Periodično izstavljanje dokumentov

V kolikor izdajamo račune istim kupcem za isto storitev večkrat letno (naročnine, najemnine, članarine, ipd.) lahko celoten postopek izdaje takšnih računov tudi poenostavimo.

Ponavljajoče račune lahko v programu izstavimo na dva načina:

Ročno z masovnim kopiranjem ponavljajočih računov [1] ali
Z zagonom obdelave za izstavitev periodičnih računov/predračunov v določenem obračunskem obdobju. [2]

Obdelavo za izstavitev periodičnih dokumentov pa je mogoče avtomatizirati ter tako avtomatsko fakturirati ter pošiljati na mail račun (lahko tudi predračun) kupcu.

1. Ročna izstavitev periodičnih računov za naslednje obračunsko obdobje

V kolikor želimo periodično izdajati večjo skupino računov nam program omogoča, da si pri tem pomagamo z dodatnim atributom na samem izdanem računu.

Postopek za periodično izstavljanje večje skupine računov je tako naslednji:

1. Račun pri prvem vnosu oz. ob prvi izstavitvi označimo kot ponavljajoč račun. Ponavljanje se lahko določi kot "mesečno", "kvartalno", "polletno", itd.

2. Ko bomo želeli izstaviti račune za naslednje obdobje najprej v seznamu prikazanih računov z iskalnimi filtri omejimo prikaz samo na račune predhodnega obdobja, ki jih bomo potem masovno kopirali v novo obdobje (tukaj pomaga, če imamo vnešen podatek o tem ali se račun ponavlja, kot opisano v točki 1)

3. Ko je izbor računov omejen na tiste, ki se ponavljajo izberemo opcijo za masovno kopiranje računov

4. Ob masovnem kopiranju vnesemo podatke za novo obdobje in potrdimo kopiranje računov. Račune lahko neposredno izstavimo ali ustvarimo osnutke, ki jih potem lahko še preverimo/dopolnimo in ročno izstavimo

Navodila so na voljo tudi v obliki video posnetka, ki je na voljo na strani masovno izstavljanje ponavljajočih računov [https://www.youtube.com/watch?v=SuT7bTa30s0&list=PLb8bSZn94o66OK-QRdUwHNxpgOGCqj55l&index=2]

2. Obdelava za izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje

V meniju |Poročanje |Vse obdelave je na voljo obdelava Izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje. Obdelava se uporabi takrat, kadar imamo v podjetju ponavljajoče se dokumente (ponudbe, račune) in bi želeli masovno avtomatsko izstaviti dokument za naslednje obdobje (npr. najemnine, naročnine in ostale ponavljajoče se storitve).

2.1 Kako deluje avtomatsko izstavljanje periodičnih računov

Osnova za izstavitev dokumenta za naslednje obdobje je, da obstaja ne-storniran periodični račun za predhodno obdobje. To pomeni, da prvi ponavljajoč račun za kupca vedno izstavimo ročno in s tem nastavimo vse parametre ponavljanja, kot so:

na kakšen interval se račun ponavlja (mesečno, polletno, itd);
postavke računa (opis storitev), ki se zaračunavajo;
znesek računa;
obliko, jezik, stroškovno mesto in druge lastnosti računa.

Ta obdelava poišče vse obstoječe ponavljajoče račune za predhodno obdobje in jih kopira v novo obdobje.

V kolikor stranke plačujejo storitve vnaprej in nimamo zagotovila, da bo račun plačan, potem priporočamo, da se najprej izstavi predračun in nato račun šele na podlagi plačanega predračuna.

Za prekinitev niza ponavljanja računa imamo dve možnosti:

kupca označimo kot neaktivnega z izbiro statusa "blokada prodaje" ali
zadnji račun za stranko označimo, da se ne ponavlja.

2.2 Zagon obdelave za avtomatsko ponavljajoče fakturiranje

Slika 1: Obdelava za izstavitev periodičnih dokumentov za naslednje obračunsko obdobje

Pred zagonom določimo kriterije za izbor računov na podlagi katerih se ustvarijo dokumenti za naslednje obračunsko obdobje:

Za fakture na stroškovnem mestu	Izberemo, če želimo, da se upoštevajo samo ponavljajoče fakture na izbranem stroškovnem mestu.
Za kupce na stroškovnem mestu	Izberemo, če želimo ustvariti nove fakture samo za kupce, ki so na določenem stroškovnem mestu.
Samo za aktivne kupce	Privzeto se bodo dokumenti ustvarili samo za aktivne kupce. Če želimo ustvariti dokumente za vse kupce, odstranimo to kljukico.
Periodičnost faktur	Izberemo način ponavljanja za račune predhodnega obdobja na podlagi katerih se ustvarjajo dokumenti za naslednje obdobje. Npr. izberemo samo mesečne fakture (izberemo lahko več tipov računov).
Predhodno fakturirano obdobje največ do datuma	Pri kopiranju v novo obračunsko obdobje se upoštevajo samo ponavljajoči računi fakturirani za obdobje, ki se konča največ do vpisanega datuma.
Ne fakturiraj za obdobja pred	S tem filtrom omejimo, da se v novo obdobje fakturiranja kopirajo samo računi, ki so bili izstavljeni za obračunska obdobja po tem datumu. Npr. če smo stranki na zadnje fakturirali pred 1.1.2022 in vpišemo ta datum, potem se ta račun v letu 2023 ne bo več ponovil.
Vrsta dokumenta	Izberemo vrsto dokumenta, ki ga želimo pripraviti z avtomatizmom (ponudba/predračun ali pravi račun).
Kopiraj podatke o kupcu iz predhodnega računa	V primeru, ko to obkljukamo, se kopirajo podatki o kupcu iz preteklega ponavljajočega dokumenta in ne iz šifranta kupcev.
Avtomatsko pošlji račun/predračun kupcu na e-mail	Če to obkljukamo se bo dokument po izstavitvi avtomatsko poslal kupcu na email naslov. Opcija deluje samo v primeru, ko se ustvarijo izstavljeni dokumenti. Osnutkov računov ni mogoče poslati na email.
Izvedi simulacijo brez shranjevanja in pošiljanja dokumentov	To označimo, če želimo pred dejanskim fakturiranjem pognati le simulacijo, da preverimo katerim kupcev se bo fakturiralo. Program bo pripravil poročilo s povzetkom fakturiranja na osnovi prednastavljenih kriterijev.
Tip datoteke	Izberemo datotečni format v katerem se bo pripravilo poročilo s povzetkom fakturiranja.

Ko smo nastavili vse kriterije, kliknemo na gumb Zaženi za pripravo poročila:

Slika 2: Izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje

Za avtomatsko izstavljanje ponavljajočih faktur lahko obdelavo planiramo na določen termin tako, da jo vključimo v avtomatsko izvajanje obdelave na osnovi prednastavljenega urnika ter na ta način aktiviramo avtomatsko fakturiranje in pošiljanje računov na email kupcem.