Masovni uvoz temeljnic iz datoteke s pomočjo čarovnika

Datoteko s knjižbami iz različnih temeljnic pripravljeno v preglednici (Excel, ODT, CSV...) je mogoče uvoziti v program tudi brez predhodnega urejanja podatkov.

Podatke je namreč mogoče pripraviti s pomočjo čarovnika, kjer je potrebno določiti preslikavo stolpcev iz datoteke v podatke knjižb na posamezni temeljnici. Preslikavo si program zapomni in v kolikor si izvozite iz drugega programa knjižbe vedno v enakem formatu, naslednjič preslikavo le preverite in nadaljujete na naslednji korak.

Funkcionalnost je namenjena uporabnikom, ki prenašajo podatke iz glavne knjige iz drugih programov v program e-racuni. Ob tem ni potrebno izgubljati časa za preoblikovanje datoteke v ustrezno strukturo za uvoz v program e-racuni! Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatih Excel, CSV ali ODS.

V meniju |Finance |Temeljnice kliknemo na padajoči izbirni meni na gumbu Nova temeljnica, v katerem najdemo možnost Uvoz temeljnic iz datoteke (Excel, CSV,...)', kot kaže slika:

	Slika 1: Izberemo možnost za masovni uvoz temeljnic iz datoteke

Ker uporabniki podatke glavne knjige iz programa iz katerega prehajajo na program e-racuni.com lahko izvozijo v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi čez postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz v program.

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 2: Izbira datoteke za uvoz temeljnic

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.          Slika 3: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za pripravo knjižb na temeljnici. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti na temeljnico in kateri podatek na temeljnici predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

V tabeli na levi strani so na voljo vsi možni atributi oz. podatki o knjižbah, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem dodajanju knjižb na temeljnico v programu nastavimo.

	Slika 4: Kontrola podatkov in preslikava

Kot je razvidno iz zgornje slike se v naši datoteki v stolpcu A nahaja podatek o datumu obdobja. V tabeli na levi strani tako izberemo atribut obdobje in s klikom na gumb >> potrdimo preslikavo podatka v stolpcu A iz datoteke v obdobje, ki se tako prenese v desno tabelo.

	Slika 5: Kontrola podatkov in preslikava

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za uvoz knjižb ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči stolpec). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

	Slika 6: Kontrola podatkov in preslikava

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako ,da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Dat. dok. in C -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Zapadlost

	Slika 7: Kontrola podatkov in preslikava

	Slika 8: Kontrola podatkov in preslikava

Zatem pa lahko na to isto mesto vrinemo drug podatek iz levega stolpca na način, da se na desni strani z miško postavimo na vrstico za katero želimo pozicionirati novi podatek.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Obdobje, B -> Zapadlost. Preslikavo stolpca B bomo dodali oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Obdobje in B -> Obd. dok in C -> Zapadlost

	Slika 9: Kontrola podatkov in preslikava

	Slika 10: Kontrola podatkov in preslikava

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikava teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je na voljo končno preverjanje, potrditev in dodatne možnosti pred uvozom knjižb temeljnice. S pomočjo čarovnika se uvozi knjižbe na novo ali že obstoječo temeljnico oz. mogoče je pri uvozu istočasno ustvariti nove partnerje, ki se še ne nahajajo v šifrantu partnerjev.

	Slika 11: Končni pregled podatkov

S klikom na Dokončaj zaključimo postopek uvoza knjižb temeljnice. V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza izpiskov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.