Izdani računi

U modulu |Prodaja |Računi možemo izdavati račune, ispisati ih ili poslati elektroničkim putem izravno iz programa, knjižiti na temeljnicu u glavnu knjigu i u knjige obrtnika, evidentirati plaćanja, pratiti otvorena potraživanja i ispisati opomene.

Osim uobičajenog izdavanja računa omogućeno je i automatsko masovno fakturiranje na temelju periodičnih obračuna. Podržana je i izrada računa na temelju drugih dokumenata upisanih u programu: ponuda/predračuna, predujmova, otpremnica, narudžbi kupaca, obračuna kamata i tur. rezervacija.

Pogledajte video kako u programu e-racuni.hr napisati račun, poslati ga kupcu elektroničkim putem, zabilježiti plaćanje ili pak ispisati opomenu!

Fakturiranje putem e-racuni.hr [https://www.youtube.com/watch?v=TYuEcLdlzDs&list=PLb8bSZn94o67z5I0IFwAIHBJcbhcFTXVe&index=1]

.

Korisnici imaju na raspolaganju mogućnost oblikovanja izgleda prodajnih dokumenata po vlastitoj želji.

Modul za izdavanje računa nudi sljedeću funkcionalnost:

 

1. Unos novog računa

Pogledajte video kako u programu e-racuni.hr napisati račun, poslati ga kupcu elektroničkim putem, zabilježiti plaćanje ili pak ispisati opomenu!

Fakturiranje putem e-racuni.hr [https://www.youtube.com/watch?v=TYuEcLdlzDs&list=PLb8bSZn94o67z5I0IFwAIHBJcbhcFTXVe&index=1]

.

Na stranici Izdani računi - pregled i pretraživanje klikom na gumb Novi račun otvarate masku za unos novog računa:

  
Unos novog računa
  
  Slika 1: Unos novog računa

Klikom na gumb Izmijeni u alatnoj traci možete upisati podatke za zaglavlje računa.

  
Unos podataka za zaglavlje računa
  
  Slika 2: Unos podataka za zaglavlje računa

MjestoObavezan unos mjesta izdavanja dokumenta, koje će biti vidljivo u zaglavlju računa.
Datum računaObavezan je i unos datuma računa.

SAVJET! Klikom na calendar.gif možete aktivirati priručni kalendar i izabrati željeni datum.

DospijećeU prvi okvir upišite broj dana na osnovu kojih će program izračunati datum dospijeća.
Roba/Usluga (od)-(do)Upišite datum isporuke odnosno izvršene usluge.
Novčana valutaKlikom na dropDown.gif otvara se padajući izbornik, u kojem možete izabrati odgovarajuću novčanu valutu.
NarudžbaUpišite oznaku tj broj narudžbe.
OtpremnicaUpišite oznaku tj. broj otpremnice.
Način plaćanjaKlikom na dropDown.gif otvara se padajući izbornik, gdje možete izabrati odgovarajući način plaćanja.
Jezična varijantaJezičnu varijantu dokumenta izaberite klikom na dropDown.gif.
Tip računa Izaberite odgovarajući tip računa - ovisno o tome radi li se o veleprodaji ili maloprodaji.
Upišite tekst, koji će se ispisati na dnu dokumenta U prazan prostor upišite tekst, koji će se ispisati na dnu dokumenta.

Nakon što završite s unosom i pohranjivanjem podataka za zaglavlje računa, kliknite na gumb Dodaj stavku kako bi se otvorila maska za unos stavke.

  
Unos nove stavke na račun
  
  Slika 3: Unos nove stavke na račun

Vrsta robe - uslugeU prazan prostor upišite vrstu robe odnosno usluge.
CijenaU prvi okvir upišite cijenu, a u drugom izaberite odgovarajuću novčanu valutu klikom na dropDown.gif.
KoličinaUpišite odgovarajuću količinu.
Jedinica mjereKlikom na dropDown.gif izaberite odgovarajuću jedinicu mjere (kg, l,kos...)
Rabat %Ponuđeni izbor je 0,00. Ako kupcu nudite rabat, upišite željeni postotak.

Unos podataka potvrdite klikom na gumb U redu i prikazati će se maska za unos računa odnosno drugog izdanog dokumenta slijedećeg izgleda:

  
Slika upisanog računa
  
  Slika 4: Slika upisanog računa

Račun spremite klikom na gumb Spremi, koji titra sve dok to ne učinite. U suprotnome, upisani podaci neće biti spremljeni.

Klikom na gumb Dodavanje artikala otvarate stranicu Dodavanje artikala na račun, gdje izaberete željeni artikl i na račun ga dodate klikom na gumb Dodaj, koji se nalazi uz šifru artikla (prikaz na slici dolje).

dodavanjeartikla.png

Kod uređivanja nabavne i prodajne cijene imamo i samostalno ograničenje koje nam omogućava da prodamo artikal jeftinije od nabavne cijene. To vidimo na slici ispod.

maska.png

Na račun se vraćate klikom na gumb "Nazad na dokument" Artikal je dodan na račun:

ArtikelNaRacunu.gif

Klikom na gumb Izdaj račun se otvara slijedeća stranica:

izdanRacun.gif

Račun je sada spreman za knjiženje.

 

2. Masovno fakturiranje iz Excela/CSV

U izborniku |Prodaja |Računi pripremiti možemo koncepte računa na temelju unaprijed pripremljenih tablica u formatu Excel, CSV ili ODS. Navedena mogućnost namjenjena je prvenstveno tvrtkama uslužnih djelatnosti s mjesečnim obračunima članarina, pretplata i sl.

Klikom na gumb Priprema koncepata računa iz uvoza datoteke (Excel, CSV,...) otvara se prozor u kojem izaberemo datoteku iz koje želimo uvoziti podatke i slijedimo čarobnjaku za uvoz:

  
Odabir mogućnosti
  
  Slika 5: Odabir mogućnosti

Kako obračunski podaci mogu biti vođeni u posve različitim strukturama datoteka, pri uvozu je dovoljno slijediti "čarobnjaku" koji će nas voditi kroz postavke za pripremu koncepata računa u skladu sa sadržajem datoteke koju uvozimo pa do pregleda očekivanog rezultata/primjera sadržaja računa kao rezultata obrade.

1. UVOZ DATOTEKE

Na ovom mjestu potvrdimo izbor datoteke koju smo prethodno pohranili lokalno na računalo te pokrenemo uvoz klikom na gumb Naprijed.

  
Odabir datoteke za uvoz
  
  Slika 6: Odabir datoteke za uvoz

Ako datoteka nije u odgovarajućem formatu ili nema odgovarajući sadržaj prikazati će se obavijest o greškama. To vrijedi i u slučaju kada broj redaka u datoteci premašuje 10.000 koliko je dopušteno za uvoz.

  
Uvoz obračunskih podataka i prikaz upozorenja u slučaju nepravilnosti (datoteka nije u odgovarajućem formatu, nije odgovarajućeg sadržaja i sl.)
  
  Slika 7: Uvoz obračunskih podataka i prikaz upozorenja u slučaju nepravilnosti (datoteka nije u odgovarajućem formatu, nije odgovarajućeg sadržaja i sl.)

Prelazak na sljedeći korak moguć je po uklanjanju nepravilnosti klikom na gumb Naprijed


2. KONTROLA PODATAKA

Na sljedećoj se stranici radi kontrola i mapiranje podataka. Podatke pripremimo na način kojim će se po završetku uvoza pravilno mapirati u podatke u internet aplikaciju. Primjer: šifra artikla se prenosi u tablicu stavki pod šifra, opis pod opis itd.,

Lijevo su dostupni svi podaci koje možemo koristiti pri uvozu. To su podaci iz internet aplikacije e-racuni.hr.

Desno se prikazuju mapirani podaci iz datoteke (Excel, CSV ili ODT). Ti podaci su već u datoteci i mapiranjem određujemo na koje se podatke iz internet aplikacije odnose.

  
Uvoz obračunskih podataka - početak obrade
  
  Slika 8: Uvoz obračunskih podataka - početak obrade

Mapiranje započinjemo redom od stupca A prema zadnjem stupcu u datoteci. U lijevom kvadratu naprije kliknemo prvi podatak koji predstavlja stupac A te nastavljamo do popunjavanja svih stupaca na desnoj strani. Ukoliko se u datoteci nalazi stupac s informativnim podacima koji nisu važni za uvoz, s lijeve strane izaberemo "ignoriraj podatak". Taj parametar možemo koristiti u više navrata dok ostale podatke s lijeve strane možemo koristiti samo jednom.

Klikom na podatak u lijevom kvadratu izaberemo željeni atribut npr. mjesto troška. Zatim klikom na gumb >> odredimo gdje je taj podatak u našoj datoteci pod A te se zatim podatak mapira desno. Mjesto troška vodi se u stupcu A što znači da je to prvi atribut kojeg odaberemo u desnom kvadratu. U slučaju pogrešnog odabira, u desnom kvadratu se postavimo na oznaku koja je pogrešno mapirana, izaberemo << i vratimo u lijevi kvadrat. Za taj podatak dakle brišemo odnosno uklonimo mapiranje. Ako uklonjeni podatak nije zadnji u retku u desnom kvadratu među mapiranim podacima, tada se na preostalim podacima "resetiraju" oznake stupaca.

Primjer: na popisu u desnom kvadratu zadano je pod A - mjesto troška, B - ignoriraj podatak i C - Ugovor. Podatak B vraćamo stoga će sada biti A - mjesto troška i pod B - Ugovor.

  
Uvoz obračunskih podataka - podaci po uređivanju postavki mapiranja.
  
  Slika 9: Uvoz obračunskih podataka - podaci po uređivanju postavki mapiranja.

Konačni rezultat prikazan je u kvadratu s desne strane u skladu sa zadanim pravilima mapiranja po retcima za sve stupce iz datoteke.

Ako datoteka sadrži npr. 15 stupaca od kojih je zadnjih 10 nevažnih pripremiti možemo koncepte računa bez uvoza podataka iskazanih u tim stupcima. Važno je izabrati stupce koji sadrže podatke potrebne za pripremu dokumenata dok ostale podatke ignoriramo.

Nastavak na sljedeću stranicu moguć je nakon što za pripremu računa s artiklima izaberemo minimalno sljedeće podatke:

  • šifra kupca
  • šifra artikla
  • količina

Ukoliko ne koristimo šifrarnik artikala već samo stavke (usluge) tada je uvjet za nastavak zadovoljen u trenutku kada je broj redaka u desnom kvadratu isti broju stupaca iz datoteke koju uvozimo.

Nastavak na sljedeću stranicu moguć je tek kada su zadovoljeni svi kriteriji mapiranja za sve stupce iz datoteke.

Po uspješnoj kontroli prelazimo na sljedeću stranicu klikom na gumb Naprijed. U svakom se trenutku možemo vratiti na prethodnu stranicu klikom na gumb Natrag.

3. DODATNI PODACI

Na stranici za pripremu podataka unosimo osnovne podatke zaglavlja za sve račune koji su rezultat uvoza. Unosimo podatke o datumu dokumenta, dospijeću, završni tekst, način plaćanja itd.

  
Uvoz obračunskih podataka
  
  Slika 10: Uvoz obračunskih podataka

Klikom na Naprijed prelazimo na zadnju stranicu u čarobnjaku.


4. ZAKLJUČI PRIPREMU

Na zadnjoj stranici čarobnjaka pregledati možemo koncept prvog od svih računa koji će biti kreirani po završetku obrade:

  
Uvoz obračunskih podataka
  
  Slika 11: Uvoz obračunskih podataka

Želimo li povećati račun zbog lakšeg čitanja podataka samo kliknemo na sliku računa.

Na pregledu su dostupni svi podaci koje smo upisali na 2. koraku za tablicu stavki te na 3. koraku za osnovne podatke na računu. Primjetimo li nepravilnosti u svakom se trenutku možemo vratiti na prethodni korak klikom na gumb Natrag. Ukoliko su svi prikazani podaci ispravni kliknemo na gumb Završi za završetak obrade.

Želimo li opozvati cijeli postupak uvoza računa te zatvoriti čarobnjak bez izmjena u aplikaciji e-racuni.hr, kliknemo na gumb Prekini koji je dostupan na svakom koraku.

Pri pripremi koncepata računa vrijedi nekoliko posebnosti tj. pravila koja je potrebno slijediti:

  • Ako datoteka sadrži stupce s veleprodajnom i maloprodajnom cijenom, pri mapiranju možemo zadati samo jednu cijenu - drugu tj. neizabranu cijenu označavamo sa "ignoriraj podatak".
  • Ako datoteka sadrži artikle izabrati možemo šifru i naziv, no ne i opis. Pri uvozu usluga koje nisu dodane u šifrarnik artikala izaberemo opis što znači da ne možemo izabrati šifru.
  • Pri uvozu po šifri traži se artikal s istom šifrom u šifrarniku. Ako šifra u šifrarniku ne postoji, artikal se uvozi kao stavka i ne kao artikal (ne kreira se novi artikal u šifrarniku).

 

2.1. Oznaka vrste prodaje za uvoz računa

Pri izradi koncepata računa iz datoteke [2] ili računovodstvenom uvozu izdanih računa [3] jedna od mogućnosti mapiranja koju možemo koristiti je i "Vrsta prodaje (PDV)". Za pravilno mapiranje sadržaja stupca sa vrstom prodaje u program e-racuni.hr potrebno je stupcu koristiti ispravnu oznaku vrste prodaje.

Popis oznaka koje možemo koristiti za vrste prodaje u svrhe uvoza u program:

Podatak u stupcuVrsta prodaje koja će biti zadana po uvozu u programu e-racuni.hr
0Oporezive isporuke dobara i usluga u RH
1Oslobođene isporuke - s pravom na odbitak pretporeza
2Oslobođene isporuke - bez prava na odbitak pretporeza (tuzemstvo)
3Oslobođene isporuke - ostalo
4Oslobođene isporuke u vezi s međunarodnim prijevozom
7Ne podliježe oporezivanju (ne ide u PDV evidencije)
10Prolazna stavka - boravišna pristojba
11Prolazna stavka - putno osiguranje
12Prolazna stavka - ostalo
13Prolazna stavka - Povratna naknada za ambalažu
14Isporuke dobara i usluga u RH za koje PDV obračunava primatelj
15Oslobođene isporuke dobara u drugim DČ (isporuke na daljinu)
16Oslobođene isporuke - obavljene usluge unutar EU (PDV obračunava primatelj)
17Oslobođene isporuke - obavljene usluge osobama bez sjedišta u RH
18Oslobođene isporuke - isporuke novih prijevoznih sredstava u EU
19Oslobođene isporuke dobara unutar EU
20Oslobođene isporuke - sastavljanje i postavljanje dobara u drugoj DČ EU
21Oslobođene isporuke - trostrane isporuke dobara unutar EU
22Oslobođene isporuke - izvoz dobara izvan EU
23Oslobođene isporuke dobara unutar EU (carinski postupci 42 i 63)
25Oslobođene isporuke - isporuke dobara osobama bez sjedišta u RH
28Oslobođene isporuke - trostrane isporuke dobara unutar EU (drugi porezni obveznik)

 

3. Računovodstveni uvoz izdanih računa iz Excela/CSV

Uz mogućnost računovodstvenog unosa / prijepisa izdanih računa, u programu e-racuni.hr na raspolaganju je i mogućnost masovnog uvoza izdanih računa kroz računovodstveni unos na temelju podataka o računima izdanima u drugim programima, a koji su pripremljeni (izvoženi) npr. u Excel-u.

Opcijom masovnog uvoza istovremeno možemo prenijeti veće količine računa izdanih u drugim programima za određeno računovodstveno razdoblje, a koji su tako znatno brže pripremljeni za daljnju knjigovodstvenu obradu te za prijenos u obračun PDV-a.

Ova je funkcionalnost posebno korisna za primjenu u računovodstvenim uredima u svrhe masovnog prijenosa podataka o računima koje klijenti računovodstvenog ureda izdaju u drugim programima, a za potrebe knjiženja i pripreme obračuna PDV-a u programu e-racuni.hr. Podržan je uvoz podataka iz datoteka u formatu Excel, CSV ili ODS!

U modulu |Prodaja |Računi unutar padajućeg izbornika na gumbu Novi račun izaberemo Računovodstveni uvoz izdanih računov iz datoteke (Excel, CSV,...) i uvozimo datoteku s podacima o računima izdanima u drugom programu, kao što prikazuje slika:

  
Odabir mogućnosti
  
  Slika 12: Odabir mogućnosti

Kako obračunski podaci mogu biti vođeni u posve različitim strukturama datoteka, pri uvozu je dovoljno slijediti "čarobnjaku" koji će nas voditi kroz postavke preoblikovanja strukture podataka u odgovarajuću strukturu za uvoz u program.

U nastavku je opisan postupak uvoza podataka po koracima kao što predlaže čarobnjak za pripremu odgovarajuće strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Na ovom mjestu potvrdimo odabir datoteke koju smo prethodno pohranili lokalno na računalo i pokrenemo uvoz klikom na gumb Naprijed.

Ako datoteka nije u odgovarajućem formatu ili nema odgovarajući sadržaj prikazati će se obavijest o greškama. To vrijedi i u slučaju kada broj redaka u datoteci premašuje 10.000 koliko je dopušteno za uvoz.

Prelazak na sljedeći korak moguć je po uklanjanju nepravilnosti klikom na gumb Naprijed

2. KONTROLA PODATAKA

Po odabiru i uvozu datoteke slijedi kontrola podataka i zadavanje pravila mapiranja podataka iz datoteke u odgovarajuće podatke za pripremu ponuda. Mapiranjem određujemo koje točno podatke želimo uvoziti u koncept ponude te koji točno podatak na ponudi predstavlja podatak iz pojedinog stupca datoteke.

  
Kontrola podataka i postavke mapiranja
  
  Slika 13: Kontrola podataka i postavke mapiranja

U tablici s lijeve strane prikazani su svi mogući atributi tj. podaci računa koje možemo uvoziti u program.

Kao što je vidljivo na slici iznad, u našoj se datoteci unutar stupca A nalazi podatak o mjestu troška. U tablici s lijeve strane stoga izaberemo atribut mjesto troška te klikom na gumb >> potvrdimo mapiranje podataka iz stupca A.

Mapiranje podataka uređujemo redoslijedom od stupca A prema zadnjem stupcu datoteke. U tablici lijevo tako izaberemo prvi podatak kojeg predstavlja podatak iz stupca A u datoteci. Zatim izaberemo podatak kojeg predstavlja podatak iz stupca B u datoteci i nastavljamo sve dok u tablici s desne strane ne dobijemo uvid u popis svih podataka (stupaca iz datoteke) koje želimo uvoziti u program.

Ako u datoteci vodimo podatak kojeg ne želimo uvoziti u program te nije nužan za izradu ponuda, za svaki takav stupac u tablici s lijeve strane izaberemo (ignoriraj podatak). Tu oznaku možemo koristiti više puta dok ostale oznake možemo koristiti samo jednom tj. samo za jedan podatak iz datoteke.

Ako pri zadavanju pravila mapiranja pogriješimo, pravila možemo opozvati. To učinimo na način da u tablici desno kliknemo na oznaku pogrešno zadanog podatka i zatim kliknemo na gumb <<. Ako podatak kojeg smo uklonili iz tablice desno nije bio zadnji u nizu, ostalim će se podacima promijeniti oznaka stupca.

Primjer: na popisu mapiranja zadali smo za stupac A -> (ignoriraj podatak), B -> Broj računa i C -> Datum računa. Mapiranje stupca B ćemo ukloniti i time izmijeniti redoslijed mapiranih podataka A -> (ignoriraj podatak) i B -> Datum računa.

Ako datoteka sadrži npr. 15 stupaca od kojih je zadnjih 10 nebitnih za uvoz računa, mapiranje podataka za uvoz možemo zaključiti bez uređivanja postavki mapiranja za tih zadnjih 10 stupaca. Zadati je potrebno samo pravila mapiranja stupaca sa podacima koji su neophodni za uvoz dokumenata, dok ostale podatke možemo preskočiti.

Ako u datoteci nedostaje neki podatak koji je obavezan za unos računa (npr. datum računa, datum obavljene uslue, itd) podatak će biti zadan u skladu sa preuzetim postavkama tvrtke o čemu smo upozoreni na zadnjem koraku čarobnjaka.

Određeni podaci su obavezni ako želimo da je mapiranje ispravno:

  • Ako želimo mapirati stopu PDV-a podatak je potrebno upisati bez simbola %, to znači da upišemo samo "13" ili "25".
  • Ako želimo mapirati vrstu prodaje u stupcu datoteke iskazujemo samo oznaku vrste prodaje. Popis oznaka vrsta prodaje nalazi seovdje [2.1].
  • Za mjesto troška koristi se samo oznaka, bez opisa mjesta troška. Primjer: 01 - Pretplate, uvozimo samo "01".
  • Za konto koristimo samo oznaku konta bez opisa. Primjer: 1200 - Potraživanja od kupaca dobara, uvozimo samo "1200".


3. DODATNI PODACI

Po završenom mapiranju potrebno je zadati nedostajuće osnovne podatke računa poput datum dokumenta, dospijeća, završni tekst,... Ako je podatak već sadržan u datoteci koju uvozimo, program neće polje unaprijed popuniti - polje ostaje prazno.

Preuzeto se popunjavaju samo podaci/polja koje nismo mapirali iz naše datoteke. Ako su određeni podaci sadržani u datoteci te su ispravno mapirani npr. datum računa, u trećem koraku obrade datum računa neće biti ispunjen što znači da se koristi datum iz datoteke koju uvozimo.

Polje možemo popuniti no time se slažemo da će se podaci u stupcu datum računa ignorirati i prepisati sa datumom kojeg na ovom mjestu upišemo.

  
Dodatni podaci
  
  Slika 14: Dodatni podaci

Za prelazak na sljedeći korak kliknemo na gumb Naprijed. Na prethodni se korak možemo u svakom trenutku vratiti klikom na gumb Natrag.

4. ZAVRŠI PRIPREMU

U zadnjem koraku na uvid dobivamo pregled svih informacija o računovodstvenom uvozu računa i moguća upozorenja.

  
Pregled i potvrda
  
  Slika 15: Pregled i potvrda

Želimo li opozvati cijeli postupak uvoz računa i zatvoriti čarobnjak bez izmijena dovoljno je kliknuti na gumb Odustani.

Pri računovodstvenom uvozu računa vrijedi nekoliko posebnosti tj. pravila uvoza:

  • Ako datoteka ne sadrži stupac sa stopom PDV no postoji podatak o neto cijeni i iznosu PDV-a, stopa PDV će se pravilno postaviti prema preračunu iznosa.
  • Ako u datoteci nisu sadržani podaci temeljem kojih program može izračunati stopu PDV-a, preuzeto će biti zadana stopa - 25%.
  • Na drugom koraku gdje uređujemo mapiranje može se dogoditi da za neki podatak pogrešno zadamo mapiranje. Izbrisati ga možemo na način da s desne strane kliknemo na podatak i prebacimo ga natrag << lijevo. Zatim označimo podatak na desnoj strani pod kojim želimo mapirati korekciju i izaberemo >>. Tako možemo "ubaciti" ispravak na desnu stranu.

 

4. Unos rata i dospijeća obročnih plaćanja

 

5. Izdavanje računa s obračunom prekograničnog PDV-a

 

6. Slanje računa elektroničkim putem

 

6.1. Slanje e-računa u javnoj nabavi (FINA B2G)

U programu e-racuni.hr na raspolaganju je funkcionalnost izravnog slanja e-računa u javnoj nabavi u servis FINA e-račun za državu, koji je centralno mjesto za zaprimanje svih e-računa koje izdavatelji računa šalju obveznicima primjene Zakona o javnoj nabavi.

U skladu sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN 94/2018), svi korisnici državnog proračuna obvezni su od 1.12.2018. zaprimati račune u elektroničkom obliku.

Program e-racuni.hr registriran je za prosljeđivanje e-računa što znači da vam za slanje e-računa u javnoj nabavi nisu potrebni nikakvi dodatni certifikati. Time smo za korisnike sustava e-racuni.hr pojednostavili postupak uvođenja i prilagodbe novom načinu slanja računa u javnoj nabavi.

Slanje e-računa u javnoj nabavi je u potpunosti besplatno za sve naše korisnike ukoliko FINA ne započne poračunavati svoje usluge.

6.1.1 Priprema za slanje elektroničkih računa

Prije nego krenete sa slanjem elektroničkih računa u javnoj nabavi, potrebno je ovlastiti tvrtku E-RAČUNI d.o.o. da može u vašem imenu proslijeđivati račune u javnoj nabavi u servis FINA eRačun za državu. To učinite tako da ispišete obrazac kojeg možete preuzeti u nastavku i dostavite ga u poslovnicu FINA.

ZahtjevZaRegistracijuIzdavateljaEracunaFINA.pdf
Veličina: 1.069,59 kB

Ispunjeni obrazac potrebno je predati na FINA-u, a nama prosljedite fotokopiju/sken ispunjenog obrasca na našu e-mail adresu helpdesk@e-racuni.com ili info.hr@e-racuni.com i pri tome navedite poslovnicu FINA-e u koju ste predali obrazac. Na taj način imati ćemo potvrdu u primjeru komunikacije sa FINA-om.

Odmah nakon što FINA obradi vaš zahtjev, aktivirati ćemo vam uslugu slanja e-računa u javnoj nabavi. Od tog trenutka dalje je u programu e-racuni.hr za vas dostupna sva funkcionalnost, potrebna za slanje prvog e-računa u javnoj nabavi.

Na donjim slikama možete vidjeti primjer popunjavanja prve i druge stranice obrasca:

  
Prva stranica obrasca (ovdje se popunjavaju podaci tvrtke koja izdaje račune)
  
  Slika 16: Prva stranica obrasca (ovdje se popunjavaju podaci tvrtke koja izdaje račune)

  
Druga stranica obrasca
  
  Slika 17: Druga stranica obrasca

Za vrijeme čekanja na aktivaciju usluge možete krenuti s izdavanjem računa u javnoj nabavi. Račune ćete moći poslati naknadno.

6.1.2 Kako šaljemo e-račun u javnoj nabavi u servis FINA eRačun za državu

Za pisanje računa koristite posve isti postupak kojim pišete i račune za ostale kupce, jer nema posebnosti. I u ovom je slučaju vrlo važno pripaziti na unos ispravnih podataka o kupcu.

Kada završite s unosom svih podataka, jednostavno izdajte račun. Po izdavanju računa, u alatnoj traci pojavljuje se opcija za slanje vašeg izdanog računa iz programa e-racuni.hr izravno u servis FINA e-računi za državu.

Kako točno pokrećete slanje e-računa u servis FINA e-računi za državu, prikazano je na sljedećoj slici:

U alatnoj traci računa kliknite na gumb ‘Slanje’ i odaberite ‘Slanje dokumenta na FINA-u’.

  
Pokretanje slanja e-računa
  
  Slika 18: Pokretanje slanja e-računa

U slučaju da kupac ima otvorenih više pretinaca za slanje (više poslovnih jedinica) na početku nam se otvori maska u kojoj možemo odabrati poslovnu jedinicu kupca na koju će se poslati e-račun. U na istoj masci nam se prikazuju na odabir i vlastiti privitci koje smo dodali na dokument. Sad označimo privitke koje želimo poslati zajedno sa e-računom te kliknemo na gumb 'Nastavi'. Ukoliko na dokumentu ne postoje vlastiti privitci ili kupac nema otvorenih više pretinaca za slanje, otvara nam se odmah maska sa prikazom dokumenata, koji će biti poslani na FINA-u (PDF i XML datoteke) (Slika 5). Potrebno je još samo kliknuti na gumb ‘Pošalji':

  
Odabir vlastitih privitaka
  
  Slika 19: Odabir vlastitih privitaka

  
Potvrda slanja e-računa
  
  Slika 20: Potvrda slanja e-računa

Po završetku procesa slanja, u alatnoj traci računa iskazane su informacije o datumu i satu slanja e-računa, te o statusu slanja što znači da ćete unutar računa vidjeti je li slanje bilo uspiješno:

  
Pregled statusa i vremena slanja
  
  Slika 21: Pregled statusa i vremena slanja

Pogledajte video s prikazom postupka za slanje e-računa u javnoj nabavi: https://www.youtube.com/watch?v=ceY_YxC5ZUk&t=7s

 

6.2. Slanje e-računa u sustav Moj-eRačun

 

6.3. Slanje e-računa u ePoslovanje.hr

U programu e-racuni.hr na raspolaganju je funkcionalnost izravnog slanja dokumenata u sustav ePoslovanje.hr.

Za aktivaciju usluge potrebno je u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Procesi i integracija |Postavke pristupa internetskim uslugama drugih aplikacija upisati API ključ za povezivanje sa ePoslovanje.hr:

  
Unos API ključa za aktivaciju usluge slanja e-računa izravno u sustav ePoslovanje.hr
  
  Slika 22: Unos API ključa za aktivaciju usluge slanja e-računa izravno u sustav ePoslovanje.hr

Odmah po unosu API ključa u alatnoj traci izdanog dokumenta otvara se opcija izravnog slanja u sustav ePoslovanje.hr:

  
Slanje računa u sustav ePoslovanje.hr
  
  Slika 23: Slanje računa u sustav ePoslovanje.hr

Kliknemo na slanje dokumenta te u nastavku dodatno provjerimo sadržaj priloga. Klikom na gumb Pošalji finalno potvrđujemo slanje dokumenta:

  
Provjera priloga za slanje na ePoslovanje.hr
  
  Slika 24: Provjera priloga za slanje na ePoslovanje.hr

Na poslanom dokumentu možemo pratiti status slanja i pregledati poslane privitke (PDF i XML):

  
Pregled statusa slanja izravno na dokumentu
  
  Slika 25: Pregled statusa slanja izravno na dokumentu

Pojedinačni dokument moguće je samo jednom poslati na ePoslovanje.hr. Ukoliko kupac traži ispravak dokumenta obratite pozornost da izdate storno/odobrenje i zatim kreirate novi račun ispravnog sadržaja i pošaljete ga kupcu.

 

6.4. Slanje e-računa internom razmjenom e-racuni.com

 

7. Ispis računa


Zbog prirode interneta i različitih potreba korisnika, program nudi više mogućnosti za ispis izdanih dokumenata.

  
Ispis dokumenata
  
  Slika 26: Ispis dokumenata

Klikom na strelicu okrenutu prema dolje, na desnoj strani gumba Ispis dokumenta, u alatnoj traci će se prikazati izbornik sa slijedećim mogućnostima ispisa dokumenata:

  1. Ispis direktno iz internetskog preglednika. Tu mogućnost koristite ako želite brzi prikaz dokumenta. Preporučujemo ispis iz programa Adobe Acrobat i MS Word jer preglednici ne omogućuju detaljno oblikovanje ispisa dokumenata.
  2. Otvaranje i ispis dokumenta u editoru teksta MS Word. Dokument se otvara u MS Word-u, gdje ga možete prije ispisa po želji i dopuniti.
  3. Otvaranje i ispis dokumenta u editoru OpenOffice Write. Isto kao i u Word-u, dokumente možete dodatno urediti i ispisati u programu OpenOffice.
  4. Ispis korištenjem programa Adobe Acrobat Reader. Preporučamo, jer omogućuje brzi prikaz i ispis dokumenata. Izmijena/nadopuna dokumenata u PDF formatu nije moguća.
  5. Ispis računa na posebnu uplatnicu (HUB 1-1) korištenjem programa Adobe Acrobat Reader. Izmijena dokumenata u PDF formatu nije moguća.

Ako želite ispisati račun na obrazac s uplatnicom (HUB 1-1), izaberite opciju |Ispis dokumenta |Ispis na obrazac sa uplatnicom (HUB 1-1) kao što to prikazuje donja slika:

  
Ispis računa na obrazac s uplatnicom HUB 1-1
  
  Slika 27: Ispis računa na obrazac s uplatnicom HUB 1-1

Klikom na ovu opciju, otvara se račun s uplatnicom, koji izgleda ovako:

  
Izgled dokumenta sa uplatnicom (HUB 1-1)
  
  Slika 28: Izgled dokumenta sa uplatnicom (HUB 1-1)

 

7.1. Masovni ispis izdanih računa


Mogućnost masovnog ispisa dokumenata nalazi se na stranici pregled i pretraživanje izdanih računa u izborniku |Dodatne mogućnosti |Maspvni ispis prikazanih dokumenata što prikazuje slika dolje:

  
Masovni ispis izdanih dokumenata
  
  Slika 29: Masovni ispis izdanih dokumenata

Izborom te mogućnosti otvara se stranica na kojoj možete izabrati postavke i format ispisa računa:

  
Prije pokretanja izaberite odgovarajuće postavke
  
  Slika 30: Prije pokretanja izaberite odgovarajuće postavke

Obradu pokrećete klikom na gumb Pokreni

Pri masovnom ispisu možete ograničiti popis računa upisivanjem kriterija za pretraživanje, nakon čega ih možete ispisati. Pri tom se ispišu samo oni izdani računi, koji se nalaze u popisu izdanih računa na stranici pregled i pretraživanje izdanih računa. To je npr. primjereno za mjesečno fakturiranje.

 

7.2. Masovni ispis računa na obrazac HUB 3A


Masovni ispis dokumenata na posebne uplatnice pokrećete putem izbornika |Dodatne mogućnosti |Masovni ispis prikazanih dokumenata na stranici pregled i traženje izdanih računa.

Pri masovnom ispisu možete ograničiti popis izdanih računa upisivanjem kriterija pretraživanja, nakon čega ih možete sve zajedno ispisati. Na HUB 1-1 se ispišu samo oni izdani računi koji su u popisu izdanih računa na stranici pregled i traženje izdanih računa. To je npr. primjereno za mjesečno fakturiranje.

Postupak ispisa na HUB 1-1 (posebnu uplatnicu) je prikazan na donjoj slici :

  
Masovni ispis prikazanih dokumenata
  
  Slika 31: Masovni ispis prikazanih dokumenata

Otvara se maska u kojoj možete izabrati način ispisa prikazanih dokumenata. Izaberite Račun na obrascu HUB 3A (posebna uplatnica) kao što je prikazano na donjoj slici.

  
Ispis računa na posebne uplatnice HUB 3A
  
  Slika 32: Ispis računa na posebne uplatnice HUB 3A

Klikom na gumb Pokreni pokrećete ispis računa na posebne uplatnice.

 

8. Unos plaćanja (likvidacija) računa


Nakon što ste izdali račun možete evidentirati zaprimljenu uplatu. Unutar računa kliknite na gumb Plaćanja..., a izborom Označi račun kao plaćen račun će biti označen kao plaćen u cijelom iznosu (prikaz na slici dolje):

  
Označite račun kao plaćen
  
  Slika 33: Označite račun kao plaćen


Ukoliko stranka plati djelomičan iznos računa, kliknite na gumb Plaćanja... i izaberite Unos plaćanja računa (prikaz na slici dolje):

  
Izaberite mogućnost unosa djelomičnog plaćanja računa
  
  Slika 34: Izaberite mogućnost unosa djelomičnog plaćanja računa

Stranica za unos djelomičnog plaćanja računa prikazana je na slici dolje:

  
Unos podataka o djelomičnom plaćanju računa
  
  Slika 35: Unos podataka o djelomičnom plaćanju računa


Unos potvrdimo klikom na gumb U redu


Račun je sada označen kao djelomično plaćen, što je vidljivo na računu:

  
Račun je djelomično plaćen
  
  Slika 36: Račun je djelomično plaćen

 

9. Masovno kopiranje dokumenata

Pogledajte video kako u programu e-racuni.hr izdati ponavljajuće se račune (npr. mjesečne obračune) korištenjem opcije masovnog kopiranja.

Izdavanje računa koji se ponavljaju [https://www.youtube.com/watch?v=0MjpXmxW-24&list=PLb8bSZn94o67z5I0IFwAIHBJcbhcFTXVe&index=2]

Ako obračunske podatke za periodično fakturiranje vodite npr. u Excel/CSV datotekama ili ih u takvom obliku možete izvoziti iz sustava u kojem te podatke vodite, na raspolaganju je funkcionalnost masovnog uvoza obračunskih podataka i kreiranja koncepata računa uvozom iz Excel/CSV datoteke! [2]

.

Ukoliko vodite obračune

Masovno kopiranje dokumenata pokrećete na stranici pregled i pretraživanje izdanih računa, putem izbornika |Dodatne mogućnosti |Masovno kopiranje prikazanih dokumenata kao što prikazuje slika dolje:

  
Masovno kopiranje prikazanih dokumenata
  
  Slika 37: Masovno kopiranje prikazanih dokumenata

Izborom te mogućnosti otvara se stranica, gdje upisujete kriterije za kopiranje računa. Stranica, koja će se otvoriti izgleda ovako :

  
Maska za unos kriterija kopiranja računa
  
  Slika 38: Maska za unos kriterija kopiranja računa

Status, u kojeg će se računi kopiratiU padajućem izborniku izaberite status novog računa.
Datum dokumentaUpišite datum novih dokumenata
DospijećeU padajućem izborniku izaberite datum dospijeća novih računa.
Roba/Usluga od: do:Upišite datum isporuke odnosno usluge za nove račune.
zamjena datuma u tekstu/opisu artiklaOdznačite kvačicom ako želitepromijeniti datume.
preračunaj po novom cjenikuOdznačite kvačicom ako želite obračunati cijene artiklala po novom cjeniku.

Unos svih kriterija potvrdite klikom na gumb U redu nakon čega će se otvoriti stranica sa svim računima, koji se nalaze na popisu izdanih računa, na stranici pregled i pretraživanje izdanih računa. Stranica izgleda ovako:

  
Izaberite račune, koje želite kopirati
  
  Slika 39: Izaberite račune, koje želite kopirati

Označite kvačicom sve račune koje želimo kopirati.

Nakon izbora računa koje želite kopirati, izbor potvrdite klikom na gumb Kopiraj izabrane, čime je postupak kopiranja završen.

 

10. Ispis opomene na temelju izdanih računa bez potrebe za knjiženjem


Prije ispisa opomena potrebno je uz pomoć kriterija pretraživanja ograničiti ispis popisa izdanih računa prema odgovarajućem statusu i kupcu kao što je prikazano na slici dolje:

  
Kriteriji za pretraživanje, važni pri izradi opomene
  
  Slika 40: Kriteriji za pretraživanje, važni pri izradi opomene

Bez navednih kriterija se opomena ne može ispisati.

Prikazivanjem svih otvorenih potraživanja prema određenom kupcu, moći ćete preko izbornika |Dodatne mogućnosti |Drugi izvještaji i ispisi |Ispis opomena ispisati opomenu, kao što prikazuje slika:

  
Ispis opomena
  
  Slika 41: Ispis opomena

Opomena izgleda ovako:

  
Opomena
  
  Slika 42: Opomena

 

11. Storniranje računa

 

12. Dodatne mogućnosti na računu

 

13. Knjiženje izdanih računa


Žuta žaruljica označava, da izdani račun još nije knjižen. Crveno obojanom pozadinom računa program upozorava, da račun još nije plaćen tj. da račun još nije označen kao plaćen.

  
Račun još nije knjižen i nije plaćen
  
  Slika 43: Račun još nije knjižen i nije plaćen

Klikom na gumb Dodatne mogućnosti izaberite |Knjiženje prikazanih dokumenata kao što prikazuje slika:

knjizenjeIzdanihRacuna.gif

Izborom knjiženja dokumenata prikazati će se popis svih izdanih, još neknjiženih računa odnosno računa, koje ćete upravo knjižiti:

  
Knjiženje izdanih računa
  
  Slika 44: Knjiženje izdanih računa

U prikazanom popisu (kao na slici gore) označite račune koje želite knjižiti.Klikom na gumb Knjiženje izabranih računa potvrđujete knjiženje označenih izdanih računa. Nakon potvrde izbora, otvoriti će se radna temeljnica izdanih računa. Disketa Shrani.gif treperi žutom bojom i upozorava, da je temeljnicu potrebno spremiti u glavnu knjigu da bi se izvršilo knjiženje izdanih računa.

  
Temeljnica
  
  Slika 45: Temeljnica

 

13.1. Automatsko knjiženje vremenskih razgraničenja po izdanim računima

Za pravilno iskazivanje poslovnog rezultata obračunskog razdoblja, potrebno je vremenski ispravno razgraničiti prihode po obračunskom razdoblju na koje se odnose. Prihode koji su već ostvareni ali još ne utječu na poslovni rezultat, potrebno je prenijeti u naredna razdoblja. Prihodi koji još nisu nastali ali već utječu na poslovni rezultat potrebno je unaprijed uračunati.

Izdali smo račun za uslugu u razdoblju trajanja od godinu dana. Početak pružanja usluge je u tekućoj poslovnoj godini, a završetak obavljanja usluge je u sljedećoj, kao što je prikazano na sljedećem primjeru:

  
Izdani račun za uslugu u trajanju od godinu dana
  
  Slika 46: Izdani račun za uslugu u trajanju od godinu dana

Takav račun knjižimo na konto prihoda za dio razdoblja koji se odnosi na tekuću poslovnu godinu, dok ostatak razdoblja obavljanja usluge u narednoj poslovnoj godini knjižimo na konto vremenskih razgraničenja.

Program na temelju automatizma pri knjiženju takvog računa automatski kreira temeljnicu sa knjiženjima vremenskih razgraničenja prihoda, kao što je vidljivo na slici dolje:

  
Temeljnica izdanog računa na temelju knjiženja vremenskih razgraničenja prihoda
  
  Slika 47: Temeljnica izdanog računa na temelju knjiženja vremenskih razgraničenja prihoda

Ukoliko je račun izdan unaprijed za uslugu koja započinje i završava u idućoj poslovnoj godini, tada ukupan iznos prihoda knjižimo na konto vremenskih razgraničenja, a što će program učiniti automatski prilikom knjiženja izdanog računa. Konto za knjiženje vremenskih razgraničenja prema potrebi možemo izmjeniti u postavkama aut. knjiženja. Preuzeto se pri knjiženju vremenskih razgraničenja prihoda koristi konto 293*.

Automatsko knjiženje vremenskih razgraničenja na opisan način kao preuzeto je već aktiviran, no ako želimo možemo isključiti automatsko knjiženje vremenskih razgraničenja to možemo učiniti u postavkama tvrtke, unutar postavki za Računovodstvo, kao što prikazuje slika:

  
Automatsko knjiženje vremenskih razgraničenja možemo i isključiti.
  
  Slika 48: Automatsko knjiženje vremenskih razgraničenja možemo i isključiti.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024