Elektronska izmenjava dokumentov

Storitev elektronske izmenjave dokumentov je namenjena pošiljanju izdanih in prejemanju prejetih dokumentov po elektronski poti, v elektronski obliki. Za izmenjavo elektronskih dokumentov se uporablja XML datoteka, ki ustreza standardu E-SLOG.

E-SLOG je enotna standardizirana oblika elektronskega računa, ki ga je definirala Gospodarska zbornica Slovenije (v nadaljevanju GZS) in je dostopen na spletni strani GZS http://www.gzs.si/slo/28209.

Storitev trenutno podpira dva načina elektronske izmenjave dokumentov:

 

1. Uvod

Sedaj lahko samo z enim klikom pošljete kupcu račun po elektronski poti. Izmenjava elektronskih računov je seveda obojestranska, kar prikazuje tudi spodnja slika. Gre za interni "dogovor" med podjetjema znotraj sistema e-racuni.com


  
Elektronska izmenjava
  
  Slika 1:  Elektronska izmenjava




Kupec prejme račun v svojo knjigo prejete pošte

  
Pošiljanje elektronskega računa kupcu direktno v knjigo prejete pošte
  
  Slika 2:  Pošiljanje elektronskega računa kupcu direktno v knjigo prejete pošte


 

2. Pošiljanje elektronskih računov po e-mailu

Račun se naslovniku pošlje v XML obliki, ki ustreza standardu E-SLOG ter v PDF obliki za lažje pregledovanje in arhiviranje računa.

Na predogledu dokumenta kliknemo na meni |Pošiljanje po e-mailu... in izberemo opcijo |Pošiljanje dokumenta po e-mailu.

  
Pošiljanje elektronskih računov po e-mailu
  
  Slika 3:  Pošiljanje elektronskih računov po e-mailu



Prikaže se naslednja vnosna maska:

  
Pošiljanje izdanih dokumentov po e-mailu
  
  Slika 4:  Pošiljanje izdanih dokumentov po e-mailu

V vnosna polja vpišemo naslednje podatke:

E-mail pošiljateljaVpišemo svoj e-mail. Privzeto se polje izpolni z e-mail naslovom trenutnega uporabnika.
E-mail prejemnikaVpišemo e-mail naslovnika. Privzeto se vzame e-mail stranke iz šifranta partnerjev. Če pošiljamo e-mail več naslovnikom, potem naslove ločimo med sabo s podpičjem, npr. janez@podjetje.com;tone@podjetje.com
CC: - v vednostVpišemo e-mail osebe, ki dobi e-mail v vednost.
ZadevaVpišemo zadevo e-mail sporočila
PriponkePrivzeto se poleg e-mail sporočila pošlje priponka z izdanim dokumentom v formatu XML in PDF
Besedilo Besedilo je avtomatsko generirano, lahko pa ga sestavimo tudi sami

Ko zaključimo z vnosom podatkov, pritisnemo gumb Pošlji e-mail. Sporočilo se bo poslalo naslovniku, trenutno prijavljen uporabnik pa ga bo prejel v vednost na svoj e-mail naslov.

Po uspešnem pošiljanju elektronske pošte se nad glavo dokumenta izpiše informacija, kdaj je bil dokument poslan in na kakšen način (v tem primeru e-mail):

  
Informacija o poslanem elektronskem dokumentu
  
  Slika 5:  Informacija o poslanem elektronskem dokumentu

 

3. Pošiljanje elektronskih računov za proračunske uporabnike

Iz spletnega programa e-racuni.com lahko elektronske račune za proračunske uporabnike pošljete direktno na portal UJP. Program e-racuni.com je registriran kot uradni ponudnik elektronske poti. Za posredovanje elektronskih računov torej ne potrebujete nikakršnih dodatnih certifikatov ali dodatne programske opreme.

3.1 Priprava za pošiljanje elektronskih računov

Preden pričnete pošiljati elektronske račune proračunskim uporabnikom je potrebno družbo E-RAČUNI d.o.o. pooblastiti, da lahko v vašem imenu posreduje račune na UJP. To storite tako, da si natisnete spodnje pooblastilo in ga pošljete na družbo E-RAČUNI d.o.o.

PooblastiloUJP.pdf
Velikost: 39,99 kB

V vmesnem času, ko čakate na aktivacijo pooblastila boste lahko normalno izstavljali račune tudi za proračunske uporabnike. Edino poslati še jih ne boste mogli.

3.2 Kako pošljemo račun na UJP

Ko izstavite račun kupcu, ki je proračunski uporabnik se vam bo v orodni vrstici na izdajanju računa v meniju za pošiljanje dokumenta avtomatično dodala opcija za posredovanje računa na UJP. Program uporablja uradni register proračunskih uporabnikov in tako avtomatično zazna ali je kupec proračunski uporabnik.

  
Izbira za pošiljanje na UJP
  
  Slika 6:  Izbira za pošiljanje na UJP

Preden izberete opcijo za pošiljanje na UJP lahko na račun dodate vse potrebne priponke, ki jih zahteva vaša stranka (naročilnice, dobavnice, rekapitulacije ...). Priponke lahko dodate v formatu PDF ali drugem datotečnem formatu po potrebi.

Ko nato kliknete na izbiro za pošiljanje se vam prikaže naslednja vnosna maska, kjer je večina znanih podatkov že predizpolnjena. Podatke lahko sedaj preverite in po potrebi dopolnite.

  
Vnos podatkov za UJP
  
  Slika 7:  Vnos podatkov za UJP

Izpolnemo vnosno masko s potrebni podatki. Pri vnosu IBAN-a imamo omogočene tudi račune odprte v tujih bankah, ne le slovenskih. Ko izpolnimo zgornjo vnosno masko kliknemu na gumb Pošlji na UJP in dokument se bo oddal v pošiljanje na UJP kamor bo nato v kratkem času prispel in se posredoval naprej ustreznemu proračunskemu uporabniku.

Status pošiljk poslanih na UJP lahko spremljamo preko pregleda izhodne pošte [5].

 

4. Pošiljanje elektronskih računov preko ZZI bizBox.eu

Iz spletnega programa e-racuni.com lahko elektronske račune pošljete tudi preko ZZI bizBox.eu. Ta prehod se uporablja v primeru, če vaš poslovni partner želi prejemati elektronske račune znotraj sistema bizbox.eu.


Za proračunske uporabnike, kot so državne inštitucije, šole, vrtci, zavodi, ... lahko elektronske račune pošiljate direktno iz našega programa brez plačevanja bizbox-u ali kateremukoli drugemu ponudniku [3].

Bizbox je samo za vaše stranke, ki NISO proračunski uporabniki, kjer je pošiljanje elektronskih računov vaša prostovoljna odločitev! Za vse ostalo se pošilja preko UJP [3].

4.1 Priprava za pošiljanje elektronskih računov

Preden pričnete s pošiljanjem elektronskih rčunov preko ZZI bizBox.eu, se je potrebno registrirati na njihovi spletni strani: bizBox.eu [http://tinyurl.com/ycl6frvf].

Po uspešni registraciji, je potrebno v e-računih vnesti uporabniško ime in geslo, ki ste ga registrirali za vaše podjetje, v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve spletnih storitev drugih aplikacij |Elektronski računi  ZZI bizBox.eu.

  
Nastavitev ZZI bizBox.eu uporabniškega imena in gesla
  
  Slika 8:  Nastavitev ZZI bizBox.eu uporabniškega imena in gesla

4.2 Kako pošljemo račun preko ZZI bizBox.eu

Ko izstavite račun kupcu in predhodno uspešno vnesete prijavne podatke za ZZI bizBox.eu, se vam bo v orodni vrstici v meniju za pošiljanje dokumenta, pojavila opcija Pošljanje preko ZZI bizBox.eu.

  
Izbira za pošiljanje preko ZZI bizBox.eu
  
  Slika 9:  Izbira za pošiljanje preko ZZI bizBox.eu

Preden izberete opcijo za pošiljanje preko ZZI bizBox.eu lahko na račun dodate vse potrebne priponke, ki jih zahteva vaša stranka (naročilnice, dobavnice, rekapitulacije ...). Priponke lahko dodate v formatu PDF ali drugem datotečnem formatu po potrebi.

Ko nato kliknete na izbiro za pošiljanje se vam prikaže naslednja vnosna maska, kjer je večina znanih podatkov že predizpolnjena. Podatke lahko sedaj preverite in po potrebi dopolnite.

  
Vnos podatkov za ZZI bizBox.eu
  
  Slika 10:  Vnos podatkov za ZZI bizBox.eu

Izpolnemo vnosno masko s potrebni podatki. Pri vnosu IBAN-a imamo omogočene tudi račune odprte v tujih bankah, ne le slovenskih. Ko izpolnimo zgornjo vnosno masko kliknemu na gumb Pošlji ZZI bizBox.eu in dokument se bo oddal v pošiljanje na ZZI bizBox.eu kamor bo nato v kratkem času prispel in se posredoval naprej ustreznemu naročniku.

Status pošiljk poslanih na ZZI bizBox.eu lahko spremljamo preko pregleda izhodne pošte [5].

 

5. Pregled poslane pošte

Do seznama poslane pošte pridemo preko menija |Prodaja |Pregled poslane pošte Odpre se nam seznam poslane pošte.

Tukaj je možno videti vse poslane elektronske obrazce. V spustem seznamu način pošiljanja je na voljo tudi možnost prikaza samo računov poslanih preko UJP [3].

  
Seznam poslane pošte
  
  Slika 11:  Seznam poslane pošte

Ob kliku na vnos v seznamu se nam odpre predogled z podatki o poslani pošti. Na desni strani so vidne vse priponke, ki so bile poslane zraven sporočila. Dodajanje priponk v predogledu ni možno.

  
Predogled podatkov o poslani pošti
  
  Slika 12:  Predogled podatkov o poslani pošti

 

6. Uvoz izdanih računov iz sistema Si.blagajna

Za uvoz izdanih računov iz sistema Si.blagajna v aplikacijo e-racuni.com, je potrebno urediti:

  1. Nastavitve na strani blagajniškega sistema Si.blagajna [6.1]
  2. Nastavitve v spletni aplikaciji e-racuni.com [6.2]

 

6.1. Nastavitve v Si.blagajni

V Si.blagajna je potrebno v Nastavitve pod "Elektronski naslov računovodstva" vpisati mail: "DŠ@e-racuni.com".

DŠ predstavlja davčno številko vašega podjetja. Primer: 12345678@e-racuni.com.

To storite pod zavihkom Računovodstvo:

  
Vnos e-pošte
  
  Slika 13:  Vnos e-pošte

S klikom v okence zraven izbire, boste s kljukico označili katere podatke boste pošiljali:

  
Izbira vrste podatkov
  
  Slika 14:  Izbira vrste podatkov

S klikom na gumb Shrani, se bodo shranile nastavitve za mesečno pošiljanje podatkov.

6.1.1 Pošiljanje podatkov za določeno obdobje

V Si.blagajna je potrebno v Nastavitve pod "Pošlji podatke ročno za določeno obdobje." izbrati gumb Izberi.

Odpre se okno, kjer pod "Izberite mesec" izberete obdobje, za katero želite pošiljanje podatkov in tako kot prej, izberete še vrste podatkov in elektronski naslov v obliki DŠ@e-racuni.com.

  
Okno za vnos obdobja pošiljanja podatkov
  
  Slika 15:  Okno za vnos obdobja pošiljanja podatkov

S klikom na gumb OK in Shrani, se bodo shranile nastavitve za pošiljanje podatkov za določeno obdobje.



 

6.2. Nastavitve v e-racuni.com

V kolikor je v predogledu prejete pošte priložena tudi XLS datoteka, izberete gumb Uvozi POS račune (Si.blagajna):

  
Gumb za uvoz POS računov iz Si.blagajna
  
  Slika 16:  Gumb za uvoz POS računov iz Si.blagajna

Po kliku na gumb se pojavi okno z dodatnimi nastavitvami:

  
Okno z dodatnimi nastavitvami
  
  Slika 17:  Okno z dodatnimi nastavitvami

Izbira se lahko med naslednjimi nastavitvami:


Po kliku na gumb Zaženi uvoz se bo zagnal uvoz izdanih računov iz Excel datoteke:

  
Uvoz izdanih računov iz Excel datoteke
  
  Slika 18:  Uvoz izdanih računov iz Excel datoteke

Po končani obdelavi se odpre okno z rezultati uvoza:

  
Rezultati uvoza
  
  Slika 19:  Rezultati uvoza

V primeru napak, se izpišejo, posamezno za vsak račun:

  
Napake pri uvozu računov
  
  Slika 20:  Napake pri uvozu računov

Uspešno uvoženi računi so vidni v meniju |Prodaja |Računi.

Veza na kupca in artikel se ustvari, v kolikor v šifrantu programa e-racuni.com obstajajo ustrezni podatki.

Pri uvozu se med drugim preverja tudi:

  • manjkajoči podatki v datoteki (številka računa, oznaka poslovne enote)
  • pravilnost številke dokumenta
  • ali v programu e-racuni.com že obstaja račun s številko dokumenta, ali EOR, kot je to zapisano v datoteki

 

7. Izmenjava dokumentov znotraj sistema e-racuni.com

Za uporabo te storitve mora uporabnik z ustreznimi pravicami najprej to izmenjavo omogočiti/aktivirati na prvi strani:

Izmenjava elektronskih dokumentov je možna samo v primeru, da sta prejemnik (kupec) in pošiljatelj (dobavitelj) uporabnika sistema e-racuni.com. Pred izmenjavo elektronskih dokumentov se mora kupec prijaviti na prejemanje elektronskih dokumentov dobavitelja (podjetja, ki izdaja račune).

Podjetje, vključeno v elektronsko izmenjavo, lahko nastopa kot kupec ali dobavitelj. V primeru, da je naše podjetje kupec, je potrebno:

V primeru, da je naše podjetje dobavitelj, ki pošilja elektronske dokumente kupcem, pa je potrebno:

Prejete elektronske račune kupec prejme direktno v knjigo prejete pošte [7.4].

 

7.1. Aktivacija elektronske izmenjave dokumentov znotraj sistema e-racuni.com

Če še nismo uporabnik storitve elektronske izmenjave, se nam ob prijavi v program v okvirčku desno izpiše obvestilo o možnosti aktiviranja te storitve.

  
Aktivacija elektronske izmenjave
  
  Slika 21:  Aktivacija elektronske izmenjave

S klikom na gumb Aktiviraj postanemo uporabniki storitve elektronske izmenjave dokumentov. V tem trenutku postanemo vidni tudi ostalim uporabnikom, ki so vključeni v elektronsko izmenjavo. Ostali uporabniki se sedaj lahko prijavijo na prejemanje naših dokumentov v elektronski obliki, prav tako pa se lahko tudi sami prijavimo na prejemanje elektronskih dokumentov ostalih uporabnikov te storitve.

Elektronski dokumenti, ki jih bomo pošiljali ostalim uporabnikom, niso digitalno podpisani, saj se izmenjava vrši znotraj sistema.

 

7.2. Prijava na prejemanje elektronskih računov preko sistema e-racuni.com

Na prejemanje elektronskih računov dobavitelja se lahko prijavimo s klikom na povezavo (Prijava):

  
Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja preko šifranta dobaviteljev
  
  Slika 22:  Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja preko šifranta dobaviteljev

ali

  
Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja na prejetem računu dobavitelja
  
  Slika 23:  Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja na prejetem računu dobavitelja

Ko kliknemo na gumb za prijavo, se ustvari povezava kupec dobavitelj znotraj sistema e-racuni.com. Od sedaj dalje bomo lahko prejemali elektronske račune tega dobavitelja kar v knjigo prejete pošte in jih od tam uvozili v prejete dokumente.

 

7.3. Pošiljanje elektronskih računov preko sistema e-racuni.com

Če želimo pošiljati elektronske račune kupcu direktno v knjigo prejete pošte, najprej preverimo, ali imamo nastavljen ta način pošiljanja računov v šifrantu kupcev |Partnerji -> Kupci:

  
Nastavitev za direktno pošiljanje elektronskih računov
  
  Slika 24:  Nastavitev za direktno pošiljanje elektronskih računov


Sedaj smo pripravljeni na pošiljanje elektronskih računov direktno v knjigo prejete pošte kupca. V meniju za pošiljanje po e-mailu izberemo opcijo |Pošlji elektronski račun preko sistema e-racuni.com ali kliknemo na gumb Pošlji


  
Meni za pošiljanje po e-mailu
  
  Slika 25:  Meni za pošiljanje po e-mailu


Odpre se nam prikazno okno s podatki kupca/naslovnika in pripetimi dokumenti. PDF in XML priponki, ki se pošljeta kupcu direktno v knjigo prejete pošte, lahko pred pošiljanjem tudi pregledamo:


  
Prikazno okno s podatki o naslovniku in priponkami
  
  Slika 26:  Prikazno okno s podatki o naslovniku in priponkami


Elektronski račun pošljemo s klikom na gumb Pošlji elektronski račun.Po uspešnem pošiljanju se na računu prikaže vrstica z informacijo o pošiljki:


  
Račun po elektronskem pošiljanju
  
  Slika 27:  Račun po elektronskem pošiljanju

 

7.4. Prejem elektronskega računa v knjigo prejete pošte

V trenutku, ko nam dobavitelj pošlje račun znotraj sistema e-racuni.com, se nam ta račun pojavi v knjigi prejete pošte. Če smo elektronski račun prejeli po e-mailu, ga lahko uvozimo v knjigo prejete pošte s klikom na gumb Uvoz prejete pošte.

Prejeti elektronski račun lahko po uvozu/prejemu tudi prenesemo v prejete račune ...

  
Pregled prejetega računa v knjigi prejete pošte
  
  Slika 28:  Pregled prejetega računa v knjigi prejete pošte

... ali pa ga uvozimo direktno v knjigo prejete pošte:

  
Knjiga prejete pošte
  
  Slika 29:  Knjiga prejete pošte


Pregled uvoženih in prejetih dokumentov v knjigi prejete pošte:

  
Knjiga prejete pošte
  
  Slika 30:  Knjiga prejete pošte

 

7.5. Nastavitve knjige prejete pošte

Program omogoča, da si knjigo prejete pošte do določene mere prilagodimo.

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve knjige prejete pošte lahko tako vpišemo tudi email naslov prejemnika sporočila o prejemu nove pošte v knjigo prejete pošte:

KnjigaPrejetePosteNastavitve.gif

Kot je na zgornji sliki razvidno pa lahko tudi obkljukamo dodatno možnost, da program avtomatsko ob prejemu bančnega izpiska v knjigo prejete pošte, le tega tudi uvozi med bančne izpiske v meni |Banka |Pregled izpiskov

Vnesemo lahko več email naslovov prejemnikov obvestila o prejemu pošte tako, da jih med sabo ločimo z vejico

 

8. Avtomatiziran prenos dokumentov v knjigo prejete pošte s programom "Document uploader"

Za potrebe čim bolj avtomatiziranega prenosa dokumentov v program e-racuni smo za naročnike paketa RAČUNOVODSTVO pripravili poseben program (Document uploader) za avtomatsko pošiljanje/uvoz dokumentov iz mape na lokalnem računalniku neposredno v program, v knjigo prejete pošte. Ta je namenjen predvsem računovodskim servisom, ki obdelujejo večjo količino dokumentov svojih strank. Za namestitev tega programa prosimo, da kontaktirate uporabniško podporo.

Za prenos oz. uvoz dokumentov iz mape na lokalnem računalniku v knjigo prejete pošte v programu e-racuni.com je potrebno urediti naslednje:

 

8.1. Instalacija programa Document uploader

Namestitev programa poteka popolnoma avtomatsko. Datoteko shranimo na poljubno lokacijo in jo nato odpakiramo s programom WinZip, 7zip, ali katerim drugim na željeno lokacijo na našem računalniku.

Preden program poženemo je treba na našem lokalnem disku kreirati novo mapo s poljubnim nazivom, v kateri bomo shranjevali naše datoteke, ki jih bomo s pomočjo programa Document uploader tudi prenašali v program e-racuni.com.

Program je tako pripravljen za zagon nastavitev [8.2] za avtomatski prenos datotek iz lokalne mape v program e-racuni.com.

 

8.2. Nastavitve programa Document uploader

Ko smo shranili oz. namestili program v izbrano mapo, poženemo datoteko DocumentUploader.exe, kot je prikazano na sliki:

  
Zagon programa
  
  Slika 31:  Zagon programa

Po zagonu te datoteke se nam odpre program Document uploader:

  
Nadzorna plošča programa Document uploader
  
  Slika 32:  Nadzorna plošča programa Document uploader

Za prenos datotek v program e-racuni.com je treba v programu Document uploader izbrati oz. dodati novo mapo, v kateri bomo datoteke oz. dokumente shranjevali. To storimo s klikom na gumb "Add new directoy" s čimer se odprejo dodatne možnosti:

  
Add new directory
  
  Slika 33:  Add new directory

SI slovenska lokalizacija programa e-racuni
HR hrvaška lokalizacija programa e-racuni
RS srbska lokalizacija programa e-racuni
CZ češka lokalizacija programa e-racuni
documents PDFv kolikor izberemo ta filter bo program v mapi iskal le datoteke tipa PDF
documents (picture)v kolikor izberemo ta filter bo program v mapi iskal le datoteke, ki so v slikovnem formatu (jpg, gif, png, ...)
bank statementv kolikor izberemo ta filter bo program v mapi iskal le bančne izpiske v formatu pdf in/ali iso sepa xml
sales invoices e-SLOGv kolikor izberemo ta filter bo program v mapi iskal le datoteke v formatu eSlog xml (izdani račun)
sales invoices e-SLOG + PDFv kolikor izberemo ta filter bo program v mapi iskal datoteke v formatu eSlog xml in pripadajoči PDF (datoteki imata enak naziv)

Ko smo vnesli up. ime in geslo za prijavo v program e-racuni.com kliknemo na gumb Login and select organization. Program nam odpre seznam podjetij do katerih imamo, kot uporabnik dostop znotraj programa e-racuni.com in imajo v programu e-racuni aktivirane spletne storitve oz. generiran unikatni identifikator tako, da na tem mestu izberemo podjetje, kateremu želimo dokumente pošiljati v knjigo prejete pošte.

Ko smo podjetje izbrali se izpolnijo podatki podjetja, kot je prikaza na spodnji sliki in jih je potrebno potrditi:

  
Podatki izbranega podjetja za izmenjavo dokumentov
  
  Slika 34:  Podatki izbranega podjetja za izmenjavo dokumentov

V kolikor želimo pošiljati dokumente v knjigo prejete pošte večim podjetjem, ki jih vodimo v programu e-racuni, je potrebno za vsako podjetje kreirati svojo mapo v kateri bomo shranjevali datoteke oz. dokumente in potem za vsako podjetje posebej izvesti postopek, kot zgoraj opisano

 

8.3. Prenos datotek s programom Document uploader

Ko smo uredili vse potrebne nastavitve in mape povezali s programom Document uploader lahko prenos poženemo tako, da na seznamu povezanih map izberemo tisto, ki jo želimo sinhronizirati oz. iz katere želimo prenesti datoteke v knjigo prejete pošte:

  
Izberemo mapo iz katere želimo v tem trenuku prenesti datotek v knjigo prejete pošte
  
  Slika 35:  Izberemo mapo iz katere želimo v tem trenuku prenesti datotek v knjigo prejete pošte

Ko smo izbrali željeno mapo sprožimo prenos datotek s klikom na gumb Synchronize selected

V kolikor imamo nastavljenih več map, ki jih želimo sinhronizirati s programom e-racuni.com lahko masovno sinhronizacijo sprožimo s klikom na gumb Synchronize all

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2019