Nastavitve glavne knjige

 

1. Nastavitve poslovnih let

V nastavitvah poslovnega leta nastavimo lastnosti poslovnega leta, kot so:

Nastavitve poslovnih let so dostopne v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Poslovna leta.

  
Pregled nastavitev poslovnih let
  
  Slika 1: Pregled nastavitev poslovnih let

S klikom na posamezno poslovno leto lahko nastavimo naslednje parametre:

  
Nastavitve poslovnega leta
  
  Slika 2: Nastavitve poslovnega leta

Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji:

Začetek poslovnega letaVnesemo datum, ko se prične poslovno leto.
Konec poslovnega letaVnesemo datum, ko se poslovno leto konča.
Denarna valutaIzberemo denarno valuto v kateri knjižimo v glavno knjigo. Pri prehodu na EUR-o za leto 2007 izberemo valuto EUR.
Način izračuna otvoritveDoločimo ali je otvoritev knjižena v tem poslovnem letu z otvoritveno temeljnico(-ami) ali pa se naj otvoritev izračunava iz končnih stanj predhodnega leta. Izračunavanje iz končnih stanj predhodnega leta nam pride prav vsak začetek novega poslovnega leta, ko prejšnjega leta še nismo zaključili. Izračunavanje otvoritve na osnovi zaključka predhodnega leta je mogoče samo v primeru, če je denarna valuta v kateri vodimo glavno knjigo v obeh poslovnih letih enaka.
Status podatkovDoločimo ali je na podatkih poslovnega leta (temeljnice in knjižbe) mogoče karkoli spreminjati. Ko je poslovno leto arhivirano, spremembe niso več mogoče.
Stopnja zaupnosti dokumentovŽe na tem mestu lahko nastavimo zaupnost dokumentov. S tem reguliramo kateri uporabniki lahko vidijo naše dokumnte (to lahko urejamo pri uporabnikih)
Odbitni delež vstopnega DDV na prejetih računih (%)

 

2. Kontni načrt

Kontni načrt je osnova za dvostavno knjigovodstvo. Najdemo ga v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt. Ob prvem vstopu v program po opravljeni registraciji se nam prikaže tudi fragment, ki nam omogoča hitro inicializacijo samega kontnega načrta:

  
Uporabnik lahko izberem kakšen kontni načrt bo uporabljal za vodenje knjigovodstva
  
  Slika 3: Uporabnik lahko izberem kakšen kontni načrt bo uporabljal za vodenje knjigovodstva

V kolikor inicializacijo preskočimo pa ima program že prednastavljene določene konte, ki se uporabljajo pri avtomatskem knjiženju [3] dokumentov in so določeni po priporočenem kontnem načrtu za gospodarske družbe. Le-ti se avtomatsko dodajo v kontni načrt, če jih še ni oz. ni v nastavitvah avtomatskega knjiženja to nastavljeno drugače.

Sicer pa ob vnosu vsakega konta vnesemo v vnosno masko naslednje podatke:

  
Vnosna maska za vnos ali spreminjanje posameznega konta
  
  Slika 4: Vnosna maska za vnos ali spreminjanje posameznega konta

Šifra kontaPoljubna 15 mestna številka konta.
OpisOpis konta, poljubno besedilo.
Opis v angleškem jezikuOpis konta, poljubno besedilo v angleškem jeziku. Opis v angleškem jeziku se uporabi v primeru izpisa bilance v angleškem jeziku oz. preklopu delovanja programa v angleški jezik.
Opis v nemškem jezikuOpis konta, poljubno besedilo v nemškem jeziku. Opis v nemškem jeziku se uporabi v primeru izpisa bilance v nemškem jeziku oz. preklopu delovanja programa v nemškem jezik.
StatusKonto lahko označimo, kot neaktiven in s tem preprečimo knjiženje na neaktiven konto.
Bilančna kategorijaIzberemo kategorijo ali se konto v bilančnih poročilih upošteva med sredstvi, obveznostmi, odhodki ali prihodki.
Vrsta konta/Sintetični konto, knjiženje ni mogočeIzberemo ali je konto analitični ali sintetični. Na sintetični konto ni možno knjižiti, temveč se le-ta uporablja samo kot opis razreda kontov v bruto bilanci.
Vrsta konta/Pri knjiženju je obvezen vnos partnerja (analitika po partnerjih)Odkljukamo to možnost, če na konto knjižimo analitično pa partnerjih (npr. konto 1200). Knjiženje na konto v tem primeru ni mogoče, če ne določimo partnerja. Prav tako se bodo pri zapiranju odprtih postavk le-te zapirale po partnerjih.
Vrsta konta/Saldokonto, na kontu vodimo saldo odprtih terjatev/obveznostiOdkljukamo to možnost, če želimo ročno zapirati odprte postavke na kontu oz. le-tega uporabljamo za vodenje saldov terjatev/obveznosti.
Vrsta konta/Pri knjiženju je obvezen vnos stroškovnega mesta (analitika po str. mestih)Odkljukamo to možnost, če želimo na kontu voditi dodatno analitiko po stroškovnih mestih.
Vrsta konta/Dovoljene so knjižbe v tuji valutiOdkljukamo to možnost, če je na konto možno knjižiti v tuji valuti.
Vrsta konta/Obvezen vnos zneska v tuji valuti za vsako knjižbo na tem kontuOdkljukamo to možnost, če smo odkljukali tudi možnost Dovoljene so knjižbe v tuji valuti". To ni potrebno odkljukati le na kontih tečajnih razlik.
Začetno stanjeVpišemo otvoritveno stanje. Priporočamo, da namesto vnosa otvoritvenega stanja na tem mestu vnesete otvoritveno temeljnico.
Veza partnerČe se določen konto uporablja samo za enega partnerja, ga lahko tukaj določimo. Ta pristop sicer odsvetujemo, ker se lahko analitika partnerjev določi na knjižbi in lahko torej določen konto uporabljate za več partnerjev.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto v kolikor želimo, da se pri knjiženju na ta konto vedno nastavi izbrano stroškovno mesto.
Vstopni DDV za stroškeIzberemo ali se v primeru knjiženja na ta konto pri vnosu prejetih računov vstopni DDV odšteje ali ne. Npr. pri stroških, ki jih knjižimo na reprezentanco ne moremo zahtevati vstopnega DDV zato bo program pri vnosu prejetega računa za reprezentanco avtomatsko označil, da ni odbitka vstopnega DDV. Če ne določimo nič, potem pri vnosu prejetega računa program ne bo kontroliral vnosa pri odbitku vstopnega DDV.
SFR instrumentIzbira je namenjena za izdelavo poročila Banki Slovenije za namene statistike finančnih računov. Izberemo finančni instrument v skladu z usmeritvami podanimi na spletni strani Banke Slovenije [http://http://www.bsi.si/html/porocanje_banki/finrac/podr_nav_3.html]. Če ne izberemo nič, potem se konto ne bo upošteval pri izdelavi poročila.
SFR sektorIzbira je namenjena za izdelavo poročila Banki Slovenije za namene statistike finančnih računov. V kolikor je določen instrument omejen samo na en sektor (nima analitike po partnerjih) potem tukaj izberemo njegov sektor. Če obstaja analitika po partnerjih, pustimo to izbiro prazno. V tem primeru se bo med izdelavo poročila le-to generirali po sektorjih, ki pripadajo posameznim partnerjem.
Stopnja zaupnosti dokumentaTukaj si lahko izberete ali gre to za javni, običajen, zaupen ali strogo zaupen dokument. To vpliva na to, kateri uporabnik lahko vidi takšne dokumente (nivo dostopa za uporabnike)

Po vnosu konta se znova prikaže stran za pregled kontnega načrta.

  
Prikaz kontnega načrta
  
  Slika 5: Prikaz kontnega načrta

V kolikor kontnega načrta nismo inicializirali ob prvi prijavi v program po registraciji pa lahko kadarkoli datoteko kontnega okvirja snamemo iz navodil [2.5] in ga uvozimo [2.2] v program.

V primeru, da je kateri konto neaktiven, se zraven številke konta pojavi rdeča lučka kot je lepo prikazano na sliki:

  
Prikaz kontnega načrta z neaktvinim kontom
  
  Slika 6: Prikaz kontnega načrta z neaktvinim kontom

Na vrhu so vnosna polja, kjer določimo kriterije za prikaz kontov iz kontnega načrta. V vnosna polja lahko vnesemo naslednje vrednosti:

Šifra kontaVnesemo števiko konta, ki ga želimo poiskati. Uporabljamo lahko tudi znak *, če želimo prikaz seznama vseh kontov določenega razreda (npr. 4*).
Opis kontaVnesemo besede iz opisa konta, ki ga želimo poiskati.

Po pritisku na gumb Iskanje se nam prikažejo konti, ki ustrezajo iskalnim kriterijem. Po pritisku na gumb Vnos novega konta lahko vnesemo novi konto in ga dodamo v kontni načrt.

S pritiskom na bt-remove.gif lahko izbrišemo konto iz kontnega načrta. Brišemo lahko samo konte na katerih ni knjiženega prometa. Če je na kontu že knjižen promet, ga je potrebno predhodno prenesti na drug konto. Alternativi brisanju konta sta tudi:

 

2.1. Uvoz kontnega načrta iz datoteke XML

Funkcijo za uvoz kontnega načrta uporabljamo za prenos kontnega načrta iz enega podjetja na drugo podjetje. Še posebej je funkcija uporabna, če začenjamo z uporabo programa in potrebujemo začetni kontni načrt ter v primeru, ko vodimo računovodstvo za več podjetij pri katerih uporabljamo enak kontni načrt.

  
Uvoz kontnega načrta iz datoteke XML
  
  Slika 7: Uvoz kontnega načrta iz datoteke XML

 

2.2. Uvoz kontnega načrta iz Excela

Funkcijo za uvoz kontnega načrta uporabljamo za prenos kontnega načrta iz enega podjetja na drugo podjetje. Še posebej je funkcija uporabna, če začenjamo z uporabo programa in potrebujemo začetni kontni načrt ter v primeru, ko vodimo računovodstvo za več podjetij pri katerih uporabljamo enak kontni načrt.

Ko gre za uvoz kontnega načrta iz Excela pomeni, da lahko uvozimo podatke v naslednjih datotečnih formatih in sicer:

Vsi zgoraj našteti formati datotek so podprti tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o kontih, kjer različne podatke o kontih vpišemo v vsak stolpec posebej in datoteko shranimo na sledeč način:

  
Priprava datoteke s kontnim načrtom v Excelu
  
  Slika 8: Priprava datoteke s kontnim načrtom v Excelu

Zaporedje stolpcev v datoteki je naslednje:

Stolpec AŠtevilka konta. Podatek je obvezen.
Stolpec BOpis oz. naziv konta. Podatek je obvezen.
Stolpec CStatus konta, 0 je neaktiven, 1 je aktiven. Na neaktivne konte ni več mogoče knjižiti.
Stolpec DVpišite D, če je konto sintetični. V nasprotnem primeru je konto analitičen. Sintetični konti se uporabljajo za nazive razredov kontov, na analitične pa knjižimo.
Stolpec EVpišite D, če je vnos partnerja za knjižbe na tem kontu obvezen (npr. konti 120, 121, 220, 221).
Stolpec FVpišite D, če je dovoljen vnos zneska v tuji valuti (npr. konti 121).
Stolpec GVpišite D, če je vnos zneska na tem kontu obvezen. V kolikor je na kontu označeno, da je dovoljen vnos zneska v tuji valuti je treba obvezno vpisati D razen, če gre za konto tečajnih razlik.
Stolpec HVpišite D, če gre za saldakonto, kjer se vodijo odprte postavke in plačila.
Stolpec IVpišite D, če je pri knjiženju obvezen vnos stroškovnega mesta (analitika po str. mestih)
Stolpec JVpišite oznako bilančne kategorije (1 za sredstva, 2 za obveznosti, 3 za odhodki in 4 za prihodki)
Stolpec KVpišite kodo finančnega instrumenta. Podatek se uporablja pri izdelavi poročil za statistiko finančnih računov.
Stolpec LVpišite kodo sektorja za poročilo statistike finančnih računov. V kolikor to ni vpisano se sektor ugotovi iz subjekta knjižbe.
Stolpec MVpišite naziv konta v angleškem jeziku. To besedilo se uporabi v primeru izpisa bilančnih poročil v angleškem jeziku.
Stolpec NVpišite naziv konta v nemškem jeziku.

Strukturo datoteke, kot jo zahteva program za pravilen uvoz kontnega načrta iz datoteke Excel najlažje dobimo tako, da najprej kontni načrt izvozimo tudi, če je ta prazen. Program bo namreč tudi v tem primeru pripravil datoteko z naslovno vrstico, ki nam bo v pomoč pri pripravi podatkov za uvoz. Izvoz kontnega načrta je na voljo preko opcije:

  


Pripravili smo kontni okvir za družbe in samostojne podjetnike, ki si ga lahko snamete na strani Enotni kontni okvir po SRS 2016 [2.5]

Do kontnega načrta pridemo preko zavihka |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt.

Uvoz kontnega načrta iz Excela je omogočen preko menija |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt, kjer izberemo "Več:", kot kaže spodnja slika:

  
Uvoz kontnega načrta
  
  Slika 10: Uvoz kontnega načrta

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre nova maska, kjer lahko naš kontni načrt uvozimo.

Ko smo izbrali naše datoteko za uvoz, lahko izberemo kaj želimo narediti s konti v primeru, da naš prvotni kontni načrt že vsebuje konto z enako številko kot jo ima kak konto v naši datoteki ali pa če ne vsebuje konta z isto številko. Možnost enostavno izberemo z miško v maski za uvoz kontnega načrta iz Excela. Na spodnji sliki vidimo seznam možnosti, ki jih lahko izberemo:

  
Možnosti pri uvozu
  
  Slika 11: Možnosti pri uvozu

Na koncu je potrebno le še klikniti na gumb Uvozi podatke in podatki iz Excela se bodo uvozili v naš program!

 

2.3. Uvoz kontnega načrta iz preglednice v poljubni strukturi

Funkcijo za uvoz kontnega načrta iz preglednice s pomočjo čarovnika lahko uporabimo npr. pri prehodu iz drugega programa na program e-racuni.com. Še posebej je funkcija uporabna, ko začenjamo z uporabo programa in potrebujemo začetni kontni načrt ter v primeru, ko vodimo računovodstvo za več podjetij pri katerih uporabljamo enak kontni načrt.

Ko gre za uvoz kontnega načrta iz preglednice pomeni, da lahko uvozimo podatke v naslednjih datotečnih formatih in sicer:

Vsi zgoraj našteti formati datotek so podprti tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc, WPS office, ipd.

Uvoz kontnega načrta s pomočjo čarovnika omogoča uvoz podatkov iz različnih podatkovnih struktur saj različni programi uporabljajo tudi različne strukture izvoženih podatkov. Na ta način nam ni potrebno predhodno prilagoditi strukture na zahtevano za uvoz v program e-racuni.

Funkcija za uvoz kontnega načrta iz preglednice je na voljo v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Kontni načrt kjer izberemo možnost, kot kaže slika:

  
Uvoz kontnega načrta iz preglednice
  
  Slika 12: Uvoz kontnega načrta iz preglednice

Po kliku na to opcijo se nam odpre čarovnik, ki nas bo vodil skozi postopek uvoza kontnega načrta iz preglednice.

1.UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo želimo uvoziti v program:

  
Izberemo datoteko iz katere želimo uvoziti kontni načrt
  
  Slika 13: Izberemo datoteko iz katere želimo uvoziti kontni načrt

Izbiro datoteke in s tem tudi prehod na naslednji korak potrdimo s klikom na gumb Naprej >

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.

  
Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov
  
  Slika 14: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 15: Kontrola podatkov in preslikava

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

  
Kontrola podatkov in preslikava
  
  Slika 16: Kontrola podatkov in preslikava

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute artiklov, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki. Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene številke kontov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb  >>  Tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program.

  
V stolpcu A v datoteki se nahaja številka konta
  
  Slika 17: V stolpcu A v datoteki se nahaja številka konta

V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za uvoz kontnega načrta ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči stolpec). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

Preslikava podatka o številki konta se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

  
Preslikava iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C
  
  Slika 18: Preslikava iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako, da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> Šifra konta, B -> preskoči stolpec in C -> Vrsta konta. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> Šifra konta in B -> Naziv konta

  
Popravek preslikave za stolpec B, ker smo podatek iz stolpca B napačno preslikali
  
  Slika 19: Popravek preslikave za stolpec B, ker smo podatek iz stolpca B napačno preslikali

Ko smo preslikavo stolpca B odstranili se zaporedje preslikanih stolpcev posodobi samodejno:

  
Popravljena preslikava oz. pravilno zaporedje preslikanih podatkov
  
  Slika 20: Popravljena preslikava oz. pravilno zaporedje preslikanih podatkov

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikave teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za uvoz konta, ostale pa lahko preskočimo.

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. UVOZ PODATKOV

Po zaključeni preslikavi je na voljo končno preverjanje in potrditev pred uvozom. S pomočjo čarovnika lahko uvozimo nove konte oz. obstoječe prepišemo z novimi vrednostmi.

  
Končni pregled podatkov
  
  Slika 21: Končni pregled podatkov

S klikom na Naprej nadaljujemo na zadnji korak v čarovniku za prikaz rezultata.

V kolikor bi želeli pripravljeno strukturo podatkov preveriti lahko kliknemo na povezavo Prikaži vrstice in odpre se seznam kontov z urejeno preslikavo podatkov, ki se bodo uvozili v program:

  
Končni pregled urejenih vrstic iz datoteke, pripravljenih za uvoz
  
  Slika 22: Končni pregled urejenih vrstic iz datoteke, pripravljenih za uvoz


4. PRIKAZ REZULTATA

V zadnjem koraku nam program prikaže pregled vseh informacij o uvozu kontnega načrta (število uvoženih vrstic in število preskočenih) ter morebitna dodatna opozorila.

  
Pregled in potrditev
  
  Slika 23: Pregled in potrditev

Uvoz podatkov potrdimo s klikom na gumb Dokončaj, v kolikor pa bi želeli preklicati celoten postopek uvoza kontnega načrta in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

 

2.4. Kontni okvirji za družbe, samostojne podjetnike in društva do leta 2016

Na tej strani si lahko snamete kontni okvir za družbe kakor tudi za samostojne podjetnike.

2.4.1 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnje datoteke lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

kontniPlanDoo.xls
Velikost: 218,50 kB
Za družbe z omejeno odgovornostjo.
kontniPlanSp.xls
Velikost: 87,00 kB
Za samostojne podjetnike.
kontniPlanDrustvo.xls
Velikost: 63,00 kB
Za društva.
kontniPlanZasebniZavod.xls
Velikost: 118,50 kB
Za zasebne zavode.
kontniPlanJavniZavod.xls
Velikost: 458,00 kB
Za javne zavode.

2.4.2 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnje datoteke so v internem formatu XML programa e-računi. Primerne so izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebujejo podrobne nastavitve kontnega okvirja.

kontniPlanDoo.xml
Velikost: 384,23 kB
Kontni okvir za družbe v formatu XML.

2.4.3 Datoteke s kontnim okvirjem v formatu CSV za uvoz v program

Spodnje datoteke so primerne za obdelavo z urejevalniki besedil (ASCII) v kolikor nimate inštaliranega programa za urejanje preglednic:


kontniPlanDoo.csv
Velikost: 61,94 kB
Kontni okvir za družbe v formatu CSV.
kontniPlanSp.csv
Velikost: 28,80 kB
Kontni okvir za samostojne podjetnike v formatu CSV.
kontniPlanDrustvo.csv
Velikost: 20,49 kB
Kontni okvir za društva v formatu CSV.


Ko si kontni načrt snamemo, ga je potrebno uvoziti v program.

 

2.5. Enotni kontni okvir za 2016

Na tej strani si lahko snamete novi enotni kontni okvir za družbe kakor tudi za samostojne podjetnike, društva in za kmetijsko dejavnost, ki velja od 1.1.2016.

2.5.1 Datoteka s 4 mestnim kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

kontniPlan4__2016.xls
Velikost: 332,50 kB
Enotni 4 mestni kontni okvir

2.5.2 Datoteka s 4 mestnim kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve 4 mestnega kontnega okvirja.

KontniNacrt4mestni.xml
Velikost: 496,34 kB
Enotni 4 mestni kontni okvir v formatu XML.

2.5.3 Datoteka s 6 mestnim kontnim okvirjem v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program:

kontniPlan6_2016.xls
Velikost: 361,00 kB
Enotni 6 mestni kontni okvir

2.5.4 Datoteka s 6 mestnim kontnim okvirjem v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve 6 mestnega kontnega okvirja.

6MestniKontniNacrt.xml
Velikost: 849,65 kB
Enotni 6 mestni kontni okvir v formatu XML.

2.5.5 Datoteka s kontnim okvirjem za kmetijsko dejavnost v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program [2.2]:

kontniPlanKmetje2013.xls
Velikost: 597,50 kB
Kontni okvir za kmetijsko dejavnost

2.5.6 Datoteka s kontnim okvirjem za kmetijsko dejavnost v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve kontnega okvirja.

kontniPlanKmetje2013.xml
Velikost: 1.265,46 kB
Kontni okvir za kmetijsko dejavnost

2.5.7 Datoteka s kontnim okvirjem za javne zavode v formatu Excel za uvoz v program

Spodnjo datoteko lahko odprete v Excelu, prilagodite po lastnih potrebah in nato uvozite v program [2.2]:

kontniPlanZavodi.xls
Velikost: 656,00 kB
Kontni okvir za javne zavode

2.5.8 Datoteka s kontnim okvirjem za javne zavode v formatu XML

Spodnja datoteka je v internem formatu XML programa e-računi. Primerna je izključno za direktni uvoz v program e-računi oz. kot primer za direktno izmenjavo podatkov z drugimi programi. Vsebuje podrobne nastavitve kontnega okvirja.

kontniPlanZavodi.xml
Velikost: 1.543,47 kB
Kontni okvir za javne zavode


Ko si kontni načrt snamemo, ga je potrebno uvoziti v program in ob tem označite, da želite, da se podatki o kontih v programu prepišejo s podatki iz datoteke.

 

3. Nastavitve kontov za avtomatsko knjiženje

Funkcionalnost najdete pod |Finance |Šifranti in nastavitve |Nastavitve avt. knjiženja. Nastavitve Vsepovsod v programu, kjer je omogočeno avtomatsko knjiženje dokumentov le-to poteka po vnaprej določenih pravilih, ki so privzeta iz priročnika Zveze RFR Slovenije.

Za avtomatsko knjiženje program interno uporablja priporočen kontni načrt za gospodarske družbe. Za prilagoditev pravil avtomatskega knjiženja na kontni načrt [2] vašega podjetja je potrebno določiti preslikavo iz internega priporočenega kontnega načrta programa v kontni načrt vaše družbe.

Temu je namenjena vnosna maska na strani za Nastavitve avtomatskega knjiženja. Po izbiri razreda kontov se prikaže vnosna maska s 3 stolpci.

  
Nastavitve avtomatskega knjiženja
  
  Slika 24: Nastavitve avtomatskega knjiženja

V vnosni maski v stolpcu Ciljni konto  izberemo oz. vpišemo številko konta iz našega kontnega načrta. Pri avtomatskem knjiženju dokumentov se bo tako namesto priporočene številke konta uporabil konto iz našega kontnega načrta.

Ko določimo vse konte za izbran razred kliknemo na gumb Shrani, ki se nahaja na desni strani na dnu vnosne maske.

 

4. Šifrant stroškovnih mest

V šifrant stroškovnih mest dodajamo nova stroškovna mesta tako, da na strani |Finance |Šifranti in nastavitve |Stroškovna mesta kliknemo na gumb Dodajanje stroškovnega mesta in odpre se nam naslednja vnosna maska:

  
Vnosna polja za stroškovno mesto
  
  Slika 25: Vnosna polja za stroškovno mesto

ŠifraVnesemo poljubno oznako stroškovnega mesta.
OpisProsto besedilo, ki opisuje stroškovno mesto.
StatusIzberete ali je stroškovno mesto aktivno ali ne. Če ni aktivno, nanj ni možno knjižiti.
Odbitni delež vstopnega DDV na prejetih računihČe naj se pri obračunu vstopnega DDV upošteva odbitni delež, potem tukaj vpišemo odstotek odbitnega deleža vstopnega DDV. Na vseh prejetih računih, ki bodo vnešeni s tem stroškovnim mestom bo upoštevan vnešeni odstotek odbitnega deleža. Če pustimo vnos prazen se nastavitev ne upošteva (odbitek 100% vstopnega DDV).
Kraj izstavitve za dokumente na tem stroškovnem mestuVnesemo kraj izstavitve za dokumente na tem stroškovnem mestu.
Referenti za stroškovno mestoV spisku vseh uporabnikov označimo tiste, ki imajo pravice dostopa do podatkov na dodeljenem stroškovnem mestu (npr. obračuni potnih nalogov za samo določena stroškovna mesta, ...).

Ko smo potrdili vnos novega stroškovnega mesta se nam to stroškovno mesto izpiše v seznamu vseh vnešenih stroškovnih mest:

  
Seznam stroškovnih mest
  
  Slika 26: Seznam stroškovnih mest

Stroškovna mesta lahko tudi uvozimo iz preglednice (Excel, CSV, LibreOffice, itd.) [4.1]

Znak neaktiven.gif pomeni, da je stroškovno mesto neaktivno.

V primeru, da se nam v programu po uvozu podatkov pojavi podvojeno stroškovno mesto, lahko le tega zbrišemo tako, da v meniju |Dodatne možnosti kliknete na povezavo Odstranitev podvojenih stroškovnih mest tako kot to kaže spodnja slika:

  
Brisanje podvojenih stroškovnih mest
  
  Slika 27: Brisanje podvojenih stroškovnih mest

 

4.1. Uvoz šifranta stroškovnih mest

Uvoz šifranta stroškovnih mest iz datoteke s pomočjo čarovnika je na voljo v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Stroškovna mesta, kjer v orodni vrstici nad prikazanim seznamom stroškovmnih mest preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz stroškovnih mest iz Excela, kot prikazuje slika:

  
Šifrant stroškovnih mest lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika
  
  Slika 28: Šifrant stroškovnih mest lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

Funkcija je koristna predvsem za podjetja, ki prehajajo na program e-racuni.com in so šifrant stroškovnih mest do sedaj vodili v Excelu ali pa so šifrant izvozili iz programa, ki so ga uporabljali do sedaj. Z uporabo te funkcionalnosti pred uvozom podatkov namreč ni potrebno predhodno prilagajanje strukture podatkov v ustrezno zaporedje stolpcev v preglednici. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

  
Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant stroškovnih mest
  
  Slika 29: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant stroškovnih mest

3. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut stroškovnega mesta predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

  
Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke
  
  Slika 30: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

  
Splošne nastavitve uvoza podatkov
  
  Slika 31: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute stroškovnih mest, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre stroškovnih mest bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

  
V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri stroškovnega mesta
  
  Slika 32: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri stroškovnega mesta

Preslikava podatka o šifri stroškovnega mesta se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

  
Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C
  
  Slika 33: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

V kolikor želimo stroškovno mesto uvoziti, kot aktivno, je potrebno v stolpcu s podatkom o statusu vpisati vrednost 1, za neaktivno pa vrednost 0.

Tabelo z oznakami za uvoz vrste prodaje na posamezno stroškovno mesto najdemo tukaj

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo stroškovna mesta, ki jih v programu še nimamo:

  
Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov
  
  Slika 34: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

  
Povzetek uvoza šifranta stroškovnih mest iz datoteke
  
  Slika 35: Povzetek uvoza šifranta stroškovnih mest iz datoteke

V kolikor bi želeli pripravljeno strukturo podatkov preveriti lahko kliknemo na povezavo Pikaz vrstic s podatki za stroškovna mesta in odpre se seznam stroškovnih mest z urejeno preslikavo podatkov, ki se bodo uvozili v program:

  
Končni pregled urejenih vrstic iz datoteke, pripravljenih za uvoz
  
  Slika 36: Končni pregled urejenih vrstic iz datoteke, pripravljenih za uvoz

V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro stroškovnega mesta in oznako stroškovnega mesta!

 

5. Šifrant vrst temeljnic

Nove vrste temeljnic dodajamo tako, da na strani |Finance |Šifranti in nastavitve |Vrste temeljnic kliknemo na gumb Nova vrsta temeljnic in odpre se nam naslednja vnosna maska:

  
Vnosna polja za novo vrsto temeljnic
  
  Slika 37: Vnosna polja za novo vrsto temeljnic

ŠifraVnesemo poljubno oznako vrste temeljnic. Vnos je obvezen.
OpisV prazno polje vpišemo prosto besedilo, ki opisuje novo vrsto temeljnic.
StatusIzberemo ali je ta vrsta temeljnic aktivna ali ne. Če ni aktivna, je ni možno izbrati.
TipSpustni seznam, kjer izberemo tip na način kot povsod v programu (npr. ostalo, roč. zap. odprtih postavk, tečajne razlike...)

Ko smo temeljnico vnesli in potrdili vnos, se prikaže stran z vsemi vrstami temeljnic, ki smo jih vnesli:

  
Vnešene vrste temeljnic
  
  Slika 38: Vnešene vrste temeljnic

Znak neaktiven.gif pomeni, da je vrsta temeljnice neaktivna.

 

6. Nastavitve številčenja dokumentov

Program nam omogoča, da lahko dokumente številčimo. V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve števcev, lahko iščemo in pregledujemo stanje števcev po vrstah dokumentov.

  
Pregled in iskanje po vrstah dokumentov
  
  Slika 39: Pregled in iskanje po vrstah dokumentov

V vnosna polja vnesemo naslednje kriterije:

Vrsta dokumentaS klikom na dropDown.gif izberemo, katero vrsto dokumenta iščemo (račun, dobropis, temeljnica...).
Poslovno letoVpišemo poslovno leto, za katero želimo poiskati številčene dokumente.

Po vnosu iskalnih kriterijev pričnemo iskanje s klikom na gumb Iskanje.

Klik na gumb Novi števec nam omogoča, da na novo nastavimo številčenje dokumentov:

  
Nastavitve številčenja dokumentov
  
  Slika 40: Nastavitve številčenja dokumentov

V vnosna polja za posamezne kriterije vnesemo naslednje vrednosti:

Vrsta dokumentaVpišemo za katero vrsto dokumena želimo nastaviti številčenje (račun, dobropis, temeljnica...).
Poslovno letoVpišemo za katero poslovno leto želimo številčiti dokumente.
Str. mestoVpišemo stroškovno mesto.
Poslovna enotaLahko izbiramo med poslovnimi enotami, ki so vnešene v |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovne enote
Zaporedje se prične s številkoVpišemo, od katere številke naprej naj se številčijo dokumenti.
Formula za izpis številkeVnesemo lahko tudi formulo [6.2] za izpis številke dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

6.1. Nastavitve številčenja temeljnic

Preden bomo nastavili števec za številčenje temeljnic moramo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve številčenja dokumentov nastaviti način kako bomo temeljnice številčili v tem podjetju. Kot je lepo vidno na spodnji sliki iz padajočega menija izberemo željen način številčenja:

  
Nastavimo način številčenja temeljnic
  
  Slika 41: Nastavimo način številčenja temeljnic

enotno zaporedjeIzberemo možnost, če želimo številčenje brez upoštevanja poslovnega leta
enotno zaporedje po letihIzberemo možnost, če želimo številčenje z zaporedno št. z upoštevanjem poslovnega leta
po internem tipu in letihIzberemo možnost, če želimo številčiti po poslovnem letu internem tipu temeljnic
po vrstah temeljnice in letihIzberemo možnost, če želimo številčiti po poslovnem letu in po vrstah temeljnice. Vrste temeljnic vpišemo v šifrantu vrst temeljnic [5].

Ko smo izbrali način številčenja in potrdili izbiro s klikom na gumb Potrdi vnos se moramo ponovno prijaviti v program!

Ko smo vse to naredili izberemo meni |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve števcev.Odpre se nam stran za pregled in iskanje števcev vseh dokumentov, ki smo jih do sedaj vnesli. Kako se posamezni števci vnašajo, je opisano na strani Nastavitve številčenja dokumentov [6].

Števec za temeljnice vnesemo takole:

  
Izberemo vrsto dokumenta Temeljnica
  
  Slika 42: Izberemo vrsto dokumenta Temeljnica

  
Izberemo tip temeljnice
  
  Slika 43: Izberemo tip temeljnice

  
Izberemo vrsto temeljnice
  
  Slika 44: Izberemo vrsto temeljnice

 

6.2. Nastavitve formule za izpis številke temeljnice

S formulo si lahko sami oblikujemo izpis številke temeljnice in sicer tako, da uporabimo naslednje rezervirane besede:

#N# - ustreza zaporedni številki temeljnice, ki smo jo vpisali kot začetno št. v tekočem posovnem letu

#L# oz. #LLLL# - ustreza poslovnemu letu (npr.2006)

#LL# - ustreza zadnjima dvema ciframa poslovnega leta (npr.06)

#TEM_TIP# - ustreza šifri internega tipa temeljnice

#TEM_VRSTA#- ustreza šifri vrste temeljnice


Kot vidimo zgoraj, pišemo vse rezervirane besede med dvema znakoma #

Pri pisanju formule pa ne rabimo uporabljati samo rezerviranih besed, kar pomeni ,da lahko uporabimo tudi svoje poljubne znake (npr. vezaj), besede ali celo števila. Te poljubne znake pišemo med dvema apostrofoma. Primeri, kako se to uporablja si lahko pogledate malo nižje v tabeli primerov.

Pri pisanju formule se lahko uporabi operacija seštevanja (+), ki v formuli služi kot konkatenacija oz. lepljenje dveh ali večih nizov.

Primeri formul za poslovno leto 2006 in zaporedno št. 1:

#N# kar bo enako npr. 1

#N#+'-'+#L# kar bo enako npr. 1-2006! Vidimo, da smo kot poljuben znak v tej formuli uporabili vezaj, ki smo ga napisali med dvema apostrofoma.

#N#+#LL# kar bo enako npr. 106

#NNNNN# kar bo enako 00001. V primeru da bi imeli zaporedno št. 12, potem bi to bilo enako 00012. Vsaka cifra v zaporedni št. namreč zasede en N od zadaj naprej. V primeru, da je zaporedna št. večja od št. N-jev, potem se bo izpisala samo ta zaporedna št. brez ničel.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024