Uvoz osnovnih sredstev iz preglednice s pomočjo čarovnika

Če želimo v program na hitro vnesti večjo količino osnovnih sredstev oz. prenašamo podatke iz drugega programa, potem uporabimo funkcijo za uvoz registra osnovnih stredstev iz datoteke. Seznam osnovnih sredstev pripravimo v preglednici v formatu Excel ali ODS (OpenOffice oz. LibreOffice) oz. CSV.

Podatek o preostali neodpisani vrednosti in datumu pričetka obračunavanja amortizacije v programu sta obvezna in pomembna v kolikor gre za prenos registra OS iz drugega programa, v katerem smo že obračunavali amortizacijo za predhodna obdobja!

V datoteki je lahko letna stopnja amortizacijske skupine označena s % ali brez. Npr. 20% ali 20.

Uvoz OS iz Excela je omogočen preko menija |Finance |Register osn. sred. ter dodatne možnosti, kjer je nato možnost za uvoz OS iz excela(kot kaže spodnja slika):

Slika 1: uvoz registra OS iz preglednice s pomočjo čarovnika

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre interaktivni čarovnik za pomoč pri uvozu datoteke. Uvoz poteka po naslednjih korakih:

1. UVOZ DATOTEKE

Postopek uvoza podatkov začnemo na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

Slika 2: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili register osnovnih sredstev

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut osnovnega sredstva predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

Slika 3: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

Slika 4: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute osnovnih sredstev, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene inventarne številke osnovnih sredstev bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

Slika 5: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o inventarni številki Osnovnega sredstva

Preslikava podatka o inventarni številki osnovnega sredstva se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

Slika 6: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

Na naslednji korak bomo lahko napredovali šele, ko smo uredili preslikavo vsaj za obvezne podatke, sicer je gumb Naprej > onemogočen.

Slika 7: Gumb "Naprej" je onemogočen dokler ne nastavimo preslikave za obvezne podatke

3. PREDOGLED IN POTRDITEV

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo osnovna sredstva, ki jih v programu še nimamo:

Slika 8: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Naprej >, kot je prikazano na zgornji sliki.

V kolikor želimo preveriti seznam osnovnih sredstev, ki jih bo program uvozil še preden to potrdimo lahko kliknemo na povezavo za prikaz vrstic, kot kaže slika:

Slika 9: Pregled podatkov, ki jih bomo uvozili v program

4. POVZETEK UVOZA PODATKOV

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

Slika 10: Povzetek uvoza registra osnovnih sredstev iz datoteke

Uvoz podatkov zaključimo s klikom na gumb Dokončaj

V primeru, ko želimo uvoziti novo osnovno sredstvo mora biti narejena preslikava podatkov o inventarni številki, nazivu osnovnega sredstva, nabavni vrednosti ali amortizacijski osnovi ter datum nabave ali datum likvidacije (v primeru, ko uvažamo podatke o že likvidiranem osnovnem sredstvu)!

V primeru, ko želimo samo prepisati obstoječe osnovno sredstvo s podatki iz datoteke pa je za uspešen uvoz potrebno urediti preslikavo podatkov o inventarni številki OS ali črtni kodi OS oz. serijski številki le tega ter še vsaj en podatek, ki ga želimo z uvozom prepisati.