Uvoz dnevnih iztržkov iz datoteke (Excel, CSV,...)

Poleg ročnega vnos dnevnih iztržkov v programu lahko le te tudi uvozimo iz datoteke v strukturi Excel oz. CSV. V kolikor vodimo npr. podatke za predračun članarin, naročnin, ipd. kar v Excelu, lahko datoteko uvozimo v program in tako npr. vsak mesec bistveno hitreje izstavimo več ponudb hkrati.

Funkcija je koristna predvsem za računovodja, ki vodijo računovodstvo svojih strank v programu e-racuni.com, stranke pa za blagajno uporabljajo svoj program. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

V meniju |Blagajna |Dnevni iztržki je funkcija na voljo preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., ki se nahaja v orodni vrstici nad seznamom prikazanih dnevnih iztržkov, kot kaže slika:

	Slika 1: Funkcija za uvoz dnevnih iztržkov iz Excela ali datoteke v formatu CSV

Ker uporabniki v preglednici vodijo podatke v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi čez postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz dnevnih iztržkov v program.

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. IZBIRA IN UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

	Slika 2: Izbira datoteke za uvoz dnevnih iztržkov

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj velja omejitev pri uvozu podatkov.          Slika 3: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek v dnevnem iztržku predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:.

	Slika 4: Prikaz podatkov z zaporednjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 5: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute artiklov, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene oznake blagajne bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 6: Podatek iz stolpca A v preglednici smo preslikali v podatek blagajna

Preslikava podatka o oznaki blagajne se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 7: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C

V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za vnos dnevnega iztržka ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali preskoči podatek. To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

V kolikor smo se pri preslikavi podatka zmotili lahko le to prekličemo tako, da kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb <<. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> blagajna, B -> Datum in C -> Št. dnevnika. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> blagajna in B -> Št. dnevnika, kot kaže slika:

	Slika 8: Preslikavo stolpca B bomo izbrisali, ker je napačna

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikave teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej, kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na gumb Nazaj.

3. PREDOGLED IN POTRDITEV

Odpre se nam stran s povzetkom prebranih podatkov iz datoteke in opisom kateri podatki se bodo uvozili oz. kateri ne ter pojasnilo zakaj je temu tako:

	Slika 9: Prikaz povzetka prebranih podatkov iz datoteke za uvoz dnevnih iztržkov

S klikom na gumb Naprej ali Dokončaj potrdimo uvoz podatkov.

Po uvozu se nam prikaže še povzetek uvoza podatkov:

	Slika 10: Povzetek uvoženih podatkov

V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza podatkov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

Vsak uporabnik, ki želi uvoziti podatke dnevnih iztržkov mora imeti zadostne privilegije za vnos in urejanje dnevnih iztržkov, hkrati pa mora biti označen, kot referent na blagajni za katero uvaža podatke.