Slanje opomena i naplate potraživanja

1. Automatsko opominjanje putem e-pošte ili SMS-a

Automatsko opominjanje je programska funkcionalnost koja periodično provjerava stanje dospijelih, otvorenih potraživanja i primljenih uplata na izdanim računima i putem e-pošte i/ili SMS poruka opominja kupce (dužnike) na obvezu plaćanja izdanih računa. Automatsko opominjanje radi bez posredstva korisnika.

1.1 Aktivacija i postavke automatskog opominjanja

Automatsko slanje opomena podešavamo i aktiviramo u postavkama tvrtke, u izborniku |Postavke |Postavke tvrtke |Procesi i integracija |Opominjanje. Osnovne postavke prikazuje sljedeća slika:

Slika 1: Aktivacija i postavke automatskog opominjanja

U osnovnim postavkama aktiviramo automatsko opominjanje i zadajemo, želimo li opominjati putem e-pošte ili putem SMS poruka. Za svaki način slanja zadajemo sat slanja opomena. Isto tako možemo zadati, da se opomene šalju samo radnim danima.

Pri slanju putem e-pošte može se unijeti adresa e-pošte pošiljatelja opomene. Pri slanju putem SMS-a trenutno nije moguć odabir imena pošiljatelja pa se zato sve SMS poruke šalju u imenu pošiljatelja "racuni.com". Slanje odgovora na SMS nije moguće.

Opomene je moguće istovremeno slati putem e-pošte i SMS. Ako želite da se svaka opomena šalje na e-mail adresu i putem SMS-a istovremeno, tada morate zadati isti sat slanja za oba dva načina slanja opomena, i u podacima kupca upisati oba kontaktna podatka (mobitel i e-mail). U slučaju da se sat za slanje e-pošte i SMS opomena razlikuje, opomena će biti poslana samo na onu kontaktnu adresu kupca, koja je na raspolagnaju pri prvom slanju opomene.

U postavkama opominjanja zadajemo i kriterije, kada se šalje prva i kada se šalju opomene koje slijede. Ta pravila važe kao preuzeta na nivou tvrtke.

Program prati vremenske rokove, zadane za slanje opomena. Ako se prva opomena iz različitih razloga šalje tek 30 dana po dospijeću računa, program će 2. opomenu slati barem toliko dana kasnije, kolika je razlika u broju dana između prve i druge opomene u postavkama automatskog opominjanja.

1.2 Postavke opominjanja na nivou kupca

Postavke opominjanja možemo zadati za svakog kupca pojedinačno. Polja za unos postavki opominjanja na kupcu prikazuje sljedeća slika:

Slika 2: Postavke automatskog opominjanja na kupcu

Najvažnije je u podacima kupca upisati adrese e-pošte i brojeve mobilnih telefona. Ako želimo slati opomene na posebne adrese (npr. adresa računovodstva), tada tu adresu upišemo u rubriku, namjenjenu kontaktnim adresama za opominjanje.

Važno je i da ste pozorni na to, da se opomene šalju automatski samo onim kupcima, u podacima kojih ste aktivirali tu opciju.

1.3 Postavke tekstova za opomene putem e-pošte i SMS

Program omogućuje unos željenog teksta opomena za e-poštu ili SMS poruke odvojeno po vrstama opomene i jeziku opomene. Stranci se uvijek šalje opomena u jeziku u kojem joj je prethodno bio izdan račun.

Slika 3: Postavke tekstova za opomene po e-pošti i SMS

Tekstove opomena možemo dopuniti s istim varijablama, koje se koriste za preuzete tekstove u postavkama ispisa računa. Dodatne varijable za opomene su:

$DATE$	Tekući datum.
$DOC_NO$	Broj računa na kojeg se odnosi opomena.
$DOC_DATE$	Datum računa na kojeg se odnosi opomena.
$DOC_AMOUNT_DUE$	Otvoreni tj. neplaćen iznos računa.
$DOC_AMOUNT$	Cjelokupan iznos računa.
$DOC_DUE_DATE$	Datum dospijeća računa.
$CONTACT_PHONE$	Kontaktni broj telefona.
$CONTACT_EMAIL$	Kontaktna adresa e-pošte.
$DATE_PLUS8$	Korisno za rok plaćanja, predstavlja 8 dana po datumu opomene.
$COMPANY_NAME$	Naziv naše tvrtke.
$COMPANY_SIGNATURE$	Naziv in sjedište tvrtke, uključujući kontaktne podatke za potpis u e-pošti.

1.4 Pregled poslanih opomena

Sve poslane opomene pohranjuju se u podatkovnu bazu i dostupne su na uvid u izborniku |Financije |Opomene.

Evidenciju opomena, poslanih putem e-pošte možemo vidjeti i na pregledu e-pošte poslane iz programa.

Opomene putem poruka SMS su dodatno dostupne na uvid iz pregleda poslanih SMS poruka.

Uvjet za pravilno funkcioniranje automatskog opominjanja kupaca je redovno knjiženje uplata kupaca. Uplate kupaca moraju biti ili knjižene u saldakontima glavne knjige ili zabilježene kao plaćanja na izdanim računima.

U slučaju ako uplate nisu redovno evidentirane, automatsko opominjanje NEĆE raditi pravilno i vaše će stranke primati opomene iako je račun već plaćen, jer uplatu niste evidentirali u programu.