Proizvodnja, servis i radni nalozi

Modul |Radni nalozi omogućuje lakše praćenje troškova rada i potrošnje materijala pri proizvodnji ili izvedbi instalacijskih, servisnih i drugih radova.

Programski modul obuhvaća sljedeću funkcionalnost:

vođenje evidencije korištenih radnih sati i potrošnje materijala po radnim nalozima
priprema sastavnica (normativa) [2] i direktni prijenos podataka na izabrani radni nalog [2.4]
obračun radnih naloga [3] i promjene stanja zaliha [4] (automatsko smanjenje zaliha materijala i povećanje zaliha gotovih proizvoda)
mogućnost uvida zaposlenika u dodijeljene radne naloge, s mogućnošću evidentiranja korištenih radnih sati
praćenje utrošenog materijala i radnih sati po proizvodima i proizvedenih količina u željenom razdoblju

1. Prije početka uporabe radnih naloga

U modulu |Zalihe |Šifrarnici i postavke |Skladišta po potrebi otvorimo odvojeno skladište materijala, skladište poluproizvoda i skladište gotovih proizvoda. Na radnom nalogu možemo odabrati skladište sa kojeg uzimamo materijal i odrediti skladište na koje prenosimo gotove proizvode.

Slika 1: Otvaranje skladišta

Uredimo šifrarnik artikala kroz modul |Zalihe |Šifrarnici i postavke |Artikli. Na sastavnice i radne naloge možemo dodati samo one artikle, koje označimo kao materijale, poluproizvode ili proizvode:

Slika 2: Određivanje vrste artikla u masci za unos podataka o artiklu

Za dodavanje korištenih sati rada po radnom nalogu, potrebno je urediti šifrarnik poslova/tarifa. Za unos nove vrste posla/tarife kliknemo u modulu |Prodaja |Šifrarnici i postavke |Šifrarnik poslova/tarifa na gumb Novi unos.

Slika 3: Šifrarnik poslova/tarifa

Stanje zaliha i kalkulacije cijena materijala možemo prenijeti na željeno skladište kroz unos primke (modul |Nabava |Primke).

Slika 4: Odabir skladišta pri unosu primke

Pri dodavanju artikala na primku možemo odabrati automatski prijenos artikala na postojeći radnih nalog ili otvoriti novi radni nalog klikom na gumb Novi unos:

Slika 5: Direktni prijenos artikala iz primke na radni nalog

U šifrarniku artikala materijala potrebno je iskazati nabavnu cijenu materijala koja predstavlja trošak proizvodnje pri obračunu radnog naloga. Nabavnu cijenu materijala možemo upisati izravno kroz primku u trenutku zaprimanja materijala na zalihu i potvrditi prijenos podatka iz primke u šifrarnik artikala.

Pri unosu artikala proizvoda u šifrarnik artikala nije obavezan unos nabavne cijene, no obavezan je unos prodajne cijene. Nabavnu cijenu gotovog proizvoda koja ujedno predstavlja trošak proizvodnje prenosimo u šifrarnik artikala u trenutku dovršetka radnog naloga [4].

2. Sastavnice / normativi

Sastavnice (normative) možemo unositi i pretraživati kroz modul |Prodaja |Šifrarnici i postavke |Sastavnice.

Ukoliko se normativi za proizvodnju istog proizvoda ne mijenjaju, uređivanjem i vođenjem šifrarnika sastavnica u programu u potpunosti možemo izbjeći ručne unose podataka o pojedinim utrošenim materijalima i radnim satima na radni nalog i umjesto toga potrošnju materijala po radnom nalogu obračunati na temelju korištenih normativa [2.4]. U slučaju odstupanja od zadanih normativa, moguće su naknadne izmjene odnosno nadopune radnog naloga.

Sastavnice možemo unijeti na više načina:

ručnim dodavanjem materijala na sastavnicu [2.1]
uvozom specifikacije korištenih materijala iz datoteke izravno na sastavnicu [2.2]
masovnim uvozom više sastavnica istovremeno iz datoteke [2.3]

2.1. Unos nove sastavnice (normativa)

Za unos nove sastavnice kliknemo u modulu |Prodaja |Šifrarnici i postavke |Sastavnice na gumb Unos nove sastavnice, odaberemo proizvod iz šifrarnika i upišemo količinu proizvoda za koju pripremamo normativ:

Slika 6: Dodavanje proizvoda na sastavnicu

Ukoliko proizvod još nismo dodali u šifrarnik artikala, kliknemo na gumb Unos novog artikla na sastavnici. Unos potvrdimo klikom na gumb U redu.

Na sastavnice za proizvode možemo dodati samo artikle koje smo u šifrarniku artikala označili vrstom artikla materijal ili poluproizvod [1].

Klikom na gumb Dodaj materijal dodajemo potrebnu vrstu i količinu materijala za proizvodnju. Unos potvrdimo i u alatnoj traci kliknemo na gumb Spremi.

Slika 7: Dodavanje materijala na sastavnicu

Za dodavanje utrošenih sati rada kliknemo na gumb Dodaj radne sate. Na temelju zadane satnice i upisanog utrošenog vremena, izračunava se trošak rada koji se ukalkulira u nabavnu cijenu proizvoda.

Birati možemo vrste poslova/tarifa koje smo prethodno dodali u šifrarnik poslova/tarifa. Ukoliko još nismo dodali vrstu poslova/tarifa u šifrarnik, kliknemo na gumb Dodaj novi zadatak.

Slika 8: Dodavanje radnih sati na sastavnicu

Nakon što završimo s uređivanjem sastavnice, kliknemo na gumb Završi sastavnicu. U tom trenutku sastavnica zaprima broj (šifru proizvoda). Sastavnicu možemo ispisati klikom na gumb Ispis u alatnoj traci.

Slika 9: Ispis sastavnice

Za brži unos sastavnica u program e-racuni.hr koristiti možemo uvoz specifikacije potrošnje materijala na sastavnicu iz datoteke [2.3] ili masovni uvoz više sastavnica iz datoteke istovremeno [2.2].

Podatke sa sastavnice možemo prenijeti na novi ili postojeći radni nalog [2.4], a na kojem se zatim sukladno normativu i naručenoj količini proizvoda izračunava ukupna količina materijala i radnih sati potrebnih za proizvodnju takve količine proizvoda.

2.2. Uvoz specifikacije potrošnje materijala na sastavnicu iz datoteke

Uvoz materijala ili radne operacije na pojedinu sastavnicu iz datoteke pomoću čarobnjaka na raspolaganju je izravno na konceptu sastavnice u alatnoj traci unutar izbornika za razmjenu podataka u kojem je dostupna opcija "Uvoz sastavnice iz datoteke (Excel, CSV, ...) - Novo" kao što prikazuje slika:

Slika 10: Uvoz materijala iz datoteke na sastavnicu pomoću čarobnjaka

Funkcija je posebno korisna pri unosu sastavnice s većim brojem materijala kojeg želimo razdužiti pri proizvodnji / sastavljanju proizvoda. Podržan je uvoz podataka iz datoteka u formatu Excel, CSV ili ODS!

Pri uvozu materijala i radnih operacija na pojedinu sastavnicu potrebno je zadati mapiranje za barem šifru i količinu materijala kojeg želimo uvoziti na sastavnicu!

1. UVOZ DATOTEKE

Klikom na ovu opciju pokrećemo uvoz podataka na način da najprije izaberemo datoteku iz koje želimo uvoziti podatke i potvrdimo klikom na gumb Naprijed >:

Slika 11: Izaberemo datoteku iz koje ćemo uvoziti popis artikala i radnih operacija

2. KONTROLA PODATAKA

Potvrdom izabrane datoteke na sljedećem se koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.

Na ovoj stranici zadajemo koji atribut za sastavljanje sastavnice predstavlja podatak iz pojedinog stupca u datoteci.

Program pritom čita sadržaj datoteke tj. redoslijed stupaca i to prikazuje u obliku tablice kao što je vidljivo na slici:

Slika 12: Prikaz podataka u redoslijedu stupaca iz datoteke

Najprije ćemo pravilno označiti nalaze li se u prvom retku naše datoteke nazivi stupaca i dodatno izabrati format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

Slika 13: Opće postavke uvoza podataka

Nastavljamo s mapiranjem podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute sastavnice koju ćemo uvoziti.

Mapiranje zadajemo redom naprije za stupac A, zatim B, C, itd. do zadnjeg stupca u datoteci.

Ako je u stupcu A u našoj datoteci iskazan podatak koji ne planiramo uvoziti, zadamo 'preskoči stupac' i zatim zadajemo mapiranje podatka iz stupca B. Ako su u stupcu B u našoj datoteci zapisane šifre materijala to ćemo i izabrati kao što prikazuje slika i potvrditi klikom na gumb >>

Slika 14: U stupcu B u datoteci nalazi se podatak o šifri materijala kojeg ćemo uvoziti na sastavnicu

Mapiranje podataka iz stupaca A i B iz naše datoteke pohranjuje se u tablicu s desne strane i zatim nastavljamo s mapiranjem zapisa iz stupca C iz naše datoteke. Mapiranje potvrdimo i nastavljamo s mapiranjem zapisa iz stupca D, itd. sve dok ne zadamo mapiranje za sve stupce iz datoteke iz kojih želimo uvoziti podatke u program:

Slika 15: Mapiranje podataka iz stupaca A, B, C i D završeno, nastavak mapiranja zapisa iz stupca E

Po uređivanju mapiranja podadtaka za sve stupce iz datoteke prelazimo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed >

3. DODATNI PODACI

Otvara se stranica s dodatnim postavkama gdje zadajemo što učiniti u slučaju ako se u datoteci nalaze podaci o materijalu ili poluproizvodu tj. radnoj operaciji koju još nemamo na konceptu sastavnice u programu:

Slika 16: Dodatne postavke prije potvrde uvoza podataka

Po uređivanju svih postavki uvoz podataka potvrdimo klikom na gumb Završi, kao što prikazuje slika gore.

Po zaključenom uvozu program prikaže sažetak uvoza s dodatnim pojašnjenjima:

Slika 17: Sažetak uvoza materijala i radnih operacija iz datoteke

2.3. Masovni uvoz sastavnica (normativa) iz datoteke

Sastavnice (normative) možemo uvoziti u modulu |Zalihe |Sastavnice.

Uvoz šifrarnika sastavnica iz datoteke pomoću čarobnjaka dostupan je u modulu |Zalihe |Sastavnice gdje u alatnoj traci iznad prikazanog popisa sastavnica kroz izbornik s dodatnim mogućnostima Više... izaberemo opciju "Uvoz sastavnica iz datoteke (Excel, CSV, ...) - Novo kao što je prikazano na slici:

Slika 18: Uvoz sastavnica iz datoteke pomoću čarobnjaka

Funkcija je posebno korisna za tvrtke koje prelaze na program e-racuni.hr i do sada su vodile šifrarnik sastavnica u Excelu ili su ga izvozile iz prethodno korištenog programa. Korištenjem ove funkcionalnostni nije potrebna prethodna prilagodba strukture podataka odgovarajućem redoslijedu stupaca u datoteci prije uvoza. Podržan je uvoz podataka iz datoteka u formatu Excel, CSV ili ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Klikom na ovu opciju pokrećemo postupak uvoza podataka na način da najprije izaberemo datoteku iz koje ćemo uvoziti podatke i potvrdimo klikom na gumb Naprijed >:

Slika 19: Izaberemo datoteku iz koje ćemo uvoziti šifrarnik sastavnica

2. KONTROLA PODATAKA

Po potvrdi izabrane datoteke na sljedećem se koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.

Na ovoj stranici zadajemo koji atribut sastavnice ili materijala u sastavnici predstavlja podatak iz pojedinog stupca u datoteci.

Program pritom čita sadržaj datoteke tj. redoslijed stupaca te ga prikaže u obliku tablice, kao što je to vidljivo na slici:

Slika 20: Prikaz podataka u redoslijedu stupaca iz datoteke

Najprije ćemo ispravno označiti da li su u prvom retku naše datoteke iskazani nazivi stupaca i dodatno izabrati format zapisa datuma te format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

Slika 21: Opće postavke uvoza podataka

Nastavljamo s mapiranjem podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute sastavnica koje ćemo uvoziti.

Mapiranje uređujemo redom najprije za stupac A, zatim B, C, itd. do zadnjeg stupca u datoteci.

Ako smo u stupcu A naše datoteke pohranili šifre proizvoda tako ćemo i izabrati, kao što prikazuje slika i potvrditi klikom na gumb >>

Slika 22: U stupcu A u datoteci pohranjen je podatak o šifri proizvoda kojeg ćemo vuoziti na sastavnicu

Mapiranje podatka o šifri proizvoda pohranjuje se u tablicu s desne strane i zatim nastavljamo s mapiranjem zapisa u stupcu B iz naše datoteke. Mapiranje potvrdimo i nastavljamo s mapiranjem zapisa iz stupca C, itd. sve dok ne zadamo mapiranje svih stupaca iz datoteke koju ćemo uvoziti u program:

Slika 23: Mapiranje podataka iz stupaca A i B završeno, nastavak mapiranaj zapisa iz stupca C

Nakon uređivanja mapiranja podataka za sve stupce iz datoteke prelazimo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed >

3. DODATNI PODACI

Otvara se stranica s dodatnim postavkama gdje zadajemo što učiniti u slučaju ako se u datoteci nalaze proizvodi koje još nismo dodali u program:

Slika 24: Dodatne postavke prije potvrde uvoza podataka

Po zadavanju tih postavki uvoz podataka potvrdimo klikom na gumb Završi kao što prikazuje slika gore.

Po završenom uvozu program ispiše sažetak uvoza s dodatnim pojašnjenjima:

Slika 25: Sažetak uvoza šifrarnika sastavnica iz datoteke

Pri masovnom uvozu sastavnice potrebno je zadati mapiranje šifre proizvoda i barem još šifre i količine materijala koje želimo uvoziti na sastavnicu!

2.4. Prijenos sastavnice na radni nalog

Podatke sa sastavnica odnosno normativa koje vodimo u modulu |Zalihe |Sastavnice možemo prenijeti na radni nalog na više načina:

u sastavnici kliknemo na kreiranje radnog naloga za poluproizvod/proizvod
ili otvorimo radni nalog i potvrdimo korištenje sastavnice u trenutku dodavanja poluproizvoda/proizvoda na radni nalog

Na radni nalog se u oba slučaja prenosi cjelokupni sadržaj izabrane sastavnice odnosno popis materijala i radnih sati s tarifama i u količinama koje se preračunavaju sukladno zadanom normativu i zadanoj količini proizvoda za proizvodnju na radnom nalogu.

1) Za kreiranje radnog naloga izravno iz sastavnice, u sastavnici kliknemo na gumb Prijenos na radni nalog. Upišemo količinu proizvoda i izaberemo prijenos podataka sa sastavnice na novi ili postojeći radni nalog.

Slika 26: Prijenos podataka na novi ili postojeći radni nalog izravno sa sastavnice

Prijenos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu.

2) Ako umjesto iz sastavnice novi radni nalog otvorimo kroz modul |Prodaja |Radni nalozi, tada možemo u trenutku dodavanja proizvoda na radni nalog, a za koji vodimo jednu ili više sastavnica, izravno na tom radnom nalogu izabrati sastavnicu po kojoj želimo obračunati potrošnju materijala i radnih sati:

Slika 27: Izbor sastavnice za obračun proizvodnje izravno na radnom nalogu

3. Unos, uređivanje i obračun radnih naloga

U modulu |Prodaja |Radni nalozi možemo unositi i pregledavati radne naloge. Za unos novog radnog naloga kliknemo na gumb Novi radni nalog.

Upišemo podatke o naručitelju, datumu početka radova, roku izvedbe i radni nalog dodijelimo radniku. Odaberemo skladište sa kojeg ćemo uzimati materijal i skladište na koje ćemo prenijeti naručeni proizvod.

Slika 28: Unos podataka za novi radni nalog

Klikom na gumb Dodaj naručeni proizvod odaberemo proizvod iz šifrarnika ili dodamo novi proizvod klikom na gumb Unos novog artikla. Po unosu će novi proizvod biti dodan u šifrarnik artikala i na radni nalog. Upišemo količinu proizvoda i potvrdimo unos.

Slika 29: Dodavanje naručenog proizvoda na radni nalog

Po unosu naručenog proizvoda kliknemo na gumb Dodaj potrošeni materijal.

Slika 30: Dodavanje materijala na radni nalog

Dodavanjem materijala na radni nalog, prenose se i nabavne cijene materijala upisane kroz primku, a ukupna nabavna vrijednost potrošenog materijala se kao nabavna cijena prikazuje uz naručeni proizvod. Odaberemo, želimo li potrošnju materijala knjižiti na novu otpremnicu ili na naručeni proizvod, pri čemu će se ukupni trošak materijala prenijeti u šifrarnik artikala kao nabavna cijena naručenog proizvoda.

Ako na radni nalog želimo dodati utrošene sate rada za proizvodnju, kliknemo na gumb Dodaj radne sate. Birati možemo između onih vrsta poslova/tarifa koje smo prethodno dodali u šifrarnik poslova/tarifa kroz modul |Prodaja |Šifrarnici i postavke |Šifrarnik poslova/tarifa.

Slika 31: Dodavanje utrošenih sati rada na radni nalog

Po završetku unosa podataka na radni nalog, dobivamo uvid u detaljan prikaz potrebnog materijala i sati rada za proizvodnju naručenog proizvoda:

Slika 32: Prikaz obračuna radnog naloga

Radni nalog možemo ispisati nakon izdavanja (kliknemo na gumb Izdavanje dokumenta).

Slika 33: Prikaz ispisa radnog naloga

4. Status radnog naloga

Nakon što završimo s unosom svih potrebnih podataka, radnom nalogu možemo mjenjati status zbog boljeg pregleda i lakše kontrole procesa izvedbe.

Slika 34: Pregled radnih naloga

Unutar radnog naloga je na raspolaganju gumb Postavi status na ...:

Slika 35: Odabir statusa radnog naloga

Kada radnom nalogu promjenimo status na u izvedbi, smanjiti će se zaliha materijala na skladištu koje smo odredili kao skladište materijala, na datum koji smo upisali u polje Početak rada.

Slika 36: Odabir statusa radnog naloga 'u izvedbi'

U trenutku kada status radnog naloga promjenimo na dovršeno, povećati će se količina proizvoda na skladištu koje smo odredili kao skladište gotovih proizvoda, na datum koji smo upisali u polje datum izvedbe radova.

Slika 37: Odabir statusa radnog naloga - dovršeno

Promjenom statusa radnog naloga na dovršeno program će nas upozoriti o promjeni nabavne cijene naručenog proizvoda, ako je promjena nastupila ili ako u šifrarniku artikala do tog trenutka nismo imali upisanu nabavnu cijenu proizvoda.

Potvrdimo prijenos nabavne cijene proizvoda u šifrarnik artikala kako bismo se kasnije mogli posluživati automatskim knjiženjem otpremnica i/ili ispisom izvještaja o zaradi po artiklima u željenom razdoblju (RUC razlika u cijeni).

Po promjeni statusa radnog naloga na dovršeno odaberemo, želimo li spremiti izračunatu nabavnu cijenu proizvoda po radnom nalogu u šifrarnik:

Slika 38: Spremanje nabavne cijene proizvoda u šifrarnik

Za dodavanje proizvoda na izlazni račun, kliknemo u modulu |Prodaja |Računi na gumb Unos računa te na gumb Dodavanje artikala. Proizvod odaberemo iz šifrarnika, upišemo količinu i kliknemo na gumb Izdaj račun.

U trenutku izdavanja računa, kreirati će se otpremnica za prodani proizvod i time smanjiti zaliha proizvoda na skladištu.

5. Uvoz specifikacije materijala i proizvoda za proizvodnju iz datoteke (Excel, CSV,...)