Postavke glavne knjige

1. Postavke poslovnih godina

U postavkama poslovne godine možemo odrediti sljedeće karakteristike poslovne godine:

primarna novčana valuta knjiženja u glavnu knjigu
početak i završetak poslovne godine (npr. poslovna godine nije ista kalendarskoj)
način izračuna početnog salda u bilanci
koristimo izvoz arhive podataka poslovne godine
itd.

Postavke poslovne godine uređujemo u modulu |Financije |Šifrarnici i postavke |Poslovne godine.

Slika 1: Pregled postavki poslovnih godina

Na poslovnoj godini možemo zadati sljedeće postavke:

Slika 2: Postavke poslovne godine

Značenje pojedinačnih polja:

Početak poslovne godine	Unos datuma s kojim započinje poslovna godina.
Završetak poslovne godine	Unos datuma s kojim završava poslovna godina.
Novčana valuta	Izbor novčane valute za knjiženja u glavnu knjigu.
Način izračuna početnog stanja	Odabir načina izračuna početnog stanja ili putem temeljnice početnog stanja ili na temelju automatskog izračuna iz završnog salda prethodne poslovne godine. Automatski izračun na temelju završnog salda prethodne godine koristi se početkom nove poslovne godine kada prethodna godina još nije zaključena. Izračunavanje početnog stanja iz završnog stanja prethodne godine moguće je samo ako je novčana valuta u kojoj vodimo glavnu knjigu ista u obje poslovne godine.
Status podataka	Odabir mogućnosti u svezi izmjene podataka poslovne godine (temeljnica i knjiženja). Ukoliko je poslovna godina arhivirana naknadne izmjene nisu moguće.
Stupanj povjerljivosti
Postotak pretporeza koji se odbija na ulaznim računima (%)

2. Kontni plan

Kontni plan je temelj za dvostavno knjigovodstvo. Vodimo ga unutar modula |Financije |Šifrarnici i postavke |Kontni plan.

Odmah po prvoj prijavi u program zadati možemo način vođenja knjigovodstva za našu tvrtku i preuzeti preporučeni kontni plan (dvojezični):

Slika 3: Maska za odabir načina vođenja knjigovodstva i prijenos preporučenog kontnog plana

Ukoliko na ovom mjestu preskočimo prijenos kontnog plana program će koristiti već ugrađena konta koja se koriste za automatsko knjiženje dokumenata, a koja su zadana prema preporučenom kontnom planu za trgovačka društva. Ta se konta automatski prenose u kontni plan ukoliko još nisu upisana tj. ukoliko nije drugačije zadano u postavkama automatskog knjiženja.

Pri ručnom dodavanju konta u kontni plan u masku za unos upisujemo sljedeće podatke:

Slika 4: Polja za unos ili izmjenu pojedinog konta

Br. konta	Upišemo broj/šifru konta.
Opis	Upišemo naziv/opis konta.
Status	Konto možemo označiti kao neaktivan i time spriječiti knjiženje na neaktivan konto.
Kategorija bilance	Izaberemo kategoriju za svrstavanje konta u izvještajima bilance na sredstva, obveze, prihode ili rashode.
Vrsta konta - Sintetički konto	Izaberemo analitički ili sintetički konto. Na sintetički konto nije dopušteno knjiženje te se isti koristi za opis razreda konta u bruto bilanci.
Vrsta konta - Obavezan unos partnera	Izaberemo ako na konto knjižimo analitički po partnerima (npr. konto 1200). Knjiženje na konto u tom slučaju nije moguće ako istovremeno ne izaberemo partnera. Otvorene stavke se u ovom slučaju zatvaraju pojedinačno po partnerima.
Vrsta konta - Saldakonto	Izaberemo ukoliko želimo ručno zatvarati otvorene stavke na kontu odnosno koristiti ga za vođenje salda potraživanja/obveza.
Vrsta konta - knjiženja u stranoj valuti	Označimo ukoliko je na kontu dopušteno knjiženje u deviznim iznosima.
Vrsta konta - obavezna knjiženja u stranoj valuti	Označimo ukoliko je na kontu obavezno knjiženje u deviznim iznosima. Za takva je konta podržan automatski obračun i knjiženje tečajnih razlika.
Početno stanje	Upišemo početno stanje. Umjesto unosa početnog stanja na ovom mjestu, preporučujemo unos temeljnice početnog stanja.
Veza partner	Ako izabrani konto koristimo samo za jednog partnera, ovdje ga možemo izabrati. Takav pristup inače ne savjetujemo jer se analitika partnera zadaje na knjiženju te se time određeni konto može koristiti za više partnera.
Pretporez za troškove	Izaberemo može li se u slučaju knjiženja na taj konto pretporez odbiti ili ne. Npr. kod knjiženja troškova reprezentacije ne možemo odbiti pretporez stoga će program pri unosu primljenog računa za reprezentaciju automatski označiti da nema odbitka pretporeza. Ako ništa ne izaberemo, prilikom unosa primljenog računa program neće kontrolirati odbitak pretporeza.

Po unosu konta ponovno se prikazuje stranica za pregled kontnog plana.

Slika 5: Prikaz kontnog plana

Ako je jedan od konta neaktivan uz taj se konto prikazuje crveni kružić kao vidljivo na slici:

Slika 6: Prikaz kontnog plana s neaktivnim kontom

U vrhu se nalaze polja za unos kriterija pretrage u kontnom planu. U polja upisujemo sljedeće vrijednosti:

Šifra konta	Upišemo broj konta kojeg tražimo. Koristiti možemo znak * ako želimo prikaz svih konta određenog razreda (npr. 4*).
Opis konta	Upišemo riječ(i) iz opisa konta kojeg želimo potražiti. Isto tako možemo koristiti znak * za pretragu konta koji u nazivu/opisu sadrže taj niz slova/znakova, npr Troškovi telefona.

Klikom na gumb Pretraživanje prikazuju se konta u skladu s traženim kriterijima. Klikom na gumb Unos novog konta dodajemo novi konto u kontni plan.

Klikom na brišemo konto iz kontnog plana. Brisati možemo samo konta na kojima ne postoji knjižen promet. Ako na kontu postoji knjižen promet potrebno ga je prenijeti na drugi konto [2.4] prije brisanja konta. Alternative brisanju konta su:

Promijena broja konta. Cjelokupni promet konta automatski se prenosi na novi konto.
Konto označimo kao neaktivan. Postojeći promet ostaje na kontu no ponovno knjiženje na neaktivan konto nije moguće.

2.1. Uvoz kontnog plana iz datoteke XML

Funkciju za uvoz kontnog plana koristimo za prijenos kontnog plana iz jedne tvrtke u drugu. Posebno je korisna ukoliko tek započinjemo s uporabom programa i trebamo početni kontni plan kao i u slučaju kada vodimo računovodstvo za više tvrtki u kojima koristimo isti kontni plan.

Kontnom planu pristupamo putem modula |Financije |Šifrarnici i postavke |Kontni plan.

Uvoz kontnog plana iz datoteke XML omogućen je na stranici Prikaz kontnog plana putem izbornika s dodatnim mogućnostima |Više... |Uvoz kontnog plana iz XML datoteke kao što prikazuje slika dolje:

Slika 7: Izbornik za dodatne mogućnosti

Kada kliknemo na označenu opciju otvara se nova maska putem koje možemo pokrenuti uvoz našeg kontnog plana. Po odabiru datoteke za uvoz određujemo što učiniti pri uvozu u slučaju kada početni kontni plan već sadrži konto s istim brojem/šifrom kao i konto u datoteci tj. što učiniti u slučaju ako ne sadrži konto s istim brojem. Na slici dolje prikazan je popis dostupnih opcija:

Slika 8: Mogućnosti pri uvozu kontnog plana

Postavke uvoza jednostavno potvrdimo klikom na gumb Uvoz podataka čime započinje prijenos podataka iz XML datoteke u naš program!

2.2. Uvoz kontnog plana iz Excela

Kada je riječ o uvozu kontnog plana iz Excela to znači da možemo uvoziti datoteke u sljedećim formatima:

MS Excel, datoteke s oznakom XLS,
OpenOffice.org Calc, datoteke s oznakom SXC ili ODS,
format CSV,
format Tab delimited TXT.

Svi prethodno navedeni formati datoteka podržani su u Excel-u kao i u OpenOffice Calc.

U Excelu ili u programu OpenOffice Calc pripremimo preglednicu sa podacima o kontima u kojoj različite podatke o kontima upišemo u svaki stupac pojedinačno i datoteku spremimo na slijedeći način:

Slika 9: Priprema datoteke s kontnim planom u Excelu

Redoslijed stupaca u datoteci je sljedeći:

Stupac A	Broj konta. Podatak je obavezan.
Stupac B	Opis tj. naziv konta. Podatak je obavezan.
Stupac C	Status konta, 0 je neaktivan, 1 je aktivan. Na neaktivne konte knjiženje nije dozvoljeno.
Stupac D	Upišite D ako je konto sintetički. U suprotnome je konto analitički. Sintetička konta se koriste za nazive razreda konta, a knjižimo na analitička konta.
Stupac E	Upišite D ako je unos partnera za knjiženja na tom kontu obavezan (npr. konta 120, 121, 220, 221).
Stupac F	Upišite D ako je dopušten unos iznosa u stranoj valuti (npr. konta 121, 221,...).
Stupac G	Upišite D ako je obavezan unos iznosa u stranoj valuti.
Stupac H	Upišite D ako se konto saldakonto na kojem se vode otvorene stavke i plaćanja.
Stupac I	Upišite D ukoliko je pri knjiženju obavezan unos mjesta troška.
Stupac J	Upišite oznaku kategorije bilance (1 za sredstva, 2 za obaveze, 3 za troškove, 4 za prihode.
Stupac K	Upišite naziv konta na engleskom jeziku. Taj tekst se koristi u slučaju ispisa izvještaja iz bilance na engleskom jeziku.
Stupac L	Upišite naziv konta na njemačkom jeziku. Taj tekst se koristi u svrhe ispisa izvještaja iz bilance na njemačkom jeziku.

Pripremili smo kontni okvir za trgovačka društva kojeg možete preuzeti na stranici Kontni okviri za trgovačka društva i neprofitne organizacije [2.5]

Strukturu datoteke prilagođene za uvoz kontnog plana najednostavnije dobijemo ukoliko u šifraniku kontnog plana pokrenemo izvoz podataka u Excel, a što je moguće i ukoliko u šifrarniku još nemamo upisanih podataka. Datoteka će u tom slučaju biti prazna no sadržavati će početni red sa nazivima stupaca što će olakšati pripremu datoteke s vlastitim podacima. Opcija izvoza u Excel dostupna je unutar izbornika Više... kao što je prikazano na slici:

Slika 10: Izvoz kontnog plana u Excel za uvid u strukturu datoteke koja se koristi i za uvoz kontnog plana u program

Kontnom planu pristupamo putem modula |Financije |Šifrarnici i postavke |Kontni plan.

Uvoz kontnog plana iz Excela je omogućen na stranici Prikaz kontnog plana putem izbornika s dodatnim mogućnostima |Više... |Uvoz kontnog plana iz Excela kao što prikazuje slika dolje:

Slika 11: Izbornik za dodatne mogućnosti

Slika 12: Mogućnosti pri uvozu kontnog plana

Postavke uvoza jednostavno potvrdimo klikom na gumb Uvoz podataka čime započinje prijenos podataka iz Excela u naš program!

2.3. Uvoz kontnog plana iz datoteke pomoću čarobnjaka

Uvoz kontnog plana iz datoteke pomoću čarobnjaka omogućuje uvoz konta te se nalazi u meniju |Financije |Šifrarnici i postavke |Kontni plan.

Klikom na gumb Više nam se otvore dodatne mogućnosti gdje izaberemo opciju Uvoz kontnog plana iz Excela - Novo:

Slika 13: Šifrarnik artikala možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka

Uvoz pomoću čarobnjaka omogućuje uvoz podataka iz različitih struktura datoteka, zbog toga nije potrebno prilagođavati strukturu datoteke za uvoz u program.

Podatke možemo uvesti u sljedećim formatima:

xls
sxc ili ods
csv
txt (Tab delimiter)

2.3.1 1. Uvoz datoteke

Odabirom gornje opcije nam se otvara forma za uvoz podataka gdje prvo odaberemo datoteku za uvoz te kliknemo na gumb Naprijed:

Slika 14: Odabir datoteke iz koje radimo uvoz

2.3.2 2. Kontrola podataka

Nakon potvrde izabrane datoteke nam se u idućem koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.Na toj stranici određujemo koji atribut konta predstavlja koji podatak stupca u datoteci.Program iz datoteke pročita sadržaj odnosno redoslijed stupaca i prikaže ih u obliku tablice:

Slika 15: Prikaz podataka iz datoteke

Prvo označimo da li se u našoj datoteci u prvom redu nalaze nazivi stupaca te dodatno izaberemo format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

Slika 16: Općenite postavke uvoza podataka

Nakon toga nastavljamo s preslikom podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute konta koje ćemo uvoziti.Preslika se radi po redoslijedu prvo za stupac A zatim B, C, itd. do zadnjega stupca u datoteci.Ukoliko u stupcu A imamo u našoj datoteci broj konta, zatim to budemo izabrali kao što je prikazano na slici:

Slika 17: Preslika podataka iz datoteke

Preslika podatka o broju konta se spremi u tablicu s desne strane te zatim nastavljamo s ostalim stupcima sve dok ne napravimo presliku za sve stupce u datoteci koje ćemo uvoziti u program:

Slika 18: Preslika podataka iz datoteke

Kada smo napravili presliku podataka za sve stupce iz datoteke zatim idemo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed.

Na idući korak možemo ići tek kada smo napravili presliku barem za sve obavezne podatke, do tada je gumb Naprijed onemogućen.

Slika 19: Gumb "Naprijed" je onemogućen dok ne napravimo presliku za sve obavezne podatke

2.3.3 3. Dodatni podaci

Otvara nam se stranica s dodatnim postavkama gdje možemo odabrati što napraviti s novim kontima te što s postojećim kontima u kontnom planu:

Slika 20: Dodatne postavke za uvoz novih/postojećih konta

Kada smo sve željeno označili potvrdimo uvoz podataka klikom na gumb Završi.Po završenom uvozu dobijemo prikaz obavijesti o uvoz te popis upozorenja/grešaka ukoliko postoje u datoteci:

Slika 21: Obavijest u uvozu/ažuriranju konta iz datoteke

2.4. Prijenos knjiženja na drugi konto

Ako želimo prenijeti knjiženja s jednog konta na drugi izaberemo mogućnost Prijenos knjiženja s jednog konta na drugi u izborniku |Financije |Kontni plan |Dodatne mogućnosti.

Nakon izbora te opcije otvara se slijedeća maska:

Slika 22: Prijenos knjiženja sa trenutnog na ciljani konto

Trenutni konto	U padajućem izborniku klikom na izaberemo trenutni konto s kojeg želimo prenijeti knjiženja na drugi konto. Unos podatka je obavezan.
Ciljani konto	U padajućem izborniku klikom na izaberemo ciljani konto na kojeg ćemo prenijeti knjiženja. Unos podatka je obavezan.
Prijenos knjiženja u razdoblju od: do:	Datumsko ograničimo izbor knjiženja koja želimo prenijeti na drugi konto.

Program nudi prijenos knjiženja iz izabranog konta na željeni konto odnosno iz izabranog saldakonta na željeni saldakonto, ali ne podržava križanja između konti i saldakonti.

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu

Prije samog prijenosa program će vas upozoriti da će biti izvršen prijenos knjigežanja iz jednog konta na drugi:

Slika 23: Zadnje upozorenje prije prijenosa knjiženja

Nakon prijenosa knjiženja s jednog na drugi konto program savjetuje provjeru pravilnosti prijenosa knjiženja ako smo prenosili knjiženja s jednog saldakonta na drugi:

Slika 24: Upozorenje za prijenos knjiženja iz jednog na drugi saldakotno

2.5. Kontni okviri za trgovačka društva, obrtnike i društva

Na ovoj stranici možete preuzeti kontni okvir za trgovačka društva i neprofitne organizacije.

Kontni plan za trgovačka društva u obliku *.xls

kontni_plan_D.O.O..xls
Veličina: 603,50 kB

Kontni plan za trgovačka društva u obliku *.xml

kontni_plan_D.O.O..xml
Veličina: 1.334,97 kB

Kontni plan za neprofitne organizacije u obliku *.xls

kontni_plan_neprofitne_ogranizacije.xls
Veličina: 128,00 kB

Kontni plan za neprofitne organizacije u obliku *.xml

kontni_plan_neprofitne_ogranizacije.xml
Veličina: 276,49 kB

Nakon prijenosa kontnog plana potrebno ga je uvoziti u program [2.2].

3. Postavke konta za automatsko knjiženje

Na svim mjestima u programu gdje je podržano automatsko knjiženje dokumenata, knjiženje se vrši po internom kontnom planu, preporučenom za trgovačka društva. Za prilagodbu pravila automatskog knjiženja na kontni plan vaše tvrtke potrebno je odrediti presliku s internog preporučenog kontnog plana programa u kontni plan vaše tvrtke.

Tome je namjenjena maska za unos podataka na stranici Postavke automatskog knjiženja. Nakon izbora razreda konta otvara se maska za unos podataka, koja sadrži 3 stupca.

Slika 25: Postavke automatskog knjiženja

U masci za unos podataka, u stupcu Ciljani konto izaberemo odnosno upišemo broj konta iz našeg kontnog plana. Kod automatskog knjiženja dokumenata će se umjesto preporučenog konta koristiti konto iz vašeg kontnog plana.

Po zadavanju svih konta za izabrani razred, kliknemo na gumb Spremi, koji se nalazi na dnu stranice.

4. Šifrarnik mjesta troška

U šifrarnik mjesta troška dodajemo nova mjesta troška kroz modul |Financije |Šifrarnici i postavke |Mjesta troška klikom na gumb Dodavanje mjesta troška nakon čega se otvara sljedeća maska za unos:

Slika 26: Polja za unos za mjesta troška

Šifra	Unesemo oznaku mjesta troška.
Opis	Jednostavan tekst koji opisuje mjesto troška.
Status	Određivanje aktivnog odnosno neaktivnog mjesta troška. Ako je mjesto troška neaktivno, knjiženje nije dozvoljeno.
Postotak pretporeza koji se odbija na ulaznim računima (%)	Ako je kod obračuna ulaznog PDV-a obuhvaćen odbitni udio, ovdje upišemo postotak pretporeza,koji se odbija na ulaznim računima. Na svim ulaznim računima unesenim s tim mjestom troška biti će uvažen uneseni postotak pretporeza. Ako unos pustimo prazan stavka neće biti uvažena (odbitak 100% ulaznog PDV).
Referenti za mjesto troška	U popisu svih korisnika označimo korisnike koji će moći pristupiti podacima na dodjeljenim mjestima troška (npr. obračuni putnih naloga za samo određena mjesta troška, ...).

Nakon potvrde novog mjesta troška, mjesto troška se ispiše na popisu svih mjesta troška:

Slika 27: Popis mjesta troška

Znak označava, da je mjesto troška neaktivno.

Popis mjesta troška možemo ispisati. Ispis je dostupan putem izbornika |Financije |Mjesta troška gdje kliknemo na Izvoz prikazanih podataka u Excel. Popis možemo otvoriti u tražilici ili u Excelu, kao što se vidi na slici dolje:

Slika 28: Izbor formata u kojem želimo ispisati popis mjesta troška

Ukoliko se u programu prilikom prijenosa podataka pojavi dvostruko mjesto troška možete ga obrisati u izborniku |Dodatne mogućnosti, klikom na poveznicu Obriši dvostruka mjesta troška kao što prikazuje slika dolje:

Slika 29: Brisanje dvostrukih mjesta troška

5. Šifrarnik vrsta temeljnica

Nove vrste temeljnica dodajemo na stranici "Šifrarnik vrsa temeljnica" klikom na gumb Nova vrsta temeljnica. Otvori se slijedeća maska za unos:

Slika 30: Polja za unos nove vrste temeljnice

Šifra	Unos oznake vrste temeljnica. Unos je obavezan.
Opis	U prazno polje upišemo jednostavan tekst koji opisuje novu temeljnicu.
Status	Izaberemo da li je ta vrsta temeljnice aktivna ili ne. Ako je neaktivna, ne može biti izabrana.

Po unosu temeljnice i potvrde unosa, otvara se stranica sa svim unesenim vrstama temeljnica:

Slika 31: Unesene vrste temeljnica

Znak označava da je vrsta temeljnice neaktivna.

6. Postavke numeriranja dokumenata

U programu možemo zadati način numeriranja dokumenata. U modulu | Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke brojača omogućen je unos novih brojača te pregled i pretraživanje postojećih brojača prema vrsti dokumenata.

Slika 32: Unos novog brojača te pregled i pretraživanje postojećih brojača prema vrsti dokumenata

U polja za unos upišemo slijedeće kriterije:

Vrsta dokumenta	Klikom na izaberemo vrstu traženog dokumenta (račun, knjižno odobrenje, temeljnica...).
Poslovna godina	Upišemo poslovnu godinu, za koju želimo pregledati upisane brojače.

Po unosu kriterija za pretraživanje, potrebno je kliknuti na gumb Pretraživanje.

Klikom na gumb Novi brojač omogućen je unos novog brojača te definiranje formata rednog broja za određenu vrstu dokumenta:

Slika 33: Postavke numeriranja dokumenata

U polja za unos pojedinačnih kriterija unosimo sljedeće vrijednosti:

Vrsta dokumenta	Odaberemo vrstu dokumenta na koju se brojač odnosi (račun, knjižno odobrenje, temeljnica...).
Poslovna godina	Upišemo poslovnu godinu za koju zadajemo brojač.
Mj. troš.	Upišemo mjesto troška. Brojač će u tom slučaju utjecati na numeriranje samo onih dokumenata na kojima je zadano to mjesto troška.
Poslovna jedinica	Iz padajućeg izbornika izaberemo poslovnu jedinicu na koju će se odnositi postavke brojača.
Sljedeći broj dok.	Upišemo redni broj s kojim započinje numeriranje dokumenata.
Formula za ispis broja	Iz padajućeg izbornika izaberemo formulu za numeriranje (korištenje ozanke - ili /) i zadajemo oznaku naplatnog uređaja.

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu.

Moguće formule odnosno formati broja za izradu računa su:

#N#+'/'+#BU#+'/1'

#N#+'-'+#BU#+'-1'

Broj 1 na kraju označava naplatni uređaj, te se navedeno može ručno izmjeniti ukoliko imate drugačiji broj.

Broj naplatnog uređaja ne može imati vodeće 0!

6.1. Postavke numeriranja temeljnica

Prije nego nastavimo s unosom temeljnica, potrebno je u izborniku |Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke numeriranja dokumenata odrediti način numeriranja temeljnica. Kao što je vidljivo na slici dolje, u padajućem izborniku izaberemo željeni način numeriranja:

Slika 34: Određivanje načina numeriranja temeljnica

po rednom broju	Pri numeriranju se u obzir ne uzima poslovna godina. Početkom nove poslovne godine, numeriranje će se nastaviti u skladu sa sljedećim rednim brojem, koji se nastavlja iz prethodne poslovne godine.
po rednom broju i godini	Pri numeriranju se u obzir uzima poslovna godina. Početkom nove poslovne godine, numeriranje temeljnica započinje s brojem 1.
po internom tipu i godini	Pri numeriranju temeljnica se u obzir uzima interni tip temeljnice i poslovna godina.
po vrsti temeljnice i godini	Pri numeriranju temeljnica se u obzir uzima vrsta temeljnice i poslovna godina. Vrste temeljnica upišemo u šifrarnik vrsta temeljnica [5].

Nakon izbora način numeriranja i potvrde izbora klikom na gumb Potvrdi unos, potrebna je ponovna prijava u program!

Za unos posebnog brojača za numeriranje temeljnica, pomoću kojeg možemo zadati npr. redni broj prve temeljnice upisane u e-računima ili pak formulu za generiranje formata rednog broja. Novi brojač možemo zadati u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke brojača. Otvoriti će se stranica za pregled i pretraživanje svih do sad upisanih brojača. Postupak unosa brojača opisan je na stranici Postavke numeriranja dokumenata [6].

Brojač za temeljnice unosimo na sljedeći način:

u polju Vrsta dokumenta izaberemo Temeljnica, kao što prikazuje slika:

Slika 35: Izaberemo vrstu dokumenta Temeljnica

upišemo poslovnu godinu na koju se brojač odnosi (pozor: s početkom nove poslovne godine je potrebno unijeti novi brojač),
u polju Tip temeljnice izaberemo tip temeljnice za koji zadajemo brojač, kao što prikazuje slika:

Slika 36: Izaberemo tip temeljnice

izaberemo vrstu temeljnice, za koju zadajemo brojač. Uvjet je da smo vrste temeljnice prethodno upisali u šifrarnik vrsta temeljnica [5],

Slika 37: Izaberemo vrstu temeljnice

upišemo sljedeći redni broj temeljnice, koji će biti dodijeljen novoj tj. prvoj sljedećoj temeljnici,
u polju Formula za ispis broja možemo zadati željeni format rednog broja za temeljnice. U formuli možemo koristiti različite znakove, značenje kojih je opisano na stranici stranici Postavke formule za ispis broja temeljnice [6.2].

Slika 38: Zadavanje formule za generiranje rednog broja temeljnice

6.2. Postavke formule za ispis broja temeljnice

S formulom možemo samostalno oblikovati ispis broja temeljnice, koristeći slijedeće rezerviranih riječi:

#N# - u skladu s rednim brojem temeljnice, kojeg smo upisali kao početni broj poslovne godine

#L# odnosno #LLLL# - u skladu s poslovnom godinom (npr.2006)

#LL# - u skladu sa zadnje dvije brojke poslovne godine (npr.06)

#TEM_TIP# - u skladu sa šifrom internog tipa temeljnice
#TEM_VRSTA#- u skladu sa šifrom vrste temeljnica

Kao što je vidljivo iznad, rezervirane riječi upisujemo između dva znaka #

Kod pisanja formule nije obavezna upotreba samo rezerviranih riječi, što znači, da možemo upotrebljavati i vlastite znakove (npr. povlaka), riječi ili čak brojeve. Te znakove upišemo pod apostrofima. Način upotrebe možete pogledati niže, u tabeli s primjerima.

Kod pisanja formule se može upotrijebiti operacija zbrajanja (+), koja u formuli služi kao konkatenacija odnosno spajanje dva ili više nizova.

Primjeri formula za poslovnu godinu 2006 i rednim br. 1:

#N# što će biti npr. 1

#N#+'-'+#L# što će biti npr. 1-2006! Vidljivo je da smo u toj formuli za znak upotrijebili povlaku, upisano pod apostrofima.

#N#+#LL# što će biti npr. 106

#NNNNN# što će biti 00001. U slučaju, da imamo redni br. 12, onda bi to bilo 00012. Svaki broj u rednom broju zauzima jedan N od kraja prema naprijed. U slučaju, da je redni broj veći od N, ispisati će se samo taj redni broj bez nula.