Povezivanje s online računovodstvenim uredom

Kao korisnik programa e-racuni.hr imate mogućnost povezivanja s online računovodstvenim uredom koji pruža uslugu vođenja računovodstva u oblaku u programu e-racuni.hr.

Osnovna svrha programa je centralno vođenje poslovnih evidencija na jednom mjestu. Program naime omogućuje da poduzetnik i izabrani računovođa pristupaju istoj bazi podataka, svatko sa svojim korisničkim pristupom, čime štede vrijeme i izbjegavaju troškove nepotrebnih prijenosa podataka u druge računovodstvene programe. Ukoliko još nismo izabrali računovodstveni ured za vođenje naših računovodstvenih evidencija, sasvim se jednostavno možemo povezati s računovođom koja za vođenje računovodstva koristi upravo program e-računi.

U te svrhe je na početnoj stranici odmah po prijavi u program dostupan pokazatelj s kartom računovodstvenih ureda na kojoj možemo potražiti računovodstvo u našoj okolici i povezati se s izabranim računovodstvom:

Slika 1: Pokazatelj s kartome računovodstvenih ureda koji pružaju uslugu online računovodstva u programu e-računi

Funkcionalnost povezivanja s računovodstvenim uredom dostupna je i u modulu |Postavke |Moj račun.

U nastavku je kroz 3 koraka predstavljen postupak povezivanja s online računovodstvom koje će za vas voditi računovodstvo izravno u programu e-racuni.hr:

Slanje zahtjeva od strane poduzetnika izabranom računovodstvenom uredu [1]

Prihvat zahtjeva poduzetnika za povezivanjem od strane računovodstva [3]

Konačna potvrda povezivanja sa izrabranim računovodstvom od strane poduzetnika [4]

Suradnja s računovodstvenim uredom koji pruža uslugu vođenja računovodstva u programu e-racuni.hr, donosi vam brojne prednosti. Računovodstvo obrađuje vaše dokumente izravno u e-računima gdje ste ih i izdali, ali i zaprimili (izvodi, ulazni računi,...). Svi poslovni podaci tvrtke vode se na jednom mjestu čime štedite vrijeme i novac na nepotrebne prijenose podataka u druge računovodstvene programe.

1. Kako potražimo online računovodstveni ured?

Želimo li započeti suradnju s računovodstvenim uredom, koji pruža uslugu vođenja računovodstva u oblaku izravno u programu e-računi, kliknemo na prikaz karte s popisom online računovodstvenih ureda unutar pokazatelja Tražite online računovodstvo? na početnoj stranici ili u modulu |Postavke |Moj račun:

Slika 2: Pregled online računovodstvenih ureda na karti

Otvara se karta putem koje potražimo računovodstveni ured. Klikom na rezultat pretrage, na uvid dobivamo kontaktne podatke našeg budućeg računovodstva pa ih možemo kontaktirati i/ili poslati unikatni identifikator za pristup našoj bazi podataka.

Slika 3: Karta računovodstvenih ureda

2. Kako poslati ID za povezivanje izabranom računovodstvu?

Za povezivanje s online računovodstvenim uredom, kliknemo na gumb Poveži se s računovođom:

Slika 4: Povezivanje s online računovodstvom

U ovom se trenutku kreira ID vaše baze podataka, valjanost kojeg je 3 dana.

Slika 5: Generiranje ID za pristup bazi podataka

Klikom na gumb Pošalji email računovodstvu otvara se maska unutar koje možemo izabrati online računovodstveni ured iz postojećeg popisa (npr. kliknemo na strelicu na kraju retka u polju E-mail primatelja) i poslati e-mail poruku sa unaprijed pripremljenim tekstom i svim za računovođu potrebnim podacima. Tekst e-mail poruke možete prema potrebi i dopuniti:

Slika 6: Slanje upita prema izabranom računovodstvenom uredu

Ovime je postupak slanja upita/zahtjeva za vođenjem računovodstva u oblaku izabranom računovodstvenom uredu završen. Preostaje pričekati da računovodstvo odgovori na upit za suradnjom [3].

Kada računovodstveni ured prihvati naš zahtjev, moramo ga u roku 3 dana finalno potvrditi [4].

3. Kako prihvatimo zahtjev poduzetnika za vođenjem računovodstva i dodamo tvrtku u našu bazu?

Ukoliko prihvatimo zahtjev poduzetnika za vođenjem računovodstva u programu e-računi, putem kojeg nam je poduzetnik poslao i ID za pristup postojećoj bazi podataka [1], tada novog klijenta dodajemo u našu evidenciju na sljedeći način:

otvorimo modul |Postavke |Administriranje tvrtki,

kliknemo na gumb Poveži se i dodaj postojeću organizaciju - bazu podataka:

Slika 7: Povezivanje s organizacijom koja traži usluge računovodstva u oblaku

Otvara se maska u koju upišemo podatke zaprimljene od klijenta, za preuzimanje postojeće baze podataka:

upišemo OIB organizacije,
upišemo ID oznaku za pristup postojećoj bazi organizacije,
izaberemo način plaćanja pretplate za organizaciju koju preuzimamo.

Slika 8: Unos podataka za povezivanje sa postojećom bazom novog klijenta

U ovom trenutku biramo način obračuna pretplate za korištenje programa za organizaciju koju preuzimamo i dodajemo u našu evidenciju. Na raspolaganju su dvije opcije:

vlasnik baze podataka mora sam platiti pretplatu; računovodstvenom uredu se iznos pretplate ne mijenja po preuzimanju novog klijenta.

preuzet ćemo plaćanje pretplate za dodatnu organizaciju i korisničke račune; računovodstvenom uredu se povećava iznos pretplate za dodatnu organizaciju i korisnike.

Klikom na Prihvati zahtjev za povezivanjem prihvaćamo zahtjev novog klijenta za povezivanjem i čekamo na njegovu konačnu potvrdu zahtjeva [4].

Slika 9: Prihvat zahtjeva novog klijenta za vođenjem računovodstva u oblaku

4. Konačna potvrda povezivanja naše baze s računovodstvenim uredom

Po slanju zahtjeva računovodstvenom uredu [1] i dogovoru svih uvjeta suradnje, računovodstveni ured prihvaća naš zahtjev [3] za vođenjem računovodstva, kojeg moramo finalno potvrditi i time za izabranog računovođu potvrditi pristup našoj bazi podataka.

Obavijest o prihvatu zahtjeva od strane računovođe vidjet ćemo odmah prilikom prve sljedeće prijave u program.

ukoliko je naš računovodstveni ured potvrdio suglasnost za preuzimanje naše pretplate, prikazati će nam se sljedeća obavijest: :

Slika 10: Računovodstveni ured pristaje plaćati našu pretplatu

U postupku potvrđivanja pristupa računovođi do naše baze, izabrati moramo način povezivanja i odrediti tko će biti vlasnik baze podataka kao i način obračuna pretplate, stoga predlažemo da odgovorno i detaljno pročitate sve mogućnosti:

Želimo sačuvati vlastiti pretplatnički status te zadržati vlasništvo i kontrolu naš našim podacima - opcija nam omogućuje da u bilo kojem trenutku računovođi blokiramo pristup do naše baze

Računovodstvo preuzima plaćanje pretplate, želimo ostati vlasnici baze podataka. Računovodstvu možemo u svakom trenutku blokirati pristup i prenijeti podatke na drugo računovodstvo - opcija nam omogućuje da u svakom trenutku računovođi blokiramo pristup do naše baze i podatke prenesemo na drugi računovodstveni ured

Računovodstvo preuzima plaćanje pretplate, odričemo se vlasništu i kontroli nad podacima - u ovom slučaju će za prijenos podataka u drugi računovodstveni ured ili na vlastitu pretplatu biti potrebno dopuštenje (punomoć) računovođe, kojem smo dopustili pristup do naše baze.

Ukoliko računovodstveni ured nije suglasan preuzeti plaćanje naše pretplate, prilikom prijave u program prikazati će nam se sljedeća obavijest:

Slika 11: Računovodstveni ured ne pristaje plaćati našu pretplatu

Kao što je prikazano na slikama gore, u ovom koraku možemo potvrditi pristup računovođi ali ga i opozvati.

U slučaju opoziva pristupa računovođi, isti neće imati pristup našoj bazi, no moći ćemo u svakom trenutku ponoviti postupak povezivanja sa drugim računovođom.

Odluku možemo privremeno i odgoditi klikom na poveznicu Preskoči, odlučiti ću kasnije. Obavijest o prihvatu zahtjeva od strane računovođe ponovno će nam se prikazati prilikom sljedeće prijave u program.

Ako u roku od 3 dana ne odgovorimo tj. ne omogućimo pristup računovođi, ID naše baze podataka više neće biti važeći, pa će biti potrebno ponoviti slanje zahtjeva za povezivanje s izabranim računovodstvom.

Ako smo potvrdili pristup vanjskom računovođi do naše baze, imati ćemo mogućnost uvida u status pretplate i plaćanja [5] te uvid u popis korisnika kojima je računovodstvo omogućilo pristup našoj bazi.

5. Pregled pretplatničkog statusa i plaćanja pretplate

Nakon potvrde pristupa izabranom računovođi do naše baze podataka, imamo mogućnost pregleda našeg pretplatničkog statusa kao i uvid u popis korisnika računovodstvenog ureda koji imaju pristup do naše baze te pregled plaćanja pretplate:

Slika 12: Pregled pretplatničkog statusa i plaćanja pretplate

Pregled izdanih računa i plaćanja pretplate imaju samo korisnici sa dodijeljenom korisničkim pravom unutar Administiranje:

Slika 13: Korisnička ovlast potrebna za pregled izdanih računa i plaćanja pretplate

Vanjskom računovođi možemo u svakom trenutku blokirati pristup do naše baze klikom na gumb Ukloni pristup računovodstvu

Klikom na gumb za opoziv pristupa računovodstvu, program će tražiti potvrdu blokade pristupa u obliku upozorenja, kao što prikazuje slika dolje:

Slika 14: Opoziv pristupa računovođi do naše baze

Računovođi možemo blokirati pristup do naše baze samo u slučaju ako smo računovođi omogućili pristup putem jedne od sljedećih dviju opcija:

Ako smo računovođi omogućili pristup našoj bazi podataka odabirom jedne od ovih dviju opcija, tada u svakom trenutku možemo računovođi blokirati pristup

Slika 15: Ako smo računovođi omogućili pristup našoj bazi podataka odabirom jedne od ovih dviju opcija, tada u svakom trenutku možemo računovođi blokirati pristup

Nakon što računovodstvenom uredu blokiramo pristup do baze naše organizacije, povezati se možemo sa drugim računovodstvenim uredom ili ponoviti povezivanje sa istim računovođom, npr ukoliko želimo promjeniti način plaćanja pretplate. To učinimo ponovnom slanjem zahtjeva za povezivanje prema računovođi.