Obdelava za izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje
V meniju je na voljo obdelava Izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje. Obdelava se uporabi takrat, kadar imamo v podjetju ponavljajoče se dokumente (ponudbe, račune) in bi želeli masovno avtomatsko izstaviti dokument za naslednje obdobje (npr. najemnine, naročnine in ostale ponavljajoče se storitve).
Kako deluje avtomatsko izstavljanje periodičnih računov
Osnova za izstavitev dokumenta za naslednje obdobje je, da obstaja ne-storniran periodični račun za predhodno obdobje. To pomeni, da prvi ponavljajoč račun za kupca vedno izstavimo ročno in s tem nastavimo vse parametre ponavljanja, kot so:
- na kakšen interval se račun ponavlja (mesečno, polletno, itd);
- postavke računa (opis storitev), ki se zaračunavajo;
- znesek računa;
- obliko, jezik, stroškovno mesto in druge lastnosti računa.
Ta obdelava poišče vse obstoječe ponavljajoče račune za predhodno obdobje in jih kopira v novo obdobje.
V kolikor stranke plačujejo storitve vnaprej in nimamo zagotovila, da bo račun plačan, potem priporočamo, da se najprej izstavi predračun in nato račun šele na podlagi plačanega predračuna.
Za prekinitev niza ponavljanja računa imamo dve možnosti:
- kupca označimo kot neaktivnega z izbiro statusa "blokada prodaje" ali
- zadnji račun za stranko označimo, da se ne ponavlja.
Zagon obdelave za avtomatsko ponavljajoče fakturiranje
| | | ![]() |
| | | | Slika 1: Obdelava za izstavitev periodičnih dokumentov za naslednje obračunsko obdobje |
|
Pred zagonom določimo kriterije za izbor računov na podlagi katerih se ustvarijo dokumenti za naslednje obračunsko obdobje:
| Za fakture na stroškovnem mestu | Izberemo, če želimo, da se upoštevajo samo ponavljajoče fakture na izbranem stroškovnem mestu. |
| Za kupce na stroškovnem mestu | Izberemo, če želimo ustvariti nove fakture samo za kupce, ki so na določenem stroškovnem mestu. |
| Samo za aktivne kupce | Privzeto se bodo dokumenti ustvarili samo za aktivne kupce. Če želimo ustvariti dokumente za vse kupce, odstranimo to kljukico. |
| Periodičnost faktur | Izberemo način ponavljanja za račune predhodnega obdobja na podlagi katerih se ustvarjajo dokumenti za naslednje obdobje. Npr. izberemo samo mesečne fakture (izberemo lahko več tipov računov). |
| Predhodno fakturirano obdobje največ do datuma | Pri kopiranju v novo obračunsko obdobje se upoštevajo samo ponavljajoči računi fakturirani za obdobje, ki se konča največ do vpisanega datuma. |
| Ne fakturiraj za obdobja pred | S tem filtrom omejimo, da se v novo obdobje fakturiranja kopirajo samo računi, ki so bili izstavljeni za obračunska obdobja po tem datumu. Npr. če smo stranki na zadnje fakturirali pred 1.1.2022 in vpišemo ta datum, potem se ta račun v letu 2023 ne bo več ponovil. |
| Vrsta dokumenta | Izberemo vrsto dokumenta, ki ga želimo pripraviti z avtomatizmom (ponudba/predračun ali pravi račun). |
| Kopiraj podatke o kupcu iz predhodnega računa | V primeru, ko to obkljukamo, se kopirajo podatki o kupcu iz preteklega ponavljajočega dokumenta in ne iz šifranta kupcev. |
| Avtomatsko pošlji račun/predračun kupcu na e-mail | Če to obkljukamo se bo dokument po izstavitvi avtomatsko poslal kupcu na email naslov. Opcija deluje samo v primeru, ko se ustvarijo izstavljeni dokumenti. Osnutkov računov ni mogoče poslati na email. |
| Izvedi simulacijo brez shranjevanja in pošiljanja dokumentov | To označimo, če želimo pred dejanskim fakturiranjem pognati le simulacijo, da preverimo katerim kupcev se bo fakturiralo. Program bo pripravil poročilo s povzetkom fakturiranja na osnovi prednastavljenih kriterijev. |
| Tip datoteke | Izberemo datotečni format v katerem se bo pripravilo poročilo s povzetkom fakturiranja. |
Ko smo nastavili vse kriterije, kliknemo na gumb Zaženi za pripravo poročila:
| | | ![]() |
| | | | Slika 2: Izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje |
|
