Knjiga primljene pošte

Knjiga primljene pošte predstavlja centralnu ulaznu točku za zaprimanje dokumenata u program. U knjigu primljene pošte možemo zaprimati dokumente preko različitih načina:

preko elektronske pošte poslane na posebni e-mail naslov za knjigu primljene pošte (OIB@e-racuni.com)
preko interne elektronke izmjene dokumenata
prijenos podataka pomoću programa Document uploader
preko internet usluga odnosno web servisa
ručnim unosom odnosno uvozom podataka
dostavom podataka od strane drugih programa (Moj-eRačun, ePoslovanje, itd.)

Za korištenje modula knjige primljene pošte je potrebno korisniku dodijeliti ispravne privilegije. Ovisno od toga što želimo da određeni korisnik u knjizi primljene pošte može raditi, možemo mu dodijeliti sljedeće privilegije:

Slika 1: Privilegije za modul "Knjiga primljene pošte"

Opis korisničkih privilegija:

pregled knjige primljene pošte - samo za dodijeljene dokumente	Korisnik vidi popis primljene pošte ali samo one koja mu je dodijeljena.
pregled knjige primljene pošte	Korisnik vidi svu primljenu poštu.
unos u knjigu primljene pošte	Korisnik ima mogućnost unosa i izmjene knjige primljene pošte.
likvidacija primljene pošte - samo potvrđena (odobrena) pošta	Korisnik može likvidirati primljenu poštu koja je prethodno bila odobrena odnosno potvrđena.
procesiranje primljene pošte	Korisnik može likvidirati svu primljenu poštu neovisno o tome da li je prethodno odobrena odnosno potvrđena.
potvrda primljene pošte	Korisnik može odobriti/potvrditi primljenu poštu na osnovnom nivou.
potvrda primljene pošte - nivo glavnog financijskog direktora	Korisnik može odobriti/potvrditi primljenu poštu na nivou financijskog direktora odnosno računovodstva.
potvrda primljene pošte - najviši nivo uprave / direktor	Korisnik može odobriti/potvrditi primljenu poštu na nivou uprave (direktora).
prosljeđivanje primljene pošte	Korisnik može prosljeđivati primljenu poštu elektronskim putem.

Ukoliko korisniku dodijelimo ispravne privilegije zatim bude mogao koristiti modul knjiga primljene pošte za interno dodijeljivanje dokumenata odnosno u nastavku potvrđivanje pošte odnosno primljenih računa prije nego idu u evidenciju (isplatu).

1. Postavke knjige primljene pošte

Program omogućuje da si knjigu primljene pošte prilagodimo do određene mjere.

U meniju |Postavke |Postavke tvrtke |Postavke knjige primljene pošte možemo upisati e-mail za primanje obavijesti o pristigloj pošti.

Kao što je na slici vidljivo, u postavkama možemo omogućiti automatski uvoz primljenih bankovnih izvoda u meni |Banka |Bankovni izvodi, te isto tako i automatski uvoz računa i odobrenja (podržan format UBL XML).

Moguće je uključiti i optičko skeniranje dokumenata (OCR), te izvođača.

Možemo unijeti više mailova primatelja, u tom slučaju potrebno ih je razdvojiti zarezom.

2. Pregled knjige primljene pošte

Sva primljena pošta se nalazi u meniju |Partneri |Knjiga primljene pošte:

Slika 3: Pregled i pretraživanje primljene pošte

Prikaz primljene pošte možemo ograničiti po korisniku s odabranim privilegijama.

Primljenu poštu u ovom modulu možemo unijeti ručno ili ju uvezemo, te zatim tu poštu možemo pregledavati, masovno ispisivati (privitke) te brisati. Pošta koja sadrži privitak primljenog računa u slikovnom formatu (*.jpg, *.jpeg, *.gif, *.png, itd) ili u PDF formatu možemo poslati na OCR obradu.

Primljenu poštu možemo po potrebi dodijeliti odgovorajućoj osobi u obradu ili ju poslati u potvrđivanje odgovornoj osobi.

3. Ručni unos primljene pošte

Ukoliko smo poštu primili klasičnim putem odnosno običnom poštom, zatim to možemo uvesti u program tako da ručno unesemo poštu klikom na gumb "Novi unos u knjigu primljene pošte":

Slika 4: Unos primljene pošte

Klikom na navedeni gumb se otvara forma za unos podataka gdje odaberemo tip pošte te unesemo ostale bitne podatke:

Slika 5: Unos podataka primljene pošte

Tip pošte ulazni račun, izdani račun ili bankovni izvod u nastavku unosa omogućuje automatski prijenos podataka dokumenata.

4. Dodijeljivanje primljene pošte

Primljenu poštu možemo u programu dodijeliti drugim osobama (korisnicima), koji budu zatim tu poštu dobili na svoj popis obaveza.

Primljenu poštu možemo dodijeliti samo korisnicima kojima smo prije toga dodijelili privilegije za rad s primljenom poštom.

Primljenu poštu dodijelimo tako da u meniju |Partneri |Knjiga primljene pošte kliknemo na željenu poštu te u navigaciji kliknemo na ikonu kao na slici:

Slika 6: Dodijeljivanje primljene pošte korisniku na potvrđivanje

Klikom na tu ikonu nam se otvara forma za izbos korisnika kojemu ćemo dodijeliti primljenu poštu:

Slika 7: Odabir korisnika koja će zaprimiti primljenu poštu na svojem popisu obaveza

Zajedno s opisom zadatka koji unesemo na formi, program će poslati poveznicu za pregled primljene pošte zajedno s privitkom koji je na primljenoj pošti, kao što je vidljivo na primjeru:

Slika 8: Primljena pošta s privitkom primljenog dokumenta

Korisnik će na fragmentu Popis obaveza na početnoj stranici programa vidjeti dodijeljenu primljenu poštu.

Na pojedinačnoj primljenoj pošti se u takvom primjeru vodi i likvidacijski slijed iz kojega je vidljivo kojemu korisniku smo poštu proslijedili u obradu:

Slika 9: Likvidacijski slijed je prikazan na pojedinačnoj primljeni pošti

5. Potvrđivanje primljene pošte

Primljenu poštu obično netko u tvrtci mora provjeriti i odobriti. Ukoliko je u nizu likvidacije primljene pošte uključeno više osoba, zatim je smisleno primljenu poštu neposredno iz program poslati na odobrenje svakoj osobi po redu likvidacije.

Za pravilan niz i ispravnu preglednost nad statusima primljene pošte bitno je da prethodno pravilno izaberemo korisničke privilegije za rad s primljenom poštom svim korisnicima koji će sudjelovati u postupku likvidacije pojedine primljene pošte.

Primljenu poštu možemo dodijeliti samo aktivnim korisnicima, što znači da je potrebno svim osobama koje će sudjelovati u procesu likvidacije primljene pošte kreirati zaseban dostup odnosno korisnika s pravilnim privilegijama.

Primljenu poštu dodijelimo tako da u meniju |Partneri |Knjiga primljene pošte kliknemo na željenu poštu te u navigaciji klinemo kao na slici:

Slika 10: Primljenu poštu šaljemo u obliku e-pošte osobi na potvrđivanje

Klikom na tu opciju otvara nam se forma za unos poruke i odabir korisnika kojemu ćemo poslati poštu na potvrđivanje:

Slika 11: Odabir korisnika/osobe kojoj šaljemo poštu na odobrenje

Potvrđivanje primljene pošte imaju samo korisnici s pravilnim privilegijama.

Zajedno s porukom koju smo unijeli prilikom slanja, program će poslati i privitak koji je na primljenoj pošti:

Slika 12: Primljena pošta s privitkom primljenog dokumenta

Korisnik koji ima privilegije za pregled i likvidaciju dodijeljene primljene pošte će primiti e-mail sa sadržajem poslane pošte zajedno s vizualizacijom privitka. Korisnik zatim može tu poštu odobriti ili odbiti te pritom upisati i poruku odnosno razlog svoje odluke za sljedeću osobu u nizu likvidacije:

Slika 13: U mailu koji smo zaprimili kliknemo na poveznicu za pregled sadržaja primljene pošte

Klikom na poveznicu nam se otvara pregled primljene pošte. Poštu nakon pregleda zatim potvrdimo/odbijemo te sljedećem korisniku upišemo razlog odluke:

Slika 14: Potvrđivanje/odbijanje primljene pošte

Na svakoj primljenoj pošti se u programu vodi likvidacijska put iz koje je vidljivo kojem korisniku/osobi poslali poštu na odobrenje te informacija da li je potša potvrđena ili odbijena:

Slika 15: Likvidacijski put na primljenoj pošti