Nabava

Modul |Nabava omogućuje praćenje ulaznih računa, računa za dani predujam, primljenih obavijesti o knjiženju odobrenja, danih narudžbi dobavljaču i primka.

	Slika 1: Tijek podataka iz modula Ulazni računi

Na temelju upisanih primljenih dokumenata možete izvršiti sljedeće radnje:

• Knjižiti ulazne račune [1.13], obavijesti o knjiženju odobrenja i račune za predujam.
• Generirati elektroničke naloge za plaćanje primljenih računa [1.12].
• Pregledavati otvorene stavke.
• Voditi obveze za praćenje materijalnih troškova.
• Voditi evidenciju računa plaćenih poslovnom karticom.
• Obračunati pretporez i voditi knjigu ulaznih računa.
• Elektronički arhivirati [7] primljene račune, obavijesti o knjiženju odobrenja i račune za predujam.

	Slika 2: Jedna od mogućih podjela posla između klijenta i računovodstva

 

1. Pregled i pretraživanje ulaznih računa

U modulu |Nabava |Ulazni računi možemo voditi kompletnu evidenciju primljenih računa. U ovom modulu možemo pregledavati upisane račune klikom na redni broj računa, pretraživati račune po različitim kriterijima pretrage te unositi nove primljene račune. Svakom upisanom računu možemo dodati original primljenog računa kao privitak i time osigurati elektroničko arhiviranje primljene poslovne dokumentacije.

	Slika 3: Pregled i pretraživanje ulaznih računa

Rad s ulaznim računima odvija se u skladu sa standardnim uzorcima za uređivanje dokumenata. Podatke na ulaznim računima možete mijenjati isto kao i podatke na izlaznim računima.

1.1 Kriteriji pretraživanja

Ako želimo ograničiti prikaz primljenih računa po nekim određenim kriterijima, upišemo ih u za to odgovarajuća polja:

Po unosu svih kriterija, pretraživanje pokrećemo klikom na gumb Pretraživanje. Program će u nastavku prikazati sve račune, koji odgovaraju upisanim kriterijima.

	Slika 5: Primjer unosa kriterija pretraživanja

Ako u kriterije pretrage upišemo podatke na temelju kojih program ne može pronaći račun, tada će nas na to upozoriti prikazom sljedeće obavijesti:

	Slika 6: Upozorenje, da u evidenciji ne postoji račun koji bi odgovarao upisanim zahtjevima

U pregledu ulaznih računa, žutom su lampicom označeni računi, koji još nisu knjiženi u glavnu knjigu. Crveno obojenom pozadinom program upozorava u tri slučaja:

• Iznos stavki dodatnih na račun se ne podudara s ukupnim zaračunanim iznosom za uplatu.
• Nedostaje konto za knjiženje stavke.
• Račun nije plaćen.

Na kraju retka s podacima o primljenom računu, nalazi se gumb (kopiranje).

Taj gumb možemo koristiti u slučaju ponavaljajućih se mjesečnih računa (isti partner, isti način plaćanja, ista stavka, isti konto poslovnog događaja). Na taj način možemo uspiješno ubrzati unos novog primljenog računa i pritom samo izmjeniti tj. upisati broj novog računa i iznos za uplatu, ukoliko se razlikuje od iznosa na računu kojeg kopiramo.

Na stranici |Ulazni računi - pregled i pretraživanje nalazi se izbornik |Više. Unutar tog su izbornika na raspolaganju sljedeće mogućnosti:

• Odabirom |Knjiženje prikazanih dokumenata pokrećemo masovno knjiženje primljenih računa u glavnu knjigu. U slučaju jednostavnog knjigovodstva, na ovom se mjestu nudi opcija za pokretanje knjiženja u knjige obrtnika.

• Odabirom |Knjiga ulaznih računa pokrećemo ispis ulaznih računa, prikazanih u evideniciji (izaberemo željeni tip datoteke).

1.2 Brisanje ulaznih računa

Ulazne račune možemo obrisati iz evidencije klikom na gumb koji se nalazi na kraju retka s podacima o računu. Klikom na taj gumb program nas traži potvrdu za brisanje:

	Slika 8: Program traži potvrdu za brisanje računa

Klikom na gumb OK, primljeni račun će biti uklonjen iz evidencije.

 

1.3. Unos novog ulaznog računa

U modulu |Nabava |Ulazni računi možemo unijeti novi primljeni račun. Maska za unos podataka o novom primljenom računu otvara se klikom na gumb Unos ulaznog računa:

	Slika 9: Maska za unos podataka o primljenom računu

U polja za unos upisujemo sljedeće podatke:

Kod automatskog knjiženja dugovanja, posebno je važan i pravilan unos u polju Način uplate . Program razlikuje sljedeće načine plaćanja:

• uplata na TR  - izaberemo pri unosu računa kojeg ćemo podmiriti uplatom na transakcijski račun [1.12] dobavljača.
• povrat materijalnih troškova  - izaberemo u slučaju kada je zaposlenik platio račun vlastitim novčanim sredstvima, zbog čega je potrebno izvršiti povrat materijalnih troškova (npr. plaćanje cestarine, sitni poštanski troškovi i sl.). Iznos Za uplatu  se knjiži kao obveza za materijalne troškove do zaposlenika. Izabrati možemo i u slučaju kada je račun plaćen gotovinom iz blagajne.
• plaćeno s poslovnom karticom  - izaberemo u slučaju kada je račun plaćen poslovnom karticom. U tom se slučaju pri knjiženju računa knjigi obveza do izdavatelja poslovne kartice. Ako je račun platio zaposlenik sa svojom privatnom karticom, tada se kao način uplate označava povrat materijalnih troškova.
• drugo  - izaberemo kada obvezu do dobavljača podmirujemo na drugi način (već plaćeno sa predujmom kompenzacija, gotovinom iz blagajne...). Kod takvog načina plaćanja unosi se konto za knjiženje obveze, kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 11: Unos konta za knjiženje obveze po primljenom računu

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu. Otvoriti će se stranica s prikazom upisani podataka o računu.

 

1.4. Unos dobavljača na ulazni račun

Pri unosu ulaznog računa, računa za dani predujam kao i pri unosu primljenog OK odobrenja obavezan je unos podataka o dobavljaču.

Ako prije početka unosa primljenog računa još nismo upisali podatke o dobavljaču u šifrarnik partnera, to možemo učiniti direktno s maske za unos osnovnih podataka o primljenom dokumentu.

Podatke o novom dobavljaču upisujemo klikom na gumb Novi unos. Otvoriti će se sljedeća maska za unos podataka:

	Slika 12: Primjer unosa novog partnera

Unos potvrdimo klikom na gum U redu.

Podaci o partneru će istovremeno biti dodani i u šifrarnik partnera i na primljeni dokument. Program će nas automatski vratiti na masku za nastavak unosa podataka o ulaznom dokumentu [1.3].

Ako podaci o dobavljaču već postoje u našem šifrarniku, tada dobavljača možemo dodati klikom na gumb i izabrati ga iz šifrarnika. Dobavljača možemo dodati i na način da započnemo s unosom početnih slova iz naziva/imena dobavljača pa će nam se u nastavku automatski prikazati padajući izbornik s ponuđenim dobavljačima iz našeg šifrarnika, naziv/ime kojih započinje u skladu s upisanim početnim slovima. U tom slučaju kliknemo na odgovarajućeg dobavljača pa će podaci o tom partneru automatski biti prenijeti na ulazni dokument.

	Slika 13: Unos podataka o dobavljaču na ulazni račun, odabirom iz šifrarnika

 

1.5. Predogled ulaznog računa

Na stranici |Ulazni računi - pregled i pretraživanje možemo pregledati i prekontrolirati upisane podatke o primljenim računima. Podatke možemo prema potrebi izmjeniti/dopuniti, pod uvjetom da račun još nije knjižen.

Za pregled podataka o pojedinačnom računu, potrebno je kliknuti na poveznicu s rednim brojem računa.

Primjer predogleda računa na kojem nedostaju zaračunate stavke:

	Slika 14: Predogled ulaznog računa bez stavki

Na gornjoj je slici prikazan primjer računa, na kojem još nisu dodane zaračunate stavke. Stavke možemo dodati na tri načina:

• klikom na gumb Dodavanje artikala, gledaj Dodavanje artikala [1.8],

• klikom na gumb Unos stavke prometa, gledaj Unos stavke prometa,

• klikom na gumb Unos prometa, gledaj Unos prometa [1.10].

Kada završimo s dodavanjem stavki na račun, sadržaj računa će biti prikazan na sljedeći način:

	Slika 15: Predogled računa po dodavanju stavki

.

 

1.7. Unos stavki ulaznog računa

Odmah po unosu i spremanju osnovnih podataka o računu, program će nas upozoriti da nedostaju zaračunate stavke. Stavke moramo dodati kako bismo mogli proknjižiti račun i napraviti obračun PDV:

	Slika 16: Program upozorava, da je potreban unos stavki računa

Za unos stavke na ulazni račun, potrebno je kliknuti na gumb Unos stavke prometa unutar maske s podacima o računu. Otvoriti će se maska za unos podataka o stavki (opis robe/usluge koju nam je isporučio/obavio dobavljač):

	Slika 17: U polja upišemo podatke o stavki (robi/usluzi) koju smo nabavili od dobavljača

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu.

 

1.8. Dodavanje artikala na ulazni račun

Odmah po unosu i spremanju osnovnih podataka o računu, program će nas upozoriti da nedostaju zaračunate stavke. Stavke moramo dodati kako bismo mogli proknjižiti račun i napraviti obračun PDV:

	Slika 18: Program upozorava, da je potreban unos stavki računa

Klikom na gumb Dodavanje artikala otvara se maska za dodavanje artikala na račun, kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 19: Dodavanje artikala koji već postoje u internom šifrarniku na ulazni račun

Za lakši pregled podataka i ubrzanje postupka dodavanja artikala na ulazni račun, na raspolaganju imamo polja za unos kriterija pretrage artikala u šifrarniku. Popis artikala tako možemo ograničiti po:

• šifri artikla,
• riječi iz opisa,
• dobavljaču,
• bar kodu,
• marki,
• statusu,
• kataloškom broju,
• vrsti artikla'
• te prema tome, imamo li taj artikal na zalihi ili ne.

Primjer pretraživanja po šifri artikla:

Upišemo šifru artikla i kliknemo na gumb Pretraživanje. Na popisu će se prikazati podatak o artiklu koji odgovara upisanoj šifri:

	Slika 20: Pretraživanje artikla po šifri

Pronalaskom željenog artikla, u polje Kol. upišemo količinu i kliknemo na gumb Dodaj. Artikal će tako biti dodan na ulazni račun.

U popisu artikala se prikazuju svi artikli, koje smo prethodno upisali u šifrarnik artikala. Ukoliko artikal još nije upisan u šifrarnik (npr. artikal nabavljamo po prvi put), tada kliknemo na gumb Unos novog artikla. Otvoriti će se maska za unos podataka o novom artiklu. Postupak unosa podataka o artiklu pročitajte u poglavlju Unos artikala!

 

1.9. Računovodstveni unos ulaznog računa

 

1.10. Unos prometa ulaznog računa (knjig. unos, uvoz i ino usluge)

Opcija za knjigovodstveni unos ulaznih računa omogućuje brži unos (prijepis) ulaznih računa u program, a funkcionalnost je namijenjena knjigovođama (pri unosu podataka zahtjevan je i unos konta).

Umjesto unosa pojedinačnih stavki računa, ovim postupkom unosimo samo iznose za PDV evidenciju te knjiženja troškova/rashoda. Klikom na gumb Unos prometa na predogledu ulaznog računa, otvoriti će se maska za unos podataka, prikazana na slici dolje:

	Slika 21: Maska za unos prometa ulaznog računa

U polje za unos Ne podliježe oporezivanju  upisujemo iznos stavki računa na koje se ne obračunava PDV.

U preostala polja upišemo odgovarajuće podatke tj. osnovice i iznose pretporeza, iskazane na primljenom računu.

Na dnu maske upisujemo konto za knjiženje prometa po računu čime definiramo konto poslovnog događaja i ne konto za knjiženje obveze i/ili pretporeza!

Ukoliko je promet po računu potrebno knjižiti na više različitih konta, iznose i konta na koja će se knjižiti unosimo pojedinačno. Unos konta za knjiženje pretporeza nije potreban! Konto je zadan u postavkama automatskog knjiženja stoga će se automatski iskazati prilikom knjiženja na temeljnicu.

Nakon unosa svih potrebnih podataka, kliknemo na gumb U redu. Program nas vraća na predogled računa. Upisane podatke spremimo klikom na gumb Spremi.

1.11. Unos ulaznog računa za UVOZ i INO usluge (dobavljači iz trećih država)

Pri unosu ulaznih računa za uvoz (dobavljači iz trećih država) možemo se koristiti postupkom, opisanim u nastavku.

U masci za unos osnovnih podataka zadajemo Tip računa: Uvoz.

	Slika 22: Unos ulaznog računa za uvoz (dobavljač iz trećih država)

Pri unosu stavki/dodavanju artikala potrebno je odznačiti Pretporez se može odbiti i označiti Ne ide u PDV. Navedeno je potrebno učiniti iz razloga što ćemo s unosom JCD iskazati osnovicu i iznos PDV pri uvozu i te podatke prenijeti u obračun PDV (podaci sa računa dobavljača se ne prenose u PDV jer je u obračunu potrebno iskazati osnovicu i iznos pretporeza po JCD):

	Slika 23: Unos stavke ulaznog računa - uvoz

Pri unosu JCD, kao partnera upisujemo dobavljača iz inozemstva ili pak Carinsku ispostavu. Odaberemo Tip računa: Uvoz.

	Slika 24: Unos JCD

Stavke JCD upišemo klikom na gumb Unos prometa:

	Slika 25: Unos stavke JCD

Upišemo osnovicu PDV-a (ako nije navedena, izračunajte je ručno) i iznos PDV-a. U polja za unos konta za knjiženje troškova iznimno u ovom slučaju unosimo konto pretporeza (obračun nabave knjižimo direktno pri unosu ulaznog računa dobavljača i ne pri unosu JCD).

Pokretanjem obračuna PDV se tako upisan račun iskazuje i na obrascu PDV i u K-URA.

Pri unosu ulaznog računa za INO usluge odaberemo tip računa Usluge INO poduzetnika i zadamo Samooporezivanje:

	Slika 26: Unos ulaznog računa za INO usluge

Pri unosu stavke računa potrebno je odabrati vrstu isporuke Primljene isporuke dobara i usluga od poreznih obveznika bez sjedišta u RH i označiti da se pretporez može odbiti:

	Slika 27: Unos stavke ulaznog računa za INO usluge

Tako upisan račun ulazi u obračun PDV te se iskazuje na obrascu PDV, K-URA i K-IRA (samooporezivanje).

 

1.12. Unos plaćanja / zatvaranje ulaznih računa

Ako za plaćanje računa koristite internet bankarstvo, evidencija ulaznih računa će vam značajno pojednostaviti posao. Uporabom programa izbjeći ćete duplirane unose podataka jer ćete moći, na temelju podataka upisanih na ulaznim računima, automatski generirati elektroničke naloge za plaćanje i prenijeti ih u internet bankarstvo.

Pogledajte postupak plaćanja ulaznog računa na primjeru:

	Slika 28: Predogled računa, koji još nije plaćen

Iz ulaznog računa možemo generirati nalog za plaćanje, ako smo prethodno pri unosu osnovnih podataka o računu [1.3], u polju Način uplate zadali uplata na transak. račun.

Unutar računa kliknemo na gumb Plaćanje - Plaćanje računa i otvoriti će se maska za unos osnovnih podataka o nalogu za plaćanje:

	Slika 29: Maska za unos podataka za izradu naloga za plaćanje ulaznog računa

Klikom na gumb Dodaj nalog za plaćanje, kreirati će se zbirni paket, kojemu možemo pristupiti u modulu Banka. Ako u evidenciji naloga za plaćanje postoje zbirni nalozi koje još nismo zatvorili, tada imamo i mogućnost nove naloge dodati na već postojeće.

Naloge za plaćanje možemo izvoziti iz programa i generirati datoteke u FINA formatu, koje možemo proslijediti u banku na plaćanje (datoteku FINA uvozimo u program internet bankarstva i izbjegnemo ručno pretipkavanje podataka).

 

1.13. Masovno knjiženje ulaznih računa

Ako je uz redni broj računa prikazana žuta lampica, ona označava da račun još nije knjižen u glavnu knjigu. Crveno obojena pozadina u retku s podacima o računu predstavlja nedostatke pri unosu (npr. nedostaju zaračunate stavke, konto, račun nije plaćen,...)

Ulazni račun možemo knjižiti tek nakon pravilnog popunjavanja svih polja za unos podataka.

Klikom na redni broj računa u evidenciji, otvoriti će se stranica s prikazom svih podataka koje smo upisali za taj račun i na kojoj možemo provjeriti nedostajuće podatke:

	Slika 30: Na predogledu računa je vidljivo upozorenje da nedostaje konto za knjiženje stavke (poslovnog događaja)

Ako kliknemo na poveznicu , otvoriti će se maska za unos/dopunu podataka o stavki prometa, unutar koje možemo upisati nedostajući podatak (konto).

Upisane podatke potvrdimo klikom na gumb U redu i spremimo klikom na gumb u alatnoj traci.

Nakon pravilnog unosa svih potrebnih podataka i konta, ulazni račun je spreman za knjiženje u glavnu knjigu.

Program omogućuje knjiženje više ulaznih računa odjednom. Masovno knjiženje možemo pokrenuti na stranici za pregled i pretraživanje računa, klikom na izbornik |Više |Knjiženje prikazanih dokumenata:

	Slika 31: Pokretanje masovnog knjiženja ulaznih računa

Kada pokrenemo masovno knjiženje, otvoriti će se stranica na kojoj će biti prikazan popis ulaznih računa, pripremljenih zaknjiženje u glavnu knjigu. Unutar tog popisa na raspolaganju je i opcija odznačavanja računa iz daljnjeg postupka knjiženja (takvi će računi ostati zabilježeni kao neknjiženi i moći ćemo ih naknadno knjižiti).

	Slika 32: Izbor ulaznih računa za knjiženje

Klikom na gumb Knjiženje izbaranih računa potvrđujemo knjiženje računa. Kreirati će se temeljnica s podacima o knjiženjima:

	Slika 33: Automatsko knjiženje ulaznih računa na temeljnicu

Klikom na gumb Spremi temeljnicu pohranjujemo u glavnu knjigu i potvrđujemo knjiženje računa.

Knjiženje ulaznih računa je u potpunosti automatizirano. Kod izbora konta za knjiženje obveze do dobavljača u obzir se uzimaju postavke automatskog knjiženja i vrsta dobavljača (domaći, inozemni,...). Kod izbora konta za knjiženje poslovnog događaja, u obzir se uzima konto, upisan unutar stavke ulaznog računa. Kod izbora konta za PDV, u obzir se uzima konto određen u postavkama automatskog knjiženja.

 

1.14. Primjeri unosa prema tipu ulaznog računa

 

1.14.1. Unos ulaznog računa za nabavu vozila i goriva

Pri nabavi osobnih automobila i drugih sredstava za osobni prijevoz nije moguć odbitak cijelog iznosa pretporeza iskazanog na računima dobavljača, a isto tako postoje i posebnosti u iskazivanju takvih računa u obračunu PDV. Iz tog je razloga pri unosu stavke računa potrebno koristiti sljedeći postupak:

	Slika 34: Unos stavke ulaznog računa u slučaju nabave vozila i goriva

Kliknemo na gumb Unos stavke prometa ili na poveznicu kliknite ovdje za unos podataka o zaračunanim stavkama. U prvom retku maske izaberemo u padajućem izborniku opciju Nabava osobnih automobila i drugih sredstava za osobni prijevoz.

Program će automatski popuniti polje za unos % odbitka pretporeza.

Popunimo preostala polja za unos stavke (naziv/opis, osnovica, konto, stopa PDV) i potvrdimo unos klikom na gumb U redu.

Na temelju ovakvog načina unosa UR, prilagođava se automatsko knjiženje i obračun PDV, u kojem je dio iznosa osnovice računa dodatno iskazan i u polju VIII.1.1.2. obrasca PDV.

 

1.14.2. Unos ulaznog računa s tuzemnim prijenosom porezne obveze

Kada unosimo ulazni račun od tuzemnog dobavljača s naznakom prijenosa porezne obveze, potrebno je definirati tip računa i označiti samooporezivanje:

	Slika 35: Unos ulaznog računa od tuzmenog dobavljača s naznakom o prijenosu porezne obveze

Pri dodavanju stavke računa, potrebno je odabrati vrstu isporuke Primljene isporuke u RH za koje PDV obračunava primatelj (tuzemni prijenos porezne obveze) i označiti pretporez se može odbiti:

	Slika 36: Unos stavke s naznakom o tuzemnom prijenosu porezne obveze

 

1.14.3. Unos ulaznog računa iz EU

Postupak unosa ulaznih računa od dobavljača iz EU sastoji se od sljedećih nekoliko koraka:

• unos svih obaveznih podataka o dobavljaču [1.14.3.1] u šifrarnik partnera,
• provjera točnosti upisanih podataka putem VIES sustava [1.14.3.2],
• unos/prijepis podataka sa računa za stjecanje dobara iz EU [1.14.3.3],
• unos/prijepis podataka sa računa za primljene usluge iz EU [1.14.3.4].

Detaljniji opis pojedinačnog koraka možete pročitati klikom na poveznicu u pojedinačnom retku.

 

1.14.3.1. Obavezni podaci o dobavljaču

Unosu računa primljenog od dobavljača iz EU prethodi važan zadatak - unos svih potrebnih i što je najvažnije, točnih podataka o dobavljaču u šifrarnik partnera.

Pri unosu podataka o dobavljaču iz EU obavezno upišemo:

• državu dobavljača,
• je li u sustavu PDV,
• PDV ID broj.

U slučaju da jedan od navedenih podataka nedostaje ili je pogrešno upisan, to se može odraziti npr. neobuhvaćanjem računa u obrazac PDV-S stoga budite oprezni da upišete sve relevantne podatke.

Na koje podatke ne smijemo zaboraviti pri unosu dobavljača iz EU u šifrarnik, prikazano je na sljedećoj slici:

	Slika 37: Dodatno obavezni podaci pri unosu dobavljača iz EU

 

1.14.3.2. Provjera podataka putem VIES sustava

U programu je na raspolaganju praktična funkcionalnost za provjeru točnosti PDV ID broja upisanog u podacima poslovnog partnera. Riječ je o automatskom povezivanju aplikacije e-računi sa VIES sustavom.

Provjeru točnosti podataka putem VIES sustava možemo pokrenuti iz maske za pregled podataka o partneru, klikom na izbornik |Više |Provjera PDV ID broja u VIES-u:

	Slika 38: Pokretanje provjere podataka o partneru u sustavu VIES

Po završetku obrade, prikazuju se podaci o partneru kao i status valjanosti upisanog PDV ID broja:

	Slika 39: Podaci o partneru, dostupni u sustavu VIES

 

1.14.3.3. Stjecanje dobara iz EU

Pri unosu računa, primljenog od dobavljača iz EU za stjecanje dobara, potrebno je definirati tip računa Promet unutar EU. Obavezno je označiti i Samooporezivanje:

	Slika 40: Unos ulaznog računa za stjecanje dobara iz EU

Kada dodajemo stavku ulaznog računa, potrebno je definirati vrstu isporuke Stjecanje dobara unutar EU, označiti da se pretporez može odbiti i definirati stopu PDV-a:

	Slika 41: Dodavanje stavke na ulazni račun

 

1.14.3.4. Primljene usluge iz EU

Pri unosu računa, primljenog od dobavljača iz EU za primljene usluge, potrebno je definirati tip računa Promet unutar EU. Obavezno je označiti i Samooporezivanje:

	Slika 42: Unos ulaznog računa za primljene usluge iz EU

Kada dodajemo stavku ulaznog računa, potrebno je definirati vrstu isporuke Primljene usluge iz EU, označiti da se pretporez može odbiti i definirati stopu PDV-a:

	Slika 43: Dodavanje stavke na ulazni račun

 

1.14.4. Unos primljenog računa na primjeru

Postupak unosa ulaznog računa najlakše ćete shvatiti na primjeru. Recimo, da smo primili račun za savjetovanje i izradu poslovne dokumentacije po ugovoru (vidi sliku):

	Slika 44: Preslika podataka iz ulaznog računa u masku za unos

Unos ulaznog računa započinjemo u modulu |Nabava |Ulazni računi', klikom na gumb Unos ulaznog računa. U masku za unos podataka upišemo osnovne podatke iz zaglavlja računa, kao što je prikazano na slijedećoj slici:

	Slika 45: Unos osnovnih podataka o ulaznom računu na primjeru

Podatke iz ulaznog računa upišemo u odgovarajuća polja za unos ulaznog računa. Na ulaznom računu je kao način plaćanja iskazano transakcijski račun, stoga u polju Načina uplate  izaberemo plaćanje na transak. račun br. i upišemo broj bankovnog računa, kojeg je dobavljač naveo na računu.

Pravilan izbor dobavljača i pravilan unos načina uplate utječu na pravilno knjiženje ulaznih računa, jer program na temelju tih podataka izabire konto za knjiženje obveze do dobavljača. Npr. program samostalno utvrđuje, da se obveza do domaćih dobavljača knjiži na konto 2200, a gotovinski materijalni računi na npr. konto 2551.

Po unosu osnovnih podataka sa zaglavlja računa, upišemo i podatke o zaračunatim stavkama, koji su osnova za knjiženje. Stavku unosimo klikom na gumb Unos stavke prometa:

	Slika 46: Unos stavki prometa računa

U polju Vrsta isporuke  odredimo vrstu prometa za PDV, koji se koristi za obračuna PDV, ispis knjige ulaznih računa i knjiženje (posebno u slučaju prijenosa porezne obveze).

Označimo može li se pretporez odbiti i odredimo stopu PDV-a. U slučaju ako se iznos PDV-a, prikazan na računu, ne podudara s izračunatim prema izbranoj stopi, upišemo točan iznos PDV-a, kojeg je obračunao dobavljač. U polje Konto  upišemo konto za knjiženje poslovnog događaja. Unos konta nije obavezan; račune možemo kontirati kasnije odnosno za vas ih kontira vanjsko računovodstvo.

Unos potvrdimo klikom na gumb U redu.

Ako je na primljenom računu evidentirano više stavaka, tada ih unosimo redom, sve dok ne upišemo i zadnju stavku.

	Slika 47: Predogled upisanih zaračunatih stavki prometa

U pregledu ulaznih računa svijetiljka upozorava, da ulazni račun još nije knjižen u glavnu knjigu. Dodatno, crveno obojena pozadina upozorava, da unos primljenog računa još nije završen. Crvenom bojom program upozorava u dva slučaja:

• Svota zaračunatih stavki se ne podudara s ukupnim zaračunatim iznosom za uplatu.
• Konto troška na kojeg se knjiži stavka ulaznog računa nije upisan.

U slučaju ponavaljajućeg unosa mjesečnih računa je dovoljno, da ulazni račun kontirate samo jednom te nakon toga svaki mjesec korištenjem gumba kopirate ulazni račun proteklog mjeseca u tekući mjesec i pripišete mu nove podatke iz zaglavlja računa.

 

2. Pregled i pretraživanje primljenih knjižnih odobrenja

U modulu |Nabava |Primljena OK odobrenja možemo pregledavati i pretraživati već postojeće te unositi nove primljene obavijesti o knjiženju odobrenja [2.1].

Za lakši pregled i pronalazak željenog dokumenta, prikaz OK odobrenja u evidenciji možemo ograničiti po različitim kriterijima:

	Slika 48: Pregled i pretraživanje primljenih knjižnih odobrenja

U polja za unos upisujemo sljedeće podatke:

Klikom na redni broj OK odobrenja, otvoriti će se stranica s prikazom detaljnih podataka o odobrenju:

	Slika 49: Predogled podataka primljene OK odobrenja

.

 

2.1. Unos primljenih knjižnih odobrenja

U modulu |Nabava |Primljene OK odobrenja možemo unositi nove primljene obavijesti o knjiženju odobrenja.

Novu primljenu OK odobrenja unosimo klikom na gumb Unos primljene OK odobrenja:

	Slika 50: Maska za unos nove obavijesti o knjiženju odobrenja

Postupak unosa OK odobrenja je identičan postupku unosa običnog primljenog računa [1.3].

Kako se OK odobrenje odnosi na primljeni ulazni račun (djelomični ili potpuni storno ulaznog računa), potrebno ga je s tim računom povezati i račun zatvoriti (umanjimo obvezu do dobavljača, storniramo potraživanje za pretporez i storniramo eventualno knjiženji trošak tj storniramo iznos na kontu koji smo odredili kao konto poslovnog događaja pri knjiženju računa).

Ako smo u evidenciju ulaznih računa [1] upisali ulazni račun za koji smo primili OK odobrenje, tada se možemo poslužiti opcijom automatskog generiranja OK odobrenja iz ulaznog računa i time ubrzati postupak unosa OK odobrenja u evidenciju.

Za pokretanje automatskog generiranja OK odobrenja najprije potražimo ulazni račun u evidenciji. Klikom na redni broj računa otvorimo predogled podataka o ulaznom računu.

Unutar računa kliknemo na gumb Ispostavi iz dokumenta - Kopiraj u primljenu obavijest o knjiženju odobrenja:

	Slika 51: Kopiranje podataka iz ulaznog računa u masku za unos OK odobrenja

Podaci ulaznog računa će biti prenijeti u masku za unos OK odobrenja. Na OK odobrenju će biti prikazan podatak o veznom ulaznog računu, a na ulaznom računu će biti prikazan podatak o veznom OK odobrenju. Time je znatno olakšano praćenje nastanka dokumenata, evidentiranih u programu:

	Slika 52: Na OK odobrenju je prikazan podatak o ulaznom računu na kojeg se odnosi

 

3. Primljeni računi za dani predujam

 

4. Narudžbe dobavljačima

 

5. Primljene ponude

 

6. Jedinstvena carinska deklaracija (JCD)

PDV obračunan pri uvozu možemo odbiti kao pretporez ukoliko posjedujemo jedinstvenu carinsku deklaraciju (JCD) unutar koje smo navedeni kao primatelj ili uvoznik dobara, a u kojoj je iskazan iznos PDV-a kojeg je potrebno platiti, ili je omogućen izračun tog iznosa. Pretporez možemo odbiti u obračunskom razdoblju u kojem smo zaprimili JCD.

U skladu s navedenim, u programu e-računi je podržan:

• unos primljenih JCD-a u evidenciju [6.1],

• automatsko knjiženje i prijenos JCD u obračun PDV-a [6.2].

 

6.1. Unos nove JCD

Za unos JCD u evidenciju otvorimo modul |Nabava |Jedinstvene carinske deklaracije (JCD) i kliknemo na Unos nove JCD. Otvara se sljedeća maska za unos podataka:

	Slika 53: Maska za unos nove jedinstvene carinske deklaracije

Na temelju upisanih JCD podržano je automatsko knjiženje  i automatski prijenos podataka u obračun PDV-a [6.2].

 

6.2. Knjiženje JCD-a i prijenos u obračun PDV-a

Po unosu jedinstvene carinske deklaracije (JCD) [6.1] u evidenciju modula |Nabava, podržano je automatsko knjiženje kao i prijenos dokumenta u obračun PDV-a.

Za knjiženje JCD u glavnu knjigu potrebno je unutar dokumenta kliknuti na gumb Knjiženje. Dokument će automatski biti obuhvaćen u obračunu PDV-a kojeg generiramo putem modula |Financije |Obračun PDV-a. Pretporez možemo odbiti u obračunskom razdoblju u kojem smo zaprimili JCD pa će tako JCD biti obuhvaćen u obračunu PDV-a u skladu s upisanim datumom primitka JCD.

Izravno na JCD dobivamo na uvid konta na koja je knjižen te kako je iskazan u obračunu PDV-a:

	Slika 54: Mogućnosti daljnje obrade JCD

 

7. Arhiviranje primljenih dokumenata

U programu e-računi na raspolaganju je mogućnost elektroničkog arhiviranja cjelokupne poslovne dokumentacije. U nastavku pogledajte opis postupka za elektroničko arhiviranje ulaznog računa.

Za dodavanje privitaka na ulazni račun, potrebno je u alatnoj traci kliknuti na gumb . Otvoriti će se stranica unutar koje ćemo klikom na gumb Pretraži potražiti dokumente koje smo prethodno pohranili na našem računalu (skeniran dokument ili pak dokument u PDF formatu) i uvoziti u program:

	Slika 55: Postupak dodavanja privitaka (original dokumenata) ulaznom računu

Potvrdom uvoza slikovne datoteke, ulaznom će računu biti priložen original dokument. Privitak možemo povećati, umanjiti, ispisati, obrisati ili pak preuzeti i spremiti na računalo (npr. ako imate vanjsko računovodstvo, na ovaj način knjigovođa može preuzeti original dokumenta, stoga ga ne morate fizički dostavljati u računovodstvo):

	Slika 56: Prikaz priloženog skeniranog računa

Elektroničkim ahriviranjem izbjeći ćete mogućnost gubitka poslovne dokumentacije tj. imati na uvid original dokumente i u slučaju ako ste vaše ulazne račune dostavili u računovodstvo ili ako iz nekog drugog razloga ne raspolažete originalima.

Kako evidenciji ulaznih računa možete pristupiti online, s bilo kojeg računala, tableta ili pametnog telefona, imati ćete mogućnost uvida u ulazne račune u bilo kojem trenutku će to biti potrebno, bez traženja i pregledavanja dokumenata po registratorima.

 

8. OCR obuhvat podataka sa primljenih računa

Program omogućuje automatski obuhvat podataka sa skeniranih i drugih dokumenata u formatu PDF ili JPEG. Dokumenti formata PDF i JPEG mogu biti obuhvaćeni pomoću skenera ili kamerom mobilnog uređaja. OCR obuhvat podataka provodi se u knjizi primljene pošte, pri čemu dolazi do učitavanja podataka sa slikovnog dokumenta o dobavljaču i iznosima računa, koji se zatim dodaje kao privitak postojećem unosu u knjizi primljene pošte.

	Slika 57: Shema protoka podataka u knjizi primljene pošte

Obrada OCR odvija se u pozadini. U tijeku obrade nije moguća likvidacija zapisa.

8.1 Postavke knjige primljene pošte za OCR

	Slika 58: Postavke knjige primljene pošte za obradu OCR

Pojašnjenje postavki knjige primljene pošte za OCR:

8.2 Kako predati dokument u zahtjev za obradu OCR

Ako ne zadamo automatsku OCR obradu prilikom primitka dokumenata u knjigu primljene pošte, tada moramo naknadno poslati dokument u OCR. Dokument možemo poslati u obradu OCR na dva načina:

1. pri proslijeđivanju dokumenta u knjigu primljene pošte upotrijebimo oznaku +OCR. Primjer: ako je adresa naše knjige primljene pošte 1234567891011@e-racuni.com i želimo da se po primitku dokumenta provede obrada OCR, tada dokument šaljemo na e-mail adresu 1234567891011+OCR@e-racuni.com. To znači da uobičajenoj adresi e-pošte dodamo niz "+OCR".

2. ako je dokument zaprimljen na uobičajen način, tada ga možemo poslati u OCR klikom na opciju |Pošalji u obradu OCR. Pogledajte sliku dolje:

   

8.3 Što učiniti ako OCR pogrešno učita podatke sa računa?

Optičko prepoznavanje teksta (OCR) radi na temelju računalnih algoritama, koji temelje na strojnom učenju i statističkoj obradi velike količine podataka. Prilikom čitanja skeniranih dokumenata, može se za određene vrste računa dogoditi pogrešna interpretacija tj. čitanje podataka sa skeniranog dokumenta.

U takvim situacijama savjetujemo da koristite mogućnost slanja povratne informacije klikom na poveznicu prikazanoj na sljedećoj slici. Tako ćete obavjestiti pružatelja OCR obrade o potrebnom poboljšanju prepoznavanja računa, za konkretni primjer vašeg računa. Uz vašu će pomoć automatsko prepoznavanje podataka postati sve bolje i pouzdanije.

	Slika 59: Prijava grešaka pri čitanju skeniranih dokumenata

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024