Registar osnovnih sredstava

U modulu |Financije |Registar osnovnih sredstava možemo voditi kompletnu evidenciju osnovnih sredstava i sitnog inventara. Prikaz podataka u evidenciji možemo ograničiti po željenim kriterijima, koja upisujemo u polja prikazana na slici dolje:

Slika 1: Pregled i pretraživanje osnovnih sredstava

Upišemo inventarni broj traženog osnovnog sredstva
Upišemo naziv traženog osnovnog sredstva
Upišemo količinu
Upišemo nabavnu vrijednost traženog osnovnog sredstva (u slučaju, kada je količina viša od 1, za nabavnu vrijednost se upiše zbroj cijele količine OS)
Upišemo datum nabave
Odredimo status traženog osnovnog sredstva

Za pregled podataka o pojedinčanom osnovnom sredstvu, kliknemo na inventarni broj ili naziv OS:

Podatke o osnovnom sredstvu možemo mjenjati klikom na gumb Izmijeni u alatnoj traci.

Ako u registar želimo dodati novo osnovno sredstvo, to možemo učiniti klikom na gumb Novo osnovno sredstvo. Otvariti će se sljedeća maska za unos podataka:

Slika 3: Unos novog osnovnog sredstva

U polja za unos upišemo sljedeće podatke:

Inv. broj	Upišemo inventarni broj osnovnog sredstva.
Naziv	Upišemo naziv osnovnog sredstva.
Količina	Upišemo količinu osnovnog sredstva.
Nabavna vrijednost	Upišemo nabavnu vrijednost bez PDV, ako imamo pravo na povrat pretporeza. U suprotnome upisujemo nabavnu vrijednost sa PDV-om. U slučaju odbitnog udijela upišemo vrijednost, kojoj pribrojimo neodbitni PDV. Kada je količina veća od 1, tada se u polje nabavne vrijednosti upisuje zbroj.
Datum nabave	Upišemo datum nabave osnovnog sredstva.
Datum stavljanja u uporabu	Upišemo datum stavljanja osnovnog sredstva u uporabu.
Amortizacijska skupina	Klikom na izaberemo amortizacijsku skupinu za obračun amortizacije tog osnovnog sredstva.
Gdje se nalazi	Upišemo lokaciju osnovnog sredstva.
Odgovorna osoba	Upišemo osobu, odgovornu za osnovno sredstvo.
Mjesto troška	Klikom na izaberemo mjesto troška, na koje želimo vezati osnovno sredstvo.
Konto	Klikom na izaberemo konto, na kojeg se veže osnovno sredstvo(0400).
Status	Klikom na odredimo status osnovnog sredstva. Aktivan je u slučaju, kada osnovno sredstvo aktivno stavimo u uporabu.

V poljima, označenim crvenom zvijezdicom , unos podataka je obavezan.

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu.

1. Uvoz osnovnih sredstava iz Excela

U modul |Financije |Registar osnovnih sredstava možemo uvoziti osnovna sredstva iz Excel datoteke. Preduvjet za uspiješan uvoz podataka je prilagodba datoteke zahtjevanoj strukturi za uvoz:

Stupac A	Unos inventarnog broja.
Stupac B	Naziv osnovnog sredstva.
Stupac C	Unos količine.
Stupac D	Unos nabavne vrijednosti.
Stupac E	Unos amortizacijske osnovice (upišemo samo ako se razlikuje od nabavne vrijednosti).
Stupac F	Unos datuma nabave.
Stupac G	Unos datuma stavljanja osnovnog sredstva u uporabu.
Stupac H	Unos šifre stope amortizacije.
Stupac I	Unos godišnje stope amortizacije.
Stupac J	Unos mjesta troška.
Stupac K	Unos neotpisane vrijednosti OS prilikom prijenosa podataka (vrijednost koja se još mora amortizirati).
Stupac L	Unos datuma od kojeg će se amortizirati preostala neotpisana vrijednost osnovnog sredstva.
Stupac M	Konto nabave - dugovni.
Stupac N	Konto amortizacije - dugovni.
Stupac O	Konto amortizacije - potražni.
Stupac P	Datum uništenja.
Stupac Q	Naziv dobavljača.
Stupac R	Lokacija osnovnog sredstva.
Stupac S	Datum izuzimanja.
Stupac T	Status.
Stupac U	Vrsta inventara (Osnovno sredstvo/Sitni inventar), ukoliko je polje prazno uvozi se osnovno sredstvo.
Stupac V	Serijski broj.
Stupac W	Odgovorna osoba.
Stupac X	Šifra odgovorne osobe.
Stupac Y	Lokacijski kod.
Stupac Z	Poslovna jedinica.
Stupac AA	Barkod.
Stupac AB	Razlog otpisa.
Stupac AC	Način izračuna amortizacije (0 - Koristi amortizacijske skupine, 1 - Metoda jednokratnog otpisa (100% otpis) prilikom stavljanju u uporabu, 2 - Metoda 50% otpisa prilikom stavljanju u uporabu i 50% otpisa prilikom izuzimanja, 3 - Metoda kalkulativnog otpisa prema vijeku trajanja).

U prvih 9 stupaca je unos podataka obavezan (osim amortizacijske osnovice).

Primjer datoteke s podacima o osnovnim sredstvima, prilagođene za uvoz u e-račune:

Slika 4: Primjer datoteke za uvoz osnovnih sredstava

Datoteku uvozimo klikom na izbornik |Više |Uvoz registra OS-a iz datoteke:

Slika 5: Prikaz postupka za uvoz datoteke s podacima o osnovnim sredstvima

2. Uvoz osnovnih sredstava iz tablice pomoću čarobnjaka

Želimo li u program unijeti više osnovnih sredstava istvoremeno, na raspolaganju je mogućnost uvoza registra osnovnih sredstava iz datoteke. Popis osnovnih sredstava pripremimo u tablici u formatu Excel ili ODS (OpenOffice tj. LibreOffice) odnosno CSV.

Podaci o preostaloj neotpisanoj vrijednosti i datumu početka obračuna amortizacije u programu su obavezni i važni ako prenosimo registar OS za koja smo već obračunavali amortizaciju u prethodnim razdobljima!

U datoteci možemo označiti godišnju stopu amortizacije sa % ili bez, npr. 20% ili 20.

Uvoz OS iz Excela moguć je putem modula |Financije |Registar osnov. sredstava i sitnog inventara unutar izbornika "Više..." gdje se nalazi opcija za uvoz OS iz Excela (kao što prikazuje slika u nastavku):

Slika 6: uvoz registra OS iz tablice pomoću čarobnjaka

Kada kliknemo na tu opciju otvara se interaktivni čarobnjak za pomoć pri uvozu datoteke. Uvoz se odvija u sljedećim koracima:

1. UVOZ DATOTEKE

Postupak uvoza podataka započinjemo odabirom datotke iz koje želimo uvoziti podatke i potvrdom odabira klikom na gumb Naprijed >:

Slika 7: Izaberemo datoteku iz koje želimo uvoziti registar osnovnih sredstava

2. KONTROLA PODATAKA

Po potvrdi izabrane datoteke na sljedećem se koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.

Na toj stranici zadajemo atribute na koje se odnose podaci iz pojedinačnog stupca u datoteci.

Program pritom iz datoteke čita sadržaj tj. redoslijed stupaca i prikazuje ga u obliku tablice, kao što prikazuje slika:

Slika 8: Prikaz podataka u redoslijedu stupaca iz datoteke

Najprije označimo da li su u prvom retku datoteke iskazani nazivi stupaca i biramo odgovarajući format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

Slika 9: Opće postavke uvoza podataka

Nastavljamo s mapiranjem podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute osnovnih sredstava koje ćemo uvoziti.

Mapiranje zadajemo u redoslijedu najprije za stupac A, zatim B, C, itd. do zadnjeg stupca u datoteci.

Ako smo u stupcu A naše datoteke iskazali inventarne brojeve osnovnih sredstava to ćemo i izabrati kao što prikazuje slika u nastavku i potvrditi klikom na gumb >>

Slika 10: U stupcu A datoteke pohranjeni su inventarni brojevi osnovnih sredstava

Mapiranje podataka o inventarnom broju osnovnih sredstava pohranjuje se u tablicu s desne strane i nastavljamo s mapiranjem zapisa u stupcu B iz naše datoteke. Mapiranje potvrdimo i nastavljamo s mapiranjem stupca C i tako dalje, sve dok ne postavimo mapiranje svih stupaca iz datoteke koje želimo uvoziti u program:

Slika 11: Mapiranje podataka iz stupaca A i B je završeno, nastavak mapiranja zapisa iz stupca C

Po zadavanju pravila mapiranja podataka za sve stupce iz datoteke prelazimo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed >.

Prelazak na sljedeći korak moguć je samo pod uvjetom da smo zadali mapiranje minimalno obaveznih podataka, u suprotnome je gumb Naprijed > onemogućen.

Slika 12: Gumb "Naprijed" je onemogućen sve dok ne postavimo mapiranje svih obaveznih podataka

3. PRETPREGLED I POTVRDA

Otvara se stranica s dodatnim postavkama na kojoj zadajemo što učiniti ukoliko su u datoteci iskazana osnovna sredstva koja još nismo evidentirali u programu:

Slika 13: Dodatne postavke prije potvrde uvoza podataka

Po prilagodbi svih postavki, uvoz potvrdimo klikom na gumb Naprijed > kako je prikazano na slici gore.

Želimo li provjeriti popis osnovnih sredstava koja će biti uvožena prije konačne potvrde uvoza, kliknemo na poveznicu za prikaz redaka kao što prikazuje slika:

Slika 14: Pregled podataka koje ćemo uvoziti u program

4. SAŽETAK UVOZA PODATAKA

Po završenom postupku uvoza program ispisuje sažetak uvoza uz dodatna pojašnjenja:

Slika 15: Sažetak uvoza registra osnovnih sredstava iz datoteke

Uvoz podataka završimo klikom na gumb Završi.

U slučaju kada želimo uvoziti novo osnovno sredstvo, zadati je potrebno mapiranje podataka o inventarnom broju, nazivu osnovnog sredstva, nabavnoj vrijednosti ili amortizacijskoj osnovici te datum nabave ili datum likvidacije (ukoliko uvozimo podatke o likvidiranom osnovnom sredstvu)!

Ako želimo ažurirati / prepisati podatke postojećeg osnovnog sredstva podacima iz datoteke, za uspješan je uvoz potrebno zadati mapiranje podataka o inventarnom broju ili bar kodu tj. serijskom broju tog OS i minimalno jednom podatku kojeg uvozom želimo ažurirati.

3. Promjena vrijednosti OS (revalorizacija)

U slučaju promjene tržišne vrijednosti dugotrajne materijalne imovine (osnovnog sredstva), potrebno je putem modula |Financije |Registar osnovnih sredstava unijeti novo osnovno sredstvo i dodijeliti mu inventarni broj (predlažemo da koristite isti inventarni broj kao na postojećem OS kojem mjenjamo vrijednost uz pripis dodatne oznake/znaka, npr 001_1).

U masci za unos podataka o novom osnovnom sredstvu obavezno popunjavamo polje 'revalorizacija' u kojem iz padajućeg izbornika izaberemo postojeće OS iz našeg šifrarnika za koje iskazujemo promjenu vrijednosti te upišemo razliku u vrijednosti:

Slika 16: Iskazivanje promjene tržišne vrijednosti dugotrajne imovine

Upisati možemo i cjelokupnu novu nabavnu vrijednost osnovnog sredstva, no u tom slučaju je potrebno na osnovnom sredstvu za koje radimo revalorizaciju upisati datum uništenja ili datum izuzimanja. Tako ćemo obračun amortizacije ubuduće pripremati samo za osnovno sredstvo koje upravo upisujemo.

Po unosu svih ostalih obaveznih podataka o osnovnom sredstvu, kliknemo na gumb U redu. Upisano OS biti će obuhvaćeno u narednim obračunima amortizacije.

Za uvid u popis samo onih osnovnih sredstava za koja smo iskazali povećanje vrijednosti, na raspolaganju je izvještaj Osnovna sredstva s povećanjem, dostupan putem modula |Izvještavanje |Računovodstvo |Osnovna sredstva:

Slika 17: Uvid u popis osnovnih sredstava za koje smo iskazali promjenu tržišne vrijednosti

4. Prodaja osnovnog sredstva

U slučaju prodaje osnovnog sredstva, u registru prodanog osnovnog sredstva potrebno je upisati podatke kao prikazano na slici dolje:

Slika 18: Izmjena podataka u registru osnovnih sredstava u slučaju prodaje osnovnog sredstva

U registru prodanog OS dopišemo sljedeće podatke:

Datum izuzimanja	Upišemo datum prodaje osnovnog sredstva.
Razlog otpisa	Upišemo razlog izuzimanja osnovnog sredstva iz registra (opcijsko).
Prodajna vrijednost	Upišemo podatak o prodajnoj vrijednosti osnovnog sredstva.
Status	Status osnovnog sredstva postavimo na 'otpisano'. Status mjenjamo tek po izradi zadnjeg obračuna amortizacije za prodano OS.

Prodano osnovno sredstvo obuhvaćeno je u obračunu amortizacije samo do upisanog 'datuma izuzimanja'. Odmah po izradi zadnjeg obračuna amortizacije, status OS postavimo na otpisano.

Slika 19: Izvještaj o obračunatoj amortizaciji prodanog OS

Za uvid u izuzeta (prodana) OS koristimo ispis izvještaja Izuzeta osnovna sredstva:

Slika 20: Izvještaj o izuzetim (prodanim) OS

U nastavku pogledajte izvještaj Registar OS prikazom podataka o prodanom OS:

Slika 21: Ispis registra OS s uvidom u podatke o prodanom OS

5. Ispis naljepnica s podacima osnovnog sredstva

Svako osnovno sredstvo ima svoj unikatni broj inventara koji unesemo pri nabavi odnosno unosu osnovnog sredstva u registar osnovnih sredstava. Osim toga, pri unosu osnovnog sredstva možemo unesti i podatke kao što su mjesto gdje se nalazi, naziv dobavljača, barkod, itd.

Za potrebe inventure je tako smisleno osnovna sredstva popuniti s tim podacima kako bi izvedba inventure bila lakša i brža. To najlakše napravimo tako da za svako pojedinačno osnovno sredstvo ispišemo naljepnicu s podatkom o broju inventara. Ispis naljepnica je dostupan preko menija |Ispis, kao što možemo vidjeti na sljedećoj slici:

Slika 22: Ispis naljepnice s podacima OS

Nakon klika na ispis naljepnica nam se otvori maska za unos broja naljepnica, postavke stranice te postavke ispisa:

Slika 23: Postavke stranice i ispisa naljepnice

Program omogućuje ispis podataka OS na naljepnice različitih dimenzija. Za odabir ispisa na naljepnicu željenog formata kliknemo na Postavke stranica:

Slika 24: Postavke stranice i odabir dimenzija

Nakon što smo odabrali dimenzije, možemo odabrati koje podatke želimo ispisati klikom na Postavke ispisa:

Slika 25: Odabir podataka OS za ispis na naljepnici

Ukoliko određene podatke ne želimo na ispisu, zatim ih obrišemo tako da kliknemo na broj retka i zatim na ikonu za brisanje na dnu tablice:

Slika 26: Odabir podataka za ispis na naljepnici

Ispis naljepnica potvrdimo klikom na gumb U redu te program zatim ispiše naljepnice u izabranom formatu i podacima koje smo izabrali u postavkama:

Slika 27: Ispisana naljepnica na temelju odabranih postavki

Naljepnice možemo ispisati i za više OS istovremeno. Opcija je moguća na popisu osnovnih sredstava preko menija Više:

Slika 28: Ispis Više OS istovremeno