Obrada za izdavanje periodičnih računa/predračuna za sljedeće obračunsko razdoblje

U modulu |Izvještavanje |Obrade dostupna je obrada Izdavanje periodičnih računa/predračuna za sljedeće obračunsko razdoblje. Obradu koristimo ukoliko izdajemo ponavljajuće se dokumente (predračune/ponude, račune) i želimo koristiti masovno automatsko izdavanje dokumenata za sljedeće razdoblje (npr. pretplate, članarine, najmovi i druge ponavljajuće se usluge).

Kako funkcionira automatsko izdavanje periodičnih računa?

Osnova za izdavanje dokumenta za sljedeće razdoblje je da postoji ne-storniran periodični račun za prethodno razdoblje. To znači da prvi ponavaljući se račun za kupca uvijek ispostavimo ručno i time zadamo parametre ponavaljanja kao što su:

interval ponavljanja računa (mjesečno, polugodišnje, godišnje, itd.);
stavke računa (opis usluga) koje obračunavamo;
iznos računa;
oblik, jezik, mjesto troška i druge karakteristike računa.

Ova obrada pronalazi sve postojeće ponavljajuće se račune za prethodno razdoblje te ih kopira u novo razdoblje.

Ukoliko kupcima obračunavamo korištenje usluge unaprijed i bez jamstva da će račun biti plaćen, u tom slučaju preporučujemo izdavanje ponude/predračuna, a tek zatim račun na temelju plaćene ponude.

Za prekid niza ponavljanja računa na raspolaganju su dvije mogućnosti:

kupca označimo kao neaktivnog zadavanjem statusa 'stopirana prodaja' ili
na zadnjem računu za kupca označimo da se ne ponavlja

Pokretanje obrade za automatski ponavljajuće fakturiranje

Slika 1: Obrada za izdavanje periodičnih dokumenata za sljedeće obračunsko razdoblje

Prije pokretanja obrade zadajemo kriterije za odabir računa na temelju kojih će biti kreirani dokumenti za sljedeće obračunsko razdoblje:

Za fakture na mjestu troška	Izaberemo ako želimo obuhvatiti samo ponavaljuće se račune na izabranom mjestu troška.
Za kupce na stroškovnem mestu	Izaberemo ako želimo kreirati nove račune samo za kupce na određenom mjestu troška.
Samo za aktivne kupce	Dokumenti će kao preuzeto biti kreirani samo za aktivne kupce. Želimo li kreirati dokumente za sve kupce, u tom slučaju ovdje uklonimo kvačicu.
Periodičnost računa	Izaberemo način ponavljanja za račune prethodnog razdoblja na temelju kojih će biti kreirani dokumenti za sljedeće razdoblje. Npr. izaberemo samo mjesečne račune (izabrati možemo više tipova računa).
Prethodno fakturirano razdoblje najviše do datuma	Pri kopiranju u novo obračunsko razdoblje obuhvaćaju se samo ponavljajući se računi, fakturirani za razdoblje koje završava najviše do upisanog datuma.
Ne fakturiraj za razdoblje prije	Ovim filterom ograničavamo da se u novo razdoblje fakturiranja kopiraju samo računi, izdani za obračunsko razdoblje nakon ovog datuma. Npr. ako smo kupcu zadnji puta fakturirali prije 1.1.2022 i upišemo taj datum, u tom se slučaju ovaj račun u 2023. godini neće ponoviti.
Vrsta dokumenta	Izaberemo vrstu dokumenta koji želimo pripremiti korištenjem automatizma (ponuda/predračun ili pravi račun).
Kopiraj podatke o kupcu iz prethodnog računa	Označavanjem ovog parametra, podaci o kupcu kopiraju se iz zadnjeg ponavljajućeg se dokumenta umjesto iz šifrarnika kupaca.
Automatsko pošalji račun/ponudu kupcu na e-mail	Označavanjem ovog parametra, dokument će odmah po izdavanju automatski biti poslan na e-mail adresu kupca. Opcija radi samo u slučaju kada se kreiraju izdani dokumenti. Koncepte dokumenata nije moguće poslati na e-mail.
Izvedi simulaciju bez pohrane i slanja dokumenata	Označimo želimo li prije samog fakturiranja pokrenuti simulaciju za provjeru kojim će kupcima biti izdani novi računi. Program će pripremiti izvještaj sa sažetkom fakturiranja na temelju unaprijed zadanih kriterija.
Tip datoteke	Izaberemo u kojem formatu datoteke želimo izvještaj sa sažetkom fakturiranja.

Nakon što zadamo sve kriterije kliknemo na gumb Pokreni za pripremu izvještaja:

Slika 2: Izdavanje periodičnih računa/pronuda za sljedeće obračunsko razdoblje

Za automatsko izdavanje ponavljajućih se računa možemo planirati obradu na određeni termin na način da uključimo automatsko izvršenje obrade na temelju unaprijed zadanog rasporeda i na taj način aktiviramo automatsko fakturiranje i slanje računa kupcima na e-mail.