Ručno knjiženje u glavnu knjigu

 

1. Pregled i pretraživanje temeljnica

Temeljnice tražimo upisivanjem kriterija pretraživanja u polja za unos podataka (gledaj Slika 1), klikom na gumb Pretraživanje.

  
Polja za unos kriterija za prikaz temeljnica
  
  Slika 1: Polja za unos kriterija za prikaz temeljnica

Temeljnice tražimo prema slijedećim kriterijima:

BrojBroj temeljnice upišemo ako želimo potražiti točno određenu temeljnicu.
TipInterni tip temeljnice, koji se odredi kod automatskog knjiženja, odnosno kod postavki numeriranja temeljnica.
StatusTraženje je moguće prema statusu temeljnice. Klikom na dropDown.gif izaberemo status otvorena temeljnica ili zatvorena temeljnica. Dodatno pretražujemo i neusklađene temeljnice.
Od datumaUpišemo datumski kriterij za razdoblje knjiženja.
Do datumaTraženje temeljnica knjiženih do izabranog datuma.
Vrsta tem.Klikom na dropDown.gif izaberemo vrstu temeljnice iz korisničkog šifrarnika vrsta temeljnica.

 

2. Prikaz i uređivanje temeljnica

Nakon unosa kriterija traženja na stranici Pregled i pretraživanje temeljnica [1], ispišu se temeljnice, koje su u skladu s traženim kriterijima. Klikom na izabranu temeljnicu, ista nam se prikaže.

  
Prikaz izabrane temeljnice
  
  Slika 2: Prikaz izabrane temeljnice
.

Kao što je vidljivo na slici gore, temeljnica je otvorena, što znači, da još nije knjižena u glavnu knjigu.Klik na gumb Dodaj knjiženje omogućava dodavanje knjiženja [3] na tu temeljnicu.

Klikom na gumb Zatvaranje i prijenos u glavnu knjigu temeljnicu zatvorimo te se automatski prenese u glavnu knjigu.

Kod uređivanja temeljnica raspolažemo dodatnim mogućnostima. Klikom na gumb Dodatne mogućnosti u alatnoj traci, otvaraju se slijedeće mogućnosti:

U alatnoj traci su nam na raspolaganju slijedeće mogućnosti:

Klikom na gumb bt-copy.gif možemo kopirati određeno knjiženje, klikom na gumbbt-delete.gif možemo izbrisati knjiženja.

 

3. Unos i izmijena knjiženja na otvorenoj temeljnici

  
Unos novog knjiženja na temeljnicu
  
  Slika 3: Unos novog knjiženja na temeljnicu

U gornjem dijelu maske za unos novog knjiženja napisani su podaci o temeljnici, na koju ćemo dodati novo knjiženje ili promijeniti postojeće knjiženje. U donja polja za unos, upisati ćemo sljedeće podatke:

KontoUpišemo broj konta, na kojeg knjižimo. Konto možemo izabrati klikom na dropDown.gif. Unos je obavezan.
Mjesto troškaIzaberemo mjesto troška. Unos nije obavezan.
PartnerIzaberemo partnera na kojeg knjižimo. Unos je obavezan, ako je tako određeno u kontnom planu. Partnera odredimo klikom na Pretraži i izaberemo sa popisa. Prije pretraživanja, u polje za unos možemo upisati naziv partnera, kako bi ga program zatim potražio.
Duguje/PotražujeUpišemo iznos, kojeg knjižimo. Iznos upišemo na dugovnu ili na potražnu stranu.
OpisUpišemo opis knjiženja. Unos nije obavezan.
DokumentUpišemo broj ili oznaku dokumenta, na temeljnu kojeg nastaje knjiženje. Unos nije obavezan.
Vezni dokumentUpišemo broj veznog dokumenta, vezanog na poslovni događaj, koji se knjiži. Unos nije obavezan.
Obračunsko razdobljeUpišemo datum razdoblja, u koje knjižimo. Podatak je važan za izradu bilance.
Datum dokumentaUpišemo datum dokumenta na temelju kojeg nastaje knjiženje. U slučaju, da ne upišemo datum dokumenta, program preuzima datum razdoblja za datum dokumenta.
DospijećeUpišemo datum dospijeća dokumenta. U slučaju, kada datum nije relevantan, program će automatski preuzeti datum razdoblja.
Dat. PDV-aUpišemo datum, koji označava porezno razdoblje za PDV, u koje dokument spada. U slučaju, da ne upišemo datum, program samostalno preuzima datum, koji je isti datumu dokumenta.

Ako želimo knjižiti na konto koji još ne postoji u kontnom planu, kliknemo na gumb Unos novog konta, koji nas prebacuje na stranicu unos novog konta.

Isti postupak upotrijebimo kod unosa partnera, kojeg još nemamo upisanog u šifrarnik partnera. Kliknemo na gumb Unos novog partnera.

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu.

 

4. Izmjena podataka na temeljnici

Podatke na temeljnici možemo mijenjati samo kada je temeljnica otvorena. Klikom na gumb Izmijeni u alatnoj traci na vrhu maske, otvori nam se maska za mijenjanje podataka na temeljnici:

  
Izmijena podataka na temeljnici
  
  Slika 4: Izmijena podataka na temeljnici

Poslovna godinaIzaberemo poslovnu godinu u koju želimo spremiti temeljnicu. Unos podatka je obavezan.
Br. temeljniceUpišemo redni broj temeljnice. Unos podatka je obavezan.
TipIzaberemo tip temeljnice.
Vrsta tem.Izaberemo vrstu temeljnice, u slučaju da smo jih prethodno upisali v šifrarnik vrsta temeljnica].
Datum knj.Unesemo datum knjiženja. Unos podataka je obavezan.
Datum razd.Unesemo datum razdoblja. Unos podataka je obavezan.
Sva knjiženja u istom razdobljuIsključimo ukoliko želimo, da sva knjiženja na temeljnici imaju isti datum razdoblja.
NapomeneUnesemo napomene.

Učinjene izmijene potvrđujemo klikom na gumb U redu.

 

5. Kakva je razlika između otvorene i zatvorene temeljnice?

Program omogućava izmijene samo otvorene temeljnice. Sve dok je temeljnica otvorena znači, da se radi o radnoj verziji dokumenta na kojeg dodajemo knjiženja. Iz tog razloga, usklađenost otvorene temeljnice nije obavezna, a što može dovesti do pogreške prilikom ispisa bilance.

Kad završimo s unosom temeljnice i kada je ista usklađena, možemo kliknuti na gumb za zatvaranje temeljnice i time zaključiti knjiženje.Ukratko:

 

6. Ponovno otvaranje temeljnice

Temeljnicu možemo ponovno otvoriti na stranici Temeljnice - pregled i pretraživanje. Otvoriti možemo samo one temeljnice, kod kojih nije upaljena lampica. Na donjoj slici vidimo zatvorene i otvorene temeljnice:

  
Prikaz popisa temeljnica
  
  Slika 5: Prikaz popisa temeljnica

Klikom na bt-delete.gif kod zatvorene temeljnice, prikaže se slijedeća poruka, koja nudi tri različite opcije. Za brisanje kliknemo na gumb Ponovno otvori temeljnicu, koji je vidljiv na donjoj slici:

  
Maska za ponovno otvaranje temeljnice
  
  Slika 6: Maska za ponovno otvaranje temeljnice

Pritiskom na gumb, ispred temeljnice se prikaže lampica, koja označava, da je temeljnica otvorena. To možemo vidjeti, ako uspoređujemo donju sliku s gornjom:

  
Pregled temeljnica
  
  Slika 7: Pregled temeljnica

Sada možemo raditi izmijene na temeljnici.

 

7. Storniranje knjiženja s novom storno temeljnicom

Klikom na bt-delete.gif krajnje desno u masci za Pregled i pretraživanje temeljnica, program nas upita što želimo uraditi s temeljnicom. Za storniranje knjiženja kliknemo na gumb Storniranje knjiženja s novom storno temeljnicom, kojeg vidimo na donjoj slici:

  
Maska za storniranje knjiženja novom storno temeljnicom
  
  Slika 8: Maska za storniranje knjiženja novom storno temeljnicom

Pritiskom na gumb Storniranje knjiženja s novom storno temeljnicom, otvori nam se maska za izradu nove temeljnice, koja izgleda ovako:

  
Izrada storno temeljnice
  
  Slika 9: Izrada storno temeljnice

Izradu temeljnice potvrdimo pritiskom na gumb U redu.

Ne smijemo zaboraviti spremiti novu storno temeljnicu.

 

8. Izmijena opisa, partnera, mjesta troška na knjiženjima na zatvorenim temeljnicama

 

9. Kako združiti više knjiženja za isti konto u jedno zbirno knjiženje?

Kod automatskog knjiženja dokumenata na temeljnicu, program izradi radnu temeljnicu s detaljnim knjiženjima. Program će za svaku stavku na ulaznom dokumentu (račun, putni nalog, itd.) napraviti jedno knjiženje u glavnoj knjizi.

Kod prijenosa temeljnice u druge informacijske sisteme, više puta se pojavi potreba po knjiženju dokumentata s manje detalja (bez nepotrebne analitike). U tom slučaju upotrijebimo funkciju za združivanje knjiženja, s kojom možemo sva knjiženja na određeni kotno nadomjestiti sa samo jednim zbirnim knjiženjem.

  
Izbor opcije za združivanje knjiženja
  
  Slika 10: Izbor opcije za združivanje knjiženja

Funkciju za združivanje knjiženja izaberemo klikom na gumb opcijeGumb.gif, kao što to prikazuje slika gore.

Funkcija za združivanje knjiženja je dostupna samo pri radu na otvorenoj temeljnici. Na zatvorenim temeljnicama upotreba te funkcije nije moguća, te je pritom zahtjevano ponovno otvaranje temeljnice.

Pritiskom na |Združivanje knjiženja... prikaže se obrazac sa parametrima združivanja knjiženja:

  
Parametri združivanja knjiženja
  
  Slika 11: Parametri združivanja knjiženja

U gornjem dijelu obrasca su zbrojeni svi konti za koje postoji više knjiženja, koji su kandidati za združivanje i zbirno knjiženje. Klikom na    označimo združivanje knjiženja za dotični konto.

Program može združivati knjiženja na više načina. Prije združivanja knjiženja odredimo i u slijedećem parametre:

 Združivanje knjiženja po partnerima Odznačimo tu opciju, jer želimo sačuvati analitiku po partnerima. Program će tako združivati samo knjiženja, koja su knjižena na istog partnera. Ako ne želimo analitiku po partnerima, odznačimo tu opciju.
 Združivanje knj. po mjestu troška Odznačimo tu opciju, ako želimo sačuvati analitiku po mjestu troška. Program će tako združivati samo knjiženja, koja su knjižena na isto mjesto troška. Ako ne trebamo analitiku po mjestu troška, opciju odznačimo.
 Združivanje knj. na dugovnoj strani Odznačimo tu opciju, ako ne želimo združivanje knjiženja na dugovnoj strani.
 Združivanje knj. na potražnoj strani Odznačimo tu opciju, ako ne želimo združivanje knjiženja na potražnoj strani.

Pritiskom na gumb U redu prikazati će se temeljnica, gdje će knjiženja, koja su u skladu s danim parametrima, biti zamijenjena sa zbirnim knjiženjima.

 

10. Završni račun i zatvaranje konta

Funkcija za zatvaranje konta dostupna je u izborniku |Dodatne mogućnosti |Zatvaranje konta iz alatne trake kod unosa temeljnice. Upotreba funkcije moguća je samo na otvorenoj temeljnici.

  
Funkcija za zatvaranje konta ili razreda
  
  Slika 12: Funkcija za zatvaranje konta ili razreda

Klikom na opciju u izborniku, prikaže se maska za unos, sa parametrima zatvaranja konta.

  

Značenje pojedinačnih polja za unos je slijedeći:

Konto/-iUnesemo broj ili brojeve konti, koje želimo zatvarati. Npr. za zatvaranje svih konti razreda 4 i 7 unesemo 4*,7*.
Saldo na danUnesemo datum na kojeg zatvaramo konte. Kod izrade godišnje bilance unesemo konačni datum poslovne godine npr. 31.12.2004.
 Pri izračunu salda uzimaju se u obzir samo zatvorene temeljnice Izborom te opcije, program kod izračuna salda neće obuhvaćati potencijalne radne i otvorene temeljnice.
 Knjiženje salda odnosno zatvaranje po partnerima Klikom na tu opciju, program će računati saldo po partnerima i za svaki pojedinačni konto će knjižiti protuknjiženja, odvojeno po partnerima.
 Knjiženje salda odnosno zatvaranje po mjestima troška Klikom na tu opciju, program će računati saldo po mjestima troška i za svaki pojedinačni konto će knjižiti protivknjiženja odvojeno po mjestu troška.

Program omogućava istovremeno zatvaranje konta po partnerima i mjestu troška.

Nakon zatvaranja konta razreda 4 i 7 možete nastaviti sa prijenosom na konte poslovnog rezultata i s izradom bilance prema unaprijed pripremljenom predlošku.

 

11. Prijenos knjiženja na drugu temeljnicu

Nakon što smo na strani Pregled i pretraživanje temeljnica [1] unijeli kriterije pretraživanja, program ispiše temeljnice, koje su u skladu s unesenim kriterijima.

Među prikazanim temeljnicama izaberemo temeljnicu koju želimo mijenjati i to tako, da na nju kliknemo.

Izmjena zatvorenih temeljnica nije moguća! Ako želite zatvorenu temeljnicu izmijeniti, potrebno je ponovno otvaranje, što je opisano u podpoglavlju Prikaz i uređivanje temeljnica [2]

Nakon što smo označili željenu temeljnicu, ista se otvori te se prikažu sva knjiženja, koja su na toj temeljnici. Odznačimo sva knjiženja, koja želimo prenijeti na drugu temeljnicu.

Nakon što smo odznačili sva knjiženja, koja želimo prenijeti na drugu temeljnicu, izaberemo u izborniku s dodatnim mogućnostima mogućnost
|>> |Prijenos označenih knjiženja na drugu temeljnicu, kao što prikazuje slika dolje:

  
Izbornik s dodatnim mogućnostima
  
  Slika 14: Izbornik s dodatnim mogućnostima

Otvori se nova maska, gdje izabiremo između dvije opcije:

  1. Možemo napraviti novu temeljnicu na koju ćemo prenijeti izabrana knjiženja
  2. Možemo izabrati jednu od otvorenih temeljnica i izabrana knjiženja prenijeti na još otvorenu temeljnicu

Za potvrdu izabrane opcije kliknemo na Izaberi>>
To je prikazano na slici:

  
Izbor temeljnice na koju ćemo prenijeti prethodno označena knjiženja
  
  Slika 15: Izbor temeljnice na koju ćemo prenijeti prethodno označena knjiženja

Ako izaberemo prvu mogućnost, odnosno novu temeljnicu automatski se stvara nova, još nepostojeća temeljnica, s automatski dodijeljenim brojem. Na tu temeljnicu se prenose sva prethodno izabrana knjiženja.

U suprotnom, ako izaberemo drugu mogućnost, sva izabrana knjiženja će se prenijeti na izabranu, već postojeću temeljnicu.

 

12. Masovno zatvaranje temeljnica

Na stranici Temeljnice - pregled i pretraživanje [1] nalazi se izbornik |Dodatne mogućnosti, u kojem izaberemo mogućnost Masovno zatvaranje temeljnica, kao što prikazuje slika dolje.

  
Izbornik za masovno zatvaranje temeljnica
  
  Slika 16: Izbornik za masovno zatvaranje temeljnica

Nakon izbora te mogućnosti, prikaže se popis svih otvorenih temeljnica, koje možemo zatvoriti.

Na početku su sve temeljnice s tog popisa označene kvačicom na desnoj strani, što znači, da ćemo pritiskom na gumb Zatvaranje i prijenos u glavnu knjigu zatvoriti sve temeljnice s tog popisa!

Temeljnice koje želimo zatvoriti, označimo kvačicom na desnoj strani, svaku temeljnicu posebno.

  
Prikaz temeljnica, koje možemo zatvoriti
  
  Slika 17: Prikaz temeljnica, koje možemo zatvoriti

Nakon što smo temeljnice odznačili, a svejedno želimo sve na popisu ponovno označiti, to učinimo klikom na gumb Označi sve

Kad smo označili sve temeljnice koje želimo zatvoriti, kliknemo na gumb Zatvaranje i prijenos u glavnu knjigu i sve izabrane temeljnice će se zatvoriti te prenijeti u glavnu knjigu.

 

13. Uvoz knjiženja na temeljnicu pomoću čarobnjaka

Uvoz knjiženja iz datoteke na temeljnicu pomoću čarobnjaka omogućuje uvoz veće količine knjiženja na temeljnicu.

Prvo je potrebno kreirati koncept temeljnice te ga spremiti kako bi se pojavila mogućnost razmjene podataka (dvije plave strelice) u alatnoj traci.

Klikom na gumb razmjene podataka (dvije plave strelice) nam se otvore dodatne mogućnosti gdje izaberemo opciju Uvoz knjiženja temeljnice iz datoteke/preglednice. - NOVO:

  
Knjiženja možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka
  
  Slika 18: Knjiženja možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka

Funkcija je prije svega korisna za tvrtke koje su se registrirali na program e-racuni.hr te prenose podatke glavne knjige iz programa koji su do sada koristili. Uporabom ove funkcionalnosti nije potrebno prije uvoza prilagođavati strukturu podatka u excelu. Podatke je moguće uvoziti iz datoteke u formatu xls, csv ili ods.

13.1 1. Uvoz datoteke

Odabirom gornje opcije nam se otvara forma za uvoz podataka gdje prvo odaberemo datoteku za uvoz te kliknemo na gumb Naprijed:

  
Odabir datoteke iz koje radimo uvoz knjiženja
  
  Slika 19: Odabir datoteke iz koje radimo uvoz knjiženja

13.2 2. Kontrola podataka

Nakon potvrde izabrane datoteke nam se u idućem koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.Na toj stranici određujemo koji atributi knjiženja predstavljaju koji podatak stupca u datoteci.Program iz datoteke pročita sadržaj odnosno redoslijed stupaca i prikaže ih u obliku tablice:

  
Prikaz podataka iz datoteke
  
  Slika 20: Prikaz podataka iz datoteke

Prvo označimo da li se u našoj datoteci u prvom redu nalaze nazivi stupaca te dodatno izaberemo format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

  
Općenite postavke uvoza podataka
  
  Slika 21: Općenite postavke uvoza podataka

Nakon toga nastavljamo s preslikom podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute artikla koje ćemo uvoziti.Preslika se radi po redoslijedu prvo za stupac A zatim B, C, itd. do zadnjega stupca u datoteci.

  
Preslika podataka iz datoteke
  
  Slika 22: Preslika podataka iz datoteke

Preslika podatka o kontu se spremi u tablicu s desne strane te zatim nastavljamo s ostalim stupcima sve dok ne napravimo presliku za sve stupce u datoteci koje ćemo uvoziti u program:

  
Preslika podataka iz datoteke
  
  Slika 23: Preslika podataka iz datoteke

Kada smo napravili presliku podataka za sve stupce iz datoteke zatim idemo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed.

Na idući korak možemo ići tek kada smo napravili presliku barem za sve obavezne podatke, do tada je gumb Naprijed onemogućen.

  
Gumb "Naprijed" je onemogućen dok ne napravimo presliku za sve obavezne podatke
  
  Slika 24: Gumb "Naprijed" je onemogućen dok ne napravimo presliku za sve obavezne podatke

13.3 3. Dodatni podaci

Otvara nam se stranica s dodatnim postavkama gdje možemo odabrati još neke dodatne mogućnosti prilikom uvoza:

  
Dodatne postavke za uvoz knjiženja
  
  Slika 25: Dodatne postavke za uvoz knjiženja

Kada smo sve željeno označili potvrdimo uvoz podataka klikom na gumb Završi.Po završenom uvozu dobijemo prikaz obavijesti o uvoz te popis upozorenja/grešaka ukoliko postoje u datoteci:

  
Obavijest u uvozu/ažuriranju artikala iz datoteke
  
  Slika 26: Obavijest u uvozu/ažuriranju artikala iz datoteke

 

14. Masovni uvoz temeljnica iz datoteke pomoću čarobnjaka

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024