Uvoz prejetih računov iz datoteke

Poleg vnosa posameznega prejetega računa v programu lahko prejete račune tudi uvozimo na podlagi podatkov, ki smo jih pripravili v Excel preglednici.

V kolikor evidenco prejetih računov vodimo v drugem programu, lahko datoteko uvozimo v program in tako npr. za določeno obdobje vnesemo več računov hkrati. Računi izdani v drugem programu so tako bistveno hitreje pripravljeni za knjiženje ali obračun DDV.

Funkcija je koristna predvsem za računovodske servise ali podjetja, ki sedaj ročno vnašajo račune, ki jih sicer vodijo v drugem programu z namenom obračuna DDV in knjiženja. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

V meniju |Nabava |Prejeti računi lahko v spustnem seznamu na gumbu Vnos prejetega računa izberemo funkcijo Uvoz prejetih računov iz datoteke (Excel, CSV,...) in uvozimo datoteko s podatki prejetih računov, kot kaže slika:

Slika 1: Izberemo opcijo za uvoz PR iz datoteke

Ker uporabniki v preglednici vodijo podatke v povsem različnih strukturah nam pri samem uvozu podatkov pomaga "čarovnik", ki nas vodi čez postopek preoblikovanja strukture podatkov v ustrezno strukturo za uvoz v program.

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. IZBIRA IN UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

Slika 2: Izbira datoteke za uvoz prejetih računov

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj velja omejitev pri uvozu podatkov.

Slika 3: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Ko smo datoteko uvozili sledi kontrola podatkov in ustrezna preslikava podatkov iz posameznih stolpcev iz datoteke v ustrezne podatke za uvoz podatkov računa. S to preslikavo nedvoumno določimo katere podatke iz datoteke želimo uvoziti in kateri podatek na računu predstavlja podatek v posameznem stolpcu v datoteki.

Slika 4: Kontrola podatkov in preslikava

Kot je na zgornji sliki prikazano in označeno imamo v tabeli na levi strani (na sliki označena z rdečo obrobo) na voljo vse možne atribute oz. podatke računa, ki jih lahko uvozimo v program in jih sicer lahko tudi pri ročnem vnosu računa v programu nastavimo.

V tabeli na desni strani pa se bo prikazal rezultat preslikave podatkov iz datoteke. S postopkom preslikave bomo namreč določili katere podatke iz datoteke bomo dejansko uvozili in kateri podatek na računu predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki oz. podatek iz računa (datum računa, datum opr. storitve, način plačila itd.).

Preslikavo podatkov uredimo po vrsti od stolpca A naprej do zadnjega stolpca v datoteki. V levi tabeli tako kliknemo na oz. izberemo prvi podatek, ki ga predstavlja stolpec A v naši datoteki, nato izberemo v levi tabeli podatek, ki ga predstavlja stolpec B v naši datoteki in tako nadaljujemo dokler nimamo v desni tabeli celoten seznam podatkov (stolpcev iz datoteke), ki jih bomo uvozili v program. V kolikor se v datoteki nahaja stolpec s podatkom, ki ga ne bomo uvažali, ker za vnos računa ni pomemben, bomo za vsak tak stolpec v tabeli na levi strani izbrali (preskoči podatek). To oznako lahko uporabimo večkrat medtem, ko ostale podatke iz leve tabele lahko uporabimo samo enkrat.

S klikom na podatek v levi tabeli izberemo željen atribut, npr. podatek z oznako preskoči podatek, kot kaže slika zgoraj. Nato s klikom na gumb >> določimo kateri podatek je to v naši datoteki v stolpcu A in se le ta prenese v desno tabelo. ID je v stolpcu A, torej je to prvi atribut, ki ga bomo na desni izbrali in sicer bomo preskočili podatek, naslednji je datum računa, ki ga preslikamo v B in tako naprej. V kolikor smo se pri tem zmotili kliknemo v desni tabeli na oznako podatka, ki je napačno nastavljen in kliknemo na gumb << ter s tem preslikavo tega podatka odstranimo. V kolikor podatek, ki smo ga odstranili iz desne tabele ni bil zadnji po vrsti, se bo preostalim oznakam podatkov ponastavila oznaka stolpca.

Primer: v seznamu preslikav imamo nastavljeno za stolpec A -> (preskoči podatek), B -> Datum računa in C -> Obdobje do. Preslikavo stolpca B bomo odstranili oz. povrnili s čimer bo zaporedje preslikanih podatkov A -> (preskoči podatek) in B -> Obdobje do.

V kolikor je v datoteki npr. 15 stolpcev in od tega zadnjih 10 nepomembnih, se lahko naredi priprava podatkov za uvoz brez urejanja preslikave teh zadnjih 10 stolpcev. Potrebno je urediti preslikavo le za stolpce s podatki, ki so ključni za pripravo dokumenta ostale pa lahko preskočimo.

V primeru, da nam določeni podatek manjka v datoteki, je pa ta obvezen pri vnosu računa (npr. datum računa, datum opravljene storitve itd.) se bo ta privzeto nastavil skladno s privzetimi nastavitvami podjetja o čemer smo tudi obveščeni v zadnjem koraku čarovnika.

Določeni podatki so obvezni, če želimo, da je preslikava točna:

Pri preslikavi stopnje DDV naj bo ta vnesena v enem stolpcu in sicer na način "9,5" ali "22", "5" brez simbola %.
Pri preslikavi vrste prodaje, naj bo v stolpcu datoteke le oznaka vrste prometa. Seznam oznak je na voljo na strani.
Za stroškovno mesto naj bo le oznaka brez opisa stroškovnega mesta. Primer: 01 - Naročnine, uvozimo le "01".
Za konto naj bo le oznaka konta brez opisa. Primer: 1200 - Kratkoročne terjatve do kupcev v državi, uvozimo le "1200".

O načinu uvoza računov z več postavkami za enega dobavitelja ali več računov s poljubnim številom postavk za istega dobavitelja, si lahko preberemo na strani....

Nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej. Kadarkoli pa se lahko tudi vrnemo korak nazaj s klikom na Nazaj.

3. DODATNI PODATKI

Po zaključeni preslikavi je potrebno nastaviti tudi manjkajoče podatke za glavo računa, kot so datum dokumenta, datum zapadlosti, zaključno besedilo, način plačila, itd. Vsi podatki vneseni na temu mestu, bodo za vse račune enaki. V primeru, da se podatek nahaja že v datoteki, ga program ne bo predizpolnil - celica bo prazna.

Na tem koraku se privzeto izpolnijo le podatki/polja katerih nismo preslikali iz naše datoteke, ki jo uvažamo. V primeru, da imamo določene podatke v datoteki in so ustrezno preslikani npr. datum računa, bo v tretjem koraku obdelave datum prazen/neizpolnjen, kar pomeni, da je povzet iz podatkov, ki jih uvažamo.

Polje lahko seveda izpolnimo tudi na tem mestu ampak s tem bomo dejansko prepisali preslikavo tega podatka ter na vse račune vpisali pravkar izbran podatek, npr. datum računa.

Slika 5: Dodatni podatki

S klikom na Naprej nadaljujemo na zadnji korak v čarovniku za pripravo podatkov.

4. ZAKLJUČI PRIPRAVO

V zadnjem koraku nam program prikaže pregled vseh informacij o uvozu računovodskih vnosov računov in morebitna opozorila.

Slika 6: Pregled in potrditev

V kolikor bi želeli preklicati celoten postopek uvoza računov in zapreti čarovnik brez sprememb, kliknemo na gumb Prekliči, ki je na voljo na vsakem koraku.

Pri pripravi osnutkov računov velja nekaj posebnosti oz. pravil, ki jih je potrebno upoštevati:

V primeru, da v datoteki nimamo stolpca s stopnjo DDV, imamo pa neto ceno in znesek DDV, se bo stopnja nastavila samodejno glede na preračun iz osnove in zneska DDV.
V primeru, da v datoteki nimamo podatkov, na podlagi katerih bi lahko program izračunal stopnjo DDV, se bo ta nastavila kar privzeto - 22%.
V drugem koraku, kjer urejamo preslikavo, se lahko zgodi, da smo podatek napačno preslikali. Tega lahko izbrišemo tako, da ga na desni strani označimo in premaknemo nazaj << na levo. Nato osenčimo podatek na desni strani, pod katerega želimo preslikati popravek in izberemo >>. Tako "vrinemo" popravek na desno stran.