Novi putni nalog

Podatke o predviđenom poslovnom putu unose se prije odlaska na put: potrebno je ispuniti i ispisati prvu stranu putnog naloga. Ispisan putni nalog potvrđuje i potpisuje direktor ili ovlaštena osoba, nakon čega ga, potpisanog i potvrđenog sa pečatom zaprima zaposlenik. Putni nalog možete ispuniti i po povratku sa službenog puta, iako po zakonu mora biti izdan najkasnije dva dana, nakon odlaska zaposlenika na poslovni put.

Klikom na gumb Otvaranje novog putnog naloga, koji se nalazi na stranici |Putni nalozi |Pregled i pretraživanje, otvarate novi putni nalog tj. masku za unos za prvu stranicu putnog naloga. Podatci, označeni sa zvijezdicom , obavezno se upisuju.

Broj naloga	Program automatski predlaže broj putnog naloga, što prema potrebi možete promijeniti, na primjer: ako već postoje putni nalozi koji nisu unešeni u program tj. ako ste započeli koristiti program za obračun putnih naloga sredinom kalendarske godine.
Datum	Unesite datum izdavanja putnog naloga brzim izborom u kalendaru, koji se otvara ako kliknete na gumb . Datum možete upisati i u kraćem obliku.
Zaposlenik	U tom kombiniranom polju upišite ime i prezime zaposlenika, kojemu se izdaje putni nalog. Ostali podatci (radno mjesto i prebivalište), koji se u putnom nalogu odnose na zaposlenika, samostalno prenose iz kadrovske evidencije. POZOR! Za korisnike, koji unose i pregledavaju samo vlastite putne naloge, taj izbor je onemogućen.
Odredište	U polje za unos upišite predviđenu relaciju tj. odredište. SAVJETUJEMO: Upišite točnu relaciju puta (npr. za relaciju Rijeka-Varaždin, sa stankom kod stranke u Zagrebu upišite relaciju Rijeka-Varaždin-Zagreb-Rijeka.
Svrha	U polje za unos upišite svrhu službenog puta. Ako se radi o poslovnom posjetu, važno je navesti koje ste poslovne partnere posjetili. Ako se radi o posjeti sajma/edukacije, navedite koji sajam/edukacije je bio posjećen. Kada se radi o predaji materijala/proizvoda/pošiljaka, navedite što je i kome bilo predano.
Veza na dokument, odluku, spis	Upišite oznaku odgovarajućeg dokumenta na koji se odnosi putni nalog. SAVJETUJEMO: Potrebno je osigurati vezu između izdanih putnih naloga i pripremljene dokumentacije, koja se na zahtjev poreznih inspektora može predložiti u svakom trenutku.
Putovanje će trajati ...	U polja za unos od dana - do dana upišite predviđen datum početka i kraja službenog putovanja. U polje sat upišite točno vrijeme početka službenog puta.
Visina dnevnice	U polju prvo izaberite dnevnicu za Hrvatsku ili inozemstvo klikom na izborni gumb . Program kod obračuna, automatski određuje visinu dnevnica i izračunava pravilan broj dnevnica glede na trajanje putovanja te na važeće propise. Za inozemstvo je potrebno odrediti državu u koju se putuje te valutu, u kojoj će biti vrednovana dnevnica, kao što prikazuje slika. To odredite klikom na gumb kod polja dnevnica za inozemstvo , nakon toga klikom na strelicu izaberite državu i valutu. Za valutu nije potrebno upisivati visinu, jer je određena izaberom države. Ako se radi o putovanju u inozemstvo, e-računi automatski prepoznaju pravilnu prijetvorbu valuta po srednjem tečaju HNB, važećem na dan putovanja.

1. Predogled podataka za prvu stranu

Na stranici koja nudi predogled unesenih podataka za prvu stranicu putnog naloga, možete do sada unesene podatke prekontrolirati te ih izmijeniti ukoliko s unosom niste zadovoljni.

Slika 1: Predogled unesenih podataka za putni nalog

Ako prethodno upisane podatke ne spremite, izgubiti će se, zato je potrebno kliknuti na gumb , kao što prikazuje slika gore.

Podatke, upisane na pojedinačnom putnom nalogu možete izmijeniti klikom na gumb . Otvoriti će se obrazac "Ispravak putnog naloga", na kojem možete izmijeniti tj. nadopuniti podatke.

Značenje ostalih gumba u alatnoj traci provjerite na stranici alatna traka.

2. Predujam

Ukoliko je zaposlenik primio predujam, evidentirajte ga u putnom nalogu prije odlaska na poslovni put. Iznos i datum upišite u obrazac "Unos predujma".

Obrazac za unos predujma aktivirate klikom na gumb Predujam:

Slika 2: Obrazac za unos predujma

Nakon unosa podataka, kliknite na gumb U redu. Unos predujma potvrdite klikom na žuto obojeni gumb .

Ispis i obračun predujma

Dani predujam se ispiše na prvoj stranici putnog naloga

i unese u obračun povrata putnih troškova zaposleniku.

Izmijene podataka

Ako se prije obračuna odlučite brisati predujam, učinite to klikom na .

Podatke za predujam možete izmijeniti klikom na poveznicu u stupcu "Datum" odnosno "Opis".

Ako je zaposlenik već primio predujam na drugom putnom nalogu koji još nije obračunan, program će vas na to upozoriti.

Nakon svake izmijene ili brisanja predujma, putni nalog je potrebno ponovno spremiti i ispisati.

3. Ispis putnog naloga

Nakon što ste spremili putni nalog, možete ga ispisati. Na obavezno spremanje putnog naloga vas upozorava žuto obojeni gumb , koji titra sve dok ne spremite dokument. Nakon spremanja putnog naloga, ispišite prvu stranicu, koju ćete potpisanu i sa pečatom izručiti zaposleniku. Podaci za prvu stranicu putnog naloga su spremljeni, kada se gumb oboji sivo i postane neaktivan. Tada će se pojaviti gumb .

Prvu stranu putnog naloge ispišete na slijedeći način:

1. Kliknite , koji se nalazi na gumbu; prikazati će se sve mogućnosti ispisa putnog naloga.

2. Izaberite način ispisa, kao što je prikazano na slici:

Popis za ispis nudi dva načina ispisa:

HTML ispis putnog naloga (otvaranje i ispis putnog naloga putem internetskog preglednika),

otvaranje i ispis putnog naloga putem MS Word-a.

Putni nalog možete poslati putem elektr. pošte. Putni nalog spremite lokalno na vaše računalo te ga pošaljite u privitku putem elektr. pošte.

3.1 Kako spremiti putni nalog lokalno na svoje računalo?

Kad se pojavi kod načina ispisa putnog naloga, kliknite na desni gumb miša, te izaberite obojenu mogućnost (prikazano na slici). Nakon toga, spremite dokument (putni nalog) u izabranu datoteku.

3.2 Ispis putnog naloga u okviru internetske tražilice:

1. U okviru programa kliknite na poveznicu, kao što je prikazano na slici:

2. Klikom na poveznicu otvarate putni nalog u okviru internetske tražilice.

Za ispis kliknite na ikonu "Print", kao što prikazuje slika.

3.3 Ispis logotipa na prvoj strani elektr. putnog naloga:

Datoteku možete prenijeti u program. To učinite klikom na gumb , potražite datoteku i kliknite na gumb . Kad se datoteka ispiše u prozoru, prijenos u program izvršite klikom na gumb Prenesi datoteku.

3.4 Putni nalog možete ispisati kao Word-ov dokument:

1. Kliknite na poveznicu, kao što je prikazano na slici:

2. Klikom na poveznicu otvarate putni nalog u MS Wordu, gdje ga možete ispisati.

Klikom na ikonu "Ispis dokumenta", kao što je vidljivo na slici, putni nalog možete ispisati.

U MS Wordu možete upisati tj. izmijeniti sve podatke, ali OPREZ - podaci u bazi time nisu izmijenjeni!