Elektronska izmenjava dokumentov

Storitev elektronske izmenjave dokumentov je namenjena pošiljanju izdanih in prejemanju prejetih dokumentov po elektronski poti, v elektronski obliki. Za izmenjavo elektronskih dokumentov se uporablja XML datoteka, ki ustreza standardu E-SLOG.

E-SLOG je enotna standardizirana oblika elektronskega računa, ki ga je definirala Gospodarska zbornica Slovenije (v nadaljevanju GZS) in je dostopen na spletni strani GZS http://www.gzs.si/slo/28209.

Storitev trenutno podpira tri načine elektronske izmenjave dokumentov:

• Pošiljanje elektronskih računov  po e-mailu [3]
• Izmenjava računov znotraj sistema (med uporabniki sistema e-racuni.com) [9]
• Avtomatiziran prenos dokumentov iz lokalne mape v knjigo prejete pošte (samo za naročnike paketa PREMIUM) [1.8]

 

1. Knjiga prejete pošte

Knjiga prejete pošte predstavlja centralno vstopno točko za prejem dokumentov v poslovni program. V knjigo prejete pošte lahko prejemamo dokumente po različnih kanalih in sicer:

• preko elektronske pošte poslane na posebni email naslov predala za prejeto pošto (t.i. e-mail data feed)
• preko interne elektronske izmenjave dokumentov [2]
• prenos podatkov z uporabo programa Document uploader [1.8]
• preko spletni storitev oz. web services API
• z ročnim vnosom oz. uvozom podatkov
• z dostavo podatkov s strani druge elektronske prenosne poti (npr. Bizbox)

Za uporabo modula knjige prejete pošte je potrebno uporabniku dodeliti ustrezne privilegije. Odvisno od tega kaj v prejeti pošti lahko določen uporabnik vidi ali naredi mu lahko dodelimo naslednje privilegije:

1.1 Privilegiji za knjigo prejete pošte

	Slika 1: Privilegiji v skupini "Knjiga prejete pošte"

Opis uporabniških privilegijev:

 

1.2. Nastavitve knjige prejete pošte

Program omogoča, da si knjigo prejete pošte do določene mere prilagodimo.

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve knjige prejete pošte lahko tako vpišemo tudi email naslov prejemnika sporočila o prejemu nove pošte v knjigo prejete pošte:

Kot je na zgornji sliki razvidno pa lahko tudi obkljukamo dodatno možnost, da program avtomatsko ob prejemu bančnega izpiska v knjigo prejete pošte, le tega tudi uvozi med bančne izpiske v meni |Banka |Pregled izpiskov

 

1.3. Pregled in iskanje prejete pošte

Vsa prejeta pošta se nahaja v meniju |Partnerji |Knjiga prejete pošte :

	Slika 2: Pregled in iskanje prejete pošte

Prejeto pošto na tej strani lahko ročno vnesemo [1.4] ali uvozimo [1.7] ter nato preglejujemo, masovno natisnemo priponke izbrane prejete pošte in tudi brišemo. Pošto, ki vsebuje vizualizacijo prejetega računa v datoteki v slikovnem formatu (*.jpg, *.jpeg, *.gif, *.png, itd.) ali v formatu PDF pa lahko tudi posredujemo v OCR obdelavo.

 

1.4. Ročni vnos prejete pošte

V kolikor smo pošto prejeli še po klasični poti oz. navadni pošti jo lahko zavedemo tudi v programu tako, da jo vnesem ročno s klikom na gumb Novi vnos v knjigo prejete pošte, kot kaže slika:

	Slika 3: Vnos nove prejete pošte

Po kliku na ta gumb se nam odpre vnosna maska v kateri ustrezno označimo tip prejete pošte ter vnesemo vse bistvene podatke, ki jih pretipkamo iz prejetega dokumenta:

	Slika 4: Vnos podatkov prejete pošte

 

1.5. Dodeljevanje prejete pošte

Prejeto pošto lahko neposredno iz programa dodelimo drugi osebi, ki jo bo tako prejela v svoj seznam opravil.

Prejeto pošto lahko dodelimo le aktivnim uporabnikom kar pomeni, da je potrebno vsem osebam, ki bodo prejeto pošto potrjevale, kreirati ločen up. dostop z ustreznimi pravicami.

Prejeto pošto dodelimo tako, da v meniju |Partnerji |Knjiga prejete pošte kliknemo na željeno prejeto pošto in v orodni vrstici na vrhu pošte kliknemo na ikono, kot kaže slika:

	Slika 5: Dodeljevanje prejete pošte osebi v potrjevanje

Po kliku na ikono se nam odpre vnosna maska za izbiro uporabnika kateremu bomo pošto dodelili:

	Slika 6: Izberemo uporabnika oz. osebo katera bo prejeto pošto prejela v svoj seznam opravil

Skupaj s sporočilom, ki ga vnesemo ob pošiljanju pošte uporabniku, bo program poslal tudi povezavo za pregled prejete pošte vključno s priponko, ki smo jo predhodno naložili v prejeto pošto, kot je razvidno tudi na primeru:

	Slika 7: Prejeta pošta s priponko prejetega dokumenta

Uporabnik bo na fragmentu Moj seznam opravil na prvi strani programa tako videl tudi to dodeljeno prejeto pošto.

Na posamezni prejeti pošti se v takšnem primeru vodi tudi likvidacijska sled iz katere je razvidno kateremu uporabniku oz. osebi smo pošto tudi posredovali v obdelavo:

	Slika 8: Likvidacijska sled je prikazana na vsaki prejeti pošti poslani v potrjevanje

 

1.6. Potrjevanje prejete pošte

Prejeto pošto običajno nekdo v podjetju mora preveriti in tudi odobriti. V kolikor je v verigi likvidacije prejete pošte več oseb potem je smiselno prejeto pošto neposredno iz programa poslati v odobritev vsaki osebi posebej po vrstnem redu likvidacije.

Prejeto pošto lahko dodelimo le aktivnim uporabnikom kar pomeni, da je potrebno vsem osebam, ki bodo prejeto pošto potrjevale, kreirati ločen up. dostopo z ustreznimi pravicami.

Prejeto pošto dodelimo tako, da v meniju |Partnerji |Knjiga prejete pošte kliknemo na željeno prejeto pošto in v orodni vrstici na vrhu pošte kliknemo na ikono, kot kaže slika:

	Slika 9: Prejeto pošto pošljemo v obliki e-pošte osebi v potrjevanje

Po kliku na ikono se nam odpre vnosna maska za vnos sporočila in za izbiro uporabnika kateremu bomo pošto poslali oz. poslali v potrjevanje:

	Slika 10: Izberemo uporabnika oz. osebo katera bo prejeto pošto preverila in potrdila oz. zavrnila ter vnesemo sporočilo zanj

Skupaj s sporočilom, ki ga vnesemo ob pošiljanju pošte uporabniku, bo program poslal tudi priponko, ki smo jo predhodno naložili v prejeto pošto, kot je razvidno tudi na primeru:

Uporabnik, ki ima pravice za pregled in likvidacijo dodeljene prejete pošte bo prejel e-pošto z vsebino posredovane prejete pošte vključno z vizualizacijo priponke. Uporabnik lahko nato takšno pošto zavrne ali potrdi ter ob tem tudi zapiše obvestilo oz. pojasnilo za naslednjo osebo v verigi likvidacije:

	Slika 11: V prejeti pošti kliknemo na povezavo za pregled vsebine prejete pošte

Po kliku na povezavo v prejetem sporočilu se nam odpre pregled vsebine prejete pošte, ki jo je uporabnik prejel v potrditev vključno s priponko. Prejeto pošto lahko po pregledu tako potrdimo ali zavrnemo in ob tem pošiljatelju tudi pošljemo sporočilo oz. dodatno razlago (na sliki označeno z rdečo obrobo):

	Slika 12: Prejeto pošto lahko potrdimo ali zavrnemo

Na vsaki dodeljeni prejeti pošti se vodi tudi likvidacijska sled iz katere je razvidno kateremu uporabniku oz. osebi smo pošto tudi posredovali v odobritev oz. potrjevanje ter ali je ta bila potrjena ali ne:

	Slika 13: Likvidacijska sled je prikazana na vsaki prejeti pošti poslani v potrjevanje

 

1.7. Prejem elektronskega računa v knjigo prejete pošte

V trenutku, ko nam dobavitelj pošlje račun znotraj sistema e-racuni.com, se nam ta račun pojavi v knjigi prejete pošte. Če smo elektronski račun prejeli po e-mailu, ga lahko uvozimo v knjigo prejete pošte s klikom na gumb Uvoz prejete pošte.

Prejeti elektronski račun lahko po uvozu/prejemu tudi prenesemo v prejete račune ...

	Slika 14: Pregled prejetega računa v knjigi prejete pošte

... ali pa ga uvozimo direktno v knjigo prejete pošte:

	Slika 15: Knjiga prejete pošte

Pregled uvoženih in prejetih dokumentov v knjigi prejete pošte:

	Slika 16: Knjiga prejete pošte

 

1.8. Avtomatiziran prenos dokumentov v knjigo prejete pošte s programom "Document uploader"

Za potrebe čim bolj avtomatiziranega prenosa dokumentov v program e-racuni smo za naročnike paketa PREMIUM pripravili poseben program (Document uploader) za avtomatsko pošiljanje/uvoz dokumentov iz mape na lokalnem računalniku neposredno v program, v knjigo prejete pošte. Ta je namenjen predvsem računovodskim servisom, ki obdelujejo večjo količino dokumentov svojih strank. Za namestitev tega programa prosimo, da kontaktirate uporabniško podporo.

Za prenos oz. uvoz dokumentov iz mape na lokalnem računalniku v knjigo prejete pošte v programu e-racuni.com je potrebno urediti naslednje:

• Namestiti program "Document uploader" na lokalni računalnik [1.8.1]
• Urediti nastavitve v programu Document uploader za avtomatizirano pošiljanje dokumentov v knjigo prejete pošte [1.8.2]

 

1.8.1. Instalacija programa Document uploader

Namestitev programa poteka popolnoma avtomatsko. Datoteko shranimo na poljubno lokacijo in jo nato odpakiramo s programom WinZip, 7zip, ali katerim drugim na željeno lokacijo na našem računalniku.

Preden program poženemo je treba na našem lokalnem disku kreirati novo mapo s poljubnim nazivom, v kateri bomo shranjevali naše datoteke, ki jih bomo s pomočjo programa Document uploader tudi prenašali v program e-racuni.com.

Program je tako pripravljen za zagon nastavitev [1.8.2] za avtomatski prenos datotek iz lokalne mape v program e-racuni.com.

 

1.8.2. Nastavitve programa Document uploader

Ko smo shranili oz. namestili program v izbrano mapo, poženemo datoteko DocumentUploader.exe, kot je prikazano na sliki:

	Slika 17: Zagon programa

Po zagonu te datoteke se nam odpre program Document uploader:

	Slika 18: Nadzorna plošča programa Document uploader

Za prenos datotek v program e-racuni.com je treba v programu Document uploader izbrati oz. dodati novo mapo, v kateri bomo datoteke oz. dokumente shranjevali. To storimo s klikom na gumb "Add new directoy" s čimer se odprejo dodatne možnosti:

	Slika 19: Add new directory

• Localization - s tem parametrom določimo v katero lokalizacijo programa želimo prenašati datoteke:

• Directory to monitor - na tem mestu kliknemo na gumb "Browse" oz. "Prebrskaj" in poiščamo mapo iz katere želimo datoteke prenašati v program e-racuni

• Filename filter - izberemo kakšno vrsto dokumentov bomo prenašali iz izbrane mape:

• Username - vpišemo up. ime, ki ga uporabljamo za prijavo v program e-racuni.com

• Password - vpišemo geslo, ki ga uporabljamo za prijavo v program e-racuni.com

Ko smo vnesli up. ime in geslo za prijavo v program e-racuni.com kliknemo na gumb Login and select organization. Program nam odpre seznam podjetij do katerih imamo, kot uporabnik dostop znotraj programa e-racuni.com in imajo v programu e-racuni aktivirane spletne storitve oz. generiran unikatni identifikator tako, da na tem mestu izberemo podjetje, kateremu želimo dokumente pošiljati v knjigo prejete pošte.

Ko smo podjetje izbrali se izpolnijo podatki podjetja, kot je prikaza na spodnji sliki in jih je potrebno potrditi:

	Slika 20: Podatki izbranega podjetja za izmenjavo dokumentov

 

1.8.3. Prenos datotek s programom Document uploader

Ko smo uredili vse potrebne nastavitve in mape povezali s programom Document uploader lahko prenos poženemo tako, da na seznamu povezanih map izberemo tisto, ki jo želimo sinhronizirati oz. iz katere želimo prenesti datoteke v knjigo prejete pošte:

	Slika 21: Izberemo mapo iz katere želimo v tem trenuku prenesti datotek v knjigo prejete pošte

Ko smo izbrali željeno mapo sprožimo prenos datotek s klikom na gumb Synchronize selected

 

2. Izmenjava dokumentov preko e-racuni.com

Podjetja, ki vodijo poslovne knjige preko sistema e-racuni.com lahko med sabo izmenjujejo dokumente v elektronski obliki brez vmesnega posrednika.

Podjetja oz. organizacije, ki imajo vklopljeno elektronsko izmenjavo podatkov so vidne v elektronskem imeniku prejemnikov oz. pošiljateljev elektronskih računov. Ključ za identifikacijo organizacije je davčna številka organizacije v globalnem imeniku sistema e-racuni.com.

V primeru, da imamo v globalnem imeniku določeno organizacijo navedeno večkrat je potrebno kontaktirati uporabniško podporo za enolično dodelitev identifikatorja podatkovne baze.

Izmenjava elektronskih računov je obojestranska, kar prikazuje tudi spodnja slika. Gre za interni "dogovor" med podjetjema znotraj sistema e-racuni.com

	Slika 22: Elektronska izmenjava

Kupec prejme račun v svojo knjigo prejete pošte

	Slika 23: Pošiljanje elektronskega računa kupcu direktno v knjigo prejete pošte

 

3. Pošiljanje elektronskih računov po e-mailu

Račun se naslovniku pošlje v XML obliki, ki ustreza standardu E-SLOG ter v PDF obliki za lažje pregledovanje in arhiviranje računa.

Na predogledu dokumenta kliknemo na meni |Pošiljanje po e-mailu... in izberemo opcijo |Pošiljanje dokumenta po e-mailu.

	Slika 24: Pošiljanje elektronskih računov po e-mailu

Prikaže se naslednja vnosna maska:

	Slika 25: Pošiljanje izdanih dokumentov po e-mailu

V vnosna polja vpišemo naslednje podatke:

Ko zaključimo z vnosom podatkov, pritisnemo gumb Pošlji e-mail. Sporočilo se bo poslalo naslovniku, trenutno prijavljen uporabnik pa ga bo prejel v vednost na svoj e-mail naslov.

Po uspešnem pošiljanju elektronske pošte se nad glavo dokumenta izpiše informacija, kdaj je bil dokument poslan in na kakšen način (v tem primeru e-mail):

	Slika 26: Informacija o poslanem elektronskem dokumentu

 

4. Pošiljanje elektronskih računov za proračunske uporabnike

Iz spletnega programa e-racuni.com lahko elektronske račune za proračunske uporabnike pošljemo direktno na portal UJP. Program e-racuni.com je registriran kot uradni ponudnik elektronske poti. Za posredovanje elektronskih računov torej ne potrebujemo nikakršnih dodatnih certifikatov ali dodatne programske opreme.

4.1 Priprava za pošiljanje elektronskih računov

Preden pričnemo s pošiljanjem elektronskih računov proračunskim uporabnikom je potrebno družbo E-RAČUNI d.o.o. pooblastiti, da lahko v našem imenu posreduje račune na UJP. To storimo tako, da si natisnemo spodnje pooblastilo in ga pošljemo na družbo E-RAČUNI d.o.o.

PooblastiloUJP_NEW.pdf Velikost: 39,99 kB

V vmesnem času, ko čakate na aktivacijo pooblastila, boste lahko normalno izstavljali račune tudi za proračunske uporabnike, edino poslati jih še ne bo mogoče.

4.2 Kako pošljemo račun na UJP

Ko izstavimo račun kupcu, ki je proračunski uporabnik se bo na računu v levem spodnjem kotu dokumenta takoj pojavilo obvestilo v zelenem okvirčku, ki nas bo opomnilo na to, da gre za proračunskega uporabnika in da mu je potrebno račun poslati preko UJP:

	Slika 27: Program nas obvesti, da je kupec proračunski uporabnik

Dodatno pa se nam na samem računu v meniju za pošiljanje dokumenta po e-mailu ponudi opcija za posredovanje računa na UJP.

	Slika 28: Izbira za pošiljanje na UJP

Program uporablja uradni register proračunskih uporabnikov in tako avtomatično zazna ali je kupec proračunski uporabnik.

Preden izberemo opcijo za pošiljanje na UJP lahko na račun dodamo vse potrebne priponke, ki jih zahteva kupec (naročilnice, dobavnice, rekapitulacije ...). Priponke lahko dodamo v formatu PDF ali drugem datotečnem formatu, npr. Excel.

Ko nato kliknemo na izbiro za pošiljanje se nam prikaže naslednja vnosna maska, kjer je večina znanih podatkov že predizpolnjena. Podatke v ovojnici preverimo in po potrebi dopolnimo ali spremenimo.

	Slika 30: Vnos podatkov za UJP

Ko izpolnimo ovojnico kliknemo na gumb Pošlji na UJP in dokument bo poslan na UJP od koder bo posredovan naprej proračunskemu uporabniku preko ustreznega komunikacijskega kanala.

Status posameznega poslanega dokumenta na UJP vidimo na samem dokumentu nad orodno vrstico, kot prikazuje slika:

	Slika 32: Status poslanega dokumenta na UJP

Dodatno lahko status vseh poslanih dokumentov na UJP preverimo neposredno v evidenci poslane pošte [7].

 

5. Pošiljanje elektronskih računov preko ZZI bizBox.eu

Iz spletnega programa e-racuni.com lahko elektronske račune pošljete tudi preko ZZI bizBox.eu. Ta prehod se uporablja v primeru, če vaš poslovni partner želi prejemati elektronske račune znotraj sistema bizbox.eu.

5.1 Priprava za pošiljanje elektronskih računov

Preden pričnete s pošiljanjem elektronskih rčunov preko ZZI bizBox.eu, se je potrebno registrirati na njihovi spletni strani: bizBox.eu [http://tinyurl.com/ycl6frvf].

Po uspešni registraciji, je potrebno v e-računih vnesti uporabniško ime in geslo, ki ste ga registrirali za vaše podjetje, v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve spletnih storitev drugih aplikacij |Elektronski računi  ZZI bizBox.eu.

	Slika 34: Nastavitev ZZI bizBox.eu uporabniškega imena in gesla

5.2 Kako pošljemo račun preko ZZI bizBox.eu

Ko izstavite račun kupcu in predhodno uspešno vnesete prijavne podatke za ZZI bizBox.eu, se vam bo v orodni vrstici v meniju za pošiljanje dokumenta, pojavila opcija Pošljanje preko ZZI bizBox.eu.

	Slika 35: Izbira za pošiljanje preko ZZI bizBox.eu

Preden izberete opcijo za pošiljanje preko ZZI bizBox.eu lahko na račun dodate vse potrebne priponke, ki jih zahteva vaša stranka (naročilnice, dobavnice, rekapitulacije ...). Priponke lahko dodate v formatu PDF ali drugem datotečnem formatu po potrebi.

Ko nato kliknete na izbiro za pošiljanje se vam prikaže naslednja vnosna maska, kjer je večina znanih podatkov že predizpolnjena. Podatke lahko sedaj preverite in po potrebi dopolnite.

	Slika 36: Vnos podatkov za ZZI bizBox.eu

Izpolnemo vnosno masko s potrebni podatki. Pri vnosu IBAN-a imamo omogočene tudi račune odprte v tujih bankah, ne le slovenskih. Ko izpolnimo zgornjo vnosno masko kliknemu na gumb Pošlji ZZI bizBox.eu in dokument se bo oddal v pošiljanje na ZZI bizBox.eu kamor bo nato v kratkem času prispel in se posredoval naprej ustreznemu naročniku.

Status pošiljk poslanih na ZZI bizBox.eu lahko spremljamo preko pregleda izhodne pošte [7].

 

6. Izmenjava podatkov s kurirskimi službami za odpremo pošiljk

Program poleg integracij s spletnimi trgovinami in drugimi zunanjimi sistemi nudi tudi integracijo s kurirskimi/dostavnimi službami za odpremo pošiljk. Funkcionalnost uporabniku olajša odpremo paketov, saj lahko neposredno iz dokumenta (npr. računa) v aplikaciji e-racuni.com kreiramo oz. natisnemo nalepko za odpremo paketa, ki jo pripravi aplikacija kurirske službe. Vse te transakcije in izdelane nalepke se tudi beležijo v aplikaciji dostavne/kurirske službe, v spletni aplikaciji e-racuni.com pa je nato na voljo sledenje pošiljkam, za katere generiramo nalepke.

Program omogoča povezavo z naslednjimi kurirskimi službami:

• DPD EasyShip [6.1]
• GLS [6.2]
• Pošta Slovenije (eSpremnica) [6.3]
• Packeta [6.4]

 

6.1. Kreiranje in tiskanje nalepk DPD

Avtomatsko kreiranje oz. tiskanje nalepke za odpremo pošiljk preko kurirske službe DPD je na voljo na naslednjih dokumentih:

• naročilo kupca
• izdani račun in
• vrednostna dobavnica.

Priprava oz. tiskanje nalepke poteka po naslednjem postopku:

1. V meniju |Banka |Bančni računi dodamo novi elektronski račun za dostavno/kurirsko službo DPD. Pri vnosnih podatkih za namen kreiranja nalepke obvezno izpolnimo še parametre za prijavo v portal DPD EasyShip na povezavi https://www.easyship.si/login:

	Slika 37: Dodajanje novega DPD računa in vnos podatkov za kreiranje nalepke

2. Izberemo dokumente za katere želimo kreirati nalepke. To lahko pripravimo:

• na enem dokumentu: Odpremo dokument za katerega želimo nalepko kreirati in na dokumentu v orodni vrstici preko menija za "izmenjavo podatkov" izberemo možnost kreiranja nalepke za DPD EasyShip:

	Slika 38: Meni za kreiranje in tiskanje nalepke

Odpre se nam vnosna maska, v kateri vnesemo podatke, ki bodo tudi izpisani na nalepki:

	Slika 39: Vnos podatkov za kreiranje in tiskanje nalepke

• za več dokumentov hkrati: Odpremo pregled in iskanje dokumentov za katere želimo kreirati in tiskati nalepke in v orodni vrstici izberemo |Več |Druga poročila in izpisi |Kreiranje in tiskanje nalepk iz prikazanih dokumentov za kurirsko službo DPD:

	Slika 40: Meni za kreiranje in tiskanje nalepke - masovno

Odpre se nam vnosna maska, v kateri vnesemo podatke, ki bodo tudi izpisani na nalepkah:

	Slika 41: Vnos podatkov za kreiranje in tiskanje nalepk - masovno

Po potrditvi vnesenih podatkov se podatki pošljejo v aplikaciji DPD EasyShip, katera vrne podatke za pripravo nalepke, ki jo nato lahko natisnemo.

Primer nalepke:

	Slika 42: Nalepka DPD EasyShip za pošiljanje paketa

 

6.2. Kreiranje in tiskanje nalepk GLS

Avtomatsko kreiranje oz. tiskanje nalepke za odpremo pošiljk preko kurirske službe GLS je na voljo na naslednjih dokumentih:

• naročilo kupca
• izdani račun in
• vrednostna dobavnica.

Priprava oz. tiskanje nalepke poteka po naslednjem postopku:

1. V meniju |Banka |Bančni računi dodamo novi elektronski račun za dostavno/kurirsko službo GLS. Pri vnosnih podatkih za namen kreiranja nalepke obvezno izpolnimo še parametre za prijavo v portal GLS na povezavi https://www.mygls.si/Account/Login:

	Slika 43: Dodajanje novega GLS računa in vnos podatkov za kreiranje nalepke

2. Izberemo dokumente za katere želimo kreirati nalepke. To lahko pripravimo:

• na enem dokumentu: Odpremo dokument za katerega želimo nalepko kreirati in na dokumentu v orodni vrstici preko menija za "izmenjavo podatkov" izberemo možnost kreiranja nalepke za GLS:

	Slika 44: Meni za kreiranje in tiskanje nalepke

Odpre se nam vnosna maska, v kateri vnesemo podatke, ki bodo tudi izpisani na nalepki:

	Slika 45: Vnos podatkov za kreiranje in tiskanje nalepke

• za več dokumentov hkrati: Odpremo pregled in iskanje dokumentov za katere želimo kreirati in tiskati nalepke in v orodni vrstici izberemo |Več |Druga poročila in izpisi |Kreiranje in tiskanje nalepk iz prikazanih dokumentov za kurirsko službo GLS:

	Slika 46: Meni za kreiranje in tiskanje nalepke - masovno

Odpre se nam vnosna maska, v kateri vnesemo podatke, ki bodo tudi izpisani na nalepkah:

	Slika 47: Vnos podatkov za kreiranje in tiskanje nalepk - masovno

Po potrditvi vnesenih podatkov se podatki pošljejo v aplikaciji GLS, katera vrne podatke za pripravo nalepke, ki jo nato lahko natisnemo.

Primer nalepke:

	Slika 48: Nalepka GLS za pošiljanje paketa

 

6.3. Kreiranje in tiskanje nalepk Pošta Slovenije

Avtomatsko kreiranje oz. tiskanje nalepke za odpremo pošiljk preko kurirske službe Pošte Slovenije je na voljo na dokumentu izdani račun

Priprava oz. tiskanje nalepke poteka po naslednjem postopku:

1. V meniju |Banka |Bančni računi dodamo novi elektronski račun za dostavno/kurirsko službo Pošta Slovenije. Pri vnosnih podatkih za namen kreiranja nalepke obvezno izpolnimo še parametre za prijavo v portal Pošte Slovenije na povezavi https://eportal.posta.si/Login.aspx:

	Slika 49: Dodajanje novega računa za Pošto Slovenije in vnos podatkov za kreiranje nalepke

2. Izberemo račun za katerega želimo kreirati nalepk po naslednjem postopku:

Odpremo dokument za katerega želimo nalepko kreirati in na dokumentu v orodni vrstici preko menija za "izmenjavo podatkov" izberemo možnost kreiranja nalepke za Pošto Slovenije:

	Slika 50: Meni za kreiranje in tiskanje nalepke

Odpre se nam vnosna maska, v kateri vnesemo podatke, ki bodo tudi izpisani na nalepki:

	Slika 51: Vnos podatkov za kreiranje in tiskanje nalepke

Po potrditvi vnesenih podatkov se podatki pošljejo v aplikacijo Pošte Slovenije, katera vrne podatke za pripravo nalepke, ki jo nato lahko natisnemo.

Primer nalepke:

	Slika 52: Nalepka Pošte Slovenije za pošiljanje paketa

 

6.4. Kreiranje in tiskanje nalepk Packeta

Avtomatsko kreiranje oz. tiskanje nalepke za odpremo pošiljk preko kurirske službe Packeta je na voljo na naslednjih dokumentih:

• naročilo kupca in
• izdani račun

Priprava oz. tiskanje nalepke poteka po naslednjem postopku:

1. V meniju |Banka |Bančni računi dodamo novi elektronski račun za dostavno/kurirsko službo Packeta. Pri vnosnih podatkih za namen kreiranja nalepke obvezno izpolnimo še parametre za prijavo v portal Packeta na povezavi https://client.packeta.com/sl/sign/in?backlink=whco2:

	Slika 53: Dodajanje novega računa Packeta in vnos prijavnih podatkov za online kreiranje nalepke

Podatek o indikaciji pošiljatelja je potrebno točno prepisati iz aplikacije Packeta. Podatek se nahaja na naslednjem mestu:

	Slika 54: Vnos podatka o indikaciji pošiljatelja

2. Izberemo račun za katerega želimo kreirati nalepko po naslednjem postopku:

Odpremo dokument za katerega želimo nalepko kreirati in na dokumentu v orodni vrstici preko menija za "izmenjavo podatkov" izberemo možnost kreiranja nalepke za Packeto:

	Slika 55: Izberemo možnost za kreiranje in tiskanje nalepke

Odpre se nam vnosna maska, v kateri vnesemo podatke, ki bodo tudi izpisani na nalepki:

	Slika 56: Vnos podatkov za kreiranje in tiskanje nalepke

Po potrditvi vnesenih podatkov se podatki pošljejo v aplikacijo Packeta, ki vrne pripravljeno nalepko in jo lahko natisnemo.

Primer nalepke:

	Slika 57: Nalepka kurirske službe Packeta za pošiljanje paketa

 

7. Pregled poslane pošte

Do seznama poslane pošte pridemo preko menija |Prodaja |Pregled poslane pošte Odpre se nam seznam poslane pošte.

Tukaj je možno videti vse poslane elektronske obrazce. V spustem seznamu način pošiljanja je na voljo tudi možnost prikaza samo računov poslanih preko UJP [4].

	Slika 58: Seznam poslane pošte

Ob kliku na vnos v seznamu se nam odpre predogled z podatki o poslani pošti. Na desni strani so vidne vse priponke, ki so bile poslane zraven sporočila. Dodajanje priponk v predogledu ni možno.

	Slika 59: Predogled podatkov o poslani pošti

 

8. Uvoz izdanih računov iz sistema Si.blagajna

Za uvoz izdanih računov iz sistema Si.blagajna v aplikacijo e-racuni.com, je potrebno urediti:

1. Nastavitve na strani blagajniškega sistema Si.blagajna [8.1]
2. Nastavitve v spletni aplikaciji e-racuni.com [8.2]

 

8.1. Nastavitve v Si.blagajni

V Si.blagajna je potrebno v Nastavitve pod "Elektronski naslov računovodstva" vpisati mail: "DŠ@e-racuni.com".

To storite pod zavihkom Računovodstvo:

	Slika 60: Vnos e-pošte

S klikom v okence zraven izbire, boste s kljukico označili katere podatke boste pošiljali:

	Slika 61: Izbira vrste podatkov

S klikom na gumb Shrani, se bodo shranile nastavitve za mesečno pošiljanje podatkov.

8.1.1 Pošiljanje podatkov za določeno obdobje

V Si.blagajna je potrebno v Nastavitve pod "Pošlji podatke ročno za določeno obdobje." izbrati gumb Izberi.

Odpre se okno, kjer pod "Izberite mesec" izberete obdobje, za katero želite pošiljanje podatkov in tako kot prej, izberete še vrste podatkov in elektronski naslov v obliki DŠ@e-racuni.com.

	Slika 62: Okno za vnos obdobja pošiljanja podatkov

S klikom na gumb OK in Shrani, se bodo shranile nastavitve za pošiljanje podatkov za določeno obdobje.

 

8.2. Nastavitve v e-racuni.com

V kolikor je v predogledu prejete pošte priložena tudi XLS datoteka, izberete gumb Uvozi POS račune (Si.blagajna):

	Slika 63: Gumb za uvoz POS računov iz Si.blagajna

Po kliku na gumb se pojavi okno z dodatnimi nastavitvami:

	Slika 64: Okno z dodatnimi nastavitvami

Izbira se lahko med naslednjimi nastavitvami:

• Avtomatsko kreiranje ustrezne poslovne enote, v kolikor ne obstaja v šifrantu poslovnih enot: v kolikor program v šifrantu poslovnih enot ne najde poslovne enote, kot je to zavedeno v datoteki, bo program sam kreiral poslovno enoto z ustrezno oznako.

• Avtomatsko kreiranje ustrezne blagajne, v kolikor ne obstaja v šifrantu blagajn: v kolikor program v šifrantu ne najde ustrezne blagajne, kot je to zavedeno v datoteki, bo program sam avtomatsko kreiral blagajno z ustrezno oznako.

Po kliku na gumb Zaženi uvoz se bo zagnal uvoz izdanih računov iz Excel datoteke:

	Slika 65: Uvoz izdanih računov iz Excel datoteke

Po končani obdelavi se odpre okno z rezultati uvoza:

	Slika 66: Rezultati uvoza

V primeru napak, se izpišejo, posamezno za vsak račun:

	Slika 67: Napake pri uvozu računov

Uspešno uvoženi računi so vidni v meniju |Prodaja |Računi.

 

9. Izmenjava dokumentov znotraj sistema e-racuni.com

Za uporabo te storitve mora uporabnik z ustreznimi pravicami najprej to izmenjavo omogočiti/aktivirati na prvi strani:

Izmenjava elektronskih dokumentov je možna samo v primeru, da sta prejemnik (kupec) in pošiljatelj (dobavitelj) uporabnika sistema e-racuni.com. Pred izmenjavo elektronskih dokumentov se mora kupec prijaviti na prejemanje elektronskih dokumentov dobavitelja (podjetja, ki izdaja račune).

Podjetje, vključeno v elektronsko izmenjavo, lahko nastopa kot kupec ali dobavitelj. V primeru, da je naše podjetje kupec, je potrebno:

• vnesti dobavitelja, od katerega bi radi prejemali elektronske račune in se
• v šifrantu dobaviteljev ali na računu dobavitelja prijaviti [9.2] na prejemanje elektronskih računov

V primeru, da je naše podjetje dobavitelj, ki pošilja elektronske dokumente kupcem, pa je potrebno:

• najprej aktivirati [9.1] elektronsko izmenjavo
• počakati, da se kupec prijavi na naše elektronske dokumente. Šele po prijavi na prejemanje se namreč vzpostavi povezava izmenjave elektronskih dokumentov.

Prejete elektronske račune kupec prejme direktno v knjigo prejete pošte [1.7].

 

9.1. Aktivacija elektronske izmenjave dokumentov znotraj sistema e-racuni.com

Če še nismo uporabnik storitve elektronske izmenjave, se nam ob prijavi v program v okvirčku desno izpiše obvestilo o možnosti aktiviranja te storitve.

	Slika 68: Aktivacija elektronske izmenjave

S klikom na gumb Aktiviraj postanemo uporabniki storitve elektronske izmenjave dokumentov. V tem trenutku postanemo vidni tudi ostalim uporabnikom, ki so vključeni v elektronsko izmenjavo. Ostali uporabniki se sedaj lahko prijavijo na prejemanje naših dokumentov v elektronski obliki, prav tako pa se lahko tudi sami prijavimo na prejemanje elektronskih dokumentov ostalih uporabnikov te storitve.

Elektronski dokumenti, ki jih bomo pošiljali ostalim uporabnikom, niso digitalno podpisani, saj se izmenjava vrši znotraj sistema.

 

9.2. Prijava na prejemanje elektronskih računov preko sistema e-racuni.com

Na prejemanje elektronskih računov dobavitelja se lahko prijavimo s klikom na povezavo (Prijava):

• v šifrantu dobaviteljev: |Partnerji -> |Dobavitelji

	Slika 69: Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja preko šifranta dobaviteljev

ali

• na prejetem računu dobavitelja

	Slika 70: Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja na prejetem računu dobavitelja

Ko kliknemo na gumb za prijavo, se ustvari povezava kupec dobavitelj znotraj sistema e-racuni.com. Od sedaj dalje bomo lahko prejemali elektronske račune tega dobavitelja kar v knjigo prejete pošte in jih od tam uvozili v prejete dokumente.

 

9.3. Pošiljanje elektronskih računov preko sistema e-racuni.com

Če želimo pošiljati elektronske račune kupcu direktno v knjigo prejete pošte, najprej preverimo, ali imamo nastavljen ta način pošiljanja računov v šifrantu kupcev |Partnerji -> Kupci:

	Slika 71: Nastavitev za direktno pošiljanje elektronskih računov

Sedaj smo pripravljeni na pošiljanje elektronskih računov direktno v knjigo prejete pošte kupca. V meniju za pošiljanje po e-mailu izberemo opcijo |Pošlji elektronski račun preko sistema e-racuni.com ali kliknemo na gumb Pošlji

	Slika 72: Meni za pošiljanje po e-mailu

Odpre se nam prikazno okno s podatki kupca/naslovnika in pripetimi dokumenti. PDF in XML priponki, ki se pošljeta kupcu direktno v knjigo prejete pošte, lahko pred pošiljanjem tudi pregledamo:

	Slika 73: Prikazno okno s podatki o naslovniku in priponkami

Elektronski račun pošljemo s klikom na gumb Pošlji elektronski račun.Po uspešnem pošiljanju se na računu prikaže vrstica z informacijo o pošiljki:

	Slika 74: Račun po elektronskem pošiljanju

 

10. Izmenjava dokumentov preko posrednika REDOK

Izmenjava je namenjena za dokumente:

• Računi
• Ponudbe
• Avansni računi
• Dobropisi
• Bremepisi
• Dobavnice

10.1 Vnos podatkov za pošiljanje

Pod menijem Nastavitve/ Nastavitve podjetja/ Elektronska izmenjava podatkov, je potrebno vnesti GS1 GLN številko.

	Slika 75:  Vnosno polje GS1 GLN številke

Za pošiljanje dokumentov kupcem oz. dobaviteljem, preko posrednika REDOK, boste morali pod menijem Partnerji/ Kupci oz. Dobavitelji, za posameznega kupca,
vnesti podatke za elektronsko izmenjavo.

	Slika 76: Vnos podatkov za izmenjavo dokumentov s kupcem

Prav tako boste morali vnesti GLN številke, vsem kupcem, katerim imate namen pošiljati dokumente preko storitve REDOK. GLN številko se kupcem vnese pod "Naslov za račune".
V primeru, da imate za kupca vnešen "Dostavni naslov", GLN številko zabeležite v vnosnem polju.

	Slika 77: Vnos GLN pod Kupci/ Naslov za račune

	Slika 78: Vnos GLN pod Kupci/ Dostavni naslov

Za vnos podatkov za izmenjavo dokumentov z dobaviteljem, je potrebno vnesti še njegovo GLN številko

	Slika 79: Vnos podatkov za izmenjavo dokumentov z dobaviteljem

Ko so vnosni podatki za kupca oz. dobavitelja vnešeni, lahko omenjene dokumente pod menijem "pošlji", izberete "Pošlji dokument po storitvi Redok"
Tako izgleda pošiljanje:

	Slika 80: Pošiljanje dokumentov po storitvi Redok

Dokumenti poslani preko storitve Redok, so nato vidni v meniju |Partnerji | Pregled izhodne pošte.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2025