Funkcija je koristna predvsem za športne klube, društva in podjetja, kjer se obračunavajo mesečne oz. periodične članarine, na podlagi plačila po ponudbi. Koristna je tudi za male upravnike stanovanj ali najemodajalce, za čistilne servise, računovodstva in vse ostale, ki mesečno obračunavajo storitve in si obračunske podatke vodijo v Excelu. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

Ker uporabniki v preglednici vodijo podatke v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi čez postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz v program.

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikave teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

V kolikor imamo v programu šifrant artiklov in želimo pri uvozu podatkov postavke ponudbe povezati z ustrezno šifro artikla lahko na naslednjo stran nadaljujemo šele, ko imamo za pripravo ponudb urejeno preslikavo za vsaj naslednje podatke:

• šifra kupca
• šifra artikla
• količina

V primeru, ko v programu ne uporabljamo šifranta artiklov ampak le postavke s prostim besedilom, lahko nadaljujemo na naslednji korak šele, ko bo število vrstic v tabeli na desni strani enako številu stolpcev v datoteki oz. ko uredimo preslikova za vse stolpce v datoteki.

O načinu priprave osnutka ponudbe z več postavkami za enega kupca ali več osnutkov s poljubnim številom postavk za istega kupca, si lahko preberemo tukaj [5.8].

S klikom na sliko lahko tudi povečamo predogled ponudbe.

Pri pripravi osnutkov ponudb velja nekaj posebnosti oz. pravil, ki jih je potrebno upoštevati:

• V primeru, da se v datoteki nahajata stolpca z veleprodajno in z maloprodajno ceno, lahko pri preslikavi izberemo le eno izmed njiju. Za ceno, ki je ne bomo uvozili je potrebno izbrati preslikavo v ignoriraj podatek.

• V primeru, da želimo preslikati vrsto prodaje, naj bo v stolpcu datoteke le oznaka vrste prodaje in ne opis vrste prodaje. Seznam oznak vrst prodaje, ki jih uporablja program je na voljo tukaj [5.7].

• Pri uvozu se po šifri artikla poišče artikel v šifrantu artiklov. V primeru, da šifra artikla iz datoteke v šifrantu artiklov v programu ne obstaja, se uvozi kot postavka s prostim besedilom in ne bo vezana za artikel.

• Vsak uporabnik, ki želi uvoziti podatke za pripravo osnutkov ponudb mora imeti zadostne privilegije za vnos in urejanje podatkov za ponudbe.

V kolikor redno preglejujemo naročila kupcev po točno določenih kriterijih si lahko za hitrejše iskanje prednastavimo nabor iskalnih kriterijev [7.1] in jih shranimo, kot bližnjico za v bodoče, ko bomo naročila ponovno iskali po istih kriterijih.

Dodamo lahko več bližnjic za različne kombinacije iskalnih kriterijev, ki jih uporabimo v različne namene:

	Slika 84: Dodamo lahko več bližnjic s kombinacijo različnih iskalnih kriterijev

Delno dobavljeno je naročilo, ki ni bilo izvedeno v celoti, zato drži delno zalogo. Za vsak artikel se preverijo zgoraj našteti statusi - od tega se odšteva zaloga, ki je že bila dobavljena po dobavnici.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate pri dodajanju artiklov na račun:

7.3. Nastavitev statusa naročil kupcev na podlagi preverjanja zaloge

S klikom na Preveri zalogo potrebno za izvedbo naročil in nastavi status glede na zalogo se nam odprejo naročila in med njimi obkljukamo tiste, za katere želimo preveriti zalogo in jim nastaviti status na podlagi zaloge:

	Slika 93: Izbira naročil kupcev za preverjanje zaloge

Izberemo lahko:

Program bo preveril izbrana naročila glede na datum in čas ("time stamp") prihoda oz. vnosa naročila ter za vsako naročilo po vrsti preveril ali je na voljo dovolj zaloge za izvedbo naročila. Če je na voljo dovolj zaloge se bo naročilo postavilo v status "za izvedbo", v kolikor pa ni dovolj zaloge za artikle na posameznem naročilu pa se bo naročilo postavilo v status "ni zaloge". Za vsa naročila za katera ni dovolj zaloge je tako mogoče v nadaljevanju masovno kreirati naročila dobaviteljem, za naročila, ki so pripravljena za izvedbo pa lahko masovno odpremimo oz. fakturiramo (natisnemo nalepke za kurirske službe, izstavimo račune, itd.).

7.4. Privilegiji na uporabniku za izdana naročila kupcev

Novemu ali že obstoječemu uporabniku, ki bo delal v meniju |Prodaja |Ponudbe je potrebno dodeliti ustrezne privilegije za delo z izdanim dokumentom.

Privilegije dodamo v meniju |Partnerji |Uporabniki, kjer si uporabnika izberemo in odpremo ustrezni zavihek Privzeti uporabniški privilegiji:

	Slika 94: Uporabnik kateremu urejamo prodajne privilegije za naročila kupcev

7.4.1 Osnovni privilegiji za delo z naročili kupca

1. Za sam pregled in iskanje naročil kupca lahko uporabniku dodelimo naslednji privilegij:

• pregled naročil kupcev - privilegij omogoča le pregled, brez urejanja.

2. Za pregled in izstavljanje naročil kupca pa obkljukamo še dodatno:

• spreminjanje, vnos in brisanje naročil kupcev - privilegij omogoča spreminjanje in izstavljanje naročil kupca.

V primeru, ko imamo materialno poslovanje in razknjižbo blaga lahko dodamo še privilegij za dodajanje artiklov:

• pregled in iskanje prodajnih artiklov - lahko dodamo na naročilo prodajni artikel za katerega lahko (ni pa nujno) vodimo zalogo

V primeru da naredimo naročilo kupcu, kjer želimo navesti kupca, sta priporočena nato še naslednja dva:

• pregled kupcev - samo pregled kupcev in dodajanje na dokument.
• vnos kupcev - vnos in spreminjanje novega kupca, v primeru, da ta še ne obstaja.

7.4.2 Dodatni privilegiji za delo z naročili kupca

Zgoraj našteti so osnovni privilegiji za delo z naročili kupca. Lahko pa uporabniku dodelimo dodatne, ki načeloma ne vplivajo samo na naročila kupcev ampak še na ostale prodajne dokumente:

• pregled prodajnih dokumentov na vseh stroškovnih mestih (brez omejitve na stroškovno mesto)
• izdaja storno dokumentov
• spreminjanje izdanih neknjiženih dokumentov
• spreminjanje že poslanih in še neknjiženih dokumentov
• spreminjanje, vnos in brisanje v šifrantu artiklov
• prodajalec ima vpogled v nabavne cene in RVC
• prikaz statistike prodaje na kartici kupca

8. Avansni računi

Če kliknemo na zavihek |Avansni računi se prikaže stran Izdani avansni računi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 95: Pregled izdanih avasnih računov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih avasnih računov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih avasnih računov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje avasnih računov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani avasnih računov. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih avasnih računov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega avasnega računa: Nov avansni račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Nov avansni račun!

Kopiranje: Nov avansni račun lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi avans ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznemu avansnemu računu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Avansni račun natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta.

Brisanje: Avansni račun brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dokumenta, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [29].

Dodatne možnosti: Pregled avansnih računov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi avansnimi računi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 96: Dodatne možnosti oz. operacije nad avansnimi računi

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

8.1. Vnos / Spreminjanje izdanih avansnih računov

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega avansnega računa:

	Slika 98: Vnos podatkov za glavo izdanega avansnega računa

Kraj	Obvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi ponudbe. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum računa	Obvezen je tudi datum avansnega računa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Predvidena dobava/Storitev (od)- (do)	V okvirček vpišemo datum, za katerega je predvidena dobava oz. storitev.
Denarna valuta	S klikom na se nam odpre spustni seznam, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
Naročilnica	Vpišemo oznako naročilnice.
Vrsta prodaje (DDV)	S klikom na se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačila	S klikom na se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mesto	Stroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na . V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Jezikovna varianta	Vpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na .
Za izpis uporabi predlogo	V padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
TRR	Izberemo TRR iz padajočega menija.
Skladišče	Izberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računa	Izberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumenta	V prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek avansnega računa:

	Slika 99: Vnešeni podatki na avansni račun

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na vaš avansni račun tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

	Slika 100: Vnos postavk

Vrsta blaga-storitev	V prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDV	Vnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na izberiemo ustrezno denarno valuto.
Stopnja DDV	Privzeta izbira je 20%, s klikom na pa lahko izberemo tudi drugo.
Količina	Vpišemo ustrezno količino.
Enota mere	S klikom na izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %	Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska avansnega računa.

S klikom na gumb Izstavi avansni račun odpremo naslednjo stran:

	Slika 101: Izstavitev avansnega računa

Klik na gumb Izstavi račun nam odpre račun...

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

V kolikor iz avansnega računa izstavimo račun z gumbom Izstavi iz dokumenta, se nam samodejno veže avans na račun in ustvari zabeleženo plačilo po avansu. Račun se označi kot plačan.

8.2. Privilegiji na uporabniku za avansne račune

Novemu ali že obstoječemu uporabniku, ki bo delal v meniju |Prodaja |Avansni računi je potrebno dodeliti ustrezne privilegije za delo z omenjenim dokumentom.

Privilegije dodamo v meniju |Partnerji |Uporabniki, kjer si uporabnika izberemo in odpremo ustrezni zavihek Privzeti uporabniški privilegiji:

	Slika 102: Uporabnik kateremu urejamo prodajne privilegije za naročila kupcev

8.2.1 Osnovni privilegiji za delo z avansnimi računi

1. Za sam pregled in avansnih računov lahko uporabniku dodelimo naslednji privilegij:

• pregled avansnih računov - privilegij omogoča le pregled, brez urejanja.

2. Za pregled in izstavljanje naročil kupca pa obkljukamo še dodatno:

• izstavljanje avansnih računov - privilegij omogoča spreminjanje in izstavljanje avansnih računov.

V primeru, ko imamo materialno poslovanje in razknjižbo blaga lahko dodamo še privilegij za dodajanje artiklov:

• pregled in iskanje prodajnih artiklov - lahko dodamo na naročilo prodajni artikel za katerega lahko (ni pa nujno) vodimo zalogo

V primeru da naredimo avansni račun, kjer želimo navesti kupca, sta priporočena nato še naslednja dva:

• pregled kupcev - samo pregled kupcev in dodajanje na dokument.
• vnos kupcev - vnos in spreminjanje novega kupca, v primeru, da ta še ne obstaja.

8.2.2 Dodatni privilegiji za delo z avansnimi računi

Zgoraj našteti so osnovni privilegiji za delo z avansnimi računi. Lahko pa uporabniku dodelimo dodatne, ki načeloma ne vplivajo samo na avansne račune ampak še na ostale prodajne dokumente:

• pregled prodajnih dokumentov na vseh stroškovnih mestih (brez omejitve na stroškovno mesto)
• izdaja storno dokumentov
• spreminjanje izdanih neknjiženih dokumentov
• spreminjanje že poslanih in še neknjiženih dokumentov
• spreminjanje, vnos in brisanje v šifrantu artiklov
• prodajalec ima vpogled v nabavne cene in RVC
• računovodski vnos izdanih računov, avansnih računov, dobropisov, bremepisov
• prikaz statistike prodaje na kartici kupca

9. Dobropisi

Če kliknemo na zavihek |Dobropisi se prikaže stran Izdani dobropisi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 103: Pregled izdanih dobropisov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih dobropisov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih dobropisov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje dobropisov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani dobropisi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih dobropisov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega dobropisa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi dobropis!

Kopiranje: Nov dobropis lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi dobropis ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem dobropisu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Dobropis natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dobropisa.

Brisanje: Dobropis brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka dobropisa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [29].

Dodatne možnosti: Pregled dobropisov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi dobropisi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 104: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi dobropisi

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

9.1. Vnos / Spreminjanje izdanih dobropisov

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega dobropisa:

Kraj	Obvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi dobropisa. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum računa	Obvezen je tudi datum dobropisa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Zapadlost	Vpišemo datum zapadlosti izdanega dobropisa.
Dobava/Storitev (od)- (do)	V okvirček vpišemo datum v kateremu bo urejena dobava storitev/blaga.
Potrjen dok. prejet dne	V prazno okence vpišemo, kdaj je bil dokument prejet.
Denarna valuta	S klikom na se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
Način dostave	Vpišemo način dostave.
Naročilnica	Vpišemo oznako naročilnice.
Pogodba	Vpišemo številko pogodbe.
Naša št. pogodbe	Vpišemo našo številko pogodbe.
Vrsta prodaje (DDV)	S klikom na se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačila	S klikom na se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mesto	Stroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na . V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Poslovna enota	V kolikor jih je na voljo več, se nam nastavi privzeta, s klikom na , si jo lahko spremenimo.
Davčna knjiga	Vpišemo številko davčne knjige oz. jo izberemo v kombiniranem oknu s klikom na
Blagajna	V kolikor blagajna obstaja, se nam pojavi okno za možnost izbire le te.
Jezikovna varianta	Vpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na . V kolikor ne izbiramo druge jezikovne variante se privzeto nastavi materni jezik - slovenščina.
Za izpis uporabi predlogo	V padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
Skladišče	Izberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računa	Izberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumenta	V prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek dobropisa:

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na vaš dobropis tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

Vrsta blaga-storitev	V prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDV	Vnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na izberemo ustrezno denarno valuto.
Količina	Vpišemo ustrezno količino.
Enota mere	S klikom na izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %	Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska dobropisa.

Stopnja DDV	Privzeta izbira je 20%, s klikom na pa lahko izberemo tudi drugo.
Stroškovno mesto	Spustni seznam se nam ponudi, le v primeru, da uporabljamo stroškovna mesta. Izberemo ga v primeru, ko želimo postavko vezati na drugo stroškovno mesto.

S klikom na gumb Izstavi dobropis odpremo naslednjo stran:

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

9.2. Privilegiji na uporabniku za izdane dobropise

Novemu ali že obstoječemu uporabniku, ki bo delal v meniju |Prodaja |Dobropisi je potrebno dodeliti ustrezne privilegije za delo z omenjenim dokumentom.

Privilegije dodamo v meniju |Partnerji |Uporabniki, kjer si uporabnika izberemo in odpremo ustrezni zavihek Privzeti uporabniški privilegiji:

	Slika 105: Uporabnik kateremu urejamo prodajne privilegije za naročila kupcev

9.2.1 Osnovni privilegiji za delo z dobropisi

1. Za sam pregled in izdanih dobropisov lahko uporabniku dodelimo naslednji privilegij:

• pregled dobropisov - privilegij omogoča le pregled, brez urejanja.

2. Za pregled in izstavljanje naročil kupca pa obkljukamo še dodatno:

• izstavljanje dobropisov - privilegij omogoča spreminjanje in izstavljanje dobropisov.

V primeru, ko imamo materialno poslovanje in razknjižbo blaga lahko dodamo še privilegij za dodajanje artiklov:

• pregled in iskanje prodajnih artiklov - lahko dodamo na naročilo prodajni artikel za katerega lahko (ni pa nujno) vodimo zalogo

V primeru da naredimo dobropis, kjer želimo navesti kupca, sta priporočena nato še naslednja dva:

• pregled kupcev - samo pregled kupcev in dodajanje na dokument.
• vnos kupcev - vnos in spreminjanje novega kupca, v primeru, da ta še ne obstaja.

9.2.2 Dodatni privilegiji za delo z dobropisi

Zgoraj našteti so osnovni privilegiji za delo z dobropisi. Lahko pa uporabniku dodelimo dodatne, ki načeloma ne vplivajo samo na dobropise ampak še na ostale prodajne dokumente:

• pregled prodajnih dokumentov na vseh stroškovnih mestih (brez omejitve na stroškovno mesto)
• izdaja storno dokumentov
• spreminjanje izdanih neknjiženih dokumentov
• spreminjanje že poslanih in še neknjiženih dokumentov
• spreminjanje, vnos in brisanje v šifrantu artiklov
• prodajalec ima vpogled v nabavne cene in RVC
• računovodski vnos izdanih računov, avansnih računov, dobropisov, bremepisov
• prikaz statistike prodaje na kartici kupca

10. Bremepisi

Če kliknemo na zavihek |Bremepisi se prikaže stran Izdani bremepisi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

	Slika 106: Pregled izdanih bremepisov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih bremepisov po različnih kriterijih, prikaz seznama izdanih bremepisov, dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje bremepisov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani bremepisi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih bremepisov v okencu status izberemo ustrezen status "izstavljen dokument" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Na tej strani so na voljo naslednje funkcionalnosti:

Vnos novega bremepisa: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Novi bremepis!

Kopiranje: Nov bremepis lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi bremepis ter nato ta nov dokument ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem bremepisu kliknemo na gumb .

Tiskanje: Bremepis natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika , ki se nahaja v isti vrstici kot številka bremepisa.

Brisanje: Bremepis brišemo tako, da kliknemo na ikono , ki se nahaja v isti vrstici kot številka bremepisa, ki ga želimo izbrisati.

Prikaz seštevka izbranih dokumentov: Vsoto zneskov izbranih dokumentov lahko prikažemo tako, da poklikamo vrstice z dokumenti in kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb, se bo odprlo novo okno z rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov. Kako to storimo, je opisano tukaj [29].

Dodatne možnosti: Pregled bremepisov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi bremepisi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

	Slika 107: Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi bremepisi

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

10.1. Vnos / Spreminjanje izdanih bremepisov

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega bremepisa:

Kraj	Obvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi bremepisa. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum dokumenta	Obvezen je tudi datum bremepisa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Zapadlost	Vpišemo datum zapadlosti izdanega bremepisa.
Dobava/Storitev od/do	V okvirček vpišemo datum, za katerega je predvidena dobava oz. storitev.
Denarna valuta	S klikom na se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
Naročilnica	Vpišemo oznako naročilnice.
Način dostave	Vpišemo način dostave.
Pogodba	Vpišemo številko pogodbe.
Naša št. pogodbe	Vpišemo številko naše pogodbe.
Vrsta prodaje (DDV)	S klikom na se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Stroškovno mesto	Stroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na . V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Poslovna enota	V kolikor jih je na voljo več, se nam nastavi privzeta, s klikom na , si jo lahko spremenimo.
Davčna knjiga	Vpišemo številko davčne knjige oz. jo izberemo v kombiniranem oknu s klikom na
Jezikovna varianta	Vpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na . V kolikor ne izbiramo druge jezikovne variante se privzeto nastavi materni jezik - slovenščina.
Blagajna	V kolikor blagajna obstaja, se nam pojavi okno za možnost izbire le te.
Jezikovna varianta	Izberemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na . V kolikor ne spreminjamo ničesar, se uporabi domači jezik - slovenščina.
Dokumentna predloga	V padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
Skladišče	Izberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računa	Izberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumenta	V prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek bremepisa:

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na naš bremepis tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [5.1].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

Vrsta blaga-storitev	V prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDV	Vnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na izberemo ustrezno denarno valuto.
Količina	Vpišemo ustrezno količino.
Enota mere	S klikom na izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %	Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska dobropisa.

Stopnja DDV	Privzeta izbira je 20%, s klikom na pa lahko izberemo tudi drugo.
Stroškovno mesto	Spustni seznam se nam ponudi, le v primeru, da uporabljamo stroškovna mesta. Izberemo ga v primeru, ko želimo postavko vezati na drugo stroškovno mesto.

S klikom na gumb Izstavi Bremepis odpremo naslednjo stran:

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

10.2. Privilegiji na uporabniku za izdane bremepise

Novemu ali že obstoječemu uporabniku, ki bo delal v meniju |Prodaja |Bremepisi je potrebno dodeliti ustrezne privilegije za delo z omenjenim dokumentom.

Privilegije dodamo v meniju |Partnerji |Uporabniki, kjer si uporabnika izberemo in odpremo ustrezni zavihek Privzeti uporabniški privilegiji:

	Slika 108: Uporabnik kateremu urejamo prodajne privilegije za naročila kupcev

10.2.1 Osnovni privilegiji za delo z bremepisi

1. Za sam pregled in izdanih dobropisov lahko uporabniku dodelimo naslednji privilegij:

• pregled bremepisov - privilegij omogoča le pregled, brez urejanja.

2. Za pregled in izstavljanje naročil kupca pa obkljukamo še dodatno:

• izstavljanje bremepisov - privilegij omogoča spreminjanje in izstavljanje bremepisov.

V primeru, ko imamo materialno poslovanje in razknjižbo blaga lahko dodamo še privilegij za dodajanje artiklov:

• pregled in iskanje prodajnih artiklov - lahko dodamo na naročilo prodajni artikel za katerega lahko (ni pa nujno) vodimo zalogo

V primeru da naredimo bremepis, kjer želimo navesti kupca, sta priporočena nato še naslednja dva:

• pregled kupcev - samo pregled kupcev in dodajanje na dokument.
• vnos kupcev - vnos in spreminjanje novega kupca, v primeru, da ta še ne obstaja.

10.2.2 Dodatni privilegiji za delo z bremepisi

Zgoraj našteti so osnovni privilegiji za delo z bremepisi. Lahko pa uporabniku dodelimo dodatne, ki načeloma ne vplivajo samo na bremepise ampak še na ostale prodajne dokumente:

• pregled prodajnih dokumentov na vseh stroškovnih mestih (brez omejitve na stroškovno mesto)
• izdaja storno dokumentov
• spreminjanje izdanih neknjiženih dokumentov
• spreminjanje že poslanih in še neknjiženih dokumentov
• spreminjanje, vnos in brisanje v šifrantu artiklov
• prodajalec ima vpogled v nabavne cene in RVC
• računovodski vnos izdanih računov, avansnih računov, dobropisov, bremepisov
• prikaz statistike prodaje na kartici kupca

11. Pregled statusa pošiljk

Za potrebe sledljivosti odpremljenih pošiljk, predvsem v primeru spletne prodaje je v meniju |Prodaja |Pregled statusa pošiljk na voljo možnost pregleda statusa pošiljk, za katere smo iz programa natisnili nalepko dostavne službe GLS, DPD, Packeta, Pošta Slovenije ter jih odpremili preko dostavne službe in v ta namen iz programa natisnili nalepko za paket.

Program omogoča tudi integracijo s spletno trgovino oz., če svoje spletne trgovine še nimamo, lahko v ta namen neposredno v programu vzpostavimo svoj online katalog za avtomatski uvoz naročil, za katere lahko nato kar iz programa natisnemo nalepke za dostavno službo za čimhitrejšo in lažjo odpremo pošiljk.

Ko natisnemo nalepko iz npr. naročila kupca, se pošiljka postavi v začetni status "Zahteva v teku". Trenutni status posamezne pošiljke lahko nato spremljamo v meniju |Prodaja |Pregled statusa pošiljk. Statuse lahko kadarkoli masovno preverimo in posodobimo.

	Slika 109: Pregled in iskanje pošiljk

Za lažjo orientacijo so statusi pošiljk obarvani. Seznam vseh statusov in barv si lahko ogledamo tukaj.

S pomočjo iskalnih kriterijev lahko iščemo podatke za vsako dostavno službo posebej (v primeru, da imamo pogodbo z večimi), po statusu paketa, sledilni številki, kupcu ter obdobju. S klikom na vezni dokument pa nas povezava preusmeri na dokument iz katerega je bila nalepka kreirana. Na dokumentu lahko vse spremembe o poslanem paketu spremljamo s klikom na ikono in podatke tudi osvežimo:

	Slika 110: Statusi pošiljke na dokumentu

Dodatno je mogoče za dostavno službo Pošte Slovenije iz pregleda in iskanja vseh pošiljk natisniti popisne liste Pošte Slovenije. Možnost je na voljo v meniju z dodatnimi možnosti "Več:"

12. Vrste prodaje (DDV)

V kolikor smo zavezanci za DDV [2], smo dolžni poročati v obračun DDV bodisi mesečno ali tromesečno. Za vsak izdani dokument je potrebno določiti vrsto prodaje. Glede na to vrsto prodaje se nato izdani dokumenti pravilno zavedejo v obračun DDV, ko nastane obveznost za poročanje.

Vrsto prodaje si nastavimo lahko za vsako postavko posebej:

	Slika 111: Urejanje vrste prodaje na določeni postavki dokumenta

ali za celotni dokument:

	Slika 112: Urejanje vrste prodaje za celotni dokument

V kolikor nastavljamo enotno vrsto prodaje na nivoju dokumenta, je potrebno obkljukati Ponastavi vrsto prodaje na vseh postavkah.

13. Seznam vrst prodaje (DDV)

Vrste prodaje za DDV katere imamo na voljo in primer v kateremu primeru vrsto prodaje uporabimo:

	Slika 113: Urejanje vrste prodaje za celotni dokument

14. Seznam vrst prodaje (DDV) za obračun tujega DDV

V kolikor imamo zakupljen modul:

• Fakturiranje in obračun DDV po tujih davčnih stopnjah (prodaja na daljavo, montaža v tujini) ali
• Obračun DDV po posebni ureditvi za elektronske storitve v EU

imamo na voljo še dodatne vrste prodaje (DDV), katere se uporablja za obračun tujega DDV:

	Slika 114: Primer izbire tujega DDV in države

Vrste prodaje za podjetja, ki so vključene v sistem obračuna DDV v EU sistem OSS.

Vrste prodaje za podjetja, ki so vključene v sistem obračuna DDV (IOSS)

15. Posebna pravila

Za poročanje v obračun DDV je splošno pravilo, da se račun zajame v obračun DDV po datumu opravljene storitve. Poznamo pa še nekaj izjem:

1. V primeru prodaje blaga in storitev doma (Slovenija): če je plačilo v celoti izvedeno, pred datumom opravljene storitve, nastane obveznost za obračun DDV na datum prejetega plačila oz. se delno poroča v obračun DDV po zneskih delnega plačila.
   
   
2. V primeru vseh vrst razen dobave blaga v EU: če je datum računa pred datumom opravljene storitve se poroča v obračun DDV po datumu opravljene storitve oz. datuma plačila, če ta nastopi pred tem datumom.
   
   
3. V primeru dobave blaga v EU: če je datum računa pred datumom opravljene storitve, nastane obveznost za obračun DDV naslednji mesec po datumu izstavitve
   
   
4. V primeru dobave blaga v EU: obveznost poročanja v obračun DDV nastane na datum izdaje dokumenta ali pa najkasneje 15. naslednji mesec po končani opr. dobavi blaga (33.člen ZDDV-1), če račun do takrat še ni bil izstavljen.

Spodaj je seznam vrst prodaje, ki se uporabljajo v spletni aplikaciji e-racuni.com s pripadajočo oznako, ki jo uporabimo v primeru kreiranja dokumenta preko API vmesnika oz. v primeru uvoza obračunskih podatkov za izdajo računov iz preglednice XLS oz. CSV [5.5]. Ob tem je tudi označeno ali je dokument izstavljen s posamezno vrsto prodaje tudi predmet davčnega potrjevanje ali ne.

16. Nastavitve privzetega načina plačila v programu

V modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Splošne nastavitve |Možni načini plačila si lahko izberete privzeti način plačila, kar se navezuje na vse izdane račune v programu - kot privzeto plačilo.

Prikaz spodaj na sliki:

	Slika 115: Izbor privzetega načina plačila

Opis stolpcev v tabeli:

17. Tiskanje dokumentov

Zaradi narave interneta in različnih potreb uporabnikov program nudi več možnosti tiskanja izdanih dokumentov. Sledeča slika prikazuje različne možnosti pri izpisu dokumentov.

	Slika 116: Tiskanje dokumentov

Po kliku na puščico, ki kaže navzdol na desni strani gumba Tiskanje v orodni vrstici se torej prikaže meni z naslednjimi možnostmi tiskanja dokumentov:

1. Tiskanje direktno iz internetnega brskalnika. To možnost uporabimo ponavadi le takrat, kadar želimo hiter predogled dokumenta. Sicer priporočamo tiskanje s programi Adobe Acrobat in MS Word saj brskalniki ne omogočajo tako natančnega oblikovanja izpisa dokumentov.
2. Odpiranje in tiskanje dokumenta v urejevalniku besedil MS Word. Dokument se nam odpre v MS Word-u, kjer ga lahko pred tiskanjem po želji tudi dopolnimo.
3. Odpiranje in tiskanje dokumenta v urejevalniku OpenOffice Write. Enako, kot v Word-u lahko dokumente v programu OpenOffice urejamo in natisnemo.
4. Tiskanje z uporabo programa Adobe Acrobat Reader. Ta možnost je najbolj priporočljiva saj omogoča hiter predogled in tiskanje dokumentov.
5. Tiskanje s kuverto na drugi strani (Amerkianka 110x229mm)
6. Tiskanje računa na posebno položnico (UPN) z uporabo programa Adobe Acrobat Reader:
1. Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj)
2. Izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj)
7. Predloged tiskanja nam omogoča predogled prve strani tiska, preden natisnemo dokument. Predogled uporabljamo za vizualni prikaz, ki ga ni mogoče tiskati ali shranjevati
8. Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov [34]

Spreminjanje dokumentov v formatu PDF ni mogoče.

V kolikor želimo račun natisniti na **UPN QR obrazec npr. položnica spodaj** izberemo opcijo |Tiskanje |Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj)

Po kliku na to opcijo, se nam odpre račun na posebni položnici, ki izgleda takole:

	Slika 117: Izgled dokumenta na posebni položnici (PP01)

18. Izpis na obrazec UPN QR - položnica spodaj

Za sam tisk računov si lahko pregledate nastavitve tiskanja [17] računov.

Posebnost je izpis na obrazec UPN (položnica spodaj), izpis na obrazec UPN (položnica zgoraj), izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj) ali izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj). Tukaj lahko pride do horizontalnega ali vertikalnega pomika, kar povzroči, da je tisk na obrazec izven polj na obrazcu.

Za odpravljanje takšne napake sledite spodnjim korakom:

19. 1. Nastavitev tiskalnika

Potrebno je po odprtju obrazca v PDF pred tiskom urediti nastavitev samega tiskalnika. Obrazci UPN namreč niso formata A4 ampak malenkost večjega formata. Zaradi tega je potrebno obvezno izklopiti na samem tiskalniku možnost "Fit to printer margins" ali pa "Scale to paper size".

Kako to izključiti se razlikuje med posameznimi tiskalniki. Problematično je, ker zgornji funkciji podata tiskalniku ukaz naj prilagodi tisk formatu papirja, ki je v tiskalniku (A4, A3...), ni pa namenjen tiskanju UPN, katerega format ni noebeden izmed standardnih.

	Slika 118: Primer nastavitve tiskalnika

20. 2. Nastavitev tiska v programu

V kolikor ste preverili zgornjo alinejo in uredili tisk na samem tiskalniku, pa vam vseeno pri tiskanju na UPN obrazec položnica spodaj ali položnica zgoraj zamika tisk, je potrebno spremeniti nastavitve za tiskanje v programu.

To pomeni, da greste v meni |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (logotipi, besedila...):

	Slika 119: Pot do nastavitev

Na tem mestu izberete npr.Vrsto dokumenta: UPN QR obrazec - položnica spodaj in odprete zavihek Dodatne nastavitve. Tukaj imate možnost, da v polja horizontalni in vertikalni pomik vpisujete vrednost v pikah.

V kolikor želite popraviti zamik za "1 cm", vpišite v polje vrednost "7".

	Slika 120: Nastavitve horizontalnega in vertikalnega pomika

21. Pošiljanje računov ali ponudb na SMS kupcu

Iz računov ali ponudb, ki jih najdete pod: |Prodaja |Računi ali |Prodaja |Ponudbe, je možno poleg tiskanja dokumenta in pošiljanja po pošti, poslati dokument tudi kupcu v obliki SMS-a.

V kolikor klinete na izbran račun ali ponudbo imate možnost pošiljanja SMS-a na ikoni , kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 121: Izberemo možnost "Pošlji SMS"

Po kliku se odpre vnosno okno:

	Slika 122: Izberemo možnost "Vnos vsebine"

Prejemnik SMS je kupec, ki je vnešen na dokumentu. Prenese se mobilna številka kupca, vnešena pod |Partnerji |Kupci na izbranemu kupcu. V kolikor mobilne številke na samemu kupcu nimamo vpisane, jo lahko vpišemo kar na vnosni maski za pošiljanje SMS-a.

Besedilo sporočila je besedilo, ki ga bo kupec prejel.

Z gumbom Vrini povezavo (link) na dokument lahko vnesete v besedilo sporočila povezavo do samega računa, katerega si lahko prejemnik s klikom na povezavo odpre in pregleda.

Testni izgled računa s strani prejemnika po odprtju povezave spodaj:

	Slika 123: Kupec odpre povezavo do računa 1/1

	Slika 124: Kupec odpre povezavo do računa 1/2

Dobroimetje lahko napolnimo v meniju |Nastavitve |Moj račun tako, da kliknemo na gumb "Tukaj":

V kolikor že imate dobroimetje in bi želeli dodati večji znesek, kontaktirajte našo uporabniško podporo.

22. Masovno kopiranje dokumentov

Opcija za masovno kopiranje dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [5] in sicer preko menija |Več... |Masovno kopiranje prikazanih dokumentov kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 126: Masovno kopiranje prikazanih dokumentov

Po kliku na to opcijo, se nam prikaže stran, kjer lahko vpišemo kriterije za kopiranje računov. Stran, ki se prikaže izgleda takole:

	Slika 127: Maska za vnos kriterijev kopiranja računov

Ko smo vnesli vse potrebne kriterije to potrdimo s klikom na gumb V redu in prikaže se nam stran z vsemi računi, ki se nahajajo v seznamu izdanih računov, na strani pregled in iskanje izdanih računov [5]. Stran izgleda takole:

	Slika 128: Izberemo račune, ki jih bomo kopirali

Odkljukamo vse tiste račune, ki jih bomo kopirali.

Ko smo označili vse račune, ki jih želimo kopirati potrdimo izbiro s klikom na gumb Kopiraj izbrane. S tem je postopek kopiranja končan.

23. Masovno tiskanje izdanih dokumentov

Opcija za masovno tiskanje dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [5], kjer kliknemo na gumb "Tiskanje", kar je lepo vidno na spodnji sliki:

	Slika 129: Masovno tiskanje izdanih dokumentov

Po kliku na to pocijo, se nam odpre stran, kjer lahko izberemo nastavitve tiskanja in pa format izpisa računov:

	Slika 130: Pred zagonom izberemo ustrezne nastavitve

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Pri masovnem izpisu si lahko najprej z iskalnimi kriteriji omejite seznam računov, nato pa le-te vse naenkrat natisnete. Izpišejo se le tisti izdani računi, ki so v seznamu izdanih računov na strani pregled in iskanje izdanih računov [5]. To je npr. primerno za mesečno fakturiranje.

24. Masovno storniranje dokumentov

Možnost masovnega storniranja dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [5] in sicer preko menija |Dodatne možnosti |Masovno kopiranje prikazanih dokumentov kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 131: Masovno storniranje prikazanih dokumentov

Po kliku na to možnost, se nam odpre okno, kjer lahko izberemo kriterij, da nam program preskoči že stornirane dokumente in opravi storniranje le za ostale.

	Slika 132: Dodatni parametri za stornacijo

Ko smo ko smo izbrali dodatno možnost ali program preskoči že prej stornirane račune, to potrdimo s klikom na gumb V redu in prikaže se nam stran z vsemi računi, ki se nahajajo v seznamu izdanih računov, na strani pregled in iskanje izdanih računov [5]. Stran izgleda takole:

	Slika 133: Izberemo račune, ki jih bomo stornirali

Odkljukamo vse tiste račune, ki jih ne bomo stornirali.

Ko so označeni vsi računi, ki jih želimo stornirati potrdimo izbiro s klikom na gumb Storniraj dokumente. S tem je postopek storniranja računov končan.

Program nam prav tako omogoča, da lahko seznam računov, ki jih želimo stornirati uvozi preko XLS datoteke [27].

25. Periodično izstavljanje dokumentov

V kolikor izdajamo račune istim kupcem za isto storitev večkrat letno (naročnine, najemnine, članarine, ipd.) lahko celoten postopek izdaje takšnih računov tudi poenostavimo.

Ponavljajoče račune lahko v programu izstavimo na dva načina:

• Ročno z masovnim kopiranjem ponavljajočih računov [25.1] ali
• Z zagonom obdelave za izstavitev periodičnih računov/predračunov v določenem obračunskem obdobju. [25.2]

Obdelavo za izstavitev periodičnih dokumentov pa je mogoče avtomatizirati ter tako avtomatsko fakturirati ter pošiljati na mail račun (lahko tudi predračun) kupcu.

25.1. Ročna izstavitev periodičnih računov za naslednje obračunsko obdobje

V kolikor želimo periodično izdajati večjo skupino računov nam program omogoča, da si pri tem pomagamo z dodatnim atributom na samem izdanem računu.

Postopek za periodično izstavljanje večje skupine računov je tako naslednji:

1. Račun pri prvem vnosu oz. ob prvi izstavitvi označimo kot ponavljajoč račun. Ponavljanje se lahko določi kot "mesečno", "kvartalno", "polletno", itd.

2. Ko bomo želeli izstaviti račune za naslednje obdobje najprej v seznamu prikazanih računov z iskalnimi filtri omejimo prikaz samo na račune predhodnega obdobja, ki jih bomo potem masovno kopirali v novo obdobje (tukaj pomaga, če imamo vnešen podatek o tem ali se račun ponavlja, kot opisano v točki 1)

3. Ko je izbor računov omejen na tiste, ki se ponavljajo izberemo opcijo za masovno kopiranje računov [22]

4. Ob masovnem kopiranju vnesemo podatke za novo obdobje in potrdimo kopiranje računov. Račune lahko neposredno izstavimo ali ustvarimo osnutke, ki jih potem lahko še preverimo/dopolnimo in ročno izstavimo

Navodila so na voljo tudi v obliki video posnetka, ki je na voljo na strani masovno izstavljanje ponavljajočih računov [https://www.youtube.com/watch?v=SuT7bTa30s0&list=PLb8bSZn94o66OK-QRdUwHNxpgOGCqj55l&index=2]

25.2. Obdelava za izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje

V meniju |Poročanje |Vse obdelave je na voljo obdelava Izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje. Obdelava se uporabi takrat, kadar imamo v podjetju ponavljajoče se dokumente (ponudbe, račune) in bi želeli masovno avtomatsko izstaviti dokument za naslednje obdobje (npr. najemnine, naročnine in ostale ponavljajoče se storitve).

25.2.1 Kako deluje avtomatsko izstavljanje periodičnih računov

Osnova za izstavitev dokumenta za naslednje obdobje je, da obstaja ne-storniran periodični račun za predhodno obdobje. To pomeni, da prvi ponavljajoč račun za kupca vedno izstavimo ročno in s tem nastavimo vse parametre ponavljanja, kot so:

• na kakšen interval se račun ponavlja (mesečno, polletno, itd);
• postavke računa (opis storitev), ki se zaračunavajo;
• znesek računa;
• obliko, jezik, stroškovno mesto in druge lastnosti računa.

Ta obdelava poišče vse obstoječe ponavljajoče račune za predhodno obdobje in jih kopira v novo obdobje.

V kolikor stranke plačujejo storitve vnaprej in nimamo zagotovila, da bo račun plačan, potem priporočamo, da se najprej izstavi predračun in nato račun šele na podlagi plačanega predračuna.

Za prekinitev niza ponavljanja računa imamo dve možnosti:

• kupca označimo kot neaktivnega z izbiro statusa "blokada prodaje" ali
• zadnji račun za stranko označimo, da se ne ponavlja.

25.2.2 Zagon obdelave za avtomatsko ponavljajoče fakturiranje

	Slika 134: Obdelava za izstavitev periodičnih dokumentov za naslednje obračunsko obdobje

Pred zagonom določimo kriterije za izbor računov na podlagi katerih se ustvarijo dokumenti za naslednje obračunsko obdobje:

Ko smo nastavili vse kriterije, kliknemo na gumb Zaženi za pripravo poročila:

	Slika 135: Izstavitev periodičnih računov/predračunov za naslednje obračunsko obdobje

Za avtomatsko izstavljanje ponavljajočih faktur lahko obdelavo planiramo na določen termin tako, da jo vključimo v avtomatsko izvajanje obdelave na osnovi prednastavljenega urnika ter na ta način aktiviramo avtomatsko fakturiranje in pošiljanje računov na email kupcem.

26. Izmenjava podatkov za direktne obremenitve

Program omogoča izvoz datoteke za direktne obremenitve, ki je potrebna za izmenjavo podatkov s pogodbeno banko oz. Zbirnim centrom.

Pred prvim izvozom datoteke je potrebno vnesti še nekaj nastavitev na nivoju podjetja, ki jih najdemo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronsko bančništvo, kjer moramo vnesti naslednje podatke:

Brez teh nastavitev oz. z nepravilno vnešenimi nastavitvami bo paket za izmenjavo podatkov napačen in zavrnjen s strani Zbirnega centra.

	Slika 136: Vnosna maska za nastavitve podatkov o podjetju - podatki so testni

Pogoj za pravilno pripravo datoteke za zbirni center je vsaj en izdani račun z načinom plačila "direktna bremenitev" za kupca, ki mora imeti tudi vpisan svoj bančni račun.

Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve je možen v predogledu izdanih računov (|Računi |Izdani računi), če kliknemo na gumb . Po kliku na ta gumb se nam odpre meni, kjer izberemo |Izvoz podatkov |paket za direktne obremenitve.

	Slika 137: Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve

Po kliku na to opcijo se nam odpre okno v katerem lahko označimo katere račune bomo izvozili v datoteko:

	Slika 138: Izberemo oz. označimo vse račune, ki jih bomo izvozili v datoteko

Ko smo označili vse željene račune in izbiro potrdili s klikom na gumb Zaženi se nam odpre okno internetnega brskalnika za shranjevanje/odpiranje datoteke. Datoteko shranimo na svoj računalnik, ter jo na način, ki ga določa pogodbena banka oz. Zbirni center, posredujemo na pogodbeno banko oz. Zbirni center.

Shranjena datoteka vsebuje paket z zapisi za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve.

Izmenjava podatkov za direktne obremenitve je možna samo, v kolikor ste predhodno z Zbirnim centrom oz. pogodbeno banko sklenili pogodbo za pridobitev otvoritvenih stilov in izmenjavo podatkov. V paketu bodo vključeni samo izdani računi, ki so prikazani v predogledu izdanih računov, računi ki so izdani (niso osnutek računa), računi, ki še niso označeni kot plačani računi in katerih način plačila je direktna obremenitev. Možnost izvoza paketa za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve ne bo na voljo, če v predogledu izdanih računov ni nobenega računa, ki še ni izdan in ima način plačila direktna obremenitev. Pred izvozom paketa za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve je potrebno v nastavitvah podatkov o podjetju (|Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronsko bančništvo) vpisati nastavitve, ki so potrebne za avtomatsko generiranje paketa za direktne obremenitve (zaporedna številka upnika v ZC, frekvenca plačila).

27. Stornacija dokumentov na podlagi seznama številk

Možnost masovnega storniranja dokumentov na podlagi seznama številk je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [5] in sicer preko menija |Dodatne možnosti |Stornacija dokumentov na podlagi seznama številk kot vidimo na spodnji sliki:

	Slika 139: Stronacija dokumentov na podlagi seznama številk

Po kliku na to možnost, se nam odpre okno, kjer uvozimo datoteko XLS in imamo možnost obkljukati, da nam program preskoči že stornirane dokumente in opravi storniranje le za ostale.

	Slika 140: Dodatni parametri za masovno stornacijo na podlagi seznama

Datoteka, ki jo uvažamo more biti tipa XLS in vsebuje en izpolnjen stolpec, kjer naj bodo številke računov v programu, ki jih želimo stornirati.

28. Izpis opomina na podlagi izdanih računov brez knjiženja v glavno knjigo

Izpis opomina lahko izpišemo le za enega kupca naenkrat, zatorej moramo s pomočjo iskalnih kriterijev omejiti izpis seznama izdanih računov tako, da poiščemo račune po ustreznem statusu in kupcu, kot to prikazuje naslednja slika:

	Slika 141: Iskalni kriteriji pomembni za izdelavo opomina

Opomin se ne da izpisati brez naslednjih kriterijev: Izbrati moramo status "Odprta in zapadla terjatev", Izbrati moramo kupca, za katerega želimo opomine izpisati

Ko smo prikazali vse odprte terjatve za željenega kupca, lahko preko menija |Več... |Druga poročila in izpisi |Izpis opomina tako kot to kaže slika:

	Slika 142: Izpis opomina

Izdela se opomin, ki izgleda npr. tako:

	Slika 143: Opomin

29. Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic v tabeli prodajnih dokumentov

Opcija za prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih vrstic je dosegljiva na pregledu seznama vseh prodajnih dokumentov (Izdani računi, avansni računi, dobavnice, ponudbe/predračuni, dobropisi, bremepisi).

Na pregledu seznama vnešenih prodajnih dokumentov lahko poklikamo vrstice dokumentov za katere želimo prikaz vsote. Da je vrstica izbrana lahko vidite tako, da se bo vrstica obarvala modro. Ko smo izbrali vrstice, kliknemo na gumb kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 144: Izbira vrstic in klik na gumb "Vsota" (ikona z grško črko sigma)

Program v novem oknu prikaže rekapitulacijo izbranih vrstic oz. dokumentov:

	Slika 145: Prikaz vsote oz. rekapitulacije izbranih dokumentov

Prikaz vsote je na voljo tudi na postavkah posameznih izdanih računov. Na računu lahko poklikamo vrstice postavk (1) in kliknemo na gumb grške črke "sigma" (2), kot je prikazano na spodnji sliki:

Program v novem oknu prikaže seštevek izbranih postavk na računu:

30. Kartica kupca

Na predogledu prodajnega dokumenta lahko skrajno levo prikažemo tudi kartico kupca in statistiko kupca. Kartico kupca sestavljajo osnovni podatki o kupcu ter najbolj pomembni statistični podatki kupca.

Kartica kupca, vključno s statistiko kupca se prikaže le na dokumentu na katerem imamo vezanega določenega kupca in sicer vedno na levi strani v obliki stranske tabele, kot kaže slika:

	Slika 148: Prikaz kartice kupca

V osnovi se prikažejo le osnovni podatki o kupcu (označeno z rdečo barvo na zgornji sliki). V kolikor pa smo uporabniku pri kreiranju up. dostopa dodelili tudi pravico Pregled statistike kupca v sklopu pravic Prodaja pa se v kartici kupca prikaže tudi statiska prodaje za tega kupca (na zgornji sliki obarvano z modro barvo).          Slika 149: Pravica za pregled statistike kupca se nahaja v sklopu pravic za modul prodaje Na ta način lahko na enem mestu vidimo najbolj pomembne prodajne informacije za dotičnega kupca.

V kolikor nas kartica kupca ovira pri delu oz. bi jo želeli začasno skriti lahko kliknemo na gumb, kot kaže slika:

	Slika 150: Kartico kupca lahko tudi skrijemo

Kartico kupca smo tako začasno odstranili, jo pa lahko kadarkoli ponovno prikažemo s klikom na ikono, kot prikazano na sliki:

	Slika 151: Kartico kupca lahko kadarkoli ponovno prikažemo

31. Prodajne akcije in popusti

V kolikor želimo v določenem trenutku aktivirati akcijske prodajne cene oz. akcijski cenik za vse prodajne artikle ali le za določene bomo akcijski cenik aktivirali v meniju |Prodaja |Prodajne akcije in popusti kjer bomo nad seznamom prikazanih prodajnih akcij kliknili na gumb Nov zapis, kot kaže slika:

Po kliku na gumb za vnos nove prodajne akcije se odpre vnosna maska kjer lahko izberemo za katere artikle, skupini artiklov, skupino kupcev ali skladišče naj program obračuna določen % popusta:

	Slika 153: Vnos kriterijev za novo prodajno akcijo

Po potrditvi vnesenih podatkov bo program pri izdelavi prodajnega dokumenta upošteval nastavljen popust za artikle in kupce, ki ustrezajo kriterijem prodajne akcije.

V kolikor želimo pripraviti več različnih prodajnih akcij lahko le te tudi uvozimo iz preglednice [31.1].

31.1. Uvoz prodajnih akcij in popustov iz datoteke

V kolikor je potrebno za več artiklov, skupin artiklov ali skladišč vnesti prodajne akcije si lahko pomagamo z uvozom podatkov oz. akcijskih cen iz preglednice. Funkcionalnost je na voljo v meniju |Prodaja |Prodajne akcije in popusti preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., kot kaže slika:

	Slika 154: Uvoz akcijskih cen oz. prodajnih akcij iz datoteke

Funkcija je koristna predvsem za spletne trgovce, ki želijo na čim bolj enostaven in hiter način za določene izdelke ponuditi akcijsko ceno v določenem časovnem obdobju. Z uporabo te funkcionalnosti pred uvozom podatkov namreč ni potrebno predhodno prilagajanje strukture podatkov v ustrezno zaporedje stolpcev v preglednici. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

	Slika 155: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke prodajne akcije oz. akcijskega cenika

3. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek iz vnosne maske prodajne akcije predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

	Slika 156: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

	Slika 157: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne podatke za prodajno akcijo, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjeno zaporedno številko vrstice bomo prvi stolpec preskočili, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

	Slika 158: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o zaporedni vrstici v datoteki, ki ga bomo preskočili

Preslikava podatka o zaporedni vrstici artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. V stolpcu B se nahaja podatek o šifri artikla kar bomo tudi ustrezno določili. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, v katerem je shranjen naziv, ki za uvoz prodajne akcije ni potreben tako, da bomo ta stolpec preskočili. Tako nadaljujemo dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

	Slika 159: Preslikava podatkov iz stolpcev A, B in C končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca D

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi možnostmi kjer lahko vsem prodajnim akcijam v datoteki določimo za katero skupino artiklov oz. skupino kupcev le te veljajo.

	Slika 160: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Skupino artiklov ali skupino kupcev določimo le v kolikor želimo vse prodajne akcije nastaviti za isto skupino kupcev oz. skupino artiklov.

V kolikor želimo videti povzetek preslikave podatkov oz. pripravljeno strukturo prodajnih akcij, ki jih bomo uvozili lahko na tem mestu kliknemo na povezavo Prikaži podatke, kot kaže slika:

	Slika 161: Prikaz podatkov prodajnih akcij, ki jih bomo uvozili

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na spodnji sliki:

	Slika 162: Uvoz podatkov potrdimo s klikom na gumb "Dokončaj"

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

	Slika 163: Povzetek uvoza proadjnih akcij iz datoteke

Za uvoz prodajne akcije mora v datoteki biti vsaj stolpec s podatki o šifri artikla, skupini kupca, skupini artikla ali oznako skladišča!

32. Prodajna poročila in izpisi

V modulu |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja so na voljo naslednji izpisi:

• Izpis cenika artiklov [32.1]
• Izpis izdanih računov po strankah [32.2]
• Izdani računi po strankah z že plačanimi zneski [32.3]
• Izpis postavk po kupcih [32.4]
• Izpis prodaje po kupcih [32.5]
• Poročilo o prodaji artiklov za obdobje [32.6]
• Prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje
• Seznam najbolj prodajanih artiklov [32.7]
• Poročilo o prodaji artiklov po skupinah artiklov za obdobje [32.8]
• Zaslužek po artiklih za obdobje [32.9]
• Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje [32.10]
• Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen [32.11]
• Statistika prodaje [32.12]
• Ponudbe po izstaviteljih za obdobje [32.13]
• Prodaja po dobaviteljih [32.14]

POS client:

• Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila [32.15]
• Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje [32.16]
• Poročilo o POS prodaji artiklov za obdobje [32.17]
• POS statistika prodaje [32.18]
• POS seznam najbolj prodajanih artiklov [32.19]
• POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje [32.20]

Darilni boni:

• Seznam izstavljenih darilnih bonov [32.21]

Kontrolni izpisi prodaje:

• Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah [32.22]

32.1. Izpis cenika artiklov

	Slika 164: Izpis cenika artiklov

32.2. Izpis izdanih računov po strankah

	Slika 165: Izpis izdanih računov po strankah

32.3. Izdani računi po strankah z že plačanimi zneski

	Slika 166: Izpis izdanih računov po strankah

32.4. Izpis postavk po kupcih

	Slika 167: Izpis postavk po kupcih

32.5. Izpis prodaje po kupcih

Izpis prodaje po kupcih je na voljo v meniju |Poročanje v sklopu poročil o prodaji kjer izberemo poročilo z nazivom Izpis prodaje po kupcih kjer se nam odpre vnosna maska za zagon poročila:

	Slika 168: Izberemo kriterije za izpis poročila o prodaji po kupchi

Na osnovi izbranih kriterijev bo program pripravil poročilo v eni od naslednjih oblik:

	Slika 169: Izpis prodaje po kupcih

	Slika 170: Izpis že plačanega zneska in odstotka deleža v prodaji

	Slika 171: Izpis prodaje po dobaviteljih in artiklih

	Slika 172: Izpis prodaje po artiklih

	Slika 173: Izpis prodaje po dobaviteljih

32.6. Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

	Slika 174: Izpis prodaje artiklov za obdobje

==Prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje=

	Slika 175: Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

	Slika 176: Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

32.7. Seznam najbolj prodajanih artiklov

	Slika 177: Izpis seznama najbolj prodajanih artiklov

32.8. Poročilo o prodaji artiklov po skupinah artiklov za obdobje

	Slika 178: Izpis prodaje artiklov po skupinah artiklov za obdobje

32.9. Zaslužek po artiklih za obdobje

Prikaz zaslužka na določen artikel v izbranem časovnem obdobju.Izpolnimo vse kriterije (kot kaže slika).

	Slika 179: Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - začetna

Rezultat je prikaz, kot ga vidimo spodaj.

	Slika 180: Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - končna

32.10. Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

	Slika 181: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

32.11. Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen

	Slika 182: Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen

32.12. Statistika prodaje

	Slika 183: Statistika prodaje

32.13. Ponudbe po izstaviteljih za obdobje

	Slika 184: Ponudbe po izstaviteljih za obdobje

32.14. Prodaja po dobaviteljih

	Slika 185: Prodaja po dobaviteljih

32.15. Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila