Najčešća pitanja u početku uporabe programa e-računi

Za lakše svladavanje rada u programu e-računi, pripremili smo brzi pregled najčešćih pitanja korisnika, s odgovorima:

PARTNERI I KORISNICI

• Kako dodati novog korisnika? [1]
• Koji je najbrži način za unos partnera? [2]
• Zašto se pri unosu računa na odabir ne nudi partner, a upisan je u šifrarnik partnera? [3]

IZLAZNI RAČUNI

• Na računu se ne prikazuje iznos PDV-a. Zašto? [4]
• Zašto se na računu ne prikazuje TRR? [5]
• Kako ispisati račun? [6]
• Zašto nije dopušteno izdavanje računa? [7]
• Kako nastaviti s numeriranjem računa u toku godine? [8]
• Može li se uređivati izgled računa? [9]
• Zašto na odabir nema stope PDV 0%? [10]

1. Kako dodati novog korisnika?

Zaposleniku želite omogućiti uporabu programa ali niste sigurni koji je postupak pravilan?

Ako zaposleniku želite dodijeliti ovlasti za uvid u podatke u programu ili mu omogućiti uporabu programa, to možete učiniti kroz modul |Partneri |Kadrovska evidencija. U slučaju ako to još niste, u evidenciju je potrebno unijeti podatke o zaposleniku.

	Slika 1: Otvaranje maske za dodijeljivanje korisničkih ovlasti

Po unosu osnovnih podataka o zaposleniku, kliknite na karticu Kreiraj nov korisnički pristup, zadajte korisničko ime i zaporku te definirajte, kojim će modulima taj korisnik moći pristupiti te koje će funkcionalnosti unutar pojedinačnog modula moći koristiti.

	Slika 2: Dodjeljivanje korisničkih ovlasti

Unos potvrdite i spremite promjene (obavezno kliknite na gumb Spremi).

	Slika 3: Novi korisnik - zaposlenik

Savjet: Prije no što novom korisniku proslijedite pristupne podatke, preporučujemo da se najprije sami prijavite pod tim korisničkim imenom i zaporkom te provjerite, kojim je modulima pristup omogućen.

Na isti način možete omogućiti vašem knjigovođi pristup podacima koje vodite u e-računima i tako izbjegnuti fizičke prijenose dokumentacije.

Knjigovodstveni uredi dodijeljuju korisničke ovlasti zaposlenicima kroz modul |Postavke |Administriranje korisnika gdje je istovremeno na raspolaganju i mogućnost dodijeljivanja pristupa tvrtkama - klijentima, dodanima u bazu.

2. Koji je najbrži način za unos partnera?

Evidenciju poslovnih partnera ste vodili u drugom programu. Kako najbrže prenijeti te podatke u program u e-računi?

U e-račune možete uvoziti podatke o poslovnim partnerima iz excel datoteka i tako izbjeći ručno pretipkavanje podataka. Za uvoz podataka kliknite u modulu |Partneri |Svi partneri na gumb Više i odaberite Uvoz partnera iz Excel-a:

	Slika 4: Uvoz podataka o poslovnim partnerima iz excel datoteke

Preduvjet za pravilan uvoz podataka o partnerima je prilagodba excel datoteke u skladu s našim uputama.

Savjet: Prije pokretanja uvoza podataka o partnerima iz excel datoteke preporučujemo da najprije uvozite podatke za samo jednog partnera i prekontrolirate, jesu li se podaci prenijeli u pravilne stupce. Ako jesu, nastavite s uvozom preostalih partnera, a ako nisu, obavezno prilagodite sadržaj datoteke prije nego što nastavite s uvozom. Obavezan podatak za uvoz partnera je i upisana poslovna adresa/sjedište. U suprotnome se pri uvozu podataka ignorira redak s tim partnerom. Po završetku obrade, program će vas obavjestiti koji su retki iz datoteke bili ignorirani, ako podaci u datoteci nisu bili potpuni.

3. Zašto se pri unosu računa na odabir ne nudi partner, a upisan je u šifrarnik partnera?

U šifrarnik partnera ste upisali podatke o poslovnom partneru, no pri unosu računa se ne nudi na odabir?

Kako u e-računima možete voditi odvojenu evidenciju kupaca i dobavljača, pri unosu prodajnih dokumenata (ponuda, računa, otpremnica i dr.) na odabir će se nuditi samo oni partneri, koje ste označili kao kupce, dok će se šifrarnik partnera, označenih kao dobavljača, nuditi na odabir pri unosu primljenih dokumenata (primka, ulaznih računa i dr.). Ako se partner ne nudi na odabir pri unosu izlaznog računa, potrebno je provjeriti nije li u evidenciji upisan samo kao dobavljač.

Ako je poslovni partner istovremeno i kupac i dobavljač, ne unosi se dva puta (odvojeno u evidenciju kupaca i zatim još u evidenciju dobavljača).

U takvom je slučaju pravilan postupak označavanje partnera kao kupca/dobavljača unutar maske za unos osnovnih podataka:

	Slika 5: Označavanje partnera kao kupca i dobavljača

4. Na računu nije prikazan iznos PDV-a. Zašto?

Na račun ste dodali usluge/artikle, ali se ne prikazuje iznos PDV-a. Koji je mogući razlog?

	Slika 6: Na izdanom računu nije prikazan iznos PDV

Ako ste se susreli s navedenim problemom, predlažemo da u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Osnovni podaci tvrtke provjerite upisane podatke o tvrtki.

Za tvrtke, koje su u sustavu PDV, potrebno je označiti Obveznik PDV-a: R1 odnosno R2. Ako je označeno nepoznato ili nije obveznik PDV-a, na prodajnim se dokumentima neće obračunati ni prikazati iznos PDV-a.

	Slika 7: Označavanje je li tvrtka obveznik PDV-a

5. Zašto se na ponudi/računu ne prikazuje TR?

Na ponudi ste kao način plaćanja odredili transakcijski račun. Polje 'TRR: - ' nije aktivno i ne možete unijeti vaš broj TRR. Što učiniti?

	Slika 8: Na ponudi nije prikazan broj TRR

Broj TRR se unosi kroz modul |Banka |Bankovni računi unutar kojeg se radi i kontrola pravilnosti unosa, stoga se ne može dogoditi da u evidenciju upišete pogrešan broj TRR tj. broj TRR koji ne postoji.

Po potvrdi unosa, broj TRR će se automatski prikazati na svim prodajnim dokumentima koje ćete izdati kao i na prodajnim dokumentima koje ste već izdali.

	Slika 9: Na ponudi je prikazan broj TRR

6. Kako ispisati račun?

Završili ste s unosom podataka na račun no ne pronalazite gumb za ispis dokumenta. Kako ispisati račun?

Uzrok ovog problema je što račun nije izdan i stoga mu nije dodijeljen redni broj. Dokumenti sa statusom 'koncept' smatraju se radnom verzijom, a ispis nedovršenih dokumenata nije podržan.

	Slika 10: Ispis dokumenata bez broja nije podržan

Po završetku unosa podataka, potrebno je kliknuti na gumb  Izdaj (nalazi se unutar dokumenta). Dokument će zaprimiti broj, a u alatnoj traci će biti na raspolaganju gumb  Ispis s mogućnošću odabira željenog formata datoteke:

	Slika 11: Ispis dokumenta i odabir željenog formata datoteke

7. Zašto nije dopušteno izdavanje računa?

Završili se s unosom podataka na izdani račun. Kada kliknete na gumb 'Izdaj račun' pojavi se upozorenje 'Dokumente ne možete izdavati unatrag, jer već postoji dokument s kasnijim datumom'. Kako izdati račun?

	Slika 12: Pokušaj izdavanja računa za unazad, s datumom koji je raniji od datuma na zadnjem izdanom računu

Ako ne možete izdati račun, najčešći je uzrok što je kao datum računa upisan raniji datum od datuma na zadnjem izdanom računu. Zbog ugrađene logične kontrole u automatskom numeriranju računa, program ne dopušta izdavanje računa u nelogičnom redoslijedu glede na datum izdavanja.

Promjenite datum izdavanja računa najmanje na datum koji je isti datumu zadnjeg izdanog računa i zatim kliknite na gumb Izdaj račun. Računu će automatski biti dodijeljen prvi sljedeći redni broj, koji slijedi broju zadnjeg izdanog računa.

Savjet: Ako morate izdati račun za unazad, preporučujemo da kao datum dokumenta upišite tekući datum, a kao datum obavljene usluge upišite datum za unazad tj. datum kada je usluga bila obavljena/roba isporučena.

	Slika 13: Izdavanje računa s prilagođenim datumom obavljene usluge/isporuke robe

8. Kako nastaviti s numeriranjem računa u toku godine?

Prvom računu, izdanom u e-računima, dodijeljen je broj 1, a račun broj 1 ste izdali u drugom programu. Kako promjeniti i prilagoditi numeriranje računa?

Ako ste započeli s uporabom e-računa u toku godine, a prethodno ste već izdavali račune, potrebno je upisati brojače za prodajne dokumente i zadati koje će redne brojeve zaprimati u e-računima.

U modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke brojača kliknite na unos novog brojača, izaberite vrstu dokumenta Račun, upišite sljedeći redni broj i obavezno definirajte posl. jedinicu. Unos potvrdite.

	Slika 14: Unos brojača za izlazne račune

Po unosu brojača zahtjeva je odjava iz programa. Po ponovnoj prijavi, pri numeriranju računa će se u obzir uzeti zadani brojač.

9. Može li se uređivati izgled računa?

Ispisali ste račun ali ne sadrži podatke tvrtke niti logotip. Kako prilagoditi izgled računa?

Za prilagodbu izgleda računa, kliknite u modulu |Prodaja |Šifranici i postavke |Postavke izgleda dokumenata na Vrstu dokumenta: Račun. Na stranici Zaglavlje dokumenta (header) možete upisati podatke o tvrtki i uvoziti logotip:

	Slika 15: Postavke izgleda dokumenata

Podatke, koje želite imati zapisane u podnožju dokumenta, upišite na stranici Podnožje dokumenta (footer). Ako želite dodati skeniran potpis, datoteku možete uvoziti na stranici Dodatne postavke. Po završetku unosa, kliknite na gumb Potvrdi unos.

Za prikaz istih postavki izgleda i na drugim prodajnim dokumentima, poslužiti se možete opcijom kopiranja postavki s jednog dokumenta na drugi i tako ubrzati postupak prilagodbe izgleda prodajnih dokumenata.

	Slika 16: Kopiranje postavki izgleda dokumenata

10. Zašto na odabir nema stope PDV 0%?

Želite napisati račun bez PDV, ali se na odabir ne nudi stopa 0%?

U e-računima su na raspolaganju samo važeće stope PDV, a koje se na dokumentima prilagođavaju u skladu s upisanim datumom obavljene usluge/isporuke robe. Ako na računu ne želite obračunati PDV, definira se oslobođena isporuka i navodi se članak Zakona, u skladu s kojim PDV nije obračunat:

	Slika 17: Odabir vrste isporuke na prodajnom dokumentu

U skladu sa zadanom vrstom prodaje, na računu nije obračunat PDV:

	Slika 18: Oslobođene isporuke dobara unutar EU