Računovodstveni uvoz izdanih računa iz Excela/CSV

Uz mogućnost računovodstvenog unosa / prijepisa izdanih računa, u programu e-racuni.hr na raspolaganju je i mogućnost masovnog uvoza izdanih računa kroz računovodstveni unos na temelju podataka o računima izdanima u drugim programima, a koji su pripremljeni (izvoženi) npr. u Excel-u.

Opcijom masovnog uvoza istovremeno možemo prenijeti veće količine računa izdanih u drugim programima za određeno računovodstveno razdoblje, a koji su tako znatno brže pripremljeni za daljnju knjigovodstvenu obradu te za prijenos u obračun PDV-a.

Ova je funkcionalnost posebno korisna za primjenu u računovodstvenim uredima u svrhe masovnog prijenosa podataka o računima koje klijenti računovodstvenog ureda izdaju u drugim programima, a za potrebe knjiženja i pripreme obračuna PDV-a u programu e-racuni.hr. Podržan je uvoz podataka iz datoteka u formatu Excel, CSV ili ODS!

U modulu |Prodaja |Računi unutar padajućeg izbornika na gumbu Novi račun izaberemo Računovodstveni uvoz izdanih računov iz datoteke (Excel, CSV,...) i uvozimo datoteku s podacima o računima izdanima u drugom programu, kao što prikazuje slika:

	Slika 1: Odabir mogućnosti

Kako obračunski podaci mogu biti vođeni u posve različitim strukturama datoteka, pri uvozu je dovoljno slijediti "čarobnjaku" koji će nas voditi kroz postavke preoblikovanja strukture podataka u odgovarajuću strukturu za uvoz u program.

U nastavku je opisan postupak uvoza podataka po koracima kao što predlaže čarobnjak za pripremu odgovarajuće strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Na ovom mjestu potvrdimo odabir datoteke koju smo prethodno pohranili lokalno na računalo i pokrenemo uvoz klikom na gumb Naprijed.

	Slika 2: Odabir datoteke za uvoz

Ako datoteka nije u odgovarajućem formatu ili nema odgovarajući sadržaj prikazati će se obavijest o greškama. To vrijedi i u slučaju kada broj redaka u datoteci premašuje 10.000 koliko je dopušteno za uvoz.          Slika 3: Uvoz obračunskih podataka i prikaz upozorenja u slučaju nepravilnosti (datoteka nije u odgovarajućem formatu, nije odgovarajućeg sadržaja i sl.) Prelazak na sljedeći korak moguć je po uklanjanju nepravilnosti klikom na gumb Naprijed

2. KONTROLA PODATAKA

Po odabiru i uvozu datoteke slijedi kontrola podataka i zadavanje pravila mapiranja podataka iz datoteke u odgovarajuće podatke za pripremu ponuda. Mapiranjem određujemo koje točno podatke želimo uvoziti u koncept ponude te koji točno podatak na ponudi predstavlja podatak iz pojedinog stupca datoteke.

	Slika 4: Kontrola podataka i postavke mapiranja

U tablici s lijeve strane prikazani su svi mogući atributi tj. podaci računa koje možemo uvoziti u program.

Kao što je vidljivo na slici iznad, u našoj se datoteci unutar stupca A nalazi podatak o mjestu troška. U tablici s lijeve strane stoga izaberemo atribut mjesto troška te klikom na gumb >> potvrdimo mapiranje podataka iz stupca A.

Mapiranje podataka uređujemo redoslijedom od stupca A prema zadnjem stupcu datoteke. U tablici lijevo tako izaberemo prvi podatak kojeg predstavlja podatak iz stupca A u datoteci. Zatim izaberemo podatak kojeg predstavlja podatak iz stupca B u datoteci i nastavljamo sve dok u tablici s desne strane ne dobijemo uvid u popis svih podataka (stupaca iz datoteke) koje želimo uvoziti u program.

Ako u datoteci vodimo podatak kojeg ne želimo uvoziti u program te nije nužan za izradu ponuda, za svaki takav stupac u tablici s lijeve strane izaberemo (ignoriraj podatak). Tu oznaku možemo koristiti više puta dok ostale oznake možemo koristiti samo jednom tj. samo za jedan podatak iz datoteke.

Ako pri zadavanju pravila mapiranja pogriješimo, pravila možemo opozvati. To učinimo na način da u tablici desno kliknemo na oznaku pogrešno zadanog podatka i zatim kliknemo na gumb <<. Ako podatak kojeg smo uklonili iz tablice desno nije bio zadnji u nizu, ostalim će se podacima promijeniti oznaka stupca.

Primjer: na popisu mapiranja zadali smo za stupac A -> (ignoriraj podatak), B -> Broj računa i C -> Datum računa. Mapiranje stupca B ćemo ukloniti i time izmijeniti redoslijed mapiranih podataka A -> (ignoriraj podatak) i B -> Datum računa.

Ako datoteka sadrži npr. 15 stupaca od kojih je zadnjih 10 nebitnih za uvoz računa, mapiranje podataka za uvoz možemo zaključiti bez uređivanja postavki mapiranja za tih zadnjih 10 stupaca. Zadati je potrebno samo pravila mapiranja stupaca sa podacima koji su neophodni za uvoz dokumenata, dok ostale podatke možemo preskočiti.

Ako u datoteci nedostaje neki podatak koji je obavezan za unos računa (npr. datum računa, datum obavljene uslue, itd) podatak će biti zadan u skladu sa preuzetim postavkama tvrtke o čemu smo upozoreni na zadnjem koraku čarobnjaka. Određeni podaci su obavezni ako želimo da je mapiranje ispravno: Ako želimo mapirati stopu PDV-a podatak je potrebno upisati bez simbola %, to znači da upišemo samo "13" ili "25". Ako želimo mapirati vrstu prodaje u stupcu datoteke iskazujemo samo oznaku vrste prodaje. Popis oznaka vrsta prodaje nalazi seovdje. Za mjesto troška koristi se samo oznaka, bez opisa mjesta troška. Primjer: 01 - Pretplate, uvozimo samo "01". Za konto koristimo samo oznaku konta bez opisa. Primjer: 1200 - Potraživanja od kupaca dobara, uvozimo samo "1200".

3. DODATNI PODACI

Po završenom mapiranju potrebno je zadati nedostajuće osnovne podatke računa poput datum dokumenta, dospijeća, završni tekst,... Ako je podatak već sadržan u datoteci koju uvozimo, program neće polje unaprijed popuniti - polje ostaje prazno.

Preuzeto se popunjavaju samo podaci/polja koje nismo mapirali iz naše datoteke. Ako su određeni podaci sadržani u datoteci te su ispravno mapirani npr. datum računa, u trećem koraku obrade datum računa neće biti ispunjen što znači da se koristi datum iz datoteke koju uvozimo. Polje možemo popuniti no time se slažemo da će se podaci u stupcu datum računa ignorirati i prepisati sa datumom kojeg na ovom mjestu upišemo.

	Slika 5: Dodatni podaci

Za prelazak na sljedeći korak kliknemo na gumb Naprijed. Na prethodni se korak možemo u svakom trenutku vratiti klikom na gumb Natrag.

4. ZAVRŠI PRIPREMU

U zadnjem koraku na uvid dobivamo pregled svih informacija o računovodstvenom uvozu računa i moguća upozorenja.

	Slika 6: Pregled i potvrda

Želimo li opozvati cijeli postupak uvoz računa i zatvoriti čarobnjak bez izmijena dovoljno je kliknuti na gumb Odustani.

Pri računovodstvenom uvozu računa vrijedi nekoliko posebnosti tj. pravila uvoza: Ako datoteka ne sadrži stupac sa stopom PDV no postoji podatak o neto cijeni i iznosu PDV-a, stopa PDV će se pravilno postaviti prema preračunu iznosa. Ako u datoteci nisu sadržani podaci temeljem kojih program može izračunati stopu PDV-a, preuzeto će biti zadana stopa - 25%. Na drugom koraku gdje uređujemo mapiranje može se dogoditi da za neki podatak pogrešno zadamo mapiranje. Izbrisati ga možemo na način da s desne strane kliknemo na podatak i prebacimo ga natrag << lijevo. Zatim označimo podatak na desnoj strani pod kojim želimo mapirati korekciju i izaberemo >>. Tako možemo "ubaciti" ispravak na desnu stranu.

Reference na stran

• Prodaja
• Oznaka vrste prodaje za masovni uvoz računa