Uvoz šifranta stroškovnih mest

Uvoz šifranta stroškovnih mest iz datoteke s pomočjo čarovnika je na voljo v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Stroškovna mesta, kjer v orodni vrstici nad prikazanim seznamom stroškovmnih mest preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz stroškovnih mest iz Excela, kot prikazuje slika:

Slika 1: Šifrant stroškovnih mest lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

Funkcija je koristna predvsem za podjetja, ki prehajajo na program e-racuni.com in so šifrant stroškovnih mest do sedaj vodili v Excelu ali pa so šifrant izvozili iz programa, ki so ga uporabljali do sedaj. Z uporabo te funkcionalnosti pred uvozom podatkov namreč ni potrebno predhodno prilagajanje strukture podatkov v ustrezno zaporedje stolpcev v preglednici. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

Slika 2: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant stroškovnih mest

3. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut stroškovnega mesta predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

Slika 3: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

Slika 4: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute stroškovnih mest, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre stroškovnih mest bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

Slika 5: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri stroškovnega mesta

Preslikava podatka o šifri stroškovnega mesta se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

Slika 6: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

V kolikor želimo stroškovno mesto uvoziti, kot aktivno, je potrebno v stolpcu s podatkom o statusu vpisati vrednost 1, za neaktivno pa vrednost 0.

Tabelo z oznakami za uvoz vrste prodaje na posamezno stroškovno mesto najdemo tukaj

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo stroškovna mesta, ki jih v programu še nimamo:

Slika 7: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

Slika 8: Povzetek uvoza šifranta stroškovnih mest iz datoteke

V kolikor bi želeli pripravljeno strukturo podatkov preveriti lahko kliknemo na povezavo Pikaz vrstic s podatki za stroškovna mesta in odpre se seznam stroškovnih mest z urejeno preslikavo podatkov, ki se bodo uvozili v program:

Slika 9: Končni pregled urejenih vrstic iz datoteke, pripravljenih za uvoz

V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro stroškovnega mesta in oznako stroškovnega mesta!