1.1 Opće postavke tvrtke za početak rada u programu e-racuni.hr

Na samom početku uporabe programa e-racuni.hr najprije uređujemo osnovne postavke kojima ćemo prilagoditi i osigurati ispravno djelovanje programa sukladno potrebama naše tvrtke. Postavke rada programa na razini tvrtke zadajemo u modulu |Postavke |Postavke tvrtke i vrijede za sve korisnike u našoj tvrtki.

Za postizanje što boljeg korisničkog iskustva s radom u programu na razini korisnika, u modulu |Postavke |Moje postavke u potpunosti možemo prilagoditi postavke korisničkog sučelja po svojoj mjeri. Ove se postavke mogu uređivati individualno po korisniku.

U ovom sklopu programa nalaze se postavke vezane na opće postavke tvrtke i podatak o tvrtki, postavke procesa i integracije kao i postavke e-pošte.

1.2 Opće postavke tvrtke

Osnovni podaci tvrtke [1.6]
Poslovanje
Putni nalozi i obračun putnih troškova
Kadrovi, obračun plaća i godišnji izvještaji
Računovodstvo
Turizam
Postavke numeriranja dokumenata
Postavke brojača
Formati datuma
Postavke preuzetog načina plaćanja u programu
Statusi narudžbi kupaca [1.7]
Načini dostave [1.8]
Postavke izgleda dokumenata
Logotip tvrtke
Obračun prekograničnog PDV-a

1.3 Procesi i integracija

Automatsko opominjanje
Elektroničko poslovanje
Postavke knjige primljene pošte
Digitalni certifikati
Internetske usluge - API
Online trgovina/katalog
Internet trgovine - sinkronizacija
Upravljanje prostorom
Lokacije POS računa
Postavke pristupa internetskim uslugama drugih aplikacija

1.4 Šifrarnici tvrtke

Poslovne jedinice
Završni tekstovi za dokumente
Skupine kupaca

1.5 Postavke e-pošte

Poslana e-pošta
Postavke za slanje e-pošte [1.9]
Postavke teksta e-mail poruka
Postavke teksta SMS poruka

1.6. Osnovni podaci tvrtke

1.7. Statusi narudžbi kupaca

Program koristi interni šifrarnik statusa narudžbi kupaca koji nam pomažu pri obradi narudžbi izdanih u programu kao i narudžbi uvoženih iz internet trgovine koju smo povezali s programom.

Pregled šifrarnika statusa narudžbi nalazi se unutar izbornika |Postavke |Postavke tvrtke |Statusi narudžbi kupaca i prikazani su u tablici unutar koje možemo aktivirati i dodatne postavke kao što je prikazano na slici:

Slika 1: Šifrarnik statusa narudžbi kupaca

1.8. Načini dostave

Ukoliko za otpremu pošiljaka koristimo pretežito iste načine dostave, u programu možemo urediti šifrarnik načina dostave, a koje ćemo zatim moći koristiti pri dodavanju na prodajne dokumente. Pregled i uređivanje šifrarnika načina dostave nalazi se unutar izbornika |Postavke |Postavke tvrtke |Načini dostave kao što prikazuje slika:

Slika 2: Šifrarnik načina dostave

Za dodavanje novog načina dostave kliknemo na gumb Novi način dostave i otvara se sljedeća maska za unos podataka:

Slika 3: Dodavanje načina dostave u šifrarnik

Obavezan je samo unos podatka Kod dostave dok unos ostalih podataka možemo preskočiti tj. upišemo ih po vlastitom izboru:

Kod dostave	Upišemo oznaku tj. kod načina dostave kojeg zatim koristimo pri dodavanju načina dostave na dokumentu ili prilikom predaje narudžbe u online katalogu tj. "instant web shopu"
Opis	Upišemo kraći opis načina dostave.
Pružatelj usluge dostave	Izaberemo pružatelja usluge dostave putem kojeg šaljemo pošiljke s tim načinom dostave.
Bankovni račun	Izaberemo bankovni račun tj. uplatni račun na kojeg želimo plaćanje pošiljke pouzećem.
Mjesto troška	Prema potrebi izaberemo mjesto troška iz šifrarnika mjesta troška.
Status	Izaberemo koristimo li navedeni način dostave ili ga više ne želimo koristiti.

1.9. Postavke za slanje e-pošte

Preuzeto se za slanje izlazne pošte koristi preuzeti SMTP poslužitelj. Elektronička pošta šalje se izravno sa e-mail adresom pošiljatelja u zaglavlju poruke. Postavke izlaznog poslužitelja za slanje elektroničke pošte koristimo u slučaju kada imamo elektroničku poštu na domeni tj. poslužitelju koji ne dopušta slanje elektroničke pošte iz drugih SMTP poslužitelja. U tom slučaju otvaramo ili postavke korisnika (vrijede samo na razini korisnika) ili postavke tvrtke (vrijede za sve korisnike u toj tvrtki). Otvara se sljedeća stranica:

Slika 4: Postavke izlaznog poslužitelja za slanje elektroničke pošte

Ako kvačiramo dodatnu funkciju Izlazna pošta se šalje od outbox@e-racuni.com. Adresa pošiljatelja umetnuta je u polje "Reply-To", svu e-poštu možemo slati na način, da se umjesto pošiljatelja koristi e-mail adresa outbox@e-racuni.com, a u dodatno polje "Reply-To:" automatski će se upisati vaša e-mail adresa. To znači, da kada će primatelj poruke odgovarati na vašu e-mail poruku, odgovor neće biti poslan na outbox@e-racuni.com već na vašu pravu e-mail adresu. Na ovaj način možete za slanje elektroničke pošte i dalje koristiti preuzetu poslužitelj SMTP.

U postavkama možemo osim preuzetog načina slanja birati i među dvjema dodatnim mogućnostima za postavke slanja elektroničke pošte iz programa:

1. Vaša elektronička pošta šalje se putem vašeg SMTP poslužitelja. Odabirom ove opcije morati upisati barem adresu vašeg SMTP poslužitelja, koji mora dopustiti slanje elektroničke pošte iz IP adresa poslužitelja e-racuni.com (kontaktirajte podršku). Umjesto ograničenja na IP adresu upisati možete korisničko ime i zaporku vašeg e-mail poštanskog sandučića pa će se program prije slanja elektroničke pošte prijaviti na poslužitelj SMTP. Unos broja porta nije obavezan, upišite samo u slučaju nestandardnih portova. Ako želite uspostaviti povezivanje putem šifriranog protokola SSL, tada morate ispred naziva poslužitelja upisati riječ ssl:, primjer ssl:smtp.moja-domena.hr.

Iz padajućeg izbornika možemo izabrati našeg ponuđača e-pošte, kao što prikazuje slika dolje:

Po odabiru našeg ponuđača (ukoliko je na raspolaganju), podaci o SMTP poslužitelju i portu će se automatski prenijeti u za to predviđena polja. Pripisati moramo još korisničko ime i zaporku za naš poštanski sandučić e-pošte:

Na poveznicama dolje opisani su najčešći primjeri korištenja vlastitog SMTP poslužitelja:

Ručne postavke SMTP poslužitelja za Gmail na sljedećoj poveznici [1.9.2],

Ručne postavke SMTP poslužitelja za Yahoo na sljedećoj poveznici [1.9.1].

2. Izlazna pošta se šalje putem korisničkog računa na Gmail

Koristite vaš korisnički račun Gmail i vaša izlazna pošta slati će se putem postavki za Gmail na način da našu internetnu aplikaciju povežemo s Gmail računom. Detaljan opis postupka pogledajte na sljedećoj poveznici [1.9.3].

1.9.1. Postavke elektroničke pošte za klijenta Yahoo

Ako je naš klijent e-pošte Yahoo, tada putem izbornika |Postavke |Postavke tvrtke |Postavke za slanje e-pošte zadajemo sljedeće postavke SMTP poslužitelja:

Adresa poslužitelja:	ssl:smtp.mail.yahoo.com
Port:	465
Kor. ime:	vaša e-mail adresa na yahoo mailu, npr. test.eracuni@yahoo.com
Zaporka:	vaša aktivna zaporka za prijavu u yahoo mail

Uz navedene postavke u našem programu, dodatno je potrebno u yahoo mail-u aktivirati pristup za druge aplikacije. To učinimo na sljedeći način:

Prijavite se u yahoo mail putem internet preglednika na adresi mail.yahoo.com. Po prijavi otvarite sljedeću poveznicu:https://login.yahoo.com/account/security#other-apps i aktivirajte opciju "Allow apps that use less secure sign in", kao što prikazuje slika dolje:

Po zaključenju postupka zaprimiti ćete e-mail potvrdu o uključenju usluge i time će biti omogućeno slanje iz našeg sustava.

1.9.2. Postavke elektroničke pošte za klijent Gmail

Ukoliko imamo email otvoren na Gmailu u programu možemo postaviti slanje e-pošte iz programa preko njihovog SMTP poslužitelja za izlaznu poštu. Za slanje svih mailova iz programa preko isto emaila to postavimo u meniju |Postavke |Postavke tvrtke |Postavke za slanje e-pošte. Ukoliko želimo da svaki korisnik iz programa šalje mailove preko svojega email računa zatim to postavimo u meniju |Postavke |Moje postavke |Postavke za slanje e-pošte.

Za pravilno slanje mailova iz programa preko SMTP poslužitelja od Gmaila, zatim je najprije potrebno pravilno postaviti mail da bi on to i omogućio. U nastavku je opisan postupak za pravilne postavke na Gmail računu.

U postavkama Gmail računa je potrebno prvo aktivirati POP za svu poštu. To napravimo u meniju "Postavke-Pregled svih postavki-Prosljeđivanje i POP/IMAP-POP preuzimanje":

Slika 7: POP preuzimanje postavimo za svu poštu

Kada smo to postavili onda je potrebno kreirati zaporku aplikaciju potrebnu za povezivanje s Gmail računom:

1. prijavimo se u svoj "Gmail workspace" te kliknemo na meni za odabir aplikacija:

Slika 8: Među google aplikacijama izaberemo naš račun

2. nakon toga idemo na "Sigurnost" te pronađemo "Potvrda u dva koraka" koju je potrebno uključiti:

Slika 9: Potvrda u dva koraka

3. Kada smo prošli kroz sve korake te uključili potvrdu u dva koraka, zatim ponovno kliknemo na "Potvrda u dva koraka":

Nakon ponovne prijave nam se otvara stranica za potvrdu u dva koraka gdje idemo do dna stranice gdje ćemo pronaći "Zaporke aplikacije":

Slika 11: Zaporke aplikacije

Na Gmailu kreiramo jednokratnu lozinku za dostup vanjskih aplikacija do našeg Gmail računa:

Slika 12: Odaberemo "Drugo"

Slika 13: Unesemo naziv aplikacije (npr. www.e-racuni.hr)

Slika 14: Zaporka koju ćemo koristiti u postavkama slanja e-pošte u programu e-racuni

4. zaporka koju je generirao Gmail kopiramo u postavke SMTP poslužitelja u programu e-racuni:

Slika 15: Upišemo zaporku koju smo generirali u prethodnom koraku

1.9.3. Povezivanje sa računom Gmail

Ako koristimo Gmail adresu za slanje izlazne pošte iz sustava, naš e-mail račun možemo povezati sa sustavom e-racuni.com.

To učinimo na sljedeći način:

|Postavke |Postavke tvrtke |Postavke za slanje e-pošte, ako postavke zadajemo za cijelu tvrtku, ili

|Postavke |Moje postavke |Postavke za slanje e-pošte, ako postavke zadajemo posebno za korisnički pristup kojim smo u tom trenutku prijavljeni u program. Ovu mogućnost koristimo kada svaki korisnik koristi vlastite postavke za slanje e-pošte.

Povezivanje uređujemo kroz sljedeće korake:

Pod Postavke za slanje e-pošte izaberemo "Izlazna pošta šalje se putem korisničkog računa Gmail" i kliknemo na gumb Poveži se s Gmail računom

Slika 16: Odabir povezivana s Gmail računom

Klikom na gumb dolazi do preusmjerenja na prijavnu stranicu za Gmail, na kojoj se prijavimo:

Slika 17: Prijava u naš Gmail račun

Ako zaprimimo upozorenje o neprovjerenoj aplikaciji, izaberemo Otvori e-racuni.com, kao što prikazuje slika dolje:

Slika 18: Nastavak unatoč upozorenju o neprovjerenoj aplikaciji

U sljedećem koraku je potrebno odobrenje dopuštenja, gdje izaberemo Dopusti:

Slika 19: Odobrenje za slanje e-pošte u vašem imenu

Slika 20: Odobrenje za upravljanje skicama i slanje e-poruka

Konačna potvrda, gdje su sažeti podaci za naš Gmail račun i dopuštenja:

Slika 21: Konačna potvrda svih dopuštenja

Sada imamo uspostavljenu vezu sa Gmail računom, a koju možemo naknadno otkazati. Uspiješno povezivanje sa Gmail računom prikazano je na sljedeći način:

Slika 22: Gmail račun uspiješno je povezan