Glavna knjiga

Modul Glavna knjiga za dvostavno knjigovodstvo v povezavi z drugimi moduli omogoča avtomatsko in ročno knjiženje, vpogled v konto kartice [5] kupcev oz. dobaviteljev, preglede odprtih postavk. Modul glavna knjiga je integriran z vsemi drugimi moduli in omogoča, da lahko iz vsake posamezne knjižbe preidemo nazaj poslovni dokument na podlagi katerega je nastala knjižba.

	Slika 1: Glavna knjiga je povezana z drugimi moduli programa preko avtomatskega knjiženja dokumentov na temeljnico

Kaj nam omogoča modul Glavna knjiga?

Poročila za glavno knjigo si lahko izpišete v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo

 

1. Nastavitve glavne knjige

 

1.1. Nastavitve poslovnih let

V nastavitvah poslovnega leta nastavimo lastnosti poslovnega leta, kot so:

• primarna denarna valuta v kateri knjižimo v glavno knjigo,
• začetek in konec poslovnega leta,
• način kako se v bilancah izračunavajo otvoritveni saldi,
• ipd.

Nastavitve poslovnih let so dostopne v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Poslovna leta.

	Slika 2: Pregled nastavitev poslovnih let

S klikom na posamezno poslovno leto lahko nastavimo naslednje parametre:

	Slika 3: Nastavitve poslovnega leta

Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji:

 

1.2. Kontni načrt

Kontni načrt je osnova za dvostavno knjigovodstvo. Najdemo ga v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt. Ob prvem vstopu v program po opravljeni registraciji se nam prikaže tudi fragment, ki nam omogoča hitro inicializacijo samega kontnega načrta:

	Slika 4: Uporabnik lahko izberem kakšen kontni načrt bo uporabljal za vodenje knjigovodstva

V kolikor inicializacijo preskočimo pa ima program že prednastavljene določene konte, ki se uporabljajo pri avtomatskem knjiženju [1.3] dokumentov in so določeni po priporočenem kontnem načrtu za gospodarske družbe. Le-ti se avtomatsko dodajo v kontni načrt, če jih še ni oz. ni v nastavitvah avtomatskega knjiženja to nastavljeno drugače.

Sicer pa ob vnosu vsakega konta vnesemo v vnosno masko naslednje podatke:

	Slika 5: Vnosna maska za vnos ali spreminjanje posameznega konta

Po vnosu konta se znova prikaže stran za pregled kontnega načrta.

	Slika 6: Prikaz kontnega načrta

V primeru, da je kateri konto neaktiven, se zraven številke konta pojavi rdeča lučka kot je lepo prikazano na sliki:

	Slika 7: Prikaz kontnega načrta z neaktvinim kontom

Na vrhu so vnosna polja, kjer določimo kriterije za prikaz kontov iz kontnega načrta. V vnosna polja lahko vnesemo naslednje vrednosti:

Po pritisku na gumb Iskanje se nam prikažejo konti, ki ustrezajo iskalnim kriterijem. Po pritisku na gumb Vnos novega konta lahko vnesemo novi konto in ga dodamo v kontni načrt.

S pritiskom na lahko izbrišemo konto iz kontnega načrta. Brišemo lahko samo konte na katerih ni knjiženega prometa. Če je na kontu že knjižen promet, ga je potrebno predhodno prenesti na drug konto [12.2]. Alternativi brisanju konta sta tudi:

• Sprememba številke konta. Ves promet na kontu se avtomatsko prenese na novo številko konta.
• Konto označimo kot neaktiven. Obstoječ promet ostane na njem, na novo pa ni več mogoče knjižiti na neaktiven konto.

 

1.2.1. Uvoz kontnega načrta iz datoteke XML

Funkcijo za uvoz kontnega načrta uporabljamo za prenos kontnega načrta iz enega podjetja na drugo podjetje. Še posebej je funkcija uporabna, če začenjamo z uporabo programa in potrebujemo začetni kontni načrt ter v primeru, ko vodimo računovodstvo za več podjetij pri katerih uporabljamo enak kontni načrt.

	Slika 8: Uvoz kontnega načrta iz datoteke XML

 

1.2.2. Uvoz kontnega načrta iz Excela

Funkcijo za uvoz kontnega načrta uporabljamo za prenos kontnega načrta iz enega podjetja na drugo podjetje. Še posebej je funkcija uporabna, če začenjamo z uporabo programa in potrebujemo začetni kontni načrt ter v primeru, ko vodimo računovodstvo za več podjetij pri katerih uporabljamo enak kontni načrt.

Ko gre za uvoz kontnega načrta iz Excela pomeni, da lahko uvozimo podatke v naslednjih datotečnih formatih in sicer:

• MS Excel, datoteke s končnico XLS,
• OpenOffice.org Calc, datoteke s končnico SXC ali ODS,
• format CSV,
• format Tab delimited TXT.

Vsi zgoraj našteti formati datotek so podprti tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o kontih, kjer različne podatke o kontih vpišemo v vsak stolpec posebej in datoteko shranimo na sledeč način:

	Slika 9: Priprava datoteke s kontnim načrtom v Excelu

Zaporedje stolpcev v datoteki je naslednje:

Do kontnega načrta pridemo preko zavihka |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt.

Uvoz kontnega načrta iz Excela je omogočen preko menija |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt, kjer izberemo "Več:", kot kaže spodnja slika:

	Slika 11: Uvoz kontnega načrta

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre nova maska, kjer lahko naš kontni načrt uvozimo.

Ko smo izbrali naše datoteko za uvoz, lahko izberemo kaj želimo narediti s konti v primeru, da naš prvotni kontni načrt že vsebuje konto z enako številko kot jo ima kak konto v naši datoteki ali pa če ne vsebuje konta z isto številko. Možnost enostavno izberemo z miško v maski za uvoz kontnega načrta iz Excela. Na spodnji sliki vidimo seznam možnosti, ki jih lahko izberemo:

	Slika 12: Možnosti pri uvozu

Na koncu je potrebno le še klikniti na gumb Uvozi podatke in podatki iz Excela se bodo uvozili v naš program!

 

1.2.3. Uvoz kontnega načrta iz preglednice v poljubni strukturi

Funkcijo za uvoz kontnega načrta iz preglednice s pomočjo čarovnika lahko uporabimo npr. pri prehodu iz drugega programa na program e-racuni.com. Še posebej je funkcija uporabna, ko začenjamo z uporabo programa in potrebujemo začetni kontni načrt ter v primeru, ko vodimo računovodstvo za več podjetij pri katerih uporabljamo enak kontni načrt.

Ko gre za uvoz kontnega načrta iz preglednice pomeni, da lahko uvozimo podatke v naslednjih datotečnih formatih in sicer:

• MS Excel, datoteke s končnico XLS,
• OpenOffice.org Calc, datoteke s končnico SXC ali ODS,
• format CSV,
• format Tab delimited TXT.

Vsi zgoraj našteti formati datotek so podprti tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc, WPS office, ipd.

Funkcija za uvoz kontnega načrta iz preglednice je na voljo v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt kjer izberemo možnost, kot kaže slika:

	Slika 13: Uvoz kontnega načrta iz preglednice

Po kliku na to opcijo se nam odpre čarovnik, ki nas bo vodil skozi postopek uvoza kontnega načrta iz preglednice.

1.UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo želimo uvoziti v program:

	Slika 14: Izberemo datoteko iz katere želimo uvoziti kontni načrt

Izbiro datoteke in s tem tudi prehod na naslednji korak potrdimo s klikom na gumb Naprej >

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 16: Kontrola podatkov in preslikava

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 17: Kontrola podatkov in preslikava

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute artiklov, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki. Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene številke kontov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb  >>  Tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program.

	Slika 18: V stolpcu A v datoteki se nahaja številka konta

Preslikava podatka o številki konta se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 19: Preslikava iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako, da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Šifra konta, B -> preskoči stolpec in C -> Vrsta konta. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Šifra konta in B -> Naziv konta

	Slika 20: Popravek preslikave za stolpec B, ker smo podatek iz stolpca B napačno preslikali

Ko smo preslikavo stolpca B odstranili se zaporedje preslikanih stolpcev posodobi samodejno:

	Slika 21: Popravljena preslikava oz. pravilno zaporedje preslikanih podatkov

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. UVOZ PODATKOV

Po zaključeni preslikavi je na voljo končno preverjanje in potrditev pred uvozom. S pomočjo čarovnika lahko uvozimo nove konte oz. obstoječe prepišemo z novimi vrednostmi.

	Slika 22: Končni pregled podatkov

S klikom na Naprej nadaljujemo na zadnji korak v čarovniku za prikaz rezultata.

4. PRIKAZ REZULTATA

V zadnjem koraku nam program prikaže pregled vseh informacij o uvozu kontnega načrta (število uvoženih vrstic in število preskočenih) ter morebitna dodatna opozorila.

	Slika 24: Pregled in potrditev

Uvoz podatkov potrdimo s klikom na gumb Dokončaj, v kolikor pa bi želeli preklicati celoten postopek uvoza kontnega načrta in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

 

1.2.4. Kontni okvirji za družbe, samostojne podjetnike in društva do leta 2016

Na tej strani si lahko snamete kontni okvir za družbe kakor tudi za samostojne podjetnike.

1.2.4.1 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnje datoteke lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

1.2.4.2 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnje datoteke so v internem formatu XML programa e-računi. Primerne so izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebujejo podrobne nastavitve kontnega okvirja.

1.2.4.3 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu CSV za uvoz v program

Spodnje datoteke so primerne za obdelavo z urejevalniki besedil (ASCII) v kolikor nimate inštaliranega programa za urejanje preglednic:

 

1.2.5. Enotni kontni okvir za 2016

Na tej strani si lahko snamete novi enotni kontni okvir za družbe kakor tudi za samostojne podjetnike, društva in za kmetijsko dejavnost, ki velja od 1.1.2016.

1.2.5.1 Datoteka s 4 mestnim kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

1.2.5.2 Datoteka s 4 mestnim kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve 4 mestnega kontnega okvirja.

1.2.5.3 Datoteka s 6 mestnim kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

1.2.5.4 Datoteka s 6 mestnim kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve 6 mestnega kontnega okvirja.

1.2.5.5 Datoteka s kontnim okvirjem za kmetijsko dejavnost v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program [1.2.2]:

1.2.5.6 Datoteka s kontnim okvirjem za kmetijsko dejavnost v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve kontnega okvirja.

1.2.5.7 Datoteka s kontnim okvirjem za javne zavode v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program [1.2.2]:

1.2.5.8 Datoteka s kontnim okvirjem za javne zavode v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve kontnega okvirja.

 

1.3. Nastavitve kontov za avtomatsko knjiženje

Funkcionalnost najdete pod |Finance |Šifranti in nastavitve |Nastavitve avt. knjiženja. Nastavitve Vsepovsod v programu, kjer je omogočeno avtomatsko knjiženje dokumentov le-to poteka po vnaprej določenih pravilih, ki so privzeta iz priročnika Zveze RFR Slovenije.

Za avtomatsko knjiženje program interno uporablja priporočen kontni načrt za gospodarske družbe. Za prilagoditev pravil avtomatskega knjiženja na kontni načrt [1.2] vašega podjetja je potrebno določiti preslikavo iz internega priporočenega kontnega načrta programa v kontni načrt vaše družbe.

Temu je namenjena vnosna maska na strani za Nastavitve avtomatskega knjiženja. Po izbiri razreda kontov se prikaže vnosna maska s 3 stolpci.

	Slika 25: Nastavitve avtomatskega knjiženja

V vnosni maski v stolpcu Ciljni konto  izberemo oz. vpišemo številko konta iz našega kontnega načrta. Pri avtomatskem knjiženju dokumentov se bo tako namesto priporočene številke konta uporabil konto iz našega kontnega načrta.

Ko določimo vse konte za izbran razred kliknemo na gumb Shrani, ki se nahaja na desni strani na dnu vnosne maske.

 

1.4. Šifrant stroškovnih mest

V šifrant stroškovnih mest dodajamo nova stroškovna mesta tako, da na strani |Finance |Šifranti in nastavitve |Stroškovna mesta kliknemo na gumb Dodajanje stroškovnega mesta in odpre se nam naslednja vnosna maska:

	Slika 26: Vnosna polja za stroškovno mesto

Ko smo potrdili vnos novega stroškovnega mesta se nam to stroškovno mesto izpiše v seznamu vseh vnešenih stroškovnih mest:

	Slika 27: Seznam stroškovnih mest

V primeru, da se nam v programu po uvozu podatkov pojavi podvojeno stroškovno mesto, lahko le tega zbrišemo tako, da v meniju |Dodatne možnosti kliknete na povezavo Odstranitev podvojenih stroškovnih mest tako kot to kaže spodnja slika:

	Slika 28: Brisanje podvojenih stroškovnih mest

 

1.4.1. Uvoz šifranta stroškovnih mest

Uvoz šifranta stroškovnih mest iz datoteke s pomočjo čarovnika je na voljo v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Stroškovna mesta, kjer v orodni vrstici nad prikazanim seznamom stroškovmnih mest preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz stroškovnih mest iz Excela, kot prikazuje slika:

	Slika 29: Šifrant stroškovnih mest lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

	Slika 30: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant stroškovnih mest

3. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut stroškovnega mesta predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 31: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 32: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute stroškovnih mest, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre stroškovnih mest bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 33: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri stroškovnega mesta

Preslikava podatka o šifri stroškovnega mesta se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 34: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo stroškovna mesta, ki jih v programu še nimamo:

	Slika 35: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

	Slika 36: Povzetek uvoza šifranta stroškovnih mest iz datoteke

 

1.5. Šifrant vrst temeljnic

Nove vrste temeljnic dodajamo tako, da na strani |Finance |Šifranti in nastavitve |Vrste temeljnic kliknemo na gumb Nova vrsta temeljnic in odpre se nam naslednja vnosna maska:

	Slika 38: Vnosna polja za novo vrsto temeljnic

Ko smo temeljnico vnesli in potrdili vnos, se prikaže stran z vsemi vrstami temeljnic, ki smo jih vnesli:

	Slika 39: Vnešene vrste temeljnic

Znak pomeni, da je vrsta temeljnice neaktivna.

 

1.6. Nastavitve številčenja dokumentov

Program nam omogoča, da lahko dokumente številčimo. V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve števcev, lahko iščemo in pregledujemo stanje števcev po vrstah dokumentov.

	Slika 40: Pregled in iskanje po vrstah dokumentov

V vnosna polja vnesemo naslednje kriterije:

Po vnosu iskalnih kriterijev pričnemo iskanje s klikom na gumb Iskanje.

Klik na gumb Novi števec nam omogoča, da na novo nastavimo številčenje dokumentov:

	Slika 41: Nastavitve številčenja dokumentov

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

1.6.1. Nastavitve številčenja temeljnic

Preden bomo nastavili števec za številčenje temeljnic moramo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve številčenja dokumentov nastaviti način kako bomo temeljnice številčili v tem podjetju. Kot je lepo vidno na spodnji sliki iz padajočega menija izberemo željen način številčenja:

	Slika 42: Nastavimo način številčenja temeljnic

Ko smo vse to naredili izberemo meni |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve števcev.Odpre se nam stran za pregled in iskanje števcev vseh dokumentov, ki smo jih do sedaj vnesli. Kako se posamezni števci vnašajo, je opisano na strani Nastavitve številčenja dokumentov [1.6].

Števec za temeljnice vnesemo takole:

• Najprej se nam odpre maska za vnos števca, kjer izberemo vrsto dokumenta za katerega bomo vnesli števec(v tem primeru temeljnica), kot kaže slika:

	Slika 43: Izberemo vrsto dokumenta Temeljnica

• Vpišemo za katero poslovno leto velja števec
• Izberemo tip temeljnice v padajočem meniju, kot kaže slika:

	Slika 44: Izberemo tip temeljnice

• Izberemo vrsto temeljnice v primeru, da imamo vrsto temeljnice v šifrantu vrst temeljnic [1.5]

	Slika 45: Izberemo vrsto temeljnice

• Vpišemo naslednjo zaporedno številko temeljnice, ki ga bo dobila nova temeljnica
• Formula za izpis številke temeljnice. S to formulo si lahko sami oblikujemo format izpisa zaporedne številke temeljnice. V formuli lahko uporabimo več privzetih besed oz. znakov, ki so opisani na strani nastavitve formule za izpis številke temeljnice [1.6.2]

 

1.6.2. Nastavitve formule za izpis številke temeljnice

S formulo si lahko sami oblikujemo izpis številke temeljnice in sicer tako, da uporabimo naslednje rezervirane besede:

#N# - ustreza zaporedni številki temeljnice, ki smo jo vpisali kot začetno št. v tekočem posovnem letu

#L# oz. #LLLL# - ustreza poslovnemu letu (npr.2006)

#LL# - ustreza zadnjima dvema ciframa poslovnega leta (npr.06)

#TEM_TIP# - ustreza šifri internega tipa temeljnice

#TEM_VRSTA#- ustreza šifri vrste temeljnice

Pri pisanju formule pa ne rabimo uporabljati samo rezerviranih besed, kar pomeni ,da lahko uporabimo tudi svoje poljubne znake (npr. vezaj), besede ali celo števila. Te poljubne znake pišemo med dvema apostrofoma. Primeri, kako se to uporablja si lahko pogledate malo nižje v tabeli primerov.

Pri pisanju formule se lahko uporabi operacija seštevanja (+), ki v formuli služi kot konkatenacija oz. lepljenje dveh ali večih nizov.

Primeri formul za poslovno leto 2006 in zaporedno št. 1:

#N# kar bo enako npr. 1

#N#+'-'+#L# kar bo enako npr. 1-2006! Vidimo, da smo kot poljuben znak v tej formuli uporabili vezaj, ki smo ga napisali med dvema apostrofoma.

#N#+#LL# kar bo enako npr. 106

#NNNNN# kar bo enako 00001. V primeru da bi imeli zaporedno št. 12, potem bi to bilo enako 00012. Vsaka cifra v zaporedni št. namreč zasede en N od zadaj naprej. V primeru, da je zaporedna št. večja od št. N-jev, potem se bo izpisala samo ta zaporedna št. brez ničel.

 

2. Uvoz in nastavitev otvoritvenih saldov na kontih v glavni knjigi

Če pričnemo knjižiti že obstoječe podjetje, je potrebno na začetku knjižiti otvoritvena stanja glavne knjige.

2.1 Otvoritvena temeljnica

Otvoritev glavne knjige vnesemo s t.i. otvoritveno temeljnico. Otvoritvena temeljnica vsebuje končne salde preteklega leta, prav tako pa tudi postavke/dokumenti, ki so še ostali odprti oz. neplačani iz preteklega leta.

Otvoritveno temeljnico vnesemo, kot vsako drugo temeljnico s tem, da ji določimo ustrezni tip. Glej sliko:

	Slika 46: Vnos osnovnih podatkov otvoritvene temeljnice

V vnosna polja vneseme sledeče podatke:

Na otvoritveno temeljnico lahko nato ročno knjižimo poljubne otvoritvene salde glede na potrebe. Postopek knjiženja je enak, kot za vse druge vrste temeljnic.

2.2 Uvoz otvoritvenih saldov

V primeru, da prenašamo salde iz drugega programa oz. imamo otvoritveno stanje že v naprej pripravljeno v preglednici (npr. v Excelu ali OpenOffice), potem lahko ta otvoritvena stanja uvozimo v otvoritveno temeljnico in si olajšamo delo ter se izognemu zamudnemu ročnemu vnašanju podatkov.

Uvoz podatkov na temeljnico poteka iz menija za izmenjavo podatkov orodne vrstice:

	Slika 47: Opciji za izvoz in uvoz podatkov v/iz datoteke

Struktura datoteke za uvoz podatkov je identična strukturi datoteke, ki jo dobimo ob izvozu knjižb v preglednico. Zaporedje stolpcev prikazuje sledeči primer:

	Slika 48: Primer datoteke izvožene temeljnice oz. zaporedja stolpcev, ki je potrebno pri uvozu temeljnice

Uvozimo lahko datoteke v formatih Excel, OpenOffice, CSV ali tab delimited. Važno je izključno to, da si stolpci sledijo natančno tako, kot je prikazano na zgornjem primeru. Ko imamo na disku pripravljeno datoteko jo najprej izberemo:

	Slika 49: Izberemo datoteko za uvoz

Nato sprožimo uvoz podatkov, počakamo in preverimo rezultat uvoza:

	Slika 50: Prikaz rezultata uvoza podatkov

V kolikor določenih vrstic ni bilo mogoče uvoziti, potem podatke ustrezno popravimo in ponovimo uvoz za samo te vrstice.

2.3 Uvoz odprtih postavk

Odprte postavke prav tako uvozimo na otvoritveno temeljnico. Pri tem je važno, da smo v program predhodno uvozili šifrant partnerjev.

Zaporedje stolpcev v datoteki je enako, kot pri uvozu otvoritvenih stanj. Pomembno je, da na ustrezni način določimo partnerja, vpišemo podatek o dokumentu, datumu dokumenta, znesku dokumenta in odprti znesek dokumenta.

Primer datoteke za uvoz odprtih postavk:

	Slika 51: Primer datoteke za uvoz odprtih postavk

 

3. Avtomatsko knjiženje v glavno knjigo

 

4. Ročno knjiženje v glavno knjigo

 

4.1. Pregled in iskanje temeljnic

Temeljnice iščemo tako, da v vnosno masko za iskalne kriterije (glej Slika 1) vpišemo kriterije iskanja in kliknemo na gumb Iskanje.

	Slika 52: Vnosna maska za vpis kriterijev prikaza temeljnic

Temeljnice lahko iščemo po naslednjih kriterijih:

 

4.2. Prikaz in urejanje temeljnic

Ko smo na strani Pregled in iskanje temeljnic [4.1] vnesli kriterije iskanja, nam računalnik izpiše temeljnice, ki ustrezajo vnešenim kriterijem. S klikom na izbrano temeljnico, se nam le-ta prikaže.

	Slika 53: Prikaz izbrane temeljnice

Kot je razvidno iz zgornje slike, je ta temeljnice odprta, kar pomeni, da še ni bila knjižena v glavno knjigo.

Klik na gumb Dodaj knjižbo nam omogoča, da na to temeljnico dodajamo knjižbe [4.3].

S klikom na temeljnico zapremo in jo prenesemo v glavno knjigo.

Pri urejanju temeljnic imamo na voljo tudi dodatne možnosti. S klikom na gumb v orodni vrstici se nam ponudijo naslednje možnosti:

• Knjižbe lahko združimo in knjižimo vsote [4.10] po kontu, stroškovnem mestu ali partnerju.
• Zapiranje konta ali razreda kontov [4.11] s protiknjižbo salda na določen datum. To funkcijo uporabimo ob izdelavi zaključnega računa ob koncu poslovnega leta oz. vsakič, ko delamo bilanco.
• Označene knjižbe lahko prenesemo na drugo temeljnico.

V primeru, ko je temeljnica zaprta, se nam s klikom na gumb Dodatne možnosti ponudi tudi možnost izvoza temeljnice v druge programe [14]

V primeru, da je temeljnica že knjižena v glavno knjigo, torej zaprta, nam klik na gumb Ponovno odpiranje temeljnice omogoča, da temeljnico ponovno odpremo.

	Slika 54: Možnost ponovnega odpiranja zaprte temeljnice

V orodni vrstici imamo na voljo tudi naslednje možnosti:

• S klikom na gumb Spremeni lahko spreminjamo podatke v glavi temeljnice [4.6].

• Klik na gumb Tiskanje nam omogoča, da temeljnico natisnemo ali pa jo odpremo v programu MS Word.

S klikom na gumb lahko določeno knjižbo skopiramo, klik na gumb pa nam omogoča, da knjižbo izbrišemo.

 

4.3. Vnos in spreminjanje knjižbe na odprti temeljnici

	Slika 55: Vnos nove knjižbe na temeljnico

V zgornjem delu vnosne maske za novo knjižbo imamo napisane podatke o temeljnici, na katero bomo dodali novo knjižbo ali spremenili obstoječo knjižbo. V spodnja vnosna polja pa bomo vnesli naslednje podatke:

V primeru, da želimo knjižiti na konto, ki ga še nimamo v kontnem načrtu, potem to storimo tako, da kliknemo na gumb Vnos novega konta, ki nas vrže na stran za vnos novega konta [1.2]

Enako naredimo, če želimo vnesti novega partnerja, ki ga še nimamo v šifrantu partnerjev s klikom na gumb Vnos novega partnerja

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

 

4.4. Uvoz knjižb na temeljnico iz datoteke s pomočjo čarovnika

Datoteko s knjižbami pripravljeno v preglednici (Excel, ODT, CSV...) je mogoče uvoziti neposredno na temeljnico tudi brez predhodnega urejanja podatkov.

Podatke je namreč mogoče pripraviti s pomočjo čarovnika, kjer je potrebno določiti preslikavo stolpcev iz datoteke v podatke knjižb na temeljnici. Preslikavo si program zapomni in v kolikor si izvozite iz drugega programa knjižbe vedno v enakem formatu, naslednjič preslikavo le preverite in nadaljujete na naslednji korak.

V meniju |Finance |Temeljnice ustvarimo novo temeljnico (ali odpremo obtstoječo) in izberemo možnost Uvoz knjižb temeljnice iz datoteke/preglednice ter uvozimo datoteko s knjižbami na mestu kjer kaže slika:

	Slika 56: Izberemo možnost uvoza knjižb iz datoteke

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 57: Izbira datoteke za uvoz knjižb na temeljnico

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za pripravo knjižb na temeljnici. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti na temeljnico in kateri podatek na temeljnici predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

V tabeli na levi strani so na voljo vsi možni atributi oz. podatki o knjižbah, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem dodajanju knjižb na temeljnico v programu nastavimo.

	Slika 59: Kontrola podatkov in preslikava

Kot je razvidno iz zgornje slike se v naši datoteki v stolpcu A nahaja podatek o datumu obdobja. V tabeli na levi strani tako izberemo atribut obdobje in s klikom na gumb >> potrdimo preslikavo podatka v stolpcu A iz datoteke v obdobje, ki se tako prenese v desno tabelo.

	Slika 60: Kontrola podatkov in preslikava

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za uvoz knjižb ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči stolpec). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

	Slika 61: Kontrola podatkov in preslikava

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako ,da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Dat. dok. in C -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Zapadlost

	Slika 62: Kontrola podatkov in preslikava

	Slika 63: Kontrola podatkov in preslikava

Zatem pa lahko na to isto mesto vrinemo drug podatek iz levega stolpca na način, da se na desni strani z miško postavimo na vrstico za katero želimo pozicionirati novi podatek.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo dodali oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Obd. dok in C -> Zapadlost

	Slika 64: Kontrola podatkov in preslikava

	Slika 65: Kontrola podatkov in preslikava

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je na voljo končno preverjanje, potrditev in dodatne možnosti pred uvozom knjižb temeljnice. S pomočjo čarovnika se uvozi knjižbe na novo ali že obstoječo temeljnico oz. mogoče je pri uvozu istočasno ustvariti nove partnerje, ki se še ne nahajajo v šifrantu partnerjev.

	Slika 66: Končni pregled podatkov

S klikom na Dokončaj zaključimo postopek uvoza knjižb temeljnice. V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza izpiskov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

 

4.5. Masovni uvoz temeljnic iz datoteke s pomočjo čarovnika

Datoteko s knjižbami iz različnih temeljnic pripravljeno v preglednici (Excel, ODT, CSV...) je mogoče uvoziti v program tudi brez predhodnega urejanja podatkov.

Podatke je namreč mogoče pripraviti s pomočjo čarovnika, kjer je potrebno določiti preslikavo stolpcev iz datoteke v podatke knjižb na posamezni temeljnici. Preslikavo si program zapomni in v kolikor si izvozite iz drugega programa knjižbe vedno v enakem formatu, naslednjič preslikavo le preverite in nadaljujete na naslednji korak.

V meniju |Finance |Temeljnice kliknemo na padajoči izbirni meni na gumbu Nova temeljnica, v katerem najdemo možnost Uvoz temeljnic iz datoteke (Excel, CSV,...)', kot kaže slika:

	Slika 67: Izberemo možnost za masovni uvoz temeljnic iz datoteke

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 68: Izbira datoteke za uvoz temeljnic

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za pripravo knjižb na temeljnici. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti na temeljnico in kateri podatek na temeljnici predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

V tabeli na levi strani so na voljo vsi možni atributi oz. podatki o knjižbah, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem dodajanju knjižb na temeljnico v programu nastavimo.

Kot je razvidno iz zgornje slike se v naši datoteki v stolpcu A nahaja podatek o datumu obdobja. V tabeli na levi strani tako izberemo atribut obdobje in s klikom na gumb >> potrdimo preslikavo podatka v stolpcu A iz datoteke v obdobje, ki se tako prenese v desno tabelo.

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za uvoz knjižb ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči stolpec). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako ,da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Dat. dok. in C -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Zapadlost

Zatem pa lahko na to isto mesto vrinemo drug podatek iz levega stolpca na način, da se na desni strani z miško postavimo na vrstico za katero želimo pozicionirati novi podatek.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo dodali oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Obd. dok in C -> Zapadlost

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je na voljo končno preverjanje, potrditev in dodatne možnosti pred uvozom knjižb temeljnice. S pomočjo čarovnika se uvozi knjižbe na novo ali že obstoječo temeljnico oz. mogoče je pri uvozu istočasno ustvariti nove partnerje, ki se še ne nahajajo v šifrantu partnerjev.

S klikom na Dokončaj zaključimo postopek uvoza knjižb temeljnice. V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza izpiskov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

 

4.6. Spreminjanje podatkov na temeljnici

Podatke na temeljnici lahko spreminjamo le v primeru, ko je temeljnica odprta. S klikom na gumb Spremeni v orodni vrstici na vrhu maske se nam odpre maska za spreminjanje podatkov na temeljnici:

	Slika 69: Spreminjanje podatkov na temeljnici

Po spremembah, ki smo jih vnesli, to potrdimo s klikom na gumb V redu

 

4.7. Kakšna je razlika med odprto in zaprto temeljnico?

Program omogoča, da spreminjamo samo odprte temeljnice. Dokler je temeljnica odprta to pomeni, da gre za delovno verzijo dokumenta na katerega dodajamo knjižbe. Odprta temeljnica torej ni nujno tudi usklajena zato bi pri izpisu bilance lahko prišlo do napačnega izpisa.

Ko zaključimo z vnosom temeljnice in je le-ta tudi usklajena lahko kliknemo na gumb za zapiranje temeljnice ter s tem zaključimo knjiženje.

Na kratko:

• odprta temeljnica je delovna verzija dokumenta, ki ga še vnašamo ter ga lahko spreminjamo,
• zaprta temeljnica je temeljnica katere vnos je zaključen in se ne more več spreminjati. Zapremo lahko samo tiste temeljnice, ki so usklajene (z izjemo temeljnic za otvoritveno stanje, kjer lahko knjižimo tudi posamezne neusklajene temeljnice s pogojem, da je saldo celotne otvoritve usklajen).

 

4.8. Ponovno odpiranje temeljnice

Temeljnico lahko ponovno odpremo kar v maski za Pregled in iskanje temeljnic in sicer le tiste, pri katerih ni rumenega kvadratka. Na spodnji sliki vidimo zaprte in odprte temeljnice:

	Slika 70: Prikaz seznama temeljnic

S klikom na pri zaprti temeljnici, se nam pokaže naslednje sporočilo, ki nam ponudi tri različne opcije. Za brisanje kliknemo na gumb Ponovno odpri temeljnico ki ga vidimo na spodnji sliki:

	Slika 71: Maska za ponovno odpiranje temeljnice

Po kliku na ta gumb, se pred to temeljnico prikaže spet kvadratek rumene barve, ki nam označuje, da je temeljnica odprta. To lahko vidimo, če primerjamo spodnjo sliko z zgornjo:

	Slika 72: Pregled temeljnic

Sedaj lahko temeljnico spreminjamo.

 

4.9. Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice

S klikom na na skrajni desni v maski za Pregled in iskanje temeljnic, nas program vpraša kaj želimo narediti s temeljnico. Za stornacijo knjižb kliknemo na gumb Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice ki ga vidimo na spodnji sliki:

	Slika 73: Maska za stornacijo knjižb z izdelavo nove storno temeljnice

Po kliku na gumb Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice se nam odpre maska za izdelavo nove temeljnice, ki izgleda takole:

	Slika 74: Izdelava storno temeljnice

Izdelavo temeljnice potrdimo s klikom na gumb V redu.

 

4.10. Kako združimo več knjižb za isti konto v eno zbirno knjižbo?

Ko avtomatsko knjižimo [1.3] dokumente na temeljnico nam program vedno izdela delovno temeljnico s čimbolj podrobnimi knjižbami. Program bo za vsako postavko na vhodnem dokumentu (račun, potni nalog, ipd.) ustvaril eno knjižbo v glavni knjigi.

Še posebej pri prenosu temeljnic v druge informacijske sisteme [14] se večkrat pojavi potreba po manj podrobnem knjiženju dokumentov (brez nepotrebne analitike). V tem primeru uporabimo funkcijo za združevanje knjižb s katero lahko vse knjižbe za določen konto nadomestimo s samo eno zbirno knjižbo.

	Slika 75: Izbira opcije za združevanje knjižb

Funkcijo za združevanje knjižb lahko izberemo s klikom na gumb kot to prikazuje zgornja slika.

Po kliku na |Združevanje knjižb... se prikaže obrazec s parametri združevanje knjižb:

	Slika 76: Parametri združevanja knjižb

V zgornjem delu obrazca so našteti vsi konti za katere obstaja več knjižb, ki so kandidati za združevanje in zbirno knjiženje. S klikom na    označimo, da želimo združevati knjižbe za dotični konto.

Program lahko knjižbe združuje na več načinov. Pred združevanjem knjižb tako nastavimo še naslednjem parametre:

Po kliku na gumb V redu se bo prikazala temeljnica, kjer bodo knjižbe , ki ustrezajo podanim parametrom nadomeščene z zbirnimi knjižbami.

 

4.11. Zaključni račun in zapiranje kontov

Pred izdelavo letne bilance ob zaključku poslovnega leta ali pred izdelavo vmesnih bilanc je potrebno zapreti konte razredov 4 in 7. V ta namen uporabimo funkcijo za zapiranje konta oz. razredov kontov.

Funkcija je dostopna na sami zaključni temeljnici, ki jo kreiramo tako, da na seznamu temeljnic [4.1] kliknemo na gumb Nova temeljnica in pri vnosu izberemo ustrezni tip temeljnice zaključni račun:

	Slika 77: Izdelava nove zaključne temeljnice

Ko smo potrdili vnos podatkov s klikom na gumb V redu se bo kreirala prazna temeljnica na kateri izberemo funkcijo za zapiranje razreda kontov za zaključni račun v meniju |Več... |Zapiranje razreda kontov s protiknjižbami (za zaključni račun)

	Slika 78: Funkcija za zapiranje konta ali razredov kontov

Po kliku na opcijo v meniju se prikaže vnosna maska s parametri zapiranja kontov.

Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji:

Potem, ko ste zaprli konte razreda 4 in 7 lahko nadaljujete s prenosom na konte poslovnega izida ter z izdelavo bilance [9] po vnaprej pripravljeni predlogi [9.1].

 

4.12. Prenos knjižb na drugo temeljnico

Ko smo na strani Pregled in iskanje temeljnic [4.1] vnesli kriterije iskanja, nam računalnik izpiše temeljnice, ki ustrezajo vnešenim kriterijem.

Med prikazanimi temeljnicami izberemo tisto, ki jo želimo spremeniti in sicer tako, da kliknemo na njo.

Spreminjanje zaprtih temeljnic ni mogoče! Če želite zaprto temeljnico spremeniti jo morate ponovno odpreti, kar je opisano v podpoglavju Prikaz in urejanje temeljnic [4.2]

Ko smo kliknili na željeno temeljnico, se nam le ta odpre in prikažejo se nam vse knjižbe, ki so na tej temeljnici. Odkljukamo vse knjižbe, ki jih želimo prenesti na drugo temeljnico.

Ko smo odkljukali vse željene knjižbe, ki jih želimo prenesti na drugo temeljnico, izberemo v meniju z dodatnimi možnostmi možnost
|>> |Prenos označenih knjižb na drugo temeljnico, kot kaže spodnja slika:

	Slika 80: Meni z dodatnimi možnostmi

Odpre se nam nova maska, kjer lahko izbiramo med dvema možnostima in sicer:

1. Lahko naredimo novo temeljnico na katero bomo prenesli izbrane knjižbe
2. Lahko pa izberemo katero od še odprtih temeljnic in izbrane knjižbe prenesemo na to še odprto temeljnico

Za potrditev katere izmed obeh možnosti kliknemo na Izberi>>
To je lepo vidno tudi na sliki :

	Slika 81: Izbira temeljnice na katero bomo prenesli predhodno označene knjižbe

Če izberemo prvo možnost, se pravi novo temeljnico se avtomatsko ustvari nova še ne obstoječa temeljnica s svojo številko, ki ji je avtomatsko dodeljena. Na to temeljnico pa se prenesejo vse pred tem izbrane knjižbe.

V nasprotnem primeru, če ste izbrali drugo možnost, pa se bodo vse izbrane knjižbe prenesle na izbrano, že obstoječo odprto temeljnico.

 

4.13. Masovno zapiranje temeljnic

Na strani Pregled in iskanje temeljnic [4.1] imamo na voljo Več: kjer lahko izberemo možnost Masovno zapiranje temeljnic, kar nam lepo kaže spodnja slika.

	Slika 82: Meni za masovno zapiranje temeljnic

Ko izberemo to možnost se nam prikaže seznam vseh odprtih in usklajenih temeljnic, ki jih lahko zapremo.

• V primeru, da ne želimo vseh teh temeljnic zapreti, lahko s pritiskom na gumb Odznači vse vse te temeljnice odznačimo in sami označimo le tiste, ki jih dejansko želimo zapreti.

To storimo tako, da na desni strani odkljukamo vsako temeljnico, ki jo želimo zapreti, posebej.

	Slika 83: Prikaz temeljnic, ki jih lahko zapremo

Ko smo označili vse tiste temeljnice, ki jih želimo zapreti kliknemo na gumb Zapiranje in prenos v glavno knjigo in vse izbrane temeljnice se bodo zaprle, ter prenesle v glavno knjigo.

 

5. Prikaz in izpis kontnih kartic

Kontne kartice lahko izpisujemo po različnih kriterijih (po partnerjih, kontih, dokumentih, stroškovnih mestih). Kriterij za izpis kontne kartice določimo v vnosni maski.

	Slika 84: Kriteriji za prikaz in izpis kontne kartice

V vnosna polja za vpis kriterijev lahko vpišemo naslednje vrednosti:

Po vnosu kriterijev izpisa kontne kartice lahko pritisnemo na gumb Prikaz kontne kartice, da se nam izpišejo knjižbe, ki ustrezajo vpisanim kriterijem.

 

6. Prikaz hitre bruto bilance

Po izbiri opcije |Finance |Bruto bilanca se nam odpre stran "Prikaz hitre bruto bilance", kjer lahko izpišemo bruto bilanco po naslednjih kriterijih:

Ko smo vnesli podatke, kliknemo na gumb Prikaz bilance spodaj se nam izpiše stanje po kontih oz. razredih kontov:

	Slika 85: Prikaz bruto bilance

Posamezne razrede kontov lahko razširimo na podkonte s klikom na plus pred številko konta. Dobimo npr. takšen, razširjen prikaz bruto bilance:

	Slika 86: Razširjen prikaz kontov

 

7. Terjatve in obveznosti do kupcev, dobaviteljev in drugih partnerjev

 

7.1. Ročno zapiranje odprtih postavk

Ročno zapiranje odprtih postavk uporabljamo za medsebojno zapiranje odprtih postavk v primerih pri katerih avtomatsko zapiranje postavk [12.1] ne deluje (zneski se ne ujemajo, manjka vezni dokument, kompenzacije, delno zapiranje ...). Ročno zapiranje odprtih postavk nam omogoča, da označimo knjižbe, ki jih želimo zapreti ter jih nato zapremo. Možnosti, ki jih imamo pri ročnemu zapiranju:

• knjižbe se popolnoma ujemajo in jih zapremo v celoti [7.1.1]
• knjižbe še ne moremo zapreti v celoti, lahko jo delno [7.1.2]
• zapiramo s preknjižbo na drugi konto [7.1.3] (npr. stotinske izravnave)

Funkcionalnost za ročno zapiranje odprtih postavk je na voljo samo za konte, ki smo jih v kontnem načrtu označili kot saldakonte [1.2].

Funkcija za ročno zapiranje odprtih postavk je na voljo v meniju |Finance |Saldakonto kartice. Po izbiri te opcije se nam prikaže sledeča stran:

	Slika 87: Pregled saldokonto kartice, kjer lahko nato ročno zapiramo

Pri zapiranju postavk si pomagamo z naslednjimi funkcijami, kot je prikazano na spodnjii sliki:

	Slika 88: Funkcije s katerimi si pomagamo pri zapiranju

 

7.1.1. Ročno zapiranje odprtih postavk v celoti

Odprte postavke zapiramo po naslednjem postopku:

1. Izberemo konto in partnerja z odprtimi postavkami.
2. Označimo knjižbe, ki jih zapiramo.
3. Kliknemo na gumb Zapri označene za zapiranje odprtih knjižb.
1. V primeru, če je saldo označenih knjižb enak nič, lahko nadaljujemo z zapiranjem odprtih postavk.
2. V primeru, če saldo označenih knjižb ni enak nič, potem bodisi delno zapiramo [7.1.2] ali moramo vnesti še podatke za zapiranje s preknjižbo [7.1.3] saj se bo ustvarila knjižba za zapiranje razlike, ter preknjižba razlike.

Primer knjižb, ki se ujemajo v celoti in ju bomo zaprli na spodnji sliki:

	Slika 89: Saldo izbranih postavk je enak nič.

 

7.1.2. Delno zapiranje odprtih postavk

Odprte postavke zapiramo delno po naslednjem postopku:

1. Izberemo konto in partnerja z odprtimi postavkami.
2. Označimo knjižbe, ki jih zapiramo.
3. Kliknemo na gumb Zapri označene za delno zapiranje odprtih knjižb.

Primer knjižb, ki se ne ujemajo v celoti in jih bomo delno zaprli na spodnji sliki:

	Slika 90: Saldo izbranih postavk ni enak nič.

Po postopku opazimo eno vrstico, z znakom [+]. S klikom na ta znak imamo pregled s katerimi knjižbami je bilo izvedeno delno zapiranje:

	Slika 91: Pregled delno zaprte knjižbe.

Na zgornji sliki lahko opazimo ikono za brisanje "smetnjak". V primeru da izberemo smetnjak pod št. [1] ponovno odpremo vse delno zaprte knjižbe, ki se navezujejo na knjižbo, ki jo delno zapiramo. Lahko izberemo [2] ikono za brisanje pred vsako delno knjižbo, katere delno zapiranje bomo razveljavili.

 

7.1.3. Ročno zapiranje odprtih postavk s preknjiženjem

Odprte postavke s preknjiženjem zapiramo po naslednjem postopku:

1. Izberemo konto in partnerja z odprtimi postavkami.
2. Označimo knjižbe, ki jih zapiramo.
3. Kliknemo na gumb Zapri označene s preknjiženjem za zapiranje odprtih knjižb.

Primer knjižb, ki se ne ujemajo v celoti in jih bomo zaprli s preknjižbo na drug konto na spodnji sliki:

	Slika 92: Saldo izbranih postavk ni enak nič.

Na ta način zapiramo kompenzacije, stotinske izravnave, tečajne razlike in podobno. Po zgornjem postopku se bo ustvarila knjižba za zapiranje razlike, ter preknjižba razlike, katero preknjižimo na željeni konto:

	Slika 93: Okno kjer izbiramo konto za preknjižbo razlike

Za hitrejše zapiranje odprtih postavk s preknjižbo si lahko odpremo novo aktivno temeljnico. Ko nato zapiramo odprte postavke s preknjižbo (npr. tečajne razlike, prevrednotenja, itd.) se vse preknjižbe avtomatično dodajajo na aktivno temeljnico, da je ni potrebno vsakič na novo izbirati. To uredimo tako, da na pregledu odprtih postavk kliknemo na povezavo, kot kaže slika:

	Slika 94: Kreiramo novo temeljnico na katero bomo preknjižili odpre postavke

Po kliku na to opcijo se odpre stran kjer kliknemo na gumb za keriranje nove aktivne temeljnice:

	Slika 95: Odpremo novo aktivno temeljnico za preknjižbe

Vnesemo podatke za novo temeljnico in potrdimo vnos:

	Slika 96: Vnos podatkov aktivne temeljnice za preknjiženje

Program bo tako na pregledu odprtih postavk prikazal trenutno aktivno temeljnico, na katero bodo avtomatsko dodane vse preknjižbe v nadaljevanju:

	Slika 97: Nad prikazanimi odprtimi postavkami program prikaže tudi trenutno aktivno temeljnico za preknjižbe

Izberemo odprte postavke, ki jih bomo zaprli s preknjiženjem:

	Slika 98: Izberemo odprte postavke, ki jih bomo zaprli s preknjižbo

Program bo samodejno dodal knjižbe na aktivno temeljnico za preknjižbe:

	Slika 99: Pri zapiranju odprtih postavk s preknjiženjem bodo postavke samodejno dodane na aktivno temeljnico

 

7.2. Kompenzacije

Dokument za pripravo medsebojne kompenzacije je na voljo v meniju |Finance |Kompenzacije. Dokument omogoča pripravo predloga medsebojne kompenzacije in hkrati tudi knjiženje v glavno knjigo.

Novi predlog medsebojne kompenzacije lahko pripravimo na dva načina:

• Ročni vnos novega predloga medsebojne kompenzacije [7.2.1]
• Vnos na osnovi odprtih postavk [7.2.2]
• Masovno kreiranje več predlogov medsebojne kompenzacije [7.2.3]

Dodatno pa lahko vsak predlog medsebojne kompenzacije tudi:

• potrdimo [7.2.4]
• zavrnemo [7.2.5]
• knjižimo [7.2.6]

Dokument predloga kompenzacije je v programu mogoče tudi potrdimo [7.2.4], zavrnemo [7.2.5] in poknjižiti v glavno knjigo [7.2.6].

 

7.2.1. Ročni vnos predloga medsebojne kompenzacije

V meniju |Finance |Kompenzacije kreiramo novi predlog medsebojne kompenzacije s klikom na gumb Novi predlog medsebojne kompenzacije, kot kaže slika:

	Slika 101: Ročni vnos novega predloga medsebojne kompenzacije

Po kliku na vnos novega predloga kompenzacije se nam odrpe vnosna maska v kateri izberemo poslovno leto ter datum in partnerja za katerega bomo predlog medsebojne kompenzacije tudi pripravili:

	Slika 102: Priprava osnovnih podatkov za izdelavo predloga medsebojne kompenzacije

Kot je na zgornji sliki razvidno lahko pri pripravi predloga kompenzacije vnesemo poljubno uvodno besedilo, ki bo izpisano nad postavkami z zneski kompenzacije in zaključno besedilo, ki se bo izpisalo pod tabelo postavk. Vnesene podatke potrdimo s klikom na gumb V redu in program bo pripravil osnutek dokumenta, kot prikazuje slika:

	Slika 103: Pripravljen osnutek predloga medsebojne kompenzacije

Na osnutek predloge medsebojne kompenzacije dodamo knjižbo terjatev s klikom na ikono v obliki + in odpre se nam maska za vnos podatkov knjižbe dokumenta, ki jo bomo kompenzirali, kot kaže slika:

	Slika 104: Vnos knjižbe izdanega dokumenta za pripravo kompenzacije zneska terjatev

Ko smo dodali vse odprte knjižbe terjatev, ki jih želimo kompenzirati bomo dodali še knjižbe dokumentov obveznosti:

	Slika 105: Vnos knjižbe prejetega dokumenta za pripravo kompenzacije zneska obveznosti

 

7.2.2. Kreiranje predloga medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk

V meniju |Finance |Kompenzacije lahko novi predlog medsebojne kompenzacije kreiramo tudi na osnovi knjiženih odprtih postavk tako, da kliknemo na gumb Novi predlog za medsebojno kompenzacijo in v padajočem meniju izberemo možnost Priprava predloga medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk, kot kaže slika:

	Slika 107: Novi predlog medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk

Po kliku nato opcijo se nam odpre "čarovnik" s pomočjo katerega bomo pripravili predlog za medsebojno kompenzacijo.

	Slika 108: Vnos podatkov za pripravo predloga medsebojne kompenzacije

V padajočem izbirnem meniju izberemo partnerja do katerega imamo odprte tejatve in odprte obveznosti (izberemo lahko le partnera, ki ustrezajo pogojem za izdelavo predloga medsebojne kompenzacije), nato vpišemo datum dokumenta in datum zapadlosti odprtih postavk.

Po izbiri partnerja se nam prikaže saldo odprtih terjatev in obveznosti. Ob tem lahko dodatno označimo katere od teh kontov terjatev in obveznosti bomo dejansko preneseli v predlog za medsebojno kompenzacijo (to je predvsem koristno v kolikor na istem partnerju vodimo terjatve in obveznosti na več različnih kotnih).

Po izbiri saldakontov z odprtimi postavkami, ki jih želimo vključiti v predlog za medsebojno kompenzacijo se nam prikaže predlagani znesek za kompenziranje:

	Slika 109: Izberemo konte terjatev in obveznosti iz katerih želimo kompenzirati določen znesek

Vnos podatkov za pripravo predloga medsebojne kompenzacije potrdimo s klikom na gumb Naprej->, kot prikazano na sliki zgoraj.

V naslednjem koraku se prikaže seznam odprtih knjižb na izbranih kontih terjatev in obveznosti izbranega partnerja:

	Slika 110: Povzetek izbranih knjižb terjatev in obveznosti, ki jih lahko kompenziramo

Nato izberemo in potrdimo odprte postavke terjatev, ki jih želimo kompenzirati z izbranimi odprtimi postavkami obveznosti (ali obratno), na podlagi česar se nato izračuna možen znesek kompenzacije.

Izbrano oz. vpisano vrednost kompenzacije potrdimo s klikom na gumb Dokončaj in kreiral se bo osnutek predloga medsebojne kompenzacije, ki ga shranimo. Osnutek dokumenta lahko še dodatno uredimo, se pravi lahko dodamo zaključno ali uvodno besedilo in po želji še dodatno spremenimo vrednost postavk na kompenzaciji tako, da kliknemo na konto postavke odprtih terjatev ali obveznosti in spremenimo znesek:

	Slika 112: Spreminjanje vrednosti odprtih terjatev, ki jih bomo kompenzirali

Ko smo osnutek predloga kompenzacije ustrezno dopolnili oz. popravili ga izstavimo s klikom na gumb Izstavitev dokumenta:

	Slika 113: Program po končanem postopku izdelave predloga pripravi osnutek medsebojne kompenzacije

 

7.2.3. Masovno kreiranje predloga medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk

V meniju |Finance |Kompenzacije lahko pripravimo novi predlog medsebojne kompenzacije na osnovi knjiženih odprtih postavk tudi za več partnerjev hkrati tako, da kliknemo na meni z dodatnimi možnostmi Več... in v padajočem meniju izberemo možnost Masovna priprava predlogov za medsebojno kompenzacijo iz odprtih postavk, kot kaže slika:

	Slika 114: Masovna izdelava predlogov medsebojne kompenzacije na osnovi odprtih postavk

Po kliku na to možnost se nam odpre vnosna maska za vnos datumov dokumenta in za izbiro kontov terjatev in obveznosti za pripravo predloga kompenzacije:

	Slika 115: Vnos datuma dokumenta in izbira kontov terjatev in obveznosti za pripravo predloga kompenzacije

Po potrditvi izbranih kontov nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej> in odpre se nam seznam partnerjev za katere je mogoče pripraviti pobot na osnovi predhodno izbranih kontov terjatev in obveznosti:

	Slika 116: Izberemo partnerje za katere želimo pripraviti predlog medsebojne kompenzacije

Izbiro potrdimo in dokončamo pripravo osnutkov predlogo medsebojne kompenzacije s klikom na gumb Dokončaj

Program bo po končani obdelavi pripravil povzetek v katerem bo tudi navedeno koliko osnutkov dokumentov je bilo pripravljenih in tudi za katere partnerje program ni uspel pripraviti predloga medsebojne kompenzacije in pojasnilo zakaj ne:

	Slika 117: Povzetek končane obdelave za pripravo osnutkov medsebojne kompenzacije

Okno zapremo s klikom na gumb Zapri in prikaže se nam seznam pripravljenih osnutkov medsebojnih kompenzacij, ki jih bomo nato še pregledali, po potrebi popravili, prilagodili in izstavili:

	Slika 118: Seznam pripravljenih osnutkov predlogov medsebojne kompenzacije, ki jih bomo še preverili in izstavili

 

7.2.4. Potrditev kompenzacije

Ko smo prejeli potrditev kompenzacije, na izstavljeni kompenzaciji kliknemo na Potrditev:

	Slika 119: Potrditev kompenzacije.

Vnesemo datum potrditve:

	Slika 120: Vnos datuma potrditve kompenzacije.

Status potrjene kompenzacije:

	Slika 121: Status potrjene kompenzacije.

Kompenzacijo knjižimo s klikom na gumb Knjiženje:

	Slika 122: Knjiženje kompenzacije.

 

7.2.5. Zavrnitev kompenzacije

 

7.2.6. Knjiženje kompenzacije

 

7.3. Izpis predloga medsebojne kompenzacije

Do medsebojne kompenzacije dostopamo preko menija |Finance |Saldakonto kartice kjer se nam prikaže stran z odprtimi postavkami za izbranega partnerja in konto, kot kaže spodnja slika:

	Slika 123:  Maska za izpis odprtih postavk po partnerjih in kontih

V kolikor smo izbrali konto, ki je bil v kontnem načrtu označen kot saldakonto [1.2] in ima obvezen vnos partnerja, potem se nam bo v naslovni vrstici te strani pokazal meni z dodatnimi možnosti , kjer lahko izberemo možnost Izdelava predloga za medsebojno kompenzacijo, kot to kaže spodnja slika.

	Slika 124: Meni za izdelavo predloga medsebojne kompenzacije

Po kliku na to možnost se nam odpre stran z odprtimi postavkami predhodno izbranega partnerja na kontih za terjatev in obveznosti, kot kaže spodnja slika:

	Slika 125:  Maska z odprtimi postavkami na kontih terjatev in obveznosti

Konto terjatev oz. obveznosti lahko izberemo s klikom na padajoči izbirni meni, kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 126: Izberemo željeni konto obveznosti

V predlog kompenzacije bodo vključene vse postavke na izbranih kontih, ki so označene oz. odkljukane. To je lepo vidno na zgornji sliki.

V kolikor določenih knjižb ne želimo vključiti v predlog, jih preprosto odznačimo s klikom na kljukico ob sami knjižbi.

Ko smo označili vse knjižbe, ki jih želimo, lahko predlog natisnemo v meniju |Tiskanje |Izpis predloga medsebojne kompenzacije pri čemer izberemo format izpisa, kot prikazano na sliki:

	Slika 127: Izpis predloga medsebojne kompenzacije

Predlog medsebojne kompenzacije lahko tudi pošljemo po epošti s klikom na meni za pošiljanje dokumenta po epošti, kot kaže slika:

	Slika 128: Pošiljanje predloge medsebojne kompenzacije po epošti

 

7.4. Izpis obrazcev IOP

IOP obrazec lahko posameznemu parnterju izpišemo neposredno preko menija |Finance |Saldakonto kartice kjer izberemo ustrezno poslovno leto, konto, ter partnerja kateremu želimo izpisati IOP obrazec.

Ko smo vnesli vse potrebne iskalne kriterije lahko preko menija |Tiskanje |Izpis odprtih postavk ta obrazec tudi izpišemo:

	Slika 129: Tiskanje IOP obrazca

Izpiše se obrazec v takšni obliki:

	Slika 130: IOP obrazec

V primeru tiskanja IOP obrazcev preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvodstavno knjigovodstvo |Tiskanje IOP obrazcev lahko izberemo jezikovno varianto:

	Slika 131: Izbira jezikovne variante za tiskanje IOP obrazca

 

7.5. Izpis opominov

Opomin lahko posameznemu parnterju izpišemo neposredno preko menija |Finance |Saldakonto kartice kjer izberemo ustrezno poslovno leto, konto, ter partnerja kateremu želimo izpisati opomin.

Ko smo vnesli vse potrebne iskalne kriterije lahko preko menija |Tiskanje |Izpis opomina ta obrazec tudi izpišemo:

	Slika 132: Tiskanje opomina

Izpiše se obrazec v takšni obliki:

	Slika 133: Opomin

Preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Dvostavno knjigovodstvo |Terjatve in obveznosti |Tiskanje opominov lahko izberemo tiskanje 1., 2., 3. ali zadnjega opomina:

	Slika 134: Izbira jezikovne variante za tiskanje opomina

 

8. Pošiljanje opominov in izterjava

 

8.1. Avtomatsko pošiljanje opominov na e-mail in SMS

Avtomatsko opominjanje je programska funkcija, ki periodično vsakodnevno preverja stanje zapadlih odprtih terjatev in prejeta plačila na izdanih računih ter preko elektronske pošte in/ali SMS sporočil opominja kupce (dolžnike) na obveznost plačila izdanih računov. Avtomatsko opominjanje deluje brez posredovanja uporabnika.

8.1.1 Vklop in nastavitve avtomatskega opominjanja

Avtomatsko pošiljanje opominov si nastavimo in vključimo v nastavitvah podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Procesi in integracija |Avtomatsko opominjanje. Osnovne nastavitve prikazuje naslednja slika:

	Slika 135: Vklop in nastavitve avtomatskega opominjanja

V osnovnih nastavitvah vklopimo avtomatsko opominjanje in označimo ali bomo opominjali preko elektronske pošte in ali bomo opominjali preko SMS sporočil. Za vsak način pošiljanja lahko izberemo uro ob kateri se bodo pošiljali opomini. Prav tako pa lahko določimo, da se opomini pošiljajo samo ob delovnikih.

Pri pošiljanju preko elektronske pošte se lahko vnese e-mail naslov pošiljatelja opomina. Pri pošiljanju preko SMS trenutno ni možno izbrati imena pošiljatelja zato se vsa SMS sporočila pošiljajo v imenu pošiljatelja "racuni.com". Odgovarjanje na SMS sporočila ni mogoče.

Opomine je možno istočasno pošiljati na elektronsko pošto in SMS. Če želite, da se vsak opomin pošlje na elektronsko pošto in SMS istočasno, potem mora biti za oba načina pošiljanja vnesena ista ura pošiljanja opominov, prav tako pa je tudi na kupcu potrebno vnesti oba kontaktna podatka (mobitel in e-mail). Če so ure za pošiljanje e-mail in SMS opominov različne, potem se bo opomin poslal samo na tisti kontaktni naslov kupca, ki je na voljo ob prvem pošiljanju opomina.

V nastavitvah opominjanja določimo tudi kriterije kdaj se pošlje prvi in kdaj opomini, ki sledijo. Ta pravila veljajo kot privzeta na nivoju podjetja.

8.1.2 Nastavitve opominjanja na nivoju kupca

Na kupcih lahko za vsakega kupca posebej določimo nastavitve opominjanja. Vnosna polja za nastavitve opominjanja na kupcu prikazuje naslednja slika:

	Slika 136: Nastavitve avtomatskega opominjanja na kupcu

Najbolj pomembno je, da imamo v šifrantu kupcev njihove kontaktne elektronske naslove in mobilne številke. Če želimo, da se opomini pošiljajo na posebne naslove (npr. naslov računovodstva), potem ta naslov vpišemo v rubriki namenjeni kontantnim naslovom za opominjanje.

Prav tako je potrebno biti pozoren na to, da se bodo opomini avtomatsko poslali samo tistim kupcem pri katerih je ta opcija vključena.

8.1.3 Nastavitve besedil za opomine preko elektronske pošte in SMS

Program omogoča, da si poljubno nastavimo besedilo opomina za elektronsko pošto ali sporočilo SMS posebej po vrstah opomina in jeziku opomina. Stranki se vedno pošlje opomin v tistem jeziku v katerem ji je bil predhodno izstavljen račun.

	Slika 137: Nastavitve besedil za opomine po elektronski pošti in SMS

Besedila opominov lahko dopolnimo z istimi spremenljivkami, kot se uporabljajo za privzeta besedila v nastavitvah tiskanja računov. Dodatne spremenljivke za opomine so še:

8.1.4 Pregled nad poslanimi opomini

Vsi poslani opomini se shranijo v podatkovno bazo in so dosegljivi na pregledu v meniju |Finance |Opomini in izterjava.

Evidenco opominov poslanih preko elektronske pošte lahko vidimo tudi na pregledu elektronske pošte poslane iz programa.

Opomini preko sporočil SMS pa so dodatno razvidni tudi iz pregleda poslanih sporočil SMS.

 

9. Bilančna poročila

Program omogoča, da si na podlagi lastnega kontnega načrta [1.2] definiramo bilančna poročila za oddajo vsakoletnih predpisanih bilanc.

Bilančna poročila se izpišejo na podlagi vnešenih formul [9.1.6] in podatkov iz glavne knjige (npr. seštevki prometov ali saldov na določenih kontih,...).

 

9.1. Predloge za izpis bilanc

Modul |Finance |Bilance po predlogi omogoča izdelavo bilančnih pregledov.

V programu lahko pripravimo več predlog za izpis bilanc in odgovarjajočih formul za ustrezni izračun.

Ker trenutno še nimamo definirane nobene predloge za izpis bilančnih poročil, imamo na voljo dva gumba:

• Nova predloga za izpis bilance

S klikom na ta gumb se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo podatke za novo predlogo bilance [9.1.3].

• Uvoz predlog bilanc

S klikom na ta gumb pa lahko uvozimo predloge bilanc [9.1.2].

 

9.1.1. Pregled in iskanje predlog

Na strani pregled in iskanje lahko iščemo in preglejujemo že obstoječe predloge za izpis bilanc, lahko pa tudi naredimo novo predlogo za izpis bilance [9.1.3].

	Slika 139: Pregled in iskanje predlog za izpis bilanc

Predlogo lahko poiščemo po dveh iskalnih kriterijih:

• Šifra bilance (vpišemo šifro, ki označuje bilanco, ki jo iščemo)

• Opis (vpišemo besedilo, ki označuje bilanco, ki jo iščemo)

Predlogo odpremo tako, da kliknemo na aktivno povezavo "Šifra bilance".

9.1.1.1 Uvoz bilančnih predlog

S klikom na Več lahko uvozimo predloge bilanc iz oblike XML ali pa iz programa Pantheon [9.1.2]:

 

9.1.2. Uvoz predlog

Opcija za uvoz bilančnih predlog je na voljo z izbiro "Več:" na strani za pregled in iskanje predlog [9.1.1].

Bilančne predloge lahko uvozimo v dveh formatih:

• Uvoz predlog iz datotek XML, ki jih najdemo med primeri [9.1.7] ali pa jih izvozimo iz drugega podjetja.
• Uvoz predlog iz drugih programov. Trenutno je podprt uvoz predlog iz programa Pantheon.

	Slika 140: Uvoz predlog za izpis bilanc

9.1.2.1 Uvoz predlog za bilance iz datoteke XML

To možnost lahko uporabimo v primeru, ko smo predlogo pred tem izvozili v XML. To naredimo tako, da s klikom na gumb Tiskanje izberemo izvoz podatkov v XML, kot nam kaže spodnja slika:

	Slika 141: Izvoz podatkov v XML

S klikom na poiščemo predlogo, jo izberemo in nato uvozimo s klikom na gumb Uvozi podatke.

9.1.2.2 Uvoz bilanc iz programa Pantheon

Za uvoz potrebujemo dve datoteki s končnico .DB, in sicer datoteko z bilanco ter datoteko s postavkami bilance. S klikom na poiščemo vsako od teh datoteke, jo izberemo in nato obe naenkrat uvozimo s klikom na gumb Uvozi podatke.

 

9.1.3. Urejanje predloge za izpis bilance

V vnosno masko lahko vnesemo nove oz. spremenimo že obstoječe podatke za predlogo bilance:

	Slika 142: Vnos nove predloge za izpis bilance

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

9.1.4. Predogled predloge bilance

Ko smo vnesli vse podatke za predlogo bilance in vnos potrdili s klikom na V redu, se nam odpre predogled predloge:

S klikom na gumb Spremeni odpremo vnosno masko,kjer lahko vnesemo postavke za predlogo bilance [9.1.5]

Polega tega, imamo na voljo tudi naslednje gumbe:

Označi vse S klikom na ta gumb označimo    vse postavke.

Odznači vse S klikom na ta gumb odznačimo vse postavke, ki so označene.

Briši označene S klikom na ta gumb izbrišemo vse postavke, ki so označene.

 

9.1.5. Vnos postavk za predlogo bilance

Ko na strani za predogled predloge bilance kliknemo na gumb Spremeni, se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo postavke za predlogo bilance:

	Slika 144: Vnos postavk za predlogo bilance

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

V primeru, da želimo še več postavk, vpišemo število dodatnih postavk in kliknemo na gumb Dodaj postavke.

Vnos postavk potrdimo s klikom na gumb V redu.

9.1.5.1 Možne napake pri vnosu postavk za predlogo bilance

Ko vnašamo postavke, lahko pride do napak in program nas na to opozori z naslednjimi besedili:

• Referenca na postavko ne obstaja: Postavka z dano pozicijo ne obstaja.

• Ciklična referenca: Ciklično sklicevanje na formulo postavke ni možno, zato moramo napako odpraviti.

• Pozicija lahko vsebuje le številke: Program nam javi napako, če vpišemo kaj drugega kot številko.

• Izraz se ne sme začeti z operatorjem: Program nas opozori, da formule ne smemo začeti z operatorjem.

• Manjka ']': Program javlja, da izraz ni uravnotežen. Verjetno smo začeli z [ in pozabili dodati končni znak ].

• Manjka ')': Program javlja, da izraz ni uravnotežen. Verjetno smo začeli z ( in pozabili dodati končni znak).

• Izraz se ne sme končati z operatorjem: Program nas opozarja, da smo izraz končali z operatorjem, kar ni možno.

• Nepričakovani znak oz. neznani operator: Program nas opozori, da smo vnesli znak, ki ne sme biti uporabljen v formuli.

• Manjka operand: V formuli manjka operand (konstanta ali spremenljivka)

• Manjka operator: V formuli manjka operator +, -, *, /

• Manjka izraz v oklepajih (prazna vrednost): Izraz v oklepajih ne sme biti prazen ()

• Nepravilna sintaksa pogoja: Pravilna sintaksa pogoja je [pogoj:izrazIzpolnjen]izrazNiIzpolnjen

• Napačna oznaka spremenljivke: Dovoljene oznake spremenljivk so K, D, S, P, O, A, B

• Neznana napaka: Program opozarja, da je zasledil napako, vendar je ne prepozna.

 

9.1.6. Formule bilanc

V formulah lahko uporabljamo:

• Konstante

V formulah lahko uporabimo poljubna števila. Če želimo uporabiti negativno število, ga moramo dati v oklepaje.

Primeri:

5; 23; 12,4; (-342)

• Spremenljivke

Z njimi se sklicujemo na konte glavne knjige ali na druge postavke bilance.

Vsaka spremenljivka je sestavljena iz začetnega znaka #, znaka za vrsto spremenljive (K, D, S, P, O, A, B), reference in končnega znaka #.

• Dovoljeni znaki za vrsto spremenljivke:

• K - kreditni promet konta v obdobju
• D - debetni promet konta v obdobju
• P - kreditni saldo konta na dan, ki ga vnesemo, kot konec obdobja. To je razlika med celotnim kreditnim in celotnim debetnim prometom na kontu.
• O - debetni saldo konta na dan, ki ga vnesemo, kot konec obdobja. To je razlika med celotnim debetnim in celotnim kreditnim prometom na kontu.
• A - referenca na vrstico v prvem stolpcu bilance.
• B - referenca na vrstico v drugem stolpcu bilance.
• S - končni saldo konta v absolutni vrednosti t.j. saldo na dan, ki ga vnesemo, kot končni datum obdobja. Znesek je absolutna vrednost razlike med celotnim kreditnim in debetnim prometom na kontu.
• N - število knjižb na kontu v obdobju.
• Z - končni saldo konta v absolutni vrednosti tj. Saldo na dan, ki ga vnesemo, kot začetni datum obdobja.
• H - kreditni saldo konta na dan, ki ga vnesemo, kot začetek obdobja. To je razlika med celotnim kreditnim in celotnim debetnim prometom na kontu.
• G - debetni saldo konta na dan, ki ga vnesemo, kot začetek obdobja. To je razlika med celotnim debetnim in celotnim kreditnim prometom na kontu.

• Referenca na številko konta (K, D, S, P, N ali O) ali na pozicijo postavke (A ali B)

Možna je tudi uporaba posebnih znakov %, _, [] ki nadomestijo eno ali več številk v referenci:

• % - nadomesti nič ali več znakov

Primer:

4% ustreza vsem številom, ki se začnejo s 4 (41, 430, 4100, ...)

%5 ustreza vsem številom, ki se končajo s 5 (125, 1105, ...)

%1% ustreza vsem številom, ki vsebujejo 1 (1100, 1000, 1234, ...)

%1$123 ustreza vsem številom, ki vsebujejo 1 (1100, 1000, 1234, ...) in so knjiženi na stroškovno mesto 123

%1$123% ustreza vsem številom, ki vsebujejo 1 (1100, 1000, 1234, ...) in so knjiženi na stroškovna mesta, ki se začnejo 123 (1234, 12311, 123, 123456454...)

• _ - nadomesti posamezen znak

Primer:

1_ ustreza številu 1 in vsem dvomestnim številom, ki se začnejo z 1 (1, 10, 11, ..., 19)

1__ ustreza številu 1 in vsem dvo in tromestnim številom, ki se začnejo z 1 (1, 10, 11, ..., 100, 123, 111, ...)

• [ ] - uporabimo za naštevanje možnosti (posamezne možnosti ločujemo z vejico)

Primer:

12[3,4,5] - ustreza številom 123, 124 in 125

1[1,2,3]% - ustreza vsem številom, ki se začnejo na 11, 12 ali 13

Primeri spremenljivk:

#K1100# - kreditni promet konta 1100

#S4100# - absolutni saldo konta 4100

#D11%# - vsota debetnega prometa vseh kontov, ki se pričnejo z 11

• Logični izrazi

Logične izraze lahko uporabljamo v formulah, pri čemer zavzamejo vrednost, odvisno od izpolnjenega oz. neizpolnjenega pogoja.

Sintaksa: [pogoj:izrazIzpolnjen]izrazNiIzpolnjen

"pogoj" ima naslednjo obliko:

izraz1 logični-operator izraz2

logični-operator: <, >, =

"izrazIzpolnjen" se ovrednoti, če je pogoj izpolnjen

"izrazNiIzpolnjen" se ovrednoti, če pogoj ni izpolnjen

Če želimo imeti več pogojev, lahko logične izraze nizamo enega za drugim:

[pogoj1:izrazIzpolnjen1][pogoj2:izrazIzpolnjen2]...[pogojN:izrazIzpolnjenN]izrazNiIzpolnjenN

Potek vrednotenja je naslednji:

• Če je "pogoj1" izpolnjen, se ovrednoti "izrazIzpolnjen1" in vrednotenje se zaključi.

• Drugače se preizkusi "pogoj2" in če je le-ta izpolnjen, se ovrednoti 'izrazIzpolnjen2' in vrednotenje se zaključi.

• Postopek se ponavlja vse do zadnjega pogoja "pogojN". Če še tudi ta ni izpolnjen, se ovrednoti "izrazNiIzpolnjenN".

• Primeri logičnih izrazov:

* [#A123#+23<20:10]20   

Če je vrednost izraza #A123#+23 manjša od 20, dobi logični izraz vrednost 10, drugače 20

* [#K1200#-#D1100#=#A1#:123]#A2#        

Če je vrednost izraza #K1200#-#D1100# enaka vrednosti 1. stolpca postavke 1, dobi logični izraz vrednosti 123, drugače vrednost prvega stolpca postavke 2

* [#K123#<100:123][#K123#=100:123]321   

Če je vrednost izraza #K123# manjša ALI enaka 100, dobi logični izraz vrednost 123, drugače 321

• Primer uporabe v formuli:

* 12+([#A1#<10:100](-10))-10    

Rezultat formule je odvisen od vrednosti prvega stolpca postavke 1. Če je le ta manjša od 10, dobi formula končno vrednost 12+100-10=102, če ni, pa vrednost 12-10-10=-8

 

9.1.7. Primeri predlog bilanc

V nadaljevanju so na voljo primeri predlog za standardna bilančna poročila. Formule za računanje posameznih stolpcev so orientacijske in temeljijo na priporočenem kontnem načrtu. Za uporabo predlog za vaše podjetje je potrebno formule pretvoriti na konkretni kontni načrt, ki se uporablja v vašem podjetju.

Objavljene predloge lahko uporabite tako, da jih snamete z interneta in nato uvozite v program [9.1.2], kot je to opisano v predhodnem poglavju.

9.1.7.1 Primeri predlog bilanc za gospodarske družbe

9.1.7.2 Primeri predlog bilanc za samostojne podjetnike

9.1.7.3 Primeri predlog bilanc za denarni tok in primer za vmesno stanje bilance

 

9.2. Izvajanje bilanc

Za izvajanje bilance oz. zagon izpisa imamo na voljo dva načina:

• Direktno iz predogleda predloge bilance

Ko smo izbrali določeno predlogo, jo odpremo tako, da kliknemo na aktivno povezavo. Ko imamo pred sabo predogled predloge, kliknemo na gumb in izberemo, v kateri obliki želimo izpis:

Ko izberemo način izpisa, se nam odpre naslednja vnosna maska:

	Slika 146: Zagon poročila za izpis bilance iz predloge

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Ko smo vnesli vse podatke, s klikom na gumb Zaženi zaženemo izpis poročila.

• S strani "Poročanje"

Če želimo priti do izpisa bilance na ta način, v modulu Poročanje: |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo |Bilance in poslovna poročila |Bilanca iz predloge. V modulu Poročanje imamo različne paketne obdelave in poročila, med njimi tudi za bilance.

S tem pridemo na vnosno masko, ki j enaka zgornji, vendar tukaj predloga bilance ni privzeta, pač pa jo izberemo po zgoraj omenjeni poti. Izbiramo lahko samo med aktivnimi predlogami za bilanco. Prav tako vnesemo datumska obdobja in izberemo tip datoteke, ter zaženemo izpis poročila s klikom na Zaženi.

 

10. Obračuni davka

V modulu Finance je preko menija |Finance |Obračuni davka dostopen modul za izdelavo letnih poročil za AJPES in letnega obračuna davka za gospodarske družbe, društva in zavode (DDPO) ter samostojne podjetnike (DohDej) za FURS. Prav tako je mogoče letna poročila iz programa elektronsko prenesti na AJPES in v eDavke.

	Slika 147: Opcija za izdelavo letnih poročil

Po izbiri te opcije v meniju se nam prikaže seznam že narejenih obračunov davka:

	Slika 148: Pregled letnih poročil po poslovnih letih

Kot je razvidno iz zgornje slike so na tem pregledu na voljo naslednje funkcije:

• Na pregled in vnos podatkov za letno poročilo pridemo tako, da v seznamu kliknemo na letno poročilo za željeno leto. V pregledu imamo tudi opozorila v primeru, da letno poročilo za določeno poslovno leto še ni zaključeno oz. podatki vsebujejo logične napake.
• S klikom na Novi obračun davka ustvarimo letno poročilo kjer nato vnesemo datum obdobja za katerega želimo izdelati obračun davka.
• S klikom na Uvoz podatkov lahko uvozimo letna poročila, ki smo jih izvozili iz programa v datoteko XML. Tukaj lahko tudi uvozimo LP iz programa http://www.bilanca05.net.
• S klikom na Nastavitev formul za izračun iz bruto bilance lahko nastavimo matematične formule za avtomatski izračun bilanc za letna poročila iz podatkov bruto bilance v glavni knjigi.
• S klikom na Uvoz formul... lahko v trenutno podjetje uvozimo XML datoteko s formulami za izračun letnih bilanc iz bruto bilance. Na tej strani lahko najdete že vnaprej pripravljene datoteke s formulami za gospodarske družbe [10.5], samostojne podjetnike [10.4] in društva [10.6].

Po kliku na gumb Novi obračun davka se odpre maska za vnos podatkov za pripravo novega obračuna:

	Slika 150: Vnos podatkov za novi obračun davka

Modul za izdelavo letnih poročil vsebuje vso potrebno funkcionalnost za vnos in izpis letnih poročil. Prav tako je mogoče letna poročila po zaključenem vnosu in kontroli podatkov neposredno prenesti na AJPES in v eDavke. Uporaba ločenih programov za izdelavo letnih poročil tako sploh ni potrebna (npr. FURS-ov program Silvester oz. AJPES-ove Excel datoteke). Ker je v programu več podatkov, kot se sicer vnašajo pri ločenem vnosu za FURS in AJPES, je s tem omogočeno več logičnih kontrol. Tako se pri vnosu podatkov izvajajo tudi navzkrižne kontrole, ki sicer samo z uporabo FURS-ovega programa niso izvedljive. Prav tako program izvaja vse kontrole, ki se sicer izvajajo s strani FURS-a.

Vnos podatkov za letno poročilo ilustrira sledeča slika:

	Slika 151: Vnos podatkov za letna poročila in obračun davka

 

10.1. Formule za letno porocilo po SRS 2006 za samostojne podjetnike

Za samostojne podjetnike smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2006, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

formuleSRS2006.xml Velikost: 12,34 kB

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [9.1.6].

 

10.2. Formule za letno porocilo po SRS 2006 za gospodarske družbe

Za gospodarske družbe smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2006, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

FormuleSRS2006_doo.xml Velikost: 19,06 kB

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [9.1.6].

 

10.3. Formule za letno porocilo po SRS 2006 za društva

Za društva smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2006, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

FormuleSRS2006_drustvo.xml Velikost: 9,00 kB

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [9.1.6].

 

10.4. Formule za letno porocilo po SRS 2016 za samostojne podjetnike

Za samostojne podjetnike smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2016, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

formuleSRS2016.xml Velikost: 15,00 kB

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [9.1.6].

 

10.5. Formule za letno porocilo po SRS 2016 za družbe

Za gospodarske družbe smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2016, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

formuleSRS2016doo.xml Velikost: 30,10 kB

Navodila kako se formule vnesejo oz. spreminjajo ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [9.1.6].

 

10.6. Formule za letno porocilo po SRS 2016 za društva

Za društva smo pripravili primer formul za letno poročilo po SRS 2016, ki si jih lahko uvozite v program e-računi.

Datoteka s formulami, ki jih lahko uvozite v program:

formuleSRS2016drustvo.xml Velikost: 14,40 kB

Navodila kako se formule pišejo oz. spreminjajo, ter primere le teh lahko najdete v poglavju Formule bilanc [9.1.6].

 

10.7. FRP - Finančna razritja poslovanja

Namen standarda FRP - Finančna razritja poslovanja je uporaba enotnih obrazcev in datotek za komunikacijo med banko, komitenti bank in izvajalci računovodskih storitev pri reševanju vlog za odobritev kredita, limitov na poslovnem računu itd.

Do FRP lahko dostopamo prek modula |Finance |obračuni davka, kjer napravimo nov obračun davka ali kliknemo na že obstoječ obračun davka, ter izberemo zavihek FRP – Finančna razkritja poslovanja.

Na prvem zavihku osnovni podatki je pomembno, da izpolnemo vse potrebne podatke, ter preden se premaknemo na naslednji zavihek kliknemo na potrditev vnosa (primer slika spodaj)

	Slika 152: obvezni vnos osnovnih podatkov

Na drugem zavihku BS si lahko ogledamo bilanco stanja, medtem ko si lahko na tretjem zavihku IPI ogledamo izkaz poslovnega izida.

Zavihki AOP003, AOP010, AOP018, AOP020, AOP024, AOP027, AOP034, AOP041, APO045, AOP049, AOP050, AOP051, AOP053, AOP054, AOP056, AOP072, AOP076, AOP080, AOP087, AOP092, AOP093, AOP094, AOP095 se navezujejo na AJPES AOP oznake na aktivni oz. pasivni strani bilance stanja in zahtevajo več potrebnih podatkov za razkritje.

V AOP003, AOP010, AOP018, AOP020, AOP041, AOP051, AOP053, AOP054, AOP056, AOP072, AOP094, AOP095 se vpisujejo podatki o začetnem stanju, povečanju, zmanjšanju in končnem stanju za posamezno postavko, medtem ko je potebno za ostale AOP oznake podati več podatkov o kupcih, posojilojemalcih in dobaviteljih.

Na zavihkih Priloga kupci in Priloga dobavitelji se dodatno še popolne promet in delež po kupcih oz. dobaviteljih.

Zavihek Izpisi služi za izpis vseh označenih izpisov na podlagi vpisanih podatkov v prejšnjih zavihkih. Izpise katere smo označili za izpis se lahko izpišejo s klikom na gumb Predogled in izpis vseh označenih dokumentov

Namen zadnjega zavihka Datoteke je izvoz .xml datoteke, katero lahko uvozimo na spletni portal banke.

 

11. Poročila, izpisi, bilance

V modulu glavna knjiga so na voljo naslednji izpisi:

• Obdelave
• Avtomatsko zapiranje odprtih postavk [12.1]
• Obračun in knjiženje tečajnih razlik
• Prenos zaključka poslovnega leta v otvoritev novega poslovnega leta [11.1]

• Terjatve/Obveznosti
• Saldo po partnerjih in kontih [11.2]
• Izpis odprtih postavk na dan [11.3]
• Izpis odprtih postavk po številu dni zamude od zapadlosti plačila [11.4]
• Podroben izpis odprtih postavk po številu dni preteklih od datuma zapadlosti plačila [11.5]
• Statistika finančnih računov-izdelava datoteke za AJPES [11.29]

• Bilance
• Bruto bilanca [11.6]
• Bilanca iz predloge [9.1]
• Analitična bruto bilance z rekapitulacijo po razredih [11.6]
• Realizacija za obdobje po mesecih [11.7]
• Realizacija za obdobje po stroškovnih mestih [11.8]

• DDV
• Knjiga izdanih računov [11.9]
• Knjiga izdanih računov za dobave blaga [11.10]
• Knjiga prejetih računov [11.11]
• Knjiga prejetih računov za pridobitve blaga [11.12]
• Obrazec E-UVOZ [11.13]
• Rekapitulacijsko poročilo [11.14]
• Poročilo o dobavah po 76. členu [11.15]

• Blagajna
• Blagajniški dnevnik
• Blagajniški dnevnik za knjiženje

• Knjiženja
• Dnevnik knjiženja [11.16]
• Izpis kontnih kartic [11.17]
• Izpis kontnih kartic za kontrolo knjiženja DDV [11.18]
• Izpis saldakonto kartic [11.19]
• Izpis dnevnika sprememb v glavni knjigi [11.20]
• Statistika števila knjižb po mesecih in strankah [11.21]

• Popisi in izterjava
• Tiskanje IOP obrazcev [11.22]
• Tiskanje opominov [11.23]

• Druga poročila in izpisi
• Izpis obrazca ODO-2
• Promet partnerja po kontih za obdobje [11.24]

• Osnovna sredstva
• Register osnovnih sredstev
• Osnovna sredstva - inventurni list
• Obračunana amortizacija osnovnih sredstev
• Obračunana amortizacija OS po kontih in stroškovnih mestih
• Izločena osnovna sredstva
• Osnovna sredstva s povečanjem

• Poročilo BST
• Poročilo BST

• Izvoz podatkov
• Izvoz izdanih faktur v XML datoteko za uvoz v VASCO
• Izvoz prejetih faktur v XML datoteko za uvoz v VASCO
• Izvoz podatkov poslovnega leta za namene arhiviranja [11.34.1]

 

11.1. Prenos zaključka poslovnega leta v otvoritev novega poslovnega leta

Preden prenesemo zaključek poslovnega leta v otvoritev novega, je pomembno predvsem to, da nastavimo način izračuna otvoritve [1.1] tekočega leta na otvoritvena temeljnica knjižena v tekočem letu.

Sama obdelava pa je na voljo v modulu |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo kjer izberemo obdelavo Prenos zaključka poslovnega leta v otvoritev novega poslovnega leta. Po kliku na to povezavo se nam odpre maska za vnos kriterijev prenosa zaključka poslovnega leta, ki izgleda takole:

	Slika 153: Vnesemo kriterije za prenos zaključka poslovnega leta

Ko smo vnesli vse kriterije, poženemo obdelavo s klikom na gumb Zaženi

Po zaključku te obdelave se bo ustvarila otvoritvena temeljnica [4.1] v poslovnem letu za katerega smo prenos izvedli.

 

11.2. Saldo po partnerjih in kontih

Poročilo uporabljamo, kadar želimo izpis prometa in končnega salda po partnerjih na določenem kontu ali sumarno za več kontov skupaj. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije po katerih želimo, da se računa saldo.

	Slika 154: Vnos kriterijev za izpis salda po partnerjih in kontih

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava izpisa.

	Slika 155: Izpis salda po partnerjih in kontih

Kot je razvidno iz zgornje slike, se za izbrani konto (v našem primeru konto 120) izpišejo prometi in končni saldo po partnerjih.

 

11.3. Seznam odprtih postavk in salda po partnerjih na določen datum

Poročilo nam izpiše seznam odprtih postavk na določenem saldakontu [1.2] na določen dan. Seznam odprtih postavk je grupiran po dokumentih in po partnerjih. Pred izdelavo poročila vnesemo parametre, ki določajo izdelavo poročila:

	Slika 156: Zagon poročila

Po zaključku obdelave se izdela dokument s seznamom odprtih postavk:

	Slika 157: Izgled poročila

 

11.4. Izpis odprtih postavk po številu dni zamude od zapadlosti plačila

	Slika 158: Izpis odprtih postavk po številu dni zamude od zapadlosti plačila

 

11.5. Podroben izpis odprtih postavk po številu dni preteklih od datuma zapadlosti plačila

	Slika 159: Podroben izpis odprtih postavk po številu dni preteklih od datuma zapadlosti plačila

 

11.6. Izpis bruto bilance

Poročilo uporabljamo za izpis sintetične ali analitične bruto bilance. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije izpisa bruto bilance.

	Slika 160: Vnos kriterijev za izpis bruto bilance

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava za izpis bruto bilance po izbranih kriterijih.

	Slika 161: Izpis bruto bilance za razrede

	Slika 162: Izpis analitične bilance za posamezni razred

Za izdelavo drugih bilančnih izpisov (Izkaz poslovnega izida, Bilanca stanja, glej poglavje Bilančna poročila [9].

 

11.7. Realizacija po mesecih

Poročilo izpiše seznam prihodkov in odhodkov podjetja za vsak mesec v določenem obdobju, ki ga izberemo pred začetkom obdelave poročila, posebej.

V meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Bilance in poslovna poročila izberemo povezavo Izpis realizacije za obdobje po mesecih in odpre se nam standardna maska za zagon poročila, kjer moramo vnesti vse potrebne kriterije za zagon. Maska izgleda takole:

	Slika 163: Maska s kriteriji za zagon poročila

Kriteriji so sledeči:

Ko smo vnesli vse potrebne kriterije kliknemo na gumb Zaženi za pripravo poročila.

Končano poročilo izgleda npr. takole:

	Slika 164: Poročilo realizacije po mesecih za izbrano stroškovno mesto

 

11.8. Realizacija po stroškovnih mestih

Poročilo izpiše seznam prihodkov in odhodkov podjetja za določeno obdobje, po stroškovnih mestih. Za vsako stroškovno mesto so izpisani prihodki in odhodki v določenem obdobju, ki ga izberemo pred obdelavo poročila.

V meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Bilance in poslovna poročila izberemo povezavo Izpis realizacije za obdobje po stroškovnih mestih in odpre se nam standardna maska za zagon poročila, kjer moramo vnesti vse potrebne kriterije za zagon. Maska izgleda takole:

	Slika 165: Vnos kriterijev za izpis realizacije po stroškovnih mestih

Kriteriji so sledeči:

Ko smo vnesli vse potrebne kriterije kliknemo na gumb Zaženi za pripravo poročila.

Končano poročilo izgleda npr. takole:

	Slika 166: Poročilo realizacije po stroškovnih mestih za določeno obdobje

 

11.9. Knjiga izdanih računov

Poročilo uporabljamo za izdelavo knjige izdanih računov. Pred izdelavo knjige za DDV vnesemo kriterije izpisa.

	Slika 167: Vnos kriterijev za izpis knjige izdanih računov

Knjigo izdanih računov lahko izpišemo na dva načina.

11.9.1 Izpis na podlagi obračuna DDV

Po zaključku obračuna DDV se avtomatsko knjižijo postavke za knjigo izdanih računov, ki jih ni možno več spreminjati. Program si natančno zapomni vsebino knjige izdanih računov za vsak obračun posebej in s tem zagotavlja, da lahko knjigo izdanih računov kadar koli ponovno izpišemo s popolnoma enako vsebino.

Za izpis knjige izdanih računov izberemo obračun DDV-ja na podlagi katerega naj se izpiše knjiga.

11.9.2 Evidenčni izpis knjige izdanih računov

Evidenčni izpis se vsakokrat na novo pripravi na podlagi trenutnega stanja podatkov t.j. na podlagi vnešenih dokumentov v trenutku, ko zaženemo pripravo izpisa. Evidenčni izpis knjige izdanih računov torej ni ponovljiv in kot tak lahko služi le za informativne namene, nikakor pa ne moremo na podlagi tega izpisa oddajati mesečnih obračunov DDV-ja.

11.9.3 Zagon poročila

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava izpisa.

	Slika 168: Knjiga izdanih računov

 

11.10. Knjiga izdanih računov za dobavo blaga

Da bi videli knjigo izdanih računov za dobavo blaga moramo pognati poročilo, to pa storimo tako, da v modulu Finance kliknemo na povezavo Poročila in pod rubriko DDV kliknemo na povezavo Knjiga izdanih računov za dobave blaga.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

	Slika 169: Maska za zagon poročila o izdanih računih za dobavo blaga

Kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon poročila zaključi.Ko se zagon zaključi se pokaže stran, ki jo prikazuje spodnja slika:

	Slika 170: Poročilo se je končalo oz. zgeneriralo

Končano poročilo izgleda takole:

	Slika 171: Končano poročilo izdanih računov za dobavo blaga

 

11.11. Knjiga prejetih računov

Poročilo uporabljamo za izdelavo knjige prejetih računov. Pred izdelavo knjige za DDV vnesemo kriterije izpisa.

	Slika 172: Vnos kriterijev za izpis knjige prejetih računov

Knjigo prejetih računov lahko izpišemo na dva načina.

11.11.1 Izpis na podlagi obračuna DDV

Po zaključku obračuna DDV se avtomatsko knjižijo postavke za knjigo prejetih računov, ki jih ni možno več spreminjati. Program si natančno zapomni vsebino knjige prejetih računov za vsak obračun posebej in s tem zagotavlja, da lahko knjigo prejetih računov kadar koli ponovno izpišemo s popolnoma enako vsebino.

Za izpis knjige prejetih računov izberemo obračun DDV-ja na podlagi katerega naj se izpiše knjiga.

11.11.2 Evidenčni izpis knjige prejetih računov

Evidenčni izpis se vsakokrat na novo pripravi na podlagi trenutnega stanja podatkov t.j. na podlagi vnešenih dokumentov v trenutku, ko zaženemo pripravo izpisa. Evidenčni izpis knjige prejetih računov torej ni ponovljiv in kot tak lahko služi le za informativne namene, nikakor pa ne moremo na podlagi tega izpisa oddajati mesečnih obračunov DDV-ja.

11.11.3 Zagon poročila

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava izpisa.

	Slika 173: Knjiga prejetih računov

 

11.12. Knjiga prejetih računov za pridobitev blaga

Da bi videli knjigo prejetih računov za pridobitev blaga moramo pognati poročilo, to pa storimo tako, da v modulu Finance kliknemo na povezavo Poročila in pod rubriko DDV kliknemo na povezavo Knjiga prejetih računov za pridobitve blaga.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

	Slika 174: Maska za zagon poročila o prejetih računih za pridobitev blaga

Kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon poročila zaključi.Ko se zagon zaključi se pokaže stran, ki jo prikazuje spodnja slika:

	Slika 175: Poročilo se je končalo oz. zgeneriralo

Končano poročilo izgleda takole:

	Slika 176: Končano poročilo izdanih računov za dobavo blaga

 

11.13. Izpis obrazca E-UVOZ

Da bi videli izpis obrazca E-UVOZ moramo pognati poročilo, to pa storimo tako, da v modulu Finance kliknemo na povezavo Poročila in pod rubriko DDV kliknemo na povezavo Obrazec E-UVOZ.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

	Slika 177: Maska za zagon izpisa obrazca E-UVOZ

Kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon obrazca zaključi.Ko se zagon zaključi se pokaže stran, ki jo prikazuje spodnja slika:

	Slika 178: Obrazec se je končal oz. zgeneriral

Končan obrazec izgleda takole:

	Slika 179: Končan obrazec E-UVOZ

 

11.14. Rekapitulacijsko poročilo

	Slika 180: Rekapitulacijsko poročilo

 

11.15. Poročilo o dobavah po 76. členu

	Slika 181: Poročilo o dobavah po 76. členu

 

11.16. Dnevnik knjiženja

Poročilo uporabljamo za izpis dnevnika knjiženja. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije izpisa dnevnika knjiženja.

	Slika 182: Vnos kriterijev za izpis dnevnika knjiženja

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava za izpis dnevnika knjiženja po izbranih kriterijih.

	Slika 183: Izpis dnevnika knjiženja

 

11.17. Izpis konto kartic

Poročilo uporabljamo bodisi za izpis posameznih kontnih kartic bodisi za letni ali drug masovni izpis vseh ali več kontnih kartic naenkrat. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije izpisa kontnih kartic.

	Slika 184: Vnos kriterijev za izpis kontnih kartic

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava za izpis konto kartice po izbranih kriterijih.

	Slika 185: Izpis kontne kartice

 

11.18. Izpis kontnih kartic za kontrolo knjiženja DDV

Poročilo uporabljamo bodisi za izpis posameznih konto kartic bodisi za letni ali drugi masovni izpis vseh ali več kontnih kartic za kontrolo knjiženja DDV hkrati. Pred izdelavo poročila vnesemo kriterije izpisa kontnih kartic.

	Slika 186: Vnos kriterijev za izpis kontnih kartic za kontrolo knjiženja DDV

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

S klikom na gumb Zaženi zaženemo izpis konto kartice za kontrolo DDV po izbranih kriterijih.

	Slika 187: Izpis kontne kartice za kontrolo knjiženja DDV

 

11.19. Izpis saldakonto kartic

Poročilo uporabljamo bodisi za izpis posameznih saldakonto kartic bodisi za letni ali drug masovni izpis vseh ali več saldakonto kartic naenkrat. Pred izdelavo izpisa vnesemo kriterije izpisa saldakonto kartic.

	Slika 188: Vnos kriterijev za izpis saldakonto kartic

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

S klikom na gumb Zaženi se prične priprava poročila za izpis saldakonto kartice po izbranih kriterijih.

	Slika 189: Izpis saldakonto kartice

 

11.20. Izpis dnevnika sprememb v glavni knjigi

S poročilom Dnevnik sprememb v glavni knjigi lahko izpišemo knjižbe za določeno obdobje, ki so bile vnešene ali spremenjene v določenem obdobju. S poročilom lahko npr. ugotovimo katere knjižbe za preteklo poslovno leto 2004 so bile vnešene ali spremenjene po 1.1.2005. Izpis spremenjenih knjižb lahko omejimo po uporabnikih in obdobjih. Izpis je koristen za ugotavljanje napak pri knjiženju in izdelavi zaključnega računa.

Poročilo najdemo v meniju |Finance |Poročila pod rubriko Knjiženja.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

	Slika 190: Maska za zagon dnevnika sprememb v glavni knjigi

Ko smo izpolnili vse potrebne kriterije za zagon dnevnika, kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon dnevnika zaključi.

Končan dnevnik izgleda takole:

	Slika 191: Dnevnik sprememb v glavni knjigi

 

11.21. Statistika števila knjižb po mesecih in strankah

	Slika 192: Statistika števila knjižb po mesecih in strankah

 

11.22. Tiskanje IOP obrazcev

V IOP obrazcu so izpisane vse odprte postavke za določen konto, do datuma, ki ga vnesemo v pripravi izpisa.

Obrazec IOP najdemo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Terjatve in obveznosti, kjer imamo na voljo poročila: Tiskanje IOP obrazcev, Tiskanje IOP obrazcev (prometi podrobno) in Tiskanje IOP obrazcev (prometi podrobno v več valut). V tem meniju izpišemo IOP obrazec za vse poslovne partnerje, ki imajo odprte postavke. Obrazec pa lahko izpišemo za določenega posameznega partnerja v modulu Saldakonto kartice [7.1].

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

	Slika 193: Maska za zagon obrazca IOP

Ko smo izpolnili vse potrebne kriterije za zagon obrazca, kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon obrazca zaključi.

Končan obrazec izgleda takole:

	Slika 194: Končan obrazec IOP

Za izgled IOP obrazca lahko uporabimo tudi kakšno lastno predlogo. Kako naredimo to, si lahko preberete v poglavju nastavitve oblike izpisa izdanih dokumentov.

 

11.23. Tiskanje opominov

Opomine lahko izpišemo v meniju |Finance |Poročila pod rubriko Popisi in izterjava za vse partnerje, ki še niso poravnali zapadlih obveznosti do datuma, ki ga vpišemo pri pripravi poročila. V modulu Saldakonto kartice [7.1], pa lahko izpišemo opomin za določenega posameznega partnerja.

Odpre se nam maska za vnos kriterijev, ki jih potrebujemo za zagon poročila. Maska izgleda takole:

	Slika 195: Maska za zagon opomina

Ko smo izpolnili vse potrebne kriterije za zagon obrazca, kliknemo na gumb Zaženi in poročilo se bo zagnalo. Počakamo, da se zagon obrazca zaključi.

Končan obrazec izgleda takole:

	Slika 196: Končan opomin

Za izgled obrazca oz. opomina lahko uporabimo tudi kakšno lastno predlogo. Kako naredimo to, si lahko preberete v poglavju nastavitve oblike izpisa izdanih dokumentov.

 

11.24. Promet partnerja po kontih za obdobje

Poročilo prikaže skupni znesek knjiženega prometa za določenega partnerja po kontih za določeno časovno obdobje.

	Slika 197: Vnos parametrov pred zagonom poročila

Pred izdelavo poročila vnesemo naslednje parametre, ki vplivajo na vsebino poročila:

S klikom na gumb Zaženi se izdela izpis v skladu z izbranimi parametri.

	Slika 198: Izgled poročila

 

11.25. Prometi in rezultat po stroškovnih mestih za obdobje

	Slika 199: Prometi in rezultat po stroškovnih mestih za obdobje

 

11.26. Izpis registra osnovnih sredstev

Poročilo je namenjeno izpisu registra osnovnih sredstev, ki ga imate vnešenega v programu.

Poročilo lahko izpišete tako, da preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo v razdelkuOsnovna sredstva izberete povezavo Register osnovnih sredstev kar je lepo prikazano na spodnji sliki:

	Slika 200: Izberete povezavo za izpis registra osnovnih sredstev

Po kliku na to povezavo, se vam odpre maska za zagon poročila:

	Slika 201: Vnos podatkov za zagon poročila

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Izbiramo lahko med tremi načini izpisa in sicer:

• Po inventarni številki

	Slika 202: Register OS

• Po amortizacijskih skupinah

	Slika 203: Register OS grupiran po amortizacijskih skupinah

• Po kontih nabave

	Slika 204: Register Os grupiran po kontu nabave

 

11.27. Obračunana amortizacija osnovnih sredstev po inventarni številki

Poročilo je dostopno preko menija |Finance |Poročila kjer v razdelku Osnovna sredstva klinete na povezavo Obračunana amortizacija osnovnih sredstev po inventarni številki tako kot to prikazuje spodnja slika:

	Slika 205: kliknete na povezavo za vnos podatkov pomembnih za zagon poročila

Po kliku na povezavo se nam odpre maska za vnos podatkov, na podlagi katerih se bo kreiralo poročilo:

	Slika 206: Vnesete podatke za zagon poročila

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Poročilo izgleda takole:

	Slika 207: Obračunana amortizacija OS po inventarni številki

 

11.28. Osnovna sredstva - inventurni list

Poročilo lahko izpišete preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Osnovna sredstva kjer v razdelku izberemo povezavo inventurni list, kot to prikazuje spodnja slika:

	Slika 208: Izberete povezavo za izpis poročila

Po kliku na povezavo, se vam odpre maska za vnos podatkov potrebnih za obdelavo poročila:

	Slika 209: Vnesete podatke za zagon poročila

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Inventurni list lahko izpišemo na tri načine:

• Izpis sortiran po inventarni številki

	Slika 210: Inventurni list sortiran po inventarni številki

• Izpis grupiran po nahajlišču

	Slika 211: Inventurni list grupiran po nahajališču

• Izpis grupiran po stroškovnem mestu

	Slika 212: Inventurni list grupiran po STM

 

11.29. Statistika finančnih računov - izvoz datoteke XML za AJPES

Poročilo je namenjeno izdelavi datoteke v formatu XML za prenos na stran Ajpes [https://www.ajpes.si/Statistike/Statistika_financnih_racunov/Splosno]. Predpogoj za avtomatsko izdelavo poročila za Statistiko finančnih računov je, da ima podjetje pravilno nastavljen kontni načrt [1.2], kjer je za vse relevantne konte določen finančni instrument in v kolikor je potrebno tudi nasprotni sektor v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt v skladu z napotki s spletne strani Banke Slovenije [https://bankaslovenije.blob.core.windows.net/uploaded/legacy-files/Podrobna_vsebinska_navodila.pdf].

Razredi, kateri se zajamejo v omenjeno poročilo so: 0, 1, 2 in 9.

Po nastavitvi si zaženemo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Poročanje za državne inštitucije poročilo z nazivom: Statistika finančnih računov - izdelava datoteke za AJPES. Na poročilu nastavimo datum od/do za izpis prometov na kontih, ki imajo določen SFR instrument in/ali sektor in so v razredu 0, 1, 2 ali 9 v obdobju:

	Slika 213: Zagon poročila

Po zagonu poročila po program zbral vse podatke ter izdelal datoteko XML za prenos v program na spletni strani Ajpes [https://www.ajpes.si/Statistike/Statistika_financnih_racunov/Splosno]. Po zaključku obdelave se nam prikaže sledeče okno:

	Slika 214: Datoteko XML shranimo lokalno na računalnik

S klikom na povezavo porocilo.xml shranimo datoteko na disk. Nato se prijavimo v program na spletni strani Ajpes [https://www.ajpes.si/Statistike/Statistika_financnih_racunov/Splosno]. Po prijavi v program izberemo oddajo in Statistiko finančnih računov:

	Slika 215: Statistika finančnih računov na Ajpes

Vstopimo v aplikacijo in se odpre novo okno kjer najdemo uvoz XML datoteke.

Ko datoteko uvozimo jo bo program AJPES preveril, po potrebi lahko sedaj podatke tudi spreminjamo ter nato zaključimo oddajo s potrditvijo oddanega poročila.

 

11.30. Izpis bruto bilance - samo sredstva in obveznosti

Poročilo uporabljamo za izpis analitične bruto bilance samo s podatki iz knjižb sredstev in obveznosti.

	Slika 216: Na kontu nastavimo ustrezno bilančno kategorijo

Ko smo konte ustrezno opremili s podatkom o bilančni kategoriji lahko poženemo poročilo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Bilance in poslovna poročila

Pri zagonu izpisa poročila izberemo ustrezne kriterije:

S klikom na gumb Zaženi se prične izdelava izpisa analitične bruto bilance samo s podatki iz knjižb na kontih, ki imajo nastavljeno bilančno kategorijo Sredstva - aktiva in Obveznosti - pasiva.

	Slika 217: ...

	Slika 218: ...

	Slika 219: Izpis analitične bruto bilance samo s knjižbami sredstev in obveznosti

Za izdelavo drugih bilančnih izpisov (Izkaz poslovnega izida, Bilanca stanja, glej poglavje Bilančna poročila [9].

 

11.31. Izpis bruto bilance - samo prihodki in odhodki

Poročilo uporabljamo za izpis analitične bruto bilance samo s podatki iz knjižb prihodkov in odhodkov.

	Slika 220: Na kontu nastavimo ustrezno bilančno kategorijo

Ko smo konte ustrezno opremili s podatkom o bilančni kategoriji lahko poženemo poročilo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Bilance in poslovna poročila

Pri zagonu izpisa poročila izberemo ustrezne kriterije:

S klikom na gumb Zaženi se prične izdelava izpisa analitične bruto bilance samo s podatki iz knjižb na kontih, ki imajo nastavljeno bilančno kategorijo Prihodki in Odhodki.

	Slika 221: ...

	Slika 222: ...

	Slika 223: Izpis analitične bruto bilance samo s knjižbami prihodkov in odhodkov

Za izdelavo drugih bilančnih izpisov (Izkaz poslovnega izida, Bilanca stanja, glej poglavje Bilančna poročila [9].

 

11.32. Kontrola usklajenosti otvoritve poslovnega leta z zaključnim stanjem predhodnega leta

Poročilo najdemo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Dvostavno knjigovodstvo |Knjiženje in ga uporabimo za kontrolo saldov poslovnega leta z zaključnim stanjem predhodnega. Primerja se končno stanje med leti in ugotovljene morebitne razlike v saldu.

Primeri situacij v praksi, kjer bo poročilo v pomoč:

• Otvoritvena temeljnica je neusklajena: s pomočjo poročila ugotovimo katera knjižba na temeljnici je problematična. Nasvet: Dodatno lahko izpišemo poročilo še po pratnerjih in tako ugotovimo poleg konta še partnerja, kjer je razlika.
• Otvoritvena temeljnica je usklajena ampak ni več "aktualna" zaradi naknadnih sprememb v predhodnem poslovnem letu: s pomočjo poročila ugotovimo za katerega partnerja in konto se končno stanje predhodnega leta več ne ujema z otvoritvenim stanjem.

Pred izdelavo poročila vnesemo kriterije za zagon poročila:

	Slika 224: Iskalni kriteriji za zagon poročila

Poročilo se pripravi privzeto v formatu datoteke, rezultat pa bo videti nekako tako:

• Poročilo, kjer ni razlike v saldu:

	Slika 225: Izpis poročila v privzetem formatu Excel - ni razlike v saldu

• Rezultat poročila, kjer je razlika v saldu (v spodnjem primeru na kontu 1200):

	Slika 226: Izpis poročila v privzetem formatu Excel - razlika v saldu

 

11.33. Simulacija likvidnosti in denarnega toka

Modul za pregled denarnega toka in simulacijo likvidnosti podjetja je na voljo v meniju |Finance |Simulacija likvidnosti in denarnega toka. Omogoča nam pregled različnih denarnih prilivov v podjetje in denarnih odlivov iz podjetja v obravnavanem obdobju:

	Slika 227: Prikaz denarnega toka za naslednjih 14 dni

Možnosti na grafu:

Tabela prilivov in odlivov se avtomatsko izpolni na podlagi izdanih in prejetih dokumentov:

	Slika 228: Prikaz tabele prilivov in odlivov

Upoštevajo se naslednji prilivi:

• izdani in še neplačani računi, za katere se predpostavlja priliv neplačanega zneska na dan zapadlosti računa. Preverijo se tudi računi za 180 dni naza,j ki so bili izstavljeni in še niso plačani. Če obstaja kartica kupca za tega kupca potem k datumu zapadlosti prišteje še povprečno zamudo plačil tega kupca,
• prejeti dobropisi brez veze na prejeti račun, za katere se predpostavlja priliv na dan zapadlosti.

In odlivi:

• prejeti neplačani računi, predpostavlja se odliv na dan zapadlosti prejetega računa,
• storno računi,
• izdani dobropisi,
• znesek DDV-ja ki se kopira iz zadnjega obračuna DDV,
• znesek plač, ki se kopira iz predhodnega meseca in se predvidi za vsaki naslednji mesec in
• vsi ostali odlivi (regres, najemnine, avtorski honorarji,..)- predvidevajo se samo enkrat.

11.33.1 ROČNO DODAJANJE PRILIVOV IN ODLIVOV

Pri pregledu predvidenega denarnega toka lahko upoštevamo tudi ročne vnose predvidenih odlivov ali prilivov. Za vnos dodatnih vrstic dokumentov, kliknemo na Dodaj:

	Slika 229: Ročno dodajanje vrstic

11.33.2 BRISANJE PRILIVOV IN ODLIVOV

Za brisanje vrstic prilivov ali odlivov kliknemo na ikono za brisanje ali odstranimo kljukico in se dokument več ne bo upošteval:

	Slika 230: Brisanje vrstic

 

11.34. Izvoz podatkov

 

11.34.1. Izvoz podatkov poslovnega leta za namene arhiviranja

Za potrebe lokalnega arhiviranja podatkov lahko izvozimo vse podatke, ki smo jih vnesli v program za posamezno poslovno leto. Podatki se pripravijo samo za zaključeno poslovno leto. Program pripravi arhiv podatkov tudi za organizacije, ki so izločene iz uporabe.

Arhivirane podatke lahko prenesemo na svoj računalnik (in sami skrbimo za varno hrambo). Izvoz podatkov je na voljo v obliki poročila v meniju |Poročanje |Računovodstvo |Izvoz podatkov poslovnega leta za namene arhiviranja. Izvozimo lahko naslednje podatke:

• Izvoz dnevnika knjiženja
• Izvoz dnevnika knjiženja v datoteko *.csv
• Izvoz konto kartic
• Izvoz saldakonto kartic
• Izvoz prejetih računov s priponkami
• Izvoz prejetih dobropisov s priponkami
• Izvoz prejetih avansnih računov s priponkami
• Izvoz obračunov DDV
• Izvoz izdanih računov s priponkami
• Izvoz izdanih avansnih računov s priponkami
• Izvoz izdanih dobropisov s priponkami
• Izvoz bančnih izpiskov
• Izvoz bančnih izpiskov v datoteko XLS
• Izvoz blagajniškega dnevnika
• Izvoz osnovnih sredstev in obračunov amortizacije
• Izvoz podatkov plač in drugih prejemkov

Pred izvozom podatkov lahko tako izberemo poslovno leto za katero želimo izvoziti podatke, v kakšni jezikovni varianti želimo izvoz in označimo katere podatke oz. dokumente želimo izvoziti. Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi, kot prikazuje slika:

	Slika 231: Izberemo katere podatke oz. dokumente želimo izvoziti iz programa v lokalni arhiv

Program bo po zaključeni obdelavi pripravil datoteko s povzetkom izvoženih podatkov in datoteko z arhiviranimi podatki, ki jo lahko snamemo s strežnika, kot kaže slika:

	Slika 232: Program pripravi povzetek končane obdelave in pa datoteko z arhiviranimi podatki

V kolikor datoteke z arhiviranimi podatki ne prevzamemo s strežnika takoj, nas bo datoteka čakala na strežniku in jo lahko prevzamemo kadarkoli preko menija |Finance |Šifranti in nastavitve |Poslovna leta s klikom na ikono, kot kaže slika:

Odpre se nam nova stran na kateri bodo prikazane datoteke vseh končanih obdelav za izbrano poslovno leto, hkrati pa program na tej isti strani omogoča tudi zagon obdelave za pripravo novega arhiva s klikom na gumb Izdelaj novi arhiv podatkov

	Slika 234: Kreiran arhiv podatkov lahko kadarkoli prevzamemo v šifrantu poslovnih let

 

11.35. Izbris podatkov

V kolikor podatkov podjetja za posamezno poslovno leto v programu ne potrebujemo več, ker smo jih v celoti izvozili iz programa [11.34.1], lahko le te v tudi pobrišemo.

Brisanje podatkov poslovnega leta je na voljo v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Poslovna leta s klikom na ikono za arhivirana poslovna leta. V novem oknu se odpre postopek izbrisa poslovnega leta s prikazom prvega opozorila. Postopek lahko na tem koraku že takoj prekličemo ali nadaljujemo:

V nadaljevanju si pozorno preberemo navodila in izberemo podatke katere želimo izbrisati v določenem poslovnem letu za katerega smo sprožili postopek brisanja:

Podatki, kateri se lahko brišejo v izbranem poslovnem letu za izbris so:

Na telefonsko številko, ki je shranjena na uporabniku s katerim smo sprožili postopek brisanja podatkov bomo tako prejeli potrditveno kodo za nadaljevanje postopka:

Po vnosu kode bomo aktivirali postopek brisanja, ki se bo izvedel čez 48 ur. V tem času imamo tako še vedno možnost preklicati brisanje podatkov. O začetem postopku brisanja podatkov bodo po e-pošti obveščeni tudi vsi uporabniki z administratorskimi pravicami v tem podjetju, v katerem smo postopek brisanja podatkov sprožili. V samem sporočilu je na voljo tudi povezava za preklic izbrisa.

Da je postopek izbrisa podatkov poslovnega leta v teku vidimo v šifrantu poslovnih let, kot prikazano na sliki.

 

12. Obdelave in obračuni

 

12.1. Avtomatsko zapiranje odprtih postavk

Obdelavo uporabljamo za avtomatsko zapiranje odprtih računov in drugih terjatev ter obveznosti na saldakontih. Obdelava primerja odprte postavke na saldakontih in poišče medsebojna ujemanja računov in plačil. Knjižbe za katere ugotovi, da se medsebojno pokrivajo označi, kot zaprte. Istočasno pa označi, kot zaprte tudi vse ostale dokumente, ki se navezujejo na knjižbe (računi, prejeti računi, ...).

Preden zaženemo obdelavo lahko nastavimo določene parametre.

	Slika 240: Vnos parametrov za avtomatsko zapiranje postavk

V vnosna polja za parametre avtomatskega zapiranja vnesemo naslednje vrednosti:

S klikom na gumb Zaženi se prične avtomatsko zapiranje odprtih postavk.

Ko se obdelava končna bo program pod končana poročila shranil seznam vseh med obdelavo zaprtih knjižb.

Morebitne postavke, ki so še ostale odprte po obdelavi lahko nato ročno zapiramo [7.1].

 

12.2. Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto

V primeru, da želimo prenesti knjižbe z enega konta na drugi konto, lahko to storimo tako, da v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo |Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto izberemo možnost Prenos knjižb iz enega na drugi konto.

Po kliku na to opcijo, se nam odpre naslednja maska:

	Slika 241: Prenos knjižb s trenutnega na ciljni konto

Z gumbom Dodajanje nove vrstice lahko dodamo znotraj istih kriterijev nove postavke za trenutni in ciljni konto (zajamemo več knjižb hkrati).

Obdelavo zaženemo s klikom na gumb Zaženi

 

12.3. Pregled in kontrola zapiranja odprtih postavk

Velikokrat se zgodi, da pri knjiženju plačil zapremo napačne vezne dokumente oz. knjižbe. Za takšne primere program omogoča ponovno odpiranje napačno zaprtih knjižb, ki je na voljo tako v meniju |Finance |Saldakonto kartice, kot tudi v meniju |Finance |Konto kartice.

Odpiranje zaprtih postavk v saldakonto karticah:

Kot prikazuje spodnja slika, je potrebno najprej izbrati partnerja in konto, za katerega želimo pregledati in ponovno odpreti narobe zaprte postavke. Nato kliknemo na gumb Več, kjer izberemo "Pregled in kontrola zaprtih postavk po dokumentih":

	Slika 242: Gumb za pregled in kontrolo zaprtih postavk v saldakonto kartici

Nato lahko po datumih preverimo napačno zaprte postavke in jih ponovno odpremo s klikom na "Povrni postavke nazaj v odprto stanje":

	Slika 243: Gumb za povrnitev postavk v odprto stanje v saldakonto kartici

Odpiranje zaprtih postavk v konto karticah:

Izberemo partnerja, konto in kliknemo na gumb Več, kot prikazuje spodnja slika:

	Slika 244: Gumb za pregled in kontrolo zaprtih postavk na konto kartici

Nato odpremo napačno zaprte postavke s klikom na gumb "Povrni postavke nazaj v odprto stanje":

	Slika 245: Gumb za povrnitev postavk v odprto stanje na konto kartici

 

13. Popravki in kontrole podatkov

Poglavje opisuje paketne obdelave in poročila s katerimi lahko izvajamo masovne kontrole in/ali popravke vnešenih podatkov (preštevilčenja dokumentov,masovno preverjanje z logičnimi kontrolami po dokumentih,...).

Obdelave opisane v tem poglavju so dostopne samo uporabnikom s privilegijem Finance: popravki podatkov.

 

13.1. Kontrola knjiženja izdanih računov in dobropisov

Poročilo je uporabno za odkrivanje napak pri knjiženju na konte terjatev za izdane račune in dobropisa (120, 121). Posebej je uporabno v primeru migracij podatkov in kontrole ročnega knjiženja.

Med obdelavo računalnik preveri ali bi rezultat avtomatskega knjiženja bil enak obstoječemu stanja. V primeru, da rezultat ni enak bo to izpisal v rezultatu poročila.

Prav tako bo program vse debetne knjižbe sortiral po izdanih računih in na koncu poročila izpisal morebitne odvečne knjižbe, ki ne pripadajo nobenemu izdanemu računu.

Na ta način lahko hitro najdete nepravilno knjižene postavke na kontih terjatev.

 

13.2. Kontrola usklajenosti temeljnic

Obdelava preveri usklajenost vseh temeljnic. Pri tem preverja:

• Usklajenost temeljnice glede na saldo na debetni in kreditni strani.
• Če so na temeljnici knjižbe v različnih obdobjih, preveri usklajenost debetnega in kreditnega prometa za vsako obdobje.
• Preveri ali so na temeljnici vse knjižbe znotraj enega poslovnega leta.

Rezultat kontrole je poročilo v katerem so naštete vse neusklajene temeljnice z opisom napake.

 

13.3. Kontrola zapiranja postavk

Obdelava kontrolira zapiranja postavk. Za vsako opravljeno zapiranje preveri sešteveh zaprtih postavk. Če seštevek zaprtih postavk ni enak nič, potem se vse postavke ponovno odprejo.

Rezultat obdelave je poročilo s seznamom vseh ponovno odprtih zapiranj postavk.

 

13.4. Preštevilčenje potnih nalogov

Če v določenem obdobju pomotoma izdate potne naloge v napačnem časovnem zaporedju, lahko s to funkcijo programa vse izdane potne naloge preštevilčite in ponovno uredite v pravilnem časovnem zaporedju z naraščajočimi zaporednimi številkami.

Funkcija za preštevilčenje potnih nalogov je dostopna v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Preštevilčenje potnih nalogov.

Pred zagonom obdelave se prikaže naslednja vnosna maska:

	Slika 247: Vnos kriterijev za preštevilčenje PN

V vnosna polja vnesemo:

Po pritisku na gumb Zaženi se izvede preštevilčenje potnih nalogov.

Ko je obdelava končana boste na strani Končana poročila našli poročilo poteka preštevilčenja potnih nalogov s podatki o stari in novi številki vsakega potnega naloga, ki je bil vključen v obdelavo podatkov.

 

13.5. Arhiviranje potnih nalogov

Arhiviranje potnih nalogov pomeni, da se potni nalogi označijo, kot arhivirani s čimer onemogočimo kakršnokoli spreminjanje potnih nalogov ter jih izločimo iz privzetega seznama najdenih potnih nalogov na strani za pregled in iskanje potnih nalogov.

Obdelava za arhiviranje potnih nalogov je na voljo v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Arhiviranje potnih nalogov za preteklo poslovno leto.

Pred zagonom obdelave se prikaže naslednja vnosna maska:

	Slika 248: Vnos kriterijev za arhiviranje PN

V vnosni maski za vnos kriterijev za izbiro potnih nalogov, ki naj se arhivirajo vnesemo kriterije po vzoru iskalne maske v pregledu in iskanju potnih nalogov.

Po pritisku na gumb Zaženi se izvede arhiviranje potnih nalogov.

Ko je obdelava končana boste na strani Končana poročila našli poročilo poteka arhiviranja potnih nalogov s seznamom vseh potnih nalogov, ki so bili arhivirani med potekom obdelave.

 

13.6. Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto

Program omogoča masovni prenos knjižb iz enega konta na drugi. To lahko storimo preko menija |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo |Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto. Odpre se vam maska za vnos podatkov pomembnih za prenos knjižb iz enega konta na drugi:

	Slika 249: Vnesemo podatke, ki so pomembni za prenos knjižb iz enega konta na drugega

Ker gre za masovni prenos knjižb, lahko na zgoraj prikazano formo dodajamo vrstice kontov iz katerih in na katere želimo prenesti knjižbe. To storimo s klikom na gumb Dodajanje nove vrstice kot to prikazuje spodnja slika:

	Slika 250: Slika prikazuje kako dodamo novo vrstico v masko za prenos knjižb

Podatki, ki jih vnesemo:

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Za potrditev prenosa knjižb iz trenutnega konta na ciljnega kliknemo na gumb Zaženi.

V primeru, da hočemo prenesti knjižbe med dvema različnima tipoma kontov, nas program na to opozori:

	Slika 251: Prenos lahko izvršimo le med dvema istima tipoma kontov

 

14. Izvoz temeljnice v druge programe

Program omogoča izmenjavo podatkov z drugimi računovodskimi sistemi. Vsako temeljnico iz modula Glavna knjiga je možno izvozite kot ASCII datoteko. To datoteko lahko nato uvozite v drug računovodski program, ki ima podprt uvoz datoteke v formatu, ki je opisan v nadaljevanju.

14.1 Postopek izvoza temeljnice v datoteko ASCII iz programa

Predpogoj za izvoz temeljnice je, da je temeljnica usklajena in zaprta. Za izvoz datoteke s temeljnico potrebuje uporabnik privilegij za zapiranje temeljnic.

Ko je temeljnica zaprta, se nam v meniju prikaže dodatna povezava za izvoz temeljnice v formatu ASCII.

	Slika 252: Izvoz temeljnice v datoteko ASCII

Po kliku na povezavo se nam prikaže dialog operacijskega sistema, kjer določimo mesto kamor želimo shraniti datoteko ASCII.

Ko je datoteka shranjena na disk jo lahko uvozimo v drug program.

14.2 Struktura datoteke ASCII s knjižbami s temeljnice

Temeljnica se izvozi v datoteko ASCII, ki vsebuje toliko zapisov, kot je knjižb na temeljnici. Zapisi so fiksne dolžine. Na koncu vsakega zapisa je zaporedje CR LF (ASCII kodi 13 in 10).

Posamezen zapis v datoteki ASCII ima naslednjo strukturo:

Posamezna polja v zapisu so lahko prazna. V kolikor za določeno polje ni podatka je namesto podatka vsebina izpolnjena s presledki v predpisani dolžini (ASCII koda 32).

 

15. Uvozi podatkov iz drugih programov

Program nudi možnost avtomatskega uvoza podatkov iz drugih programov ter možnost prehoda iz drugega programa tudi sredi tekočega poslovnega leta.

Prenos podatkov se izvede z upload-om datotek v formatu DBF, DAT, DB, CSV, MDB ali datotek v drugih podatkovnih formatih. Pri prenosu podatkov se prenese celotna glavna knjiga s pripadajočimi šifranti ter nastavitvami.

Trenutno so implementirani prenosi podatkov iz večjega števila programov drugih ponudnikov, kot so SAOP, Amstar, Aplicom, Biromatik, CarpeDiem/MikroArt, J&B Yuma, PCA Podjetnik, ProBit, Finsys, RAPO, OPAL Oppis, Vipisoft, RIAS, SoftBase, Tura, WinMips, PCS, MIT Kranj in Birokrat. Za konkretne informacije glede izvedbe prenosa podatkov kontaktirajte podporo preko e-maila na naslovu mailto:info@e-racuni.com.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024