na več različnih kotnih).

Po izbiri saldakontov z odprtimi postavkami, ki jih želimo vključiti v predlog za medsebojno kompenzacijo se nam prikaže predlagani znesek za kompenziranje:

  
Izberemo konte terjatev in obveznosti iz katerih želimo kompenzirati določen znesek
  
  Slika 82: Izberemo konte terjatev in obveznosti iz katerih želimo kompenzirati določen znesek

Vnos podatkov za pripravo predloga medsebojne kompenzacije potrdimo s klikom na gumb Naprej->, kot prikazano na sliki zgoraj.

V naslednjem koraku se prikaže seznam odprtih knjižb na izbranih kontih terjatev in obveznosti izbranega partnerja:

  
Povzetek izbranih knjižb terjatev in obveznosti, ki jih lahko kompenziramo
  
  Slika 83: Povzetek izbranih knjižb terjatev in obveznosti, ki jih lahko kompenziramo

Nato izberemo in potrdimo odprte postavke terjatev, ki jih želimo kompenzirati z izbranimi odprtimi postavkami obveznosti (ali obratno), na podlagi česar se nato izračuna možen znesek kompenzacije.

V kolikor se skupen znesek odprtih postavk terjatev ne ujema s skupnim zneskom izbranih odprtih postavk obveznosti, lahko znesek kompenzacije tudi prilagodimo po posameznih knjižbah, kot prikazuje slika. Na sliki je razvidno, da bomo za namesto odprtega zneska terjatev v višini 610 eur kompenzirali le 100 eur, kolikor imamo dejansko poknjiženih odprtih terjatev:

  
Znesek odprtih terjatev, ki jih bomo kompenzirali ročno popravimo na znesek v višini odprtih obveznosti
  
  Slika 84: Znesek odprtih terjatev, ki jih bomo kompenzirali ročno popravimo na znesek v višini odprtih obveznosti

Izbrano oz. vpisano vrednost kompenzacije potrdimo s klikom na gumb Dokončaj in kreiral se bo osnutek predloga medsebojne kompenzacije, ki ga shranimo. Osnutek dokumenta lahko še dodatno uredimo, se pravi lahko dodamo zaključno ali uvodno besedilo in po želji še dodatno spremenimo vrednost postavk na kompenzaciji tako, da kliknemo na konto postavke odprtih terjatev ali obveznosti in spremenimo znesek:

  
Spreminjanje vrednosti odprtih terjatev, ki jih bomo kompenzirali
  
  Slika 85: Spreminjanje vrednosti odprtih terjatev, ki jih bomo kompenzirali

Ko smo osnutek predloga kompenzacije ustrezno dopolnili oz. popravili ga izstavimo s klikom na gumb Izstavitev dokumenta:

  
Program po končanem postopku izdelave predloga pripravi osnutek medsebojne kompenzacije
  
  Slika 86: Program po končanem postopku izdelave predloga pripravi osnutek medsebojne kompenzacije

 

6.2.3. Masovno kreiranje predloga medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk

V meniju |Finance |Kompenzacije lahko pripravimo novi predlog medsebojne kompenzacije na osnovi knjiženih odprtih postavk tudi za več partnerjev hkrati tako, da kliknemo na meni z dodatnimi možnostmi Več... in v padajočem meniju izberemo možnost Masovna priprava predlogov za medsebojno kompenzacijo iz odprtih postavk, kot kaže slika:

  
Masovna izdelava predlogov medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk
  
  Slika 87: Masovna izdelava predlogov medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk

Po kliku na to možnost se nam odpre vnosna maska za vnos datumov dokumenta in za izbiro kontov terjatev in obveznosti za pripravo predloga kompenzacije:

  
Vnos datuma dokumenta in izbira kontov terjatev in obveznosti za pripravo predloga kompenzacije
  
  Slika 88: Vnos datuma dokumenta in izbira kontov terjatev in obveznosti za pripravo predloga kompenzacije

Po potrditvi izbranih kontov nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej> in odpre se nam seznam partnerjev za katere je mogoče pripraviti pobot na osnovi predhodno izbranih kontov terjatev in obveznosti:

  
Izberemo partnerje za katere želimo pripraviti predlog medsebojne kompenzacije
  
  Slika 89: Izberemo partnerje za katere želimo pripraviti predlog medsebojne kompenzacije

Izberemo lahko več partnerjev in program bo pripravil za vsakega posebej ločen osnutek predloga medsebojne kompenzacije.

Izbiro potrdimo in dokončamo pripravo osnutkov predlogo medsebojne kompenzacije s klikom na gumb Dokončaj

Program bo po končani obdelavi pripravil povzetek v katerem bo tudi navedeno koliko osnutkov dokumentov je bilo pripravljenih in tudi za katere partnerje program ni uspel pripraviti predloga medsebojne kompenzacije in pojasnilo zakaj ne:

  
Povzetek končane obdelave za pripravo osnutkov medsebojne kompenzacije
  
  Slika 90: Povzetek končane obdelave za pripravo osnutkov medsebojne kompenzacije

Okno zapremo s klikom na gumb Zapri in prikaže se nam seznam pripravljenih osnutkov medsebojnih kompenzacij, ki jih bomo nato še pregledali, po potrebi popravili, prilagodili in izstavili:

  
Seznam pripravljenih osnutkov predlogov medsebojne kompenzacije, ki jih bomo še preverili in izstavili
  
  Slika 91: Seznam pripravljenih osnutkov predlogov medsebojne kompenzacije, ki jih bomo še preverili in izstavili

Kako potem te osnutke dopolnimo, spremenimo ali izstavimo pa je opisano v poglavju Ročni vnos predloga medsebojne kompenzacije [6.2.1]

 

6.2.4. Potrditev kompenzacije

 

6.2.5. Zavrnitev kompenzacije

 

6.2.6. Knjiženje kompenzacije

 

6.3. Izpis predloga medsebojne kompenzacije

Do medsebojne kompenzacije dostopamo preko menija |Finance |Saldakonto kartice kjer se nam prikaže stran z odprtimi postavkami za izbranega partnerja in konto, kot kaže spodnja slika:

  
 Maska za izpis odprtih postavk po partnerjih in kontih
  
  Slika 92:  Maska za izpis odprtih postavk po partnerjih in kontih

V kolikor smo izbrali konto, ki je bil v kontnem načrtu označen kot saldakonto [1.2] in ima obvezen vnos partnerja, potem se nam bo v naslovni vrstici te strani pokazal meni z dodatnimi možnosti GK-vec.gif, kjer lahko izberemo možnost Izdelava predloga za medsebojno kompenzacijo, kot to kaže spodnja slika.

  
Meni za izdelavo predloga medsebojne kompenzacije
  
  Slika 93: Meni za izdelavo predloga medsebojne kompenzacije

Po kliku na to možnost se nam odpre stran z odprtimi postavkami predhodno izbranega partnerja na kontih za terjatev in obveznosti, kot kaže spodnja slika:

  
 Maska z odprtimi postavkami na kontih terjatev in obveznosti
  
  Slika 94:  Maska z odprtimi postavkami na kontih terjatev in obveznosti

Konto terjatev oz. obveznosti lahko izberemo s klikom na padajoči izbirni meni, kot vidimo na spodnji sliki:

  
Izberemo željeni konto obveznosti
  
  Slika 95: Izberemo željeni konto obveznosti

V predlog kompenzacije bodo vključene vse postavke na izbranih kontih, ki so označene oz. odkljukane. To je lepo vidno na zgornji sliki.

V kolikor določenih knjižb ne želimo vključiti v predlog, jih preprosto odznačimo s klikom na kljukico ob sami knjižbi.

Ko smo označili vse knjižbe, ki jih želimo, lahko predlog natisnemo v meniju |Tiskanje |Izpis predloga medsebojne kompenzacije pri čemer izberemo format izpisa, kot prikazano na sliki:

  
Izpis predloga medsebojne kompenzacije
  
  Slika 96: Izpis predloga medsebojne kompenzacije

Poljuben izgled predloga si lahko predhodno nastavimo sami v nastavitvah tiskanja dokumentov

Predlog medsebojne kompenzacije lahko tudi pošljemo po epošti s klikom na meni za pošiljanje dokumenta po epošti, kot kaže slika:

  
Pošiljanje predloge medsebojne kompenzacije po epošti
  
  Slika 97: Pošiljanje predloge medsebojne kompenzacije po epošti

V kolikor bi želeli predlog medsebojne kompenzacije shraniti in avtomasko poknjižiti pa ga lahko kreiramo v ločenem modulu |Finance |kompenzacije, kot je opisano v navodilih v poglavju Kompenzacije [6.2]

 

6.4. Izpis obrazcev IOP

IOP obrazec lahko posameznemu parnterju izpišemo neposredno preko menija |Finance |Saldakonto kartice kjer izberemo ustrezno poslovno leto, konto, ter partnerja kateremu želimo izpisati IOP obrazec.

Ko smo vnesli vse potrebne iskalne kriterije lahko preko menija |Tiskanje |Izpis odprtih postavk ta obrazec tudi izpišemo:

  
Tiskanje IOP obrazca
  
  Slika 98: Tiskanje IOP obrazca

Izpiše se obrazec v takšni obliki:

  
IOP obrazec
  
  Slika 99: IOP obrazec


V primeru tiskanja IOP obrazcev preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvodstavno knjigovodstvo |Tiskanje IOP obrazcev lahko izberemo jezikovno varianto:

  
Izbira jezikovne variante za tiskanje IOP obrazca
  
  Slika 100: Izbira jezikovne variante za tiskanje IOP obrazca

 

6.5. Izpis opominov

Opomin lahko posameznemu parnterju izpišemo neposredno preko menija |Finance |Saldakonto kartice kjer izberemo ustrezno poslovno leto, konto, ter partnerja kateremu želimo izpisati opomin.

Ko smo vnesli vse potrebne iskalne kriterije lahko preko menija |Tiskanje |Izpis opomina ta obrazec tudi izpišemo:

  
Tiskanje opomina
  
  Slika 101: Tiskanje opomina

Izpiše se obrazec v takšni obliki:

  
Opomin
  
  Slika 102: Opomin


Preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Dvostavno knjigovodstvo |Terjatve in obveznosti |Tiskanje opominov lahko izberemo tiskanje 1., 2., 3. ali zadnjega opomina:

  
Izbira jezikovne variante za tiskanje opomina
  
  Slika 103: Izbira jezikovne variante za tiskanje opomina

 

7. Pošiljanje opominov in izterjava

 

7.1. Avtomatsko pošiljanje opominov na e-mail in SMS

Avtomatsko opominjanje je programska funkcija, ki periodično vsakodnevno preverja stanje zapadlih odprtih terjatev in prejeta plačila na izdanih računih ter preko elektronske pošte in/ali SMS sporočil opominja kupce (dolžnike) na obveznost plačila izdanih računov. Avtomatsko opominjanje deluje brez posredovanja uporabnika.

7.1.1 Vklop in nastavitve avtomatskega opominjanja

Avtomatsko pošiljanje opominov si nastavimo in vključimo v nastavitvah podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Procesi in integracija |Avtomatsko opominjanje. Osnovne nastavitve prikazuje naslednja slika:

  
Vklop in nastavitve avtomatskega opominjanja
  
  Slika 104: Vklop in nastavitve avtomatskega opominjanja

V osnovnih nastavitvah vklopimo avtomatsko opominjanje in označimo ali bomo opominjali preko elektronske pošte in ali bomo opominjali preko SMS sporočil. Za vsak način pošiljanja lahko izberemo uro ob kateri se bodo pošiljali opomini. Prav tako pa lahko določimo, da se opomini pošiljajo samo ob delovnikih.

Pri pošiljanju preko elektronske pošte se lahko vnese e-mail naslov pošiljatelja opomina. Pri pošiljanju preko SMS trenutno ni možno izbrati imena pošiljatelja zato se vsa SMS sporočila pošiljajo v imenu pošiljatelja "racuni.com". Odgovarjanje na SMS sporočila ni mogoče.

Opomine je možno istočasno pošiljati na elektronsko pošto in SMS. Če želite, da se vsak opomin pošlje na elektronsko pošto in SMS istočasno, potem mora biti za oba načina pošiljanja vnesena ista ura pošiljanja opominov, prav tako pa je tudi na kupcu potrebno vnesti oba kontaktna podatka (mobitel in e-mail). Če so ure za pošiljanje e-mail in SMS opominov različne, potem se bo opomin poslal samo na tisti kontaktni naslov kupca, ki je na voljo ob prvem pošiljanju opomina.

V nastavitvah opominjanja določimo tudi kriterije kdaj se pošlje prvi in kdaj opomini, ki sledijo. Ta pravila veljajo kot privzeta na nivoju podjetja.

Časovni roki za pošiljanje opominov se v programu smiselno upoštevajo. V primeru, da se prvi opomin zaradi različnih vzrokov pošlje šele 30 dni po zapadlosti računa bo program 2. opomin poslal vsaj toliko dni kasneje, kot je razlika števila dni med prvim in drugim opominom v nastavitvah avtomatskega opominjanja.


7.1.2 Nastavitve opominjanja na nivoju kupca

Na kupcih lahko za vsakega kupca posebej določimo nastavitve opominjanja. Vnosna polja za nastavitve opominjanja na kupcu prikazuje naslednja slika:

  
Nastavitve avtomatskega opominjanja na kupcu
  
  Slika 105: Nastavitve avtomatskega opominjanja na kupcu

Najbolj pomembno je, da imamo v šifrantu kupcev njihove kontaktne elektronske naslove in mobilne številke. Če želimo, da se opomini pošiljajo na posebne naslove (npr. naslov računovodstva), potem ta naslov vpišemo v rubriki namenjeni kontantnim naslovom za opominjanje.

Prav tako je potrebno biti pozoren na to, da se bodo opomini avtomatsko poslali samo tistim kupcem pri katerih je ta opcija vključena.

7.1.3 Nastavitve besedil za opomine preko elektronske pošte in SMS

Program omogoča, da si poljubno nastavimo besedilo opomina za elektronsko pošto ali sporočilo SMS posebej po vrstah opomina in jeziku opomina. Stranki se vedno pošlje opomin v tistem jeziku v katerem ji je bil predhodno izstavljen račun.

  
Nastavitve besedil za opomine po elektronski pošti in SMS
  
  Slika 106: Nastavitve besedil za opomine po elektronski pošti in SMS

Besedila opominov lahko dopolnimo z istimi spremenljivkami, kot se uporabljajo za privzeta besedila v nastavitvah tiskanja računov. Dodatne spremenljivke za opomine so še:

$DATE$Današnji datum.
$DOC_NO$Številka računa na katerega se nanaša opomin.
$DOC_DATE$Datum računa na katerega se nanaša opomin.
$DOC_AMOUNT_DUE$Odprti oz. neplačan znesek računa.
$DOC_AMOUNT$Celoten znesek računa.
$DOC_DUE_DATE$Datum zapadlosti računa.
$CONTACT_PHONE$Kontaktna telefonska številka.
$CONTACT_EMAIL$Kontaktni naslov elektronske pošte.
$DATE_PLUS8$Uporabno za rok plačila, predstavlja 8 dni po datumu opomina.
$COMPANY_NAME$Naziv našega podjetja.
$COMPANY_SIGNATURE$Naziv in sedež podjetja vključno s kontaktnimi podatki za podpis v elektronski pošti.

7.1.4 Pregled nad poslanimi opomini

Vsi poslani opomini se shranijo v podatkovno bazo in so dosegljivi na pregledu v meniju |Finance |Opomini in izterjava.

Evidenco opominov poslanih preko elektronske pošte lahko vidimo tudi na pregledu elektronske pošte poslane iz programa.

Opomini preko sporočil SMS pa so dodatno razvidni tudi iz pregleda poslanih sporočil SMS.


Pogoj za pravilno delovanje avtomatskega opominjanja strank je redno knjiženje plačil kupcev. Plačila kupcev morajo biti bodisi knjižena v saldakontih glavne knjige bodisi zabeležena kot plačila na izdanih računih.

V primeru, da plačila niso redno evidentirana avtomatsko opominjanje NE BO pravilno delovalo in vaše stranke bodo po prejemale opomine tudi takrat, ko bo račun dejansko že plačan vendar plačilo ne bo evidentirano v programu.

 

8. Bilančna poročila

Program omogoča, da si na podlagi lastnega kontnega načrta [1.2] definiramo bilančna poročila za oddajo vsakoletnih predpisanih bilanc.

Bilančna poročila se izpišejo na podlagi vnešenih formul [8.1.6] in podatkov iz glavne knjige (npr. seštevki prometov ali saldov na določenih kontih,...).

 

8.1. Predloge za izpis bilanc

Modul |Finance |Bilance po predlogi omogoča izdelavo bilančnih pregledov.

V programu lahko pripravimo več predlog za izpis bilanc in odgovarjajočih formul za ustrezni izračun.

  

Ker trenutno še nimamo definirane nobene predloge za izpis bilančnih poročil, imamo na voljo dva gumba:

S klikom na ta gumb se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo podatke za novo predlogo bilance [8.1.3].

S klikom na ta gumb pa lahko uvozimo predloge bilanc [8.1.2].

Pri izdelavi predloge za bilančna poročila si lahko pomagate z vnaprej pripravljenimi primeri standardnih bilančnih poročil [8.1.7], kot so npr. Bilanca stanja in Izkaz poslovnega izida za gospodarske družbe in samostojne podjetnike.

 

8.1.1. Pregled in iskanje predlog

Na strani pregled in iskanje lahko iščemo in preglejujemo že obstoječe predloge za izpis bilanc, lahko pa tudi naredimo novo predlogo za izpis bilance [8.1.3].

  
Pregled in iskanje predlog za izpis bilanc
  
  Slika 108: Pregled in iskanje predlog za izpis bilanc

Predlogo lahko poiščemo po dveh iskalnih kriterijih:

Predlogo odpremo tako, da kliknemo na aktivno povezavo "Šifra bilance".

8.1.1.1 Uvoz bilančnih predlog

S klikom na Več lahko uvozimo predloge bilanc iz oblike XML ali pa iz programa Pantheon [8.1.2]:

 

8.1.2. Uvoz predlog

Opcija za uvoz bilančnih predlog je na voljo z izbiro "Več:" na strani za pregled in iskanje predlog [8.1.1].

Bilančne predloge lahko uvozimo v dveh formatih:

  
Uvoz predlog za izpis bilanc
  
  Slika 109: Uvoz predlog za izpis bilanc

8.1.2.1 Uvoz predlog za bilance iz datoteke XML

To možnost lahko uporabimo v primeru, ko smo predlogo pred tem izvozili v XML. To naredimo tako, da s klikom na gumb Tiskanje izberemo izvoz podatkov v XML, kot nam kaže spodnja slika:

  
Izvoz podatkov v XML
  
  Slika 110: Izvoz podatkov v XML

S klikom na Browse.gif poiščemo predlogo, jo izberemo in nato uvozimo s klikom na gumb Uvozi podatke.

8.1.2.2 Uvoz bilanc iz programa Pantheon

Za uvoz potrebujemo dve datoteki s končnico .DB, in sicer datoteko z bilanco ter datoteko s postavkami bilance. S klikom na Browse.gif poiščemo vsako od teh datoteke, jo izberemo in nato obe naenkrat uvozimo s klikom na gumb Uvozi podatke.

 

8.1.3. Urejanje predloge za izpis bilance

V vnosno masko lahko vnesemo nove oz. spremenimo že obstoječe podatke za predlogo bilance:

  
Vnos nove predloge za izpis bilance
  
  Slika 111: Vnos nove predloge za izpis bilance

Šifra bilanceVpišemo poljubno šifro, ki bo označevala bilanco.
OpisVpišemo poljubno besedilo, ki bo označevalo bilanco.
Prikaži stolpec AOPPolje označimo   , če želimo, da se v predlogi prikaže tudi stolpec AOP. Stolpec AOP uporabljamo za izdelavo bilanc za AJPES.
Prikaži stolpec 2Polje označimo   , če želimo, da se v predlogi prikaže tudi stolpec 2. Stolpec 2 običajno uporabljamo za izpis podatkov preteklega poslovnega leta.
Način prikaza stolpca s podatki BIzberemo ali se stolpec s podatki B prikaže ali ne ali pa se uporabijo formule za prikaz iz stolpca A.
Zaokroževanje zneskov

Izberemo, kakšno zaokroževanje zneskov želimo. Izbiramo lahko med:

  • v EUR s stotini,
  • v EUR brez stotinov,
  • v tisočih EUR.

Postavitev tiskanjaIzberemo ali želimo pokončno ali ležeče tiskanje predloge za bilanco.
StatusS klikom na dropDown.gif označimo ali je predloga za bilanco aktivna ali ne. Če je predloga aktivna, potem lahko bilanco naredimo tudi v meniju |Finance |Poročila. Uporabniki, ki nimajo privilegija urejanja bilančnih predlog ne morejo izdelati bilance na podlagi neaktivne predloge.
Naslov stolpca 'pozicija'Vpišemo besedilo, ki bo označevalo stolpec 'pozicija'.
Naslov stolpca 'opis'Vpišemo besedilo, ki bo označevalo stolpec 'opis'.
Naslov stolpca s podatki AVpišemo besedilo, ki bo označevalo prvi stolpec.
Naslov stolpca s podatki BVpišemo besedilo, ki bo označevalo drugi stolpec.
Besedilo spodajV tem polju lahko vidite besedilo, ki se bo kasneje izpisalo na predlogi.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

8.1.4. Predogled predloge bilance

Ko smo vnesli vse podatke za predlogo bilance in vnos potrdili s klikom na V redu, se nam odpre predogled predloge:

  

S klikom na gumb Spremeni odpremo vnosno masko,kjer lahko vnesemo postavke za predlogo bilance [8.1.5]

Polega tega, imamo na voljo tudi naslednje gumbe:

Označi vse S klikom na ta gumb označimo    vse postavke.

Odznači vse S klikom na ta gumb odznačimo vse postavke, ki so označene.

Briši označene S klikom na ta gumb izbrišemo vse postavke, ki so označene.

 

8.1.5. Vnos postavk za predlogo bilance

Ko na strani za predogled predloge bilance kliknemo na gumb Spremeni, se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo postavke za predlogo bilance:

  
Vnos postavk za predlogo bilance
  
  Slika 113: Vnos postavk za predlogo bilance

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

OpisVpišemo besedilo, ki se kasneje izpiše kot naziv postavke.
Izpis postavkePolje označimo   , če želimo, da se postavka izpiše.
Krepek izpis postavkePolje označimo   , če želimo, da se postavka izpiše v krepkem tisku.
AOPPri bilancah za AJPES vpišemo številko iz stolpca AOP, kot je le-ta določena na predpisanem obrazcu za AJPES. Številka se uporablja pri računalniški izmenjavi podatkov.
Formula AVpišemo formulo za izračun podatka, ki se na izpisu pojavi v A stolpcu. Podrobnejši opis formul najdemo na strani formule bilanc [8.1.6].

V primeru, da želimo še več postavk, vpišemo število dodatnih postavk in kliknemo na gumb Dodaj postavke.

Vnos postavk potrdimo s klikom na gumb V redu.

8.1.5.1 Možne napake pri vnosu postavk za predlogo bilance

Ko vnašamo postavke, lahko pride do napak in program nas na to opozori z naslednjimi besedili:

 

8.1.6. Formule bilanc

V formulah lahko uporabljamo:

V formulah lahko uporabimo poljubna števila. Če želimo uporabiti negativno število, ga moramo dati v oklepaje.

Primeri:

5; 23; 12,4; (-342)

Z njimi se sklicujemo na konte glavne knjige ali na druge postavke bilance.

Vsaka spremenljivka je sestavljena iz začetnega znaka #, znaka za vrsto spremenljive (K, D, S, P, O, A, B), reference in končnega znaka #.



Možna je tudi uporaba posebnih znakov %, _, [] ki nadomestijo eno ali več številk v referenci:

Primer:

4% ustreza vsem številom, ki se začnejo s 4 (41, 430, 4100, ...)

%5 ustreza vsem številom, ki se končajo s 5 (125, 1105, ...)

%1% ustreza vsem številom, ki vsebujejo 1 (1100, 1000, 1234, ...)


Primer:

1_ ustreza številu 1 in vsem dvomestnim številom, ki se začnejo z 1 (1, 10, 11, ..., 19)

1__ ustreza številu 1 in vsem dvo in tromestnim številom, ki se začnejo z 1 (1, 10, 11, ..., 100, 123, 111, ...)


Primer:

12[3,4,5] - ustreza številom 123, 124 in 125

1[1,2,3]% - ustreza vsem številom, ki se začnejo na 11, 12 ali 13


Primeri spremenljivk:

#K1100# - kreditni promet konta 1100

#S4100# - absolutni saldo konta 4100

#D11%# - vsota debetnega prometa vseh kontov, ki se pričnejo z 11


Logične izraze lahko uporabljamo v formulah, pri čemer zavzamejo vrednost, odvisno od izpolnjenega oz. neizpolnjenega pogoja.

Sintaksa: [pogoj:izrazIzpolnjen]izrazNiIzpolnjen

"pogoj" ima naslednjo obliko:

izraz1 logični-operator izraz2

logični-operator: <, >, =

"izrazIzpolnjen" se ovrednoti, če je pogoj izpolnjen

"izrazNiIzpolnjen" se ovrednoti, če pogoj ni izpolnjen

Če želimo imeti več pogojev, lahko logične izraze nizamo enega za drugim:

[pogoj1:izrazIzpolnjen1][pogoj2:izrazIzpolnjen2]...[pogojN:izrazIzpolnjenN]izrazNiIzpolnjenN

Potek vrednotenja je naslednji:

* [#A123#+23<20:10]20   

Če je vrednost izraza #A123#+23 manjša od 20, dobi logični izraz vrednost 10, drugače 20

* [#K1200#-#D1100#=#A1#:123]#A2#        

Če je vrednost izraza #K1200#-#D1100# enaka vrednosti 1. stolpca postavke 1, dobi logični izraz vrednosti 123, drugače vrednost prvega stolpca postavke 2

* [#K123#<100:123][#K123#=100:123]321   

Če je vrednost izraza #K123# manjša ALI enaka 100, dobi logični izraz vrednost 123, drugače 321

* 12+([#A1#<10:100](-10))-10    

Rezultat formule je odvisen od vrednosti prvega stolpca postavke 1. Če je le ta manjša od 10, dobi formula končno vrednost 12+100-10=102, če ni, pa vrednost 12-10-10=-8

 

8.1.7. Primeri predlog bilanc

V nadaljevanju so na voljo primeri predlog za standardna bilančna poročila. Formule za računanje posameznih stolpcev so orientacijske in temeljijo na priporočenem kontnem načrtu. Za uporabo predlog za vaše podjetje je potrebno formule pretvoriti na konkretni kontni načrt, ki se uporablja v vašem podjetju.

Objavljene predloge lahko uporabite tako, da jih snamete z interneta in nato uvozite v program [8.1.2], kot je to opisano v predhodnem poglavju.

8.1.7.1 Primeri predlog bilanc za gospodarske družbe

AJPES-BS-DOO.XML
Velikost: 45,74 kB
Predloga za izdelavo Bilance stanja za AJPES.
AJPES-IPI-DOO.XML
Velikost: 35,91 kB
Predloga za izdelavo Izkaza poslovnega izida za AJPES.
MEDLETNA_BILANCA_DOO.XML
Velikost: 17,96 kB
Predloga za izdelavo Medletne bilance za gospodarske družbe.

8.1.7.2 Primeri predlog bilanc za samostojne podjetnike

AJPES-BS-SP.XML
Velikost: 23,24 kB
Predloga za izdelavo Bilance stanja za AJPES za samostojne podjetnike.
AJPES-IPI-SP.XML
Velikost: 21,00 kB
Predloga za izdelavo Izkaza poslovnega izida za AJPES za samostojne podjetnike.
MEDLETNA_BILANCA_SP.XML
Velikost: 17,96 kB
Predloga za izdelavo Medletne bilance za samostojne podjetnike.

8.1.7.3 Primeri predlog bilanc za denarni tok in primer za vmesno stanje bilance

denarniTok_varianta_skrcena.XML
Velikost: 12,01 kB
Predloga za izdelavo Izkaza denarnih tokov - skrčena.
denarniTok_varianta_razsirjena.XML
Velikost: 19,41 kB
Predloga za izdelavo Izkaza denarnih tokov - razširjena.

Datoteke na tej strani lahko služijo le kot primer ali v najboljšem primeru le kot osnova na podlagi katere naredite predloge za izdelavo bilanc za vaše podjetje.

Preden pričnete uporabljati modul za izdelavo bilanc je potrebno predloge prirediti na vaš konkretni kontni načrt.

Pred izdelavo letnih bilanc je potrebno zapreti konte razreda 4 in 7 [3.11] ter narediti preknjižbe na konte poslovnega izida.

 

8.2. Izvajanje bilanc

Za izvajanje bilance oz. zagon izpisa imamo na voljo dva načina:

Ko smo izbrali določeno predlogo, jo odpremo tako, da kliknemo na aktivno povezavo. Ko imamo pred sabo predogled predloge, kliknemo na gumb Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike in izberemo, v kateri obliki želimo izpis:

  

Ko izberemo način izpisa, se nam odpre naslednja vnosna maska:

  
Zagon poročila za izpis bilance iz predloge
  
  Slika 115: Zagon poročila za izpis bilance iz predloge

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Poslovno letoLeto, katero upošteva program za izpis podatkov.
Obdobje od/doPrivzeto je obdobje, ki je določeno v predlogi za bilanco.
Drugo obdobje od/doČe smo pri vnosu podatkov za predlogo izbrali, da naj se izpiše tudi stolpec 2, potem tukaj vpišemo obdobje, za katero se naj izpišejo podatki v stolpcu 2.
Predloga bilancePrivzeta je predloga, ki smo jo že prej izbrali. Lahko pa izberemo tudi drugo in sicer so nam na voljo tako aktivne kot tudi neaktivne predloge za bilanco.
Stroškovna mestaLahko izberemo, da imamo poročilo le za določeno stroškovno mesto ali vsa.
Način izpisaIzgled samega izpisa (sortiranje po stroškovnih mestih ali vsa skupaj).
Denarna valutaValuta pri izpisu.
Konto/i
Tip temeljiceIzberemo tip temeljice, lahko tudi več tipov hkrati.
Tip datotekePrivzeta izbira je tip, ki smo ga pred tem izbrali kot način tiskanja.

Ko smo vnesli vse podatke, s klikom na gumb Zaženi zaženemo izpis poročila.

Če želimo priti do izpisa bilance na ta način, v modulu Poročanje: |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo |Bilance in poslovna poročila |Bilanca iz predloge. V modulu Poročanje imamo različne paketne obdelave in poročila, med njimi tudi za bilance.

S tem pridemo na vnosno masko, ki j enaka zgornji, vendar tukaj predloga bilance ni privzeta, pač pa jo izberemo po zgoraj omenjeni poti. Izbiramo lahko samo med aktivnimi predlogami za bilanco. Prav tako vnesemo datumska obdobja in izberemo tip datoteke, ter zaženemo izpis poročila s klikom na Zaženi.

Pred izdelavo letnih bilanc je potrebno zapreti konte razreda 4 in 7 [3.11] ter narediti preknjižbe na konte poslovnega izida.

 

9. Obračuni davka

V modulu Finance je preko menija |Finance |Obračuni davka dostopen modul za izdelavo letnih poročil za AJPES in letnega obračuna davka za gospodarske družbe, društva in zavode (DDPO) ter samostojne podjetnike (DohDej) za FURS. Prav tako je mogoče letna poročila iz programa elektronsko prenesti na AJPES in v eDavke.

  
Opcija za izdelavo letnih poročil
  
  Slika 116: Opcija za izdelavo letnih poročil

Po izbiri te opcije v meniju se nam prikaže seznam že narejenih obračunov davka:

  
Pregled letnih poročil po poslovnih letih
  
  Slika 117: Pregled letnih poročil po poslovnih letih

Kot je razvidno iz zgornje slike so na tem pregledu na voljo naslednje funkcije:

Za pripravo ustreznih obrazcev je pomembno, da v osnovnih podatkih podjetja najprej nastavimo pravilno pravno obliko:

  
Izberem ustrezno pravno obliko podjetja oz. zavoda
  
  Slika 118: Izberem ustrezno pravno obliko podjetja oz. zavoda

Po kliku na gumb Novi obračun davka se odpre maska za vnos podatkov za pripravo novega obračuna:

  
Vnos podatkov za novi obračun davka
  
  Slika 119: Vnos podatkov za novi obračun davka

Kot je iz zgornje slike razvidno imamo pri izdelavi novega obračuna davka na voljo tudi možnost, da se podatki o zavezancu uvozijo iz javno dostopnega registra, če ti niso ažurirani že v programu.

V primeru, da smo obračun davka uredili v aplikaciji e-racuni.com že preteklo leto lahko za nov obračun davka uporabimo naslednji postopek:

1. Kliknemo na pretekli obračun davka
obrDavkaPresnos1.gif

2. Na dnu poiščemo prenos v novo poslovno leto gumb: Prenos v 20XX.(Spodaj na sliki prenos v 2021)
obrDavkaPresnos2.gif

Na ta način se bodo prenesli že izpolnjeni matični in pretekli podatki iz prejšnjega obračuna davka, glede na formule pa se nato izračunajo še tekoči podatki za nov obračun davka.

Modul za izdelavo letnih poročil vsebuje vso potrebno funkcionalnost za vnos in izpis letnih poročil. Prav tako je mogoče letna poročila po zaključenem vnosu in kontroli podatkov neposredno prenesti na AJPES in v eDavke. Uporaba ločenih programov za izdelavo letnih poročil tako sploh ni potrebna (npr. FURS-ov program Silvester oz. AJPES-ove Excel datoteke). Ker je v programu več podatkov, kot se sicer vnašajo pri ločenem vnosu za FURS in AJPES, je s tem omogočeno več logičnih kontrol. Tako se pri vnosu podatkov izvajajo tudi navzkrižne kontrole, ki sicer samo z uporabo FURS-ovega programa niso izvedljive. Prav tako program izvaja vse kontrole, ki se sicer izvajajo s strani FURS-a.

Vnos podatkov za letno poročilo ilustrira sledeča slika:

  
Vnos podatkov za letna poročila in obračun davka
  
  Slika 120: Vnos podatkov za letna poročila in obračun davka

Za izdelavo medletne bilance je mogoče izpisati in oddati tudi Finančna razkritja poslovanje (FRP) [9.7]

 

9.1. Formule za letno porocilo po SRS 2006 za samostojne podjetnike

Za samostojne podjetnike smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2006, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

formuleSRS2006.xml
Velikost: 12,34 kB

Formule so narejene po SRS 2006 in niso prilagojene na vaš kontni načrt, zatorej morate preveriti in formule prilagoditi na vaš kontni načrt.

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [8.1.6].

 

9.2. Formule za letno porocilo po SRS 2006 za gospodarske družbe

Za gospodarske družbe smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2006, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

FormuleSRS2006_doo.xml
Velikost: 19,06 kB

Formule so narejene po SRS 2006 in niso prilagojene na vaš kontni načrt, zatorej morate preveriti in formule prilagoditi na vaš kontni načrt.

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [8.1.6].

 

9.3. Formule za letno porocilo po SRS 2006 za društva

Za društva smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2006, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

FormuleSRS2006_drustvo.xml
Velikost: 9,00 kB

Formule so narejene po SRS 2006 in niso prilagojene na vaš kontni načrt, zatorej morate preveriti in formule prilagoditi na vaš kontni načrt.

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [8.1.6].

 

9.4. Formule za letno porocilo po SRS 2016 za samostojne podjetnike

Za samostojne podjetnike smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2016, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

formuleSRS2016.xml
Velikost: 15,00 kB

Formule so narejene po SRS 2016 in niso prilagojene na vaš kontni načrt, zatorej morate preveriti in formule prilagoditi na vaš kontni načrt.

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [8.1.6].

 

9.5. Formule za letno porocilo po SRS 2016 za družbe

Za gospodarske družbe smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2016, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

formuleSRS2016doo.xml
Velikost: 30,10 kB

Formule so narejene po SRS 2016 in niso prilagojene na vaš kontni načrt, zatorej morate preveriti in formule prilagoditi na vaš kontni načrt.

Navodila kako se formule vnesejo oz. spreminjajo ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [8.1.6].

 

9.6. Formule za letno porocilo po SRS 2016 za društva

Za društva smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2016, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

formuleSRS2016drustvo.xml
Velikost: 14,40 kB

Formule so narejene po SRS 2016 in niso prilagojene na vaš kontni načrt, zatorej morate preveriti in formule prilagoditi na vaš kontni načrt.

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [8.1.6].

 

9.7. FRP - Finančna razritja poslovanja

Namen standarda FRP - Finančna razritja poslovanja je uporaba enotnih obrazcev in datotek za komunikacijo med banko, komitenti bank in izvajalci računovodskih storitev pri reševanju vlog za odobritev kredita, limitov na poslovnem računu itd.

Do FRP lahko dostopamo prek modula |Finance |obračuni davka, kjer napravimo nov obračun davka ali kliknemo na že obstoječ obračun davka, ter izberemo zavihek FRP – Finančna razkritja poslovanja.

Na prvem zavihku osnovni podatki je pomembno, da izpolnemo vse potrebne podatke, ter preden se premaknemo na naslednji zavihek kliknemo na potrditev vnosa (primer slika spodaj)

  
obvezni vnos osnovnih podatkov
  
  Slika 121: obvezni vnos osnovnih podatkov

Na drugem zavihku BS si lahko ogledamo bilanco stanja, medtem ko si lahko na tretjem zavihku IPI ogledamo izkaz poslovnega izida.

Zavihki AOP003, AOP010, AOP018, AOP020, AOP024, AOP027, AOP034, AOP041, APO045, AOP049, AOP050, AOP051, AOP053, AOP054, AOP056, AOP072, AOP076, AOP080, AOP087, AOP092, AOP093, AOP094, AOP095 se navezujejo na AJPES AOP oznake na aktivni oz. pasivni strani bilance stanja in zahtevajo več potrebnih podatkov za razkritje.

V AOP003, AOP010, AOP018, AOP020, AOP041, AOP051, AOP053, AOP054, AOP056, AOP072, AOP094, AOP095 se vpisujejo podatki o začetnem stanju, povečanju, zmanjšanju in končnem stanju za posamezno postavko, medtem ko je potebno za ostale AOP oznake podati več podatkov o kupcih, posojilojemalcih in dobaviteljih.

Na zavihkih Priloga kupci in Priloga dobavitelji se dodatno še popolne promet in delež po kupcih oz. dobaviteljih.

Zavihek Izpisi služi za izpis vseh označenih izpisov na podlagi vpisanih podatkov v prejšnjih zavihkih. Izpise katere smo označili za izpis se lahko izpišejo s klikom na gumb Predogled in izpis vseh označenih dokumentov

Namen zadnjega zavihka Datoteke je izvoz .xml datoteke, katero lahko uvozimo na spletni portal banke.

 

10. Poročila, izpisi, bilance

V modulu glavna knjiga so na voljo naslednji izpisi:

 

10.1. Prenos zaključka poslovnega leta v otvoritev novega poslovnega leta

Preden prenesemo zaključek poslovnega leta v otvoritev novega, je pomembno predvsem to, da nastavimo način izračuna otvoritve [1.1] tekočega leta na otvoritvena temeljnica knjižena v tekočem letu.

Sama obdelava pa je na voljo v modulu |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo kjer izberemo obdelavo Prenos zaključka poslovnega leta v otvoritev novega poslovnega leta. Po kliku na to povezavo se nam odpre maska za vnos kriterijev prenosa zaključka poslovnega leta, ki izgleda takole:

  
Vnesemo kriterije za prenos zaključka poslovnega leta
  
  Slika 122: Vnesemo kriterije za prenos zaključka poslovnega leta

Novo poslovno letoIzberemo poslovno leto v katerega bomo zaključek prejšnjega poslovnega leta prenesli.
Konto/-i, ki jih želite prenesti(pustite prazno za vse konte)Izberemo konto, na katerem so odprte postavke, ki jih želimo prenesti v otvoritev novega poslovnega leta. V kolikor želite v otvoritev novega poslovnega leta prenesti odprte psotavke na vseh kontih, pustite polje prazno, kar pa ne priporočamo pred zaključkom poslovnega leta 2006.
Konto za negativne izravnave teč. razlikIzberemo konto na katerega se bodo prenesle negativne izravnave tečajnih razlik.
Konto za pozitivne izravnave teč. razlikIzberemo konto na katerega se bodo prenesle pozitivne izravnave tečajnih razlik.
Minimalni saldo na saldakontu za prenos v otvoritev novega letaVpišemo znesek minimalnega odprtega salda, ki se naj prenese v otvoritev. V kolikor je na kontu saldo manjši od vpisanega zneska, se ne bo prenesel v otvoritev.
 Otvoritev saldakontov izračunaj in knjiži v skupnem znesku za vsakega partnerja... V tem primeru program izračuna skupni saldo po partnerju.
 Zneske po posameznih kontih saldiraj Program izračuna skupni saldo za vsak konto posebej.
 Prenesi vse odprte postavke saldakonta Posebej se za vsak saldokonto prenesejo terjatve, obveznosti in plačila.

Ko smo vnesli vse kriterije, poženemo obdelavo s klikom na gumb Zaženi

Po zaključku te obdelave se bo ustvarila otvoritvena temeljnica [3.1] v poslovnem letu za katerega smo prenos izvedli.

 

10.2. Saldo po partnerjih in kontih

Poročilo uporabljamo, kadar želimo izpis prometa in končnega salda po partnerjih na določenem kontu ali sumarno za več kontov skupaj. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije po katerih želimo, da se računa saldo.

  
Vnos kriterijev za izpis salda po partnerjih in kontih
  
  Slika 123: Vnos kriterijev za izpis salda po partnerjih in kontih

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Konto/-iVnesemo številko konta ali številke več kontov za katere želimo izračun salda po partnerjih. Konto lahko tudi izberemo s klikom na dropDown.gif. Če želimo izpis salda sumarno za več točno določenih kontov vpišemo številke tako, da jih ločimo z vejico npr. 1200,1210. Izpis vseh sumarnih saldov za razred kontov naredimo tako, da vpišemo npr. 1*. Kriterije lahko tudi kombiniramo tako, da vpišemo 1200,16*,17*.
Obdobje od/doČe želimo, da se saldo izračuna sam na podlagi knjižb znotraj določenega obdobja, potem vnesemo datumsko obdobje. Običajno pustimo obdobje knjiženja odprto in pustimo ta kriterij prazen.
Datum dokum. od/doČe želimo, da se saldo izračuna samo na podlagi knjižb, katerih datum dokumenta je znotraj določenega časovnega obdobja, potem vnesemo kriterij za datum dokumenta. Primer: promet in saldo izdanih računov po partnerjih za leto 2003 dobimo tako, da omejimo datume dokumentov na obdobje od 1.1.2003 do 31.12.2003.
Datum knjiženja od/doČe želimo, da se saldo izračuna sam na podlagi določenega obdobja knjiženja, potem vnesemo datumsko obdobje.
Postavke zapadle do dneČe želimo, da se pri izračunu končnega salda upoštevajo le knjižbe zapadle do določenega dne, potem vpišemo datum zapadlosti knjižb.
Izpis partnerjev brez prometaOznačimo v primeru, ko želimo, da se na izpisu izpišejo tudi partnerji brez prometa.
Izpis partnerjev z ničelnim saldomOznačimo v primeru, ko želimo, da se izpišejo tudi partnerji z ničelnim saldom. V tem primeru je na izpisu pri teh partnerjih razviden le njihov promet (debetni promet je enak prometu na strani kredit).
Podroben prikaz za vsak konto V temu primeru se izpisuje poročilo podrobno za vsak konto svoja vrstica.
Izpis za...Izpisujemo lahko za vse partnerje ali posebno določenega partnerja. Mogoče je izpisati poročilo za vse dobavitelje ali kupce na določenemu stroškovnemu mestu.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava izpisa.

  
Izpis salda po partnerjih in kontih
  
  Slika 124: Izpis salda po partnerjih in kontih

Kot je razvidno iz zgornje slike, se za izbrani konto (v našem primeru konto 120) izpišejo prometi in končni saldo po partnerjih.

 

10.3. Seznam odprtih postavk in salda po partnerjih na določen datum

Poročilo nam izpiše seznam odprtih postavk na določenem saldakontu [1.2] na določen dan. Seznam odprtih postavk je grupiran po dokumentih in po partnerjih. Pred izdelavo poročila vnesemo parametre, ki določajo izdelavo poročila:

  
Zagon poročila
  
  Slika 125: Zagon poročila

Poslovno letoIzberemo poslovno leto.
KontoIzberemo saldakonto [1.2].
Datum otvoritveVnesemo datum, ki se šteje kot otvoritev. Vse knjižbe, ki so še odprte pred tem datumom, bodo v poročilu izpisane v eni vrstici kot skupna otvoritvena postavka.
DatumVnesemo datum za katerega želimo izpis odprtih postavk. Knjižbe, ki so bile zaprte po tem datumu se bodo štele, kot odprte ne glede na to, da so v času izdelave poročila že zaprte.
Način izpisaIzberemo na kakšen način bomo izpisali odprte postavke: samo izpis salda oz. odprtega zneska po dokumentih ali podroben izpis seznama odprtih knjižb na saldakontih.
Sortiraj poIzberemo po katerem kriteriju naj bodo sortirani podatki.
Tip datoteke:Na koncu še izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati obrazec.

Po zaključku obdelave se izdela dokument s seznamom odprtih postavk:

  
Izgled poročila
  
  Slika 126: Izgled poročila

 

10.4. Izpis odprtih postavk po številu dni zamude od zapadlosti plačila

  
Izpis odprtih postavk po številu dni zamude od zapadlosti plačila
  
  Slika 127: Izpis odprtih postavk po številu dni zamude od zapadlosti plačila

 

10.5. Podroben izpis odprtih postavk po številu dni preteklih od datuma zapadlosti plačila

  
Podroben izpis odprtih postavk po številu dni preteklih od datuma zapadlosti plačila
  
  Slika 128: Podroben izpis odprtih postavk po številu dni preteklih od datuma zapadlosti plačila

 

10.6. Izpis bruto bilance

Poročilo uporabljamo za izpis sintetične ali analitične bruto bilance. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije izpisa bruto bilance.

  
Vnos kriterijev za izpis bruto bilance
  
  Slika 129: Vnos kriterijev za izpis bruto bilance

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Poslovno letoIzberemo poslovno leto.
Obdobje od/doVnesemo obdobje za katero želimo izpis bruto bilance. Pri izdelavi izpisa se bodo upoštevale vse knjižbe, ki imajo datum obdobja znotraj vnešenega obdobja.
Str.mestoIzberemo stroškovno mesto za katero želimo bruto bilanco.
Status otvoritvene temeljniceIzberemo status otvoritvene temeljnic, ki se bodo upoštevale pri izdelavi bilance.
Status temeljnice v obdobjuIzberemo status temeljnice v izbranem obdobju, ki se bo upošteval pri izdelavi bilance.
Izpiši konte brez knjižbOznačite opcijo, če ne želite, da se na analitični bruto bilanci izpisujejo konti brez knjižb in otvoritvenega stanja.
Izpis analitične bilanceOznačite opcijo, če želite izpis analitične bilance, kjer so izpisani prometi in saldi vseh analitičnih kontov iz kontnega načrta.
Izpis po stroškovnih mestihLočeno po stroškovnih mestih.
Izpis brez preloma strani po razredu konta Ni prelomov strani - bolj optimiziran izpis.
Izpiši na A4 pokončno možnost pokončnega izpisa in ne ležečega, kot je privzeto.
Jezikovna variantaV padajočem meniju izberemo v katerem jeziku želimo izpisati bruto bilanco.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava za izpis bruto bilance po izbranih kriterijih.


  
Izpis bruto bilance za razrede
  
  Slika 130: Izpis bruto bilance za razrede


  
Izpis analitične bilance za posamezni razred
  
  Slika 131: Izpis analitične bilance za posamezni razred

Za izdelavo drugih bilančnih izpisov (Izkaz poslovnega izida, Bilanca stanja, glej poglavje Bilančna poročila [8].

 

10.7. Realizacija po mesecih

Poročilo izpiše seznam prihodkov in odhodkov podjetja za vsak mesec v določenem obdobju, ki ga izberemo pred začetkom obdelave poročila, posebej.


V meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Bilance in poslovna poročila izberemo povezavo Izpis realizacije za obdobje po mesecih in odpre se nam standardna maska za zagon poročila, kjer moramo vnesti vse potrebne kriterije za zagon. Maska izgleda takole:

  
Maska s kriteriji za zagon poročila
  
  Slika 132: Maska s kriteriji za zagon poročila

Kriteriji so sledeči:

Obdobje od: Obdobje do:Vpišemo datum obdobja od: do: za katerega bo izpisana realizacija.
Formula za izračun prihodkov:Vpišemo formulo s katero izračunamo prihodke. Več o tam kako zapišemo formule za izračun prometov najdete v poglavju o bilancah [8.1.6].
Formula za izračun odhodkov:Vpišemo formulo s katero izračunamo odhodke.
Str. mesto:Iz seznama izberemo stroškovno mesto za aktero želimo izpisati prihodke in odhodke.
Den. valutaIzberemo v kateri denarni valuti se naj prikažejo podatki.
Tip datoteke:Na koncu še izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati obrazec.

Ko smo vnesli vse potrebne kriterije kliknemo na gumb Zaženi za pripravo poročila.

Končano poročilo izgleda npr. takole:

  
Poročilo realizacije po mesecih za izbrano stroškovno mesto
  
  Slika 133: Poročilo realizacije po mesecih za izbrano stroškovno mesto

 

10.8. Realizacija po stroškovnih mestih

Poročilo izpiše seznam prihodkov in odhodkov podjetja za določeno obdobje, po stroškovnih mestih. Za vsako stroškovno mesto so izpisani prihodki in odhodki v določenem obdobju, ki ga izberemo pred obdelavo poročila.

V meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Bilance in poslovna poročila izberemo povezavo Izpis realizacije za obdobje po stroškovnih mestih in odpre se nam standardna maska za zagon poročila, kjer moramo vnesti vse potrebne kriterije za zagon. Maska izgleda takole:

  
Vnos kriterijev za izpis realizacije po stroškovnih mestih
  
  Slika 134: Vnos kriterijev za izpis realizacije po stroškovnih mestih

Kriteriji so sledeči:

Poslovno letoIzberemo poslovno leto za izpis.
Obdobje od: Obdobje do:Vpišemo datum obdobja od: do: za katerega bo izpisana realizacija.
Formula za izračun prihodkov:Vpišemo formulo s katero izračunamo prihodke. Več o tam kako zapišemo formule za izračun prometov najdete v poglavju o bilancah [8.1.6].
Formula za izračun odhodkov:Vpišemo formulo s katero izračunamo odhodke.
Den. valutaIzberemo v kateri valuti se naj prikažejo podatki.
Tip datoteke:Na koncu še izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati obrazec.

Ko smo vnesli vse potrebne kriterije kliknemo na gumb Zaženi za pripravo poročila.

Končano poročilo izgleda npr. takole:

  
Poročilo realizacije po stroškovnih mestih za določeno obdobje
  
  Slika 135: Poročilo realizacije po stroškovnih mestih za določeno obdobje

 

10.9. Knjiga izdanih računov

Poročilo uporabljamo za izdelavo knjige izdanih računov. Pred izdelavo knjige za DDV vnesemo kriterije izpisa.

  
Vnos kriterijev za izpis knjige izdanih računov
  
  Slika 136: Vnos kriterijev za izpis knjige izdanih računov

Knjigo izdanih računov lahko izpišemo na dva načina.

10.9.1 Izpis na podlagi obračuna DDV

Po zaključku obračuna DDV se avtomatsko knjižijo postavke za knjigo izdanih računov, ki jih ni možno več spreminjati. Program si natančno zapomni vsebino knjige izdanih računov za vsak obračun posebej in s tem zagotavlja, da lahko knjigo izdanih računov kadar koli ponovno izpišemo s popolnoma enako vsebino.

Za izpis knjige izdanih računov izberemo obračun DDV-ja na podlagi katerega naj se izpiše knjiga.

10.9.2 Evidenčni izpis knjige izdanih računov

Evidenčni izpis se vsakokrat na novo pripravi na podlagi trenutnega stanja podatkov t.j. na podlagi vnešenih dokumentov v trenutku, ko zaženemo pripravo izpisa. Evidenčni izpis knjige izdanih računov torej ni ponovljiv in kot tak lahko služi le za informativne namene, nikakor pa ne moremo na podlagi tega izpisa oddajati mesečnih obračunov DDV-ja.

10.9.3 Zagon poročila

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Str. mestoIzberemo omejitev izpisa za določeno stroškovno mesto. Stroškovno mesto običajno izberemo takrat, ko izračunavamo odbitni delež in potrebujemo ločen izpis knjige prejetih računov.
Obračun DDVPrivzeta izbira je izpis na podlagi zaključenega obračuna DDV. S klikom na dropDown.gif izberemo obodobje, za katero želimo izpis. Na voljo so nam vsa tista obdobja, za katera že imamo zaključen obračun DDV.
Obdobje od/doV primeru, da želimo evidenčni izpis brez izdelave obračuna, samo na podlagi izdanih oz. prejetih dokumentov, vnesemo datumsko obdobje, znotraj katerega želimo evidenčni izpis.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava izpisa.

  
Knjiga izdanih računov
  
  Slika 137: Knjiga izdanih računov

 

10.10. Knjiga izdanih računov za dobavo blaga

Da bi videli knjigo izdanih računov za dobavo blaga moramo pognati poročilo, to pa storimo tako, da v modulu Finance kliknemo na povezavo Poročila in pod rubriko DDV kliknemo na povezavo Knjiga izdanih računov za dobave blaga.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

  
Maska za zagon poročila o izdanih računih za dobavo blaga
  
  Slika 138: Maska za zagon poročila o izdanih računih za dobavo blaga

Str. mesto:S klikom na dropDown.gif lahko izberemo omejitev izpisa na določeno stroškovno mesto
Obračun DDV:S klikom na dropDown.gif izberemo za kateri obračun želimo poročilo
Tip datoteke:Na koncu še izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati poročilo

Kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon poročila zaključi.Ko se zagon zaključi se pokaže stran, ki jo prikazuje spodnja slika:

  
Poročilo se je končalo oz. zgeneriralo
  
  Slika 139: Poročilo se je končalo oz. zgeneriralo

Da bi videli poročilo moramo klikniti na ime datoteke, ki se je zgeneriralo(zgornja slika).

Končano poročilo izgleda takole:

  
Končano poročilo izdanih računov za dobavo blaga
  
  Slika 140: Končano poročilo izdanih računov za dobavo blaga

Sedaj lahko knjigo izdanih računov za dobavo blaga tudi natisnemo, z ukazom v orodni vrstici na vrhu programa v katerem smo izpisali knjigo.

 

10.11. Knjiga prejetih računov

Poročilo uporabljamo za izdelavo knjige prejetih računov. Pred izdelavo knjige za DDV vnesemo kriterije izpisa.

  
Vnos kriterijev za izpis knjige prejetih računov
  
  Slika 141: Vnos kriterijev za izpis knjige prejetih računov

Knjigo prejetih računov lahko izpišemo na dva načina.

10.11.1 Izpis na podlagi obračuna DDV

Po zaključku obračuna DDV se avtomatsko knjižijo postavke za knjigo prejetih računov, ki jih ni možno več spreminjati. Program si natančno zapomni vsebino knjige prejetih računov za vsak obračun posebej in s tem zagotavlja, da lahko knjigo prejetih računov kadar koli ponovno izpišemo s popolnoma enako vsebino.

Za izpis knjige prejetih računov izberemo obračun DDV-ja na podlagi katerega naj se izpiše knjiga.

10.11.2 Evidenčni izpis knjige prejetih računov

Evidenčni izpis se vsakokrat na novo pripravi na podlagi trenutnega stanja podatkov t.j. na podlagi vnešenih dokumentov v trenutku, ko zaženemo pripravo izpisa. Evidenčni izpis knjige prejetih računov torej ni ponovljiv in kot tak lahko služi le za informativne namene, nikakor pa ne moremo na podlagi tega izpisa oddajati mesečnih obračunov DDV-ja.

10.11.3 Zagon poročila

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Str. mestoIzberemo omejitev izpisa za določeno stroškovno mesto. Stroškovno mesto običajno izberemo takrat, ko izračunavamo odbitni delež in potrebujemo ločen izpis knjige prejetih računov.
Obračun DDVPrivzeta izbira je izpis na podlagi zaključenega obračuna DDV. S klikom na dropDown.gif izberemo obodobje, za katero želimo izpis. Na voljo so nam vsa tista obdobja, za katera že imamo zaključen obračun DDV.
Obdobje od/doV primeru, da želimo evidenčni izpis brez izdelave obračuna, samo na podlagi izdanih oz. prejetih dokumentov, vnesemo datumsko obdobje, znotraj katerega želimo evidenčni izpis.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava izpisa.

  
Knjiga prejetih računov
  
  Slika 142: Knjiga prejetih računov

 

10.12. Knjiga prejetih računov za pridobitev blaga

Da bi videli knjigo prejetih računov za pridobitev blaga moramo pognati poročilo, to pa storimo tako, da v modulu Finance kliknemo na povezavo Poročila in pod rubriko DDV kliknemo na povezavo Knjiga prejetih računov za pridobitve blaga.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

  
Maska za zagon poročila o prejetih računih za pridobitev blaga
  
  Slika 143: Maska za zagon poročila o prejetih računih za pridobitev blaga

Str. mesto:S klikom na dropDown.gif lahko izberemo omejitev izpisa na določeno stroškovno mesto
Obračun DDV:S klikom na dropDown.gif izberemo za kateri obračun želimo poročilo
Tip datoteke:Na koncu še izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati poročilo

Kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon poročila zaključi.Ko se zagon zaključi se pokaže stran, ki jo prikazuje spodnja slika:

  
Poročilo se je končalo oz. zgeneriralo
  
  Slika 144: Poročilo se je končalo oz. zgeneriralo

Da bi videli poročilo moramo klikniti na ime datoteke, ki se je zgeneriralo(zgornja slika).

Končano poročilo izgleda takole:

  
Končano poročilo izdanih računov za dobavo blaga
  
  Slika 145: Končano poročilo izdanih računov za dobavo blaga

Sedaj lahko knjigo prejetih računov za pridobitev blaga tudi natisnemo, z ukazom v orodni vrstici na vrhu programa v katerem smo izpisali knjigo.

 

10.13. Izpis obrazca E-UVOZ

Da bi videli izpis obrazca E-UVOZ moramo pognati poročilo, to pa storimo tako, da v modulu Finance kliknemo na povezavo Poročila in pod rubriko DDV kliknemo na povezavo Obrazec E-UVOZ.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

  
Maska za zagon izpisa obrazca E-UVOZ
  
  Slika 146: Maska za zagon izpisa obrazca E-UVOZ

Str. mesto:S klikom na dropDown.gif lahko izberemo omejitev izpisa na določeno stroškovno mesto
Obračun DDV:S klikom na dropDown.gif izberemo za kateri obračun želimo izpisati obrazec
Tip datoteke:Na koncu še izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati obrazec

Kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon obrazca zaključi.Ko se zagon zaključi se pokaže stran, ki jo prikazuje spodnja slika:

  
Obrazec se je končal oz. zgeneriral
  
  Slika 147: Obrazec se je končal oz. zgeneriral

Da bi videli obrazec moramo klikniti na ime datoteke, ki se je zgenerirala(zgornja slika).

Končan obrazec izgleda takole:

  
Končan obrazec E-UVOZ
  
  Slika 148: Končan obrazec E-UVOZ

Sedaj lahko obrazec E-UVOZ tudi natisnemo, z ukazom v orodni vrstici na vrhu programa v katerem smo izpisali obrazec.

 

10.14. Rekapitulacijsko poročilo

  
Rekapitulacijsko poročilo
  
  Slika 149: Rekapitulacijsko poročilo

 

10.15. Poročilo o dobavah po 76. členu

  
Poročilo o dobavah po 76. členu
  
  Slika 150: Poročilo o dobavah po 76. členu

 

10.16. Dnevnik knjiženja

Poročilo uporabljamo za izpis dnevnika knjiženja. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije izpisa dnevnika knjiženja.

  
Vnos kriterijev za izpis dnevnika knjiženja
  
  Slika 151: Vnos kriterijev za izpis dnevnika knjiženja

Poslovno letoIzberemo poslovno leto.
Temeljnica od/doVnesemo številko temeljnice oz. temeljnic, za katere želimo izpis dnevnika knjiženja.
Obdobje od/doVnesemo obdobje za katero želimo izpis dnevnika knjiženja. Pri izdelavi izpisa se bodo upoštevale vse knjižbe, ki imajo datum obdobja znotraj vnešenega obdobja.
Datum knjiženja od/doVnesemo obdobje, v katerem so bile knjižene temeljnice, za katere želimo izpis. Pri izdelavi izpisa se bodo upoštevale vse knjižbe, ki imajo datum obdobja znotraj vnešenega obdobja.
Stroškovno mestoIzberemo željeno stroškovno mesto, če želimo izpis omejiti samo na enega.
Temeljnice prikaži posamičnoOdznačimo opcijo, če ne želimo, da se izpiše dnevnik knjiženja za vsako temeljnico posebej.
Način izpisaIzberemo na kakšen način naj bodo sortirani podatki: sortirano po številki temeljnice ali sortirano po datumu poslovnega obdobja.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava za izpis dnevnika knjiženja po izbranih kriterijih.

  
Izpis dnevnika knjiženja
  
  Slika 152: Izpis dnevnika knjiženja

 

10.17. Izpis konto kartic

Poročilo uporabljamo bodisi za izpis posameznih kontnih kartic bodisi za letni ali drug masovni izpis vseh ali več kontnih kartic naenkrat. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije izpisa kontnih kartic.

  
Vnos kriterijev za izpis kontnih kartic
  
  Slika 153: Vnos kriterijev za izpis kontnih kartic

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Konto/-iVnesemo številke kontov za katere želimo izpis kontnih kartic. Konto lahko tudi izberemo s klikom na dropDown.gif. Če želimo izpis za več točno določenih kontov vpišemo številke tako, da jih ločimo z vejico npr. 1200,1210. Izpis vseh kartic za razred kontov naredimo tako, da vpišemo npr. 1*. Kriterije lahko tudi kombiniramo tako, da vpišemo 1200,16*,17*. Če želimo izpis kartic za vse konte, potem vpišemo 0*-9*.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto, če želimo izpis omejiti samo na željeno stroškovno mesto.
Izpiši konte brez prometaObkljukamo, če želimo, da se konti izpišejo brez prometa.
Obdobje od/doVnesemo obdobje za katero želimo izpis kontnih kartic. Npr. od 1.1.2003 do 31.12.2003
Den. valutaIzberemo željeno denarno valuto, v kateri želimo prikazati podatke.
Za partnerjaIzberemo partnerja, če želimo izpis omejiti samo na določenega partnerja.
Izpiši ležeče z dodatnimi podatkiObkljukamo, če želimo, da se dodatni podatki izpišejo ležeče.
Sortiraj po zapiranju postavk (terjatev in plačilo sta na izpisu skupaj)Obkljukamo, če želimo izpis sortirati po zapiranju postavk.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava za izpis konto kartice po izbranih kriterijih.

  
Izpis kontne kartice
  
  Slika 154: Izpis kontne kartice

 

10.18. Izpis kontnih kartic za kontrolo knjiženja DDV

Poročilo uporabljamo bodisi za izpis posameznih konto kartic bodisi za letni ali drugi masovni izpis vseh ali več kontnih kartic za kontrolo knjiženja DDV hkrati. Pred izdelavo poročila vnesemo kriterije izpisa kontnih kartic.

  
Vnos kriterijev za izpis kontnih kartic za kontrolo knjiženja DDV
  
  Slika 155: Vnos kriterijev za izpis kontnih kartic za kontrolo knjiženja DDV

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Konto/-iVnesemo številke kontov za katere želimo izpis kontnih kartic. Konto lahko tudi izberemo s klikom na dropDown.gif. Če želimo izpis za več točno določenih kontov vpišemo številke tako, da jih ločimo z vejico npr. 260001,260004. Izpis vseh kartic za razred kontov naredimo tako, da vpišemo npr. 2*. Kriterije lahko tudi kombiniramo tako, da vpišemo 26002,26*,2*. Če želimo izpis kartic za vse konte, potem vpišemo 0*-9*.
StatusIzbiramo lahko izpis za le odprte, le zaprte postavke ali odprte in zaprte hkrati.
Obračuni DDVIzbiramo med zaključenimi obračuni DDV.
Jezikovna variantaIzberemo jezik za izpis poročila.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi zaženemo izpis konto kartice za kontrolo DDV po izbranih kriterijih.

  
Izpis kontne kartice za kontrolo knjiženja DDV
  
  Slika 156: Izpis kontne kartice za kontrolo knjiženja DDV

V kolikor želimo odprte knjižbe obračuna ddv zapreti s knjižbami po računih lahko to storimo tudi z avtomatskim zapiranjem odprtih postavk obračuna DDV.

 

10.19. Izpis saldakonto kartic

Poročilo uporabljamo bodisi za izpis posameznih saldakonto kartic bodisi za letni ali drug masovni izpis vseh ali več saldakonto kartic naenkrat. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije izpisa saldakonto kartic.

  
Vnos kriterijev za izpis saldakonto kartic
  
  Slika 157: Vnos kriterijev za izpis saldakonto kartic

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Konto/-iVnesemo številke kontov za katere želimo izpis saldakonto kartic. Konto lahko tudi izberemo s klikom na dropDown.gif. Če želimo izpis za več točno določenih kontov vpišemo številke tako, da jih ločimo z vejico npr. 1200,1210. Izpis vseh kartic za razred kontov naredimo tako, da vpišemo npr. 1*. Kriterije lahko tudi kombiniramo tako, da vpišemo 1200,16*,17*. Če želimo izpis kartic za vse saldokonte izberemo vsi saldakonti
Izpiši konte brez prometaObkljukamo, če želimo, da se konti izpišejo brez prometa.
Obdobje od/doVnesemo obdobje za katero želimo izpis kontnih kartic. Npr. od 1.1.2003 do 31.12.2003
StatusIzberemo status, če želimo omejiti izpis na ta status.
Den. valutaIzberemo željeno denarno valuto, v kateri želimo prikazati podatke.
Za partnerjaIzberemo partnerja, če želimo izpis omejiti samo na določenega partnerja.
Izpiši ležeče z dodatnimi podatkiObkljukamo, če želimo, da se dodatni podatki izpišejo ležeče.
Sortiraj po zapiranju postavk (terjatev in plačilo sta na izpisu skupaj)Obkljukamo, če želimo izpis sortirati po zapiranju postavk.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava poročila za izpis saldakonto kartice po izbranih kriterijih.

  
Izpis saldakonto kartice
  
  Slika 158: Izpis saldakonto kartice

 

10.20. Izpis dnevnika sprememb v glavni knjigi

S poročilom Dnevnik sprememb v glavni knjigi lahko izpišemo knjižbe za določeno obdobje, ki so bile vnešene ali spremenjene v določenem obdobju. S poročilom lahko npr. ugotovimo katere knjižbe za preteklo poslovno leto 2004 so bile vnešene ali spremenjene po 1.1.2005. Izpis spremenjenih knjižb lahko omejimo po uporabnikih in obdobjih. Izpis je koristen za ugotavljanje napak pri knjiženju in izdelavi zaključnega računa.

Poročilo najdemo v meniju |Finance |Poročila pod rubriko Knjiženja.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

  
Maska za zagon dnevnika sprememb v glavni knjigi
  
  Slika 159: Maska za zagon dnevnika sprememb v glavni knjigi

Obdobje od: do:Vpišemo obdobje oz. poslovno leto za katerega želimo izpis knjižb.
Knjižbe spremenjene od dne: do dne:Vpišemo datum od kdaj do kdaj so bile narejene spremembe v glavni knjigi za zgoraj določeno obdobje.
Uporabnik:S klikom na dropDown.gif izberemo uporabnika, ki je naredil spremembe v glavni knjigi. Če pustimo prazno, se izpišejo spremembe vseh uporabnikov.
Tip datoteke:Izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati obrazec.

Ko smo izpolnili vse potrebne kriterije za zagon dnevnika, kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon dnevnika zaključi.

Končan dnevnik izgleda takole:

  
Dnevnik sprememb v glavni knjigi
  
  Slika 160: Dnevnik sprememb v glavni knjigi

 

10.21. Statistika števila knjižb po mesecih in strankah

  
Statistika števila knjižb po mesecih in strankah
  
  Slika 161: Statistika števila knjižb po mesecih in strankah

 

10.22. Tiskanje IOP obrazcev

V IOP obrazcu so izpisane vse odprte postavke za določen konto, do datuma, ki ga vnesemo v pripravi izpisa.

Obrazec IOP najdemo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Terjatve in obveznosti, kjer imamo na voljo poročila: Tiskanje IOP obrazcev, Tiskanje IOP obrazcev (prometi podrobno) in Tiskanje IOP obrazcev (prometi podrobno v več valut). V tem meniju izpišemo IOP obrazec za vse poslovne partnerje, ki imajo odprte postavke. Obrazec pa lahko izpišemo za določenega posameznega partnerja v modulu Saldakonto kartice [6.1].

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

  
Maska za zagon obrazca IOP
  
  Slika 162: Maska za zagon obrazca IOP

Poslovno letoIzberemo poslovno leto.
Konto:S klikom na dropDown.gif izberemo omejitev izpisa na določen konto. Vnos podatka je obvezen.
Datum otvoritveVnesemo željeni datum otvoritve.
Poročilo za datumIzberemo za kateri dan bomo izpisali IOP obrazec.
Izpis zaIzberemo za koga se izpisuje obrazev (za vse partnerje, samo za določenega, ki ga izberemo, za dobavitelje na izbranem stroškovnem mestu in za kupce na izbranem stroškovnem mestu)
Prikaži partnerje s saldom 0Če želimo tudi izpis partnerjev s saldom 0 obkljukamo.
Prikaži odprte postavke z zneskom večjim odče želimo prikaz odprtih postavk z zneskom večjim od vnešenega vnesemo vrednost.
Način izpisaIzberemo na kakšen način bomo izpisali odprte postavke: samo izpis salda oz. odprtega zneska po dokumentih ali podroben izpis seznama odprtih knjižb na saldakontih.
Jezikovna variantaIzberemo jezik izpisa.
Tip datoteke:Na koncu še izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati obrazec.

Ko smo izpolnili vse potrebne kriterije za zagon obrazca, kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon obrazca zaključi.

Končan obrazec izgleda takole:

  
Končan obrazec IOP
  
  Slika 163: Končan obrazec IOP

Za izgled IOP obrazca lahko uporabimo tudi kakšno lastno predlogo. Kako naredimo to, si lahko preberete v poglavju nastavitve oblike izpisa izdanih dokumentov.

 

10.23. Tiskanje opominov

Opomine lahko izpišemo v meniju |Finance |Poročila pod rubriko Popisi in izterjava za vse partnerje, ki še niso poravnali zapadlih obveznosti do datuma, ki ga vpišemo pri pripravi poročila. V modulu Saldakonto kartice [6.1], pa lahko izpišemo opomin za določenega posameznega partnerja.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

  
Maska za zagon opomina
  
  Slika 164: Maska za zagon opomina

Poslovno letoIzberemo poslovno leto.
Konto:S klikom na dropDown.gif izberemo omejitev izpisa na določen konto. Vnos podatka je obvezen.
Datum otvoritveVnesemo željeni datum otvoritve.
Poročilo za datumIzberemo za kateri dan bomo izpisali IOP obrazec.
Izpis zaIzberemo za koga se izpisuje obrazev (za vse partnerje, samo za določenega, ki ga izberemo, za dobavitelje na izbranem stroškovnem mestu in za kupce na izbranem stroškovnem mestu)
Prikaži partnerje s saldom 0Če želimo tudi izpis partnerjev s saldom 0 obkljukamo.
Prikaži odprte postavke z zneskom večjim odče želimo prikaz odprtih postavk z zneskom večjim od vnešenega vnesemo vrednost.
Način izpisaIzberemo na kakšen način bomo izpisali odprte postavke: samo izpis salda oz. odprtega zneska po dokumentih ali podroben izpis seznama odprtih knjižb na saldakontih.
Vrsta dokumentaIzberemo za kateri opomin gre.
Jezikovna variantaIzberemo jezik izpisa.
Tip datoteke:Na koncu še izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati obrazec.

Ko smo izpolnili vse potrebne kriterije za zagon obrazca, kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon obrazca zaključi.

Končan obrazec izgleda takole:

  
Končan opomin
  
  Slika 165: Končan opomin

Za izgled obrazca oz. opomina lahko uporabimo tudi kakšno lastno predlogo. Kako naredimo to, si lahko preberete v poglavju nastavitve oblike izpisa izdanih dokumentov.

 

10.24. Promet partnerja po kontih za obdobje

Poročilo prikaže skupni znesek knjiženega prometa za določenega partnerja po kontih za določeno časovno obdobje.

  
Vnos parametrov pred zagonom poročila
  
  Slika 166: Vnos parametrov pred zagonom poročila

Pred izdelavo poročila vnesemo naslednje parametre, ki vplivajo na vsebino poročila:

Poslovno letoIzberemo poslovno leto.
PartnerIzberemo partnerja za katerega izdelujemo poročilo.
Konto/-iVnesemo številke kontov za katere želimo pregled prometa. Konto lahko tudi izberemo s klikom na dropDown.gif. Če želimo izpis za več točno določenih kontov vpišemo številke tako, da jih ločimo z vejico npr. 1200,1210. Izpis vseh prometov za določen razred kontov naredimo tako, da vpišemo npr. 4*. Kriterije lahko tudi kombiniramo tako, da vpišemo 1200,16*,17*. Če želimo izpis prometov za vse konte, potem vpišemo 0*-9*.
 Izpiši konte brez prometa Označimo, če želimo, da se izrecno izpišejo tudi vsi tisti konti na katerih ni bilo prometa.
Obdobje od/doVnesemo obdobje za katero želimo izpis prometa. Npr. od 1.1.2003 do 31.12.2003
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto, če želimo izpis omejiti na željeno stroškovno mesto.
Den. valutaIzberemo denarno valuto, v kateri se naj prikažejo podatki.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se izdela izpis v skladu z izbranimi parametri.

  
Izgled poročila
  
  Slika 167: Izgled poročila

 

10.25. Prometi in rezultat po stroškovnih mestih za obdobje

  
Prometi in rezultat po stroškovnih mestih za obdobje
  
  Slika 168: Prometi in rezultat po stroškovnih mestih za obdobje

 

10.26. Izpis registra osnovnih sredstev

Poročilo je namenjeno izpisu registra osnovnih sredstev, ki ga imate vnešenega v programu.

Poročilo lahko izpišete tako, da preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo v razdelkuOsnovna sredstva izberete povezavo Register osnovnih sredstev kar je lepo prikazano na spodnji sliki:

  
Izberete povezavo za izpis registra osnovnih sredstev
  
  Slika 169: Izberete povezavo za izpis registra osnovnih sredstev

Po kliku na to povezavo, se vam odpre maska za zagon poročila:

  
Vnos podatkov za zagon poročila
  
  Slika 170: Vnos podatkov za zagon poročila

Aktivacija od dne: do dne:Vpišemo datum, kdaj smo OS aktivirali. Vnos podatka je obvezen.
Datum nabave: do dne:Vpišemo datum, kdaj smo OS nabavili. Vnos podatka je obvezen.
StatusV padajočem meniju izberemo status OS.
Konto nabave - debetV padajočem meniju izberemo konto nabave.
Amortizacijska skupinaV padajočem meniju izberemo za katero amortizacijsko skupino želimo izpisati OS.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto, če želimo izpis omejiti na željeno stroškovno mesto.
Osnovna sredstva, ki povečujejo vrednost se izpišejoObkljukamo, če želimo, da se osnovna sredstva, ki povečujejo prednost izpišejo.
Dodatni podatki na izpisu registra OSOznačimo na kakšen način želimo izpisati poročilo.
Tip datotekeIzberemo poljuben tip datoteke v katerem se bo poročilo odprlo.

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Izbiramo lahko med tremi načini izpisa in sicer:

  
Register OS
  
  Slika 171: Register OS

  
Register OS grupiran po amortizacijskih skupinah
  
  Slika 172: Register OS grupiran po amortizacijskih skupinah

  
Register Os grupiran po kontu nabave
  
  Slika 173: Register Os grupiran po kontu nabave

 

10.27. Obračunana amortizacija osnovnih sredstev po inventarni številki

Pred izpisom poročila morate narediti obračun amortizacije

Poročilo je dostopno preko menija |Finance |Poročila kjer v razdelku Osnovna sredstva klinete na povezavo Obračunana amortizacija osnovnih sredstev po inventarni številki tako kot to prikazuje spodnja slika:

  
kliknete na povezavo za vnos podatkov pomembnih za zagon poročila
  
  Slika 174: kliknete na povezavo za vnos podatkov pomembnih za zagon poročila

Po kliku na povezavo se nam odpre maska za vnos podatkov, na podlagi katerih se bo kreiralo poročilo:

  
Vnesete podatke za zagon poročila
  
  Slika 175: Vnesete podatke za zagon poročila

Obdobje od: do:Vnesemo obdobje za katerega želimo izpisati obračunano amortizacijo osnovnih sredstev. Vnos podatka je obvezen.
StatusIzberemo status OS
Stroškovno mestoIzberemo STM za osnovna sredstva katerih obračunano amortizacijo želimo izpisati. V primeru, da pustimo polje prazno, se bo izpisala obračunana amortizacija za vsa OS glede na ostale kriterije.
Amortizacijska skupinaIzberemo amortizacijsko skupino za katero želimo omejiti izpis.
Tip datotekeIzberemo v kakšnem formatu datoteke se bo poročilo odprlo.

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Poročilo izgleda takole:

  
Obračunana amortizacija OS po inventarni številki
  
  Slika 176: Obračunana amortizacija OS po inventarni številki

 

10.28. Osnovna sredstva - inventurni list

Poročilo lahko izpišete preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Osnovna sredstva kjer v razdelku izberemo povezavo inventurni list, kot to prikazuje spodnja slika:

  
Izberete povezavo za izpis poročila
  
  Slika 177: Izberete povezavo za izpis poročila

Po kliku na povezavo, se vam odpre maska za vnos podatkov potrebnih za obdelavo poročila:

  
Vnesete podatke za zagon poročila
  
  Slika 178: Vnesete podatke za zagon poročila

Datum popisaVnesemo datum popisa. V primeru, da datuma ne vnesemo, se avtomatsko privzame trenutni datum.
Vrsta inventarja Osnovno sredstvo ali drobni inventar
NahajališčeV primeru, da želimo izpisati inventurni list za določeno nahajališče, to nahajališče tudi vnesemo. V nasprotnem primeru, se bo inventurni list izpisal za vsa nahajališča.
Stroškovno mestoVnesemo za katero stroškovno mesto želimo izpisati inventurni list. V primeru, da pustimo polje prazno, se bo izpisal inventurni list za vsa STM.
Način izpisaIzberemo na kakšne način želimo izpisati inventurni list. Načini so opisani spodaj.
Dodatni podatki na izpisu registra OS Dodatno lahko izpišemo bodisi dobavitelje, nabavne vrednosti itd.
Tip datotekeIzberemo v katerem formatu datoteke se bo odprl izpis.

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Inventurni list lahko izpišemo na tri načine:

  
Inventurni list sortiran po inventarni številki
  
  Slika 179: Inventurni list sortiran po inventarni številki

  
Inventurni list grupiran po nahajališču
  
  Slika 180: Inventurni list grupiran po nahajališču

  
Inventurni list grupiran po STM
  
  Slika 181: Inventurni list grupiran po STM

 

10.29. Statistika finančnih računov - izvoz datoteke XML za AJPES

Poročilo je namenjeno izdelavi datoteke v formatu XML za prenos na stran Ajpes [https://www.ajpes.si/Statistike/Statistika_financnih_racunov/Splosno]. Predpogoj za avtomatsko izdelavo poročila za Statistiko finančnih računov je, da ima podjetje pravilno nastavljen kontni načrt [1.2], kjer je za vse relevantne konte določen finančni instrument in v kolikor je potrebno tudi nasprotni sektor v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt v skladu z napotki s spletne strani Banke Slovenije [https://bankaslovenije.blob.core.windows.net/uploaded/legacy-files/Podrobna_vsebinska_navodila.pdf].

Razredi, kateri se zajamejo v omenjeno poročilo so: 0, 1, 2 in 9.

Če SFR sektor na kontu ni nastavljen potem poskuša program preko podatkov o partnerju pridobiti SFR sektor iz registra BSI po davčni številki (za domače partnerje) oz. se vzame fiksni sektor za tuje partnerje. Za partnerje iz EU se nastavi sektor S.2111, za partnerje v območju EMU se nastavi sektor S.2112 in za vse otale izven EU sektor S.22. Če program iz registra BSI ne uspe pridobiti podatkov, se dodatno preveri še ali je partner fizična oseba in se v tem primeru nastavi sektor: S.14. Če pa gre za pravno osebo pa se vzame sektor: S.11 (domača nefinančna družba)

Po nastavitvi si zaženemo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Poročanje za državne inštitucije poročilo z nazivom: Statistika finančnih računov - izdelava datoteke za AJPES. Na poročilu nastavimo datum od/do za izpis prometov na kontih, ki imajo določen SFR instrument in/ali sektor in so v razredu 0, 1, 2 ali 9 v obdobju:

  
Zagon poročila
  
  Slika 182: Zagon poročila

Po zagonu poročila po program zbral vse podatke ter izdelal datoteko XML za prenos v program na spletni strani Ajpes [https://www.ajpes.si/Statistike/Statistika_financnih_racunov/Splosno]. Po zaključku obdelave se nam prikaže sledeče okno:

  
Datoteko XML shranimo lokalno na računalnik
  
  Slika 183: Datoteko XML shranimo lokalno na računalnik

S klikom na povezavo porocilo.xml shranimo datoteko na disk. Nato se prijavimo v program na spletni strani Ajpes [https://www.ajpes.si/Statistike/Statistika_financnih_racunov/Splosno]. Po prijavi v program izberemo oddajo in Statistiko finančnih računov:

  
Statistika finančnih računov na Ajpes
  
  Slika 184: Statistika finančnih računov na Ajpes

Vstopimo v aplikacijo in se odpre novo okno kjer najdemo uvoz XML datoteke.

Ko datoteko uvozimo jo bo program AJPES preveril, po potrebi lahko sedaj podatke tudi spreminjamo ter nato zaključimo oddajo s potrditvijo oddanega poročila.

 

10.30. Izpis bruto bilance - samo sredstva in obveznosti

Poročilo uporabljamo za izpis analitične bruto bilance samo s podatki iz knjižb sredstev in obveznosti.

Za pravilen izpis je treba na kontih najprej nastaviti ustrezno bilančno kategorijo, kot kaže slika spodaj!

  
Na kontu nastavimo ustrezno bilančno kategorijo
  
  Slika 185: Na kontu nastavimo ustrezno bilančno kategorijo

Ko smo konte ustrezno opremili s podatkom o bilančni kategoriji lahko poženemo poročilo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Bilance in poslovna poročila

Pri zagonu izpisa poročila izberemo ustrezne kriterije:

Poslovno letoIzberemo poslovno leto.
Obdobje od/doVnesemo obdobje za katero želimo izpis tega poročila. Pri izdelavi izpisa se bodo upoštevale vse knjižbe na kontih z bilančno kategorijo sredstva - aktiva in obveznosti - pasiva, ki imajo datum obdobja znotraj vnešenega obdobja.
Str.mestoIzberemo stroškovno mesto za katero želimo bruto bilanco.
Den. valutaIzberemo denarno valuto v kateri želimo izpis.
Zaokroževanje zneskovIzberemo ali želimo prikaz zneskov brez zaokroževanja, brez stotinov ali v tisočih
Jezikovna variantaV padajočem meniju izberemo v katerem jeziku želimo izpisati poročilo.
Postavitev tiskanjaIzberemo pokončno ali ležečo postavitev izpisa poročila.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične izdelava izpisa analitične bruto bilance samo s podatki iz knjižb na kontih, ki imajo nastavljeno bilančno kategorijo Sredstva - aktiva in Obveznosti - pasiva.

  
...
  
  Slika 186: ...
  
...
  
  Slika 187: ...
  
Izpis analitične bruto bilance samo s knjižbami sredstev in obveznosti
  
  Slika 188: Izpis analitične bruto bilance samo s knjižbami sredstev in obveznosti

Za izdelavo drugih bilančnih izpisov (Izkaz poslovnega izida, Bilanca stanja, glej poglavje Bilančna poročila [8].

 

10.31. Izpis bruto bilance - samo prihodki in odhodki

Poročilo uporabljamo za izpis analitične bruto bilance samo s podatki iz knjižb prihodkov in odhodkov.

Za pravilen izpis je treba na kontih najprej nastaviti ustrezno bilančno kategorijo, kot kaže slika spodaj!

  
Na kontu nastavimo ustrezno bilančno kategorijo
  
  Slika 189: Na kontu nastavimo ustrezno bilančno kategorijo

Ko smo konte ustrezno opremili s podatkom o bilančni kategoriji lahko poženemo poročilo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Bilance in poslovna poročila

Pri zagonu izpisa poročila izberemo ustrezne kriterije:

Poslovno letoIzberemo poslovno leto.
Obdobje od/doVnesemo obdobje za katero želimo izpis tega poročila. Pri izdelavi izpisa se bodo upoštevale vse knjižbe na kontih z bilančno kategorijo Prihodki in Odhodki, ki imajo datum obdobja znotraj vnešenega obdobja.
Str.mestoIzberemo stroškovno mesto za katero želimo bruto bilanco.
Den. valutaIzberemo denarno valuto v kateri želimo izpis.
Zaokroževanje zneskovIzberemo ali želimo prikaz zneskov brez zaokroževanja, brez stotinov ali v tisočih
Jezikovna variantaV padajočem meniju izberemo v katerem jeziku želimo izpisati poročilo.
Postavitev tiskanjaIzberemo pokončno ali ležečo postavitev izpisa poročila.
Tip datotekeIzberemo format dokumenta v katerem želimo izpis (MS Word, Adobe PDF ali OpenOffice).

S klikom na gumb Zaženi se prične izdelava izpisa analitične bruto bilance samo s podatki iz knjižb na kontih, ki imajo nastavljeno bilančno kategorijo Prihodki in Odhodki.

  
...
  
  Slika 190: ...
  
...
  
  Slika 191: ...
  
Izpis analitične bruto bilance samo s knjižbami prihodkov in odhodkov
  
  Slika 192: Izpis analitične bruto bilance samo s knjižbami prihodkov in odhodkov

Za izdelavo drugih bilančnih izpisov (Izkaz poslovnega izida, Bilanca stanja, glej poglavje Bilančna poročila [8].

 

10.32. Izvoz podatkov

 

10.32.1. Izvoz podatkov poslovnega leta za namene arhiviranja

Za potrebe lokalnega arhiviranja podatkov lahko izvozimo vse podatke, ki smo jih vnesli v program za posamezno poslovno leto. Podatki se pripravijo samo za zaključeno poslovno leto. Program pripravi arhiv podatkov tudi za organizacije, ki so izločene iz uporabe.

Arhiviranje podatkov omogoča pripravo podatkov podjetja za pregled izven programa in vsebuje izvleček ključnih izpisov in drugih oblik podatkov.

Arhivirane podatke lahko prenesemo na svoj računalnik (in sami skrbimo za varno hrambo). Izvoz podatkov je na voljo v obliki poročila v meniju |Poročanje |Računovodstvo |Izvoz podatkov poslovnega leta za namene arhiviranja. Izvozimo lahko naslednje podatke:

Program pri arhiviranju prodajnih dokumentov v primeru, ko imamo v izbranem poslovnem letu več, kot 50.000 dokumentov izbranega tipa (izdani računi, dobropisi, itd.) izvozi in arhivira podatke le v datoteki XML brez vizualizacije v PDF obliki. PDF se izvozi v takem primeru le za tiste dokumente, kjer je dokument predhodno že bil shranjen v PDF obliki tudi v bazo (npr. dokument smo poslali po e-pošti in je na dokumentu priponka v formatu PDF tudi shranjena)!

Pred izvozom podatkov lahko tako izberemo poslovno leto za katero želimo izvoziti podatke, v kakšni jezikovni varianti želimo izvoz in označimo katere podatke oz. dokumente želimo izvoziti. Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi, kot prikazuje slika:

  
Izberemo katere podatke oz. dokumente želimo izvoziti iz programa v lokalni arhiv
  
  Slika 193: Izberemo katere podatke oz. dokumente želimo izvoziti iz programa v lokalni arhiv

Program bo po zaključeni obdelavi pripravil datoteko s povzetkom izvoženih podatkov in datoteko z arhiviranimi podatki, ki jo lahko snamemo s strežnika, kot kaže slika:

  
Program pripravi povzetek končane obdelave in pa datoteko z arhiviranimi podatki
  
  Slika 194: Program pripravi povzetek končane obdelave in pa datoteko z arhiviranimi podatki

Izvoz podatkov poslovnega leta za namene arhiviranja je na voljo tudi neposredno v šifrantu poslovnih let v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Poslovna leta s klikom na ikono, kot prikazuje slika:

  

V kolikor datoteke z arhiviranimi podatki ne prevzamemo s strežnika takoj, nas bo datoteka čakala na strežniku in jo lahko prevzamemo kadarkoli preko menija |Finance |Šifranti in nastavitve |Poslovna leta s klikom na ikono, kot kaže slika:

Odpre se nam nova stran na kateri bodo prikazane datoteke vseh končanih obdelav za izbrano poslovno leto, hkrati pa program na tej isti strani omogoča tudi zagon obdelave za pripravo novega arhiva s klikom na gumb Izdelaj novi arhiv podatkov

  
Kreiran arhiv podatkov lahko kadarkoli prevzamemo v šifrantu poslovnih let
  
  Slika 196: Kreiran arhiv podatkov lahko kadarkoli prevzamemo v šifrantu poslovnih let

 

11. Obdelave in obračuni

 

11.1. Avtomatsko zapiranje odprtih postavk

Obdelavo uporabljamo za avtomatsko zapiranje odprtih računov in drugih terjatev ter obveznosti na saldakontih. Obdelava primerja odprte postavke na saldakontih in poišče medsebojna ujemanja računov in plačil. Knjižbe za katere ugotovi, da se medsebojno pokrivajo označi, kot zaprte. Istočasno pa označi, kot zaprte tudi vse ostale dokumente, ki se navezujejo na knjižbe (računi, prejeti računi, ...).

Preden zaženemo obdelavo lahko nastavimo določene parametre.

  
Vnos parametrov za avtomatsko zapiranje postavk
  
  Slika 197: Vnos parametrov za avtomatsko zapiranje postavk

V vnosna polja za parametre avtomatskega zapiranja vnesemo naslednje vrednosti:

KontoVpišemo ali izberemo dropDown.gif saldakonto na katerem želimo zapirati odprte postavke.
PartnerDoločimo partnerja za katerega želimo zapirati odprte postavke. Če ne določimo partnerja se bodo zapirale knjižbe za vse partneje (posamično po partnerjih, če je v kontnem načrtu določena analitika po partnerjih).
 Zapri odprte postavke z več delnimi plačili Če označimo to možnost, bo program zapiral odprte postavke tudi v primeru obročnega plačila, kjer se znesek več odprtih plačil ujema z določeno knjižbo terjatve oz. obveznosti.
 Zapri odprte postavke z enakim zneskom za plačilo Če označimo to možnost, bo program zapiral odprte postavke z enakim zneskom za plačilo.
 Zapri vse preostale odprte postavke, če je končni saldo nič Če označimo to možnost, bo program v primeru, da je končni saldo določenega partnerja enak nič avtomatsko zaprl vse preostale odprte postavke tega partnerja.
 Zapiranje deviznih saldakontov po zneskih v tuji valuti in avtomatsko knjiženje tečajnih razlik Zapiranje se izvrši samo, če je saldo v tuji valuti enak 0,00. Tečajne razlike se bodo poknjižile na novo temeljnico.
 Zapiranje stotinskih izravnav Zapri v primeru, ko saldo odprtih postavk ne presega vnešene vrednosti.

S klikom na gumb Zaženi se prične avtomatsko zapiranje odprtih postavk.

Ko se obdelava končna bo program pod končana poročila shranil seznam vseh med obdelavo zaprtih knjižb.

Morebitne postavke, ki so še ostale odprte po obdelavi lahko nato ročno zapiramo [6.1].

 

11.2. Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto

V primeru, da želimo prenesti knjižbe z enega konta na drugi konto, lahko to storimo tako, da v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo |Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto izberemo možnost Prenos knjižb iz enega na drugi konto.

Po kliku na to opcijo, se nam odpre naslednja maska:

  
Prenos knjižb s trenutnega na ciljni konto
  
  Slika 198: Prenos knjižb s trenutnega na ciljni konto

Poslovno leto Izberemo poslovno leto za katerega želimo prenos
Obdobje od:Omejimo izbor knjižb, ki jih želimo prenesti na drugi konto.
Obdobje do:Omejimo izbor knjižb, ki jih želimo prenesti na drugi konto.
Tip temeljniceSpustni seznam, kjer izberemo tip na način kot povsod v programu (npr. ostalo, roč. zap. odprtih postavk, tečajne razlike...)
Spremeni samo odprte temeljnice Obkljukamo v kolikor želimo le spremembo pri odprtih (status odprta/zaprta temeljnica vidimo na sami temeljnici)
Trenutni kontoV padajočem meniju s klikom na dropDown.gif izberemo trenutni konto s katerega želimo prenesti knjižbe na drugi konto. Vnos podatka je obvezen.
Ciljni kontoV padajočem meniju s klikom na dropDown.gif izberemo ciljni konto, na katerega bomo prenesli knjižbe. Vnos podatka je obvezen.

Program omogoča prenos knjižb iz poljubnega konta na poljubni konto oz. iz poljubnega saldokonta na poljubni saldokonto, ne pa tudi križanja med konti in saldokonti.

Z gumbom Dodajanje nove vrstice lahko dodamo znotraj istih kriterijev nove postavke za trenutni in ciljni konto (zajamemo več knjižb hkrati).

Obdelavo zaženemo s klikom na gumb Zaženi

 

11.3. Pregled in kontrola zapiranja odprtih postavk

Velikokrat se zgodi, da pri knjiženju plačil zapremo napačne vezne dokumente oz. knjižbe. Za takšne primere program omogoča ponovno odpiranje napačno zaprtih knjižb, ki je na voljo tako v meniju |Finance |Saldakonto kartice, kot tudi v meniju |Finance |Konto kartice.

Odpiranje zaprtih postavk v saldakonto karticah:

Kot prikazuje spodnja slika, je potrebno najprej izbrati partnerja in konto, za katerega želimo pregledati in ponovno odpreti narobe zaprte postavke. Nato kliknemo na gumb Več, kjer izberemo "Pregled in kontrola zaprtih postavk po dokumentih":

  
Gumb za pregled in kontrolo zaprtih postavk v saldakonto kartici
  
  Slika 199: Gumb za pregled in kontrolo zaprtih postavk v saldakonto kartici

Nato lahko po datumih preverimo napačno zaprte postavke in jih ponovno odpremo s klikom na "Povrni postavke nazaj v odprto stanje":

  
Gumb za povrnitev postavk v odprto stanje v saldakonto kartici
  
  Slika 200: Gumb za povrnitev postavk v odprto stanje v saldakonto kartici

V kolikor imamo za določenega partnerja vse postavke že zaprte nam program seveda teh knjižb ne bo prikazal v saldakonto karticah. Zato lahko takšno kontrolo in ponovno odpiranje narobe zaprtih knjižb izvedemo tudi neposredno v konto karticah.

Odpiranje zaprtih postavk v konto karticah:

Izberemo partnerja, konto in kliknemo na gumb Več, kot prikazuje spodnja slika:

  
Gumb za pregled in kontrolo zaprtih postavk na konto kartici
  
  Slika 201: Gumb za pregled in kontrolo zaprtih postavk na konto kartici

Nato odpremo napačno zaprte postavke s klikom na gumb "Povrni postavke nazaj v odprto stanje":

  
Gumb za povrnitev postavk v odprto stanje na konto kartici
  
  Slika 202: Gumb za povrnitev postavk v odprto stanje na konto kartici

Program v tem pregledu prikaže tudi zaprte postavke, ki smo jih v saldakonto karticah zapirali s funkcijo delnega zapiranja postavk kar je razvidno iz opisa tabele, kot kaže slika:

  

 

12. Popravki in kontrole podatkov

Poglavje opisuje paketne obdelave in poročila s katerimi lahko izvajamo masovne kontrole in/ali popravke vnešenih podatkov (preštevilčenja dokumentov,masovno preverjanje z logičnimi kontrolami po dokumentih,...).

Obdelave opisane v tem poglavju so dostopne samo uporabnikom s privilegijem Finance: popravki podatkov.

 

12.1. Kontrola knjiženja izdanih računov in dobropisov

Poročilo je uporabno za odkrivanje napak pri knjiženju na konte terjatev za izdane račune in dobropisa (120, 121). Posebej je uporabno v primeru migracij podatkov in kontrole ročnega knjiženja.

Med obdelavo računalnik preveri ali bi rezultat avtomatskega knjiženja bil enak obstoječemu stanja. V primeru, da rezultat ni enak bo to izpisal v rezultatu poročila.

Prav tako bo program vse debetne knjižbe sortiral po izdanih računih in na koncu poročila izpisal morebitne odvečne knjižbe, ki ne pripadajo nobenemu izdanemu računu.

Na ta način lahko hitro najdete nepravilno knjižene postavke na kontih terjatev.

 

12.2. Kontrola usklajenosti temeljnic

Obdelava preveri usklajenost vseh temeljnic. Pri tem preverja:

Rezultat kontrole je poročilo v katerem so naštete vse neusklajene temeljnice z opisom napake.

 

12.3. Kontrola zapiranja postavk

Obdelava kontrolira zapiranja postavk. Za vsako opravljeno zapiranje preveri sešteveh zaprtih postavk. Če seštevek zaprtih postavk ni enak nič, potem se vse postavke ponovno odprejo.

Rezultat obdelave je poročilo s seznamom vseh ponovno odprtih zapiranj postavk.

 

12.4. Preštevilčenje potnih nalogov

Če v določenem obdobju pomotoma izdate potne naloge v napačnem časovnem zaporedju, lahko s to funkcijo programa vse izdane potne naloge preštevilčite in ponovno uredite v pravilnem časovnem zaporedju z naraščajočimi zaporednimi številkami.

Funkcija za preštevilčenje potnih nalogov je dostopna v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Preštevilčenje potnih nalogov.

Pred zagonom obdelave se prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos kriterijev za preštevilčenje PN
  
  Slika 204: Vnos kriterijev za preštevilčenje PN

V vnosna polja vnesemo:

Datum dokum. odZačetni datum obdobja za katero želite preurediti potne naloge. Preurejeni bodo potni nalogi izdani od tega datum naprej.
Datum dokum. doKončni datum obdobja. Preurejeni bodo potni nalogi izdani do tega datuma.
Številčenje se prične s št.Vpišete začetno številko s katero se prične številčenje
Str. m.Če številčite potne naloge po stroškovnih mestih, vpišete stroškovno mesto za katero želite preštevilčiti potne naloge.

Po pritisku na gumb Zaženi se izvede preštevilčenje potnih nalogov.

Ko je obdelava končana boste na strani Končana poročila našli poročilo poteka preštevilčenja potnih nalogov s podatki o stari in novi številki vsakega potnega naloga, ki je bil vključen v obdelavo podatkov.

 

12.5. Arhiviranje potnih nalogov

Arhiviranje potnih nalogov pomeni, da se potni nalogi označijo, kot arhivirani s čimer onemogočimo kakršnokoli spreminjanje potnih nalogov ter jih izločimo iz privzetega seznama najdenih potnih nalogov na strani za pregled in iskanje potnih nalogov.

Obdelava za arhiviranje potnih nalogov je na voljo v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Arhiviranje potnih nalogov za preteklo poslovno leto.

Pred zagonom obdelave se prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos kriterijev za arhiviranje PN
  
  Slika 205: Vnos kriterijev za arhiviranje PN

V vnosni maski za vnos kriterijev za izbiro potnih nalogov, ki naj se arhivirajo vnesemo kriterije po vzoru iskalne maske v pregledu in iskanju potnih nalogov.

Po pritisku na gumb Zaženi se izvede arhiviranje potnih nalogov.

Ko je obdelava končana boste na strani Končana poročila našli poročilo poteka arhiviranja potnih nalogov s seznamom vseh potnih nalogov, ki so bili arhivirani med potekom obdelave.

Če želite arhivirati potne naloge za preteklo poslovno leto, lahko to najlažje storite tako, da v vnosnem polju za številko potnega naloga vpišete kriterij z uporabo zvezdice *. Primer za arhiviranje za poslovno leto 2004:

GK-Popravki-ArhiviranjePNhint.gif

 

12.6. Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto

Program omogoča masovni prenos knjižb iz enega konta na drugi. To lahko storimo preko menija |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo |Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto. Odpre se vam maska za vnos podatkov pomembnih za prenos knjižb iz enega konta na drugi:

  
Vnesemo podatke, ki so pomembni za prenos knjižb iz enega konta na drugega
  
  Slika 206: Vnesemo podatke, ki so pomembni za prenos knjižb iz enega konta na drugega

Ker gre za masovni prenos knjižb, lahko na zgoraj prikazano formo dodajamo vrstice kontov iz katerih in na katere želimo prenesti knjižbe. To storimo s klikom na gumb Dodajanje nove vrstice kot to prikazuje spodnja slika:

  
Slika prikazuje kako dodamo novo vrstico v masko za prenos knjižb
  
  Slika 207: Slika prikazuje kako dodamo novo vrstico v masko za prenos knjižb

Knjižbe lahko prenašamo le med enakimi tipi kontov npr. iz saldakonta na saldakonto ali iz navadnega konta na navadni konto. Ne moremo pa prenašati knjižb iz navadnega konta na saldakonto ali obratno.

Podatki, ki jih vnesemo:

Poslovno letoV padajočem seznamu izberemo poslovno leto, v katerem so bile knjižbe knjižene.
Prenos knjižb v obdobju od: do:Vpišemo obdobje knjižb, ki jih želimo prenesti, v primeru, da ne želimo preneseti vseh knjižb iz trenutnega konta. Če pustimo polje prazno, se bodo iz trenutnega konta na ciljnega prenesle vse knjižbe.
Trenutni kontoVpišemo oz. iz padajočega seznama izberemo trenutni konto iz katerega bomo prenesli knjižbe. Vnos podatka je obvezen.
Ciljni kontoVpišemo oz. iz padajočega seznama izberemo ciljni konto oz. konto na katerega bomo prenesli knjižbe izbrane po ostalih kriterijih. Vnos podatka je obvezen.

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Za potrditev prenosa knjižb iz trenutnega konta na ciljnega kliknemo na gumb Zaženi.

V primeru, da hočemo prenesti knjižbe med dvema različnima tipoma kontov, nas program na to opozori:

  
Prenos lahko izvršimo le med dvema istima tipoma kontov
  
  Slika 208: Prenos lahko izvršimo le med dvema istima tipoma kontov

 

13. Izvoz temeljnice v druge programe

Program omogoča izmenjavo podatkov z drugimi računovodskimi sistemi. Vsako temeljnico iz modula Glavna knjiga je možno izvozite kot ASCII datoteko. To datoteko lahko nato uvozite v drug računovodski program, ki ima podprt uvoz datoteke v formatu, ki je opisan v nadaljevanju.

13.1 Postopek izvoza temeljnice v datoteko ASCII iz programa

Predpogoj za izvoz temeljnice je, da je temeljnica usklajena in zaprta. Za izvoz datoteke s temeljnico potrebuje uporabnik privilegij za zapiranje temeljnic.

Ko je temeljnica zaprta, se nam v meniju gk-22.jpg prikaže dodatna povezava za izvoz temeljnice v formatu ASCII.

  
Izvoz temeljnice v datoteko ASCII
  
  Slika 209: Izvoz temeljnice v datoteko ASCII

Po kliku na povezavo se nam prikaže dialog operacijskega sistema, kjer določimo mesto kamor želimo shraniti datoteko ASCII.

Ko je datoteka shranjena na disk jo lahko uvozimo v drug program.

13.2 Struktura datoteke ASCII s knjižbami s temeljnice

Temeljnica se izvozi v datoteko ASCII, ki vsebuje toliko zapisov, kot je knjižb na temeljnici. Zapisi so fiksne dolžine. Na koncu vsakega zapisa je zaporedje CR LF (ASCII kodi 13 in 10).

Posamezen zapis v datoteki ASCII ima naslednjo strukturo:

ID32-bitni integer, 12 znakovInterni ID zapisa t.j. ID knjižbe na temeljnici.
številka temeljnice32-bitni integer, 12 znakovZaporedna številka temeljnice, kot se izpiše v programu.
Številka konta15 znakovŠtevilka konta, kot je zapisana v kontnem načrtu.
Debet/kredit1 znakStran knjiženja, D debet, K kredit
Znesek27 znakovZnesek knjiženja, ločeno z decimalno piko.
Partner ID32-bitni integer, 12 znakovInterni ID partnerja.
Šifra partnerja25 znakovŠifra partnerja, kot je vnešena v programu.
Str. mesto15 znakovŠifra stroškovnega mesta, kot je vnešena v programu.
Obdobje8 znakovDatum obdobja v katero je knjižena knjižba. Ta datum mora biti direktno prenešen saj sicer lahko pride v določenem obdobju do neusklajene bilance. Datum je zapisan v formatu LLLLMMDD, kjer je LLLL leto, MM mesec in DD dan v mesecu. Primer: 21.8.2003 je zapisan, kot 20030821.
Datum knjiženja8 znakovDatum, ko je bila temeljnica zaprta oz. knjižena v glavno knjigo. To je datum, ki ga na temeljnici vnesemo, kot datum knjiženja.
Datum dokumenta8 znakovDatum dokumenta na podlagi katerega je bila narejena knjižba. Podatek je informativne narave in se ne sme zamenjati z datumom obdobja v katero knjižimo.
Dokument25 znakovŠifra dokumenta na podlagi katerega je knjižba nastala.
Vezni dok.25 znakovŠifra veznega dokumenta knjižbe.
Besedilo250 znakovPoljubno besedilo, ki opisuje knjižbo.

Posamezna polja v zapisu so lahko prazna. V kolikor za določeno polje ni podatka je namesto podatka vsebina izpolnjena s presledki v predpisani dolžini (ASCII koda 32).

 

14. Uvozi podatkov iz drugih programov

Program nudi možnost avtomatskega uvoza podatkov iz drugih programov ter možnost prehoda iz drugega programa tudi sredi tekočega poslovnega leta.

Prenos podatkov se izvede z upload-om datotek v formatu DBF, DAT, DB, CSV, MDB ali datotek v drugih podatkovnih formatih. Pri prenosu podatkov se prenese celotna glavna knjiga s pripadajočimi šifranti ter nastavitvami.

Trenutno so implementirani prenosi podatkov iz večjega števila programov drugih ponudnikov, kot so SAOP, Amstar, Aplicom, Biromatik, CarpeDiem/MikroArt, J&B Yuma, PCA Podjetnik, ProBit, Finsys, RAPO, OPAL Oppis, Vipisoft, RIAS, SoftBase, Tura, WinMips, PCS, MIT Kranj in Birokrat. Za konkretne informacije glede izvedbe prenosa podatkov kontaktirajte podporo preko e-maila na naslovu mailto:info@e-racuni.com.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2022