Elektronička razmjena dokumenata

Usluga elektroničke razmjene dokumenata namijenjena je slanju izdanih i zaprimanju dokumenata elektroničkim putem, u elektroničkom obliku. Za razmjenu elektroničkih dokumenata koristi se XML datoteka koja odgovara standardu UBL.

Usluga trenutno podržava dva načina elektroničke razmjene dokumenata:

• Slanje elektroničkih računa putem e-pošte
• Razmjena računa unutar sustava (među korisnicima sustava e-racuni.com)

1. Knjiga primljene pošte

Modul |Knjiga primljene pošte predstavlja centralnu ulaznu točku za zaprimanje dokumenata u program e-racuni.hr u svrhe elektroničkog arhiviranja kao i u svrhe knjigovodstvene obrade.

U knjigu primljene pošte možemo zaprimati dokumente putem različitih kanala:

• putem AS4 protokola
• putem elektroničke pošte poslane na posebnu adresu e-pošte za knjigu primljene pošte (OIB@e-racuni.com)
• internom elektroničkom razmjenom dokumenata između korisnika sustava e-racuni.hr
• prijenosom podataka pomoću programa Document uploader [3]
• putem internetskih usluga odnosno web servisa (API)
• ručnim unosom [1.3] odnosno uvozom podataka (mogućnost primjene opcije povuci & spusti)
• dostavom/dohvatom podataka iz drugih sustava (MER, ePoslovanje, itd.)

U knjigu primljene pošte možemo zaprimati datoteke u raznim formatima, a najčešće se koristi u svrhe zaprimanja:

• eRačuna
• PDF računa i drugih vrsta dokumenata u PDF formatu (ponuda, otpremnica/primka,...)
• skeniranih papirnih računa
• bankovnih izvoda
• slika i drugih skeniranih raznih vrsta dokumenata

Postavke kojima prilagođavamo i zadajemo način rada odnosno postupanje s primljenom poštom uređujemo u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Postavke knjige primljene pošte, a postupak je detaljnije predstavljen na stranici Postavke knjige primljene pošte [1.1].

Ovlasti za rad s modulom Knjiga primljene pošte možemo zadati za razini korisnika ovisno o tome za koje je vrste poslova/uvida u primljene dokumente korisnik ovlašten na svojem radnom mjestu:

	Slika 1: Privilegije za modul "Knjiga primljene pošte"

Opis korisničkih ovlasti za rad s modulom knjiga primljene pošte:

Ovisno o tome koje mu ovlasti dodijelimo za rad s modulom knjiga primljene pošte, korisnik će moći pregledavati, odobriti, odbiti, interno dodijeliti ili pak iz programa proslijediti primljenu poštu i primljene račune prije samog prijenosa u evidenciju primljenih računa i izvršenja plaćanja.

1.1. Postavke knjige primljene pošte

Postavke kojima prilagođavamo i zadajemo način rada odnosno postupanje s primljenom poštom uređujemo u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Postavke knjige primljene pošte:

	Slika 2: Uređivanje postavki knjige primljene pošte

Za slanje e-mail notifikacije o primljenoj pošti na više e-mail adresa potrebno ih je razdvojiti zarezom bez razmaka, primjer: info@test1.hr,info@test2.hr itd.

Dodatne mogućnosti u postavkama knjige primljene pošte:

Primljenoj pošti možemo pristupiti putem modula |Prodaja |Knjiga primljene pošte, a detaljnije upute za praćenje i obradu primljene pošte dostupne su na stranici Pregled i obrada primljene pošte [1.2].

1.2. Pregled i obrada primljene pošte

Evidenciji primljene pošte pristupamo putem modula |Partneri |Knjiga primljene pošte u kojoj možemo pregledavati i filtrirati zaprimljenu poštu po raznim kriterijima poput datuma zaprimanja, po pošiljatelju, rednom broju, načinu isporuke, tipu pošte (ulazni račun, izvod, izlazni račun,...), statusu pošte (zaprimljena, potvrđena, obrađena, odbijena,...), po opisu, po osobi kojoj je pošta dodijeljena u obradu i slično.

Kriterije koje često koristimo za filtriranje primljene pošte možemo spremiti u obliku prečaca u alatnoj traci i koristiti ih za brzi pristup određenom tipu pošte.

	Slika 3: Pregled i pretraživanje primljene pošte

Uz izravno zaprimanje [1], primljenu poštu možemo u ovaj modul unijeti i ručno [1.3] ili uvoziti,a zatim tu poštu možemo pregledavati, masovno ispisivati (privitke) i brisati. Poštu koja sadrži privitak primljenog računa u slikovnom formatu (*.jpg, *.jpeg, *.gif, *.png, itd) ili u PDF formatu možemo poslati na OCR obradu.

Svakoj je pošiljci odmah po zaprimanju u knjigu primljene pošte dodijeljen status pristigla s opcijom ručne ili automatske promjene statusa u trenutku obrade.

Mogući načini obrade primljene pošte su:

• odobrenje
• dodjeljivanje u odobrenje [1.5]
• dodjeljivanje u obradu [1.4]
• odbijanje s podrškom za eIzvještavanje
• generiranje naloga za plaćanje
• dodavanje u obliku privitka na temeljnicu glavne knjige
• prijenos u evidenciju modula Nabava (dostupna opcija povezivanja s internim šifrarnikom artikala): Obrada primljenog eRačuna [1.6]
• prijenos u evidenciju modula Banka

Za uvid u sadržaj i obradu primljene pošte kliknemo na redni broj pošte i otvorit će se stranica unutar koje možemo pregledati sadržaj pošte sa svim privitcima i opcijom izvoza odnosno ispisa.

	Slika 4: Sadržaj primljene pošte

Prikaz primljene pošte možemo ograničiti po korisniku dodjeljivanjem odgovarajućih korisničkih ovlasti [1].

Primljenu poštu možemo po potrebi dodijeliti u potvrđivanje [1.5] odgovornoj osobi i/ili odgovornoj osobi dodjeliti u obradu [1.4].

1.3. Ručni unos primljene pošte

Ukoliko smo poštu primili klasičnim putem odnosno običnom poštom, zatim to možemo uvesti u program tako da ručno unesemo poštu klikom na gumb "Novi unos u knjigu primljene pošte":

	Slika 5: Unos primljene pošte

Klikom na navedeni gumb se otvara forma za unos podataka gdje odaberemo tip pošte te unesemo ostale bitne podatke:

	Slika 6: Unos podataka primljene pošte

Tip pošte ulazni račun, izdani račun ili bankovni izvod u nastavku unosa omogućuje automatski prijenos podataka dokumenata.

1.4. Dodijeljivanje primljene pošte

Primljenu poštu možemo u programu dodijeliti drugim osobama (korisnicima), koji budu zatim tu poštu dobili na svoj popis obaveza.

Primljenu poštu možemo dodijeliti samo korisnicima kojima smo prije toga dodijelili privilegije za rad s primljenom poštom [1].

Primljenu poštu dodijelimo tako da u meniju |Partneri |Knjiga primljene pošte kliknemo na željenu poštu te u navigaciji kliknemo na ikonu kao na slici:

	Slika 7: Dodijeljivanje primljene pošte korisniku na potvrđivanje

Klikom na tu ikonu nam se otvara forma za izbos korisnika kojemu ćemo dodijeliti primljenu poštu:

	Slika 8: Odabir korisnika koja će zaprimiti primljenu poštu na svojem popisu obaveza

Zajedno s opisom zadatka koji unesemo na formi, program će poslati poveznicu za pregled primljene pošte zajedno s privitkom koji je na primljenoj pošti, kao što je vidljivo na primjeru:

	Slika 9: Primljena pošta s privitkom primljenog dokumenta

Korisnik će na fragmentu Popis obaveza na početnoj stranici programa vidjeti dodijeljenu primljenu poštu.

Na pojedinačnoj primljenoj pošti se u takvom primjeru vodi i likvidacijski slijed iz kojega je vidljivo kojemu korisniku smo poštu proslijedili u obradu:

	Slika 10: Likvidacijski slijed je prikazan na pojedinačnoj primljeni pošti

1.5. Potvrđivanje primljene pošte

Primljenu poštu obično netko u tvrtci mora provjeriti i odobriti. Ukoliko je u nizu likvidacije primljene pošte uključeno više osoba, zatim je smisleno primljenu poštu neposredno iz program poslati na odobrenje svakoj osobi po redu likvidacije.

Za pravilan niz i ispravnu preglednost nad statusima primljene pošte bitno je da prethodno pravilno izaberemo korisničke privilegije za rad s primljenom poštom [1] svim korisnicima koji će sudjelovati u postupku likvidacije pojedine primljene pošte.

Primljenu poštu možemo dodijeliti samo aktivnim korisnicima, što znači da je potrebno svim osobama koje će sudjelovati u procesu likvidacije primljene pošte kreirati zaseban dostup odnosno korisnika s pravilnim privilegijama.

Primljenu poštu dodijelimo tako da u meniju |Partneri |Knjiga primljene pošte kliknemo na željenu poštu te u navigaciji klinemo kao na slici:

	Slika 11: Primljenu poštu šaljemo u obliku e-pošte osobi na potvrđivanje

Klikom na tu opciju otvara nam se forma za unos poruke i odabir korisnika kojemu ćemo poslati poštu na potvrđivanje:

	Slika 12: Odabir korisnika/osobe kojoj šaljemo poštu na odobrenje

Potvrđivanje primljene pošte imaju samo korisnici s pravilnim privilegijama [1].

Zajedno s porukom koju smo unijeli prilikom slanja, program će poslati i privitak koji je na primljenoj pošti:

	Slika 13: Primljena pošta s privitkom primljenog dokumenta

Korisnik koji ima privilegije za pregled i likvidaciju dodijeljene primljene pošte će primiti e-mail sa sadržajem poslane pošte zajedno s vizualizacijom privitka. Korisnik zatim može tu poštu odobriti ili odbiti te pritom upisati i poruku odnosno razlog svoje odluke za sljedeću osobu u nizu likvidacije:

	Slika 14: U mailu koji smo zaprimili kliknemo na poveznicu za pregled sadržaja primljene pošte

Klikom na poveznicu nam se otvara pregled primljene pošte. Poštu nakon pregleda zatim potvrdimo/odbijemo te sljedećem korisniku upišemo razlog odluke:

	Slika 15: Potvrđivanje/odbijanje primljene pošte

Na svakoj primljenoj pošti se u programu vodi likvidacijska put iz koje je vidljivo kojem korisniku/osobi poslali poštu na odobrenje te informacija da li je potša potvrđena ili odbijena:

	Slika 16: Likvidacijski put na primljenoj pošti

1.6. Obrada primljenog eRačuna

Zaprimljen eRačun možemo prenijeti u evidenciju modula |Nabava |Ulazni računi izravno iz knjige primljene pošte, i to bez ručnog prijepisa podataka.

Otvorimo modul |Partneri |Knjiga primljene pošte i na popisu primljene pošte najprije kliknemo na redni broj pošte, putem koje smo zaprimili eRačun. Na uvid ćemo dobiti sadržaj primljenog računa sa svim privitcima.

U toj pošti kliknemo na gumb Prijenos e-dokumenta u prim. račun i otvorit će se maska unutar koje po potrebi zadamo dodatne parametre pod kojima želimo voditi račun u evidenciji (npr. unos mjesta troška, konto za knjiženje posl. događaja i sl.). Podaci za unos računa učitat će se izravno iz XML datoteke stoga ručni prijepis podataka nije potreban.

	Slika 17: Prijenos primljenog računa u evidenciju modula Nabava

SAVJET: Kao što je označeno na slici, u ovoj masci možemo unutar dodatnih mogućnosti zadati povezivanje stavki ulaznog računa dobavljača s internim šifrarnikom artikala, što je korisno ako u programu vodimo zalihe. Povezivanje stavki ulaznog računa s internim šifrarnikom artikala moguće je na osnovu jednog od sljedećih identifikatora: šifre artikla, bar koda i/ili kataloškog broja. Ukoliko je na stavci ulaznog računa dobavljača iskazan jedan od navedenih identifikatora, a koji je u potpunosti podudaran (jednak) podatku u internom šifrarniku artikala, ovom je opcijom moguće povezati stavku računa dobavljača s artiklom iz internog šifrarnika u svrhe brzog kreiranja primke izravno iz ulaznog računa, bez potrebe za ručnim prijepisom podataka. U slučaju da na osnovu identifikatora nije pronađen isti artikal u internom šifrarniku, na raspolaganju je opcija automatskog dodavanja novog artikla u interni šifrarnik.

Kliknemo na gumb Uvoz podataka i eRačun će biti prebačen u evidenciju ulaznih računa sa svim privitcima. Račun sada možemo platiti, likvidirati, knjigovodstveno obraditi, a ujedno možemo pratiti otvorene obveze prema svim ili izabranim dobavljačima.

Na ulaznom računu prikazana je poveznica s rednim brojem primljene pošte na osnovu koje je račun upisan u evidenciju i obrnuto; u primljenoj pošti je prikazana poveznica s rednim brojem pod kojim je račun unijet u evidenciju.

Ako pri prijenosu računa iz primljene pošte u evidenciju ulaznih računa koristimo opciju povezivanja stavki računa s internim šifrarnikom artikala, na stavci računa će biti prikazan artikal iz internog šifrarnika s kojim je utvrđena podudarnost:

	Slika 18: eRačun prebačen iz primljene pošte u evidenciju modula Nabava sa svim privitcima

Ako je stavka ulaznog računa povezana s internim šifrarnikom artikala, na raspolaganju je opcija kreiranja primke klikom na gumb Ispostavi iz dokumenta - Izdaj primku izravno iz ulaznog računa. Korištenjem ove opcije će u primku biti kopirane sve stavke ulaznog računa koje su povezane s internim šifrarnikom artikala, a na koje će se iz računa ujedno prenijeti i nabavne vrijednosti. Po izdavanju primke povećat će se zaliha artikala na izabranom skladištu.          Slika 19: Kopiranje podataka iz ulaznog računa u primku

Račun možemo uvrstiti u nalog za plaćanje klikom na gumb Plaćanja - Plaćanje računa izravno u računu, a ako želimo kreirati zbirni nalog za plaćanje više ulaznih računa, istovremeno otvorimo izbornik Više - Masovno plaćanje primljenih računa na popisu ulaznih računa i izaberemo račune koje želimo platiti.          Slika 20: Masovno plaćanje izabranih ulaznih računa putem zbirnog naloga

Po unosu konta na stavke ulaznog računa možemo klikom na gumb Knjiženje proknjižiti račun na temeljnicu glavne knjige.          Slika 21: Knjiženje ulaznog računa na temeljnicu glavne knjige

Ako vodimo jednostavno knjigovodstvo, ulazni račun možemo proknjižiti u knjige obrtnika klikom na izbornik Više - Knjiženje u knjige obrtnika na popisu ulaznih računa.

Ako iz knjige primljene pošte prebacujemo račun zaprimljen u PDF-u odnosno bez XML datoteke, preostaje ručni prijepis podataka koji također pokrećemo klikom na gumb "Prijenos e-dokumenta u prim. račun", a u nastavku se otvara maska unutar koje ručno prepišemo podatke iz dokumenta.

2. Uvod

Sada možemo sa jednim klikom poslati račun kupcu elektroničkim putem. Razmjena elektroničkih računa je dvosmjerna, što prikazuje slika dolje. Riječ je o internom "dogovoru" među tvrtkama unutar sustava e-racuni.com.

	Slika 22: Elektronička razmjena

Kupac zaprima račun izravno u sustav e-racuni.com, u svoju knjigu primljene pošte

	Slika 23: Slanje elektroničkog računa kupcu izravno u knjigu primljene pošte

3. Automatiziran prijenos dokumenata u knjigu primljene pošte s programom "Document uploader"

Za što automatiziraniji prijenos dokumenata u program e-računi smo za korisnike paketa PREMIUM pripremili poseban program "Document uploader" za automatsko slanje/uvoz dokumenata iz datoteke na lokalnom računalu izravno u knjigu primljene pošte. Program je prije svega namijenjen računovodstvenim uredima koji obrađuju veću količinu dokumenata svojih klijenata. Za postavljanje programa potrebno je kontaktirati korisničku podršku.

Za uvoz dokumenata potrebno je napraviti sljedeće:

• Instalirati program "Document uploader" na računalo [3.1]
• Urediti postavke u programu "Document uploader" za automatsko slanje dokumenata u knjigu primljene pošte

3.1. Instalacija programa Document uploader

Postavljanje programa je potpuno automatsko. Datoteku spremimo na željenu lokaciju te ju zatim raspakiramo s programom WinRar, 7-zip ili sličnim.

Prije nego se pokrene program je potrebno na računalu kreirati datoteku u koju budemo spremali datoteke, koje budemo pomoću programa Document uploader uvozili u program e-računi.

Nakon toga je program pripremljen za pokretanje postavki za automatski prijenos datoteka s računala direktno u program e-računi.

3.2. Postavke programa Document uploader

Kada smo namjestili program u željenu mapu, pokrenemo datoteku DocumentUploader.exe:

	Slika 24: Pokretanje programa

Nakon toga nam se otvori program Document uploader:

	Slika 25: Nadzorna ploča programa Document uploader

Za prijenos datoteka je potrebno u programu izabrati prethodno kreiranu datoteku u koju ćemo spremati dokumente. To izabaremo klikom na "Add new directory" s čime se otvore dodatne postavke:

	Slika 26: Add new directory

• Localization - s tim parametrom izaberemo u koju lokalizaciju programa želimo prenositi dokumente:

• Directory to monitor - na tom mjestu kliknemo na gumb "Browse" te izaberemo datoteku iz koje želimo uvoziti dokumente
• Filename filter - izaberemo koju vrstu dokumenta budemo uvozili iz datoteke

• Username - upišemo korisničko ime s kojim se prijavljujemo u e-račune
• Password - upišemo lozinku s kojom se prijavljujemo u e-račune

Nakon što smo unijeli podatke kliknemo na gumb Login and select organization. Zatim će se otvoriti novi prozor s popisom tvrtki do kojih kao korisnik imamo dostup unutar programa te koji imaju aktivirane internetske usluge odnosno generiran unikatni identifikator, zatim izaberemo tvrtku u koju želimo uvoziti dokumente u knjigu primljene pošte.

Kada izaberemo tvrtku se ispune i ostali podaci tvrtke kao što je prikazane na slici te ih je potrebno samo potvrditi.

	Slika 27: Podaci izabrane tvrtke za uvoz dokumenata

Ukoliko želimo uvoziti dokumente u knjigu primljene pošte većem broju tvrtki koje vodimo u e-računima, zatim je potrebno za svaku tvrtku kreirati posebnu datoteku u koju budemo spremali dokumente te je zatim za svaku tvrtku potrebno napraviti gore opisani postupak prijave.

3.3. Prijenos datoteka s programom Document uploader

Nakon što smo uredili sve potrebne postavke i datoteke povezali s programom, možemo pokrenuti sinkronizaciju na način da s popisa izaberemo željenu datoteku te zatim kliknemo na gumb Synchronize selected.

	Slika 28: Izaberemo datoteku iz koje želimo u tom trenutku prenesti dokumente u knjigu primljene pošte

Ukoliko imamo postavljeno više datoteka, možemo ih sve sinkronizirati na način da kliknemo na gumb Synchronize all.

4. Razmjena podataka s kurirskim službama

Uz integraciju s internet trgovinama i ostalim vanjskim sustavima program e-racuni.hr nudi i integraciju s kurirskim službama za slanje pošiljki. Funkcionalnost znatno olakšava i ubrzava slanje paketa jer omogućuje ispis naljepnice koju kreira aplikacija kurirske službe izravno iz dokumenta (npr. računa, otpremnice ili narudžbe kupca) u aplikaciji e-racuni.hr.

Sve te transakcije i kreirane naljepnice se također zapisuju u aplikaciji kurirske službe, a u aplikaciji e-racuni.hr omogućeno je i praćenje pošiljki za koje smo kreirali naljepnice.

Ukoliko pri online prodaji nudimo plaćanje pouzećem, program predviđa i mogućnost uvoza specifikacije plaćanja / izvoda svih kurirskih službi za automatsku likvidaciju i zatvaranje računa plaćenih pouzećem.

Program omogućuje povezivanje sa sljedećim kurirskim službama:

• GLS
• Dodavanje GLS računa u šifrarnik
• Kreiranje i ispis naljepnica za GLS [4.1]
• Uvoz izvoda (specifikacije plaćanja pouzećem) za GLS

• Hrvatska pošta
• Dodavanje HP računa u šifrarnik
• Kreiranje i ispis naljepnica za HP [4.2]
• Uvoz izvoda (specifikacije plaćanja pouzećem) za HP

• DPD
• Dodavanje DPD računa u šifrarnik
• Kreiranje i ispis naljepnica za DPD [4.3]
• Uvoz izvoda (specifikacije plaćanja pouzećem) za DPD

• Overseas Express
• Dodavanje Overseas Express računa u šifrarnik
• Kreiranje i ispis naljepnica za Overseas Express [4.5]
• Uvoz izvoda (specifikacije plaćanja pouzećem) za Overseas Express

4.1. Kreiranje i ispis naljepnica GLS

Automatsko kreiranje odnosno ispis naljepnica za slanje paketa preko dostavne službe GLS je moguće koristiti na sljedećim dokumentima:

• narudžba kupca
• izdani račun
• vrijednosna otpremnica

Priprema i ispis naljepnice se izvršava po sljedećem postupku:

1. u meniju |Banka |Bankovni računi dodamo novi elektronski račun za dostavnu službu GLS. Pri unosu podataka za namjenu kreiranja naljepnica obavezno moramo ispuniti i parametre za prijavu u portal GLS na poveznici https://www.mygls.hr/Account/Login.

	Slika 29: Dodavanje novoga GLS računa i unos podataka za kreiranje naljepnice

2. otvorimo dokument za kojega želimo kreirati naljepnicu, zatim u alatnoj traci preko menija "Izmjena podataka" izaberemo mogućnost kreiranja naljepnice za GLS:

	Slika 30: Meni za kreiranje i ispis naljepnica

Otvara nam se unosna maska u koju unosimo podatke koji budu ispisani na naljepnici:

	Slika 31: Unos podataka za kreiranje i ispis naljepnice

Za masovno kreiranje i ispis otvorimo pregleda dokumenata za koje želimo kreirati i ispisati naljepnice te idemo na |Više |Drugi izvještaji i ispisi |Kreiranje i ispis naljepnica iz prikazanih dokumenata za GLS kurirske usluge:

	Slika 32: Meni za masovno kreiranje i ispis naljepnica

Otvori nam se unosna maska u koje unesemo podatke koji će biti ispisani na naljepnicama:

	Slika 33: Unos podataka za masovno kreiranje i ispis naljepnica

Nakon potvrde unesenih podataka se ti podaci šalju u aplikaciju GLS, koja zatim vrati podatke za ispis naljepnice.

Primjer naljepnice:

	Slika 34: GLS naljepnica za slanje paketa

4.2. Kreiranje i ispis naljepnica Hrvatska Pošta

Automatsko kreiranje odnosno ispis naljepnica za slanje paketa preko dostavne službe Hrvatska pošta je moguće koristiti na sljedećim dokumentima:

• narudžba kupca
• izdani račun

Priprema i ispis naljepnice se izvršava po sljedećem postupku:

1. u meniju |Banka |Bankovni računi dodamo novi elektronski račun za dostavnu službu Hrvatska pošta. Pri unosu podataka za namjenu kreiranja naljepnica obavezno moramo ispuniti i parametre za prijavu u portal Hrvatske pošte.

	Slika 35: Dodavanje novoga HP računa i unos podataka za kreiranje naljepnice

2. otvorimo dokument za kojega želimo kreirati naljepnicu, zatim u alatnoj traci preko menija "Izmjena podataka" izaberemo mogućnost kreiranja naljepnice za HP:

	Slika 36: Meni za kreiranje i ispis naljepnica

Otvara nam se unosna maska u koju unosimo podatke koji budu ispisani na naljepnici:

	Slika 37: Unos podataka za kreiranje i ispis naljepnice

Nakon potvrde unesenih podataka se ti podaci šalju u aplikaciju HP, koja zatim vrati podatke za ispis naljepnice.

Primjer naljepnice:

	Slika 38: HP naljepnica za slanje paketa

4.3. Kreiranje i ispis naljepnica DPD

Automatsko kreiranje odnosno ispis naljepnica za slanje paketa preko dostavne službe DPD je moguće koristiti na sljedećim dokumentima:

• narudžba kupca
• izdani račun
• vrijednosna otpremnica

Priprema i ispis naljepnice se izvršava po sljedećem postupku:

1. u meniju |Banka |Bankovni računi dodamo novi elektronski račun za dostavnu službu DPD. Pri unosu podataka za namjenu kreiranja naljepnica obavezno moramo ispuniti i parametre za prijavu u portal DPD EasyShip na poveznici https://easyship.hr/login.

	Slika 39: Dodavanje novoga DPD računa i unos podataka za kreiranje naljepnice

Za lakšu i bržu otpremu paketa i kreiranje naljepnica za dostavnu službu si možemo postaviti šifrant u meniju Načini dostave

2. otvorimo dokument za kojega želimo kreirati naljepnicu, zatim u alatnoj traci preko menija "Izmjena podataka" izaberemo mogućnost kreiranja naljepnice za DPD:

	Slika 40: Meni za kreiranje i ispis naljepnica

Otvara nam se unosna maska u koju unosimo podatke koji budu ispisani na naljepnici:

	Slika 41: Unos podataka za kreiranje i ispis naljepnice

Za masovno kreiranje i ispis otvorimo pregleda dokumenata za koje želimo kreirati i ispisati naljepnice te idemo na |Više |Drugi izvještaji i ispisi |Kreiranje i ispis naljepnica iz prikazanih dokumenata za dostavnu službu DPD:

	Slika 42: Meni za masovno kreiranje i ispis naljepnica

Otvori nam se unosna maska u koje unesemo podatke koji će biti ispisani na naljepnicama:

	Slika 43: Unos podataka za masovno kreiranje i ispis naljepnica

Nakon potvrde unesenih podataka se ti podaci šalju u aplikaciju DPD EasyShip, koja zatim vrati podatke za ispis naljepnice.

Primjer naljepnice:

	Slika 44: DPD naljepnica za slanje paketa

Pročitajte i upute za zatvaranje računa za plaćanje pouzećem.

4.4. Kreiranje i ispis naljepnica Packeta

Automatsko kreiranje odnosno ispis naljepnica za slanje paketa preko dostavne službe Packeta je moguće koristiti na sljedećim dokumentima:

• narudžba kupca
• izdani račun

Priprema i ispis naljepnice se izvršava po sljedećem postupku:

1. u meniju |Banka |Bankovni računi dodamo novi elektronski račun za dostavnu službu Packeta. Pri unosu podataka za namjenu kreiranja naljepnica obavezno moramo ispuniti i parametre za prijavu u portal Packeta na poveznici https://client.packeta.com/hr.

	Slika 45: Dodavanje novoga Packeta računa i unos podataka za kreiranje naljepnice

Za lakšu i bržu otpremu paketa i kreiranje naljepnica za dostavnu službu si možemo postaviti šifrant u meniju Načini dostave

2. otvorimo dokument za kojega želimo kreirati naljepnicu, zatim u alatnoj traci preko menija "Izmjena podataka" izaberemo mogućnost kreiranja naljepnice za Packeta:

	Slika 46: Meni za kreiranje i ispis naljepnica

Otvara nam se unosna maska u koju unosimo podatke koji budu ispisani na naljepnici:

	Slika 47: Unos podataka za kreiranje i ispis naljepnice

Za masovno kreiranje i ispis otvorimo pregleda dokumenata za koje želimo kreirati i ispisati naljepnice te idemo na |Više |Drugi izvještaji i ispisi |Ispis naljepnica i otprema za Packeta:

	Slika 48: Meni za masovno kreiranje i ispis naljepnica

Otvori nam se unosna maska u koje unesemo podatke koji će biti ispisani na naljepnicama:

	Slika 49: Unos podataka za masovno kreiranje i ispis naljepnica

Nakon potvrde unesenih podataka se ti podaci šalju u aplikaciju Packeta, koja zatim vrati podatke za ispis naljepnice.

Primjer naljepnice:

	Slika 50: Packeta naljepnica za slanje paketa

4.5. Kreiranje i ispis naljepnica Overseas

Automatsko kreiranje odnosno ispis naljepnica za slanje paketa preko dostavne službe Overseas Express je moguće koristiti na sljedećim dokumentima:

• narudžba kupca
• izdani račun

Priprema i ispis naljepnice se izvršava po sljedećem postupku:

1. u meniju |Banka |Bankovni računi dodamo novi elektronski račun za dostavnu službu Overseas. Pri unosu podataka za namjenu kreiranja naljepnica obavezno moramo ispuniti i parametar API ključ za povezivanje s Overseas računom.

	Slika 51: Dodavanje novoga Overseas računa i unos podataka za kreiranje naljepnice

2. otvorimo dokument za kojega želimo kreirati naljepnicu, zatim u alatnoj traci preko menija "Izmjena podataka" izaberemo mogućnost kreiranja naljepnice za Overseas:

	Slika 52: Meni za kreiranje i ispis naljepnica

Otvara nam se unosna maska u koju unosimo podatke koji budu ispisani na naljepnici:

	Slika 53: Unos podataka za kreiranje i ispis naljepnice

Za masovno kreiranje i ispis otvorimo pregleda dokumenata za koje želimo kreirati i ispisati naljepnice te idemo na |Više |Drugi izvještaji i ispisi |Ispis naljepnica i otprema za Overseas Express:

	Slika 54: Meni za masovno kreiranje i ispis naljepnica

Otvori nam se unosna maska u koje unesemo podatke koji će biti ispisani na naljepnicama:

	Slika 55: Unos podataka za masovno kreiranje i ispis naljepnica

Nakon potvrde unesenih podataka se ti podaci šalju u aplikaciju Overseas, koja zatim vrati podatke za ispis naljepnice.

5. Slanje elektroničkih računa u javnoj nabavi

U programu e-racuni.hr na raspolaganju je funkcionalnost izravnog slanja e-računa u javnoj nabavi u servis FINA e-račun za državu, koji je centralno mjesto za zaprimanje svih e-računa koje izdavatelji računa šalju obveznicima primjene Zakona o javnoj nabavi.

U skladu sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN 94/2018), svi korisnici državnog proračuna obvezni su od 1.12.2018. zaprimati račune u elektroničkom obliku.

Program e-racuni.hr registriran je za prosljeđivanje e-računa što znači da vam za slanje e-računa u javnoj nabavi nisu potrebni nikakvi dodatni certifikati. Time smo za korisnike sustava e-racuni.hr pojednostavili postupak uvođenja i prilagodbe novom načinu slanja računa u javnoj nabavi.

Slanje e-računa u javnoj nabavi je u potpunosti besplatno za sve naše korisnike ukoliko FINA ne započne poračunavati svoje usluge.

5.1 Priprema za slanje elektroničkih računa

Prije nego krenete sa slanjem elektroničkih računa u javnoj nabavi, potrebno je ovlastiti tvrtku E-RAČUNI d.o.o. da može u vašem imenu proslijeđivati račune u javnoj nabavi u servis FINA eRačun za državu. To učinite tako da ispišete obrazac kojeg možete preuzeti u nastavku i dostavite ga u poslovnicu FINA.

ZahtjevZaRegistracijuIzdavateljaE-racunaFINA_B2G.pdf Veličina: 1.046,69 kB

Ispunjeni obrazac potrebno je predati na FINA-u, a nama prosljedite fotokopiju/sken ispunjenog obrasca na našu e-mail adresu helpdesk@e-racuni.hr ili info@e-racuni.hr i pri tome navedite poslovnicu FINA-e u koju ste predali obrazac. Na taj način imati ćemo potvrdu u primjeru komunikacije sa FINA-om.

Odmah nakon što FINA obradi vaš zahtjev, aktivirati ćemo vam uslugu slanja e-računa u javnoj nabavi. Od tog trenutka dalje je u programu e-racuni.hr za vas dostupna sva funkcionalnost, potrebna za slanje prvog e-računa u javnoj nabavi.

Na donjim slikama možete vidjeti primjer popunjavanja prve i druge stranice obrasca:

	Slika 56: Prva stranica obrasca (ovdje se popunjavaju podaci tvrtke koja izdaje račune)

	Slika 57: Druga stranica obrasca

Za vrijeme čekanja na aktivaciju usluge možete krenuti s izdavanjem računa u javnoj nabavi. Račune ćete moći poslati naknadno.

5.2 Kako šaljemo e-račun u javnoj nabavi u servis FINA eRačun za državu

Za pisanje računa koristite posve isti postupak kojim pišete i račune za ostale kupce, jer nema posebnosti. I u ovom je slučaju vrlo važno pripaziti na unos ispravnih podataka o kupcu.

Kada završite s unosom svih podataka, jednostavno izdajte račun. Po izdavanju računa, u alatnoj traci pojavljuje se opcija za slanje vašeg izdanog računa iz programa e-racuni.hr izravno u servis FINA e-računi za državu.

Kako točno pokrećete slanje e-računa u servis FINA e-računi za državu, prikazano je na sljedećoj slici:

U alatnoj traci računa kliknite na gumb ‘Slanje’ i odaberite ‘Slanje dokumenta na FINA-u’.

	Slika 58: Pokretanje slanja e-računa

U slučaju da kupac ima otvorenih više pretinaca za slanje (više poslovnih jedinica) na početku nam se otvori maska u kojoj možemo odabrati poslovnu jedinicu kupca na koju će se poslati e-račun. U na istoj masci nam se prikazuju na odabir i vlastiti privitci koje smo dodali na dokument. Sad označimo privitke koje želimo poslati zajedno sa e-računom te kliknemo na gumb 'Nastavi'. Ukoliko na dokumentu ne postoje vlastiti privitci ili kupac nema otvorenih više pretinaca za slanje, otvara nam se odmah maska sa prikazom dokumenata, koji će biti poslani na FINA-u (PDF i XML datoteke) (Slika 5). Potrebno je još samo kliknuti na gumb ‘Pošalji':

	Slika 59: Odabir vlastitih privitaka

	Slika 60: Potvrda slanja e-računa

Po završetku procesa slanja, u alatnoj traci računa iskazane su informacije o datumu i satu slanja e-računa, te o statusu slanja što znači da ćete unutar računa vidjeti je li slanje bilo uspiješno:

	Slika 61: Pregled statusa i vremena slanja

Pogledajte video s prikazom postupka za slanje e-računa u javnoj nabavi: https://www.youtube.com/watch?v=ceY_YxC5ZUk&t=7s

6. Slanje dokumenata u sustav ePoslovanje.hr

U programu e-racuni.hr na raspolaganju je funkcionalnost izravnog slanja dokumenata u sustav ePoslovanje.hr.

Za aktivaciju usluge potrebno je u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Procesi i integracija |Postavke pristupa internetskim uslugama drugih aplikacija upisati API ključ za povezivanje sa ePoslovanje.hr:

	Slika 62: Unos API ključa za aktivaciju usluge slanja e-računa izravno u sustav ePoslovanje.hr

Odmah po unosu API ključa u alatnoj traci izdanog dokumenta otvara se opcija izravnog slanja u sustav ePoslovanje.hr:

	Slika 63: Slanje računa u sustav ePoslovanje.hr

Kliknemo na slanje dokumenta te u nastavku dodatno provjerimo sadržaj priloga. Klikom na gumb Pošalji finalno potvrđujemo slanje dokumenta:

	Slika 64: Provjera priloga za slanje na ePoslovanje.hr

Na poslanom dokumentu možemo pratiti status slanja i pregledati poslane privitke (PDF i XML):

	Slika 65: Pregled statusa slanja izravno na dokumentu

Pojedinačni dokument moguće je samo jednom poslati na ePoslovanje.hr. Ukoliko kupac traži ispravak dokumenta obratite pozornost da izdate storno/odobrenje i zatim kreirate novi račun ispravnog sadržaja i pošaljete ga kupcu.

7. Slanje dokumenata u sustav Redok

Iz programa e-racuni.hr je moguće slanje sljedećih dokumenata u sustav Redok:

• Računi
• Ponude
• Računi za predujam
• OK odobrenja
• OK terećenja
• Otpremnice

7.1 Unos podataka za slanje

Kroz modul |Postavke |Postavke tvrtke |Elektroničko poslovanje potrebno je unijeti naš GS1 GLN broj:

	Slika 66: Unos GS1 GLN broja

N-Globalni lokacijski broj koji se koristi za identifikaciju pravnih subjekata, njihove organizacijske strukture i lokacije. Više o tome možete pročitati na https://www.gs1hr.org/

Za slanje dokumenata kupcima odnosno zaprimanje dokumenata od dobavljača putem Redoka, potrebno je kroz modul |Partneri |Kupci/Dobavljači za svakog pojedinačnog kupca/dobavljača unijeti podatke za elektroničku razmjenu podataka (podatke dobijete direktno od Redoka).

	Slika 67: Unos podataka za slanje dokumenata kupcu

Na samom kupcu je potrebno unijeti i GLN brojeve kupca kojima šaljete dokumente putem Redoka. Ukoliko kupac ima samo jednu adresu, zatim GLN broj unosite pod "Adresa za račune", ukoliko kupac ima više različitih adresa za isporuku, zatim GLN upisujete za svaku zasebnu adresu unutar "Adrese za isporuku".

	Slika 68: Unos GLN broja u Adresa za račune

	Slika 69: Unos GLN broja u Adrese za isporuku

Za unos podataka kod izmjene dokumenata s dobavljačem, potrebno je unijeti i njegov GS1 GLN broj, te nakon što spremimo podatke kliknuti i na gumb "Kreiraj ID pristupa i ključ" te dobivene podatke proslijediti Redoku kako bi vam dobavljači mogli slati dokumente direktno u program:

	Slika 70: Unos podataka za dobavljača

	Slika 71: Generiranje ključa za pristup dokumentima

Adresu EDI poslužitelja, korisničko ime i lozinku dobijete od Redoka.

Kada unesemo sve podatke, zatim na prethodno navedenim dokumentima u izborniku Slanje, odaebrete opciju Slanje dokumenata putem sustava Redok:

	Slika 72: Slanje dokumenata putem sustava Redok