Uvoz osnovnih sredstava iz tablice pomoću čarobnjaka

Želimo li u program unijeti više osnovnih sredstava istvoremeno, na raspolaganju je mogućnost uvoza registra osnovnih sredstava iz datoteke. Popis osnovnih sredstava pripremimo u tablici u formatu Excel ili ODS (OpenOffice tj. LibreOffice) odnosno CSV.

Podaci o preostaloj neotpisanoj vrijednosti i datumu početka obračuna amortizacije u programu su obavezni i važni ako prenosimo registar OS za koja smo već obračunavali amortizaciju u prethodnim razdobljima!

U datoteci možemo označiti godišnju stopu amortizacije sa % ili bez, npr. 20% ili 20.

Uvoz OS iz Excela moguć je putem modula |Financije |Registar osnov. sredstava i sitnog inventara unutar izbornika "Više..." gdje se nalazi opcija za uvoz OS iz Excela (kao što prikazuje slika u nastavku):

Slika 1: uvoz registra OS iz tablice pomoću čarobnjaka

Kada kliknemo na tu opciju otvara se interaktivni čarobnjak za pomoć pri uvozu datoteke. Uvoz se odvija u sljedećim koracima:

1. UVOZ DATOTEKE

Postupak uvoza podataka započinjemo odabirom datotke iz koje želimo uvoziti podatke i potvrdom odabira klikom na gumb Naprijed >:

Slika 2: Izaberemo datoteku iz koje želimo uvoziti registar osnovnih sredstava

2. KONTROLA PODATAKA

Po potvrdi izabrane datoteke na sljedećem se koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.

Na toj stranici zadajemo atribute na koje se odnose podaci iz pojedinačnog stupca u datoteci.

Program pritom iz datoteke čita sadržaj tj. redoslijed stupaca i prikazuje ga u obliku tablice, kao što prikazuje slika:

Slika 3: Prikaz podataka u redoslijedu stupaca iz datoteke

Najprije označimo da li su u prvom retku datoteke iskazani nazivi stupaca i biramo odgovarajući format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

Slika 4: Opće postavke uvoza podataka

Nastavljamo s mapiranjem podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute osnovnih sredstava koje ćemo uvoziti.

Mapiranje zadajemo u redoslijedu najprije za stupac A, zatim B, C, itd. do zadnjeg stupca u datoteci.

Ako smo u stupcu A naše datoteke iskazali inventarne brojeve osnovnih sredstava to ćemo i izabrati kao što prikazuje slika u nastavku i potvrditi klikom na gumb >>

Slika 5: U stupcu A datoteke pohranjeni su inventarni brojevi osnovnih sredstava

Mapiranje podataka o inventarnom broju osnovnih sredstava pohranjuje se u tablicu s desne strane i nastavljamo s mapiranjem zapisa u stupcu B iz naše datoteke. Mapiranje potvrdimo i nastavljamo s mapiranjem stupca C i tako dalje, sve dok ne postavimo mapiranje svih stupaca iz datoteke koje želimo uvoziti u program:

Slika 6: Mapiranje podataka iz stupaca A i B je završeno, nastavak mapiranja zapisa iz stupca C

Po zadavanju pravila mapiranja podataka za sve stupce iz datoteke prelazimo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed >.

Prelazak na sljedeći korak moguć je samo pod uvjetom da smo zadali mapiranje minimalno obaveznih podataka, u suprotnome je gumb Naprijed > onemogućen.

Slika 7: Gumb "Naprijed" je onemogućen sve dok ne postavimo mapiranje svih obaveznih podataka

3. PRETPREGLED I POTVRDA

Otvara se stranica s dodatnim postavkama na kojoj zadajemo što učiniti ukoliko su u datoteci iskazana osnovna sredstva koja još nismo evidentirali u programu:

Slika 8: Dodatne postavke prije potvrde uvoza podataka

Po prilagodbi svih postavki, uvoz potvrdimo klikom na gumb Naprijed > kako je prikazano na slici gore.

Želimo li provjeriti popis osnovnih sredstava koja će biti uvožena prije konačne potvrde uvoza, kliknemo na poveznicu za prikaz redaka kao što prikazuje slika:

Slika 9: Pregled podataka koje ćemo uvoziti u program

4. SAŽETAK UVOZA PODATAKA

Po završenom postupku uvoza program ispisuje sažetak uvoza uz dodatna pojašnjenja:

Slika 10: Sažetak uvoza registra osnovnih sredstava iz datoteke

Uvoz podataka završimo klikom na gumb Završi.

U slučaju kada želimo uvoziti novo osnovno sredstvo, zadati je potrebno mapiranje podataka o inventarnom broju, nazivu osnovnog sredstva, nabavnoj vrijednosti ili amortizacijskoj osnovici te datum nabave ili datum likvidacije (ukoliko uvozimo podatke o likvidiranom osnovnom sredstvu)!

Ako želimo ažurirati / prepisati podatke postojećeg osnovnog sredstva podacima iz datoteke, za uspješan je uvoz potrebno zadati mapiranje podataka o inventarnom broju ili bar kodu tj. serijskom broju tog OS i minimalno jednom podatku kojeg uvozom želimo ažurirati.